WinTid användardokumentation

Transkript

1 WinTid användardokumentation Innhold i

2 Innhold WinTid... 1 WinTid, ett tidregisteringssystem... 1 Menyerna i WinTid... 1 Verktygsraden, snabbtangenter och genvägar... 2 Verktygsraden... 2 Genvägar... 3 Fasta data... 5 Beräkningsschema och kalender... 5 Grundregler för Flextid, Frånvaro, Avrundning, Min/Max... 6 Grundregler för Flextid... 6 Grundregler för Frånvaro... 8 Grundregler för Avrundning... 9 Grundregler för Min/Max regel Grundregler för Rast Beräkningsschema Grunddata för schema Tidszoner för schema Tillägg för schema Helgdagar Fasta helgdagar Rörliga helgdagar Lägg upp helgdagar Helgdagsprofiler Profiler för dag- och flextidsanställda Profiler för skift- och deltidsanställda Kalender Cykel för kalender Lägg upp/ta bort kalenderdata Regelinställning övertid Koder och kategorier 38 Kategorier Flexibla kategorier Frånvarokoder Variabla tillägg Övertidskoder Fast ÖT Övertidskoder med Fast antal Fria texter Koder och kategorier Kopplingsdata 54 Företag Avdelning Löneartstabell ii Innhold

3 Behörighetsgrupp Lönegrupp Gruppering Befattningskategori Personal data 64 Personuppgifter Koppling Fria texter Personal data Frånvaroplan Gruppering Anteckningsblock Produktionsdata Andra Kostnadsställe Kopplade kategorier Period data 79 Upplägg av perioder Underhåll av avvikande perioder Underhåll av periodavrundning Dagliga data 86 Stämplingsbilden Översikt stämplingar Underhåll stämplingar Variabla tillägg Ange orsakstext i stämplingsbilden Dagens resultat Ackumulerat resultat Meddela frånvaro/öt kod Resultatkorrigeringar Stämpla korrektioner Stämpla detaljer Underhåll av jobbregistreringar Sjukanmälan Frånvaroplan i stämplingsbilden Periodresultat Rapporter under dagliga data 105 Receptionsmodul 106 Status Registrera frånvaro Sänd besked Inställningar Beräkning 111 Beräkning per anställd Beräkning per kalender Beräkning per avdelning Innhold iii

4 Terminalbesked 114 Rapporter 115 Rapportbeställning Urval av anställda Exportera WinTid rapporter till Excel Närvarorapport 121 Periodrapport 126 Lönerapport 128 Resultatrapport 132 FTÖ rapport med procent 135 Resultatkorrigeringar 139 Stämplingskorrigeringar 141 Variabla tillägg rapport 143 Kostnadsställerapport 146 Avvikelserapport 149 Dagsrapport 152 Glömda utstämplingar 155 Saldorapport 156 Indata 157 Närvaro/frånvaro 161 Kärntidsrapport 164 Logglista 167 Felstämplingar 168 Frånvarorapport 170 Semesterrapport 172 Rapport över planlagd frånvaro 174 iv Innhold

5 Grunddata rapporter 176 Beräkningsschema Beräkningsschema per anställd Utskrift av Kalender 180 Kalenderkoppling Utskrift av helgdagar/ specialdagar Utskrift av lönearter Utskrift av gruppering Utskrift av kategorier Utskrift av frånvarokoder Utskrift av övertidskoder Utskrift av persondata Anställd fria texter Översikt Godkännande 192 Godkänning Godkänn period Godkänning av resultat/stämplingar Godkännande av kostnadsställe Godkänningsrapporten Egenskaper för Godkänningsrapporten: Produktion 200 Jobb / Produktionsrapport Jobb-status Jobb-kontroll Jobb-information Anställda på jobb Ordforklaringer 213 Index 215 Innhold v

6

7 WinTid WinTid, ett tidregisteringssystem WinTid är ett tidregistreringssystem som mäter de anställdas tid. Det gäller tid som Flextid, ÖT, Tillägg och tid på olika frånvarokoder osv. Systemet mäter den anställdes arbetstid, dvs. om den anställda jobbar efter en cykel som varar från till exempel 2 till 5 veckor samt sommar och vintertid. I WinTid kan man också mäta tid på olika jobb genom att stämpla in och ut på byt jobb, denna funktion förutsätter att man använder Produktionsmodulen. Man kan ta ut en del rapporter, allt efter behov och genom uppsättning av lönearter så kan resultaten överföras till olika lönesystem. WinTid Konfiguration består av många olika program. Här går man in om man skall lägga in nya användare (superanvändare och ledare/chefer) för att de skall få tillgång till att jobba i WinTid. Några av programmen tar bort data automatisk som till exempel indata, årskalendrar, helgdagar osv., men de lägger också upp nya årskalendrar varje år. Skall man ta bort stämplingar och anställda så görs detta här i Konfiguration samt ändring av anställningsnr och mailbox texter. MinTid är ett användarprogram, där alla anställda har tillgång till sina saldon genom hjälp av Periodrapporten. De kan stämpla in och ut via skärmstämpling, lägga in planlagd frånvaro och med hjälp av stämplingskorrigering kan de anställda själva gå in och ändra/rätta sina egna stämplingar. Ledare har tillgång till ledarrapport, där ledaren har tillgång till den anställdes periodrapport och han/hon kan godkänna resultat. Funktionerna skärmstämpling och stämplingskorrigering måste beställas för sig. MinTid.net (webstämpling) är en webapplikation, där den anställda själv kan logga in sig via Internet Explorer. Här kan de anställda stämpla in och ut, anmäla ÖT och frånvaro, lägga in planlagd frånvaro och rätta egna stämplingar. Menyerna i WinTid WinTid består av olika menyer: 1. Produktion, egen tilläggsmodul Jobb/Produktionsrapport används till att rapportera resultat antingen från Jobbregistrering eller från Projektfördelning av timmar. Jobb - Status, används i daglig uppföljning. Du ser vilka jobb de anställda håller på med och du kan flytta en eller flera grupper av anställda till andra jobb. I tillägg kan du låna ut anställda till andra operatörer. Jobb-kontroll, används till uppföljning och godkännande av resultat. Jobb-Information, ger översikt över jobbstrukturen med antal pfält, översikt över jobb och status. 2. Godkännande, förutsätter att man har lov till att godkänna med hjälp av godkännandemodulen i WinTid kan du elektronisk godkänna resultat för anställda inom valfri tidsrymd. Detta betyder att dagliga resultat låses för ändringar efter att de är godkända. Detta är aktuellt att använda i samband med överföringar av resultat till andra system som lön, personal och MPS. 3. Fasta data I Fasta data lägger man upp beräkningsschema och kalender Beräkningsschema och kalender används som begrepp för den information som måste läggas in för att beskriva arbetstidsregler och som utgör underlaget för hur resultaten skall beräknas. Innan du kan ta WinTid i bruk måste du definiera detta regelverk med bl.a. regler för avrundning min/maxregler, beskriva helgdagar etc. Beräkningsschema beskriver hur alla dagar skall behandlas. Här lägger man in frånvarokoderna och ÖT koder och definierar perioder. 4. Rapporter Under denna meny finns ett antal av olika rapporter för allas behov. Alla rapporterna har samma rapportbeställningsbild. Rapportbeställning är utförd på samma sätt för alla rapporter, men kan ha olika variabler att välja mellan. Du kan alltid välja datum och anställda med från och till värden. I några rapporter kan du dessutom välja från och till på koder (frånvarokoder, kategorier, status, osv.). 5. Dagliga data Koder och kategorier 1

8 I denna meny företar man ändringar på stämplingar. Här rättar man stämplingar, lägger in stämplingar, anmäler ÖT och frånvaro osv. Efter att rättning är gjord, kan man göra en beräkning för att se att resultatet blev som förväntat. Man har också tillgång till några dagliga rapporter som vi rekommenderar att ta ut dagligen. Dessa rapporter finns också under menyn Rapporter. Här ligger också Receptionsmodulen, som visar vem som är inne, ute eller ute på frånvaro. Vid användning av menyn beräkning, kan man företa beräkning per anställd, kalender och per avdelning. Via menyn Mailbox kan man skicka meddelanden till stämplingsterminal eller till skärmstämplingsmodulen, för dem som har programmet MinTid. Verktygsraden, snabbtangenter och genvägar Verktygsraden På verktygsraden finns en del verktygsknappar att använda till exempel för att ändra stämplingar, lägga till nya beräkningsscheman, ÖT koder osv. Det finns knappar som till exempel sorterar och filtrerar och som kan vara bra att använda vid körning av rapporter. Verktygsraderna kan se olika ut, utifrån vilken bild man har framför sig. Denna verktygsrad ser till exempel ut så här när man står inne i stämplingsbilden. Och den ser ut så här när man står till inne i rapporter. Ikon Snabbtangent Beskrivning Ctrl + F4 Stäng Du avslutar program i WinTid genom att använda denna ikon. Programmet kommer att avslutas och gå en nivå tillbaka eller hämtar upp ett annat startat program Ctrl + x Klipp ut Klipper ut markerad text Ctrl + c Kopiera Kopierar markerad text Ctrl + v Klistra in Klistrar in markerad text Ctrl + i Sätt in ny rad Du använder denna ikon när du skall lägga in nya poster i tabellerna. Raden kommer att lägga sig över den du har satt markören på. Ctrl + l Lägg till ny rad på slutet Du användar denna ikon när du vill lägga till ny rad på slutet. Ctrl + s Spara post Du sparar gjenom att använda denna ikon Ctrl + d Ta bort post Funktionen tar bort den posten som du står på/har framme. I tabeller är det den raden du står på som kommer att bli borttagen. Du kommer att alltid att få en varning/bekräftelse på vilken post som kommer att bli borttagen för att kunna bekräfta borttaget Ctrl + f Första post Tar fram första post i tabellen till exempel när du skall finna det riktiga företaget eller lönegruppen Ctrl + r Föregåande post Tar fram föregående post i tabellen till exempel när du skall finna det riktiga företaget eller lönegruppen. Ctrl + n Nästa post Tar fram nästa post i tabellen till exempel när du skall finna det riktiga företaget 2 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

9 Ctrl + e F3 F2 F8 F5 F9 F10 eller lönegruppen. Sista post Tar fram sista posten i tabellen till exempel när du skall finna det riktiga företaget eller lönegruppen. Sök Önskar du att söka fram en bestämd post i tabellen till exempel i personal eller i underhåll i stämplingar, kan du genom att starta denna funktion själv definiera reglerna/urvalet för sökningen. Du får upp en egen sökbild för att definiera sökningen. Filter Med denna funktion filtrerar du bort poster som du inte önskar att se. Bra att använda vid uttag av rapporter, då man kan filtrera bort det som är ointressant. Sortera poster Vill du ha en bestämd sortering när du skall bläddra mellan poster, bestämmer du sorteringskriterierna med denna funktion. Bra att använda i rapporter. Frånvarokontroll Används för att kontrollera om det är några överskridna dagar vid egenanmälan, vård av barn för den anställde. Indata Används när man står i underhåll av stämplingar på en anställd, här får man upp de stämplingar som den anställde har stämplat på terminalen. Förhandsvisning Används vid uttag av rapporter, här kan man se hur rapporten ser ut innan man skriver ut den. Skriv ut Används för att skriva ut rapporten på skrivare. Inställning Används vid uttag av rapporter, visar inställning av skrivare. Använda hjälptexten Startar hjälpfunktionen i WinTid. genom att placera frågetecknet på önskad plats får du fram hjälptexten. Personaldata Stämplingsbilden Närvarorapport Avvikelserapport Genvägar Menyerna i WinTid har en understrykning på en bokstav, detta betyder att du kan använda snabbtangenter för att öppna menyn. För att öppna menyn Fasta data, trycker du ned Alt-tangenten och F (F därför att det är denna bokstav som är understruken) Koder och kategorier 3

10 När menyn Fasta data är öppnad, trycker du på t.ex. P, för att öppna menyn Personaldata. Man behöver inte trycka ned Alt-tangenten andra gången. Enskilda menyer har också en annan genväg för att öppnas. I detta exempel står det F8 på Personaldatamenyn, tryck på funktionstangent F8 för att öppna. Man kan själv göra snabbtangenter för att öppna programmen WinTid, WinTid Konfiguration och MinTid. Högerklicka på WinTid ikonen och välj egenskaper/properties i snabbvalsmenyn. Välj Flik Genväg och sätt markören i fältet Snabbtangent. Håll nere Ctrl tangenten och Alt tangenten och bokstaven W ( W för WinTid) och klicka OK. Försök att öppna programmet genom att hålla inne Ctrl + Alt + W. Gör på samma sätt för programmen Konfiguration (Ctrl + Alt + K) och MinTid (Ctrl + Alt + M) 4 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

11 Fasta data Beräkningsschema och kalender Beräkningsschema och kalender används som begrepp för den information som måste läggas in för att beskriva arbetstidsregler och som bildar underlaget för hur resultatet skall beräknas. Innan du kan börja använda WinTid måste du definiera detta regelverk med bl.a. regler för avrundning, minimum/maximum regler, beskriva helgdagar etc. Beräkningsschema beskriver hur alla dagar skall behandlas. En schematisk översikt över hur en kalender sätts samman och till slut knyts till en anställd. Koder och kategorier 5

12 Frånvaro -regel Avrundings -regel Flexitidsregel Min/maxregel Kalender Beräkningsschema Helgdags typ Helgdags profil ANSTÄLLD Beräkningsschema och kalender Grundregler, beräkningsschema, helgdagar, helgdagsprofiler och kalender innehåller alla nivåer för att etablera nödvändigt regelverk och skapa kalender. Ordningsföljden beskriver också naturlig gång i denna process. Du kan inte skapa kalender innan du har definierat beräkningsschema och helgdagar, och du måste definiera regelverk för avrundning och frånvaro innan du kan skapa beräkningsschema. Kalendern innehåller beskrivning för var dag i ett helt år. För var dag läggs det in vilket beräkningsschema som används eventuellt om det skall vara olika scheman avhängt av tidpunkten det stämplas in. Du måste skapa alla beräkningsscheman du behöver för ett år innan du kan sätta tillsammans dem i en kalender. De anställda knyts därefter mot en kalender from ett datum. Beräkningsschema beskriver regelverk för en dag och du måste skapa beräkningsschema för alla dagar under året. De dagar som är lika använder samma beräkningsschema. Beräkningsschema innehåller information för flextidsberäkning dvs. om resultatet skall sammanlänkas mot ett värde (längden på arbetsdagen) för att ge eventuell + eller - tid. Du måste välja hur frånvarotid skall värderas och beräknas. Stämplingar och resultat kan avrundas och detta registreras i regler för avrundning. På motsvarande sätt läggs regelverk rörande min- och maxtid in. Detta styr hur du måste ha arbetat för att få övertid och riktiga övertidstillägg. Grundregler för Flextid, Frånvaro, Avrundning, Min/Max Grundregler för Flextid Vilken avsikt/funktion har Flextid? I denna skärmbild definieras regler runt flextid eller om scheman skall använda fast arbetstid. Var hänvisas det till Flextid? När man skapar beräkningsscheman anger man där vilken flextidsregel som används för det beräkningsschemat 6 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

13 Fältbeskrivningar för skärmbilden Flextid Skärmbilden består av två fält där fältet till vänster listar de regler som är definierade. Genom att klicka på raden visas posten i fältet till höger, och du kan företa eventuella korrigeringar. Du kan flytta bilden mot höger genom att dra rullisten mot höger. Regel nr Regelns nummer. Detta är unikt, det vill säga att du inte kan ha två regler med samma nummer. Namn på flextidsregel Regelns namn som beskriver vilken regel det är tal om. Skall det användas flextid Ja innebär att detta är en flextidsregel. Nej innebär att detta blir en fasttidsregel Typ av flextidsregel Här bestämmer man om det skall användas normaltid mot arbetstid eller flexzoner. Flexzoner Ger möjlighet att flextidzoner kan behandlas separat med egna flextidzoner på morgonen och en på kvällen. Detta kommer endast att påverka komp./frånvaro i kärntidzonen. De anställda skall alltid ha ett flextidsaldo. Någon har behov för att kunna visa hur flextidsresultatet framkommer. Dvs. hur mycket som kommer från morgonen, kvällen eller lunchen. Med funktionen kommer inte flextid längre ha något med arbetstidens längd att göra. Endast vad du har tjänat upp i flextidzonen, eventuellt avsaknad av tid i den delen av flextidzonen som är innanför ordinär arbetstid. Kärntid = Tid mellan kärntidens start och kärntidens slut Tid(en) mellan rast start och rast slut. Använder man Flextidzoner, kan det inte användas frånvaroregel för utvidgat frånvarozon. Detta för att flextidzonen är avhängig av att frånvaro start = den normala arbetstidens start. Konsekvens: Deltidsanställda med samma arbetstidslängd, men med olika start tidpunkt för när de kommer på jobb, kan inte längre ha samma schema. Detta innebär att man måste laga flera scheman. Använd arbetstidslängd för flextid (Detta val kommer bara upp om det är satt Ja i Skall det används flextid.) Ja betyder att underlaget för om man uppnår plus- eller minustid på flextidssaldon är arbetstidens längd. Arbetstidens längd anges på beräkningsschemat (där man också väljer vilken flextidsregel som skall användas). Nej betyder att man inte uppnår plus- eller minustid på flextidssaldon i förhållande till arbetstidslängden (angett på beräkningsschema), men mot Underlag för beräkning av flextid. Där man använder flextid är det vanlig att sätta Ja här. Då kan denna regel användas på alla scheman med flextid (eftersom det är på schemat du sätter antalet timmar du jämför mot). Underlag för beräkning av flextid Antal timmar och minuter man måste jobba för att uppnå plus- eller minustid på flextidssaldon. Gäller bara när man har svarat Nej i Använd arbetstidslängd för flextid. Koder och kategorier 7

14 Där du väljer att göra detta måste du skapa en regel för den arbetstidslängd du har. De flesta väljer därför att sätta att det skall jämföras mot arbetstidens längd (som bestäms på beräkningsschemat). Grundregler för Frånvaro Vilken avsikt/funktion har Frånvaro? I denna skärmbild definieras regler runt behandling av frånvaro. Du upprättar de regler för frånvaroberäkning som gäller på din arbetsplats. Det kan vara olika regler för olika grupper av anställda, men vanligtvis följer ett företag ett gemensamt regelverk för frånvaroberäkning. Var hänvisas det till Frånvaro? När man skapar beräkningsschema anger man där vilken frånvaroregel som används för det beräkningsschemat. Fältbeskrivningar för skärmbilden Frånvaro Skärmbilden består av två fält där fältet till vänster listar de regler som är definierade. Genom att klicka på raden visas posten i fältet till höger, och du kan företa eventuella korrigeringar. Du kan flytta bilden mot höger genom att dra rullisten mot höger. Regel nr Regelns nummer. Detta är unikt, det vill säga att du inte kan ha två regler med samma nummer. Namn på frånvaroregeln Regelns namn som beskriver vilken regel det är tal om. Det rekommenderas att använda en beskrivande text för frånvaroregeln Begränsning av frånvarotiden WinTid har definierat fasta grundregler för frånvarobegränsning som du kan välja mellan i detta fält. Genom att klicka på fältet får du fram de tre alternativen du kan välja mellan: 1. Ingen begränsning Dvs. du kan ha obegränsat med frånvarotid per dygn. Frånvarotiden kommer ändå att begränsas av de tidsavgränsningar du anger för när du kan få frånvarotid i beräkningsschemat. Se tidszoner i beräkningsschemat. 2. Summan av frånvarotid och normaltid begränsas till frånvarodag. Avgränsningen för när du kan få frånvarotid sätts i beräkningsschema, men frånvarotiden värderas tillsammans med normaltiden (betald tid) så att den inte överstiger en frånvarodag. Hur lång frånvarodagen är, bestämmer du i de nästa fälten. Vid flextid betyder detta att du inte kan uppnå plusstid på en dag som innehåller frånvarotid. 3. Summan av frånvaro begränsas till frånvarodag. Längden på frånvaro i loppet av en dag begränsas till längden av en frånvarodag. Dvs. den jämförs inte med annan tid den dagen. Avgränsningen av när du uppnår frånvarotid sätts i tidzoner i beräkningsschema. Använd arbetstidslängd Ja betyder att antal timmar för en frånvarodag sätts lika med arbetstidens längd. Arbetstidens längd anges på beräkningsschemat (där man också väljer vilken frånvaroregel som skall användas). 8 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

15 Nej betyder att antal timmar för en frånvarodag sätts här i frånvaroregeln (kommer som nästa fält). Detta fält måste också fyllas i. Grundregler för Avrundning Vilken avsikt/funktion har Avrundning? I denna skärmbild definieras regler runt avrundning av resultat. Du kan definiera regelverk för hur du önskar att avrunda stämplingar och resultatet per dag. Resultatet du kan påverka genom avrundning är normaltidsresultat, övertid och tilläggstid. Om ni t.ex. bara utbetalar hel och halv timme övertid, måste du definiera hur avrundningen skall utförs. Det är som regel samma regel för detta för alla anställda, även om de har olika arbetstider. På det sättet skapar du en regel som du använder i alla beräkningsscheman du skapar. Var hänvisas det till Avrundning? När man skapar beräkningsschema anger man där vilken avrundningsregel som används för detta beräkningsschema. Fältbeskrivningar för skärmbilden Avrundning Skärmbilden består av två fält där fältet till vänster listar de regler som är definierade. Du kan flytta bilden mot höger genom att dra linjalmarkören mot höger. Genom att klicka på raden visas posten i fältet till höger, och du kan företa eventuella korrigeringar. Regel nr Regelns nummer. Detta är unikt, det vill säga att du inte kan ha två regler med samma nummer. Namn på avrundningsregeln Regelns namn som beskriver vilken regel det är tal om. Koder och kategorier 9

16 Avrundning av stämplingar Alla stämplingar kommer att bli avrundade om det är angivet här. Sätter man t.ex. Till närmaste 10 minuter Med gräns 5 minuter, kommer alla stämplingar beräknas från närmaste tio minuter. En stämpling 07:56 kommer att vara identisk med att stämpla 08:00, och en stämpling 15:04 är identisk med 15:00. Avrundning av normaltidsresultat Här anges hur den intjänade normaltiden skall avrundas (per dygn). Har du arbetat 7:44 och det här står Till närmaste 00:30 med gräns 00:25 kommer resultatet att bli 7:30 Normaltid är den tiden den anställda tjänar in som blir underlaget för den anställdas lön. Har den anställda fast lön, ackumuleras normaltiden och kan kontrolleras mot timtalet den anställda skall ha för att få lönen utbetald. Är den anställda timmavlönad och får betalt timme för timme, kommer kategorin normaltid visa hur många timmar den anställda skall ha betalt för. Det är för denna grupp det kan vara aktuellt att avrunda resultatet per dag för att betala hela halvtimmar eller kvarter. Vid flextid är det inte vanligt att avrunda detta dagligen, men efter en period (löneperiod). Se periodavrundning. Resultatet avrundas till närmaste timvärde. Värdet uppges i timmar och minuter. Ex. du önskar att sätta upp betald tid i hela kvarter och registrerar 00:15 i fältet. Du får en kvart betalt tid genom att jobba 8 minuter. Du uppger 00:08 i fältet med gräns. För var 8: e minut du jobbar över, får du en ny kvart tillgodo. Avrundning av tilläggsresultat Här anges hur den intjänade tilläggstiden skall avrundas (per dygn). Har du arbetat 5:44 timmar med tillägg och det här står Till närmaste 00:30 med gräns 00:25 blir resultatet 5:30 för tillägg. Avrundning av övertidsresultat Avrundning med gräns Här anges hur den intjänade övertiden skall avrundas (per dygn). Har du arbetat 2:44 övertid och det här står Till närmaste 00:30 med gräns 00:25 kommer resultatet att bli 2:30 övertid. Avrundning av övertidsresultat fungerar på samma sätt som avrundning av normaltidstimmar. Avrundningen sker per dag (för var förekomst av övertid), och läggs till överföringsprogrammet som överför övertidstimmarna till löneprogrammet dvs. avrundat totalt antal per period. Avrundningen kommer att ske för alla övertidskoder där du har specificerat att övertidskoden skall ta hänsyn till avrundningen. Det är två huvudmoment: Det är den totala övertiden som skall vara underlag för avrundningen, och det är då den sista använda övertidskategorin som skall avrundas. (I dagens lösning är det separat avrundning av de olika övertidskategorierna). När avrundningen gör att det läggs till tid så skall den tid som läggs till komma på den kategorin från övertidszonen som den nya tiden täcker. (I dagens lösning kommer all tillagt tid på sist använda övertidskategorin). Regeln som kan användas är Avrundning med gräns, så att man kan välja mellan dagens lösning ( Avrundning av varje övertidstyp för sig ) och det nya med att avrunda från total övertid, samt i detta fall genom att ange hur tillagd tid skall beräknas. 10 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

17 Avrunda var övertidstyp för sig; Betyder att var övertidskategori avrundas för sig (som det har varit i tidligare versioner). Avrunda från total övertid; Betyder att total övertid räknas ut och användas som underlag för vad som skall avrundas. Lägg resultatet på sist använda övertid; Bara synligt/tillgängligt när det är valt Avrunda från total övertid. När avrundningen gör att det skall läggas till tid, kommer den tillagda tiden att komma på sist använda kategori. Lägg ut resultatet från zoner; Bara synlig/tillgängligt när det är valt Avrunda från total övertid. När avrundningen gör att det skall läggas till tid, kommer den tillagda tiden att komma på den kategorin från schemat som den anställde skulle ha jobbat på. Avrundning med rest-hantering Genom att sätta kryss i Avrundning med resthantering, anger man att det skall användas totalavrundning för dagen och överföring av resterande tid till vald kategori. När denna är vald gäller följande regler: Total övertid skall avrundas så att det går upp i gränsvärdet. Det avrundas alltid ned. Restminuter som blir stående igen efter detta, överförs till angiven kategori. Om det är övertid på flera kategorier är regeln den att kategorin man först har uppfyllt skall bli stående. En eventuell rest blir på kategori nr. 2. Detta betyder att om man har 100 % på morgonen och 50 % på eftermiddagen, så är det från 50 % det blir en eventuell rest. Undantag är mertid då detta har första prioritet oansett. I exemplet ovanför betyder det att: Avrundning till 00:30. Resterande överförs till flextid för alla övertidskategorierna. Separat avrundning av Mertid Om man önskar separat avrundning av mertid, sätts en bock i fältet. Dvs. att för deltidsanställda som är tillknutna regelinställning övertid och mertidzon, kommer få avrundad mertid och övertid separat Koder och kategorier 11

18 Grundregler för Min/Max regel Vilken avsikt/funktion har Min/Max? I denna skärmbild definieras regler runt min- och maxvärden för hur du måste ha arbetat innan du kan få övertid. Minimum och maximum styr hur du måste ha arbetat innan du kan få övertid och hur mycket övertid du måste jobba för att få de olika övertidstilläggen. Minimum tid används för att säga att du inte får övertid innan du t.ex. har arbetat 07:30 med betald tid (normal tid). Det betyder att även om du jobbar utöver arbetstidens slut och skall ha övertid efter klockslaget på dygnet, kommer du inte uppnå detta innan du först har arbetat din normala dag. I fältet max tid innan övertid anger du hur mycket den anställde måste jobba innan han skall få övertid, detta om den anställde har startat tidigt den dagen och har rätt till övertid efter att ha arbetat 7:30. Man kan slå av min/max regler när man skapar ÖT - koder. Detta kan göras för varje enskild kod. Var hänvisas det till Min/Max? När man skapar beräkningsschema anger man där vilken min/maxregel som används för det beräkningsschemat. 12 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

19 Fältbeskrivningar för skärmbilden Min/Max Skärmbilden består av två fält där fältet till vänster listar de regler som är definierade. Genom att klicka på raden visas posten i fältet till höger och du kan företa korrigeringar. Du kan flytta bilden mot höger genom att dra rullisten mot höger. Regel nr Regelns nummer. Detta är unikt, det vill säga att du inte kan ha två regler med samma nummer. Namn på min/max regel Regelns namn som beskriver vilken regel det är tal om. Används också före arbetstidens början När denna är förkryssad, så gäller regeln också vid beräkning av övertid före arbetstidens början. Se Fasta data Kopplingsdata Lönegrupper, här bestäms om det skall används en eller flera ÖT koder per dag. Används också före arbetstidens slut När denna är förkryssad, så gäller regeln också vid beräkning av övertid efter arbetstidens slut. Se Fasta data Kopplingsdata Lönegrupp, här bestäms om det skall användas en eller flera ÖT koder per dag. Används arb. tidslängd som min. för normaltid Ja betyder att de anställda måste jobba lika många timmar som arbetstidens längd (satt i beräkningsschemat) innan det intjänas övertid, oavhängigt av när på dygnet det arbetas. Nej betyder att det inte jämförs mot arbetstidens längd, utan mot det du sätter in i fältet Min. tid för normaltid. Sätter du 00:00 här betyder det att de får övertid med en gång de jobbar i övertidsrummet du bestämmer i beräkningsschemat. Används arb. tidslängd som max för normaltid Ja betyder att de anställda får övertid efter att ha arbetat det antal timmar som är satt som arbetstidens längd (satt i beräkningsschemat). Nej betyder att det inte jämförs mot arbetstidens längd, utan mot det du sätter in i fältet Max tid för normaltid. Sätter du 00:00 här betyder det att de får övertid med en gång de jobbar i övertidsrummet som du bestämmer i beräkningsschemat. Koder och kategorier 13

20 Minimum normaltid Bara giltig om Nej är angivet i Används arb. tidslängd som min. för normaltid. Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas innan tiden kan bli intjänad som övertid. Max normaltid Bara giltig om Nej är angivet i Används arb. tidslängd som max. för normaltid. Efter det antal timmar/minuter som anges här blir resterande tid övertid. Normaltid överförs till Genom val Samlat (se avsnittet Nytt fält i lönegruppen för övertidsbruk ) i lönegruppen och genom användning av ÖT kod inom normaltiden, kommer man vid detta tillfälle först få 50 % ÖT och först därefter 100 % ÖT. Väljer man 100 % i fältet, får man 100 % ÖT vid ÖT inom normaltiden Minimum övertid 1 Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Max övertid 1 Efter det antal timmar/minuter som anges här träder nästa övertidssats i kraft. Minimum övertid 2 Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Max övertid 2 Efter det antal timmar/minuter som anges här träder nästa övertidssats i kraft. Minimum övertid 3 Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Max övertid 3 Efter det antal timmar/minuter som anges här träder nästa övertidssats i kraft. Minimum övertid 4 Antal timmar/minuter som anges här måste arbetas med denna övertidssats innan nästa sats kan träda i kraft. Max övertid 4 Efter det antal timmar/minuter som anges här träder nästa övertidssats i kraft. Minimum övertidsgräns Detta fält anger hur mycket övertid man måste jobba för att få övertid. Anger man 00:30 timmar som övertidsgräns, måste man jobba en halvtimme ÖT innan man kan få ÖT. Struken ÖT överförs till kategori Har man stämplat ÖT och minimum övertidsgräns inte är uppfylld, kan man överföra detta resultat till en annan kategori t.ex. flextid. Grundregler för Rast Vilken avsikt/funktion har Rast? I denna skärmbild definieras reglerna runt behandling av rast. Rasthantering i WinTid är utvidgat så att man för varje rast skall kunna registrera rastfrånvaro. Detta för att den enskilda anställda skall kunna följa med på hur mycket rast man har tagit ut i löpet av en dag. Detta gäller onlineberäkning av rast. 14 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

21 Var hänvisas det till Rast? När man skapar beräkningsschema anger man där vilken rastregel som används för det beräkningsschemat. Fältbeskrivningar för skärmbilden Rast Regel nr Regelns nummer. Detta är unikt, det vill säga att du inte kan ha två regler med samma nummer. Regel namn Här skriver man in regelns namn som beskriver vilken regel detta gäller. Fast rast Fältet är tänkt att användas vid fasta raster där rastlängd = rastzon och de anställda inte skall stämpla rast. Genom att sätta bock i fältet fast rast, kommer WinTid alltid att ge rast i rastzonen oavsett när de anställda lämnar arbetsplatsen efter att rasten har inträffat. Produktionen stoppas under rasten som är samma för alla. Det är därför inte möjligt att jobba någon minut extra för att man skall förlänga arbetet t.ex. mitt i rasten. All instämplad tid som ligger innanför rastzonen betraktas som rast Rastens längd Här lägger man in tiden för hur lång rasten skall vara. Rastens varighet, om man inte stämplar rast. Om det anges rastlängd i beräkningsschema kommer värdet att överstyra det som ligger här i regeln. Minimum rast Om det stämplas rast skall det alltid dras minimum denna tid. Om detta värde är 00:00 så är det rastens längd som används vid beräkning. Maximum rast Här anges värdet för hur lång rasten kan vara utan att vara olovlig. Om detta värde är 00:00 så är det rastens längd som används vid beräkning. Gör avdrag för maximum rast när raststämpling saknas; Detta fält anger att det skall göras maximalt rastavdrag när man inte har stämplat rast. Default är ej ikryssat. Koder och kategorier 15

22 Minimumtid före rast Det skall ej göras rastavdrag innan man har arbetat minmumtiden. Denna parameter kontrolleras mot normaltid/normaltid&mertid (inkluderar därmed frånvarotid som uppdaterar normaltid). I situationer där det är stämplat frånvarotid utanför frånvarozonen och minimumtiden inte är uppfylld och i tillägg att frånvarostämplingen är gjord efter rasten slut, så dras det inte rast från närvarotiden. Frånvarokod för rast Här anges frånvarokoden för rast om man skall stämpla rast som frånvaro. Stämpling på denna kod ger onlineberäknad rasttid. Rastresultatet visas på frånvarokodens kategori även när rast stämplas som in/ut utan att använda frånvarokoden. Kategori för ej utnyttjad rast Resultatet för tiden som blir intjänad mellan minimum rast och rastens längd hamnar på kategori 50. Denna kategori är hårdkodad och kan inte ändras. Kategori för för mycket rast Tiden mellan rastens längd till maximum rast hamnar på kategori 51. Denna kategori är hårdkodad och kan inte ändras. Om man använder ett flextisschema utan flexzoner dras denna tid även av normaltiden och påverkar därmed flextiden. Om man använder flexzoner påverkar det flextiden och vid fast tid så ger det avdrag på normaltiden och eventuellt olovlig frånvaro. Kategori för tid utöver maximum Tiden utöver maximum rast hamnar på kategori 52. Denna kategori är hårdkodad och kan inte ändras. Om det finns flextidsscheman utanför flexzoner, kommer tiden också ge det som saknas av normaltid och därmed påverka flextiden. Vid tid utöver maximum vid användning av flexzoner Vid fasttid kommer tiden medföra att normaltiden reduceras och därmed medföra ogiltig frånvaro Om man stämplar ut och därefter in igen utanför tidpunkterna Avdragskategori för tid utöver maximum vid användning av flexzoner Denna parameter används endast av scheman med flexzoner. Här läggs det in vilken kategori tiden utöver Max rast som skall dras ifrån. Här finns en rullgardinslista där det kan väljas kategori 2,4 eller >2000. Beräkningsschema Vilken avsikt/funktion har ett Beräkningsschema? I beräkningsschemat lägger du in regelverk för hur en dag skall beräknas för en anställd. Det betyder att det är till beräkningsschemat du måste gå för att förstå resultatet efter beräkning. Genom definiering av ett beräkningsschema, rekommenderas det att du först tecknar upp en tidslinje och märker av när du kan ha frånvaro, arbetstid, övertid, kärntid, pauser etc. Själva definieringen utförs i tre steg: 1. Grunddata för schema. Du knyter här regelverk för flextid, frånvaro, avrundning och min./max till schemat. I tillägg definierar du arbetsdagens längd i timmar, samt eventuell utvidgning av dygnet. 2. Upprätta tidzoner där du definierar vilka slags beräkningsregler som gäller för de olika tidsintervallerna och om schemat skall bytas ut vid helgdagar, och ev. helgdagsersättning. Du kan också kopiera schemat till ett nytt schema. 3. Definiering av tillägg och tidpunkter de skall gälla för. Grunddata för schema Inläggning av basinformation om hur beräkningsschemat skall definieras. Det vill säga vilket regelverk för flextid, frånvaro, avrundning och min/max som skall användas. 16 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

23 Schema nr. Beräkningsschema nummer. Detta är unikt, det vill säga att du inte kan ha två beräkningsscheman med samma nummer. Genom att kontrollera i listan till vänster i skärmbilden ser du vilket nummer som används. Schema namn Beräkningsschema namn som beskriver vilken regelverk som schemat gäller för. T.ex. Fast tid vardag Flextid vinter 7.5 timmars dag. Scheman kort-namn Här kan man lägga in ett kortnamn för schema som visas i arbetsplanen. Läs mer om arbetsplanen under Dagliga data och arbetsplan. Rast regel nr Här läggs det in egendefinierade regler för användning av rast. Läs mer om användning av rastregel under Fasta data Grundregler Rast. Regel nr. för beräkning av flextid Koppla önskad regel för flextid genom att klicka i fältet och därefter välja från menyn. Om beräkningsschemat skall behandla flextid eller måltid (dvs. att intjänad tid skall jämföras mot något t.ex. längden på arbetsdagen), måste du koppla rätt kod i fältet. Du kan ha två kriterier för hur flextiden skall mätas, antingen mot ett fast timtal 7:30, eller mot en variabel arbetsdagens längd som du registrerar längre ned på denna sida. Vid fast arbetstid väljer du kod 0 = Fast tid. Med denna kod blir inte kategorin Flextid använd vid beräkning av resultatet. Se också Fasta data Beräkningsschema Grundregler. Regel nr. för beräkning av frånvarotid Du har flera alternativ för att avgränsa frånvarotid i WinTid. Dessa är: Koder och kategorier 17

24 Fast frånvarotid (ingen begränsning) sätts till att gälla mellan två tidpunkter. Frånvaron begränsas då till detta intervall och kommer att ge frånvarotid fram till denna sluttidpunkt för frånvarointervallet eller från starttidspunkten genom instämpling efter frånvaro som du har börjat arbetsdagen med. Används i beräkningsschema för fast tid och för flextid där det skall vara möjligt att jobba innan frånvarons start och få detta som plustid på flextidssaldot när du stämplar ut på frånvaro för resten av dagen. Frånvarotid som beräknas av summan av arbetad tid och frånvarotid inte skall överstiga ett antal timmar. Detta kan vara ett fast värde eller arbetsdagens längd. Genom att använda denna form av frånvaroberäkning, kan du inte få plustid på flextidssaldot om du kommer innan frånvarodagens start. Resultatet kommer att överstyras av stämplingsmönstret dvs. antal stämplingspar och ordningsföljden på stämplingarna. Se Fasta data Beräkningsschema Grundregler Använd scrollfönstret till att se alternativa regler för beräkning av frånvaro och välj önskad regel. Avrundningsregel nr I WinTid kan du avrunda stämplingarna och resultatet för normaltid, övertid och tillägg. Det betyder att det måste skapas avrundningsregler för alla kombinationer av avrundningar som önskas. Det kan vara för att avrunda stämplingar och runda av övertid eller bara avrunda övertidsresultatet. Se Fasta data Beräkningsschema Grundregler Min/Max regel nr Min./Max regler bestämmer när den anställda är berättigad till övertid. Övertid beror också på att det stämplas övertid eller att den anställda automatisk tillgodogörs övertid genom arbete i övertidszonen. Om andra kriterier som om den anställda först skall ha arbetat en full dag eller ett givet antal timmar skall läggs som grund, måste dessa definieras som en Min/Max regel. Arbetstidslängden Alla ovannämnda regler kan använda arbetstidslängd som beräkningsunderlag. Värdet skrivs i timmar och minuter. Arbetstidslängden används också till att bedöma om frånvaro på dagen utgör halv eller hel dag (utifrån % satsen som är satt i lönegruppen/frånvarokoder). (Står det 00:00 kommer dagens resultat att kunna vara t.ex.7 timmar, men det blir 0 dagar) Dygnets utvidgning På nästa sida skall du dela in dygnet i tidsintervall och beskriva vilken slags tid som upparbetas i intervallen. Det vanligaste är att starta från kl. 00:00 och dela in dygnet därifrån. För arbete som pågår på dagtid håller detta vanligtvis, då de anställda som regel inte fortsätter att arbeta efter kl För anställda med arbetstid på eftermiddag, kväll och natt, måste du utvidga dygnet med så många timmar att in- och utstämpling behandlas lika. Detta gör du genom att sätta ett timmantal i detta fält. Hur länge du skall förlänga dygnet bestämmer du genom att säga hur länge den anställda jobbar på det enskilda skiftet. Tid efter går över på dag 2. Ett dygn begränsas till att utvidgas med 23:59 timmar/minuter. Detta betyder att t.ex. för ett nattskift som börjar kl. 23:30 kan pågå till kl. 23:59 dagen efter, dvs. vederbörande kan jobba i 24.5 timmar. Negativ Nej betyder att dygnet du beskriver med detta schema är utvidgat in i nästa dygn som är beskrivet i Dygnets utvidgning. (Dag 2) Ja betyder att dygnet du beskriver med detta schema är utvidgat (det vill säga startar) i förra dygnet. (Dag 0) Ex. du vill att resultatet för skiftet som går från kl. 22:00 till 06:00 skall komma på det dygnet du jobbar mest (dvs. från 00:00 till 06:00 i mitt exempel). Du måste då använda Negativ = Ja för att få till detta. Hur länge måste du vara ute innan ny dag startar? En instämpling värderas om den tillhör avslutad dag eller skall vara starten på en ny dag. Detta kan vara svårt att värdera vid de tillfällen då instämplingen kommer inom den förlängningen som du har utvidgat dygnet med. Är detta en ny dag eller skall tiden beräknas tillsammans med sista dagens resultat? Fältet bestämmer att om instämplingen kommer efter det antal timmar du har satt här, kommer instämplingen att vara starten på en ny arbetsdag, kommer den inom skall tiden behandlas tillsammans med dagens resultat. Exempel: Eftermiddagsskiftet går från kl.14:00 till 22:00, du väljer att utvidga dygnet med 12 timmar dvs. till klockan 12:00 på dag 2. Detta betyder att det skiftet kan jobba fram till denna tidpunkt. Med 6 timmar i fältet innan ny dag startar, betyder det att om den anställd stämplar ut normalt kl. 22:00, måste han stämpla in igen innan kl. 04:.00 för att 18 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

25 tiden skall behandlas tillsammans med eftermiddagsskiftet. Instämpling efter kl. 04:0 startar en ny dag. Observera att det beräknas i förhållande till utstämplingstidspunkten. Skall schema bytas ut vid helgdag? I detta fält kan man välja mellan Ja eller Nej. I de flesta scheman önskar vi att byta ut schema på helgdagar. Men om man har en deltidsanställd som har fritt varje onsdag, önskar man inte att detta schema skall bytas ut på onsdag innan skärtorsdag. Värde för helgdagsersättning Här lägger man in det antal timmar som skall utbetalas på helgdagen. Detta fält knyts automatisk mot frånvarokoden helgdagsersättning som är angiven i lönegruppen. Detta fält i beräkningsschemat fungerar på alla typ-dagar. Som exempel på onsdag innan skärtorsdag kan man lägga in 2,5 timme med helgersättning, kombinerat med att man jobbar till exempel 5 timmar. Helgdagsersättning kombinerat med frånvaro (norsk) Om man ligger in en frånvaro till exempel Sjuk, vill man ändå få helgdagsersättningn på helgdagen och att sjukfrånvaron fortsättar. Om man önskar att ta bort helgdagsersättningn för att man har en okänd frånvaro innan och efter helgdagen, måste man fysiskt ändra schemat på helgdagen till ett schema som inte innehåller timmar i fältet Värde för helgdagsersättning. Skall regelinställning för övertid användas Här sätter du in ja eller nej. Läs mer om hur man lägger in egen regel för övertidsinställning under Fasta data beräkningsschema och kalender- Regelinställning Kopiera detta schema till schema nr Speciell funktion för att snabbt kunna skapa ett beräkningsschema. Du kan kopiera ett existerande schema till det numret du anger i detta fält. Du hämtar först fram det schema du önskar att kopiera genom att klicka på tabellen till vänster på skärmen, så att fälten i grunddata är utfyllt. Sätt in vilket schemanummer du vill att det nya schemat skall ha. Klicka därefter på kopiera knappen. Schemanamn ändras till Kopia av x schema. Starta med att ändra detta. Beräkningsschemat innehåller hela uppsättningen av det schema du kopierade från. Schemat används i följande kalender Här visas en översikt över vilka kalendrar som är tillknutna valt beräkningsschema. I vänster kolumn är en översikt över alla beräkningsscheman som är tillgängliga i WinTid. De scheman som har en mörkare grå underton visar scheman som är använt som en korrektion for enskilda anställda i stämplingsbilden. De scheman som har ljusröd text är scheman som inte är knutna till någon kalender eller som används som en korrektion Tidszoner för schema I denna del delar du in dygnet i tidzoner genom att ange en beräkningstyp för intervallet. Tid arbetat i intervallet tillgodoräknas/uppdaterar en kategori t.ex. 50 % övertid, semester, normaltid. Kategori skall vanligtvis aldrig ändras. Koder och kategorier 19

