Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 ESLÖVS Dokumenthanteringsplan Vård och Omsorg Antagen av Vård- och omsorgsnämnden , XX Översikt av Vård och Omsorgs och hur de ska hanteras. Dokumenthanteringsplanen ska revideras årligen.

2 Dokumenthanteringsplan Vård och Omsorg Eslövs kommun Inledning 1 Bakgrund 1 Struktur 1 Viktiga begrepp 1 Handlingar allmänna, offentliga, hemliga 1 Angående registrering och förvarande av 2 Undantag Från Registrering Gällande Handlingar i Personakter 3 Hantering av Digitala Handlingar 3 1. STYR Politisk Verksamhet 1 Reglementen 1 Protokoll/Minnesanteckningar 1 Närvaro- och voteringslistor 2 Justeringsanslag 2 Sammanträdesplaner 2 Kallelser Förvaltningsstyrning 2 Mötesanteckningar 2 Kallelser Verksamhetsutveckling Projektform 3 Projekt Krishantering 4 2.VERKSAMHETSSTÖD Hantera verksamhets-övergripande 5 Delegering 5 Organisation 5 Synpunkter/klagomål 6

3 Ej diarieförda av ringa eller tillfällig betydelse Hantera Ekonomi 6 Budget 6 Kundfakturering och reskontra 7 Leverantörsfakturor reskontra 7 Övriga ekonomi Hantera Bidrag/Utdelning av medel Upphandla och Köpa Försäkringshantering Hantera Personal 9 Facklig samverkan, förhandling 9 Rekrytera 10 Arbetsrättsliga frågor 12 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete 12 Kompetensutveckling 13 Lön, arvoden och ersättningar förtroendevalda 13 Lön, arvoden och ersättningar anställda/personal 13 Rehabilitera personal 14 Övrigt Hantera Diarium och Arkiv 15 Diarium 15 Arkiv Hantera Personuppgifter enligt Personuppgiftslagen (PuL) Hantera information/kommunikation Hantera Verksamhetslokaler och inventarier KÄRNVERKSAMHET Handlingar Gemensamma för Kärnverksamheterna 19 Delegeringar 19 Personakter som ska bevaras, forskningsurval 19 Personakter som ska gallras 20

4 Handlingar som kan förekomma i personakter 20 Handlingar som rör enskild men ej föranleder åtgärd 22 Begäran/utlämnande av eller akter 23 Anmälningar 23 Administration utförare 23 Enkäter 24 Övrigt 24 3.A Individ- och Familjeomsorg (IFO) 25 Missbruksärenden 25 Serveringstillstånd 27 Försäljning/servering tobak, folköl samt handel med receptfria läkemedel 29 Övrigt 29 3.B Äldreomsorg och funktionshinder, LSS 30 Insatser 30 Anvisning av lägenhet 31 Köadministration 31 Ersättning 31 LOV (lagen om valfrihetssystem) 31 Övrigt 31 3.C Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska MAS 32 Ansvara för trygg HSL följa upp den medicinska verksamheten 32 Avvikelser HSL 32 Mötesanteckningar, Kallelse 32 Index 33

5 Inledning Bakgrund Enligt arkivreglemente för Eslövs kommun ska varje myndighet (nämnd) upprätta en dokumenthanteringsplan. Planen ska fungera som en katalog över de som hanteras av nämnden och ska tillsammans med olika verksamhetssystemen ge en heltäckande bild av vilken dokumentation som finns att tillgå inom nämndens verksamhetsområde. (papper/digitalt). De två påföljande kolumnerna anger om handlingen ska bevaras eller kastas, hur länge den ska bevaras och efter hur lång tid den ska levereras till kommunarkivet (förutsatt att den inte ska kastas). De sista två kolumnerna inrymmer kommentarer gällande handlingen, exempelvis om den ska redovisas till Vård- och Omsorgsnämnden, samt vilken befattning inom myndigheten som är huvudansvarig för själva handlingen. OBS! För användning av den digitala versionen av dokumenthanteringsplanen, klicka på siffrorna i högerkanten i innehållsförteckningen så kommer du till önskat avsnitt direkt. Struktur I dokumenthanteringsplanen redovisas de olika typer av som förvaras på Vård och Omsorg. Planen är indelad i tre huvudavsnitt: Styr som avser politisk verksamhet respektive förvaltningsstyrning, samt även drivandet av projekt och krishantering. Verksamhetsstöd som avser stödfunktioner inom förvaltningen, exempelvis hanterandet förvaltningsgemensamma, ekonomi, personal, diarium, arkiv etc. Kärnverksamhet som avser Vård och Omsorgs kärnverksamheter, dvs Individ- och Familjeomsorg, Äldreomsorg samt Funktionshinder. De som är gemensamma för de tre verksamhetsområdena redovisas i ett eget inledande avsnitt innan kärnverksamheternas specifika listas. I dokumenthanteringsplanen finns åtta kolumner. De fyra första anger vilken typ av handling det rör sig om, huruvida den ska registreras samt var och hur, var handlingen förvaras samt i vilket medium Viktiga begrepp Följande termer används i planen: Registrering: Handlingen ska registreras i ett av förvaltningens angivna verksamhetssystem (Platina, Synergi eller Treserva) Närarkivet: Handlingen ska förvaras i Vård och Omsorgs eget arkiv i Stadshuset Bevaras: Handlingen ska sparas Gallras: Handlingen ska förstöras eller kastas Gallringsfrist: Den tid som ska förflyta innan gallringsbara får gallras ut. Gallringsfristen räknas i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Till kommunarkivet: Handlingen ska rensas på alla gem, häftklamrar etc och levereras ned till kommunarkivet i Stadshuset Handlingar allmänna, offentliga, hemliga En handling är en framställning i skrift, bild eller upptagning som innehåller information av något slag som man kan läsa, avlyssna eller

