9 Minirapporteringsärendet

Transkript

1 Minirapporteringsärendet Minirapporteringsärendet Minirapportering används i första hand när man skall göra utbetalningar av arvoden och ersättningar till personer som inte har någon anställning vid Uppsala universitet. Den används också för inrapportering av utbildningsbidrag som inte är kopplade till anställning (hanteras f n av personalavdelningen). Personer som erhåller reseersättningar via Tur&Retur måste först läggas upp i ett minirapporteringsärende om de inte finns i Primula. Minirapporteringsärendet hanterar uppgifter både om en person och om de arvoden och ersättningar som personen skall erhålla. Beskrivning av ärendeytan Ärendeytan för minirapporteringsärendet är indelad i fyra delar. Den översta delen av ärendeytan I den översta delen av ärendeytan finns fälten för den personsökning som måste göras när man skapar ett nytt ärende. Om ärendet avser en person som redan finns i Primulas databas

2 Minirapporteringsärendet 9-2 skall man, när personsökningen är klar, markera den rad i listboxen som innehåller texten 4 ARVODIST. I vissa fall kan det finnas en annan siffra än 4 angiven vilket innebär att den minirapporterade anställningen tillkom innan Uppsala universitet beslöt att anställningsnummer 4 alltid skall användas för sk minirapporterade anställningar. Om ärendet avser en helt ny person och listboxen till höger är tom skall man skriva in siffran 4 i rutan direkt efter namnfältet. Den andra delen av ärendeytan Denna del av ärendeytan innehåller de absolut nödvändigaste personuppgifterna för att en person, som inte har någon anställning vid universitetet, skall kunna erhålla ett arvode eller en ersättning. Här finns fält och knappar för inrapportering av ny eller ändrad information för personen i ärendet. Om man skapar ett nytt ärende för en person som redan finns i databasen fylls ärendeytan med den information om personen som för närvarande finns i Primulas databas. Den tredje delen av ärendeytan I den tredje delen kan man rapportera in poster med information om de arvoden och ersättningar som skall betalas ut. Under knappraden finns en listbox som inrapporterade poster läggs ner i. Där visas de inrapporterade lönehändelserna som de såg ut vid inrapporteringstillfället. Man kan ha flera olika typer av arvoden och ersättningar i samma ärende. Längst ner i den tredje delen av ärendeytan finns en beslutsruta där man skall rapportera in information som gäller för det ärende som för tillfället finns i ärendeytan. Den nedersta delen av ärendeytan Här finns knapparna som används för hantering av ärendet. Alla knapparna beskrivs i kapitlet Ärendehantering under rubrikerna Skicka ärende, Avsluta ärende, Kasta ärende eller ångra inrapportering och Bläddra bland ärenden. Under knappraden finns en statusrad som tillsammans med rubrikerna på respektive fält ger information och hjälp vid inrapportering i de olika fälten. Skapa ett nytt minirapporteringsärende För att skapa ett nytt ärende kan man välja Ärenden/Minirapportering... i huvudfönstret eller motsvarande ikon i verktygsraden. Man kan inte skapa ett minirapporteringsärende för hantering av en persons verkliga anställningar vid universitetet, dvs anställningar som är inrapporterade via ett anställningsärende. Arvoden och ersättningar som hör ihop med en riktig anställning skall rapporteras via ett arvodes- och ersättningsärende. Om man i listboxen i den översta högra delen av ärendeytan väljer någon annan anställning än 4 ARVODIST kommer ett meddelande från Primula att detta inte är tillåtet.

