PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED KOMMUNSTYRELSEN. v _OJ-

Transkript

1 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS 6 133(170) Kommunstyrelsen PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED KOMMUNSTYRELSEN Plats och tid: Asarumssalen, kl Närvarande: (markerade med x, tjänstgörande ersättare i ledarnots ställe markerade medxx): Ledamöter x Sven-Åke Svensson, ordf (S) x Christel Friskopp, l v ordf (S) Marco Pauls son, 2 v ordf (M) x Jan Bremberg (S) x Anders Englesson (MP) x Jan-Åke Berg (S) x Bärthil Ottosson (M) x Vivianne Andersson (S) x Tor Billing (SD) x Kenneth Hake (S) x Paul Hedlund (FP) Magnus Gärdebring (M) x J ens Henningsson (V) x Marco Gustafsson (C) x Laila Johansson (KD) Ersättare Tobias Folkesson (S) x Leif Håkansson (S) xx Britt Kilsäter (M) Lena Sandgren (S) x Ingrid Ågård (MP) x Ethel Duvskog (S) xxirene Ahlstrand-Mårlind (M) Göran Svensson (S) Karin Lange (SD) Andreas Saleskog (S) x Lennarth Malm (FP) x Emanuel Noren (M) Eva Olsson-Bengtsson (V) x Gert Åkesson (C) x Johan Sandeväm (FP) Tjänstemän Göran Persson, kommundirektör Jens Odevall, adm.chef Tid för justering: Vid sammanträdet behandlade ärenden: Justeringsledamöter Sven-Åke Svensson v _OJ- Kenneth Hake sekreterare.---/~) ~ Justering av protokollet har tillkärmagi vits på kommunens anslagstavla i Rådhuset :l,$. I tjänsten ac:-i~w~ ~~~endell

2 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen Innehållsförteckning KS 106 KS 107 KS 108 KS 109 KS 110 KS 111 KS 112 KS 113 KS 114 KS 115 KS 116 KS 117 KS 118 KS 119 KS 120 KS 121 KS 122 KS 123 KS 124 KS 125 KS 126 KS 127 KS 128 KS 129 KS 130 KS 131 KS 132 KS 133 Godkännande av dagordning Flytbrygga inom fastigheten Karlshamn 5: l (Tegelbruksviken)- yttrande över anmälan om vattenverksamhet Information om Kompass Karlshamn Ekonomisk månadsuppföljning för periodenjanuari- april2014 Finansrapport per Komplettering i Riktlinjer för investeringar och leasing i Karlshamns kommun Tilläggsanslag för säker identitetshantering, Metakatalog A v siktsförklaring om en gemensam organisation och ett gemensamt system för e-arkiv Bilfritt innecentrum- för det hållbara Karlshamn LOV A-ansökan (Lokala vattenvårdsprojekt) Justering i kommunstyrelsens delegationsordning Motion om visualisering av den underjordiska infrastrukturen Översyn av kommunens nämndsorganisation inför mandatperioden Förslag på försäljning av fastigheter Detaljplan för fastigheten Leoparden 2- samråd Detaljplan för del av fastigheten Mörrum 73:4 m fl (Kungsparken) i Mörrum Detaljplan för fastigheten Borås 12- granskning Utveckling av Väggavikens östra sida Skrivelse ang skyddsrum- Marco Paulsson (M) Krisberedskap och säkerhetssamordning Ansökan om stadigvarande ändring i gällande serveringstillstånd avseende utökad serveringsyta samt tillägg till cateringverksamhet, Eriksbergs Vilt & Natur AB Försäljning del av Stilleryd 2:49 Ansökan om medel för strategiutveckling Lokal Ledd Utveckling Marknadsföring av Karlshamns kommun via tv- och bioreklam slutrapport Svängsta-förstudie för utveckling Val av ombud till föreningsstämma i Föreningen Företagshälsovård i Blekinge Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda Beslutslogg kommunstyrelsen maj 2014

3 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen KS 134 KS 135 KS 136 Redovisning av delegationsbeslut Ärenden för kännedom Utseende av representanter i Karlshamns Konstgräsarenor Ekonomisk Förening (KKEF)

4 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen /220 Godkännande av dagordning Kommunstyrelsens beslut att godkänna dagordningen. Yrkande Anders Englesson yrkar att ärende 13. Mutpolicy, inte ska utgå på dagordningen. Ordföranden yrkar att ärende 13. Mutpolicy, skall utgå. Proposition Ordforanden ställer proposition om ärende 13 ska utgå eller inte och finner att kommunstyrelsen har beslutat att ärendet ska utgå

5 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen /270 Flytbrygga inom fastigheten Karlshamns 5:1 (Tegelbruksviken)- yttrande över anmälan om vattenverksamhet Kommunstyrelsens beslut att ställa sig positiv till förslaget att denna paragraf fårklaras för omedelbart justerad. Sammanfattning Länsstyrelsen i Blekinge län har mottagit en anmälan om vattenverksamhet i Tegelbruksviken, inom den kommunalägda fastigheten Karlshamn 5: l. Anmälan gäller återställning och befintlig stenpir samt komplettering av denna med flytbrygga för att skapa 13 nya båtplatser. Exploateringsingenjören anser i yttrande att förslaget är mycket bra och ställer sig positiv till utveckling av nya båtplatser inom kommunen och då speciellt platser i närheten av bostadsområden då detta minimerar bilresor till och från båtplatsen. Beslutsunderlag Exploateringsingenjörens tjänsteskrivelse Remiss, anmälan om vattenverksamhet Protokollet ska skickas till Länsstyrelsen Blekinge län Exploateringsingenjören Justeras ~ ' Kenneth Hake

6 Dnr: 2014/270 Kommunstyrelsen Yttrande på remiss från Länsstyrelsen i Blekinge Län angående Anmälan om vattenverksamhet Bakgrund Länsstyrelsen i Blekinge län har mottagit en anmälan om vattenverksamhet i Tegelbruksviken, inom den kommunalägda fastigheten Karlshanrn 5: l. Anmälan gäller återställning och befintlig stenpir samt komplettering av deuna med flytbrygga får att skapa 13 nya båtplatser. Yttrande Exploateringsingenjören anser att fårslaget är mycket bra och ställer sig positiv till utveckling av nya båtplatser inom kommunen och då speciellt platser i närheten av bostadsområden då detta minimerar bilresor till och fråu båtplatsen. Beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta ovanstående yttrande som sitt eget. Karlshamn som ovan Magnus Runesson Exploateringsingenjör Karlshamns kommun enheten för strategisk utveckling Rådhuset SE Karlshamn Tel +46 (0) E-post: magnus.runesson@karlshamn.se Hemsida: Org.nr postgiro Bankgiro Sida 1 av 1

