Kundvård. Vitec Mäklarsystem

Transkript

1 Kundvård Vitec Mäklarsystem Maj 2013

2 Innehållsförteckning Kontakter... 3 Dubblettkontrollen... 3 Aktivera dubblettkontrollen... 3 Kontaktens logg-flik... 3 Logga händelser på kontakten... 4 Lägg till en kontakt... 4 Även objekten har en logg... 5 E-posthantering... 6 Inkorgen, gubbar och frågetecken?... 6 Att svara på inkommande e-post... 6 Uppgifter och kalender... 7 Lägga till en uppgift... 7 På fliken Uppgifter... 7 Olika typer av status... 8 Spara dokument på kontakten... 8 Håll ditt kontaktregister aktuellt!... 9 Tips för ett bättre arbetsflöde... 9 Mallar Wordmallar SMS-, e-post- och brevmallar Spekulanter Spekulanter går på visning och lägger bud Skriv ut visningslista Budgivning Budhistorik Utbildningsmaterial

3 Vad gör du med de namn som står kvar på fliken Intressenter? Matchning Gör matchningen Matcha objekt mot spekulant Utskick till intressent Tips Symbolguide Symboler i objektlistan Symboler i verktygsraden Symboler i objektlistan Anteckningar Utbildningsmaterial

4 Kontakter DUBBLETTKONTROLLEN Genom att använda dig av dubblettkontrollen minimerar du risken att lägga upp samma kontakt flera gånger i ditt kontaktregister. Dubblettkontrollen visar sig varje gång du ska skriva in en kontakt någonstans i mäklarsystemet. Även när du hämtar hem ett fastighetsutdrag från Lantmäteriet kontrollerar dubblettkontrollen om säljarna finns med bland dina kontakter sedan tidigare. AKTIVERA DUBBLETTKONTROLLEN Kontrollera att din dubblettkontroll är aktiverad. Gå in på Verktyg, Alternativ och fliken Affärsstöd. KONTAKTENS LOGG-FLIK Tanken med kontaktloggen är att du ska ha ordning och reda på dina kontakter. Alla på kontoret ska kunna ta del av samma information så att kontakten kan känna sig trygg och omhändertagen av er oavsett vem av er som han eller hon talat med. I loggen ser du all information som kund har lämnat eller fått i form av e-post och/eller sms. Här ser du även om kontakten ringt eller besökt kontoret, varit på visning, deltagit i budgivning med mera. Det mesta sköts automatiskt, men för att mäklarsystemet ska veta att kontakten ringt eller besökt kontoret behövs din hjälp. 3 Utbildningsmaterial

5 LOGGA HÄNDELSER PÅ KONTAKTEN Starta händelse Till exempel ringer telefonen på kontoret, du svarar och en man presenterar sig som Åke Åkesson. Tryck på F4-knappen på ditt tangentbord eller klicka på den grå telefonen i verktygslisten. Dubblettkontrollen visar sig även här när du söker en kontakt för att logga en händelse. Skriv in Åke. Det visar sig att det är Åke Åkesson som ringer. När du markerat honom i listan och klickar du på Använd. När du markerat honom i listan och klickat på Använd så visar sig en logg-ruta uppe i höger hörn: Här väljer du händelse (vad som ska loggas); besök, telefonsamtal etc. LÄGG TILL EN KONTAKT Med den här knappen kan du anpassa alternativen efter dina behov genom att skapa din egen meny. Du kan även lägga till en egen liten ikon, så att du lätt kan särskilja specifika logghändelser. Tips! Ta för vana att använda F4-knappen eller klicka på den grå telefonen varje gång telefonen ringer eller någon kommer in på kontoret. Genom att logga händelser så uppdateras även kontaktens aktualitets datum automatiskt. Det gör i sin tur att det blir betydligt enklare för dig att sortera och städa bort inaktuella kontakter. På så vis har du alltid ett uppdaterat kontaktregister. 4 Utbildningsmaterial

6 Ny uppgift Var du än befinner dig i mäklarsystemet finner du här knappen i verktygslisten och du kan enkelt göra noteringar i loggen på markerad kontakt eller markerat objekt ÄVEN OBJEKTEN HAR EN LOGG Fliken återfinns på höger sida i objektlistan. Här syns visningar, bud, slutförda uppgifter och egna noteringar. 5 Utbildningsmaterial