26 Fr.o.m. klockan Beräkningstypen gäller från och med detta klockslag. Dygnet startar klockan och beräkningstypen varar fram till nästa beräkningstyp startar. Du skall hela tiden markera starten på när enskilda beräkningstyper startar, men samtidig måste också enskilda beräkningstyper markeras när de slutar. (Detta gäller frånvaro, kärntid, paus). Du fyller ut raden genom att ange klockslag för start/stopp av beräkningstypen. Dag nr Ange dag - nummer så att det sorteras korrekt. Du kan lägga in tidsintervallen i önskad turordning, men det rekommenderas att starta från kl på dag 1 och definiera framåt. Se förklaringen under rubrik Dygnets utvidgning för att förstå avsikten med Dag 1 och Dag 2. Beräkningstyp Använd uppslagsboxen till att välja rätt beräkningstyp. Behandlingen/uträkningen av resultatet styrs av beräkningstyperna. Beräkningstyperna är fasta och du kan inte definiera nya eller ändra dessa. De som är tillgängliga visas i uppslagsboxen genom att klicka i fältet. 0 - Ingen beräkningstyp. Denna visas automatisk vid uppsättning av ett nytt tidsintervall. Genom att använda denna beräkningstyp, kommer arbetad tid i detta intervall att läggs till en kategori som kallas Ingen. Denna kategori kan användas till att visa tid inarbetad i tidsrum där det inte skall vara möjligt att få arbetstiden godkänd. 1 - Normal tid. Begreppet normaltid används i WinTid som godkänd normalarbetstid. För fast arbetstid motsvarar detta längden på arbetsdagen och du markerar normaltid från den tidpunkt arbetsdagen skall börja t.ex. kl. 07:00. Nästa beräkningstyp t.ex. Övertid i zon 1 (för 50 % övertidstillägg) startas efter längden på arbetsdagen t.ex. kl. 15:00 om arbetsdagen är 8 timmar och det skall läggas ut paus. För flextidsberäkning startas normaltiden från den tidpunkten de anställda kan börja arbetsdagen kl. 07:00. Nästa beräkningstyp startas på den tidpunkt de anställda under normala förhållanden inte skall arbeta utöver kl. 18:00. Arbetad tid i detta tidsrum får kategoribetäckningen normaltid. Denna mäts mot längden på arbetsdagen (satt på sidan 1 i beräkningsschemat) och du får +/- på kategorin Flextid. Se också Grundregler för Flextid 11 - Övertidsats 1. Används till att beskriva övergång från normaltid till första övertidszonen. Normalt kommer detta att vara 50 % övertidstillägg, men du kan även styra det till den kategorin du önskar. Se Kategorier 12 - Övertidsats 2. Används till att beskriva övergång från första övertidszonen till nästa. Normalt kommer detta vara 100 % övertidstillägg, men du kan även styra det till den kategorin du önskar. Se Kategorier 13 - Övertidsats 3. Används till att beskriva övergång från andra övertidszonen till nästa. Normalt kommer detta vara 133 % övertidstillägg, men du kan även styra det till den kategorin du önskar. Se Kategorier 14 - Övertidsats 4. Används till att beskriva övergång från tredje övertidszonen till nästa. Normalt kommer detta att vara 200 % övertidstillägg, men du kan även styra det till den kategorin du önskar. Se Kategorier 20 - Normaltid & Mertid. Används för deltidsanställda som skall ha mertid för tiden mellan arbetstidslängden och gränsen för att få övertid. En 20 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

27 deltidsanställd som har 6 timmars arbetsdag (80 %) får inte övertid innan efter att ha arbetad 7:30. När han läggs på övertidsarbete skall han ha 1:30 mertid innan han får övertidsbetalt Frånvarotid start. För att WinTid skall avgränsa frånvaroperioden, måste den startas och stoppas. Om du önskar att styra/begränsa frånvarotid rekommenderas det att du startar frånvaron på den tidpunkten arbetsdagen startar (gäller de flesta arbetstidsavtal). Frånvaron stoppar du det klockslaget arbetsdagen slutar, även om den anställde stämplar ut på en frånvaro och inte kommer tillbaka, kommer frånvarotid och arbetstid sluta detta klockslag. Utvidgad frånvaroperiod (längre än en arbetsdag) kan användas och avgränsningen måste ses i sammanhang med Regler för beräkning av frånvarotid Frånvarotid slut. Tidpunkt för när frånvarotid avslutas. Se frånvarotid start Kärntid start. Kärntid används bara som markering i WinTid och påverkar ingen beräkningsregler dvs. den påverkar inga kategorier. Kärntid start markerar senaste tidpunkt de anställda kan starta arbetsdagen. Stämpling inom kärntiden, kommer att bli märkt och kan tas ut i egna rapporter Kärntid slut. Markerar tidpunkt för tidigaste tidpunkt de anställda kan avsluta arbetsdagen. Se kärntid start Rast start. Om rast skall läggas ut på arbetstiden (normaltiden), måste den läggs in som egen beräkningstyp. De som har betald rast, skall inte lägga in denna markering! Under kategori anger du längden och tiden som läggas ut t.ex. 00:30. Du kan lägga flera raster under en dag. Rast kan också styras med hjälp av speciella tillägg Rast slut. Läggs in med tidpunkt där rasten skall vara slut Automatisk instämpling Används om det önskas att de anställda skall kunna stämplas in automatisk på ett givet klockslag Automatisk utstämpling. Används om det önskas att de anställda skall kunna stämplas ut automatisk på ett givet klockslag. Om de GLÖMMER att stämpla ut sig, läggs denna beräkningstyp in på önskat klockslag och den anställda får då detta som utstämplingsklockslag, men samtidig också besked om att vederbörande glömt att stämpla ut sig i går genom nästa instämpling. Det rekommenderas inte att använda denna funktion, då de anställda kan spekulera i detta genom att låta bli att stämpla om de går 130- Avrundning innan/efter. Denna beräkningstyp kan ändra in/utstämplingstidspunkten och avrunda tiden för detta klockslag. Hur mycket avrundning du tillåter markerar du under kategorikolumnen genom att sätta från tid och till tid. Exempel: Arbetsdagen för en fast anställd börjar klockan 08:00, men om du vill tillåta och inte straffa den anställda om vederbörande kommer klockan 08:10, men samtidig inte ge övertid om vederbörande kommer in klockan 07:45. Lägg in denna beräkningstyp klockan 08:00 och sätt innan till 00:15 och efter till 00:10. All instämpling i detta intervall kommer att ge in tid klockan 08:00 genom beräkning. Gör eventuellt motsvarande vid arbetsdagens slut Övertid efter arbetstidens slut Detta är en speciell beräkningstyp som gäller tillsammans med en övertidskod (kod 9) och bara för flextidsregler. Den används om den anställda inte kan få övertid innan ett bestämt klockslag t.ex. kl. 16:00 oavsett hur länge den anställd har arbetat innan detta klockslag. Se Övertidskoder 150- Begränsat flextid start. Denna beräkningstyp kan bara användas i scheman som inte innehåller Normaltidszon, till exempel på lördag och söndagsschema. Genom användning av denna beräkningstyp tillsammans med beräkningstyp Begränsad flextid slut, kan vederbörande upparbeta flextid på till exempel en lördag. Under kategori anger du längden på flextiden den anställda måste jobba innan vederbörande kan få övertid, till exempel 05: Begränsad flextid slut. Används tillsammans med beräkningstyp 150 Begränsad Flextid slut. 160 Rastavdrag start. Denna markerar starten på en giltig rastzon. Det är endast tillåtet med en sådan markering per rastzon i schema. Rastavdrag slut är inte nödvändig då denna blir rastavdrag start + rastens längd. Kategori Kategori är resultatsaldo dvs. något som tid samlas upp på genom beräkning. Några kategorier är fasta sådana som normaltid, 50 % övertidstillägg, mertid, flextid, medan andra skapas av frånvarokoder. Se Frånvarokoder. I beräkningsschemat fylls kategori ut automatiskt, men den kan överstyras. Det betyder att du i schemat kan få övertid i zon 1 som normalt har 50 % tillägg, till att bli till exempel 100 % tillägg genom att ändra kategorierna här. Kommentar Detta är fritext fält för intern användning till en kort beskrivning av avsikten med beräkningstypen/kategori kopplingen. Fältet är 60 tecken långt. Förslag på text i hjälpfältet Start på arbetsperioden från kl. 00:00 och ange klockslag för start av var ny tidzon/beräkningstyp. Tidzonen varar fram till nästa tidzon startas. Koder och kategorier 21

28 Några beräkningstyper frånvaro och kärntid kräver egen sluttidpunkt och beräkningstyp. Flextid på lördag Det kan upparbetas flextid på lördag, utan att det läggs in Normaltid. Beräkningstypen Flextid start och Flextid slut används. Antal maxtimmar för flextiden måste anges i samband med Flextid start. Tillägg för schema Det kan definieras obegränsat antal tillägg för varje beräkningsschema. Tillägg är till exempel extra ersättning genom arbete på speciella tider av dygnet och på helger, men det kan också vara tillägg som följer hela skift som OB (obekväm tillägg). Dessa tillägg får inte blandas ihop med övertidstilläggen på 50 % och 100 %. Tilläggen är fast definierade och motsvarar en kategori De olika tilläggskodernas betydelse Vanligt tillägg 1 Vanligt tillägg 19 Dessa tilläggen används till att visa tid i de intervall du sätter i skärmbilden. Du kan sätta min- och maxvärden på det som intjänas. Tillägg 45 Pausavdrag i normaltiden Med detta tillägg kan du göra avdrag/inte avdrag för paus så länge vederbörande har arbetat. Du anger tidsrummet för normaltiden, samt hur länge det måste jobbas innan paus skall tas, och du anger hur lång pausen är (alltså hur mycket som skall dras av). Tillägg 70 Tillägg 79 (Jourtillägg) Detta är tillägg som bara verkar tillsammans med övertidskod 7. Det vill säga att det måste stämplas övertidskod 7 för att tillägget skall verka. 22 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

29 Exempel på användning av vanliga tillägg / kvällstillägg I detta exempel blir det intjänad tid på tillägg i tidsrummet mellan klockan 18:00 och klockan 23:59 på kvällen. Det är också bockat för att detta tillägg bara skall gälla alla typ av dagar på följande veckodagar, måndag, tisdag, onsdag, torsdag och fredag. Det är inte satt några begränsningar i de två nederste fälten (Parameter 1 och Parameter 2), så att all arbetad tid i tidsrummet kommer att ge tid på tillägget. Det är också upprättat ett fält för Ersättningstillägg. Detta fungerar så att tillägget som är angivet i fältet, skall ändras till ett annat tillägg vid t.ex. sjukdom. För frånvarokoden sjuk måste man i tillägget sätta ett kryss för använd ersättnings tillägg. Se mer om detta under frånvarokoder. Det är möjligt att välja flera kategorier som skall reducera tillägg i beräkningsschema. Genom at trycka på knappen urval får man upp en ny skärmbild, där man kan välja kategorier. Dra aktuella kategorier över till högra sidan och tryck OK. Koder och kategorier 23

30 Fältet reducera tillägg vid kategori listar upp vilka kategorinummer som är valt. Det är inte möjligt att editera direkt i fältet, men via urvalsknappen. För att kategorin skall reducera tillägget, måste tillägget vara upptjänad innanför tidpunkterna som tillägget gäller. Kategori: I fältet kategori hämtas tillägget upp. Namn på tillägget skapas i Underhåll Grundregister Kategorier. Typ tillägg: Man ger tillägget egenskaper genom att välja vilken typ av tillägg man skall ha. Detta gör det möjligt att ha flera tillägg med samma egenskap. Det är ingen begränsning på hur många tillägg man kan skapa. Namn: Namnet på tillägget måste vara unik vid skapandet av flera tillägg under samma kategori. Gälla alla typ av dagar/skall gälla för dagtyp I nästa exempel kommer ett tillägg bara bli givet där det är en helgdag typ 1, oavsett vilken veckodag helgdagen infaller på 24 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

31 Det är också möjligt att definiera att ett tillägg bara skall gälla då en helgdagstyp infaller på en speciell veckodag. Nedanför är ett exempel som ger tillägget bara där nyårsafton infaller på en söndag. Exempel på avvändning av tillägg 45 (rastavdrag i normaltid) I detta exempel är det bestämt att efter man har jobbat fem och en halv timme i tidsrummet 7-15 kommer det att blir dragit av en halv timme i rast Koder och kategorier 25

32 Helgdagar Vilken avsikt/funktion har helgdagar? Du har även möjlighet att skapa helgdagar och speciella dagar som kan kopplas till egna beräkningsscheman genom upplägg av kalender. Kopplingen sker genom att du definiera helgdagsprofiler som du använder vid upplägg av kalender. Genom att skapa profilerna sätter du samman vilket beräkningsschema (regler) som skall gälla på de olika typerna av helgdagar och speciella dagar. Du kan skapa så många profiler som du önskar på samma sätt som du kan definiera vilket som helst datum med önskad typ. Helgdagar delas i två grupper fasta helgdagar och rörliga helgdagar. De flesta fasta helgdagar och rörliga helgdagar är förhandsdefinierade. Vi har också skapat fyra olika helgdagstyper som kommer att täcka behovet för helgdagsgruppering hos de flesta. Helgdagar används vid upplägg av kalender, så att den anställda blir uppsatt med korrekt beräkningsschema på dessa dagar. Markering av helgdagar uppdateras i årskalendern. Grunddata helgdagar Skärmbilden visar översikt över helgdagstyperna och block av rörliga helgdagar. Helgdagstyper - Grunddata. Helgdagstyperna är koder för att gruppera avvikande dagar. Alla dagar i årskalendern har i utgångspunkt typ 0. Du väljer även vilka dagar du använder till de enskilda koderna, men vi rekommenderar att använda förslagen under typerna. Först definierar du de typer du har använt förr, efteråt skall du märka datumen med dessa typer. Typ = 1 Används på helgdagar. Exempel: 1.1, 1.5, 24.12, 25.12, och Detta är vanligtvis fridagar för de flesta arbetstagare. Typ = 2 Dagar innan helgdagar. Detta kan vara torsdag innan långfredag, dag innan midsommar. Detta är dagar som kan ha reducerad arbetstid. Typ = 3 Andra reducerade arbetsdagar t.ex. Allhelgonafton och dag före julafton. Om du har samma arbetstid på Allhelgonafton som dag innan långfredag, använder du typ 2 på Allhelgonafton också. Typ = 4 Mellandagar. Bara aktuellt för de som har avvikande arbetsdag dessa dagar. Typ = 5 Om arbetstiden på Allhelgonafton (typ 3) är olik dag före julafton, måste nyårsafton ha en egen helgdagstyp. Om du inte har behov för mellandagar kan du ändra texten så att den beskriver hur du vill använda typ 4. Har du behov för flera typer upprättar du dessa innan du går över till att märka datumen. Namn på helgdagstyp Beskrivning av vilka dagar typen gäller för. (Kan ändras). 26 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

33 Block av vanliga helgdagar med start datum. Här definiera du block av rörliga helgdagar. I kolumnen till vänster skriver du in beskrivningen på blocken och till höger anger du startdatum för blocken. Det är möjligt att lägga upp helgdagar 5 år framåt i tiden. Blocken måste definieras med en linje (rad) för vart år och korrekt startdatum för vart och ett av åren. Startdatum för påsk är onsdag innan skärtorsdag. Det rekommenderas inte att ändra på detta. Använd almanackan för att hitta startdatumen. Du får inte glömma att lägga upp/kontrollera att helgdagar är upplagda innan du skapar kalender för ett år. Block av speciella dagar kan vara fridagar för speciella skift till exempel fri var 5: e fredag. I stället för att skapa 5 veckors cykler, kan du definiera ett block och startdatum. Under rörliga helgdagar definiera du antal dagar mellan var fridag. På detta sätt kan du lägga in fridagar som kommer i ett fast mönster genom året. Rekommenderas bara för skift som kan läggs upp med kort cykel. Fasta helgdagar Fasta helgdagar visar vilka fasta helgdagar och fasta speciella dagar som är definierade och vilken helgdagstyp som skall används på de olika dagarna. De vanligaste helgdagarna är på förhand definierade. Du kan även lägga in nya speciella dagar och ändra på helgdagstyperna på enskilda dagar. Exempel: om ni har fritt på julafton och/eller nyårsafton, märks datumen med helgdagstyp 1. Har ni samma arbetstid som onsdag innan skärtorsdag märks den med helgdagstyp 2. Du kan ha olika helgdagstyper beroende på vilken veckodag dagen infaller på. Detta är praktisk speciellt för dagar med reducerad arbetstid. Faller dessa in på lördag/söndag skall det inte vara reducerad arbetstid, utan normalt lördag/söndags regelverk. Detta får du genom att sätta 0 under veckodagen lördag/söndag. Om det är speciella dagar som ni inte har som är definierat under fasta helgdagar, behöver du inte att ta bort dessa. Du använder bara de typer du behöver när du definiera helgdagprofiler. Dag nr. Fältet visar vilken dag i månaden helgdagen gäller för. Månad nr. Fältet visar vilket månadsnummer helgdagen hittas i; 1=januari och 12=december. Helgdagstyper namn Fritext fält som beskriver helgdagen/special dagen. Koder och kategorier 27

34 Helgdagstyper på måndag - söndag I matrisen märker du av vilken helgdagstyp som skall gälla, avhängigt av vilken veckodag helgdagen faller in på. På det sättet kan du ha olika regelverk för uträkning av ett resultat avhängigt av om din specialdag hamnar på en måndag eller en söndag. Du kan använda uppslagsboxen till att hitta korrekta helgdagstyper i hela matrisen. Rörliga helgdagar Du definiera de helgdagar som förändrar datum från år till år till exempel påsk och alla helgdagar som styrs av påsk (Kristi Himmelsfärdsdag och Pingsten). Namnet och antal dagar från startdatumen på blocken är fasta från år till år och skall inte ändras. Block kan byggas ut och anpassas med egna speciella dagar. Önskas nya dagar som t.ex. onsdagen innan Kristi Himmelsfärdsdag skapas denna. Om det är dagar som inte är aktuella, rekommenderas det att dessa inte tas bort, utan att helgdagstypen sätts till 0. Dagen kommer då att bli en vanlig veckodag, men vara lätt att ta i användning senare. Namn på block med rörlig helgdag. Namnet visar vilket block helgdagen tillhör. Blocken skapas under grunddata. Genom uppsättning av nytt datum används uppslagsboxen till att hitta blocknamn. Namn på helgdagen Fritextfält med beskrivning av helgdagen. Antal dagar från blockens startdatum Fältet visar antal dagar, denna dag kommer efter start av helgdagsblocken. Exempel: Påsken startas med onsdag innan skärtorsdag dvs. startdag=0, då märks Långfredag med 2 dvs. att den alltid kommer 2 dagar efter startdatumen. Helgdagstyper - Rörliga helgdagar Fältet visar vilken helgdagstyp helgdagen har. Detta kan ändras, men det rekommenderas att behålla typ 1 på offentliga fridagar. Vilka helgdagstyper du kan använda, hittar du i uppslagsboxen. Lägg upp helgdagar Alla helgdagar och speciella dagar måste läggs upp i en årskalender så att de är tillgängliga när årskalendern används. Upplägg och underhåll av årskalendern sker i från systemprogrammet i WinTid. Det är viktigt att kontrollera att helgdagar är skapade här innan du kan lägga upp ny kalender eller skapa kalender för ett nytt år. Du kan ändra helgdags typ på enskilt datum om detta är upplagt fel. Det rekommenderas ändå att skapa helgdagen med korrekt typ under fastaeller rörliga helgdagar och därefter lägga upp helgdagar på nytt. Helgdagarna visas i tabellen och du kan "skrolla" för att se datum framåt i tid. Fönstret visar helgdagar för innevarande år. 28 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

35 Årsfält Här kan man välja vilket årtal kalendern skall läggas upp efter. Generera helgdagar för ett år Funktionen generar helgdagar för ett år. Kolumnen visar helgdagens datum. Helgdagsdatum Helgdagstyper Lägg upp helgdagar Kolumnen visar vilken helgdagstyp helgdagen är definierad som. Ändringar av typ skall ske antingen under fasta- eller rörliga helgdagar. Namn på helgdagen Kolumnen visar beskrivning av helgdagen/specialdagen. Helgdagsprofiler Du upprättar profiler som beskriver vilket beräkningsschema som skall användas på de olika helgdagstyperna. Genom upplägg av kalender kopplar du denna profil till kalendern, så att rätt beräkningsschema läggs in på de helgdagar (typer) du har valt att ta med i profilen. I ett företag kan du ha profiler för olika grupper av anställda som administration och produktion, men du kan också ha individuella profiler. Alla helgdagstyper och beräkningsscheman måste vara definierat innan du kan skapa helgdagsprofiler. Du måste skapa helgdagsprofilen innan du kan lägga upp kalender. Du kan inte ta bort en profil som används i en kalender. I skärmbild helgdagsprofiler har vi två olika helgdagsprofiler för var sin användning. Profiler för dag - och flextidsanställda och Profiler för skift- och deltidsanställda. Kalendern kan använda båda helgdagsprofilerna eller bara den ena. Profiler för dag- och flextidsanställda Profiler för dag och flextidsanställdas övre del, visar vilka profiler som är definierade. Du upprättar nya profiler och väljer även nummer och beskrivning för profilen. Koder och kategorier 29

36 Nedre del visar uppsättning av profilen. Du måste stå på önskad rad i den övre tabellen för att se och underhålla rätt profil. Vilken profil du jobbar med är märkt med en > i radnumret i profiltabellen. Helgdagstyper - Profiler för dag- och flextidsanställda Fältet visar helgdagstypen. Du använder uppslagsboxen till att hitta önskad typ. Från tid Från tid visar klockslaget den anställda måste komma efter för att få beräkningsschema på dessa dagar. Används när det är olika beräkningsregler/ersättningar avhängigt av tidpunkten de arbetar dessa dagar. Genom autoskift måste du lägga in flera rader för samma helgdagstyp. Schema nummer för närvaro Beräkningsschema som skall användas på denna helgdagstyp för närvarotid. Du använder uppslagsboxen till att hitta rätt schema. Schema nummer för produktion Beräkningsschema som skall användas på denna helgdagstyp för produktion. Du använder uppslagsboxen till att hitta rätt schema. Schema är olika om det är speciella tillägg för produktion dessa dagar. Tillägg kan differentieras i schema, men inte ÖT satser. Kontrollera i schema innan byta utförs Här skall du kryssa av om du vill att kalenderupplägget skall kontrollera i schemat om det skall bytas ut vid helgdag. Detta löser följande: om du har en deltidsanställd som har fritt varje onsdag, kan du lägga fridagschemat på onsdagar. Om du så säger att schemat inte skall bytas ut vid helgdagar, kommer kalenderupplägget inte lägga schema för onsdag innan skärtorsdag på denna onsdag, men fridagschemat kommer att ligga orört. Se beskrivning Skall schema bytas ut vid helgdag 30 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

37 Profiler för skift- och deltidsanställda Om man i ett produktionsföretag har dagskift, kvällsskift, nattskift, måste man också ha scheman som heter dagskift - helgdag, kvällsskift - helgdag, nattskift - helgdag, dagskift - onsdag innan helgdag, kvällsskift - onsdag innan helgdag, nattskift - onsdag innan helgdag. Helgdagstyper - Profiler för skift- och deltidsanställda I helgdagstyp fyller man i helgdagstypen. Från schema nr Här hämtar man upp schema som skall bytas vid helgdag till exempel schema 63 (dagtid) Till schema nr Här hämtar man upp helgdagsschema till exempel schema 64 (dagtid helgdag.) Se exempel nedanför. Helgdagstyper Från schema nr Till schema nr (Dagtid) 200 (Dagtid helgdag) (Kvällsskift) 201 (Kvällsskift helgdag) (Nattskift) 202 (Nattskift helgdag) (Dagtid) 300 (Dagtid ons innan skärtorsdag) (Kvällsskift) 301 (Kvällsskift ons innan skärtorsdag) (Nattskift) 302 (Nattskift ons innan skärtorsdag) Om man har deltidsanställda (med eller utan flextid) som skall ha egna scheman till exempel på onsdag innan skärtorsdag och som ger kortare arbetstid än för heltidsanställda, använder man båda helgdagsprofilerna. Då säger man i den första helgdagsprofilen att schemat inte skall bytas ut för detta är då ett specialschema. Men i den andra helgdagsprofilen säger man att helgdagstyp 2 dagar, skall detta schemat bytas ut mot ett annat specialschema. Kalender Underhåll av kalender består av flera flikar. Du startar med att definiera grunddata, för att därefter sätta upp kalenderns cykel innan du genererar (lägger upp) kalendern. Kalendrarna läggs upp för ett år åt gången. Innan du kan lägga upp kalender, måste du ha definierat alla de beräkningsscheman som kalendern skall sätts samman av och helgdagsprofilen som kalendern skall använda. Vilken avsikt/funktion har Kalender? Kalendern innehåller information om vilket beräkningsschema som skall användas var enda dag genom ett helt kalenderår. De anställda knyts till en kalender i anställningsregistret, så att när de stämplar vet programmet vilket beräkningsschema som skall används den dagen för att räkna ut ett resultat för den anställde. Kalendern kan också bestämma vilket beräkningsschema som skall användas avhängigt av klockslaget den anställda stämplar in (autoskift). Koder och kategorier 31

38 Kalendern skall visa korrekt beräkningsschema också för perioder i året med avvikande/andra arbetstidsregler som t.ex. vid sommartidsperioder. Detta måste det tas hänsyn till vid upplägg av kalendern. Grunddata Grunddata för kalender består av två delar. Tabellen Inlagda kalendrar som visar vilken kalender som hittas, och underhåll av kalender som visar grunddata för kalendern. När du skall se på en kalender, väljer du denna från tabellen och grunddata visas till höger. Inlagda kalendrar Tabell som visar kalender som är skapad. Tabellen visar kalendernr. och namn som är kalenderbeskrivningen. Använd rullisten i rullfältet för att se flera om tabellen täcker hela skärmen. Klicka på önskad kalenderrad för att se grunddata - uppsättningen för kalendern. Underhåll av kalender Detta är underlaget som kalendern kommer att bli upplagd upp efter. Du bestämmer cykel, helgdagsprofil och om det skall läggs upp sommartidsperiod. Vid ändringar måste kalendern läggas upp på nytt under fliken Lägg upp kalender. Kalender nr Kalenderns nummer. Du väljer även detta genom uppsättning av ny kalender. Det rekommenderas att använda en annan nummerserie än den du använde för dina beräkningsscheman. Du måste använda numeriska tal och inte överstiga 10 siffror. Kalender namn Beskrivning av kalendern. Du har 50 tecken till disposition och det rekommenderas att beskriva kalendern så att andra förstår vilken anställnings grupp som använder denna. Exempel: 80 % deltid med fri onsdag. 50 % deltid mån/ons/fre i jämna veckor tis/tors i udda veckor 32 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

39 Cykel i antal dagar I fältet uppger du antal dagar för cykeln kalendern skall läggs upp efter. Cykeln kommer att repeteras med detta antal dagar genom hela året från det datum du anger i nästa fält. Innehållet av cykeln definierar du på nästa sida. Start datum för cykeln Datum för den dagen cykeln skall börja. Vanligt att starta på första måndag i året och programmet föreslår detta. Med helgdagar Önskar du att kalendern skall ta hänsyn till helgdagar. Du kan välja mellan ja/nej i uppslagsboxen. Vid ja kommer kalendern att stoppa och lägga in egna beräkningsschema på definierade helgdagar. Vilka dessa är, är avhängigt av den helgdagsprofil som kalendern skall följa. Profilen väljs i nästa fält. Om du inte skall ta hänsyn till helgdagar, svarar du nej i fältet och nästa fält försvinner. Profil för Dag- och flextidsanställda/profil för skift- och deltidsanställda. Använd uppslagsboxen till att hitta önskad helgdagsprofil. Vid upplägg av kalendern kommer programmet att stoppa för de helgdagar/specialdagar som är definierade i profilen och lägga in det beräkningsschema som är definierade för dessa helgdagstyper. Om detta är en eller fem olika helgdagstyper, är bestämt i profilen. Sammansättningen av profilen hittar du i Helgdagsprofiler Autogenerering till nästa år Ja betyder att kalendern blir automatisk kopierad till nytt år när programmet startas. Nej betyder att du manuellt måste lägga upp kalendern på nytt nästa år. Du väljer från uppslagsboxen. Sommartid I denna sektion av grunddata definiera du start - och slutdatum på sommartidsperioden. Detta skall inte förvecklas med sommar- och vintertid där klockan ställs en timme fram/tillbaka; här är det tal om en period där det arbetas färre timmar per dag än annars om året. Sommar fr.o.m. dag Du väljer från uppslagsboxen dag 15 om sommarperioden skall gälla från och med den 15:e. Fr.o.m. månad Du väljer från uppslagsboxen vilken månad sommarperioden startar i till exempel maj. Sommar t.o.m. dag Du väljer från uppslagsboxen dag 14 om sommarperioden skall gälla till och med 14:e. T.o.m. månad Du väljer från uppslagsboxen vilken månad sommarperioden gäller till och med t.ex. september. Om du har skapat en sommarperiod och vill ta bort denna igen, väljer du i uppslagsboxen Sommar fr.o.m. dag värden Ingen som du hittar nederst i boxen. Semester faktor I tillägg till fältet semesterfaktor är det lagt in en ny knapp som heter Beräkna semesterfaktor. Semesterfaktorn beräknas efter formeln: (Antal kalenderdagar i cykel/antal arbetsdagar i cykel) * (5/7). För att semesterfaktorn skall beräknas, är följande förutsättningar viktiga: En cykel måste ha lagts in för aktuell kalender Det måste finnas schema på alla dagar mellan första och sista dag i cykeln Alla dagar i cykeln måste ha ett schema kopplat till fr.o.m. kl = 00:00 Det tas inte hänsyn till cykel för sommartid. (Det antas att den enda skillnaden på cykeln kommer att vara arbetstidens längd och inte antal arbetsdagar). Koder och kategorier 33

40 Beräkning av semesterfaktor används i tillfällen där det praktiseras uttag av brutto semester. Anställda tillknytna denna kalendern Här visas en översikt över vilka anställda som är tillknutna vald kalender. I vänster kolumn vises alla kalendrar som er tilgänglig i Wintid. Dom kalendrar som har ljusröd text är kalendrar som inte är tillknutna någon anställd. Cykel för kalender Vid upplägg av kalender kommer den att skapa kalendern baserat på en fast cykel som repeteras genom hel året. Avsikten är att få in rätt beräkningsschema på alla dagar i året baserat på cykeln. Det vanligaste är en 7-dagars cykel från måndag till söndag. Vid upplägget kommer programmet att repetera denna cykel från givet startdatum och lägga samma beräkningsschema på alla dagar genom hela året motsvarande det som du här definierat i cykeln. Det enda som överstyr är eventuella helgdagar som hittas. Om du har definierat sommartidsperiod under grunddata får du fram två tabeller på denna sida, med det antal rader som motsvarar cykeln som kalendern skall använda. Tabellen fylls ut och du börjar med kalender cykel för hela året. Cykel för hela året Kolumnen till vänster visar antal rader som cykeln använder. Detta kommer ofta att motsvara numret under dag nr. bortsett från där det definieras flera beräkningsscheman per dag (autoskift). Dag/Dag namn Fältet visar dag i cykeln och namn på dagen. Genom autoskift kan du ha flera rader med samma dag nr. men olika klockslag. Fr.o.m. kl. Från och med detta klockslag skall den anställda få beräkningsschemat i nästa fält. På detta sätt kan du genom instämplingstidspunkten styra det beräkningsschemat den anställda skall använda. Detta är vanligt vid skift där de anställda kan byta skift mellan sig. Första rad med start 00:00 bör visa det beräkningsschema den anställde skall ha i följande skiftplan. Detta för att få korrekt information genom frånvaro den dagen. Det finns ingen begränsning på antal rader du kan skapa per dag avgränsat av klockslaget, men du bör tänka på att inte lägga det för tätt så att en som kommer för tidigt eller för sent får fel beräkningsschema. 34 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

41 Autoskift styrs av instämplingstiden så att rätt beräkningsschema blir använt vid beräkningen. Vid autoskift måste du sätta in flera rader per dag i cykeln och märka dem med samma dag nr. men olika klockslag. Schema för närvaro Beräkningsschema som skall användas på denna dag/klockslag för närvarotid. Du använder uppslagsboxen till att hitta rätt schema. Schema för produktion Denna kolumn kommer bara fram när ni använder Produktionsmodulen. Beräkningsschema som skall används på denna dag/klockslaget för produktion. Du använder uppslagsboxen till att hitta rätt schema. Schema är olika om det är speciella tillägg för produktion denna dag/skift. Cykel för hel året (vintertid) Har man i utgångspunkt valt att lägga in sommar och vintertid i Grunddata för kalender, så är det här man lägger in beräkningsschema för vintertid. Cykel bara för sommartid Lägg upp sommar cykeln på samma sätt som årscykeln (vintertid). Du skall inte värdera dagnr. i förhållande till vilken datum/dag sommarperioden startar på. Detta gäller oavsett längden av sommarcykeln. Kopiera cykel för en annan kalender Har man en annan kalender med cykel som du kan använda i denna kalender, kan man kopiera den cykeln. Klicka i boxen för Kopiera cykel för en annan kalender, välj kalendern du önskar att kopiera från och välj om du önskar att kopiera cykel för hel året (vintertid) och/eller sommartid. Välj till slut Kopiera. Lägg upp/ta bort kalenderdata På denna sida lägger du upp kalender dvs. kalendern blir komplett med en post/rad för var dag som beskriver vilket beräkningsschema som skall användas för var dag. Du kommer till denna sida med information om den kalender du valt under grunddata antingen för att lägga upp den på nytt eller ta bort den. Du kan också lägga upp alla kalendrar för ett år och kopiera in cykler för speciella perioder. Sidan visar också innehållet av kalendern när den är skapad, och den är då tillgänglig för ändringar av enskilda datum. Koder och kategorier 35

42 Lägg upp kalender Kalendernummret visar vilken kalender du jobbar med. Du väljer årtal i uppslagsboxen och trycker knappen Lägg upp kalender nr. xx Uppläggsbilden visas på skärmen. Om kalendern används får du besked om detta, och du måste bekräfta att du önskar att lägga upp den på nytt. När upplägg av kalendern är färdigt väljer du Lås. Kalendern visas (och är tillgänglig för eventuella rättningar). Lägg upp alla Programmet används för att lägga upp alla kalendrar för ett nytt år. Välj önskat år i uppslagsboxen och tryck på knappen Lägg upp alla kalender. Uppläggningsprogrammet lägger ut och du kan följa upplägget av alla kalender till önskat år. Du väljer Lås när programmet är färdigt. Data för kalender nr. Tabellen visar en rad för var dag, vid användning av autoskift blir det flera rader per datum. Du använder rullisten i rullfältet till att manövrera dig framåt i åren. Tabellen visar: Datum, namn/beteckning på dagen med veckonummer, klockslag som styr vilket beräkningsschema som skall används det datumet och beräkningsschema nummer för närvaro och produktion. Ta bort data för alla kalendrar Med denna funktion kan du ta bort en kalender för ett speciellt år. Om kalendern används (det vill säga att en anställd är kopplad mot kalendern för detta år), får du inte ta bort kalendern. Vilket år du önskar att ta bort väljer du i uppslagsboxen. Önskar du att ta bort hela kalendern, gör du detta under grunddata och väljer funktionen för att ta bort en post. Också detta kan bara göras om kalendern inte används dvs. att anställda är kopplade till kalendern. Hämta cykel för en annan kalender Här är det möjligt att hämta upp cykel från en kalender för att kopiera in i den existerande kalendern. Du bestämmer om du vill hämta cykel för hela året eller bara för sommartid Ändra kalenderdata från/till datum I detta fält bestämmer man från och till datum där ändringen skall gälla. När du har lagt in riktiga datum, trycker du på ändra. Det kommer då upp frågor om den egendefinierade cyklusen skall vara grundlaget för kalderupplägget till nästa år. 36 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

43 Regelinställning övertid Några anställda har olika typer av övertids ut från typ av dag. Exempelvis kan man ha olika övertider på vardagar, lördagar och söndagar, vilket i sin tur betyder tre olika beräkningsschema per skift. Det är då möjligt att göra ett schema med övertidzoner avhängig av typ av dag. Detta förutsätter att skiften har lika arbetstid. Med denna funktion kan man göra egna övertidsregler som definieras per typ av dag. Reglerna kopplas mot den anställdas lönegrupp. Skärmbild för definiering av övertidsregler Menyn för definiering av övertidsregler finns under Fasta data- beräkningsschema och kalender Regelinställning Här definieras reglernas nummer Nr Namn Här definieras reglernas namn När en regel är markerad här, är det denna som visas nederst i skärmbilden Vänster del av skärmbilden listar upp alla helgdagstyper. Under varje helgdagstyp läggs det in önskade varianter. Detta görs vid att högerklicka på helgdagstyp, välj Lägg in rad och ge den ett namn. Genom att klicka på de olika varianterna visas de i högra delen av skärmbilden. Högra delen av skärmbilden visar information om valda varianter av helgdagstyp. Här kryssas det för vilken veckodag regeln skall gälla för. Det kan också definieras egen min/max-regel för inställningen. Om det är valt Använd default är det min/max regeln i beräkningsschemat som gäller. Alla andra varianter kommer att överstyra det som ligger i beräkningsschemat. I nedersta del av bilden, läggs det in rader med tidpunkt för när de olika övertidszonerna skall gälla från. Om det inte finns inställningar för aktuell helgdagstyp på aktuella typer av dagar, så används beräkningsschemat som det är. Detta betyder att man kan göra scheman som är vardagsschema med tillhörande övertidszoner och så låta bli att definiera vanliga vardagar i inställningen under menyn Regelinställning övertid. Koppling av regelinställning till anställda Koppling av regelinställning görs via lönegruppen, meny Fasta data Kopplingsdata Lönegrupp. Koder och kategorier 37

44 Under regelinställning övertid finns det en dropdown med inlagda regler. Fältet innehåller också ett tomt fält, så att ev. alla regler kan tas bort. Markering i schema om regelinställning skall användas skall användas Fältet Skall regelinställning för övertid användas? Här finns det dropdown med Ja/Nej för om regelinställning skall användas. I tidzoner för schema skall det var definierat en övertidzon eller en Ingen beräkning zon som anger att normaltiden slutar, om det ligger en zon med Normaltid i schema. Koder och kategorier I detta menyval hittas flera grundregister som innehåller kategorier, frånvarokoder, variabla tillägg, övertidskoder och fria texter. Hur dessa är definierade påverkar hur WinTidTM beräknar resultat på dagar med frånvaro och/eller övertid. Kategorier Vilken avsikt/funktion har Kategorier? Kategori är resultatsaldo, det vill säga något som tid samlas upp på genom beräkning. Några kategorier är fasta, så som normaltid, 50 % övertidstillägg, mertid och flextid, medan andra skapas av frånvarokoder, variabla tillägg eller direkt under kategorier. Var hänvisas det till Kategorier? Kategorier används i många ställen i WinTidTM där det är tal om tid som skall samlas i saldon. 38 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

45 Fältbeskrivningar för skärmbilden Kategorier Kategori nr Kategorins nummer. Många kategorier är förhandsdefinierade, och du skall inte ändra numret på dessa. När det läggs in frånvarokoder kommer det automatisk att skapas nya kategorier, från nr 1000 och uppöver. Skapar du en frånvarokod 10 kommer den att få kategorinummer 1010, skapar du en frånvarokod 43 kommer den att få kategorinummer 1043 (osv.). Där du skapar egna kategorier (genom Sätt in rad / Sätt in rad på slutet ) kommer dessa automatiskt att bli numrerade från 2001 och uppåt. Låt WinTid styra numreringen! (Det är beskrivningen i Namn du skall använda för att veta vilken denna kategori är!). Kategori namn En beskrivning av hur denna kategori är. När du skapar en kategori, passa på att ge den ett så beskrivande namn som möjligt! Kortnamn Detta är det som kommer att stå som kolumnöverskrift på rapporten. Kategori typ Vilken typ av kategori det är tal om. WinTidTM väljer även korrekt typ på de kategorier som automatiskt skapas (till exempel när du upprättar en frånvarokod i frånvaroregistret kommer det automatisk skapas en kategori av typen frånvaro här). När du upprättar en kategori manuellt här i Kategorier väljer du en typ från listan i fältet. Visa kategori Ja innebär att kategorin syns överallt i WinTidTM. Nej innebär att denna kategori inte visas i Stämplingsbilden och på Närvarorapporten och Periodrapporten. Koder och kategorier 39

46 Ex. om du inte använder kategorin SumTid till något kan du ta bort den från rapporten genom att välja Nej här. Du sparar då plats på rapporten, och rapporten blir mer lättläst. Räkna i Timmar/Dagar Timmar betyder att kategorin visar ackumulerat resultat i Timmar. Dagar betyder att kategorin visar ackumulerat resultat i Dagar. Ex. semester önskar de flesta att visa i dagar, medan frånvarokoden tandläkare kanske skall visas i timmar. Antal betyder att det är ett variabelt tillägg. Det preciseras att det endast är möjligt att välja antal eller timmar för variabla tillägg från Automatisk godkännande Här kan man välja om en Kategori måste godkännas eller inte innan eventuell överföring till lön. Väljer man Ja, är det nödvändigt att godkänna denna kategori innan man överför den till lönesystemet. Väljer man Nej, kan denna kategori överföras till lönesystemet utan att först bli godkänd. Flexibla kategorier Flexibla kategorier är kategori nr 95 Sum timmar verklig, 96 Sum övertid verklig, 98 Sum timmar och 99 Sum övertid. Dessa kategorier är flexibla dvs. att man även kan bestämma sig för vilka slags kategorier till exempel Sum övertid skall innehålla. Vilken avsikt/funktion har Kategorierna 95 Sum timmar verklig och 96 Sum övertid verklig. Dessa kategorier är skapade för att vi skall kunna se hur mycket verklig tid vi har arbetat. Till exempel genom övertidsarbete: Om det är satt i avrundningen på ÖT att man måste jobba 15 min i övertidszonen för att få en timmes övertid och man jobbar kanske 20 min en dag i övertidszonen. Då är det bara de 20 minuter som kommer att visa tid på kategorin Sum övertid verklig (denna kategori har jag valt i kategorin Sum timmar verklig, se bilden under Definiera kategori 95), men den anställda kommer att få utbetalt 1 timmes övertid. Denna timme kommer att visas i kategorin Sum övertid. Bevakar man till exempel ÖT kod Jourinkallning eller ÖT kod Inkallning som säger att om man jobbar från 1min 2 timmar så skall man ha 2 timmar ÖT. En anställd kommer på jobb och använder en av dessa övertidskoder, men personen jobbar bara i 30 minuter. Dessa 30 minuter skall lägga sig under kategorin Sum övertid verklig och 2 timmar under kategorin Sum övertid. Se För de som har skapat egna beräkningsscheman på lördag som skall ge max 5 timmar på flextid, måste skapa egen övertidskod om det i tillägg skall ges övertid efter upparbetade 5 timmar flextid. En sådan övertidskod måste ha bock i fältet använd flex- zon. Fast ÖT All den tiden som ligger under kategorin 96 Sum övertid verklig, skall också används i ackumulatorn i AML ÖT rapport för att den skall bli korrekt. Se AML ÖT rapport. Vilken avsikt/funktion har Kategorierna 98 Sum timmar och 99 Sum övertid. Dessa kategorier fungerar så som innan. De visar oss hur mycket tid som den anställde skall ha utbetalt. Dessa kategorier ligger till grund för löneutbetalning. Definiera kategori 95 Sum timmar verklig Kategori 95 Sum timmar verklig blev skapade för att denna kategori skall berätta för oss hur mycket verklig tid vi har arbetat. I denna kategori har jag valt kategorierna Normaltid och Sum övertid verklig. Genom att dubbelklicka på kategori 95 Sum timmar verklig, kommer du att få upp detta fönster. 40 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

