Sidan 1 av 6. Bolagsstyrningsrapport 2011

Transkript

1 Sidan 1 av 6 Bolagsstyrningsrapport 2011

2 Sidan 2 av 6 Bolagsstyrningsrapport 2011 Ägare Swedesurvey AB ägs till 100 % av svenska staten. Bolaget tillhör företagsgruppen med marknadsmässiga krav på verksamheten. Årsstämma Ordinarie årsstämma i Swedesurvey hölls den 28 april Årsstämman 2012 kommer att hållas den 20 april vid Swedesurveys huvudkontor i Gävle. Till stämman har styrelsens ledamöter och bolagets ordinarie revisor inbjudits att närvara. Årsstämman fastställer långsiktiga ekonomiska och finansiella mål för bolaget, väljer styrelseordförande, övriga styrelsemedlemmar och revisor, noterar arbetstagarorganisationernas val av representanter, beslutar om årsredovisning och vinstdisposition samt ansvarsfrihet för bolagets styrelse och verkställande direktör. Val och arvodering av styrelse och revisor För Swedesurvey tillämpas de enhetliga och gemensamma principer för en strukturerad nomineringsprocess som gäller för de av staten helägda bolagen enligt Statens ägarpolitik. Styrelsens arvoden bestäms av årsstämman. Val av revisorer fattas av ägaren på årsstämman. Styrelse Styrelsen ska enligt bolagsordningen bestå av lägst fem och högst sju ledamöter. Inga suppleanter. Vid bolagsstämman i april 2011 valdes bolagsstyrelsen för Swedesurvey AB bestående av: 1. Anders Ågren, ordförande (f.1947, nyvald 2005) VD på Nerga AB Styrelseledamot på Järntorget Byggintressenter AB, Nerga AB och Metria AB 2. Siv Hellén, ledamot (f. 1949, nyvald 2006) Adviser to the President & Chief Compliance Officer, Nordiska Investeringsbanken, Helsingfors) Viceordförande i Handelsföreningen Finland-Litauen r.f Jur.kand, Helsingfors universitet, emba, Aalto universitet

3 Sidan 3 av 6 3. Monica Lagerqvist Nilsson, ledamot (f. 1967, nyvald 2004) Kansliråd, Regeringskansliet Civilingenjör, Lantmäteri, Kungliga Tekniska Högskolan 4. Lars Jansson, ledamot (f.1947, nyvald 2009) Planeringsdirektör på Lantmäteriet. Styrelseledamot Aktiebolag Bökholms Sulfitfabrik, Stöten Service AB, Nordpellets AB, Samfundet för fastighetsekonomi i Sverige AB och Alliansföreningen Samhällsutvecklarna i Sverige AB, förutom Swedesurvey AB. 5. Keivan Ashhami, ledamot (f. 1955, nyvald 2011) VD och styrelseordförande på Ferrivia AB Styrelseledamot på Civitas Nova AB, Martinsons Träbroar AB, Ferrivia Holding AB, Ferrivia Associates AB, Eusticon International AB och Tierp Port Syd AB samt MP-Construction Ltd i Ryssland, Swedalba Ltd i Albanien, förutom Swedesurvey AB. 6. Helen Fasth Gillstedt, ledamot (f. 1962, nyvald 2011) VD Blong AB. Tidigare ledande chefsbefattning inom Statoil- och SAS koncernen. Styrelseledamot på Blong AB, Intrum Justitia AB, AcadeMedia AB och Advisory Group Rädda Barnen Sverige förutom Swedesurvey. Civilekonom, Handelshögskolan Stockholm, Studier i Hållbar Samhällsutveckling vid Stockholm Resilience Center, Stockholms Universitet och KTH Personalorganisationerna hade inte framfört något önskemål om representation i styrelsen. Bolagets verkställande direktör och ekonomidirektör ingår inte i styrelsen men är föredragande vid styrelsens sammanträden. Styrelsen fastställer årligen, Arbetsordning och arbetsfördelning samt instruktion för ekonomisk rapportering Swedesurvey AB, och ett antal policyn som ska tillämpas i verksamheten. Arbetsordningen innehåller regler för styrelsens arbete, instruktion för arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören, instruktion för verkställande direktörens ekonomiska rapportering. I bilagor redovisas vilka frågor som ska underställas styrelsen för beslut och regler avseende ekonomisk rapportering samt budget och årsredovisning. För löpande operativa förvaltningsfrågor ligger ansvaret på verkställande direktören. Enligt arbetsordningen ska styrelsen, utöver konstituerande möte, normalt hålla fyra möten per kalenderår.