7 l ( 6) LÄNSSTYRELSEN BLEKINGE LÄN iii< [11,- 'i 7 r:nr. f.fs:lfltlv Amnälan skickas i 2 exemplar till: Länsstyrelsen Blekinge Län Karlsiaona Anmälan om vattenverksamhet enligt 11 kapitlet 9 a miljöbalken och 19 förordningen (1998:1388) om vattenverksamhet m.m. Sökande Namn Telefon bostad KARLSHAMNSBOSTÄDER AB Postadress Telefon arbete Box Postnummer och ort KARLSHAMN E~postadress leif@bredbandsteknik.se Kontaktperson LEIF NILSSON Sökande är: O Markägare D Entreprenör }&: Konsultlombud D Arrendator Telefon mobil Telefon Markägare Namn T eleförl bostad (om annan än KARLSHAMNS KOMMUN sökanden) Postadress Telefon arbete - '"'"'""'- RÅDHUSET Telefon Illabil KARLSHAMN Postnummer och orl Beskriv vilken typ av åtgärd eller anläggning det handlar om (exempelvis muddring, brygga, pir, våtmark, yt elier grundvattenut- Uppgifter om vallenverksamheten översiktlig betag eller ändring av befintlig vattenverksamhet J SBmt vilket syftet med åtgärden/anläggningen. skrivning samt syfte med ÅTERSTÄLLNING OCH FÖRSTÄRKNING AV BEFINTLIG STENPIR åtgärden/ SAMT KOMPLETTERING AV DENNA MED FLYTBRYGGA FÖR ATT anläggningen SKAPA 13 NYA BÅTPLATSER, SE BILAGA l. Aktuell faslighet/er KARLSHAMN 5: ~ l Kommuii. KARLSHAMN Ev. andra be- Fastig hetsbeteckning/ar rörda fastighe- - Har eventuellt godkännande för åtgärden/anläggningen inhämtats av berörda Kommun ter fastighetsägare? l);( Ja O NeJ OMBESÖRJS I BYGGLOVSPROCESS. KARLSHAMN SE KARLSI<RONA '"'"'"'" '"'"'"' skeppsbrokajen o.. zz blekinge@lansstyrelsen.so Org.nr

8 2 (6) Namn på vattendraget!vattenomrädet Beskriv ingående åtgärden eller anläggningens utformning. Ange nedan relevanta storleksmått för aktuell verksam- heuanläggning. Bifoga gärna skisser och ritningar över verksamheten/anläggningen ('får inte uppgifterna plats här går det bra att komplettera på att sep~vat papper). Berört vattendrag/ vattenområde Detaljerad beskrivning av den planerade SE BILAGA l. åtgärden /anläggningen TEGELBRUKSVIKEN, ÖSTERSJÖN - o Muddringsvolym för den aktuella grävningen m' Bottenyta som tas i anspråk för den tänkta vattenverksamheten CA 275 m' Medelvattenföring om verksamhetan planeras i vattendrag: m 3 /s Bortledande av yt- e!ler grundvatten m 3 /dygn storlek pi!! vätmark: hektar D Sldss bifogas D Ritning bifogas Beskrivning av området där åtgärden ska vidtas BesTriv bottenförhåll anden, vattendjup, v~xtlighet, strandzon, markslag m.m. som kommer att beröras (får inte uppgifterna plats här går det bra att komplettera på separat papper). Bottentyp Planerade arbeten berör: Strandskyddsornråd;) D Finsediment/dy Osten skyddsområde för vattentäkt D ~Sanc! D Annat: Natura 2000 omräde D O Grus Biotopskyddsområde D Förorenade omr8den D ~Foto över området bifogas å ö l Beskrivning av verksamhetens /anläggningens påverkan på n a- tur/vattenmiljön Beskriv till exempel hur vattenomsätlningen, vattenströmförh ltanden, vatfenkvalit9n eller vattenmängden påverkas och om eventuella grumlingseffekter. INGEN PÅVERKAN FÖRVÄNTAS. Beskrivning av skydds- och skadeförebygqande åtqärder Riskbedömning Redogör för vilka skydds~tgärder kommeif-vidtas för att minimera skadan på-naturmiljön vid genomförandet-och vid drift (exempelvis montering av läns ellor textilskärrnar, erosionsskydd, val av tidpunkt eller val av material m.m.). INGA SKYDDSÅTGÄRDER KRÄVS. Redogör 'för orn det tex. 'föreligger risk att föroreningar sprids vid muddringsarbeten eller vid hantering av grävt material.

9 Enskilda intressen Nyttjande- Namn {finns många nyttjanderättsinnehavare kan dessa anges på separat papper) Tfn bost rättsinnehavare Postadress Tfilarb. Postnummer och ort Tfnmob. Typ an nyttjanderättler (exempel: fiskerätt, selvltutsinnehavare, arre"i1cl"ator) Information till Har Information om den planerade verksamheten lämnats till berör- Bifogas synpunkter från berörda fastighetsägaenskildda fastighetsägare/nyitjanderä!tsinnehavara? re/nytijanderättsinnehavare till denna ansökan? in- tressen D,Ja O Nej D Ja D Nej När och hur läffiil:-ides informationen om den planårade verksamheten till berörda fasli~jhetsägare/nyttjanderättsinnehavare? --- Kompletterande upp!:jifter Kompletterande information Får Inte uppgifterna plats har går det bra att komplettera på separat papper.

10 4 (6) Bilagor & övrig upplysning Till anmälan ska bifogas kopia av ekonomisk karta eller motsvarande i skala 1:1 O 000 som visar läget för aktuell verksamhet/anläggning, ritning över ev. anläggning alt. utformning av vattenverksamheten, uppgifter om ev. tidigare meddelade beslut för anläggningen/platsen För att underlätta Länsstyrelsens handläggning bör fotografier över aktuellt vattenområde bifogas anmälan. Med fotografier som underlag kan handläggningstiden förkortas. OBS- Anmälan ska ges in i 2 exemplar. Verksamheten får påbörjas tidigast 8 veckor efter det att anmälan bedöms som komplett och avgiften har betalats in. Avgiften för anmälan är för närvarande 1350 kr. Avgiften ska betalas in pil Länsstyrelsens bankgiro i samband med att anmälan görs. Ange namn och fastighetsbeteckning. Se sista sidan för ytterligare upplysningar. Mer information om vilka verksamheter som är anmälningspliktiga finns på länsstyrelsens hemsida Sökandes underskrift

