TEKNIKUPPHANDLING - VERKTYG FÖR ATT FRÄMJA INNOVATIONER OCH NY MILJÖTEKNIK

Transkript

1 Miljöstyrningsrådet Rapport 2008:10 TEKNIKUPPHANDLING - VERKTYG FÖR ATT FRÄMJA INNOVATIONER OCH Miljöstyrningsrådet, MInT och Jegrelius Forskningscenter i samarbete med NUTEK

2 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 2 (66) FÖRORD Teknikupphandling syftar till att stimulera och skynda på utveckling och marknadsintroduktion av ny teknik. Metodiken nyttjar marknadens aktörer för att utveckla nya efterfrågade produkter och har varit framgångsrik när det gäller att tillfredställa kundbehov, ge goda miljöeffekter och stimulera näringslivsutveckling. Resultatet av en teknikupphandling leder ofta till en omfattande marknadsintroduktion av de nya produkter som utvecklas. En teknikupphandling kan sålunda fungera som katalysator för innovationer med en påvisbar direkteffekt när stora volymer upphandlas. I flera skrivelser från departement och myndigheter har det påtalats vikten av att vidareutveckla området teknikupphandling då det kan främja innovations- och teknikutveckling. Teknikupphandling bör utnyttjas systematiskt för att därmed bidra till material- och energieffektivisering och att klimatmålen nås och på sikt främja export av svensk miljöteknik. Samhället uppmärksammar alltmer problem med hälso- och miljöfarliga ämnen och förespråkar i vissa avseenden substitution, reduktion eller utfasning av farliga ämnen i produkter eller system mot mindre skadliga alternativ. Riksdagen har antagit mål för den framtida miljökvaliteten inom 16 områden varav ett omfattar området Giftfri miljö med innebörden att Miljön ska vara fri från ämnen och metaller som skapats i eller utvunnits av samhället och som kan hota människors hälsa eller den biologiska mångfalden. Teknikupphandlingar har skett inom energieffektiviseringsområdet med många goda erfarenheter. Det saknas dock liknande erfarenheter av teknikupphandling för substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen i produkter och system. Teknikupphandling inom området Giftfri miljö ses allmänt som ett potentiellt intressant verktyg som kan bidra till att nya produkter eller tekniska lösningar med mindre skadliga alternativ kommer ut på marknaden. Inom detta område finns dock behov av metodutveckling och erfarenhetsuppbyggnad. Genom att komplettera de redan goda kunskaper som finns om teknikupphandling på energiområdet med erfarenheterna från substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen kan en generell modell för teknikupphandling skapas med tillägg för de speciella frågeställningar som kan behöva beaktas inom kemikalieområdet. Miljöstyrningsrådet, Jegrelius Forskningscenter och Miljöinnovationstorget (MInT) har med ekonomiskt stöd från Verket för Näringslivsutveckling (NUTEK) genomfört ett projekt inom teknikupphandlingsområdet med ett övergripande syfte att ge underlag till en möjlig etablering av ett framtida nationellt program för miljödriven teknikupphandling. Projektet har som tillämpningsområde fokuserat på frågor om giftfri miljö och huvudsakligen syftat till att bygga upp kunskap om teknikupphandling för substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen som ett komplement till tidigare kunskaper om teknikupphandling samt kartlägga hur ett sådant arbete skulle kunna bedrivas mot bakgrund av andra aktiviteter inom upphandlingsområdet. Redovisningen av projektarbetet kan ses uppdelat i tre delar: Del I (kapitel 1-4) Bakgrund, syfte och tidigare erfarenheter av teknikupphandling genom beskrivning av mål och upplägg av projektet,

3 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 3 (66) miljökvalitetsmålet Giftfri Miljö, principerna för löpande upphandlingsarbete och teknikupphandling, översikt av kunskapsläget inom området teknikupphandling med särskild anknytning till affärsutveckling. Del II (kapitel 5-8) Resultat av projektarbetet inom området giftfri miljö genom redovisning av använd metod för identifiering av kemiska ämnen och fokusområden med tänkbara branscher/aktörer, arbete med bildande av beställargrupper och viss tillämpning av teknikupphandling för exemplet blodpåsar. Del III (kapitel 9-11) Fortsatt arbete med teknikupphandling med beskrivning av Miljöstyrningsrådets arbete med upphandlingskriterier samt diskussion och slutsatser av projektarbetet med förslag till en framtida arbetsmodell. Några viktiga målgrupper för projektarbetet och de erhållna resultaten är i första hand: statliga myndigheter och verk med intresse i att verka för en bredare användning av teknikupphandling som ett led i samhällets strävan mot en hållbar produktion och konsumtion, organisationer, såväl offentlig som privat verksamhet, med ambitionen att kunna stimulera utveckling av ny innovativ miljöteknik genom att samverka med andra i aktiva inköp av större volymer produkter med nya innovativa miljöanpassade lösningar, samt producenter och leverantörer med möjlighet att ytterligare förbättra sina produkters miljöprestanda. FÖRFATTARE Eva Dalenstam, Peter Nohrstedt och Sven-Olof Ryding, Miljöstyrningsrådet Andreas Englund, Miljöinnovationstorget (MInT) Lena Stigh, Ulf von Sydow, Tomas Östberg och Erik Noaksson, Jegrelius Forskningscenter

4 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 4 (66) INNEHÅLL Förord...2 Författare Sammanfattning...6 Summary Inledning Bakgrund Projektets syfte och organisation Kort om teknikupphandling Verktyg och system för att stimulera innovationer genom miljöanpassad upphandling Kort om giftfri miljö Teknikupphandling process, organisation och finansiering Teknikupphandlingsprocessen Organisation Finansiering Erfarenheter av teknikupphandling Exempel före Exempel efter Erfarenheter av kemikaliesubstitution inom grön kemi-projektet Internationell utblick Teknikupphandling och affärsutveckling Samverkan med kund Olika typer av kunder Teknikupphandling i tidiga skeden Metod för val av fokusområden och potentiella beställargrupper Metod Kemikaliestrategi Identifiering av indikatorämnen Kartläggning av indikatorproduktgrupper Identifiering och val av fokusområden Val av potentiella beställargrupper...40