4 Sidan 4 av 6 Under verksamhetsåret 2011 har styrelsen hållit 8 protokollförda möten varav ett möte var fördelad på två halvdagar för diskussion om bland annat bolagets framtida utveckling. NÄRVARORAPPORT STYRELSEMÖTEN ÅR 2011 Namn / Anders Ågren, Ordf X X X X X X X X Eva Gianko X Siv Hellén X X X X X X X Lars Jansson X X X X X X Monica Lagerqvist- Nilsson X X X X X X X X Peter Ljung X X X Helen Fasth Gillstedt X X X X X Keivan Ashhami X X X X X Jan Zakariasson, VD X X X X X X X X ej styrelseledamot Styrelsen har under året fattat beslut om arbetsordning för bolaget, affärsplan och budget för verksamheten samt gått igenom alla nedanstående policyn och uppdaterat vissa av dem som ska tillämpas i verksamheten. - Finanspolicy för Swedesurvey - Resultatlön inom Swedesurvey - Uppförandekod och affärsetisk policy för Swedesurvey - Resepolicy - Mångfalds- och jämställdhetsplan för Swedesurvey - Personsäkerhet vid utlandsuppdrag Styrelsen har, utöver ovan nämnda beslut, fattat ett antal beslut i operativa frågor i enlighet med arbetsordningen. Till styrelsens ordförande utgår ett arvode om kr per år. Till styrelsens ledamöter utgår ett arvode om kr per ledamot och år (ej anställd i Regeringskansliet eller arbetstagarrepresentant). Styrelsen har vid ett tillfälle haft överläggningar med bolagets revisor utan närvaro av bolagsledningen. Styrelsen har genomfört en utvärdering av styrelsearbetet. Grunden i utvärderingen har varit en enkät som belyst arbetsklimat, kompetens, dialog och effektivitet. Riktlinjer för bolagets styrning Bolaget tillämpar Statens ägarpolitik 2007, Statens ägarpolicy och riktlinjer för företag med statligt ägande 2010, Svensk kod för bolagsstyrning (Koden) samt ägarens meddelade riktlinjer som antas vid bolagsstämma.

5 Sidan 5 av 6 Styrelsen har valt att inte tillämpa Koden fullt ut på grund av bolagets storlek och ägarstruktur. Styrelsen har inte inrättat något revisionsutskott och halvårsrapporten har inte granskats av bolagets revisor. Swedesurvey följer svensk lagstiftning, företagets bolagsordning och ägarens vid varje tid meddelade riktlinjer för extern ekonomisk rapportering och anställningsvillkor för ledande befattningshavare i statliga företag (statens ägarpolitik). Hållbarhetsredovisning Swedesurvey AB lämnar en särskild Hållbarhetsredovisning (HR) för verksamhetsåret 2011 enligt Global Reporting Initiative (GRI). Styrelsen har beslutat att HR skall utgöra en särskild bilaga till de formella årsredovisningshandlingarna. Hållbarhetsredovisningen är revisorsgranskad och har tillämpningsnivå C+. Finansiell rapportering och intern kontroll Den finansiella rapporteringen till styrelsen har diskuterats och utvecklats under året. Den av styrelsen beslutade budgeten för 2012 har brutits ned kvartalsvis och kommer att utgöra grunden för den ekonomiska rapporteringen till styrelsen under året Bolagets formella beslutsordning regleras och dokumenteras i Arbetsordning och arbetsfördelning samt instruktion för ekonomisk rapportering Swedesurvey AB. Verkställande direktören har fastställt en attestordning som reglerar den vidare ansvarsfördelningen till övriga medarbetare i bolaget. Revision Det registrerade revisionsbolaget Öhrlings PricewaterhouseCoopers har vid årsstämman 2009 utsetts till revisor intill utgången av årsstämman 2012 med den auktoriserade revisorn Annika Wedin som huvudansvarig. Bolagsledning Bolagets löpande verksamhet leds av verkställande direktören enligt de instruktioner som fastställts av styrelsen. Verkställande direktören förser styrelsen med information som underlag för dess arbete. Bolagets VD är: Jan Zakariasson (f. 1960, VD from ) Styrelseledamot, ordförande, Swegis AB Styrelseledamot, Agima Management AB Styrelseledamot, ULI Service AB VD och Styrelsesuppleant, KJ Zakariasson AB Civilingenjör, KTH

6 Sidan 6 av 6 Ersättning till bolagsledningen Styrelsen beslutar om ersättning och anställningsvillkor för verkställande direktören. Inga bonus- eller incitamentsprogram tillämpas för verkställande direktören eller övriga medlemmar i bolagsledningen. Ersättningar till ledande befattningshavare framgår av årsredovisningen. Revisorsgranskning Bolagsstyrningsrapporten har inte granskats av bolagets revisor och utgör inte en del av de formella årsredovisningshandlingarna. Gävle den 22 februari 2012 Styrelsen