Projektkunskap och verktyg

Transkript

1 Projektkunskap och verktyg en sammanställning av rapporter i KV03 Kulturverkstan HT 2003 Projektkunskap 4p Göteborg den 24 november 2003

2 Grupp A Litterärt seminarium Wenell / Inte en jävla konsthall till Hannan Rhellam, Emma Rygielski, Oskar Ekstand, Lina Johansson, Chinaski Nymark, Karin Bellman Vi funderade utifrån Wenells projektstartsmodell (s.58) och hur vår projektstart i LIAgruppen hade gått till. Vi hade alla olika åsikter och punkterna nedan är inget som vi gemensamt kommit fram till utan olika inlägg i disskussionen. Om disskussionen verkar ha slagsida åt något visst håll är det antagligen ofta en ofrivillig vinkling av sekreteraren... -Dumt av skolan att ge oss verktygen när två tredjedelar av projekttiden gått... -Vi hade en bra och kreativ startprocess ändå och har väl lärt oss av de problem som uppstod. -Vi skulle tagit det lugnt och försökt hitta gemensam platform och mål. Istället stressade vi in i processen och klängde oss fast vid våra individuella ståndpunkter. Vi hade inte hunnit bli en grupp knappt. -synd att gå miste om ett tillfälle att testa något nytt. Att verkligen använda sig av alla modeller. Vi behöver inte lära oss hur projektarbete utan modeller och eftertanke funkar, misstag har vi gjort allihop, däremot hade ett tillfälle att lära sig använda modellerna varit nyttigt, struktur från början... -man kan aldrig bli helt nöjd. man gör alltid misstag. -starten på LIA-arbetet var väldigt stressigt, det var bråttom att hitta land och en massa konkreta förslag. man har inte tid att ha bråttom (enl. Wenell) Hade vi tjänat på att ta det lugnt i början och prata struktur, mål och visioner? Hade vi kunnat hålla oss? -Det var en bra start, bara nyttigt att få göra misstag, det är då man lär sig. Teamet, de tre faserna som gruppen enligt wenell går igenom... rollsökningsfasen -Blir rollsökningsfasen mer diffus och mindre viktig med en stark ledare? Alla får roller tilldelat sig... -Hur är en bra chef/ledare? -Man bör försöka se till hela människan och inte bara dela in efter vad folk är bra på. samhörighetsfasen -Ju mer man i en grupp känner varandra, desto lättare är det att arbeta tillsammans och få bra resultat. Till exempel i en teatergrupp. Känner folk varandra ser man hela människorna. Det går inte att bortse från att folk är komplexa och inte enkelsidiga, det kommer ändå fram i processen vare sig man vill eller inte. -En chef kan lättare sätta tonen för hur man umgås i arbetsgruppen? Hur vänskapliga folk ska vara, vilken ton man vill ha, hur mycket man öppnar sig och delar med sig till varandra? -Den tonen sätter man ändå, det ansvaret, den möjligheten behöver inte bara vila på en chefsperson. - Bör man ha en yrkesmässig relation, skilja på arbete och privatliv, eller bör man ha en nära relation? -Det beror väl på hur mycket av sig själv man lägger in i det projektet/arbetet. Är det ett skitjobb vill man nog skilja på det och sin fritid medan om det är ett projekt man brinner för suddas gränserna mellan arbete och fritid ut? -Fast man kan få nästan ännu närmare relationer med sina arbetskamrater på en dålig arbetsplats, där alla sitter i samma båt vi tog upp många olika exempel på olika arbetsplatser och erfarenheter. - I många serviceyrken är behandlas personalen väldigt illa. Det är resultat och pengar som räknas... -Man tjänar nog i längden på att behandla sina anställda väl, folk arbetar bättre blir mer lojala och mår mycket bättre... -Hur ska man kunna se till att inte bli en sån där dålig chef själv? -Svårt att vara en bra chef...

