nt Christer Jönsson professor ordförande Lars Bjørnshauge universitetsbibliotekari e Jan Svensson dekan, professor

Transkript

1 PROTOKOLL s Arbetsutskott Närvarande Magnus Alm studeranderepresenta nt Christer Jönsson professor ordförande Lars Bjørnshauge universitetsbibliotekari e Jan Svensson dekan, professor Övriga Elna Jönsson byrådirektör protokollförare Tore Torngren bitr universitetsbibliotekarie 1 Utseende av justeringsperson Utsågs Jan Svensson att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 2 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes i enlighet med utsänd kallelse, 2.1. Under pkt 10 Etablering av en BD-samrådsgrupp lades en punkt till LUB-samråd. 2.1 Kallelse

2 spunkter till dagordningen för s möte Ekonomi - Rapport kvartal 3, Reviderad prognos årsresultat Uppföljning av åtgärdsprogrammet - Strategisk personalplan - Preliminär budget Rekvisition av donationsmedel Informerade Lars Bjørnshauge om att det ekonomiska läget ser rätt ljust ut nu pga reducerade lönekostnader och ökade intäkter för sålda tjänster. Arbetsbelastningen på personalen är dock hög. ades att sista meningen i uppföljningen av åtgärdsprogrammet ska revideras avseende Donationsmedlen. Informerade Lars Bjørnshauge om personalplaneringen för 2005 besparingar och nya tjänster. Diskuterades universitetets generella anställningsstopp och hur det påverkar Biblioteksdirektionens personalplanering. Informerade Lars Bjørnshauge om de samtal som Biblioteksdirektionen haft med Planeringsenheten avseende budgeten för Planeringenheten har aviserat minskade anslag med 1 miljon kr för BD under 2005, 1,5 2 milj kronor för UB och totalt 10 miljoner kronor mindre för 10:e området till vilket Biblioteksdirektionen hör. Biblioteksdirektionen har i samband med budgeten gjort framställan om räntebefrielse. Arbetsutskottet önskade tydligare särredovisning avseende budgeten. Donationsmedlens användning ska särredovisas i informationen till styrelsen och likaså Media-Trycks verksamhet. Media-Tryck behöver såväl rekrytera som investera under 2005 och då bedöms det som väsentligt att tydliggöra detta i budgeten eftersom Media-Tryck till stora delar är externfinansierat. ade arbetsutskottet att samtliga medel från

3 Bibliotekskasssan ska rekvireras under innevarande år. 3.1 Prognos kvartal 3, reviderad årsprognos 2004 och preliminär budget Utkast, Uppföljning av Biblioteksdirektionens åtgärdsprogram 3.3 Biblioteksdirektionen personalplanering 2005 och fram, oktober BD:s strategiska plan ades att ärendet ska diskuteras på styrelsens sammanträde. 4.1 Mål och handlingsplan, Biblioteksdirektionen, Lunds universitet, Revision av kriterier Informerade Lars Bjørnshauge om det förslag till nya kriterier som föreligger. Förslaget har utarbetats av en arbetsgrupp och behandlats av Biblioteksrådet. Förslaget innebär en övergång från kontroll till dialogorienterad form. Arbetsutskottet beslutade stödja förslaget. 5.1 Revision av kriterier för bibliotek inom nätverket Lunds universitets bibliotek, LUB 6 Policy i informationsfrågor Arbetsutskottet beslutade stödja förslaget och rekommendera styrelsen att uppmana fakulterna att verka i enlighet med policy för informationshantering Ett eventuellt beslut ska följas upp med marknadsföring av policydokumentet till bla utbildningsansvariga, studierektorer och områdesbibliotekarier.

