Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 ESLÖVS KOMMUN Dokumenthanteringsplan Vård- och omsorgsnämnden Översikt av Vård och Omsorgs handlingar och hur de ska hanteras. Dokumenthanteringsplanen ska ses över årligen.

2 Innehållsförteckning Inledning 4 Bakgrund 4 Struktur 4 Viktiga Begrepp 5 Handlingar Allmänna, Offentliga, Hemliga 5 Angående Registrering och Förvarande av Handlingar 6 Undantag Från Registrering Gällande Handlingar i Personakter 7 Hantering av Digitala Handlingar 8 1. STYR Politisk Verksamhet 9 Reglementen 9 Protokoll/Minnesanteckningar 9 Närvaro- och voteringslistor 10 Justeringsanslag 10 Sammanträdesplaner 10 Kallelser Förvaltningsstyrning 11 Mötesanteckningar 11 Kallelser Verksamhetsutveckling Projektform 11 Projekt Krishantering 12 2.VERKSAMHETSSTÖD Hantera Verksamhetsövergripande Handlingar 13 Delegering 13 Organisation 13 Remisser och Motioner 14 Synpunkter/klagomål 14 1

3 Ej diarieförda handlingar av ringa eller tillfällig betydelse Hantera Ekonomi 15 Budget 15 Kundfakturering och reskontra 15 Leverantörsfakturor reskontra 16 Övriga handlingar ekonomi Hantera Bidrag/Utdelning av medel Upphandla och Köpa Försäkringshantering Hantera Personal 18 Facklig samverkan, förhandling 18 Rekrytera 18 Arbetsrättsliga frågor 19 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete 20 Kompetensutveckling 20 Lön, arvoden och ersättningar förtroendevalda 21 Lön, arvoden och ersättningar anställda/personal 21 Rehabilitera personal 22 Övrigt Hantera Diarium och Arkiv 23 Diarium 23 Arkiv Hantera Personuppgifter enligt Personuppgiftslagen (PuL) Hantera Information/Kommunikation Hantera Verksamhetslokaler och Inventarier 25 3.KÄRNVERKSAMHET Handlingar Gemensamma för Kärnverksamheterna 27 Delegeringar 27 Personakter som ska bevaras, forskningsurval 27 Personakter som ska gallras 28 Handlingar som kan förekomma i personakter 28 Handlingar som rör enskild men ej föranleder åtgärd 30 2

4 Begäran/utlämnande av handlingar eller akter 31 Anmälningar 31 Administration utförare 31 Enkäter 32 Övrigt 32 3.A Individ- och Familjeomsorg (IFO) 33 Missbruksärenden 33 Serveringstillstånd 35 Försäljning/servering tobak, folköl samt handel med receptfria läkemedel 37 Övrigt 37 3.B Äldre och Funktionsnedsättning 38 Insatser 38 Anvisning av lägenhet 38 Köadministration 39 Ersättning 39 LOV (lagen om valfrihetssystem) 39 Övrigt 39 3.C Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska MAS 40 Ansvara för trygg HSL följa upp den medicinska verksamheten 40 Avvikelser HSL 40 Mötesanteckningar, Kallelse 40 Index 42 3

5 Inledning Bakgrund Enligt arkivreglemente för Eslövs kommun ska varje myndighet (nämnd) upprätta en dokumenthanteringsplan. Planen ska fungera som en katalog över de handlingar som hanteras av nämnden och ska tillsammans med olika verksamhetssystemen ge en heltäckande bild av vilken dokumentation som finns att tillgå inom nämndens verksamhetsområde. Struktur I dokumenthanteringsplanen redovisas de olika typer av handlingar som förvaras på Vård och Omsorg. Planen är indelad i tre huvudavsnitt: Styr handlingar som avser politisk verksamhet respektive förvaltningsstyrning, samt även drivandet av projekt och krishantering. Verksamhetsstöd handlingar som avser stödfunktioner inom förvaltningen, exempelvis hanterandet förvaltningsgemensamma handlingar, ekonomi, personal, diarium, arkiv etc. Kärnverksamhet handlingar som avser Vård och Omsorgs kärnverksamheter, dvs verksamhets Individ- och Familje, Äldre och Funktionsnedsättning samt MAS. De handlingar som är gemensamma för de tre verksamhetsområdena redovisas i ett eget inledande avsnitt innan kärnverksamheternas specifika handlingar listas. I dokumenthanteringsplanen finns åtta kolumner. De fyra första anger vilken typ av handling det rör sig om, huruvida den ska registreras samt var och hur, var handlingen förvaras samt i vilket medium (papper/). De två påföljande kolumnerna anger om handlingen ska bevaras eller kastas, hur länge den ska bevaras och efter hur lång tid den ska levereras till kommunarkivet (förutsatt att den inte ska kastas). De sista två kolumnerna inrymmer kommentarer gällande handlingen, exempelvis 4

6 om den ska redovisas till Vård- och omsorgsnämnden samt vilken befattning inom myndigheten som är huvudansvarig för själva handlingen. OBS! För användning av den digitala versionen av dokumenthanterings-planen, klicka på siffrorna i högerkanten i innehållsförteckningen så kommer du till önskat avsnitt direkt. Viktiga Begrepp Följande termer används i planen: Registrering: Handlingen ska registreras i ett av förvaltningens angivna verksamhetssystem (Platina, Synergi eller Treserva). Närarkivet: Handlingen ska förvaras i Vård och Omsorgs eget arkiv i Stadshuset Bevaras: Handlingen ska sparas. Gallras: Handlingen ska förstöras eller kastas. Gallringsfrist: Den tid som ska förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut. Gallringsfristen räknas i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Till kommunarkivet: Handlingen ska rensas på alla gem, häftklamrar etc. och levereras ned till kommunarkivet i Stadshuset. Handlingar Allmänna, Offentliga, Hemliga En handling är en framställning i skrift, bild eller upptagning som innehåller information av något slag som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta. Exempel på handlingar är brev, skrivelser, yttranden, protokoll, beslutsunderlag, beslut, e-post, kartor och bandupptagningar. Enligt Tryckfrihetsförordningen betraktas handlingar som förvaras hos en myndighet (nämnd) och som har skickats in eller lämnats till någon av kommunens myndigheter eller upprättats i någon av dem, som allmänna handlingar. I kommunen finns handlingar som inte är allmänna, sådana 5