3 Hur ska man se till att lära sig av sina misstag? Hur ska man förvalta och föra vidare kunskap man lärt sig? - Utvärdering första steget; Hur gjorde vi? Vad var bra/dåligt? hur kunde vi gjort annorlunda? -Gå igenom gamla utvärderingar inför nya projekt? -rollspel, övningar, och genomtänkta lekar kan nog vara bra. Låta kunskapen sätta sig i kroppen. Tvingas applicera inlärd kunskap, nyttigt att få vända och vrida på kunskapen... -Man lär sig inget av misstag om man inte ser dem som misstag. Medvetenhet. Utvärdering. -Man gör ofta om misstag även om man lärt sig... Varför?! -Bör man inte vara nöjd om man når målet? Man kan som sagt ändå inte bli helt nöjd med allt. -Bör man vara nöjd även om alla mår dåligt och föreställningen inte blev bra, även om man nått målet? -För att låta bli att göra misstag borde man lära av varandra inom projektet, alla har olika efarenheter och kunskaper... -Det kan vara bra att få göra sina egna misstag och lära sig av egna efarenheter. Man kan se misstag på ett naturligt och till och med positivt sätt, som tillfällen att lära sig... Man måste kanske ta snabba beslut. Beslut som man inte kan överblicka konsekvenserna av och alltså inte förutse om de är rätt beslut. -Man bör inte ha en överdriven respekt för beslut och tex gå och göra saker på dåliga sätt bara för att man beslutat så. Man måste kunna riva upp och ändra sig och utvecklas. verktyg -modeller och tankesätt vid projektstart, typ klara, färdiga, gå -Förprojekt/förstudie du har inte tid att ha bråttom -att medvetande göra, tänka på projekt som projekt, teoretisera runt arbetet, skapa struktur och ramar. Projektmodeller. Parallellism. etapper. grindar. -(fest?) Enkelhet, inte komplicera i onödan. Småskalighet, bryta ner i hanterbara bitar. -planeringsstruktur och modeller för att rita upp scheman och visualisera processen. -Etappmål/milstolpar -minirisk -Bufferttid i tidsplanering -Riskgruppering (bild) -Skaffa mentor -Beställar kompetens -Kunskapsbank -Kräv befogenheter och team-medarbetare -Som PL; ha en vikarie -FIRO -IT -Synkroniseringsplan -Lägesanalys - Att föra konkreta diskussioner - Att besluten är tydliga - Utvärderingar är en förutsättning - Man visar ett visst mått av ödmjukhet - Klar formulerad målsättning - Tidsplan, etappmål, egen budget, projektorganisation, referensgrupp. - Ordna olika sociala evenemang, samt organisera studieresor. - Ha en marknadsföringsstrategi, kataloger eller reklammaterial för respektive projekt. -FEST, (Frihet, Enkelhet, Småskalighet, Tillit), KUL, (Kreativitet, Utvecklande, Lönsamhet) -Sneda vågen: arbeta parallellt, fokusera på resultat (istället för processer) -etappmål viktiga (ska vara så väl preciserade att en utomstående kontrollant kan avgöra om det är uppfyllt eller ej)

4 -använd visioner och modeller hellre än specifikationer -Förklokhet / Förprojekt - Du har inte tid att ha bråttom -Börja med det svåraste -viktigt att ha en bra start -Enkelhet är ofta det bästa (enkla modeller etc.) -satsa på barriärbrytande mål -viktigt att du verkligen är förstådd -skapa lust och trygghet lust skapas av: miljön, de inre behoven, att sitta íhop och få tid för reflektion, också av uppgiftens uppmaningar den kreativa processen och av att känna sig nyttig. viktigt att skapa den trygghet som behövs för att jobba i otrygga områden. -modeller och tankesätt vid projektstart, typ klara, färdiga, gå -Förprojekt/förstudie du har inte tid att ha bråttom -att medvetande göra, tänka på projekt som projekt, teoretisera runt arbetet, skapa struktur och ramar. Projektmodeller. Parallellism. etapper. grindar. -(fest?) Enkelhet, inte komplicera i onödan. Småskalighet, bryta ner i hanterbara bitar. -planeringsstruktur och modeller för att rita upp scheman och visualisera processen. -Att överhuvudtaget vara medveten om att det är ett projekt man ska kasta sig in i och att man kan välja att tackla det på olika sätt. Att ha modeller att underlätta strukturen och överblicken med. Att vara medveten om vilka val man gör, att det är val. hur viktigt det är att inte ha för bråttom i början. Inget jag har varit med och gjort har förberetts ordentligt och tagits tid att starta ordentligt. Man har bråttom och försöker kasta sig ut mitt i... Det är viktiga val man gör i början och det kan vara svårt oeffektivt eller tillochmed omöjligt att gå tillbaka i efterhand för att lägga en stabil grund...

