Delrapport för Samordnad individuell plan, SIP

Transkript

1 Uppdragsgivare: BUS samverkan Sida 1 av 14 Projektledare Viveca Axelsson Projektbeteckning SIP Version 1 Delrapport för Samordnad individuell plan, SIP Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset Turebergs torg Sollentuna

2 Sida 2 av 14 Sammanfattning BUS gruppen i Sollentuna tog i oktober 2013 beslut om att Temaledare Viveca Axelsson skulle arbeta med implementering av Samordnad individuell plan, SIP, i Sollentunas barn- och ungdomsverksamheter. Implementeringen skulle ske i form av utbildningar samt framtagande av rutiner och informationsmaterial. En utvärdering för att följa upp effekterna skulle också planeras inom projektet. Projektledaren skrev hösten 2013 en projektplan. Till hjälp med planeringen av arbetet skapades en arbetsgrupp med representanter från Socialkontoret, LSS, BUP och skolan. Arbetsgruppen var temaledaren behjälplig i att skapa rutiner för SIP, information till föräldrar och ungdomar och i att planera utbildningarna. Planeringen av utvärderingen har gjorts i samarbete med FOU och SKL. Två utvärderingar är färdigplanerade. En där personal som tar initiativ till en SIP, via en enkät, ska svara på faktafrågor om arbetet. De ska dessutom tillfråga familjen om deltagande i en intervju under hösten. Ytterligare en utvärdering som handlar om att intervjua personalen planeras men är ännu inte klar. Sju halvdagsutbildningar har genomförts. De hölls av projektledaren och ägde rum på Bergendahl konferens i Sollentuna. Cirka 400 personer bjöds in till utbildningarna. Totalt deltog 164 personer från socialtjänst, förskolaskola och landstingsverksamheter. Utbildningarna innehöll en informationsdel om SIP och ett grupparbete i tvärprofessionella grupper. Därtill fick deltagarna information om SAGA sidan, där information om SIP samlas samt information om de planerade utvärderingarna. Efter utbildningarna upplevde de flesta att de hade tillräckliga kunskaper för att kunna använda SIP i sitt arbete. Några upplevde att de behövde praktisera/öva mer för att känna sig säkra. Av fem projektmål har tre uppnåtts; det finns rutiner för SIP, det finns information om SIP för allmänheten, för föräldrar och för professionella och en utvärdering har planerats. Ett projektmål är delvis uppfyllt; en del av personalen, 164 personer, som arbetar med barn och unga i Sollentuna, har deltagit i SIP utbildningen. Ett projektmål återstår, det skall vid samverkan av mer komplicerat slag finnas utbildade nätverksledare som kan leda dessa möten. Projektet beräknas pågå till april 2015 och så här långt följer projektet tidplanen. Förutom den grundutbildning i SIP som nu genomförts planeras en fördjupningsutbildning under hösten Detta är en delrapport av projektet därför är det för tidigt att bedöma om effektmålet uppnåtts.

3 Sida 3 av 14 Projektet har i stort sett gått att genomföra enligt planeringen. Vissa svårigheter har dock funnits; det gick inte att samla hela arbetsgruppen samtidigt, förankringen av arbetet i BUS gruppen har påverkats av förändringar i sammansättningen av gruppen, deltagandet i utbildningen blev något mindre än förväntat, utvärderingarna har varit svåra att planera. Framgångsfaktorer har varit att; utbildningen ändå nått ett stort antal personer, blandade yrkesgrupper på utbildningen var mycket uppskattat, projektledaren har haft stor nytta av att även delta i det nationella utvecklingsarbetet av SIP på SKL, BUS samverkansgruppen har varit ett bra forum för SIP utvecklingsarbetet. Att Psynkprojektet bidragit med resurser till arbete har varit en förutsättning för arbetet.