47 I denna bild hämtar du över de kategorierna som du önskar att Sum timmar verklig skall innehålla. Man kan klicka och dra dem över till höger kolumn eller man kan märka en kategori och klicka på pil (till höger) för att kategorin skall lägga sig i höger kolumn. Avdrag När man har valt en kategori och flyttat över den till Valda kategorier, kommer det att dyka upp en ny kolumn till höger, kolumn Avdrag. Som regel så har vi några frånvarokoder som uppdaterar normaltiden. Önskar vi ta bort denna frånvarotid i Sum timmar verklig, hämtar vi upp denna frånvarokod och lägger den över i höger kolumn och märker av i boxen för avdrag. Se Frånvarokoder. Uppdatera normaltid. Definiera kategori 96 Sum övertid verklig Kategori 96 Sum övertid verklig blev skapad därför att denna kategori skall berätta för oss hur mycket verklig tid vi har arbetat. I denna kategori har jag valt kategorierna Övertid till komp, Mertid och Sum övertid Genom att dubbelklicka på kategori 96 Sum övertid verklig, kommer du att få upp detta fönster. Koder och kategorier 41

48 I denna bild hämtar du över de kategorierna som du önskar att Sum övertid verklig skall innehålla. Man kan klicka och dra dem över till höger kolumn eller man kan märka en kategori och klicka på pil (till höger) för att kategorin skall lägga sig i höger kolumn. Använd tid När man har valt en kategori och flyttat över den till Valda kategorier, kommer det att dyka upp en ny kolumn till höger, kolumn Använd tid. I denna kolumn kan man välja mellan Verklig eller Avrundad tid. Då denna kategori bara skall visa verklig tid, bör man välja Verklig på alla valda kategorier. Definiera kategori 98 Sum timmar Denna kategori fungerar så som innan. Den visar oss hur mycket tid som den anställda skall ha utbetalt. Dessa kategorier ligger till grund för löneutbetalning. Genom att dubbelklicka på kategori 98 Sum timmar, kommer du att få upp detta fönster. 42 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

49 Denna kategori har default uppsättning. Avdrag När man har valt en kategori och flyttat över den till Valda kategorier, kommer det att dyka upp en ny kolumn till höger, kolumn Avdrag. Som regel så har vi några frånvarokoder som uppdaterar normaltiden. Önskar vi att ta bort denna frånvarotid i Sum timmar, hämtar vi upp denna frånvarokod och lägger den över i höger kolumn och märker av i boxen för avdrag. Se Frånvarokoder Uppdatera normaltid. Definiera kategori 99 Sum övertid Denna kategori fungerar så som innan. Den visar oss hur mycket övertid som den anställda skall ha utbetalt. Dessa kategorier ligger till grund för löneutbetalning. Genom att dubbelklicka på kategori 99 Sum övertid, kommer du att få upp detta fönster. Koder och kategorier 43

50 Denna kategori har default uppsättning. Använd tid När man har valt en kategori och flyttat över den till Valda kategorier, kommer det att dyka upp en ny kolumn till höger, kolumn Använd tid. I denna kolumn kan man välja mellan Verklig eller Avrundat tid. Eftersom denna kategori skall visa all den tid den anställda skall ha utbetalt, bör man välja Avrundat på alla valda kategorier. Skillnaden på kategori nr 95 Sum timmar verklig och kategori nr 98 Sum timmar Frånvarokoder Vilken avsikt/funktion har Frånvarokoder? I denna skärmbild definieras frånvarokoderna. Här knyts olika frånvaron upp mot en kod (nr). Det bestäms också hur frånvarotiden skall behandlas. Den anställda kan även ange vilken frånvaro hon går ut på (eller kommer in från) på stämplingsterminalen. Genom hjälp av Frånvarorapporten kan det tas ut statistik på de olika frånvarokoderna. Var hänvisas det till Frånvarokoder? WinTidTM använder denna information när resultat för dagen skall beräknas. 44 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

51 Fältbeskrivningar för skärmbilden Frånvarokoder Frånvarokod nr Det är detta nummer den anställda anger på stämplingsterminalen vid en frånvarostämpling. Frånvarokodens namn. Frånvarokod namn Kategori namn Vilken kategori denna frånvarokod visar tid i (plustid). Avdragskategori namn Vilken kategori denna frånvarokod visar tid i (minustid). Frånvaro från i morgon Anger om detta är en från i morgon kod eller inte. (Bockar du av blir det en "från i morgon kod") Exempel: Du har en "vanlig" tjänsteresa och en "från i morgon" tjänsteresa. Stämplar du ut dig kl 12 på "vanlig" tjänsteresa kommer resten av den dagen att bli tjänsteresa och också dagen efter (där du inte kommer på jobb). Stämplar du ut kl 12 på "Tjänsteresa från i morgon" blir resten av innevarande dag "minustid" (du går hem för dagen) och nästa dag (i morgon) blir på tjänsteresa (där du inte kommer till arbetet). Begränsad frånvaro Frånvarokoden ger giltig frånvaro i maximum den tid som anges här. Efter denna tid är det inte längre en giltig frånvaro. Används till exempel där du har betalt för tandläkarbesök i 2 timmar. Står det 00:00 i fältet betyder det att det inte är någon maxgräns för denna frånvarokod. Uppdatera flex Bockas det av här kommer frånvarokoden att uppdatera flextidssaldot (i tillägg till att visas upp på frånvarokoden). Exempel: Frånvarotid från 8-16 (=full dag). Du kommer på jobb kl 07:00 och går ut på frånvaro kl 12:00 Frånvarokoden du använder är bockad av på Uppdatera flex. Resultatet blir 1 timme plus på flextid. Flex med gräns Bockas det av här kommer du inte att kunna få plus på flextid där frånvarokoden är en del av underlaget. Koder och kategorier 45

52 Exempel: Frånvarotid från 8-16 (=full dag). Du kommer på jobb kl 07:00 och går ut på frånvaro kl 12:00 Frånvarokoden du använder är bockad av på Flex med gräns. Resultatet blir 0 på flextiden, du uppnår bara full dag. Många använder detta på t.ex. sjuk del av dag. Uppdatera normaltid Bockas det av här kommer frånvaron visa (uppdatera) normaltid (i tillägg till att visas upp på frånvarokoden). Uppdatera tillägg Bockas det av här kommer eventuella tillägg också bli uppdaterat under frånvaron. Uppdatera övertid Bockas det av här kommer eventuell övertid också bli uppdaterad under frånvaron. Uppdatera prod Bockas det av här kommer frånvaron också visa tid på de jobb vederbörande är instämplad på. (Bara aktuellt där ni använder Jobb/Produktionsmodulen). Begränsa till dag Bockas det av i fältet Begränsa till dag, kommer frånvaron bara att fungera den dagen det är stämplat eller meddelat. Koden kan kombineras med Begränsad frånvaro till exempel 2 timmar. Överstyr helgdagsersättning Bockas det av i detta fält, betyder det att du inte får helgdagsersättning vid användning av denna frånvarokod på en helgdag. Använd ersättningstillägg Är det bockat av här, kommer de tillägg som är lagt in i beräkningsschema under ersättningstillägg att användas. Exempelvis om det är bockat av för att använda ersättningstillägg för frånvarokoden sjuk. Är den anställda sjuk kommer han/hon få ett annat tillägg, (ersättningstillägg), än det som han/hon skulle ha fått om han var på jobb. Endast i kärntiden Den frånvarokoden som skall användas vid ogiltig frånvaro i kärntiden måste sättas upp i frånvarokoden med en bock i denna kolumn. Se också förklaring under ny typ av kärntidsstämpling i Konfiguration. Utan rast I detta fält kan du bestämma vilka frånvarokoder som inte skall dra av rast. Detta gäller inte när det är helgdagsfrånvaro på frånvarokoder eller att frånvaron är i hela frånvarozonen. Tel kod Frånvarokodsnummer som överförs till telefonstödsystem. Används bara där man är kopplad mot ett telefonstödsystem Andel i % av en frånvarodag som utgör en halv frånvarodag/andel i % av en frånvarodag som utgör en hel frånvarodag Vid barns sjukdom kan man tillåta att ha halv sjukdag för barn. Sätter man in 50 % i fältet för halv frånvarodag och 100 % för hel frånvarodag, betyder det att vederbörande kommer bara att få halv sjukdag för barn om vederbörande är borta från jobbet 50 % och upp till 100 %. Är man borta mer än 100 %, kommer man få en hel dag sjukt barn. 46 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

53 Variabla tillägg Vilken avsikt/funktion har variabla tillägg? Fasta tillägg läggs in i beräkningsschema därför att dessa tillägg är fasta och de är lika för var gång de skall tas i bruk. Variabla tillägg är inte fasta, utan ett tillägg som skall ges någon gång i bland. Hur stort tillägget skall vara bestäms där och då. Variabla tillägg skapas direkt i fliken variabla tillägg och får automatisk ett kategorinummer på 4000 serien. Man registrerar ett variabelt tillägg i stämplingsbilden. För mer information se Fasta data Stämplingsbild Underhåll av stämplingar Variabla tillägg. Fältbeskrivningar för skärmbilden Variabla till Variabelt tillägg nr Här skriver man in numret på tillägget. Namn på variabelt tillägg Här skriver man in namnet på tillägget. OBS! Glöm inte att spara efter att ha angett namnet. Kategori kortnamn I detta fält skriver man kortnamnet på tillägget. Det är kortnamnet som är överskriften i rapporten. Tilldelad kategori När det skapas ett variabelt tillägg kommer dessa tillägg att lägga sig på 4000 serien i fliken Kategorier. Denna kategori skapas efter att du har skrivit namnet och sparat tillägget. Uppdatera kategori I Fältet uppdatera kategori kan man bestämma vilken kategori man önskar skall uppdateras när man skapar ett tillägg. Se exv. variabelt tillägg nr 10 Restid vardag. Här är det valt att det skall uppdatera flextid. Dvs. att när man registrerar x antal timmar på variabelt tillägg nr 20 - Restid vardag, kommer man att få x antal timmar överfört till flexsaldo. Övertidskoder Vilken avsikt/funktion har Övertidskod? Övertidskoderna anger hur eventuell arbetad övertid skall ersättas. Detta använder WinTid sig av då resultatet för dagen skall räknas ut. Den anställda kan även ange önskad övertidskod på terminalen där vederbörande har tillåtelse till detta. Tillåtelse sätts i lönegrupp. Här i Övertidskod sätter du upp hur de olika övertidskoderna skall fungera. Var hänvisas det till Övertidskod? WinTidTM använder sig av övertidskoden då resultatet för dagen skall räknas ut. I Personal data Koppling kan den anställda kopplas till en fast övertidskod. Denna kommer att gälla så snart den inte blir överstyrd av den anställda via stämplingsterminalen, eller manuellt av en WinTidTM operatör via Stämplingsbilden. Koder och kategorier 47

54 Fältbeskrivningar för skärmbilden Övertidskoder Övertidskod nr Kodens nummer. Det är detta numret de anställda måste stämpla på stämplingsterminalen, MinTid eller MinTid.net (webstämpling). Övertidskodens namn. Övertidskod namn Använd min regel för övertid Skall denna övertidskod ta hänsyn till minregeln för övertid? Till exempel: En flextidsanställd jobbar från kl 07:00-19:00, hans vanliga arbetstid är 7:30 timmar. Genom att det är bockat av för denna regel och inte för max regeln kommer den anställda få 3:30 på flextid och 1 timma ÖT genom användning av pålagd övertid. Övertiden i tidzoner bestämmer när den anställde skall få övertid genom användning av denna regel. Använd max regel för övertid Skall denna övertidskod ta hänsyn till maxregeln för övertid? Till exempel: Den anställde jobbar från kl 07:00-19:00 och det är bockat av för både min- och max regel. Då kommer den anställda att få 4:30 i ÖT genom användning av pålagt övertid. Övertiden kommer att bli styrd av maxregeln i beräkningsschemat som säger att den anställde kommer att få övertid efter 7:30 timmar. Till information är det möjligt att koppla de olika min/max reglerna som man har skapat i grunddata till olika övertidskoder. Ex. I beräkningsschemat ligger standard-regeln för min/max. (Full dag för övertid). I tillägg kan det skapas egna övertidskoder där man kan sätta in en annan min/max regel än standard. När denna övertidskod används, tas det hänsyn till den min/max regel som är satt på övertidskoden. Övertid överförs till kategori Här anges vilken kategori man önskar att denna övertid skall summeras i. Skall övertid multipliceras Är det bockat av här, skall den intjänade övertiden multipliceras med de värden som är satt i tillhörande Lönegrupp. För mer information se: Lönegrupp under procentsats för övertid 1 osv. ÖT tillägget skall utbetalas Bockas det av här kommer du få övertidstillägget utbetalt. Till exempel på övertidskod 4 säger man att resultatet skall överföras till flextid timme för timme, och då skall man inte ha tillägget utbetalt. Tillägget skall överföras till kategori Här anges vilken kategori man önskar att detta tillägg skall summeras till. Special för tillägg Bockas det av här kommer övertidskoden att aktivera tillägg Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

55 Övertid efter arbetstidens slut Kopplar övertidskoden till linjen "Övertid efter arbetstidens slut" som sätts i Beräkningsschema Tidszoner. Denna hör tillsammans med ÖT kod 9 Övertid efter kl 15:30. Använd min ÖT kod Har man satt upp minimum övertidsgräns i grundreglerna min/max, så måste det bockas av här för den övertidskoden detta gäller för. Se Grundregler för Min/Max regel på sidan 8. Mertid För deltidsanställda som till exempel jobbar 6 timmar per dag och måste jobba 7:30 timmar innan de kan få övertid. Vid detta tillfälle kommer vederbörande få 1:30 timmar mertid, om man väljer mertid i detta fält. Man kan också välja något annat än mertid till exempel flextid om den anställda önskar att tiden skall gå till flextid i stället för mertid. Använd flex-zon (norsk) För de som har skapat egna beräkningsscheman på lördag som skall ge max 5 timmar på flextid, måste skapa egen övertidskod om det i tillägg skall ges övertid efter upparbetade 5 timmar flextid. En sådan övertidskod måste ha bock i fältet använd flex- zon. Fast ÖT Vilken avsikt/funktion har Fast ÖT? Övertidskoderna anger hur eventuell arbetad övertid skall ersättas. Detta använder WinTidTM sig av då resultatet för dagen skall räknas ut. Den anställde kan även ange önskad övertidskod på terminalen då vederbörande har tillåtelse till detta. Tillåtelse sätts i Lönegrupp Här i Fast ÖT sätter du upp hur dessa övertidskoder skall fungera. Övertidskod för inställning Fältbeskrivningar för skärmbilden Övertidskoder. Övertids kod nr Övertidskodens nummer. Skall vara unikt (kan heller inte vara likt något av de vanliga övertidskodnumren). Det är detta numret den anställde skall ange på registreringsterminalen, MinTid eller MinTid.net (webstämpling). Övertidskodens namn. Övertidskod namn Antal timmar Minimum antal timmar man skall få uppräknat. Anges i timmar och minuter. Format 00:00. Står det 02:00 här kommer man att få 2 timmar uppräknat för all inställelsetid mindre eller lika med 2 timmar. Är man längre än 2 timmar kommer resultatet att vara avhängigt av avrundningsregeln för schemat. (2 timmar 18 minuter kommer att ge 2 t 18 min där det Koder och kategorier 49

56 inte är avrundning den dagen och t.ex.2t 30 minuter där det är avrundningsregel till närmaste 30 med gräns på 15). Det fins ingen möjlighet för att sätta att man max skall kunna få 2 timmar oavsett inställelsetid, t.ex. när man har varit inkallad i 3 timmar (I så fall måste man skapa en övertidskod av typen Fast antal ). Fast kategori Här finns en Dropdown-list med alla kategorier. Väljs kategori Ingen (som är default) kommer resultatet vara avhängt av schema-zoner (se nästa kolumn). Väljs det en kategori kommer tiden att beräknas på den valda kategorin. Överskjutande Här finns att välja Använd fast kategori og Använd zon skift. Ved att välja använd fast kategori, vill det alltid ge övertid ut ifrån den kategori som är vald i kolumnen fast kategori. Väljer du använd zon skift vill överskjutande övertid utöver de 2 timmarna följa zonerna i beräkningsschemat. Zon kategori Bara möjligt att välja något här då Fast kategori är Ingen. Här finns 2 valmöjligheter: Bara instämplad zon och Använd zon-skifte Bara instämplad zon: Bara instämplad zon innebär att all tid ersätts i förhållande till den zonen man stämplar in på. Använd zon-skifte gör att man får resultat på flera kategorier från schemat som används. Ex. där det innan 20:00 är 50 % och efter är 100 % så kommer in kl 19/Ut 19:15 ge 2 timmar 50 % genom Bara instämplad zon, och 1 timme 50 % och 1 timme 100 % genom Använd zon-skifte. Använd zon-skifte: är default Kategori i normaltiden Bara möjligt att välja något här då Fast kategori är Ingen. Här hittas en Dropdown-lista med alla kategorier. Resultatet hamnar på den valda kategorin där uppräkningen sker i en zon med Normaltid, Normaltid & Mertid. (När schema används i sammanhanget med beräkning av deltagande kommer normaltiden i schema vara utbytt med den kategorin man sätter här). Ingen är default Uppdatera SumÖT Här finns följande val: Nej: Uppdaterar inte SumÖT Resultat: Om man till exempel jobbar 1 timme Inställelse och man får 2 timmar utbetalt, så blir resultatet till SumOT 2 timmar. Inställelse: Om man till exempel jobbar 1 timme Inställelse och man får 2 timmar utbetalt, så blir närvarotiden på SumOT 1 timme. Inställelse är default. Uppdatera SumTid Här hittas följande val: Nej: Uppdaterar inte SumTid. Resultat: Om man till exempel jobbar 1 timme inställelse och man får 2 timmar utbetalt, så blir resultatet till SumTid 2 timmar. Inställelse: Om man till exempel jobbar 1 timme inställelse och man får 2 timmar utbetalt, så blir närvarotiden på SumTid 1 timme. Inställelse är default. Här hittas följande val: Nej: Uppdaterar inte SumÖT Verklig. Uppdatera SumÖT Verklig 50 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

57 Resultat: Om man till exempel jobbar 1 timme inställelse och man får 2 timmar utbetalt, så blir resultatet till SumÖT Verklig 2 timmar. Inställelse: Om man till exempel jobbar 1 timme inställelse och man får 2 timmar utbetalt, så blir närvarotiden på SumÖT Verklig 1 timme. Inställelse är default Uppdatera SumTid Verklig Här hittas följande val: Nej: Uppdaterar inte SumTid Verklig. Resultat: Om man till exempel jobbar 1t inställelse och man får 2 timmar utbetalt, så blir resultatet till SumTid Verklig 2 timmar. Inställelse: Om man till exempel jobbar 1 t inställelse och man får 2 timmar utbetalt, så blir närvarotiden på SumTid Verklig 1 timme. Inställelse är default Uppdatera närvaro Här hittas följande val: Ja: Jourinkallningen visas i stämplingsbilden under dagens resultat och ackumulerat resultat samt rapporter. Nej: Jourinkallning visas inte i stämplingsbilden under dagens resultat och ackumulerat resultat samt rapporter. Ja är default. Uppdatera kostnadsställe Här hittas följande val: Nej: Uppdaterar inte kostnadsställe. Från personuppgifter: innebär att den anställdes kopplade kostnadsställe används (antingen fast kostnadsställe eller förra kostnadsstället). Jour-kostnadsställe: betyder att resultatet kommer på det jour-kostnadsstället den anställda är kopplad till (ny möjlighet i Personuppgifter Kostnadsställe). Under dagens uppsättning av knytning av kostnadsställe kommer det en ny möjlighet för att ange jour-kostnadsställe med från-till datum. Stämplade kostnadsställen (manuellt eller automatiske) kommer inte att bli behandlat Nej är default. Uppdatera produktion Här hittas följande val: Nej: Uppdaterar inte produktion. Från Personuppgifter: betyder att resultatet kommer på det jobb som är angett i Personuppgifter Produktionsdata (antingen fast jobb eller förra jobbet). Jour-jobb: betyder att resultatet kommer på jour-jobbet den anställde är kopplad till (ny möjlighet i Personuppgifter Produktionsdata). Under dagens val av fast jobb kommer det att komma en ny möjlighet för att ange jour-jobb med fråntill datum. Stämplade jobb (manuellt eller automatiskt) kommer inte att bli behandlat Nej är default. Uppdatera tillägg Fältet anger om tillägget skall ges i förbindelse med vaktuppmötekoder. Följande val är möjligt. Nej, Uppdaterar inte tillägg Närvarotid, Får tilläggen som närvarotiden överrensstämmer med. Vanliga regler för tillägg så som o det är minimumkrav på exv. 1h och närvarotiden endast är 30 min, kommer det inte att komma med tilläggsresultat. Resultat, Ger tillägg för antal timmar som övertidskoder ä definierade med i inställningen. Märk, när det är satt närvarotid, kommer det att komma resultat på de jobb-typer det är satt skall uppdateras. (Närvaro/kostnadsställe/produktion). Inställelse i tillägg Om detta inte är bockat, kommer det inte beräknas något resultat för själva närvarotiden. Där det är bockat kommer det beräknas närvarotid. Koder och kategorier 51

58 Fasta kategorier för närvarotid Det är bara möjligt att välja något här är när Inställelse i tillägg är ikryssat. Här hittas en Dropdown-lista med alla kategorier. Väljs kategori Ingen (som är default) kommer resultatet att vara avhängigt av schema-zoner (se nästa kolumn). Väljs det en kategori kommer tiden beräknas på den valda kategorin. Avrundning av resultatet är beroende på avrundningsregeln för den valda kategorin på schemat. Zonkategori för närvarotiden Det är bara möjligt att välja något här när Inställelse i tillägg är ikryssat. Här finns följande val: Bara instämplad zon: Bara instämplad zon innebär att all tid ersätts i förhållande till den zonen man stämplat in i. Använd zon-skifte gör att man får resultat på flera kategorier från schemat som används. Ex. när det innan 20:00 är 50 % och efter är 100 % så kommer In kl 19/Ut 19:15 ge 2 timmar 50 % genom Bara instämplad zon, och 1 timme 50 % och 1 timme 100 % genom Använd zon-skifte. Använd zon-skifte: är default Fungerar som beskrivet för kolumnen Zon-kategori. Avrundning av resultatet är avhängt av avrundningsregeln för de(n) aktuella kategorin för schemat. Stämplingskrav på arbetsdagar Här finns följande val: Ja: Om Ja kontrolleras det mot arbetstidens längd i schemat. Där arbetstidens längd är > 0 så innebär Ja att det är krav på ett vanligt stämplingspar i tillägg till uppräknat innan uppräknat beräknas. Där detta inte är ok läggs närvarotiden på kategori Inte-ÖT (så att det skall vara möjligt att fånga upp sådana tillfällen). Nej: Om Nej så kontrolleras det inte mot arbetstidslängd i schemat. Nej är default. Övertidskoder med Fast antal Fältbeskrivningar för skärmbilden Övertidskoder med fast antal Detta är övertidskoder som skall ge ett fast antal timmar. Övertidskod nr Detta är övertidskodens nummer. Måste vara unikt (kan heller inte vara lika något av de vanliga övertidskodnumren). Det är detta nummer den anställda skall ange på registreringsterminalen. Namn på övertidskoden Övertidskodens namn Antal timmar Antal timmar man skall få uppräknat. Anges i timmar och minuter. Format 00:00. Står det 02:00 här kommer man att få 2 timmar. Ställer inte något krav på att värdet måste vara större än 00:00 om någon vid tillfälle skulle slår av en sådan kod efter att den har varit i bruk. Det är bättre att sätta värdet till 00:00 i stället för att ta bort koden tills det inte längre används till övertids-stämplingarna i databasen. 52 Koder och kategorier WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

59 Fast kategori Här finns en Dropdown-lista med alla kategorier. Resultatet kommer på den kategorin som väljs här. Uppdatera SumÖT Här finns följande val: Nej: Uppdaterar inte SumÖT. Ja: Uppdaterar SumÖT med antal timmar jag har satt på övertidskoden. Nej är default. Uppdatera SumTid Här finns följande val: Nej: Uppdaterar inte SumTid. Ja: SumTid med antal timmar jag har satt på övertidskoden. Nej är default. Uppdatera SumÖT Verklig Här finns följande val: Nej: Uppdaterar inte SumÖT Verklig. Ja: Uppdaterar SumÖT Verklig med antal timmar jag har satt på övertidskoden. Nej är default Uppdatera SumTid Verklig Här finns följande val: Nej: Uppdaterar inte SumTid Verklig. Ja: Uppdaterar SumTid Verklig med antal timmar jag har satt på övertidskoden. Nej är default Uppdatera närvaro Här finns följande val: Ja: Övertidskoden visas i stämplingsbilden under dagens resultat, ackumulerat resultat samt rapporter. Nej: Övertidskoden visas inte i stämplingsbilden under dagens resultat, ackumulerat resultat samt rapporter. Ja är default. Uppdatera kostnadsställe Här finns följande val: Nej: Uppdaterar inte kostnadsställe. Från personuppgifter: betyder att resultatet kommer på det som är den anställdes Fasta kostnadsställe/förra kostnadsstället. (Där den anställde har Ingen beräkning, så kommer det inte att komma något kostnadssälle-resultat även om det inte står Nej här). Nej är default. Uppdatera produktion Här finns följande val: Nej: Uppdaterar inte produktion. Från Personuppgifter: betyder att resultatet kommer på det jobbet som är angett i Personuppgifter Produktionsdata. OBS! Är det inte angett något jobb där så kommer det inte något jobbresultat även om det inte står Nej här. Nej är default. Minimumkrav Anges i timmar och minuter. Format 00:00. Hänger samman med nästa kolumn. 00:00 är default. Koder och kategorier 53

60 Minimumkrav-kategori Här finns en dropdown-lista med alla kategorier. Kategorin det är minimumkrav på innan det blir beräknat resultat för övertidskoden. Ingen är default. Fria texter Koder och kategorier Vilken avsikt/funktion har skärmbilden Fria texter? I denna skärmbild definieras de olika fria texterna som kan väljas i Fria text på sidan 86 i personaldata Fältbeskrivningar för skärmbilden Fria texter Fri text id Ett nummer som används internt i programmet som en hänvisning till själva texten (Namn). Fritext Namn Beskrivning av vad Fri text kommer att innehålla (till exempel Parkeringsplats Mobiltelefonnummer osv.). Numret på parkeringsplatsen samt numret till mobiltelefonen läggs in i fria texter i personal data för var enskild anställd. Se Fasta data Personaldata Fria text på sidan 86. Sortering Siffrorna i denna kolumn anger i vilken ordningsföljd raderna skall visas under Fria texter i personal bilden. Det är inte möjligt att ha samma värde för sortering flera gånger. Visa i receptionsmodul Bockar man av här, kommer dessa upplysningar att komma fram i receptionsmodulen. Se Dagliga data Receptionsmodul Anställda upplysningar. Kopplingsdata I detta menyval hittas flera grundregister som de anställda knyts upp mot, som Företag, Avdelning, Löneartstabell, Behörighetsgrupp, Lönegrupp, Gruppering och Befattningskategori. 54 Kopplingsdata WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

61 Företag Vilken avsikt/funktion har Företag? Företag kan används som ett urvalskriterium vid till exempel uttag av rapporter eller när du tilldelar en användare vilka anställda han skall kunna jobba med. För att lägga till en ny firma, klicka på knappen Lägg till en ny rad på slutet. Är det registrerat flera firma, byter du firma genom att kicka på pilen för att få fram drop down listan och välj riktig firma. Var hänvisas det till Företag? I Personal data Personuppgifter knyts de anställda upp mot en firma. Man kan lägga upp ett eller flera företag och de företagen som är definierade här i Kopplingsdata, kommer att komma upp som möjliga val i listboxen i Personal data Personuppgifter. Se Personaldata Företag Beskrivning av skärmbilden Företag Det är bara Företagsnr och Företagsnamn som måste fyllas i då du önskar att kunna välja på Företag som ett kriterium. Variabla tillägg default Genom val av Närvaro kommer variabla tillägg bara att visas i närvarorapporten för dem som är kopplade till detta företag. Samma fält hittas också i Personaldata/Kostnadsställe eller Produktionsdata, där detta kan överstyras för var enskild anställd. Använd orsakskod Här anger man om man skall använda orsakskod eller inte. Alla de som är kopplade till detta företag i Personaldata, har nu möjlighet för att ange en orsakstext. Man kan använda denna orsakstext genom olika korrigeringar i Stämplingsbild, detta gäller: Bytte av Beräkningsschema Ändringar i stämplingslinjerna (bara en orsakstext vid spara) Borttag och uppsättning av stämplingslinjer (bara en orsakstext per ny linje) Meddela Frånvaro och ÖT Saldoändring Kopplingsdata 55

62 Registrering av Variabla tillägg För mer information se Dagliga data/stämplingsbilden Kostnadsställe uppsättning Här väljer man kostnadsställe på firmanivå. Kostnadsstället måste definieras innan det kan hämtas upp här. Detta görs i Konfigurationsprogrammet. De övriga fälten används idag inte i något annat ställe i WinTid. Avdelning Vilken avsikt/funktion har Avdelning? Avdelning används för gruppering av de anställda. Detta kan vara användbart till exempel i samband med uttag av rapporter och statistiker. För att lägga till en ny avdelning, klicka på knappen Lägg till en ny rad på slutet. Var hänvisas det till Avdelning? I Personal data Personuppgifter knyts de anställda upp mot en avdelning. De avdelningar som är definierade här i Avdelning, kommer att finnas som möjliga val i listboxen i Personal data Personuppgifter. Se Personaldata Avdelning på sidan 71. Fältbeskrivningar för skärmbilden Avdelning Avdelning nr Här skriver man in nummer på avdelningen. Namn på avdelning Här skriver man in namnet på avdelningen. Löneartstabell Vilken avsikt/funktion har Löneartstabell? Används där du har automatisk överföring från WinTid till ett lönesystem. Det är här du bestämmer vilket tal som skall överförs till lönesystemet. Du kan definiera så många olika tabeller som du behöver. För att lägga in en ny löneartstabell, markera först en av raderna, klicka sedan på knappen Lägg till en ny rad på slutet. Skall man lägga in en ny löneart, markera en av löneart raderna, klicka sedan på knappen Lägg till en ny rad på slutet. 56 Kopplingsdata WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

63 Var hänvisas det till Löneartstabell? I Personal data Koppling knyts de anställda upp mot en löneartstabell (som alltså måste läggs in här i Löneartstabell för att kunna väljas där). Se Personaldata - Löneartstabell Fältbeskrivningar för skärmbilden Löneartstabell Löneartstabell nr Löneartstabellens nummer. (Själva innehållet i tabellen underhålls i nedre del av skärmbilden). Namn på löneartstabellen Löneartstabellens namn. (Själva innehållet i tabellen underhålls i nedre del av skärmbilden). Löneartsinnehåll Här ser du innehållet i den löneartstabellen du har valt i övre del av skärmbilden. I detta fält står löneartens nummer. Kategori nr Vilken tidskategori (saldo) som skall överföras som denna löneart. Multiplikationsfaktor Den faktorn du anger här kommer att bli multiplicerad med kategorin för att få det resultatet som överförs. Kriterium Används i diverse löneutlägg där det används 2 olika övertidskoder med för exempel 50 % eller 100 %. Då sätter man in kriterium för vilken av övertidskoderna som det skall tas hänsyn till. Behörighetsgrupp I dag används detta bara till att bestämma vilka stämplingsterminaler saldo skall sändas till. Där ni har stämplingsterminaler på geografiskt olika ställen kan det vara svårt att använda sig av flera behörighetsgrupper. Ex. du har en stämplingsklocka på huvudkontoret i Göteborg och ett annat ur på avdelningen i Karlstad. Genom användning av olika behörighetsgrupper kan du då ställa in WinTid till att bara att sända aktuella saldon till de olika terminalerna. (Det är inte någon poäng att saldona till dem som jobbar i Karlstad sänds till uret i Göteborg och omvänt). De anställda knyts upp mot en Behörighetsgrupp i Fasta data - Personal data Personuppgifter. Se Personaldata - Behörighetsgrupp. Kopplingsdata 57

64 För att lägga till en ny grupp, markera en av raderna till Grupp och klicka på knappen Lägg till en ny rad på slutet. För att lägga till flera terminaler, markera en av raderna till Stämplingsterminal och klicka på knappen Lägg till en ny rad på slutet. Beskrivning av skärmbilden Behörighetsgrupp Tillträdes grupp nr Behörighetsgruppens nummer. (Något du även väljer när du skapar den). Namn på behörighetsgrupp En beskrivning av behörighetsgrupp. Stämplingsterminal Här ser du adressen till de stämplingsterminaler som är skapade för den behörighetsgrupp du har valt i övre delen av skärmbilden. Sänd saldo Ja Betyder att saldo sänds till denna terminal för alla anställda som är kopplade till den behörighetsgrupp du ser på (har valts i övre delen av skärmbilden). Nej Betyder att saldo inte sänds till denna terminal (är i så fall egentligen inte någon poäng i att denna terminal skall stå på listan för denna behörighetsgrupp). Lönegrupp Vilken avsikt/funktion har Lönegrupp? Lönegrupp anger regler i samband med övertid och frånvaro för de anställda. Personer med olika regler runt till exempel om de har lov till att stämpla övertid eller inte, måste knytas till olika lönegrupper. För att lägga till en ny lönegrupp, klicka på knappen Lägg till en ny rad på slutet. Var hänvisas det till Lönegrupp? I Personal data Koppling knyts de anställda upp mot en lönegrupp. De lönegrupper som är definierade här i Lönegrupp, kommer att finnas som möjliga val i listboxen i Personal data Koppling. Se Personaldata Koppling - Lönegrupp nr 58 Kopplingsdata WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

65 Fältbeskrivningar för skärmbilden Lönegrupp Lönegrupp nr Lönegruppens nummer samt ett beskrivande namn. Period typ nr Periodtyp för denna lönegrupp. Periodtyp anger när de olika saldona skall nollställas. Anställda med fjortondagarslön har annan periodtyp än de som har månadslön (och har därför också olika lönegruppsnr sedan är det via lönegruppen de knyts mot periodtypen). Möjliga val här är definierade i Perioddata Grunddata - Upplägg av perioder Regelinställning övertid Här läggs regelinställning för övertid som skall gälla för denna lönegrupp. Se hur man skapar regelinställning övertid under Fasta data Beräkningsschema och kalender och Regelinställning övertid. Får stämpla övertid Ja betyder att personal som är kopplad mot denna lönegrupp tillåts att stämpla övertidskoder på stämplingsterminalen (och därmed få godkänd övertid). Nej betyder att personal som är kopplad mot denna lönegrupp inte tillåts att stämpla övertidskoder på stämplingsterminalen. (För att dessa personer skall kunna få tillgodoräkna sig övertid måste det läggs in fast övertidskod i Personaldata Koppling). Övertid innan/efter visas på Här bestämmer man om man har lov till att använda en eller flera övertidskoder per dag. Här finns följande val: Samlat: betyder att beräkningen sker som i dagens version (innan 6.0), med bara 1 övertidsstämpling per dag. Åtskilt: ger möjlighet att få skild övertid innan och efter arbetstiden. Denna kan bara väljas där arbetstidens längd är större än 00:00 (alltså inte på fridagar), och den kan heller inte väljas på schema med andra frånvaroregler än Frånvaro begränsas av beräkningsschema. Där det bara är stämplat övertid innan kommer man inte att få något för eventuell övertid efter (får i så fall antingen + på flex och/eller inte-öt). Själva övertidsstämplingarna måste vara registrerade i zonen innan/efter arbetstid. Kopplingsdata 59

66 Åtskilt om 2: betyder där det på dagen är registrerat bara 1 övertidskod så kommer systemet att uppföra sig precis som i dagens version (se beskrivning av Fast övertidskod under för event. avvik). Där det är registrerat 2 övertidskoder (en i zonen innan arbetstid och en i zonen efter arbetstid) kommer systemet att uppföra sig som för val Åtskilt. NB: När man stämplar samma övertidskod både före och efter arbetstiden skall dagen beräknas tillsvarande som vid samlad. Får stämpla frånvaro Ja: betyder att personal som är kopplade till denna lönegrupp tillåts att stämpla frånvaro på stämplingsterminalen. Nej: betyder att personal som är kopplade till denna lönegrupp inte tillåts att stämpla frånvaro på stämplingsterminalen. Frånvarotid utanför frånvarozonen Ja: betyder att det kan intjänas frånvarotid också utanför frånvarozonen (som är bestämd i Beräkningsschema Tidszoner). Förutsättningen är att det stämplas in från frånvaro på samma frånvarokod som det är stämplat ut på. Ex. Frånvarozonen är från Du stämplar ut på Tjänsteresa klockan 12:00. Du stämplar in från Tjänsteresa kl 18:00. Du kommer med Ja i detta fält att få godkänt för 6 timmar på tjänsteresa. Nej: betyder att det inte kan intjänas tid utanför frånvarozonen. Med samma exempel som ovan kommer du med Nej bara att få godkänt för tjänsteresa fram till 16:00, alltså 4 timmar. Godkänning av egna dagar Här kan man sätta in om de anställda skall kunna godkänna egna dagar. Detta kan övertyras på var enskild anställd i personal data. Ja, betyder att de anställda skall godkänna egna dagar. Nej, betyder att de anställda inte kan godkänna egna dagar. Frånvarokod för automatisk beräkning av helgdagsersättning Anger vilken frånvarokod tiden summeras på genom timavlönade som har ledigt för att det är en helgdag. Frånvarokod för automatisk beräkning av olovlig frånvaro På den frånvarokoden som läggs här kommer all olovlig frånvaro att summeras. Detta kan vara olovlig frånvaro, Andel av antal timmar för en frånvarodag som utgör en halv frånvarodag Anger hur många procent av dagen du måste vara frånvarande innan systemet räknar det som en halv dag. Det som står här kan överstyras för den enskilda frånvarokoden. Se Fasta data Koder och kategorier Frånvarokoder - Andel i % av en frånvarodag som utgör en halv frånvarodag/andel i % av en frånvarodag som utgör en hel frånvarodag på sidan 54 Ex. Anges 25 här måste frånvaron vara mer än 25 % av arbetsdagen för att det skall räknas som en halv dag i rapporter och statistik. Hur mycket mer än en halv dag du är frånvarande och ändå får en halv frånvarodag är beroende av värdet i Andel av antal timmar för en frånvarodag som utgör en hel frånvarodag. Där det där står 75 % kommer vårt exempel ge en halv frånvarodag för frånvaro som varar mellan 25 % och 75 % av arbetsdagen. Andel av antal timmar för en frånvarodag som utgör en hel frånvarodag Anger hur många procent av dagen du måste vara frånvarande innan systemet räknar det som en hel dag. Det som står här kan överstyras för den enskilda frånvarokoden. Se Fasta data Koder och kategorier Frånvarokoder - Andel i % av en frånvarodag som utgör en halv frånvarodag/andel i % av en frånvarodag som utgör en hel frånvarodag på sidan 54. Ex. Sätts 75 här måste frånvaron vara mer än 75 % av arbetsdagen för att det skall räknas som en hel dag i rapporter och statistik. Där frånvaron är mindre än det angivna värdet blir frånvaron möjligen räknat som en halv dag beroende av vad som står i Andel av antal timmar för en frånvarodag som utgör en halv frånvarodag. 60 Kopplingsdata WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

67 Procentsats för övertid 1 Värdet här kommer att påverka resultatet för övertid 1 där det för den använda övertidskoden är bockat "Skall övertid multipliceras". Sätter du exempelvis 150 i fältet här kommer resultatet för övertid 1 bli en och en halv gång. Det är med andra ord det du sätter här som är multiplikationsfaktorn för de övertidskoder där "Skall övertid multipliceras" är ikryssat. Procentsats för övertid 2 Värdet här kommer att påverka resultatet för övertid 2 där det för den använda övertidskoden är bockat för "Skall övertid multipliceras". Sätter du exempelvis 200 i fältet här kommer resultatet för övertid 2 bli dubbelt. Det är med andra ord det du sätter här som är multiplikationsfaktorn för de övertidskoderna där "Skall övertid multipliceras" är ikryssat. Procentsats för övertid 3 Värdet här kommer att påverka resultatet för övertid 3 där det för den använda övertidskoden är bockat för "Skall övertid multipliceras". Sätter du exempelvis 200 i fältet här kommer resultatet för övertid 3 bli dubbelt. Det är med andra ord det du sätter här som är multiplikationsfaktorn för de övertidskoderna där "Skall övertid multipliceras" är ikryssat. Procentsats för övertid 4 Värdet här kommer att påverka resultatet för övertid 4 där det för den använda övertidskoden är bockat för "Skall övertid multipliceras". Sätter du exempelvis 200 i fältet här kommer resultatet för övertid 4 bli dubbelt. Det är med andra ord det du sätter här som är multiplikationsfaktorn för de övertidskoderna där "Skall övertid multipliceras" är ikryssat. Procentsats för övertid 5 Värdet här kommer att påverka resultatet för övertid 5 där det för den använda övertidskoden är bockat för "Skall övertid multipliceras". Sätter du exempelvis 200 i fältet här kommer resultatet för övertid 5 bli dubbelt. Det är med andra ord det du sätter här som är multiplikationsfaktorn för de övertidskoderna där "Skall övertid multipliceras" är ikryssat. Saldovisning i timmar och minuter Ja visar saldona i timmar och minuter på stämplingsterminalen. Nej visar saldona i timmar och hundradelar på stämplingsterminalen. (Ex. 7,50 betyder 7 timmar och 30 minuter). 1 kategori som visas i saldo Vilken kategori som visas i terminalen som "saldo nr 1". (Terminalen kan bara visa 4 olika saldon). Detta är också ackumulerat saldo nr 1 på högst/lägst av Närvarorapporten. 2 kategori som visas i saldo Vilken kategori som visas i terminalen som "saldo nr 2". (Terminalen kan bara visa 4 olika saldon). Detta är också ackumulerat saldo nr 2 på högst/lägst av Närvarorapporten. 3 kategori som visas i saldo Vilken kategori som visas i terminalen som "saldo nr 3". (Terminalen kan bara visa 4 olika saldon). Detta är också ackumulerat saldo nr 3 på högst/lägst av Närvarorapporten. 4 kategori som visas i saldo Vilken kategori som visas i terminalen som "saldo nr 4". (Terminalen kan bara visa 4 olika saldon). Detta är också ackumulerat saldo nr 4 på högst/lägst av Närvarorapporten. Semester måste läggs in som kategori, sedan detta är hårdkodat i programmet. Kopplingsdata 61

68 Gruppering Vilken avsikt/funktion har Gruppering? Gruppering kan användas för att få flera möjligheter till att indela de anställda, för att kunna sortera på detta vid uttag av rapporter. Välj då att sortera på "frigrupper" i urvalsbilden för rapporten. För att lägga in en ny grupp, markera först en av raderna, klicka sedan på knappen Lägg till en ny rad på slutet. För att lägga in en ny undergrupp, markera först en av raderna, klicka sedan på knappen Lägg till en ny rad på slutet. Var hänvisas det till Gruppering? Programmet ger möjligheter för en flexibel gruppering av de anställda. I Gruppering skapas de möjligheter man har för att gruppera de anställda. I Personuppgifter Gruppering knyts personer till de olika grupperingarna som är definierat här. Se Personaldata - Gruppering. Fältbeskrivningar för skärmbilden Gruppering Här skriver man in gruppens nr. Grupp nr Ordningsföljd Den ordningsföljden som posterna kommer på här är ordningsföljden på flikarna i Personuppgifter Gruppering Gruppnamn Beskrivande namn på denna huvudgruppering. Det är detta som är namnet på fliken i Personuppgifter Gruppering Undergrupp nr Undergruppen tillhör en huvudgrupp (se över). Här är undergruppens nummer. Undergrupp namn Undergruppens namn. Det är detta som kommer upp som val i listboxen på den tillhörande fliken (huvudgruppering) i Personuppgifter Gruppering 62 Kopplingsdata WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

