Granskning av Personalfrågor -

Transkript

1 Granskning av Personalfrågor - anställdas bisysslor och tjänstledighet med lön i Granskningsrapport nr 21 December 2009 Jan-Åke Leijon Fredrik Ljunggren Greger Nyberg Helena Olsson Postadress: Skånehuset, Kristianstad Besöksadress: J A Hedlunds väg Telefon (växel): Fax: Organisationsnummer: Internet:

2 2 (13) Innehållsförteckning SAMMANFATTNING BAKGRUND Bisysslor Tjänstledighet med lön METOD OCH GENOMFÖRANDE Bisysslor Personalfunktionens egna undersökningar Tjänstledighet med lön GRANSKNINGSRESULTAT Bisysslor Iakttagelser Slutsatser och bedömningar Tjänstledighet med lön Iakttagelser Slutsatser och bedömningar... 13

3 3 (13) Sammanfattning Granskningen av bisysslor har sin utgångspunkt i de regler om anställdas bisysslor som finns i Lagen om offentlig anställning (LOA) och allmänna bestämmelser (AB 05). har också upprättat egna riktlinjer, både centrala och lokala. Den andra delen av granskningen har inriktats mot beviljande av icke lagstadgad tjänstledighet med lön. Huvuddelen av granskningen har utgjorts av registeranalys av dels förteckning över vissa tjänstledigheter med lön och dels Bolagsverkets register över regionens anställdas engagemang i företag. I granskningen har också ett antal personer intervjuats. Förfrågningar om ett urval tjänstledigheter och om de anställda som är engagerade i bolag som levererar till den egna förvaltningen har tillställts respektive förvaltning. Bisysslor Efter matchning mellan register över regionens anställda och bolagsverkets företagsregister visade det sig att 4520 bolagsengagemang fanns bland medarbetarna. Av dessa var det 402 som levererade eller hade levererat till och 39 hade dessutom någon gång under den granskade perioden (januari 2008-oktober 2009) sålt varor eller tjänster till den egna förvaltningen. Detta förhållande var i några fall inte känt av verksamhetsansvarig. Vi har i granskningen inte fördjupat oss ytterligare i upphandlingsprocessen i enskilda ärenden utan vill endast peka på risker som kan uppstå om anställda har intressen i de företag som är leverantörer till regionen. Det är positivt att koncernledningen beslutat att, i samband med årsredovisningen, åter begära in information om vilka bisysslor som finns på de olika förvaltningarna. Varje förvaltning bör se över hantering av anställdas bisysslor och se till att få kännedom om och kontroll över dessa. Det är viktigt att rutinerna är tydliga när det gäller leveranser till egen förvaltning från bolag där anställd har intressen. Endast ett fåtal av de undersökta företagen har anlitats i enlighet med lagen om offentlig upphandling och regionens upphandlingspolicy. Förvaltningarna måste i samråd med koncerninköp se till att upphandlingsregler följs och att förtroendeskada inte uppkommer. Det får aldrig finnas misstanke att anställda i regionen gynnar bolag där de har intresse. Tjänstledighet med lön I den del av granskningen som avsåg tjänstledighet med lön gjordes ett urval av ursprungsmaterialet som skickades till aktuell förvaltning med begäran om svar på vissa kompletterande uppgifter. Inkomna svar visar att det föreligger mer eller mindre välmotiverade motiv och beslut för tjänstledigheterna. Tjänstledighet med lön har i något av de undersökta fallen beviljats med en motivering där det är svårt att se vilken nytta verksamheten haft av tjänstledigheten. Vi anser att regionen bör överväga att fastställa ett grundläggande regelverk och riktlinjer för tjänstledighet med lön.

