Stadsledningskontoret. Upphandling av kontorsmöbler. Förfrågan är indelad i sex avsnitt;

Transkript

1 Stadsledningskontoret Datum Handläggare Charlotte Rafsten Er Referens Vår Referens Upphandling av kontorsmöbler Förfrågan är indelad i sex avsnitt; 1. Allmän information 2. Upphandlingsföreskrifter 3. Kvalificering 4. Kravspecifikation 5. Utvärderingsmodell 6. Kommersiella villkor Landskrona stad Stadshuset Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn Fax Charlotte.rafsten@landskrona.se Bankgiro Plusgiro Org.nr

2 2(23) 1. Allmän information 1.1 Upphandlande enhet Landskrona stad, med ca kommuninvånare präglas av placeringen mitt i Skandinaviens intensivaste storstadsområde i kombination med den lilla stadens lugn och charm. Landskrona stads verksamhet är uppdelad i 9 förvaltningar och har ca anställda. Näringslivet domineras av små och medelstora företag. 1.2 Beställande enhet Landskrona stads samtliga förvaltningar. 1.3 Upplysningar under upphandlingen Formella upplysningar: Landskrona stad Juridiska avdelningen Charlotte Rafsten Landskrona charlotte.rafsten@landskrona.se Charlotte Rafsten kommer att ha semester under perioden 6-31 augusti 2012, under denna tid lämnas formella upplysningar av Glenn Ekvall, glenn.ekvall@landskrona.se 1.4 Bakgrund och omfattning Köp och montering av kontorsmöbler inklusive möbler för kontorslandskap. Möbler skall vara anpassade för en offentlig miljö med högre krav gällande slitage etc. Möbler i denna upphandling omfattar bl.a. Skrivbord, både höj och sänkbara, traditionella och i olika former och material Kontorsstolar/arbetsstolar Skrivbordsbelysning Förvaringsmöbler och hyllor för kontor i olika utföranden Skärmväggar Besöksbord i olika utföranden Besöksstolar i olika utföranden Väggbeklädningssystem, hyllor, skrivtavlor, ljuddämpningar etc. Gardiner Persienner Offentliga miljöer-konferensmöbler Anbudet skall omfatta alla delar av upphandlingen.

3 3(23) I denna upphandling ingår inte möbler till förskola och fritidshem, skolmöbler, hemmiljömöbler eller möbler för vård och omsorg. Separata upphandlingar kommer att genomföras inom dessa områden. Om hänvisning sker till ett specifikt märke eller fabrikat i produktbeskrivning, prisbilaga eller i kravspecifikation, sker detta enbart för att förenkla beskrivningsarbetet. Likvärdiga produkter eller metoder accepteras. Staden lämnar ingen garanti för viss volym i ramavtalet. Stadens samtliga förvaltningar äger rätt att avropa från avtalet. 1.5 Avtalsform Ramavtal 1.6 En eller flera leverantörer Landskrona stad förbehåller sig rätten att upprätta ramavtal med flera leverantörer. Om det är möjligt kommer dock max tre (3) leverantörer att antas. Se punkt 2.5 Avropsförfarande för beskrivning hur avrop kommer att göras. 1.7 Avtalstid Avtalstiden är ett (1) år, med rätt för beställaren att förlänga med ytterligare tre (3) år, med ett (1) år i taget. Avtalet kan således komma att gälla maximalt i fyra (4) år. Beräknad avtalsstart är Förlängningen av avtalet, enligt ovan, ska ske skriftligen och vara undertecknad av behörig företrädare från respektive part. 1.8 Definitioner Upphandlande enhet = Landskrona stad, köpare Beställande enhet = Landskrona stads samtliga förvaltningar Anbudsgivare = Leverantör, säljare 2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingens form Upphandlingen kommer att ske genom öppen upphandling enligt Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, nedan kallad LOU. Alla leverantörer äger rätt att lämna anbud. Förhandling är ej tillåten inom denna upphandlingsform. 2.2 Frågor och svar under anbudstiden Frågor angående förfrågningsunderlaget tas endast emot per e-post av charlotte.rafsten@landskrona.se. Frågor skall ha inkommit senast och kommer att besvaras löpande, dock senast

