Högskolestyrelsen bedömer att den interna styrningen och kontrollen vid högskolan varit betryggande under 2012.

Transkript

1 PROTOKOLL Högskolestyrelsen Nr 1: Intern styrning och kontroll (ISK)- uppföljning 2012 Högskolestyrelsen bedömer att den interna styrningen och kontrollen vid högskolan varit betryggande under Inom arbetet med ISK ska fokus framöver vara uppföljning av högskolestyrelsens riskhanteringsplan och fortsatt stöd till de organisatoriska enheterna för att genomföra riskanalyser. Ärendets behandling Ärendet föredras av Jonas Lostelius. Underlag I ärendet finns förslag till beslut med PM och riskhanteringsplan (MDH /11).

2 Förslag till beslut 1 (1) MDH /11 Handläggare Jonas Lostelius Bedömning av den interna styrningen och kontrollen i anslutning till underskriften i årsredovisningen Rektor föreslår att högskolestyrelsen gör bedömningen att den interna styrningen och kontrollen vid Mälardalens högskola är betryggande. Rektor föreslår att högskolestyrelsen beslutar att under 2013 ska arbetet inom intern styrning och kontroll dels fokusera uppföljning av styrelsens reviderade riskhanteringsplan, dels fokusera aktivt stöd till de organisatoriska enheterna i samband med författandet av nästa års verksamhetsplaner. Bakgrund Enligt 2 kap 8 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag ska ledningen vid de förvaltningsmyndigheter under regeringen som omfattas av förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll i anslutning till underskriften i årsredovisningen lämna en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll anger att med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen (2007:515) det vill säga att verksamheten ska bedrivas effektivt, enligt gällande rätt, med tillförlitlig redovisning och under hushållande av statens medel. De obligatoriska momenten i processen framgår också och utgörs av riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation. Högskolans interna styrning och kontroll vilar på flera ben såsom formell organisations- och beslutsstruktur, mål och regler, internkommunikation, verksamhetsstyrning och uppföljning samt det konkreta arbetet enligt förordningen om intern styrning och kontroll. I det sistnämnda är styrelsens riskhanteringsplan ett bärande element. Huvuddelen av beredningen har bestått av uppföljning av styrelsens riskhanteringsplan, vilket har inneburit att gå igenom relevant dokumentation och att genomföra möten med ansvariga funktioner. Ett sammanfattande underlag om den interna styrningen och kontrollen vid högskolan har upprättats inför högskolestyrelsens bedömning av densamma.

3 MDH /11 Utbildnings- och forskningssektionen, Jonas Lostelius PM Till: Högskolestyrelsen Intern styrning och kontroll - Sammanfattande underlag för bedömning av den interna styrningen och kontrollen i samband med underskrift av årsredovisning för 2012 Sida 1 av 13

4 Innehåll Inledning... 3 Det nationella regelverket om intern styrning och kontroll... 3 Den interna miljön... 4 Organisations- och beslutsstruktur... 5 Mål, regler och intern kommunikation... 5 Verksamhetsstyrning... 6 Riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation... 7 Uppföljning av styrelsens fastställda riskhanteringsplan... 8 Revisionsrapporter Planer för Sammanfattande kommentarer som underlag för högskolestyrelsens bedömning av den interna styrning och kontrollen Sida 2 av 13

5 Inledning Föreliggande promemoria syftar till att ge en övergripande bild av högskolans arbete med intern styrning och kontroll. Förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll anger de moment som ska ingå i processen för intern styrning och kontroll. Härutöver finns ytterligare komponenter som bidrar till en betryggande intern styrning och kontroll. Därför görs i promemorian utöver en beskrivning av det konkreta arbetet enligt förordningen även en beskrivning av organisationens interna miljö (här innehållandes avsnitt om organisationsoch beslutsstruktur samt om mål, regler och kommunikation) och verksamhetsstyrning (de övergripande processerna för verksamhetsplanering och uppföljning). Promemorian utgör också underlag för myndighetsledningens bedömning, som enligt 2 kap. 8 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag ska göras i anslutning till myndighetsledningens underskrift av årsredovisningen, av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Grunden för bedömningen är den dokumentation som upprättats enligt förordningen om intern styrning och kontroll. Det finns inte någon allmängiltig norm för att bedöma nivån på den interna styrningen och kontrollen, utan det är ledningens uppfattning om vad som är betryggande intern styrning och kontroll som är utgångspunkten. Ekonomistyrningsverkets (ESV) handledning för Intern styrning och kontroll 1 ger ledningen ett visst ramverk för sin bedömning då den anger: Den riskacceptans som ledningen har beslutat om avspeglar ledningens uppfattning om vilka risker man är beredd att acceptera och vilka som måste hanteras. Om myndigheten avviker väsentligt från denna riskacceptansnivå, borde myndighetsledningen ha svårt att komma fram till att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. Bristerna i processen för intern styrning och kontroll kan anses vara av följande slag: antingen är inte de obligatoriska momenten i processen genomförda eller så omfattas inte all verksamhet av processen eller också har det framkommit väsentliga kvalitetsbrister inom de obligatoriska momenten i processen. Det kan till exempel finnas fall där kontrollåtgärder som beslutats av ledningen inte har genomförts i enlighet med beslutet. Detta bör kunna påverka bedömningen av den interna styrningen och kontrollen. När ledningen gör sin bedömning är det de fall där uppföljningen visar att en beslutad åtgärd ännu inte är genomförd som visar på en brist som eventuellt ska tas upp i bedömningen i årsredovisningen. Det nationella regelverket om intern styrning och kontroll De statliga myndigheter som omfattas av det regelverk om intern styrning och kontroll som trädde ikraft den 1 januari 2008 ska bedriva sin verksamhet enligt de fyra verksamhetskraven i 3 myndighetsförordningen (2007:515): effektivt författningsenligt med tillförlitlig redovisning och under god hushållning med statens resurser Med effektiv verksamhet avses att myndigheten bedriver den verksamhet som riksdag och regering beslutat om samt att regeringens mål för verksamheten uppnås. I högskolans fall är det främst delar av det inledande kapitlet i högskolelagen som ger uttryck för statsmakternas mål. Högskolans egna mål på övergripande nivå och strategiska prioriteringar framgår av Vision och långsiktig plan och sedermera Forsknings- och utbildningsstrategin ESV 2009:38, sid 27. Sida 3 av 13