5 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 5 (66) 7 Bildande av beställargrupper Bakgrund Bygg- och fastighetssektorn Landstingssektorn Tillämpning av teknikupphandling för blodpåsar Strategiska utgångspunkter Preliminär kravspecifikation Utvärdering Kostnader Teknikupphandling och Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier Utveckling av miljöteknikdrivande kriterier Miljöstyrningsrådets innovationsforum Fortsatt arbete med teknikupphandling Organisation Finansiering Viktiga utgångspunkter Internationell samverkan Förslag till framtida arbetsmodell för teknikupphandling Arbete på kort sikt Arbete på lång sikt...64

6 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 6 (66) 1 SAMMANFATTNING Teknikupphandling syftar till att stimulera och skynda på utveckling och marknadsintroduktion av ny teknik. Metodiken nyttjar marknadens aktörer för att utveckla nya efterfrågade produkter och har varit framgångsrik när det gäller att tillfredställa kundbehov, ge goda miljöeffekter och stimulera näringslivsutveckling. I flera skrivelser från departement och myndigheter har det påtalats vikten av att vidareutveckla området teknikupphandling då det kan främja innovations- och teknikutveckling. I mer än ett decennium har teknikupphandlingar genomförts i Sverige, företrädesvis inom energieffektiviseringsområdet. Teknikupphandling med fokus på substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen i produkter och system betraktas av många som ett potentiellt intressant verktyg som kan bidra till utveckling av nya produkter innehållande mindre skadliga hälso- och miljöfarliga kemiska ämnen. Här behövs dock arbete med metodutveckling och erfarenhetsuppbyggnad. Genom att komplettera de kunskaper som finns om teknikupphandling på energiområdet med erfarenheterna från miljökvalitetsområdet Giftfri Miljö finns möjligheter att skapa goda underlag för en generell nationell modell för teknikupphandling som också kan anpassas till andra tillämpningsområden. Miljöstyrningsrådet, Jegrelius Forskningscenter och Miljöinnovationstorget (MInT) har med ekonomiskt stöd från Verket för Näringslivsutveckling (NUTEK) genomfört ett projekt inom teknikupphandlingsområdet med inriktning på tillämpningsområdet substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen. Ett övergripande syfte med projektet var att ge underlag till en möjlig etablering av ett framtida nationellt program för miljödriven teknikupphandling. Inom området giftfri miljö har projektet främst haft som mål att bygga upp praktisk och tillämpbar kunskap om teknikupphandling för substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen som en inledande kartläggning av de förutsättningar som bör gälla i ett framtida praktiskt reellt arbete med teknikupphandling inom detta område. Resultatet av projektet omfattade arbete med metodutveckling för val av fokusområden baserat på identifiering av indikatorproduktgrupper och indikatorämnen. Därtill har projektet resulterat i val av potentiella beställargrupper med fokus på bygg- och fastighetssektorn och landstingssektorn. Inom ramen för projektet påbörjades även diskussioner med en beställargrupp med representanter för vissa landsting med specificering av en tänkt kravspecifikation för blodpåsar, identifiering av marknadsmässiga utgångspunkter, framtagande av underlag för utvärdering samt ekonomiska förutsättningar för en eventuellt kommande pilotupphandling. Resultatet av projektet pekar också på några utgångspunkter som är viktiga att beakta vid en eventuell pilotupphandling och som principiellt skiljer sig åt mellan områden energieffektivisering och substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen. Teknikupphandlingar inom energieffektiviseringsområdet har som huvudsaklig drivkraft haft en ekonomisk besparing för användarna. Utfasning/substitution av hälso- och miljöskadliga kemikalier måste bygga på andra drivkrafter då den ekonomiska vinsten är betydligt svårare att koppla direkt till utbytet av en viss kemikalie. Det miljöproblem som

7 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 7 (66) beställargruppen önskar reducera/komma ifrån via en teknikupphandling kan istället kanske t o m innebära en ökad kostnad. En köpares vinst efter en genomförd teknikupphandling inom området giftfri miljö står sannolikt i större grad att finna i de potentiella positiva hälso- och miljövinster som kan uppnås, i många fall i ett längre tidsperspektiv. Inom ramen för projektets arbete med att mer generellt föreslå hur teknikupphandling i praktiken kan utformas och finansieras samt hur teknikupphandling kan integreras i Miljöstyrningsrådets upphandlingsverksamhet beskrivs teknikupphandling som process och organisatoriskt upplägg samt erfarenheter av teknikupphandling med en internationell utblick. Därtill beskrivs teknikupphandling med koppling till affärsutveckling med särskilt fokus på samverkan med olika typer av kunder och vilka marknadsmässiga förutsättningar som bör gälla för att kunna engagera företag särskilt små- och medelstora företag i framtida teknikupphandling. En modell med generella utgångspunkter för framtida arbete med teknikupphandling föreslås i vilken de olika ingående momenten kan ses i olika tidsperspektiv och med olika syften: på kort sikt kopplat t ex till löpande upphandlingsarbete som Miljöstyrningsrådet arbetar med baserat på marknadsanalyser, dialoger mellan köpare och leverantörer och innovationsforum för olika produktområden som underlag till utarbetande av spjutspetskriterier, och på lång sikt kopplat till traditionell teknikupphandling vare sig den sker i form av att mer generellt vidareutveckla konceptet teknikupphandling som ett fungerande verktyg för flertalet produktområden eller i form av en konkret process mellan olika anbudsgivare i separata projekt. Arbetet på kort sikt kan med fördel utgå från Miljöstyrningsrådets löpande arbete med regeringens handlingsplan för miljöanpassad offentlig upphandling i vilken bl.a. ingår att utveckla kriterier som ska ligga i den absoluta framkanten vad gäller bästa miljöteknik och miljöinnovationer för att stimulera utveckling av frontprodukter och fungera som stöd och hjälp för upphandlande organisationer som vill hjälpa till i denna utveckling i sin dagliga upphandlingsverksamhet. Detta arbete syftar inte bara till att öka marknadens utbud av produkter med bästa tillgängliga teknik utan också produktkoncept och andra innovativa lösningar som existerar men ännu inte är kommersiellt tillgängliga. Arbetet på lång sikt bör initialt klarställa centrala utgångspunkter som bör gälla för en breddning av användningen av teknikupphandling och då särskilt beakta förutsättningar för tillträde till nya marknader, effektiva drivkrafter i arbetet grundat på samhälleliga och lagstiftningsmässiga realiteter. Ett arbete med etablering av teknikupphandling i ett bredare perspektiv bör också tidigt se till en tänkt organisatorisk uppbyggnad på ett nationellt plan och då klargöra vilken eller vilka aktörer som är lämpliga att utgöra navet i framtida operativa teknikupphandlingsarbeten, men också för att kunna sprida kunskaper på ett professionellt sätt om teknikupphandling i samhället. Samtidigt kan det finnas behov av en organisation som, förutom att handha det övergripande operativa ansvaret för verktyget, också kan hjälpa till med olika former av rådgivning. En frågeställning som också måste lösas är hur en långsiktig finansiering kan säkerställas.