4 4(23) Charlotte Rafsten kommer att ha semester under perioden 6-31 augusti 2012, under denna tid ska frågor om förfrågningsunderlagen gå till Glenn Ekvall, Alla frågor och svar redovisas och besvaras på Landskrona stads hemsida under fliken pågående upphandlingar. De redovisade frågorna och svaren utgör en integrerad del av detta förfrågningsunderlag och det åligger potentiella anbudsgivare att bevaka dessa. 2.3 Anbudets form och innehåll För att säkerställa en korrekt utvärdering av inkomna anbud bör anbuden anpassas efter förfrågningsunderlaget. Anbudet skall: Vara skriftligt (pappersform) Vara avfattat på svenska Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar Vara undertecknat av behörig firmatecknare eller av denne befullmäktigad person (fullmakt skall i det senare fallet bifogas anbudet). En elektronisk kopia av anbudet skall bifogas på t.ex. CD-skiva eller USB-minne. I förfrågningsunderlaget anges vad som skall medfölja anbudet. Förfrågningsunderlaget skall skrivas ut, fyllas i, signeras och skickas in i sin helhet med anbudet. För att Landskrona stad skall ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterst viktigt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. Ofullständiga anbud och anbud som avviker från förutsättningarna i förfrågningsunderlaget kommer att förkastas Vilka produkter som kommer att utvärderas via typrum tillkännages när anbud är kommunen tillhanda. Typrum kommer endast att skickas ut till de anbudsgivare som går vidare i utvärderingen se avsnitt och I samband med att sista anbudsdag låses typrummen hos Handelskammaren i Malmö. Anbud lämnas/sänds, i tillslutet kuvert eller omslag märkt med Kontorsmöbler, till: Landskrona stad Stadsledningskontoret, juridiska avdelningen Charlotte Rafsten Landskrona

5 5(23) Anbud per telefax och e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess ej kan säkerställas. Kuvert eller omslag som anbud inlämnas i bör vara omärkt med hänsyn till anbudssekretessen. 2.4 Helt eller delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen. 2.5 Avropsförfarande Avrop från kommande ramavtal kommer, med tillämpning av villkoren i avtalet, ske med s.k. särskild fördelningsnyckel enligt nedan vid belopp understigande två (2) prisbasbelopp. Vid avrop överstigande detta belopp skall en förnyad konkurrensutsättning att genomföras. Avrop understigande två (2) prisbasbelopp Vid dessa avrop gäller i förväg fastställda priser eller rabatter på erbjudet sortiment. Beställaren väljer, med hjälp av nedanstående fördelningsnycklar (ej i inbördes rangordning), den avtalsleverantör som bäst kan tillgodose behoven vid avropstillfället: Anpassning till pris Anpassning till övriga produkter eller tidigare köp. Anpassning till miljö och ergonomi Anpassning till funktionalitet och kvalitet Anpassning till leveranstid Avrop överstigande två (2) prisbasbelopp Vid avrop överstigande två basbelopp skall en förnyad konkurrensutsättning göras, i detta moment beaktas någon eller några av de nedan kriterier (ej i inbördes rangordning). Förfrågning kommer att göras till antagna anbudsgivare. Lägre pris än avtalade kan erbjudas. Pris Leveranstid Miljö och ergonomi Kvalitet och funktion 2.6 Alternativa utföranden Alternativa anbud kommer inte att accepteras. 2.8 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara kommunen tillhanda senast Anbudets giltighet Anbudet skall vara giltigt till och med