6 Verksamhetskraven har redan tidigare ställts från statsmakternas sida i högskolelag, högskoleförordning och myndighetsförordning. Innebörden av regelverket som trädde ikraft 2008 är att det finns en obligatorisk process för att uppnå de ställda kraven. Processen har beslutats av regeringen och återfinns i förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll. Momenten i processen är: Riskanalys En riskanalys ska göras i syfte att identifiera omständigheter som utgör risk för att verksamhetskraven i myndighetsförordningen inte fullgörs. Kontrollåtgärder Med ledning av riskanalysen ska åtgärder vidtas som är nödvändiga för att verksamhetskraven i myndighetsförordningen ska fullgöras med rimlig säkerhet. Uppföljning Den interna styrningen och kontrollen ska systematiskt följas upp och bedömas. Vid bedömningen ska iakttagelser som lämnas vid extern revision och internrevision beaktas. Dokumentation Riskanalys, kontrollåtgärder, samt uppföljning och bedömning ska dokumenteras. I nära anslutning till förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll finns ESV:s föreskrifter och allmänna råd till nyss nämnda förordning och till förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Föreskrifterna och allmänna råden innebär bland annat att om ledningen bedömer att det finns brister inom den interna styrningen och kontrollen ska aktuella brister kortfattat och i punktform framgå av underskriftsmeningen i årsredovisningen och skälen för bedömningen att det finns brister ska framgå av dokumentationen. Vidare bör myndigheten, i det fall myndigheten redovisar åtgärder som har vidtagits eller planeras vidtas med anledning av redovisade brister, i underskriftsmeningen hänvisa till var dessa åtgärder redovisas. ESV beslutade i november 2012 om förändringar i de allmänna råden och föreskrifterna med syftet att öppna möjligheten för ledningen att redovisa brister i ett i huvudsak betryggande system för intern styrning och kontroll. 2 Den interna miljön Högskolans interna miljö omfattar dels den formella organisations- och beslutsstrukturen, dels den kultur som formas av människorna som ingår organisationen. Den interna miljön är föremål för ständig förändring dels via förändringar i omvärlden som ställer nya krav på organisations- och beslutsstruktur, dels genom att ledningspersoner och medarbetare kommer och går. Framförallt i vilken utsträckning chefer i praktiken lever upp till intern styrning och kontroll har betydelse för vilken vikt medarbetarna lägger vid frågor om mål, regler, styrning, ansvar, risk, kontroll, uppföljning och dokumentation. Viktiga personförändringar på ledningsnivå som kan lyftas fram är att högskolan sedan den 1 september 2012 har en ny prorektor. Ytterligare förändringar är att högskolans fyra 2 ESV Cirkulär 2012:8 ISK och 2012:3 FÅB Sida 4 av 13

7 akademier under året har fått nya akademichefer. De nya akademicheferna har eller kommer att introduceras i den nya rollen. Organisations- och beslutsstruktur Arbetsordning för Mälardalens högskola (MDH /10) reglerar högskolans övergripande organisations- och beslutsstruktur, vilket i huvudsak ger de formella ramarna för den interna styrningen och kontrollen. Styrelsens arbetsordning utgår från högskoleförordningens och myndighetsförordningens regler om beslutsfattande och redovisar vilka organ och befattningshavare som har att fatta beslut för högskolans räkning i olika frågor. Enligt arbetsordningen kan beslutande organ eller befattningshavare överlåta sin beslutanderätt i ärenden till underställd befattningshavare eller beslutande organ. Rektor fastställer mot den bakgrunden en delegationsordning för sin beslutanderätt och uppdrar åt befattningshavare och beslutsorgan att för sin del fastställa egna delegationsordningar. Rektor har i april 2012 beslutat om en ny delegationsordning ( /12) i syfte att inkludera verksamhet som tidigare saknats samt för att förenkla tillämpningen. Ansvarsfördelning på övergripande nivå framgår framförallt av rektors beslut om årliga verksamhetsuppdrag och budget samt av rektors beslut (MDH /11) om organisationsstruktur för drift av verksamhet och för strategiskt arbete inom högskolans akademier. I januari 2011 inrättades en ny nämndorganisation med en högskolegemensam fakultetsnämnd efter styrelsebeslut i oktober 2010 (MDH /10). Den nya nämndorganisationen har under 2012 följts upp och ska på sikt mynna ut i förslag på förbättringsåtgärder inom befintlig organisation. Mål, regler och intern kommunikation En förutsättning för att medarbetare ska arbeta regelenligt mot uppsatta mål är att de känner till mål och regler samt att medarbetarna kan arbeta under goda arbetsförhållanden. Enligt myndighetsförordningen ska myndigheten se till att de anställda är väl förtrogna med målen för verksamheten, skapa goda arbetsförhållanden samt ta tillvara och utveckla de anställdas kompetens. Lokala styrdokument som beslutats av styrelse eller rektor publiceras på högskolans webbplats och normalt förekommer ytterligare information via någon av högskolans kanaler för internkommunikation (se nedan). Ett arbete med att se över olika typer av styrdokument och deras inbördes hierarki har bedrivits under såväl 2011 som under 2012 och planeras färdigställas under första kvartalet Ett väl utvecklat och levande system för intern kommunikation och information är viktigt för att möjliggöra regelefterlevnad på bred front och för att bedriva en effektiv verksamhet. Inom högskolan finns ett antal fora för kommunikation och information. Några som kan nämnas är högskolans webbplats (interna och i någon mån externa), nyhetsbrevet Devisen som utkommer med två veckors mellanrum och regelbundna möten i form av stora förvaltningsmöten och olika möten på enhetsnivå. Myndighetsförordningens krav ovan följs direkt eller indirekt upp i medarbetarenkäten som genomförs vartannat år. Den senaste medarbetarenkäten genomfördes På frågan om huruvida medarbetarna känner till högskolans övergripande mål svarade 89 procent tre eller Sida 5 av 13