8 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 8 (66) SUMMARY Technology procurement aims at stimulating and accelerating market introduction of new technology. The underlying methodology engages different actors on the market in order to develop new and required products and has been successful in satisfying customer needs, resulting in positive environmental effects as well as to stimulate business development. The need for further development of the concept of technology procurement in stimulating innovation and technology development has been highlighted in a number of statements and documents from the Swedish government and public authorities. Technology procurement has been practised for more than a decade in Sweden, mainly focusing on energy efficiency measures. It has not yet been used to any large extent for substitution of hazardous substances in products and systems, but is mentioned by many as a potentially interesting tool for development of new products containing less harmful substances. However, before doing so, there is a need for further development of the methodology as well as gaining more practical experiences. Adding existing knowledge, available for technology procurement within the field of energy efficiency, to emerging knowledge within the field of dealing with hazardous chemicals, provides the possibility to create a solid basis for developing a general national model for technology procurement also applicable in other areas. The Swedish Environmental Management Council (MSR), Jegrelius Research Centre and the Environmental Innovation Market (MInT) have, with economic support from the Swedish Agency for Economic and Regional Growth (NUTEK), carried out a project on technology procurement with the overall objective to investigate the way technology procurement can be coordinated with other activities aiming at stimulating environmentally-driven product development connected to purchasing. Substitution of hazardous substances was chosen as a special focus area. The project had, working in line with the Swedish environmental quality objective A non-toxic environment, a specific objective to establish practical and useful knowledge on how to carry out technology procurement for substitution of hazardous substances, by an initial mapping of the necessary prerequisites that need to be fulfilled for a real case practising technology procurement in the field of chemical substitution. The project results included various deliverables, i.e. the development of a methodology for selecting suitable focus areas based on the identification of indicator product categories and indicator substances. Adding to this, the project also resulted in the selection of potentially active groups of potential buyers in the building sector and County Councils. Within the framework of the project, discussions also started with a potential group of buyers in a number of County Councils regarding a technical specification for blood bags, identification of market-related and financial prerequisites, and basis for evaluation of tenders for an eventual pilot technology procurement in the future. The results of the project indicated some aspects important to consider in case a possible pilot technology procurement is carried out and that principally differ between the two areas energy efficiency and substitution of hazardous substances. Technology procurement in the field of energy efficiency has, as the main driving force, an economic benefit for the users. For substitution of hazardous substances the situation is different

9 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 9 (66) and must rely upon other driving forces as economic benefits not easily become a reality when substituting chemicals. The type of environmental problems that a group of potential buyers want to reduce through technology procurement can here instead lead to increased costs. The profit a buyer can expect following technology procurement within the area of a non-toxic environment most likely instead can be linked to the positive health and environmental effects that can be achieved, however usually on a long-term perspective. The project results, which targeted towards a suggested general approach for technology procurement in the future, include aspects on how the process can be practised, organised and financed as well as how to integrate the work with developing purchasing criteria carried out by the Swedish Environmental Management Council into a technology procurement process. Furthermore, international cooperation is suggested as a preferable complementary input for the future development of technology procurement. Another important element is the linkage to business development focusing specifically on coordination between different categories of customers and what type of market prerequisites that must prevail to succeed engaging enterprises specifically small- and medium-sized organisations in future technology procurement. A model is suggested for future expansion making use of technology procurement based on a distinction what can be achieved in various time perspectives having different purposes: in the short term perspective linked to the work carried out by the Swedish Environmental Management Council based on market analysis, dialogues between suppliers and buyers, as well as innovation forums resulting in input to feed into the development of innovative purchasing criteria, so-called spear-head criteria, and in the long-term perspective either linked to the traditional concept of technology procurement practised case-by-case for selected target products or more generally further develop technology procurement as a well-functional tool for any type of product categories of interest. The work in the short-term perspective can preferably be based on the work with the Swedish National Action Plan for Green Public Procurement (GPP) carried out by the Swedish Environmental Management Council specifically focusing on developing purchasing criteria based on Best Available Technology (BAT) and environmental innovations aiming to stimulate development of environmental front products to serve as a guide and support to procurement organisations and officers wanting to be part of the technology development process. The aim of this work is not only to increase the market share of existing products with Best Available Technology but also those product concepts not yet commercially available. The work in the long-term perspective ought to initially clarify starting points necessary to prevail for broadening the use of technology procurement, thereby considering access to new markets, effective driving forces based on social and legislative realities. Establishing technology procurement on a broader scale will most likely only succeed provided the existence of a well-functioning organisational set-up on nation-wide basis, not only acting as an Operating Agent for the technology procurement, but also capable