7 handlingar är till exempel tjänstemännens arbetsmaterial. Dessa handlingar har allmänheten inte rätt att begära ut. Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda (hemliga). Grundregeln enligt Offentlighets- och sekretesslagen är att alla allmänna handlingar är offentliga, vilket innebär att alla svenska och utländska medborgare har rätt att ta del av dessa handlingar enligt offentlighetsprincipen. Tjänstemännens egen korrespondens (brev, fax, e-post) med kommunen blir exempelvis en allmän handling. Om handlingen inte omfattas av sekretess kan den läsas av andra. Det finns däremot, framför allt inom socialtjänsten, många handlingar som omfattas av sekretess. Exempel på sådana handlingar är de som ingår i brukares personakter, överklaganden, domar från förvaltings- och kammarrätten, anmälningar enligt Lex Maria och Lex Sarah samt handlingar rörande ansökningar om serveringstillstånd där privatpersonens ekonomiska förhållanden ska skyddas. Angående Registrering och Förvarande av Handlingar Genom registrering kan förvaltningen få god ordning på allmänna handlingar som inkommit eller upprättas av förvaltningen. God ordning är en förutsättning för att tillförsäkra allmänheten och andra myndigheter den grundlagsstadgade rättigheten att ta del av allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplanen ger anvisningar i vilket verksamhetssystem olika handlingar ska registreras eller på annat sätt hållas ordnade. Registrerade och diarieförda digitala dokument finns tillgängliga i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina, om det ej anges att de registrerats i verksamhetssystemen Treserva eller Synergi, samt i papperskopia bland diarieförda handlingar i Närarkivet. Observera att enligt 14 i Eslövs kommuns arkivreglemente är nämnden skyldig att förvara sina allmänna handlingar under betryggande former. Det innebär att sekretessbelagda handlingar inte får finnas på arbetsrum, såvida de inte hålls inlåsta i skåp eller skrivbordslåda, samt att alla handlingar som ska bevaras och efter viss tid levereras till kommunarkivet måste förvaras säkert i Närarkivet som ju är brand- och fuktskyddat eller annars i brandsäkert arkivskåp. 6

8 Digitala handlingar och filer, såsom exempelvis e-post, som ska bevaras ska skrivas ut på åldringsbeständigt papper och läggas i ärendets akt. Gällande registrering av handlingar är huvudregeln, enligt 5 kap 1 Offentlighets- och sekretesslagen, att varje myndighet har skyldighet att registrera allmänna handlingar så snart de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Registreringsskyldigheten gäller inte om: En myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. De offentliga handlingarna hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. T ex i en systematisk förvaring i en pärm. Det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, då behöver den varken registreras eller hållas ordnad. Exempel på sådana handlingar är enklare förfrågningar, reklam, kurserbjudanden mm. Sekretesshandlingar måste enligt 5 kap 1 Offentlighets- och sekretesslagen lag registreras/diarieföras (för undantag mot registreringstvånget, se nedan). Gallringsprotokoll måste upprättas i samband med förstörande/kastande av de handlingar som har en bestämd gallringsfrist och som alltså inte gallras vid inaktualitet. Protokollet ska innehålla en lista över de handlingar som har förstörts och det eller de gallringsbeslut som man stöder sig på. Protokollet undertecknas av ansvarig tjänsteman och förvaras i pärm i Närarkivet. För de eventuella handlingar som inte listas i denna dokumenthanteringsplan gäller att de måste bevaras. Gallringsbeslut för enskilda handlingar kan fattas av Vård- och omsorgsnämnden. Undantag Från Registrering Gällande Handlingar i Personakter För socialtjänstens vidkommande finns ett generellt undantag från diarieföringsplikten för handlingar som hör till personakt (5 kap 3 Offentlighets- och sekretesslagen samt 2 7

9 Offentlighets- och sekretessförordningen 2009:641). Detta innebär t ex att utredningar, journalanteckningar, yttranden och andra individrelaterade handlingar rörande viss person eller familj tillförs motsvarande personakt i stället för att diarieföras. Detta gäller även handlingar i färdtjänstärenden respektive LSS-ärenden. Följande handlingar skall dock diarieföras, även om det förekommer individuppgifter i handlingen: Klagomål som helt eller delvis gäller verksamheten - även om ett visst individärende använts för att åskådliggöra problematiken (JO , dnr ). Anmälan till Socialstyrelsen (från anställd eller kvalitetscontrollern) rörande missförhållanden inom Vård och Omsorgs verksamhetsområde en så kallad lex Sarah-anmälan. Anmälan till Socialstyrelsen om felbehandling eller tillbud inom den kommunala hälso- och sjukvården en så kallad Lex Maria-anmälan. Remiss från eller beslut av JO eller annan tillsynsmyndighet med anledning av något klagomål, oavsett om granskningen gäller ett individärende eller ej (JO 1994/95 s 503). Handlingar rörande enskilda om personakt saknas och ej heller bör läggas upp på grund av att utredning inte inleds (se nedan om kronologiska pärmar). Det är viktigt att vara observant på att diarieföringsskyldigheten även omfattar handlingar som upprättats inom myndigheten, inte endast inkommande skrivelser. Hantering av Digitala Handlingar Enligt 2 kap 3 Tryckfrihetsförordningen omfattar begreppet handling utöver framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Det innebär att digitala handlingar, uppgifter i olika IT-system samt bild- och ljudupptagningar ska behandlas på samma sätt som andra skriftliga framställningar. Oavsett om en handling finns på papper eller enbart i digital form gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. 8