8 högre där fem står för Instämmer helt (554 svarande). På enhetsnivå är det något mindre andel som anger tre eller högre. När det gäller att säkerställa myndighetens regelefterlevnad mer generellt så har högskolans förvaltning i uppdrag att kontinuerligt säkerställa att högskolans verksamheter bedrivs författningsenligt. En högskolejurist finns anställd som ger ledningen och övriga verksamheten juridiskt stöd. När myndigheter kommunicerar ändringar i lag, förordning eller föreskrifter analyseras förändringarna inom förvaltningen. Ett resultat av detta kan bli förändringar i högskolans interna styrdokument och rutiner. Förvaltningen har tagit fram handläggningsordningar för olika processer som är särskilt författningsstyrda som exempelvis ärenden avseende tillgodoräknanden, disciplinärenden, personalansvarsärenden, avstängningar på grund av utebliven betalning av tredjelandsmedborgare och liknande. Arbete pågår även med att införa en moderniserad ärendehantering med hjälp av e-tjänster vilken ska förenkla för studenterna att initiera ärenden och göra handläggningen mer effektiv, enhetlig och rättssäker. Andra viktiga delar för att säkerställa regelefterlevnad är högskolans etablerade processer för verksamhetsplanering och -uppföljning och för framtagande av årsredovisning, personalansvarsnämnden och en självständig internrevision. Högskolan har även inrättat funktionen Studentombudsmannen som tar in synpunkter och klagomål från studenter och som förmedlar dessa till verksamhetens olika delar för åtgärd. Genom dessa ärenden får högskolan kännedom om ärenden där det eventuellt kan förekomma brister eller förbättringsområden i regelefterlevnaden på högskolan. Verksamhetsstyrning En betryggande intern styrning och kontroll vilar till stor del på fungerande processer för att föra ut uppdrag och regelverk i organisationen och för att följa upp de beslut som fattas. En grundstomme i detta är högskolans verksamhetsplaneringsprocess. Processen omfattar samtliga organisatoriska nivåer inom högskolan. De yttre ramarna för högskolans verksamhetsplanering ges av de instruktioner som finns i högskolelagen och högskoleförordningen och de uppdrag och resurser som högskolan får i regleringsbrevet. Högskolans verksamhetsplaneringsprocess har under 2012 genomgått en del förändringar och bestod översiktligt av följande tre delar: Vision och långsiktig plan har under året gradvis ersatts av den av styrelsen i december 2011 fastställda Forsknings- och utbildningsstrategin för Dessa utgör tillsammans med rektors årliga beslut om verksamhetsmål, uppdrag och budget högskolans huvudsakliga styrdokument och här anges övergripande strategiska mål för högskolans verksamhet. De övergripande målen har i sin tur brutits ned i mål för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, för forskarutbildning, för forskning, för anställda och för ekonomi. Mål och huvudsakliga aktiviteter utifrån rektors beslut om verksamhetsmål, uppdrag och budget ska anges av akademierna i deras verksamhetsplaner för kommande år, enligt särskild instruktion och mall för detta. I verksamhetsplanerna för 2013 ska akademier, förvaltning, bibliotek och enheten för externa relationer redogöra för risker för att de uppsatta målen inte nås samt hur man arbetar för att minska riskerna. Sida 6 av 13

9 Enheterna ska även återrapportera utfall av verksamhetsplanerna i verksamhetsberättelser. En nyhet för 2012 är att enheterna i samband med inlämnande av verksamhetsberättelserna ska göra en bedömning av den interna styrningen och kontrollen. Ett huvudsyfte med detta är att ytterligare knyta samman arbetet enligt förordningen om intern styrning och kontroll med den ordinarie verksamhetsstyrningen i enlighet med styrelsens beslut i februari 2012 om att ytterligare stärka kopplingarna mellan riskanalyser, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser. Beredningsprocessen för rektors beslut om verksamhetsmål, uppdrag och budget kan i stora drag beskrivas på följande vis: Högskolestyrelsen fastställer vid sitt sammanträde i februari riktlinjer för verksamhetsplaneringen inför kommande år. Rektor fastställer i mars planeringsdirektiv samt uppdrag till fakultetsnämnden att föreslå verksamhetsuppdrag och fördelning av anslagsmedel för kommande år. Under mars/april genomförs verksamhetsdialoger mellan rektor och akademiledningar. Dessa resulterar i skriftliga underlag som innehåller önskad verksamhetsutveckling och prioriteringar. Därefter, i maj, genomförs ytterligare verksamhetsdialoger mellan rektor och akademiledningar och i juni diskuteras ett preliminärt förslag till verksamhetsmål, uppdrag och budget i rektors gemensamma ledningsgrupp. I augusti-september behandlas förslaget via internremiss vilket ger akademier, fakultetsnämnd, bibliotek, förvaltning och enheten för externa relationer utrymme att lämna synpunkter. Den slutliga bearbetningen av verksamhetsmål, uppdrag och budget stäms av med cheferna för de organisatoriska enheterna samt dekanerna och rektor fattar sitt beslut om verksamhetsmål, uppdrag och budget för kommande år i oktober. Riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation Den riskhanteringsplan som använts under året är en fortsättning på den plan som styrelsen fastställde vid sitt sammanträde i maj Planen arbetades fram genom riskanalyser på enhetsnivå (seminarier med brain storming) och genererade över 100-talet risker. Dessa risker aggregerades och värderades mot varande på mellanchefsnivå, i syfte att lyfta fram väsentliga risker. Aggregeringen av risker för högskolan gjordes så långt möjligt mot bakgrund av en samlad syn på högskolans mål. De väsentliga riskerna förtecknades, tillsammans med kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation, i det som kallas för riskhanteringsplan. Under hösten och vintern 2012/2013 har ett arbete genomförts för att revidera riskhanteringsplanen med sikte på fastställande av styrelsen i februari Mer information om det arbetet framgår av underlaget som specifikt berör revideringen. Uppföljningen av den befintliga riskhanteringsplanen har genomförts genom löpande avstämning av utvecklingen av kontrollåtgärder och uppföljning inom ramen för de olika enheternas ansvarsområden. För sektionerna har även en översyn av respektive sektions risklista gjorts och då var ett fokusområde att utifrån styrande lagar och förordningar betrakta verksamheten och enhetens risklista. Sida 7 av 13

10 Uppföljningen har även innehållit en fördjupad genomgång av ett antal utvalda kontrollåtgärder. Detta utfördes i form av fysiska möten och via dokumentstudier och visade att flera kontrollåtgärder kommit på plats medan några ännu inte var implementerade. Den fördjupade uppföljningen pekade också på att det i enstaka fall fanns kontrollåtgärder på plats men att riskerna trots allt inte kunde värderas ned. En slutsats som lyftes var att kontrollåtgärderna antingen är otillräckliga (felaktiga eller för få) eller att risken var av mer extern karaktär och därför kanske inte kan begränsas av högskolans insatser. Uppföljning av styrelsens fastställda riskhanteringsplan Styrelsens riskhanteringsplan innehåller de mest väsentliga riskerna. I riskhanteringsplanen finns kolumner för att för varje risk ange riskvärdering, kontrollåtgärder, vilken funktion som är ansvarig för att åtgärden tillämpas, hur uppföljning av kontrollåtgärden ska göras, vilken funktion som är ansvarig för uppföljningen, vilken dokumentation som knyter an till risk, kontrollåtgärd och/eller uppföljning, vilken status kontrollåtgärd och uppföljning bedöms ha samt en kolumn för kommentarer. Kommentarerna är ofta en grund för bedömningen av statusen men kan även innehålla andra relevanta noteringar. En översikt över riskerna och deras aktuella riskvärden framgår av tabellen nedan, därefter kommenteras varje risk för sig Risker Sannolikhet (låg-hög, 1-4) Konsekvens (obetydligallvarlig, 1-4) Riskvärde (1-16) Förlora examensrätt inom utbildning på grund- och avancerad nivå utifrån Högskoleverkets granskningar Oförmåga att anpassa verksamheten efter minskande studentunderlag (exempelvis på grund av minskande studentkullar, färre internationella studenter eller mindre marknadsandel) Låg genomströmning i högskolans utbildningar (studenter fullföljer inte sin utbildning) MDH förlorar/erhåller inte forskarutbildningsrättigheter MDH examinerar för få doktorer per år till följd av för få antagna Nettostudietiden för att nå doktorsexamen överskrider fyra år Personer anställs som doktorand innan dessa är antagna till forskarutbildning Otillräcklig forskningsfinansiering MDH presterar få vetenskapligt granskade publikationer (i förhållande till anslag och externa bidrag) Rektorsbeslut och uppdrag genomförs inte enligt plan Nyckelpersonberoende Väsentlig information är otillgänglig, otillförlitlig eller förloras Driftstörningar i väsentliga system (exempelvis att webben går ner under kritiska perioder som ansökningstider eller vid tentamensanmälan) Föråldrad eller inte ändamålsenlig teknisk infrastruktur MDH blir återbetalningsskyldiga vid en revision av något EU-finansierat projekt samt att MDH använder felaktiga finansieringskällor som följd av återbetalningsregler Brott mot Lagen om Offentlig Upphandling Sida 8 av 13