6 uppfatta. Exempel på är brev, skrivelser, yttranden, protokoll, beslutsunderlag, beslut, e-post, kartor och bandupptagningar. Enligt Tryckfrihetsförordningen betraktas som förvaras hos en myndighet (nämnd) och som har skickats in eller lämnats till någon av kommunens myndigheter eller upprättats i någon av dem, som allmänna. I kommunen finns som inte är allmänna, sådana är till exempel tjänstemännens arbetsmaterial. Dessa har allmänheten inte rätt att begära ut. Allmänna kan vara offentliga eller sekretessbelagda (hemliga). Grundregeln enligt Offentlighets- och sekretesslagen är att alla allmänna är offentliga, vilket innebär att alla svenska och utländska medborgare har rätt att ta del av dessa enligt offentlighetsprincipen. Din egen korrespondens (brev, fax, e-post) med kommunen blir exempelvis en allmän handling. Om handlingen inte omfattas av sekretess kan den läsas av andra. Det finns däremot, framför allt inom socialtjänsten, många som omfattas av sekretess såsom som Angående registrering och förvarande av Genom registrering kan förvaltningen få god ordning på allmänna som inkommit eller upprättas av förvaltningen. God ordning är en förutsättning för att tillförsäkra allmänheten och andra myndigheter den grundlagsstadgade rättigheten att ta del av allmänna. Dokumenthanteringsplanen ger anvisningar i vilket verksamhetssystem olika ska registreras eller på annat sätt hållas ordnade. Registrerade och diarieförda digitala dokument finns tillgängliga i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina, om det ej anges att de registrerats i verksamhetssystemen Treserva eller Synergi, samt i papperskopia bland diarieförda i Närarkivet. Digitala och filer, såsom exempelvis e-post, som ska bevaras ska skrivas ut på åldersbeständigt papper och läggas i ärendets akt. Gällande registrering av, enligt 5 kap 1 offentlighets- och sekretesslag är huvudregeln att varje myndighet har skyldighet att registrera allmänna så snart de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Registreringsskyldigheten gäller inte om: En myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. De offentliga na hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. T ex i en systematisk förvaring i en pärm. Det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, då behöver den varken registreras eller hållas ordnad. Exempel på sådana är enklare förfrågningar, reklam, kurserbjudanden mm. Gallringsprotokoll måste upprättas i samband med förstörande/kastande av de som har en bestämd gallringsfrist och som alltså inte gallras vid inaktualitet. Protokollet ska innehålla en lista över de som har förstörts och det eller de gallringsbeslut som man stöder sig på. Protokollet undertecknas av ansvarig tjänsteman och förvaras i pärm i Närarkivet.

7 För de eventuella som inte listas i denna dokumenthanteringsplan gäller att de måste bevaras. Gallringsbeslut för enskilda kan fattas av Vård- och omsorgsnämnden. Undantag Från Registrering Gällande Handlingar i Personakter För socialtjänstens vidkommande finns ett generellt undantag från diarieföringsplikten för som hör till personakt (5 kap 3 OSL samt 2 offentlighets- och sekretessförordningen 2009:641, OSF). Detta innebär t ex att utredningar, journalanteckningar, yttranden och andra individrelaterade rörande viss person eller familj tillförs motsvarande personakt i stället för att diarieföras. Detta gäller även i färdtjänstärenden respektive LSS-ärenden. Följande skall dock diarieföras, även om det förekommer individuppgifter i handlingen. Klagomål som helt eller delvis gäller verksamheten - även om ett visst individärende använts för att åskådliggöra problematiken (JO , dnr ). Anmälan från anställda inom hemtjänsten rörande missförhållanden inom äldre- och handikappomsorg - en så kallad lex Sarah-anmälan (JO 2000/01 s 522). Anmälan till Socialstyrelsen om felbehandling eller tillbud inom den kommunala hälso- och sjukvården - en så kallad Lex Maria-anmälan. Remiss från eller beslut av JO eller annan tillsynsmyndighet med anledning av något klagomål, oavsett om granskningen gäller ett individärende eller ej (JO 1994/95 s 503). Handlingar rörande enskilda om personakt saknas och ej heller bör läggas upp på grund av att utredning inte inleds (se nedan om kronologiska pärmar). Det är viktigt att vara observant på att diarieföringsskyldigheten även omfattar som upprättats inom myndigheten, inte endast inkommande skrivelser. Hantering av Digitala Handlingar Enligt 2 kap 3 tryckfrihetsförordningen omfattar begreppet handling utöver framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Det innebär att digitala, uppgifter i olika IT-system samt bild- och ljudupptagningar ska behandlas på samma sätt som andra skriftliga framställningar. Oavsett om en handling finns på papper eller enbart i digital form gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen.

8 1. STYR 1.1 Politisk Verksamhet Reglementen Reglemente Vård- och omsorgsnämnden Reglemente Kommunala pensionärsrådet Papper Bevaras 5 år Ska ses över årligen. Publiceras på EKIS. Papper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och omsorgsnämnden. Nämndsekreterare Adm. assistent Protokoll/Minnesanteckningar Protokoll Vård- och omsorgsnämnden Protokoll Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott Diarieförs inte i helhet, men beslutsparagrafer diarieförs till respektive ärende. Diarieförs inte i helhet, men beslutsparagrafer diarieförs till respektive ärende. Pärm, kronologisk ordning Årsvis Pärm kronologisk ordning Årsvis Protokoll Kommunala pensionärsrådet Minnesanteckningar Kommunala Pensionärsrådets arbetsutskott Pärm, kronologisk ordning, årsvis Svenskt Arkivpapper Svenskt Arkivpapper Bevaras 5 år Arkivet lämnar protokollet för inbindning. Vid arkivering ska protokollet delas i en offentlig del och en sekretessdel inför inbindningen. Bevaras 5 år Inbindning, se rutin från arkivet. Arkivet lämnar protokollet för inbindning. Svenskt Bevaras 5 år Delges Vård- och Adm. assistent Arkivpapper omsorgsnämnden. Papper Bevaras 5 år Adm. assistent Expedieringsprotokoll (kopia av originalprotokoll) med utdragsbestyrkande Papper Vid inaktualitet --- Endast arbetsmaterial vid expediering, gallras efter exp. Nämndsekreterare Nämndsekreterare Nämndsekreterare

9 Närvaro- och voteringslistor Närvaro- och voteringslista - Vård- och omsorgsnämnden - Kommunala Pensionärsrådet Pärm hos nämndsekreterare resp. adm. assistent Papper 2 år --- Nämndsekreterare/ adm. assistent Justeringsanslag Justeringsanslag - Vård- och omsorgsnämnden - Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott - Kommunala Pensionärsrådet Kommunens anslagstavla Svenskt Arkiv-papper Bevaras 5 år Är en del av protokollen. Ta kopia från protokollet och lämna till Medborgarcentrum. Nämndsekreterare/ adm. assistent Sammanträdesplaner Sammanträdesplan - Vård- och omsorgsnämnden - Kommunala pensionärsrådet VoO på Rudolf Papper, digitalt Bevaras 5 år Nämndsekreterare/ adm. assistent Kallelser Kallelse - Vård- och omsorgsnämnden - Kommunala Pensionärsrådet Upprättas i Platina Platina + VoO på Rudolf Digitalt Bevaras 5 år Inbindning med protokollen. Nämndsekreterare/ adm. assistent 1.2 Förvaltningsstyrning Mötesanteckningar Ledningsgrupp Papper 2 år --- Egna anteckningar förs, gemensam info till enhetscheferna skickas ut. Mötesanteckningar tillfällig samverkan med andra om framtida samarbete etc Papper Bevaras 5 år Ett samlingsnummer per samverkansgrupp/år.