5 Grupp B Afsaneh Monemi, Carl Bernehed, Patrik Persson, Robin Björkman, Simona Singfjord, Minna Kiper Wenell När vi diskuterade Wenell om projekt var vi alla rörande överens om att han inte är någon skald av större mått men att han ändå säger en hel del bra saker, framförallt när han är konkret och ger handfasta tips eller visar på exempel. Specifika saker vi tyckte var viktiga var tydlig arbetsfördelning och tydliga arbetsuppgifter, precisa etappmål och ett fast, fysiskt projektrum för att man ska få en helhetsuppfattning av projektet och känna lite mer verklighetsförankring. Andra viktiga saker tyckte vi var resonemanget om att planera med osäkerhet och att våga ha flexibla mål, liknelsen med fotboll (det gäller att hålla bredd, heltäckande och tempo; inte att alla bara springer efter bollen), hans konkreta verktyg för planering och visualisering och uppmaningen att reflektera över frihetsgraden för och inom projektet. Det positiva med Wenells författarskap är att han hållersig till en sorts vardaglig enkelhet vilket gör hans teorier och uppmaningar lättapplicerbara även på kulturprojekt. En positiv effekt av att Wenell är så läst är också att man kan få en gemensam referens med andra projektledare, man får något att relatera till och vissa gemensamma begrepp. En utbredd tanke i gruppen var att det är bra med relativt fasta strukturer att falla tillbaka på eftersom det ökar tryggheten och därmed möjligheten till flexibel problemlösning och improvisation. Föreläsare Jag tänkte inte gå in lika detaljerat på varje enskild föreläsare här som vi gjorde när vi diskuterade inom gruppen, men även om det rådde vis skepsis mot alltför vidlyftiga övningar och blandade känslor inför vissa föreläsningar hittade vi någonting konkret positivt och givande med varje föreläsare och varje föreläsning. Eftersom uppgiften inte var att kritisera (eller?), utan att redogöra för vad vi tagit till oss och kommer att ta med oss i fortsättningen kommer här det centralt positiva med varje föreläsare... Karin Dahlborg Kroutén: Lärde oss vikten av förstudier och riskanalys (det fastnade), det varpositivt att hon använde såpass enkla och lättöverskådliga modeller och hade ett konkret exempel(fritt forum) som nästan alla kände till och kunde relatera till. Jörgen Johansen: Visade på olika organisationsstrukturer och bedömde deras effektivitet utan att lägga in några värderingar (bra!). Kul att han, genom att vara såpass hård och provokativ, bidrog tillatt man ifågasatte det han sa, samtidigt som han uppmanade oss att ifrågasätta auktoritet. David Karlsson: Visade grunddragen i Wenells projektmetodik på ett väldigt pedagogiskt och lättöverskådligt sätt + lät oss sedan applicera dem på något konkret i och med föreläsningen om Röda Sten. Bra med resonemanget kring formell kontra informell makt. Stellan Vinthagen: Bidrog till att man faktiskt tänker lite mer på hur man uttrycker sig. Även om t.ex. giraffspråket ofta är väldigt svårtillämpbart tänker man på vad det egentligen är man vill säga och hur budskapet går fram.