3 Minirapporteringsärendet 9-3 Det kan bara finnas ett pågående minirapporteringsärende för en person. Om man försöker skapa ett nytt ärende och det redan finns ett pågående ärende hos någon användare så meddelar Primula detta. Ett nytt ärende kan skapas först när det pågående ärendet är avslutat eller kastat. Det går heller inte att skapa ett minirapporteringsärende om det finns ett pågående personärende för den aktuella personen. Ett nytt ärende kan skapas först när det pågående personärendet är avslutat eller kastat. Automatik i minirapporteringsärendet När ett minirapporteringsärende skapas för första gången för en person och när detta ärende avslutas läggs en sk minirapporterad anställning upp för personen i Primula databas. Uppgift om vilken institutionskod den minirapporterade anställningen skall ha sköts med automatik via en styrtabell. Alla minirapporterade anställningar knyts till en institution/motsvarande som har benämningen Minirapporterad, generell och kod 999. Alla användare som har behörighet till denna institutionskod i minirapporteringsärendet får på så sätt behörighet till den minirapporterande anställningen även om deras behörighet för övrigt är begränsad till att gälla endast de egna institutionerna/motsvarande. På raden för en minirapporterad anställning i informationsytan anges befattningsbenämningen ARVODIST och för institution/motsvarande anges Minirapporterad. Även befattningsbenämningen läggs alltså in med automatik i ärendet via en styrtabell i Primula. Detta innebär att uppgifter om befattningsbenämning och institution/motsvarande inte kan rapporteras av någon användare och uppgifterna kan heller inte ses i ärendeytan utan bara i informationsytan. Den minirapporterade anställningen (som alltså inte är någon riktig anställning) visas alltid på en särskild rad i informationsytan för personen. Den minirapporterade anställningen finns kvar i databasen och i informationsytan tills den rensas bort av en speciell rensningsrutin.

4 Minirapporteringsärendet 9-4 Regler för när ett ärende skall skapas vid institutioner/motsvarande Användare vid institutioner/motsvarande skall skapa ett minirapporteringsärende när ett arvode eller en ersättning skall utbetalas till en person som: inte har någon anställning alls vid universitetet har haft en eller flera anställningar vid universitetet och som är avslutade Om en person är anställd vid Uppsala universitet, dvs har en pågående anställning som är inrapporterad via ett anställningsärende i Primula, skall användare vid institutioner/motsvarande skicka arvodesräkningen (på samma sätt som tidigare) till personalavdelningen för vidare hantering. Ärendeytans information samt regler för rapportering Beskrivning av information i fält och knappar I nedanstående tabell finns beskrivningar av den information som kan finnas i alla fält, rutor och under knappar som man kan använda för inrapportering av arvoden och ersättningar. För vissa fält, rutor och knappar krävs tydligare instruktioner än de som finns i tabellen. Dessa finns nedan under rubriken Särskilda regler och anvisningar. Systemets obligatoriska fält har rödmarkerade rubriker i ärendeytan. Lokalt har Uppsala universitet valt att göra ytterligare några fält obligatoriska. Dessa anges i tabellen nedan. Namn på fält, rutor och knappar Adressuppgifter Fullständig adress i Sverige Utland Utlandsadress Station.ort. L.spec Ändrad ber av skatt Pro.sk Ändrad ber av skatt Fr o m Beskrivning av information samt regler för inrapportering Obligatorisk uppgift. Fyra fält: gatuadress, c/o-adress, postnummer samt ort. Orten kommer automatiskt när man lägger in postnumret. Använd tab-tangenten. OBS! Dessa fält skall inte användas om utlandsadress finns. Se instruktioner under rubriken Särskilda regler och anvisningar. Obligatorisk uppgift för utlandsboende. Landkod skall väljas i listboxen. Maximalt tre adressrader kan skrivas. Observera att direkt efter kommatecken (som särskiljer adressraderna) skall INGET mellanslag göras. Se instruktioner under rubriken Särskilda regler och anvisningar. Arbetsställenummer samt tjänstgöringsort. Rapporteras ej. Ifylles med automatik från styrtabell Arbetstallekod med arbetsställenummer= Tjänstgöringsort är alltid Rapporteras ej. Ifylles med automatik. Procentskatt. Fylls i efter särskilt beslut från skattemyndigheten. Det datum från vilket skattebeslutet gäller. Läggs in av inst

