Svar på skrivelse från (S), (MP) och (V) angående upphandlingsprocessen i trafiknämnden

Transkript

1 1(4) Ragna Forslund Trafiknämnden , punkt 15 Svar på skrivelse från (S), (MP) och (V) angående upphandlingsprocessen i trafiknämnden beskrivning Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet har i gemensam skrivelse inkommit med frågor rörande trafiknämndens upphandlingsprocess. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande den 30 december 2016 Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att anse skrivelsen besvarad. Förslag till svar Mot bakgrund av överprövningsprocesserna avseende landstingets upphandling av kollektiv sjötrafik (E29) har partierna ställt följande frågor (nedan kursiverade). 1. Vilka åtgärder vidtar förvaltningen för att undvika att misstag av den typ som gjordes i sjötrafikupphandlingen görs igen? Inom trafiknämndens verksamhetsområde genomförs varje år runt 200 upphandlingar. Upphandlingarna spänner över allt från varor, tjänster och entreprenader till komplexa infrastrukturprojekt och trafikverksamheter. De upphandlade kontrakten inrymmer typiskt sett stora ekonomiska värden.

2 2(4) Det förtjänar inledningsvis att framhållas ett de flesta upphandlingarna kan avslutas i och med tilldelningsbeslut och att det är endast ett fåtal upphandlingar som efter ansökan överprövas i domstol. På årsbasis rör det sig i genomsnitt om ca fem till sju upphandlingar. I de allra flesta fallen avslås ansökningarna. I några fall vidtar förvaltningen själv rättelse efter att ha tagit del av ansökan. I några sällsynta fall förordar domstolen om rättelse eller att upphandlingen ifråga måste göras om. Att en domstol besluter om sådana åtgärder är dock så pass sällan förekommande inom nämndens verksamhetsområde att det kan gå flera år mellan gångerna. Mot bakgrund av den totala överprövningsstatistiken kan det således med fog hävdas att trafikförvaltningens upphandlingar håller mycket hög kvalitet och genomförs med stor professionalism. Överprövningar är visserligen inte ovanliga men få i förhållande till antalet genomförda upphandlingar. Att en domstol sedan förordnar om åtgärder är, statistiskt, en sällsynt händelse. Upphandlingen av kollektiv sjötrafik, E29, har varit föremål för ett stort antal överprövningsprocesser. Redan innan anbudstiden hade gått ut begärde två aktörer överprövning under påstående om att upphandlingen annonserats på felaktigt sätt. Överprövningarna avslogs i samtliga instanser. Ytterligare fem överprövningar inkom efter tilldelningsbeslut. Dessa rörde olika påstådda skallkravsbrister, påstådda brister i utvärderingsmodellen m.m. Samtliga överprövningar avslogs av förvaltningsrätten, men efter överklagande av tre parter till kammarrätten, varav två beviljades prövningstillstånd, meddelade kammarrätten i två mål domar som innebär att delar av upphandlingen E29 måste göras om. Vad gäller frågan vilka fel som förekommit i upphandlingen E29 kan konstateras att kammarrätten, till skillnad från förvaltningen och förvaltningsrätten, bedömt att ett (1) ska-krav i upphandlingen inte varit uppfyllt av vinnande anbudsgivare i områdena B, C och D och att förvaltningen inte haft rätt att frånfalla det aktuella kravet. Frågan om kravet varit uppfyllt eller inte och om förvaltningen eventuellt haft rätt att frånfalla kravet har i förevarande fall varit en bedömningsfråga. Kammarrätten baserade sin bedömning på nya vägledande avgöranden från Högsta förvaltningsdomstolen från maj Vid tidpunkten för förvaltningens prövning, november 2015, var rättsläget emellertid ett annat. Förvaltningen är mot den bakgrunden alltjämt av uppfattningen att bedömningen som gjordes i samband med anbudsprövningen i november 2015 var korrekt. Det sagda innebär att det inte går att dra allt för långtgående slutsatser av utgången i överprövningsmålen beträffande förvaltningens förmåga att genomföra upphandlingar. Detta innebär dock inte att förvaltningen tar lätt på avgörandena och de lärdomar som kan dras av dessa. Inför kommande upphandling av