11 5 (6) LÅNSSTYRHSEN S.LEK!t-lGE län Upplysningar Vad ska en anmälan innehålla för uppgifter? En anmälan ska göras skriftligt i två exemplar eller elektroniskt, och innehålla de uppgifter, ritningar, kartor och tekniska beskrivningar som behövs för att Länsstyrelsen ska kunna bedöma verksamhetens art, omfattning och påverkan på miljön och närliggande fastigheter. Länsstyrelsen har även möjlighet att kräva en miljökonsekvensbeskrivning enligt 6 kap. miljöbalken. Fotografier från platsen kan förkorta Länsstyrelsens handläggningstid. Enskilda Intressen civilrättsliga frågor Civilrättsliga frågor ska inte behandlas i ett anmälningsärende. Frågor om ersättningar eller skedeförebyggande åtgärder som eventuellt uppkornmer i ett anmälningsärende måste verksamhetsutövaren och den berörda sakägaren komma överens om utanför anmälningsförfarandet för att verksamheten ska kunna hanteras som en anmälan. Om parterna inte är överens är verksamheten lillståndspliktig. Rådighet Bestämmelser om rådighet finns i 2 kap. lagen (1998:812) med särskilda bestämmelser om vattenverl<samhet. För att få bedriva vattenverksamhet ska verksamhetsutövaren ha rådighet över vattnet inom det område där verksamheten ska bedrivas. Kravet på rådighet gäller för all slags vattenverksamhet Det är varje verksamhetsutövares ansvar att se till att ha rådighet över vattnet inom det område där verksamheten skall bedrivas. Oförutsedd skada Frågor om oförutsedd skada kan inte hanteras inom ramen för anmälningspliktiga vattenverksamheter. Remisslörfarande Länsstyrelsen ska sända en kopia av anmälan till kommunen. Om det kan antas alt det allmänna fiskeintresset berörs av verksamheten ska en kopia av anmälan sändas till Fiskeriverket Länsstyrelsen skall även ge de statliga och kommunala myndigheter samt organisationer och enskilda som kan ha ett särskilt intresse i saken tillfälle att yttra sig i anmälningsärendet Beslut i elt anmälningsärende När anmälningsärendet är tillräckligt utrett, ska Länsstyrelsen i. besluta om de förbud för verksamhetsutövaren som behövs enligt miljöbalken, 2. förelägga verksamhetsutövaren att a) vidta de försiktighetsmått som behövs enligt miljöbalken, eller b) ansöka om tillstånd enligt 11 kap. 9 miljöbalken, om det behövs med hänsyn till verksamhetens påverkan på miljön eller enskilda intressen, eller 3. om det inte behövs något förbud eller föreläggande enligt 1 och 2, underrätta den som har gjort anmälan om att ärendet inte föranleder någon åtgärd från myndighetens sida. Vid bedömning av verksamhetens påverkan på enskilda intressen skall länsstyrelsen särskilt beakta om det i ärendet finns yrkanden om 1. särskild tvångsrätt enligt 28 kap. 10 miljöbalken, 2. ersättning enligt 31 kap. 16 miljöbalken eller, 3. inlösen enligt 31 kap. 17 rniijöbalken.

12 6 (6) Bilaga: Anmälningspliktig vattenverksamhet enligt förordningen Förordning (1998:1388) om vattenverksamhet m. m. 1. anläggande av våtmark där vattenområdet har en yta som inte överstiger 5 hektar, 2. uppförande av en anläggning, fyllning eller pålning i ett vattendrag, om den bottenyta som verksamheten omfattar i vattendraget uppgår till högst 500 kvadratmeter, 3, uppförande av en anläggning, fyllning eller pålning i ett annat vatt.,nområ<;je än vattendrag, pm den bottenyt\"lsom verksamheten omfattar i vattenområdet uppgår till högst 3 ooo kvadratmeter: 4. grävning, schaktning, muddring, sprängning eller annan liknande åtgärd i ett vattendrag, om den bottenyta som verksamheten omfattar i vattendraget uppgår till högst 500 kvadratmeter, 5. grävning, schaktning, muddring, sprängning eller annan liknande åtgärd i ett annal vattenområde än vattendrag, om den bottenyta som verksamheten omfattar i vattenområdet uppgår till högst kvadratmeter, 6. byggande av en bro eller anläggande eller byte av en trumma i ett vattendrag med en medelvattenföring som uppgår till högst1 kubikmeter per sekund, 7. omgrävning av ett vattendrag med en medelvattenföring som uppgår till högst 1 kubikmeter per sekund, om åtgärden inte är att hänföra till markavvattning, 8. nedläggning eller byte av en kabel, ett rör eller en ledning i ett vattenområde, 9. bortledande av högst 600 l<ubikmeter ytvatten per dygn från ett vattendrag, dock högst kubikmeter per år, eller utförande av anläggningar för detta, 1 O. bortledande av högst kubikmeter ytvatten per dygn från ett annat vallenområde än vattendrag, dock högst kubikmeter per år, eller utförande av anläggningar för detta, 11. utrivning av en vattenanläggning som tillkommit till följd av en verksamhet enligt 1-10, 12. ändring av en anmäld vattenverksamhet enligt 1-10, eller 13. ändring av en tillståndsprövad vattenverksamhet, om ändringen är en anmälningspliktig verksamhel enligt 1-10.

13 p \S \ t,-acia- 1 l_ ä ils-st\~ r e TS 8 n äi';~f;.iqbtiinl ':~~;;:~~~~v J 1 Befintlig stenpir återupp b och fqrstärks med stenbloj.g~~h betong. Längd ca 25m. 2tlytbrygga (2,5m bred) fästes till ~ en pir och förankras i sin östra ande med betongankare. ~.orrsida av stenpir och flytb forses med Y~bommar. Tota~gga skapas 13 nya båtplatser. TEGELBRUKSVIKEN Plan 1:1000 (A4)

14 Ink 2011, [Il, 'j 7 ÖVERSIKTSKARTA onrj.~![:j!iil:itt

15 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen /125 Information om Kompass Karlshamn Kommunstyrelsens beslut att ta informationen till dagens protokoll. Sammanfattning Annette Ericsson och Ola Odebäck informerar om nytt forslag till program för styrning, uppföljning och kvalitet i kommunen.