11 Not. Riskvärdet (kolumnen längst till höger) är en produkt av att siffran för sannolikhet multiplicerats med siffran för konsekvens. Risken (1) för att Förlora examensrätter inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå värderas fortsatt till 12. Statusen för två av kontrollåtgärderna, Kompetensförsörjningsplaner och Modell för regelbunden intern kvalitetsgranskning, bedöms som orange. Gällande kompetensförsörjningsplaner ska akademierna enligt instruktion för verksamhetsplan fylla i en kompetensförsörjningsplan och en mall för detta finns framtagen. Uppföljning av kontrollåtgärden finns angivet i riskhanteringsplanen men har inte genomförts. Fakultetsnämndens modell för regelbunden intern kvalitetsgranskning har testats våren 2012 men har inte hunnit användas för regelbundna granskningar. Övriga kontrollåtgärders status bedöms gröna men även inom dessa finns det tecken på att de inte har fungerat fullt ut. Högskoleverket (HSV) har lämnat omdöme bristande kvalitet beträffande fyra examina. Omdöme bristande kvalitet beror inte uteslutande på högskolans processer inför inlämnande av självvärderingar utan är också ett resultat av tidigare tillkortakommanden i verksamheten. Vilka specifika åtgärder som behövs för att komma tillrätta med dessa brister beror till stor del på vilken kritik HSV lämnat och specifika åtgärder återges inte här. De interna förberedelserna inför kvalitetsutvärderingarna kan dock inte sägas ha fungerat fullt ut. Eftersom alla kontrollåtgärder inte är tillräckligt implementerade och HSV:s granskningar fortsätter har risken under året inte kunnat värderas ned. Risken (2) för Oförmåga att anpassa verksamheten efter minskande studentunderlag värderas fortsatt till 9. Ett stort arbete har pågått och pågår alltjämt för att anpassa verksamheten till det sjunkande takbeloppet, vilket är tydligt i rektors beslut om verksamhetsmål, uppdrag och budget för Kontrollåtgärdens statusfärg har bedömts grön men det har ansetts för tidigt att under året värdera ned risken. Risken (3) för Låg genomströmning i högskolans utbildningar värderas fortsatt till 9. Fyra av fem kontrollåtgärder har grön statusfärg. Den kontrollåtgärd som markeras orange är Förebygg avhopp. Som denna kontrollåtgärd är formulerad i riskhanteringsplanen (det vill säga KLOK, studievägledning, studenthälsa) har genomförd uppföljning inte kunnat bedöma riskbegränsningseffekten. Siffrorna för genomströmningen har de senaste åren rört sig i närheten av styrelsens mål. För 2012 indikerar dock siffrorna att genomströmningen för svenska program är fortsatt relativt god medan siffrorna för engelska program vikit nedåt. Ytterligare analyser behövs innan det går att ta ställning till om någon kontrollåtgärd inte fungerat och eventuella konsekvenser för riskvärderingen. Risken (4) för att Förlora/inte erhålla forskarutbildningsrättigheter värderas fortsatt till 9. Fyra av fem kontrollåtgärder är grönmarkerade. Kontrollåtgärden gällande kompetensförsörjningsplaner är markerad orange (och har kommenterats utförligare tidigare) och är i jämförelse med de övriga kontrollåtgärderna viktig för att begränsa risken. Forskarutbildningsämnen kvalitetsgranskas löpande och granskningen av individuella studieplaner pågår. Sammantaget har risken under året inte kunnat värderas ned. Risken (5) för att Högskolan examinerar för få doktorer värderas fortsatt till 16. Uppföljning av kontrollåtgärder visar att mål för hur många forskarstuderande som ska antas anges i verksamhetsplanerna men att det tidvis finns problem med otillräcklig anslagsfinansiering. Det kan ifrågasättas om de angivna kontrollåtgärderna tillräckligt väl Sida 9 av 13

