SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen

Transkript

1 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Tid och plats: Onsdagen den 11 november 2015 kl. 13:00 i Kommunhuset i Sjöbo, Sessionssalen Stefan Lundgren Ordförande Helén Odéen Sekreterare Justering Ärenden Två ledamöter ska utses att tillsammans med ordföranden justera protokollet Enligt bifogad ärendeförteckning Ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till förvaltningssekreterare Hanna Malm, tfn , hanna.malm@sjobo.se, som kallar ersättare.

2 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Föredragningslista Kommunstyrelsen Ärende- Ärendemening Dnr nummer Ärenden 1 Diskussion med familjenämnden med anledning av resultaten i 2015/245 skolan 2 Redovisning av ofrivilliga deltidsanställningar 2015/235 3 Skötsel av Björka-anläggningen 2015/244 4 Svar till revisorerna om granskning av kommunens 2014/21 lokalförsörjning 5 Flytt av ledningsstråk i kvarteret Viljan 2015/243 6 Revidering av lokala föreskrifter för att skydda människors 2015/238 hälsa och miljön 7 Taxor och avgifter förskola och fritidshem 2015/237 8 Kommunikationspolicy 2015/241 9 Kommunfullmäktiges kungörelser / Sammanträdesdagar 2016 för kultur-, tillväxt- och 2015/219 fritidsutskottet 11 Protokoll från kommunalförbund och gemensam nämnd 2015/9 12 Redovisning av delegationsbeslut 2015/10 13 Anmälningsärenden kommunstyrelsen 2015/221

3 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/245 Diskussion med familjenämnden med anledning av resultaten i skolan Sammanfattning I samband med delårsrapport 2 har kommunstyrelsen beslutat att man har för avsikt att inleda diskussion med familjenämnden med anledning av resultaten i skolan. Familjenämndens arbetsutskott och berörda tjänstepersoner har bjudits in till kommunstyrelsens sammanträde. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 14 oktober

4 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/235 Redovisning av ofrivilliga deltidsanställningar Sammanfattning Enligt Plan för lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet ska heltidsanställningar eller önskad sysselsättningsgrad eftersträvas och ofrivilliga deltidsanställningar vara avskaffade senast i augusti Vid sammanträdet redovisas det arbete som bedrivits och en nulägesrapport. Beslutsunderlag Plan för lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet

5 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/244 Skötsel av Björka-anläggningen Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1. Samhällsbyggnadsnämndens äskande om kostnadstäckning för 2015 avslås. 2. 0,1 mnkr av medel för oförutsedda behov för 2016 som står till kommunstyrelsens förfogande omdisponeras till miljöverksamheten inom samhällsbyggnadsnämnden. Efter omdisponeringen återstår 8,5 mnkr till kommunstyrelsens disposition år Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att skyndsamt verka för att långsiktigt lösa finansieringen av skötseln för anläggningen samt att kostnaderna fördelas mellan intressenterna. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen att bevilja anslag för kostnadstäckning för skötsel av översilningsanläggningen i Björka med 100 tkr Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsnämndens beslut den 16 juni Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 28 oktober

