64 Ändring av tjänstebeteckningen för byråsekreteraren vid enheten för personalservice till utbildningssekreterare

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "64 Ändring av tjänstebeteckningen för byråsekreteraren vid enheten för personalservice till utbildningssekreterare"

Sebastian Eliasson
för 8 år sedan
Visningar:

1 282/ Ändring av tjänstebeteckningen för byråsekreteraren vid enheten för personalservice till utbildningssekreterare sförslag Gemensamma kyrkofullmäktige ändrar tjänstebeteckningen för byråsekreteraren (kravgrupp 501) vid enheten för personalservice till utbildningssekreterare. Ändringen träder i kraft den Förslaget godkändes. shistoria Gemensamma kyrkorådet , 265 sförslag Gemensamma kyrkorådet föreslår för gemensamma kyrkofullmäktige att tjänstebeteckningen för byråsekreteraren (kravgrupp 501) vid enheten för personalservice ändras till utbildningssekreterare. Ändringen träder i kraft den Förslaget godkändes Redogörelse Vid enheten för personalservice finns en byråsekreterartjänst som hör till kravgrupp 501. Till tjänsteuppgifterna hör utbildningssekreterarens uppgifter inom ramen för personalutvecklingen. Sådana uppgifter är bl a att i Prime-systemet bygga upp och upprätthålla de elektroniska kursanmälningarna, att sammanställa kursutbudet, att registrera och uppdatera kursutbudet i Sinfo, att uppdatera aktualitetskalendern i Sinfo, att bearbeta och sända ut kursbreven, att reservera och förbereda kursutrymmen, att beställa förfriskningar till kurserna, att sammanställa kursmaterial, vara kurssekreterare, att registrera kursdeltagarnas uppgifter i löneprogrammet, att granska och kontera kursräkningar, arkivering och att föra statistik. Enheten står i beråd att starta ett projekt för att skapa en modell för kompetensledarskap. För projektet utses en styrgrupp. Tjänsteinnehavaren kommer att vara projektsekreterare. Beteckningen byråsekreterare motsvarar inte dessa tjänsteåligganden. Därför är det meningsfullt att ändra tjänstebeteckningen till utbildningssekreterare. Ändringen inverkar inte på befattningsbeskrivningen, kravnivån eller lönen.

2014, 265 sförslag Gemensamma kyrkorådet föreslår för gemensamma kyrkofullmäktige att tjänstebeteckningen för byråsekreteraren (kravgrupp 501) vid enheten för personalservice ändras till

2 Kyrkorådet / Internrevisionen inom Helsingfors kyrkliga samfällighet sförslag Gemensamma kyrkofullmäktige 1) ändrar instruktionen för revisionsväsendet så att enhetens namn revisionsväsendet ändras till internrevisionen och revisionschefens tjänstebeteckning till chef för internrevisionen. Den nya instruktionen (på finska, svensk version följer) bifogas som bilaga 3, 2) drar in internrevisorstjänsten per Behandling Under behandlingen gjordes sju inlägg. Förslaget godkändes. shistoria Gemensamma kyrkorådet Gemensamma kyrkorådet 1) godkände att till grund för utvecklingen av revisionsväsendet och dess resursering under perioden läggs punkt 4 i den bifogade modellen (bilaga 1): inom enheten bibehålls revisionschefens och internrevisorns uppgifter så som de upptas i gällande befattningsbeskrivning, 2) fann det motiverat att på koncernnivå för Helsingfors kyrkliga samfällighet inrätta ett revisionsutskott. Utskottets uppgift och mandat framgår av bilaga 3 3) utsåg Heta Laurell till internrevisor i ordinarie arbetsförhållande f o m med lön enligt kravgrupp 601,

revisionsväsendet ändras till internrevisionen och revisionschefens tjänstebeteckning till chef för internrevisionen.

3 4) beslöt för gemensamma kyrkofullmäktige föreslå att instruktionen för revisionsväsendet ändras så att beteckningen revisionsväsendet ändras till internrevisionen och att revisionschefsbeteckningen ändras till chef för internrevisionen. Den reviderade instruktionen bifogas som bilaga 3. 5) beslöt för gemensamma kyrkofullmäktige föreslå att internrevisorstjänsten dras in per Redogörelse Den tillsatte gemensamma kyrkorådet en arbetsgrupp med uppgift att utreda alternativa organisationsmodeller för samfälligheten. Revisionschefen begärde att arbetsgruppen samtidigt skulle ta ställning till revisionsväsendets roll och ställning i organisationen samt till dess uppgifter och resursering under planeperioden Frågan är aktuell, eftersom revisionschefen preliminärt övervägt att gå i pension under år 2015 och internrevisorstjänsten nu sköts av Heta Laurell vars visstidsanställning löper ut den Revisionschefen har för arbetsgruppen utarbetat en kartläggning under rubriken Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan strategian peruskysymyksiä Helsingin seurakuntayhtymässä 2015, tarkastustoimen asemointi , bilaga 1. Av detta PM framgår bakgrunden för beslutsfattandet och alternativa beslutsförslag. Internrevisionens personalresurs och ställning i organisationen I instruktionen för revisionsväsendet, som godkändes 2009 fastställs: Revisionsväsendet som är underställt gemensamma kyrkorådet ansvarar för den interna revisionen av Helsingfors kyrkliga samfällighets och den av samfälligheten bildade koncernens förvaltning och ekonomi och stöder den interna kontrollen. Revisionsväsendet har en revisionschefstjänst samt en tillräckligt stor övrig personal. Gemensamma kyrkorådet kan till stöd för revisionsväsendet tillsätta kommittéer eller arbetsgrupper. Arbetsgruppen behandlade den ärendet och beslöt föreslå att internrevisionen fortsättningsvis ska vara underställd gemensamma kyrkorådet och ha samma resurser som hittills. På basis av denna rekommendation föreslås att revisionsväsendets ställning, personalresurs och budgetdimensionering ska ligga till grund för dimensioneringen under planeperioden Samtidigt föreslås att internrevisor Heta Laurell anställs som internrevisor i arbetsförhållande från den Heta Laurell har skött internrevisorstjänsten f o m den och under sitt första år klarat sig mycket bra och visat prov på den initiativförmåga och kompetens som uppgiften kräver. Vid sidan av sitt arbete studerar Heta Laurell och torde avlägga tradenomexamen före sommaren 2015.

