XBRL. Potentiell samhällsnytta med XBRLanpassad årsredovisning för svenska aktiebolag. Slutrapport

Transkript

1 XBRL Potentiell samhällsnytta med XBRLanpassad årsredovisning för svenska aktiebolag Slutrapport

2 Kapitelrubrik Innehåll 1 Bakgrund Studiens syfte och avgränsning Metod Huvudsaklig metod Arbetsmoment Litteraturgenomgång Inledning Principdiskussion nyttor på aktörsnivå Internationella tillämpningar fallstudier Tidigare standardiseringsinitiativ i Sverige Analys av marknadsförutsättningar Inledning Myndigheter Små, medelstora och stora bolag Revisionsbyråer och revisorer Redovisningsbyråer Banker och investerare Utbud av program för hantering av finansiell information XBRL-anpassade system Hög andel internetanvändare Resultat av intervjustudie och kvantifieringar för intervjuade aktörer Små och medelstora företag Stora företag och koncerner Redovisningskonsulter Revisorer Närmast berörda myndigheter Affärs- och kreditupplysningsföretag Banker Finansmarknadsaktörer Kvantifieringsansatser för aktörer i Sverige Små och medelstora företag Stora företag Redovisningskonsulter Revisorer Myndigheter Affärs- och kreditupplysningsföretag Banker Finansmarknadens aktörer Miljövinster Sammanställning nyttor Diskussion kring resultatens noggrannhet Viktigt i det fortsatta utvecklings- och informationsarbetet Sammanfattande slutsatser och förslag på fördjupningar Källförteckning... 50

3 1 Bakgrund 1 Bakgrund Företag såväl som reglerande och kontrollerande myndigheter använder idag avsevärda resurser för att tillgodose interna och externa rapporteringskrav. Kostnaden för rapporteringsprocessen fördyras av att samma, i stor utsträckning manuella, insats behöver upprepas för att förse olika intressenter med samma information i olika format, vilket ofta kräver manuell omkodning av informationen. För att effektivisera informationsframställningsprocessen behövs ett sätt att göra information tillgänglig från en enda, tillförlitlig källa, som olika användare kan ha tillgång till. Härigenom kan mycket manuellt framtagningsarbete undvikas inom eller mellan företag och myndigheter och genom hela affärsinformationskedjan. XBRL är en XML-baserad standard för lagring, överföring och presentation av ekonomisk information som nu etableras över hela världen och som möjliggör effektivare överföring av ekonomisk information. Utvecklingen av XBRL-standarden i Sverige har nu kommit till det läget att det finns kompletta taxonomier på plats för aktiebolagens bokslut. Bolagsverket har även möjliggjort digital inlämning av årsredovisningar som följer XBRL-standarden för privata aktiebolag. Nästa fas i utvecklingen av standarden är att öka efterfrågan och i detta arbete är det viktigt att kunna konkretisera nyttorna för statliga beslutsfattare, programvaruutvecklare och dem som i övrigt skall anamma standarden. Bolagsverket har gett ÅF i uppdrag att mäta nyttorna med XBRL. En standardisering enligt XBRL-systemet kan ge upphov till nyttor av olika slag, bland annat i form av minskade hanteringskostnader för de rapporterande företagen, för redovisnings- och revisionsföretag, för statliga myndigheter och verk som Bolagsverket och Skatteverket, samt för slutanvändare av informationen. Vinsterna består både av tids- och kostnadsvinster, som kan växlas upp ytterligare om besparingarna används till kvalitetshöjning av analyser och notapparat. Dagens hantering av ekonomiska data är datorbaserad, men många delmoment i hanteringen är onödigt tidskrävande och tar resurser som annars skulle kunna nyttjas till att utveckla verksamheten, till bättre analyser eller till andra viktiga samhällsfunktioner. De olika datorsystemen i rapporteringskedjan har ofta sinsemellan inkompatibla databasstrukturer och filformat. Det finns idag företag på den svenska marknaden som är inriktade på att sälja ekonomisk information i digitalt format till företag, offentliga aktörer och privatpersoner. Detta innebär emellertid en merkostnad för t.ex. offentliga aktörer som universitet och högskolor för att köpa in information som tas fram av Bolagsverket och av privata företag i ett förädlat och mer lättillgängligt format. Vissa aktörer, exempelvis mindre företag, har idag inte råd att köpa in informationen, vilket kan innebära att deras möjligheter att göra välinformerade analyser avseende med avseende på konkurrenter och affärspartners försämras. Med XBRL kan affärsinformationsföretag få informationen mycket enklare och göra mer arbete automatiskt, vilket kan göra informationen billigare och mer lättillgänglig för kunderna. Detta innebär sannolikt att mindre företag i större utsträckning får råd att ta del av informationen samt att större företag, banker och investerare, vilka idag köper ekonomisk information av olika nyhetsbyråer, skulle kunna få tillgång till information snabbare och billigare.

4 2 Studiens syfte och avgränsning 2 Studiens syfte och avgränsning Uppdragets syfte är att hitta ett ekonomiskt mått på den potentiella nytta XBRLstandarden skulle ge för Sverige som helhet om den infördes för aktiebolagens årsbokslut. Nyttorna ställs mot ett jämförelsealternativ som är en situation där dagens system och rapporteringsrutiner används. Den utredning som offereras avgränsas till: Hanteringen av årsredovisningar från svenskregistrerade aktiebolag Effekter för svenska aktiebolag Effekter för närmast berörda myndigheter (Bolagsverket, Skatteverket, Finansinspektionen och SCB) Effekter för de som hanterar ekonomisk information om svenska aktiebolag (revisions- och ekonomibyrå samt affärs- och kreditupplysningsföretag) Effekter för slutanvändare av informationen (analytiker, investerare, kreditgivare) I studien kommer fokus att vara på kvantifierbara effekter i ekonomiska mått och tidsmått, men för att ge en så heltäckande bild som möjligt kommer även mjukare nyttor att tas upp. En öppenhet bör också finnas för att det kan finnas nackdelar med systemet. Eventuella betänkligheter med att anta standarden från berörda aktörer fångas upp vid intervjustudien. Kostnader, restriktioner och andra hinder bör beaktas när standarden ska marknadsföras. Denna studie innebär dock inte någon fullständig samhällsekonomisk kalkyl där nyttor ställs mot kostnader, utan är primärt fokuserad på nyttorna.

