Handbok Treserva. Innehållsförteckning (ctrl-klicka för att följa länk) Reviderad

Transkript

1 1 Handbok Treserva Reviderad Innehållsförteckning (ctrl-klicka för att följa länk) Ny aktualisering... 3 Skicka aktualisering till annan handläggare... 4 Aktualisering av el-/hyresskuld... 4 Koppla en aktualisering (t ex. el-/hyresskuld) till befintligt ärende... 4 Aktualisering som avslutas utan åtgärd... 5 Nytt ärende... 5 Utredningsprocessen... 5 Ärendefönstret... 6 Journalskrivning... 7 Frasregister... 7 Normberäkningsmall... 8 Handläggningsrutin vid normberäkning/månadsbeslut... 8 Normberäkning genom inkommen ansökan... 9 Normberäkning avdrag, tillägg... 9 Beslutsunderlag och utbetalning Enstaka utbetalning Samlad utbetalning Periodiserad utbetalning Rekvisition Restbelopp i rekvisition Lk-kort Personlig betalningsmottagare Kvitto utbetalning Ändra/stoppa/ta bort en utbetalning Sammanställning av alla utbetalningar Beslut enstaka; kompletterande ansökning Beslut ej verkställda Sök aktualisering Sök ärende Sök i befolkningsregistret Skriv ut ärendelista Annan förekomst Förändringar i hushållsbild Skyddad identitet Tillfälligt personnummer - skapa Försättsblad Handläggarbyte i befintligt ärende Avsluta ärende Avsluta flyktingärende Händelser Hot och våld Fk-svar Återsökning av utgivet försörjningsstöd Bevakning... 18

2 Nya mappar F1, F Tips Bilaga:

3 3 Ny aktualisering På skrivbordet, välj ikonen aktualisering (en röd väckarklocka) i verktygsfältet alternativt Arkiv; ny aktualisering. Fyll i Mottagande enhet; Ifo ekonomiskt bistånd. Kontrollera att alla förinlagda uppgifter stämmer. Verksamhet; Ifo/Familjerätt. Skriv in personnummer på huvudperson (kvinnan i hushållet) och välj rutan Sök bef (Se även avsnitt om personnummer i handboken.) I sökbilden för Befolkning: Markera rätt person i bildens nedre del och välj Visa hela. Nu visas en bild av hela hushållet Befolkning familjebild med ärendets huvudperson tillsammans med ev. make, registrerade partners samt omyndiga barn. Tryck Välj. För att lägga till en sambo eller myndigt barn i ärendet är det viktigt att välja Lägg till i nedersta högra hörnet i Befolkning familjebild. Välj Sök extra personer; skriv personnr och välj Sök. Markera personen och tryck Välj. Upprepa samma procedur med Lägg till-rutan om fler personer ska läggas till. Välj rutan Förekomst för att se om personerna är eller har varit aktuella sen tidigare alternativt aktuella i en annan typ av ärende. (Detta har betydelse för om aktualiseringen senare ska kopplas till aktuellt ärende eller om det ska skapas ett helt nytt ärende.) Om bocken tas bort i rutan för Endast pågående, kan även ärendets historik ses. Fyll i uppgifter om ärendetyp och vad ansökan avser. Obs. var noga med att kontrollera att rätt ärendetyp fylls i ekonomiskt bistånd alt. ekon. bistånd flykting. Välj Nästa. Notering i anteckningsrutan är ett obligatoriskt moment för att komma vidare. Dessa anteckningar syns bara i aktualiseringen och kommer ej med i ärendets journal. Fyll i de obligatoriska uppgifterna om Ankomstsätt, Ankom ifrån. På Kontaktinfo kan du mata in info om telefonnummer etc. Välj rutan Lägg till efter varje val. Välj Slutför. Aktualiseringen är klar. Du befinner dig nu i aktualiseringsbilden. Du kan göra ändringar i aktualiseringen, välj rutan Öppna på höger sida, via ikoner eller verktygsraden längst upp.

4 4 För att skapa en checklista vid första samtalet med sökande, välj ikonen Skapa nytt dokument överst i verktygsfältet, välj Eko Checklista. Fyll i uppgifter och Spara. Skicka följebrev och grundansökan till sökanden enligt sedvanliga rutiner. Tryck på F5 för att uppdatera ditt skrivbord, så att aktualiseringen syns i aktualiseringsmappen. Skicka aktualisering till annan handläggare Detta görs i regel av gruppcheferna. Gå in i ärendet via aktualiseringsmappen. Välj ikonen Byt enhet/ansvarig Under Enhet: välj Ekonomiskt bistånd Under Ansvarig: välj ansvarig handläggare som ska överta aktualiseringen. Spara. Ansvarig handläggare får nu aktualiseringen i sin mapp Aktualiseringar. Aktualisering av el-/hyresskuld Registrera en ny aktualisering enligt instruktion. Under Avser väljer du Underrättelse. I anteckningsrutan kan du t ex skriva varifrån inkassobrevet kommit samt när det är daterat. På nästa sida, under Orsak väljer du t ex elskuld. Under Ankomstsätt kan du välja Brev. Under Ankom ifrån, väljer du t ex Elbolag. Välj Slutför. Nu är aktualiseringen klar. Skicka brev till sökande om skulden enligt sedvanliga rutiner. Koppla en aktualisering (t ex. el-/hyresskuld) till befintligt ärende Om utredning ska påbörjas av rätt till ekonomiskt bistånd för skulden, ska aktualisering kopplas till befintligt ärende. Om du vill koppla t ex en aktualisering på en elskuld till ett befintligt ärende, måste du först Skrivskydda dokument som skapats i aktualiseringen; välj fliken Dokument på vänster sida, markera dokument som ska skrivskyddas och högerklicka, välj Skrivskydda dokument. Skriv ev. en ny anteckning, välj Anteckning på vänster sida, välj sedan Rubrik, skriv anteckningen och välj Lägg till. Välj Fördela/avsluta när du står i aktualiseringsbilden. Under Avslutstyp, välj Tillförs pågående ärende. Fyll sedan i enhet och handläggare och Spara. (Välj rutan Förekomst. Endast pågående är förvalt med en bock i rutan. Markera önskat ärende som aktualiseringen skall kopplas till och välj Koppla till ärende till höger i bilden.)