6 1(2) Ekonomiavdelningen Jörgen Persson Skötsel av Björka-anläggningen Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1. Avslå samhällsbyggnadsnämndens äskande om kostnadstäckning för ,1 mnkr av medel för oförutsedda behov för 2016 som står till kommunstyrelsens förfogande omdisponeras till miljöverksamheten inom samhällsbyggnadsnämnden. Efter omdisponeringen återstår 8,5 mnkr till kommunstyrelsens disposition år Uppdra åt samhällsbyggnadsnämnden att skyndsamt verka för att långsiktigt lösa finansieringen av skötseln för anläggning samt att kostnaderna fördelas mellan intressenterna. Sammanfattning av ärendet Samhällsbyggnadsnämnden har beslutat (SNB 2/2015) att föreslå kommunstyrelsens arbetsutskott att bevilja anslag för kostnadstäckning för Björka-anläggningens skötselbehov under 2015 med kr. Björka-anläggningen är en översilnings/våtmark/damm anläggning vid Björka. Anläggningen har tagits i drift och slutbesiktningen beräknas ske inom kort. Björka-anläggningen är en del av Kävlingeåprojektet, som nu avslutats. I stället bildades år 2013 Kävlingeåns vattenråd. Vattenrådet utgör en frivillig sammanslutning av kommuner, representanter för jord- och skogsbruk, vattenavledningsföretag och övriga, vilka är beroende av, eller engagerade i, vård och nyttjande av vattenförekomsterna inom verksamhetsområdet. Sjöbo kommun ingår som en av åtta kommuner i rådet. I samband med Sjöbo kommun tecknade avtal med markägaren där översilningsanläggningen placerats (bland annat Malmö stad), klargjordes inte fullt ut hur eventuella kostnader för drift skulle fördelas mellan intressenterna efter färdigställandet. Vid anläggande av dammar har markägarens ansvar för skötsel reglerats men skötseln av översilningsanläggningen bedöms kräva mer. I avtalet med Malmö stad regleras bland att vem som ska bekosta eventuella skador på anläggningen. Dock kommer anläggningen även kräva en löpande skötsel som går utöver det som finns i avtalet. Hur den framtida skötsel ska se ut är inte helt klargjort. Vattenrådet kommer att bekosta framtagandet av en skötselplan. Därefter är det Sjöbo kommuns avsikt att kostnader som för den del skötseln som ännu inte reglerats i avtal, ska regleras och fördelas. Hur fördelningen ska ske är inte fastställt. I avvaktan på att skötselplaner tas fram och avtal om bland annat fördelning av kostnader kan slutas med intressenterna, behöver det närmaste årets skötselbehov enligt samhällsbyggnadsnämnden lösas med ett avtal under ett års tid för jour och beredskap. Kostnaden för detta beräknas till kr från oktober 2015-december Kostnaden Postadress Sjöbo kommun SJÖBO Besöksadress Gamla Torget 10 Sjöbo Telefon (växel) Fax Bankgiro Internet

7 för 2015 beräknas till ca kr, vilket inte är tillräckligt för att utökning av kommunbidrag ska vara aktuellt. 2(2) Sjöbo som ovan Jörgen Persson Budgetchef Postadress Sjöbo kommun SJÖBO Besöksadress Gamla Torget 10 Sjöbo Telefon (växel) Fax Bankgiro Internet

8

9 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2014/21 Svar till revisorerna om granskning av kommunens lokalförsörjning Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Svar till revisorerna översänds enligt bilaga till protokollet. Sammanfattning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat kommunens lokalförsörjning och kommit fram till att inte alla delar har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av kommunens lokalförsörjning. Under respektive kontrollmål i rapporten finns förslag på förbättringsområden. Kommunledningsförvaltningen har fått i uppdrag att upprätta förslag till svar till revisorerna. Beslutsunderlag Granskning av kommunens lokalförsörjning Arbetsutskottets beslutsförslag den 5 februari Kommunstyrelsens beslut den 12 februari Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 26 oktober 2015

10 1(2) Datum Ekonomiavdelningen Thorbjörn Sjunneson Revisorernas granskning av kommunens lokaförsörjning Revisorerna har genomfört granskning av kommunens lokalförsörjning. Syftet med granskningens har varit att analysera om kommunstyrelsen en ändamålsenlig styrning och uppföljning av kommunens lokalförsörjning. Revisorerna har bedömt att man inte i alla delar har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av lokalförsörjningen. Följande delar ansågs behöva utformas/vidareutvecklas Vidareutveckling av mål och strategier för lokalförsörjningen. De strategier som tas fram bör enligt vår bedömning omfatta anskaffning av lokaler, ändamålsenlig användning av befintliga lokaler samt skäl för avyttring av lokaler. Uppdatering av genomförd lokalinventering som genomfördes år Vidareutveckling av framtagen lokalförsörjningsplan så att t ex uppgifter om exempelvis elev- och befolkningsutveckling för planperioden finns med i planen och att samtliga nämnders verksamhet ingår i denna. Förutsättningarna och de principiella utgångspunkterna kring utarbetande av en lokalbank bör förtydligas. För att åtgärda bristerna har följande åtgärder vidtagits: En uppdatering av 2011 års lokalinventering har påbörjats, inkluderande samtliga förvaltningars lokaler och anläggningar. Lokalinventeringen kompletteras med uppgifter om kapacitet och utnyttjandegrad (elever/boende) samt prognoser för framtiden. Utifrån resultatet av inventeringen skall av mål och strategier för lokalförsörjningen tas fram avseende, framtida planering, anskaffning och Postadress Sjöbo kommun SJÖBO Besöksadress Gamla Torget 10 Sjöbo Telefon (växel) Fax Bankgiro Internet