6 6(23) 2.10 Öppning av anbud Försändelser med anbud öppnas och förtecknas snarast möjligt efter anbudstidens utgång. Vid öppnandet deltar minst två tjänstemän från den upphandlande enheten. Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som inkommit i rätt tid. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Endast skriftlig kompletterad uppgift lämnad efter begäran av/medgivande av den upphandlande enheten under giltighetstiden kan beaktas i upphandlingsförfarandet. Kravspecifikationen redovisas mer utförligt under avsnitt 4 i detta förfrågningsunderlag Tilldelningsbeslut Tilldelningsbesked kommer att skickas ut till samtliga anbudsgivare per e-post så fort upphandlingen är klar. E-postadress skall därför anges på raden nedan. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet. Observera att meddelandet skall nå behörig och i ärendet väl insatt person (således bör ingen allmän adress/växel/reception anges som mottagare). Om anbudsgivaren hellre önskar meddelande per fax, skall faxnummer anges nedan. E-postadress, alt faxnummer: (var god texta) 2.12 Avtalstecknande Ett civilrättsligt bindande avtal mellan Landskrona stad och den leverantör/de leverantörer som vunnit upphandlingen uppkommer först då båda parterna undertecknat avtalet. Avtal kan tecknas först när den lagstadgade avtalsspärren löpt ut, dvs. tidigast tio (10) dagar efter meddelande om tilldelningsbesked Offentlighet och sekretess under upphandlingen När upphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört, skall skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att Landskrona stad i sin sekretessprövning skall kunna beakta begäran. Landskrona stad kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs

7 7(23) eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut. Sekretess begärs: Om JA, ange i vilken till anbudet bifogad bilaga som skälen för sekretessbegäran återfinns: 3. KVALIFICERING 3.1 Besvarat och underskrivet förfrågningsunderlag Anbudsgivaren skall fylla i svar på samtliga begärda uppgifter i detta förfrågningsunderlag samt inkomma med övriga efterfrågade handlingar i samband med anbud. 3.2 Juridisk och ekonomisk ställning Uteslutningsgrunder och kvalificering av anbudsgivare Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kommer, i enlighet med vad som anges i LOU 10 kap 1, att uteslutas om Landskrona stad får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott, bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att

8 8(23) det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. I de fall anbudsgivaren är en juridisk person kommer anbudsgivaren att uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Landskrona stad får enligt LOU 10 kap 2 utesluta anbudsgivare som själv (eller vars underleverantör) är: i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Är leverantören en juridisk person får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Genom att skriva på sanningsförsäkran, bilaga 1, intygar anbudsgivaren att ingen av omständigheterna enligt punkterna ovan föreligger Registrering Anbudsgivare skall vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret (eller motsvarande register som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad). För kontroll av att anbudsgivare är registrerad på sätt som angivits ovan, kommer Landskrona stad att begära in registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet. Observera: För det fall anbudsgivaren är utländsk, skall registreringsintyg (eller motsvarande uppgifter) från behörig officiell myndighet i etableringslandet bifogas anbudet. Intyget skall vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta.

9 9(23) Anbudsgivaren är utländsk: Om JA, bifogas intyg: bilaga: Skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. För kontroll av att anbudsgivaren fullgjort sina skyldigheter, kommer Landskrona stad att av Skatteverket begära in SKV 4820 (Begäran/Svar offentliga uppgifter). Observera: För det fall anbudsgivaren är utländsk, skall dokumentation motsvarande blankett SKV 4820 lämnas in av anbudsgivaren tillsammans med anbudet. Av dokumentationen skall framgå att anbudsgivaren i hemlandet fullgjort sina skyldigheter. Intyget skall vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta. Anbudsgivaren är utländsk: Om JA, bifogas dokumentation motsvarande SKV 4820 (originalhandling) från etableringslandet enligt ovan: bilaga: Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren skall ha en god och stabil ekonomi. Syftet med den ekonomiska granskningen är att se till att de inkomna anbudsgivarna bedöms kunna fullfölja det tänkta uppdraget under avtalstiden. Som bevis för att kravet på en god och stabil ekonomi är uppfyllt, skall anbudsgivaren inneha minst riskklass tre (3) enligt UC AB:s riskklassbedömning (normal risk vad gäller kreditvärdighet) eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut, eller på annat sätt kunna bevisa att företagets ekonomiska ställning motsvarar ställda krav för denna grad av rating. Uppfylls kreditvärdigheten: Om kreditvärdigheten styrks på annat sätt än genom UC:s riskklassbedömning skall dokumentation (originalhandling) bifogas som visar att kraven på ekonomisk stabilitet enligt ovan uppfylls.