4 4 (13) 1. Bakgrund Regionens revisorer har enligt revisionsplan för 2009 beslutat genomföra en granskning av rutiner och tillämpning av regler avseende anställdas bisysslor samt tjänstledighet med lön. Under 2008 genomfördes en granskning av personalfrågor (revisionsrapport nr ) vari bisysslor och tjänstledigheter ingick som delmoment. Därefter beslutades att genomföra en djupgranskning av dessa båda områden. Granskningsarbetet har genomförts av regionens revisionskontor och kontaktman från revisorskollegiet har varit Magnus Bergström. Intervjuer och samtal har förts med personer inom bl a Personalstrategiska avdelningen, personalfunktioner på förvaltningar och systemförvaltare inom RSIT. Vi har dessutom tagit del av dokumentation såsom lagar och avtal personalstrategiska avdelningens enkät avseende bisysslor och sammanställning över avtal som regionen tecknat med bolag som drivs av medarbetare i regionen tillämpningsanvisningar avseende bisysslor och tjänstledigheter samt revisionsrapporter inom området avseende men även upprättade inom andra landsting/regioner. Vi har dessutom använt oss av omfattande personalregister avseende tjänstledigheter under 2008 samt Bolagsverkets register avseende personer anställda i och deras engagemang i företag. Det senare har matchats med regionens leverantörsregister. 1.1 Bisysslor Granskningen har sin utgångspunkt i de regler om anställdas bisysslor som finns i Lagen om offentlig anställning (LOA) och allmänna bestämmelser/avtal (AB 05). har härutöver upprättat centrala tillämpningsanvisningar med checklista för prövning av bisyssla. Dessa anvisningar har nyligen reviderats och skall fastställas av regionstyrelsen. De nya riktlinjerna, som framtagits av personalstrategiska avdelningen, innehåller vissa förtydligande beträffande bl a dokumentation samt att förtroendeskadlig bisyssla skall avslås vid minsta tveksamhet. Dessutom har flertalet förvaltningar egna tillämpningsanvisningar baserade på de centrala anvisningarna. Reglering av bisyssla för chef sker i anställningsavtalet. I regelverken framgår bl a att verksamheten måste utövas på ett sådant sätt att allmänhetens förtroende för landstinget/regionen och dess anställdas oberoende och integritet inte kan ifrågasättas. Bisyssla som är förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande ska inte förekomma. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla. I tillämpningsanvisningarna definieras bisyssla som arbete eller uppdrag - tillfälligt eller permanent - som utförs vid sidan av anställningen och inte är hänförlig till privatlivet. Medarbetare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. Ett verksamhetsområde som i förarbeten till regelverken särskilt utpekas som riskfyllt när det gäller förtroendeskadliga bisysslor är upphandling av varor och tjänster.

5 5 (13) I granskningen har alla fast anställda samt heltidspolitiker ingått. Följande revisionsfrågor har utgjort underlag för den del av granskningen som avser bisysslor: Finns ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor? Finns risk för jävsförhållanden vid upphandlingar? 1.2 Tjänstledighet med lön I revisorernas granskning Personalfrågor (rapport nr ) konstaterades att när det gällde de lagstadgade tjänstledigheterna hanterades dessa enligt lagar och regler. Däremot var hanteringen av ej lagreglerade tjänstledigheter mer problematisk då dessa beviljades på mer subjektiva grunder. Det i sin tur innebär en risk att medarbetare inom kan uppleva att de behandlas olika. Bedömning gjordes att det var otillfredsställande utifrån en personalpolitisk aspekt och för att minska riskerna med olika tolkningar inom och mellan förvaltningar, borde det tas fram ett grundläggande regelverk. Således har det i föreliggande granskning genomförts en djupgranskning av vilka underlag som ligger till grund för beslut om anställdas tjänstledigheter med lön. I granskningen har samtliga förvaltningar ingått. 2. Metod och genomförande Granskningen inleddes med en intervju med regionens personaldirektör och förhandlingschef för att introducera granskningen och få information om vilka åtgärder som vidtagits som en följd av tidigare granskning. Bl a konstaterades att förvaltningarnas löpande interna kontroll skall innehålla uppföljning av bisysslor och att frågor kring bisysslor bör ingå i de årliga medarbetarsamtalen. Beträffande icke lagreglerade tjänstledigheter framfördes uppfattningen att dessa inte skall styras genom centrala direktiv utan att det är upp till varje chef att bedöma behovet av tjänstledighet utifrån verksamhetens behov. 2.1 Bisysslor På begäran skickade s lönekontor över en fil med samtliga anställdas och heltidsarvoderade politikers personnummer. Denna lista med personnummer skickades till Bolagsverket för att få en förteckning regionens anställdas engagemang i bolag. I retur från Bolagsverket kom en träfflista med totalt träffar vilka hade någon form av engagemang i bl a aktiebolag, handelsbolag och enskilda firmor. Efter att ha tagit bort ekonomiska föreningar/bostadsrättsföreningar samt ideella föreningar återstod