10 1. STYR 1.1 Politisk Verksamhet Reglementen Reglemente Vård- och omsorgsnämnden Reglemente Kommunala pensionärsrådet Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ska ses över årligen. Publiceras på EKIS. Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och omsorgsnämnden. Nämndsekreterare Adm. assistent Protokoll/Minnesanteckningar Protokoll Vård- och omsorgsnämnden Protokoll Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott Diarieförs inte i helhet, men beslutsparagrafer diarieförs till respektive ärende. Diarieförs inte i helhet, men beslutsparagrafer diarieförs till Pärm i Närarkivet, kronologisk ordning årsvis Pärm i Närarkivet, kronologisk ordning årsvis Svenskt Arkivpapper Svenskt Arkivpapper respektive ärende. Protokoll Kommunala pensionärsrådet Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Svenskt Arkivpapper Minnesanteckningar Kommunala Pensionärsrådets arbetsutskott Pärm i Närarkivet, kronologisk ordning årsvis Bevaras 5 år Vård och Omsorg lämnar protokollet för inbindning före leverans till kommunarkivet. Bevaras 5 år Vård och Omsorg lämnar protokollet för inbindning innan leverans till kommunarkivet. Bevaras 5 år Delges Vård- och omsorgsnämnden. Nämndsekreterare Nämndsekreterare Adm. assistent Papper Bevaras 5 år Adm. assistent 9

11 Protokollsutdrag från andra nämnder, KS, KSAU och KF som hör till beslut eller föranleder beslut i Vård- och omsorgsnämnden, Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott eller Kommunala Pensionärsrådet Protokollsutdrag från andra nämnder, KS, KSAU och KF som ej hör till beslut eller föranleder beslut i Vård- och omsorgsnämnden, Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott eller Kommunala Pensionärsrådet Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Redovisas Vård- och omsorgsnämnden. Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Redovisas Vård- och omsorgsnämnden. Nämndsekreterare Nämndsekreterare Närvaro- och voteringslistor Närvaro- och voteringslista - Vård- och omsorgsnämnden - Kommunala Pensionärsrådet Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Nämndsekreterare Adm. assistent Justeringsanslag Justeringsanslag - Vård- och omsorgsnämnden - Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott - Kommunala Pensionärsrådet Kommunens anslagstavla Svenskt Arkivpapper Bevaras 5 år Är en del av protokollen. Kopia av justeringsanslaget lämnas till Medborgarcentrum på Stadshuset, som anslår protokollet. Nämndsekreterare Adm. assistent Sammanträdesplaner Sammanträdesplan - Vård- och omsorgsnämnden - Kommunala pensionärsrådet Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Voo på Rudolf-1 (O:) Papper, Bevaras 5 år Nämndsekreterare Adm. assistent Kallelser Kallelse - Vård- och omsorgsnämnden - Kommunala Pensionärsrådet Upprättas i Platina Platina Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Bevaras 5 år Inbindning med protokollen. Nämndsekreterare Adm. assistent 10

12 1.2 Förvaltningsstyrning Mötesanteckningar Ledningsgrupp Papper 2 år --- Egna anteckningar förs, gemensam info till enhetscheferna skickas ut. Mötesanteckningar tillfällig samverkan Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ett samlingsnummer per med andra om framtida samarbete etc Mötesanteckningar från fasta samarbetsgrupper, nätverk Kallelser Kallelse, dagordning Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt 2 år Verksamhetsutveckling Projektform samverkansgrupp/år. Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Bevaras 5 år Adm. assistent/ handläggare Projekt Projektdirektiv Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Projektledare Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Projektplan Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Projektledare Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Protokoll/Mötesanteckningar med Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Från styrgrupp, projektgrupp, Projektledare dagordning och deltagarlista referensgrupp och dylikt. Övriga projektmötesanteckningar Hos projektledaren, Papper/ Vid inaktualitet --- Mötesanteckningar utan Projektledare kronologiskt dagordning och deltagarlista. Gallras när projektet är avslutat. Korrespondens av vikt för projektet Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Korrespondens som dokumenterar avgöranden, Avtal/överenskommelser m.m. av långsiktig betydelse. Projektledare 11

13 Korrespondens av ringa vikt Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras när projektet är Projektledare avslutat. Riskanalys Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Projektledare Slutrapport Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Projektledare Utvärdering Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Projektledare 1.4 Krishantering Krishanteringsplan Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Voo på Rudolf-1 (O:) Bilagor till krishanteringsplanen Pärm hos biträdande förvaltningschef Voo på Rudolf-1 (O:) Papper Digitalt Papper Digitalt Bevaras 5 år Informatör/ Bitr. förvaltningschef Vid inaktualitet --- Gallras vid nästa uppdatering, sker löpande. Informatör/ Bitr. förvaltningschef 12

14 2.VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Hantera Verksamhetsövergripande Handlingar Delegeringslista IFO, Delegering LSS/LASS, Äldreomsorg och avgifter, se Delegeringsbeslut Attest, se 2.2. Delegeringslista anställningar, se 2.6. Delegationsordning Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Revideras årsvis Förvaltningschef Förteckning till nämnden - Delegeringsbeslut (listor) - Redovisning av meddelanden Hör till protokollet, diarieförs resp. ärende. Extra förteckning upprättas, delas ut till nämndens ledamöter i samband med sammanträdet, diarieförs ej Diarieförda handlingar Protokoll Vård- och omsorgsnämnden, pärm i Närarkivet Voo på Rudolf-1 (O:) Papper Digitalt Bevaras 5 år 5 år --- Förteckningarna från protokollet bevaras, levereras till kommunarkivet efter 5 år. Förteckningarna i brevmall som delas ut på sammanträdet gallras efter 5 år. Nämndsekreterare Organisation Verksamhetsplan, Diarieförs Platina Papper Bevaras 5 år Ingår i verksamhetsplan/- Ansvarig chef Verksamhetsberättelse berättelse för VoO Tillämpningsregler Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef Lathund/rutin Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Vid inaktualitet --- Gallras vid nästa uppdatering. Ansvarig chef Avtal/överenskommelse om insatser och verksamheter (internt, egen regi) Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef 13