6 Grupp C Ett drömprojekt Anna Hasselblad, Erlend Jegsted, Helena Emms, Elisabet Wilhede, Leo Ruckman, Eyrun Thorhallsdottir Börja alltid med att fråga dig själv och dina medarbetare-varför? Varför gör vi det här projektet? Förstudie/Förprojekt: Ett projekt bör i möjligaste mån föregås av en förstudie eller ett förprojekt beroende på projektets storlek och omfång. I den/det kan man klargöra om det överhuvudtaget finns ett behov eller publik och möjligheter eller hot för projektet. Man måste vara öppen för att förutsättningarna är dåliga för projektet och i så fall blåsa av. I förstudien/förprojektet finns det en möjlighet att klargöra mål. Resultatet kan också vara en projektplan. Gör en riskanalys och lär dig skilja på det du kan påverka och inte påverka. I förstudien/förprojektet är det viktigt att ta del av tidigare erfarenheter, utnyttja utvärderingar på andra projekt. Studera liknande projekt, prata med experter och kollegor. Besluta också om projektets omfattning, avgränsning, organisation, budget och bemanning. Framför allt: Var tydlig, ha visioner, sikta mot stjärnorna, var kreativa och öppna för nya lösningar. Skriv kontrakt och avtal. Om du söker bidrag, fonder eller sponsorer tänk på: Vem söker du från? Vad ligger i deras intresse? Kanske måste du anpassa din framställning/presentation till just den personen eller organisationen. Kunskap ger makt! Nu börjar vi: Ha en tydlig start på ditt projekt så att alla kan mobilisera mest krafter och resurser. Välj en struktur för ditt projekt. Det finns olika modeller t.ex. solmodellen, platt organisation, nätverk o.s.v. mixa efter behov. Gör tidigt upp en kommunikationsplan så alla får den information de behöver och söker. Stäm av med ledning och medarbetare kontinuerligt. Ha tydliga mål och glöm inte målgruppen. Diskutera individuella mål och önskningar för att öka ansvarskänsla och entusiasm. Glöm inte bort din familj och andra intressenter. De kommer att bli påverkade och påverka ditt projekt. Skriv tydliga arbetsbeskrivningar och ansvarsområden som alla har tillgång till. Besluta mötesformer och beslutsgång. Vem bestämmer vad och vem bär ansvaret? Gör flödesschema, kritiska tidslinjeschema eller tänk dig ditt projekt som en väg, ett höghus, en slingrande orm eller sköldpadda så att alla får en bild över hur,när och varför något måste göras. Ge och få feedback under hela projektet. Se viktiga delmål på vägen och fira när de är uppnådda. Se också vad som måste bli klart innan man kan gå vidare. Man får inte glömma att ge sig mer tid än man tror. Allt kan hända, folk blir sjuka, problem med datorer o.s.v. Skaffa en projektledarassistent så att inte allt faller om projektledaren inte är där. Ju viktigare en deadline är desto mer bufferttid måste man ge sig. Hitta på ickekritiska arbetsuppgifter som kan lyftas ur om extratid behövs. Det kan vara nyttigt att mitt i ett projekt få en extern utvärdering på hur arbetet går. Var beredd att ändra på delmål och mål, ta beslut så sent som möjligt för att minimera risker och hot. Uppdatera riskanalysen.

7 Det är vanligt att man glömmer att ge sig tid till efterarbete, alla skall pusta ut, utvärderingar skall göras. Detta måste vara med i din tidsplan. Ibland kan det vara aktuellt att ha ett projekt efter avslut för att knyta ihop trådar, kanske lämna kvar en resursperson m.m. Inse värdet av ditt projekt. Så här bra fungerar inget projekt i verkligheten så på nästa sida finns en verktygslåda med tips och idéer om hur ett projekt blir bättre eller hur konflikter och missförstånd kan undvikas. Dessa kan och bör användas. Verktygslåda: -Umgås utanför arbetsplatsen, ta en öl, en golfrunda, ha en fest o.s.v. -Använd alternativa mötestekniker. -Diskutera roller och rollmönster. Kanske är de hinder och nya roller en möjlighet. -Använd special/expertkunskap i gruppen. -Påminn varandra om mål och varför man gör projektet. -För arbetsdagbok. -Ha fler möten istället för långa. -Använd giraffspråket. -Personlig rapport, mårundor. -Lekar. -Synliggör formella och icke formella strukturer. -Ta inte arbetet med hem om det kan undvikas. -Gör en lista innan du går hem på kvällen. Vad skall göras imorgon? Så sover du bättre. -Våga be om hjälp. -Fira när delmål är uppnådda. -Tänk på att mer kan genomföras om man delar in sig i smågrupper. -Minirisk och åtgärdsprogram. -Möjlighetsanalys. -Medlingsmetoder. -Visualiserande modeller. -Brainstorm. -Mentor. -Extern hjälphjärna. -Lägg problem på bordet. -Tänk på att inte göra planering till ett självändamål. UTVÄRDERA UTVÄRDERA UTVÄRDERA