6 6 (13) Dessa matchades mot anställningsdata såsom förvaltning, befattning och anställningsgrad. Dessutom matchades bolagsverkets uppgifter med regionens leverantörsregister för att undersöka i vilken omfattning bolagen levererade varor och tjänster till regionen. För att få en uppfattning om hur kända anställdas bisysslor är har ett antal frågor, beträffande medarbetare som är engagerade i bolag som levererade till den egna verksamheten, skickats till respektive förvaltning. Vi ville ha information om aktuella firmor enligt nedan: - Varför valdes aktuell firma? - Finns skriftligt avtal (bifogas)? - Har tjänsten/varan handlats upp enligt lagen om offentlig upphandling? Om inte, varför? - Vem beslutade att firman skulle anlitas? - Varför utfördes inte arbetet/tjänsten av egen personal? - Är bisysslan känd hos aktuell chef? Personalfunktionens egna undersökningar Under våren 2009 genomförde personalstrategiska avdelningen en enkät till 24 förvaltningar i syfte att få kunskaper om och hantering av anställdas bisysslor. Endast tretton förvaltningar besvarade enkäten vilket rimligtvis innebär att långtgående slutsatser inte kan dras. Av tillfrågade svarade ca 70 % att de har aktuell kunskap om medarbetarnas bisysslor. Lika många svarade att man har en klar bild av vilka bisysslor som kan tillåtas och vilka som inte är acceptabla. Knappt hälften svarade att man har en systematisk hantering av bisysslor och rutiner för att fortlöpande hålla kontroll över dessa. Mer än 60 % anger att den prövning av anställdas bisysslor som görs inte dokumenteras. I år genomförde också personalstrategiska avdelningen en inventering av vilka avtal som regionen tecknat med bolag som drivs av medarbetare i regionen. Svar har inkommit från 16 förvaltningar. Endast Helsingborgs lasarett, Psykiatri Skåne och Ängelholms sjukhus uppger att de har sådana avtal och till ett totalt antal av 25. Att endast tre förvaltningar har sådana avtal bedömer vi inte vara rimligt. 2.2 Tjänstledighet med lön Av den granskning som genomfördes 2008 framgår att för beviljande av ej lagstadgade tjänstledigheter finns det inga regionövergripande riktlinjer. Däremot utvecklar varje chef sin egen praxis vad gäller tjänstledigheter. I många fall är utgångspunkten enkel, nämligen att tjänstledigheten prövas utifrån verksamhetens bästa. Efter intervju och samtal med personal från koncernkontoret och RSIT beställdes en datafil/register med ca tjänstledighetstillfällen avseende personal inom samtliga förvaltningar som varit tjänstlediga under 2008 och eventuellt tidigare eller senare. Tjänstledigheterna avsåg ledighet med lön, tjänsteuppdrag med lön, utbildning med lön, extern utbildning/handledning samt utbildning utan lön.

7 7 (13) Vi gjorde därefter ett urval och tog bort de som hade ledigt mindre än sju dagar och fick härigenom kvar ca tjänstledighetstillfällen. Av dessa gjorde vi ett riktat urval och tog ut 112 personer fördelade på de olika förvaltningarna. I urvalet har samtliga sjukhus och lasarett ingått samt Primärvården, Folktandvården och Habilitering och hjälpmedel. Som huvudsaklig grund för det riktade urvalet låg, förutom att det skulle avse flera befattningar, omfattningen och längden på tjänstledigheten med lön. Begäran om orsak, beslut och övrigt underlag till ledigheterna skickades till respektive förvaltning. Av urvalet på 112 personer var 40 anställda på USiL och UMAS. Övriga fördelades med huvudsaklig fördelningsnyckel beroende på förvaltningens storlek och antal anställda. Från förvaltningar fick vi vanligtvis utförligt underlag som visade orsaken till ledigheten med lön.