12 minskar sannolikheten och/eller konsekvensen. Sammantaget har risken under året inte kunnat värderas ned. Risken (6) för att Nettostudietiden för att nå doktorsexamen överskrider fyra år värderas fortsatt till 9. För de angivna kontrollåtgärderna bedöms statusfärgen vara grön. De preliminära uppföljningar av studietiden som gjorts tidigare pekade på en aning för lång nettostudietid. Arbete för att hitta bättre former för hur nettostudietiden kan följas pågår. Eftersom det saknas en samlad bild över aktuell nettostudietid har det under året inte gått att värdera ned risken trots att kontrollåtgärderna är gröna. Risken (7) för att Personer anställs som doktorand innan dessa är antagna till forskarutbildning värderas fortsatt till 6. Det arbete som genomförts har varit lyckosamt i den bemärkelsen att uppföljning av angiven kontrollåtgärd inte givit anledning att tro att risken inträffat under det senaste året. Risken (8) för Otillräcklig forskningsfinansiering värderas fortsatt till 16. Ett aktivt arbete för att öka forskningsfinansieringen har pågått och pågår alltjämt. Rutiner för kvalitetssäkring av externa forskningsansökningar finns delvis. Risken är med nuvarande formulering i mångt och mycket av extern karaktär, det vill säga styrs inte av högskolan, och har under året inte kunnat värderas ned. Risken (9) för att Högskolan presterar få vetenskapligt granskade publikationer värderas fortsatt till 12. De angivna kontrollåtgärderna har under längre tid bedömts vara gröna men de tar sikte på att skärpa upp registreringen av publikationer, inte på att stimulera produktionen. I instruktionerna för akademiernas verksamhetsplaner för 2013 finns däremot en tydligare styrning om att sätta mål för de fyra publikationsformerna. Prognosen för publikationer för 2012 (publikationer hänförs till det år de publicerats trots att publikationen registrerats senare) ger vid handen att antalet publikationer antas hamna i nivå med år Sammantaget har risken under året inte kunnat värderas ned. Risken (10) för att Rektorsbeslut och uppdrag inte genomförs enligt plan värderas fortsatt till 6. Angiven kontrollåtgärd och uppföljning har grön statusfärg. Bilden av att risken ska vara relativt lågt värderad stärks av internrevisionens rapport om Verkställighet av beslut som pekade på att verkställigheten i regel är tillfredsställande. Risken (11) för Nyckelpersonsberoende värderas fortsatt till 6. Uppföljningsmöten har givit vid handen att endast enstaka enheter upplever nyckelpersonsberoende. Risken (12) för att Väsentlig information är otillgänglig, otillförlitlig eller förloras värderas fortsatt till 9. Sex av sju kontrollåtgärder är grönmarkerade medan åtgärden att säkerhetsklassa information är markerad orange. Säkerhetsklassning av information är ett omfattande arbete som involverar flera delar av organisationen och som är pågående. Flera av de grönmarkerade kontrollåtgärderna får i jämförelse med säkerhetsklassning av information anses ha liten riskbegränsande effekt. Detta förklarar varför risken under året inte har kunnat värderas ned. Risken (13) för "Driftstörningar i väsentliga system " värderas fortsatt till 8. Under året har ett verksamhetskritiskt system (DSI) bytts ut mot ett annat (Selma), där sårbarheten bedöms vara mindre i det nya systemet. Ett arbete för att identifiera verksamhetskritiska system pågår och hänger delvis ihop med säkerhetsklassning av information. Detta eftersom hur Sida 10 av 13

13 kritiskt ett system är till stor del avgörs av hur kritisk informationen som systemet hanterar är. Risken (14) för Föråldrad eller inte ändamålsenlig teknisk infrastruktur värderas fortsatt till 16. Den kontrollåtgärd som finns upptagen i riskhanteringsplanen har börjat komma på plats i och med att det finns en investeringsbudget för IT. Det har emellertid varit för tidigt att under året värdera ned risken. I sammanhanget ska nämnas att risken delvis har ett långsiktigt inslag som inte nödvändigtvis hotar möjligheten till måluppfyllelse här och nu. Risken (15) för att MDH blir återbetalningsskyldigt vid en revision av något EU-finansierat projekt värderas fortsatt till 8. EU-kommissionen har under 2012 granskat tre MDHprojekt inom 7:e ramprogrammet som resulterat i kritik på tre punkter samt ett återbetalningskrav på uppskattningsvis kr. Den här risken omvärderades i december 2011 från 4 x 4 = 16 till 2 x 4 = 8 som en följd av beslutet om centralisering av administrationen av EU-finansierade projekt. I sammanhanget får återbetalningssumman anses vara kännbar men inte allvarlig. Högskolan får ta till sig kritiken och utifrån den förbättra sina rutiner och kontroller. Den sammantagna bedömningen är fortsatt att sannolikheten för större återbetalningskrav är relativt låg. Risken (16) för Brott mot lagen om offentlig upphandling värderas fortsatt till 9. Projektet för införande av e-beställningar bedöms vara en viktig åtgärd för att begränsa risken samt för att lättare mäta avtalstroheten. Införandet av e-beställningar är delvis beroende av externa faktorer och har skjutits upp till våren Någon ny värdering har under året inte gått att motivera. Utifrån ovanstående kan man konstatera att styrelsens mål att få ner riskvärdena till under 9 inte nåtts för samtliga risker. Detta speglar delvis det faktum att flera av riskerna och kontrollåtgärderna är av långsiktig eller extern karaktär alternativt så är några risker helt enkelt svåra att begränsa. Vidare anges i anslutning till några risker att kontrollåtgärderna kanske inte alltid har sådan verkan att riskerna kan omvärderas. Frågan om behovet av att modifiera befintliga kontrollåtgärder eller att identifiera nya kontrollåtgärder har lyfts tidigare. För några av riskerna kan det vara rimligt att ändra hanteringen från Begränsa till Acceptera. Mot slutet av 2012 har ett arbete pågått för att föreslå styrelsen en reviderad riskhanteringsplan. I det arbetet har nyss nämnda omständigheter beaktats. Avslutningsvis har några kontrollåtgärder inte implementerats i planerad takt, vilket skulle kunna utgöra en brist som påverkar styrelsens bedömning av den interna styrningen och kontrollen (exempelvis kompetensförsörjningsplaner eller strategisk plan för framtida behov och investeringar [i ändamålsenlig teknisk infrastruktur]). Huruvida implementeringen av kontrollåtgärder har påbörjats men inte hunnit utvärderas bör då ha betydelse för bedömningen. Revisionsrapporter Under 2012 har ett antal revisionsrapporter upprättats/inkommit. Dessa listas nedan med korta kommentarer om högskoleledningens svar och åtgärder. Sida 11 av 13

14 Högskoleverket genomförde i november 2011 ett tillsynsbesök på högskolan och en rapport över besöket lämnades under våren 2012 (2012:14 R). I rapporten konstaterar verket att det finns vissa brister gällande efterlevnaden av språklagen, regler för anstånd med studier, tidvis långa handläggningstider samt brister gällande stämplande av ankomstdatum på inkommande handlingar. Rapporten nämner också att högskolan arbetar ambitiöst för att säkerställa att verksamheten bedrivs författningsenligt. Internrevisionens rapport Inaktiva studenter en översikt, upprättad , MDH /12. Internrevisionen bedömde den interna styrningen och kontrollen beträffande avregistrering/avbrottsregistrering av studenter som god. Den fungerade tillfredsställande vid två akademier och den kunde stärkas vid de övriga två akademierna samt att rutinerna där bör ses över. Högskolestyrelsen beslutade att uppdra till rektor att gå igenom internrevisionens rapport för att vidta erforderliga åtgärder och senast den 31 december 2012 avrapportera vidtagna åtgärder till styrelsen. Vilket skedde vid styrelsens sammanträde den 3 december 2012 och ärendet lades därmed till handlingarna. Internrevisionens rapport Verkställighet av fattade beslut, upprättad , MDH /12. Internrevisionens samlade bedömning är att beslutade uppdrag, med något enstaka undantag, har verkställts och den interna styrningen och kontrollen bedöms till stor del vara tillfredsställande. Högskolestyrelsen beslutade uppdra till rektor att senast den 31 december 2013 återkomma till styrelsen med en avrapportering angående vidtagna åtgärder. Revisionsfirman KPMG har sommaren 2012 på uppdrag EU-kommissionen granskat tre av högskolans projekt inom 7:e ramprogrammet och i november 2012 lämnade kommissionen sin slutrapport (MDH 4-212/12). Kommissionen konstaterar systematiska fel/brister beträffande högskolans användning av schablon för sociala avgifter (avtalspension), hantering av utländsk moms samt brister i rutiner för projektledarens godkännande av kostnader inom projekt. Högskolans antas behöva betala tillbaka uppskattningsvis kr. Planer för 2013 Styrelsen planeras fastställa en reviderad riskhanteringsplan vid sitt sammanträde i februari Vid sidan av att löpande hålla riskhanteringsplanen uppdaterad planeras ett huvudfokus för året att vara att ge ett mer aktivt stöd till högskolans organisatoriska enheter vid deras riskanalyser i samband med upprättande av verksamhetsplanerna för nästkommande år. Ett syfte med detta är att åstadkomma en bättre koppling mellan risker och åtgärder. Sammanfattande kommentarer som underlag för högskolestyrelsens bedömning av den interna styrning och kontrollen Som nämndes i inledningen ska föreliggande promemoria utgöra underlag för högskolestyrelsens bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Under avsnittet Uppföljning av styrelsens fastställda riskhanteringsplan listas ett antal risker som av olika anledningar fortsatt värderas högt och som hittills inte kunnat begränsas i den omfattning som styrelsen angivit i samband med det tidigare beslutet om fastställande av riskhanteringsplanen. Detta skulle kunna anses utgöra kvalitetsbrister i Sida 12 av 13