8 Grupp D Skriftlig uppgift Projektkunskap LIA grupp Fabel. Amanda Ramsin, Jesper Eng, Louise Ljung, Johanna Larsson, Max Hansson och Simone Andersson Vi har genom en heldagsdiskussion analyserat och ventilerat tankar och idéer. Främst runt frågan vad av litteratur och föreläsningar under kursen Projektledning som är relevant för oss i vårt framtida yrke som projektledare. Vi har utifrån denna diskussion formulerat och sammanställt nedanstående text som dels handlar om hur projekt kan organiseras samt ger två digra verktygslådor. Den ena är mer teoretisk och inriktad på struktur och upplägg och den andra är mer praktisk och inriktad på gruppdynamik och process. Vi har valt att inte vara övertydliga i vår sammanställning vad det gäller exempelvis förklara dom olika organisationsmodellerna. Vi har också valt att inte vara allt för konkreta med åsikter om dom olika texterna och föreläsningarna eftersom det mer hör hemma under en utvärdering. Vi försöker istället förmedla vad vi sugit åt oss. Hur bör eller kan projekt organiseras utifrån struktur, planering och arbetsinnehåll? Projekt bör organiseras utifrån det specifika projektet, ingen allmängiltig modell är tillämpbar. Det är viktigt med flexibilitet. Struktur bör väljas efter en genomtänkt filosofi; hur demokratiskt ska projektet vara? Vad passar projektets effektivitetskrav? Mål? Resurser? osv. Organisationsmodeller som finns att tillgå är t ex: sol-, jazz-, pyramid-, platt och nätverksstruktur. Anpassa alltid modellen efter projektet det behöver ju inte vara mest demokratiskt att ha en platt struktur. Maktstrukturer finns alltid även om de är informella. Vid informell makt är det svårt att utkräva ansvar. Vid formell makt kan det vara svårare att känna delaktighet och demokratin kan bli haltande. Det går också bra att blanda modeller. Organisationsmodellen bör väljas med omsorg och vara tydlig för alla inblandade. Standardmodellen för projektorganisationer skulle kunna vara en solmodell med tydliga besluts- och ansvarsområden. Beställare Referensgrupp Ledningsgrupp Projekt ledare Arbetsgrupp Mindre arbetsgrupper med begränsat ansvar För planering av projekt finns ett antal beprövade metoder som också bör anpassas efter det specifika projektet och projektledarens erfarenhet av tidigare projekt. Se verktygslådan. Det viktigaste vid organisering av arbetsinnehåll är tydlighet och transparens. Ansvars- och beslutsom-