8 8 (13) 3 Granskningsresultat 3.1 Bisysslor Iakttagelser Granskningen av anställdas bisysslor har genomförts som en total genomgång av samtliga anställda i regionen och har till största delen gjorts med hjälp av registeranalys av uppgifter från olika register som matchats mot varandra. Med utgångspunkt från det material som erhölls från Bolagsverket har vi tagit fram följande sammanställning beträffande anställdas engagemang i företag. Av tabellen framgår hur många från respektive förvaltning som har åtagande i bolag. FV Förvaltning Antal anställda Antal bolag Andel (%) 71 Regionstyrelsen ,2% 40 Kultur Skåne ,1% 81 Patientnämndens kansli ,1% 66 s IT-förvaltning ,9% 8 Habilitering och Hjälpmedel ,3% 36 Psykiatri Skåne ,9% 19 Primärvården Skåne ,3% 65 Regionfastigheter ,8% 18 Laboratoriemedicin Skåne ,2% 1 USiL ,1% 67 Regionkontoret ,7% 3 UMAS ,4% 37 Ängelholms Sjukhus ,9% 5 Lasarettet i Ystad ,6% 7 Folktandvården Skåne ,3% 4 Helsingborgs Lasarett ,2% 9 Lasarettet i Trelleborg ,1% 10 Hässleholms Sjukhusorganisation ,3% 2 CSK ,2% 39 KAMBER ,0% 6 Landskrona Lasarett ,5 % 43 Skånetrafiken ,2 % 17 Tandvårdsnämndens kansli ,7 % 61 Skåne Tvätt & Transport ,6 % 75 Södra Regionvårdsnämnden 5 0 0,0 % ,0 % Totalt ,8%

9 9 (13) Som framgår av tabellen nedan är andelen bisysslor i form av engagemang i olika företag högre bland anställda i ledande befattningar inom regionen. (I tabellen har vissa yrkeskategorier slagits samman). Befattning Antal anställda Antal bolag Andel (%) Regionråd ,0% 1) Koncernledning ,0% Verksamhetschef/direktör ,5% Chefläkare ,9% Överläkare ,7% Politisk sekr ,9% Psykolog leg ,1% Avdelningsläkare ,8% Distr läkare ,0% Specialistläk ,0% Med tek ing ,3% Avdelnings-/divisions-/chefer ,7% Handläggare ,8% Tandläkare ,7% Logoped ,2% Kurator ,3% Ingenjör ,9% Sjukgymnast ,3% Tandhygienist ,0% Enhetschef/med sekr ,9% Distr sjukgymnast ,8% Bio med analytiker ,5% IT-tekniker ,8% Distriktssköt ,5% Underläkare ,7% Sjuksköterskor ,5% Arbetsterapeut ,1% Medicinsk sekr ,2% Tandsköterska ,9% Undersköterskor ,6% Administratörer ,1% Städerska ,2% Övriga befattningar ,0% Totalt ,8% 1) Procentsatsen blir mer än 100 beroende på att regionråden i genomsnitt är engagerade i mer än ett bolag vardera. Förekomsten av företagsengagemang ligger högt när det gäller regionråd vilket delvis förklaras av att ett antal personer i egenskap av sin befattning har funktioner inom företag där regionen har ett ägarintresse. Bolagsverkets sammanställning över företag där regionens anställda har ett engagemang har jämförts med regionens leverantörsregister. Detta resulterade i att 402 av företagen återfanns i leverantörsregistret vilket innebär att de någon gång sålt varor och/eller tjänster till regionen.