5 5 Aktualiseringen kopplas till ärendet. En text skrivs automatiskt i journalen om aktualiseringen. Skriv ytterligare information i journalen vid behov. Aktualisering som avslutas utan åtgärd Om en sökande av ekonomiskt bistånd av försörjningsstöd ej har avhörts inom rimlig tid dvs en månad, kan aktualiseringen avslutas. Skrivskydda eventuella dokument som skapats (se ovan). Välj Fördela/avsluta, välj Förfråg/rådgivn avslutas. Spara. En sökande kan även återta sin ansökan, välj då orsak Ansökan återtagen. Om en sökande av ekonomiskt bistånd av el-/hyresskuld ej har avhörts inom rimlig tid, kan aktualisering avslutas. Samma utförande som ovan, men välj orsakskod: Infobrev avsänt. Spara. Nytt ärende När grundansökan har inkommit skall aktualiseringen fördelas och avslutas. Leta upp aktualiseringen i mappen Aktualiseringar. Välj Fördela/avsluta (finns i rutan nere till vänster). Välj Avslutstyp: t ex Utredning Eko (om utredning ska påbörjas). Välj enhet respektive handläggare i listorna och spara. (När en aktualisering är sparad efter att den fördelats och avslutats men ärendet ännu inte är skapat, hamnar den tillfälligt i mappen Aktualiseringar för ärendeupplägg - en blå väckarklocka.) Efter att aktualiseringen fördelats och avslutats välj rutan Nytt ärende i aktualiseringsbilden. Registrera in ärendeuppgifterna i de olika stegen; (kom ihåg att välja personrelation mellan huvudperson och övriga personer som ingår i hushållet) välj Nästa och Slutför. Ärendet läggs nu upp och journal skapas automatiskt. Du hamnar nu i Utredningsprocessfönstret. Utredningsprocessen En utredning om rätten till bistånd inleds när ärendet har lagts upp. Ett automatiskt SoL 11:1 beslut skapas då och genereras i journalen. Skriv en Grundkartläggning via ikonen Skapa nytt dokument. Observera att det är nödvändigt att skriva grundkartläggningen i fönstret för utredningsprocess. (Om detta istället görs i ärendefönstret kopplas denna inte till utredningsprocessen). Skrivskydda dokumentet när det är färdigskrivet. Välj ikonen Normberäkningsmall i verktygsfältet. Beräkningsmallen används för att lägga in regelbundet återkommande inkomster/utgifter av samma belopp. Mallen ska gälla alla efterföljande normberäkningar i just detta ärende. Det som lagts in i beräkningsmallen kommer alltid att föreslås när en ny normberäkning görs. Den kan ändras vid behov när personuppgifter/inkomster/utgifter etc ändras.

6 6 Gör normberäkning (ikonen till höger om ikonen för normberäkningsmallen), fatta beslut direkt från normberäkningen (rutan Beslut). Du kommer därifrån till beslutbilden och gör eventuell utbetalning. Skriv även skriftligt beslut i journalen, beslutet ska skickas till sökande tillsammans med normberäkningen. Nu när det första beslutet (bifall/avslag) är taget samt grundkartläggningen och ev. andra kopplade dokument är skrivskyddade skall utredningsprocessen avslutas. Dokument skrivskyddas enklast genom att högerklicka på dessa samt välja Skrivskydda. OBS! Skrivskydda INTE journalen. I utredningsprocessfönstret; klicka på rutan Avsluta uppe till höger; registrera uppgifter om beslutstyp (bifall/avslag) etc. och Spara. Beslutsmotivering behövs ej fyllas i rutan. Ett beslut om att avsluta utredningsprocessen genereras per automatik i journalen. (För att se beslut och grundkartläggningar som skrivs i journalen via utredningsprocessen, tänk på att välja Alla anteckningar för journalen.) Ärendefönstret Du kommer in i ärendet genom att från skrivbordet dubbelklicka på ett ärende. I flikarna visas registrerade uppgifter. Fliken Beslut här visas de beslut som finns registrerade i ärendet. Beslut som har röd klubba är kopplade till en utredningsprocess. Om beslutet har ett +tecken framför sig så innebär det att det innehåller ytterligare uppgifter såsom in-/ och utbetalningar. Fliken Händelser här listas de händelser som har registrerats i ärendet. Där kan händelser läggas in t.ex: våld i nära relation, dom inkommen, bevakning återbetalning, inkommen handling (t.ex. samtycke Af) etc. Fliken Aktualisering här listas de aktualiseringar som finns kopplade till ärendet. Fliken Dokumentation Här visas journal och övriga dokument. Du kan välja att se antingen alla dokument som finns i ärendet eller endast dem som har skapats i ärendefönstret. Det finns även en möjlighet att se alla dokument och journaler som finns på huvudpersonen i ärendet, oavsett i vilken typ av ärende (t.ex. IFO) dokumenten finns. Välj i så fall Visa alla dokument för huvudpersonen. Fliken Närstående - här visas de närståendepersoner som finns registrerade på respektive person som ingår i ärendet. Fliken Referenspersoner här visas de referenspersoner som finns registrerade på respektive person som ingår i ärendet samt de referenspersoner som finns kopplade till ärendet, t.ex. god man. Dessa referenspersoner skrivs in av handläggaren själv. Fliken Utredningsprocesser här listas de utredningsprocesser som finns i ärendet. Oftast finns det endast en utredningsprocess, som skapats när ärendet blev aktuellt.

