Vårdens framtida informationssystem - vision i form av en demonstrator

Transkript

1 Vårdens framtida informationssystem - vision i form av en demonstrator Ett samverkansprojekt mellan Västra Götalandsregionen och Högskolan i Skövde Lunch PROGRAM FÖR RESTEN AV DAGEN Nulägesanalys verksamhetens och patientens perspektiv Viktiga designprinciper för processtödet Demonstration primärvårdsdelen Konsekvenser professionerna Demonstration specialistvårdsdelen Kort frågestund Konsekvenser patient och organisation Projektresultatens relation till nationell strategi för e-hälsa Workshop i mindre grupper med fika Paneldiskussion Lars Midböe, Center för ehälsa i samverkan Anne Persson, Högskolan i Skövde Ingela Tuvegran, Västra Götalandsregionen Christer Wettervik, Södra Älvsborgs Sjukhus Rose-Mharie Åhlfeldt, Högskolan i Skövde Ca Avslutning 1

2 Om projektet Deltagare Södra Älvsborgs sjukhus, Borås Andra vårdorganisationer i Västra Götaland Patienter Högskolan Skövde Visuera Integration AB (metodik för processmodellering, utveckling av demonstrator) Projekttid November 2008 December 2010 Finansiering Västra Götalandsregionen, regionutvecklingsrådet Strategiska IT-avdelningen, Västra Götalandsregionen Högskolan Skövde Södra Älvsborgs Sjukhus Ett komplett akutsjukhus med patientperspektiv Pågående utveckling mot processtyrning 2

3 Ett fönster mot informationen Vad betyder detta? Att i varje ögonblick på skärmen ha All information situationen kräver för Planering Vårddata Tillgång till de funktioner som behövs Beställning tid, prov, röntgen etc. Standardiserade vårdplaner, checklistor Interaktivt beslutsstöd Kommunikationsfunktionalitet Ett exempel - mottagningsbesöket Komplettera Vårdbegäran Registrera Vårdbegäran Handlägga/ prioritera vårdbegäran Planera besök Besök Planering fortsättning Bekräftelse till inrem Bekräftelse till patient 3

4 Sammanfattning av projektaktiviteter Analys av nuläget Observationer och intervjuer med professioner (läkare, sjuksköterskor, administrativ personal) och patienter. Processmodellering nuläget Riskanalys Kartläggning av andra nationella och regionala aktiviteter och projekt. Modellering av det tänkta framtidsläget Målmodellering Idéseminarier Processmodellering framtidsläget Implementering av demonstrator/processtöd Validering, risk- och konsekvensanalys (patient, profession, verksamhet) Vårdens vardag - stuprörslösningar Potentiellt motstridig information i olika system Risk för patientsäkerheten Hindrar effektiv kommunikation mellan aktörer i vårdprocessen mellan patient och vårdgivare mellan vårdgivare mellan delar i en vårdgivande organisation mellan professioner Onödig resursförbrukning genom dubbelarbete Motverkar standardisering 4

5 Utmaningen till projektgruppen Tänk om vi kunde börja om från början Vår vision om framtidens informationssystem i vården Vårdgivare och patienter ska ha tillgång till effektiva samverkande informationssystem som stödjer en processorienterad vård där patienten är en tydlig och aktiv medaktör 5

6 Projektets mål Utveckla nytt processorienterat IT-stött arbetssätt där patienten är en tydlig och aktiv medaktör Datorbaserad demonstrator (processtöd) konkretiserar idén Ger underlag för att bland annat: - Identifiera behov av vidareutveckling/anpassning/utfasning av befintliga system - Identifiera behov av anpassning av processer i verksamheten - Identifiera olika typer av vinster med ett nytt arbetssätt - Utveckling av nya innovativa systemlösningar för vården Fokus på patientmötet en generisk process det traditionella mottagningsbesöket och dess kringliggande processer 6