5 3 Metod 3 Metod 3.1 Huvudsaklig metod XBRL är en internationell standard för kodning av finansiell information som börjar få stor spridning internationellt, främst i USA, Nederländerna, Belgien, Singapore, Kina, Japan och Australien. Eftersom denna utveckling till stor del har skett under senare år, finns det dock få historiska utvärderingar att nyttja som förlag till denna studie. Situationen i Sverige är också speciell på flera sätt, bl a vad gäller den höga IT-mognaden och den redan höga standardiseringsgrad som finns genom bl a BAS och exportformatet SIE. Erfarenheter från utlandet blir därför inte helt överförbara på svenska förhållanden. Mätningen av nyttopotentialer i denna studie lånar tydliga metodbitar från studier som ÅF och tidigare Infraplan AB gjort av godstrafikpotentialer på Botniaoch Norrbotniabanorna. Dessa studier bygger på identifiering och kvantifiering av nyttorna för ett urval större och mindre aktörer på marknaden, varefter nyttorna skalas upp till en helhetsbild för hela populationen. På samma sätt kan man genom ett antal fallstudier av representativa företag hitta mått på hur införandet av XBRL-formatet skulle falla ut för den enskilda organisationen och skala upp detta till en helhet för marknaden. Den totala nyttan visar sig ofta vara större än summan av delarna om man även beaktar kvalitetseffekterna för data och analyser och en generellt bättre informerad riskkapitalmarknad. Dessa nyttor kan till vissa delar kvantifieras, men är betydligt mer svårberäknade än vinsterna i hanteringsledet. Omvänt kan andra nyttor finnas med dubbelt hos både sändaren och mottagaren av den ekonomiska informationen och det är angeläget att uppmärksamma när detta är fallet. Figur 3.1: Schematisk metodbeskrivning.

6 3 Metod 3.2 Arbetsmoment Utifrån den föreslagna metoden delas studien in i följande arbetsmoment: 1. Litteraturgenomgång 2. Analys av marknadsförutsättningar 3. Intervjuurval 4. Intervjuförberedelser 5. Intervjuer med nyckelpersoner hos 21 företag och myndigheter 6. Kvantifieringsansatser för intervjuade aktörer 7. Kvantifieringsansatser för aktörer i Sverige 8. Diskussion kring resultatens noggrannhet 9. Förslag till fördjupningar 10. Resultatsammanställning, slutrapport

7 4 Litteraturgenomgång 4 Litteraturgenomgång XBRL i korthet XBRL är en global standard för elektroniskt utbyte av finansiell information. XBRL är ett XML-baserat format, det vill säga ett språk anpassat för webbtjänster. XBRL, liksom XML-format generellt, beskriver olika typer av data genom taggar, vilka ger informationen en identitet och ett sammanhang, som kan förstås av olika dataprogram. Syftet med XBRL är inte att omdefiniera redovisningstermer eller att ersätta befintliga redovisningsprinciper. Syftet är att erbjuda universella definitioner på befintliga termer, så att affärsinformation på Internet kan läsas och förstås av olika dataprogram för rapportering och analys utan att manuell hantering krävs. XBRL är plattformsoberoende, vilket möjliggör för mottagaren av den finansiella informationen att importera data direkt in i sig egen programapplikation oberoende av vilken programvara som ursprungligen användes för att digitalisera informationen. 4.1 Inledning Den akademiska litteraturen kring XBRL kan i grova drag delas in i två grupper. Den större av dessa tar fasta på det rent tekniska perspektivet. En typisk studie beskriver först teknologin bakom XBRL, för att sedan analysera vilken påverkan en introduktion av XBRL kommer att få på formerna för företagens informationsflöden. Den andra gruppen av litteratur diskuterar den uppskattade samhällsnyttan av att introducera XBRL som en ny teknologi inom ekonomisk redovisning. Samhällsnyttan definieras vanligen i företagsekonomiska termer och mäts i form av den ekonomiska vinst alternativt besparing som en viss aktör kan göra, givet en bredare användning av XBRL. Vissa studier för även fram tanken att den totala samhällsnyttan är större än summan av de nyttor som olika aktörer kan tillgodogöra sig. De aktörer vars nyttor analyseras kan indelas i företag, övervakande och regelsättande myndigheter, ägare, kreditgivare, investerare och övriga intressenter. Ett annat vanligt upplägg inom denna litteraturgrupp är annars djupstudier av en enskild aktörstyp, främst av företag eller myndigheter. Denna litteraturgenomgång utgör en översikt över studier kring XBRL som har samhällsnytta som främsta tema. Kapitlets fortsatta upplägg följer därför de aspekter av samhällsnytta som har nämnts ovan. Aktörsnyttan för respektive grupp som tas upp i litteraturen kommer att redovisas var för sig. Genomgången avslutas med några fallstudier av internationella tillämpningar av XBRL-standarden samt en kort beskrivning av tidigare standardiseringsinitiativ i Sverige. Källor för litteraturgenomgången redovisas i källförteckningen i slutet av rapporten. 4.2 Principdiskussion nyttor på aktörsnivå Baserat på genomgången av befintlig internationell litteratur om XBRL görs nedan en genomgång av dagens processer och problem samt de potentiella nyttor för olika aktörer som ett xbrl-baserat system anses kunna tillföra för olika aktörer. Företag En försvarlig del av den akademiska litteraturen kring XBRL:s samhällsnyttor behandlar företagens fördelar. XBRL:s uppbyggnad kring en gemensam internationell taxonomi ger det status som ett gemensamt digitalt språk för affärsinformation. XBRL kan alltså användas oavsett språklig miljö. Eftersom informationen inte längre behöver översättas blir det enklare att utbyta information över språkgränserna.