7 7 Fliken Noteringar här kan du skriva in en notering eller ändra/ta bort en befintlig notering. Uppgifterna visas här och på ärendets visa-bild på Skrivbordet. Det här är intern info, som ej är av officiell karaktär. Journalskrivning Journalen är uppdelad i två fönster. Övre delen består av befintlig journal och nedre är till för ny text eller redigering. För ny anteckning, välj Arkiv; Ny anteckning, alt. kan du välja ikonen öppen bok i menyraden för att skriva en ny anteckning. Du kan datera bakåt i tiden och skriva egen rubrik om de förvalda inte passar. I vänstermarginalen listas rubriker för journalanteckningar i kronologisk ordning. Förhandsgranskning samt utskrifter finns längst ner till vänster, vilket kombineras med att bocka i önskad journalanteckning i listan. Anteckningar skrivskyddas per automatik efter 24 timmar. För att redigera ej skrivskyddade anteckningar; dubbelklicka på rubrik i vänstermarginalen för att komma in i redigeringsfältet. Gör ändringen och spara. För att redigera datum eller rubrik för anteckningen; högerklicka på rubrik i vänstermarginalen, välj Ändra anteckning. Gör ändringen, välj Ok. För att rätta skrivskyddade anteckningar; markera rubrik i vänstermarginalen och högerklicka, välj; Rätta anteckning. Markera den textdel som skall rättas och tryck Välj. Skriv i ny text och spara. Automatgenererade beslut samt texter kan ej rättas, det är dock möjligt att lägga till ytterligare text innan skrivskyddet aktiverats. Det är enbart möjligt att rätta manuellt inskrivna anteckningar. Automatgenererad text uppkommer i journalen när ett beslut har tagits, med information om beslutsfattare, datum för beslut, bifalls-/avslagsbeslut, belopp mm. För att kopiera en tidigare anteckning (t ex ett månadsbeslut). Välj Ny anteckning, skriv egen rubrik t ex Försörjningsstöd X månad. Placera markören i vänstermarginalen på den rubrik med det beslut du vill kopiera. Högerklicka och välj Kopiera anteckning enbart text. Ställ markören under din nya rubrik i journalen och högerklicka, välj Klistra in. Gör korrigeringar enligt ärendets aktuella situation och spara. (Tips: om du vill förstora/förminska texten tillfälligt i journalen: håll ner Ctrl samtidigt som du scrollar upp/ner med musen.) Frasregister Färdiga, ofta förekommande texter eller s.k. fraser kan användas i journalen. Du kan skapa egna fraser eller använda de gemensamma. Skapa egna fraser; öppna en journal i ett ärende. Välj Arkiv; Frasregister. Välj Fraskategori eller gå direkt till Frasbenämning. Under Frasbenämning; ge frasen ett namn. Skriv frasen under Fras. Spara. Frasen kan användas och ses endast av dig, i alla dina ärenden.

8 8 Använda en fras; välj Ny anteckning i journalen och välj datum och rubrik, ikonen gul pratbubbla (= infoga fras) tänds när du kommer till läs/skrivfältet i journalen. Tryck på pilen vid pratbubblan, välj lämplig fras under rubriker Eko bifall, Eko avslag eller fras utan rubrik. Ändra och lägg till text efter behov. Normberäkningsmall Välj ikonen normberäkningsmall i verktygsfältet. Mallen används som grund inför månadsbeslut. Beräkningsmallen används för att lägga in samma återkommande inkomster/utgifter för varje månad och som ska gälla alla kommande normberäkningar i just detta ärende. Det som lagts in i beräkningsmallen kommer alltid att föreslås när en ny normberäkning görs. Beräkningsmallen har fyra flikar; en för Personliga kostnader, en för Inkomster och två för Utgifter. Samtliga uppgifter som läggs in i beräkningsmallen kan sedan ändras/justeras eller tas bort när de inte längre är aktuella i ärendet. Viktigt att relation är ifylld i ärendet och rätt normtyp är vald på alla i hushållet. Relationen kan snabbt kontrolleras i ärendebilden, kolumnen Relation är då tom på personen om den saknas. Normbelopp och statistik blir då felaktigt. Ändras under rubrik Ärende; Personrelationer, markera rad för personen, välj relation under piltecknet. Om normtyp saknas, oavsett om den personen ska medräknas i normen eller ej, kommer felmeddelande upp om brott mot integrationsnyckeln och beräkningen går ej att spara. Om föräldrar delar på vårdnaden om ett barn, ska barnet vara inskrivet i det hushållet där barnet är folkbokfört, barnet noteras i det andra hushållet som umgängesbarn. Umgängesbarn kan fyllas i med sitt förnamn och de sex första siffrorna i födelsetalet. Vårdnaden kan väljas i procentkolumnen med t.ex. 50 % för delad vårdnad eller ett antal umgängesdagar/månad i kolumnen för dagar. Kolumnen för lunch ska bockas ur för barn över 6 år, då de får lunch i skolan. Om en person i ett hushåll tillfälligt inte ska vara med i normberäkningen, t.ex. om personen vistas i fängelse, kan kolumnen Ej bockas i för den personen. Handläggningsrutin vid normberäkning/månadsbeslut Fyll i för månaden varierande inkomster samt utgifter i normberäkning; skriv ut till klient. Välj Beslut; Beslutsunderlaget Samlad Utbetalning Gå till journal; välj Ny anteckning och skriv månadsbeslutet med egen rubrik. Här kan kopia på förra månadens beslut klistras in och ändringar göras för aktuell period (se avsnittet Journalskrivning ). Skriv ut och skicka beslut samt normberäkning till klient.