15 Remisser och Motioner Remisser från Klk Motioner - Vård och Omsorgs yttrande Remisser statliga myndigheter, som hör till eller föranleder beslut i Vårdoch omsorgsnämnden, Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott eller Kommunala Pensionärsrådet - Förvaltningens remissyttrande Remisser statliga myndigheter, som ej hör till eller föranleder beslut i Vårdoch omsorgsnämnden, Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott eller Kommunala Pensionärsrådet Planremisser, detaljplaner Förvaltningens Nämndens remissyttrande Synpunkter/klagomål Synpunkt/klagomål internt (från brukare, anhörig etc) - Förvaltningens svar Synpunkt/klagomål externt (gäller ej brukare, insats etc) - Förvaltningens svar Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Ansvarig chef Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Tillståndshandläggare Registreras i Synergi Synergi Pärm arbetsrum Digitalt Papper Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Bevaras 5 år Registrator/ Ansvarig chef Ej diarieförda handlingar av ringa eller tillfällig betydelse Inkomna/utgående handlingar tillfällig betydelse/rutinmässig karaktär Skrivelser för kännedom av ringa betydelse Papper/ Papper/ Vid inaktualitet --- Ej av vikt för ärende. Gallras när sakfrågan slutbehandlats. Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan slutbehandlats. 14

16 Enkät ej av vikt för verksamheten från Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan föreningar m. fl slutbehandlats. Förfrågan av ringa betydelse Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan slutbehandlats. Nyhetsbrev, information för Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan kännedom, cirkulär slutbehandlats. Reklam, inbjudan kurs/seminarium Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan slutbehandlats. Intern korrespondens av ringa vikt Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan slutbehandlats. Faxkvitto, faxjournal etc Papper Vid inaktualitet --- När kvitto/journal mottagits. Beställningsbekräftelse och Leveransbekräftelse inköp kontorsvaror Papper Vid inaktualitet --- Gallras när varan erhållits och fakturan konterats Resp. tjänsteman 2.2 Hantera Ekonomi Budget Underlag: - Budget/ rambudget - Delårsrapport - Internkontroll - Bokslut Beslut budget Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 5 år --- Upp till nämnd. Ekonom Diarieförs Platina Del av protokoll för Vård- och omsorgsnämnden Diarieförda handlingar Protokoll i pärm i Närarkivet Papper Bevaras 5 år Hör till Vård- och omsorgsnämndens protokoll. Nämndsekreterare Kundfakturering och reskontra Kundfaktura underlag Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Adm. assistent Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Fakturajournal Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Adm. assistent Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Underlag bokföringsmässigt avskrivna Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt 10 år --- Adm. assistent 15

17 kundfordringar Kravlista (Restlista) - kopia Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Kopia på kravlistan som lämnas till Klk. Adm. assistent Leverantörsfakturor reskontra Leverantörsfaktura (Originalfaktura) Extern utbetalning Originalfaktura rörande klient med sekretessuppgifter Balansavstämning, kopia Faktura/kopia - Följesedel - Rekvisition - utställda Pärm i Närarkiv, kronologiskt Pärm i Närarkiv, kronologiskt Pärm arbetsrum /leverantör alfabetisk Originalfakturorna skickas till Adm. assistent scanning på Klk. Behandlas som en Adm. assistent leverantörsfaktura (se ovan). Papper 10 år --- Adm. assistent Papper 10 år --- Originalet lämnas över till Klk vid bokslutsarbetet. Kopia i pärm. Papper 10 år --- Följesedeln/rekvisitionen ska scannas in i fakturaportalen, alt. ange i fakturan vilken följesedel/rekvisition som Adm. assistent Adm. assistent tillhör fakturan. Verifikationer, räkenskapsmaterial Pärm Närarkivet Papper 10 år Adm. assistent/ Ekonom Övriga handlingar ekonomi Attest förteckning, beslutsattest Diarieförs Platina Pärm i Närarkiv Papper Bevaras 5 år Upp som delegeringsbeslut till nämnden. Moms/särskild moms Pärm arbetsrum Papper 10 år --- Återsökningen sker centralt i - Underlag till återsökning Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt kommunen, Klk. Ekonom Ekonom 2.3 Hantera Bidrag/Utdelning av medel Statsbidrag för olika åtgärder som leder till ansökan från Vård och Omsorg Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef 16

18 - info, ansökningar, avstämning m m Statsbidrag för olika åtgärder som ej leder till ansökan från Vård och Omsorg Föreningsbidrag - Ansökan - Beslut om utdelning Ansökan samt utdelning av medel ur - Social samlingsstiftelse - Samlingsstiftelse för trivsel och trevnad - Ove och Dagny Steinwalds handikappfond 2.4 Upphandla och Köpa Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet Gallras när beslut tagits om att ej göra ansökan. Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Till Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott för beslut. Diarieförs Platina Beslutet del av protokollet för Vård- och omsorgsnämnden Diarieförs Platina. Upphandlingar är sekretessbelagda tills beslut tagits om vinnande anbud och tilldelningsbeslut gått ut Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Protokoll i pärm i Närarkiv Papper Bevaras 5 år Kopia till ekonomihandläggare på Klk som sammanställer samt drar ärendet för Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott inför beslut. Anbud får ej öppnas före anbudstiden löpt ut Ansvarig chef Upphandling insatser och Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef verksamheter (externt) Ev sekretess Tilldelningsbeslut Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef Anbud, vinnande Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef Anbud, ej antaget Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef Avtal Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Svenskt Arkivpapper Bevaras 5 år Kopior i avtalspärm i Närarkivet. Leveransbekräftelse Pärm arbetsrum Papper 2 år Ansvarig chef Ekonom Ekonom 2.5 Försäkringshantering Försäkring (Kopia på försäkringsbesked/avtal) Pärm hos respektive assistent Papper Vid inaktualitet --- Styrs centralt i kommunen av Klk. Kopia gallras när Adm. assistent 17

