Från syfte till handlingsplan Viktiga begrepp i projektarbetet

Transkript

1 Från syfte till handlingsplan Viktiga begrepp i projektarbetet

2 Entusiasm Tveksamhet Panik Leta efter skyldiga Straffa de oskyldiga Gratulera de som inte deltog

3 kraftsamling mot en tillfällig uppgift kan kombinera skilda kompetenser som den ordinarie organisationen inte klarar av

4 Problem Bygga något Utveckla något Lägga om produktionen Effektivisera

5 Ett projekt har bestämda mål för ett förväntat resultat har bestämda ramar för tid och kostnader är organiserat Projekt når mål inom bestämda ramar på ett organiserat sätt Det är alltså inte storlek eller innehåll som avgör om det är ett projekt eller inte

6 Sammansvetsat, vältränat, skapande och målmedvetet som ett ishockeylag Skilda kompetenser Gruppens gemensamma resultat som räknas Teamwork

7 Projektledaren entuiasmerare marknadsförare förälder kompis ställa krav kunskap, erfarenhet mandat att besluta positiv känna till vilka metoder som finns för att få hela laget att samverka mot ett överenskommet mål. lära sig förutse de enskilda individernas olika beteenden i skilda situationer. lära sig individernas starka och svaga sidor för att ta ut rätt lag, rätt spelare på rätt plats enligt överenskommen taktik.

8 Projektmedlemmarna måste acceptera målen som de tillsammans kommit överens om måste acceptera att gruppen skall nå målen tillsammans måste aktivt diskutera taktiken och förstå den måste hålla sig till spelreglerna

9 Är syftet att projektet enbart skall beskriva något, t ex kartlägga nuläget? Är syftet att projektet skall föreslå åtgärder och beskriva konsekvenser? Syfte = vad projektet i stort skall nå för resultat

10 eller är det symptomen? eller är det verkan? vad är orsaken till problemet? Problem - orsak - verkan

11 Problem Symptom Orsak Verkan Först när problemet är klarlagt kan syftet med projektet definieras

12 Problembeskrivning i en idrottsförening Föreningen fungerar inte, vi får ingen information, vet inte vad som händer, vi har inget grepp om ekonomin, etc etc. Efter några möten har man definierat problemet till föreningens kansli. Syfte En översyn av kanslifunktionen skall göras i syfte att ta fram underlag som skall kunna ligga till grund för uppbyggnad av ett nytt modernt och effektivt kansli. Målformulering-grovplanering Detaljplanering

13 Landslaget! VM-guld! Kul å vá mé Har man inga mål spelar det ingen roll hur man tränar eller förbereder sig

14 Ett mål skall beskriva ett framtida önskat/förväntat tillstånd eller resultat Ett mål skall vara realistiskt, men ändå utmanande mätbart, man skall på något sätt kunna se om man nått målet tidsbegränsat, det skall framgå när målet skall vara nått tydligt, alla skall uppfatta det lika

15 Genom rätt formulerade mål bestämmer du resultatet av arbetet lägger du grunden till handlingsplanen tar du fram underlag så att du kan delegera till medarbetare, specificera krav på konsulter etc Målen hjälper dig också att söka rätt information att bestämma rätt kvalitet på arbetsuppgifterna

16 Förankra målen innan projektarbetet startar genom målformuleringsmöte, remissförfarande Formulera målen konkret Om alla förstår målen minskar riskerna att projektet går snett

17 Huvudmål och delmål skall beskriva det förväntade resultatet För att komma dit finns en rad medel (metoder/ handlingar)

18 Exempel: Huvudmål Senast den 30/ skall ett föreslag på en ny kanslifunktion.. Slutresultatet skall bli ett förslag Delmål Senast den 15/ skall en nulägesbeskrivning av kansliet Delresultatet skall bli en nulägesbeskrivning som skall ligga till grund för förslaget Medel Kartläggning.. Den metod/handling/aktivitet som skall utföras för att få fram nulägesbeskrivningen

19 Syfte En översyn av kanslifunktionen skall göras i syfte att ta fram underlag som skall kunna ligga till grund för uppbyggnad av ett nytt modernt och effektivt kansli. Huvudmål Senast föreslå hur en ny kanslifunktion skall Delmål 1 Senast beskriva nuläge för kansliet avseende rutiner, utrustning och kompetens se ut Delmål 2 Senast utforma ett första förslag till nya kanslirutiner Aktivitet 1 Intervjuer med kanslipersonal och styrelse - Boka tid - Intervjua - Sammanställ Aktivitet 2 Enkäter till ledare och tränare - Utforma enkät - Utforma följebrev - Sänd ut enkät och påminnelse - Samla in och sammanställ svar Aktivitet 3 Nulägesbeskrivning avseende - rutiner - utrustning - kompetens Ansvarig: Resurser: Kalle - Personal Kalle 50% - Tjänster - - Material 500 kr - Utrustning - Planerad tid: - tidsåtgång 5 dagar - start färdig Ansvarig: Resurser: Ulla - Personal Ulla, Anna 100% - Tjänster - - Material 500 kr - Utrustning 1000 kr Planerad tid: - tidsåtgång 10 dagar - start färdig Ansvarig: Resurser: Kalle - Personal Kalle 50% - Tjänster - - Material 500 kr - Utrustning - Planerad tid: - tidsåtgång 5 dagar - start färdig Målformulering-grovplanering Detaljplanering

20