9 9 Normberäkning genom inkommen ansökan Välj ikonen normberäkning (en vågskål) längst upp i verktygsfältet. Om det finns normberäkningar sedan tidigare månader så listas dessa i fönstret Sök normberäkning. Observera här normutfallet från föregående månad. Om ett överskott föreligger måste detta manuellt tas med och föras in som inkomst i den nya normberäkningen. Som hjälpmedel kan en gul noteringslapp användas i normberäkningen, för att uppmärksamma överskottet till nästa månad. (Notering kan endast användas i normberäkningen, när texten raderas försvinner den gula lappen. Informationen kan ses av alla som går in och gör en normberäkning. Bra att använda som påminnelse om viktiga uppgifter i ärendet till t.ex. vikarie.) Välj rutan Ny (normberäkning). Kontrollera att beräkningsperioden för försörjningsstödet stämmer. Redigera ev. ytterligare tillkomna eller ej aktuella utgifts- eller inkomstposter, som gäller för perioden. Inkomster samt utgifter finns under fliken Normberäkning. Observera att Utgifter är uppdelat i två flikar: Försörjningsstöd och Livsföring i övrigt. Summering sker automatiskt längst ner på beräkningen. Under Summa biståndsbehov framgår underskott eller överskott. Rutor för Noteringar (gul lapp), Meddelanden på normberäkningen, Fk-svar samt Schabloner finns till höger i beräkningen. Ta för vana att alltid kontrollera inkomster från Försäkringskassan via Fk-svar. Om sökanden har inkomster som varierar och inte är med genom normberäkningsmallen, kontrollera dessa via Fk-svar. I normberäkningen: Välj Ställ fråga, tryck på +tecken för att se de olika utbetalningarna, bocka för de utbetalningar som ska medtas, välj Överför. Utbetalningarna överförs till normberäkningen. Tidigare frågeställningar kan väljas genom att välja markera datum och Visa post. Fk-svar kan även kontrolleras via ärendebilden via ikonen einfo (kan ej överföras därifrån). Uppmärksamma att en del inkomster kommer efter 27:e i månaden, vilka då kan missas om den sökande har skickat in sin ansökan för tidigt. Spara samt skriv ut beräkning. Gå sedan till Beslutsunderlag via rutan Beslut. Normberäkning avdrag, tillägg Enstaka avdrag eller tillägg kan enkelt göras i den månatliga normberäkningen; välj fliken Beräkningsgrund. I kolumnen Tillägg/Avdrag; fyll i tilläggsbelopp eller avdragsbelopp för personen. Ett minustecken ska sättas framför avdragsbelopp. Månatligen återkommande avdrag eller tillägg kan läggas in i normberäkningsmallen i kolumnen Tillägg/Avdrag. Avdrag för hela hushållet i normberäkningen exempel: En person hushållet har 2 dagar otillåten frånvaro från insats. I övre delen av normberäkningen; välj Dag, fyll i antal dagar: 28. Utgångspunkten är 30 dagar per månad. Normbeloppet ändras för alla i hushållet till att gälla 28 dagar.

10 10 Beslutsunderlag och utbetalning Från normberäkningen: När du valt rutan Beslut från normberäkningsbilden kommer du in i bilden Beslutsunderlag. Första raden i beslutsunderlaget avser beslut om försörjningsstöd och är markerad när beslutsunderlaget öppnas. Under denna rad finns eventuella egna rader för livsföring i övrigt. Låt raden för försörjningsstöd fortsätta vara markerad. I Orsak sökande fyller du i orsak för huvudpersonen på övre raden och orsak för medsökande på undre raden. Välj Ok. Du kommer till bilden Nytt beslut. På Ändamål ska du fylla i Försörjningsstöd. Spara. Om belopp finns i Livsföring i övrigt kommer du tillbaka till bilden Beslutsunderlag. Raden för Livsföring i övrigt är då markerad och Orsak sökande är redan förvalt. Om det är flera rader för Livsföring i övrigt, kan båda dessa markeras (markera den andra raden med ctrl+vänsterklicka). På Ändamål kan du välja det ändamål för livsföring i övrigt som det beviljas mest pengar på (t.ex. tandvård). Nu kan du gå direkt till Utbetalning (beslutet sparas samtidigt) och välja enstaka utbetalning/-ar eller Samlad utbetalning om allt ska betalas ut samtidigt. Totalt överskott: Normberäkningen visar på Totalt överskott. Välj rutan Beslut i normberäkningen. Du kommer till Beslutsbilden. Beslutstyp är förvalt: Avslag 4:1. Spara. Överskott på försörjningsstöd men underskott på livsföring i övrigt: Normberäkning visar på överskott på försörjningsstöd, men övergår till att visa underskott när belopp för livsföring i övrigt ifyllts. I normberäkningen; under fliken livsföring i övrigt tillkommer då en ny kolumn Till beslut. Systemet räknar automatiskt ut det belopp som ska gås till beslut med. Om det är flera rader med livsföring i övrigt, får du själv fylla i kolumnen Till beslut med det belopp som står till höger längst ner på normberäkningen under Totalt underskott. Välj rutan Beslut. Du kommer till Beslutsunderlaget. Fyll i Orsak, välj Ok. Du kommer till Beslutsbilden, Livsföring i övrigt är förvalt. Välj Ändamål, Spara. Fortsätt med utbetalning som vanligt. (Livsföring i övrigt: Hälso- och sjukvård, tandvård, glasögon, hemutrustning, flyttkostnader, spädbarnsutrustning, umgängesresor, avgifter kommunal service, ansöknings- och förmedlingsavgifter.) Enstaka utbetalning Välj rutan Utbetalning i beslutsbilden. Skriv i Text (t ex maj 10). Kontrollera att belopp och betalningsdatum stämmer. Välj Betalsätt samt Betalningsmottagare och Spara. Du kan bl. a. se utbetalningen under fliken Ärendebok på ärendet. Utbetalning sker 8.30 på morgonen och finns i regel på sökandes konto på kvällen samma dag. Samlad utbetalning Välj Samlad bet. i beslutsbilden.