10 10 (13) För att analysera vilka volymer och vilken ekonomisk omfattning det handlar om samt vilka enheter inom regionen som affärshändelserna berör har även de 402 företagen relaterats till den ekonomiska redovisningen för år 2008 och t o m oktober Av nedanstående tabell framgår på vilka förvaltningar som det finns anställda som har engagemang i bolag som levererar till regionen. Företag med koppling till anställda som levererar till FV Förvaltning Antal som finns i leverantörsreskontra Antal företag som levererat 2008/2009 Företag som levererar till egen förvaltning 1 USiL CSK UMAS Helsingborgs Lasarett Lasarettet i Ystad Landskrona Lasarett Folktandvården Skåne Habilitering och Hjälpmedel Lasarettet i Trelleborg Hässleholms Sjukhusorganisation Tandvårdsnämndens kansli Laboratoriemedicin Skåne Primärvården Skåne Psykiatri Skåne Ängelholms Sjukhus KAMBER Kultur Skåne Skånetrafiken Skåne Tvätt & Transport Regionfastigheter s IT-förvaltning Regionkontoret Regionstyrelsen Södra Regionvårdsnämnden Patientnämndens kansli totalt I leverantörsreskontra finns 402 bolag där anställd i regionen har någon form av engagemang. Av dessa har 247 fakturerat under undersökta perioden. Leveranser till egen förvaltning från bolag där anställd har intresse förekommer från 39 bolag. Den summa som totalt har fakturerats under perioden oktober 2009 av ovannämnda 247 företag uppgår till 345 Mkr. Av denna summa betalas 247 Mkr till bolag som ägs av eller där regionen, och då framförallt Skånetrafiken, på annat sätt har intresse i bolaget och i summan ingår även betalning till bl a kommunägda bolag. Dessa i huvudsak offentligt ägda bolag har inte ingått i granskningen. Resterande summa, 97 Mkr, har fakturerats av privatägda bolag där anställda i regionen har intressen.

11 11 (13) I granskningen har ingått en undersökning av i vilken omfattning som förvaltningar har upphandlat av företag där anställda i samma förvaltning har intresse. I detta syfte har vi tillställt 12 förvaltningar ett antal frågor beträffande totalt 26 företag. Granskningen visar att sådana transaktioner förekommer och att förhållandet i några fall inte varit känt av verksamhetsansvarig Slutsatser och bedömningar Vår sammanfattande bedömning är att regionen har regler och ändamålsenliga rutiner för att kunna begära in och bedöma om anställdas bisysslor står i strid mot gällande regler som kan innebära att bisysslan kan betraktas som förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande. Det är positivt att koncernledningen har beslutat att åter begära in uppgifter om anställdas bisysslor i samband med årsredovisningen. Granskningen visar att det förekommer att inköp görs från företag där anställda i Region Skåne har intresse. Om detta innebär någon form av förtroendeskada är vara svårt att bedöma även om några inkomna svar tyder på att det finns vissa tveksamheter i hanteringen. Man kan dock konstatera att av de 26 företag som särskilt undersökts har endast ett fåtal anlitats i enlighet med lagen om offentlig upphandling och regionens upphandlingspolicy. Vi har dock i granskningen inte fördjupat oss ytterligare i upphandlingsprocessen i enskilda ärenden utan vill endast peka på risker som kan uppstå om anställda har intressen i de företag som är leverantörer till regionen. Granskningen visar att det i förekommer att leverantörer där anställda har intressen säljer till regionen. Det kan också konstateras att sådana försäljningar sker till den enhet där den person som har anknytning till det säljande företaget har sin anställning. Därför måste förvaltningarna se till att, i samråd med koncerninköp, aktivt verka för att undvika att förtroendeskada uppstår. Det får aldrig finnas misstanke att anställda i regionen gynnar bolag där de har intresse. 3.2 Tjänstledighet med lön Granskningen avser tjänstledigheter med lön som inte regleras enligt lag, avtal, särskilda överenskommelser i regionen m m. Det konstateras att det i regionen finns vissa interna ledighetsregler i samband med personalomställningar. Andra skäl till tjänstledigheter är enskilda angelägenheter som är av mer personlig och privat karaktär. I dessa fall är det cheferna på respektive förvaltning som har att göra en avvägning av den personalpolitiska nyttan mot nyttan för verksamheten.