8 4 Litteraturgenomgång På samma sätt är XBRL plattformsoberoende och kan användas av all programvara som kan läsa och tolka XBRL-kod. Informationen kan då skickas mellan och även användas av olika datorprogram för redovisning och ledningsstöd som tidigare kanske varit helt inkompatibla med varandra. XBRL gör det också möjligt att koda viss icke-finansiell information på ett enhetligt sätt, vilket underlättar jämförelser mellan olika företag. XBRL öppnar också upp helt nya möjligheter till att automatisera stora delar av företagens ekonomiska rapportering. Det blir därigenom möjligt att förbättra processerna för att producera analys- och investerarrapporter. Eftersom informationen hanteras snabbare, kan ledningen få tillgång till ett kontinuerligt uppdaterat beslutsunderlag. Med snabbare finansiell rapportering menar en del att grunden är lagd för att företagen skall bli riktiga e-företag i ordets rätta bemärkelse. De finansiella systemen kan med XBRL kommunicera sömlöst över Internet, och transaktioner i realtid kan därmed göras om till realtidsrapportering. Därigenom skulle exempelvis kreditbetyg kunna sättas i realtid och företagen kunna utvärdera sina handelspartners kontinuerligt. Internetbaserad redovisning med XBRL som grund kan även påverka företagens kostnader för nytt investeringskapital. Kapitalmarknadens hittillsvarande funktion har gjort att ju större kapital ett företag har haft, desto lägre har dess kostnader för att skaffa fram nytt kapital varit. Genom att investerare bereds bättre möjligheter att söka efter gömda pärlor via nätet, kommer ett företags kapitalkostnader bli mer beroende av dess resultat än nuvarande kapitalvolym. Företagens nytta med att införa XBRL består därmed i ett kortare perspektiv i de kostnadsbesparingar som kan göras på grund av förenklad informationshantering. I ett längre perspektiv kan deras eget ekonomiska risktagande komma att minskas till följd av en större marknadstransparens samtidigt som deras egna kapitalkostnader kan komma att sänkas. Redovisningskonsulter Redovisningskonsulten, som bland annat hjälper en stor mängd företag med att ta fram årsredovisningar, kan dra betydande effektivitetsvinster från XBRL och elektronisk ingivning av årsredovisningar. Kedjan från den elektroniskt upprättade verifikationen, via bokföring och bokslut till färdig årsredovisning blir obruten. Detta innebär minskad pappershantering och ökad tillförlitlighet. Övervakande och kontrollerande myndigheter Dagens process Styrningen av bank- och finanssektorn innehåller i många fall komplexa, arbetsintensiva processer, ofta behäftade med omfattande manuell bearbetning. Processerna kan kompliceras ytterligare av mängden intressenter och olikheter i informationen som ska delas, liksom skillnader i teknologier och redovisningssystem som används av olika organisationer vilka lagrar information i olika format. Rapporteringsvolymen tenderar i många fall att öka från år till år. Nyttor myndigheter För reglerande myndigheter innebär XBRL två stora fördelar. Med XBRL kan företagen rapportera in sin finansiella information direkt i elektronisk form. Eftersom XBRL är plattforms- och systemoberoende föreligger inte några problem med kompatibilitet. På samma sätt underlättas myndigheternas möjligheter att

9 4 Litteraturgenomgång göra informationen tillgänglig för allmänheten. Myndigheternas kostnader för att samla in, tillgodogöra sig information och göra den tillgänglig för externa intressenter kan därigenom att minska med en bredare användning av XBRL. Den andra fördelen med XBRL är att den befrämjar en internationell standardisering och harmonisering av de bokföringsstandarder som finns runt om i världen. Striden står främst mellan US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles in the United States) som förordas av SEC (US Securities and Exchange Commission) samt IFRS (International Financial Reporting Standards) som förs fram av EU. Med hjälp av XBRL kan informationen kodas och sedan automatiskt anpassas till olika redovisningstraditioner och användarbehov i respektive land. Harmoniseringsprocessen kan liknas vid de konvergeringsprocesser som redan har skett inom patentverksamheten och varumärkesskydd, där internationella avtal har drivit fram en harmonisering. Ett gemensamt språk för t.ex. styrningen av bank- och finanssektorn genom en taxonomi, ger ett bra hjälpmedel för att hantera bredd, komplexitet och egenheter. 1 Bank- och finanssektorn Dagens process Att ta ut information direkt från företagsrapporter är idag svårt och tidskrävande och tar ofta betydande tid och kostnad i anspråk för manuell informationsinsamling från ibland svårgenomträngliga rapporter. För att påskynda den analytiska processen använder sig professionella investerare ofta av mellanhänder, såsom informationsbyråer av olika slag, för att göra data från företags finansiella rapporter användbara i sina analysprogram. Detta innebär förseningar i informationsflödet och att styrningen över rapporterande enheter ofta flyttas från nyckelbeslutsfattare på marknaden till mellanhänder. Mellanhänderna har sina egna klassificeringar för rapporterade uppgifter, vilket försvårar för beslutsfattare på marknaden att veta hur ledningen själv klassificerar uppgifter. Denna typ av klassificeringsdistinktioner kan försvåra analyser. Nyttor för investerare och analytiker Fördelarna för investerare och kreditgivare består i tillgång till mer enhetlig och därmed jämförbar information från företagen. Den finansiella sektorn har förespråkat och stöttat ett utbrett antagande av XBRL, eftersom man ser fördelar med en miljö där publika företag, myndigheter och industriorganisationer med flera kan erbjuda direkt tillgängliga och återanvändbara säkra rapporteringsdata, som efterfrågas från och levereras direkt in i dataanalysprogram. Härigenom kan större mängder affärsinformation erhållas snabbare och mer kostnadseffektivt. Detta innebär vidare att det finns mer utrymme för analys och att bättre investeringsbeslut därigenom kan göras. Mer lättillgänglig information och stärkta möjligheter att jämföra och analysera data på ett sätt som tidigare inte var praktiskt möjligt, kommer enligt Morgan Stanley och Ernst & Young att leda till mer effektiva kapitalmarknader och därmed till minskade kapitalkostnader. 2 Ökad fokus mot analys i stället för redovisning kommer även frigöra resurser som kan styras mot analys av icke-ekonomiska värden. Detta skulle, enligt Pinsker (2005), skapa en större förståelse för hur företag fungerar internt och tillsammans med sin omgivning och ytterligare bidra till att minska finansiell risk. 1 American Council for Technology and Industry Advisory Council, Morgan Stanley and Ernst & Young, 2002.