11 11 Markera de rader med belopp som du vill betala ut samtidigt (Ctrl+vänsterklick). Välj Betalning. Fyll i Text och önskat Betalningsdatum. Välj Betalsätt samt Betalningsmottagare och Spara. Du kan se utbetalningen under fliken Ärendebok på ärendet. Periodiserad utbetalning Utbetalningen kan delas upp på flera tillfällen, periodiseras.välj Utbetalning i beslutsbilden. Fyll i Text (t ex maj 10) och summa på beloppet som ska utbetalas vid varje tillfälle. Välj första dag för betalning på Betalningsdatum samt Betalsätt och Betalningsmottagare. Välj Periodisera utbet. Välj Periodicitet, Intervall och Antal. Välj Ok. Kontrollera att utbetalningsdatum blir de dagar som önskas. Systemet väljer automatiskt att inte utbetala under helger eller röda dagar. De dagar ändras till nästkommande vardag. Ändra utbetalningsdatum manuellt på de dagar som du tycker hamnar fel. Ändra även belopp i någon av utbetalningarna om några kronor återstår att utbetala från beslutet (beloppen kanske inte är jämnt delbara på valt antal utbetalningar). Exempel: Periodicitet: V, Intervall: 1, Antal: 4. I detta exempel blir det utbetalning varje vecka, 1 gång, under 4 veckor inklusive den första utbetalningen. Rekvisition Efter att du sparat aktuellt beslut, välj utbetalning. Under rubriken Text skriver du lämplig text t ex tandvård. På Betalsätt väljer du Rekvisition. Ärendets betalningsmottagare fylles ej i. På Lokalutbet.nummer fyller du i rekvisitionsnumret. Spara. Restbelopp i rekvisition Om en rekvisition inte har utnyttjats fullt ut måste det beslutade beloppet stämma överens med det faktiskt utbetalade. Annars kommer ärendet inte att kunna avslutas. Öppna upp rekvisitionen t.ex. genom beslutet, tryck på +-tecknet, dubbelklicka på Utbetalning. Ändra rätt belopp, spara. Gör en manuell journalanteckning på dagens datum om att summan ändrats. Se vidare under rubrik Beslut - ej verkställda. Lk-kort Efter att du sparat aktuellt beslut, välj Utbetalning. Under rubriken Text skriver du lämplig text t ex akutnorm. På Betalsätt väljer du Lk-kort. Ärendets betalningsmottagare fylles ej i. På Lokalutbet.nummer fyller du i avinummer för Lk-kort. Spara.

12 12 Personlig betalningsmottagare Du kan välja flera olika betalningsmottagare på ett ärende, t ex hyresvärd, elbolag. Gå in på personens ärendebild. Välj ikonen Personlig betalningsmottagare. Leta upp betalningsmottagaren i rutan Betalningsmottagare, markera den. Välj Lägg till Ärende. Betalningsmottagaren kan nu ses i rutan förvalsrutan för Personlig Betalningsmottagare i ärendet. Välj Stäng. Proceduren går också att göra via utbetalningsbilden, välj rutan Pb. Kvitto utbetalning Du kan bl.a. hitta utbetalningen genom att välja fliken Beslut i ärendebilden, tryck på +- tecknet så syns utbetalningen. Markera utbetalningen och tryck Välj. Välj Attest på högersidan av bilden. Skriv ut. Ändra/stoppa/ta bort en utbetalning I ärendefönstret välj fliken Beslut, välj önskat beslut, dubbelklicka på aktuell utbetalning. I övre delen finns möjlighet att ändra belopp, betaldatum samt betalsätt, så länge betalningen inte är effektuerad. Stoppa utbetalning genom att ändra status (i rullisten längst ut till höger) från bokad till stoppad och spara. Ta bort utbetalning genom att i den aktuella betalningen välja Ta bort på höger sida i bilden. På frågan Är du säker; svara Ja. Sammanställning av alla utbetalningar I menyraden: välj rubrik Uppföljning; välj Uppföljning och administration; Sammanställningar; Betalning. Datum; välj Effektueringsdatum. Välj tidsperiod i Fr.o.m. - t.o.m. Verksamhet; välj IFO/Familjerätt. Organisatorisk enhet; välj Ifo Ekonomiskt bistånd. Typ av betalning; välj Utbetalning. Välj fliken Exaktsökning. Fyll i Personnummer. Välj rutan Sammanställ till höger i bilden. Skriv ut. Beslut enstaka; kompletterande ansökning I ärendefönstret, välj Arkiv; Nytt och Beslut. Fyll i uppgifter om Ändamål, Orsak sökande samt ev. medsökande. Fyll i beloppet som beviljas och Spara. Om ansökan avslås väljs Beslutstyp Avslag 4:1 och Spara.

13 13 Gå till Utbetalning från beslutsbilden och verkställ utbetalning. Öppna Journalen; Arkiv, Ny anteckning, fyll i önskad rubrik som passar för aktuellt beslut. Öppna frasregistret och välj lämplig fras i listan alternativt skriv ett eget och Spara. Skriv ut aktuellt beslut genom att bocka för dess rubrik i listen till vänster. Beslut ej verkställda Vid avslut av ärenden kan det finnas ej verkställda beslut (ingen utbetalning) kvar i ärendet. Ej utnyttjad rekvisition måste tas bort först (i utbetalningsbilden). Ekonomiavdelningen ska meddelas rekvisitionsnr som ska makuleras. Om restbelopp är kvar i beslutet, ändra till det faktiska beloppet som beslutet istället blev. Gå in i beslutet som inte kommer att verkställas, välj fliken Ej verkställt, välj Kommer ej att verkställas, fyll i Datum och Orsak och Spara. Notera i journal vilket beslut som inte ska verkställas och orsaken till det. Går endast att göra om beslutet inte har använts som delbetalning Sök aktualisering Via ikonen Sök aktualisering (väckarklocka samt liten kikare) i menyraden. Sökning är möjlig på personnummer alternativt namn samt pågående och avslutade eller andra handläggares aktualiseringar. Klicka upp önskad aktualisering för att komma in och jobba i den. Sök ärende Via ikonen Sök ärende (kikaren) i menyraden. Sökning är möjlig på personnummer alternativt namn samt pågående och avslutade ärenden eller andra handläggares ärenden. Sökningen kommer upp i rutan sökresultat, nere till vänster på skrivbordet. Klicka upp önskat ärende för att komma in och jobba i det. Obs. att även andra typer av ärenden än ekonomiärenden kan ses vid sökning. Sök i befolkningsregistret Via ikonen Befolkning sökbild (folksamlingen) i menyraden. Sökning är möjlig på personer bosatta i Linköping efter personnummer, namn eller adress. personer bosatta i Linköping. I ärendebilden kan samma ikon snabbt visa personuppgifter för alla i hushållet samt vilka som är folkbokförda på aktuell adress. Skriv ut ärendelista I menyraden: välj rubrik Uppföljning; välj Uppföljning och administration; Sammanställningar; Ärende. Under organisation, välj IFO ekonomiskt bistånd. Välj Handl/Medhandl/Ansvarig, Ärendetyp samt Aktualitet. Välj rutan Sammanställ till höger. Skriv ut listan eller klicka upp önskat ärende för att komma in och jobba i det. När du stänger ärendet kommer du tillbaka till listan igen.