10 Mötesanteckningar från fasta samarbetsgrupper, nätverk Kallelser Kallelse, dagordning 1.3 Verksamhetsutveckling Projektform VoO på Rudolf VoO på Rudolf Digitalt Bevaras 5 år Adm. assistent/ handläggare Digitalt 2 år --- Projekt Projektdirektiv Diarieförs Platina VoO på Rudolf Projektplan VoO på Rudolf Protokoll/Mötesanteckningar med dagordning och deltagarlista Papper, digitalt Papper, digitalt Bevaras 5 år Projektledare Bevaras 5 år Projektledare Papper Bevaras 5 år Från styrgrupp, projektgrupp, referensgrupp och dylikt. Projektledare Övriga projektmötesanteckningar Hos projektledaren, kronologiskt Korrespondens av vikt för projektet Papper/digitalt Vid inaktualitet --- Mötesanteckningar utan dagordning och deltagarlista. Gallras när projektet är avslutat. Papper Bevaras 5 år Korrespondens som dokumenterar avgöranden, Avtal/överenskommelser m.m. av långsiktig betydelse. Projektledare Projektledare Korrespondens av ringa vikt Papper/digitalt Vid inaktualitet --- Gallras när projektet är avslutat. Projektledare

11 Riskanalys Slutrapport Utvärdering 1.4 Krishantering Krishanteringsplan Bilagor till krishanteringsplanen Pärm hos biträdande förvaltningschef samt VoO på Rudolf Papper Bevaras 5 år Projektledare Papper Bevaras 5 år Projektledare Papper Bevaras 5 år Projektledare Papper/digitalt Bevaras 5 år Informatör/ Bitr. Papper/digitalt Vid inaktualitet --- Gallras vid nästa uppdatering, sker löpande. förvaltningschef Informatör/ Bitr. förvaltningschef

12 2.VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Hantera verksamhetsövergripande Delegering Delegationsordning Förteckning till nämnden - Delegeringsbeslut (listor) - Redovisning av meddelanden Hör till protokollet, diarieförs resp. ärende. Extra förteckning upprättas, delas ut till nämndens ledamöter i samband med sammanträdet, diarieförs ej VoO på Rudolf Papper, Digitalt Bevaras 5 år 5 år --- Förteckningarna från protokollet bevaras och levereras till kommunarkivet efter fem år. Förteckningarna i brevmall som delas ut på sammanträdet gallras efter 5 år. Delegeringslista IFO, LSS/LASS, Äldreomsorg och avgifter, se Delegeringsbeslut Attest, se 2.2. Delegeringslista anställningar, se 2.6. Papper Bevaras 5 år Revideras årsvis Förvaltningschef Nämndsekreterare Organisation Verksamhetsplan, Papper Bevaras 5 år Ingår i verksamhetsplan/- Resp. chef Verksamhetsberättelse berättelse för Vård och Omsorg. Tillämpningsregler Papper Bevaras 5 år Resp. chef Lathund/rutin VoO på Rudolf Digitalt Vid inaktualitet --- Gallras vid nästa uppdatering. Resp. chef Avtal/överenskommelse om insatser och verksamheter (internt, egen regi) Papper Bevaras 5 år Resp. chef

13 Synpunkter/klagomål Synpunkt/klagomål / Synpunktsblankett registreras Synergi / Synergi Papper Bevaras 5 år Synpunkter via kommunens förtryckta synpunktsblankett = Synergi, övriga = Platina. Registrator/ resp. enhetschef Ej diarieförda av ringa eller tillfällig betydelse Inkomna och utgående av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Skrivelser för kännedom av ringa betydelse Enkät ej av vikt för verksamheten från föreningar m. fl Förfrågan av ringa betydelse Nyhetsbrev, information för kännedom, cirkulär Reklam, inbjudan kurs/seminarium Intern korrespondens av ringa vikt Papper Vid inaktualitet --- Exv rutinmässig korrespondens, ej av vikt för ett ärende. Gallras när sakfrågan är slutbehandlad. Papper, Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är digitalt slutbehandlad. Papper, Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är digitalt slutbehandlad Papper, Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är digitalt slutbehandlad. Papper, Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är digitalt slutbehandlad. Papper, Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är digitalt slutbehandlad. Papper, Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är digitalt slutbehandlad. Faxkvitto Papper Vid inaktualitet --- När kvittot mottagits. 2.2 Hantera Ekonomi Budget Underlag - Budget/ rambudget - Delårsrapport - Internkontroll - Bokslut Papper 5 år --- Upp till nämnd. Ekonom

14 - ARKIVET Beslut budget Papper Bevaras 5 år Hör till Vård- och omsorgsnämndens protokoll. Nämndsekreterare Kundfakturering och reskontra Kundfaktura underlag Fakturajournal Pärm, VoO på Rudolf Pärm, VoO på Rudolf Papper, digitalt Papper, digitalt 2 år --- Adm. assistent 2 år --- Adm. assistent Underlag bokföringsmässigt avskrivna kundfordring VoO på Rudolf Papper, digitalt 10 år --- Adm. assistent Kravlista (Restlista) - kopia Pärm Papper 2 år --- Kopia på kravlistan som lämnas till KLK. Adm. assistent Leverantörsfakturor reskontra Leverantörsfaktura (Originalfaktura) Originalfakturor från leverantör skickas till scanning. Adm. assistent Originalfaktura rörande klient med Sekretess Kronologiskt i Papper 10 år --- Adm. assistent sekretessuppgifter pärm Extern utbetalning Papper 10 år --- Behandlas som en leverantörsfaktura. Adm. assistent Balansavstämning Kronologiskt i Papper 10 år (kopian) --- Lämnas över till KLK vid Adm. assistent pärm bokslutsarbetet. Kopia sparas. Faktura/kopia Pärm/leverantör Papper 10 år --- Följesedeln/rekvisitionen ska Adm. assistent - Följesedel - Rekvisition - utställda alfabetisk scannas in i fakturaportalen, alt. ange i fakturan vilken följesedel/rekvisition som tillhör fakturan. Verifikationer, räkenskapsmaterial Pärm Närarkivet Papper 10 år Adm. assistent/ ekonom

15 - ARKIVET Övriga ekonomi Attest förteckning, beslutsattest Pärm i Närarkiv Papper Bevaras 5 år Upp som delegeringsbeslut till nämnden. Ekonom Moms/särskild moms - Underlag till återsökning Pärm hos ekonom VoO på Rudolf Papper Digitalt 10 år --- Återsökningen sker centralt i kommunen, KLK Ekonom 2.3 Hantera Bidrag/Utdelning av medel Statsbidrag för olika åtgärder, information, ansökningar, avstämning m m Föreningsbidrag - Ansökan - Beslut om utdelning Ansökan samt utdelning av medel ur - Social samlingsstiftelse - Samlingsstiftelse för trivsel och trevnad - Ove och Dagny Steinwalds handikappfond Papper Bevaras 5 år Respektive verksamhetschef Papper Bevaras 5 år Respektive verksamhets- Papper Bevaras 5 år Originalna finns hos ekonomihandläggare på kommunledningskontoret. chef Ekonom