10 10(23) Dokumentation bifogas, bilaga: Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera om anbudsgivaren uppfyller kreditvärdigheten Ansvarsförsäkring Vinnande anbudsgivare skall vid tidpunkt för avtalstecknande kunna uppvisa en fullgod och relevant ansvarsförsäkring för uppdraget. Ansvarsförsäkringen skall vara giltig under hela avtalsperioden. Landskrona stad kommer att begära in dokumentation om gällande försäkringar i samband med avtalstecknandet. Krav uppfylls: 3.3 Övrigt Till anbudet skall bifogas: En kortfattad beskrivning av leverantören och dennes verksamhet Bilaga: En redogörelse för leverantörens kapacitet för uppdraget med hänsyn till upphandlingens omfattning Bilaga: En redogörelse för leverantörens rutiner för egenkontroll/kvalitetssäkring Bilaga: Minst tre aktuella referenser för motsvarande av leverantören genomförda eller pågående avtal/uppdrag.

11 11(23) Ange företagsnamn, kontaktperson, telefonnummer och eventuell e- postadress Bilaga: 4. KRAVSPECIFIKATION 4.1 Omfattning Köp av möbler och montering av möbler till enheter inom Landskrona stad. Produkterna kommer att avropas av beställaren efter behov. 4.2 Pris Pris ska anges som en rabattsats på anbudsgivaren bruttoprislista exklusive moms. Rabattsatser ska anges nedan för de respektive produktområde enligt Samtliga rabattsatser ska vara fasta under hela avtalsperioden, inklusive eventuell avtalsförlängning. Aktuell priskatalog skall bifogas anbudet och rabattsatsen skall utgå från priskatalogen. (För prisjustering bruttoprislistan se kommersiella villkor punkt 6.10) Rabattsats för: Produktområde Arbetsbord och skrivbord (sittande och stående) % Produktområde Arbetsstolar % Produktområde Konferensmöbler/inredning för offentlig miljö % Produktområde Övriga möbler, belysning och gardiner m.m. % Bruttoprislista skall bifogas samt vara allmänt tillgängliga och officiella för övriga marknaden. Prislistor bör lämnas digitalt i PDF form, hänvisning till hemsida accepteras ej. Prislista eller lösblad konstruerade för köpare eller liknande för kommunen accepteras ej.

12 12(23) Vid misstanke av konstruktion av prislista kommer detta att kontrolleras, och anbudet kan komma att förkastas. Bilaga: 4.3 Sortiment Kataloger skall bifogas samt vara allmänt tillgängliga och officiella för övriga marknaden. De bör lämnas digitalt i PDF form, hänvisning till hemsida accepteras ej. Kataloger och lösblad konstruerade för köpare eller liknande för kommunen accepteras ej. Observera att endast möbler gällande rubricerad upphandling kommer att beaktas vid utvärdering. Samtliga offererade produkter ska finnas i företagets standardsortiment. Produkterna ska vara beskrivna i katalog eller pärm där det klart och tydligt ska framgå produkternas egenskaper och mått. Produkter som inte uppfyller kravet kommer inte utvärderas. Bilaga: Produktrådgivning Leverantören skall ha en namngiven kontaktperson för mottagande av avrop. Personen skall vara väl insatt i avtalet samt att kunna planera och möblera lokaler på ett praktiskt och effektivt sätt. Tanken är att kontaktpersonen skall vara behjälplig inför avrop av ny inredning till nya lokaler och vid ombyggnad av befintliga lokaler. Leverantören skall ge inredningsförslag och berätta om alternativa produkter, leverantör skall ge möbleringsförslag för objekt i form av ritningar. Detta när köparen begär och är i behov av detta, även genom kundbesök Utställning och visning av sortiment Leverantören skall under hela avtalstiden ha en permanent utställning där avropare skall kunna se och eventuellt utprova sortiment. Denna skall vara placerad i Landskrona stads närhet (med en radie av 70 km). Leverantör skall vid behov utan kostnad ställa ut provmöbler hos köparen på köparens begäran under begränsad överenskommen tid.