4 Sida 4 av 14 1 Bakgrund Den 24 oktober 2013 tog BUS samverkansgruppen i Sollentuna beslut om att Viveca Axelsson, Temaledare i Psynkprojektet på SKL, Psynkprojektet skulle arbeta med att implementera samordnad individuell plan, som förkortas SIP, i Sollentunas barn- och ungdomsverksamheter. Implementeringen skulle ske i form av utbildningar av personal, framtagande av rutiner och informationsmaterial. En utvärdering för att följa upp effekterna skulle också planeras inom projektet. 2 Projektgenomförande Projektledaren, Viveca Axelsson, skrev hösten 2013 en projektplan. Projektplan SIP 2.1 Planering av arbetet Till hjälp med planering av arbetet skapades en arbetsgrupp med representanter från Socialkontoret, LSS, BUP och Skola. Arbetsgruppen uppgifter planerades enligt följande: Arbetsgruppen ska vara Temaledaren behjälplig i utvecklingsarbetet av samordnad individuell plan. (SIP) Vilket innefattar: Implementering Utbildning Ta fram rutiner Ta fram information om SIP Utvärdering. OBS! Temaledaren kommer att utföra arbetet men gruppen behöver hjälpa till att planera arbetet. Då arbetet kommer att beröra deras verksamheter behövs deras kunskap och deras råd. Om beslut behöver tas på övergripande nivå tas frågan upp i BUS möte. Omfattning: Jag räknar med ett uppstartsmöte i november för att planera och ytterligare ett möte i början av nästa år för att finslipa på utbildningarna. Jag kommer att ha gjort grovplaneringar och förberett frågor jag behöver ta med gruppen. En del frågor kan med all säkerhet skötas via mejl. Det kommer inte att bli regelbundna möten utan vi samlas bara när något behöver diskuteras. Skolans deltagande: När det gäller skolans deltagande i utbildningarna är den i första hand tänkt för rektorer och elevhälsa- elevstöds personal. Vilket kan vara bra att ha i åtanke är man utser en representant från skolan till gruppen.

5 Sida 5 av 14 Det visade sig vara mycket svårt att samla arbetsgruppen då samtliga var väldigt inbokade. Det resulterade i att gruppen aldrig samlades som helhet utan projektledaren fick ha flera möten med delar av gruppen. Sammanlagt blev det, för projektledaren, 5 möten från den 13/ till den 17/ Projektledaren planerade mötena, skrev dagordning samt protokoll efter genomförda möten som alla fick ta del av. Materialet som togs fram fick arbetsgruppen också ta del av via mejl innan mötena. Utifrån dessa möten skapades rutiner för arbetet med SIP Rutiner SIP, Processkarta SIP, information till föräldrar i form av ett informationsblad Information till barn och föräldrar och utbildningarna planerades INBJUDAN SIP utbildning Planeringen av utvärderingarna har gjorts utifrån möten med olika instanser. Inledningsvis var det möten med representanter från SKL och från FOU Nordväst där även representanter från socialkontoret deltog. Dessutom har projektledaren deltagit i möten på SKL utifrån utvärderingar om SIP. Projektledaren har dessutom haft möten med FOU där utvärderingen planerats. Totalt har projektledaren deltagit i nio möten som har handlat om utvärdering. Dessutom har arbetsgruppen bidragit med tankar om utvärderingarna. Två utvärderingar är färdigplanerade. En där personal som tar initiativ till SIP ska svara på faktafrågor om SIP arbetet efter att ha haft ett SIP möte. Utvärdering personal De ska dessutom tillfråga familjen om deltagande i intervju under hösten. Utvärdering föräldrar/ungdomar Dessa två utvärderingsförslag mejlades 21/3 till BUS samverkansgruppen för godkännande. Ytterligare en utvärdering som handlar om att intervjua personal om deras upplevelser av SIP arbetet planeras men är ännu inte klar Externa kontakter För att koordinera arbetet med utvecklingsarbete rörande SIP i Stockholms län hade projektledaren telefonkontakt med Karin Jacobsen på KSL ansvarig för BUS-SAM, Anna Conzén Upplands Väsby, dåvarande representant i BUS-SAM för nordväst kommunerna. Dessutom hade projektledaren möte med Desirèe Sjölin-Lundberg KSL samt Cecilia Löfgren. KSL som har varit involverade i framtagande av SIP mall och anvisningar till denna för Stockholms län. Projektledaren har dessutom deltagit i en nationell referensgrupp för utvecklingsarbete rörande SIP som samordnas av Karin Lindström på SKL