14 14 Om du vill söka på avslutade ärenden och nytillkomna ärenden ska även period fyllas i. På avslutade ärenden, bocka ur rutan Endast aktuella. Annan förekomst För att kontrollera om en person eller närstående är aktuella på någon annan avdelning: klicka en gång på ärendet från din ärendelista; förhandsbilden av ärendet visas. Välj fliken Förekomster. Vid personsökning via ikonen kikaren kan du trycka på +-tecknet under personnumret så kan du se förekomsterna direkt under personnumret. Förändringar i hushållsbild Ändra personuppgifter i ett ärende: I ärendefönstret, högerklicka på aktuell person, välj Ändra personuppgift, korrigera efter behov i de olika flikarna. Alternativt: i ärendefönstret, markera hela raden på personen som ändringen gäller, dubbelklicka, välj Visa/ändra personuppgift, välj aktuell flik där ändring ska göras. Går även att göra via rubrikrader överst i ärendebilden. Viktigt att relation är ifylld i ärendet och rätt normtyp är vald på alla i hushållet. Relationen kan snabbt kontrolleras i ärendebilden, kolumnen Relation är då tom på personen om den saknas. Normbelopp och statistik blir då felaktigt. Ändras under rubrik Ärende; Personrelationer, markera rad för personen, välj relation under piltecknet. Om normtyp saknas, oavsett om den personen ska medräknas i normen eller ej, kommer felmeddelande upp om brott mot integrationsnyckeln och beräkningen går ej att spara. Språk och tolkbehov fylls i från ärendebilden. Kan fyllas i på olika sätt t.ex. i ärendebilden dubbelklicka på personen, välj Visa/ändra personuppgifter. Ett antal flikar syns nu. Välj fliken Språk. Kontaktspråk = tolkspråk. Lägga till person i aktuellt ärende: Gå in i ärendebilden. Välj Ärende i menyraden. Välj Lägg till personer, fyll i personnumret. Välj rutan Sök bef... Markera person, Tryck Välj. (Du kan även gå in på Förekomst för att se om personen finns aktuell sen tidigare.), gå vidare med att välja Nästa och fyll i uppgifter i de resterande bilderna. I bilden Personrelationer, välj aktuell Relation i förhållande till huvudperson i listan. Ändra Hushållstyp enligt aktuell familjesituation. Välj Slutför. Kontrollera att den nya personen har rätt norm och belopp i normberäkningsmallen. Ny huvudperson: Byte av huvudperson kan endast tillämpas i aktualiseringen; när fel person valts som huvudperson. Detta kan ej göras i ett färdigt ärende, då statistiken blir missvisande.

15 15 Nytillkomna barn: Lägg till nyfött barn i ärendet. Viktigt att ange fr.o.m. datum från barnets födelsedag, inte den dag som själva registreringen görs. Avsluta en person i ett ärende: Ta inte bort personer som ingått i ett hushåll där beslut tagits och utbetalningar gjorts. Välj istället t.o.m. datum på personen, under fliken Giltighetstid. Om gifta par utan barn separerar, ska t.o.m. datum sättas på båda, notering görs i journalen om separation. Ärende avslutas och nytt ärende öppnas på båda. Om gifta par med barn separerar, avslutas ärende först efter att prövotiden för skilsmässan är passerad. Fram till dess räknas makarna som ett gemensamt hushåll. Ta bort en person i aktuellt ärende: Om en person felaktigt kommit med i ärendet; gå in i ärendebilden. Markera raden med personen som ska tas bort. Klicka på rutan Ta bort på högersidan av bilden. Svara Ja på frågan om person ska tas bort ur ärendet. OBS. gäller endast personer som inte heller tidigare ingått i ärendet. Ta aldrig bort personer som varit medräknade i norm, sätt istället t.o.m. datum på dessa. T.ex. personer med personnummer på slutet, ska tas bort. Vistas ej i Sverige och ska inte vara med i ärendet. Myndigt barn eget ärende: Om ett myndigt barn ej ska ingå i ärendet och bli eget ärende; i ärendebilden, markera raden för personen, välj rutan Ändra (till höger i bilden). Välj fliken Giltighetstid, markera raden för personen, välj rutan Ändra, fyll i T.o.m datum för personen. Spara. Skyddad identitet Om man ska t ex göra en aktualisering på en person med skyddad identitet ska man inte söka via befolkningsregistret. Ange hela personnumret men avstå från att klicka på Befolkningsrutan utan välj Lägg till. När rutan Inloggning Treserva uppkommer, välj Fortsätt. På nästa ruta; Behörighetskontroll, välj Bekräfta. I ärendelistan eller vid sökning med ikonen kikare ses ärendet med ett lås framför personnumret. För att komma in i ett ärende med skyddad identitet; i ärendeträdet, dubbelklicka på ärendet. På frågan som uppkommer i rutan Behörighetskontroll skyddade personer ; ange ditt lösenord som du loggar in med i datorn, välj Bekräfta. Välj ärendetyp Ekonomiskt bistånd, logga in på samma sätt igen. Tillfälligt personnummer - skapa För person som saknar fullständigt personnr. Välj Arkiv, Lägg till personer. Skriv in de 6 första siffrorna följt av bokstaven T. Välj Lägg till. I rutan Tillfälligt personnummer; välj personens kön, välj Ny. I rutan Ny person; fyll i namn, civilstånd etc. och välj Verkställ. Därefter kommer du tillbaka till rutan Lägg till personer; fyll i efterföljande sidor med de uppgifter som behövs och välj slutligen Slutför. När personen fått sina fyra sista nr, ska personen läggas in på nytt med sitt nya personnummer och det tillfälliga tas bort.