5 Minirapporteringsärendet 9-5 Namn på fält, rutor och knappar Beskrivning av information samt regler för inrapportering Läggs in av Ändrad ber av Jämkningsbelopp enligt jämkningsbeslut. skatt Jämkning. Den generella regeln är att inrapporterat belopp blir negativt med automatik eftersom det är det vanligaste fallet. Om man vill att beloppet skall vara positivt måste man ange ett plustecken (+) framför beloppet vid inrapporteringen. Ändrad ber av Det datum från vilket jämkningsbeslutet gäller. skatt Fr o m Ändrad ber av Det datum till vilket jämkningsbeslutet gäller. skatt T o m Ändrad ber av Beloppsgräns. När bruttolön överstiger beloppsgräns upphör skatt Beloppsgräns jämkningen att gälla. Grunduppgift: Skattetabell och kolumn. Anges enligt skattsedel, t. ex Prel.sk. (två fält) Skattekolumn fylls i automatiskt beroende på personens ålder. Kolumn är 1 till och med det år man fyller 65 och 2 fr o m året efter det år man fyllt 65. (Gäller inkomst upp till 3.200:-) Grunduppgift: Proc.sk. Procentskatt. 30% läggs in med automatik om personen inte har någon anställning vid Uppsala universitet. Grunduppgift: Procentsats för särskild inkomstskatt enligt beslut från SINK-sk. skattemyndigheten för utomlands bosatta personer. Anst. f r o m Obligatorisk uppgift. Datumet skall alltid vara den 1:a i den månad som arbetet utförts. Kan vara datum framåt eller bakåt i tiden. Typ av anställning Obligatorisk uppgift arvode uppdragstagaren skall anges. Slutdatum anst Änvänds ej för närvarande vid Uppsala universitet Lönegrupp Obligatorisk uppgift. Beteckning på en grupp av institutioner som har samma löneadministratör. Här anges koden för den lönegrupp som anställningen tillhör. I styrtabell Lonegrupp finns kod för lönegrupp samt namn på den löneadministratör som ansvarar för gruppen. OBS att en löneadministratör kan ha flera lönegrupper! Orgenhet Ska alltid vara 999, minirapporterade generell Orgenhet Används ej vid Uppsala universitet Kontering Typ av ersättning Obligatorisk uppgift. Löneart för ett arvode eller en ersättning. I listboxen visas alla valbara lönearter i minirapporteringsärendet. Se instruktioner under rubriken Särskilda regler och anvisningar. Fr o m Obligatorisk uppgift. Det startdatum som gäller för arvodet/ersättningen. Tom Obligatorisk uppgift. Det slutdatum som gäller för Antal arvodet/ersättningen. Antal timmar vid timrapportering eller antal lektioner. Minuter omräknas i hundradelar, t. ex. 3 tim och 30 minuter = 3,5

6 Minirapporteringsärendet 9-6 Namn på fält, rutor och knappar Beskrivning av information samt regler för inrapportering Läggs in av Á-pris Á-pris per timme. Kan även avse à-pris per dag i förekommande fall. Vissa lönearter kräver inget à-pris. Detta ligger i systemet och visas vid löneberäkningen. (tex 3260 Prof underv) Belopp Obligatorisk uppgift när inte antal timmar/lektioner eller dagsersättning och à-pris anges. Ifylles med totalt belopp. Omfattning Obligatorisk uppgift, enligt angivelse i löneartskatalogen, för vissa lönearter, t ex 3290 utbildningsbidrag. Rapporterad omfattning reducerar beloppet på posten. Tillfällen Fältet används ej vid Uppsala universitet. Text Valfritt fält används vid behov för extra information eller förtydliganden av den ordinarie löneartstexten. OBS att denna text skrivs ut på lönebeskedet och tar över ordinarie löneartstext. Korrigering Vid rättelser - används vid återtagande av ett arvode eller en ersättning. Konto Obligatorisk uppgift. Konto enligt kontoplanen. Anges med fyra siffror. Konteringskontroll sker mot kontoplan i ekonomisystemet. Orgenh Obligatorisk uppgift. Organisatorisk enhet enligt kontoplanen. Anges med fem siffror. Konteringskontroll sker mot kontoplan i ekonomisystemet. Prestati Obligatorisk uppgift. Prestation enligt kontoplanen. Anges med max tre siffror. Konteringskontroll sker mot kontoplan i ekonomisystemet. Kurs/proj Kurs/projekt enligt kontoplanen. Anges med max åtta siffror. Konteringskontroll sker mot kontoplan i ekonomisystemet. De tre första siffrorna måste överensstämma med de tre första i orgenh. Denna kontokombinationskontroll finns inte i Primula. Motpart Obligatorisk uppgift. Motpart enligt kontoplanen. Utbet till privatpersoner i Sverige , utbet till privatpersoner inom EU och utom EU Konteringskontroll sker mot kontoplan i ekonomisystemet. Finansiär Finansiär enligt kontoplanen. Anges med sex siffror och är obligatorisk då konto är 5070, 5071 eller Konteringskontroll sker mot kontoplan i ekonomisystemet. Aktivitet Aktivitet enligt kontoplanen. Frivilligt fält. Anges med max 5 siffror. Konteringskontroll sker mot kontoplan i ekonomisystemet. Kop. Kont. Del. kont... Kopiering av konton. Kan användas vid flera inrapporteringsärenden i följd med samma kontering. Totalt 100%. Kan inte användas vid delad kontering. Delad kontering för en post. Används istället för raden med konteringsfälten om posten skall bokföras på olika konton. Konteringen måste vara procentuellt fördelad, totalt 100%.