69 Befattningskategori Vilken avsikt/funktion har Befattningskategori? Avsikten är tvådelad. För det första ger det en möjlighet till att indela de anställda för att därefter kunna sortera på detta vid uttag av rapporter. För det andra är det i denna bild regler ligger för hur OB-tillägg skall hanteras och räknas ut. För att lägga till en ny befattningskategori, klicka på knappen Lägg till en ny rad på slutet. Är det registrerat flera befattningskategorier, väljer du mellan de genom att klicka i på pilen i rutan. Generellt rörande OB-tillägg OB-tillägg tilldelas efter olika kriterier. OB-tillägget styrs som ett tillägg utifrån klockslag satt i Beräkningsschema. Deltidsanställda och OB-tillägg. Deltidsanställda får också OB-tillägg om det är definierat i Beräkningsschema. Övertid. Övertid styrs normalt efter Beräkningsschema och min./max regler för när detta skall fungera dag för dag. Är det behov av avvikelser dvs. att de efter arbetad period skall ha allt som övertid styrs detta här genom att du går över på eget schema som ger övertid efter andra kriterier än normalt. Var hänvisas det till Befattningskategori? I denna skärmbild definieras de olika befattningskategorierna. I Personal data Personuppgifter knyts de anställda upp mot en befattningskategori (som alltså måste läggs in här i Befattningskategori för att kunna väljas där). Se Personaldata Befattningskategori. Fältbeskrivningar för skärmbilden Befattningskategori Befattningskategorins nummer. Befattningskategoriens namn. Befattningskategori Nr Befattningskategori Namn Skall det vara OB-tillägg Det du kryssar av här aktiverar de resterande OB-fälten. Antal veckor i OB-perioden Här väljes det mellan 1 vecka eller 2 veckor. Start dag för OB-perioden Här ligger vilken veckodag OB-perioden startar. (Kan välja mellan dag 1 till dag 7) Kopplingsdata 63

70 Antal timmar i OB-perioden Antal timmar (deltidsanställda) måste ha arbetat i OB-perioden innan de är berättigade OB-tillägg. Byt till ett annat schema efter antal timmar När vederbörande har arbetat mer än det antal timmar som sätts här önskar man att ändra beräkningsunderlaget (så att det blir tillgodo tid på ett annat sätt än "standard"). Detta göras genom att säga att det skall används ett annat beräkningsschema än det som ligger i kalendern. (Vilket schema som nu skall användas står i nästa fält "Byt till schema nummer". Byt till schema nummer Vilket beräkningsschema som skall användas när vederbörande i loppet av OB-perioden har arbetat mer än det antal timmar som är angett i förra fältet Byt till ett annat schema efter antal timmar". Personal data Personuppgifter Vilken avsikt/funktion har Personuppgifter? Här läggs alla anställda in som är med i tidregistreringen. Alla man skall kunna ta ut rapporter och statistik på måste vara upplagda här. Alla som stämplar måste även de ligga här. Alla som inte stämplar, men som man kommer att underhålla manuellt för att få ut till exempel frånvarostatistik på, måste också läggas in här. För att lägga in en nyanställd i personuppgifter, klicka på knappen Lägg till en ny rad på slutet. Har man många anställda, använd F3 knappen för att söka efter anställda. Det är sex fält man bör fylla i innan man sparar. De är Anställningsnummer, Förnamn, Efternamn, Kortnummer Företag och Avdelning. 64 Personal data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

71 Fältbeskrivningar för skärmbilden Personuppgifter Anställningsnummer Anställningsnummer är systemets hänvisning till en person. Kan i utgångspunkten väljas fritt. (Måste vara ett tal). Detta nummer lägger sig också i fältet MinTid login. Vid byte av anställningsnummer kommer inte detta nummer att ändra sig, det måste du göra manuellt. Detta måste göras såvida du inte använder programmet MinTid. Se MinTid inlog för förklaring. Byte av anställningsnummer görs i WinTid Konfiguration. Se WinTid Konfiguration Underhåll Anställd Byte av anställningsnr Personens förnamn. Personens efternamn Förnamn Efternamn Kortnummer Kortnumret det kortet denna person använder på stämplingsterminalen. Fältet har en begränsning på 9 siffror. Detta måste vara ett unikt nummer, det vill säga att systemet inte godtar att två personer har samma kortnummer. Lönenummer Personens lönenummer. Används där data överförs till lönesystem. Anger vem data gäller för. (Måste följaktligen vara samma nummer som denna person har i lönesystemet). Där du inte använder överföring till lönesystem behöver det inte stå något i detta fält Denna persons födelsedatum. Födelsedatum Personal data 65

72 Denna personens personnummer. Personnummer Kön Här anges det om personen är man eller kvinna. Används i enskilda statistiker där det skall skiljas på kön. Signatur Personens signatur. Fältet kommer i Receptionsmodulen. Där det är flera med samma namn kan de skiljas med signatur. Många sätter in interntelefon - numret här (där de som använder Receptionsmodulen). Befattningsprocent Visar befattningsprocent för den anställda. Vid full anställning sätts det 100 här. Används i enskild statistik där det skall tas hänsyn till deltidsprocenten (till exempel frånvarostatistik). Om du ändrar frånvaroprocenten, kommer det fram en dialogbox med fråga om du vill ändra värde för upptjänad semester. Semester i dagar/timmar Här kan man välja om man önskar resultatet av semester i dagar eller timmar för denna person. Skiftarbetar Välj Ja eller Nej. Detta är information som WinTid behöver för att ge riktig rapportering där den anställda arbetar i en skiftcykel som ger hela fridagar även om anställningen är 100 %. Rätt till semester i år Här står det hur många semesterdagar denna person hade 1: a januari detta år. Har man normalt 25 dagars semester, men överför 10 dagar från året innan, kommer det i så fall stå 35 här. Intjänad semester Antal semesterdagar denna person har. Detta är alltså så många semesterdagar man har kvar innan eventuella överföringar. Pin kod Pin kod kan användas i samband med påloggning i programmet MinTid och fältet fylls ut med ett fyrsiffrigt tal. Om Pin kod skall användas bestäms i WinTid Konfiguration. Se WinTid Konfiguration Underhåll System data Ändra. MinTid inloggan Genom påloggning i programmet MinTid, skall datamaskinens användarnamn skrivas in här. För de som inte skall använda programmet MinTid, kommer anställningsnumret lägga sig här automatisk. Detta fält är i utgångspunkten krypterat, men man kan ta bort denna kryptering i WinTid Konfiguration. Se WinTid Konfiguration Underhåll System data Ändra Lösenord Om firman skall använda MinTid.net, läggs lösenordet in här. MinTid web inställning För att kunna använda MinTid web, måste varje anställd vara tilldelad en webapplikationinställning. Denna inställning måste läggas in i databasen. Detta kan läggas in via script eller med hjälp av Dasboard- Configuration. Anställd from datum Datum för när vederbörande blev anställd. Anställd tom datum Datum för när vederbörande slutat. (Datum för sista arbetsdag) 66 Personal data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

73 När en anställd har slutat och man har glömt att lägga in slutdatum, kommer WinTid beräkna ett resultat på den anställde. Sätter man in slutdatum, kommer systemet att ta bort resultatet automatisk från den dagen du sätter in slutdatum och tillbaka till själva slutdatumet. Godkänning av egna dagar I förbindelse med godkänning, kan den anställda själv kunna godkänna sina egna resultat. Valen som finns är Använd lönegrupp, ja eller nej. Om det står använd lönegrupp så måste man kontrollera vilken tillåtelse som är angivet i lönegrupppen, som den anställda är kopplad mot. Se Fasta data Kopplingsdata lönegrupp. Företag Vilket företag personen är kopplad till. Möjliga val här är bestämt i Fasta data Kopplingsdata Företag. Avdelning Avdelningen personen är kopplad till. Används för att gruppera de anställda vid t.ex. rapporter/statistik. Möjliga val här är bestämt i Fasta data Kopplingsdata Avdelning Befattningskategori Vilken befattningskategori personen är kopplad till. Möjliga val här är bestämt i Fasta data Kopplingsdata Befattningskategori Behörighetsgrupp Behörighetsgruppen personen är kopplad till. Möjliga val här är bestämt i Fasta data Kopplingsdata Behörighetsgrupp Löneartstabell Vilken löneartstabell denna person är kopplad till. Används där man överför data till lönesystem. Möjliga val här är bestämt i Fasta data Kopplingsdata Löneartstabell, där det bestäms hur och vilken data som skall överförs till lönesystemet. "Direkt" överföring till lön (dvs. via ett filutlägg) kräver att ni har köpt modulen för löneöverföring. Själva uppsättningen för, och utkörning av lönefil görs från programmet WinTid Konfiguration. Koppling Vilken avsikt/funktion har Koppling? Det är här den anställda knyts till olika definierade arbetsregler. Det kan vara Lönegrupp, Kalender och Övertidskod. Här kan man också lägga in delvis sjuk, permission med delvis lön samt aktiv sjuk. Personal data 67

74 Fältbeskrivningar för skärmbilden Koppling Lönegrupp nr Här hämtar man upp den lönegruppen personen skall kopplas till. Möjliga val av Lönegrupper är bestämt i Fasta data Kopplingsdata Lönegrupp, där det bestäms regler runt bland annat övertid och frånvaro. Namn på lönegruppen Den valda lönegruppens namn. Detta kommer upp automatisk när du väljer Lönegruppnummer. Från datum (Lönegrupp) Här är det angett från vilken datum denna lönegrupp gäller för denna personen. När en anställd ändrar befattning eller av andra skäl skall ha andra regler för behandling av övertid eller frånvaro, kan du lägga in en ny rad med en annan lönegrupp, giltig från det datum du sätter. Vid beräkning kommer systemet att ta hänsyn till lönegruppen beroende på vilken period du beräknar. Det är alltid den lönegruppen med nyast Från datum som gäller då. Kalender nr Här hämtar man upp den kalender personen skall kopplas till. Möjliga val här är bestämt i Fasta data Beräkningsschema och kalender Kalender. Kalender innehåller vilket beräkningsschema som gäller på de olika dagarna i året beroende på när det stämplas Namn på kalender Den valda kalenderns namn. Detta kommer upp automatisk när du väljer Kalender nr. Från datum (Kalender) Här är det angett från vilket datum denna kalender gäller för denna personen. Då en anställd ändrar befattning eller av andra anledningar skall ha andra regler för beräkning av tid (eller frånvaro), kan du lägga in en ny rad med en annan kalender här, giltig från det datumet du sätter här. Vid beräkning kommer systemet att ta hänsyn till om kalender är beroende av vilken period du beräknar. 68 Personal data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

75 Det är alltid den kalendern med nyast Från datum som gäller då. Övertidskod Vilken övertidskod denna person får automatiskt, utan att hon måste stämpla övertid på stämplingsterminalen. Där den anställda stämplar övertidskod på stämplingsterminalen, kommer stämplingen att överstyra det som ligger här. Övertidskoden bestämmer hur eventuell arbetad övertid skall behandlas. Möjliga val här är bestämt i Fasta data Koder och kategorier Övertidskoder. Där det inte är angivet någon övertidskod (eller det är angivet övertidskod 1) betyder det att den anställda eventuellt måste stämpla övertid för att få övertidsersättning. Om vederbörande har tillåtelse till att stämpla övertid bestäms i vederbörandes Lönegrupp. Namn på Övertidskod Den valda övertidskodens namn. Detta kommer upp automatisk när du väljer Övertidskod. Från datum (Övertidskod) Här anges från vilket datum denna övertidskod gäller för denna person. Det är alltid den övertidskod med nyast Från datum som gäller. Frånvarokod Detta fält används till att meddela olika typer av sjukfrånvaro samt frånvaro som skall innehålla en procent. Sjukfrånvarokoder som används här är Delvis sjukskriven, aktiv sjukskriven och sjukskrivningar. När man lägger in en egenanmälan- och sjukanmälanskoden i detta fält, så kommer inte de anställda att få tillgång till de koderna genom frånvaroplanen i MinTid. Delvis sjukanmäld/permission med delvis lön Frånvarokoden Delvis sjukanmäld och Permission med delvis lön måste först skapas innan de kan tas i användning i detta fältet. Detta görs under Fasta data Koder och kategorier Frånvarokoder Klicka i fältet frånvarokod och hämta upp frånvarokoden delvis sjukanmäld eller Permission med delvis lön. Skriv in from datum för när frånvaron börjar och skriv in tom datum för när frånvaron slutar. Skriv så in procenten och bocka av om vederbörande kan jobba flextid i denna perioden. Aktiv sjukanmäld Frånvarokoden Aktiv sjukanmäld måste först skapas innan den kan tas i bruk i detta fältet. Detta görs under Fasta data Koder och kategorier Frånvarokoder på sidan 44. Klicka i fältet frånvarokod och hämta upp frånvarokoden Aktiv sjukanmäld. Skriv in from datum för när frånvaron börjar och skriv in tom datum för när frånvaron slutar. När man väljer denna frånvarokoden kommer procenten för koden automatisk bli satt till 100 % och flextiden kan inte upparbetas i denna perioden. Det är därför inte möjligt att välja bort Slå av flextid. Om detta gäller för en period tillbaka i tid, måste det beräknas på nytt i stämplingsbilden för att dagen skall bli rätt uppdaterad. När personen som är aktiv sjukanmäld är på jobb, skall det stämplas in och ut på normalt sätt. Resultatet i stämplingsbilden kommer att visa Tillgång genom aktiv sjukanmäld för timmarna personen har varit tillgänglig. Kategorin Sjukanmälan uppdateras med antal timmar personen skulle ha arbetat full dag. Aktiv sjukanmälanskoden visas som Sjukanmälan i stämplingsbilden och i rapporter. Är man Aktivt sjukanmäld så är det samma som 100 % sjukanmäld. Frånvarokoden Aktiv sjukanmäld läggs in i WinTid konfigurationsprogrammet under Underhåll System data Generell. Fria texter Personal data Vilken avsikt/funktion har Fri text? Fri text används för att lägga in diverse självvalda upplysningar om den anställda. Här läggs de olika upplysningarna in genom att hämta in definierade beskrivningar och så skriva in texten. Personal data 69

76 Exempel: Du kan definiera en fritext (i Fasta data Koder och kategorier Fria texter ) som heter Hem telefon. För de anställda detta är aktuellt för hämtar du denna text här i Fri text, och skriver telefonnummer i Text. Fältbeskrivningar i skärmbilden Fri text Fritext Beskrivningen av denna upplysningen. Möjliga val här är bestämt i Fasta data - Koder och kategorier Fria texter Om man i efterhand upprättar nya texter under Fasta data - Koder och kategorier - Fria texter och önskar att läsa in dessa på de enskilda anställda i personaluppgifter, kommer knappen i Personal Fria texter "vara aktiv". När knappen är aktiv, är detta en indikation på at det är lagrat nya rader som skal läggas till. Genom att trycka på knappen i Personaldata fritext, kommer nya rader att läggas till i den sorteringen de hör hemma. Det är endast de nya raderna som läggs in. Det kommer inte att vara möjligt att lägga in alla raderna 2 gånger, dvs. duplicera rader i Personal data fritext bilden. Fritext Själva informationen/upplysningen. Frånvaroplan Vilken avsikt/funktion har Frånvaroplan? Det är möjligt att lägga in framtida frånvaro i systemet. Den framtida frånvaron visas här i Frånvaroplan. Framtida frånvaro är frånvaro som den anställda eventuellt inte skall/kan stämpla även på stämplingsterminalen Vi rekommenderar att de anställda alltid även stämplar ut sig på den första frånvaron och att den påföljande frånvaron läggs in som planlagd frånvaro. Den nyaste frånvaron som läggs in visas nederst. Skall du se äldre rader som inte det är plats till på bilden, måste man scrolla uppåt. Rader tas bort av programkörning. Tas bort efter antal dagar som är satt upp i detta program. (Normalt 400 dagar). Ex. Den anställda skall på tjänsteresa hela fredagen, och från och med måndag skall han ha semester. När han går ut på torsdag stämplar han ut sig på Tjänsteresa (eventuellt Tjänsteresa från i morgon). Någon måste lägga in att från måndag är han på semester Det finns flera sätt att lägga in framtida frånvaro på: Det kan göras manuellt här i Frånvaroplan i Personal data. Det kan göras manuellt i Frånvaroplan i Stämplingsbild Den anställda kan även lägga in framtida frånvaro via programmet MinTid. Den inlagda frånvaron kommer att visas här i Frånvaroplan. Det framtida frånvaron kan läggs in i Receptionsmodulen 70 Personal data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

77 Fältbeskrivningar för skärmbilden Frånvaroplan Planlagd frånvaro Kod nr Frånvarokod nummer. Möjliga val är definierat i Fasta data Koder och kategorier Frånvarokoder Frånvarokod namn (Frånvaroplan) Den valda frånvarokodens namn. Kommer automatisk när du har val Kod nr. Från datum (Frånvaroplan) Datum för när den framtida frånvaron startar. (Från och med detta datumet) Från tid (Frånvaroplan) Tidpunkt för när den framtida frånvaron startar. Till datum (Frånvaroplan) Datum för när den framtida frånvaron slutar. (Till och med detta datumet). Till tid (Frånvaroplan) Tidpunkt för när den framtida frånvaron slutar. Frånvaro med fast värde Det blir inlagt fast värde för frånvaron ut från procenten som är satt i förhållande till arbetstidens längd. Till exempel: Arbetstidens längd är 7:30 timmar. Frånvaron sätts med 25 %. Oavsett stämplingar kommer resultatet för frånvaron bli 1:52timmar. Där den anställda är hel dag på jobbet, kommer resultatet att bli 1: 52 timmar i tillägg på flextid. Här kan man lägga in decimaler. Detta gäller för delvis/procentuellt sjuk. Personal data 71

78 Gruppering Vilken avsikt/funktion har Gruppering? Gruppering används där man önskar att gruppera de anställda ut från egendefinierade kriterier. (Alltså utöver avdelningsoch kategoribegreppen). Detta för att eventuellt kunna ta ut egna statistiker på dessa kriterier. Beskrivning av skärmbilden Gruppering Gruppering (d.v.s. flikens namn ) Namnet är definierat i Fasta data Kopplingsdata Gruppering. Ordningsföljden på flikarna är bestämt i Fasta data Kopplingsdata Gruppering. Grupp nr Numret för den valda undergruppen. Grupp namn Namnet på den valda undergruppen. Kommer automatisk när du har val Grupp nr. Anteckningsblock Vilken avsikt/funktion har Anteckningsblock? Anteckningsblock ger dig en möjlighet för att notera upplysningar/ minneslappar om den anställde. Anteckningsblock är ett eget Windows-program (ett gratis textbehandlingsprogram) Produktionsdata Fliken Produktionsdata i personuppgifter styr vilka jobb den anställda skall ha vid instämpling. Fliken används också när du projektfördelar timmar. Genom att lägga in ett Fast jobb under produktionsdata kommer det bli beräknat jobbresultat som visas i stämplingsbilden. Utan uppsättning, måste den anställda stämpla Bytt jobb eller att det manuellt måste läggs in en Byt jobb stämpling i stämplingsbilden för att få jobbresultat. Se jobbregistrering i stämplingsbilden. 72 Personal data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

79 Pfält information skall används som I uppsättning kan du välja mellan följande: Följande alternativ kan väljas i Pfelt-information i Personaldata 0 = Fast jobb 1 = Förslag till jobb 2 = Personligt jobb 3 = Ingen prod beräkning 4 = Förra projekt 5 = Förslag till projekt 6 = Inget förslag till projekt Fast jobb Om denna är vald kommer du automatisk jobbet som står i pfälten under. Inställningen ger en byt jobb stämplingstryp när den anställda stämplar IN. Förslag till jobb Man får automatisk gårdagens sista jobb. Personligt jobb Tid mellan Avslut/Avbryt jobb och utstämpling kommer att gå till personligt jobb. In nästa dag skapar ingen jobbstämpling, så att tid fram till Bytt jobb tillskrivs Personliga Jobb. Vid personliga jobb måste det väljas värden för pfälten som beskriver dessa jobb. Ingen prod. beräkning Denna skall användas på anställda där det inte skall beräknas resultat till jobb/produktion. Ser till att det är blankt, men hindrar ändå att det skapas produktionsresultat om den anställda skulle stämpla Bytt jobb genom en felaktighet. Skall den anställda projektfördela timmar, skall denna funktione att användas. Förra projekt Förra dagens sista projekt kommer att föreslås vi inläggelse av rad 1. Vid inläggning av rad > 1, föreslås förra dag sista projekt endast om detta inte blev använt på tidigare rader. Är det redan använt,, kommer det upp tom rad som förslag. Personal data 73

80 Förslag till projekt Förslaget kommer upp när man skall fördela tid, Vid inläggelse av rad >1, blir projektet föreslaget endast om detta inte blev använt på en tidigare rad. Är det redan använt kommer det upp ett tomt förslag Inget förslag till projekt Det kommer inte att föreslås något projekt vid fördelning. Pfält1 5 Ledtexten och antal dropplister motsvarar det som är satt upp i WinTid Konfiguration - System data produktion. I exemplet ovan är det definierat 3 nivåer (avdelning, projekt och aktivitet) Rätt att färdigrapportera? Att färdigrapportera betyder att jobben avslutas och låses dvs. normalt skall det inte vara möjligt att omstarta jobben. När jobbet är Färdig meddelat får det jobb-status 2. När den anställda stämplar Avslut Byt jobb och är siste anställd på jobbet, kommer han med Ja här att få jobbet markerat som Färdigt. Rätt till att ange antal och kassera Här kan man definiera ja eller nej om den anställda skall ha tillåtelse till att registrera antal och kassera. Denna registrering görs från stämplingsterminalen. Default genom registrering av variabelt tillägg Här bestäms där man önskar att kunna se variabla tillägg för denna person. Detta fält överstyr samma fält som hittas under Kopplingsdata/Företag. Jourjobb Jour-jobb används när speciella jobb skall tillskrivas genom jourbyte. Egna övertidskoder används till detta. För mer information se uppsättning av Övertidskoder i WinTid Användardokumentation. Jobb begränsning Det finns 2 sätt att begränsa urval av jobb som kommer fram i dropplisten när du skall underhålla jobbstämplingar i stämplingsbilden: 1. Begränsning utifrån persondata för var anställd. 2. Begränsning utifrån valda värden i listor över pfälten. Pfält-filtrering är förklarat I WinTid Konfiguration. Det är möjligt att begränsa jobburvalet för den enskilda anställda genom att specificera ett urval av jobb som visas i urvalslistor i stämplingsbilden. För att få till detta måste det skapas värden under funktionen Fria texter. För mer information se WinTid, Fasta data, koder och Kategorier och fliken Fria texter. Bilden är visad nedan. Här upprättar du så många rader som du har pfält-nivåer. Fri text id kallas pfält1 eller pfält2 eller pfält5. Namn eller beteckning kan du också välja. Vill du begränsa urval av jobb baserat på bara ett pfält räcker det med en rad under fria texter. Vill du att jobbet skall begränsas utifrån en kombination mellan pfält1 och pfält2, måste du lägga in flera fritexter med relevanta pfält namn. I exemplet är det skapat 3 pfält. För var fritext lägg in passande namn eller beteckning. För var anställd som skall ha en begränsning, måste du skapa ny(a) rad(er) under fliken - fri text i personuppgifter. 74 Personal data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

81 I exemplet har vi begränsat urvalet av jobb för den anställde. För den anställde får du bara fram jobb som har pfält1 värden som är lika 3 eller 25 eller börjar med ula eller börjar med 1 eller börjar med 5. I tillägg till begränsning av jobb kommer det att bli satt en begränsning på urvalet i relevanta listor med pfält (här pfält1) så att bara uppgifter med dessa värden hittas i listan. Dropplister över de andra pfälten är inte begränsade och kommer att visa alla värden. Det är viktigt att du uppger exakta värden som hittas i pfält/jobb tabeller. Vill du matcha flera pfält/jobb som startar med ett fälts uttryck kan du ange *. 1* betyder alla jobb/pfält1 som börjar med 1. Det är viktigt att alla värden är kommaseparerade. Efter sista värdet skall det inte vara något komma. För att göra arbetet lättare är det möjligt att dubbelklicka på raden med fritext och få upp listor över värdena på pfältnivån: Här kan du fritt välja data genom att dra rader till höger sidan. Du lagrar genom att välja OK och listan fylls automatisk ut i fritext text fältet. Genom att begränsa urvalet på pfält nivå kommer du bara få tillgång till jobb som innehåller värden där du manuellt skall välja jobb i stämplingsbilden. För att också begränsa antal värden under de andra pfältnivåerna, rekommenderas det att du har satt på jobb-filtrering. Det gör att du bara får fram värden som hittas i kombination med värden du har valt för den anställda på denna pfältnivå. Sedan begränsning är relaterad till en person kan du sätta diverse urval för olika personer. De som skall välja mellan alla jobb, skall inte lägga in något under fritext i personuppgifter. Om det läggs in fritext i personuppgifter utan att uppge värden, behandlas detta som om det inte är något begränsning. Personal data 75

82 Jobb begränsning för en grupp anställda Önskar du att tilldela jobb till en grupp anställda, måste detta göras i WinTid konfiguration. Se System data Projekt och Begränsning av jobburval/förslag till jobb. Det är bara jobb med status olika från Färdig (status < 2) som visas i dropplistan. Se Jobb-status. Andra Vilken avsikt/funktion har Andra? Denna frånvarokontroll kan användas till att överstyra bestämmelserna i Frånvarokontrollen som ligger i WinTid Konfiguration för var enskild person. Se WinTid Konfiguration Underhåll - Frånvarokontrollen Beskrivning av skärmbilden Andra Max Övertid innan dispens Har den anställda använt Egenanmälan för denna period, kan man sätta in ett datum för spärr av egenanmälan. Sjukintyg efter antal dagar Anställda som till exempel lider av kronisk sjukdom har rätt till flera Egenanmälan. När detta fält fylls ut med till exempel 20 Egenanmälan, har den anställde rätt till 20 Egenanmälan medan de andre anställde omfattas av rätt till antal Egenanmälan som du anger i WinTid konfiguration. Avtalets övertidstak Arbetsgivaren kan ge en eller flera anställda flera dagar i en egenanmälan. Detta skall skrivas i det här fältet. Kostnadsställe Vilken avsikt/funktion har Kostnadsställe I personaldata styr du vilket kostnadsställe den anställda knyts till genom instämpling. Den anställda skall även alltid stämpla Byt Kostnadsställe genom ändring. Inställningen hittas under fliken Kostnadsställe. 76 Personal data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

83 Beskrivning av skärmbild Kostnadsställe Vilket kostnadsställe skall dagen starta med? Du kan välj mellan följande värden: Föregående kostnadsställe Detta gör att den anställde fortsätter på det kostnadsstället som han slutade på dagen innan. Ingen beräkning av kostnadsställe Det blir inte beräknat något resultat på kostnadsställe om det inte stämplas Byt Kostnadsställe. Detta måste den anställda då även göra efter att ha stämplat IN. Fast kostnadsställe Du önskar att den anställda alltid eller i perioder skall föra timmarna på ett kostnadsställe. I nedre fönstret lägger du in perioden och vilket kostnadsställe som skall gälla. Kostnadsstället väljs genom att sätta tillsammans värden från de nivåer som är definierat. Med denna uppsättning behöver den anställda bara stämpla Byt Kostnadsställe när det avviker från det som är registrerat här. Default genom registrering av variabla tillägg Här bestäms när man önskar att kunna se variabla tillägg för denna person. Detta fält överstyr samma fält som hittar under Kopplingsdata/Företag. Fast kostnadsställe Du önskar att den anställda alltid eller i perioder skall föra timmarna på ett kostnadsställe. I nedre fönstret lägger du in perioden och vilket kostnadsställe som skall gälla. Kostnadsstället väljs genom att sätta tillsammans värden från de nivåer som är definierade. Med denna uppsättning behöver den anställda bara stämpla Byt Kostnadsställe när det avviker från det som är registrerat här. Jour kostnadsställe Jour-kostnadsställe används när speciella kostnadsställen skall tillgodoräknas vid jourinkallelse. Egna övertidskoder används till detta. För mer information se uppsättning av Övertidskoder i WinTid Användardokumentation. Personal data 77

84 Kopplade kategorier Vilken avsikt/funktion har Kopplade kategorier Här kan man lägga in regel för beräkning av tillägg. Det läggs in procentvis beräkning av kategorier för en period. Beräkningen av resultatet sker efter att avrundning och beräkning av min/max är gjord. Beskrivning av skärmbild Kopplade kategorier Kategori Här väjer man det variabla tillägget där resultatet skall visas Procentvärde Här lägger man in det procentvärde som skall beräknas Beräkningskategori Här är det dropdown för alla kategorier i WinTid. Den kategorin som väljs här kommer det att räknas procentvärde ifrån. Från datum och till datum Här läggar man in från datum och till datum för när uträkningen skall gälla ifrån. Närvaro Är det bockat av i detta fält kommer resultaten att visas i närvarorapporten. Det är default bock av närvaro Kostnadsställe Om resultaten skall visas på kostnadsställe, måste det bockas av i denna rubrik. Kostnadsställe är endast synligt om licensen innehåller produktion. 78 Personal data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

85 Period data Upplägg av perioder Vad är avsikten med Perioder? Du kan bestämma vilka dagliga resultat du kommer att ackumulera. Dessa resultat kan vara underlaget för överföring till andra system som t.ex. lön. För att avgränsa och nollställa ackumulatorerna måste programmet veta start- och slutdatum för en period. Det kan skapas olika perioder som de anställda använder via den lönegrupp de kopplats till i Personal data. Perioddata omfattar både att skapa perioder och bestämma hur kategorierna (ackumulatorerna) skall behandlas vid övergång från en period. Du lägger upp perioder i två steg. Först definieras nummer, namn och periodtyp innan du därefter kan lägga upp perioden automatisk med eget uppläggningsprogram. När perioden är skapad, kan du se och kontrollera och eventuellt ändra på perioderna i en egen tabell som läggs på egna sidan. Borttag av perioder utförs i samma grunddatabild. Grunddata - Upplägg av perioder Grunddata för perioder består av fasta data, program för att skapa perioder och ta bort perioderna. Under grunddata visas definierade periodtyper. Kolumnen till vänster anger antal perioder som är definierade. För att lägga upp eller se på en period, måste du klicka på önskad rad så att den markeras med > tecken. Periodtyp nr. Detta är kod för perioden. Detta nummer väljes i lönegruppen registrerat i fältet periodtyp. Fältet är numerisk och du kan välja typ med upp till 7 siffror. Period data 79

86 Namn på Period typ Beskrivning av periodtypen t.ex. månatlig från 15 till 14 eller 14 dagars perioder. Typ Väljs från uppslagsboxen. Typerna är fasta och det kan väljas mellan: Månad, halvmånad, vecka eller annat. Typerna styr flexibiliteten för skapandet av perioden och vad som skall fyllas i nästa fält. Start dag Start dag visar vilken dag perioden skall startas från. Vilket datum detta är, definierar du som startdatum när perioden skall läggs upp. För periodtyperna månad och halvmånad skall detta alltid vara 1. För periodtyperna vecka eller annat anger du vilken veckodag du önskar att perioden skall startas från, måndag =1 och söndag =7. I fältet startdatum uppger du datum för start för första perioden. Antal dagar Fältet visar antal dagar perioden skall innehålla. Fältet fylls bara ut för periodtyperna vecka och 14 dagars perioder. Automatiskt upplägg av perioder Denna funktion skapar perioder efter uppsättning av periodtypen. Du klickar på önskad rad under grunddata och fyller ut fälten innan du kan starta upplägget av perioden. Ev. fält namn Alla perioder för denna periods nummer får detta namn. Det rekommenderas att behålla namnet från grunddata, till exempel månatlig. Startdatum för upplägg av perioder Uppge startdatum för första perioden. För månadsperiod från 1 till sista dag är detta 01/01/xxxx, går perioden från den 20 uppger du 20/01/xxxx. Slutdatum för upplägg av perioder Uppge slutdatum för den sista perioden Startvärde period nr. Perioden måste ges unika koder. Koderna visas upp fortlöpande från det värde du här anger som startvärde. Startvärde kan vara årtalet med en talfaktor t.ex där 01 är talet med det antal perioder som definieras. (Har ni flera perioder som skall läggs upp, måste du använda startvärde till exempel osv.) Du startar upplägget av perioder genom att trycke på knappen lägg upp perioder. Antal perioder som är skapade visas upp i hjälptexten nederst till vänster. Om du önskar att se perioderna väljer du fliken Månatlig (vid detta tillfälle) för visning av perioderna. Borttag av perioder Perioder får inte tas bort innan året är slut och det rekommenderas att behålla ett år gamla perioder pga. av möjlighet för korrektioner och nya resultat. Innan borttag måste du markera önskad periodtyp i grunddata och därefter fylla ut start och slutdatum för perioden. Starta borttag genom att trycka på knappen Ta bort perioder Månatlig - Upplägg av perioder När perioderna är skapade, kan du kontrollera att du har fått den indelningen du önskar. Tillgång till tabellen får du genom att klicka på menyn som visar namnet på periodtypen. Tabellen visar alla perioder som är skapade för denna periodtyp. En rad är en period. Kolumnen till vänster visar antal rader med perioder. 80 Period data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

87 Användare av programmet MinTid, bör ändra periodnamnet till januari 03, februari 03 osv., detta pga. av periodrapporten i MinTid.exe och MinTid.ini. Startvärde period nr för perioden. Period nr. Namn på perioden Namn på perioden. Detta är fältets beteckning som blev valt som fältnamn vid upplägg av perioden. Start datum för perioden Fältet visar startdatum för perioden. Slut datum för perioden Fältet visar slutdatum för perioden. Upplägg av perioder tar hänsyn till längden på månaden. Period godkänd När period är godkänd genom godkänningsmodulen, kommer den att visas här. Det betyder att ändringar inte kan utföras utan att först ha upphävt godkänningen och utfört rättning och godkänt på nytt. Period överförd Genom överföring till lön blir fältet uppdaterat så att inte perioden automatisk kan överförs flera gånger. Ändringar av perioder Önskar du att ändra på start eller slutdatum för en period gör du det direkt i kolumnen. Du måste även vara uppmärksam så att du inte får överlappande perioder. Ändring av perioden är aktuell vid årsskiftet genom att t.ex. period 12 går från till och att period 1 går från 1.1. till När du har avvikande perioder måste du kontrollera detta vid automatiskt upplägg så att du anger att första perioden xxxx02 så att du får antingen ändra eller manuellt skapa period 1. Underhåll av avvikande perioder Avvikande perioder används när avrundning av resultatet skall ske på speciella datum i loppet av ett år och inte på de normala avrundningsperioderna. I underhåll av avvikande perioder visas definierade lönegrupper i övre vänster del av skärmbilden. Du väljer lönegruppen som skall använda avvikande period genom att markera raden (blir blå och du får en > bakom radnumret). Du kan välja att lägga upp avvikande perioder automatiskt eller manuellt. De avvikande perioderna visas i mittersta delen av skärmbilden. Period data 81

88 Fältbeskrivningar för skärmbilden underhåll av avvikande perioder Lönegrupp nr Här visas lista över de lönegruppsnr som är definierade under Fasta data Kopplingsdata Lönegrupp Period typ I lönegruppen knyts gruppen till den periodtyp som lönegruppen skall använda. Texten på periodtypen visas här. Önskar du att se hur perioden är definierad för typen måste du gå till Period data - Upplägg av perioder. Lönegrupp namn Kolumnen visar namnet till lönegruppen. Hämtas från Kopplingsregistret - Lönegrupp. För ytterligare upplägg måste lönegruppen väljas genom att markera raden. Detta gäller också vid senare sökningar för att se på de avvikande perioderna för en av lönegrupperna. Automatiskt upplägg av avvikande perioder Detta rekommenderas att använda om du skall ha flera perioder. Du kan välja mellan några förslag som WinTid ger dig under periodtyp. Start datum Start datum anger hur programmet skall räkna sig fram till de nästa perioderna avhängigt av den periodtyp du väljer i nästa fält. Period typ Välj detta från uppslagsboxen. Du kan välja mellan: 82 Period data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

89 Kvartalsvis som visas default. Dvs. att du får datum för perioder för1.1, 1.4, 1.7 och Månatlig. Dvs. du får indelat avvikande månatliga perioder. Du måste då se till att sätta startdatum till riktig dag i månaden. Detta skall bara användas för avvikande avrundning av enskilda kategorier. Okänd. Aktuell om du önskar att avrunda något på en speciell veckodag undantaget söndag. 2 veckors. Används bara vid avvikande indelning av 14 dagars period. Halvårsvis. Genom att sätta ett riktig startdatum får du två perioder per år. Du kan alltid också redigera på de datum som WinTid skapar som avvikande period. Antal perioder Du anger hur många perioder du önskar att lägga upp. Det finns ingen rutin för att automatiskt lägga upp avvikande perioder i WinTid, så detta måste kontrolleras och eventuellt läggas upp innan ingången till ett nytt år. Väljer du kvartalsvis och 12 perioder får du perioder för 3 år framåt. Ev. fritt namn för alla perioder Du kan även ge perioderna en fri beteckning. T.ex. kvartalsvis, halvårs etc. Lägg upp perioder När parametrarna är satta, lägger du upp avvikande perioder genom att trycka på knappen. Perioderna visas i mittersta delen av skärmbilden med start datum för perioden och fritt namn under period namn. Manuellt upplägg av perioder I mittersta sektion av skärmbilden kan du även sätta in rader med start datum och namn. Ändringar i avvikande perioder I mittersta delen av skärmbilden visas avvikande perioder. Dessa kan redigeras genom att ändra i båda kolumner och ta bort rader. Du måste spara efter redigering. Startdatum för automatiskt upplägg av avvikande period Visar startdatum på den avvikande perioden. Dvs. perioden går fram till nästa rads startdatum. Namn på avvikande period Visar den beteckning du valt som fritt periodnamn vid automatiskt upplägg. Har du skapat kvartalsvis kan du ändra raderna så att de heter 1. kvartal, 2. kvartal etc. Avvikande perioder används genom att det i periodavrundning är ikryssat för att avvikande periodindelning skall användas. Beräkningsprogrammet kollar var natt om det hittar kategorier som det är ikryssat som avvikande perioder. Om det är det, kontrolleras det vilket datum som är definierat. Är dagens datum lika som ett startdatum utförs den avrundning som är satt under avvikande periodens min- och maxtid. Underhåll av periodavrundning Vilken avsikt/funktion har Underhåll av period avrundning? I denna skärmbild bestämmer du hur ackumulatorerna till de olika kategorierna stryks, och när detta skall ske. Du kan stryka ackumulatorer dagligen, per vecka, månatlig, periodiskt eller årligt. I tillägg kan du definiera avvikande period dvs. enskilda datum som du önskar att stryka ackumulatorer. Detta måste användas för dem som skall stryka flextid t.ex. varje kvartal. Genom strykning av timmar på en kategori, kan dessa överföras till en annan kategori. T.ex. kan timmar som stryks från flextidssaldot föras över till en annan eller ny kategori som du kallar struken flex. På det sättet tar du ta vara på timmar som stryks. Översta halvan av skärmen visar en översikt över de olika inlagda lönegrupperna som du måste knyta avrundningsregler till. Lönegruppen är definierad i Fasta data - Kopplingsdata Lönegrupp. När du går från en period eller passerar ett av de andra kriterierna för att göra upp ackumulatorn, kommer beräkningsprogrammet att göra strykningen så som den är definierad i tabellen här. Period data 83

90 Fältbeskrivningar för skärmbilden Underhåll av periodavrundning. Kategori nr Kategori är begreppet för olika typer av tid. Några är fasta, andra skapas som frånvarokoder och du kan definiera dina egna. För att du hela tiden skall se vilken kategori du jobbar med visas detta i en egen kolumn till vänster. Bege dig bara till högra delen av bilden. Överskjutande kategorinamn Tid som stryks kan överförs till en annan kategori. Du önskar t.ex. att samla all tid som stryks från flextid. Upprätta en egen kategori som du kallar nollad flex i kategorier. Detta måste du göra först för att få tillgång till kategorin i listboxen i denna kolumn. Önskar du att ackumulera olika frånvarokoder t.ex. koder för Permissioner på en speciell ackumulator, kryssar du av för daglig avrundning och för över timmarna/dagarna till samlarkategorin. Daglig avrundning Utresultatet för kategorin värderas och avrundas dagligen. Används när du inte är intresserad i att ackumulera resultat över flera dagar t.ex. genom daglig avlöning av inhyrda eller att du samlar tid på egna kategorier som du överför till. Minimum daglig tid Kolumnen visar hur mycket tid du minimum kan ta med dig till nästa dag. Maximum daglig tid Kolumnen visar hur mycket tid du maximum kan ta med dig till nästa dag. 84 Period data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

91 Okänd avrundning Utresultatet för kategorin värderas och avrundas veckovis. Veckan startar måndag och avslutas söndag. Används när du inte är intresserad av att ackumulera resultatet längre än en vecka. Aktuellt vid avlöning av inhyrda eller när du överför resultat veckovis till andra system som lön- eller frånvarosystem. Minimum veckotid Kolumnen visar hur mycket tid du minimum kan ta med dig till nästa vecka. Maximum veckotid Kolumnen visar hur mycket tid du maximum kan ta med dig till nästa vecka. Månatlig avrundning Utresultat för kategorin värderas och avrundas månatlig. Kan användas på kategorier som skall följa månaden och inte löneperioden. Minimum månatlig tid Kolumnen visar hur mycket tid du minimum kan ta med dig till nästa månad. Maximum månatlig tid Kolumnen visar hur mycket tid du maximum kan ta med dig till nästa månad. Periodisk avrundning Utresultatet för kategorin värderas och avrundas periodiskt dvs. efter hur periodtypen är definierad. När sista datum i perioden är över, kommer det vid beräkning av 1:a dagen i nästa period att utföras avrundning på sista dagens utresultat och avrundat inresultat sätts in på dag 1 i nästa period. Minimum periodisk tid Kolumnen visar hur mycket tid du minimum kan ta med dig till nästa period. Maximum periodisk tid Kolumnen visar hur mycket tid du maximum kan ta med dig till nästa period. Avvikande periodisk avrundning Avvikande perioder används när en kategori skall avrundas några få gånger i loppet av ett år eller efter speciella intervaller. Detta är aktuellt att använda för dem som har flextidsregel som ger anledning till att avrunda flextid t.ex. varje kvartal eller 2 gånger om året. Du måste definiera hur den avvikande perioden ser ut under Underhåll av avvikande perioder.. Använder du avvikande perioder, måste du ta bort den andra avkryssningen. Minimum avvikande periodisk tid Kolumnen visar hur mycket tid du minimum kan ta med dig till nästa avvikande period. Maximum avvikande periodisk tid Kolumnen visar hur mycket tid du maximum kan ta med dig till nästa avvikande period. Årlig avrundning Utresultat för kategorin värderas och avrundas den varje år. Dvs. Att den 1.1 som är kategorin är nollställd eller ackumulatorn avrundad efter de värden som är satta i minimum och maximum tid. Kategorier som semester och sjukt barn bör avrundas årligen. Observera också att kategorin mertid eller övertid till utbetalning hos de flesta inte skall nollställas. Minimum årlig tid Kolumnen visar hur mycket tid du minimum kan ta med dig till nästa år. Period data 85

92 Maximum årlig tid Kolumnen visar hur mycket tid du maximum kan ta med dig till nästa år. Jobb daglig avrundning, Jobb min daglig tid, Jobb max daglig tid För att begränsa antal poster/rader per dag skall alla jobb-resultat avrundas daglig. Detta är default och skall inte röras! Dagliga data Stämplingsbilden Vilken avsikt/funktion har Stämplingsbilden? I denna skärmbild underhåller du stämplingar. Här kan du rätta stämplingar, lägga in stämplingar, anmäla frånvaro och så vidare. Efter att rättning är gjord, kan du i samma skärmbild göra en beräkning för att se att resultatet blev som förväntat. Översikt stämplingar Beskrivning av skärmbild Översikt över stämplingar - övre delen Här visas en översikt över de sista dagarnas stämplingar för den anställde du har hämtat upp. (Om du inte har valt en person kommer hela skärmbilden att vara blank bortsett från överskrifter och liknande). 86 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

93 Datum Fältet anger vilket datum du har valt. Namn Här står ytterligare upplysningar om datum i form av veckodag och veckonummer. Första stämpling Tidpunkten för detta datums första stämpling. Sista stämpling Tidpunkten för detta datums sista stämpling. Antal stämplingar Visar antal stämplingar som är gjorda på detta datum. Eftersom du i de två föregående fältena bara får se första och sista stämplingen är tanken med detta fält att du ser om det finns ytterligare stämplingar denna dag. Dessa kan påverka att resultatet för dagen blir annorlunda än det du skulle tro utifrån första och sista stämpling. Vid fler än två stämplingar måste du gå till Underhåll av stämplingar för att få den fulla översikten. Frånvaro stämpling Där det är gjort en frånvarostämpling på detta datum, kommer använd frånvarokod att visas här. Också om man är kopplad till en lönegrupp med automatisk knuten frånvarokod t.ex. otillåten frånvarokod. Klicka på talet, så visas frånvarokodens namn nederst i hjälpfältet i "ramen". Övertids stämpling Här står övertidskoden som är använt detta datum. Denna kommer antingen från en stämpling gjord på stämplingsterminalen, eller värdet är hämtat från Fast övertidskod i Personaluppgifter Koppling. Klicka på siffran, så visas övertidskodens namn nederst i hjälpfältet i "ramen". Dagliga data 87