11 2(2) avyttring samt förändrat utnyttjande. Ett regelverk för lokal banken har fastställts av kommunfullmäktige 28/2014. Sjöbo som ovan Ann-Christin Walméus Ekonomichef Postadress Sjöbo kommun SJÖBO Besöksadress Gamla Torget 10 Sjöbo Thorbjörn Sjunneson Ekonom/strategisk lokalplanerare Telefon (växel) Fax Bankgiro Internet

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/243 Flytt av ledningsstråk i kvarteret Viljan Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1. Sjöbo kommun bekostar flyttning av Skanovas ledningsstråk för bredbandsfiber och tele i kvarteret Viljan. 2. 0,5 mnkr av medel för oförutsedda behov som står till kommunstyrelsens förfogande omdisponeras till kommunövergripande verksamhet. Efter omdisponeringen återstår 1,6 mnkr till kommunstyrelsens disposition Sammanfattning För att ytterligare byggnation ska kunna ske enligt detaljplan inom kvarteret Viljan behöver ledningsstråk för bredbandsfiber och tele flyttas, vilket beräknas kosta 0,5 mnkr. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 28 oktober 2015

31 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Vår referens Kommunledningsförvaltningen Ann-Christin Walméus Monica Strömbeck Kommunstyrelsen Flytt av ledningstråk kv Viljan Förslag till beslut 1. Besluta att Sjöbo kommun bekostar flyttning av Skanovas ledningsstråk för bredbandsfiber och tele i kv Viljan. 2. 0,5 mnkr av medel för oförutsedda behov som står till kommunstyrelsens förfogande omdisponeras till kommunövergripande verksamhet. Efter omdisponeringen återstår 1,6 mnkr till kommunstyrelsens disposition. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige fastställde försäljningspriset för kvartersmark inom fastigheterna Viljan 9 och 11 till 101 kronor per kvadratmeter. Realisationsförlusten ska enligt beslutet finansieras i samband med försäljning. Samhällsbyggnadsnämnden har reserverat mark inom Viljan 9 för LENY Fastighets AB samt inom Viljan 11 för Sydsvenska hus. LENY Fastighets AB har sökt bygglov för flerfamiljshus i Viljan 9. I samband med bokslut 2014 gjordes en avsättning med 3,2 mnkr till saneringskostnader för återstående del av Viljan 9 samt Viljan 11 därmed belastade kostnaden 2014 års resultat. Dessa medel använd nu för sanering av återstående del av Viljan 9 och 11 som pågår. Dessutom föreligger behov av att flytta ledningsstråk för bredbandsfiber och tele som ligger direkt norr om Silogatan för att byggnation inom Viljan 9 och 11 skall kunna ske. Enligt markavtalet så ansvarar ledningsägaren för de kostnader som uppstår då ledningen behöver flyttas. I samband med att Skanova, som är ledningsägare, yttrade sig över detaljplanen framgår det att de inte har för avsikt att svara för kostnaden för ledningsflytten om den skulle bli aktuell. Därmed åligger det Sjöbo kommun att svara för kostnaden som beräknas uppgå till 0,5 mnkr. Kommunledningsförvaltningen Ann-Christin Walméus Ekonomichef Monica Strömbeck Utvecklingsstrateg Postadress Sjöbo kommun SJÖBO Besöksadress Gamla Torget 10 Sjöbo Telefon (växel) Fax Bankgiro Internet

32 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/238 Revidering av lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön Sammanfattning Nu gällande lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljön antogs av kommunfullmäktige Samhällsbyggnadsnämnden föreslår nu att reviderade föreskrifter fastställs att gälla från den 1 januari Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsnämndens beslut den 13 oktober Nu gällande lokala föreskrifter

33

34

35

36

37

38 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/237 Taxor och avgifter förskola och fritidshem Sammanfattning Familjenämnden föreslår kommunfullmäktige att fastställa taxor och avgifter för förskola och fritidshem att gälla från och med den 1 januari 2016 och att taxor och avgifter för förskola och fritidshem årligen följer indexeringen av inkomsttaket i maxtaxan. Beslutsunderlag Familjenämndens beslut den 22 oktober