6 Sida 6 av 14 samt en nationell grupp för utvärdering av SIP arbetet som samordnas av Anna Melke Temaledare i Psynkprojektet för Västra Götaland. 2.2 Genomförande av utbildningarna. Åtta halvdagarsutbildningar planerades i mars och april. En ställdes in pga. få anmälningar och sju halvdagsutbildningar genomfördes. De hölls av projektledaren och ägde rum på Bergendahls konferens i Sollentuna. Varje utbildningsdeltagare fick en mapp innehållande bl.a. en skrift om SIP, lagtexten, rutiner, SIP mall, mötesinformation, samt informationsblad till föräldrar och ungdomar Inbjudan Cirka 400 personer var inbjudna till utbildningar. Antalet personer som skulle bjudas in beräknades genom frågor till arbetsgruppen och till enhets/verksamhetschefer om hur många som kunde tänkas vara aktuella för utbildningen. Egna beräkningar gjordes dessutom på vissa verksamheter, t.ex. förskolor och vårdcentraler. Inbjudna var; Kommunen Socialkontoret barn och unga myndighet fältteam ungdomskonsulenter familjehemsvården - enheten för ensamkommande Arbetsledare och chefer från socialtjänstens vuxenenhet LSS - barnhandläggare Elevhälsovården Elevhälsoteam Skolstödsteamet Elevstödsenheten Rektorer och biträdande rektorer grundskolor och gymnasium Förskolechefer Familjerätten Hälso- och sjukvård BUP BUMM Habiliteringen Primärvård vårdcentraler, verksamhetschefer, psykologer och kuratorer Integrerade verksamheter

7 Sida 7 av 14 Familjecentralen BVC kuratorer Förskoleteamet Skol- och familjeteamet. Ungdomsmottagningen Beroendemottagningen Mini Maria Barnahus - Stödcentrum Övriga Handledare för olika verksamheter Privata skolor och förskolor Primärvård vårdcentraler, verksamhetschefer, psykologer och kuratorer Inbjudningarna skickades den 24/ via mejl till Verksamhets/Enhetschefer inom Socialtjänst och Landsting. Om korrekta mejladresser inte fanns så skickades inbjudan via post. Inbjudan till skol och förskolepersonalen gick via Barn och utbildningskontoret som har rutinen att skicka ut inbjudningar via veckobrev till personalen. Det framkom av en slump i ett senare skede att inbjudan var okänd för en del personal inom skolan. Inbjudan skickades då direkt till samordnaren för skolsköterskorna som sedan vidarebefordrade den i sitt nätverk i elevhälsan. Inbjudan förmedlades också via SAGA teamen i Rotebro. Det är oklart hur många som nåddes av inbjudan inom skolan och förskolan Deltagare i utbildningen Totalt deltog 172 personer, 94 från skola-förskola både kommunala och privata, 65 från socialtjänst och 13 från landstingsverksamheter. Elevhälsa 43 Förskola 25 Skola, övriga (oftast rektorer eller biträdande rektorer) 25 Socialtjänst 56 Familjerätt 3 LSS 6 BUP 7 BUMM 1 BVC 2