10 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 10 (66) of disseminating information on technology procurement in a professional manner to a large and multi-facetted audience as well as handling a Helpdesk function for various types of guidance and help during the procurement process. A critical issue to solve is to guarantee availability of secure and long-lasting economical support. 2 INLEDNING 2.1 BAKGRUND I mer än ett decennium har teknikupphandlingar genomförts i Sverige. Denna metodik att använda marknadens aktörer för att huvudsakligen stimulera fram nya mer energieffektiva produkter har varit mycket framgångsrik när det gäller att tillfredställa kundbehov, ge goda miljöeffekter och stimulera näringslivsutveckling. I vissa fall har den nya teknik som framkommit inneburit energieffektivitetsvinster på mer än 50 % jämfört med den bästa befintliga tekniken på marknaden, vilket i sin tur ha bidragit till att lägga grunden för nya industrigrenar och produktionstekniker. Teknikupphandling med fokus på substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen i produkter och system är ett intressant verktyg som kan bidra till att nya mindre skadliga produkter kan etableras på marknaden. Det har dock inte tidigare gjorts teknikupphandling i någon större omfattning som syftar till substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen i produkter och system. Det finns vissa erfarenheter inom Grön kemi-projektet i Västra Götaland med att arbeta med metoder som startar processer mellan framsynta tillverkare och intresserade användare för att driva utvecklingen framåt. Några organiserade teknikupphandlingar har dock inte genomförts. Inom området substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen finns behov av metodutveckling och erfarenhetsuppbyggnad. Genom att komplettera de redan goda kunskaper som finns om teknikupphandling på energiområdet med erfarenheterna från Grön kemi-projektet och andra hithörande aktiviteter inom området substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen kan det i Sverige skapas en bred kompetens kring miljödriven teknikupphandling med denna inriktning. Det finns idag ingen nationell aktör i Sverige som har övergripande ansvar som behörigt organ, en s.k. Operating Agent för teknikupphandling. Frågan om teknikupphandling för att stimulera miljöteknik är aktuell inom EU, den nämns bl.a. som en av punkterna i EU-kommissionens miljöteknikhandlingsplan (Environmental Technology Action Plan, ETAP). Miljöstyrningsrådet har sina ägares uppdrag att förvalta och vidareutveckla upphandlingskriterier för hållbar offentlig och annan professionell upphandling. Teknikupphandling skulle metodmässigt kunna kopplas till Miljöstyrningsrådets arbete med upphandlingskriterier och därmed vara ett komplement till detta. Att metodmässigt knyta teknikupphandling till Miljöstyrningsrådets arbete med upphandlingskriterier kan vara ett första steg mot ett sammanhållet svenskt program för miljödriven teknikupphandling. Detta program bör på sikt innefatta aktiviteter inom både energi- och kemikalieområdet.

11 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 11 (66) 2.2 PROJEKTETS SYFTE OCH ORGANISATION Miljöstyrningsrådet, Jegrelius Forskningscenter och Miljöinnovationstorget (MInT) har erhållit ekonomiskt stöd från Verket för Näringslivsutveckling (NUTEK) för att bedriva ett projekt benämnt Teknikupphandling för en giftfri miljö. Projektets övergripande syfte är att bygga upp praktisk och tillämpbar kunskap om teknikupphandling som metod för substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen. Projektresultaten syftar vidare till att utgöra ett bidrag till en möjlig etablering av ett framtida nationellt program för miljödriven teknikupphandling som ett led i arbetet mot en giftfri miljö. De erfarenheter som erhållits i projektet avses bygga vidare på redan befintlig erfarenhet av teknikupphandling inom energiområdet samt de som framkommit inom Grön kemi-projektet. Ytterligare ett viktigt syfte med projektet är att öka omfattningen av teknikupphandlingar så att dessa kan bidra till att skapa nya utvecklingsoch affärsområden för svenska företag både nationellt och internationellt. Projektet skall ses som ett inledande kartläggning av de förutsättningar som bör gälla i arbetet med en modell för teknikupphandling för en giftfri miljö med följande övergripande målsättningar: att kartlägga produkt- och tjänsteområden som är relevanta för teknikupphandling med fokus på substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen, att identifiera olika beställargrupper samt övriga viktiga samarbetspartners som är intresserade av att genomföra teknikupphandling för ett antal utvalda produkter och tjänster, att generellt beskriva hur teknikupphandling i praktiken kan utformas och hur inkomna substitutionsförslag kan bedömas, att redogöra för olika sätt på vilka teknikupphandling för substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen kan finansieras, att presentera ett översiktligt tillvägagångssätt för hur teknikupphandling som metod löpande kan integreras i Miljöstyrningsrådets arbete med upphandlingskriterier, att visa på hur processen kring teknikupphandling kan kopplas till teknik- och affärsutveckling samt att identifiera intressanta internationella samarbetsområden. Projektarbetet kom också att gå ett steg längre än planerat genom att, för ett utvalt produktområde, påbörja diskussioner med en beställargrupp för att förbereda specificering av en tänkt kravspecifikation, identifiera marknadsmässiga utgångspunkter, utarbeta underlag för utvärdering samt ekonomiska förutsättningar. Detta arbete fick formen av en initial förstudie med bildande av en potentiell beställargrupp och framtagning av en preliminär kravspecifikation. Projektet har bedrivits i ett nära samarbete mellan Miljöstyrningsrådet, Jegrelius Forskningscenter och Miljöinnovationstorget (MInT). Miljöstyrningsrådet har varit huvudansvarigt för projektets genomförande.

12 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 12 (66) En mindre styrgrupp med deltagande från alla samarbetspartner har planerat och lett det praktiska arbetet med en viss uppdelning av arbetsuppgifterna sinsemellan. Till projektet knöts en referensgrupp för att få synpunkter på projektets uppläggning, genomförande, preliminära resultat samt de generella slutsatser projektet ledde fram till. Referensgruppen bestod av representanter för: Byggindustrierna ChemSec (det internationella kemikaliesekretariatet) Energimyndigheten Ingenjörsvetenskapsakademin (IVA) Försvarets Materielverk (FMV) Ingenjörsvetenskapsakademin (IVA) Kemikalieinspektionen (KemI) Mistra Miljödepartementet Naturvårdsverket NUTEK Plast- och kemiföretagen Svenskt Näringsliv Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Swentec Teknikföretagen Vinnova Referensgruppen träffades vid tre tillfällen i december 2006, i maj 2007 och i februari Under vissa delar av arbetet anlitades särskild experthjälp, av vilka kan nämnas Lennart Borghagen och Hans Nilsson, som lämnat värdefulla synpunkter och råd. 2.3 KORT OM TEKNIKUPPHANDLING Traditionellt innebär teknikupphandling att köpa en vara eller tjänst som inte finns på marknaden och som kräver utvecklingsarbete för att uppfylla en köpares mål och krav. Teknikupphandling har formen av en anbudsprocess som ska stimulera och skynda på utveckling och marknadsintroduktion av ny teknik. Hur teknikupphandlingen genomförs i praktiken beror dels på beställarens behov och dels på vad som man önskar uppnå. Resultatet av en teknikupphandling leder ofta till en omfattande marknadsintroduktion av de produkter som utvecklas. En teknikupphandling kan sålunda fungera som katalysator, med en påvisbar direkteffekt när stora volymer upphandlas.

