Kravhantering för framgångsrik Single Source dokumentation. Agneta Weisberg

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Kravhantering för framgångsrik Single Source dokumentation. Agneta Weisberg"

Robert Persson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Kravhantering för framgångsrik Single Source dokumentation av Agneta Weisberg

2 Olika kravbilder? Krav på hårdvara och IT miljö Verksamhetskrav Användarkrav Struktur och metodkrav

3 Verksamhetskrav Fler produkter introduceras till marknaden Ökande krav på dokumentens användbarhet förståelse läsbarhet rätt innehåll i tid EU krav på slutanvändarspråk Företagsförvärv, export, Branding, återförsäljning av produkten

förståelse läsbarhet rätt innehåll i tid EU krav på

4 Publikationshistoria sent tidigt tal 1980 tal 1980 tal 1990 tal till 1970 till MS Word SGML Miles 33 (UNIX 1992 based)

5 Traditionell Desktop Publishing det snabbast växande problemet!

6 Vad är Single Source? Att skapa struktur så att samma information kan återanvändas. Att kunna använda samma information till olika ändamål. Att kunna publicera innehåll för olika medier.

7 Fördelar med Single Source Att slippa repetitiva jobb Att slippa kopiera och mångfaldiga information Att slippa konvertera filer till PDF, HTML mm Ändringar görs en gång påett ställe Översättningar görs en gång och återanvänds Enhetlig företagsvokabulär Snabbare time to market Lättare att skapa en uniform look and feel

görs en gång påett ställe Översättningar görs en gång och återanvänds Enhetlig

8 Standarder SGML = Standardized General Markup Language HTML = Hyper Text Markup Language XML = extended Markup Language DTD = Document Type Definition, styr innehållet DITA = Darwin Information Typing Definition (DTD som passar fragmenterad informationshantering) Style Sheet = styr layouten

Definition, styr innehållet DITA = Darwin Information Typing Definition

9 Återanvändning av information Reducerar omskrivningskostnader Reducerar uppdateringskostnader Reducerar översättningskostnader Reducerar kopiering av dokument Ökar innehållets exakthet

10 Sex viktiga steg 1. Kravhantering Datainsamling 2. Kostnader Fördelar 3. Sälja in idéen 4. Engagera medarbetare 5. Uppföljning 6. Redogöra för framsteg 28 October,

11 Vad är IMAP?? Principer för hur man: - analyserar, syfte, ändamål och innehåll - väljer och strukturerar innehållet - presenterar informationen Baserad på kognitiv forskning Oberoende av system

12 1 Checklista för datainsamling Bedöm: företagets storlek, preliminära krav, återanvändning av innehåll Beslutspunkter Kravinsamling Vilka affärsprocesser behöver stöttas? Vilka är hårdvarukraven? Återanvändbarhet Informationsmodellering Identifiera: Identiskt, liknande och unikt innehåll. Bygg upp din kunskap om dokumenthantering Intern informationsinsamling Extern informationsinsamling Utvärdera olika produkter Förberedande fas Utvärderings fas 28 October,

Återanvändbarhet Informationsmodellering Identifiera: Identiskt, liknande och unikt innehåll.

13 2 Checklista för kostnadsanalys Modeller för kostnadsberäkning Fastpris modellen inkluderar hårdvara, programvara och licenser Variabel prismodell inkluderar anpassningar, underhåll, support och utbildning Väga kostnader mot fördelar Balanced scorecard (metod som snabbt ger underlag för beslut) Focused view Mäta effektivitet Välj mätbara mål såsom: Kostnad per projekt, kostnad per leverans, kostnad per uppgift, tid per uppgift Mjuka fördelar med dokumenthantering Versionshantering Innehållets exakthet Effektivt arbetsflöde 28 October,

underlag för beslut) Focused view www.focusedview.

14 3 Sälja in idéen Skapa en känsla av angelägenhet/brådska Identifiera problem som inte kan lösas utan ändring Upprepa din lösning så att fler och fler köper idén Presentera för ledningen Var påläst! Åhörare (lämplig ledningsnivå) Optimal presentationslängd Lämplig detaljnivå Nästa steg Undersök hur branschen förhåller sig Content Management for Dynamic Web Delivery, JoAnn Hackos The Heart of Change, John Kotter, Dan Cohen 28 October,

Åhörare (lämplig ledningsnivå) Optimal presentationslängd Lämplig detaljnivå Nästa steg Undersök hur branschen

15 4 Hur kan du engagera medarbetarna? Säkra stöd från högsta ledningen Utbildning Presentationer Feedback Workshops Gör medarbetarna till ägare/utvecklare Säljarens roll (eventuellt arbetsstyrkan) 28 October,

16 Åtta steg till storskalig ändring Steg Handling Nytt Beteende 1 Öka känslan av angelägenhet/brådska Folk börjar säga till varandra Dra igång vi måste ändra på detta. 2 Skapa det vägledande laget Gruppen, som är stark nog att leda en stor förändring, börjar arbeta tillsammans. 3 Skapa en gemensam vision Det vägledande laget utvecklar en vision och en strategi för förändringsarbetet. 4 Kommunicera för att sälja in Folk börjar att visa att de köpt idén genom sitt ändrade beteende. 5 Handlingskraft Fler känner att de kan agera och agerar för att nå visionen. 6 Kortsiktiga vinster Med tiden inser fler att visionen kan uppnås och färre motsätter sig förändringen. 7 Ge inte upp Folk skapar våg efter våg av förändring tills visionen är uppfylld. 8 Håll fast förändringen Ny och framgångsrik utveckling strävar framåt trots att tradition och gammal vana drar bakåt. From John Kotter s The Heart of Change 28 October,