19 försäkringen upphört att gälla. 2.6 Hantera Personal Facklig samverkan, förhandling Facklig tidrapport Hanteras av Klk Ledighet med lön för fackligt uppdrag, Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Originalet till Klk, kopia Ansvarig chef kopia gallras efter upphörd anställning. Kallelse, dagordning med bilagor Voo. På Rudolf-1 (O:) Digitalt 2 år --- Personaladm. chef Protokoll MBL Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Pärm Närarkiv, årsvis Samverkansprotokoll FÖSAM Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Pärm Närarkiv, årsvis Samverkansprotokoll LOSAM Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Pärm Svenskt Arkivpapper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och omsorgsnämnden. Papper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott. Publiceras på EKIS. Personaladm. chef Personaladm. chef Papper Bevaras 5 år Publiceras på EKIS. Personaladm. chef Rekrytera Rekryteringsriktlinjer Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Vid inaktualitet --- Gallras vid nästa uppdatering. Personalhandläggare/ HR-konsult Annons Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Server Offentliga jobb Lista/förteckning över sökande per tjänst Besked till de sökande som inte var kallade till intervju Diarieförs Platina PuL-markeras Papper Digitalt 2 år --- Personalhandläggare/ HR-konsult Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Personalhandläggare/ HR-konsult Offentliga Jobb Digitalt 2 år --- Personalhandläggare/ HR-konsult 18

20 Ansökan, rekryterad/sökande som fått tjänsten, kopia Ansökan där sökanden inte fått tjänsten Diarieförs Platina PuL-markeras Registrering Offentliga jobb Server Offentliga jobb Digitalt 2 år --- Kan komma via Offentliga jobb, via post eller e-post. Spontanansökan om anställning Arbetsrum Papper, Vid inaktualitet --- Gallras inom 12 månader efter att svar har lämnats. Utdrag ur belastningsregister Pärm Personal- och Papper 2 år Beställs från bemanningsenheten Polismyndigheten. Anställningsbeslut, kopia Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 2 år original till Klk, 1 original till den som anställts. Sekretessförbindelse (i de fall sekretessförbindelsen inte står inskriven i anställningsbeslutet) Pärm Närarkivet Papper Vid inaktualitet --- Gallras när anställning upphört. Fullmakt postöppning Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras när anställning upphört. Nyckelkvittenser arbetsrum, postfack Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras när anställning upphört. Beställning av säkerhetsnyckel Original till IT Service och Teknik, kopia i pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Ska attesteras av förvaltningschefen. Gallras när anställning upphört. Ansvarig chef Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Originalansökan till Klk. Personalhandläggare/ HR-konsult Personalhandläggare/ HR-konsult Personal- och bemanningsenheten Personalhandläggare/ HR-konsult Personalhandläggare/ HR-konsult Förvaltningssekreterare Adm. assistent Förvaltningssekreterare Förvaltningssekreterare Delegeringsbeslut anställningar Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef Arbetsrättsliga frågor Löneöversyn inkl bilagor Frågan ägs av Klk. - Överläggning - Förhandlingsprotokoll MBL-förhandling, se ovan Enskild överenskommelse/avtal Originalet till Klk. Ansvarig chef 19

21 Disciplinär åtgärd; varsel/varning och Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Originalet till Klk. Ansvarig chef brev om tilltänkt åtgärd samt beslut Varsel och brev om tilltänkt åtgärd Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Originalet till Klk. Ansvarig chef samt beslut, ej disciplinär åtgärd Omställning/omplacering p.g.a. Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Originalet till Klk. Ansvarig chef arbetsbrist eller misskötsel Skriftligt förtydligande Pärm arbetsrum/ Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras efter anställningens Ansvarig chef Adato Digitalt upphörande. Besked om upphörande av anställning Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Originalet till Klk. Se även Ansvarig chef avgångsanmälan, nedan. Fastställt avgångsbelopp --- Originalet till Klk. Ansvarig chef LAS företrädesrätt Pärm Papper 2 år --- Personal- och bemanningsenheten Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Anmälan - Arbetsskada, kopia - Tillbud, kopia Diarieförs Platina Sekretess Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Originalet diarieförs på VoO, skickas därefter till Klk. Kopia till Närarkivet. Personalchef Arbetsmiljöinspektion/Tillsyn/Arkiv Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Personaladm. chef Checklista av arbetsmiljörevision Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Respektive chef Handlingsplan arbetsmiljö Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Respektive chef Skyddsrondsprotokoll/rapport Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5år Personaladm. chef Skyddsrondssammanställning, statistik (kvartal och årsvis) Arbetsmiljöuppgiftsfördelning samt ev. returneringsblankett Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Bevaras 5år Redovisas till Vård- och omsorgsnämnden. Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras när anställn. upphör. Respektive chef ansvarig för uppgiftsfördelning Personaladm. chef Fördelande chef Kompetensutveckling Utbildningsintyg Arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras när anställn. upphör. Utvecklingsplan, individuell Arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras när anställn. upphör. Bevis på behörighetsgivande utbildning --- Originalet till Klk. Ansvarig chef 20

22 Lön, arvoden och ersättningar förtroendevalda Tjänstgöringsrapport, kopia samt blankett ersättning förlorad arbetsinkomst, kopia - Vård- och omsorgsnämnden - Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott - Kommunala Pensionärsrådet Blankett ersättning förlorad inkomst, kopia Pärm arbetsrum, årsvis Voo på Rudolf-1 (O:) Papper Digitalt 3 år --- Originalet till Klk. Nämndsekreterare Adm. assistent Pärm arbetsrum, årsvis Papper 3 år --- Originalet till Klk, kopia pärm. Nämndsekreterare Adm. assistent Lön, arvoden och ersättningar anställda/personal Löne- och reseförskott, kopia Lönetillägg, kopia Tjänstgöringsrapport inklusive bilagor, kopia Exv T3:a, utlägg, kvittenser, timrapporter, ersättningar/avdrag reseräkningar, kilometerersättningar. Ansökan ledighet, kopia Pärm arbetsrum eller Närarkivet, årsvis Pärm arbetsrum eller Närarkivet, årsvis Pärm arbetsrum eller Närarkivet, årsvis Papper 1 år --- Originalet till Klk. Adm. assistent Papper 1 år --- Originalet till Klk. Adm. assistent Papper 1 år --- Originalet till Klk. Adm. assistent Pärm arbetsrum eller Papper 1 år --- Originalet till Klk. Adm. assistent Närarkivet, årsvis Ansökan semester, kopia Pärm arbetsrum eller Papper 1 år --- Originalet till Klk. Adm. assistent Närarkivet, årsvis Semesterlista Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Vid inaktualitet --- När semestern är avslutad för perioden. Adm. assistent 21