13 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 13 (66) Benämningen teknikupphandling har visat sig vara ett begrepp som till viss del kan missförstås. Det kan leda tanken till att det är frågan om upphandling av ny teknik istället för en upphandling av ett utvecklingsprojekt. Ett mer rättvisande begrepp skulle kanske vara innovationsupphandling. Vinnova har i ett internt PM 1 definierat begreppet innovationsupphandling som övergripande, samlande begrepp för offentliga upphandlingar som på något sätt syftar till att främja innovationer. The International Energy Agency (IEA) har definierat teknikupphandling som En process genom vilken en vara, tjänst eller system upphandlas, och för vilken utveckling av nya tekniska lösningar är nödvändig för att möta köpares behov. Arbetet med teknisk utveckling, som är en del av processen kan omfatta tillämpning av avancerad teknik, men också mindre avancerad teknik liksom produktmodifieringar. Utvecklingsarbetet kan omfatta såväl produkten, produktsystemet som tillverkningsprocessen. Teknikupphandling är en stegvis process som i regel omfattar förstudie, bildande av beställargrupp, framtagning av kravspecifikation, anbudsförfarande, utvärdering av anbud, uppföljning samt spridning och marknadsintroduktion (se Fig. 1). Förstudie Spridning Anbudsförfarande Kravspecifikation Beställargrupp Utvärdering Uppföljning Figur 1. De olika steg som ofta förekommer i en teknikupphandling. I regeringens skrivelse Miljöanpassad offentlig upphandling 2 påtalas det att det är viktigt att utveckla området teknikupphandling då det kan främja innovations- och teknikutveckling. Även Klimatberedningen påtalar i betänkandet Svensk klimatpolitik 3 att teknikupphandling bör utnyttjas systematiskt, inom den ram som Lagen om offentlig upphandling (LOU) sätter, och att verktyget därmed ska bidra till material- och energieffektivisering och att klimatmålen nås. Beredningen påtalar vidare att det bör studeras hur den offentliga sektorns samlade agerande i detta avseende kan följas upp och stimuleras. Utredningen Ett energieffektivare Sverige 4 lyfter också fram teknikupphandling som ett av flera styrmedel som kan bidra till ett energieffektivare Sverige. Teknikupphandling började användas av stora kunder, som t ex Försvarets Materielverk, och då riktat mot förhållandevis få anbudsgivare med ett begränsat urval av högt 1 Beskrivning av innovationsfrämjande med offentlig upphandling, Pilotprogram 2008; Sven- Erik Hargeskog 2 Skr.2006/07:54 3 SOU 2008:24, mars Energieffektivitetsutredningen. SOU 2008:25, delbetänkande mars 2008

14 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 14 (66) specialiserade produkter. Större offentliga upphandlingar, företrädesvis inom energieffektiviseringsområdet, kan också sägas tillhöra denna kategori. De senaste decennierna har teknikupphandling även använts på en fragmenterad marknad bestående av många små aktörer, vilket är en vanlig marknadsform. Ofta är det kundmarknaden som är mest fragmenterad. På denna typ av marknad, t ex mot privata hushåll, är kundens roll generellt sett svag. Kundrollen kan stärkas genom att med en teknikupphandling samla större aktörer som gemensamt vill driva på en förändring och utveckling av ny miljöteknik. Detta kräver i regel en koordinerande part, en s.k. Operating Agent (OA). Teknikupphandling fyller med andra ord flera viktiga syften förutom att driva fram ny miljöanpassad teknik och produkter, bl.a. en viktig roll i att utjämna en styrkeobalans mellan kund och leverantör (i den mån den förekommer), vilket på sikt kan bidra till att skapa en bättre fungerande marknad. 2.4 VERKTYG OCH SYSTEM FÖR ATT STIMULERA INNOVATIONER GENOM MILJÖANPASSAD UPPHANDLING Miljöanpassad offentlig upphandling har, inom ramen för EU:s arbete med miljöteknikhandlingsplanen ETAP definierats som ett tillvägagångssätt i vilket offentliga myndigheter integrerar miljökriterier i alla upphandlingsprocessens steg, och därigenom stimulerar spridningen av miljöteknik och utveckling av miljöanpassade produkter genom att identifiera och välja de lösningar som har minsta tänkbara miljöpåverkan sett i ett livscykelperspektiv. Den miljöanpassade upphandlingen kan därför sägas ha en klar anknytning till teknikupphandling. Det finns flera verktyg och system inom ramen för den miljöanpassade upphandlingen som kan användas i arbetet med att stimulera fram innovationer och ny miljöteknik. En del av dessa tillämpas i mycket ringa omfattning i den dagliga upphandlingsverksamheten utan ses av många som ett mer avancerat sätt att genomföra en upphandling. Några av dessa verktyg och system är: Kravkombinatorik med utvärderingskriterier ett vanligt förekommande verktyg som utgör en avvägning mellan specifika och detaljerade krav med önskvärd flexibilitet för att klarlägga utfallet av en viss utvärderingsmodell. Alternativa anbud vilket möjliggör för leverantörer att lämna anbud på s.k. gröna varianter, som innebär att leverantörer kan tillhandahålla mer miljöanpassade alternativ som uppfyller den efterfrågade funktionen. Formgivningstävling vilket innebär att pröva olika tävlingsbidrag i en anbudsutvärdering då designbegreppet ofta har en vidare betydelse och även kan innefatta miljöegenskaper. Förhandlad upphandling vilket är en upphandlingsform med särskilda tillvägagångssätt och kriterier för den klassiska sektorn och försörjningssektorn. Funktionsupphandling vilket snarare innebär en specificering av vad som ska uppnås snarare än hur det ska uppnås och som kan ge större utvecklingsmöjligheter för en leverantör, dock att det kan bli svårare att verifiera framkomna anbud. Request For Information (RFI) vilket bl.a. innebär att genom att informera marknaden att en upphandling ämnas göras, skapas beredskap och ett sätt att