10 4 Litteraturgenomgång Inom bankindustrin kommer XBRL sannolikt att användas inom fyra viktiga rapporteringsområden: Hantering av finansiell data för låntagare Bankers rapportering av finansiell information och annan operativ information till investerare och analytiker. Myndighetsrapportering myndigheters behandling av dokumentation, såsom kvartalsvisa rapporter Intern rapportering spridning av peridiska företagsrapporter Genom att underlätta direkt kommunikation mellan olika affärsinformationssystem eller program, minskar eller eliminerar XBRL behovet av manuellt arbete med framtagande av information. Program-till-program-informationsutbyte möjliggör för att inkorporera mer information i en rapport eller analys utan stegvis växande kostnad. XBRL möjliggör att Internet kan förbättra affärsinformationsmiljön genom att göra information 3 : lättare utbytbar ögonblickligen utdragbar mer exakt mer information, såväl summerad som detaljerad. XBRL i kombination med ett webbaserat gränssnitt för företagens ekonomiska redovisning medför att det blir möjligt att överföra informationen till olika analysverktyg direkt utan att först behöva koda om den manuellt. Investerare och kreditgivare blir därmed en del av den kontinuerliga och integrerade analysmiljö som XBRL möjliggör. Risken minskar för att det mellan rapporteringsperioderna skall uppstå händelser som investerare och kreditgivare är omedvetna om, men som ändå skulle kunna skada dem om de inte vidtar åtgärder i tid. Exempel på rapporter som investerare organiserar, tar fram och distribuerar där XBRL kan vara till nytta kan vara: rapporter på företagsnivå, såväl som för alla publika fonder, ibland enligt olika regelverk för rapportering i olika delar av världen rapportering till klienter på regelbunden basis rapportering kring handel eller affärer som behöver processas på ett korrekt sätt och med mycket begränsad tid till förfogande. Utbredning och användning inom finansvärlden XBRL är redan inkorporerat i många av de mest använda företagsprodukterna. Därmed är möjligheten för företag att producera XBRL-anpassade rapporter i sina affärsrapporteringssystem ganska utbredd. Exempelvis kan Microsoft Excel hantera XBRL information sedan ett par år tillbaka. Morgan Stanley är ett bra exempel på en framstående investmentbank som erbjuder sina publicerade rapporter i XBRL. Grunden till Morgan Stanley s ledande position i XBRL och dess deltagande i det internationella arbetet för att utveckla standarden är att den förbättrar kvaliteten på deras produkter genom att: 4 möjliggöra för fondförvaltare och finansanalytiker att använda information direkt från rapporterande företag 3 Jones and Willis, Jones and Willis,

11 4 Litteraturgenomgång ge mer till för värdeskapande analys genom att effektivisera repetitivt arbete med framtagande av information underlätta mer analys från flera informationskällor, inklusive företag, konsoliderare, kontrollerande myndigheter och industriorganisationer ge en tydligare beskrivning av rapporterade data och därmed öka förtroendet för informationen som används i analysen Portföljförvaltare och analytiker kan få tillgång till information direkt från företag utan att behöva använda tidskrävande, manuella processer eller vänta på att mellanhänder ska förse dem med data i användbar form. Bred XBRL-användning innebär att de lätt, snabbt och korrekt kan tillgodogöra sig affärsdata tillsammans med information från tredje part, t.ex. myndigheter, börser och industriorganisationer. Externa intressenter Nyttan för externa intressenter består i den ökade transparens i företagens redovisning som XBRL möjliggör. Med transparens avses i detta sammanhang att företagens redovisning skall vara tydlig, ges ut i tid och innehålla all information som påverkar företagets värde. Transparensen kan dessutom ytterligare förbättras genom att företagsinformationen kan tolkas både inom kontexten för ett enskilt bolag som för ett helt industrisegment. Detta har hitintills varit svårt att åstadkomma för i synnerhet icke-finansiell information. På så sätt har en fullständig jämförelse mellan bolag inte låtit sig göras på ett enkelt och systematiskt sätt. Med hjälp av den enhetliga taxonomin inom XBRL kommer redovisningen av icke-finansiell information att underlättas på ett avsevärt sätt. XBRL anses också i viss mån kunna förebygga så kallad earnings management. Earnings management innebär att företagsledningen justerar företagets finansiella information med det uppenbara syftet att vilseleda intressenter och skapa egen vinning. Med kortare ledtider för den finansiella rapporteringen lär ledningen dock inte ha tillräckligt med tid för att hinna redigera bolagets siffror, varvid missbruket med earnings management förmodligen kan komma att reduceras. Fackföreningar De förkortade ledtiderna för företagens ekonomiska redovisning kan även gynna fackföreningarna. Relevant forskning för amerikanska förhållanden visar på att arbetsmarknadskonflikter är vanligare och leder till dyrare uppgörelser då parternas information om finansiella och icke-finansiella nyckeltal är asymmetrisk. Med ett mer jämlikt informationsförhållande förbättras möjligheterna till en mer ansvarsfull dialog mellan företag och fack. Ett mer aktuellt beslutsunderlag skapar förutsättningar för att förhandlingarna kan hållas på en högre nivå, och inte behöver avbrytas för att ytterligare information om företagets tillstånd måste inhämtas. 11

12 4 Litteraturgenomgång 4.3 Internationella tillämpningar fallstudier Företag I en studie kring fyra företag med lokalisering i Kanada, Tyskland, Sydafrika och USA behandlas de insikter och erfarenheter som dessa har fått som tidiga användare av XBRL (Pinsker 2008). I alla fyra fall var syftet att implementera XBRL inom företagets finansiella rapportering. Inte i något av fallet var XBRL en del av det övergripande affärssystemet. De förväntade och de uppnådda nyttorna utgjordes av olika former av kostnadsbesparingar. Ökad kapacitet att processa data och minskad dataredundans är två exempel som nämns i studien. Något företag i studien hade också kunnat överföra 30 procent av bokföringspersonalen till mer analytiskt arbete. Samtidigt hade det lyckats minska tiden för att producera ekonomiska rapporter från 5 eller 6 dagar till runt 15 minuter. Den högre effektiviteten i den ekonomiska rapporteringen har i sin tur bidragit till sänkta driftskostnader. Det amerikanska företaget betonade anpassningen till XBRL som ett viktigt marknadsföringsinstrument för att nå ut till företagets investerare. Härigenom hoppades företaget att få en bredare finansieringsbas och därmed sänka sina kapitalkostnader. På minussidan av anpassningen till XBRL nämnde företagen i studien riskerna med en ny och oprövad teknologi samt investeringskostnader i form av tid och pengar. Efter implementering hade respondenterna dock uppfattat att de förmodade riskerna och kostnaderna hade blivit mycket lägre än förväntat. Myndigheter I Australien, Storbritannien, Japan och USA har reglerande och kontrollerande myndigheter antagit XBRL för att effektivisera arbetet med informationsbehandling, stärka analysen och minska kostnaderna för informationsbehandling. 5 Amerikanska banktillsynsmyndigheten Behovet av utbyte av realtidsinformation driver på införandet av XBRL i den federala finansiella styrningen. 6 Den amerikanska banktillsynsmyndigheten, FDICs, tillämpning av XBRL är ett av de mest konkreta fallstudier avseende nyttor med XBRL som uppmätts. Många kontrollmyndigheter möter likartade utmaningar och önskemål i sin rapportering som FDIC. Det handlar om att: säkert uppnå data som automatiskt kan läggas in i system utan att behöva skrivas in manuellt på nytt eller kräva annan ansträngning för att kunna överföras mellan olika system minska kostnader genom att automatisera rutinuppgifter snabbt och automatiskt identifiera fel och problem med dokument validera, analysera och jämföra data snabbt, effektivt och pålitligt vörflytta fokus i arbetet från datahantering till analys och beslutsfattande verka för effektivitet och kostnadsbesparingar genom reglerande dokumenteringsprocesser 5 Jones and Willis, American Council for Technology and Industry Advisory Council,