7 E-posthantering INKORGEN, GUBBAR OCH FRÅGETECKEN? Symbolen framför avsändarens namn i inkorgen visar vilken kategori (köpare/säljare/spekulant) etc. på kontakten som har skicka e- postmeddelande. Har du ett lila frågetecken framför så känner systemet inte igen kontakten. Det kan betyda att du fått e-post från en helt ny kontakt eller att kontaktens e-postadress inte är inlagd i mäklarsystemet. Gör en sökning på kontakten med frågetecknet genom att dubbelklicka på frågetecknet. Då aktiveras dubblettkontrollen. Detta för att undvika att dubbletter läggs in i systemet. All inkommande e-post loggas automatiskt på befintlig kontakt. ATT SVARA PÅ INKOMMANDE E-POST För att öppna e-postmeddelande dubbelklickar du på avsändarnamnet eller ämnesraden. Stäng ner e-postmeddelandet när du läst klart. Lämnar boende Gå sedan in på kontakten genom att dubbelklicka på ikonen framför avsändarnamnet. För att svara på e-postmeddelandet klickar du på e-post-symbolen uppe i listen på kontaktkortet. Om du behöver bifoga ett dokument klickar du på gemet. Genom att skicka e-post via kontaktkortet så sparas automatiskt din korrespondens på kontaktens logg. 6 Utbildningsmaterial

8 Uppgifter och kalender LÄGGA TILL EN UPPGIFT Var du än är i mäklarsystemet finns Uppgiftsymbolen. Den klicka på den för att lägga till en ny uppgift. Skriv en kort beskrivning och vilket datum den senast ska utföras. Välj vilken användare (dig själv eller någon annan) som ska utföra uppgiften. Alla kan se uppgiften och vem som skapat den (förutom de uppgifter du gör till dig själv och bockar i Privat på de kan endast du själv se) PÅ FLIKEN UPPGIFTER Är du inne på fliken uppgifter och lägger till en uppgift (en elektronisk post-it-lapp) så blir den neutral, i övriga fall kopplas den automatiskt ihop med det objekt eller den kontakt du arbetar med. Du väljer i menyn om du vill se allas uppgifter, endast dina egna eller en enskild kollegas 7 Utbildningsmaterial

9 OLIKA TYPER AV STATUS Uppgifterna får olika symboler framför sig beroende på status. När du utfört uppgiften så bockar du i rutan så försvinner den. SPARA DOKUMENT PÅ KONTAKTEN På kontakten kan du spara dokument. Här kan du enkelt dra in de dokument som du vill spara på respektive kontakt. Här kan du spara e-post, Office-dokument och PDF-filer. I exemplet har man även valt att så snart ett objekt är till salu, som är knutet till Brf Isola, ska årsredovisningen med automatik bifogas på objektbeskrivningen på nätet. Det gör man genom att högerklicka 8 Utbildningsmaterial

10 på dokumentet och välja Annonsera på Internet. Är dokumentet inte redan i PDF-format så gör systemet om det automatiskt. När det är klart syns en ikon med jordglob framför dokumentet. HÅLL DITT KONTAKTREGISTER AKTUELLT! Ställ dig i kontaktlistan, börja exempelvis med dina spekulanter: Infoga kolumn AktDatum och klicka på rubriken så den blir fetstilt nu har du sorterat dina kontakter i datumordning då de senast var aktiva i systemet. Infoga gärna även kolumnerna e-post, telbost, och TelMobil för att få en översikt om vilken information du har. TIPS FÖR ETT BÄTTRE ARBETSFLÖDE o Rensa bort alla menlösa. Markera dem och klicka på det röda minustecknet i verktygsraden. o Se till så alla kontakter har fullständiga namn, telefonnummer samt en e-postadress så att ni kan kontakta dem. o Inga frågetecken runt gubbarna, hur ska ni kunna hjälpa någon att finna en bostad om ni inte vet vad de söker? Har ni inte frågat dem hur de bor idag så kan ni dessutom ha missat flera intag! o Utnyttja möjligheterna att göra massutskick. Markera upp till vilka du vill skicka till och skapa ett e-postmeddelande där ni frågar om de vill stå kvar i spekulantregistret. Svarar de nej, eller 9 Utbildningsmaterial