16 16 Försättsblad I ärendefönstret, Arkiv; Skriv ut. En förhandsgranskning av ärendebladet visas, som sedan är möjligt att skriva ut för akten. Handläggarbyte i befintligt ärende I ärendefönstret, välj Ärende på menyraden; Ändra grunduppgifter. I fliken Organisation/handläggare, välj rutan Ändra. Fyll i önskat ändringsdatum samt ny organisationstillhörighet och handläggare. Spara. När skrivbordet uppdateras (F5) försvinner ärendet ur föregående handläggares träd och hamnar istället i den efterträdandes. Avsluta ärende I ärendefönstret, Klicka på rutan Avsluta ärende i höger hörn. Fönstret består av två delar: En övre del där avslutsdatum anges och där en lista sammanställs över vad som måste vidtas för att ärendet skall kunna avslutas. En nedre del där avslutsorsak skall anges. Fyll i avslutsdatum. Klicka på rutan Sammanställ lista för att se vad som måste göras för att ärendet skall kunna avslutas. Listan innehåller alltid tre övergripande rubriker; För att ärendet skall vara möjligt att avsluta måste följande åtgärdas Följande bör åtgärdas Upplysningar Åtgärder som måste göras är: Avsluta journal; skriv in sedvanlig text om avslut i journal, spara, skriv ut (välj Alla anteckningar), klicka på Stäng och välj att skrivskydda alla anteckningar. * Ofta förekommande felmeddelande i åtgärdslistan är att utredningsprocessen ej är avslutad. Handläggare har då glömt att avsluta utredningsprocessen när ärendet aktualiserades. Denna måste avslutas innan journalen avslutas, annars skapas en ny journal igen. I ärendebilden; välj fliken Utredningsprocesser; dubbelklicka på utredningsprocessen (ikonen: skrivblock och penna). Välj fliken Dokument; skrivskydda ev. dokument som skapats vid aktualiseringen, om inget dokument finns (utöver journal) ska ett dokument skapas och skrivskyddas. Kontrollera att du är kvar i bilden Utredningsprocess. Välj därefter rutan Avsluta i övre högra hörnet. Fyll i Datum; kontrollera vilket datum det första beslutet i ärendet togs; dvs utredningen var klar. Beslutstyp; kontrollera vilken typ av beslut som togs (avslag/bifall/utredning nerlagd). Beslutsfattare; fyll i vem som hade hand om utredningen. Spara. *

17 17 Gå in i journalen igen; på menyraden välj Arkiv; Avsluta journal. (Kan även avslutas i ärendet, under fliken Dokumentation, genom att högerklicka på journalen.) Skrivskydda dokument som inte är skrivskyddade; i ärendet, under fliken Dokumentation; högerklicka på berört dokument, välj Skrivskydda dokument. Eventuell inkomsthämtning från Försäkringskassan ska avslutas. Gå till skrivbordet; i menyraden välj Service; Inkomsthämtning; Frågeregister. Fyll i personnr och välj Sök. Markera personen; välj Arkiv; Ta bort person. Svara Ja på frågan om personen ska tas bort ur frågeregistret för inkomsthämtning. Svara Nej på frågan om personen ska tas bort ur Treservas personregister. Stäng bilden. När åtgärderna är utförda, gå sedan tillbaka till avslutsfunktionen. Ange avslutsdatum, avslutsorsak i bilden för Avsluta ärende. Välj rutan Avsluta ärende till höger om avslutsorsak. Avsluta flyktingärende När ett ärende kallat ekonomiskt bistånd flykting ska övergå till ärende för ekonomiskt bistånd, ska ärendet avslutas enligt instruktioner ovan. Avslutsnotering ska göras i flyktingärendets journal om att befintligt ärendet avslutas och nytt ärende öppnas pga ny ärendetyp. Öppna nytt ärende via Skrivbordet; välj Arkiv, Nytt, Ärende. Notera även i den nya journalen om att ärendet avslutats som flyktingärende. Händelser Kort information om händelser i ärendet kan skrivas in under fliken Händelser i ärendebilden. Inkommen handling, våld i nära relation, överklagan, dom inkommer mm ska läggas in som händelser. Välj fliken Händelser i ärendebilden, Skapa ny, välj Datum och Händelse. Skriv en kort notering om händelsen. Spara och Stäng. Alla händelser utom våld i nära relation kommer att synas i journalen. Våld i nära relation ska alltid skrivas som en händelse. DOKUMENTATION I TRESERVA Ärenden med inslag av våld i nära relation ska registreras i Treserva för att Socialkontoret ska kunna följa och redovisa omfattningen av ärenden som innehåller sådan problematik. Detta gör man genom att använda sig av fliken Händelser och där välja Våld i nära relation. Därefter skriver man i Notering en kort redogörelse över vad det handlar om exempelvis Kalle har blivit slagen av sin mamma eller Kajsa har sett pappa slå sin mamma. Hot och våld Vid händelse av hot och våld i ett ärende, ska en kort information läggas in som en Händelse enligt ovan. Om personerna i ärendet ska separera till en följd av hot och våld, ska ärendet avslutas och nya ärenden öppnas på båda.

