Du kommer också att granska andras rapporter samt opponera mot dessa.

Transkript

1 Att skriva och presentera rapporter I detta moment av kursen kommer du att skriva en teknisk rapport om någon frågeställning inom dataområdet. Vi kommer att använda en standardiserad uppläggning för hur en rapport ska se ut. På så sätt förbereder du dej för många framtida rapporter både inom utbildningen (kanske främst examensarbetet) och efter examen. Du kommer att presentera rapporten i en mindre grupp, samt diskutera den med dina opponenter. Du kommer också att granska andras rapporter samt opponera mot dessa. Att skriva en rapport Syftet med att skriva en rapport är givetvis att förmedla det du vill ha sagt till andra. Det gäller alltså att inte bara tänka på vad man vill säga, utan också till vem du vill säga det, och hur. Om du lyckas med rapporten så upplevs den som lättläst, det du vill få fram uppfattas av läsaren, och du gör detta på det begränsade utrymme som står till buds. När man skriver en rapport finns det ett antal saker att tänka på. De viktigaste är innehåll, disposition, formella krav och språkstil. Innehåll Givetvis det primära i rapporten! Tänk på vad dina slutsatser, ditt syfte eller budskap är, och se till att du underbygger detta med fakta och argument. Var kritisk mot dina källor (speciellt webbsidor, se separat avsnitt). Det ska klart framgå vad som är dina egna åsikter och slutsatser, och vad du hämtat in från dina källor. Alla källor måste anges med korrekta referenser. Det är naturligtvis inte tillåtet att klippa och klistra utan att tala om källan. Det gäller att väcka intresse och locka läsaren att fortsätta läsa rapporten ända till slutet! Ha alltid i åtanke vilken din målgrupp är! I det här fallet är det övriga studenter på kursen samt kursens lärare. Disposition Dispositionen (uppläggningen) av rapporten skall vara en hjälp vid läsningen. Se till att rapporten får en röd tråd från början till slut. Det kan du göra genom att successivt föra in mer och mer material i texten. Se till att de begrepp du använder definieras tydligt första gången du använder dom. Du ska skriva en rapport inom dataområdet. Det är en relativt opersonlig text, och uppläggningen följer den allmänt accepterade grundstrukturen för rapporter. Den anvisning du skall använda heter Teknisk rapportskrivning en kortfattad handledning av Tomas Larsson. Den föreslår den uppläggning för en rapport som visas i figur 1. 1

2 Rapportens inledande del: TITELBLAD SAMMANFATTNING FÖRORD INNEHÅLLSFÖRTECKNING Rapportens huvuddel: INLEDNING AVHANDLING SLUTSATSER Rapportens referensdel: REFERENSER BILAGOR Figur 1: Rapportens uppläggning Några kommentarer: denna handledning är inriktad på författande av examensarbete och liknande. Därför kommer vi att använda den med vissa modifikationer, t. ex. ska förordet utelämnas, och den del som här kallas avhandling ska byta namn till det som behandlas, dvs. namnet på ämnet. Om du använt Internet-källor, skall du ha med ett avsnitt med källkritik i avsnittet Referenser. Titelbladet (en A4) ska innehålla titel på rapporten, namn på kursen, tidpunkt för publiceringen, författare och -adresser. Titeln skall vara klar och beskrivande och vara kort, 4-12 ord, och får inte innehålla några formler, förkortningar eller speciella symboler. En bra titel är en titel som med minsta möjliga antal ord korrekt beskriver innehållet i rapporten. Det kan i bland vara praktiskt att ha en titel och en undertitel. Titelsidan kan också innehålla en figur för att locka läsaren att läsa rapporten. Figurens innehåll måste naturligtvis vara kopplat till arbetet som beskrivs i rapporten. Sammanfattningen (abstract) ska sammanfatta rapporten med ord. Man skall kunna läsa sammanfattningen utan att ha läst rapporten, och tvärtom. Sammanfattningen skall vara komplett, objektiv och lätt att förstå. Den skall dessutom göra läsaren intresserad av att läsa vidare i rapporten. Sammanfattningen skall enbart bestå av text och siffror, och ska inte innehålla tabeller, figurer eller ekvationer. Den får heller inte innehålla några referenser till andra referenser eller till tabeller, ekvationer eller figurer som finns i rapporten. Sammanfattningen bör besvara följande frågor: vad handlade arbetet om? vad var syftet med arbetet? vilken/vilka metoder användes? vilka slutsatser drogs? Innehållsförteckningen visar dina rubriker och deras sidnummer. Inledningen ska ge en bakgrund till det ämne du valt till rapporten. Inledningen är mycket viktig, för det är här som läsaren skall ledas in i hur författaren tänkt. Hela avsnittet bör 2