15 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 15 (66) införskaffa underlag för att erhålla realistisk förfrågningsunderlag för att säkerställa att leverantörer kan tillfredställa de identifierade behoven inom rimliga kostnadsramar. Koncessioner vilket innebär att en leverantör får ensamrätt för en väl definierad samhällstjänst och får täckning för sina kostnader för det som levereras, t ex upphandling av tjänsten sophämtning istället för sopbilar. Det bör betonas att LOU inte är ett hinder för innovationer och inte är gällande för de inledande stegen med t ex behovsanalysen som föregår själva upphandlingsprocessen och arbetet med att utarbeta förfrågningsunderlag. Det är dock viktigt att ha kunskap om att utforma sitt förfrågningsunderlag på rätt sätt så att produktutveckling sker i enlighet med kravspecifikationen. Det är också av stort värde att säkerställa flexibilitet i upphandlingsprocessen som stimulerar ett kreativt tänkande hos leverantörer. 2.5 KORT OM GIFTFRI MILJÖ MILJÖKVALITETSMÅL Riksdagen har antagit mål för den framtida miljökvaliteten inom 16 områden. Målen beskriver den kvalitet och det tillstånd för Sveriges miljö, natur- och kulturresurser som är ekologiskt hållbara på lång sikt. Miljökvalitetsmålen syftar till att: främja människors hälsa, värna den biologiska mångfalden och naturmiljön, ta till vara kulturmiljön och de kulturhistoriska värdena, bevara ekosystemens långsiktiga produktionsförmåga, och att trygga en god hushållning med naturresurserna. Giftfri miljö är ett av de 16 miljökvalitetsmålen med innebörden att Miljön ska vara fri från ämnen och metaller som skapats i eller utvunnits av samhället och som kan hota människors hälsa eller den biologiska mångfalden. Regeringen har inrättat ett Miljömålsråd som ansvarar för uppföljning av miljökvalitetsmålen vart fjärde år. Miljömålet Giftfri miljö är föremål för återkommande utvärderingar av i första hand Kemikalieinspektionen, KemI. Miljömålsrådet konstaterade i sin prognos för 2020 att målet Giftfri miljö är mycket svårt att nå inom den utsatta tidsramen även om ytterligare åtgärder sätts in/genomförs. Trenden är att man kan inte se någon tydlig utvecklingsriktning för tillståndet i miljön. Den långsamma måluppfyllelsen har konstaterats också av andra parter vid andra tillfällen i och med samhällets alltmer uppmärksammade problem med hälso- och miljöfarliga ämnen och behov av substitution mot mindre skadliga alternativ. I Miljömålsrådet andra fördjupade utvärdering 2008 konstaterades att flertalet av de nationella miljökvalitetsmålen inte kommer att uppnås om inte arbetet för att nå dem stärks väsentligt. Dagens ambitionsnivå för statens engagemang, cirka 8 miljarder SEK per år, bedöms inte räcka för att uppnå de av riksdagen beslutade miljökvalitetsmålen. Åtminstone nio av de sexton målen, däribland Giftfri miljö, sägs bli direkt omöjliga eller mycket svåra att uppfylla.

16 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 16 (66) Mot den bakgrunden är det sannolikt både intressant, angeläget och nödvändigt att undersöka nya möjliga metoder och tillvägagångssätt för att påskynda att miljömålet Giftfri miljö uppfylls. En av dessa metoder skulle mycket väl kunna vara en bredare användning av teknikupphandling. För detta teknikupphandlingsprojekt är delmål 3 och 4 i miljökvalitetsmålet Giftfri miljö centrala, vilka innebär: Delmål 3: Utfasning av särskilt farliga ämnen senast 2010 omfattar nya organiska ämnen som är långlivade (persistenta) och bioackumulerande (PB), mycket långlivade (persistenta) och bioackumulerande (vpvb), nya ämnen som är cancerframkallande, arvsmassepåverkande och fortplantningsstörande (CMR) samt kvicksilver. Utfasning av övriga ämnen senast 2010 omfattar ämnen som är cancerframkallande, arvsmassepåverkande och fortplantningsstörande, hormonstörande, kraftigt allergiframkallande om varorna är avsedda att användas på ett sådant sätt att de kommer ut i kretsloppet. Detta gäller dessutom ämnen som är långlivade eller bioackumulerande, samt kadmium och bly. Delmålet kommer på sikt även att omfatta nervskadande ämnen, ämnen som är skadliga för immunsystemet samt andra ämnen som bedöms innebära motsvarande hot mot människors hälsa. Delmål 4: Fortlöpande minskning av hälso- och miljöriskerna med kemikalier. Riskerna vid framställning och användning av kemiska ämnen ska minska till Förekomsten och användningen av kemiska ämnen som försvårar återvinning av material ska minska till Detta avser ämnen som inte omfattas av delmål 3 samt alla övriga ämnen som omfattas av klassificering och märkning (KIFS 2005:76). Hit hör också alla ämnen som på grund av bristfälliga uppgifter inte klassificerats som hälso- och miljöfarliga idag, men som kan komma att klassificeras som sådana när mer uppgifter kommer fram om dem. Till de farliga ämnena hör också sådana ämnen som uppvisar andra farliga egenskaper än de som täcks in av dagens klassificeringssystem. Farliga ämnen måste hanteras på ett sådant sätt att de inte leder till en exponering av människor och miljö och som kan innebära risker eller leda till att halterna ökar i förhållande till befintliga bakgrundsnivåer STRATEGI VID TEKNIKUPPHANDLING FÖR GIFTFRI MILJÖ En tydlig kemikaliestrategi är av centralt värde vid teknikupphandling för en giftfri miljö för att bidra till uppfyllelse av miljökvalitetsmålet Giftfri miljö. Det är också viktigt att grunden för val av produkter/system för kemikaliesubstitution, genom upphandling av giftfri produkt eller giftfri funktion, blir tydlig och transparent. Kemikaliestrategin är beskriven i Kapitel 6.2, som en del av metoden för val av fokusområden avseende teknikupphandling för giftfri miljö METODER FÖR UTFASNING Utfasning av hälso- och miljöfarliga ämnen kan ske med fokus på produkten, dvs. ersätta ett farligt ämne med ett ofarligt eller mindre farligt, alternativt ersätta själva materialet som ämnet ingår i. Ett alternativt sätt att identifiera lämpliga angreppssätt vid en teknikupphandling är att inrikta sig på den funktionen som en produkt upprätthåller och inte produkten i sig. Ett exempel på detta kan vara ersättning av krom/koppar i