94 Stämp korr Visar om det har blivit korrigerat en stämpling (inlagt manuellt). System stämpling Klicka på siffran, så visas en förklaring nederst i hjälpfältet i "ramen" Några exempel:. 2 betyder att det har glömts en utstämpling på denna dagen. 3 betyder att en inlagd frånvaro har startat. 5 betyder att det har anmälts en frånvaro. 7 betyder att det har anmälts (inlagt manuellt) en övertidskod. Kärntid Om det har stämplats i kärntiden kommer det här att stå antalet kärntidsstämplingar för denna dagen. (Kärntiden är angiven i beräkningsschemat). Ber. schema Numret på det beräkningsschemat som är valt på detta datum. Schemat hämtas ut i från vilken kalender den anställde är knuten. Beräknat J/N Ja betyder att denna dagens resultat är beräknat. Nej betyder att denna dagen ännu inte är beräknad. Normalt kommer WinTid att beräkna dagens datum påföljande natt (efter att "dygnet" är slut). Visar om dagen är godkänd. Ja, betyder att dagen är korrigerad. Godkänt (övre skärmbild) Korr. Dagens resultat Här kan du se resultaten för det datum som är valt i övre delen av skärmbilden. Närvaro/Jobb (dagens resultat) Visar om denna är ett resultat av närvaro eller jobb (produktion). Vilken kategori resultatet är för. Kategori (dagens resultat) Timmar/100 Resultatet visas i hundradelar (t.ex. är 7.50 lika med sju och en halv timme). Timmar/60 Resultatet visas i timmar och minuter. Dagar/Antal Visar resultatet omräknat i hel eller halv dag. 88 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

95 Korrektion Visar värde om det är gjort en resultatkorrektion. Det kan vara ett tillägg till dagens resultat, eller ett värde som resultatet blivit satt till. För att kunna se denna måste du kontrollera i Underhåll av stämplingar Resultat korrektioner Korrektion av resultat för anställda på sidan 19. Visar om dagen är godkänd. Godkänt (dagens resultat) Underhåll stämplingar Anställd Här får man upp den anställde man önskar att göra ändringar på. Antingen kan man välja nr eller namn från listan eller man kan använda sökfunktionen F3. Man kan också använda knappen anställdas lista. Skriv inte direkt i namnfältet. Datum / veckodag Här väljer man det datum man önskar att göra ändringar på. Klickar man på knappen med tre pilar som pekar mot vänster, går du en månad tillbaka i tid. Knappen med två pilar som pekar mot vänster, med den går du en vecka tillbaka i tid och knappen med en pil som pekar mot vänster, med den går du en dag tillbaka i tid. Knapparna på motsatta sidan fungerar på samma sätt, men där går du framåt i tid. Enkelt är det också att använda knappen till höger, den har en kalenderfunktion där du kan välja dag, månad och kalenderår. Står du i bilden under Underhåll stämplingar kan man använda knapparna Page up och Page down på tangentbordet för att gå till nästa och tidigare dag. Närvaro Här visas vilket schema som är val för närvaro på denna dagen. Vilket schema som väljs bestäms i Kalendern som den anställde är kopplad till. Önskar man att byta schema denna dagen, görs det genom att klicka på schema nr. Vid ändring av schema kommer du se ett rött märke i det högra fältet för schemanamn. Önskar man att gå in i det aktuella beräkningsschemat för att se hur schemat är uppbyggt, dubbelklickar man på namnet på schemat. Det finns också en möjlighet i WinTidTM för att den anställde själv anger schema när man stämplar in. Arb. Längd på arbetsscheman Arbetstidens längd för detta schema (Värdet är satt i det gällande beräkningsschemat) Dygn utv.på arbetsscheman Dygnets utvidgning för detta schema (Värdet är satt i det gällande beräkningsschemat) Produktionsschema Här visas vilket schema som är valt för produktion på denna dag. Vilket schema som väljs bestämds i Kalendern som den anställde är knuten till. Önskar man att byta schema denna dag görs det genom att klicka på schema nr. Vid ändring av schema kommer du se ett rött märke i det högra fältet för schema namn. Önskar man att gå in i det aktuella produktionsschemat för att se hur schemat är uppbyggt, dubbelklickar man på namnet i schemat. Dagliga data 89

96 För mer information om produktions stämpling se Underhåll av jobbregistreringar på sidan 22 Arb. Längd på produktionsschema Arbetstidens längd för detta schema. (Värdet är satt i det gällande beräkningsschemat) Dygn utv.på produktionsschema Dygnets utvidgning för detta schema (Värdet är satt i det gällande beräkningsschemat) Godkänna Knapp För de som använder godkännandemodulen, används denna knappen till att godkänna dagen. För att denna knappen skall visas i stämplingsbilden, måste användaren vara uppsatt med behörighet att godkänna resultat. Denna görs i WinTid Konfiguration Underhåll Användare Definition. Beräkna resultat Om färgen runt knappen är grön, är denna dagens resultat beräknad. Är den röd, är dagens resultat inte beräknad. Klicka på knappen för att beräkna resultatet. Beräkna rättade I stämplingsbilden kan du få en egen beräkningsknapp som bara beräknar dagar som det är gjort ändringar. Avsikten är att öka hastigheten för att återberäkna flera dagar och att det inte läggas ut resultat från dagar utan ändringar. Funktionen är så att den bara ajourför in och ut resultat på den dag det inte är gjort ändringar. På det sättet begränsas antal transaktioner vid utlägg av jobbresultat. Funktionen sätts upp i konfiguration under System data och fliken Ändra. För mer information se WinTid konfiguration och System data. Beskrivning av skärmbild Underhåll av stämplingar - mellan del Skärmbilden förändrar utseende beroende på om det visas stämplingar i närvaro eller produktion. Klockslaget stämplingen är gjord. Tid Stämplingstyp Anger vad för slags stämpling som är utförd. Korrigerat Där detta fältet är markerat med röd färg betyder det att stämplingen är manuellt korrigerad. Är fältet vitt betyder det att stämplingen är stämplad på stämplingsterminalen, i MinTid, från mobiltelefon eller via web. Är fältet mörkrött så är det systemet som har lagt på en stämpling. Frånvarokod Denna visas bara då det är gjort en frånvarostämpling denna dag. Fältet visar vilken frånvarokod som är använd. Variabla tillägg Önskar man att ge en anställd ett variabelt tillägg, dubbelklickar man i fältet Tid på eller man kan högerklicka i det vita fältet i stämplingsbilden. 90 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

97 Tillägg nr/ Tilläggs namn Här hämtar man upp det variabla tillägget och namnet läggar sig i kolumnen Tillägg Namn. Antal I denna kolumnen för man på antal tillägg den anställde skall ha. Skall den anställde ha flera variabla tillägg, läggar man till en ny rad på slutet och hämtar upp nästa tillägg. Kostnadsställe Om sällskapet använder kostnadsställe kommer resultaten som läggs in på variabla tillägg också att bli lagt in på kostnadsstället som den anställda har jobbat på. Jobb Närvaro Det variabla tillägget blir automatiskt lagt in i närvaroresultaten. Registrat Inlagt av Inlagt När man har gett de tillägg den anställde skall ha, klicka på OK och summa registrade tillägg summerar sig. Klicka på OK för att låsa registreringen och kör eventuellt en beräkning för att se resultatet under kolumnen Dagar / Antal under Dagens resultat. Variabelt tillägg lägger man in under Fasta data Koder och kategorier Variabla tillägg. Dagliga data 91

98 Ange orsakstext i stämplingsbilden För möjligheten att kunna ange orsakstext, måste du sätta Ja i fältet Använd orsakskod. Välj Fasta data/ kopplingsdata/ Företag. Genom att högerklicka på en stämpling i stämplingsbilden får man upp valen: Ange orsakstext Stämp.korrektionsrapport Resultatkorrektionsrapport Variabla tillägg Stämplingsdetaljer Denna dag så har Per Persson glömt att stämpla ut sig. För att ange en orsakstext vid ändringar/rättningar av stämplingslinje, gör följande: Högerklicka i det röda korrigerade fältet och välj Ange orsakstext. Skriv in texten och klicka OK. Tar man bort en linje, får man upp fönstret för Registrering av orsak för ändringen. Önskar man inte att skriva något, klickar man bara OK. 92 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

99 Vid byte till ett nytt beräkningsschema, högerklickar man i fältet till höger för mönstringsschema namn och väljer Ange orsakstext, skriv in texten och klicka OK Stämplingskorrektionsrapport När man högerklickar på en stämpling eller i det vita fältet i stämplingsbilden, kan man också få ut rapporten Stämplingskorrektioner. I rapporten får jag upp den anställde jag hade framme i stämplingsbilden. Jag valde att skriva in en orsak på In stämplingen som talar om för mig att denna personen glömde att stämpla. Sedan denna personen har fått ett variabelt tillägg denna dagen, så visas tillägget som är given under kolumnen orsak. Resultatkorrektionsrapport I Stämplingsbilden så har det gjorts en saldoändring på semester för denna personen under fliken resultatkorrektioner. Grunden för denna ändring visas i denna rapporten under kolumnen Grund Dagliga data 93

100 Variabla tillägg Genom att välja Variabla tillägg i snabbmenyn, kommer jag in i bilden registrering av tillägg för anställda. Här kan jag lägga till ett tillägg eller jag kan ändra ett tillägg. Stämplingsdetaljer Genom att välja stämplingsdetaljer i snabbmenyn, kommer du in i fliken Stämp.detaljer. Detta är en genväg för att komma dit. Övertids (ÖT) och Flextid på lördag Man skall också kunna upparbeta både flextid och ÖT på lördag. Egen ÖT kod upprättas för användning på lördag. Se Fasta data/ Koder och kategorier/ övertidskoder. 2 nya beräkningstyper Flextid start och Flextid slut måste också ligga i beräkningsschema, se Fasta data/ Beräkningsschema/ Tidzoner. Dagens resultat Här kan du se resultaten för det datum som är valt i övre delen av skärmbilden. Närvaro / Jobb (dagens resultat) Visar om detta är ett resultat för närvaro eller jobb (produktion). Vilken kategori resultatet är för. Kategori (dagens resultat) 94 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

101 Timmar / 100 Resultatet visas i hundradelar (t.ex. är 7.50 är lika med sju och en halv timme). Timmar / 60 Resultatet visas i timmar och minuter. Dagar / Antal Visar resultatet omräknat i hel eller halv dag. Har man gett ett variabelt tillägg kommer också detta antal att visas här i grönt. Om resultatet omräknas i hel eller halv dag är det lönegruppen som bestämmer eller den enskilda frånvarokoden. Se Fasta data Kopplingsdata Lönegrupp eller Fasta data koder och kategorier Frånvarokod. Se kolumn Andel i % av en frånvarodag som utgör en halv / hel frånvarodag. Korrektion Visar värde om det är gjort en resultatkorrektion. Det kan vara ett tillägg till dagens resultat, eller ett värde som resultatet blir satt till. För att kunna se denna måste du kontrollera i Underhåll av stämplingar Resultat korrektioner Korrektion av resultat för anställda Godkänt (dagens resultat) Visar om dessa kategorier är godkända och på vilken nivå. Är resultaten godkänd av anställd kommer det att stå anställd under kolumnen godkänt. Är resultaten godkända av både anställd och chef, kommer det att stå. Är resultaten bara godkända av chef kommer det att visas chef. Använder man godkänning och överföring till lön, kommer det att visas chef + överfört i samma kolumn. Ackumulerat resultat Här ser du en översikt över ackumulerat resultat. Det är periodavrundningen som bestämmer hur långt tillbaka ackumuleringen går. De kategorier som har daglig avrundning kommer inte att visas i denna bild. Se Fasta data Perioddata Periodavrunding. Närvaro/Jobb (ack.res) Här visas det om detta är ett resultat för närvaro eller jobb (produktion). Vilken kategori resultatet är för. Kategori (ack.res) In resultat (från tidigare dag) Här står resultatet för kategorierna från gårdagen (Utresultat från i går). Resultatet för i dag. Dagens resultat Dagens korrigerade resultat Här visas korrektionsvärdet på korrektionen som är gjord. Om detta är ett värde som är lagt till resultatet eller om resultatet är satt till detta ser du t.ex. från kombinationen Dagens resultat och Ut resultat. Dagliga data 95

102 Ut resultat (till nästa dag) Visar vilket resultat du slutar med efter denna dag (inklusive eventuella resultatkorrigeringer). In resultat +/- Dagens resultat +/- korrektion = Ut resultat till nästa dag. Meddela frånvaro/öt kod Här kan du anmäla frånvaro för den gällande dag och /eller anmäla övertidskod som skall användas denna dagen. Anmäl frånvaro den dagen Skall man anmäla frånvaro för en hel dag används denna skärmbild. Man hämtar upp de frånvarokoder som är aktuella och klickar på Anmäl frånvaro på vänstra sidan. Systemet kommer då att lägga in frånvarostämplingar den dagen. NB! Observera att det inte behöver ligga någon stämpling sedan tidigare i stämplingsbilden, när man skall anmäla frånvaro. Lägga in övertidskod Denna skärmbild kan användas för att lägga in en övertidskod och systemet kommer att lägga in stämplingen på rätt plats i stämplingsbilden. Man hämtar upp den ÖT koden som är aktuell och klickar på Anmäl ÖT kod på höger sida. I lönegruppen kan man välja om man önskar att använda en eller flera övertidskoder per dag. Se Fasta data- Kopplingsdata Lönegrupp. Man kan välja mellan följande: Samlat: att övertid beräknas för hela dagen (morgon och kväll) med samma övertidskod. Åtskilt: ger möjlighet att få skilja på övertid före och efter arbetstiden. Denna kan bara väljas på schemalagd arbetsdag (ej ledig dag), och den kan heller inte väljas på scheman med andra frånvaroregler än Frånvaro begränsas av beräkningsschema. Om det bara är stämplat övertid före arbetstiden kommer man inte att få något för eventuell övertid efter arbetstiden (man får i så fall antingen + på flex och/eller inte ÖT). Själva övertidsstämplingarna måste vara registrerade i zonen före/efter arbetstid. Åtskilt om 2 öt koder: betyder att där det på dagen är registrerat1 övertidskod kommer systemet att uppföra sig som i dagens version. Där det är registrerat 2 övertidskoder (en i zonen före arbetstid och en i zonen efter arbetstid) kommer systemet uppföra sig som för valet Åtskilt. 96 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

103 Lägga in övertidskod vid val Samlat i lönegruppen När man har valt en övertidskod och Anmält ÖT kod, kommer övertidsraden att lägga sig mellan in och utstämplingen. Man kan bara använda en övertidskod per dag. Se bilden nedan. Lägga in övertidskod vid val Åtskilt i lönegruppen Har man valt att övertiden före / efter skall ses på Åtskilt i lönegruppen, betyder det att man kan lägga in två övertidskoder per dag. Man kan ha en bestämd övertidskod i övertidszonen på morgonen och en annan bestämd övertidskod på eftermiddag/ kväll. Detta förutsätter att man måste anmäla ÖT 2 gånger. Om man väljer en övertidskod på morgonen och inte väljer någon övertidskod på eftermiddagen, så kommer den övertidskoden som är knuten till den anställde i personaldata, slå till i övertidszonen på eftermiddagen. Med undantag av övertidskod 1 Ingen övertid, detta kommer inte att fungera. När man har valt en övertidskod och Anmält ÖT kod kommer man att få upp dessa val: Både före och efter arbetstiden: betyder att övertidskoden skall gälla för hela dagen. Väljer du detta kommer du att få upp 2 övertidsrader i stämplingsbilden på samma övertidskod. Bara före arbetstiden: används när jag kommer att ha en bestämd övertidskod i övertidszonen på morgonen. Övertidsraden lägger sig under instämplingen på tidpunkten en sekund senare än instämplingen. Har jag jobbat i övertidszonen på eftermiddag / kväll, kommer denna tid att visas på den fasta övertidskod som man är knuten till i personalia. Dagliga data 97

104 Bara efter arbetstiden: används när jag kommer att ha en annan bestämd övertidskod i övertidszonen på eftermiddag/ kväll. Övertidsraden lägger sig över utstämplingen på tidpunkten en sekund före en utstämpling. Har jag jobbat i övertidszonen på morgonen, kommer denna tiden att visas på den fasta övertidskoden som man är knuten till i personalia. Lägga in övertidskod vid val Åtskilt om 2 ÖT-koder i lönegruppen Har man val att övertiden före / efter skall ses åtskilt om 2öt-koder i lönegruppen, betyder det att man kan lägga in två övertidskoder per dag. Man kan ha en bestämd övertidskod i övertidszonen på morgonen och en annan bestämd övertidskod på eftermiddag/ kväll. Denna förutsätter att man måste anmäla ÖT 2 gånger. Om man väljer en övertidskod på morgonen och inte väljer någon övertidskod på eftermiddagen, så kommer den övertidskoden som är knuten till den anställde i personaldata, slå till i övertidszonen på eftermiddagen. Med undantag av övertidskod 1 Ingen övertid, denna kommer inte att fungera. Valen Åtskilt och Åtskilt om 2 öt-koder är väldigt lika. Skillnaden på dessa val, är att om man väljer Både före och efter arbetstiden, kommer bara en övertidsrad att lägga sig in mellan In och Utstämplingen. Stämplingsbilden ser likadan ut som om jag har val Samlat i lönegruppen. Se bilden under avsnittet Lägga in övertidskod vid val Samlat i lönegruppen på sidan 16. Detta gäller vid användning av övertidskoder på stämplingsterminalen. Om det läggs in ÖT kod och väljer Både före och efter arbetstid i själva stämplingsbilden, kommer det att dyka upp 2 övertidsrader med samma övertidskod. Resultatkorrigeringar Här kan du korrigera dagens resultat, samt se på stämplingsparen för denna dagen. Stämplingsparen är de stämplingar som hör samman, exempelvis kommer det naturligt att tillhöra en utstämpling till en instämpling (antingen i form av vanlig Ut eller som Ut på frånvaro ). 98 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

105 Korrigera dagens resultat Önskar man att korrigera ett resultat på t.ex. flextid kan denna användas. Man väljer då Korrigera resultat. Korrektion av resultat för anställda Man hämtar upp den korrektionstypen man önskar att använda. Lägg till värde på resultat, välj så om detta resultat skall lägga sig på närvaro eller jobb. Därefter väljer man den kategorin resultatet skall lägga sig på samt värdet på kategorin. Under Orsak för korrektion, kan man skriva in orsaken till korrigeringen. Klickar man på Använd knappen ser man korrigeringen i rött i det övre fönstret. Därefter klickar man på OK knappen. Korrektionstyper Vi har 3 olika korrektionstyper: Sätt resultat till värde. Det korrektionsvärde du sätter kommer att överstyra resultatet som står på dagens resultat. Lägg till värde på resultat. Denna funktion kommer att lägga till resultatet till dagens resultat. Sätt ut resultat till värde. Sätter man korrektionsvärdet till t.ex. 4 kommer resultatet att ändra sig till 4. Stämpla korrektioner Här visas en översikt över eventuella stämplingskorrektioner som är utfört på den gällande dagen. Här ser du när och av vem korrektionen är utförd, samt vad den består av. Dagliga data 99

106 Utfört Här kan du läsa av datum och tidpunkt för korrigeringen. Av Vem har gjort denna korrigering, i detta tillfälle administrationsanvändaren. Korrektionstyp Vilken sorts korrigering som har blivit gjord. I denna korrektionsbild har administrationsanvändaren lagt in en IN stämpling kl 08:00 och UT stämpling kl 16:00. Administrationsanvändaren har därefter ändrat UT stämplingen till FRÅNVARO UT kl 12:00. Stämpla detaljer Här visas en mer detaljerad information om de enskilda stämplingarna. Här finns bland annat information om vilken terminal det är stämplat på, tidpunkten stämplingen är behandlad och mycket mer. (Används mest i samband med felsökning). För att få fram denna information, måste man dubbelklicka i det röda korrektionsfältet på stämplingen. Underhåll av jobbregistreringar Uppföljningar av jobbregistreringar kan göras direkt i Stämplingsbilden, från förmansbilden (specialprogram i varvsmodulen) eller via jobbstatus och jobbkontroll i produktionsmenyn i WinTid. Tillgång till skärmbild får du i WinTid och Stämplingsbilden under menyn Daglig data. 100 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

107 Jobbregistrering i stämplingsbilden Alla resultat som beräknas visas i Stämplingsbilden. Underhållet görs under fliken Underhåll av stämplingar. På samma sätt som närvarostämplingar visas det egna rader för stämplingstyperna från jobbregistrering. När den anställde stämplar IN på skiftet kommer han normalt att stämplas in på ett jobb. Detta styrs i Personalia Produktionsdata. Han kan antingen automatiskt fortsätta på sista jobbet från i går eller starta på ett fast jobb t.ex. färdigställa. Detta jobb är då ofta definierat som ett indirekt jobb dvs. ett jobb där tiden inte skall överföras till MPS systemet. Nedan beskrivs de funktioner som utförs på jobbregistreringarna i Stämplingsbilden. Stämplingstyp Den stämplingstyp som är använd på registreringsterminalen kommer att visas i denna kolumn. Den kan ändras av superanvändaren. Stämplingstypen är beskriven under Stämplingstyper - jobb. Jobbnr. Jobben den anställde har bytt till visas här. Informationen om jobben hanteras från Jobbinformation och visar också värdena för alla pfältnivåer jobben är sammansatta av (Här avdelning, projekt och aktivitet). Antal och kassera Till höger i fönstret efter pfälten visas kolumnerna antal och vrak. Om registreringsterminalen är uppsatt så att de anställda skall uppge detta vid Byt jobb, kommer värdena läggas in här. Det kan korrigeras direkt i kolumnen. Se WinTid Konfiguration och Integration till andra system. Jobbresultaten I nedersta fönstret visas resultatet på de jobb som det har jobbats på den dagen. Underlaget för beräkningen hämtas från produktinsschemat som visas i mittdelen av skärmbilden under Beräkningsschema. Jobbfiltrering Vid manuellt byte av jobb, är utmaningen att finna rätt jobb bland alla jobb i dropplisten. I WinTid Konfiguration - System data Produktion väljer du om du önskar filtrering eller jobbsök funktion. Jobbfiltrering betyder att du väljer ett värde i ett av fältena. När du öppnar dropplisten för en annan pfältnivå får du bara fram värden där det finns jobb där det första värdet ingår. På detta sätt kan du filtrera dig fram till rätt jobb. Det är också möjligt att upprätta nya jobb här, genom att ordna nya kombinationer. Detta förutsätter att det är öppnat för detta i konfiguration under System data Produktion. Jobbsök Har du många jobb, även om det satts begränsningar på den anställde, rekommenderar vi att använda Jobb Sök. Du aktiverar möjligheten att använda jobb sök=ja i konfiguration. Se WinTid Konfiguration - System data Produktion. Jobsök verkar på följande sätt: När du öppnar Stämplingsbilden, hämtas det inte in något jobb till dropplisten. För stämplingar inhämtade i stämplingsbilden, hämtas det bara data om jobb som är använda den dagen. Du specificerar sök kriteriet genom att uppge något i ett av fälten. Har du inte uppgett något, kommer ingenting att hämtas upp och en meddelandebox visar information om detta. Utifrån det som är uppgett, söker programmet efter jobb. Ju mer du specificerar, ju mindre hämtas upp från databasen. Du startar upp hanteringen antingen med F12 för jobb-sök start eller genom att trycka på ikonen på verktygslinjalen. Programmet hämtar jobb som tillfredställer sök kriteriet. Det är också möjlig att söka på jobb namn. Du ställer dig i jobb nummer kolumnen, uppger första bokstaven för jobb namnet och trycker F12 eller sök ikonen. Välj därefter rätt jobb i dropplisten. Data i dropplisten kommer vara aktiv tills ny F12 används. Det rekommenderas därför att underhålla anställda som jobbar på samma jobb efter varandra så slipper du hämta data på nytt i dropplisten. Jobb sök kan kombineras med jobb begränsning. Då kommer programmet att söka efter det som är specificerat i fältena, begränsat till jobben den anställde är tilldelad. Jobb sök kan kombineras med Jobb-filtrering. Efter att data är upphämtat, kan du filtrera för att finna jobben. Jobb sök hämtar inte fram jobb med Färdig status. Se Produktion - Jobb - Status. Dagliga data 101

108 Utan jobb sök Vid öppning av Stämplingsbilden hämtar programmet in alla definierade jobb om du inte använder jobb sök. Hur många jobb som hämtas, är avhängt av antal rader i jobb tabellen och pfält tabellen, samt om det är satt begränsning på anställda. För att begränsningen skall slå till måste du ha använt jobb begränsning =Ja och uppge vilket jobb den anställde skall ha tillgång till. Se Personal data Produktionsdata - jobb begränsning. Med många jobb och om du inte kommer använda jobb sök, rekommenderas det att sätta använda jobb begränsning = Nej. Detta kommer att leda till att programmet hämtar in data till alla dropplisten på ett enklare sätt, och leda till reduktion av tid. Detta är enda anledningen till att sätta använda jobb-begränsning = Nej. Utlägg efter jobbkorrektioner När resultat överförs on-line dvs. när det stämplas, måste det klargöras rättningslinjer för hur korrektioner skall behandlas för dessa resultaten som redan är överförda. Ett sätt att lösa det på är att beräkningen efter korrektionen genererar negativa transaktioner till det gamla resultatet. I tillägg skapas det nya transaktioner (positiva). Alla transar läggs ut till överföringsfilen. Se WinTid Konfiguration - System data MPS. Om korrektioner görs flera dagar tillbaka, kommer beräkningen återberäkna alla dagar fram till dagens datum. Detta kommer att medföra att det blir generellt många o-nödvändiga transaktioner på dagar det inte är några ändringar på. I Stämplingsbilden finns fältet Ant.Dg =Antal dagar som skall omberäknas. Parametern sätts i WinTid Konfiguration - System data- MPS. Denna kan överstyras direkt i Stämplingsbilden. Sjukanmälan Denna flik används till att anmäla olika typer av sjukfrånvaro samt frånvaro som skall innehålla en procent (se frånvarokod Permission utan lön 99 procent). Sjukfrånvarokoder som används här är Delvis sjukanmäld (förslag 0 %), Aktivt sjukanmäld och Sjukanmälan (förslag 100%) Kod nr Frånvarokod nummer. Möjliga val är definierat i Fasta data Koder och kategorier Frånvarokoder. Frånvarokod Den valda frånvarokodens namn. Kommer automatisk när du har val Kod nr. F.o.m datum Datum för när denna frånvaro startar. (Från och med detta datum) T.o.m. datum Datum för när denna frånvaro slutar. (Till och med detta datum) Procent Här skriver in man procenten för hur långt denna frånvarokod skall gälla för en hel dag. Stäng av flextid Bokar du av i detta fält, kommer inte vederbörande att kunna upparbeta flextid i denna period. 102 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

109 Delvis sjukanmäld / Permission med delvis lön/ Aktiv sjukanmäld Man kan också lägga in delvis sjukanmäld, permission med delvis lön och aktiv sjukanmäld under Fasta data Personal data Frånvaroplan. Delvis sjukanmäld / Permission med delvis lön Frånvarokoden Delvis sjukanmäld och Permission med delvis lön måste först skapas innan de kan tas i bruk i detta fältet. Detta görs under Fasta data Koder och kategorier Frånvarokoder. Klicka i fältet frånvarokod och hämta upp frånvarokoden delvis sjukanmäld eller permission med delvis lön. Skriv in fom datum för när frånvaron börjar och skriv in tom datum för när frånvaron slutar. Skriv så in procenten och bocka av om vederbörande kan jobba flextid i denna perioden. Det är möjligt att skriva inn procent med decimaler. Frånvaroplan i stämplingsbilden Vilken avsikt/funktion har Frånvaroplan? Det är möjlighet att lägga in framtida frånvaro i systemet. Den framtida frånvaron visas här i Frånvaroplan. Framtida frånvaro är frånvaro som den anställde eventuellt inte skall/kan stämpla själv på stämplingsterminalen Vi rekommenderar att de anställda alltid själv stämplar sig ut på den första frånvaron och att de påföljande fråvarotillfällena läggas in som planlagd frånvaro. Exempel: Den anställde skall på tjänsteresa hela fredag, och från och med måndag skall han ha semester. När han går ut på torsdag stämplar han sig ut på Tjänsteresa (eventuellt Tjänsteresa från i morgon). Någon måste lägga in att från måndag är han på semester. Det är flera möjligheter att lägga in framtida frånvaro på: Det kan göras manuellt Här i Frånvaroplan i stämplingsbilden. Det kan göras manuellt i Frånvaroplan i Personal data Den anställde kan själv lägga in framtida frånvaro via programmet MinTid.exe eller MinTid web. Det inlagda frånvaron kommer då att visas i Frånvaroplan. Den framtida frånvaron kan läggas in i Receptionsmodulen under Registrera frånvaro Dagliga data 103

110 Planerad frånvaro Kod nr Frånvarokod nummer. Möjliga val är definierat i Fasta data Koder och kategorier Frånvarokoder. Frånvarokod namn Den valda frånvarokodens namn. Kommer automatiskt när du har valt Kod nr. Från datum / Från tid Datum för när den framtida frånvaron startar. (Från och med detta datum) Tidpunkt för när det framtida frånvaron startar. Till datum / Till tid Datum för när den framtida frånvaron slutar. (Till och med detta datum) Tidpunkt för när det framtida frånvaron slutar. Frånvaro med fasta värden Det läggs in fast värde för frånvaron utifrån procenten som är satt i förhållande till arbetstidens längd. T.ex. arbetstidens längd är 7:30 timmar. Frånvaron sätts med 25%. Oavsett stämplingar kommer resultatet för frånvaron bli 1:52 timmar. När den anställde är full dag på arbetet, kommer resultatet bli 1:52 timmar i tillägg på flextid. Periodresultat Beräkningsperioder Här ser du en lista över de fem sista perioderna för den anställde. Du väljer en av perioderna genom att klicka på den (ev. pilen intill den). Den valda perioden är markerad med gult. Resultatet för den valda perioden ser du i nedre delen av skärmbilden. 104 Dagliga data WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

111 De olika fältena för var period blev definierad när du definierade perioderna i Fasta Data Perioddata Upplägg av perioder. Resultatet i valda perioder Här ser du resultatet för den period du valt i övre delen av skärmbilden. Rapporter under dagliga data Avvikelserapport, för mer information se Rapporter - Avvikelserapport Dagsrapport, för mer information se Rapporter Dagsrapport Glömda utstämplingar, för mer information se Rapporter Glömda utstämplingar Indata rapport, för mer information se Rapporter Indata rapport Andra dagliga rapporter, för mer information se Rapporter Andra dagliga rapporter Saldorapport, Närvaro/ Frånvarolista, Kärntidsrapport, Logglista och Felstämplingar. Rapporter under dagliga data 105

112 Receptionsmodul Receptionsmodulen i WinTid ger information om var de anställde är. Dvs. om de är på jobbet eller är frånvarande. På den sättet kan växeln eller andra snabbt få en översikt över vem som är på jobb och eventuellt se när de som är på frånvaro är tillbaka. Denne information visas i huvudbilden och uppdateras automatisk när folk stämplar på stämplingsterminalerna. Det finns också funktioner i Receptionsmodulen för att registrera anställda på frånvaro och att sända besked till de anställda. Skulle inte alla anställda visas i status bilden, kan du kontrollera parameter inställningar i WinTid Konfiguration Underhåll System data Ändra Alltid visa Alla anställda i receptionsmodulen. Status Detta är huvudfönstret i receptionsmodulen. Fönstret presenterar alla anställda den påloggade användaren har tillgång till. Anställda som ännu inte har börjat att stämpla visas inte i fönstret. Fönstret visar sista status oavsett när sista stämplingen är gjord. Sidan kommer att ändra sig fortlöpande. Man kan klicka på alla överskrifter och få listan sorterad stigande eller fallande. Radtalet på vänster sida visar 3 olika färger som status för anställda: Röd för de som är ute. Grön för de som är inne. Gul för de som är på frånvaro. Sök på I fältet sök på kan man välja om man önskar att söka på efternamn, förnamn, anställningsnummer osv. Klicka i fältet och välj det alternativ som passar bäst. I det vita sök fältet kan man börja skriva in t.ex. efternamn och systemet märker den person man söker efter i detta tillfälle Petter Hansen. Default värde specificerar du på Uppsätt på sidan Fel! Bokmärket är inte definierat. och är vanligtvis Efternamn. Visa Önskar man att ha översikt över alla, väljer man funktionen alla. Önskar man bara att se de anställda som är närvarande, väljer man närvarande. Översikt över de som bara är frånvarande får du genom att klicka på Frånvarande. Default val sätts på Uppsätt. Detta val kommer att bli använt nästa gång du öppnar receptionsmodulen. 106 Receptionsmodul WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

113 Förklaring till kolumnerna i Status visning: Sig./tlf Här visas signatur eller eventuellt internt telefonnummer. Detta hämtas från fältet signatur i personaldata. Signatur, kan användas för att skilja eventuella anställda med samma namn eller till att visa internt telefonnummer till vederbörande. Status Ute betyder att den anställde inte har stämplat in ännu. Det finns ingen annan information om vederbörande. När denna visas bör du kontrollera kolumnen för datum och tid för att se när den anställde sist stämplade. Inne betyder att den anställde är närvarande. Frånvarotyp beskriver vilken sorts frånvaro den anställde är på. Datum / Tid Datum och tidpunkt för sista stämpling. Avdelning Vilken avdelning den anställde är knuten till. Befattningskategori Vilken befattningskategori den anställde är knuten till. Mailbox Kolumnen visar mailbox nummer på Benzing formatet dvs. 0-9, A-F. A=10 och F =15. Denna är den mailbox beskeden som är sänt till. Du kan definiera max 15 egna mailbox besked. Datum visar när mailbox beskeden skall visas (eller är visade). Retur datum / Retur tid Vid användning av framtida frånvaro i frånvaroregistreringen, kan man lägga in returdatum och tid för när vederbörande är tillbaka från frånvaro. Detta returdatum och returtid kan ses i denna kolumn. Anställd upplysningar Vi la in Fria texter under Fasta data Koder och kategorier för detta läggas in i information i Fria texter i personaldata. Denna information kan vara tillgänglig här i receptionsmodulen om det är bokat av för Visa i receptionsmodul under fria texter i fliken Koder och kategorier. För att få fram informationen dubbelklicka på namnet och du får upp anställdas Receptionsmodul 107

114 upplysningar. Registrera frånvaro I denna bild kan man registrera de anställda på frånvaro. Märk den anställde som skall ut på frånvaro och skriv in datum och tid för frånvaron. Hämta upp frånvarokoden som är aktuell och välj Registrera. Vid framtida frånvaro kommer man att kunna se frånvaron under frånvaroplan i Personal data samt frånvaroplan i Stämplingsbilden. Och man kan också lägga in returdatum och returtid som visas under fliken Status. Skulle man lägga in frånvaro på dagens datum, kan man inte lägga in retur datum och retur tid. (Dessa fält blir grå) För att hämta upp anställda man skall registrera frånvaro för, kan man också använda anställda sök, F3 knappen. 108 Receptionsmodul WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

115 Sänd besked På denna sida kan receptionist ge besked till anställda. Antingen i form av texter som visas på stämplingsterminaler eller som vanlig e-post. När du är färdig med att definiera och sända besked måste du låsa programmet för att komma tillbaka till receptionsmodulen Önskar man att sända besked via stämplingsterminalen, klickar man på Sänd knappen och man får upp fönstret för Utsändning av en mailbox text till en / alla anställda. Sända besked via stämplingsterminalen I detta fönstret kan du sända ut valfritt besked till en eller flera anställda. Beskedet visas på vänster sidan och du väljer en rad genom att klicka på radtalet (första kolumnen på vänster sidan). Därefter kan du specificera datum för visning av besked. Vid utsändning kommer du att bli frågad om beskedet är en födelsedagshälsning. Vid detta tillfälle hittar systemet datum för födelsedag för anställda (lagt in i person data) och använder detta som önskat datum för visning av mailbox besked. Svarar du Nej på att detta är en födelsedagshälsning är det du som bestämmer när beskeden skall sändas ut. Har du sänt ett besked, kan du inte ångra dig. Och den anställde kommer att få meddelandet efter att ha dragit kortet på terminalen första gången efter ett meddelande är utskickat. Den anställde kommer bara att få meddelandet en gång. Vid ändringar av mailbox texter, måste detta görs via WinTid Konfigurationsprogrammet. Se WinTid Konfiguration Underhåll Utdata och mailbox Mailbox. Sänd besked via e-post Det andra sättet att sända besked på är att sände ett e-post till vederbörande. Efter att du har lagt in adresser för mottagare (för flera mottagare använd ; tecknet som skiljetecken mellan adresserna). Motsvarande för de som skall ta emot kopia av mailen. Beskeden skriver du i text fältet nederst. Detta är en vanlig "Notebook". med enkla redigeringsmöjligheter. När allt är ifyllt, klickar du på den stora tangenten (konvolutet) på höger sidan för att sända ut mailen. Om adresserna inte är kompletta kommer systemet att be dig att uppge de på nytt. Inställningar På denna sida definierar du det som kommer att bli standard för vederbörande som jobbar med receptionsmodulen. Receptionsmodul 109

116 Parametersättning av receptionsmodulen I detta fönstret kan du bestämma vad du önskar att söka på, om du önskar att visa alla och hur ofta man önskar att friska upp data i statusbilden. Den inställning som blir gjord här, gäller för Alla som använder receptionsmodulen. Start sök på följande kolumn Vilken kolumn önskar du att söka efter anställda i status fönstret. Default föreslås Efternamn. Visa alla/urval Vid uppstart kan man ställa in så att man kommer att se alla, de som är närvarande (dvs. inne) och de som är frånvarande dvs. ute eller på frånvaro Uppdatera data i statusbilden varje: Data i status delen hämtas upp med mellanrum bestämd i installationen. Värde 0 stoppar inhämtning. Allt större än 0 visar hur ofta data skall friskas upp i statusfönstret (i sekunder). Standard är satt till 60 sek. Det rekommenderas inte att sätta mindre värde än 30, sedan varje inhämtning kräver mycket uppdatering. (Vid många anställda kan också 60 sekunder vara för mycket.) Var gång systemet uppdateras går statusbilden tillbaka till "utgångspunkten" när det gäller sortering, det kommer sig av att när du söker efter en person och systemet uppdateras bara 1/10 efter att vederbörande är hittad kommer du bara se vederbörande i 1/10-sekund. Där systemet, på grund av för kort intervall, är upptaget med att uppdatera nästan hela tiden kommer receptionsmodulen bli ohanterlig att använda. Spara utseende för status visning. Spara inställningen utförs genom att trycka på att spara knappen. Det är också möjligt att lagra utseende för status fönstret. Denna funktion förändrar nuvarande utseende av status fönstret permanent, dvs. att du kan komma tillbaka till ursprungligt utseende genom att backa alla ändringar och spara på nytt. Du kan bl.a. ändra på : Ordningsföljd av kolumner (klicka på kolumnens överskrift och flytta hela kolumnen till vänster eller höger) Utvidgning av kolumnen (ställ markören mellan överskrifterna och dra till vänster/höger) Sortering av data (enkel sortering genom att klicka på kolumnen överskrift eller sammansatt vid sortering från meny) 110 Receptionsmodul WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

117 Beräkning Vilken avsikt/funktion har beräkning? Det är beräkningsprogrammet som räknar ut resultat med bakgrund av vilka stämplingar som är gjorda, vilken frånvaro som har varit i förhållande till valda beräkningsschema. I skärmbild Urval för beräkningsprogrammet - F6 väljer du vilka anställda och vilka datum beräkningsprogrammet skall köra beräkning för där och då. Man kan utföra beräkningar på anställda, per kalender och per avdelning. Var från / när körs beräkningsprogrammet? Beräkningsprogrammet startas automatisk var natt (körs från inläsningspc n). Här beräknas Alla oberäknade dagar (fram till dagens datum) i systemet. Nu beräknas allt. Här är det inget val. Du kan manuellt starta beräkningsprogrammet antingen från Stämplingsbilden. Dagliga data och Beräkning. Snabbtangenten F6 Beräkning per anställd Välj hur många anställda som skall beräknas Du kan välja mellan beräkning för en anställd eller flera anställda. Beräkning 111

118 Välj anställda och beräkningsintervall Därefter väljer du den enskilde anställde, eventuellt från till anställd, och skriv in fom datum för när beräkningen skall starta. Tom datum kan inte ändras därför att resultatet ackumulerar sig fram till och med gårdagens datum. Beräkna bara korrigerade anställda Fältet är bara tillgänglig där både F.o.m. datum och T. o. m datum är gårdagens datum. Väljer du datum tillbaka i tid kommer alla utvalda anställda att beräknas. Tanken bakom denna möjlighet är att där du har rättat stämplingar för t.ex.15 anställda, så kan du beräkna bara dessa 15 på följande sätt: Välj Flera anställda, det föreslås då från lägsta till högsta anställningsnummer. Beräkna bara korrigerade anställda blir automatisk ikryssat, om man väljer gårdagen datum. Eftersom det bara är de 15 med rättningar som har oberäknade dagar kommer bara dessa att bli beräknade. Systemet använder därmed inte tid på att beräkna alla de andra. OK Genom att trycka OK efter att urvalet är utfört kommer beräkningsprogrammet startas och beräkningen att utföras. Där det finns oberäknade dagar tidigare än angivet datumintervall så kommer dessa automatiskt bli beräknade (överstyr valda datum). Beräkning per kalender Vilken avsikt/funktion har beräkning per kalender? Under denna funktion kan vi utföra beräkning utifrån urval på kalender. Har man gjort ändringar på en eller flera kalendrar kan det vara svårt att utföra beräkningar utifrån en eller flera anställda. Därför är det mycket enklare att utföra beräkning på de anställda som är knutna till den kalendern. Välj kalender och från datum för omberäkning Hämta upp den kalender som är aktuell att beräkna i fälten Från kalender nr och Till kalender nr. Skriv in Fom datum för när beräkningen skall gälla från och klicka på knappen Hämta anställda. 112 Beräkning WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

119 Anställda som omberäknas / hör till utvalda kalendrar på fom datum När man har klickat på knappen hämta anställda kommer de anställda som är knutna till kalendern i fältena från - och till kalender nr, visas i denna tabell. Klicka OK för att utföra beräkningen. Beräkning per avdelning Vilken avsikt/funktion har beräkning per avdelning? Under denna funktion kan vi utföra beräkning utifrån urval på avdelningar. Har man gjort ändringar på en eller flera stämplingar innanför en eller flera avdelningar, kan det vara svårt att utföra beräkning utifrån en eller flera anställda. Därför så är det mycket enklare att utföra beräkning på de anställda som bara är knutna till den avdelningen. Välj avdelning och från datum för omberäkning Hämta upp de avdelningar som är aktuella att beräkna i fältena Från avdelning nr och Till avdelning nr. Skriv in Fom datum för när beräkningen skall gälla från och klicka på knappen Hämta anställda. Anställda som omberäknas / hör till utvalda avdelningar När man har klickat på knappen hämta anställda, kommer de anställda som är knutna till avdelningen i fältena från - och till kalender nr, visas i denna tabell. Klicka OK för att utföra beräkningen. Beräkning av frånvaro och resultat är nu sammanslagen. Där man i Stämplingsbilden trycker på "Beräkna resultat", kommer denna inkludera frånvaroberäkning. Frånvaroberäkningen startar också efter beräkning från F6. Det är i framtiden möjligt att göra självständiga frånvaroberäkningar. I tillägg är det möjligt att slå på denna funktionen i WinTid Konfiguration Underhåll System data - Ändra. Beräkning 113

120 Terminalbesked Vilken avsikt / funktion har Terminalbesked? Mailbox funktionen ger dig möjlighet till att sända enkla textmeddelanden till de anställda på stämplingsterminalen. Meddelandet kommer de att kunna få när de stämplar den dagen du har satt att meddelandet skall sändas och de får meddelandet bara en gång. Skall de ha meddelandet t.ex. två dagar efter varandra, måste meddelandet sändas två gånger. Du kan välja mellan att sända meddelandet till en anställd eller att sända meddelandet till samtliga anställda. Beskrivning av skärmbild Utsändning av besked för en / alla anställda Sända ett terminalbesked till en anställd / alla anställda Denna knappen används för att sända ett meddelande till en anställda / alla anställda. Innan man kan sända ut ett meddelande måste man välja Vilka anställda du skall sända till. Detta gör du genom att välja från fältena Anställd, antingen via anställningsnummer eller anställdas namn. Därefter väljer du vilken text du vill sända genom att klicka på rad numret, raden blir då gul. Tryck på knappen Sänd en mailbox till en anställda / alla anställda. När man skall sända ut ett meddelande, får man alltid detta användarmeddelande. Anledningen till det är att om detta meddelande var en födelsedagshälsning, så kommer inte systemet att skicka ut detta meddelande förrän på födelsedatum på den anställde / alla anställda. Underhåll av terminalbesked. Du har möjlighet till att ändra texten på de meddelande som ligger inne. Detta skall inte göras här, utan i Konfiguration Underhåll System Utdata och terminalbesked Terminalbesked. Glöm inte att överföra nya texter till terminalen efter ändringar. 114 Terminalbesked WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