18 18 Fk-svar Information från Fk-svar går att söka både från normberäkningen eller från ärendebilden med E-info -ikonen. Överföring av belopp från Fk-svar kan endast göras via normberäkningen. I normberäkningen, välj rutan Fk. Välj rutan Ställ fråga, under fliken Betalningar; välj önskad månad du vill se utbetalningar. Välj de betalningar du vill överföra till normberäkningen genom att bocka i rutan Vald (mer info. kan du se om utbetalningarna under fliken Fk). Välj Överför. Tänk på att alla utbetalningar kanske inte hunnit komma in i Fk-svar om du är inne i Fk-svar innan månadsslutet. Om en person med ett personnummer med på slutet finns med i listan, fås ett felsvar från Fk-svar. Bocka ur personen i sökningsbilden och sök igen. Om man vill gå in i ett tidigare sökt datum, välj datumet och välj visa post. Snabbare än att söka igen. Återsökning av utgivet försörjningsstöd Blankett finns att fylla i genom Treserva för återsökning av utgivet försörjningsstöd. Inne i ärendet; välj Arkiv, Framställning utgivet försörjningsstöd. Fyll i de begärda uppgifterna. (Vid Mottagare av blankett ska Försäkringskassan med adress fyllas i.) Bocka i både Försörjningsstöd och Livsföring i övrigt i listan. Välj blankett. Skriv ut. Blanketten kan ej sparas i Treserva. Funktionen kan även användas till att lista utbetalningar under viss period t.ex års försörjningsstöd, under förmån välj annan ersättning, välj en tidsperiod, välj beslutstyper: försörjningsstöd och livsföring i övrigt, välj kontrollista. Alla utbetalningar under en viss period listas upp, kan användas som information t.ex. till intyg CSN. OBS! Tänk på att kontrollera vilka datum som utbetalningarna gjorts för de månader du avser återsöka. I blanketten ska de utbetalningsdatumen fyllas i. I annat fall finns risk för att alla utbetalningar inte kommer med. Utbetalningar som inte är effektuerade utan endast bokade, kommer inte med i listan. Bevakning Bevakningen kan användas till att bevaka t.ex. när nytt besök ska bokas. I övre delen av ärendebilden finns en ruta för Bevakning Klicka här, där du ska dubbelklicka för att lägga in en bevakning på klienten. På Bevakningstyp; välj valfri typ av bevakning dvs när systemet ska göra dig uppmärksam på bevakningen. Välj Egen om du själv vill välja ett speciellt datum, fyll i så fall i det datumet. Texten i bevakningsrutan är blå om en bevakning finns inlagd. Texten blir röd om bevakningsdatum överskridits. OBS. att bevakningar kan läggas in av andra i dina ärenden (t.ex. när ett ärende ska övergå från flyktingärende till vanligt ärende). Du kan själv styra när du vill att bevakningar ska synas på ditt skrivbord. Ställ markören på Mitt skrivbord. Välj Personligt i rubrikraden, Skrivbord, fliken Idag, Bevakningar. Fyll i det antal dagar då du vill att varningen ska visas på skrivbordet innan bevakningen förfaller.

19 19 Nya mappar Du kan skapa egna mappar som du kan lägga in ärenden i. De egna mapparna är röda. Dina egna mappar är det bara du själv som ser. Ärenden som du placerar i mapparna är bara lånade dvs du arbetar i en kopia. Utöver dina egna ärenden, kan du även lägga in andra handläggares ärenden i dina mappar, ärendena finns ändå kvar hos den ansvarige handläggaren. Ändringar som du gör sparas även i originalet. Om du vikarierar för en annan handläggare är det praktiskt att lägga in de ärenden som du kommer att jobba med ofta, i en egen mapp. Skapa egen mapp: ställ markören på Mitt skrivbord. Välj Personligt i rubrikraden, Skrivbord, fliken Trädet, välj Skapa ny; fyll i valfritt namn på mappen. Du kan flytta mappen med hjälp av pilarna. Tryck Ok. Du kan dra dina ärenden till mappen genom att markera ärendet, håll ner vänster musknapp och dra ärendet tills plustecknet syns när du närmar dig mappen. Släpp upp knappen. När du ska ta bort ärendet ur mappen, markera ärendet och högerklicka på ärendet. Välj Ta bort ur mapp. F1, F5 Funktionsknappen F1 är en hjälpfunktion som kan användas var som helst i Treserva för att få fram det hjälpavsnitt för den funktion som du just då använder. Funktionsknappen F5 uppdaterar bilden, t.ex. om du vill att beslutet eller utbetalningen som du just gjort ska synas i ärendet. Skrivbordet kan t.ex. uppdateras med F5 när en aktualisering omvandlats till ett nytt ärende, när ett ärende överförts till en annan handläggare eller när du vill att skrivbordet ska tömmas. Tips Istället för att använda mus använd Alt-tangent (eller shift) samtidigt med understruken bokstav i ärendebild, i undermenyer räcker det oftast med att trycka endast understruken bokstav. Använd Notering (gul notislapp ) i normberäkningen för att göra ev. vikarier uppmärksamma t.ex. på om överskott ska medtas i nästa normberäkning. Notislappen ligger kvar i ärendet tills texten raderas i den. Använd Egna mappar (röda) till att sortera in t.ex. ärenden som är inskrivna på Team Utreda eller ska utredas för en ny insats inom kort.

20 20 Bilaga: Hämta in externa dokument till Treserva: - Skapa och spara dokumentet först i Word. Ska endast sparas tillfälligt. Namn och personnummer får pga sekretessen inte sparas utanför Treserva. - Gå in i Treserva. Gå in i ärendebilden. - Välj Dokumentsammanställning Välj Importera arbetsmaterial Leta upp mappen där dokumentet finns som du vill hämta in i Treserva. Välj det genom att trycka Öppna. Gör ändringar i dokumentet vid behov. Spara genom att trycka på disketten längst till vänster. Stäng ner dokumentet genom att trycka på krysset längst upp till höger. Nu kan du se att dokumentet finns i Dokumentsammanställningen i Treserva. I Treservas dokumentsammanställning kan du döpa om namnet på dokumentet vid behov.