Självstudier. Kom i gång med VisBook Tema Sida

Transkript

1 Självstudier. Kom i gång med VisBook Tema Sida Tema Sida Bokning av övernattning 2-5 Övningsuppgifter bokning övernattning 6 Bokning av aktiviteter 7 10 Övingsuppgifter bokning kurs konferens 11 Användning av datakassa i VisBook 12 Övningsuppgifter för försäljning 12 Hänvisningar 13 Hur man skickar in och läser svar på supportcase i VisBook 13 Orderbilden

2 Bokning av övernattning: Orderbilden: Från orderbilden välj Bokning med snabbknapp F11 eller använd muspekaren. Steg 1 Bokningbilden: Välj ankomstdatum med att skriva in datum med kort format, ex 1402 och tryck Tab, eller använd muspekaren och välj från kalendern. Skriv in antal nätter gästen skall bo och tryck Tab ned till aktuell bostandard och tryck Enter för att boka ett eller flera rum på denna bostandarden.

3 Steg 2 Prisbilden: Skriv in antal rum som skall bokas och tryck Tab: Skriv in antal personer per rum och tryck F8 för att gå till kundregistret. Här kan väljas mellan flera priser, ex rum frukost eller halvpension mm. Det kan också läggas till tilläggstjänster här.

4 Steg 3 Kundregistret: Skriv in gästens namn eller välj från uppslag och tryck F8 för att fullföra bokningen. För att skriva in ny gäst: Skriv in förnamn och tryck Tab. Skriv in Efternamn och tryck Tab. Skriv in adress och tryck Tab Tryck Tab när du står i nationalitet och Sverige blir automatiskt valt. Annat land väljes. Tryck Tab nedöver för att lägga in telefon, mobil och e-postadress. Med att lägga in e-postadress kan du sända Faktura, Kvitto, Orderbekräftelse och Offerter på e-post. Du kan sända ordinarie e-post, samt söka ut gäster och sända nyhetsbrev. Med att lägga in mobilnummer kan du sända orderbekräftelse på SMS samt andra SMS meddelande från kundregistret.

5 Steg 4 Orderbilden: Bokningen är färdig, för vidare behandling välj Utskrift F9 och därefter välj Faktura, Kvitto, Orderbekräftelse eller Offert.

6 Välj Faktura för att fakturera kunden Välj Kvitto när gästen betalar i receptionen. För att sända orderbekräftelse välj Orderbekräftelse. För att sända ut offert väljes Offert: Faktura, Kvitto, Orderbekräftelse och Offert kan skrivas ut eller skickas på e-post till kunden. Orderbekräftelse kan i tillägg sändas på SMS Övningsuppgifter bokning övernattning: Ankomst Antal Dygn Antal personer Typ övernattning Kund I dag 1 2 Dubbeltrum Ola Nilsson, Gågata 2, Karlskoga I dag 1 1 Enkelrum Petter Olsson, Brogatan. 4, Lund I dag 1 1 Enkelrum Karin Svensson, Platsvägen 3, Sollentuna I dag 1 3 Familjerum Inger Månsson, Strandvägen 2, Örebro Om 2 dagar 3 2 Dubbelrum Ola Jansson, Ljusvägen 3, Mellerud Om 4 dagar 2 4 Familjerum Kari Normann, Vildvinsvägen 1, Umeå I dag 4 2 Dubbelrum Ditt eget namn och adress och mobilnummer. När bokningen är färdig välj Utskrift och Orderbekräftelse och bocka för Sända som e-post Gör gärna flera bokningar för att bli säker på rutinen runt bokning av övernattning 7 Bokning av kurs / aktiviteter: Orderbilden: Från orderbilden välj Bokning med snabbknapp F6 eller använd muspekaren. Steg 1 Bokningsbilden: Välj ankomstdatum med att skriva in datum med kort format, ex 1402 och tryck Tab, eller använd muspekaren och välj från kalendern. Skriv in startklockslag och tryck Tab