8 Sida 8 av 14 Habilitering 3 I ovanstående siffror inkluderas 8 personer från Upplands Väsby kommun som bjöds in att delta då det fanns platser kvar och då projektledaren även har ett nationellt uppdrag att sprida information och ge stöd i utvecklingsarbete rörande SIP. Verksamheter som var inbjudna men inte hade några representanter på utbildningen var; Primärvård i form av Vårdcentraler Socialtjänstens vuxenenhet Barnahus -Stödcentrum Familje- jourhemspoolen Handledare från olika verksamheter Skillnaden mellan de som var inbjudna, cirka 400, och de som deltog, 164 personer från Sollentuna, beror delvis på att ett högre antal deltagare från skolan och förskolan hade beräknats. Ungefär 200 platser hade avsatts för elevhälsopersonal, rektorer och biträdande rektorer från grundskola och gymnasium både kommunala och privata och 68 personer deltog. Därtill hade 70 platser avsatts för förskolechefer och 25 av dem deltog. Om detta beror på att denna personal valt att inte gå utbildningen eller om det beror på att de inte har nåtts av inbjudan är oklart. En annan förklaring till bortfall från utbildningen beror på att BUP valde att enbart skicka sina teamledare, sju personer, till utbildningen och inte all personal cirka 50 stycken som från början beräknades delta. En annan möjlig förklaring till bortfallet är att förankringen av implementeringen och utbildningen var svagare i de verksamheter som inte har deltagit i samma utsträckning. Även om beslut om utbildningen tagits i BUS så har arbetet inledningsvis initierats utifrån Sollentunas deltagande i Psynkprojektet som på senare tid mer aktivt drivits utifrån socialkontoret. Tilläggas kan också att siffran 400 är en ungefärlig siffra som uppskattats utifrån frågor till de olika verksamheterna samt utifrån antal existerande verksamheter Innehåll Utbildningarna innehöll en informationsdel om SIP och ett grupparbete i tvärprofessionella grupper. SIP utbildning i Sollentuna PPT

9 Sida 9 av Informationsdelen innehöll information om; Bakgrund och sammanhang för SIP, Information om BUS samverkan och BUS avtal Information om samverkansfaktorer, Lagen och tankar bakom SIP SIP i förhållande till andra planer Genomgång av framtagna rutiner för SIP arbetet Under denna del fick deltagarna prata med varandra i bikupor samt ta del av ett föräldraperspektiv genom en film. FILM Grupparbete Grupparbetet bestod av att deltagarna delades in i grupper med representanter från olika verksamheter. Gruppen fick en fallbeskrivning Exempel på fallbeskrivning och utifrån denna skulle de göra en SIP. Gruppuppgift, SIP blankett. Flera olika fallbeskrivningar användes och ambitionen var att anpassa dem efter yrkeskategorierna i gruppen. Då det var mindre antal deltagare från landstinget saknades det i vissa grupper representanter från landstinget. Efter grupparbetet återsamlades alla och grupperna fick reflektera över arbetet de gjort. Utifrån grupparbetet skulle grupperna även skriva ner hinder och svårigheter i arbetet och eventuella lösningar på svårigheterna SAGA sidan I den sista delen av utbildningen kom Maja Hagström, processledare i samverkansarbete och informerade om SAGA Sollentuna en hemsida som skapats gemensamt av kommun och landsting, där det finns samlad information om insatser och verksamheter i Sollentuna för barn och unga. På denna sida finns också inlagt information om SIP arbetet både för föräldrar och personal samt dokument som t.ex. rutiner och mallar. SAGA Sollentuna Utvärdering av SIP Deltagarna fick slutligen information om planerade utvärderingar av SIP. Så här långt har två utvärderingar planerats, en för personal och en för föräldrar/ungdomar.