3 skrivas så att läsaren logiskt och motiverat leds fram till den problemställning som rapporten behandlar. I inledningen skall det finnas en översikt över närliggande tidigare arbeten inom ämnet. Avhandlingen är ditt eget bidrag i ämnet, dvs. den centrala delen av rapporten. Den ska utgöra huvuddelen av rapporten. Det är ofta lämpligt att dela upp texten i ett antal underrubriker. Slutsatser innehåller de slutsatser du dragit av ditt arbete. Här diskuteras resultaten utifrån ett vidare perspektiv. Referenser skall anges på det sätt som beskrivs i Tomas Larssons anvisning. I referenslistan får det inte förekomma någon referens som är allmänt bra att ha utan endast de referenser som författaren själv använt 1. Bilagor bifogas om du anser att det behövs (bara om det är absolut nödvändigt, högst ett par sidor. Dessa räknas inte in i rapportens sidantal). En aspekt som kan räknas till disposition är layouten, dvs. hur du disponerar sidorna. Vi kommer inte att titta närmare på detta i kursen, men rent allmänt är det ju trevligt att läsa en rapport där författaren har brytt sej lite extra om layouten. Några saker man definitivt bör tänka på är: Ha aldrig en rubrik ensam längst ner på en sida, eller en ensam rad från förra sidans stycke överst på en sida. Gör nytt stycke då det passar och sätt underrubriker några gånger per sida för att lätta upp texten. Använd indragningar, punktlistor och numrerade listor då det passar. Ha endast ett fåtal typsnitt (dessa ges i mallen). Markera viktig text med kursiv stil (undvik fet stil inne i texter). Var sparsam med fotnoter dessa stör läsrytmen. Formella krav När du skriver rapporter i framtiden, kommer du oftast att ha olika formella krav på hur rapporten ska utformas; typsnitt, radavstånd, rubriker, marginaler, etc. Detta löser vi i den här kursen genom att du får tillgång till en Word-mall där allt detta är förbestämt. Språk och stil Den stil som du förväntas använda i din rapport är den vetenskapliga stilen, även om de formella kraven är mindre strikta än på t ex en vetenskaplig artikel. Det är viktigt att språket i rapporten är bra, så att den blir lättläst och innehållet framhävs. Språket ska vara sakligt och informativt, och du som författare ska hålla dig i bakgrunden. Du måste också ha använt stavningskontrollen innan rapporten lämnas vidare. 1 / Ibland kan man vilja ge extra referenser av typen allmänt bra att ha, för vidare läsning etc. Man kan då göra det, men det ska klart framgå vilka referenser författaren själv använt, och vilka som är de extra. 3