39

40

41 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/241 Kommunikationspolicy Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Kommunikationspolicy för Sjöbo kommun fastställs enligt bilaga till protokollet. Sammanfattning I en kommunikationspolicy fastställs mål, ansvar och förhållningssätt för kommunens kommunikation. Beslutsunderlag Förslag till kommunikationspolicy för Sjöbo kommun

42 Kommunikationspolicy Datum 1(4) Kommunikationspolicy för Sjöbo kommun Kommunikationspolicy för Sjöbo kommun är ett kommunövergripande styrdokument som gäller alla medarbetare i kommunen. Policyn styr samtliga riktlinjer och anvisningar för Sjöbo kommuns kommunikation. Sjöbo kommuns kommunikation omfattar all information som sker via våra informations- och kommunikationskanaler. Sjöbo kommun är en enhetlig och tydlig avsändare. All kommunikation utgår från mottagarens behov. Ansvar Alla nämnder och förvaltningar ansvarar för sin information och kommunikation och för att följa upp och utvärdera densamma. Till sin hjälp har de informatören på kommunledningsförvaltningen. Informatören fungerar även som stöd till förvaltningarna i informationsfrågor och ska vara en drivande aktör i förhållande till förvaltningarna när det gäller strategiskt stöd, rådgivning, vägledning, utbildning, mediekontakter, kontroll av extern information med mera. Kommunstyrelsen beslutar om strategier för kommunikationsarbetet. Mål Sjöbo kommun ska uppfattas som en kommunikativ kommun. Det gör vi genom att: Uppmuntra medborgarna till dialog med politiker och anställda Ge medborgarna insyn i den kommunala verksamheten Öka kunskapen om kommunens verksamhet Skapa ett gott internt medarbetarskap Stärka Sjöbos varumärke i kommunens kanaler Initiera kontakter med media Förhållningssätt All information ska planeras för att nå största möjliga effekt. Behovet av information och kommunikation ska beaktas i alla projekt och arbetsplaner. Alla som kommer i kontakt med Sjöbo kommun ska bemötas av respekt. All information och kommunikation som sker inom Sjöbo kommuns verksamheter ska vara Offensiv Vi tar initiativ till dialog och besvarar frågor från allmänhet och massmedia.

43 Kommunikationspolicy Datum 2(4) Tillgänglig Det ska vara lätt för mottagaren att få tag på information från kommunen och mottagaren ska ha möjlighet att ha tillgång till information dygnet runt. Planerad Arbetet med information och kommunikation ska ske på ett strategiskt och aktivt sätt. Informationen ska vara planerad, aktuell och ha mottagarnas behov i centrum och ske enligt utarbetade kommunikationsplaner. Enhetlig Information ska alltid ges på sådant sätt att den stärker kommunens profil. Kommunen ska uppträda med ett enhetligt ansikte såväl internt som externt. I all information ska det vara möjligt att enkelt identifiera kommunen som avsändare genom att den grafiska profilen följs och att Sjöbo kommun anges som avsändare. Lagbunden All information ska följa gällande lagstiftning. Regelverket för information och kommunikation är omfattande. De bestämmelser i svensk lag som omfattar denna policy är: Kommunallagen Offentlighetsprincipen Yttrandefrihetsgrundlagen och Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Förvaltningslagen Upphovsrättslagen Personuppgiftslagen (PUL) För vissa kommunala verksamheter gäller särskild lagstiftning som ställer preciserade krav på kommunikation. Dessa lagar berörs inte i denna policy. Kommunala reglementen och delegationsordningar styr handläggning och beslutsfattande. Det finns även andra kommunala policydokument och riktlinjer som är relaterade till hur informations- och kommunikationsarbetet ska ske. Intern kommunikation ska stödja medarbetarna i deras yrkesroll Styra och leda mot uppsatta mål och visioner Skapa förutsättningar för en öppen dialog Skapa delaktighet, engagemang, och arbetsglädje Skapa intern effektivitet Tydliggöra medarbetarnas betydelse i organisationen Skapa en beredskap för snabba anpassningar till förändringar i omvärlden