16 - ARKIVET 2.4 Upphandla och Köpa Upp är sekretessbelagda tills beslut tagits om vem som vunnit upphandlingen och tilldelningsbeslut gått ut Upphandling insatser och verksamheter (externt) Ev sekretess Tilldelningsbeslut Diaireförs i Platina Anbud, vinnande Anbud, ej antaget Avtal Anbud får ej öppnas före anbudstiden löpt ut Resp. chef Papper Bevaras 5 år Resp. chef Papper Bevaras 5 år Resp. chef Papper Bevaras 5 år Resp. chef Papper Bevaras 5 år Resp. chef Svenskt Bevaras 5 år Kopior i avtalspärm i Ekonom Arkivpapper Närarkivet. Leveransbekräftelse Pärm arbetsrum Papper 2 år Resp. chef 2.5 Försäkringshantering Försäkring (Kopia på försäkringsbesked/avtal) Pärm hos respektive assistent Papper Vid inaktualitet --- Försäkringarna styrs centralt i kommunen av KLK. Kopia gallras när försäkringen upphört att gälla. Adm. assistent 2.6 Hantera Personal Facklig samverkan, förhandling Facklig tidrapport, kopia Pärm Papper 2 år --- Hanteras av KLK Ledighet med lön för fackligt uppdrag, Pärm Papper 3 år --- Hanteras av KLK kopia Kallelse, dagordning med bilagor Pärm hos personalchef Papper 2 år --- Personalchef

17 - ARKIVET Protokoll MBL Originalet i pärm kronologisk ordning Årsvis Samverkansprotokoll LOSAM EKIS Samverkansprotokoll Vård och Omsorg Facklig samverkan, FÖSAM Årsvis Pärm kronologisk ordning Årsvis EKIS Svenskt Arkivpapper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och omsorgsnämnden. Personalchef Papper Bevaras 5 år Personalchef Papper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott. Personalchef Rekrytera Rekryteringsriktlinjer Offentliga jobb - Ärendehanteringssystem för rekrytering VoO på Rudolf Annons Server Ansökan där sökanden inte fått tjänsten Registrering i Offentliga jobb Digitalt Vid inaktualitet --- Gallras vid nästa uppdatering. Personalhandläggare/ HR-konsult Digitalt Server 3 år --- Varje rekryteringsärende ska diarieföras i Platina. Beslut, sammanställning över samtliga sökanden samt CV och anställnings för den som erhållit anställning ska skrivas ut på papper och bevaras dels bland diarieförda, dels i personakt. Offentliga jobb Server Offentliga jobb Papper. digitalt Externt system och systemägare 2 år --- Personalhandläggare/ HR-konsult Digitalt 2 år --- Kan komma via Offentliga jobb, via post eller e-post. Personalhandläggare/ HR-konsult

18 Ansökan, rekryterad/sökande som fått tjänsten Lista/förteckning över sökande per tjänst Besked till de sökande som inte var kallade till intervju Utdrag ur belastningsregister PuL-markeras PuL-markeras Personakt Systematisk ordning hos ansvarig tjänsteman Pärm Bemanningen Anställningsbeslut, kopia Papper 2 år/bevaras 2 år efter anställn. upphört Diarieförd ansökan i Närarkivet gallras tillsammans med övriga i akten efter 2 år. Ansökan som läggs till personakten bevaras och levereras till kommunarkivet 2 år efter anställning upphört. Personalhandläggare/ HR-konsult Papper 2 år --- Personalhandläggare/ HR-konsult Digitalt 2 år --- Personalhandläggare/ HR-konsult Papper 2 år --- Skrivs under av den anställda och arbetsgivarrepresentant. Original till den som anställts + till KLK. Sekretessförbindelse Personakt Papper Bevaras 2 år efter anställn. upphört Fullmakt postöppning Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet När anställn. upphört Nyckelkvittenser arbetsrum, postfack Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet När anställn. upphört Papper 2 år Beställs från Polismyndigheten. Personalhandläggare/ HR-konsult Personalhandläggare/ HR-konsult Respektive chef Förvaltningssekreterare Respektive adm. assistent samt förvaltningssekreterare

19 Beställning av säkerhetsnyckel Spontanansökan om anställning Delegeringsbeslut anställningar Papper Vid inaktualitet När anställn. upphört Papper, digitalt Ska attesteras av förvaltningschefen. Vid inaktualitet --- Gallras inom två månader efter att svar har lämnats. Papper Bevaras 5 år Respektive chef Arbetsrättsliga frågor Löneöversyn Överläggning, kopia Löneöversyn Förhandlingsprotokoll, kopia Löneöversyn - bilagor Förvaltningssekreterare Original till IT Service och Teknik, kopia i pärm arbetsrum Bemanningsenheten Personalhandläggare/ HR-konsult Bemanningsenheten Bemanningsenheten Bemanningsenheten MBL-förhandling, se ovan Enskild överenskommelse/avtal Digitalt Vid inaktualitet --- Frågan ägs av KLK. Gallras när nästa löneöversyn görs. Digitalt Vid inaktualitet --- Frågan ägs av KLK. Gallras när nästa löneöversyn görs. Digitalt Vid inaktualitet --- Frågan ägs av KLK. Gallras när nästa löneöversyn görs. Digitalt Bevaras 5 år Personalchef Besked om upphörande av anställning Papper Bevaras 5 år Se även avgångsanmälan, Personalchef nedan. Disciplinär åtgärd; varsel/varning och Papper Bevaras 5 år Personalchef brev om tilltänkt åtgärd samt beslut Varsel och brev om tilltänkt åtgärd samt beslut, ej disciplinär åtgärd Personakt Papper Bevaras 5 år Personalchef Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Anmälan - Arbetsskada - Tillbud Sekretess Papper Bevaras Originalet diarieförs på VoO, skickas därefter till KLK. Kopia till Närarkivet. Personalchef