4 Du ska alltså beskriva något sakförhållande (inom valt ämnesområde) styrka dina resonemang med källreferenser eller med logiska/matematiska argument hålla din egen person i bakgrunden Det är däremot inget som hindrar att du t ex ställer öppna frågor i din rapport, och sedan argumenterar för och emot olika tänkbara svar. Men då ska det framgå att det är just hypotetiska resonemang! En annan möjlighet är att du ställer upp en hypotes i din rapport, och sedan försöker styrka eller vederlägga denna. Ordbehandling Du förväntas använda Word som ordbehandlare. Det är viktigt att du använder de funktioner som finns i Word för t. ex. formatering, stavningskontroll, innehållsförteckningar, fotnoter, sidnumrering, tabulatorer osv. Det är inte tillåtet att formatera text med blanktecken eller blankrader använd tabulatorer och format i dessa fall. Är du osäker på hur du ska använda Word, utnyttja den information som finns on-line i Word eller på nätet, se t. ex. webbadresserna under rubriken Källor nedan. Vanliga fel och fällor Det finns många sätt att skriva en bra rapport, men också många sätt att göra misstag som försvårar läsningen. Här följer ett axplock på vanliga sådana: Användning av begrepp utan definition; ett vanligt problem om man själv har specialistkunskaper inom ett område. Definiera tydligt ett begrepp, med kursiv stil, första gången det används, t ex DMA (Direct Memory Access) innebär överföring av data mellan minne och I/O-enheter med minimal inblandning av processorn. Man förutsätter kunskaper som läsaren inte har; tänk igenom vad målgruppen säkert kan känna till, och beskriv (endast) det som ligger utöver detta. Man underskattar läsaren; se punkten ovan. Man beskriver sitt eget arbete med rapporten; i en rapport av denna typ är det sällan intressant exakt hur författaren gått till väga. Man hoppar rakt in i sitt ämne utan ordentlig introduktion; det ska vara en bra balans mellan introduktion och eget bidrag. Man har en långrandig och detaljerad inledning och kommer aldrig till skott ; se punkten ovan. Otydligt, rörigt, slarvigt, alltför vardagligt eller dubbeltydligt språk; detta förvirrar läsaren! Var därför noga med språket, läs varandras texter kritiskt (i författarduon) och var beredda på att formulera om! Figurer används utan förklaring eller samband med texten; ha alltid ett syfte med figurerna och förklara vad de innebär med en kort figurtext. Huvudreferensen till figuren i texten bör vara på samma sida som figuren. 4

5 Att söka information Se separat material från högskolebiblioteket (egen flik i kurspärmen). Källkritik Ett kritiskt förhållningssätt till faktauppgifter, påståenden och slutsatser är grundläggande i all forskningsverksamhet. Att vara källkritisk innebär att man försöker bedöma om den information man får går att lita på eller inte. Detta innebär både att man försöker bedöma informationen i sig, och den som lämnar informationen. Detta är speciellt viktigt när man förlitar sig på information via Internet. Orsaken är naturligtvis att på Internet kan vem som helst publicera vad som helst utan någon kontroll. Det är inte möjligt på samma sätt när det gäller tidskrifter och böcker. Nedan hittar du ett antal saker som du bör tänka på när du använder källor. (Denna sammanställning är baserad på de källor som du hittar under rubriken Källor ). Auktoritet Finns det en erkänd myndighet, organisation eller expert bakom informationen? Är författaren en auktoritet inom området? Säger språket något om författaren? Innehållet Är informationen skriven på ett objektivt eller subjektivt sätt? Innehåller informationen fakta eller är det författarens åsikter som anges? Är den information du hittat unik eller kan man hitta liknande information eller till och med bättre på andra ställen? Informationens omfattning Är alla aspekter av ämnet täckta? Hur detaljerat är ämnet beskrivet? Är informationen begränsad till vissa tidsperioder? Tillförlitlighet Går det att jämföra med andra källor inom samma ämne? Är det samstämmighet mellan källorna eller skiljer de sig åt? Har de några bevis eller exempel som stöder informationen? Finns det en källförteckning eller litteraturlista? Sök efter den ursprungliga källan eller kontrollera materialet noga. (Inte sällan hänvisar en mängd olika källor till någon gemensam urkälla som inte alltid håller för granskning.) Syfte Varför har författaren/utgivaren publicerat detta? Finns det något vinstsyfte, eller kan det ligga en egennytta för någon förening, organisation, parti, företag, statlig myndighet, utländsk stat etc. bakom? 5