16 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen /1203 Ekonomisk månadsuppföljning för perioden januari- april 2014 Kommunstyrelsens beslut att överlämna den ekonomiska rapporten till kommunfullmäktige Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att uppmana de nämnder som befarar underskott att snarast till kommunstyrelsen återkomma med åtgärdsförslag och konsekvensanalys. Sammanfattning Ekonomichefen redovisar månadsuppföljning per avseende nämndernas och bolagens verksamhet. Den sammantagna årsprognosen efter fyra månader visar ett resultat på noll, vilket är 8 mnkr sämre än budgeterad nivå. Bolagen visar ett resultat före skatt som är 3,2 mnkr sämre än budget. Beslutsunderlag Månadsuppföljning per Månadsuppföljning för bolagen per

17 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen /1794 Finansrapport per Kommunstyrelsens beslut att godkänna finansrapporten att överlämna densamma till kommunfullmäktige och föreslå kommunfullmäktige att ta rapporten med godkännande till dagens protokoll. Sammanfattning Av Karlshamns kommuns finanspolicy, fastställd av KF , 153, framgår att den finansiella verksamheten skall rapporteras till kommunstyrelsen vid utgången av april och augusti samt i anslutning till årsredovisningen. Beslutsunderlag Finansrapport per

18 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen /1597 Förslag om komplettering i Riktlinjer för investeringar och leasing i Karlshamns kommun Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att komplettera punkten 9.1 Avyttring av lös egendom med följande text "över l O basbelopp krävs beslut av ekonomichef (stf ekonomichef)" att komplettera punkten 9.l Avyttring av lös egendom med följande text "Vid försäljning av lös egendom, då denna samtidigt ersätts av annan lös egendom (inbyte), ska bruttoredovisning tillämpas. Det innebär att det tydligt ska framgå försäljningspris på den egendom som avyttras samt inköpspris på den tillgång som köps in istället." Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade om Riktlinjer får investeringar och leasing i Karlshamns kommun. Ekonomikontoret har uppmärksammat att det i Kap 9.l Avyttring lös egendom behöver fårtydligas vem som har rätten att besluta om avyttring och kassation av lös egendom där värdet överstiger l O basbelopp. Ekonomikontoret föreslår att ekonomichefen, med sft ekonomichef som ersättare, ges beslutanderätten i dessa ärenden. Dessutom behöver det klargöras hur hantering ska ske då egendom ersätts genom inbyte. Genom att tillämpa bruttoinvestering d v s att det tydligt framgår försäljningsrespektive inköpspris får vi korrekta uppgifter i anläggningsregistret Vid såväl anskaffning som försäljning av anläggningstillgång är det viktigt att meddela ekonomikontoret så att anläggningsregistret kan hållas uppdaterat. Beslutsunderlag Ekonomichefens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens arbetsutskott protokoll

19 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen /1151 Tilläggsanslag för säker identifiering, Metakatalog Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att införande av Metakatalog finansieras med 0,8 mnkr i 2014 års investeringsbudget genom ökad upplåning att kostnader för extra personal och konsulthjälp som tillsammans beräknats till 0,9 mnkr finansieras inom tekniska nämndens driftbudgetram Sammanfattning Tekniska nämnden har beslutat föreslå kommunstyrelsen att under 2014 anslå pengar till införande av Metakatalog (säker identitetshantering), anställa två extra personal på dataenheten samt till konsultkostnader. A v nämndens beslutsunderlag framgår att Metakatalog utgör gnmden för framtida e-tjänster, för sammankoppling av olika system och för en säkrare och effektivare konto hantering.!t -chefens bedömning är att åtgärden är viktig och behöver införas under Totalkostnaden beräknas uppgå till1,7 mnkr, varav 0,8 mnkr avser Metakatalog, 0,6 mnkr behövs för extra personal och 0,3 mnkr för konsulthjälp. Beslutsunderlag Ekonomichefens yttrande Tekniska nämndens protokoll

20 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS Kommunstyrelsen /1393 Avsiktsförklaring om en gemensam organisation och ett gemensamt system för e-arkiv Kommunstyrelsens beslut att godkänna avsiktsförklaringen att uppdra till kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören att underteckna avsiktsförklaringen. Sammanfattning Samarbetet i Kronoberg och Blekinge laing e-arkiv startades 2013 med en gemensam förstudie inför införande av e-arkiv. Förstudien följdes av en fördjupad förstudie med bland annat översiktlig systeminventering som underlag för systemvärdering och prioritering. Efter de förstudier som genomförts har kommunernas representanter kommit fram till att en rationell och långsiktigt hållbar lösning för e-arkiv är att skapa en gemensam arkivorganisation. Den gemensamma arkivorganisationen inför arkivsystem, tillhandahåller specialistkompetens och stödjer deltagande organisationer genom utbildning och gemensamma standarder och riktlinjer. För att kunna klarlägga förutsättningarna och fortsätta arbetet med en gemensam organisation behöver nu styrgruppen inhämta information om hur de deltagande organisationerna ser på att gemensamt bilda en organisation för e-arkiv. Genom att ta ställning till avsiktsförklaringen så tar deltagande organisationer också ställning till om de vill fortsätta delta i arbetet med en gemensam organisation för e-arkiv efter Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens arbetsutskott protokoll Protokollet ska skickas till Växjö kommun, Konceptstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge

21 Datum Diarienummer 2014/1393 Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse- Avsiktsförklaring om en gemensam organisation och ett gemensamt system för e-arkiv Bakgrund Samarbetet i Kronoberg och Blekinge kring e-arkiv startade 2013 med en gemensam förstudie inför införande av e-arkiv. Förstudien följdes av en fördjupad förstudie med bland annat översiktlig systeminventering som underlag för systemvärdering och prioritering. Sammanfattning Efter de förstudier som genomförts har kommunernas representanter kommit fram till att en rationell och långsiktigt hållbar lösning för e-arkiv är att skapa en gemensam arkivorganisation. Den gemensamma arkivorganisationen inför arkivsystem, tillhandahåller specialistkompetens och stödjer deltagande organisationer genom utbildning och gemensamma standarder och riktlinjer. De ekonomiska nyttorna för deltagande organisationer handlar om att kunna avveckla system utan okontrollerad informationsförlust och på så vis spara på kostnader för licenser och teknisk drift. Det förebyggande arbetet med kravställning innebär på sikt minskade kostnader för att säkerställa långsiktig informationsförsörjning. E-arkivet innebär även minskade kostnader för att hantera arkivexemplar på papper och fortsatt utbyggnad av arkivlokaler. De kvalitativa nyttorna handlar om att kunna erbjuda samma tillgänglighet och service för allmänheten, forskare, andra myndigheter och privata näringslivet, oavsett vilken organisation arkivet ursprungligen tillhörde. Genom att deltagande organisationer får hjälp med dokumenthanteringsplaner och korrekta gallringsbeslut säkerställs en mer rättssäker informationshantering som är till nytta både för verksamheterna och för medborgare. En förbättrad dokumenthantering innebär att det blir lättare att hitta information i arkivet och underlättar också när det gäller att tillhandahålla öppna data. Karlshamns Kommun Kommunledningsförvaltningen Kansli Rådhuset Karlshamn Tfn Fax O 40 E-post: kommunkansli@karlshamn.se Internet:

22 2 l februari 2014 påbörjades arbetet med en konceptstudie som bland annat syftar till att arbeta fram ett konkret förslag på gemensam organisation för e-arkiv. Ett första förslag till verksamhetsbeskrivning för en gemensam organisation och preliminär budget är nu framtagna. Under 2014 kommer arbetet med förslag till gemensam organisation fortsätta och det kommer också att genomföras en rad förberedande aktiviteter. För att kunna klarlägga förutsättningarna och fortsätta arbetet med en gemensam organisation behöver nu styrgruppen inhämta information om hur de deltagande organisationerna ser på att gemensamt bilda en organisation för e-arkiv. Genom att ta ställning till avsiktsförklaringen så tar deltagande organisationer också ställning till om de vill fortsätta delta i arbetet med en gemensam organisation för e-arkiv efter Avsiktsförklaringen fastställer roller och ansvar och vilka åtaganden den deltagande organisationen tar på sig i arbetet med att bilda en gemensam organisation. Till avsiktsförklaringen bifogas som underlag verksamhetsbeskrivning för gemensam e arkiv organisation samt en preliminär långsiktig budget. Förslag till beslut: Kommunstyrelsen beslutar: att godkänna avsiktsförklaringen att uppdra till kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören att underteckna avsiktsförklar i n gen. Bilagor 1. Följebrev avsiktsförklaring 2. Avsiktsförklaring 3. Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation-beslutsunderlag till avsiktsförklaringen

23 Kommunerna i Kronoberg och Blekinge Region Blekinge r )'1,-c,,, ) l ~ Avsiktsförklaring om en gemensam organisation och ett gemensamt system för e-arkiv ''i_ t "'~l~zj5!s; Bakgrund I dagens samhälle lagras allt mer information i kommunernas II-system. För att denna information ska kunna bevaras långsiktigt och i enlighet med gällande arkiv bestämmelser, har ett behov av e-arkiv uppstått. Att införa ett e-arkiv är resurshävande och bör därför genomföras i samarbete med andra kommtmer. Samarbetet i Kronoberg och Blekinge kring denna fråga startade 2013 med en gemensam förstudie inför införande av e-arkiv. Förstudien följdes av en fördjupad förstudie med bland mmat översiktig systeminventering som underlag för systemvärdering och prioritering. I februari 2014 påbörjades arbetet med en konceptstudie som bland annat syftar till att arbeta fram ett konjaet förslag på gemensam organisation för e arkiv. En första förslag till verksamhetsbeshivning för en gemensam organisation och preliminär budget är nu framtagna. Under 2014 konnner arbetet med förslag till gemensam organisation fortsätta och det kommer också att genomföras en rad förberedande aktiviteter. Avsiktförklaringen För att kunna klarlägga förutsättningarna och fortsätta arbetet med en gemensam orgm1isation behöver vi inhämta information om hur de deltagande organisationerna ser på att gemensamt bilda en organisation för e-arkiv. Genom att ta ställning till avsiktförklaringen så tar deltagande organisationer också ställning till om de vill fortsätta delta i arbetet med en gemensan1 organisation för e-arkiv efter Avsiktsförklaringen fastställer roller och ansvm och vilka åtaganden den deltagande organisationen tar på sig i m betet med att bilda en gemensmn organisation. Till avsiktsförklaringen bifogas som w1derlag verksamhetsbeshivning för en gemensam e-arkiv organisation samt en preliminär långsiktig budget. 1 (2)

24 Förslag till beslutsformulering: l. styrelsen godkänner avsiktsförklaringen 2. styrelsen uppdrar till NN och NN att undetieckna avsiktsförklaringen. F ör att vi ska kunna gå vidare med arbetet behöver vi veta hur er organisation ställer sig till avsiktsförklaringen senast den 5 juni Beslut samt undertedmad avsiktsförklaring skickas till: Växjö kommun Konceptstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge Box Växjö Har ni frågor så kontakta gärna Elin Jonsson via e-post elin.jonsson@vaxjo.se eller telefon Styrgruppen för projektet Konceptstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge genom: Lars-Erik Strandberg pro j elctledare Elin J ansson biträdande projektledare 2 (2)

25 Avsiktsförklaring Gemensam organisation och gemensamt system för e-arkiv E-arkiv är en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt fär framtida generationer åt sina ägare. E-arkivet uppfyller krav på säl<erhet, pålitlighet och hållbarhet på ett kostnadseffektivt sätt - ett e-arkiv värt att lita på. E-arkivet kan tillhandahålla information och tjänster för olika målgrupper. Bakgrund Samarbetet mellan kommuner i regionen startades 2013 med en gemensam förstudie i Kronoberg och Blekinge inför införande av e-arkiv. Samarbetet byggde vidare på resultat från Sambruks projekt Elektroniskt bevarande. Förstudien följde arbetet inom SI<L:s projekt E-arkiv och samverkansprojektet ear D med Riksarkivet som färdledare. Under hösten 2013 genomfördes en fördjupad förstudie med bland annat översiktig systeminventering som underlag för systemvärdering och prioritering. l februari 2014 påbörjades arbetet med en konceptstudie som bland annat har som syfte att arbeta fram ett konkret förslag på gemensam organisation för e-arkiv. En första skiss till gemensam organisation och preliminär budget är nu framtagen. styrgruppen för konceptstudien har granskat och godkänt detta dokument och det underlag som tagits fram i samverkan. Utgångspunkt för samverkan D \Ii vill arbeta tillsammans för att skapa ett e-arkiv värt att lita på. D \lår utgångspunkt är att medborgare ska ha tillgång till samma tjänster för att ta del av information oberoende av vilken kommun som har haft hand om verksamheten. D \Ii vill skapa en gemensam organisation som kan hantera de varierande behov som finns när det gäller arkivering och långsiktigt informationsförsörjning. D Gemensamma arkivmyndighetsfunktioner inom ramen för den nya organisationen. D Sorn deltagande organisation kommer vi aktivt arbeta för att kartlägga informationshantering och följa gemensamma standarder och riktlinjer i samband med att nya systern upphandlas eller utvecklas. D Som deltagande organisation är vi beredda att finansiera kostnaderna för den gemensamma arkivorganisationen från och med 2015.