7 Skriv in antal timmar aktiviteten varar och tryck Tab ned till aktuell Aktivitet och tryck Enter för att boka. 8 Steg 2 Prisbilden: Skriv in antal enheter som skall bokas och tryck Tab: Skriv in antal personer per enhet och tryck F8 för att gå till kundregistret. Det kan också läggas till tilläggstjänster här som visas nedan. 9 Steg 3 Kundregistret: Skriv in gästens namn eller välj från uppslag och tryck F8 för att fullföra bokningen. För att skriva in ny gäst: För att registrera företag tryck F3 Skriv in företagsnamn och tryck Tab Skriv in förnamn och tryck Tab. Skriv in Efternamn och tryck Tab. Skriv in adress och tryck Tab Tryck Tab när du står i nationalitet och Sverige blir automatisk vald. Annat land väljes. Tryck Tab ner över för att lägga in telefon, mobil och e-postadress. Med att lägga in mobilnummer kan du sända orderbekräftelse på SMS samt andra SMS meddelande från kundregistret. 10 Välj Faktura för att fakturera kunden Välj Kvitto när gästen betalar i receptionen. För att sända orderbekräftelse välj Orderbekräftelse. För att skicka ut offert väljes Offert: Faktura, Kvitto, Orderbekräftelse och Offert kan skrivas ut eller sändas på e-post til kunden. Orderbekräftelse kan i tillägg sändas på SMS 11 Övingsuppgifter kurs/ konferens / aktiviteter Ankomst Antal timmar Antal personer Typ övernattning Kund I dag kl 10: konferensrum Svensson AB,

8 Ola Jansson, Gågatan 2, Karlskrona I dag kl 10: Konferensrum Isbroddar AB, Petter Olsen, Brogatan 4, Ulricehamn I dag kl 13: Konferensrum Granngården AB, Karin Svensson, Platsvägen 3, Lund I dag kl 18: Konferensrum Lägga till Bärbar PC Aurora DA Inger Månsson, Strandvägen 2, Örebro Aktivitetslista kan skrivas ut efter att du har lagt in bokningarna ovan. För att ta ut aktivitetslista / körschema för konferensrum / aktiviteter välj Listor och Aktivitetslista. Denna listan kan sökas ut i dag eller för flera dagar. Ex. planlägg nästa veckas konferenser / aktiviteter. Noteringar som skrivs i Noteringsfältet på orderlinjen kommer på aktivitetslistan. För att lägga till extra och servering på en konferens: Efter att Konferensrummet är bokat peka på konferensrummet i ordern och höger klicka på musknappen. Välj Lägga till, ex Varusälj och lägga till mat och dryck. 12 Användning av Kassafunktion för restaurang och bar: Detta är en enkel uppsättning med en nivå med knappar och varor knutna till var nivå. Datakassa är förberett för Touchskärm och tryckning med fingrar. Nu i kursen använder vi muspekeren som finger. Så här görs en varuförsäljning: Välj varugrupp, ex mat. Välj vara, ex Dagens middag och tryck därefter Kontant. Flera uppgifter: Varugrupp Vara Betalning Mat Dagens middag Kontant Mineralvatten Mineralvatten 0,33 Kontant Mat Dagens middag Kaffe Kontant Mat Mineralvatten 3 Middagsbuffé. Tryck * 3 3 Mineralvatten 0,33. Tryck * 3 Kontant Tidningar Mat Dagbladet Kaffe Tryck F12 och välj Visa kort Med att välja en vara och därefter Statuslista kan varuförsäljningen läggas till en order på en boende gäst. Välj gästen och tryck Spara till order 13 Med att välja en vare och därefter Spara till order kommer du in i kundregistret och det skapas då en ny order på denna varuförsäljningen.

9 Hänvisningar: För Hjälpsidor välj Hjälp och Innehåll. Där finner du driftsinstruktioner för: - Instruktion för vd/chef - Instruktion för reception - Instruktion för Kassarapport - Instruktion för bokföringsrapportering På Hjälpsidorna hittar du också: Minimanual för nedladdning Stickordsregister för hjälp Nyheter i VisBook Förklaring på menyer och knappar i VisBook. Support och frågor till VisBook gör du med att välja Hjälp och Support 24 timmar. Här skickar du in supportcase samt att svaren från VisBook ligger på varje sak du har skickat in.