20 Arbetsmiljöinspektion/Tillsyn /Arkiv Handlingsplan arbetsmiljö Skyddsrondsprotokoll/rapport VoO på Rudolf Skyddsrondssammanställning, statistik VoO på Rudolf (kvartal och årsvis) Checklista av arbetsmiljörevision VoO på Rudolf Papper Bevaras 5 år Personalchef Papper Bevaras 5 år Respektive chef Personalchef Digitalt Bevaras 5år Personalchef Digitalt Bevaras 5år Redovisas till Vård- och Personalchef omsorgsnämnden. Digitalt Bevaras 5 år Personalchef Kompetensutveckling Utbildningsintyg Arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras när anställning upphör. Utvecklingsplan, individuell Arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras när anställning upphör. Lön, arvoden och ersättningar förtroendevalda Tjänstgöringsrapport (kopia) - Vård- och omsorgsnämnden - Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott - Kommunala Pensionärsrådet Pärm arbetsrum VoO på Rudolf Papper/digitalt 3 år --- Originalet till KLK. Nämndsekreterare/ adm. assistent Lön, arvoden och ersättningar anställda/personal Blankett ersättning förlorad inkomst Pärm arbetsrum Papper 3 år --- Originalet till KLK, kopia pärm. Adm. assistent Anställningsunderlag, kopia Personakt Papper Vid inaktualitet --- Underlag till anställning se även ovan, Rekrytera. Gallras efter Löneadministration upphörd anställning. Löne- och reseförskott, kopia Personakt Papper Vid inaktualitet --- Originalet hanteras av KLK, Adm. assistent kopia gallras efter upphörd anställning. Lönetillägg, kopia Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter upphörd anställning. Adm. assistent

21 Anställningsbekräftelse/Timrapport Kopia Ansökan ledighet Kopia Ansökan semester Kopia Semesterlista Bilagor till tjänstgöringsrapport Kopia Läkarintyg Personakt Papper Vid inaktualitet --- Hanteras av KLK, kopia gallras efter upphörd anställning. Personakt Papper Vid inaktualitet --- Hanteras av KLK, kopia gallras efter upphörd anställning. Personakt Papper Vid inaktualitet --- Hanteras av KLK, kopia gallras efter upphörd anställning. VoO på Rudolf Digitalt Vid inaktualitet --- När semestern är avslutad för perioden. Personakt Digitalt/ Vid inaktualitet --- T 3:a, utlägg, kvittenser, Papper ersättningar/avdrag reseräkningar, Pärm hos ansvarig chef Adm. assistent Adm. assistent Adm. assistent Adm. assistent Adm. assistent kilometerersättningar. Papper 3 år --- Adm. assistent Avisering till försäkringskassa VoO på Rudolf? Digitalt Vid inaktualitet Efter att ärendet hos försäkringskassan avslutats. Tjänstgöringsintyg/betyg Personakt Papper Bevaras 2 år efter Hanteras av KLK. anställn. upphört Arbetsgivarintyg, utskrivet på begäran Pärm hos Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter upphörd av anställd ansvarig chef anställning. Adm. assistent Resp. chef Resp. chef Rehabilitera personal Ärendehanteringssystem för rehabilitering, Adato Arbetsanpassning/ Arbetsträning, dokumentation Arbetsförmågebedömning/ Funktionsbedömning, medicinsk Server Digitalt Handlingar från varje rehabärende ska skrivas ut på papper, arkiveras separat och skyddat i personalakt. Registreras i ADATO ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört Registreras i ADATO ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört Personalchef systemägare Ansvarig chef Ansvarig chef

22 Beslut om förstadagsintyg Registreras i ADATO ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört Rehabplan/ Rehabiliteringskontrakt Registreras i ADATO ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. Läkarintyg och annat medicinskt underlag i samband med rehabutredningar upphört ADATO Papper Bevaras 2 år efter anställn. upphört Omplacering: underlag och beslut Registreras i ADATO ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört Rehabiliteringsutredning/ inventering av rehabbehov, rehabuppföljning och eventuella rapporter från insatser. Registreras i ADATO ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört Anteckning skriftväxling av dignitet Registreras i ADATO ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört Anteckning, skriftväxling av tillfällig/rutinartad betydelse Kronologisk ordning Digitalt Digitalt Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är slutbehandlad. Ansvarig chef Ansvarig chef Ansvarig chef Ansvarig chef Ansvarig chef Ansvarig chef Ansvarig chef Övrigt Arbetsschema Personec Time Digitalt 5 år Adm. assistent Se rutin vad ska 2.7 Hantera Diarium och Arkiv diarieföras/registreras i Platina. Diarium Diarieplan VoO på Rudolf Digitalt Bevaras 5 år Registrator Diarier Platina Server Bevaras 5 år Skrivs ut vid överlämning till Registrator kommunarkivet. (offentliga) Närarkiv Papper Bevaras 5 år Registrator

23 (sekretess) Närarkiv Papper Bevaras 5 år Markera sekretess med bock i Registrator Platina på handlingen. av trivial art Närarkiv Papper 5 år --- Gallras i samband med leverans Registrator (tillför ej uppgifter till ärendet) till kommunarkivet. Digitala i Platina Platina Digitalt Bevaras 5 år Registrator Söklista ur Platina (levereras med årets diarieförda till kommunarkivet) Platina Bevaras 5 år Söklistor + diariekort Svenskt Arkiv läggs i gemensam arkivbox vid leverans till Registrator Ärendekort Platina Svenskt Arkiv-papper Ärendelista i diarienummerordning Platina Svenskt Arkiv-papper Arkiv arkivet. Bevaras 5 år Tas ut ur Platina i 2 exemplar/ ärende, 1 ex papper till akten, 1 ex. Svenskt Arkiv till arkivbox. Bevaras 5 år Tas ut ur Platina, läggs i arkivbox. Registrator Registrator Arkivbeskrivning Papper Bevaras 5 år Uppdateras vid Registrator omorganisationer etc. Dokumenthanteringsplan Papper Bevaras 5 år Ska ses över årligen. Förvaltningssekreterare Gallringsbeslut Papper Bevaras 5 år Beslutas av Vård- och Registrator omsorgsnämnden. Gallringsprotokoll Pärm i Närarkiv Papper Bevaras 5 år Arkivredogörare Leveranskvitto vid nedlämnande av till kommunarkivet Papper Bevaras 5 år / arkivredogörare 2.8 Hantera Personuppgifter enligt Personuppgiftslagen (PuL) Anmälan av Personuppgiftsombud (PuO) till Datainspektionen Pärm i arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Vid byte av Personuppgiftsombud. PuO