12 12 (13) Iakttagelser För att få en uppfattning om omfattningen av och grunderna för tjänstledighet med lön togs samtliga tjänstledigheter, som beslutades eller pågick under 2008, fram för följande ledighetskoder: EU extern utbildning/handledning TJ tjänsteuppdrag med lön TL ledighet med lön UF utbildning med lön UO utbildning med lön +ob UU utbildning utan lön Totalt sett omfattade dessa ledighetskoder poster som har eller hade haft tjänstledigt från en dag upp till 1674 dagar. Det totala antalet tjänstledighetsdagar för valda koder och vald period är nästan Observera att i dessa ingår personer som varit tjänstlediga före och efter 2008 under förutsättning att någon del av tjänstledigheten infallit under Totalt har 16 heltidsanställda varit tjänstlediga (samtliga utan lön) under mer än 1000 dagar. Eftersom granskningen inte omfattar tjänstledighet utan lön har vi inte undersökt skälet till dessa ledigheter. Totalkostnaden för ledigheter enligt koderna ovan var 173 Mkr under Nedanstående tabell anger antalet tjänstledighetstillfällen fördelade på olika orsaker för respektive förvaltning. Förvaltning EU TJ TL UF UO UU Totalt Kamber Centralsjukhuset Kristianstad Folktandvården Skåne Habilitering & Hjälpmedel Helsingborgs lasarett ITT informationsteknik och tjänster Koncernledning och koncernstab Kultur Skåne 1 1 Landskrona Lasarett Lasarettet i Trelleborg Lasarettet i Ystad Koncerninköp Patientnämnd 6 6 Primärvården Skåne Regionfastigheter Regionkontoret Sjukhuset i Hässleholm Skåne Tvätt&Transport Skånetrafiken Tandvårdsnämndens kansli Universitetssjukhuset i Lund Universitetssjukhuset MAS Ängelholms sjukhus Totalt Innehållet i tabellen tyder på att kodernas innebörd tolkas olika mellan förvaltningarna.

13 13 (13) Vårt stickprov innehöll till stor del personer som var lediga för vidareutbildning. T ex sjuksköterskor som vidareutbildade sig inom operation, anestesi eller till barnmorska m m. De var då helt eller delvis tjänstlediga med lön. Ofta fick dessa inte hela lönen som förmån. Andra yrkeskategorier som återfanns i urvalet var t ex psykologer som också gick vidareutbildning med löneförmån i olika omfattning. Löneförmånen varierar från full lön ner till 10 % av heltid. Även ST-läkare återfanns i urvalet. En annan mer begränsad kategori var personer som slutade sin anställning av personliga skäl och där arbetsgivaren och arbetstagaren kommit överens om arbetsbefrielse med lön under en tid av ca 3-6 månader. Vidare återfanns personer med utbildning i samband med omorganisationer samt ledighet med lön för att vara domare under internationellt idrottsevenemang. Det sistnämnda fallet pekar på att det kan finnas behov av centrala riktlinjer. Av de 112 stickprov (tjänstledigheter) som valdes ut för granskning gjorde vi ytterligare efterforskningar avseende ca 20 av dessa. Vi begärde ytterligare skriftligt underlag och/eller kontaktade uppgiftslämnaren per telefon eller e-post och ställde frågor om innehållet i underlaget Slutsatser och bedömningar Efter kompletterande frågor och svar, avseende urvalet av tjänstledigheter med lön, kunde vi konstatera att vi fått tillräckligt underlag för att göra bedömningen att det oftast föreligger mer eller mindre välmotiverade motiv och beslut för tjänstledigheterna. Tjänstledighet med lön har i något av de undersökta fallen, internationellt idrottsevenemang, beviljats med en motivering där vi har svårt att se vilken nytta verksamheten haft av tjänstledigheten. I likhet med en av slutsatserna från granskningen som genomfördes år 2008 konstaterar vi att det saknas regionövergripande regler för hur icke lagreglerade tjänstledigheter skall hanteras. Detta kan få till följd att det finns en risk att anställda beviljas ledigt på alltför subjektiva grunder. Personalen kan därför uppleva att de behandlas olika, när det gäller förmåner, beroende på vilken förvaltning och enhet de arbetar inom. Vi anser att regionen bör överväga att fastställa ett grundläggande regelverk och riktlinjer för tjänstledighet med lön.