9 råden ska vara tydligt formulerade för den enskilde arbetstagaren eller projektdeltagaren, gärna skriftligt. Med transparent arbetsinnehåll menar vi att ingen i en organisation ska göras oersättlig och att alla i ett projekt ska ha kunskap om vad alla gör. Kommunikation är A och O. Den teoretiska verktygslådan: Projektbeskrivning Sammanfattning, idé, bakgrund, mål - vad?, syfte - varför?, målgrupp, genomförandet, finansiering, uppföljning, organisation osv. Förstudie Nutidsanalys, omvärldsanalys m.m. Budget (budgetera även för efterarbete). Kommunikationsplan Vad skall sägas? Hur skall det sägas? När skall det sägas? Strukturplan Tydlig organisationsstruktur. Tänk på att strukturen påverkar resultatet! Olika organisationer/projekt kräver olika strukturer. Det är viktigt att skilja mellan linje- och projektorganisation. Tidsplan Tidsplanerare En person som hjälper projektledaren att följa schemat och hålla koll på tidsplanen. Intresseanalys (se Wenell). Definition av mål Etappmål, milstolpar, delmål. Viktigt att sätta upp mål som går att utvärdera! Visualisering Att tydliggöra t ex en organisationsstruktur genom att t ex rita upp den på ett papper. Kontaktnät Att utnyttja, kartlägga. FEST Frihet, Enkelhet, Småskalighet och Tillit (se Wenell) WBS Work Breakdown Structure (att bryta ner projektet i mindre delar för att bättre se helheten) Critical Chain Kritiska linjen (att hitta projektets röda tråd). Riskkalkyl Riskanalys, ev åtgärdsplan och prioriteringsplan Närzonsplanering Nedräkningsplanering. Utvärdering Att bli en lärande organisation. Den praktiska verktygslådan: Styrkor och svagheter Att ta reda på och utnyttja kompetensen som finns inom gruppen. Gemensamt skapande Av t.ex organisationsstrukturen. Rollanalys Tvärgrupper till exempel referensgrupper Befogenheter Viktigt att klargöra och definiera för att undvika missförstånd. Delegering av ansvarsområden. Att ha kul Utvärdering Feedback (förneka, försvara, förklara eller förstå). Möten Skilj mellan besluts- och diskussionsmöten (för att undvika att forcera fram ett beslut i slutet av ett trött möte mm). Transparens Undvik katastrof genom att se till att ingen i organisationen är oersättlig. Skriv dagbok En pojektledares bästa vän Kommunikation Vid behov prata giraffspråket (säga jag istället för du). Ta med målgruppen i beslutsprocessen. Det gäller att vara flexibel och kunna anpassa sig. efter vad situationen och projektet kräver. KUL Kreativt, utvecklande och lönsamt (se Wenell, dock inte nödvändigtvis lönande i fom av pengar utan kanske snarare kunskaper istället)

10 Grupp E PROJEKTKUNSKAP Lissabon-gruppen Yohanna Eek, Kristina Bokor, Lasse Persson, Cecilia Gustafsson, Therese Kellin, Daniel Granath RELEVANS Egentligen är allt relevant, man tar in infon och sållar ut det som är viktigt för en själv. Funderingar kring hur man blir bättre på att applicera teorier på praktiska situationer. Finns det hjälpmedel? Böcker? Hur gör man? Det är skönt att få ord på saker som man tidigare har haft en vagare uppfattning om. Det är väldigt tillfredsställande att när man läser få bekräftelsen att det finns andra som har skrivit hela böcker om sådant som man själv har tyckt varit viktigt länge. Kärnan - lära sig tekniker, använda de vid rätt tillfällen!!! Underbart att få mer kött på benen vad gäller struktur - det behövs som fan, framför allt inom kulturområdet? Det har också slagit oss hur stor del den mänskliga faktorn har i projektarbete och hur viktigt och intressant det är att lära sig att ta vara på varandras olikheter. Kändes viktigt att observera - som bl a Wenell påpekar - att det är lätt hänt att man ofta lägger minst tid och energi på de områden som man inte behärskar så väl. Kanske krävs det tvärtom extra kraft där. Gillar tanken på projekt som visionära äventyr (Wenells ord) och att fokusera på att se till att projektet från en bra start. UTBRÄNDHET? Bra att vara medveten om att det är vanligt. Just som projektledare med arbete med vaga ramar kan risken vara stor. Lätt hänt att man gör för många roliga saker och kraschar plötsligt utan att man varit medveten om att man varit på väg ditåt. En fast struktur kan vara en trygghet som kan hindra utbrändhet. Tydligt vem som gör vad, hindrar för tung belastning på några få personer. Bra att vara uppmärksam på varandra - det är ofta svårt att själv inse att man håller på att bränna ut sig. VILKA STRUKTURER GILLAR VI? Det är viktigt med en gemensam målformulering som man går tillbaka till med jämna mellanrum. Vilken struktur man använder är helt beroende av vilket projekt det är man jobbar med. Det viktiga ar att den struktur man har är tydlig och att gruppen är medveten om strukturer och att det finns olika sorter. Planera in då gruppen jobbar fram strukturen för projektet. Tidsplan och tidsunderlättare är alltid bra! Transparens och bra ansvarsfördelning är viktigt! VERKTYG vid strukturering - dela upp i projektmål resp. effektmål. fråga sig med jämna mellanrum vilken effekt projektet borde få, även på ett personligt plan. inte glömma hur man själv mår under tiden.