17 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 17 (66) tryckimpregnerat virke, där fokus istället skulle kunna vara frågeställningen hur man erhåller önskad rötbeständighet för vissa ändamål. Ett sådant synsätt skulle kunna leda till produkter som ej är träbaserade utan innehåller andra material. Inom sjukvården har övergång från traditionell röntgenteknik till digital röntgen t ex fasat ut stora mängder kemikalier. 3 TEKNIKUPPHANDLING PROCESS, ORGANISATION OCH FINANSIERING Teknikupphandling är en förhållandevis omfattande aktivitet som engagerar många parter över längre tid. Förutom de olika stegen i teknikupphandlingsprocessen är den organisatoriska uppläggningen central liksom de ekonomiska resurser som måste garanteras. Dessa beskrivs i generella termer i detta kapitel. 3.1 TEKNIKUPPHANDLINGSPROCESSEN Teknikupphandlingsprocessen inkluderar vanligtvis följande steg: En förstudie Bildande av beställargrupp Framtagande av kravspecifikation Anbudsförfarande Utvärdering av anbud Utlysning av vinnare Spridning av information Vidareutveckling Genom de erfarenheter som finns inom främst området energieffektivisering är teknikupphandling en förhållandevis beprövad metod, och har beskrivits generellt i ett antal sammanhang och rapporter 5. Beskrivningen i detta kapitel är därför inte heltäckande utan tar fasta på de tre faser förstudie, kravspecifikation och utvärdering som har särskild relevans då de har speciella kopplingar till området substitution av hälso- och miljöfarliga ämnen. 5 Nilsson, H (2004) Teknikupphandlingar, Erfarenheter och framtidsmöjligheter, FourFact Persson, A (2004) Teknikupphandling som styrmedel- metodik och exempel, Statens Energimyndighet, ÅF- Energi & Miljö AB Stigh, L (2007) Technology Procurement in Sweden - Subreport, Nordic Council of Ministers, Project

18 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 18 (66) FÖRSTUDIE Förstudien är en viktig inledande del av teknikupphandlingen. I en förstudie ingår t ex behovsanalys, marknadsanalys och uppläggning av en strategi för hur en potentiell upphandling ska genomföras, men också en hel del andra frågeställningar av stort värde att ha klarlagda t ex avseende: relevansen för det aktuella produktkonceptet i ett nationellt perspektiv, omfattning av förbättringspotentialen, marknadsefterfrågan såväl nationellt som internationellt, värdet av teknikupphandling för det aktuella produktkonceptet i relation till andra styrmedel, drivkrafter hos olika aktörer, typ av utvärdering och val av kriterier för det aktuella produktkonceptet, och identifierade framgångsfaktorer. Det bör påpekas att LOU inte gäller förstudien eftersom upphandlingen inte har påbörjats. När väl anbudsprocessen startat blir det grundläggande arbetet i förstudien därför extra viktigt vid offentliga upphandlingar. En behovsanalys syftar till att bestämma vad som ska upphandlas. Också denna inledande fas ligger utanför tillämpningsområdet i upphandlingslagstiftningen. Inom den offentliga sektorn kan det således någorlunda fritt beslutas om vad som ska upphandlas, vilket innebär att särskilt miljöanpassade produkter kan premieras. Det är viktigt att utifrån användarnas önskemål skapa en realistisk behovsbild, vilket kan inkludera dialog med tänkta leverantörer. Utifrån dessa två utgångspunkter blir därför marknadsanalysen extra viktig. En marknadsanalys syftar huvudsakligen till att ge upphandlare kunskap om vad marknaden har att erbjuda, ge underlag för val av upphandlingsförfarande samt information för upprättande av förfrågningsunderlag. Marknadsanalysen syftar ofta till att undersöka ifall målen för upphandlingen baserat på behovsanalysen är realistiska att nå. Då en marknadsanalys genomförd inom ramen för en teknikupphandling bör ha en högre ambition och större detaljeringsgrad än motsvarande analyser vid traditionell upphandling kan det vara motiverat att anlita extern experthjälp av konsulter eller forskningsinstitutioner med stort branschkunnande och etablerade nätverk. Ofta finns liten eller ingen kunskap om tillverkningsprocessen och de konsekvenser ställda miljökrav kan få på hur en produkt tillverkas. Olika leverantörer kan dessutom ha olika lösningar. I detta skede kan man bygga upp en leverantörskvalificeringsstrategi om hur små och medelstora företag kan stödjas. Marknadsanalysen kan ske som en repetitiv dialog med leverantörerna, där RFI-utskick kan varvas med leverantörsträffar. Det är också en fördel för leverantörerna att ha en tidig dialog med användare/köpare för att lära känna varandra men framförallt för att kunna göra en anpassning av sina produkter till ställda krav. Under en teknikupphandlingsprocess kan en beställargrupp i varje skede återkomma till vissa användare ifall de inte finns representerade i beställargruppen för att återkoppla ny

19 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 19 (66) information till behovsbilden och föra en dialog om vad som eventuellt kan förändras (se Fig. 2). Det är viktigt att tiden för denna dialog mellan användare och leverantörer stäms av med projektets övergripande affärsplan. Dialog med användarna - Marknadens behov Beställargrupp Kravbild RFI & Leverantörsdialog - Marknadens innovationskapacitet Kravspecifikation Figur 2. Illustration av den dialog som ofta sker mellan beställargrupp och användare och beställargrupp och leverantörer som underlag till utarbetande av en kravspecifikation. Efter ett erforderligt antal RFI-utskick och dialogförfaranden uppnås med tiden en kravbild som både tillfredställer behoven hos användarna (marknadens behov) och marknadens innovationskapacitet. Det är viktigt att RFI-utskicken följs upp med leverantörsdialoger för att kunna klarlägga eventuella oklarheter i svaren och för att ge möjlighet att ställa ytterligare frågor. En RFI är ett särskilt viktigt verktyg i komplexa upphandlingsprojekt då det är angeläget att göra ett grundligt förarbete för att inte senare i upphandlingsprocessen komma i ett läge där ytterligare förtydliganden och förhandlingar behövs för att åstadkomma den kravspecifikation och slutprodukt som avsågs från början. En RFI kan t ex svara på följande frågeställningar: Är det tekniskt möjligt att leverera enligt ställda krav? Finns det leverantörer som är intresserade av att ta fram den önskade produkten? Är kraven balanserade i förhållande till uppskattade kostnader? Kan produkten levereras i tid? Är tidsåtgången realistisk och accepterad? På vilket sätt kan förfrågningsunderlaget göras attraktivare för marknaden?

