Jenny Hurtig Digitaliseringsstrateg, Värnamo kommun

Transkript

1 Jenny Hurtig Digitaliseringsstrateg, Värnamo kommun

2 Värnamo den mänskliga tillväxtkommunen, invånare 2035

3

4

5 Gemensamma e-arkivet FREDA FREDA -Gemensamt e-arkiv för Aneby, Eksjö, Gislaveds, Gnosjö, Habo, Nässjö, Mullsjö, Sävsjö, Tranås, Vaggeryds, Vetlanda och Värnamo kommuner Realiserat av E-utvecklingsrådet i Jönköpings län och Region Jönköpings län

6

7

8 ?

9 ?

10 E-arkiv!

11 Vad är FREDA? F-län REgionalt Digitalt Arkiv Liknelsen om bostadsrättsförening En kommun = en del i föreningen och en lägenhet Kommunen betalar en avgift beroende hur stor kommunen är. Regionen är fastighetsförvaltare och fastighetsskötare.

12 Viktigt! Regionen har ansvar och tillgång till själva systemet, men inte innehållet i arkiven. Innehållet i arkiven är helt och hållet kommunernas ansvar Personuppgiftsbiträdesavtal skrivs mellan varje kommun och regionen.

13 Förvaltningsmodell för FREDA I kommunen/kommunerna ITC/Regionen Strategisk styrgruppen för FREDA tjänste- objektägare IT Taktisk e-arkivsamordnare förvaltningsledare IT FREDA inleveransledare FREDA Operativ e-arkivarie e-arkivtekniker kundcenter systemtekniker

14 Hur gör man för att arkivera digitalt? Enligt FREDA-modellen

15 Tre frågor måste ställas! Vad är det som ska arkiveras? Hur får vi ut det som ska arkiveras från det system där det finns? Vad har vi för digital information?

16 Fråga rätt person/funktion rätt fråga! Vad är det som ska arkiveras? Hur får vi ut det som ska arkiveras från det system där det finns? Vad har vi för digital information? VERKSAMHETEN! -och samarbeta!!

17 Exempel på leveransprojekt Gislaved, Nässjö och Sävsjö Journalsystem, PMO Jönköping Socialsystem Sofia Gislaved: Webbsidor Tidrapporteringssystem Kom och gå Värnamo: Förtroendemannaregister i WinessFMS Webbsidor Lönesystem Capella

18 Arkivera Capella Ett exempel från Värnamo

19 Bakgrund Systemet Capella användes i Värnamo kommun under åren Sedan 2003 används inte systemet i verksamheten, utan används främst vid pensionsförfrågningar. Capella har de senaste åren hållits vid liv med hjälp av en fristående dator med Windows 7.

20

21

22 Steg 1: Möte med arkivfunktion, verksamhet och IT Vilken information har vår installation av Capella hanterat? Lönelistor Matrikelkort Kontrolluppgifter Lönesammanställningar Hur har verksamheterna sökt efter information? Personnummer, verksamhet (FV-kod & DB-kod) Vilken information finns i systemets olika fält?

23 Vad är det som ska arkiveras? Hur får vi ut det som ska arkiveras från det system där det finns? Vad har vi för digital information? Lönelistor Matrikelkort Kontrolluppgifter Lönesammanställningar

24 Steg 2: Arkivfunktionen och verksamheten avgjorde vad som skulle bevaras och vilket metadataschema som skulle användas Utgå ifrån befintliga dokumenthanteringsplaner (informationshanteringsplaner) Andra riktlinjer (Bevara eller gallra) Vilken information brukar efterfrågas idag Metadataschema för person fanns i FREDA Hur söker vi ut informationen idag? Hur vill vi söka efter informationen sedan?

25 Capella struktur Arkiv Personal Serier Lönelistor Matrikelkort Kontrolluppgift Lönesammanställning

26

27 Metadata Lönelistor <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <Leveransobjekt xmlns:xsi=" xsi:nonamespaceschemalocation="freda-gs-personal-v0_1.xsd" xmlns="freda"> <Personakt> <Organisation>Värnamo Kommun</Organisation> <Arkiv>Personal</Arkiv> <Serie>Lönelistor</Serie> <Personidentitet>%personnummer%</Personidentitet> <Namn>%Namn%</Namn> <Arkivbildare>Kommunstyrelsen</Arkivbildare> <Arkiveringsdatum>%FormattedDateTime%</Arkiveringsdatum> <Sekretess>0</Sekretess> <Personuppgifter>1</Personuppgifter> <Forskningsdata>0</Forskningsdata> <År>%UtbetalningYear%</År> <Månad>%UtbetalningMonth%</Månad> </Personakt> <DokumentFilnamn>%DocumentFileName%</DokumentFilnamn> </Leveransobjekt>