121 Rapporter Rapportbeställning Alla rapporterna har samma rapportbeställningsbild. Rapportbeställning är lika för alla rapporter, men kan ha olika variabler att välja mellan. Man kan alltid välja datum och anställda med från och till värden. I några rapporter kan man dessutom välja från och till på koder (frånvarokoder, kategorier, status, osv.). Datum / Från "Frånvärde" för urvalskriteriet. I detta exempel hämtas rapporten fr.o.m Datum / Till "Tillvärde" för urvalskriteriet. I detta exempel hämtas rapporten t.o.m Rapportbeställningen kommer alltid att föreslå datum för föregående period. Men detta kan man ändra. OBS! Använd aldrig dagens datum på t.o.m. datum, då denna dag inte är beräknad. Man kommer då inte att få upp utgående saldo på rapporten. Urval Här får man en annan och mer avancerad möjlighet att bestämma från- och tillvärden. Man kan välja mellan: Alla. Dvs. man får fr.o.m., t.o.m. de värden man skrev in. Senaste urval. Ger dig det senaste urvalet som man sparade för detta urvalskriteriet. Nytt urval. Ger dig möjlighet till att definiera urvalet mer nyanserat än från-till. Se Urval av anställda. Spara urval Betyder att man tar vara på detta urval och kan använda det igen vid nästa körning. Rapporter 115

122 Skriv detaljer När denna är tillgänglig, kan man välja mellan två rapportvarianter; en detaljerad och en med bara summor. Olikheterna finns beskrivna för varje rapport. 1/100 dels minuter Välj om man önskar rapporten i 1/100 timmar (7,75) eller timmar och minuter (7:45). Med kryss i fältet får man den i 1/100. Styr också visning av resultat i stämplingsbilden i 1/100 eller 1/60. Se stämplingsbilden Ackumulerat resultat. Sänd till Skärm eller Printer Anger utskrift direkt till printer eller skärm. Det rekommenderas att välja till skärm då man i flera rapporter har valmöjligheter/layout efter att rapporten är skriven till skärm. Man kan naturligtvis också skriva ut rapporten efter att man har tittat på den på skärmen. Vid utskrift direkt till skrivare får man upp skärmbilden "Skriv ut" för val och inställning av skrivare. Olika sätt att skriva datum på Skriver man datumet 1, kommer detta att betyda den första i innevarande månad/år. Skriver man datumet 1,4 kommer detta att betyda den första april i innevarande år. Urval av anställda I rapportbeställning kan man i boxen Urval utföra en utökad selektering. Detta görs för en eller flera av de tillgängliga variablerna (datum, anställd, frånvarokod), som man ser till vänster i bilden. Spara urvalet Är som standard markerad så att man får fram detta urval om man väljer Senaste urval vid nästa rapportuttag. OK Går tillbaka till rapportbeställningsbilden (för utskrift av rapporten). 116 Rapporter WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

123 Avbryt Avbryter Nytt urval och går tillbaka till rapportbeställningsbilden. OBS! Man får då inte möjlighet till att välja Nytt urval på denna variabel igen utan att först välja Alla och därefter välja Nytt urval. Detaljer Ger dig möjlighet till att redigera i de rader som man har fått i högra kolumnen. Exempel: Man har valt en avdelning, men i denna avdelning önskar man inte att ha med två av de anställda på utskriften. Välj detaljer och anställningsnummer för de anställda i avdelningen som visas. Man markerar ett och ett av numren och drar dem till rutan Inte med, som visas nedan. Tryck OK när man är färdig. Exportera WinTid rapporter till Excel Man kan exportera rapporter från WinTid till Excel. De rapporterna som kan exporteras är Periodrapport, Resultatrapport, Saldorapport och FTO rapport med %. Öppna till exempel resultatrapport, välja menyn WinTid - Export Det kommer då upp ett nytt fönster Exporter Resultatrapporten. Se bilden nedan. Här kan man välja var man önskar att spara detta Excelark i Spara i fältet samt ge dokumentet ett Filnamn. Filtyp är förvalt Excelfiler (*.xls) Såhär kommer rapporten att se ut i Excel. Rapporter 117

124 Exportera rapporter till valfri filtyp Man kan köra ut dessa rapporter med val av annan filtyp också. Öppna till exempel resultatrapport, välja menyn WinTid Spara som. Det kommer då upp ett nytt fönster Spara som. Se bilden nedan. Här kan man välja var man önskar att spara detta ark i Spara i fältet samt ge dokumentet ett Filnamn. Filtyp är nu valfri. Utskrift av skärmbilder Under menyn WinTid finns det ett val för att skriva ut skärmbilder direkt. Genom att använda sig av detta, skrivs den aktiva skärmbilden ut direkt på skrivaren som är satt som standard på användarens pc. Snabbtangent för funktionen är Ctrl + P. 118 Rapporter WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

125 Spara som PDF-format Det är möjligt att spara en rapport som PDF-format. För att användaren skall kunna använda denna funktionalitet rekommenderas det att installera en distiller i maskinen. Vi väljer GhostScript distiller då denna kan användas i PowerBuilder 9. Kunden bör själv lasta ned GhostScript filen och installera detta på sin egen maskin. Spara en rapport till PDF format De rapporter som kan sparas som en fil, kan sparas som PDF format. Under WinTid-menyn väljer man Spara som och får då upp en dialog-box på skärmen. Se figuren under. I fältet Lagre i används temp. Filtypen blir automatisk satt till PDF. För att kunna använda PDF formatet måste kaalogen med drivare ligga under en katalog för applikationen exv. c:\wintid\drivers\. Installera GhostScript i maskinen och läs End user License Agreement. Se i avsnittet Referenser. GhostScript bin katalogen måste vara med i PATH systemet enviroment variable. Exv. c:\gs\gs8.00\bin Detta gör man på följande sätt; Öppna kontrollpanelen och klicka å systemikonen och därefter på fliken avancerat. Se skärmbild. Rapporter 119

126 Välj avancerat och klicka på miljövariabler 120 Rapporter WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

127 Välj. TEMP i Variabla kolumnen i översta ramen i dialogboxen. I den nedersta ramen, systemvariabler, välj Path under variabel och lägg till (klicka på redigera) och limma in stigen för GhostScript bin katalogen. OBS. Om path variabel inte finns i TEMP variabel, sök i andra variabler som är tillgängliga på din maskin. Vanligtvis behöver man inte göra denna processen då den blir autmatisk lagt ut av GhostScript, när du har installerat programmet. PowerBuilder sätter upp skrivare automatisk första gång det sparas en rapport till PDF och använder de drivarna som finnes i driver katalogen. Det är därför viktigt att personen som först sparar till PDF har tillgång till att installera skrivare. Till sist behöver man en Acrobat Reader för att kunna öppna PDF-filen. Närvarorapport Närvarorapporten är resultatrapporten i WinTid och dokumenterar resultaten för önskad period. Genom att de anställda får denna per period får de en dokumentation på när de har kommit och gått, och kan se resultaten för varje dag i perioden. Alla som får närvarorapporten, bör få information om hur den skall läsas dvs. en förklaring på den information som finns på rapporten. Närvarorapport 121

128 Rapporten kan också användas för attest av perioden genom att ansvarig chef får denna för kontroll. (Resultatrapporten är ett alternativ till detta). Där det är inlagt användarbegränsningar i systemet, är det bara möjligt att ta ut utskrifter av data för de anställda som användaren har akturisation till att behandla. Default skrivs rapporten ut sorterat efter anställningsnummer med sidbrytning per anställd. Närvarorapporten ger bara utskrift av anställda som användaren är tilldelad rättigheter till. Rapportbeställning - Närvarorapport Rapportbeställningen består i att definiera datumintervall och de anställda som skall med på utskriften. Från till datum kan skrivas in för den perioden man önskar att skriva ut. Senaste månad visas default. Alternativt kan man vid att använda urval och nytt urval välja datumintervall som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urval. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval Senaste urval 1/100 dels minuter (skicka till) skärm/printer. Rapporten skrivs ut på stående A4 format. Om den anställda har flera resultatkolumner än det är plats till på en sida, skrivs det ut en sida till. Det är bara kategorier som har resultat som kommer med på utskriften. Resultaten är antingen i 1/100 timmar 7,75 eller i timmar och minuter 7:45. Detta väljer man i rapportbeställningsbilden. 122 Närvarorapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

129 Beskrivning av närvarorapporten Hämtas från personaldata. Hämtas från personaldata. Anställningsnr och namn: Avdelning: period: Vald period som är angiven i rapportbeställningen. Lönenr: Visas bara om det är registrerat i personaldata Saldo: Saldo från dagen för angiven period. Vilket saldo (max 4 st)som visas styrs av den lönegrupp den anställde är knuten till. Överskriftsraden: Beskriver de enskilda kolumner med ledtext. Ledtexten är kategoriernas kortnamn och kan ändras (Fasta data Koder och kategorier Kategorier). Man bör begränsa texten till 6 tecken för att få plats. Stämplingens datum Datum: Närvarorapport 123

130 Dag: Vilken dag stämplingen är gjord i veckan. Stämplingspar: Alla stämplingsparen som finns per dag visas med 2 par i bredden. (1-2,3-4) Res. korr.: Har korrigering av ett resultat gjorts visas detta på en egen rad nedanför dagens resultat. Detta markeras med rött och korrigerat värde ligger under den kategori som är korrigerad. Kategorier: Visas i följande ordningsföljd: flex, normaltid, övertid, tillägg och frånvaro Då detta är variabelt från anställd till anställd och vilka kategorier som är använda visas det här nedan några exempel på kategorier från de olika grupperna. Flex Visar dagens flextid dvs. resultatet av antal timmar normaltid minus längden på arbetsdagen. Normal Dagens normaltid dvs. antal timmar upparbetat innanför normaltidsavgränsningen i beräkningsschemat. SumTid Total tid den dagen. Dvs. både normaltid och övertid Övertid Övertidskategorier visar allt övertidsarbete 50 % Antal timmar den dagen med övertidstillägg 1 till exempel 50 %. 100 % Antal timmar den dagen med övertidstillägg 2 till exempel 100 %. SumOT Antal fullt utbetalda övertidstimmar i perioden OTa50 50 % övertidstillägg upparbetat vid övertid komp. OTa % övertidstillägg upparbetat vid övertid komp. Mertid För deltidsanställda. Detta är tiden mellan arbetstidslängd och fram till tiden när ÖT startar. Detta utbetalas som vanlig timlön. IkkeOT Tid utanför normaltids avgränsningen på dagar det inte är stämplat övertid. Tilläggen Kategorierna tillägg visas efter övertiden där dessa är använda. Ni kan själv bestämma namn på tilläggen så det som visas nedan är bara exempel. Vilket tillägg och vad de beskriver definieras i beräkningsschemat när detta upprättas. Kväll Timmar intjänade så som detta tillägg är definierat i beräkningsschemat. Helg Timmar intjänade så som detta tillägget är definierat i beräkningsschemat. Frånvaro Efter tillägg visas frånvaro som är rapporterad i perioden. Om siffrorna visar timmar eller dagar beror på av vad man har definierat på frånvaron i kategoritabellen (Fasta data Koder och kategorier Kategorier). Det rekommenderas att märka kategorikortnamnet med ett D för den frånvaro som visar resultatet i dagar. Koder O G M K är koder som ger viktig information om vad som har påverkat resultatet den dagen. O Om den anställde har stämplat övertid en dag eller den anställde är knuten till en fast ÖT kod, visar kolumnen vilken övertidskod som är använd. Denna användas för att snabbt finna vilka dagar det har arbetats övertid på under perioden. G G-kolumnen, betyder glömd utstämpling den dagen. Om det står R, är den glömda utstämplingen den dagen korrigerad, dvs. utstämplingen är inlagd manuellt. M M står för markering och kan innehålla dessa koder: R - vid rättelser/korrigeringar och A auto inläggning från till exempel planlagd frånvaro. K K-kolumnen, betyder kärntidsstämpling den dagen. Kärntiden är definierat i beräkningsschemat. Man kan ta ut egen Kärntidsrapport. 124 Närvarorapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

131 Nr. Kolumnen visar vilket beräkningsschema som är använt den dagen. Vid korrigering av resultat (Korrigera resultat) visar kolumnen vilken typ av korrigering som är utförd. 1 = Sätt resultat till. Dvs. dagens resultat som man har på raden över är ersatt av värdet på raden nedan. 2=Lägg till värde på resultat. Dvs. uträknat resultat blir påökat med korrigerat värde. 3=Sätt utresultat till värde. Dvs. man överstyr det som är registrerat tidigare och det är detta värde som ackumuleras framöver. Tid Kolumnen visar hur lång en arbetsdag skall vara. Värdet hämtas från fältet arbetsdagens längd i beräkningsschemat. Sum Vecka Alla kolumnerna summeras per vecka dvs. från måndag till söndag. Sum i perioden Summmaraden visar kolumnerna summerat och har motsvarande rubrikrad som över kolumnerna. Exempelvis: 50 % visar hur mycket övertid med 50 % tillägget som har arbetats för utskriven period. Motsvarande för de andra övertidstilläggen, andra tillägg och frånvaro. Saldo Nederst finner man ackumulerade värden per sista dag i perioden. Dvs. saldot dagen före perioden startade (visas överst på rapporten), plus resultatet i perioden. Vilket saldo som visas är definierat i lönegruppstabellen som den anställda är knuten till. Därför kan det visas olika kategorier, men den sista visar alltid semester. Under förklaras 4 saldo som oftast är använda. Flextid Visar ackumulerat +/- saldo den sista dagen i perioden. Hur många timmar som blir överförd till ny period är definierat i periodavrunding (Fasta data perioddata periodavrundning) och strykningen blir utförd på första dag i ny period. Mertid Mertid är den tiden mellan arbetstidslängd och fram till tiden när ÖT startar. Detta gäller deltidsanställda som jobbar mindre än 7,5 timmar om dagen och som bör jobba 7,5 timmar innan de får övertid. Detta utbetalas i regel som vanlig timlön. Övertid Saldot visar antal timmar med övertid för utbetalning som har arbetats i perioden. Detta för att denna nollställs för varje period. Semester Semestersaldo visar antal använda semesterdagar hittills i år (siffran före/) av antal tillgängliga semesterdagar i innevarande år (siffran efter/). Tillgängliga semesterdagar hämtas från personaldata (Fasta data Personal data - Personaluppgifter) och fältet Rätt till semesterdagar. Attest Nederst skrivs det ut signaturfält för attest. Egenskaper för närvarorapport Då man tar ut rapporten för flera avdelningar kan det vara önskvärt att sortera de anställda i alfabetisk ordning inom avdelningen de tillhör. Man gör då följande efter att man har fått fram resultatet på skärmen. Högerklicka i skärmbilden Välj egenskaper Sorterat avdelningsvis med sidbrytning. Man har också möjlighet till att skriva ut de anställda sorterat avdelningsvis utan sidbrytning. Närvarorapport 125

132 Periodrapport Periodrapporten visar resultat för utvald valfri period som kan vara till exempel en dag, en löneperiod eller ett helt år. Perioden definierar man vid rapportbeställningen. Vanligtvis tas periodrapporten ut efter att närvarorapporterna är fördelade och godkända. Det skrivas en rad per anställd med ackumulerat resultat för vald period nedanför de kategorierna som har resultat. Rapporten skrivs med summering och sidbrytning per avdelning och en total summa på sista sidan. Rapporten skrivs ut liggande. Om det är resultat på flera kategorier än det är plats till på ett liggande A4, tar den resten på nästa sida. Periodrapporten skall skrivas ut efter avslutad period och ges till avdelningscheferna. Den rekommenderas att också användas för längre perioder som kvartal, halvår och som årsresultat. Periodrapporten kan också användas som uppföljning genom att den skrivs för ett enskilt datum. Man kommer då att snabbt kunna se vem som saknar korrekta stämplingar. Periodrapporten ger bara utskrift av de anställda som användaren har tilldelad rättigheter till. Rapportbeställning - periodrapport Rapportbeställningen består i att definiera datumintervall och anställda som skall med på utskriften. Från till datum kan skrivas in för den period man önskar att skriva ut. Senaste månad visas Default. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervallet som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Från till kategorier kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja mellan alla kategorier som finns i WinTid exempelvis Normaltid, Flextid, ÖT-koder, tillägg- och frånvarokoder. Default visas alla kategorier från första till sista kategori nummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval 1/100 dels minuter 126 Periodrapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

133 (skicka till) skärm/printer. Rapporten skrivs ut på liggande A4 format. Om den anställde har flera resultatkolumner än det är plats till på en sida skrivas det ut en sida till. Det är bara kategorier som har resultat och som skall visas som kommer med på utskriften. Resultaten är antingen i 1/100 timmar 7,75 eller i timmar och minuter 7:45. Detta väljer man i rapportbeställningsbilden. Datum: Visar rapportens period. Tas från rapportbeställning. Anställda: Anställda som är utvalt från lägsta till högsta. Beskrivning av periodrapporten Rubrikraden Beskriver de enskilda kolumnerna med ledtext. Ledtexten är kategoriernas kortnamn och kan ändras (Fasta data Koder och kategorier Kategorier). Man bör begränsa det till 6 tecken för att få plats i boxen. Rapportraden, en rad per anställd Nr/Namn: Anställningsnummer och anställdes namn. Hämtas från personaldata. Kategorier: Visas grupperat i följande ordningsföljd: flex, normaltid, övertid, tillägg och frånvaro. Då det är variabelt från anställd till anställd vilka kategorier som är använda, visas det nedan några exempel på några kategorier från de olika kategorigrupperna. Flex Visar dagens flextid dvs. resultatet av antal timmar normaltid minus längden på arbetsdagen. Normal Dagens normaltid dvs. antal timmar upparbetat innanför normaltidsavgränsningen i beräkningsschemat. SumTid: Total tid den dagen. Dvs. både normaltid och övertid Övertid: Övertidskategorier visar allt övertidsarbete 50 % Antal timmar den dagen med övertidstillägg 1 till exempel 50 %. 100 % Antal timmar den dagen med övertidstillägg 2 till exempel 100 %. SumOT Antal fullt utbetalda övertidstimmar i perioden OTa50 50 % övertidstillägg upparbetat vid övertid komp. OTa % övertidstillägg upparbetat vid övertid komp. Mertid: För deltidsanställda. Detta är tiden mellan arbetstidslängd och fram till tiden när ÖT startar. Detta utbetalas som vanlig timlön. Periodrapport 127

134 IkkeOT Tid utanför normaltidsavgränsningen på dagar där det inte är stämplat övertid. Tilläggen Kategorierna tillägg visas efter övertiden där dessa är använd. Ni kan själv bestämma namn på tilläggen så det som visas nedan bara är exempel. Vilket tillägg och vad de beskriver definieras i beräkningsschemat när dessa upprättas. Kväll Timmar intjänade så detta tillägg är definierat i beräkningsschemat. Helg Timmar intjänade så detta tillägg är definierat i beräkningsschemat. Frånvaro Efter tillägg visas frånvaro som är använd i perioden. Om siffrorna visar timmar eller dagar beror på av vad man har definierat på frånvarokoden i kategoritabellen (Underhåll Basdata Kategori). Det rekommenderas att märka kategorikortnamnet med ett D för den frånvaro som visar resultatet i dagar. Avdelning: Visar summerat kolumner per avdelning. Ny avdelning följer på nästa sida. Totalt för alla avdelningar: Visas till slut med total summer för alla avdelningarna. Kolumn TID: Kolumnen Tid skall visa summan av arbetstidens längd som står i beräkningsschemat. För att man ska kunna se Tid i periodrapporten, bör man in i WinTid Konfiguration Underhåll System Systemdata Andra välja Ja i fältet Visa kolumnen tid i Periodrapporten". Lönerapport Lönerapporten är upprättad för att vara till hjälp med att hämta ut resultaten som är intressanta i förhållande till lön för en anställd, avdelningsvis eller alla anställda för en önskad period. Rapporten kommer bara att presentera resultat för de valda kategorier på de dagar som man har resultat (i dessa kategorier). 128 Lönerapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

135 Rapportbeställning Lönerapport Rapportbeställningen består i att definiera datumintervall och anställda som skall med på utskriften. Från till datum kan skrivas in för den perioden man önskar att skriva ut. Senaste månad visas Default. Alternativt kan man vid att använda urval och nytt urval välja datumintervallet som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Från till kategorier kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja mellan alla kategorier som finns i WinTid. Det kan vara Normaltid, Flextid, ÖT-koder, tillägg och frånvarokoder. Default visas alla kategorier från första till sista kategori nummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval 1/100 dels minuter (skicka till) skärm/printer. Rapporten skrivs ut på liggande A4 format. Om den anställda har flera resultatkolumner än det är plats till på en sida skrivas det ut en sida till. Det är bara kategorier som har resultat och som skall visas som kommer med på utskriften. Resultaten är antingen i 1/100 timmar 7,75 eller i timmar och minuter 7:45. Detta väljer man i rapportbeställningsbilden. Lönerapport 129

136 Beskrivning av Lönerapporten Anställdnr/Namn: Anställningsnummer och namn hämtas från personaldata period: Visar rapportens period. Tas från rapportbeställning. Avdelning: Anställdes avdelning. Hämtas från personaldata Lönenr: Anställdes lönenummer. Hämtas från personaldata Rubrikraden Beskriver de enskilda kolumner med ledtext. Ledtexten är kategoriernas kortnamn och kan ändras (Fasta data Koder och kategorier Kategorier). Man bör begränsa det till 6 tecken för att få plats i boxen. Rapportraden, en rad per dag. Stämplingens datum Stämplingens Veckodag. Datum: Dag: 130 Lönerapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

137 Stämplingspar: Alla stämplingsparen som finns per dag visas med 2 par i bredd. Kategorier: De kategorierna man har bestämt skall visas, (bestäms i rapportbeställningsbilden.) Koder OM är koder som ger viktig information om vad som har påverkat resultatet den dagen. O Om det är stämplat övertid den dagen, visar kolumnen vilken övertidskod som är använd. Detta användas till snabbt att finna vilka dagar det har arbetats övertid på under perioden. M M står för markering och kan innehålla dessa koderna: R vid rättelser/korrigeringar Sum i perioden Summaraden visar kolumnerna summerat och har motsvarande rubrikrad som över kolumnerna. Exempelvis: 50 % visar hur mycket övertid med 50 % tillägget som har arbetats för utskriven period. Motsvarande för de andra övertidstilläggen, andra tillägg och frånvaro. Attest Nederst skrivs det ut signaturfält för attest. Egenskaper för lönerapport Då man tar ut rapporten för flera avdelningar kan det vara önskvärt att sortera de anställda i alfabetisk ordning inom avdelningen de tillhör. Man gör då följande efter att man har fått fram resultaten på skärmen. Högerklicka i skärmbilden Välj egenskaper Sorterat avdelningsvis med sidbrytning. Man har också möjlighet till att skriva ut de anställda sorterat avdelningsvis utan sidbrytning. Lönerapport 131

138 Resultatrapport Resultatrapporten ger möjlighet till att ta fram resultat på valfri period och för önskade kategorier. Den kan användas till att dokumentera övertidstimmar, påförda tillägg eller andra kategorier som används till att ackumulera timmar. Rapporten kan användas som underlag för registrering av övertid till lön. Rapporten kan också användas till rapportering av frånvaro. Inställning - Resultatrapport När man väljer Resultatrapport under Rapporter, kommer man att få upp denna bild. Det är man själv som bör sätta upp denna inställning för rapporten. I denna inställning kan man välja max 15 kolumner som man vill ha med i rapporten. Inställning I detta fält ger man din inställning ett namn, till exempel Resultatrapport 132 Resultatrapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

139 Rapportrubrik I kolumnen till höger skriver man namnet på rapporten som skall visas i rubriken i själva rapporten Överskrift kolumnen 1 Detta är första kolumnen i rapporten och här skriver man in benämningen på den kategori man önskar att se i kolumnen. Kategorier i kolumnen 1 Klicka på Urval knappen på högersidan och välj den kategori eller kategorier som man skrev benämningen för i fältet Överskrift kolumnen 1. Ber metod kolumnen 1 Klicka på knappen på högersidan och välj om man önskar att se resultat, saldo eller antal på den kategori man har valt i kolumnen 1. Därefter så fortsätter man att välja de kategorier och beräkningsmetoder som är intressanta, man har plats till 15 kolumner i rapporten. Spara inställning När man har fyllt i inställningarna med de kategorier man vill ha med i rapporten, klicka på Spara inställning knappen. Ny inställning Önskar man att göra en inställning till, klicka på knappen Ny inställning. Ta bort inställning Önskar man att ta bort en inställning, välj den inställning man önskar att ta bort och klicka på knappen Ta bort inställning. OK Önskar man att ta ut rapporten, klicka OK Rapportbeställning Resultatrapport När man har klickat på OK knappen på inställning, kommer man att få upp rapportbeställningsfönstret till rapporten. Resultatrapport 133

140 Från till datum kan skrivas in för den perioden man önskar att skriva ut. Senaste månad visas default. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervallet som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval: Sparar det urval som är gjort i rapportbeställningsfönstret Sidskifte: (detta val kommer fram då man väljer Rapporttyp Anställd) 1/100 dels minuter: om man önskar rapporten i 60 eller 100 delar Alfabetisk sorterat: Vid val av Rapporttyp anställd, så får man upp valet Alfabetisk sorterat. Genom att använda denna funktion kommer rapporten att sorteras i alfabetisk ordning utan gruppring per avdelning. Man kan välja mellan 2 olika rapport typer: Anställd, visar resultat per anställd, per avdelning Avdelning, visar resultat per avdelning Man kan välja att sänd rapporten till: Skärm Skriver Inställning (resultatrapport) Klicka här för att gå tillbaka till inställning. Rapporten skrivas ut på liggande A4 format. Resultaten är antingen i 1/100 timmar 7,75 eller i timmar och minuter 7:45. Detta väljer man i rapportbeställningsbilden. Klicka OK, för att köra ut rapporten. Beskrivning av resultatrapporten, rapporttyp anställd Överskriften till resultatrapporten Visar vald period för rapporten, datum visas uppe till höger i rapporten. Anställd nr och namn: Rapporten sorteras på anställningsnummer och datum. Önskas annan sortering bör man använda funktionen sortera på högra musknapp eller ikonen i menyraden och välja vilket fält man önskar att sortera efter. Kategorier Kategorierna som är valda i inställning visas här. (S): Kategorin som är vald visar Saldo (R): Kategorin som är vald visar Resultat (A): Kategorin som är vald visar Antal Sum alla anställda Summa för alla anställda visas nederst på rapporten 134 Resultatrapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

141 Beskrivning av resultatrapporten, rapporttyp avdelning Överskriften till resultatrapporten Visar vald period för rapporten, datum visas uppe till höger i rapporten. Avdelning Här visas avdelningarna som man har valt i rapportbeställningen. Rapporten sorterar på avdelningsnr. Önskas annan sortering bör man använda funktionen sortera, vid att högerklicka på själva rapporten. Kategorier Kategorierna som är vald i inställning visas här. (S): Kategorin som är vald visar Saldo (R): Kategorin som är vald visar Resultat (A): Kategorin som är vald visar Antal Sum alla avdelningar Alla avdelningar summerat visas nederst på rapporten FTÖ rapport med procent FTO står för Frånvaro, Tillägg och Övertid, och är en flexibel rapport som kan användas till att hämta resultat för en önskad period. (Normalt sista 4 veckors period) Rapporten ger dig resultat för sista veckan, den perioden man har valt ut och hittills i år (d.v.s. från 1.1 och fram till i dag). Rapporten visar procentfördelningen mellan de resultat man väljer att rapportera på till exempel sjukdom i förhållande till det man skulle ha jobbat. Vilka kategorier man önskar att sätta mot varandra väljer man själv när man gör rapporten. Man gör själv de rapporterna man har behov för. Man kan välja att skriva rapporten detaljerad d.v.s. en anställd per rad och summa och sidbrytning för varje avdelning eller bara en rad per avdelning. Rapporten kan antingen skrivas ut per anställd eller per avdelning. FTÖ rapport med procent 135

142 Beskrivning av Inställning av FTO rapport med procent I stället för att välja Normaltid som rubrik för kolumn 1 (fig. 2), kan man skriva arbetstidens längd och man skall inte hämta upp några kategorier i fältet Kategori urval kolumnen 1. Systemet kommer automatisk hämta upp tiden man har på arbetstidens längd. (Fig. 1) Man sätter upp din egen rapport d.v.s. man väljer vilka kategorier man skall skriva ut och sammanräkna. När man startar menyvalet FTO rapport med procent, får man upp detta fönster, men fönstret är helt blankt och bör upprättas av dig. Inställning I detta fält bör man skriva in namnet för denna inställning. Detta blir rubriken i rapporten. Rapportrubrik Överskrift kolumnen 1 I detta exempel har vi valt att laga en sjukfrånvarorapport utifrån Normaltiden. Vi får upp 2 olika kolumner i rapporten, där kolumnen 1 skall vara Normaltid. Överskrift kolumnen 2 I denna kolumn har vi skrivit in sjukfrånvaro, som blir den andra kolumnen i rapporten. 136 FTÖ rapport med procent WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

143 Kategori urval kolumnen 1 Klicka på urval knappen och hämta över kategorin Normaltid från vänster till högra kolumnen (klicka och dra) samt de sjukfrånvarokoder som man önskar att ha med i rapporten. OBS! Enskilda sjukfrånvarokoder uppdaterar normaltid och skall inte tas med här. (Dessa siffror ligger inne i normaltiden från tidigare) Kontrollera Fasta data Koder och kategorier Frånvarokoder för att se vilken frånvarokod som uppdaterar normaltid. Kategori urval kolumnen 2 Här lägger vi över alla sjukfrånvarokoder som vi önskar att sammanräkna med Normaltiden. Spara inställning Klicka på spara inställning, för att spara denna inställning. Ny inställning Önskar man en ny inställning för en annan rapport, klickar man på denna knapp här. Ta bort inställning Önskar man att ta bort inställning, klickar man här. Avbryt Önskar man att avbryta för att gå ut ur inställning, klicka här. OK Önskar man att använda denna inställning klickar man OK. Och man går vidare till rapportbeställningsbilden för rapporten. Rapportbeställning för FTO rapport med procent Rapportbeställningen består i att definiera datumintervall och anställda som skall med på utskriften. Från till datum kommer att default föreslå innevarande månad 4 veckors period. Är det till exempel maj 2003 föreslås måndag till söndag Den tar alltid från måndag till söndag. Önskas andra urval görs detta med funktionen Urval där man fritt kan välja önskad period FTÖ rapport med procent 137

144 Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval Spara urvalet i rapportbeställningsbilden. Rapport typ - Anställd Rapport typ - Avdelning (skicka till) skärm/printer Exempel på FTO rapport med procent per anställd Exempel på FTO rapport med procent per avdelning Överskrift Sjukfrånvaro i procent hämtas från inställning. Beskrivning av FTO rapporten med procent Detta är utskriftsdatum Datum 138 FTÖ rapport med procent WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

145 Veckonr Bestäms i rapportbeställningsbilden, vid detta tillfälle önskar vi en rapport fr.o.m. vecka 19 t.o.m. vecka 22. (4 veckor, måndag till söndag) Normaltid Kategorin normaltid samt sjukfrånvarokoder (sjukfrånvarokoder som inte uppdaterar normaltid) hämtas från inställning. sjukfrånvaro Alla sjukfrånvarokoder hämtas från inställning Avdelningsnr och namn Blev vald i rapportbeställningsfönstret Vecka nr Resultatöversikt över normaltid och sjukfrånvaro i vecka 22. (sista veckan) Vecka nr Resultatöversikt över normaltid och sjukfrånvaro fr.o.m. vecka 19 t.o.m. vecka 22. (sista 4 veckor) Vecka nr Resultatöversikt över normaltid och sjukfrånvaro fr.o.m. vecka 1 t.o.m. vecka 22. (Hittills i år) Sum/Sum avdelningar Resultat summerat på avdelning och på anställd. Resultatkorrigeringar Alla korrigeringar som görs i WinTid loggas och kan skrivas ut. Det kan utföras två typer av korrigeringar: Ändringar på stämplingar och stämplingskoder. Ändringar direkt av dagens resultat. Rapporten resultatkorrigeringar visar korrigeringar utförda på dagens resultat. Detta görs under Underhåll stämplingar Resultat korrigeringar - Korrigera resultat. Man kan utföra korrigeringar på alla kategorier genom att ändra dagens resultat (nr.1), lägga till värde på dagens resultat (nr.2) eller sätta utresultatet till önskat värde den dagen (nr.3). Numret över visas också på närvarorapporten i kolumn Nr.. Önskar man att se vad som är korrigerat dvs. värde, när det är gjort och av vem, använder man rapporten resultatkorrigeringar. Rapporten skrivs ut på liggande A4 format. Sorterat per anställd och datum för korrigeringen. Rapportbeställning - resultatkorrigeringar Rapportbeställningen består i att definiera tidsintervall och vilka anställda man önskar med på rapporten. I tillägg bör man välja vilken korrigeringstyp man önskar ta med. Resultatkorrigeringar 139

146 Från till datum för önskat datumintervall. Senaste månad föreslås default. Använd TABB om man önskar att ändra datum värdena direkt i fälten. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervall som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Från till korrigeringstyp. Här anger man vilken korrigeringstyp man önskar med på rapporten. Använd urval och nytt urval för att se vilka korrigeringstyper 1-3 man kan välja. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval (skicka till) skärm/printer. Beskrivning för rapporten resultatkorrigeringar. Överskrift Innehåller datumintervallet, urvalet för anställda och vilka korrigeringstyper som är valda under rapportbeställning. Lägsta och högsta värde visas om det är vald enskilda värden, annars visas texten Alla. Anställd namn/nr Anställd namn och nummer sorterat på anställd - namn som första sortering. Avd.namn Kolumnen visar avdelning och namn hämtat från personal data. Datum Kolumnen visar vilken datum resultatkorrigeringen är utförd på. Kategori Kolumnen visar vilken kategori som har fått ändrat resultatet. 140 Resultatkorrigeringar WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

147 Korrigeringstyp Kolumnen visar vilken korrigeringstyp som är utförd. Sätt resultat till värde: Betyder att korrigerat värde ersätter uträknat värde den dagen. D.v.s. dagens resultat. Lägga till dagens resultat. Betyder att det har lagts till ett värde på dagens resultat, så att utresultatet den dagen är dagens resultat plus det som är korrigerat in, plus det man hade med sig in den dagen. Ex. man hade in den dagen 12,5 timmar på flextid. Dagens flextidsresultat blev 0,5 timmar. Det har lagts till 2,25 timmar. Utresultatet är då 12,5 + 0,5+2,25=15,25 timmar som man tar med vidare till nästa dag. Sätt utresultat till värde: Det betyder att man ersätter tidigare ackumulerat resultat med nytt värde och att det är detta som ackumuleras vidare från denna dag. Varken dagens resultat eller tidigare resultat påverkar detta. Värde Kolumnen visar värde som är korrigerat. Värden visas i decimal och man bör veta vilken kategorier som visas i timmar och dagar. Kategorier som visas i dagar har blå skrift i resultaten i stämplingsbilden. Bestäms i Fasta data Koder och Kategorier Kategorier). Ändrat av/datum Kolumnen visar vilken WinTid använder som har utförd resultatkorrigeringen samt datum för när korrigeringen blev utförd. Jobb nr Kolumnen visar eventuellt det jobbnummer som det är korrigerat på (gäller bara för dem som stämplar produktion eller har projektregistrering). Om korrigeringen är utförd på närvaroresultat visas Närvaro i kolumnen. Orsak Orsak för korrigeringen. Läggs till vid användning av resultatkorrigering i stämplingsbilden. Stämplingskorrigeringar Alla korrigeringar som görs i WinTid loggas och kan skrivas ut. Det kan utföras två typer av korrigeringar: Ändringar på stämplingar och stämplingskoder. Ändringar av dagens resultat. Rapporten stämplingskorrigeringar visar korrigeringar utförd på stämplingar. Detta görs under Underhåll stämplingar, och kan vara ändringar av tidpunkter, anmäld frånvaro, övertidskoder och byte av beräkningsschema. Att en korrigering är utförd visas med ett rött fält i stämplingsbilden och markeras med ett R rättning under kolumnen M på närvarorapporten. Önskar man att se vad som är korrigerat dvs. gammalt värde, när det är gjort och av vem, använder man denna rapport. Rapporten skrivs ut på liggande A4 format. Sorterat per anställd och datum för korrigeringen. Rapportbeställning - Stämplingskorrigeringar Rapportbeställningen består i att definiera tidsintervall och vilket anställda man önskar med på rapporten. Stämplingskorrigeringar 141

148 Från till datum för önskat datumintervall. Senaste månad föreslås i utgångspunkt. Använd TAB om man önskar att ändra datumvärden i fälten. Alternativt kan man vid att använda urval och nytt urval välja datumintervall som veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man kan använda urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. I utgångspunkt visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval (skicka till) skärm/printer. Beskrivning för rapporten Stämplingskorrigeringar 142 Stämplingskorrigeringar WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

149 Överskrift Innehåller det valde datumintervallet och urvalet för anställda. Datum och klockslag för rapportutskriften visas också i rubriken. Anställd namn/nr Anställdes namn och nummer sorterat på namn som första sortering. Datum Kolumnen visar vilken datum stämplingskorrigeringen är utförd på. Användare Visar vilken användare som har gjort korrigeringen. Korrigeringstyp Kolumnen visar vilken korrigeringstyp som är utförd. 1 - Lagt in stämpling. Dvs. att det är inlagt rader för in eller utstämpling. 2 - Ändrat stämpling. Stämplingen är ändrad t.ex. Klockslag, stämplingstyp, beräkningsschema, övertidskod etc. 3 -Ta bort stämpling. Dvs. Stämpling är borttagen. Gammalt värde/nytt värde Här visas gammal stämpling och ny stämpling. Orsak genom att använda orsakstext, kan man ange orsaken till ändringen. Detta görs under stämplingsbilden. Underhåll stämplingar. Ändrat datum Kolumnen visar vilken datum korrigeringen är utförd. Variabla tillägg rapport Nu kan man ta ut rapport över alla variabla tilläggen som man har fått godkända över en viss period. Variabla tillägg definieras under Fasta data Koder och kategorier Variabla till.. Variabla tillägg ges till den anställda i stämplingsbilden genom att dubbelklicka i stämplingsbilden, eller man kan rapportera in olika variabla tillägg på terminalen. Detta genom att de anställda själv knappar in kod för det tillägg de skall ha. Önskar man att se vilka variabla tillägg som är givna till en eller flera personer över en viss period, kan denna rapport användas. Rapporten kan tas ut detaljerad respektive ej detaljerad. Variabla tillägg rapport 143

150 Rapportbeställning Variabla tillägg Rapportbeställningen består i att definiera tidsintervall och vilka anställda man önskar med på rapporten. Från till datum för önskat datumintervall. Senaste månad föreslås i utgångspunkt. Använd TAB om man önskar att ändra datumvärden i fälten. Alternativt kan man vid att använda urval och nytt urval välja datumintervall som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man kan använda urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. I utgångspunkt visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval Skriv detaljer (skicka till) skärm/printer. Exempel på variabla tillägg rapport, inte detaljerad 144 Variabla tillägg rapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

151 Exempel på variabla tillägg rapport, detaljerad Beskrivning för rapporten Variabla tillägg Överskrift Innehåller det valde datumintervallet och urvalet för anställda. Datum och klockslag för rapportutskriften visas också i rubriken. Hämtas från Personal data. Avdelning namn/nr Anställd namn / nr Anställd namn och nummer sorterat på anställdas namn som första sortering. Datum Kolumnen visar vilken datum tillägget är registrerat på. Jobb Visar om detta är närvaro eller produktion Tilläggets nr och namn, Tillägg nr/tillägg namn Registrerat Visar när detta tillägg blev registrerat på den anställda. Antal Visar antal variabla tillägg som är registrerat på den anställda. Visar hur tillägget är inlagt. Inlagt Variabla tillägg rapport 145

152 Kostnadsställerapport Man finner den under Rapporter och Andra periodiska rapporter. Den är byggd på motsvarande sätt som Jobb- /produktionsrapporten. Kostnadsställerapporten ger möjligheter till olika varianter av resultat beroende på de sorteringsnivåer som väljs. I tillägg kan man välja mellan att skriva ut detaljerad rapport dvs. med stämplingar eller bara summor. Rapporten visar resultat för vald period som man väljer med från och till datum. Perioden definierar man vid rapportbeställning. Ett kostnadsställe kan bestå av flera nivåer. Under Struktur på kostnadsställe definierar man antal nivåer och namn på nivåerna. Rapportbeställningsbilden visar antal nivåer och namn som är definierade. Rapporten skrivs med summering per sorteringsnivå och en totalsumma på sista sidan för varje kolumn. Rapporten skrivs ut liggande. Om det finns resultat på flera kategorier än det är plats till på ett liggande A4-ark, skrivs resten på nästa sida. Man får tillgång till de anställda som har jobbet på kostnadsställen som man har fått sig tilldelad. Dvs. att man ser resultaten och kan godkänna dessa resultat även om den anställda inte tillhör användaren. Rapport beställning När man väljer rapporten får man först upp rapportbeställningsfönstret. 146 Kostnadsställerapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

153 1. Välj vilken kostnadsställeinställning man önskar att rapportera från. Man finner aktuell inställning genom att öppna droppboxen överst. 2. Välj sortering. Man kan välja antal och vilken nivå i kostnadsställestrukturen man önskar sortering/brytning på. I tillägg kan man välja att sortera på anställda så som exemplet visar. Önskar man sidbrytning, sättar man en hake i boxen till höger för nivån man har valt 3. Urval datum, anställda och kostnadsställe. Man väljer vilket data som skall tas med i rapporten. Selekteringen görs per datum, anställda eller avdelning och värden på nivåerna i kostnadsställestrukturen. Detta görs på motsvarande sätt som för andra rapporter i WinTidÔ. Man kan antingen skriva in värden nedan Från/Till eller öppna Nytt urval i kolumnen urval och välja värden. 4. Rapport parametrar a. Liggande utskrift, rekommenderas om man vet att det är många kategorier som har använts för perioden man skall skriva ut. b. Spara urval. Om man skall köra rapporten med samma eller delar av urvalet flera gånger, lönar det sig att kryssa i här. Man kan då använda funktionen Senaste Urval för de delar av urvalet som är samma (perioden eller anställda) nästa gång man kör rapporten. c. Skriv detaljer. Med kryss här får man en detaljerad rapport dvs. den visar varje dag med stämplingstidspunkterna då byte av kostnadsställe har gjorts. d. 1/100 dels minut. Med kryss får man resultaten i 100-delar. Utan kryss får man resultatet i timmar och minuter. e. Skärm/skrivare. Kryssa i om man önskar rapporten direkt på skrivare eller först till skärm. Vid utskrift till skärm kan man sedan skriva ut resultatet genom att välja skrivarikonen i menyn. Rapport resultatet Rapporten kommer ha olika utseende beroende av antal nivåer som skrivas ut. Vid utskrift av stämplingspar visas både datum, veckodag och klockslagen för stämplingarna. Kolumnerna i utskriften är beskrivna nedan. Först visas en detaljerad rapport dvs. man har med anställda och när det är arbetat på kostnadsstället. Kostnadsställerapport 147