26 Mål med samarbetet Genom att samla kompetens och erfarenheter blir det möjligt att möte de utmaningar som e-samhället ställer på kommunernas informationshantering. Det övergripande målet är att tillsammans införa organisation och system för att hantera långsiktigt digitalt bevarande för samverkande organisationer. Då en utgångspunkt är en gemensam myndighetsfunktion innebär detta att den samverkansform som är funktionell och laglig är kommunalförbund. Roller och ansvar För att uppnå den gemensamma målbilden behöver samtliga deltagande organisationer samverka och stötta varandra och gemensamt sprida och kommunicera resultaten i enlighet med en gemensam kommunikationsstrategi. Den gemensamma arkivorgansationen står för att leda och driva verksamheten, tillhandahålla specialistkompetens och stödja deltagande organisationer genom utbildning, dokumentation, informationsträffar och arbetsmöten. Deltagande argansalianer ansvarar för informationsförvaltning i den löpande verksamheten. Förbehåll Att tillräckligt många organisationer deltar så att kostnaderna blir hanterliga och det finns en tillräcklig samlad kompetens för att kunna bygga upp den gemensamma arkivorganisationen. Att det förslag till gemensam organisation som kommer att tas fram under kommande konceptstudie kan accepteras som utgångpunkt för samverkan. Förslag till genomförandeplan Konceptstudie och planering (lo månader mars-december 2014), överenskommelse har tecknats mellan deltagande organisationer. September Beslutsunderlag för att bilda gemensam organisation färdigställs. November/december Beslut av deltagande organisationer om att bilda gemensam arkivorganisation och starta projekt för att införa system för e-arkiv. Januari Kommunalförbundet träder i kraft Förväntad drift av arkiveringsfunktionalltet Datum:.... Organisation:... Underskrift Underskrift Namnförtydligande Namnförtydligande

27 Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation -beslutsunderlag till Avsiktsförklaring År 1-2 År 3-4 År 5-6 År

28 1!llllllllelhl.åB 2 Sammanfattning Inledning Uppdrag Syfte Avgränsningar Antaganden Motiv till satsning strategisk betydelse Effektkedja Lösningsförslag för att nå specificerade nyttor Verksamhe\ Alternativa lösningsförslag Intressenter och målgrupper Identifierade beroenden Kostnads/nyttoanalys Råd och stöd, mer rättssäker informationshantering Bli av med system och få en bättre arkitektur Sökbarhet och tillgänglighet samt interoperabilitet/öppna data Helt digitalt informationsflöde Förändringar och utvecklingsinsatser på hemmaplan Kvalitativanyttor Ekonomiska nyttor Uppföljning Finansieringsanalys Konsekvensanalys Risk- och komplexitetsanalyser Identifierade risker Komplexitetsbedömning Samlad bedömning Införande Införandestrategi-utvecklingstrappan Långsiktig vision Tidsramar... 41

29 Versionshantering Utgåva Datum Kommentar Första utkast Version redigerad efter synpunkter från styrgruppen och genomgång vid webbmöte Lagt till förändringar och utvecklingsinsatser samt organisation på hemmaplan. Version redigerad efter arkivarieträff 14 mars Version redigerad efter styrgruppsmöte 21 mars samt synpunkter från deltagare i arbetsgrupper. Version redigerad efter informationsträff med kontaktpersoner 24 mars. Version för godkännande Publicerad version.

30 Författare l Projektägare l Telefon Datum Eli n Jonsson Växjö kommun Projekt Verslon l ~da Konceptstudie gemensamt e-arkiv (d nr KS/2013:550) Sammam.faUning Efter de förstudier som vi genomfört tillsammans i Kronoberg och Blekinge har vi kommit fram till att en rationell och långsiktigt hållbar lösning för e-arkiv är att skapa en gemensam arkivorganisation. Den gemensamma arkivorganisationen inför arkivsyste m, tillhandahåller specialistkompetens och stödjer deltagande organisationer genom utbildning och gemensamma standarder och riktlinjer. De ekonomiska nyttorna för deltagande organisationer handlar om att kunna avveckla system utan okontrollerad informationsförlust och på så vis spara på kostnader för licenser och teknisk drift. Det förebyggande arbetet med kravställning innebär på sikt minskade kostnader för att säkerställa långsiktig informationsförsörjning. E-arkivet innebär även minskade kostnader för att hantera arkivexemplar på papper och fortsatt utbyggnad av arkivloka ler. De kvalitativa nyttorna handlar om att kunna erbjuda samma tillgänglighet och service för allmänheten, forskare, andra myndigheter och privata näringslivet, oavsett vilken organisation arkivet ursprungligen tillhörde. Genom att deltagande organisationer får hjälp med dokumenthanteringsplaner och korrekta gallringsbeslut säkerställs en mer rättssäker informationshantering som är till nytta både för verksamheterna och för medborgare. En förbättrad dokumenthantering innebär att det blir lättare att hitta information i arkivet och underlättar också när det gäller att tillhandahålla öppna data. Det är en komplex och omfattande uppgift att införa och förvalta e-arkiv för framtida generationer. Den gemensamma arkivorganisationen kommer att byggas upp etappvis under en tioårsperiod. Etapperna sammanfattas i listan: Verksamhetsutveckling, anskaffa arkivsystem och bevarandeplane ring. Grundplattform gemensamt e-arkiv (slutarkiv). Förbättrad tillgänglighet (tjänster till medborgare). Förbättrat verksamhetsstöd (mellanarkiv). Digitalisering och forskarservice. Arkiv ska som huvudprincip bevaras i ursprungligt skick för att bevara möjlighet att säkerställa att information är äkta och oförvanskad. satsningar på en fungerande infrastruktur för traditionella arkiv är därför viktiga för arkivverksamheten som helhet. Kommunstyrelsen (eller annan utsedd nämnd eller styrelse) hos deltagande organisation kommer att ha kvar ansvar som arkivmyndighet för pappersarkiven. En lokal organisation behövs hos deltagande organisationer för att medverka i det förberedande arbetet med informationskartläggning och planering av dokumenthantering. Ett nära samarbete mellan den gemensamma arkivorganisationen och den lokala organisationen är en förutsättning för att skapa en helhet när det gäller sökning och åtkomst, men också för att hantera den strategiska planeringen av leveranser och utveckling av arkivsystemet De förändringar och utvecklingsinsatser som behövs för att införa e-arkiv innebär kostnader för deltagande organisationer. Genom att finansiera införandet gemensamt blir kostnaderna lägre än om var och en inför e-arkiv på egen hand. Förslaget är att kostnaderna för gemensam personal, leveranser