15 processen för intern styrning och kontroll. I avsnittet förklaras emellertid omständigheter till läget gällande riskvärderingar, kontrollåtgärder och statusbedömningar som pekar på att bristerna inte med automatik behöver utgöra tecken på att den interna styrningen och kontrollen inte är betryggande. Under året har Högskoleverket (HSV) lämnat omdömen bristande kvalitet gällande fyra av högskolans examina. Att förlora examensrätter inom utbildning kan alltså bli verklighet under nästa år. Att en risk av den här karaktären är nära att inträffa kan anses utgöra en brist i den interna styrningen och kontrollen i den bemärkelsen att högskolan inte haft förmågan att identifiera och implementera adekvata kontrollåtgärder. Av ESV:s handledning framgår att om inte all verksamhet omfattas av processen för intern styrning och kontroll kan detta vara en brist. Vid Mälardalens högskola har inte alla enheter omfattats av processen för intern styrning och kontroll i samma omfattning. Högskolebiblioteket och enheten för externa relationer har exempelvis inte genomfört specifika riskseminarier då det för dessa enheter hittills inte prioriterats. Däremot är enheterna i övrigt föremål för processen för intern styrning och kontroll och de har även genomfört riskanalyser kopplat till upprättandet av sina verksamhetsplaner. Utfallet av under året genomförda revisioner kan i huvudsak beskrivas som att bilden av en betryggande intern styrning och kontroll stärks. Ett undantag är EU-kommissionens revision av tre EU-finansierade projekt som innehöll kritik och återbetalningskrav. Även om kritik och återbetalningskrav är kännbara men inte allvarliga kan de anses peka på brister i den interna styrningen och kontrollen. Ytterligare aspekter som kan beaktas inför bedömningen av den interna styrningen och kontrollen är omfattningen av anmälningar, överklaganden och fällanden i rättsliga instanser samt det övergripande ekonomiska läget. Ett mindre antal anmälningar och överklaganden finns i regel och år 2012 är inget undantag. Viss kritik har utfärdats av HSV i några studentklagomålsärenden. Under året har Arbetsdomstolen handlagt ett ärende där en tidigare anställd anmält högskolan i samband ett avskedande som verkställdes under Avgörande väntas under vintern 2012/2013. Högskolans ekonomiska läge 2012 kan beskrivas som stabilt med överskott från den löpande verksamheten och ett väl tilltaget myndighetskapital. Högskolan har fått ett sänkt utbildningsuppdrag och har tagit sig an detta på ett kontrollerat sätt inom ramen för den ordinarie verksamhetsstyrningen. Detta kan anses vara ett tecken på god intern styrning och kontroll. Sammantaget kan konstateras att det av underlaget för bedömning av den interna styrningen och kontrollen framgår att den interna styrningen och kontrollen i huvudsak är betryggande men att det under året funnits bekymmer avseende åtgärder för att begränsa risken för att förlora examensrätt inom utbildning på grundnivå och på avancerad nivå samt avseende administrationen av EU-finansierade projekt. Dessa är risker och åtgärder som förtjänar sin uppmärksamhet men som inte är av den karaktären att de påverkar tillförlitligheten i årsredovisningen. Sida 13 av 13

16 Senast uppdaterad Riskhanteringsplan för Mälardalens högskola MDH /11 Risk Risk att inte efterleva myndighetsförordningens 3 Effektivitet Enligt gällande rätt Redovisning Hushållning resurser Sannolikhet (1-4) Konsekvens (1-4) Riskvärde (1-16) Riskställningstagande Acceptera Begränsa Dela Eliminera Kontrollåtgärd (åtgärd för att hantera risken) Ansvarig för att Uppföljning kontroll-åtgärden tillämpas av berörda inom MDH Ansvarig för att uppföljning genomförs Dokumentation (av resultatet av uppföljning av kontrollåtgärder samt referenser till ytterligare dokument) Status Kommentarer Grön=under kontroll Orange=mer prio Röd=svårig-heter UTBILDNING PÅ GRUND- OCH AVANCERAD NIVÅ Förlora examensrätt inom utbildning på grund- och avancerad nivå utifrån Högskoleverkets granskningar Risk för att verksamheten inte bedrivs effektivt Begränsa risk Kompetensförsörjningspla ner Akademichef Årlig granskning av Fakultetsnämnden akademiernas strategier för bemanningsplaneringen inom sina ämnesområden (enligt Anställningsordning för lärare vid MDH) Anställningsordning för lärare vid MDH, dnr CF-P /10, fastställd av högskolestyrelsen Internrevisionens rapport Kompetensförsörjning och högskoleledningens kommentar, dnr MDH /11. Mall för kompetensförsörjningsplan (ej dnr, mallen finns hos PER). Enligt Anställnings-ordning för lärare vid MDH ska planeringen vara långsiktig och akademierna ska årligen formulera mål för rekrytering av lärare. PER-sektion har genomfört grundläggande kartläggning och har tagit fram en mall för kompetensförsörjnings-plan som finns med i instruktionerna till verksamhetsplanerna för Behovet av att rekrytera Akademichef och behålla nyckelpersoner ska beaktas avseende lönesättning och forskningstid Beskrivning av hur kontrollåtgärden har beaktats ska redovisas i verksamhetsberättelsen Akademichef Verksamhetsberättelserna (för 2012 finns dessa på dnr MDH /11). Uppföljningsmöten har givit vid handen att akademierna vid lönesättning och tilldelning av forskningstid beaktar behovet av nyckelpersoner. Beskrivning av hur framgår inte tydligt i alla verksamhetsberättelser. Mer aktiv personalpolitik förebygger onödiga avslut av anställningar Förvaltningschef/PER Tillfråga dem som slutar om orsakerna som underlag för förbättringar Förvaltningschef/PER Dokumentera tillfrågningarna mall för avslutningssamtal finns framtagen och förvaras hos PER-sektion. En mer aktiv personalpolitik har tagit uttryck som ny chefsutbildning från september 2011 till våren 2013, tydligare centralt fokus på arbetsmiljöfrågor, nysatsning på att upprätthålla miljö- och arbetsmiljöcertifiering. I samband med att högskolan försökte byta certifierande företag avseende arbetsmiljö förlorades arbetsmiljö-certifieringen, ett nytag planeras tas i början på