Redogörelse Den 27.2.2014 tillsatte gemensamma kyrkorådet en arbetsgrupp med uppgift att utreda alternativa organisationsmodeller för samfälligheten.

4 Revisionsutskottet Gemensamma kyrkorådet och de ledande tjänsteinnehavarna ansvarar för hur den interna kontrollen och riskhanteringen organiseras medan samtliga förmän och chefer ansvarar för att den interna kontrollen fungerar. Internrevisionens uppgift är att utvärdera om den interna kontrollen och riskhanteringen är effektiv och tillräcklig. Detta görs genom planmässiga granskningar och granskningar av akuta fall. Utredningsarbetsgruppen behandlade också behovet av och möjligheterna att förbättra gemensamma kyrkorådets förutsättningar att leda internrevisionens arbete och hur den interna kontrollen förverkligas i samfälligheten. Hittills har gemensamma kyrkorådets roll då det gäller att leda internrevisionen varit godkännande och sporrande om än passiv. Åren har gemensamma kyrkorådet så gott som utan diskussion godkänt revisionsväsendets arbetsplan för följande verksamhetsår och verksamhetsberättelsen för föregående år. På grund av detta har revisionschefen föreslagit att man inrättar ett revisionsutskott som kan styra revisionsväsendets arbete. Utskottet kunde bestå av fyra medlemmar av gemensamma kyrkorådet samt förvaltningsdirektören. Ett förslag till uppdrag och sammansättning bifogas (bilaga 2). Det är dock motiverat att revisionsutskottets medlemmar utses först år 2015 då det nya kyrkorådet valts. Revisionsutskottets uppgift är att främja rutiner som står i samklang med god förvaltning, att sörja för en ändamålsenlig kontrollmiljö samt att den interna kontrollen och riskhanteringen är tillräcklig. Eftersom Helsingfors kyrkliga samfällighets verksamhet är så omfattande och mångsidig måste gemensamma kyrkorådet kunna förvissa sig om att hela samfälligheten och dess verksamhet överensstämmer med principerna för god förvaltning och goda rutiner. Gemensamma kyrkorådet måste ha möjlighet att följa upp och styra verksamheten på ett ansvarsfullt sätt och att vid behov ha möjlighet att fördjupa sig i hur ekonomin och verksamheten styrs också på detaljplanet. Generellt förväntar man sig att kyrkans aktörer exemplariskt följer god förvaltningspraxis. Inom offentlig förvaltning har man goda erfarenheter av revisionsutskott av detta slag. Instruktionen för Tammerfors stads revisionsutskott har i tillämpliga delar använts som förebild för förslaget. Ändring av revisionsväsendets namn till internrevision Då revisionsenheten inrättades på 1990-talet var dess huvudsakliga uppgift att bistå och koordinera revisorernas arbete. Ännu i början av 2000-talet valde fullmäktige utöver revisionssamfund också fem personrevisorer. Instruktionen för revisionsväsendet hade dock redan då anpassats till den roll och de uppgifter som revisionsenheterna inom den privata och den offentliga sektorn i övrigt har. Nu är det motiverat att också ändra enhetens namn så att det överensstämmer med gängse praxis. I övrigt är instruktionen till alla delar uppdaterad.

Detta görs genom planmässiga granskningar och granskningar av akuta fall.

5 Bilagor 1 Tarkastustoimi Helsingin seurakuntayhtymän tarkastustoimikunta 3 SISÄISEN TARKASTUKSEN JOHTOSÄÄNTÖ 2014 ehdotus

Relevanta dokument

28 Val av revisionssamfund för gemensamma kyrkofullmäktiges mandatperiod 2015-2018

630/2015 28 Val av revisionssamfund för gemensamma kyrkofullmäktiges mandatperiod 2015-2018 Beslutsförslag Beslut Gemensamma kyrkofullmäktige väljer på basis av de i anbudsförfrågan nämnda utvärderingsgrunderna