13 4 Litteraturgenomgång Exempel: Erfarenheter från USA, där banktillsynsmyndigheten, FDIC, tar in några av sina rapporter I XBRL. Upppmätta effekter: Ny process Gammal process 1. Renare data Kraven på data angående korrekthet Med stöd av XBRL uppfyllde 66 % rena när de mottogs. Bankerna och precision blir bättre dokumenterade 95% av bankernas originalfiler hade inte förmåga att lägga till noter och lättare att uppfylla. kraven på data. När det skickade data. 2) Korrekthet och precision i data Korrekt matematisk summering 100% av erhållet data. 30% av bankernas originalfiler rätt summerat var ej helt korrekta 3) Snabbare datainflöde Data började komma in Data kom in veckor efter mindre än en dag efter kalendermånadens slut. kvartalsslutet. 4) Ökad produktivitet 550 till 600 banker per banker per analytiker (ökn %) analytiker mindre produktivt. 5) Snabbare datatillgänglighet Inom 1 dag efter mottagande Flera dagar efter Byråer får data snabbare och har mottagande möjlighet att publicera det nästan direkt. Allmänheten får tillgång till data snabbare och kan göra mer välinformerade beslut. Slutsats: XBRL ökade produktiviteten, effektiviteten, korrektheten i uppgifterna och kvaliteten i beslut baserade på informationen. Figur 4.1: Sammanställning av amerikanska banktillsynsmyndighetens uppmätta nyttor, som följd av nyttjande av XBRL vid inhämtning av finansiella rapporter. Källa: Improved Business Process Through XBRL: A Use Case for Business Reporting, Federal Financial Institutions Examination Council, Medlemmar i de federala finansiella institutionernas examinationsråd (FFIEC), den federala banktillsynsmyndigheten (FDIC) och det federala riksbankssystemet har adresserat och löst många av problemen genom en storskalig utveckling av XBRL-lösningar i kvartalsrapporteringsprocessen. Ett antal investeringar i grundsystemet gjordes för att kunna använda XBRL för bankernas rapportering till FDIC. En viktig förutsättning i detta sammanhang var att FDIC har federala systemleverantörer, vilket förmodligen inneburit att de kunnat styra sina leverantörer på ett enklare sätt än om det hade varit fråga om marknadsleverantörer. Härigenom kunde de också påverka systemen ganska direkt när de byggde om sin rapportering. Resultaten av den nya XBRL-baserade processen, som sammanställts av FFIEC (2006), visar på att FDIC har kunnat uppnå ökad produktivitet, effektivitet och korrekthet i uppgifterna. Den XBRLbaserade processen innebär också att allmänheten får snabbare tillgång till data och kan göra mer välinformerade beslut. Se sammanställning av realiserade värden i figur 4.1. Bred myndighetssamverkan kring XBRL i Nederländerna Även i Nederländerna har man satsat på XBRL-standard för affärsrapportering i syfte att minska administrativa kostnader. Landet har också kommit relativt långt i utvecklingen av standarden. År 2007 lanserades XBRL som en officiellt erkänd metod för dataregistrering. Den nederländska skattemyndigheten, statistikmyndigheten och handelskammaren (som hanterar landets årsredovisningar) anpassades för XBRL. Staten räknar med att minska den administrativa bördan för företag med 25 procent över en fyrårsperiod. Förklaringen till att användningen av XBRL i Nederländerna har spridits så snabbt är den breda samverkan mellan statliga myndigheter som har genomförts. Den nederländska motsvarigheten till Finansdepartementet är med och finansierar XBRL-föreningens verksamhet, vilket har gett föreningen en större tyngd och kraft. Även i Sverige skulle det underlätta utvecklingen av XBRL om staten gav ekonomiskt stöd och var med och drev på utvecklingen i större omfattning. 13