17 Senast uppdaterad Riskhanteringsplan för Mälardalens högskola MDH /11 Risk Risk att inte efterleva myndighetsförordningens 3 Effektivitet Enligt gällande rätt Redovisning Hushållning resurser Sannolikhet (1-4) Konsekvens (1-4) Riskvärde (1-16) Riskställningstagande Acceptera Begränsa Dela Eliminera Kontrollåtgärd (åtgärd för att hantera risken) Ansvarig för att Uppföljning kontroll-åtgärden tillämpas av berörda inom MDH Ansvarig för att uppföljning genomförs Dokumentation (av resultatet av uppföljning av kontrollåtgärder samt referenser till ytterligare dokument) Status Kommentarer Grön=under kontroll Orange=mer prio Röd=svårig-heter Interna Akademichef förberedelser/granskninga r inför HSV:s kvalitetsutvärderingar Avstämningar i enlighet Fakultetsnämnden/UFO med rutin inför inlämning av självvärderingsdokumen t G:\UFO\9. UFOuppdrag\2011\ Intern granskning av självvärdering\utvärderingso mgång1 2011\Process intern granskning självvärdering HSV system Utfall av att rutinen fungerar kan verifieras genom de självvärderingar som genomförs och utfallet av HSV:s granskningar. Modell för regelbunden intern kvalitetsgranskning Fakultetsnämnden/UFO Fakultetsnämndsbeslut 121 (MDH /12, möte 6:2012) En modell för intern kvalitetsgranskning av program finns och har testats våren Fakultetsnämndsbeslut i oktober 2012 att uppdra till utbildningsutskotten att föreslå program för fördjupad kvalitetsuppföljning enligt modellen. Genomföra utbildning för Akademichef UKK/PIL handledare av examensarbeten på grundoch avancerad nivå inför kommande examensrättsgranskningar Antal individer som genomgått utbildning Akademichef UKK/PIL Uppdraget finns i Verksamhetsmål, uppdrag och budget 2012, dnr MDH / deltagare påbörjade kursen och 12 ser ut att fullfölja. Deltagarna kommer från akademierna UKK och IDT. Ny kursomgång planeras till våren Oförmåga att anpassa Risk för att verksamheten verksamheten efter inte bedrivs effektivt och minskande Risk att inte hushålla med studentunderlag statens resurser (exempelvis på grund av minskande studentkullar, färre internationella studenter eller mindre marknadsandel) Begränsa risk Beakta prognoser och verksamhetsuppföljning Akademichef Rektorsbeslut om Verksamhetsmål, uppdrag och budget 2013 (MDH /12), rapport "Effekterna av minskade elevkullar i gymnasieskolan" , underlag inför nämndens utbudsbeslut dnr MDH /12. Uppföljningsmöten ger vid handen att akademierna beaktar prognoser och verksamhetsuppföljning. Flera akademier önskar prognoser och verksamhetsuppföljning som finns tillgänglig i samband med akademiernas planeringsprocesser. 2

18 Senast uppdaterad Riskhanteringsplan för Mälardalens högskola MDH /11 Risk Risk att inte efterleva myndighetsförordningens 3 Effektivitet Enligt gällande rätt Redovisning Hushållning resurser Sannolikhet (1-4) Konsekvens (1-4) Riskvärde (1-16) Riskställningstagande Acceptera Begränsa Dela Eliminera Kontrollåtgärd (åtgärd för att hantera risken) Ansvarig för att Uppföljning kontroll-åtgärden tillämpas av berörda inom MDH Ansvarig för att uppföljning genomförs Dokumentation (av resultatet av uppföljning av kontrollåtgärder samt referenser till ytterligare dokument) Status Kommentarer Grön=under kontroll Orange=mer prio Röd=svårig-heter Låg genomströmning i högskolans utbildningar (studenter fullföljer inte sin utbildning) Risk för att verksamheten inte bedrivs effektivt (samt Risk att inte verksamheten bedrivs enligt gällande rätt) Begränsa risk Statistik avseende genomströmning på program utgör underlag inför fakultetsnämndens utbudsbeslut Förvaltningschef/UFO Uppföljning av Förvaltningschef/UFO genomströmningen görs vid upprättande av årsredovisning Underlag inför nämndens utbudsbeslut dnr MDH /12. Se också Verksamhetsmål, uppdrag och budget 2012 där akademierna får i uppdrag att ta fram handlingsplaner för ökad genomströmning dnr MDH /11. Genomtänkta förkunskapskrav och tydlig kommunikation av dessa krav och utbildningens innehåll Fakultetsnämnden (avseende program, görs med hjälp av rutin för fastställande/revidering av utbildingsplan) resp Akademichef (avseende kurser) Förkunskapskraven på kursnivå utvärderas löpande på akademinivå, exempelvis inom kursplanegrupper och grund-utbildningsråd Akademichef (kurser) Se utbildningundervisning/utbildningsplan ering/ för rutiner, instruktioner och anvisningar. Väl avpassade marknadsföringsinsatser i förhållande till önskat studentunderlag Förvaltningschef/styrgruppe n för studentrekrytering Utvärdering av marknadsföringsinsatse r Förvaltningschef/INFO Protokoll från styrgruppen förvaras på P:. Utvärdering av marknadsföringsinsatser presenteras årligen i september för styrgruppen för studentrekrytering. Förebygg avhopp (KLOK, studievägledningen på främst akademinivå, studenthälsa) Akademichef respektive Förvaltningschef UKK redogör för KLOK i årsredo- visningen, STC redogör för studievägledning och studenthälsa och akademierna för sin studieväg-ledning i respektive verksamhetsberättelser Verksamhetsberättelserna (för 2012 finns dessa på dnr MDH /11). Genomgång av uppföljningen visar att det av det underlag som finns att tillgå inte går att avgöra om befintliga åtgärder har en önskvärd nivå av riskbegränsning. 3