3 Skapa en gemensam vision Det vägledande laget utvecklar en vision och en strategi för förändringsarbetet.

17 5 Uppföljning Anslagstavla (projektsammanfattning) Anslagstavla som varje månad visar uppdaterad projektstatus. Synlig för alla anställda Piloter som jämför faktiska kostnader Besparingar från återanvändning istället för återskapande Basera inte alla beslut på en pilot Välj att göra flera piloter för större mångfald, kunskapsöverföring och förankra support från projektgruppen Stöd dig på extern information och inte bara på din interna grupp Konsultera tex. branschorganisationer (Leverantörer, CIDM, STC) Leverantörens rapporter Förbered leverantören att de kommer att mätas efter de besparingar de kan prestera över tid Betygssätt leverantörerna enligt deras förmåga att visa framsteg Kvartals/årlig uppföljning av ROI

piloter för större mångfald, kunskapsöverföring och förankra support från projektgruppen Stöd dig på extern information och inte bara på din interna grupp Konsultera tex.

18 Kostnader för att söka men inte hitta information Antagande Informationshanterare = $80,000 (USA) Anställda spenderar 15% av sin dagliga arbetstid till att leta Framgång i sökningar mindre än 50% Beräkning 80,000 x 15% = $12,000/ person för sökning 12,000 x 50% = $6000/ per person i bortslösad tid Resultat Företag med 1000 informationshanterare Slösar bort 150,000 mantimmar/år Över $6 Million per år slösas bort på informationssökningar (exkl. omskrivning)

$12,000/ person för sökning 12,000 x 50% = $6000/ per person i bortslösad tid Resultat Företag med 1000

19 Vad gör skribenter när de arbetar? Oberoende IDC enkät i 430 företag 11/2003 Formatting documents manually Formatting for other media Updating redundant information Translating unchanged content Re translating same content Author productivity Recreating existing content Searching for content Creating customized content #2 #3 #1 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%

other media Updating redundant information Translating unchanged content Re translating

20 Exempel på beräkning av ROI Fördelar Besparingar genom reducerad textmängd xxxxx.xx SEK Kortad utvecklingscykel xxxxx.xx SEK Besparingar genom delad information xxxxxx.xx SEK Besparingar genom ökad återanvändning xxxxx.xx SEK Total besparing xxxxx.xx SEK Investering Författarverktyg Dokumenthantering Arbetsflöde Utbildning och konsultkostnader Produktivitetsförlust Total utgift Total besparing xxxxx.xx SEK xxxxx.xx SEK xxxxx.xx SEK xxxxx.xx SEK xxxxx.xx SEK xxxxx.xx SEK xxxxx.xx SEK $xxxxx.xx 28 October,

xx SEK Investering Författarverktyg Dokumenthantering Arbetsflöde Utbildning och konsultkostnader Produktivitetsförlust Total

21 6 Visa status på framsteg Spåra med databasverktyg Faktiska projektkostnader Rapportera till Styrgruppen Avdelningschef, Informationsarkitekt, Funktionschef Vecko och månadsrapportering Veckorapport CMS funktionalitet, DTD och XSL, konvertering etc. Månadsrapportering: Processfrågor och förbättringar, utbildningsfrågor etc. Leverantörsrapporter på framsteg Demo visa till din grupp och alla andra 1:1 ledningen uppdateras på framsteg 28 October,

22 Lärdomar? Det finns tre huvudkomponenter i en Single Source lösning Författarverktyget Databasen Publiceringsverktyget Strukturerat skrivande är ett måste och skall implementeras som en Best Practice Konstaterande: man kan spara många $$$ Kombinera författarverktyget med CMS och arbetet blir mer effektivt och ändamålsenligt.

23 Lärdomar? forts. Single sourcing kan inte genomföras utan stöd från företagsledningen, ändamålsriktiga verktyg och utbildning Allt pekar på att XML är nyckelteknologin för implementering av en Single Source lösning Ha en långsiktig vision och ta dig till målet med korta projekt Single Sourcing är en metod och inte en teknik!

24 Förslag till lösning Skapa Hantera Publicera Leverera Bidra till innehåll Teknikinformatörer Utvecklare Databas med framenterad text Databas med ritningar och illustrationer Återförsäljare Säljare och distributörer Översättningsminne Databas Dokumenthantering CD-ROM XML-Editor

25 Detta är vår tids främsta möjlighet att nå högre produktivitet! Each person wastes an average of eight hours per week looking for, recreating, reusing and repurposing information. Through 2010, three quarters of enterprise productivity gains will be attributable to knowledge management and other knowledge work enhancements. Workforce inefficiencies related to publishing will cost organizations across the globe approximately $750 billion.

Relevanta dokument

Att välja projektverktyg eller ska vi säga portföljverktyg. Lena Dubbelman Marknadsansvarig PMI Semcon Project Management

Att välja projektverktyg eller ska vi säga portföljverktyg Lena Dubbelman Marknadsansvarig PMI Semcon Project Management Agenda Problem som ska lösas med verktyg Olika typer av verktyg Att utvärdera och