20 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 20 (66) Ett sätt att göra förfrågningsunderlaget mer attraktivt är att dela upp upphandlingen i mindre separata delar för att erbjuda små och medelstora företag möjligheter att delta i processen. Resultatet av upphandlingen blir vanligtvis att en eller flera huvudleverantörer kontrakteras, men de kan i sin tur ha flera underleverantörer för att realisera leverans som uppfyller ställda krav, vilket i teknikupphandlingssammanhang kan ha formen av önskvärda egenskaper. Uppläggning av en strategi är centralt för hur behoven ska realiseras och på vilket sätt teknikupphandlingen kan genomföras baserat på de underlag som tagits fram i förstudien. En sådan strategi kan innehålla: en beskrivning av de behov som ska tillgodoses, förutsättningar för verifiering och validering, marknadsförutsättningar, ekonomiska förutsättningar och finansieringsplan, en tidsplan, redogörelse för hur konkurrensen ska säkerställas, en bild av olika aktiviteter såsom annonsering, leverantörskontakter, kvalificering av anbudsgivare, utvärdering av anbud, vilka parter som ska medverka i upphandlingen t ex beställargruppsdeltagare, eventuell referensgrupp, projektledare, och en Operating Agent, vilka beslut ska fattas av vem och av vilka, om beställargruppen förbinder sig att köpa en viss volym eller inte, samt hur felsökning och kvalitetssäkring ska göras för att minimera risker. Detta projekt har främst berört de tre första punkterna KRAVSPECIFIKATION Beställargruppen omvandlar behovsbilden med hjälp av experter till en kravspecifikation. En kravspecifikation är därför en återspegling av användarnas behovsbild. Specifikationer ingår som en del av ett förfrågningsunderlag och återger föremålet för upphandling oavsett om det gäller upphandling av en vara, tjänst eller entreprenad. Upphandlande enheter kan tillämpa olika typer av krav vid upprättande av specifikationer obligatoriska krav, utvärderingskriterier och olika former av villkor. Kraven kan inkludera önskad funktion eller prestanda. Det är viktigt att kraven skrivs så att de går att verifiera. Obligatoriska krav, skallkrav, måste uppfyllas av leverantörer. Sådana krav måste upprätthållas i upphandlingen, vilket medför att leverantörer och anbud som inte uppfyller kraven måste lämnas åt sidan. Det kan röra sig om exempelvis krav på leverantörer eller krav på produkter.

21 MILJÖSTYRNINGSRÅDET DATUM SIDOR 21 (66) Utvärderingskriterier, börkrav, är kriterier som kommer att utvärderas och tillämpas vid bedömningen av vilket anbud som är det mest ekonomiskt fördelaktiga. Dessa kriterier anges i förfrågningsunderlaget och deras inbördes viktning vid bedömningen anges. Villkor är en typ av föreskrift som måste uppfyllas av leverantörerna. Ett villkor kan förekomma i olika former, t ex som särskilt kontraktsvillkor, utförandevillkor eller ett rent administrativt villkor t ex uttryckt som sista dag för lämnandet av anbud. Om det av marknadsanalysen framgår att endast ett fåtal leverantörer klarar av att uppfylla ett visst krav kan istället kravet ställas som ett utförandevillkor, d.v.s. ett villkor som inte behöver vara uppfyllt förrän kontraktet ska utföras. För att inte begränsa möjligheter till nytänkande och alternativ bland potentiella anbudsgivare, bör specifikationen inte vara alltför begränsande och innehålla alltför detaljerade krav. Detta tillgodoser en i många fall önskvärd flexibilitet, eftersom målet som ska nås med en teknikupphandling kan ske på olika sätt. Kvalificering, eller leverantörsbedömning, syftar till att fastställa om en leverantör har förmågan att genomföra ett visst upphandlingskontrakt, d.v.s. ett åtagande om att leverera det som upphandlats med hänsyn till samtliga villkor som ställts upp i kravspecifikationen. I en teknikupphandling är det viktigt att inte sätta för höga kvalificeringskrav, då resultatet kan bli att bra anbud kan missas eller att för få anbud fås in. Anbudsgivare behöver i regel god tid på sig att utveckla resurser och erforderlig teknisk kapacitet. Då teknikupphandling ofta innefattar långa tidsperioder på kanske 2-5 år, kan en potentiellt bra utvecklingsprodukt ställas åt sidan ifall anbudsgivaren förkastas vid ett tidigt stadium UTVÄRDERING Det finns två utvärderingsgrunder inom offentlig upphandling. En upphandlande organisation ska anta antingen det anbud som har lägsta anbudspris eller det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till vissa angivna omständigheter (utvärderingskriterier). Utvärderingen vid en teknikupphandling bör vara av typen ekonomiskt mest fördelaktigt (dvs. med utvärderingskriterier och utvärdering med avseende på bl.a. kvalitets- och miljöaspekter) för att möjliggöra största möjliga flexibilitet. Mätningar eller andra former av utvärderingar med syfte att kontrollera att uppnådda prestanda- eller funktionskrav är uppnådda är i många fall nödvändiga att vara kända och beskrivna redan vid projektets början. Detta är viktigt för att säkerställa att en effektiv bedömning av inkomna anbud/tävlingsbidrag kan göras inför val av den lämpligaste anbudsgivaren. Vad som ska utvärderas bestäms utifrån kravspecifikationen. Hur de ska verifieras ska i största möjliga mån bestämmas innan anbudsprocessen startar. Kvalitativa krav som utseende, design och användarvänlighet kan erfordra en särskild bedömning såsom en testpanel eller jury. Kvantitativa krav liksom funktionskrav ska kunna mätas.