28 Metadata Lönesammanställning <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <Leveransobjekt xmlns:xsi=" xsi:nonamespaceschemalocation="freda-gs-personal-v0_1.xsd" xmlns="freda"> <Personakt> <Organisation>Värnamo Kommun</Organisation> <Arkiv>Personal</Arkiv> <Serie>Lönesammanställning</Serie> <Personidentitet>%personnummer%</Personidentitet> <Namn>%Namn%</Namn> <Arkivbildare>Kommunstyrelsen</Arkivbildare> <Arkiveringsdatum>%FormattedDateTime%</Arkiveringsdatum> <Sekretess>0</Sekretess> <Personuppgifter>1</Personuppgifter> <Forskningsdata>0</Forskningsdata> <Db>%Db%</Db> <Förvaltning>%Forvaltning%</Förvaltning> <År>%Year%</År> <Månad>%Month%</Månad> </Personakt> <DokumentFilnamn>%DocumentFileName%</DokumentFilnamn> </Leveransobjekt>

29 Metadata Kontrolluppgift <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <Leveransobjekt xmlns:xsi=" xsi:nonamespaceschemalocation="freda-gs-personal-v0_1.xsd" xmlns="freda"> <Personakt> <Organisation>Värnamo Kommun</Organisation> <Arkiv>Personal</Arkiv> <Serie>Kontrolluppgift</Serie> <Personidentitet>%personnummer%</Personidentitet> <Namn>%Namn%</Namn> <Arkivbildare>Kommunstyrelsen</Arkivbildare> <Arkiveringsdatum>%FormattedDateTime%</Arkiveringsdatum> <Sekretess>0</Sekretess> <Personuppgifter>1</Personuppgifter> <Forskningsdata>0</Forskningsdata> <År>%KontrolluppgiftYear%</År> </Personakt> <DokumentFilnamn>%DocumentFileName%</DokumentFilnamn> </Leveransobjekt>

30 Metadata Matrikelkort <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <Leveransobjekt xmlns:xsi=" xsi:nonamespaceschemalocation="freda-gs-personal-v0_1.xsd" xmlns="freda"> <Personakt> <Organisation>Värnamo Kommun</Organisation> <Arkiv>Personal</Arkiv> <Serie>Matrikelkort</Serie> <Personidentitet>%personnummer%</Personidentitet> <Namn>%Namn%</Namn> <Arkivbildare>Kommunstyrelsen</Arkivbildare> <Arkiveringsdatum>%FormattedDateTime%</Arkiveringsdatum> <Sekretess>0</Sekretess> <Personuppgifter>1</Personuppgifter> <Forskningsdata>0</Forskningsdata> </Personakt> <DokumentFilnamn>%DocumentFileName%</DokumentFilnamn> </Leveransobjekt>

31 Övrigt Översättningslista för förvaltningskoder och underavdelning (Db)? Ska detta ersättas direkt i metada? Nej! Ska kod och översättning finnas med i så fall? Förtroendevalda Ska de särskiljas på något sätt? Nej!

32 Lönelistor Matrikelkort Kontrolluppgifter Lönesammanställningar Metadata Vad är det som ska arkiveras? Hur får vi ut det som ska arkiveras från det system där det finns? Vad har vi för digital information?

33 Steg 3: IT gör första försök till uttag Automatisering av: Uttag av metadata och skapande av XML-fil Utskrift av pdf/a Några problem tillstötte som genererade frågor som inte var tekniska Utskrift av PDF-filer blev inte bra. Linjer hamnade över text, vilket gjorde filerna oläsbara. Vissa poster saknas det dokument för. Poster med personnummer upptäcktes.

34 Vad är det som ska arkiveras? Hur får vi ut det som ska arkiveras från det system där det finns?? Poster med personnummer Poster utan dokument Problem med att göra pdf/a Vad har vi för digital information?

35 Steg 4: Möte verksamhet, arkivfunktion och IT Vad ska vi göra med de frågor som uppkommit? Utskrift av PDF-filer blev inte bra. Beslut togs skapa bild av dokumenten istället. Vissa poster saknas det dokument för. Dessa poster loggades. Poster med personnummer visade sig vara lönesammanställningar avdelningsvis.

36 Vad är det som ska arkiveras? Hur får vi ut det som ska arkiveras från det system där det finns? Poster med personnummer Matrikelkort utan namn accepteras, personnummer är obligatoriskt Vi lagrar en bild istället för att använda pdf/a Vad har vi för digital information?

37 Steg 5: IT gör andra försök till uttag Uttag fungerade 2,5 vecka effektiv tid. Strömavbrott Fylld hårddisk Allmän avlusning av Win Automation jobbet. Paket packades!

38 Ett paket

39 Vad är det som ska arkiveras? Hur får vi ut det som ska arkiveras från det system där det finns? Vad har vi för digital information?

40 1. Ta ut och skapa System metadata Lagrings/arbetsyta 2. Rensa, ordna, konvertera Leveransyta FREDA 5. Rensa 3. Packa paket 4. För över till leveransyta OK?

41

42

43

44 FREDA

45 Praktiska tips enligt oss Se möjligheter! Dela upp problemet, och undvik att angripa frågeställningen informationshantering i offentlig sektor alla aspekter Försök att definiera vem som ska göra vad, snarare än vad som borde göras.

46 Frågor?