31 Författare l Projektägare l Telefon Datum Eli n Jonsson Växjö kommun Projekt Version Konceptstudie gemensamt e-arkiv (d nr KS/2013:550) 1.0 l ~da av information, arkivsystem och teknisk drift fördelas solidariskt mellan deltagande organisationer baserat på invånarantal. Tabellen nedan sammanfattar de förväntade kostnaderna för arkivorganisationen med den omfattning som beskrivs i det här dokumentet. De sista etapperna är preliminära och i hög grad beroende av ägarnas behov och prioriteringar. Beskerivning ' Förändring vetli$alnhew 1""irki~$v$iem/~i$t'JIUH&itl-t&F..'._ -.wtl/e~~lihti och i' f;!jrbundet~ ver~så~li\"ej;c >....bev.ar:~lilde.;. j! Förlila!jclsdhefoqHfy.r~ ~~ställda f>l~9~r:t~g.. J. - Grundplattform Första leveransteamet anställs e-arkiv Leveransprojekt Gemensam arkivmyndighet rförb~ttnic! [tillgänglighet Förbättrat verksamhetsstöd (mellanarkiv) Digitalisering och forskarservice Hjänster beställning och sökning Åtkomstte.am anst~lls. Andra leverar'lste~m.et a-n.ställs Leveransprojekt Lösning för mellanarkiv Integrationer Systemteam anställs Leveransprojekt Digital forskarsal, bilddatabas Verksamhet digitalisering Åtkomstteam kompletteras Leveransprojekt Kostnad p Förslag till nästa steg är att med utgångspunkt från denna översiktliga verksamhetsbeskrivning gå vidare och ta fram styrande dokument och beslutsunderlag för att kunna bilda en gemensam arkivorganisation i regionen. Detta beslutsunderlag planeras att vara klart i september, förutsatt att deltagande organisationer önskar att gå vidare. Beslut om att bilda gemensam arkivorganisation fattas i november 2014.

32 Författare l Projektägare l Telefan Datum Eli n Jonsson Växjö kommun Projekt Version l ~ida Konceptstudie gemensamt e-arkiv (d nr KS/2013:550) Inledning Det här dokumentet beskriver hur en gemensam arkivorganisation som även hanterar e-arkiv kan byggas upp i regionen. Verksamhetsbeskrivningen är tillsammans med en preliminär långsiktig budget beslutsunderlag för undertecknande av avsiktsförklaring. Metoden som använts för att ta fram och formulera beslutsunderlaget bygger på e-delegationens vägledning om nyttorealisering. 3.1 Uppdrag Projektorganisationen för Konceptstudie gemensamt e-arkiv har i uppdrag att utveckla ett koncept för en gemensam arkivorganisation som kan hantera bevarande av digital information för framtida generationer. Överenskommelsen har undertecknats av kommunchefer hos deltagande organisationer i Kronoberg och Blekinge. Uppdraget bottnar i det ansvar som kommuner, landsting och regionförbund har för att bevara information i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. Följande personer har arbetat med att ta fram underlaget som sammanfattas i detta dokument och den preliminära långsiktiga budgeten: Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona kommun Martin Fransson, t.f. kanslichef, Växjö kommun Jesper Jacobsson, kanslichef, sölvesborgs kommun Lasse Johansen, it-chef, Alvesta kommun Eli n Jonsson, arkivarie samt bit r. projektledare, Växjö kommun Ingrid Ljungquist, administrativ chef, Region Blekinge Magdalena Nordin, kommunarkivarie, Karlskrona kommun Jens Odevall, administrativ chef, Karlshamns kommun Mats Porsklev, kanslichef, Älmhults kommun Maria Purnell, koncerncontroller, Region Blekinge Lasse Strandberg, projektledare, Karlskrona kommun Leif Söderlund, kommunikationschef, Ronneby kommun 3.2 Syfte Syftet med beslutsunderlaget är främst att deltagande organisationer ska kunna ta ställning till att underteckna en avsiktsförklaring att bilda en gemensam arkivorganisation. Det är även ett underlag för andra kommunala organisationer som på sikt önskar ansluta till den gemensamma arkivorganisationen. Tillsammans med verksamhetsbeskrivningen skickas en preliminär långsiktig budget för a rkivo rga n isationen. 3.3 Avgrä.nsnhngar En exakt beskrivning av den gemensamma arkivorganisationen utarbetas efter att avsiktsförklaringen är undertecknad. Formellt beslut om att bilda arkivorganisation fattas i november. Dokumentet innehåller endast en översiktlig verksamhetsbeskrivning. Beskrivning av e-arkiv, arkivsystem och olika handlingsalternativ redovisas i Guide till handlingsalternativ- ett utbildningsmaterial (Förstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge, ).

33 Författare l Projektägare l Telefon Datum Eli n Jonsson Växjö kommun Projekt Version l ~da Konceptstudie gemensamt e-arkiv (d nr KS/2013:550) 1.0 Förslaget omfattar inte utveckling av e-förvaltning i stort, utan endast information som hanteras av arkivinstitution. Underlaget är avgränsat så att deltagande organisationer har hela ansvaret för hur information hanteras i den löpande verksamheten. Utgångspunkten är att förslaget omfattar överlämnande och bevarande av information som hanteras digitalt i olika verksamhetssystem och elektroniska dokument. Det innebär att den nya organisationen kompletterar, och inte fullt ut ersätter, befintlig organisation för de traditionella arkiven på papper. l förslaget förutsätts att varje organisation själva hanterar förvaltning av sina pappersarkiv. När det gäller tillsyn och förebyggande arbete med dokumenthanteringsplaner och informationskartläggning omfattas däremot även traditionell arkivering på papper i den gemensamma arkivorganisationens uppdrag. 3.4 Antaganden Analysen utgår från att det inte är praktiskt eller ekonomiskt möjligt att på ett långsiktigt hållbart sätt införa e-arkiv hos varje organisation som ingår i samverkan. Detta antagande bygger på det som kommit fram under förstudie och fördjupad förstudie. Förslaget utgår också från att det är en förutsättning att den gemensamma organisationen övertar vissa arkivmyndighetsfunktioner från deltagande organisationer. l ett första skede handlar det om ansvar för tillsyn och att ta över ansvar för överlämnande elektroniska arkiv. Detta för att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av e-arkiv som är hållbar på lång sikt.