24 Förordnande av Papper Bevaras 5 år Beslut som hör till Vård- och PuO Personuppgiftsombud omsorgsnämndens protokoll. Anmälan av behandling av personuppgifter Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras när behandlingen av till Personuppgiftsombud Personuppgiften upphör. Informationsmaterial till PuO från Pärm arbetsrum Papper/digitalt Vid inaktualitet --- Gallras när ersättningsmaterial PuO Datainspektionen Inkommer. Medgivande Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- När uppgiften enligt PuO medgivandet gallras. Registerförteckningar VoO på Rudolf Digitalt Vid inaktualitet Uppdateras fortlöpande, gallras PuO vid nästa uppdatering och när registret upphört. Registerutdag, begäran samt svar Pärm arbetsrum Papper 1 år --- PuO 2.9 Hantera information/kommunikation Pressmeddelande Trycksak VoO på Rudolf Närarkiv, Kronologisk ordning, årsvis Digitalt Bevaras 5 år Informatör Papper Bevaras 5 år Digitala ex i -katalogen. 1 ex av alla trycksaker som avdelningen producerar bevaras. Informatör 2.10 Hantera Verksamhetslokaler och inventarier Kopia på ritning över disponerad lokal Inventarieförteckning Polisanmälan skadegörelse, inbrott eller stöld Information om aktuella boenden, kopia (avtal, ritning, info om företag som driver verksamheten m m ) Pärm på resp. enhet VoO på Rudolf Per boende i pärm på tjänsterum Papper Vid inaktualitet --- Original på fastighetsavdelning, gallras när hyresavtalet upphör. Fastighetssamordnare Papper Bevaras 5 år Ekonom Digitalt Papper 2 år Original i Närarkivet, kopia till Resp. chef den chef det berör. Papper Vid inaktualitet --- Gallras vid uppdatering Adm. assistent

25 Hyresavtal blockförhyrningar och övriga förhyrda lokaler Hyresavtal bostad uthyrning 2:a hand Närarkiv Papper Vid inaktualitet Gallras 2 år efter att avtalet har upphört. Ekonom/ adm. assistent Ekonom/ adm. assistent Resp. enhetschef Garantibevis Pärm på resp. enhet Papper Vid inaktualitet Gallras efter garantitidens utgång. Husmötesprotokoll Pärm på resp. Papper 2 år --- Resp. enhet enhetschef Brandtillsynsprotokoll Pärm Papper 2 år Resp. enhetschef Arbetsmaterial i pågående projekt Per anläggning Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter projektslut. Resp. enhetschef Verksamhetsanpassning av lokaler/fastigheter - Intern beställning - Offert - Beställning till leverantör - Leveransbekräftelse/kvitto Besiktningsprotokoll vårdsängar, lyfthjälpmedel Pärm på resp. enhet Pärm på respektive enhet Papper 2 år --- Fastighetssamordnare Papper Vid inaktualitet Gallras när nytt protokoll upprättats. Resp. enhetschef

26 3. KÄRNVERKSAMHET A= IFO B= Äldreomsorg C= MAS D= LSS/LASS/ funktionshinder 3.1 Handlingar Gemensamma för Kärnverksamheterna Delegeringar Delegeringsbeslut i original Papper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och omsorgsnämnden Delegeringslista Papper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och - IFO Sekretess (förutom omsorgsnämnden - LSS/LASS/funktionshinder gällande - Äldreomsorg serveringstillstånden) - Avgifter - Serveringstillstånd Respektive handläggare Ansvarig chef Personakter som ska bevaras, forskningsurval Personakter (fysiska) inom samtliga verksamheter berörande personer födda 5, 15, 25 Personakter hos utförare födda 5, 15, 25 Personakter i Treserva födda 5, 15, 25 Akt efter personnummer Papper Bevaras 5 år Efter senaste uppgift i registret eller avslutad åtgärd enligt SoL 12 kap. 1-2 Allt som ska bevaras skall skrivas ut. Papper Bevaras 5 år Akt efter personnummer Treserva Digitalt Bevaras 5 år Efter leverans till kommunarkivet övergår behörigheten att ta del av akten till arkivmyndigheten

27 Register ur Treserva över akter levererade till slutarkiv födda 5, 15, 25 Leveransår/ Personnummer Papper Bevaras 5 år Tillsammans med leverans av fysiska akter Personakter som ska gallras Övriga (fysiska) personakter Övriga personakter i Treserva Akt efter personnummer Treserva P-nr Papper 5 år --- Gallringsfristen räknas från senaste uppgift i registret eller avslutad åtgärd enligt SoL Digitalt 5 år --- Gallras efter att den fysiska akten gallrats Handlingar som kan förekomma i personakter Anmälan med ev bilagor som tillhör ärende eller ger upphov till ärende, förhandsbedömningar Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ansökan med eventuella bilagor Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ärendeblad Personakt Papper/digitalt 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Journalanteckning Treserva Papper/digitalt 5 år/bevaras Skrivs ut för slutarkivering Utredning i enskilt ärende Personakt Papper/digitalt 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Beslut och beslutsunderlag i enskilt Personakt Papper/digitalt 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt ärende om bistånd och/eller insats Överklagande, med bilagor Diariet och Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Personakt Beslut/Domar i förvaltningsdomstol Diariet och Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Personakt Dokumentation av planering som rör den enskilde t ex, utredningsplan, konsultationsdokument, remiss, vårdplan, genomförandeplan Personakt Papper/digitalt 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Anmälan och beslut om ställföreträdare Flyttas upp till Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt

28 Kallelse till möte med handläggare, Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter mötet ägt rum m.m. Kopia av räkning från läkare, Personakt Papper 2 år --- laboratorier, institutioner m.m (räkning för undersökning på uppdrag av socialtjänsten) Behandlingskort, servicekort Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ansökan till institutioner om vård Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Inkomna och utgående av betydelse i ärendet Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt e-post och SMS, skrivs/kopieras Upprättade av betydelse i ärendet Registerkontroll som utgör underlag för beslut in i journal Personakt Papper/digitalt 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt e-post och SMS, skrivs/kopieras in i journal Personakt Papper/digitalt 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ska tillföras akten i läsbar form Fullmakt Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Fullmakt exemeplvis för att hämta uppgifter från andra myndigheter; polisregisterutdrag, utdrag från socialregister, uppgifter från försäkringskassa och kronofogde Rek med mottagningsbevis Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när överklagandetiden gått ut

29 Handlingar som rör enskild men ej föranleder åtgärd Anmälan och rapport som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Information och meddelande som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Förfrågningar från olika myndigheter om enskilda personer är aktuella hos Vård- och omsorgsnämnden i Eslöv Ej aktuella i socialregister, kopia på förfrågan Förfrågningar från olika myndigheter om enskilda personer är aktuella hos Vård- och omsorgsnämnden i Eslöv Aktuella i socialregister- på klients begäran Intyg på klients begäran till andra myndigheter aktuella/ej aktuella Ansökan, ej fullföljd Ärende/handling vidarebefordrat till andra kommuner Nybesökslista Tidsbokning/aktualisering där besök uteblivit Pärm Kronpärm kronologisk ordning Kronologiskt pärm Kronologiskt pärm Papper 5 år --- Register gallras samtidigt som na Papper 2 år --- Register gallras samtidigt som Papper 2 år --- Original tillbaka till frågande myndighet med notering ej aktuell. Register gallras samtidigt som Personakt Papper 2 år --- Vid aktualitet i socialregister skickas förfrågan till handläggare. Förfrågan och yttrande förvaras i personakt Kronologiskt pärm Kronologiskt pärm Kronologiskt pärm Kronologiskt pärm Kronologiskt pärm Papper 2 år --- Vid aktualitet i socialregister skickas förfrågan till handläggare. Förfrågan och yttrande förvaras i personakt Papper 2 år --- Register gallras samtidigt som Papper 2 år --- Register gallras samtidigt som Papper 2 år --- Listan gallras samtidigt som Papper Vid inaktualitet, dock senast 2 mån ---