23 Pensionsansökan Pärm arbetsrum eller Papper 1 år --- Originalet till Klk. Adm. assistent Närarkivet, årsvis Avgångsanmälan Pärm arbetsrum eller Papper 1 år --- Originalet till Klk. Adm. assistent Närarkivet, årsvis Tjänstgöringsintyg, på anställds Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter utlämnande. Resp. tjänsteman begäran Tjänstgöringsbetyg, kopia Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet Originalet till Klk. Kopia gallras efter upphörd anställning. Ansvarig chef Rehabilitera personal Rehabiliteringsjournal, dokumentation gällande exv arbetsanpassning/ arbetsträning, rehabplan/ rehabiliteringskontrakt, rehabiliteringsutredning/inventering av rehabbehov, rehabuppföljning och ev. rapporter från insatser Arbetsförmågebedömning/ Funktionsbedömning, medicinsk Beslut om förstadagsintyg Omplacering: underlag och beslut Anteckning skriftväxling av dignitet Registreras i ADATO Registreras i ADATO Registreras i ADATO Registreras i ADATO Registreras i ADATO ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört ADATO Pärm Digitalt Papper Bevaras 2 år efter anställn. upphört ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört ADATO Digitalt Bevaras 2 år efter anställn. upphört Originalet till Klk. Ansvarig chef Ansvarig chef Ansvarig chef Ansvarig chef Ansvarig chef 22

24 Anteckning, skriftväxling av tillfällig/rutinartad betydelse Läkarintyg och annat medicinskt underlag i samband med rehabutredningar Beslut om sjukersättning från försäkringskassan Arbetsrum, Papper Digitalt Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan slutbehandlats. ADATO Papper Vid inaktualitet --- Gallras när rehabilitering genomförts. Pärm Papper Vid inaktualitet --- Originalet till KLK. Gallras när rehabilitering genomförts. Ansvarig chef Ansvarig chef Övrigt Arbetsschema Personec Time Digitalt 3 år --- Adm. assistent Se rutin vad ska diarieföras/ 2.7 Hantera Diarium och Arkiv registreras i Platina (Diarieföra i Platina, lathund) Diarium Diarieplan Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Bevaras 5 år Registrator Diarier Platina Server Bevaras 5 år Skrivs ut vid överlämning till Registrator kommunarkivet. Diarieförda handlingar (offentliga) Närarkiv Papper Bevaras 5 år Registrator Diarieförda handlingar (sekretess) Närarkiv Papper Bevaras 5 år Markera sekretess med bock i Registrator Platina på handlingen. Diarieförda handlingar av trivial art Närarkiv Papper 5 år --- Gallras i samband med Registrator (tillför ej uppgifter till ärendet) leverans till kommunarkivet. Digitala handlingar i Platina Platina Digitalt Bevaras 5 år Registrator Söklista ur Platina (levereras med årets diarieförda handlingar till kommunarkivet) Platina Bevaras 5 år Söklistor + diariekort Svenskt Arkiv läggs i gemensam arkivbox vid leverans till Registrator Ärendekort Platina Svenskt Arkivpapper arkivet. Bevaras 5 år Tas ut ur Platina. 2 ex/ärende, 1 ex till akten, 1 ex. Svenskt Arkiv-papper till arkivbox. Registrator 23

25 Ärendelista i diarienummerordning Platina Svenskt Arkivpapper Bevaras 5 år Tas ut ur Platina, läggs i arkivbox. Registrator Arkiv Arkivbeskrivning Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Uppdateras vid Registrator omorganisationer etc. Dokumenthanteringsplan Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ska ses över årligen. Förvaltningssekreterare Gallringsbeslut Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Beslutas av Vård- och Registrator omsorgsnämnden. Gallringsprotokoll Pärm i Närarkiv Papper Bevaras --- Arkivredogörare Leveranskvitto vid nedlämnande av handlingar till kommunarkivet Pärm i Närarkiv Papper Bevaras / arkivredogörare 2.8 Hantera Personuppgifter enligt Personuppgiftslagen (PuL) Anmälan av Personuppgiftsombud (PuO) till Datainspektionen Förordnande av Personuppgiftsombud Anmälan av behandling av personuppgifter till Personuppgiftsombud Pärm i arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Vid byte av Personuppgiftsombud. Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Beslut som hör till Vård- och omsorgsnämndens protokoll. Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- Gallras när behandlingen av Personuppgiften upphör. PuO PuO Informationsmaterial till PuO från Pärm arbetsrum Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras när ersättningsmaterial PuO Datainspektionen inkommer. Medgivande Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet --- När uppgiften enligt PuO medgivandet gallras. Registerförteckningar Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Vid inaktualitet Uppdateras fortlöpande, PuO gallras vid nästa uppdatering och när registret upphört. Registerutdag, begäran samt svar Pärm arbetsrum Papper 1 år --- PuO 24

26 2.9 Hantera Information/Kommunikation Pressmeddelande Voo på Rudolf-1 (O:) Digitalt Bevaras 5 år Informatör Trycksak Närarkiv, Kronologisk ordning, årsvis Papper Bevaras 5 år Digitala ex i (O:)-katalogen. 1 ex av alla trycksaker som avdelningen producerar bevaras. Informatör 2.10 Hantera Verksamhetslokaler och Inventarier Verksamhetsanpassning av Pärm på resp. enhet Papper 2 år --- Ansvarig chef lokaler/fastigheter - Intern beställning - Offert - Beställning till leverantör - Leveransbekräftelse/kvitto Kopia på ritning över disponerad lokal Pärm på resp. enhet Papper Vid inaktualitet --- Original på fastighetsavdelning, gallras när hyresavtalet upphör. Fastighetssamordnare Inventarieförteckning Polisanmälan skadegörelse, inbrott eller stöld Information om aktuella boenden, kopia (avtal, ritning, info om företag som driver verksamheten m m ) Hyresavtal blockförhyrningar och övriga förhyrda lokaler Hyresavtal bostad uthyrning 2:a hand Pärm arbetsrum Voo på Rudolf-1 (O:) Papper Digitalt Bevaras 5 år Ekonom Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper 2 år --- Original i Närarkivet, kopia Resp. chef till den chef det berör. Per boende i pärm på Papper Vid inaktualitet --- Gallras vid uppdatering Adm. assistent tjänsterum Närarkiv Papper Vid inaktualitet Gallras 2 år efter att avtalet har upphört. Pärm i Närarkiv Papper Vid inaktualitet --- Gallras 2 år efter att avtalet har upphört. Ekonom/ adm. assistent Ekonom/ adm. assistent 25