34 Författare l Projektägare l Telefon Datum Eli n Jonsson Väl<jö kommun Projekt Version Konceptstudie gemensamt e-arkiv (d nr KS/2013:550) Motiv till satsning l samband med den förstudie och fördjupade förstudie som genomförts 2013 gjordes nulägesanalvs och behovsana lys. Behovsanalysen genomfördes framförallt genom en översiktlig system inventering. Idag finns det inte någon uppbyggd arkivverksamhet hos mer än de större organisationerna. Den arkivverksamhet som finns är uppbyggd kring hantering av handlingar på analoga medier, framförallt på papper. Det innebär att information som ska bevaras för framtiden behöver skrivas ut på papper för att bevarande på lång sikt ska kunna säkerställas. Samtidigt hanteras information mestadels digitalt i den dagliga verksamheten. Det finns ett behov av att kunna bevara information digitalt för att åstadkomma en helt digital kedja från det att handlingar kommer in, via e-tjänster och andra kanaler, och ett ärende påbörjas till att handlingarna ska arkiveras. Det innebär att det finns ett behov av att förändra verksamheten för att kunna hantera både traditionella arkiv och e-arkiv. Systeminventeringen visade att det finns ett stort antal system installerade hos deltagande organisationer (omkring 600 system rapporterades in). Av dessa är det flera system som är gemensamma för flera kommuner. Det finns också ett mindre antal system i drift som inte längre används i den dagliga verksamheten och ett antal system som kommer att upphandlas inom kort. Både i samband med avveckling av system och i samband med systembyte kan det finnas behov av att arkivera information. Detta för att kunna åstadkomma en bättre system- och informationsarkitektur och bli av med system och licenser. De flesta systemen är inte förberedda för arkivering vilket ställer höga krav på beställarkompetens både tekniskt och när det gäller metoder och standarder för elektronisk arkivering. Problemet är att arkivverksamheten i flera fall inte är tillräckligt dimensionerad för att på ett tillfredsställande sätt hantera den traditionella arkiv. l synnerhet när det gäller förebyggande arbete med tillsyn och dokumenthanteringsplaner som är nödvändigt för att i tid kunna planera för långsiktigt bevarande. Det innebär att det krävs drastiska förändringar för att kunna hantera e-arkiv. Till skillnad från andra systeminföranden finns det inte någon verksamhet på plats som kan kravställa och hantera systemet. Det framstår därför inte som en rimlig lösning att bygga upp en arkivorganisation inom varje organisation och införa e-arkiv. 1 förstudie n har identifierats att det behövs mist tre skilda kompetenser för att förvalta ett e-arkiv: arkivarie, projektledare och systemförvaltare före-arkivlösningen med teknisk beställarkompetens. Samtidigt finns det en stor efterfrågan på personer som är specialiserade på e-arkiv och digital informationshantering. Det innebär att även om det finns ekonomiska förutsättningar att rekrytera personal, så är det inte säkert att det är praktiskt genomförbart. Det finns redan i dagsläget en erfarenhet hos deltagande organisationer av svårigheter att rekrytera arkivarier och annan kompetent personal inom området. Marknaden för arkivsystem är relativt ny, vilket innebär att det är viktigt att ha en god beställarkompetens med kunskaper om metoder och standarder för elektronisk arkivering. Detta kan inte heller säkerställas hos deltagande organisationer i dagsläget. Det behövs en organisation som har tillräcklig styrka för att kunna förhandla med aktörer på marknaden. l ~da

35 Författare l Projektägare l Telefon Datum Eli n Jonsson Växjö kommun Projekt Version l ~da Konceptstudie gemensamt e-arkiv (d nr KS/2013:550) 1.0 Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samverkan mellan olika aktörer. Förutsättningar är också insyn, öppenhet och kommunikation. För att kunna hantera bevarande av digital information behövs ett tillräckligt stort antal organisationer som på ett säkert och pålitligt sätt kan hantera lagring, migrering och åtkomst till digital information över tid. 1 l dagsläget är det framförallt stora organisationer som Försäkringskassan, skatteverket, Stockholms stad och Region Skåne som kan hantera detta. För att små och medelstora kommuner ska ha en chans att bli en del av infrastrukturen för digitalt bevarande framstår bildandet av en regional arkivorganisation som en framkomlig väg. Liknande samverkanssatsningar finns inom andra sektorer. Till exempel samverkan inom landstingssektorn med R7e-arkiv och inom högskolesektorn med SYLL (System LångtidsLagring). Det finns andra exempel på regionala arkiv i till exempel våra nordiska grannländer.' De risker som finns om e-arkiv saknas är okontrollerad informationsförlust (ofrivillig gallring) i samband med att system avvecklas eller när information migreras vid systembyte eller byte av teknisk plattform. Att skriva ut på papper kan upplevas som en onödig och tidskrävande arbetsuppgift i den dagliga verksamheten när all information ändå finns åtkomlig digitalt i verksamhetssystemen. Risken är att informationssäkerheten inte är tillräckligt hög och om verksamheten slarvar med utskrifter kan även driftsavbrott och oförutsedda händelser leda till informationsförlust Nackdelen med arkivering på papper i sig är att det blir svårare, och framförallt mer tidskrävande, att hitta information och göra sammanställningar och rapporter. Möjligheten till maskinell bearbetning av data går också förlorad. Ansvaret för bevarande av information för att tillgodose allmänhetens rätt till insyn samt forskningens och förvaltningens behov finns reglerat i arkivlagen och arkivförordningen. Lagstiftningen är teknikoberoende och den övergripande principen är att information som skapas digitalt ska arkiveras digitalt (bevaras i ursprungligt skick). Varje nämnd och bolag ansvarar för sitt arkiv tills det överlämnas till arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten är kommunstyrelse, eller motsvarande, om fullmäktige,inte utser annan nämnd eller styrelse (inom den egna organisationen eller hos en gemensamt ägd organisation). Arkivmyndigheten tar över ansvar för att bevara och tillgängliggöra informationen när informationen inte längre behövs i den dagliga verksamheten, eller verksamheten upphör. Idag finns etablerade metoder och modeller för att hantera digitalt bevarande, bland annat en etablerad standard för arkivsystem (OAIS- O pen Archivallnformation System). Riksarkivet har tillsammans med statliga myndigheter, kommuner och landsting tagit fram Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för att göra det möjligt att frigöra information i systemoberoende format. Genom den ramavtalsupphandling som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) genomfört tillsammans med SKL Kommentus Inköpcentral har en marknad för system, tjänster och verktyg för e-arkiv börjat etableras. Det finns också flera lösningar som bygger på öppen käl l kod eller på käl l kod som ägs av en myndighet. 1 Guide till handlingsalternativ- ett utbildningsmate ria/, Förstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge (Växjö kommun, d nr KS/2012:974) sid Visade en genomgång av arkivväsendet i framförallt de nordiska länderna i samband med törstudien våren 2013.