11 att ha en tydlig ansvarsfördelning föra anteckningar genom arbetet så att man minns vad som har sagts och gjorts föra in en medvetenhet i gruppen om strukturer, om vilka som finns, hur de är användbara, diskutera och ta hjälp av dem för att underlätta arbetet att använda olika tekniker för struktur beroende på tillfället. blanda olika tekniker känns kreativt skriva korrekta kontrakt och avtal göra tidsplan innan man drar igång arbetet medling giraffspråk arbetsdagbok tidsunderlättare!!! det finns en miljon till!!!!!

12 Grupp F Projektkunskap Tina Lindström, Jerry Segerberg, José Lagunas-Vargas, Maria Landin, Rebecca Lilliecrona, Theresa Aronsson Vad i litteratur och föreläsningar är relevant för mig som projektledare inom kulturområdet? Vi har diskuterat och gått igenom föreläsningar för föreläsning och därefter litteraturen (Wenell) Vi har slutligen diskuterat och sammanställt en verktygslåda med det som har varit viktigt för oss under kursens gång. 3 Nov Introduktion om stora projekt (Karin D-K) Inspirerande. Bra råd om att skriva ner erfarenheter; positiva och negativa Att rita en bild för att illustrera sin idé är ett bra verktyg Genomförandemanual; att sätta upp på väggen vad som ska göras och vilka som har ansvar 4 Nov Hur skall en organisation struktureras? (Jörgen Johansen) Viktigt att välja struktur. Struktur bestämmer processen i det löpande projektarbetet. Dagbok är ett bra verktyg eftersom man inte kommer ihåg allt! Datorn är ingen garanti så sprid ut anteckningarna. Nackdel är att anteckningar kan tappas och stjälas. Till vilken målgrupp vänder sig sig projektet?viktigt att definiera varför man vill göra projektet.finns det ett behov av projektet? Det är essentiellt att ha en bra kommunikation med bidragsgivare så att det finns möjlighet att omdefiniera sina mål och ändå behålla stöd för sitt projekt. Träning på Mötesteknik och Presentation är ett måste för att bli en bra projektledare. Mötesteknik för kulturprojektledare är viktigt, extra viktigt att veta vad man ska komma fram till när man driver projekt som är kreativa och lösa i sina ramar. Brainstorming bra för att öppna vidderna. I början är det viktigt att tillåta en stor vidd av idéer. 5 Nov Grunder i Projekttänkande (David Karlsson) Projektcykel Idé Förstudie Start Genomförande Avslut Nyttjande Förstudie: Ibland kan det kännas som om det går in i själva projektet.

13 Att tänka efter rent praktiskt hur projektet kan genomföras gör att man kan undvika fatala misstag. Det kan vara bra att skilja på förstudie och förarbete. Risk: När det handlar om att arbeta med kreativa männsikor kan det vara dumt att komma och tala om hur man ska göra i och med att special kunskapen redan finns. Det är därför viktigt att ta en inställning som är mer ödmjuk och där man ber om hjälp. 6 Nov Abete i grupp Utformning av tidsplan för projektkunskap 10 Nov Jörgen Johansen Presentation av Göteborg 1000 år. Bra träning och medvetande om muntlig framställning Kontrakt. Anställningskontrakt el. köp av vara/tjänst LAS(lagen om anställningsskydd) & MBL(medbestämmande-lagen). Viktigt att kunna och tänka på som projektledare. 11 Nov Projektorganisation: Röda Sten (David Karlsson) Röda Sten utvärderingen är bra att använda som handbok till egna kommande projekt. Att tänka på: Finns det skillnader mellan formell och informell struktur? - är det ett hinder eller ej?. Sträva efter en balans mellan strukturerena. Var i organisation ligger makten? Man måste ha bra koll på omvärlden som Projektledare. Cecilia Parsberg Visioner och mod. Stor driftighet att genomföra idéer.. Hennes föreläsning skapade en stor diskussion om vikten av att nå fram med sitt budskap eller mål? En del tyckte hon gjorde det andra tyckte det var ganska rörigt och otydligt. Om man har en stor passion, hur skall man strukturera sitt arbete. Målformulering? Syfte? etc. Hade Cecillia Parsberg satt fingret på vad hon höll på med? 12 Nov Kommunikation i grupp / Konflikthantering (Stellan Vinthagen) Alla har ett speciellt rollmönster...lejon, uggla, räv, kamel, sköldpadda! Personlighet socialiceras från tidig ålder. Ex: Storasyster, mamma, lillebror. Viktigt att vara medveten och klargöra sin roll i gruppen och att identifiera styrkor och svagheter för varandra Vid konflikter kan det vara bra att använda ett annat slags språk så att inte personen känner sig attackerad eller angripen. Vara medveten om hur man talar, vilket kroppsspråk man använder och vilket tonläge. Ex: Giraffspråket som ett verktyg. 18, 19, 20 Nov Kommunikation i grupp/ konflikthantering ( Stellan Vinthagen) Stoppa destruktiva beteenden, KAOS-modellen, medling och förhandling Bra att få öva på olika situationer med spel. Nyttigt att träna på olika roller och att bli mer medveten om hur man skulle kunna reagera och agera i olika konfliktsituatiner. Diskussion och sammanfattning av WENELL Vissa saker i Wenell kanske kan användas, men modifierade för att passa mindre projekt. T ex när det gäller strukturering mm. Det är bra att bli medveten om hur man tänker i