7 Mål för den framtida processen Handlägga, planera och tidsboka vårdbegäran (från annan vårdgivare och patient) samma vardag som den inkommer. Alla förberedelser innan patientbesöket ska vara genomförda vid patientbesöket. Alla patienter ska ha fått sina förväntningar bemötta. Alla patientmöten ska ha formulerade och kommunicerade mål. Alla uppsatta mål med patientmötet ska vara uppnådda när mötet avslutats. Patientmötet ska dokumenteras under mötet. Patient ska kunna få tillgång till dokumentation av mötet i handen då mötet avslutas. Patientbesöket ska ha noll fel, inga senare reklamationer och/eller justeringar. Analys av nuvarande processer och informationsbehov Verksamhetens och patientens perspektiv Marcus Nohlberg och Hanife Krasniqi 7

8 Verksamhetens perspektiv (1) Avsaknad av helhetstänkande Mångfald av system, begränsat samarbete, ineffektivt arbetsflöde Läkare riskerar missa viktig information. Extraarbete vid sökning av info. Manuellt arbete och suboptimeringar Samordningsproblem för många vägar att nå samma mål Svårt få överblick över vilka behandlingar patienten har gjort och vad som ytterligare behövs. Ingen struktur i journaler, automatiska sammanfattningar etc. Mycket tid läggs på att leta efter information. Brist på helhetsbild. Viktig information kan missas. Verksamhetens perspektiv (2) Gränsytor för inkommande information avsaknad av information Vårdbegäran saknar ofta viktig information som krävs för att den ska behandlas rätt Merarbete när kompletterande information måste begäras in. Sämre vård. Förseningar i vårdprocessen. Onödiga besök. Kostnader Komplext informationsflöde Svårt få överblick var informationen kommer in, var den tar vägen. Flera olika system används samtidigt. Dessutom manuella rutiner och informationslager Manuellt arbete skapas samtidigt som processen blir tidskrävande och kostsam. Problem om patienter hamnar utanför systemen 8

9 Verksamhetens perspektiv (3) Pappersbaserad information - manuell hantering av information Stor del av informationen som hanteras är i någon mån pappersbaserad, eller muntlig Risk för missad och feltolkad information som ger patientskador. Svårare få helhetsbild. Professioner fokuserar på sina delar, inte på helheten Systemkomplexitet Många olika informationssystem av både administrativ och klinisk karaktär. Mycket klickande, dubbeldokumentation etc. Inte ovanligt att samma info matas in tre gånger. Ingen integration mellan systemen. Både logik saknas, och möjlighet att samköra programmen. Ställningskrig. Stora mängder onödigt extraarbete, frustration och resursslöseri. Låg acceptans för systemen. Rutiner skapas för att komma runt systemen Verksamhetens perspektiv (4) Bristande tekniskt stöd i vardagensarbetet Genomgående önskemål att kunna se mer information samtidigt från systemen. Systemen brister i stöd för flera skärmar, höga upplösningar, och många program som kan visas samtidigt. Problem tex vid granskning av röntgenbilder etc. Tidsbrist kontra tidsåtgång för strul och oväsentligheter Det finns exempel på att det krävs 38 systemtransaktioner för ett patientbesök. Värdeskapande tiden mindre än 20 % av ett patientbesök. Upplevelse att läkare spenderar mindre tid med patient, och allt mer med systemarbete. Ineffektiv användning av befintliga system. 9

10 Verksamhetens perspektiv (5) Brist på rutiner för effektivisering och kvalitetssäkring Rutinerna som finns i dag stödjer inte existerande lagkrav. De som utvecklar rutinerna tycks sakna detaljkunskaper och kunskaper om helheten. Exempelvis signering av journaler Brist på strukturering, standardisering och mätbarhet Även om processer görs om, fastnar gärna individer i gamla vanor och motarbetar systemet snarare än att jobba med det. Inte bara systemet utan också processerna ska förbättras. Svårt att göra detta utan att hitta en mätbarhet. Resonera kring varför saker görs, och om de verkligen behöver göras. Rutiner bör standardiseras och göras likartade mellan enheter Varför fungerar det hela trots allt? Personalens ansvarstagande och lojalitet mot patienten! 10