154 Rapportrubriken Sorteringsnivå som är vald. t.ex. anställda, avdelning, projekt Beskrivning av fälten i kostnadsställerapporten Tas från rapportbeställning. Utskriftstidpunkt Anställd Anställda som är utvalda från lägsta till högsta värde. Kostnadsställenivåerna Namn på nivåerna med lägsta och högsta värde om inte alla är valda. Rubrikraden Beskriver de enskilda kolumner med ledtext. Ledtexten är kategoriernas kortnamn och kan ändras. För mer information se WinTid, Fasta data och Koder och kategorier. Man bör begränsa kortnamnet till 6 tecken för att plats i kolumnen rubriken. Rapportraden Vid utskrift med stämplingspar visas en rad per datum Datum Datum då det är arbetat på kostnadsstället. Dag 1-4 In och ut klockslagen för byte av kostnadsställe. Kategorier Visas grupperat i följande ordningsföljd: normaltid, övertid och tillägg. Då det varierar från jobb till jobb vilken kategorier som är använd, visas det några exempel på kategorier från de olika kategorigrupperna i utskriftsexemplet. Normaltid Dagens normaltid dvs. antal timmar upparbetat innanför normaltids avgränsningen i beräkningsschemat. Övertid Övertidskategorier visar alla övertidsarbete 50 % Antal timmar den dagen med övertidstillägg 1 t.ex. 50 %. 100 % Antal timmar den dagen med övertidstillägg 2 t.ex. 100 %. SumOT Summan av 50% och 100%. Tillägg Kategorierna tillägg visas efter övertiden om dessa är använd. Man kan själv bestämma namn på tilläggen så de som visas är bara exempel. Vilket tillägg och vad de beskriver definieras i beräkningsschemat. Frånvaro Timmar på frånvaro visas som de sista kategorierna i utskriften. O Kolumnen O (övertid) Om det är stämplat övertid den dagen, visar kolumnen vilken övertidskod som är använd. Detta användas till snabbt att finna vilket dagar det är jobbet övertid i loppet av perioden. 148 Kostnadsställerapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

155 Sch. Kolumnen Sch(ema) Kolumnen visar vilket beräkningsschema som är använt den dagen. Totalt Visar en total kolumnsumma till slut på rapporten Under visas en rapport med brytsummor. Det är valt att visa brytnivåer för avdelning, projekt och aktivitet, men vem och när jobben är utförd visas inte. Genom att kombinera vilka nivåer och ordningsföljden på nivåerna i rapportbeställningsbilden får man ut de data man önskar från kostnadsställefördelningen i WinTidÔ. I utskriftsexemplet nedan skrivas bara brytsummor ut. Avvikelserapport Avvikelserapporten användas till att dokumentera eventuelle avvikelser som bör följas upp. Detta kan vara tid på frånvaro som skall följas upp t.ex. otillåten frånvaro, flextid, sjukkod. Vidare bör man följa upp dagar med glömd utstämpling eller dagar utan stämplingar. Man får också med dem som har övertid eller tid på Icke-ÖT-kategorin. När man får upp rapporten på skärm, kan man dubbelklicka på själva namnet eller datumet och komma direkt till stämplingsbilden för den dagen personen har avvikelse. Vill man göra ändringar, kan man göra det och eventuellt spara. Efter att man har sparat, stänger man stämplingsbilden och man är tillbaka i Avvikelserapporten. För att avvikelserapporten skall uppdateras är man tvungen att köra ut en ny rapport Rapporten skrivas ut på liggande A4 till skärm och skrivare och är sorterad per avdelning, datum och anställningsnummer. Rapportbeställning - Uppföljning av avvikelse Rapportbeställningen består i att definiera vilka anställda och vilka frånvarokoder man önskar med på rapporten. Avvikelserapport 149

156 Från till datum för önskat datumintervall. Default föreslås gårdagens datum. Använd TAB om man önskar att ändra från och till datum. Från till avdelning kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja från enskilda avdelningar eller intervall av avdelningar. Default visas alla tillgängliga avdelningar från lägsta till högsta avdelningsnummer. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Från till frånvarokoder. Här anger man vilket frånvarokoder man önskar att ta med som avvikelse. Detta kan vara otillåten frånvaro, helgdagsersättning, komp eller motsvarande. Då det kan vara svårt att ange från till på frånvarokod nummer, rekommenderas det att man använder urval och nytt urval för att välja den frånvaro man skall ha med. Man kan då enskilt markera enskild frånvaro eller intervaller av frånvaro. Kom ihåg att markera spara urval, så att man kan använda funktionen sista urval för frånvarokoden vid nästa körning. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval 1/100 dels minuter (skicka till) skärm/printer. Beskrivning av Avvikelserapport Överskrift Innehåller datumintervallet och urvalet för avdelning, anställd och frånvarokoderna som är definierat under rapportbeställning. Lägsta och högsta värde visas, om det är vald enskilda värden, annars visas alla. Datum och klockslag för rapportutskriften skrivas också i rubriken. 150 Avvikelserapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

157 Avdelning Detta är första sortering och brytnivå dvs. man får avdelningsnummer och namn på egen rad och nedan följer information om de anställda i denna avdelning. Datum Datum är andra sortering och skrivs samman med första anställda. Genom att dubbelklicka på datum eller namn kommer man direkt till Underhåll stämplingar Anställd Anställningsnummer och namn sorterat på anställningsnummer som tredje sortering. Det rekommenderas att inte välja annan sortering. Stämpling Här visas texten Glömt om det saknas utstämpling eller texten Saknar om det saknas stämplingar den dagen. Flex Här visas negativt och positivt resultat för flextid. Detta gäller bara för anställda som har beräkningsschema med flextidsregel. Om den visar full dag i minus betyder det att det inte finns några stämplingar den dagen eller att vederbörande flexar hela dagen. För att skilja på det rekommenderas det att man tar med flexledighetskoderna under frånvarokoder, så att man kan se om det är flex eller om det är en dag utan orsaksangivelse. I WinTid Konfiguration Underhåll system System data Andra, kan man sätta nedre och övre gräns på flextid, så att man bara ser den flextiden som är intressant för i rapporten. Övertid Alla som har jobbat övertid tas med på listan. Detta är nödvändigtvis inte avvikelse, men ger möjlighet till kontroll att övertiden är pålagt och godkända. Här visas antal ÖT timmar den anställda har arbetat. ÖT kod I denna kolumn visas den ÖT kod anställde har använt den dagen. Icke ÖT I kolumnen visas alla som har fått tid på kategorin Icke ÖT. Dvs. de har jobbat utöver normaltidsavgränsningen och inte använt någon övertidskod för att få tiden godkänd som övertid. Detta är information så att det kan utvärderas om det skall görs något med denna tid. Frånvaro Kolumnen visar frånvarokod och benämningar för valda frånvaro den anställda har haft på aktuellt datum. Kolumnen visar tid för frånvaron. Frånvarotid Avvikelserapport 151

158 Dagsrapport Dagsrapport är upprättad för att vara till hjälp för att hämta ut dagens resultat för en anställd eller avdelningsvis, något som kan vara nyttig till exempel i förhållande till uppföljning av dagens avvikelse. När man får upp rapporten på skärm, kan man dubbelklicka på själva namnet eller datum och komma direkt till stämplingsbilden för den dagen personen har avvikelse. Önskar man att göra ändringar, kan man göra det och eventuellt spara. Efter att man har rättat upp och eventuellt sparat, stänger man stämplingsbilden och man är tillbaka i Avvikelserapporten. För att avvikelserapporten skall uppdateras är man tvungen för att köra ut en ny rapport Dagsrapporten kommer att visa alla anställda som man har satt i urvalet i Rapportbeställningen, men det förutsätter att minst en anställd i urvalet har data. Rapporten skrivas ut på liggande A4 till skärm och skrivare och är sorterat per datum och anställningsnummer. Rapportbeställning - Dagsrapport Rapportbeställningen består i att definiera vilka anställda och kriterier för de beräkningsscheman och kategorier man önskar ha med på rapporten. Från till datum för önskat datumintervall. Default föreslås gårdagens datum. Använd TAB om man önskar att ändra från och till datum. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Från till beräkningsschemat kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja från enskilda beräkningsscheman eller intervall av beräkningsschema. Default visas alla tillgängliga beräkningsscheman från lägsta till högsta beräkningsschemanummer. Från till kategorier kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja mellan enskilda kategorier eller intervall av kategorier. Default visas alla tillgängliga kategorier från lägsta till högsta kategorinummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: 152 Dagsrapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

159 Spara urval 1/100 dels minuter (skicka till) skärm/printer. Beskrivning av Dagsrapport Överskrift Innehåller datumintervallet och urvalet för anställda, beräkningsschemat och kategorierna som är definierat under rapportbeställning. Lägsta och högsta värde visas, om det är vald enskilda värden, annars visas Alla. Datum och klockslag för rapportutskriften skrivas också i rubriken. Avdelning Detta är första sortering och brytnivå dvs. man får avdelningsnummer och namn på egen rad och nedan följer information om de anställda i denna avdelning. Den anställdas nr och namn Stämplingens datum Anställd nr / Anställd namn Datum Dag Vilken veckodag stämplingen är gjord. Stämplingspar Alla stämplingsparen som finns per dag visas med 2 par i bredden. Res. korr Vid korrigering av resultat visas detta på egen rad under dagens resultat. Detta markeras med rött och korrigerat värde ligger under den kategori som är korrigerad. Kategorier Visas i följande ordningsföljd: flex, normaltid, övertid, tillägg och frånvaro. Då detta är variabelt från anställd till anställd vilka kategorier som är använda visas det nedan några exempel på några kategorier från de olika grupperna. Flex Dagens flextid dvs. resultatet av antal timmar normaltid minus längden på arbetsdagen. Normal Dagens normaltid dvs. antal timmar upparbetat innanför normaltidsavgränsningen i beräkningsschemat. SumTid Total tid den dagen. Dvs. både normaltid och övertid Dagsrapport 153

160 Övertid Övertidskategorier visar alla övertidsarbete 50% Antal timmar den dagen med övertidstillägg 1. till exempel 50%. 100 % Antal timmar den dagen med övertidstillägg 2 till exempel 100 %. SumOT Antal fullt utbetalda övertidstimmar i perioden OTa50 50 % övertidstillägg upparbetat vid övertid komp. OTa % övertidstillägg upparbetat vid övertid komp. Mertid För deltidsanställda. Detta är tiden mellan arbetstidslängd och fram till tiden när ÖT startar. Detta utbetalas som vanlig timlön. IkkeOT Tid utanför normaltids avgränsningen på dagar det inte är stämplat övertid. Tilläggen Kategorierna tillägg visas efter övertiden där dessa är använda. Ni kan själv bestämma namn på tilläggen så det som visas nedan är bara exempel. Vilket tillägg och vad de beskriver definieras i beräkningsschemat när detta upprättas. Kväll Timmar intjänade som detta tillägg är definierat i beräkningsschemat. Helg Timmar intjänade så detta tillägget är definierat i beräkningsschemat. Frånvaro Efter tillägg visas frånvaro som är förekommande i perioden. Om värdena visar timmar eller dagar beror på hur man har definierat på frånvaron i kategoritabellen (Fasta data Koder och kategorier Kategorier). Det rekommenderas att märka kategorikortnamnet med ett D för den frånvaro som visar resultatet i dagar. Koder O G M K är koder som ger viktig information om vad som har påverkat resultatet den dagen. O Om det har stämplast övertid den dagen eller den anställda är knuten till en fast ÖT kod, visar kolumnen vilken övertidskod som är använd. Detta användas till snabbt att finna vilket dagar det är jobbet övertid i loppet av perioden. G G nedan G-kolumnen, betyder glömt utstämpling den dagen. Om det står R, är den glömda utstämplingen den dagen korrigerad, dvs. utstämplingen är inlagd manuellt. M M står för markering och kan innehålla dessa koder: R - vid rättelser/korrigeringar och A auto inläggning från till exempel planlagd frånvaro. K K under K-kolumnen, betyder kärntidsstämpling den dagen. Kärntiden är definierat i beräkningsschemat. Man kan ta ut egen Kärntidsrapport. Nr Kolumnen visar vilket beräkningsschema som har använts den dagen. Vid korrigering av resultat (Korrigera resultat) visar kolumnen vilken typ av korrigering som är utförd. 1 = Sätt resultat till dvs. dagens resultat som man har på raden över är ersatt av värden på raden under. 2=Lägg till värde på resultat dvs. uträknat resultat blir ökat med korrigerat värde. 3=Sätt utresultat till värde: dvs. man överstyr det som är beräknat tidigare och det är detta värde som ackumuleras framöver. Tid Kolumnen visar hur lång en arbetsdag skall vara. Värdet hämtas från fältet arbetsdagens längd i beräkningsschemat. Sum för avdelning Summa raden visar kolumnerna summerat och har motsvarande rubrikrad som över kolumnerna. Exempelvis: 50 % visar hur mycket övertid med 50 % tillägget som har arbetats under utskriven period. Motsvarande för de andra övertidstilläggen, andra tillägg och frånvaro. 154 Dagsrapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

161 Glömda utstämplingar Rapporten Glömda utstämplingar är upprättad för att vara till hjälp för att hämta ut de dagarna som har glömda utstämplingar för en anställd eller flera anställda, något som kan vara nyttigt till exempel i förhållande till uppföljning av dagens avvikelse. Rapporten skrivas ut på liggande A4 till skärm och skrivare och är sorterat per datum och anställningsnummer. Rapportbeställning Glömda utstämplingar Från till datum för önskat datumintervall. Default föreslås gårdagens datum. Använd TAB om man önskar att ändra från och till datum. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval 1/100 dels minuter (skicka till) skärm/printer. Beskrivning av rapporten Glömda utstämplingar Glömda utstämplingar 155

162 Överskrift Innehåller datumintervallet och urvalet för anställda som är definierat under rapportbeställning. Lägsta och högsta värde visas, om det är valt enskilda värden, annars visas Alla. Datum och klockslag för rapportutskriften skrivas också i rubriken. Stämplingens datum Den anställdas nr och namn Datum Anställd nr / Anställd namn Avdelning Tillhörande avdelning knuten till den anställde i personaldata. Saldorapport Saldorapporten är upprättad för att vara till hjälp för att hämta ut saldon för en anställd eller flera anställda. Rapporten skrivas ut på liggande A4 till skärm och skrivare och är sorterad per datum och anställningsnummer. Rapportbeställning Saldorapport Från till datum för önskat datumintervall. Default föreslås gårdagens datum. Använd TAB om man önskar att ändra från och till datum. 156 Saldorapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

163 Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Från till kategorier kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja från enskilda kategorier eller intervall av kategorier. Default visas alla tillgängliga kategorier från lägsta till högsta kategorinummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval 1/100 dels minuter (skicka till) skärm/printer. Beskrivning av Saldorapport Överskrift Innehåller datumintervallet som är definierat under rapportbeställning. Datum och klockslag för rapportutskriften skrivs också i rubriken. Den anställdes nr och namn Anställd nr / Anställd namn Kategorier Här visas saldon per person för valda datum. Dessa saldon finner man i Dagliga data - Stämplingsbilden Underhåll stämplingar Ackumulerat resultat på utsaldon. OBS! Det är bara kategorier som har periodavrunding per månad eller år som visas här. Kontrollera Fasta data period data periodavrunding för att se vad slags periodavrunding din kategori har. Indata Indata är första stopp för stämplingen från terminalen och in i WinTid. Stämplingen läggs in och det uppdateras en rad med status, datum, klockslag, sekvensnummer och hela stämplingssträngen. Indata behålls i 30 dagar eller det antal dagar som är satt under Cykliska program i WinTid Konfiguration och Programkörning. Borttag körs normalt varje söndag. Med indatarapporten kan man få dokumenterat hur det har stämplats och om stämplingen har kommit in i WinTid. Det sista är nödvändigt att kontrollera om man till exempel inte finner stämplingarna i Stämplingsbilden. Då skall man kontrollera om stämplingarna överhuvudtaget har kommit in från stämplingsterminalerna till indata. Finns de i indata Indata 157

164 men inte i närvarobilden, kan man få stämplingarna inlästa på nytt med hjälp av reversering som man finner i WinTid Konfiguration under Underhållsmenyn. Rapportbeställning - Indatarapport Rapportbeställningen består i att definiera tidsintervall och vilka anställda man önskar med på rapporten. Från till datum för önskat datumintervall. Senaste månad föreslås default. Använd TAB om man önskar att ändra datumvärdena direkt i fälten. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervall som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval Visa bara felstämplingar (skicka till) skärm/printer. Beskrivning av fälten för Indata Överskrift Innehåller datumintervallet och urvalet för anställda som blev valda under rapportbeställningen. Lägsta och högsta värde visas om det är valt enskilda värden, annars visas texten Alla. Datum och klockslag för rapportutskriften visas också i rubriken. Stämplat datum/tid Rapporten bryter per datum dvs. att detta är första sortering och under varje datum sorteras stämplingen efter stigande klockslag. Datumen skrivs på egen rad som en rubrik. Anställdnr och namn Anställningsnummer och namn hämtat från personaldata. Stämplingstyp Kolumnen visar vilken slags stämpling som är utförd dvs. vilken funktion som är använd på stämplingsterminalen. Exempel är in, ut, Frånvaro in, frånvaro ut, saldo, övertidsstämpling, byta jobb, start jobb, avslut jobb etc. 158 Indata WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

165 Status Kolumnen visar stämplingens status Kortnr Kolumnen visar kortnummer till den som har stämplat. Detta finns i stämplingssträngen. Terminal adress Kolumnen visar vilken stämplingsterminal som stämplingen utfördes på. Terminalen betecknas och uppöver. Terminaladressen finns i stämplingssträngen. Mer information om terminaladressen finner man under behörighetsgrupp. Inläst datum/tid Kolumnen visar vilket datum stämplingen blev inläst till WinTid. Detta är normalt samtidig med tidpunkten det blev stämplat om inte andra uppgifter är utfört av inläsningsprogrammet eller kommunikationen har varit nere. Stämpling Kolumnen visar stämplingssträngen så som den är sänd från terminalen till WinTid. Förklaring på Terminalen som stämplingen kommer terminal 1 osv. Kontrollera systemfilen på F7 - sidan med terminalbeskrivning. Blank : Kommunikations mode. Blank = på (online), 0 = = autonomus (modem) dvs. stämplingar sänds bara när den blir bedd om att sända. B1: Stämplingskod, förklarat nedan. 1: Position 8. Klockidentitet. 0 = fel med klocka, 1 = klocka ok : Datum för stämplingen. 1612: Klockslaget för stämplingen 0: Position 19. Error i dent. 0 = ingen fel, 1 = fel. Resten: Position är de siffrorna som läses från stämplingskortet. Ofta är de 5 sista i kortnumret. Efter kortnumret följer tilläggsinformation som frånvarokoder, jobbkoder, retur information etc. Dvs. allt som har stämplats i anslutning till en funktionsknapp på stämplingsterminalen. Indatarapporten ger dig möjlighet till att ta ut information direkt från indata för att se vad som har kommit in. Nedan följer en översikt över vad koderna betyder. Använd detta som ett uppslagsverk när man skall läsa indatainformation. Exempel på en stämplingssträng som blir inlagt i B Strängen är förklarat över, koderna som WinTid använder visas nedan. Typ namn: Närvaro koder: B0 SALDO? (?) B1 IN -----> ( ) B2 UT ( ) -----> B3 FRÅNVARO ( ) - - -> B4 FRÅNVARO IN - - -> ( ) B5 FRÅNVARO UT ( ) - - -> B6 ÖVERTID (*) b0 UTGÅNG INFO (9290) CA UTTAG MED PRODID CB UTTAG UTAN PRODID Indata 159

166 Produktion/jobb koder: F0 JOBB? [?] F1 STARTA JOBB -----> [ ] F2 AVSLUTA JOBB [a] -----> F3 OMSTART JOBB - - -> [ ] F4 AVBRYT JOBB [ ] - - -> F5 BYT JOBB [ ] -> [ ] F7 BYT/AVSLUTA JOBB [a] -> [ ] F8 FORTSÄTT JOBB -->[ ]--> FA STARTA JOBB -----> [ ] FB AVSLUTA JOBB [a] -----> FC OMSTART JOBB - - -> [ ] FD AVBRYT JOBB [ ] - - -> FE BYT JOBB [ ] -> [ ] FG BYT/AVSLUTA JOBB [a] -> [ ] FH FORTSÄTT JOBB -->[ ]--> >3 PARAMETER UP-LOAD >8 PARAMETER DOWN-LOAD REQUEST >9 PARAMETER UP-LOAD SLUT A0 UTGÅNG FORESPØRSEL a0 UTGÅNG FORESPØRSEL (9290) O1 FEL I DATA FRÅN PC O2 STAMSATS BUFFER FULL O3 STAMSATS BUFFER FINNS INTE S0 STÄMPLINGSBUFFER TOM S2 STÄMPLINGSBUFFER FULL S3 BRUK AV MASTERKORT - START S4 BRUK AV MASTERKORT - SLUTT S5 BRUK AV DIAGNOSEKORT - START S6 BRUK AV DIAGNOSKORT - SLUT S7 TERMINALSTATUS Sa SUBTERMINAL OK IGEN Sb TAPPAT KONTAKT MED SUBTERMINAL SH SERIENUMMER / HW-PARAMETER SV PROM VERSJON TM STATUS ÄNDRING (9290) U0 DATUM OCH TID SÄNT FRÅN TERMINAL Adgångs koder: X1 DÖRR ÖPPEN FÖR LÄNGE X2 DÖRR UPPBRUTEN X3 DÖRR LÅST X4 SABOTAGE X5 SABOTAGE SLUT X6 GISSEL ALARM! X8 FEL PÅ LÅS Y0 STAMSATS UP-LOAD Y9 STAMSATS UP-LOAD SLUTT Antal stämplingar per datum: Efter varje datum räknas antal indatarader upp. 160 Indata WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

167 Närvaro/frånvaro Närvaro/frånvarorapporten används till att visa status på de anställda dvs. om de är instämplade, på frånvaro eller ute. Rapporten kan skrivas ut varje morgon eller efter att ett skift har börjat för att få översikt över vem som har kommit. Rapporten skrivs till skrivare eller skärm på A4 format och är sorterad i alfabetisk ordning per avdelning. Rapportbeställning Närvaro/frånvaroöversikt Rapportbeställningen består i att definiera vilka avdelningar och status dvs. inne/ute eller på frånvaro man önskar med på rapporten. Från till avdelning kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja från enskilda avdelningar eller intervall av avdelningar. Default visas alla tillgängliga avdelningar från lägsta till högsta avdelningsnummer. Inne/Ute. Här anger man vilket status man vill ha, inne eller ute. Önskar man alla, behöver man inte klicka i listboxen. Med statusen ute får man de som är på frånvaro och de som inte har stämplat in. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval (skicka till) skärm/printer. Närvaro/frånvaro 161

168 Beskrivning av fälten i Närvaro/frånvaroöversikt Överskrift Innehåller urvalet för avdelning och status inne/ute som är definierat under rapportbeställning. Lägsta och högsta värde visas, om det är vald enskilda värden, annars visas alla. Datum och klockslag för rapportutskriften skrivs också i rubriken. Avdelning nr/namn Detta är första sortering och brytnivå dvs. man får avdelningsnummer och namn på egen rad och under följer information om de anställda i denna avdelningen. Anställd nr/namn Anställningsnummer och namn sorterat på anställningsnummer som andra sortering. Det kan väljas mellan andra utskrifter under egenskaper. Senast stämplat Datum och klockslag för sista stämpling för den anställda. Inne/Ute/Frånvaro Status är inne, ute eller på frånvaro och status markeras med v i framkanten för varje anställd. Vid status frånvaro visas vilken frånvarokod den anställda är ute på efter frånvarokolonnen. Återkomstdatum/tid Kolumnen visar datum eller klockslag för återkomst, om detta stämplas i samband med frånvarostämplingen. Om det visas klockslag eller tid beror på hur frånvarokoden är uppsatt. Per avdelning Efter varje avdelning visas information om antal inne/ute eller på frånvaro. Till slut Till slut visas information om antal inne/ute eller på frånvaro totalt för hela rapporten. Egenskaper Genom att skriva rapporten till skärm, kan man välja andra formateringar dvs. sorteringar och önskad sidbrytning för denna rapport. Man använder högra musknapp och väljer egenskaper nedan, eller man finner egenskaper under meny - punkten WinTid. 162 Närvaro/frånvaro WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

169 Sortering Man kan välja mellan avdelningsvis sortering (default) eller i alfabetisk ordning efter namn. Alfabetisk efter namn Följande kolumner visas: Anställd nr / namn, avdelningsnr / namn, sist stämplat, inne, ute eller frånvarokod och återkomst datum/tid. Sidbrytning per avdelning Vid utskrift avdelningsvis, kan man välja under egenskaper om man önskar sidskifte per avdelning. Närvaro/frånvaro 163

170 Kärntidsrapport Kärntidsrapporten användas till att dokumentera anställda som har stämplat in eller ut innanför gränsen som är definierat som kärntid i beräkningsschemat. Om det inte är inlagt gränser för kärntid, kommer man inte att få ut något på rapporten. Man kan välja om in eller ut på frånvaro, stämplat i kärntiden skall tas med på rapporten. Närvarorapporten visar också kärntidsstämpling genom att markera detta med ett K i egen kolumnen. Rapporten skrivs ut på stående A4 format sorterat per avdelning med möjlighet för sidbrytning per avdelning. De olika utskriftsalternativen väljs under egenskaper. Rapportbeställning - Kärntidsrapport Rapportbeställningen består i att definiera vilka avdelningar man önskar med på rapporten för önskad period. Från till datum för önskat datumintervall. Default föreslås sista hela månad. Använd TAB om man önskar att ändra från och till datum. Från till avdelning kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja från enskilda avdelningar eller intervall av avdelningar. Default visas alla tillgängliga avdelningar från lägsta till högsta avdelningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval (skicka till) skärm/printer. 164 Kärntidsrapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

171 Beskrivning av fälten i Kärntidsrapport Överskrift Innehåller datumintervallet och urvalet för avdelning som är definierat under rapportbeställning. Lägsta och högsta värde visas, om det har valts enskilda värden, annars visas alla. Datum och klockslag för rapportutskriften skrivs också i rubriken. Avdelningsnr/namn Detta är första sortering och brytnivå dvs. man får avdelningsnummer och namn på egen rad och under följer information om de anställda i denna avdelningen. Anställdnr/namn Anställningsnummer och namn sorterat på anställningsnummer som tredje sortering. Stämplat, Datum och Klocka Datum och klockslag visar tidpunkt för kärntidsstämplingen. Klockslaget sammanräknas med det som är angivet i det beräkningsschema som är använt den dagen. Stämplingstyp Kolumnen visar om det har stämplats in eller ut innanför kärntiden. Egenskaper Genom att skriva rapporten till skärm, kan man välja andra formateringar dvs. med in/ut på frånvaro innanför kärntiden och önskad sidbrytning för denna rapport. Man använder höger musknapp och väljer egenskaper nederst i menyn, eller man finner egenskaper under meny - punkten WinTid. Kärntidsrapport 165

172 Kärntid för in/ut/frånvaro stämpling Genom att välja detta alternativ får man också med de stämplingar som är in/ut på frånvaro utförd innanför kärntiden. Efter stämplingstyp som nu också visar Frånvaro in och frånvaro ut, visas frånvarokod och frånvarobeskrivning. Sidskift per avdelning Vid utskrift avdelningsvis, kan man välja under egenskaper om man önskar skidskifte per avdelning. 166 Kärntidsrapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

173 Logglista I WinTid loggas händelser från stämplingar hämtade från terminalerna och fram till att de ligger i stämplingstabellen. Korrigeringar loggas också. Med denna rapport får man översikt över händelser utförda av inläsnings Pc-en. Man kan välja mellan information som stopp/start av inläsning, varningar och fel som har uppstått t.ex. under beräkning. Rapporten används vid behov för att dokumentera driftsproblem med de funktioner inläsnings Pc-en utför. Rapportbeställning - Loggtabell Rapportbeställningen består i att definiera tidsintervall och logg typ man önskar få med i rapporten. Från till datum för önskat datumintervall. Senaste månad föreslås som utgångspunkt. Använd TAB om man önskar att ändra datumvärdena i fälten. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervall som veckor, månad, datum, år, veckodag eller perioder. Logg typ kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och väljer om man önskar information om varningar eller fel på loggen. Default föreslås alla. Man har följande rutor ikryssade i rapport beställningsfönstret: Spara urval, Ta bort data efter rapporten, skicka till skärm/printer. Ta bort data efter rapporten Det är inget underhåll av tabellen med felstämplingar och det rekommenderas att ta bort dessa till exempel en gång per månad, eller för den period man väljer att följa upp felstämplingar. Vid uppstart av WinTid rekommenderas det att man gör detta en gång per vecka. Ta ut en eventuell papperskopia för arkivering. Kryssar man av detta fält kommer datat för urvalet att tas bort efter det att rapporten är körd. Logglista 167

174 Beskrivning av fälten för Logglista Överskrift Bara datum och klockslag för rapportutskriften visas i rubriken. Datum Kolumnen visar datum för händelsen Tid Kolumnen visar klockslaget för händelsen Användar-ID Kolumnen visar vilken WinTid användare som var påloggad då händelsen skedde. Titel/Text Felmeddelande eller datum/klockslaget för händelsen som visas på rad nummer 2. Denna bör rapporteras i samband med felsökning och eller i samband med annan kontakt med support. Felstämplingar Felstämplingsrapporten listar stämplingar som definieras som fel av inläsningsprogrammet. Fel betyder att det är fel i ordningsföljden på stämplingarna t.ex. att en anställd har stämplat ut två gånger utan att det är några instämpling emellan. Det kan också vara att man har använt fel kod i samband med övertid och frånvaro. Rapporten användas för att dokumentera eventuella saknade i samband med att stämplingar inte har kommit till stämplingsbilden. 168 Felstämplingar WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

175 Rapportbeställning - Felstämplingar Rapportbeställningen består i att definiera vilka anställda man önskar med på rapporten. Från till datum för önskat datumintervall. Default föreslås sista hela månad. Använd TAB om man önskar att ändra från och till datum. Från till avdelning kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja mellan enskilda avdelningar eller intervall av avdelningar. Default visas alla tillgängliga avdelningar från lägsta till högsta avdelningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval Ta bort data efter rapporten (skicka till) skärm/printer. Ta bort data efter rapporten Det är inget underhåll av tabellen med felstämplingar och det rekommenderas att ta bort dessa till exempel en gång per månad eller för den period man väljer att följa upp felstämplingar för. Vid uppstart av WinTid rekommenderas det att man gör detta t.ex. en gång per vecka. Ta ut eventuell papperskopia för arkivering. Man sätter kryss och data för urvalet tas bort efter att rapporten är körd. Beskrivning av fälten i rapporten Felstämplingar Överskrift Innehåller datumintervallet och urvalet. Datum och klockslag för rapportutskriften skrivs också i rubriken. Datum/Tid Kolumnen visar datum och tid för felstämplingen Felmeddelande Kolumnen visar vilket felmeddelande stämplingen har givit. Indata rad Kolumnen visar strängen som är sänd från stämplingsterminalen och som har lett till felstämplingen. Strängen har en bestämd uppbyggnad. Se indata rapporten. Felstämplingar 169

176 Frånvarorapport Frånvarorapporten visar upplupen frånvarotid för valfri period och för önskade frånvarokoder. Rapporten användas till rapportering av frånvaro där man önskar att se när frånvaron var och hur lång tid varje frånvaro varade. Rapporten skrivs ut på liggande A4 format. Man får upplupen tid på frånvaron för önskad period, men kan också se om frånvarons start och slut och om det är utanför den period man frågar på. Rapportbeställning - Frånvarorapport Rapportbeställningen består i att definiera tidsintervall och vilka anställda man vill ha med på rapporten. I tillägg bör man välja ut vilka frånvarokoder man vill ha med. Från till datum för önskat datumintervall. Senaste månad visas default. Använd TAB om man önskar att ändra datumvärdena direkt i fälten. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervall som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Från till frånvarokoder. Här anger man vilket frånvarokoder man önskar resultat för. Då det kan vara svårt att ange från till på frånvarokodsnummer, rekommenderas det att man använder urval och nytt urval för att välja de frånvarokoder man skall ha med. Man kan då markera enskilda frånvarokoder eller intervall av frånvarokoder. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval 1/100 dels minuter (skicka till) skärm/printer. 170 Frånvarorapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

177 Beskrivning av fälten i Frånvarorapporten. Överskriften Visar datum och klockslag för utskriften. Vidare visas vald period för rapporten, från första till sista anställningsnummer i urvalet. Rapporten är delad i två genom att man får resultaten för vald period till vänster och resultat för hela frånvaron på högra sidan. Anställd nr och namn Rapporten sorteras på anställningsnummer och datum. Önskas annan sortering bör man använda funktionen sortera med högra musknapp eller ikonen i menyraden och välja vilket fält man önskar att sortera efter. Alternativ sortering på första nivå är att välja anställd namn som ger i alfabetisk sortering efter namn. Frånvarokod och beteckning är andra sorteringsnivå och frånvarokoderna är sorterade efter stigande kod. Från datum till datum Är tredje sorteringsnivån och visar frånvarons start och slutdatum. Om frånvaron har startat före eller slutar efter urvalsdatumet skrivs detta till höger på rapporten. Frånv.dagar Antal frånvarodagar beräknas i WinTid efter hur många timmar som skall utgöra ½ eller 1/1 dag. Detta definieras per frånvarokod med en procentandel. Skall det inte definieras per frånvarokod, kan det definieras per lönegrupp Fasta data Kopplingsdata Lönegrupp. Om det till exempel är satt 25 % för ½ dag och 60 % för 1/1 dag och en frånvaro är på 4 timmar av en 7,5 timmars dag, kommer det att visa 0,5 dag för frånvaron i denna kolumn. Detta för att 4 timmar inte utgör 60 %. För många korttidsfrånvaron kommer det visa 0 i denna kolumn. Antal dagar Kolumnen visar antal arbetsdagar (eller de dagarna man har schema med frånvaro i) denna frånvaro har varat. För timfrånvaro en dag kommer det visas 1 i denna kolumn även om frånvaron bara har varat 2 timmar. Antal dygn Kolumnen visar antal dygn frånvaron har varat. Om man är sjuk fredag och t.o.m. måndag kommer detta att vara 4 dygn. Frånvarorapport 171

178 Frånvarotid Kolumnen visar frånvarons längd i timmar, antingen 1/100 eller 1/60 timmar beroende av vad man valde under rapportbeställning. Resultat för hela frånvaron vid start/slut datum för rapporten som delar frånvaron. Frånvaro start slut utanför valt datumintervall Om frånvaron startar eller slutar utanför det tidsintervallet man valde i rapportbeställning, blir hela frånvaron skriven som egen rad under raden för denna frånvaro. Man får samma information som för frånvaron, men det räknas inte med i kolumnsumman. Korrigerad frånvaro Om ett frånvaroresultat är upprättad som en korrigering, blir detta markerat med kommentaren Korr. på slutet av raden. Värdet ingår i kolumnsummeringen. Totalsummor Frånvarotid summeras per anställd för den frånvaro som valts ut, och man får en motsvarande totalsumma för alla anställda i slutet av rapporten. Semesterrapport Semesterrapporten används till att dokumentera semesteranvändningen. Man får översikt över när semesterdagarna är uttagna, hur många semesterdagar man har rätt till i år och hur många man har kvar. Man kan välja mellan en detaljerad rapport som visar vilka datum man har haft semester, eller en som ger en rad per anställd med antal uttagna semesterdagar av antal man har rätt till i år och resterande semesterdagar. Uttagna semesterdagar hämtas från utresultatet på datum för urvalet. Rapportbeställning - Semester rapport Rapportbeställningen består i att definiera tidsintervall och vilka anställda man önskar med på rapporten. Default från datum är 1.1. innevarande år och fram till i dag. Dvs. man får ackumulerat semestersaldo per gårdagen. Önskar man semesterstatus på annat datum anger man detta som tilldatum. 172 Semesterrapport WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

179 Från till datum för önskat datumintervall. Default från 1.1 till dagens datum. Använd TAB om man önskar att ändra fråndatum. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man kan använda urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval (skicka till) skärm/printer. Beskrivning av Semesterrapport; Bara uppsummering Överskrift Visar datumintervall för urvalet. Utskriftdatum och klockslag visas också som rubrik. Avdelningsnr. Avdelningsnummer är första sortering och rapporten bryter per avdelning och visar avdelningsnummer och namn som egen rubrikrad. Anställd nr. och namn Rapporten sorteras därefter på namn och till slut på datum. Det rekommenderas att inte ändra på sorteringsföljden Semesterrapport 173

180 Intjänad semester Intjänad semester är den semester den anställda har rätt till. Till exempel en anställd som jobbar varje dag har rätt till 25 semesterdagar per år. Värdet hämtas från personaldata. Semesterdagar i år Semesterdagar i år är intjänad semester + semester den anställde hade till godo i fjol. Värdet hämtas från personaldata. Uttagna semesterdagar Uttagna semesterdagar är de semesterdagar den anställda redan har använt. Värdet hämtas från stämplingsbilden på ackumulerat resultat på urvalsdatumet. Tillgodo semesterdagar Till godo semesterdagar är semesterdagar i år uttagna semesterdagar. Sum för avdelning Visar summan för uttagna semesterdagar och antal semeterdagar tillgodo för avdelningen. Egenskaper för semesterrapporten Önskar man en mer detaljerad rapport, högerklickar man i rapporten och väljer egenskaper Välj därefter detaljerad. Rapport över planlagd frånvaro I WinTid kan man lägga in framtida frånvaro i personaldata frånvaroplan eller i stämplingsbilden - frånvaroplan. Detta är frånvaro som den anställde eventuellt inte skall stämpla. Vi rekommenderar att de anställda alltid själva stämplar ut på den första frånvaron och att den påföljande frånvaron läggs in som planlagd frånvaro. Rapporten visar vilken frånvaro som är planlagd, dvs. inlagt på förhand. Rapporten kan skriva ut planlagd frånvaro som redan är över, frånvaro som pågår och frånvaro planlagd framöver. Detta väljer man under rapportbeställning. För de som använder MinTid bör be de anställda registrera kommande frånvaro som planlagd frånvaro där, eller man önskar att förhandsregistrera t.ex. semester och annan frånvaro i anslutning till semestern som planlagd frånvaro, kommer rapporten att vara nyttig då den visar hur t.ex. semesterperioden blir. Rapportbeställning - Planlagt frånvaro Rapportbeställningen består i att definiera tidsintervall och vilka anställda man önskar med på rapporten. I tillägg bör man välja ut vilka frånvarokoder man vill ta med. 174 Rapport över planlagd frånvaro WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

181 Från till datum för önskat datumintervall. Använd TAB om man önskar att ändra datumvärdena direkt i fälten. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervallet som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Från till frånvarokoder. Här anger man vilka frånvarokoder man vill ha med på framtida frånvarorapporten. Då det kan vara svårt att ange från till på frånvarokodsnummer, rekommenderar vi att man använder urval och nytt urval för att välja de frånvarokoder man skall ha med. Man kan då enskilt markera enskild frånvaro eller intervaller av frånvaro. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval (skicka till) skärm/printer. Beskrivning av rapporten Framtida frånvaro. Överskrift Innehåller datumintervallet, urvalet för anställda och vilka frånvarokoder som är definierade under rapportbeställning. Lägsta och högsta värde visas, om det är valt enskilda värden, annars visas texten Alla. Datum och klockslag för rapportutskriften skrivas också i rubriken. Avdelningsnr namn Detta är första sortering och brytnivå dvs. man får avdelningsnummer och namn på egen rad och under följer information om de anställda i denna avdelning. Rapport över planlagd frånvaro 175

182 Anställdnr/namn Anställningsnummer och namn sorterat på anställningsnummer som andra sortering. Frånvarokod Kolumnen visar frånvarokod och beskrivning av den framtida frånvaron. Planlagt från Datum och klockslag för starten på frånvaron. Detta är hämtat från framtida frånvaro i frånvaroplan som finns under personaldata och stämplingsbilden. Planlagt till Datum och klockslag för sista dag av frånvaron. Detta är hämtat från framtida frånvaro i frånvaroplan som finns under personaldata och stämplingsbilden Antal dygn Visar antal dygn frånvaron går över. Rest Visar hur många dygn det är från dagens datum till sista dag av frånvaron. Antal registreringar för avdelning Visar antal förekomster av framtida frånvaro. Räknas upp per avdelning och visas för ny avdelning. Antal registreringar totalt Visar antal förekomster av framtida frånvaro totalt för alla avdelningar. Grunddata rapporter Utskrift av grunddatarapporter är en dokumentation av det som är definierat och registrerat in i WinTid. Det mesta av dessa data är fasta och blir sällan ändrade, med undantag av utskrifter av persondata. Det rekommenderas att skriva ut det som är definierat och arkivera detta i en WinTid driftspärm. Under de enskilda rapporterna visas rapportbeställning och rapportlayout med förklaring och förslag till hur det skall användas. Beräkningsschema Beräkningsschemat beskriver regelverket för en dag, och det är viktig att detta studeras om resultatet blir fel vid beräkning. Om support kontaktas i sådana ärenden vill vi alltid få schemat insänt tillsammans med annan dokumentation som närvarorapport för perioden, frånvarokoder etc. Utskriften visar tidszonerna, eventuella tillägg som är definierade och de regelverk med beskrivning av dessa som används av beräkningsschemat. För förklaring på begrepp se Fasta data Beräkningsschemat och Kalender - Beräkningsschema. 176 Grunddata rapporter WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

183 Man kan välja mellan två olika utskrifter. En fullständig som visar innehållet i schemat och en som visar en lista över definierade beräkningsscheman. Den sista väljer man från Egenskaper när rapporten är skriven till skärm (högerklick). Rapportbeställning - Beräkningsschemat I rapportbeställning för utskrift av beräkningsschemat väljer man ut det eller de scheman man önskar utskrift av. Vill man ha flera enskilda bör man använda funktionen Urval och välja beräkningsschemat från vänster kolumnen. Se Urval av variabler. Beräkningsschemat med detaljer Grunddata rapporter 177

184 Beräkningsschema bara översikt Beräkningsschema per anställd I rapporten beräkningsschema per anställd, kan man få översikt över de beräkningsscheman de anställda har blivit beräknade med i en given period. Rapporten kan också skrivas ut för framtida datum och visar då vilket schema / skift anställda skall arbeta på. Rapportbeställning Beräkningsschemat per anställd Från till datum för önskat datumintervall. Använd TAB om man önskar att ändra datumvärdena direkt i fälten. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervall som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval (skicka till) skärm/printer. 178 Grunddata rapporter WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

185 Beskrivning av rapporten Beräkningsschema per anställd Överskrift Innehåller datumintervallet som är definierat under rapportbeställning. Namn/Anstnr/Avdelning Detta är första sortering och brytnivå dvs. man får namn, anställningsnr och avdelning på egen rad och under följer information om den anställde i denna avdelningen. Beskriver veckodagen Visar datum Dag Datum Schema nr Visar vilket schemanr den anställda är knuten till på den veckodagen/datum. Schema namn Beskriver vilket schema den anställda är knuten till på den veckodagen/datum. Arb.längd Visar den arbetstidslängd som står i schemat. Grunddata rapporter 179

186 Utskrift av Kalender Rapporten skriver ut en lista över kalendrar i WinTid och har inga urvalsmöjligheter annat än att man kan välja utskrift till skärm eller skrivare. Rapporten visar följande kolumner: kalendernummer och namn, startdatum dvs. nästa startdatum för uppläggning av cykel, antal dagar i cykeln, om kalendern tar hänsyn till helgdagar och skall autogenereras varje år, helgdagsprofil och namn på denna och sommartidsperiod om detta är definierat för kalendern. För närmare förklaring på kolumnerna hänvisas det till kalenderdefinitionen, se Fasta data Beräkningsschema och Kalender Kalender Kalenderkoppling Denna rapport visar en översikt för vilka anställda som är knutna till de olika kalendrarna i en given tidsrymd. Rapportbeställning Kalenderkoppling 180 Utskrift av Kalender WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

187 Från till datum för önskat datumintervall. Använd TAB om man önskar att ändra datumvärdena direkt i fälten. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervallet som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Från till kalender kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja en eller flera kalendrar, default visas alla tillgängliga kalendrar från första till sista kalendernummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval Skriv detaljer (skicka till) skärm/printer. Beskrivning av rapporten Kalenderkoppling Överskrift Innehåller datumintervallet, urvalet för anställda och vilka kalendrar som är definierat under rapportbeställning. Lägsta och högsta värde visas om det är vald enskilda värden, annars visas texten Alla. Datum och klockslag för rapportutskriften skrivs också i rubriken. Kalender nr/namn Detta är första sortering och brytnivå dvs. man får kalendernummer och namn på egen rad och under följer information om de anställda. Anst.nr/namn Visar vilka anställda som är knutna till denna kalender. Från datum/till datum Visar datum för när denna kalendern blev knuten till den anställda. Antal anställda knuten till kalender Visar antal anställda som är knuten till denna kalender. Utskrift av helgdagar/ specialdagar Utskrift av helgdagar är en översikt som visar helgdagar och/eller specialdagar för en given period. Rapporten visar på vilka datum dessa faller in samt vilken slags helgdagstyp de har. Helgdagstyperna definierades innan man lade upp kalendern. För mer information avseende helgdagstyper se Fasta data Beräkningsschema och Kalender Helgdagar. Utskrift av Kalender 181