11 inte svarar alls, så tar ni bort dem och svarar de ja har ni ett ypperligt tillfälle att få mera information om vad de söker och hur de bor idag. o Hittar ni dubbletter? Högerklicka och sammanfoga dubbletterna till en. Mallar WORDMALLAR För dig som har mycket goda kunskaper i Microsoft Word finns möjligheten att själv skapa egna dokument- och utskicksmallar. Kanske vill du göra egna presentationsmaterial av dina objekt? SMS-, E-POST- OCH BREVMALLAR Om du går till Verktyg, väljer Administrera och klickar på Utskicksmallar för kontakter kan du göra egna mallar för utskick. Är det en viss typ av SMS som du skickar ofta? Skapa en mall så sparar du tid. Vill du göra lite snyggare mailutskick? Ta hjälp av någon som kan HTML och skapa egna mallar i mäklarsystemet. 10 Utbildningsmaterial

12 Spekulanter SPEKULANTER GÅR PÅ VISNING OCH LÄGGER BUD Lägg in visningstider på flik Visningar. För bokade visningar fyll i hjälpen. På Hemnet kan du annonsera två visningstider åt gången. Har du till exempel tre visningar inlagda på fliken Visningar visas visningstid nummer tre så snart tiden för första visningen gått ut. Det sker automatiskt. Vill du annonsera endast en visningstid åt gången bockar du i rutan Visa en (1) visningstid i taget på Internet. Åke har kontaktat kontoret och bokat in en visning fredag 29 oktober kl. 18:00. Genom att använda sig av bokningshjälpen så kan alla på kontoret, oavsett vem som svarar, hjälpa till utan att riskera överbokning. Här kan man se vilka tider som är fullbokade respektive lediga. Anvisade blir de kontakter som har fått ett e- postmeddelande om objektet skickat till sig eller anmält sig intresserade av objektet via Kontakta mäklaren på objektbeskrivningen på Internet. Detta sker automatiskt. Klicka på Alla aktiva och en meny visar sig. Här kan du välja hur du vill lista dina intressenter. 11 Utbildningsmaterial

13 SKRIV UT VISNINGSLISTA Vill du ha med dig en visningslista så klickar du på den här knappen för att skriva ut. Nu får du endast de som kommer på visning den 11/2. När du vill skriva ut en visningslista för en annan visning gör du på samma sätt. Budgivning Nu börjar intressenterna som var på visningen höra av sig och lägga bud. Klicka på det gröna krysset vid Bud-rutan och skriv in budet. Här kan du även ändra datum och tid. Till exempel kanske du sitter i bilen när intressenten ringer och lämnar sitt bud. Här skriver du då in den faktiska tiden du tog emot budet. Ange eventuella villkor för detta bud. Ändra lagt bud Skulle intressenten ångra sig och ta tillbaka sitt bud klickar du på ikonen med ett i intill budrutan. Markera i listan vilket bud du vill ändra och klicka upp det. 12 Utbildningsmaterial

14 Då visar sig den här rutan. Klicka på Annullera budet. Budet försvinner från intressenten och det tidigare lagda budet visas. Enligt budhistoriken framgår det att budet är annullerat. Budgivningen har lagt sig och du har en köpare. Genom att klicka på rubriken Bud så den blir i fet stil sorterar du intressenterna i ordning efter budstorlek. För att föra över köparen till fliken Parter högerklickar du på kontaktens namn och väljer Gör om till köpare. På så vis förs all information över till flik Parter. Läs igenom informationen som du får upp när du gör om intressenten till köpare. 13 Utbildningsmaterial