13 13(23) Leverantör skall bistå med utprovningsstolar till kommunens företagshälsovård, idag Previa för Landskrona stad, detta sortiment utses av kommunen alt. företagshälsovård. Här kan kommunens personal se och prova ut kontorsstolar/ arbetsstolar Montering Montering skall omfattas och ingå i leveransen. Montering av beställda produkter skall ske samtidigt som leverans. Anbudsgivare skall i anbudet beskriva sina rutiner för montering. I undantagsfall kan kommunen själv komma att vilja montera möblerna och anbudsgivare skall ange rabatt vid dessa leveranser. Observera att om inte montering kan erbjudas kommer anbudet inte tas upp till vidare prövning Reservdelar och kompletteringsköp Anbudsgivaren skall garantera att produkter kommer finnas tillgängliga för kompletteringsköp under hela avtalsperioden samt att reservdelar skall finnas i minst fem år, efter att produkten lanserats på marknaden. 4.4 Allmänna krav Offererade produkter skall vara avsedda och anpassade för offentliga kontorsmiljöer. Produkter skall vara funktionsdugliga och flexibla och hållbara för ändamålet. Generella krav: Möbler skall ha en enhetlig karaktär, i respektive rum. Bordskivor skall ha en tjocklek på minst 20 mm. Möbeltextilier skall ha ett nötningstal på minst Martindale. Höj och sänkbara bord skall klara en belastning på minst 80 kg. Elektronisk manövrering på höj och sänkbara bord. Kontorsbord skall vara av konstruktion med balk under alt. med sarg.

14 14(23) Möbler skall vara märkta med fabrikat (önskvärt även typ/modell), leverans år och månad. 4.5 Tekniska krav Inom de produktområde där relevant och accepterad standard finns på marknaden (såsom svensk standard eller motsvarande) ska produkt och/eller material vara testade och godkända enligt dessa Arbetsbord och skrivbord (sittande och stående) Ange vilken typ av verifikation som kan uppvisas på begäran: Arbetsstolar Ange vilken typ av verifikation som kan uppvisas på begäran: Konferensmöbler/inredning för offentlig miljö Ange vilken typ av verifikation som kan uppvisas på begäran: Övriga möbler, belysning och gardiner m.m.

15 15(23) Ange vilken typ av verifikation som uppvisas på begäran: CE-märkning Elektriskt manövrerade produkter skall vara CE-märkta i enlighet med EU:s Maskindirektiv 2006/42/EG. 4.6 Miljöpolicy och miljömål för Landskrona Övergripande upphandlingskrav I likhet med alla kommuner står Landskrona stad genom sin konsumtion av varor och tjänster för en betydande miljöpåverkan. Genom att ställa större krav på miljöhänsyn vid upphandling kan de negativa miljökonsekvenserna reduceras. Landskrona stad har därför ett särskilt ansvar för hållbar utveckling genom att fungera som förebild och påverka både personal, deras familjer och alla kommuninvånare i deras konsumtionsmönster. Som ett led i denna strävan ställs i denna upphandling miljökrav. I enlighet med detta är grundprincipen att offererade produkter skall innehålla så lite hälsooch miljöfarliga ämnen som möjligt. Offererade produkter (produkter i typrum samt det övriga sortimentet) i denna upphandling skall lägst uppfylla den bilagda miljökravs specifikation vilken framgår av bilaga 1. Acceptans styrkes nedan. Ange förteckning över stödjande dokument nedan, som kommer att finnas tillgängliga under hela avtalstiden. Dessa dokument ska på begäran från den upphandlande myndigheten kunna tillhandahållas för att möjliggöra kontroll av att specificerade krav uppfylls för den/de offererade produkten/produkterna Flamskyddsmedel Ange vilken typ av verifikation som kan uppvisas på begäran:

16 16(23) Lim Ange vilken typ av verifikation som kan uppvisas på begäran: Ytbehandling av trä, plast och/eller delar av metall Ange vilken typ av verifikation som kan uppvisas på begäran: Textilier och läder Ange vilken typ av verifikation som kan uppvisas på begäran: 4.7 Elektronisk fakturahantering Landskrona stad arbetar kontinuerligt med att effektivisera inköpsprocesser. För att få en säkrare och effektivare hantering av leverantörsfakturor vill Landskrona stad mottaga elektroniska fakturor. Leverantören skall kunna hantera elektroniska fakturor i något välkänt EDI format företrädesvis svefakturor.

17 17(23) 4.8 Beställningsrutin Kundtjänst ska finnas tillgänglig via telefon måndag-fredag 8:00 16:30 Beställning ska kunna göras via e-post, telefon eller webb. 4.9 Kampanjerbjudande Om leverantören på leveransdagen bedriver kampanjer eller dylikt, d.v.s. en offererad produkt som tillfälligt erbjuds marknaden till lägre pris än enligt leverantören anbud, skall köparen automatiskt erhålla lägre pris. 5 UTVÄRDERINGSMODELL 5.1 Anbudsprövning Inkomna anbud kommer att granskas i tre steg: 1. Kvalificering av anbud 2. Kvalificering av anbudsgivare 3. Utvärdering av anbud Steg 1, kvalificering av anbud I det första steget kontrolleras att alla i förfrågningsunderlaget begärda uppgifter finns bifogade i anbudet och att dessa är korrekt ifyllda. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller inte accepteras. Saknas efterfrågade uppgifter kan leverantörens anbud komma att förkastas Steg 2, kvalificering av anbudsgivare I steg två granskas och bedöms anbuden från de anbudsgivare som inkommit med kompletta anbud enligt punkt Här kontrolleras att uppsatta skallkrav enligt förfrågningsunderlaget är uppfyllda samt tekniska, kommersiella och administrativa krav och villkor är uppfyllda. Vidare bedöms också anbudsgivarens lämplighet med avseende på 10 kap. 1-2 i LOU (Lagen om offentlig upphandling). Två veckor efter anbudstidens utgång kommer typrum att skickas ut till de anbudsgivare som har kvalificerat sig enligt punkt och Dessa typrum kommer att utvärderas i steg 3.

18 18(23) Steg 3, utvärdering av anbud I steg tre kommer de anbud som är kvalificerade enligt punkt och och inkommit med ifyllda typrum att utvärderas enligt följande kriterier. Det/de totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet/anbuden kommer att väljas med hänsyn till nedanstående urvalskriterier. Pris 70% Sortiment och sortimentsbredd 30% Anbudet/anbuden med den högsta summan/summorna av de viktade poängen är vinnaren/vinnarna (enligt nedan). Pris utvärderas genom stickprov, typrum. Prissättning av produkter kommer att ske utefter lämnade rabatter i anbudet. Prissättning kommer att ske av anbudsgivare. Möblering skall ske med möbler som har en enhetlig karaktär per typrum. Dessa stickprov, typrum, kommer innan anbudstidens utgång att låsas hos Handelskammaren i Malmö. Köparen äger rätten att bedöma likheten på de produkter som efterfrågas samt att byta till mer likvärdig produkt. Lägsta totalpriset per rum erhåller 5 poäng, övrigas poäng erhålls genom kvoten lägst pris dividerat med jämfört pris som därefter multipliceras med 5 poäng och prisets viktprocent. Typrum som utvärderas är inbördes lika procentuellt värda. Sortimentsbredden kommer att bedömas utifrån leverantörens sortiment inom efterfrågat område. Där ett brett sortiment ger högre poäng (5 poäng), helheten kommer att bedömas. Parametrar som kommer att bedömas är bl.a. Variationer och tillgång till kontorsmöbler Variationer på dimensioner, färger, material etc. Designalternativ på sortiment Variation och alternativ av arbets/kontorsstolar 6 KOMMERSIELLA VILLKOR Anbudsgivaren skall särskilt bekräfta att befintliga villkor accepteras (se sista sidan av detta dokument) 6.1 Allmänt I detta avsnitt anges de villkor som skall gälla i det slutliga avtalet. Villkor kan också tillkomma och/eller preciseras i samband med att vinnare har utsetts. Villkor som inte redovisats i detta material, skall dock förhandlas fram tillsammans med vinnande leverantör.