27 Garantibevis Pärm på resp. enhet Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter garantitidens Resp. enhetschef utgång. Husmötesprotokoll Pärm på resp. enhet Papper Vid inaktualitet --- Gallras när nytt protokoll Resp. enhetschef upprättats. Brandtillsynsprotokoll Pärm på resp. enhet Papper Vid inaktualitet --- Gallras när nytt protokoll Resp. enhetschef upprättats. Arbetsmaterial i pågående projekt Pärm per anläggning Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter projektslut. Resp. enhetschef Besiktningsprotokoll arbetstekniska hjälpmedel såsom vårdsängar, lyfthjälpmedel etc Pärm på respektive enhet Papper Vid inaktualitet --- Gallras när nytt protokoll upprättats. Resp. enhetschef 26

28 3.KÄRNVERKSAMHET A= IFO B= Äldre och funktionsnedsättning C= MAS 3.1 Handlingar Gemensamma för Kärnverksamheterna Delegeringar Delegeringsbeslut i original Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och omsorgsnämnden Delegeringslista Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Redovisas till Vård- och - IFO Socialtjänst över 18 år Sekretess omsorgsnämnden - LSS (förutom gällande - Funktionsnedsättning serveringstillstånden) - Äldre - Avgifter - Tillstånds- och tillsynsärenden Ansvarig chef Ansvarig chef Personakter som ska bevaras, forskningsurval Personakter (fysiska) inom samtliga verksamheter berörande personer födda 5, 15, 25 Personakter hos utförare, personer födda 5, 15, 25 Personakter i Treserva, personer födda 5, 15, 25 Akt efter personnummer Papper Bevaras 5 år Efter senaste uppgift i registret eller avslutad åtgärd enligt SoL 12 kap. 1-2 Allt som ska bevaras skall skrivas ut. Papper Bevaras 5 år Akt efter personnummer Treserva Digitalt Bevaras 5 år Efter leverans till kommunarkivet övergår behörigheten att ta del av akten till arkivmyndigheten 27

29 Register ur Treserva över akter levererade till slutarkiv födda 5, 15, 25 Leveransår/ Personnummer Papper Bevaras 5 år Tillsammans med leverans av fysiska akter Personakter som ska gallras Övriga personakter (fysiska), personer ej födda 5, 15, 25 Övriga personakter i Treserva, personer ej födda 5, 15, 25 Handlingar som kan förekomma i personakter Anmälan med ev bilagor som tillhör ärende eller ger upphov till ärende, förhandsbedömningar Akt efter personnummer Treserva P-nr Papper 5 år --- Gallringsfristen räknas från senaste uppgift i registret eller avslutad åtgärd enligt SoL Digitalt 5 år --- Gallras efter att den fysiska akten gallrats Se lathund över hur journalhandlingar skickade från SSK till Närarkivet ska hanteras. Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ansökan med eventuella bilagor Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ärendeblad Personakt Papper/ 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Journalanteckning Treserva Papper/ 5 år/bevaras Skrivs ut för slutarkivering Utredning i enskilt ärende Personakt Papper/ 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Beslut och beslutsunderlag i enskilt Personakt Papper/ 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt ärende om bistånd och/eller insats Överklagande, med bilagor Diarieförs Platina Diariet och Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Beslut/Domar i förvaltningsdomstol Diarieförs Platina Diariet och Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Dokumentation av planering som rör den enskilde t ex, utredningsplan, konsultationsdokument, remiss, vårdplan, genomförandeplan, rehabplan, signeringslistor Personakt Papper/ 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt 28

30 Anmälan och beslut om Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt ställföreträdare Kallelse till möte med handläggare Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter mötet ägt rum. Kopia av räkning från läkare, Personakt Papper 2 år --- laboratorier, institutioner m.m (räkning för undersökning på uppdrag av socialtjänsten) Behandlingskort, servicekort Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ansökan till institutioner om vård Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt e-post och SMS, Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Registerkontroll som utgör underlag för beslut Personakt Personakt Papper/ Papper/ skrivs/kopieras in i journal 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt e-post och SMS, skrivs/kopieras in i journal 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ska tillföras akten i läsbar form Fullmakt Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Fullmakt exempelvis för att hämta uppgifter från andra myndigheter; polisregisterutdrag, utdrag från socialregister, uppgifter från försäkringskassa och kronofogde Rek med mottagningsbevis Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när överklagandetiden gått ut 29

31 Handlingar som rör enskild men ej föranleder åtgärd Anmälan och rapport som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Information och meddelande som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Förfrågningar från olika myndigheter om enskilda personer är aktuella hos Vård- och omsorgsnämnden i Eslöv Ej aktuella i socialregister, kopia på förfrågan Förfrågningar från olika myndigheter om enskilda personer är aktuella hos Vård- och omsorgsnämnden i Eslöv Aktuella i socialregister- på klients begäran Intyg på klients begäran till andra myndigheter aktuella/ej aktuella Pärm arbetsrum Papper 5 år --- Register gallras samtidigt som handlingarna. Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Register gallras samtidigt som handlingar. Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Original tillbaka till frågande myndighet med notering ej aktuell. Register gallras samtidigt som handlingar. Personakt Papper 2 år --- Vid aktualitet i socialregister skickas förfrågan till handläggare. Förfrågan och yttrande förvaras i personakt. Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Vid aktualitet i socialregister skickas förfrågan till handläggare. Förfrågan och yttrande förvaras i personakt Ansökan, ej fullföljd Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Register gallras samtidigt som handlingarna. Ärende/handling vidarebefordrat till Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Register gallras samtidigt som andra kommuner handlingarna. Nybesökslista Pärm arbetsrum Papper 2 år --- Listan gallras samtidigt som handlingarna. Tidsbokning/aktualisering där besök --- Gallras inom två månader uteblivit efter mötet skulle ha ägt rum. Pärm arbetsrum Papper Vid inaktualitet, dock senast 2 mån 30