30 Begäran/utlämnande av eller akter Utlämnande av akt till forskare/ Forskares begäran att ta del av akt Begäran om utlämnande av sekretessbelagda /ärenden (gäller även när klient begär ut akt om sig själv) vid nekande till utlämnande/partiellt nekande till utlämnande Sekretess Papper Bevaras 5 år Forskarens begäran diarieförs klientens medgivande bör finnas i det diarieförda ärendet som rör utlämnandet. Notering i akten om medgivande samt diarienummer. Papper Bevaras 5 år Delegeringsbeslut redovisas inför Vård- och omsorgsnämnden Registrator/ behörig chef Registrator/ behörig chef Anmälningar Anmälan till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah Anmälan enligt Lex Maria se 3 C MAS Anmälan till Socialstyrelsen angående icke verkställda beslut Papper Bevaras 5 år Papper Bevaras 5 år Biträdande myndighetschef Administration utförare Avtal/överenskommelse med egen regi Avtal/vårdavtal med externa utförare Tillsynsrapport över enskilt bedrivna verksamheter Korrespondens med enskilda utförare Papper Bevaras 5 år Behörig chef Papper Bevaras 5 år Papper Bevaras 5 år Papper Bevaras 5 år

31 Statistik - Daglig verksamhet - Korttidshem dygn - Uppföljning köpta platser. - Köpta platser - Inför bokslut/delårsbokslut (Mätperiod antal pers/timmar/dygn) m.m. Verksamhetssystemet Treserva Digitalt Vid inakualitet --- Gallras vid nästa statistikuppdatering Assistent Enkäter Enkät av vikt för verksamheten samt enkätsvar - extern Papper/ Digitalt Bevaras 5 år Enkät av ringa eller tillfällig vikt för verksamheten - extern Enkät, brukare Enkät genomförd av förvaltningen - Tom enkät samt enkätsammanställning Papper/ Digitalt Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är avslutad Papper Bevaras 5 år Enskilda enkätsvar gallras efter att sammanställning gjorts Pärm hos kvalitetscontroller Kvalitetscontroller Papper Bevaras 5 år Kvalitetscontroller Enkät genomförd av förvaltningen - Enkätsvar Papper Vid inaktualitet --- När sammanställning är färdigställd Pärm hos kvalitetscontroller Kvalitetscontroller Övrigt Protokoll, Mötesanteckningar från samarbetsgrupp med andra, såsom polis, etc Prisuppräkning Kronologiskt pärm Papper Bevaras 5 år Papper Bevaras 5 år Adm. assistent

32 3.A Individ- och Familjeomsorg (IFO) Missbruksärenden Ansökan om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), med bilagor Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Bilagor som kan förekomma: -utredning, - ordförandebeslut, -begäran om läkarutlåtande, -handräckningsbegäran, -platsanvisning Anmälan från polis etc. Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Handlingar rörande underställning till Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt förvaltningsdomstolen (LVM) Begäran om handräckning Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Efterlysning + återkallande Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ansökan om vård enligt LVU Personakt Papper Bevaras 5 år Blankett original skickas till förvaltningsrätten, kopia i akt Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt angående omedelbart omhändertagande gällande LVU Personakt Papper Bevaras 5 år Placeringsmeddelande från statens Personakt Papper Bevaras 5 år institutionsstyrelse Tillsyn/beslut av HVB-hem, för enskild Personakt Papper Bevaras 5 år Meddelande om förundersökning Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när förundersökningen är klar Förundersökningsprotokoll Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när förundersökningen är klar

33 Meddelande om åtalsunderlåtelse/ att åtal ska väckas Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter att åtalsärendet avslutats Handlingar rörande rättshjälp Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter att åtalsärendet avslutats Avtal om handhavande av annans Personakt Papper 5 år/bevaras --- Gallras efter 5 år enligt medel Meddelande från hyresvärd Personakt Papper Vid inaktualitet --- Sparas om de ligger till grund (hyresskulder uppsägningar etc) eller 5 år för beslut eller bedömning, annars gallras när sakfrågan är Kopia av räkningar från läkare, laboratorier institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Remiss till t ex arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Inkomna och utgående av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär som inte tillför sakuppgifter till ärendet slutbehandlad Personakt Papper 2 år --- Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är slutbehandlad Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är slutbehandlad Personakt Papper/digitalt Vid inaktualitet --- e-post och SMS, raderas efter svar Minnesanteckningar kring klient Personakt Papper Vid inaktualitet --- Tillfälliga anteckningar som inte tillför sakuppgifter till ärende, gallras när sakfrågan är slutbehandlad Kallelse till rättegång, möte med handläggare mm Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter att mötet ägt rum Personakt Papper/Digitalt Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är slutbehandlad

34 Serveringstillstånd Handlingar rörande serveringstillstånd som föranlett beslut - Ansökan - Bilagor till ansökan (sekretess) - Tjänsteskrivelse - Beslut i nämnd eller Delegeringsbeslut - Tillståndsbevis - Överklagande - Domar förvaltningsrätt, kammarrätt rörande serveringstillstånd som föranlett beslut -prövning av personer med betydande inflytande, PBI Restauranger, permanenta serveringstillstånd - Ansökan - Anmälan av serveringsansvarig personal (ska ske löpande) - Bilaga till ansökan finansiering köpeavtal/arrendeavtal registreringsbevis f-skattsedel personbevis utdrag från KFM hyreskontrakt registrering av livsmedelslokal intyg kunskapsprov budget för första året verksamhetsbeskrivning - Remissyttranden Hela bilagan till ansökan beläggs med sekretess Papper Bevaras 5 år Digitala ansökningar skrivs ut Tillståndshandläggare Papper Bevaras 5 år Digitala ansökningar skrivs ut Tillståndshandläggare Papper Bevaras 5 år efter att verksamheten har upphört Tillståndshandläggare

35 Anmälan om upphörande av serveringstillstånd av tillståndshavare Papper Bevaras 5 år Tillståndshandläggare Restaurangrapport Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten - Ansökan - Bilaga till ansökan registreringsbevis upplåtelseavtal för lokal markupplåtelse ritning matutbud - Remissyttranden Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutet sällskap - Ansökan - Upplåtelseavtal för lokal - Markupplåtelse - Ritning - Matutbud Tillsynsrapport/protokoll vid restauranginspektionen som ej föranleder åtgärd Tillsynsrapport/protokoll vid restauranginspektioner som föranleder åtgärd - tjänsteskrivelse - kommunicering - beslut Sekretess Papper 10 år --- Samlingsärende, årsvis Tillståndshandläggare Papper 5 år --- Ansökan i digitalt format skrivs Tillståndsut handläggare Papper 5 år --- Ansökan i digitalt format skrivs ut Tillståndshandläggare Papper 5 år --- Tillståndshandläggare Papper Bevaras 5 år Tillståndshandläggare