6 Målgrupp Vilka vänder sig informationen till? Passar det verkligen för det arbete som du skall göra? Aktualitet När är materialet utgivet? Kan det tänkas vara inaktuellt? Speciellt för Internet-källor Hämtar du information från Internet bör du tänka på följande: Kan du av adressen (URL) se vem/vilka som står för informationen? Se upp för adresser som innehåller tecknet ~. Detta betyder oftast att det är en privat hemsida. Finns det en e-postadress till upphovsmannen eller organisationen, eller annan möjlighet till kontakt? Det är viktigt att skilja på webbplatser med faktainnehåll och webbplatser med reklam, debattinlägg, synpunkter, propaganda osv. Var medveten om att Internet ibland medvetet används för desinformation se exemplet i Figur 2 nedan, som gick ut på Internet för ett tag sedan (1994). Kontrollera datum när informationen är upplagd. Den hittar du oftast överst eller längst ner på sidan. Behöver informationen uppdateras och, i så fall, hur ofta uppdateras informationen? MICROSOFT Bids to Acquire Catholic Church VATICAN CITY (AP) In a joint press conference in St. Peter's Square this morning, MICROSOFT Corp. and the Vatican announced that the Redmond software giant will acquire the Roman Catholic Church in exchange for an unspecified number of shares of MICROSOFT common stock. If the deal goes through, it will be the first time a computer software company has acquired a major world religion. With the acquisition, Pope John Paul II will become the senior vice-president of the combined company's new Religious SoftwareDivision, while MICROSOFT senior vice-presidents Michael Maples and Steven Ballmer will be invested in the College of Cardinals, said MICROSOFT Chairman Bill Gates. Figur 2: Exempel på desinformation på Internet 6

7 Att presentera rapporter De rapporter som skrivits på kursen skall presenteras i seminarieform. Tanken är att öva på att presentera ett material och på relativt kort tid få fram sitt budskap på ett intressant och begripligt sätt. Det finns många sätt att presentera ett material. Helt muntligt, via whiteboard eller liknande, med overheadprojektor eller med datorkanon är några av de alternativ som står till buds. Muntligt Kan passa om du presenterar ett ämne som inte kräver så mycket bilder eller tabeller. Whiteboard Ibland räcker det med att skriva ner några begrepp eller enkla figurer på en whiteboard, ett blädderblock eller liknande. Tänk i så fall noggrant igenom vad du tänker rita i förväg! Overheadprojektor Handritade eller datorgenererade OH-bilder har varit något av en standard inom presentationsteknik de senast åren. Kan fungera mycket bra, men det finns många fällor som gör att tekniken ofta missbrukas. För att lyckas bör man tänka på följande: ha inte för många bilder (mer än en bild varannan minut kan vara mycket tröttande) det får inte vara för mycket text och bilder på varje sida det ska vara stor och lättläst text undvik blandade typsnitt etc. Det ger bara ett rörigt intryck. undvik långa meningar, ge endast stödord Dator De senaste 5 10 åren har datorgenererade bilder (t ex med Microsoft PowerPoint eller Flash) blivit ett allt vanligare sätt att presentera ett material. Detta har många fördelar: det går snabbt och enkelt att generera proffsiga bilder man kan ändra in i sista minuten, t o m under föredraget tekniken stödjer rörliga bilder man kan lägga in ljud man kan blanda vanliga bilder med t ex webbsidor, bilder genererade av program, filmer mm. Se dock upp med följande: fall inte i PowerPoint-fällan och gör en massa snurrande symboler och animerad text tekniken måste underordnas budskapet! undvik en mängd färger som överlastar bilden För övrigt finns här samma fällor som för OH-bilder. 7