188 Rapportbeställning Utskrift av helgdagar Från till datum för önskat datumintervall. Rapporterbeställningen föreslår datum för ett helt år. Använd TAB om man önskar att ändra datumvärdena direkt i fälten. Alternativt kan man genom att använda urval och nytt urval välja datumintervallet som enskilda veckor, månad, enskilda datum, år, veckodag eller perioder. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval (skicka till) skärm/printer. Beskrivning för rapporten Utskrift av helgdagar Överskrift Innehåller själva rubriken och datum och klockslag för rapportutskriften. Visar datum för helgdagen Datum 182 Utskrift av Kalender WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

189 Beskriver helgdagen/specialdagen Namn Helgdagstyp Visar vilken helgdagstyp denna helgdag/specialdagen har. Utskrift av lönearter Rapporten skriver ut en lista över lönearter som är definierade i WinTid och har inga urvalsmöjligheter annat än att man kan välja utskrift till skärm eller skrivare. Den har inga alternativa utskrifter. För en närmare förklaring på kolumnerna hänvisas det till uppsättning av löneartstabeller se Fasta data Kopplingsdata Löneartstabell. Beskrivning av rapporten Utskrift av lönearter Överskrift Förutom själva rubriken kan man se utskriftsdatum samt klockslag. Löneartstabell nr / namn Visar nr och namn på löneartstabellen som innehåller dessa lönearter. Visar lönearten i löneartstabellen. Löneart Kategori Visar vilken kategori lönearten är kopplad till. Multiplikationsfaktor Visar multiplikationsfaktor om lönearten skall multipliceras. Utskrift av gruppering Rapporten skriver ut en lista över vilken frigruppering som är definierad i WinTid och har inga urvalsmöjligheter annat än att man kan ta utskrift till skärm eller skrivare. Den har inga alternativa utskrifter. Rapporten visar följande kolumner: Frigrupp med nummer och namn och under grupper med nummer och benämningar. För närmare förklaring på kolumnerna hänvisas det till uppsättning av frigrupp se Fasta data Gruppering Utskrift av Kalender 183

190 Beskrivning av rapporten Utskrift av gruppering. Överskrift Förutom själva rubriken kan man se utskriftsdatum samt klockslag. Frigruppnr/namn Beskriver nr och namn på gruppen som innehåller undergrupper. Undergrupper/namn Beskriver nr och namn på undergrupperna Utskrift av kategorier Rapporten skriver ut en lista över önskade kategorier från i WinTid. Man kan välja att skriva ut alla kategorier eller grupper av dessa: övertids-, frånvaro-, tilläggs- eller normaltidskategorier. Den har inga alternativa utskrifter. Rapporten visar följande kolumner: Kategorityp, kategorinummer, benämning på kategorin och kortnamn. För närmare förklaring på kolumnerna hänvisas till användning av kategorier se Fasta data Koder och kategorier Kategorier. Rapportbeställning för utskrift av kategorier 184 Utskrift av Kalender WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

191 Beskrivning av rapporten Utskrift av kategorier Överskrift Förutom själva rubriken kan man se utskriftsdatum samt klockslag. Kategori typ Visar vilken typ av kategori detta är. Kategori nr/namn Beskriver nr och namn på själva kategorin. Kortnamn Visar kortnamnet till kategorin. Kortnamnet används som rubrik i rapporter. Utskrift av frånvarokoder Rapporten skriver ut en lista över frånvarokoder i WinTid och har inga urvalsmöjligheter annat än att man kan välja utskrift till skärm eller skrivare. Den har inga alternativa utskrifter. Rapporten visar alla kolumnerna som man kan kryssa av under definition av frånvarorkoderna. För närmare förklaring på kolumnerna hänvisas till definition av frånvarokoder. Se Fasta data Koder och kategorier - Frånvarokoder. Utskrift av Kalender 185

192 Utskrift av övertidskoder Rapporten skriver ut en lista över övertidskoder i WinTid och har inga urvalsmöjligheter annat än att man kan välja utskrift till skärm eller skrivare. Den har inga alternativa utskrifter. Rapporten visar alla kolumnerna som man kan kryssa av under definition av övertidskoderna. För närmare förklaring på kolumnerna hänvisas det till definition av övertidskoder. Se Fasta data Koder och kategorier Övertidskoder. Utskrift av persondata Den information som registreras i persondata kan skrivas ut med rapporter från persondata. Man kan välja mellan 3 olika Persondatarapporter, Kopplingsdata, Persondata och Tidligare anställda som är tillgänglig under Egenskaper (Högerklicka i rapporten och välja vilken rapport man önskar.) 186 Utskrift av Kalender WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

193 Rapportbeställning - utskrift av persondata Från till anställda kan antingen skrivas in direkt, eller man använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan man välja anställda efter namn, företag, avdelning, gruppering, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från lägsta till högsta anställningsnummer. Man har följande rutor ikryssade i rapportbeställningsfönstret: Spara urval (skicka till) skärm/printer. Beskrivning av rapporten Persondata - Kopplingsdata Persondatarapporten Kopplingsdata visar vad den anställda är knuten till; företag, behörighetsgrupp, löneartstabell, befattningskategori, lönegrupp, kalender och fast övertidskod. Man väljer andra Persondatarapporter genom att använda egenskaper som man finner genom att använda höger musknapp eller under menypunkten WinTid när man har skrivit resultatet till skärm. Utskrift av Kalender 187

194 Beskrivning av rapporten Persondata Person data Rapporten Persondata, väljs från egenskaper och visar kortnr, deltids procent, rätt till semesterdagar, ursprungliga semesterdagar, signatur, anställd från datum och födelsedatum Beskrivning av rapporten Persondata Tidigare anställda Rapporten Tidigare anställda, väljs från egenskaper visar Anställd nr/namn, Kortnr, Rätt till semesterdagar, Ursprungliga semesterdagar, Signatur, Anställd från datum, Anställd till datum och Födelsedatum. 188 Utskrift av Kalender WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

195 Anställd fria texter Rapportbeställning utskrift av fria texter Från-till datum kan antingen skrivas direkt in, eller så kan du använda urval och nytt urval. Med denna funktion kan du välja datum efter år, månad och datum. Från-till anställd kan skrivas direkt in eller så kan man använda urval och nytt urval. Med denna funktion kan du välja anställd, firma, avdelning, frigrupp, lönegrupp, behörighetsgrupp eller lönearttabell. Default visar alla tillgängliga anställda ifrån första till högsta anställd nummer. Från-till fritext kan antingen skrivas direkt in, eller så kan man använda urval och nytt urval. Med denna funktion kan man välja urval av de fritexter som man har registrerat. Du har följande avkryssning i rapporten beställningsfönstret Spara urval Skriv detaljer Skicka till: Skärm/Skrivare Utskrift av Kalender 189

196 Överskrift Innehåller datum intervall, urvalet för anställda och vilka fritexter som är definierade under rapportbeställning. Minsta och högsta värde visas om det är valt enskilda värden, eller visas texten Alla. Datum och tidpunkt för rapportutskriften skrivs också ut på rapporten. Anställd: Visar vilka anställda som är kopplat till fritexterna Firma: Visar vilken avdelning den valda anställda är kopplad till. Löneart: Visar vilken lönearttabell den valda anställda är kopplad till Personnummer Visar personnummer till den valda anställda. Anställningsdatum Visar datum för när den valda anställda blev anställd i firman Befattningsprocent Visar vilken befattningsprocent den valda anställda har Fritext namn / text Visar vilka fritexter som är registrerade på den valda anställda. Översikt Denne rapport kan visa till exempel semester på anställda. Den visar då en färg för varje förfrågan man gör. Man kan välja en förfrågan per år, per månad eller per vecka. 190 Utskrift av Kalender WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

197 Översikt per år Denne förfråga visar att anställd nr 1, år 2004 har haft 4 dagar semester Översikt per månad Denna översikt visar alla anställda som har stämplat i kärntiden för juni månad. Utskrift av Kalender 191

198 Översikt per vecka Denna översikt visar alla anställda som har Dagar med glömda utstämplingar i vecka 22. Godkännande Godkänning Med hjälp av godkännandemodulen i WinTid kan du elektronisk godkänna resultat för de anställda för valfri tidsrymd. Detta betyder att dagliga resultat låses för ändringar efter att de är godkända. Detta är aktuellt att använda i samband med överföringar av resultat till andra system som lön, personal och MPS. Vid registrering av WinTid användare avgör du om användaren också skall kunna godkänna resultat. (För mer information se WinTid Konfiguration.) Användaren får bara möjlighet till att godkänna resultat för tilldelade anställda. När den användare, som har rätt till att godkänna data startar WinTid, kommer användaren automatisk att få upp menyn Godkännande på menyraden. 192 Godkännande WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

199 Godkänning i WinTid Funktionalitet runt godkännande av resultat kan göras på tre olika nivåer. Anställd skall bara kunna godkänna sina egna dagar/perioder. Ledaren godkänner närvaro-, kostnadsställe- och jobbresultat för tilldelade anställda. Överfört till lön aktiveras i det ledaren överför dagar/resultat till lön. För de som använder projekt fördelning, kommer det inte vara någon automatik i det att dagen blir godkänd, efter att alla timmar är färdig fördelat. När den anställda har delat upp sina timmar under Projektfördelning, kan den anställda godkänna sina dagar. Anställda; Tillgången till att godkänna, kan sättas för alla anställda i lönegruppen eller för den enskilda anställda i personaluppgifter. I fliken Personal uppgifter är det lagt in ett nytt fält som heter Godkänning av egna dagar, där bestämmer man om den anställda skall få lov att godkänna själv. Om tillgången är aktiverad på den anställda, överstyr detta tillgången som är satt i lönegruppen. De värden som kan användas är: Ja för att de anställda skall kunna godkänna egna dagar. Nej, om den anställda inte får tillåtelse att godkänna egna dagar. Använda lönegrupp om detta skall styras från lönegruppen för de anställda. Default i fältet är Använda lönegrupp. I förbindelse med att man kan binda detta till en lönegrupp, är det lagt till ett nytt fält Godkännande av egne dager under fliken Lönegrupp, som kan ha följande värden: Ja, om de anställda i lönegruppen kan godkänna egna dagar. Nej, om de inte har tillåtelse. Default i fältet är nej. Ledaren; Tillgången till godkännande för ledaren sätts i konfiguration. Användaradministration, Användare. Om det tidigare var kryssat av för Auktorisation till att godkänna resultater på användaren, kommer fälten Kostnadställe/Närvaro och Projekt/Produktion automatisk bli kryssat av. Om man skall använda detta för första gång, måste man kryssa för riktig värde som skall gälla för den som skall godkänna. Sätter man en kryss för Kostnadsställe/Närvaro betyder detta att användaren har tillgång till att godkänna närvaroresultat och de kostnadsställer som ledaren äger. Är projekt/produktion kryssat för, kommer användaren att ha tillgång till att godkänna närvaro- och jobbresultat. Genom att sätta ett kryss för Avgodkänna överförda, kommer användaren också ha tillgång till att avgodkänna resultat som redan är överfört/skickat. Godkännelseförlopp De anställda kan godkänna/avgodkänna fram till att ledaren har godkänt. Ledaren kan godkänna/avgodkänna fram till det att resultaten är överfört till lön. Ledaren kan tilldelas rättigheter till att avgodkänna resultat som redan är överfört. Godkännande 193

200 Rättighet till detta sätts i Användaradministration i konfiguration. Det är också lagt till färgkoder för att visa nivåer för godkännande. När de anställda godkänner sina dagar/perioder i MinTid.exe och MinTid.net kommerdetta att visas med blå färg och ett kryss i fältet för godkännande. Detta kommer att vara synligt i Periodrapporten, Attest och Stämplings korrektion i MinTid samt i WinTid under Godkänn period och Godkännande av resultater och stämplingar. I översikten över stämplingar i WinTid kommer det också visas om dagen är godkänd av anställd. Har ledaren varit inne och godkänt, sätts färgen till grön. Är perioden överfört till lön blir färgen röd. Godkänn period Godkänn period är lika med Ledarrapporten som finnes i MinTid. Endaste skillnaden är att man inte kan dubbelklicka på en anställda och komma in i dennes periodrapport. Får att man skall ha tillgång till denna funktion måste inställningen för Ledarrapporten göras färdig. Detta görs i WinTid Konfiguration / Underhåll/ rapportinställning. För mer information se WinTid Konfiguration dokumentation. Godkännandet sker genom att du får en periodrapport som godkännandesansvarige kan kontrollera resultatet efter. Annat material som närvarorapport eller lönerapport måste användas som kontrollistor för resultaten. När en anställd är OK, godkänns perioden för den anställde genom att kryssa av i godkännandekolumnen. Alla dagar i perioden som är vald i droppboxen blir godkända. (Också dagar utan resultat som lördag, söndag och fridagar.) Du kan också ta bort godkännanden genom att klicka i Godkänt status kolumnen. Fältbeskrivning för godkänn period Dessa kolumner bestäms i rapportinställningen i WinTid konfiguration med undantag av Godkänd status, Anställd namn, Övertid xt över xdg och antal korrieringar. Visa alla Hämtas från Fasta data Perioddata Upplägg av perioder. Här kan man välja mellan att visa alla löneperioder eller bara visa månadsvis, 14 dagars perioder etc. Klicka i rullgardinsmenyn och välj Hämtas från Fasta Period data Upplägg av perioder. Här väljer man vilken period man önskar att godkänna. Godkänn status Fält utan färg är inte godkänt. Blått fält är godkänt av den anställda. Grönt fält är godkänt av chef. Övertid x t. över x dag Denna kolumn kommer upp automatisk och visar hur många timmar ÖT personen hade under ett vist antal dagar. Antal korrektioner Detta är antal korrektioner som har blivit gjorda i stämplingsbilden på de anställda. I stämplingsbilden kommer det att finnas färgkoder på knappen godkänning/avgodkänning. När ledaren öppnar skärmbilden, kommer ledare att se att de anställda har godkänt sin dag genom att färgen runt godkänningsknappen är blå. 194 Godkännande WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

201 När ledaren godkänner dagen, kommer färgen runt godkänningsknappen, samt färgen i fältet där stämplingarna ligger att vara grön. När dagen är godkänd på både anställd nivå och ledare nivå är det inte lägre möjligt att göra ändringar på dagen. För dagar/resultat som är överfört till lön, kommer bakgrundsfärgen på godkänningsknappen att vara röd. Detta måste specificeras i varje löneutlägg för kunden. Godkännande av närvaroresultat. Närvarogodkännande för de anställda innebär endast godkännande av dagen och inte godkännande av enskilda närvaroresultat. Godkännanden som föregår antingen i Periodrapporten eller i Stämp. korrigeringar från MinTid. I Periodrapporten kan de anställda godkänna hela perioden eller dag för dag. Det är inte möjligt att godkänna dagar som inte är beräknade eller som inte har utstämpling. Om firman bara har närvaroresultat, kan ledaren godkänna dessa från Periodrapporten eller Attest i MinTid eller från Godkännande av resultat/stämplingar i WinTid. Godkänning av resultat/stämplingar 1. Under Godkännandemenyn, väljer du första val: Godkänning av resultat och stämplingar. Sök fram den/de anställde(a) som du skall godkänna resultat för. Det gör du genom att trycka på knappen Anställd. Du får upp bilden under och kan välja anställda enklast genom att markera med vänstra musknapp tillsammans med Shift/Ctrl tangent och dra de över till högra kolumnen. Du kan också välja anställda per företag, avdelning, frigrupp, tillträdesgrupp eller löneartstabell genom att välja i listrutan överst till vänster, se nedan. Du avslutar urval av anställda med att trycka OK. Du kommer tillbaka till godkänningsbilden utan att det ändras. 2. Välj därefter datum/period för godkännande genom att trycka knappen Datum. Du får upp bilden nedan och kan default välja önskad period genom att markera veckonummer. Önskar du att markera per månad, år, period, datum eller veckodagar, välj detta från listrutan överst till vänster. Du avslutar urval av datum med att trycka OK. Godkännande 195

202 Skärmbilden fylls nu med ditt urval av anställda och datum. För varje anställd visas det alla dagar uppdelat på jobb. T.ex. kommer en dag med 2 jobb att resultera i 3 rader: en för närvarosresultat och två för produktionsresultat. Det är möjligt och godkänna/avgodkänna enskilda jobb utan att hela dagen är godkänd. Som förslag till godkännande markeras alla rader med godkänd = Ja. Användaren kan skriva över detta och ta bort godkännande markeringen på enskilda rader. Det är också möjligt att markera flera rader med hjälp av Shift/Ctrl tangenten och ändra godkännande från Ja till Nej eller omvänt för alla markerade rader. Godkännande av jobbresultat Vid godkännande av jobbresultat gör man detta i Godkännande av resultat/stämplingar. Eller så godkänner man dag för dag, direkt under fliken Underhåll av stämplingar. Status under godkännande i stämplingsbilden kommer att vara anställd + ledare, om båda har godkänt 196 Godkännande WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

203 Beskrivning av fälten i godkänningsfönstret Varje rad är ett resultat. Det kan vara flera rader för varje anställd per datum beroende på om det är stämplat jobbyte eller timmarna är fördelade på projekt. Vid godkännande av flera anställda, sorteras raderna först per anställningsnummer och därefter efter datum. Anställningsnummer Kolumnen visar anställningsnummer för varje rad. Anställd namn Kolumnen visar den anställdes namn hämtat från personaltabellen. Datum/ Datumnamn Kolumnerna visar datum och namn på datum för resultatet. Jobb Kolumnen visar texten närvaro för närvaroresultat dvs. ett resultat per datum. Är det jobbresultat visas kod/ text på jobben. Det visas ett jobb per rad genom flera jobb på samma dag. Godkänn Kolumnen visar om resultatet är godkänd eller inte (blank). Du ändrar status genom att klicka i fältet. Välj anställda och datum till godkännande Här väljer man ut de anställda och den period man önskar att godkänna. Godkänn resultat och stämplingar Önskar man att godkänna de anställda som man ser i tabellen, markera de raderna som skall godkännas och klicka på Godkänn knappen. Skall man avgodkänna, markera raderna och klicka på knappen Avgodkänn. Default godkännande Du kan välja mellan 3 varianter: Ja, sätt förslag på alla rader. Detta är default förslag och ger godkännande på alla resultat genom inhämtning. Nej, visa det som är godkända från förr. Dvs. att raderna inte är markerade med undantaget för redan godkända resultat. Ja, bara på kategorier med definierat godkända. Visar bara på de resultat som har godkända enskilda kategorier. Detta kan vara att bara övertid skall godkännas för löneöverföring. Visa närvaro och jobbdata Du kan välja vilket resultat du önskar visat i godkännandefönstret. Både närvaro och jobb. Detta är default och visar alla resultat. Bara närvaro. Visar bara närvaroresultatet dvs. en rad per datum. Bara jobb. Visar bara jobbresultat. Godkännande enskilda resultat I fönstret nedan till höger visas resultatet fördelat på kategorierna. Här kan du se övertid och andra tillägg som är påfört innan dagen godkänns. Vid godkännande av enskilda kategorier visas stämplingsparen från stämplingsbilden för markerade datum. Korrigeringar kan utföras direkt här före godkännande. Korrigering av stämplingar genom godkännande Om det är nödvändigt att utföra korrigering av stämplingarna, måste detta görs i stämplingsbilden. Genom att dubbelklicka på raden i godkännandefönstret på rätt anställd och datum, öppnas stämplingsbilden på motsvarande datum. Godkännande 197

204 Godkännande av kostnadsställe. Vid godkännande av kostnadsställe kan detta göras från flera platser. När man går in på Kostnadsställerapport med godkännande, så godkänner man de kostnadsställena som man som ledare är tilldelad. Denna tilldelning gör man från Konfigurasjon-Kostnadsställe-Koppling. I kostnadsställesrapporten godkänns det dag för dag, där det är ett kostnadsställe. Efter att ledaren har godkänt kostnadsställena kommer dagarna att vara delvis godkända. (Dvs. att det bara är kostnadsstället denna dagen som är godkänd). Kolumnerna och fälten är beskrivet under kostnadsställe-rapporten. Till vänster på varje rad finner man boxen där du kryssar i när kostnadsställe registreringen skall godkännas. Grönt betyder att fördelningen är godkänd. När kostnadsställeregistreringen är godkänd, markeras detta genom att stämplingsfönstret blir gult. Väljer du att godkänna dagen direkt i stämplingsbilden eller i Ledarerapporten godkänns också kostnadsställeresultatet autmatisk. Genom att gå till stämplingsbilden på en enskild anställd, kommer dagen att vara delvis godkänd (gul). Kostnadsstället till denne ledaren kommer då att få status godkänd av ledaren, i det dagliga resultatet i stämplingsbilden. Om en anställd har jobbat på ett annat kostnadsställe än sitt ordinära, måste ledaren/ägaren till detta kostnadsställe godkänna sitt kostnadsställe innan dagen kan godkännas i sin helhet. Dagen kommer också i detta tillfälle att visa<s som delvis godkänd. 198 Godkännande WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

205 Ledaren för den anställda i exemplet ovanför måste efteråt gå in och godkänna själva dagen. Ledaren kan göra detta genom att gå till godkännings-kostnadsställerapporten med godkänning. Genom att godkänna tilldelade kostnadsställen, kommer dagen automatisk att bli godkänd, både kostnadsställe och närvaroresultat. Ledaren kan också gå in i stämplingsbilden och godkänna dagen och resultaten dag för dag. Den ledare som godkänner sista kostnadsstället kommer att godkänna hela dagen. Ledaren kan också godkänna hele dagen direkt från stämplingsbilden. Då kommer hela dagen att bli godkänd och få grön färg.. Status kommer att vara godkänd av ledare under dagliga resultat. Godkänningsrapporten Godkänningsrapporten skall användas till att kontrollera om det är anställda som inte är godkända för avslutning/ överföring till lön. Man har flera alternativa utskrifter på rapporten. Rapporten visar både godkända och inte godkända per avdelning. Önskar man andra alternativa utskrifter, högerklickar man i rapporten och väljer Egenskaper i snabbvalsmenyn. Godkännande 199

206 Egenskaper för Godkänningsrapporten: Detaljerat med sidbrytning per avdelning Motsvarande den visade rapporten och med sidbrytning per avdelning. Visar både de godkända och ej godkända i samma rapport. Sorterat alfabetiskt på namn. Bara summor Visar antal inte godkända i avdelningen. Bara godkända Visar motsvarande rapport, men bara de som är godkända. Bara ej godkända Visar rapport med bara de som inte är godkända. Produktion Menyn Produktion kommer fram bara när du har köpt modulen Jobbregistrering. Öppningskoden kan kontrolleras genom att läsa öppningskoden som du finner under Hjälp och valet Om. I Produktionsmenyn finner du följande val: Jobb / Produktionsrapport Används till att rapportera resultat antingen från Jobbregistrering eller från Projektfördelning av timmar. Jobb-status 200 Produktion WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

207 Används i daglig uppföljning. Du ser vilka jobb de anställda håller på med och du kan flytta en eller grupper av anställda till andra jobb. I tillägg kan du låna ut anställda till andra operatörer. Jobb-kontroll Används till uppföljning och godkännande av resultat. Jobb-information Ger översikt över jobb-strukturen med antal pfält, översikt över jobb och status. Jobb / Produktionsrapport Jobb / produktionsrapporten används för att skriva ut resultat från både jobbregistrering och projektfördelning av timmar. Rapporten ger möjligheter för olika varianter av resultat beroende av de sorteringsnivåer som väljs. I tillägg kan du välja mellan att skriva ut detaljerad rapport dvs. med stämplingar eller bara summor. Du kan också skilja på om du vill ha med pågående, avslutade eller alla jobb. Rapporten visar resultat för vald period som du väljer med från och till datum. Perioden definierar du genom rapportbeställning. Ett jobb kan bestå av flera nivåer (max 5 pfält nivåer) som är definierat i WinTid konfiguration. Se WinTid konfiguration - System data Produktion. Här väljer du antal nivåer och namn på nivåerna. Rapportbeställningsbilden visar antal jobbnivåer och namn som är definierat. Rapporten skrivs med summering per Sorteringsnivå och en total summa på sista sidan. Rapporten skrivs ut liggande. Om det är resultat på flera kategorier än det är plats till på ett liggande A4, tar den resten på nästa sidan. Rapporten ger bara utskrift av tilldelade anställda. Rapportbeställning för Jobb / Produktionsrapport Rapportbeställningen består i att definiera antal sorteringsnivåer, datumintervall och vilka anställda och jobb som skall med på utskriften. Antal sorterings nivåer du kan välja mellan styrs av det antal nivåer (pfält) som är definierat. I tillägg kan du alltid välja om du vill skriva ut per anställd. Produktion 201

208 1. Välj sortering. Detta gör du genom att välja värden från droppboxen. I exemplet är det valt att sortera på alla nivåer och först på anställd. Om du bara önskar en nivå för exempel använd tid på avdelning väljer du detta på nivå 1. I de andra droppboxarna väljer du Inte angivet. Du kan inte ha samma värde på flera nivåer. 2. Kryssa av om du önskar brytning och sidskifte på de olika nivåerna. Detta gör du genom att sätta bakom nivån. Brytning betyder att du får sidskifte när du har skrivit ut för ett värde. 3. Jobbstatus. Välj om du vill ha med alla jobb som det är jobbat på eller om du bara skall ha de som har en bestämd status. Du väljer status i dropp-boxen. Du kan välja mellan: Alla, Pågående, Stoppade, Avslutade och Färdiganmälda. 4. Datumintervall. Välj tidsintervall för rapporten. Sista månad visas default. Använd TAB om du önskar att ändra datum värdena direkt i fälten. Alternativt kan du genom att använda urval och nytt urval och välja datumintervall som enskilda veckor, månad, enskilt datum, år, veckodag eller period. 5. Från till anställda kan antingen skrivas direkt in, eller du använder urval och nytt urval för annan definition av urvalet. Med denna funktion kan du välja anställda efter namn, företag, avdelning, frigrupp, lönegrupp, behörighetsgrupp eller löneartstabell. Default visas alla tillgängliga anställda från första till sista anställningsnummer. Du har bara tillgång till anställda du är tilldelade. 6. Välj från till på de jobbnivåer som är definierat. Önskas något annat än alla måste du använda urval och nytt urval. Här kan du välja enskilda rader och intervall av jobb på de olika nivåerna. 7. Du har följande avkryssningar i rapportbeställningsfönstret: Med Antal och Kassationer Registreras antal och kassationer och om detta skall med, måste det kryssas för. Om du inte använder detta, kommer rapporten att använda platsen till andra kategorier som det finns jobbresultat på. Liggande Du väljer om du vill skriva rapporten på liggande eller stående format. Default är stående. Vid Jobb/projektfördelning av timmar används ofta bara kategorin Sum timmar eller normaltid, medan genom jobbstämpling aktiveras flera kategorier och det är nödvändigt att skriva ut rapporten liggande. Spara urval Om du önskar att använda funktionen Sista urval nästa gång du skall köra ut rapporten, måste du komma ihåg att kryssa av i detta fält. Skriv stämplingspar Genom att kryssa för vid Skriv stämplingspar får du datum och in och ut tidpunkterna för stämplingarna på jobben. Utan stämplingar får du brytning på summorna direkt. 1/100 delsminuter (inte aktiv) Du kan välja om du vill ha resultatet i timmar och minuter eller bara i hundra delar. Per i dag visas bara hundradelar. Skärm/skrivare Välj om du vill ha resultatet direkt på skrivare eller om du först vill se resultatet på skärm. Jobb/Produktionsrapporten Nedan ser du två exempel på Jobb/Produktionsrapporten. Vilka fält som skrivs ut beror på av urvalet du bestämmer i rapportbeställningen. Vid utskrift av stämplingspar visas både datum, veckodag och klockslagen för stämplingarna. Kolumnerna i utskriften är beskrivet nedan. Först visas en detaljerad rapport dvs. du har med anställda och när det är jobbat på jobben. I den andra skrivs brytningssummor ut. 202 Produktion WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

209 Rapportöverskriften Sorteringsnivå som är vald. T.ex. anställda, avdelning, order Beskrivning av fälten i Jobb- / Produktionsrapporten Tas från rapportbeställning. Utskriftstidsrum Anställda Anställda som är valda med från lägsta till största. Jobbnivåerna Namn på nivåerna med lägsta och största värde om inte alla är valda. Överskriftslinjen Beskriver de enskilda kolumner med ledtext. Ledtexten är kategorins kortnamn och kan ändras. För mer information se WinTid, Fasta data och Koder och kategorier. Du måste begränsa kortnamnet till 6 tecken för att få plats i fältet. Rapportlinjen Vid utskrift med stämplingspar visas en linje per datum Datum det är jobbat på jobben. Datum Dag 1-4 In och ut klockslagen motsvarande start och byt jobbtidspunkt. Kategorier Visas grupperat i följande ordning: normaltid, övertid och tillägg. Då det är variabelt från jobb till jobb vilka kategorier som är använda, visas det nedan några exempel på kategorier från de olika kategorigrupperna. Normaltid Dagens normaltid dvs. antal timmar upparbetat innanför normaltidsavgränsningen i beräkningsschemat. Övertid Övertidskategorier visar allt övertidsarbete Produktion 203

210 50 % Antal timmar den dagen med övertidstillägg 1 t.ex. 50 %. 100 % Antal timmar den dagen med övertidstillägg 2. t.ex. 100%. SumOT summan av 50 % och 100 % timmar. Tillägg Kategorierna tillägg visas efter övertiden där dessa är använda. Du kan själv bestämma namn på tilläggen så att det som visas är bara exempel. Vilka tillägg och vad de beskriver, definieras i beräkningsschemat när dessa upprättas. För mer information se Fasta data - Beräkningsschema Tillägg för schema Antal Antal producerat. Vid byte av jobb kan det anges antal producerat på föregående jobb. Skall denna information registreras, måste registreringsterminalen programmeras till att fråga om detta i samband med byt jobb och motsvarande funktioner. Kolumnen kommer fram om detta är valt under rapportbeställning. Se Med Antal och Kassationer på sidan 4. Kassationer Antal kassationer. Vid byte av jobb kan det anges antal kassationer på föregående jobb. Skall denna information registreras måste registreringsterminalen programmeras till att fråga om detta i samband med byt jobb och motsvarande funktioner. Kolumnen kommer fram om detta är vald under rapportbeställning. Se Med Antal och Kassationer på sidan 4. Kolumnen Ö(vertid) O Om det är stämplat övertid den dagen, visar kolumnen vilka övertidskoder som är använda. Detta används till att snabbt finna vilka dagar det har jobbats övertid på i loppet av urvalsperioden. Sch Kolumnen Sch(ema) Kolumnen visar vilket beräkningsschema som har använts den dagen. Totalt Visar en kolumn sum till slut på rapporten Nedan visas en rapport med bara brytning summor. Det är valt att visa brytnings- nivåer för avdelning, projekt och aktivitet, men vem och när jobben är utförts visas inte Genom att kombinera vilka nivåer och ordningsföljder på nivåerna i rapportbeställningsbilden, får du ut de data du önskar från Jobbregistreringsmodulen i WinTid. 204 Produktion WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

211 Jobb-status Under produktion i WinTid menyn finner du Jobb-status som används till följande: 1. Visa vilka jobb de anställda står på f.n. Användningsområdet är motsvarande som för receptionsmodulen. Det finns egen flik för uppsättning av jobb-status. 2. att stämpla/flytta anställda mellan jobb. Detta kan göras för en och en anställd eller för grupper. Se Jobb tilldelning 3. låna ut anställda till andra avdelningar/ansvariga. Se Anställd utlån. Status Du kan välja om du vill visa alla, de som är närvarande (vald här) eller de som är frånvarande. Inne markeras med grönt. Ute markeras med rött På frånvaro markeras med gult. Påloggad användare ser bara de anställda som är tilldelade till denna. Du kan också söka efter anställda genom att skriva i Sök på - fönstret. Den anställde du söker efter kommer då att bli markerad. Produktion 205

212 Du kan själv sortera fönstret genom att klicka i kolumnöverskriften på den kolumnen du önskar att sortera efter. I kolumnen Tid visas när de började på nuvarande jobb. Du flyttar själv kolumnen genom att markera kolumnöverskriften och dra den dit du önskar. Önskar du andra ändringar, kan dessa sättas under inställningar. Inställning Fliken inställningar ger möjlighet till att ändra vad du önskar att söka fram anställda efter. Du kan välja mellan Efternamn, Förnamn, anställningsnummer, avdelningsnummer eller avdelningsnamn, signatur eller anställningskategori nummer eller namn. Vid uppstart önskar du att se: Alla, Närvarande eller de som är frånvarande. Status kan uppdateras efter det antal sekunder som anges här. Dvs. sker det en byt jobb, kommer ny jobb-status att visas inom 60 sekunder. Ändringarna lagras när du avslutar programmet. Jobb tilldelning För att kunna jobbtilldela, måste den anställde vara instämplad på dagens datum. 1. I jobb-status markera du de anställda som skall tilldelas jobb. Du kan markera flera genom att använda CTRLtangenten samtidig som du pekar på radnummret. 2. När antalet anställda du skall tilldela jobb är markerade, väljer du Jobb tilldelning. Gruppregistrering Vid att markera en anställd och klicka på knappen Jobb tilldelning, får man upp bilden Gruppregistrering. 1. Markera de jobb de anställda skall stämplas på/tilldelas i Grupp registreringsbilden. 2. Välj om jobbtilldelningen skall gälla från instämplad tid eller Från uppgiven tid. Väljer du Från uppgiven tid, måste du fylla i önskad tidpunkt i fältet Registrera på jobb från kl.: 3. Tryck OK för att aktivisera tilldelningen. Det kommer att läggas in en Byt jobb stämpling i stämplingsbilden. 206 Produktion WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

213 Anställd utlåning Anställda kan lånas ut mellan operatörer. Operatören som har tillgång till en anställd kan låna bort vederbörande till en annan för en avgränsad tid. Under denna period kommer båda ha tillgång till att registrera/se/rapportera jobb som anställda har utfört. När låneperioden är över skall operatören som lånade, ta bort de inlånade från listan över anställda. 1. Starta med att markera den eller de anställda i jobb-status fönstret du skall låna ut. Du markerar flera genom att hålla CTRL-tangenten nere och klicka på radnumret. 2. Välj Anställda utlån. Knappen är i Jobbstatus bilden. Du får upp bilden Utlån av anställda. Utlån av anställda 3. I droppboxen väljer du vilka användare du antingen skall kopiera anställda till eller flytta de anställda till. Genom att kopiera är anställda tillgängliga för båda operatörerna. Genom att flytta, är de bara tillgänglig för den som mottagit den anställde. Produktion 207

214 4. Tryck Överför för att aktivisera överföring. 5. Bekräfta flytting/kopiering med Ja. 6. När du inte behöver de utlånade längre, måste ägaren flytta dom tillbaka till ursprunglige ägaren. Efter att den anställda är återförd, måste du välja funktionen som tar bort den anställda hos dig. Detta gör du genom att välja knappen Ta bort. Jobb-kontroll Jobb kontroll används till att följa upp att de anställda har registrerat den tid, de skall, på de jobb de har varit på. Översikten visar anställda med närvaro- och produktionstid från dagligt resultat. Önskar du att korrigera på stämplingarna, gör du detta genom att dubbelklicka på raden, och du kommer in i stämplingsbilden. Du bläddrar fram till det datum du skall godkänna timmar på. När du är på rätt datum, visas de anställda i fönstret. Se exemplet ovan. Här ser du: Anställningsnummer och namn Översikten visar anställningsnummer och namn och är sorterat på anställningsnummer. Godkänt Kolumnen visar om dagen och resultaten är godkända. Godkänt av/datum Kolumnen visar den användare som har godkänt resultaten för den anställde och när detta är gjort. Närvarotid Kolumnen visar hur många timmar den anställda har varit närvarande dvs. från IN till UT. Producerad tid Kolumnen visar hur många timmar den anställde har på produktionstämpling. Godkänna produktion Du godkänner dagen genom att markera anställda och trycka på Godkänn knappen. Dagen blir då godkänd och visas i grönt i stämplingsbilden. För att avgodkänna dagen måste du in i stämplingsbilden och avgodkänna. Detta gör du genom att dubbel klicka på dagen. Du godkänner alla resultat den dagen med denna funktion. Det är bara användare som har lov att godkänna som får fram denna funktion när de är påloggade. För mer information se WinTid och Godkänna. 208 Produktion WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

215 Jobb-information Jobb kan först upprättas när jobbstrukturen är definierad dvs. antal nivåer (pfält) är vald. Jobben kan upprättas på följande sätt: a. Läses in från externt system. Detta kan ske batchvis via programköring eller att jobben startas manuellt. Se WinTid Konfiguration och Inläsning av jobb från externa system. b. Upprättas när den anställda första gången stämplar på jobben, antingen genom att läsa en streckkod eller att uppge värden på registreringsterminalen. Normalt läses värdena från streckkoder. c. Sätts samman i WinTid manuellt. Bara aktuellt att göra när det är lite förändring på antal jobb och antal jobb är begränsat. För manuell uppsättning av jobb se Jobb information på sidan 9. Jobben samlas i en gemensam tabell hur de kan underhållas. Produktionsfält 1-5 Antal produktionsfält flikar du får upp beror på av hur många pfältnivåer du önskar att använda. Detta definieras i WinTid Konfiguration - System data produktion. Varje flik består av 2 kolumner. Den första visar det namn/benämning på fältet du valde vid uppsättningen. Här lägger du in nummer eller kod på fältvärdena. I den andra kolumnen registreras namn/benämning. Vid import från andra system upprättas produktionsfälten automatisk. Jobb information Vid manuell uppsättning av jobb, måste först de aktuella raderna för pfält nivåerna upprättas. Detta är beskrivet ovan. Produktion 209

216 I bilden ovan visas jobbet Help-desk. Det är sammansatt av 3 nivåer. Dessa är pfält1 = Avdelning, pfält2 =Projekt och pflält3 =Aktivitet. När det stämplas på ett jobb, måste det kännas igen av WinTid. Det kan det antingen göras genom att den kollar mot jobbnr./id fältet eller mot värdena på de 3 pfält nivåerna. Finner den samma kombination finner den jobbet. Om kombinationen inte finns, kan jobbet upprättas. Om detta skall vara möjligt definieras i WinTid Konfiguration - Systemdata Produktion. Fältbeskrivning för Jobb-information Flikarna produktionsfält 1 till 3 är beskrivet under Jobb information på sidan 9. Fälten i jobbinformationsfönstret uppdateras primärt genom utväxling av data med MPS-systemet. I WinTid är det få funktioner som använder fälten. Fälten uppdateras antingen genom kommunikation med integrerat system. Fältet Jobb status styrs genom ändringar av stämplingstyper (Byt jobb, Avslut jobb). Jobb nr./ id / upprättat Jobb nr/id kan antingen importeras och får då importerat värde i fältet. Vid export av resultat är detta ID i MPS systemet timmarna överförs till. När ett jobb upprättas i WinTid, blir ID lika med det datum jobbet är upprättat. Detta ser du i exemplet ovan. Namn När du manuellt upprättar jobben kan du själv välja jobbnamn. När den anställda stämplar Byt jobb, kan du i inställningen av On-line svar välja om du vill visa vilka jobb de byter till. Se on-line svar jobb/produktions stämpling WinTid konfiguration. Jobb namn kan också importeras tillsammans med jobbnummret. Om du upprättar ett jobb genom att stämpla olika värden av pfält och har lov till detta, blir jobbnamnet satt samman av numren av pfält-värdena. Exempel 234,12,101. Värde 234 beskriver pfält1, 12 beskriver pfält2 och 101 beskriver pfält3. Pfält1-5, Avdelning, Projekt, Aktivitet Här visas koder och benämningar på värdena jobben är satta tillsammans av. Jobben började Vid import anges fältet till tidpunkten då jobbet blev inläst. Första gången jobben används, kommer datumet att ändras till stämplingstidspunkten. Detta förutsätter att jobb status är planlagt (Se jobb status). Samtidig ändras status till Startad. Då jobbet upprättas från stämplingsbilden, så anges korrigeringstidpunkten som värde. Jobbansvarig Kan används internt i WinTid om önskvärt. Fältet kan uppdateras i samband med inläsning av jobb, om informationen finns i MPS-systemet. Planlagt start på jobben Sätts inte genom standard import. Kan anges om önskvärt i samband med inläsning av jobb, om informationen finns i MPS-systemet. Procent färdigt Fältet kan uppdateras i samband med import från MPS-systemet. Det är gjord en beräkning i Verftsmodulen som räknar ut förhållandet mellan använd tid och budgeterade timmar, och fyller ut detta fält. Möjliga värden: Planlagt -1 Startat 0 Stoppat 1 Klart 2 Jobb status 210 Produktion WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation

217 Totalt färdigt 3 Utgått 4 När jobbet upprättas genom uppsättning import från integrerat system, anges jobbet till Planlagt, om statusvärd inte finns med vid importen. Det samma sker när du manuellt upprättar ett nytt jobb i WinTid. Vid första Byt jobb ändras status till Startat. Innles behandlar jobbstämplingar och sätter följande status: Byt jobb Status anges till Startat. Stopp jobb eller alla är UT-stämplade från jobbet. Status anges till Stoppat. När alla har stämplat Avslut eller Avslut Byt jobb anges status till Färdig. De andra statuserna måste ändras manuellt. Stoppat: betyder avslutade av någon, men inte alla. Färdig: då har alla avslutat jobbet. Jobbet avslutat När status ändras till Färdig, fylles fältet med tidpunkten (datum + klockslag). Färdig status anges när alla anställda på detta jobb har använt antingen stämplingstypen Avslut jobb eller Avslut Byt jobb. Hur status ändras styrs i WinTid Konfiguration - System data - Produktion. Här definierar du om jobbet Färdigrapporteras genom att det stämplas Avslut Byt jobb, Avslut jobb eller om jobbet manuellt måste Färdigrapporteras. I personal under fliken Produktion anges det om den anställda kan Färdigrapportera jobb. Se Personal data - Produktionsdata. Värden anges till stämplingstidpunkten om kontrollen är ok. Direkt/indirekt jobb Beteckningen Direkt jobb används på jobb som är importerat och det läggs ut resultat till. Indirekt jobb kan vara jobb som bara finns i WinTid. Det kan vara jobb de anställda skall ha tid på före eller efter själva produktionstiden. Exempel på sådana jobb kan vara ställ och städning/rengöring. Vid användning av standard import, anges jobben till Indirekt jobb (0), medan de flesta anpassade importprogram sätter jobben till direkt (1). Fältet kontrolleras på i förbindelse med enskilda överföringar till MPS på så vis att bara resultat på direkt jobb läggs ut. Planlagt slut på jobbet Kan överföras i samband med import från MPS-systemet. Informationsfält i WinTid. Budget för jobbet Kan överföras i samband med import från MPS-systemet. Informationsfält i WinTid. Godkänt Fältet används när jobbet är avslutat och inte skall kunna öppnas igen i WinTid. Statusen kan uppdateras i samband med import från MPS-systemet. Överfört Fältet används när överföringen bara skall lägga ut resultat på jobb som är avslutade/färdigrapporterade. När data har överförts kan statusen anges till Ja på överfört. Anställda på jobb I övre delen av fönstret listas alla jobb. Du kan kontrollera status och tidpunkt för start av jobbet och när det blev avslutat Om du önskar att kontrollerar jobbet eller jobb på jobbet markera du jobbet i översta fönstret och nedre fönster fylls. Kolumnerna är beskrivna nedan. Produktion 211

218 Jobb namn Visar jobbnamnet från jobbinformation. Visar jobbnummer/id. Jobbnummer Jobbstatus Visar status på jobben. Följande status är i bruk: Planlagt -1 Startat 0 Stoppat 1 Färdigt 2 Totalt färdigt 3 Utgått 4 Startat Visar datum då jobbet blev upprättat/inläst i WinTid. Vid annan status visas första gång det blev jobbat på jobbet. Slutat Visar datum jobben är färdigmeddelat. Nedre fönster visar följande kolumner: Rapporterat jobb status Kolumnen visar den sista stämplingstypen den anställde använde på jobbet. Se Jobb-status på sidan 7. Anställningsnr och namn Visar den anställdes namn och anställningsnummer. Avdelnings nr Visar den anställdes avdelningsnummer som man är anknuten till i personaldata. Kan färdigrapportera Visar om den anställde har lov till att färdigrapportera. Hämtas från Personal data - Produktionsdata. 212 Produktion WinTid användardokumentation WinTid användardokumentation