3 3(4) skärgårdstrafik i områdena B, C och D har därför en rad åtgärder vidtagits och ytterligare åtgärder kommer att vidtas, bl.a. - En omfattande rättslig analys av överprövningsmålen har genomförts i syfte att identifiera de omständigheter som varit avgörande för utgången i målen. - Återkopplingsmöten med anbudsgivare i upphandlingen E29 har genomförts i syfte att fånga upp synpunkter på utformningen av upphandlingen. - En noggrann genomgång av förfrågningsunderlaget till kommande upphandling kommer att göras med avseende på bl.a. formaliaaspekter. - Intern erfarenhetsåterföring har gjorts och kommer fortsatt att göras. - Enskilda lärdomar som kan dras av upphandlingen E29 kommer att implementeras i kommande upphandling avseende områdena B, C och D samt i förvaltningens generella upphandlingsprocess. 2. Vad är bakgrunden till att tilldelningsbeslut i trafiknämnden är anonymiserade? Under anbudsfasen i en upphandling och fram till tilldelningsbeslut gäller absolut sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Den absoluta sekretessen innebär att ovillkorligt förbud mot att röja uppgifter rörande de inkomna anbuden. Med sådana uppgifter avses förutom anbudspriser även antalet anbudsgivare och identiteten på anbudsgivarna. Med röjande av sekretessbelagda uppgifter avses att en uppgift blir känd utanför myndighetens gräns. Det är lagligen möjligt att inom vissa ramar sprida uppgifter beträffande en upphandling inom en myndighet utan att ett sekretessbrott begås. För att undvika risken för felaktig hantering av känsliga uppgifter samt för att säkerställa att inga ovidkommande hänsyn tas vid utvärderingen av inkomna anbud brukar dock personkretsen som har tillgång till sekretessbelagda uppgifter snävas in och uppgifter om anbudsgivare anonymeras så långt som möjligt. Exempelvis brukar de arbetsgrupper som utvärderar anbudsgivarnas tekniska lösningar och kvalitet inte ha någon kännedom om anbudspriser. På motsvarande sätt brukar tilldelningsbeslut som ska fattas av trafiknämnden vara anonymiserade, dvs. anbudsgivare blir kända för nämnden först sedan beslut om tilldelning har fattats. Det är i sammanhang viktigt att notera att ett tilldelningsbeslut måste baseras på det resultat som utvärderingen av anbuden enligt förfrågningsunderlagets utvärderingsmodell har pekat ut. Det finns därvid ingen möjlighet att beakta omständigheter som inte explicit framgår av utvärderingsmodellen. Anbudsgivarnas identitet är i utvärderingssammanhang en ovidkommande uppgift som inte ska kunna påverka utgången av en upphandling.

4 4(4) 3. Vilka för- och nackdelar ser förvaltningen med anonymiserade tilldelningsbeslut? Anonymiseringsåtgärder vidtas i syfte att säkerställa största möjliga objektivitet i anbudsutvärderingen. Inga ovidkommande hänsyn ska kunna tas. Förvaltningen säkerställer på detta sätt en lagenlig och professionell utvärderingsprocess som marknaden kan ha mycket högt förtroende för. Det finns inga egentliga nackdelar med anonymiserade tilldelningsbeslut mer än att förfarandet kräver en viss administration kring de uppgifter som anses vara känsliga. 4. Finns det något hinder för att avanonymisera trafiknämndens tilldelningsbeslut? Det finns inga lagliga hinder mot att avanonymisera trafiknämndens beslut i den mening att det skulle vara möjligt att namnge de aktuella anbudsgivarna i det tjänsteutlåtande som utsänds i samband med tilldelningsbeslutet. Uppgiften skulle dock fortfarande omfattas av absolut anbudssekretess samtidigt som den inte ska kunna påverka nämndens beslut. Uppgiften är därmed obehövlig för nämndens beslutsfattande samtidigt som anonymiteten i tilldelningsprocessen garanterar att inga ovidkommande hänsyn tas. Caroline Ottosson Förvaltningschef Ragna Forslund Chef

5 Bilaga 13 SOCIALDEMOKRATERNA SKRIVELSE MILJÖPARTIET DE GRÖNA VÄNSTERPARTIET 1 (1) Trafiknämnden Upphandlingsprocessen i Trafiknämnden Turerna kring Trafiknämndens upphandling av kollektiv sjötrafik är ännu inte slut. Kammarrättens dom att delar av upphandlingen måste göras om har överklagats till högsta instans och slutligt besked i frågan kommer att dröja ytterligare. Oavsett utgång har upphandlingen skadat Stockholms läns landsting. Med en bättre fungerande upphandlingsprocess skulle detta inte ha hänt och det är av största vikt att denna typ av misstag inte upprepas. Ett av problemen med Trafiknämndens upphandlingsprocess är att tilldelningsbeslutet är anonymiserat vilket begränsar nämndens mandat och möjlighet att ställa relevanta frågor innan tilldelningsbeslutet fattas. Givetvis kan det finnas goda anledningar till att hålla tilldelningsbeslut anonymiserade, likaväl som det kan finnas goda argument att göra motsatsen. Praxis varierar inom landstinget. Olika nämnder och beredningar inom landstinget har olika praxis kring om tilldelningsbeslut ska vara anonymiserade eller inte. Med anledning av detta vill vi ställa följande frågor: 1. Vilka åtgärder vidtar förvaltningen för att undvika att misstag av den typ som gjordes i sjötrafikupphandlingen görs igen? 2. Vad är bakgrunden till att tilldelningsbeslut i Trafiknämnden är anonymiserade? 3. Vilka för- och nackdelar ser förvaltningen med anonymiserade tilldelningsbeslut? 4. Finns det något hinder för att avanonymisera Trafiknämndens tilldelningsbeslut?