19 19(23) Utöver nedanstående kommersiella villkor tillämpas de delar av ALOS 05 (Allmänna bestämmelser för leverans av varor till offentliga sektorn) som anges nedan. 6.2 Avtalstid Detta avtal löper från det att detsamma undertecknats av båda parter till och med därefter upphör avtalet att gälla utan någon uppsägning under förutsättning att det inte genom separat skriftligt avtal parterna emellan förlängts att gälla, dock längst till och med (max fyra år efter avtalets ikraftträdande). 6.3 Handlingarnas inbördes rangordning Om det i kontraktshandlingar förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i följande tolkningsordning: 1. Ändringar och tillägg 2. Avtalet kontorsmöbler inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlaget inkl. ev. kompletteringar 4. Anbudsgivarens anbud 6.4 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling undertecknad av båda parter. 6.5 Omfattning och åtagande Avtalet avser kontorsmöbler till Landskrona stad. De i förfrågningsunderlaget redovisade kraven på leverantören och produkter skall gälla under hela avtalsperioden. Vid händelse av att dessa krav inte efterlevs, kan Landskrona stad påkalla påföljder i enlighet med detta avtal. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut utsedd kontaktperson om kommunen anser att denne saknar erforderlig kompetens, eller om kommunen anser att samarbetet inte fungerar tillfredsställande. Leverantören ansvarar såsom för egen del för underleverantör om sådan anlitas. 6.6 Överlåtelseavtal och ägarskifte Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal. 6.7 Fakturering Förutom obligatorisk fakturamärkning med beställarens namn och mottagarreferens, leveransadress och utförd leverans, skall fakturan innehålla följande information: OCR-nummer alt fakturanummer

20 20(23) Förfallodatum Fakturabeloppet Momsbeloppet Bankgironummer Leverantörens namn och adress Leverantörens organisationsnummer och momsregistreringsnummer Information om F-skattsedel vid utfört arbete Vid kreditfakturor ska det framgå debetfakturans fakturanummer Av fakturan ska det framgå tydligt vad som faktureras Fakturor som inte innehåller ovanstående information kommer att returneras till leverantören för åtgärd innan betalning erläggs. Fakturering skall ske månadsvis. Landskrona stad tar inte emot fakturor under 100 kr. 6.8 Faktureringsavgifter Faktureringsavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får ej debiteras. 6.9 Betalningsvillkor Fakturor förfaller 30 dagar från fakturans ankomstdatum förutsatt att leverans fullgjorts och godkänts. Som ankomstdatum räknas den dag korrekt faktura kommer kommunen tillhanda. Betalning innebär inte godkännande av varan. Vid försenad betalning utgår dröjsmåls enligt räntelagen Prisjustering Prisjustering av bruttoprislistan kan tidigast ske tolv (12) månader från avtalsstart. Prisjustering med ökade priser som resultat, får endast ske en gång per år och får max motsvara total KPI (basår 1980). För beräkning av basmånad som underlag till prisjustering, skall index baseras på den senaste kända 12 månaders period. Retroaktiv prisjustering får ej förekomma. Leverantörens beräkning av prisändring skall aviseras till Landskrona stads upphandlingsenhet senast trettio (30) dagar innan önskad prisjustering. Prisändringen börjar gälla först efter skriftlig bekräftelse från Landskrona stad Garanti Leverantören garanterar för varans fullgodhet under en tid av minst fem år. Vid eventuella felaktigheter på varan ersätts densamma utan kostnad för köparen Fel i varan/tjänsten ALOS 05 punkterna Fel i varan ska tillämpas mellan parterna Leveransvillkor Leverans ska ske levererat förtullat (DDP, enligt Incoterms 2000).