32 Begäran/utlämnande av handlingar eller akter Utlämnande av akt till forskare/ Forskares begäran att ta del av akt Begäran om utlämnande av sekretessbelagda handlingar/ärenden (gäller även när klient begär ut akt om sig själv) Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Forskarens begäran diarieförs klientens medgivande bör finnas i det diarieförda ärendet som rör utlämnandet. Notering i akten om medgivande samt diarienummer. Diarieförs Platina vid nekande till utlämnande/ partiellt nekande till utlämnande Sekretess Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Diariet behöver få delegeringsbeslut från chef + maskad kopia av det som gått till den enskilde. Delegeringsbeslut redovisas i Vård- och omsorgsnämnden Registrator/ ansvarig chef Registrator/ ansvarig chef Anmälningar Anmälan till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah Anmälan enligt Lex Maria se 3 C MAS Anmälan till Socialstyrelsen angående icke verkställda beslut Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Myndighetschef Administration utförare Avtal/överenskommelse med egen Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Ansvarig chef regi Avtal/vårdavtal med externa utförare Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Tillsynsrapport över enskilt bedrivna Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år verksamheter Korrespondens med enskilda utförare Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år 31

33 Statistik - Daglig verksamhet - Korttidshem dygn - Uppföljning köpta platser. - Köpta platser - Inför bokslut/delårsbokslut (Mätperiod antal pers/timmar/dygn) m.m. Verksamhetssystemet Treserva Digitalt Vid inakualitet --- Gallras vid nästa statistikuppdatering Assistent Enkäter Enkät av vikt för verksamheten samt enkätsvar - extern Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper/ Bevaras 5 år Enkät av ringa eller tillfällig vikt för verksamheten - extern Enkät genomförd av förvaltningen - Tom enkät samt enkätsammanställning Enkät genomförd av förvaltningen - Enkätsvar (från exv brukare, personal) Pärm i Närarkivet Papper Vid inaktualitet --- Gallras när sammanställning är färdigställd (se ovan) Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan avslutats Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Kvalitetscontroller Kvalitetscontroller Övrigt Protokoll, Mötesanteckningar från samarbetsgrupp med andra, såsom polis, etc Pärm i Närarkivet Papper Bevaras 5 år Ansvarig tjänsteman Prisuppräkning Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Adm. assistent 32

34 3.A Individ- och Familjeomsorg (IFO) Missbruksärenden Ansökan om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), med bilagor Diarieförs i Platina Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Bilagor som kan förekomma: -utredning, - ordförandebeslut, -begäran om läkarutlåtande, -handräckningsbegäran, -platsanvisning Anmälan från polis etc. Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Handlingar rörande underställning till Diarieförs i Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt förvaltningsdomstolen (LVM) Platina Begäran om handräckning Diarieförs i Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Platina Efterlysning + återkallande Personakt Papper 5 år/bevaras Gallras efter 5 år enligt Ansökan om vård enligt LVU Personakt Papper Bevaras 5 år Blankett original skickas till förvaltningsrätten, kopia i akt Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt angående omedelbart omhändertagande gällande LVU Personakt Papper Bevaras 5 år Placeringsmeddelande från statens Personakt Papper Bevaras 5 år institutionsstyrelse Tillsyn/beslut av HVB-hem, för Personakt Papper Bevaras 5 år enskild Meddelande om förundersökning Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när förundersökningen är klar. 33

35 Förundersökningsprotokoll Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när förundersökningen är klar Meddelande om åtalsunderlåtelse/ att åtal ska väckas Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter att åtalsärendet avslutats. Handlingar rörande rättshjälp Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter att åtalsärendet avslutats. Avtal om handhavande av annans Personakt Papper 5 år/bevaras --- Gallras efter 5 år enligt medel Meddelande från hyresvärd Personakt Papper Vid inaktualitet --- Sparas om de ligger till grund (hyresskulder uppsägningar etc) eller 5 år för beslut eller bedömning, annars gallras när sakfrågan Kopia av räkningar från läkare, laboratorier institutioner m.m. (räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten) Remiss till t ex arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär som inte tillför sakuppgifter till ärendet slutbehandlats Personakt Papper 2 år --- Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan slutbehandlats. Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan slutbehandlats. Personakt Papper/ Vid inaktualitet --- e-post och SMS, raderas efter svar. Minnesanteckningar kring klient Personakt Papper Vid inaktualitet --- Tillfälliga anteckningar som inte tillför sakuppgifter till ärende, gallras när sakfrågan slutbehandlats. Kallelse till rättegång, möte med handläggare mm Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Personakt Papper Vid inaktualitet --- Gallras efter att mötet ägt rum. Personakt Papper/ Vid inaktualitet --- Gallras när sakfrågan slutbehandlats. 34

36 Serveringstillstånd Handlingar rörande serveringstillstånd som föranlett beslut - Ansökan - Bilagor till ansökan (sekretess) - Tjänsteskrivelse - Beslut i nämnd eller Delegeringsbeslut - Tillståndsbevis - Överklagande - Domar förvaltningsrätt, kammarrätt Diarieförda handlingar rörande serveringstillstånd som föranlett beslut -prövning av personer med betydande inflytande, PBI Restauranger, permanenta serveringstillstånd - Ansökan - Anmälan av serveringsansvarig personal (ska ske löpande) - Bilaga till ansökan finansiering köpeavtal/arrendeavtal registreringsbevis F-skattsedel personbevis utdrag från KFM hyreskontrakt registrering av livsmedelslokal intyg kunskapsprov budget för första året verksamhetsbeskrivning - Remissyttranden Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Digitala ansökningar skrivs ut Tillståndshandläggare Diarieförs Platina Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år Digitala ansökningar skrivs ut Tillståndshandläggare Diarieförs Platina Hela bilagan till ansökan beläggs med sekretess Diarieförda handlingar Papper Bevaras 5 år efter att verksamheten har upphört Tillståndshandläggare 35