10 Sida 10 av 14 Den som kallar till ett SIP möte ska efter SIP mötet fylla i en enkät med faktafrågor om hur arbetet fungerat. Dessa enkäter ligger på SAGA sidan och skall lämnas till projektledaren. Utvärdering personal Den som kallar till SIP möte skall även ge en informationsblankett till föräldrar/ungdomar om utvärdering, där de kan anmäla intresse för att delta i utvärderingen. Utvärdering föräldrar/ungdomar Utvärdering av SIP utbildningen Samtliga deltagare ombads fylla i en kort utvärdering av själva utbildningen. Utbildningsutvärdering 150 utvärderingar lämnades in Vad var bra? De allra flesta deltagarna är nöjda med utbildningens upplägg och struktur där de fick ta del av information blandat med eget arbete. De uttrycker också att det var bra med en heltäckande genomgång av SIP. Det var bra med fokus på samverkan och förmedlingen av SIP andan där barnet är i fokus. Många ser möjligheter när det gäller samverkansarbetet. Bra att poängtera på vad jag kan bidra med i samverkan inte vad andra ska göra En del positiva kommentarer handlade om att få ett föräldraperspektiv från filmen och att få ett gediget material. I stort sett alla var positiva till grupparbetet där de fick prova på att göra en SIP och många trycker då på att det speciellt var bra att få prata med andra yrkesgrupper. Bra, lagom svår uppgift som gav underlag för konstruktiva samtal Andra positiva kommentarer handlade t.ex. om att det var bra att det fanns tid för frågor och att det var bra med information om SAGA sidan Något som bör förändras? Några förändringar som önskades var en tydligare fallbeskrivning, mer exempel på SIP, mer erfarenhetsutbyte och representanter från alla verksamheter i grupparbetena Har du fått tillräckliga kunskaper om SIP för att kunna använda den i ditt arbete? De flesta, 121 personer, upplevde att de efter utbildningen hade tillräckliga kunskaper för att kunna använda SIP i sitt arbete. Tretton svarade nej på denna fråga och elva var osäkra. Kommentarerna om detta handlade oftast om att de nu behövde praktisera kunskaperna i verkligheten eller läsa materialet noggrannare.

11 Sida 11 av 14 3 Måluppfyllelse Projektmålet formulerades enligt nedanstående; Personal som arbetar med barn och unga inom kommun och landstingsverksamheter inom Sollentuna kommun skall vara utbildade i användningen av samordnad individuell plan samt känna till rutinerna för denna. Rutiner för arbetet med samordnad individuell plan skall finnas och vara tillgängliga för berörd personal. Det skall vid samverkan av mer komplicerat slag finnas utbildade nätverksledare som kan leda dessa möten. Det skall finnas information om vad samordnad individuell plan är, riktad till allmänheten/föräldrar och till professionella. Både i pappersform och i digital form. För att få kunskap om effektmålet nås ska en utvärdering planeras och påbörjas inom projekttiden. 3.1 Följande projektmål har uppnåtts. Det finns rutiner för samordnad individuell plan och de är tillgängliga på SAGA sidan för all berörd personal. Information om samordnad individuell plan för allmänheten, för föräldrar och för professionella finns digitalt på SAGA sidan samt i pappersform En utvärdering har planerats och påbörjats. Information om denna har getts på utbildningen om SIP samt ligger på SAGA sidan. 3.2 Ett projektmål är delvis uppfyllt En del personal (164 personer) som arbetar med barn och unga i Sollentuna har deltagit i SIP utbildningen. 3.3 Kvarstående aktiviteter med aktivitetsplan Nedanstående aktiviteter planerades i projektplanen Beräknad projekttid. September 2013 april 2015 Höst 2013 Förankring av projektet och planering samt förberedelser av utbildning. Rutiner formas. Informationsmaterial tas fram. Vår 2014 Utbildningar genomförs, utvärderingsarbete planeras Höst 2014 Utbildningar fortgår, utvärderingsarbete inleds Vår 2015 Utvärderingar fortgår, projektet avslutas, projektrapport skrivs.