4 Bilagor 6.1 Informationshantering förslag till policybeslut

5 7 Policy för service till distansstudenter Informerade Lars Bjørnshauge om förslaget som innebär policy för lån till distansstudenter Förslaget har tagits fram av en arbetsgrupp och behandlats av Biblioteksrådet. Arbetsutskottet beslutade stödja förslaget. Bilagor 7.1 Förslag till policybeslut om service till distansstudenter vid Lunds Universitet 8 Vårens sammanträdestider Förslag till sammanträdestider : AU Styrelsen Redovisnings- och diskussionspunkter till dagordningen för s möte Ekonomianalys LUB-nätverket Informerade Tore Torngren om arbetet med att göra en analys av LUB-nätverkets kostnader Han betonade särskilt hur väl mottagna han och Elisabeth Stålesjö blivit av nätverksbiblioteken i samband med sitt arbete med den ekonomiska analysen. Arbetsutskottet bedömer kartläggningen som mycket väsentlig för de framtida budgetdiskussionerna och önskar att ärendet, punkt 9 vid styrelsens sammanträde behandlas i samband med ekonomifrågorna pkt 3. Ärendet ska behandlas av styrelsen även om det ännu inte är komplett, detta eftersom det är så strategiskt viktigt. ades att siffrorna i det material som utsänds till styrelsen ska relateras till respektive fakultets totala omsättning.

6 9.1 Fakulteternas bibliotekskostnader

7 10 Ekonomisk redovisning av utvecklingsprojekt ades att ärendet behandlas på styrelsens sammanträde 10.1 Länkskafferiet, SVEP, DELOS,SRVK Informationspunkter till dagordningen för s möte Sydsveriges digitala bibliotek Informerade Lars Bjørnshauge om att ett möte avhållits med representanter för högskolor och universitet i Malmö, Lund, Kristianstad, Blekinge, Växjö och Kalmar kring eventuell samverkan kring ett digitalt bibliotek, detta i syfte att samla resurserna och få mer kraft att driva system och tjänster. Detaljerad information om mötet kommer att lämnas vid styrelsens sammanträde. Bilagor 11.1 Sydveriges digitala bibliotek 12 Handlingsplan för kompetensutveckling ade arbetsutskottet att ärendet ska behandlas som en informationspunkt på styrelsens sammanträde Handlingsplan för kompetensutveckling , Reviderad Handlingsplan för kompetensutveckling , Utlysningar av utvecklingsarbete i samband med donationsmedel 2004 Lämnade Lars Bjørnshauge ett exempel på brev rörande utlysning av utvecklingsarbete i samband med donationsmedlen. Diskuterades hur universitets generella anställningstopp kan påverka utlysningen Exempel skrivelse Utlysning av projektmedel, 2004-

8 Psykosocial kartläggning av Biblioteksdirektionen ade arbetsutskottet att information ska lämnas till styrelsen att en psykosocial kartläggning pågår i Företagshälsovårdens regi på beställning av Lars Bjørnshauge och redovisning kommer att ske när kartläggningen är avslutad. 15 Etablering av en BD-samrådsgrupp ade atbetsutskottet att det av Arbetsutskottet 2003 inrättade LUB-samråd ska utvidgas med Lars Bjørnshauge, Biblioteksdirektionen och Christina Friström, Universitetsbiblioteket. Christina Friström är chef för LUB-nätverkets största bibliotek och det anses viktigt att LUB-samråd utvidgas med representation för den största arbetsgivaren i nätverket LUB-samrådet ska fortsättningsvis behandla följande frågor: - ärenden till - övergripande frågor för LUB-nätverket t ex handlingsplaner, budget, personalfrågor, löneutveckling, kompetensutveckling, jämställdhetsplaner och psykosociala frågor - sammanträdesfrekvens ca 4 ggr/år. Informerade Lars Bjørnshauge om att han beslutat inrätta ett BD-samråd för återkommande planlagda samtal med fackliga rerpesentanter vid BD.Temat för sammanträdena ska vara BD:s interna verksamhet.

9 Presentation av strategiskt tema 16 Publiceringsverksamheten Informerade Lars Bjørnshauge om att Jörgen Eriksson kommer att inleda s diskussion kring temat publicerings-verksamheten. Frågor som kommer att belysas är bla LU-research, Xerxes, avhandlingsdatabasen och rektors referensgrupp för publiceringsverksamheten. Media-Tryck kommer att presentera sin verksamhet för styrelsen i samband med sammanträdet. Ansvarig för presentationen är Richard Ringhov Utsänds till styrelsesammanträdet Vid protokollet Elna Jönsson Justeras Christer Jönsson Ordförande Jan Svensson Dekan, professor