11 Den sjuka men aktiva patienten Måste vara frisk för att vara sjuk Patienten som informationsbärare Vad var det läkaren sade? Avsaknad av helhetstänkande ur ett patientperspektiv Brist på inflytande över sin egen vårdprocess Läkarepatientrelation eller patient - läkarrelation Patientens upplevelse Vårdgaranti och tillgänglighet är inte samma sak Språksvårigheter - fackspråk svenska/andra språk Har jag blivit bortglömd? Ovisshet blir till otrygghet Viktiga principer för processtödet Anne Persson 11

12 Patientens process i fokus Patientens väg genom vårdkedjan Flödet av medicinsk och administrativ information mellan processens olika aktörer Dokumentation till patienten (papper och/eller elektroniskt) Gemensam målbild inför besök Patienten har möjlighet att ange förväntningar på mötet Processtödet bygger på standardiserad information Checklistor som utgår från nationella kvalitetsregister Effektiva informationsflöden Processtödet driver processen framåt Säkerställer att de berörda gör rätt saker i olika delar av processen Rätt information vid rätt tidpunkt till rätt plats till rätt person Ingen dubbeldokumentation Bokning och samordning av patientens behandlingar och undersökningar sker elektroniskt 12

13 Förbättrad säkerhet Processtödet utgår från nationella system för säker identifiering och behörighetskontroller som t.ex. smarta kort plattformar med säker infrastruktur Ökad samordning och tillgänglighet Integration med nationella lösningar som t.ex. Nationell patientöversikt (NPÖ) Processtöd i stället för separata system 13

14 Processtödet kopplar samman Den patientspecifika informationen medicinsk och administrativ Processtyrning Inbyggt stöd till användaren Vilken information? Vad ska jag göra? Vad ska jag tänka på? Vem gör vad? Medicinsk kunskap t.ex. genom källor som Internetmedicin och Up to Date Demonstration Primärvårdsdelen Rose-Mharie Åhlfeldt 14

15 Konsekvenser professionerna Nya systemstöd nya roller och relationer Henrik Linderoth IT-stödda förändringsprocesser och dess natur Oftast händer inte lika mycket som man tänkt sig Oftast händer inte vad man har tänkt sig Oftast händer det något 15

16 Vad påverkar det som händer? Idéerna möter verksamheten Tolkningsscheman Filter IDÉER -kompetenser Handlingar -roller -relationer Icke förhandlingsbara egenskaper Handlingar - Normer - Maktrelationer - Formella och informella regler - Kultur Icke förhandlingsbara normer, värderingar och regler Nytt systemstöd Befintlig organisation 16

17 Några röster från fältet Dokumentation till patienten Läkaren vill inte ha mera administration Finns möjligheter i befintliga mikroprocesser T ex: När tar man diktat? Vad vill man säga inför patienten? Gränsöverskridande: profession vs organisation Boka tid hos specialist: Falska förhoppningar till patienten? Vem gör den professionella bedömningen? Inom organisationen (kliniken) är gränserna mera flytande mellan professionerna? T ex Sjuksköterskor som sållar/bedömer remisser Några tankar inför framtiden Vilka icke förhandlingsbara normer och värderingar utmanas? Är det professionella eller organisatoriska gränser som är svårast att överskrida? Vilka gränshinder är reella och vilka är en chimär? Beror tveksamheten på att applikationen inte löser upplevda problem? 17

18 Demonstration Specialistvårdsdelen Rose-Mharie Åhlfeldt Konsekvenser patient och verksamhet Fler frågor än svar.. Anne Persson och Rose-Mharie Åhlfeldt 18

19 Patienten Ökad patientsäkerhet Möjlighet till minskad otrygghet och ökad känsla av inflytande Ökat ansvar för sin egen information Beskriva sin sjukdomsbild med egna ord, som kan användas i journalanteckning Patienten kan själv upptäcka fel i dokumentation Patienten Hur säkra informationens användbarhet för patienten? Tydligare kommunikativ roll för informationen i journalen Hur utrycka sig i den icke standardiserade delen av en journalanteckning? Kan alla patienter förväntas använda en datoriserad lösning? 19