12 Sida 12 av 14 Projektet beräknas pågå till april Så här långt följer projektet tidplanen. Under hösten 2014 beräknas fler utbildningar att genomföras. Dessa kommer att planeras med start på ett arbetsgruppsmöte den 8/5. Planeringen har varit att genomföra en grundutbildning under våren 2014, vilken också genomförts, och att sedan ha en fördjupningsutbildning under hösten I utvärdering av grundutbildningen ställdes frågan om förslag till önskad fördjupningsutbildning. En hel del förslag har inkommit och arbetsgruppen kommer att titta på dem i sin planering av fortsatt utbildning. 3.4 Bedömd uppfyllelse av effektmål Effektmålet formulerades enligt nedanstående; Utbildningen av personal och implementeringen av samordnad individuell plan skall öka och förbättra samverkan mellan olika verksamheter samt öka användningen av planen. Detta skall leda till att barn och unga i behov av stöd från flera olika instanser får en sammansatt och synkroniserad hjälp. Detta är en delrapport av projektet som ännu inte är slutfört därför är det för tidigt att bedöma om effektmålet uppnåtts. 4 Erfarenheter och förslag till förbättringar av genomfört projektarbete Så här långt har projektet i stort gått att genomföra enligt planeringen. Dock har det funnits vissa svårigheter som kan vara värt att lyfta för att kunna dra nytta av erfarenheterna i kommande aktiviteter av liknande natur. 4.1 Planering Det var inte möjligt att samla hela den arbetsgrupp, som skulle vara projektgrupp och vara projektledaren behjälplig i planeringsarbete, samtidigt. Även då ett möte var inplanerat i god tid ledde avbokningar till att det fick ställas in. Avbokningarna handlade om stor arbetsbelastning i den egna verksamheten. Detta ledde till att gruppen aldrig träffades i sin helhet. Istället fick arbetet planeras i omgångar då delar av gruppen träffades. Huruvida detta har påverkat slutresultatet är svårt att säga men det har inneburit en del merarbete för projektledaren och diskussionerna om arbetets utformning har förmodligen påverkats. 4.2 Förankring Utbildningen var tänkt att vara en utbildning över verksamhetsgränserna, vilket den också har varit. BUS samverkansgruppen är den instans som beslutat om att utbildningen skulle hållas. Detta borde vara en garant för förankringen i de olika verksamheterna. Dock har personer i BUS gruppen

13 Sida 13 av 14 under tiden som arbetet pågått, bytts ut. Detta har förmodligen påverkat förankringen i vissa verksamheter. Det kan också vara så att det inte är tydligt uttalat hur det är tänkt att representanterna i BUS ska föra vidare frågor och beslut från BUS gruppen till de egna verksamheterna. 4.3 Deltagande i utbildningen Deltagandet har varit något mindre än förväntat. Detta beror förmodligen på flera faktorer. En kan handla om förankringen som beskrivits ovan. En annan faktor kan vara att inbjudan inte nått ut till alla verksamheter. Det är inte klarlagt hur stor andel som nåtts av inbjudan men det kan antas att detta är en anledning till att det har varit ett mindre deltagande än förväntat. Det kan också handla om att de som fått inbjudan inte bedömer att det är en relevant utbildning för dem. 4.4 Utvärderingarna Projektledaren har upplevt det som förhållandevis svårt att planera hur utvärderingen av SIP ska se ut. Trots många möten med olika instanser har det inte från något håll framkommit något tydligt önskemål om vad som ska utvärderas. Projektledarens upplevelse är att inte någon riktigt har ägt utvärderingsfrågan. SKL har frågat efter vad BUS vill veta men det har inte framkommit med någon tydlighet vad som kan vara värt att utvärdera. Det finns dock en massa olika aspekter som kan vara intressanta att titta på så en utvärdering har ändå planerats för att i första hand se hur samverkansarbetet runt SIP fungerar. Förhoppningsvis kommer även några familjer att tacka ja till intervjuer så att ett brukarperspektiv också framkommer. 4.5 Framgångsfaktorer Även om inte alla som bjöds in deltog har utbildningen nått ut till ett stort antal personer från olika verksamheter. Förhoppningsvis kan detta ge ringar på vattnet så att de i sin tur sprider arbetssättet till sina medarbetare. Just det faktum att det var blandade yrkesgrupper på utbildningen var något som framhölls som väldigt positiv i utvärderingarna från utbildningen. Projektledaren har haft stor nytta av att delta i det nationella utvecklingsarbetet av SIP på SKL. BUS gruppen i Sollentuna har varit ett bra forum för SIP utvecklingsarbetet. Att Psynkprojektet har bidragit med resurser till arbetet har varit en förutsättning för arbetet.

14 Sida 14 av 14 5 Överlämning av delrapport 5.1 Mottagare BUS samverkansgruppen i Sollentuna, Psynkprojektet SKL, Förebyggande enheten Sollentuna kommun Bilagor Projektplan