14 4 Litteraturgenomgång Danska Bolagsverket Den danska motsvarigheten till Bolagsverket, Erhvervs & Selskabsstyrelsen, öppnade i mars 2005 en tjänst för danska bolag att digitalt lämna in sina årsrapporter. En studie har gjorts av de samhällsekonomiska potentialerna med digitala räkenskaper i Danmark. Studien visar att de största potentiella besparingarna identifierats kopplat till ingivning av årsredovisningarna respektive inrapportering till Skatteverket Tidigare standardiseringsinitiativ i Sverige I Sverige identifierades problemet med import och export av data mellan olika programvaror i ett tidigt skede. Med inkompatibel programvara fick bokföringsbyråer stansa om informationen i den mån den behövde flyttas från en programplattform till en annan. Sedan 1970-talet har Sverige genomgått en enorm standardiseringsutveckling på området. SIE SIE uppstod ur ett konkret behov under 1970-talet att skapa en gemensam standard för de runt hundra format som då var aktuella. Bolaget Akelius kanaliserade behovet av en gemensam standard för att via programvaran för grundbokföring och deklaration kunna upprätta ett årsbokslut. Olika intressenter samverkade. Akelius fungerade som marknadsmotor och övriga aktörer var entreprenörer och early adopters. Resultatet av denna process blev SIE, vilken skapades som en öppen standard. SIE är dock mer statiskt och har bara information för belopp och konto, medan XBRL även taggar enskilda transaktioner. XBRL är därmed ett mer intelligent system. Trots SIE kvarstår dock vissa interna standarder. Orsaken till att kommunikationen mellan modulerna i ett affärssystem ibland sköts med egna standarder beror på flera orsaker. En är att enskilda tekniker vill visa att de har hittat bättre lösningar än dem som SIE kan prestera. SIE är som alla andra standarder en godtagbar kompromiss mellan motstående intressen. Programleverantörer kanske också eftersträvar ett alldeles eget gränssnitt som gynnar det egna företagets programvara. Egenintresset får därigenom ta över på bekostnad av de gemensamma intressena. Situationen kan liknas vid det webbläsarnas krig som rådde under stora delar av 1990-talet. IT-branschen är fortfarande en omogen bransch som inte har förstått vikten av standardisering. SIE fungerar på många sätt bra i Sverige, men saknar betydelseinte internationellt. Företagskoncerner med dotterbolag i andra länder tvingas inte så sällan till manuella lösningar i rapporteringsflödet alternativt konverteringar mellan olika system för att få samspelet med dotterbolagen att fungera. 7 Ramboll Management,

15 5 Analys av marknadsförutsättningar 5. Analys av marknadsförutsättningar 5.1 Inledning Följande kapitel utgör en analys av marknadsförutsättningarna för XBRL. De perspektiv som nyttjas här behandlar potentiella kunder samt marknadsindelning utifrån programvarans egenskaper. Potentiella kunder har delats in i myndigheter, årsredovisningsskyldiga AB, revisions- och redovisningsbyråer samt banker och finansiella investerare. 5.2 Myndigheter De myndigheter som företagen har anledning att hålla kontakt med utifrån den ekonomiska delen av verksamheten är Bolagsverket, Skatteverket och SCB. Finansiella bolag har även att rapportera till Finansinspektionen. Inför denna studie har även Verva intervjuats i egenskap av stödjande myndighet till andra myndigheter, kommuner och landsting som vill utveckla brukartjänster kring e-legitimation och e-förvaltning. Enligt den färdplan som har lagts fram till regeringen för de närmaste tio åren, är slutmålet att publika e-legitimationer för fysiska personer skall vara lika naturliga att använda i kontakten med leverantörer av elektroniska tjänster i samhället som SIS-godkända legitimationskort är idag. Bolagsverket godkänner och offentliggör företagens årsredovisning och revisionsberättelse. Utifrån lagstiftningens minimikrav är det upp till företagen själva att utforma årsredovisningen. Skyldigheten att upprätta och skicka in årsredovisning samt revisionsberättelse omfattar ett flertal juridiska personer och organisationsformer, av vilka aktiebolagen utgör den största gruppen. Skatteverket samlar in årsredovisningsinformation utifrån eget formulär, antingen i pappers-format eller i elektronisk form. Verket kontrollerar dels den skattemässiga aspekten av deklarationerna, men som statistikansvarig myndighet används uppgifterna även för statistiska bearbetningar och utskick till SCB, riksdag och regering. SCB samlar även för egen del in information motsvarande årsredovisning på eget blankettformat. Det rör sig här om ett urval på företag omfattande de allra största företagen samt ett urval av mindre företag. Under den senare delen av året görs även en större stickprovsundersökning omfattande slumpmässigt utvalda företag. Dessutom tar SCB in standardiserade räkenskapsscheman från Skatteverket och köper finansiell information från PRV Online för sin egen kvalitetskontroll. Finansinspektionen har tillsynsansvar över försäkringsbolagen (liv-, skade- och tjänstepension), kreditinstitut (banker), värdepappersbolag och fondbolag. Q4-rapporten som lämnas in i februari varje år är en utökad kvartalsrapport med stora likheter med en årsredovisning inlämnad till Bolagsverket. Även om Finansinspektionen tar del av årsredovisningen efter det att den godkänts av Bolagsverket, tillhör den därmed inte Finansinspektionens primära underlag för tillsynsrapportering. Oftast är det den icke-finansiella informationen i årsredovisningen som Finansinspektionen ser som mest intressant. Vanligtvis tar Finansinspektionen in årsredovisningarna via UC i digitaliserad form. Inom sitt sektorsområde är Finansinspektionen också statistikansvarig myndighet. Härigenom finns ett behov av att kommunicera insamlad information med SCB. 15

16 5 Analys av marknadsförutsättningar 5.3 Små, medelstora och stora bolag Det finns i runda tal cirka aktiebolag i Sverige. Osäkerheten i det exakta antalet består i den ständiga omsättningen på nyregistrerade och avregistrerade bolag och förekomsten av vilande bolag och lagerbolag. Större bolag och koncerner, så kallade K3-företag enligt BFN:s benämning, uppskattas till mellan och Till dessa tillkommer de börsnoterade företagen, K4, vilka är mellan och till antalet. Små och medelstora bolag faller vanligtvis under benämningen K2-företag. Denna grupp omfattar ca företag med 0 49 anställda. Den stora majoriteten av dessa har färre än 10 anställda. 5.4 Revisionsbyråer och revisorer Enligt uppskattningar baserade på uppgifter från SCB och Revisorsnämnden, finns det runt revisionsföretag eller -bolag i Sverige. Cirka revisorer är godkända eller auktoriserade, och uppskattningsvis återfinns drygt hälften av dessa hos något av de fyra stora revisionsbolagen, Deloitte, Ernst & Young, KPMG eller Öhrlings PricewaterhouseCoopers. 5.5 Redovisningsbyråer Komplexiteten i den regelstyrda ekonomiska redovisningen har medfört att en marknad för redovisningstjänster vuxit fram vilken främst är inriktad mot de små men även de medelstora företagen. Större företag hanterar vanligtvis sin redovisning inom företaget. Det finns i runda tal ca redovisningsbyråer i Sverige. 5.6 Banker och investerare I Sverige finns ett femtiotal företag verksamma inom banksektorn. Fem av dessa är storbanker med vardera mellan 500 och anställda i Sverige. Mer än 80 procent av de anställda inom banksektorn återfinns i de fem storbankerna. Swedbank-koncernen har anställda, varav ca två tredjedelar i Sverige och varav inom den svenska bankrörelsen. SEBkoncernen har (år 2006), varav i Sverige. Nordea-koncernen har , varav ca i Sverige. Handelsbank-koncernen hade anställda år 2007, varav ca i Sverige. Svenska kontorsrörelsen, inkl 6 regionbanker, HB Finans svenska verksamhet och statshypotek, har ca anställda. 5.7 Utbud av program för hantering av finansiell information Marknaden för programvaror som hanterar företagsekonomisk information är mycket komplex med en mängd delmarknader. Även om varje delmarknad inrymmer större och mindre aktörer, saknas marknadsledare för marknaden betraktad som en helhet. I en funktionell uppdelning kan befintliga programvaror delas in i ekonomisystem, administrativa system och affärsanalyssystem; det sistnämnda även kallat enterprise resource planning eller ERP. Ekonomisystemet omfattar företagets mest grundläggande ekonomiska informationsflöde i form av bokföring, extern redovisning och skatteredovisning. Det är på denna nivå, först och främst inom årsredovisningen, som det är tänkt att XBRL först kommer att tillämpas i Sverige. Det administrativa systemet bygger på denna grundläggande nivå med funktioner som exempelvis lagerhantering, fakturering, order, projekt och resursplanering för att hantera företagets dagligen återkommande rutiner. Den tredje nivån innebär att alla data och alla processer inom organisationen integreras inom ett och samma system. Utöver de tidigare funktionerna tillkommer nu även moduler för exempelvis kund- och leverantörsadministration, e-handel och olika former av beslutsstödsfunktioner. 16