15 BUDHISTORIK Mäklaren ska upprätta en förteckning över de anbud som lämnas på fastigheten med angivande av anbudsgivarens namn, kontaktuppgifter, det belopp som bjudits och tidpunkt för när anbudet lämnades samt villkor för anbudet. Budhistoriken återfinner du under hämta dokument VAD GÖR DU MED DE NAMN SOM STÅR KVAR PÅ FLIKEN INTRESSENTER? Ta hand om dem! Ta reda på vad de söker och hur de bor idag. Spekulanter med frågetecken på sig har du ingen nytta av. På bilden nedan har du tre köpsugna spekulanter med förmodade lånelöften och du har även två potentiella intag! Kanske har du andra objekt som skulle kunna passa dem? Hur matchar du spekulanterna mot din objektlista? Hur matchar du nyinkomna objekt mot ditt spekulantregister? Vart efter du bearbetar dina spekulanter tar du bort dem från Intressenter-fliken så att den till slut är tom på namn när du visar Alla aktiva. När fliken är tom så är spekulanterna arkiverade som intressenter på objektet. Naturligtvis är intressenterna, köparen, visningstider och lagda bud sparade och du ser dem genom att ta fram listan på Alla inklusive arkiverade. 14 Utbildningsmaterial

16 Matchning För att kunna matcha våra spekulanter behöver vi ha information om vad de söker. Vi behöver även information om hur vi kan nå dem. Fyll i telefonnummer och e-postadress. Markera de kategorier som stämmer överens med kontakten genom att klicka på pennan. Då kommen den här rutan att visa sig. Söker Den här ikonen får spekulanten eller intressenten när du har lagt till Söker ett boende. Vad söker kontakten? Klicka på fliken Söker och fyll i uppgifterna: På kartan kan du markera upp till tre områden där kontakten kan tänka sig att köpa bostad. Högerklicka och zooma ut eller in på kartan. Markera området genom att hålla ner vänster musknapp och samtidigt flytta musen. Naturligtvis kan du justera området i efterhand genom att dra i nätet. 15 Utbildningsmaterial

17 Ju mer information du fyller i desto mer krymper du urvalet av matchande objekt. Fyller du dessutom i utökade krav som exempelvis vindsvåning, hiss, balkong eller garage krymper du ner urvalet ytterligare. Klicka på den här ikonen för att lägga till utökade krav. Observera! För att matchning ska kunna ske när du fyllt i utökade krav förutsätter det att du även fyllt i utökade sökbegrepp på objektens Basfakta-flik. Annars får du inga träffar Notera att kontaktens vänstra frågetecken bytts ut mot ett förstoringsglas. Det vill säga att kontakten söker ett boende, vill stå med i vårt spekulantregister och du vet vad och var personen söker. Glöm inte att fråga vad kontakten lämnar för boende. Klicka på fliken Lämnar. Lämnar kontakten något så fyller du i det. Markera även på kartan var bostaden ligger. Nu har kontaktens högra frågetecken bytts ut mot ett hus. Du vet nu även att kontakten lämnar något och vad. Förutom spekulant är nu kontakten även en potentiell säljare. Om kontakten inte lämnar något så väljer du Lämnar inget. Kontaktens symbol får ett annat utseende. Förstoringsglaset blir kvar men frågetecknet försvinner. 16 Utbildningsmaterial

18 GÖR MATCHNINGEN Nu är det dags att matcha kontaktens önskemål mot våra objekt! Gå in på kontaktlistan och markera kontakten. Klicka på det röda huset för att matcha markerad spekulant mot objektlistan. Du har tre objekt på kontoret som matchar kontaktens önskemål. För att skicka ett e- postmeddelande till kontakten med information om objekten så kan du börja med att markera objekten i listan du fick upp. Gå till Arkiv och klicka på Skriv ut/eposta/faxa. Där klickar du på E-post/fax för att bifoga dokumentet i e-postmeddelandet. Rutan Skicka E-post/Fax/Brev visas (nedan) och du ser i den att du bifogat dokumentet Objekt Till-salu (4 per sida). Klicka inte på OK ännu. Först måste du lägga till en mottagare. Klicka på Kontakter. Kontakten är markerad efter matchningen så du behöver bara klicka på e- postikonen. 17 Utbildningsmaterial

19 Nu ser du i Skicka E-post-rutan vad du ska skicka och till vem. Klicka på OK för att gå vidare. Välj en mall eller skriv in ett meddelande. Klicka sedan på OK för att skicka iväg matchning till kontakten! MATCHA OBJEKT MOT SPEKULANT Matchar markerat objekt mot spekulantregistret För att matcha ett objekt mot dina spekulanter gör du på liknande sätt. Markera objektet i objektlistan. Klicka sedan på den här knappen för att matcha markerat objekt mot spekulantregistret. 18 Utbildningsmaterial