7 Minirapporteringsärendet 9-7 Namn på fält, rutor och knappar Avvikande skatt... Blanketter Ant[H]... Beskrivning av information samt regler för inrapportering Val av avvikande skatt. Frivillig procentsats dock lägst 30%. Om annan skattesats skall tillämpas måste meddelas. Utskrift av blankett arvode Ärenderelaterade anteckningar. Används då ärenden skickas mellan handläggare. Kan raderas innan ärendet avslutas. Följer annars ärendet till arkivet. Läggs in av Beskrivning av information i beslutsrutan I nedanstående tabell finns beskrivningar av den information som kan anges i fält, rutor och under alla knappar i beslutsrutan. Namn på fält, rutor Beskrivning av information samt regler för och knappar inrapportering Attesteras ej Attest Blankt eller ett X. Ej beslut/ utbetalningsorder Beslut/ utbetalningsorder Diarienummer Tidigare beslut i ärendet Dokumentnummer Motiv... Blankt eller ett X. X-markering skall göras när beslut i ärendet är taget. För att avsluta ärendet måste X- markering finnas! Om man vill kasta ärendet eller ändra information i ärendet innan avslut måste X- markering tas bort. Aktuellt diarienummer från det centrala PA-diariet Handläggare av tidigare utbet.order Används ej vid Uppsala universitet Fritt textfält. Fältet kan användas när det finns behov av att motivera beslutet för ärendet Särskilda regler och anvisningar Behörighet att rapportera information i minirapporteringsärendet Användare vid personalavdelningen som har behörighet att rapportera information i Primula har behörighet till samtliga fält, rutor och knappar i minirapporteringsärendet inkl beslutsrutan.

8 Minirapporteringsärendet 9-8 Användare vid institutioner/motsvarande tilldelas behörighet att rapportera information i minirapporteringsärendet för alla personer som inte har någon anställning vid universitetet. Vissa fält kan vara undantagna från behörigheten och är då gråfärgade för användaren. Listboxar i ärendeytan För vissa fält finns listboxar där man kan välja vilken information som skall finnas i fältet. Informationen i listboxarna hämtas från olika styrtabeller i Primula. Styrtabellerna kan läsas genom att man i menyn Servicerutiner väljer Styrtabeller lönerutin eller Styrtabeller övriga.... Man kan inte skriva in någon annan information i de fält som har en tillhörande listbox än den som finns i listboxen. Om man tycker att någon information saknas eller är felaktig skall man meddela detta till sin kontaktperson vid personalavdelningen. Adresser Adressen är en obligatorisk uppgift. Detta betyder att det måste finnas information antingen i fälten Adressuppgifter eller under knappen Utland. Om personen redan finns i Primulas register skrivs uppgifter om adress och skatt in i fälten med automatik. Glöm inte kontrollera att Primulas adressuppgifter är aktuella. De adressuppgifter som registreras i fälten Adressuppgifter eller under knappen Utland kan efter att minirapporteringsärendet avslutats ses om man klickar på Adress - knappen på informationsytan. Knappen Utland Under knappen Utland får man en bild där man lägger in uppgift om landkod och adress. I fältet för adress skall adressens olika delar skiljas åt med ett kommatecken (,) utan något blanktecken direkt efter (högst tre rader och max 27 positioner/rad). Detta medför att de olika adressdelarna skrivs på varsin rad i bankfilen och under knappen Adress i informationsytan. Skatteberäkning De skatteuppgifter som går att lägga in i minirapporteringsärendet är i princip samma som kan läggas in i personärendet. Vid uppläggning av en ny person i minirapporteringsärendet fylls alltid fältet Grunduppgift: procentskatt automatiskt med 30%. Om personen redan