20 Styrning och ansvar Vem tar ansvar för patientens process i sin helhet? Vem är processägare? Vem ansvarar för att kvalitet balanseras mot ekonomi ur ett helhetsperspektiv för patienten? Vem ska göra vad på olika vårdnivåer? Vem ska betala? Vilken information ska finnas på respektive vårdnivå? Vem ansvarar för processtödet Vem är systemägare för processtödet? Vem äger informationen som processtödet genererar? Vem ansvarar för dess kvalitet? Behöver vården omorganiseras? Processyn 20

21 Processyn Vad är kärnprocessen i vårdsammanhang? Patientens? Verksamhetens, t.ex. höftprocessen, operationsprocessen Vem ansvarar för patientens process genom vårdkedjan mellan verksamhetens processer? I patientens process ingår många fler aktörer Kommunal hemsjukvård, socialtjänst, försäkringskassa, apotek, försäkringsbolag, optiker etc. Administrativa och medicinska delar av processen behöver sammanflätas T.ex. tidbok samt remiss och svar Hur koppla ihop IT-utveckling och verksamhetsutveckling i ett helhetsperspektiv? Informationssäkerhet/Patientsäkerhet Säkerheten ökar både för patient och profession Minskad dubbeldokumentation av information Informationen skrivs in en gång En ingång till informationen i varje situation Hur kvalitetssäkra information lämnad av patienten? Risk för att information inte valideras Förutsätter nationella lösningar för säker identifiering och behörighetskontroller som t.ex. smarta kort plattformar med säker infrastruktur Förutsätter ett strukturerat säkerhetsarbete i sin helhet Ledningssystem för informationssäkerhet ISO/IEC

22 Befintliga och nya system Minskat beroende av befintliga systems utformning Enhetlighet i gränssnittet mot användaren Integration av enskilda system sker genom informationsutbyte Större möjlighet att byta ut system utan att påverka användningen av informationen Ställer krav på standardiserat informationsutbyte mellan enskilda system och processtödet Standardisering Förutsätter fortsatt nationellt arbete Termer och begrepp Ska kvalitetsregistren användas som i processtödet? Om ja behövs kvalitetsregister för fler områden Vad är alternativet? Utveckling av checklistor/standardvårdplaner för olika diagnoser obligatoriska åtgärder rekommenderade åtgärder hur hantera multisjuka? 22

23 Roller och maktförhållanden kan förändras några röster Vem ska bestämma över professionernas scheman särskilt läkarnas? Ska dokumentation ske direkt i mötet eller efteråt? Kommer läkarsekreteraren att försvinna? Projektresultatens relation till nationell strategi för ehälsa Karin Hedström 23

24 Konsekvensanalys Vad finns implementerat idag i demonstratorn? D v s vilka mål i strategin stöds av demonstratorns funktionalitet och hur Vad finns möjlighet att implementera? D v s vilka mål i strategin skulle kunna utvecklas till att få handlingsstöd i demonstratorn och på vilket sätt skulle det kunna ske Vad går inte att implementera? D v s vad ligger utanför det som är möjligt att göra i demonstratorn. Detta rör sådant som ligger utanför projektets ram. ehälsotjänster som används och skapar nytta 24

25 Samordning och samsyn Patientprocessen 25

26 Konsekvensanalys Vad finns implementerat idag i demonstratorn? D v s vilka mål i strategin stöds av demonstratorns funktionalitet och hur Vad finns möjlighet att implementera? D v s vilka mål i strategin skulle kunna utvecklas till att få handlingsstöd i demonstratorn och på vilket sätt skulle det kunna ske Vad går inte att implementera? D v s vad ligger utanför det som är möjligt att göra i demonstratorn. Detta rör sådant som ligger utanför projektets ram. Vilka mål har ett direkt stöd? 26

27 Vad finns möjlighet att utveckla? Vad ligger utanför projektets ram? 27