36 Försäljning/servering tobak, folköl samt handel med receptfria läkemedel Tillsynsrapport/protokoll vid tillsyn av detaljhandel med folköl och tobak som ej föranleder åtgärd. Papper Digital 5 år --- Samlingsärende, årsvis Tillståndshandläggare Kontroll av receptfria läkemedel Tillsynsrapport/protokoll vid tillsyn av detaljhandel med folköl och tobak som föranleder åtgärd. - Tjänsteskrivelse - Kommunicering - Beslut Papper Digital Bevaras 5 år Bevaras i tillsynsärenden som leder till om förbud eller varning Vid årsslut sorteras in i diarieförda Tillståndshandläggare Kontroll av receptfria läkemedel Anmälan om försäljning av folköl och tobak Papper Bevaras 5 år Tillståndshandläggare Tillsynsplan - Restaurang - Butik Papper Bevaras 5 år Beslutas i Vård- och omsorgsnämnden Tillståndshandläggare Övrigt Yttrande i körkortsärende, vapenärende m fl Yttrande till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänst och andra myndigheter Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt

37 Polisrapport om brott eller misstanke om brott Personakt Papper Vid inaktualitet eller 5 år Sparas om de ligger till grund för beslut eller bedömning 3.B Äldreomsorg och funktionshinder, LSS Insatser Beställning av insats Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Meddelande om utskrivning av sluten Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan är hälso- och sjukvård eller liknande slutbehandlad Ansökan och beslut om äldreboende i Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Eslövs kommun från person skriven i annan kommun Avgiftsbeslut Personakt Digitalt/Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Underlag för planering av korttidsboende VoO på Rudolf Digitalt Vid inaktualitet Vårdplanering uppdateras ständigt. Gallras vid nästa uppdatering. Köp/bokning av korttidsplats Papper Vid inaktualitet --- Vid utflytt efter fakturakontroll Statistik över olika insatser Papper Bevaras 5 år Kvalitetsdokument Papper Bevaras 5 år Uppgift till Socialstyrelsen om insatsberättigade enligt LSS Papper Bevaras 5 år Anmälan till Socialstyrelsen angående icke verkställda beslut Protokoll / Mötesanteckningar från samverkan med frivilligorganisationer Pärm, kronologiskt Papper Bevaras 5 år Papper Bevaras 5 år

38 Anvisning av lägenhet Anvisning/erbjudande om ledigt Vid inaktualitet --- Skickas för kännedom till ny boende boende, gallras efter inflytt Svarsbesked Pärm arbetsrum Papper 5år --- Hyreskontrakt, 2:a hand Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Efter upphörande Adm. assistent Köadministration Register över lediga lägenheter Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras vid uppdatering Väntelista på boende Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras vid uppdatering Intern byteslista Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras vid uppdatering Ersättning Sjuklöneersättning personlig assistent Beslut Fakturaunderlag assistansersättning LASS LOV (lagen om valfrihetssystem) - Ansökan från utförare - Kompletteringar - Tjänsteskrivelse - Delegationsbeslut - Besked över godkännande - Kontrakt Tidsredovisning från utförare av hemtjänst inom kundvalssystemet Övrigt Statistik månadsvis, listor: - Arbetsterapeuter - Sjukgymnaster - Sjuksköterskor Pärm arbetsrum Papper Bevaras 5 år Pärm arbetsrum Papper 2 år Adm. assistent Papper Bevaras 5 år Pärm arbetsrum Papper Gallras Avgiftshandläggare Pärm arbetsrum Papper Bevaras 5 år Avgiftshandläggare

39 3.C Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska MAS MAS Ansvara för trygg HSL följa upp den medicinska verksamheten Uppföljningsrapport från verksamhet Patientsäkerhetsberättelse/ rapport årligen (eller vid behov) Dokumentationsgranskningar Avvikelser HSL Papper Bevaras 5 år Redovisas Vård- och omsorgsnämnden MAS Papper Bevaras 5 år Redovisas Vård- och MAS omsorgsnämnden Papper Bevaras 5 år MAS Statistik, halvårsvis Registreras i Synergi Digitalt Vid inaktualitet --- Gallras när ny statistik tas fram MAS Avvikelserapport, intern Registreras i Synergi Digitalt 5år --- Avvikelse i vårdkedjan, externt Registreras i Synergi Pärm Närarkiv Papper Bevaras 5 år MAS MAS Lex Maria-ärenden - Anmälan Papper Bevaras 5 år Redovisas Vård- och omsorgsnämnden MAS - Svar från Socialstyrelsen Lex Sarah-ärenden, se Utfärdade riktlinjer/rutiner Mötesanteckningar, Kallelse Möte och kallelse med - verksamhetschefer - sjuksköterskor Kronologiskt VoO på Rudolf Digitalt/ Papper MAS Bevaras 5 år MAS MAS Digitalt 5år --- MAS

40 Index A Anbud, 9 Anmälan, 12, 20, 22, 23, 25, 28, 29, 30, 32 Ansökan, 8, 10, 14, 20, 21, 22, 25, 27, 28, 30, 31 Anteckning, 15 Attest, 5, 8 Avtal, 3, 5, 9, 12, 23, 26 Avvikelser, 32 B Begäran om utlämnande, 23 Beslut, 7, 8, 10, 15, 17, 20, 27, 29, 31 Bidrag, 8 Budget, 6 D Delegering, 5 Delegeringsbeslut, 5, 12, 19, 23, 27 Delegeringslista, 5, 19 Domar, 20, 27 E Enkät, 6, 24 e-post, 2, 10, 21, 26 F Fullmakt, 11, 21 Föreningsbidrag, 8 G Gallringsbeslut, 3, 16 Gallringsprotokoll, 2, 16 H Hyresavtal, 18 K Kallelse, 2, 3, 9, 21, 26, 32 Kommunala Pensionärsrådet, 2, 13 Kommunala Pensionärsrådets arbetsutskott, 1 Korrespondens, 3, 23 L Leveransbekräftelse, 9, 18 Lex Maria, 3, 23, 32 Lex Sarah, 23, 32 LOV (lagen om valfrihetssystem), 3, 31 M Minnesanteckningar, 1, 26 Mötesanteckningar, 2, 3, 24, 30, 32 P Personakter, 3, 19, 20 Personuppgiftsombud, 16, 17 Protokoll, 1, 3, 10, 24, 30