44 Kommunikationspolicy Datum 3(4) Målgrupper Anställda Förtroendevalda Kanaler Personliga möten Arbetsnät/intranät Arbetsplatsträffar, chefsträffar, personalträffar och facklig samverkan Extern kommunikation ska stödja den demokratiska processen Informera medborgarna om den samhällsservice som finns Underlätta genomförande av, och skapa förståelse för beslut genom att informera om bakgrund, innehåll och syfte Öka kommunens tillgänglighet och på så sättförenkla vardagen för medborgarna. Stimulera till ett fördjupat samarbete och engagemang kring kommunen, politiken och samhället Attrahera nya invånare Öka folkhälsan Marknadsföra kommunen Målgrupper Kommuninvånare Blivande kommuninvånare Samarbetspartners Näringslivet Föreningar som är verksamma i kommunen Massmedia Arbetssökande Andra kommuner, landsting och myndigheter Turister och andra besökare Utflyttade Media Kanaler sjobo.se Kommuntidning Massmedier/Mynewsdesk Utställningar Dialogmöten Kundtjänst Reception/växel Turistbyrå Telefon

45 Kommunikationspolicy Datum 4(4) Tryckta medier Skyltning Annonser Sociala medier Medarbetare

46 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/240 Kommunfullmäktiges kungörelser 2016 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Uppgift om tid och plats för kommunfullmäktiges sammanträden under 2016 ska införas i ortstidningen Lokaltidningen Sjöbo. Kungörelsen i sin helhet ska, förutom att den i enlighet med bestämmelserna i kommunallagen anslagits på kommunens anslagstavla, finnas på kommunens hemsida. Sammanfattning Kommunfullmäktige ska besluta om hur kommunfullmäktiges sammanträden ska tillkännages under år Under 2015 har uppgift om tid och plats för kommunfullmäktiges sammanträden införts i ortstidningen Lokaltidningen i Sjöbo. Kungörelsen i sin helhet har, förutom att den i enlighet med bestämmelserna i kommunallagen anslagits på kommunens anslagstavla, funnits på kommunens hemsida.

47 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/219 Sammanträdesdagar 2016 för kultur-, tillväxt- och fritidsutskottet Sammanfattning Kommunstyrelsen har i oktober fastställt sammanträdesdagar 2016 för kommunstyrelsen och dess arbetsutskott. Kultur-, tillväxt- och fritidsutskottet har upprättat förslag till sammanträdesdagar för utskottet. Beslutsunderlag Förslag översändes senare

48 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/9 Protokoll från kommunalförbund och gemensam nämnd Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Protokollen läggs till handlingarna. Sammanfattning Följande sammanträdesprotokoll anmäls: Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund den 28 september 2015 Beslutsunderlag Ovannämnda protokoll

49 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Redovisning av delegationsbeslut Dnr 2015/10 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Redovisningen av delegationsbeslut godkänns. Sammanfattning Kommunstyrelsen har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en för de olika ärendegrupperna antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till kommunstyrelsen. Redovisningen innebär inte att kommunstyrelsen omprövar eller fastställer delegeringsbesluten. Däremot får kommunstyrelsen återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. Beslutsunderlag Arbetsutskottets delegationsbeslut enligt protokoll den 7 oktober 2015 Kultur-, tillväxt- och fritidsutskottets delegationsbeslut enligt protokoll den 2 och 30 september 2015 Beslut om ändring i tillstånd för Hushållningssällskapet Skåne avseende serveringsstället Bjärsjölagårds Slott. Delegat: kanslichef. Tilldelningsbeslut vid upphandling av posttjänster. Delegat: kanslichef.

50 SJÖBO KOMMUN Kommunstyrelsen KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Dnr 2015/221 Anmälningsärenden kommunstyrelsen Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Beslut m.m. läggs till handlingarna. Sammanfattning Följande beslut m.m. anmäls till kommunstyrelsen: - Protokoll från extra bolagsstämma med AB Sjöbohem den 8 juli Kommunfullmäktiges beslut den 23 september 2015, 78, om ny ledamot i kommunstyrelsen. - Kommunfullmäktiges beslut den 23 september 2015, 76, om ny ersättare i kommunstyrelsen. - Kultur-, tillväxt- och fritidsutskottets beslut den 30 september 2015, 66, om delårsrapport 2 för utskottets verksamhetsområden. Beslutsunderlag Ovannämnda beslut m.m.