20 Du får då en lista på de spekulanter som matchar objektet. Utskick till intressent För att skicka e-post markerar du spekulanterna och klickar på knappen för att skicka e-post. Om du inte har lagt in en e-post adress på någon av dem så talar systemet om det för dig. Här saknar du kontaktens e-post adress så den personen får du kontakta på annat sätt. Klicka på OK i varningsrutan för att gå vidare. De kontakter som har e-post adress hamnar nu i rutan Skicka E-post som visar sig i höger hörn. Klicka inte på OK ännu. Gå sedan in på objektet och skapa ett dokument som du vill skicka till dina spekulanter, till exempel en Till Salu-beskrivning med foto. Klicka på gemet för att bifoga dokumentet i e- postmeddelandet. Nu ser du i Skicka E-post vad du vill skicka och till vem. Öppna e-postmeddelandet genom att klicka på OK och skriv några rader innan du skickar iväg det till dina spekulanter. 19 Utbildningsmaterial

21 För att inte spekulanterna ska se att du skickat till ut objektet till flera personer är ska rutan Dölj mottagarna för varandra vara markerad. Tips Om du har några frågor om Vitec Mäklarsystem rekommenderar vi Vitec Hjälpen som du hittar i verktygsraden. Om du funderar på något är du välkommen att kontakta vår kundservice på telefon eller e-post: kundservice.maklare@vitec.se Symbolguide SYMBOLER I OBJEKTLISTAN Intagsförsök Intaget Intaget Annonserat som kommande Till salu Ej annonserat Till salu - Annonserat Till salu Annonserat med visningstid Budgivning Såld Såld Referens objekt 20 Utbildningsmaterial

22 Vilande Reserverad Reserverad - Annonserad Reserverad Ej till salu Inget uppdrag Återtagen Projekt Projekt - Annonserat Ej till salu SYMBOLER I VERKTYGSRADEN Ikon Beskrivning Snabbkommando Lägg till objekt Öppna markerat objekt/kontakt Ta bort/arkivera markerat objekt kontakt Skriv ut/faxa/skicka e-post (Ctrl + P) Skicka brev till markerad kontakt Faxa till markerad kontakt Skicka e-post till markerad kontakt Sms:a till markerad kontakt 21 Utbildningsmaterial

23 Matcha markerad spekulant mot objektregistret Urval Gör boendekalkyl för markerad kontakt och markerat objekt Ny uppgift på markerad kontakt/objekt (Ctrl + K) Ny Kalender händelse på markerat objekt/kontakt (Ctrl + K) Notera i loggen på markerat objekt/kontakt (Ctrl + L) Starta händelse och aktivera dubblettkontroll Sök (F4) (F3) Vitec Hjälpen Matcha markerat objekt mot spekulantregistret. Öppna web kontot/kundsidan för markerad kontakt. SYMBOLER I OBJEKTLISTAN Ikon Beskrivning Köpare f.d. Köpare Säljare f.d. Säljare Obearbetad. En intressent eller ny spekulant börjar med frågetecken på. Underbearbetning. Vi frågar om intressenten/spekulanten vill stå med i spekulantregister, tar reda på vad som söks och var. Frågetecknet till vänster byts ut till ett förstoringsglas. 22 Utbildningsmaterial

24 Underbearbetning. Här har vi tagit reda på att något lämnas och vad. Däremot har vi inte kompletterat sökfunktionen. Alternativt inte ställt frågan om spekulantregister. Färdigbearbetad. Vi vet vad som söks och lämnas. Färdigbearbetad. Vi vet vad som söks och att inget lämnas. Färdigbearbetad. Denna avböjer spekulantregistret. Men vi vet vad som lämnas. Under bearbetning. Denne har antingen inte tillfrågats ännu om spekulantregistret eller så är sökdatan inte komplett. Däremot vet vi att inget lämnas. Under bearbetning. Denna avböjer spekulantregistret. Vi har däremot inte frågat om något lämnas. Färdigbearbetad. Denna avböjer spekulantregistret och lämnar heller inget. Bostadsrättsförening Långivare Tillträdesplatser Tidning Övriga Anteckningar 23 Utbildningsmaterial

25 24 Utbildningsmaterial

26 25 Utbildningsmaterial

27 26 Utbildningsmaterial