17 Bokslutsprogram 5 Analys av marknadsförutsättningar Beroende på den egna storleken och branschinriktning väljer företagen olika ambitionsnivåer för att dokumentera sina informationsflöden. Större företag väljer vanligtvis mer omfattande affärssystem än mindre företag. På programvarusidan har det skett en anpassning till detta beteende. Tillgängliga programvaror på affärssystemmarknaden visar därmed en tydlig indelning i marknadssegment utifrån de tänkta kundföretagens storlek. Bland de stora företagen är SAP R/3 mest vanligt förekommande. Data Research DPU uppskattar att fyra av tio storföretag har detta system. För de mellanstora företagen finns flera leverantörer men ingen klar dominant. Vanligt förekommande system inom detta segment är bland annat IBS, IFS och Movex. Bland de små företagen förekommer ett hundratal olika system där Hogias och Vismas produkter täcker procent av marknaden. 5.8 XBRL-anpassade system Med avgränsning mot just ekonomiadministrativa och skatteadministrativa system, det vill säga de komponenter som ingår i företagens ekonomisystem, domineras den svenska marknaden av Visma, SDCF, Nordstedts juridik, Hogia, Mammut, Kapell och E-report, enligt Öhrlings PWC. Bland de stora affärssystemen har SAP, Oracle och Movex stora marknadsandelar. De produkter som idag har infört stöd för XBRL är Kapell, Visma bokslut och F.R.I.D.A. Preliminärt kommer en XBRL-anpassad version av Win Bokslut att släppas under perioden maj juni Norstedts Juridik hänvisar till yttre omständigheter som gör att bolaget tills vidare ställer sig avvaktande, men att det möjligen kan komma någon version av bokslutsprogrammet som har anpassats till XBRL tidigast under hösten En XBRL-anpassad version av Hogia bokslut är på planeringsstadiet, men har prioriterats ned, eftersom Hogia inte funnit att efterfrågan på en sådan produkt idag är tillräckligt hög. Status XBRL Kapell Infört Visma Bokslut Infört F.R.I.D.A Infört Win Bokslut Preliminärt maj - juni 2008 Norstedts Bokslut Tidigast hösten 2008 Hogia Bokslut På planeringsstadiet; ingen tidsplan 5.9 Hög andel internetanvändare Sveriges befolkning har 80 procent andel internetanvändare. Sverige är därmed tillsammans med Nederländerna och Danmark det land som har högst andel internetanvändare. Mellan år 2000 och år 2007, har andelen internetanvändare ökat från 50 procent till 80 procent i Sverige. 1 Den högra graden av datorisering och internetanvändande i Sverige innebär en gynnsam förusättning för utveckling av XBRL-standarden i Sverige. 1 Internet i ett Internationellt perspektiv, del 2, Sverige i Världen,

18 6 Resultat av intervjustudie 6. Resultat av intervjustudie och kvantifieringar för intervjuade aktörer Intervjustudien omfattar intervjuer med 21 aktörer i kedjan för rapportering, hantering och nyttjande av finansiell information för svenska aktiebolag. I detta avsnitt redovisas resultatet av intervjustudien och kvantifierade nyttor per aktör. Arbetstidskostnad för olika yrkeskategorier bygger på fackförbundet Juseks lönestatistik för berörda yrkeskategorier år Helårsarbetskostnad har utifrån snittlönen för olika yrkeskategorier räknats ut enligt följande formel: Ung. månadslön * 11,2 arbetsmånader * 1,5 (justering för sociala avgifter, pension, semester) + personalomkostnader (lokaler, datorarbetsplats, licenskostnader, telefon, administration etc., uppskattat till 150 kkr/år och anställd). I tabellen nedan anges genomsnittliga löner, baserat på Juseks lönestatistik, helårsarbetskostnad samt timkostnad, baserat på ca arbetstimmar per år. Arbetsområde Månadslön, Genomsnitt kkr Arbetskostnad helår kkr Ekonomifunktion, budget, redovisning. Revision Utredning (civ ek) Timkostnad kr/timme Nyckeltalet 500 kkr per helårsanställd har använts, i de fall då ingen annan uppgift har specificerats. Intern timkostnad blir följdaktigen, räknat med arbetstimmar per år, ca 300 kr. Kostnad för extern konsulttid har räknats med en schablon på 750 kr/h. Kostnaden för papperskopior bygger på en kostnad på 1 kr/sida och ett genomsnitt på 30 sidor räkenskapshandlingar per företag och år. Portokostnad är enligt gängse taxa för inrikes brev med vikt gram är 17,60 kr per försändelse. 6.1 Små och medelstora företag Intervjuade företag: E-report (1 anställd.), Programvarugruppen (14 anställda), Infraplan AB, numera sektion inom ÅF (12 anställda) och Visma SPCS AB (232 anställda.) Minskad hanteringstid för underskrifter av årsredovisning samt inskickande till Bolagsverket De intervjuade företagen beskriver en likartad befintlig process för hantering av underskrifter och inskickande till Bolagsverket. Företaget samlar in och sammanställer årsredovisningsinformationen vilken sedan skickas till revisor tillsammans med underlaget i form av pärmar med kvitton och verifikat. Efter det att revisorn har gått igenom materialet och skrivit under, sänds allt tillbaka till företaget. Redovisningsansvarig sammanställer informationen och skickar den vidare till styrelsemedlemmarna för undertecknande. I vissa bolag är delägarna spridda över landet och det tar i allmänhet en till två veckor innan alla underteckningar har kommit in. I vissa fall, exemplevis när styrelsemedlemmar befinner sig utomlands, kan det ta längre tid.