21 21(23) Leveranserna ska ske efter avrop till anvisad plats, inklusive transport och lossning och inburet till köparens respektive enhet och avdelning/anvisad plats eller enligt särskild överenskommelse. Leveranstid och pris ska anges i orderbekräftelse snarast efter avrop. I de fall kund har önskemål om fasta leveransdagar ska anbudsgivaren komma överens om sådana med kund. Följesedel ska medfölja varje leverans av varor. På följesedeln ska framgå antal levererade varor av respektive slag/varubenämning, inköpsordernummer då det förekommer, samt namn på köparens beställare. Sker leverans på pall skall leverantören återta samtliga pallar, kostnadsfritt, såvida inget annat avtalas vid varje enskild leverans. Återtagande sker enligt överenskommelse exempelvis vid nästkommande leverans Leveransförsening och vite Försening berättigar till vite. Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med två (2) procent av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte har kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga femton (15) procent av sagda värdet. Utöver ovanstående skall ALOS 05 punkterna 7-11 Leveransförsening och vite tillämpas mellan parterna Statistik Leverantören skall en gång per år kostnadsfritt upprätta statistik över levererade varor. Statistiken skall anges per vara och varans värde i tre nivåer; Landskrona stad totalt, per förvaltning och per enhet. Statistiken skall levereras elektroniskt till Landskrona stad, Upphandlingsenheten, i Excelformat. Utöver ovanstående skall varje förvaltning, i uppföljningssyfte, när som under avtalstiden kunna begära statistik enligt ovanstående uppdelning Skadestånd Fullgör part inte sina skyldigheter enligt detta avtal har motparten rätt till ersättning för skada (skadestånd). Skadeståndet omfattar inte ersättning för indirekt skada såvida inte grov vårdslöshet ligger den felande parten till last Hävning Utöver vad som anges ovan under Leveransförsening och vite samt Fel i varan äger avtalsparterna rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan om part bryter mot bestämmelse i detta avtal eller inte följer gällande tillämpliga lagar, förordningar och/eller andra bestämmelser och avtalsbrottet inte är av endast ringa betydelse samt rättelse inte skett inom trettio (30) dagar, efter skriftlig anmaning därtill. Avtalsbrott av väsentlig betydelse föreligger exempelvis om leverantören vid upprepade tillfällen inte lever upp till förutsättningarna i ingånget avtal.

22 22(23) Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Om hävning sker enligt denna bestämmelse har Landskrona stad rätt till ersättning för eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man samt för de kostnader som föranleds av ett nytt upphandlingsförfarande Tvist Tvister mellan köparen och säljare skall om parterna inte kan komma överens, avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Första instans skall vara Lunds tingsrätt Ansvarsförsäkring Avtalstecknande part skall kunna uppvisa en fullgod och relevant ansvarsförsäkring för uppdraget som täcker de skador som skulle kunna uppstå och som leverantören är ansvarig för. Ansvarsförsäkringen skall vara giltig under hela avtalsperioden. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Landskrona stad uppvisa skriftligt bevis på att leverantören har erforderliga försäkringar Underleverantör Leverantör tar ansvar för att eventuella underleverantörer som kontrakteras följer de riktlinjer och anvisningar, som finns reglerade parterna emellan i avtalet, samt fullgör sina skyldigheter enligt lag Befrielsegrund (Force Majeure) ALOS 05 punkterna Befrielsegrund (force majeure) ska tillämpas mellan parterna.

23 23(23) Härmed intygas att: upplysningar och övriga handlingar som lämnats in är korrekta de kommersiella villkoren accepteras samtliga skall-krav accepteras anbudsgivaren lever upp till lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter omständigheter enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) 10 kap 1 och 2 ej föreligger samtliga uppgifter i anbudet är sanningsenliga Ort, Datum Anbudsgivarens underskrift + namnförtydligande (Behörig firmatecknare eller av denne befullmäktigad person i det senare fallet skall fullmakt bifogas)