9 Minirapporteringsärendet 9-9 har skatteuppgifter inrapporterade via ett personärende är det dessa uppgifter som gäller. Om dessa skall ändras måste institutionen meddela personalavdelningen. Varje årsskifte levererar skattemyndigheten en datafil med skatteuppgifter för det nya året som gäller alla personer som fått ersättning i Primula senast i november året innan. Dessa uppgifter läggs in med automatik i fälten Grunduppgift: skattetabell, kolumn och procentskatt samt i förekommande fall i fältet Beslut skattemyndighet: jämkning. Om personen inte har någon anställning utan bara har en minirapporterad anställning läggs 30% skatt in i fältet Grunduppgift: procentskatt. För övriga regler angående rapportering av skatteuppgifter och beräkning av skatt hänvisas till kapitel Personärendet och den text som finns under rubrik Skatteberäkning. Typ av ersättning Den löneart som väljs styr vilka fält som är obligatoriska och vilka som får användas för inrapportering av information. Minirapporteringsärendet innehåller endast ett fåtal lönearter. Dessa lönearter kan även användas i arvode- och ersättningsärendet av de användare som har behörighet till detta ärende. Kontroller vid inrapportering Lägg till -knappen När man rapporterat klart i inrapporteringsfälten skall man flytta posten med den nya eller förändrade informationen i inrapporteringsfälten ner till listboxen genom att klicka på Lägg till -knappen. Innan raden läggs ner i listboxen kontrolleras att alla obligatoriska fält är ifyllda. En varning ges om kontering saknas. Man kan dock fortsätta utan att fylla i konteringen. Finns ingen kontering på arvoden/ersättningar hamnar dessa på en Restkonteringslista, som måste rättas av personalavdelningen. När man lagt till en post i listboxen kan man välja en ny löneart i fältet Typ av ersättning och fortsätta att rapportera in ytterligare poster. Konteringskontroll En viss konteringskontroll finns i Primula. Systemet accepterar alla kända konton som finns upplagda och är aktiva i ekonomisystemet. Däremot har Primula ingen kontroll av felaktiga kontokombinationer.

10 Minirapporteringsärendet 9-10 Ändra - och Ta bort -knappen En post som finns i listboxen kan markeras och lyftas upp till inrapporteringsfälten för att ändras eller tas bort. Detta kan göras innan man skickar ärendet till en annan användare och innan ärendet avslutas. Utskrift av blankett Arvode När ett minirapporteringsärende är klart och ett beslut finns kan en arvodesblankett skrivas ut. Om ärendet har skapats av en användare vid en institution/motsvarande skall blanketten skrivas ut för underskrift innan X-markering för beslut görs i beslutsrutan och innan ärendet avslutas. Utskriften sker genom att man trycker på tangenten Blanketter. Skicka ett minirapporteringsärende När man skickar ett ärende till en annan användare måste alla obligatoriska fält vara ifyllda. Det går dock att skicka utan att lönegrupp är angiven. När en användare vid en institution/mosvarande skickar ett ärende till sin löneadministratör vid personalavdelningen skall X-markeringen för att ett beslut i ärendet är taget vara gjord. Denna markering innebär även att blanketten för Arvode är utskriven och undertecknad. Denna funktion används för närvarande inte vid Uppsala universitet. Avsluta ett minirapporteringsärende Information som rapporteras i ärendet träder i kraft så fort ärendet avslutas och Primulas huvuddatabas uppdateras. Informationen kan då läsas i informationsytan. Informationen ingår även i uträkning av lön när löneberäkning görs. För att ett minirapporteringsärende skall kunna avslutas måste alla obligatoriska fält innehålla information. Om något saknas kommer följande meddelande:

11 Minirapporteringsärendet 9-11 Dessutom måste en X-markering finnas i beslutsrutan om att det finns ett beslut angående ärendet. Löneberäkning Endast avslutade minirapporteringsärenden kan löneberäknas. Löneberäkning görs under "Lönehantering/Löneberäkning/Enskild" eller med ikonen i verktygsraden. Återaktivera ett avslutat minirapporteringsärende Ett minirapporteringsärende som avslutats men inte deltagit i en månadsomställning kan återaktiveras, dvs hämtas upp från ärendearkivet. Behov av detta kan uppstå om man rapporterat in felaktig information i det avslutade ärendet och rättning måste göras. Se beskrivning av rättningsförfarandet i kapitel Ärendehantering under rubrik Rätta felaktigt inrapporterad information. Informationsytan Informationsytan visas alltid när man gjort personsökningen i minirapporteringsärendet och fått svar att personen finns i Primulas databas. Informationsytan som hör ihop med minirapportering visas med automatik om man i Inställningar/Servicerutiner angivit att informationsytan skall vara kopplad till ärendet. Beskrivning av denna informationsyta finns i kapitel Informationsytan.