19 Senast uppdaterad Riskhanteringsplan för Mälardalens högskola MDH /11 Risk Risk att inte efterleva myndighetsförordningens 3 Effektivitet Enligt gällande rätt Redovisning Hushållning resurser Sannolikhet (1-4) Konsekvens (1-4) Riskvärde (1-16) Riskställningstagande Acceptera Begränsa Dela Eliminera Kontrollåtgärd (åtgärd för att hantera risken) Ansvarig för att Uppföljning kontroll-åtgärden tillämpas av berörda inom MDH Ansvarig för att uppföljning genomförs Dokumentation (av resultatet av uppföljning av kontrollåtgärder samt referenser till ytterligare dokument) Status Kommentarer Grön=under kontroll Orange=mer prio Röd=svårig-heter Kursvärderingssystemet med automatiserade kursvärderingar via Netigate och kursanalyser på akademierna. (Akademierna har enats om mall för programutvärderingar att användas på frivillig basis.) Akademichef Kursvärderingar genomförs av nästan alla kurstillfällen. Däremot oklart i vilken utsträckning kursanalyser genomförs då fastställd rutin för registrering av kursanalyser inte följs. Förvaltningschef/UFO Se dnr MDH /10, handling #12 för Rapport resultat från kursvärderingssystem VT12 samt Fakultetsnämndsbeslut 123 (MDH /12, möte 6:2012) Fakultetsnämndsbeslutet innebär uppdrag till akademierna att redovisa åtgärder för arbete med genomförande av kursanalyser samt för återkoppling av resultat till studenter. Rapporten från HSV:s tillsyn 2011 (dnr MDH /11) ger vid handen att kurs-värderingar görs men att det finns brister i återkopplingen av resultat, f f a i kursers inledning. UTBILDNING PÅ FORSKARNIVÅ MDH Risk för att verksamheten förlorar/erhåller inte inte bedrivs effektivt forskarutbildningsrätt igheter Begränsa risk Kompetensförsörjningspla ner Akademichef Årlig granskning av Fakultetsnämnden akademiernas strategier för bemanningsplaneringen inom sina ämnesområden (enligt Anställningsordning för lärare vid MDH) Anställningsordning för lärare vid MDH, dnr CF-P /10, fastställd av högskolestyrelsen Internrevisionens rapport Kompetensförsörjning och högskoleledningens kommentar, dnr MDH /11. Mall för kompetensförsörjningsplan (ej dnr, mallen finns hos PER). Enligt Anställningsordning för lärare vid MDH ska planeringen vara långsiktig och akademierna ska årligen formulera mål för rekrytering av lärare. PER-sektion har genomfört grundläggande kartläggning och har levererat en mall för kompetensförsörjningsplan som finns med i instruktionerna till verksamhetsplanerna för Behovet av att rekrytera Akademichef och behålla nyckelpersoner ska beaktas avseende lönesättning och forskningstid Beskrivning av hur kontrollåtgärden har beaktats ska redovisas i verksamhetsberättelsen Akademichef Verksamhetsberättelserna (för 2012 finns dessa på dnr MDH /11). Uppföljningsmöten har givit vid handen att akademierna vid lönesättning och tilldelning av forskningstid beaktar behovet av nyckelpersoner. Beskrivning av hur framgår inte tydligt i alla verksamhetsberättelser. 4

20 Senast uppdaterad Riskhanteringsplan för Mälardalens högskola MDH /11 Risk Risk att inte efterleva myndighetsförordningens 3 Effektivitet Enligt gällande rätt Redovisning Hushållning resurser Sannolikhet (1-4) Konsekvens (1-4) Riskvärde (1-16) Riskställningstagande Acceptera Begränsa Dela Eliminera Kontrollåtgärd (åtgärd för att hantera risken) Ansvarig för att Uppföljning kontroll-åtgärden tillämpas av berörda inom MDH Ansvarig för att uppföljning genomförs Dokumentation (av resultatet av uppföljning av kontrollåtgärder samt referenser till ytterligare dokument) Status Kommentarer Grön=under kontroll Orange=mer prio Röd=svårig-heter Regelbunden kvalitetsuppföljning (2 ämnen per år) Fakultetsnämnden/UFO Uppföljning rapporteras till forskarutbildningsutsko ttet som föreslår åtgärder till fakultetsnämnden Fakultetsnämnden/ forskarutbildningsutskottet Dokumentation om regelbundna kvalitetsuppföljningar finns på G:\UFO\7. Forskning\Forskarutbildning \Utvärderingar foutbämnen. Rutiner som stödjer Akademichef uppfyllande av de formella kraven för antagning till forskarutbildning Granskning av Forskarutbildningsutskottet/ ansökningar inför beslut om antagning UFO Se antagningsbeslut i forskarsutbildningsutskottet. Processdokument kan finnas på ärende dnr MDH /11. Uppföljningsmöten har givit vid handen att flera akademier antingen har eller arbetar med att ta fram rutiner/processbeskrivningar. Individuella studieplaner Akademichef/ huvudhandledare Årlig granskning av kvaliteten ISP:erna Fakultetsnämnd/UFO Ska avrapporteras till fakultetsnämnden årligen på våren året efter. Ärende finns för ISP-översyn 2011 dnr MDH /12. En majoritet av ISP:erna fastställs i god ordning. Årliga granskningen för 2012 pågår. Avsikten är att sammanställa resultaten av granskningen i en slutrapport som delges fakultetsnämnden. MDH examinerar för få doktorer per år till följd av för få antagna Risk för att verksamheten inte bedrivs effektivt Begränsa risk Dimensionering av Akademichef forskarutbildning för att nå givna examensmål - Rekryteringsplanering och finansiering som svarar mot examinationsmålen för forskarutbildningen UFO kontrollerar att planen följs och rapporterar till fakultetsnämnden Fakultetsnämnden/UFO Antalet examinerade återrapporteras till styrelsen i verksamhetsuppföljningsrapp orterna (se dnr MDH /11 för 2012 års rapporter). Antalet examinerade når inte målet. Uppföljning har inte genomförts i enlighet med uppföljningskolumnen och det finns tidvis problem med otillräcklig anslagsfinansiering. Mål för hur många Akademichef forskarstuderande som ska antas årligen anges i akademiernas verksamhetsplaner Vid akademi-dialogerna, inför årliga verksamhetsplaneringen, granskning av verksamhetsplaner Förvaltningschef/UFO Mål finns angivna i akademiernas verksamhetsplaner (för 2012 finns dessa på dnr MDH /11). Har införts i akademiernas verksamhetsplaner (har funnits tidigare men kravet har skärpts). 5