19 6 Resultat av intervjustudie Den tid som företagen lägger ner på att hantera årsredovisningen för utskick till revisor, styrelse och Bolagsverket är i spannet ett par timmar till en dag. De intervjuade små och medelstora företagen bedömer att de kan tjäna från någon eller ett par timmar till en dag på att skicka ut årsredovisningen elektroniskt till delägarna och Bolagsverket istället för att behöva administrera underskrifter, kopiering och postförsändelser av årsredovisning i pappersformat. Med internt timpris på 430 kr motsvarar detta kr per företag och år. För ett av de fyra företagen är elektronisk ingivning inte möjlig i dagsläget, då hela styrelsen sitter i Oslo och e-räkenskapstjänsten idag inte kan hantera elektroniska underskrifter från andra än svenska medborgare. Besparing avseende papperskopior och porto vid fysiska försändelser För de bolag som har specificerat hur flödet går i samband med underskrifter och inskickande till Bolagsverket handlar det om minst 4 5 försändelser. 1. Redovisningsbyrå till företaget/ekonomi 2. Ekonomi till styrelsen 3. Styrelsen till revisor 4. Revisor till företaget/ekonomi 5. Företaget/ekonomi till Bolagsverket Om styrelseledamöterna sitter spridda geografiskt kan det behövas fler postförsändelser. Å andra sidan kan det för riktigt små bolag vara så att styrelsen är samlad, och att handlingarna därmed inte behöver skickas mer är 2 gånger mellan bolag, revisor och Bolagsverk. Vid beräkning av besparing av portokostnader räknas med ett spann på mellan två till fem postförsändelser per SME-företag: (2 5)*17.60 = kr per bolag. PDF 6 9 PDF XBRL 1 2 Bolag Redovisningsbyrå XBRL 4 e-räkenskap XBRL 8 Bolagsverket 10 Näringslivsregistret Ekonomisystem bolagsverket.se Bolagsverket XBRL XBRL SIE Kapell Kapell X XBRL XBRL XBRL ev. felrapport e-legitimation - Styrelse - Revisor Banker Analytiker SCB se-ar se-rb PDF 7 Bolagsstämma - Fastställelseintyg Skatteverket Kreditgivare Figur 6.1: Flöde för årsredovisningen med Bolagsverkets tjänst för elektronisk ingivning av räkenskapshandlingar. I detta exempel används Öhrling PWC:s bokslutsprogram KAPELL med en XBRL-modul som heter KAPELL-X. Källa: Öhrlings PriceWaterhouseCoopers. 19

20 6 Resultat av intervjustudie Minskad dubbelrapportering av årsredovisningsinformation till myndigheter De myndigheter som företagen har anledning att hålla kontakt med utifrån den ekonomiska delen av verksamheten är Bolagsverket, Skatteverket och SCB. Finansiella bolag rapporterar även till FI. Inget av de intervjuade små och medelstora företagen har pekat på några potentiella samordningsvinster kopplat till rapporteringen till sina banker. Flera av de intervjuade bolagen ser potentiella samordningsvinster i samband med rapportering av årsredovisningsdata till SCB och Skatteverket, medan endast ett av de fyra företagen ser viss besparing kopplat till rapportering av årsredovisning till banken. SCB Idag rapporterar företagen in finansiell statistik till SCB 1 2 gånger/år. Om bolagen slapp dubbelrapportering av finansiell data till SCB, uppskattar de att det skulle ge en tidsbesparing på 2 4 h per företag och år, motsvarande kr. Ett av de intervjuade företagen uttrycker betänkligheter med inlämning till en myndighet. Orsaken är att Sverige sedan tidigare har en långt driven standardisering inom detta område. Myndigheterna kräver in olika typer av information som dessutom har olika dignitet. Bolagsverkets uppgifter är helt offentliga; Skatteverkets är delvis hemliga och SCB:s uppgifter är i vissa fall kvalificerat hemliga, då de avser enskilda budgetposter som skulle skada företaget om det kom till konkurrenters kännedom. Skatteverket Deklarationen till Skatteverket görs av ekonomiavdelningen eller revisionsbyrån. Om den blir lättare för revisionsbyrån att göra, blir det billigare för företaget. Det är också en fördel om det går fortare för ekonomiavdelningen eller revisionsbyrån att få in årsredovisningen. Revisionstjänster är idag relativt kostsamt för företaget. Kortare ledtider Ledtiderna för distribution och kommunikation bedöms kunna minska till timmar i stället för dagar eller veckor. Betalningsvilja för att slippa ledtiderna för styrelsens underskrifter är för ett av företagen kr. Ledtiden för underskriften bedöms till som mest ca 1 månad (om ledamöter är i olika delar av landet). Om det blivit något fel i årsredovisningen, så att den kommer tillbaka från Bolagsverket med ett föreläggande för åtgärd och nya underskrifter, kan det handla om ytterligare upp till en månads ledtid. Svårvärderbara nyttor Svårvärderbara, men väsentliga nyttor som framkommit i undersökningen, är att det med smidigare hantering av årsredovisningen och bättre samordning av myndigheterna skulle bli effektivare, roligare och korrektare (svårare att göra fel genom automatiska kontroller). Betänkligheter I samband med intervjuerna har ett antal betänkligheter lyfts fram avseende den nya e-räkenskapstjänsten. Dessa listas nedan: Styrelsemedlemmar gör kanske bara detta en gång per år. Innan man kommit in i den nya processen finns risk att man inte kommer ihåg hur man ska göra år från år. 20