14 affärskretsar, Wenell pratar ofta om projekt där de ekonomiska resurserna är stora. Ideellt arbete existerar inte där och det är en väsentlig skillnad. Att lära sig att tänka i banor som att våga vara kommersiell och själv tycka att man behåller konstnärlig integritet. Vi diskuterade också marknadsföring och att sälja in sig själv eller ett projekt. Viktigt att inse att det inte finns någon standardmodell när det gäller utformning och struktur av kulturella projekt eftersom det skiljer sig så mycket från gång till gång. Hur projekt kan/bör organiseras utifrån struktur, planering och arbetsinnehåll? Vi diskuterade fram och tillbaka och kom fram till att för att svara på frågan beror det på vad för projekt det är. Är det ett stort/litet projekt? tidsaspekter? antal delaktiga personer? vad gäller projektet? etc. Vad som dock gäller för alla projekt är att ha en klar struktur. Det ska vara klart och tydligt om strukturen kommer skifta under projektets gång. Det är viktigt att fastställa tidigt vem som har största ansvaret för projektet, vem som har kontrollen och har en övergripande syn på hela projektet. Tidsplan och förstudie är viktigt för alla projekt. Planera arbetsstruktur, hur ska arbetet fördelas, hur många behövs/krävs, ansvarsområden. En sak som lätt kan glömmas bort men som är oerhört viktigt genom hela projeke är peppande och känslan av delaktighet!!att alla känner att de behövs för projektet, att alla kan påverka/ge förslag i ett projekt. Det beror på projektet hur det ska struktureras, stort/litet projekt, tidsaspekter, antal delaktiga personer, vad det gäller etc. En klar struktur är dock viktig men att vara medveten om att strukturen kan skifta under projektets gång. Viktigt att fastställa tidigt vem som har största ansvaret för projektet, vem som har kontrollen och har en övergripande syn på hela projektet. Tidsplan och förstudie är viktigt för alla projekt - även kulturprojekt. Planera arbetsstruktur, hur ska arbetet fördelas, hur många behövs/ krävs, ansvarsområden. Peppande - delaktighet!!!! Är mycket viktigt i alla projekt- särskilt i kulturprojekt där många ställer upp ideellt. Att alla känner att de behövs och är viktiga för projektet. Att alla kan påverka/ ge förslag i ett projekt samt att alla känner gemenskap och har roligt tillsammans. Verktygslåda för projektledare Demokrati kunskaper Struktur kunskaper Gruppens kunskaper Teknik Tidsplan Pengar Inspiration Visioner Kroppsspråk Mötesteknik Dagbok Kunna illustrera struktur Utvärdering Mod Besöka andra projekt Förundersöka Giraffspråket Roll kunskaper Lyhördhet Kontakter Medvetenhet Mål Kreativitet Ödmjukhet