8 Presentationsteknik A och O när man gör en presentation är att utgå från målgruppen. Det är ju för åhörarna du håller din presentation! Tänk igenom vilka delar i rapporten som är viktigast att få fram till just de som kommer för att lyssna, och utforma presentationen utgående från det. Försök att räkna ut vad de vill veta! Det innebär att du kanske inte hinner med allt i rapporten, och att du kanske inte presenterar innehållet på samma sätt eller i samma ordning! En vanlig teknik som vi rekommenderar vid den här typen av korta presentationer är löpsedelstekniken, som innebär att man (som i en tidning eller ett nyhetsprogram) annonserar tidigt vad huvudpunkterna i presentationen kommer att bli. En presentation enligt denna teknik har (schematiskt) följande uppläggning: Löpsedlar: direkt presenteras vad rapporten kommit fram till (i form av en lista med resultat). Här ska åhörarnas intresse väckas! Presentation: författarna presenterar rapportens rubrik och sig själva. Innehåll: en översikt över den kommande presentationen visas. Bakgrund och introduktion: nu förs åhörarna in i ämnet och frågeställningen. Huvuddelen: i denna del av presentationen beskrivs rapportens huvuddelar och resultaten beskrivs. Stödjande argumentation, undersökningar och källor beskrivs. Sammanfattning: som en avslutning kan man sammanfatta sin presentation och eventuellt ge åhörarna idéer om framtida arbete, lästips, referenser till intressanta webbsidor osv. Ett alternativ till löpsedelstekniken är den logisk-historiska modellen, som beskriver ett ämne ur kronologisk eller logisk ordning. Exempel på det första är: Albert Einstein föddes 1879 som son till Hermann Einstein och dennes fru Pauline i Ulm, Tyskland. (osv). Exempel på en logisk ordning är: En modern dator består av bildskärm, datorlåda, tangentbod och mus. Ibland ingår även högtalare. Bildskärmen är oftast uppbyggd kring ett bildrör, som presenterar bilden på.(osv). Problemet med den logisk-historiska modellen är att det ofta blir svårt att hålla intresset vid liv tills man når fram till det man egentligen vill säga. Det finns en hel del andra enkla saker som, om man tänker på dom, kan höja presentationens kvalité avsevärt: Ha ett stödmaterial: använder du OH eller liknande finns ofta de stödord du behöver på bilderna. Du kanske ändå behöver ett stödmaterial med ytterligare anteckningar. Skriv inte ut din presentation ordagrant för att sedan läsa innantill det ger ett tråkigt och opersonligt intryck! Tala tydligt: ett bra knep är att tala till raden längst bak. Vänd dej till åhörarna: prata inte till tavlan eller OH-apparaten. Håll tiden: se till att du håller avtalad tid. Ta tid innan. Var också beredd på att plocka bort några mindre viktiga bilder (eller avsnitt) mot slutet, om du får tidsbrist. Bestäm vilka innan! 8

9 Ha reservmaterial i beredskap: Det kan vara bra att ha några reservsidor att ta fram om man är snabbare än planerat. Behärska tekniken: träna på att starta projektorn, ställa in skärpan osv. i förväg så att du slipper göra det inför publik. Ta ställning till ev. frågor: bestäm i förväg om publiken får avbryta för frågor, eller om du vill spara dom till sist. Sätt dej också ner före presentationen och fundera på vilka frågor din presentation kommer att väcka, och försök formulera svaren. En del av dessa svar behöver du kanske själv ge utan att några frågar. Du kan t o m ta fram material som svarar på de frågor du förutser ska komma. Träna innan: håll din presentation innan, gärna med åhörare, och rätta till det som inte fungerar så bra. Ta tid och lägg gärna in hålltider. Rampfeber När det gäller rampfeber så finns det inget enkelt recept. Lite nervositet är normalt och innebär att du är skärpt. Ett sätt att behärska problemet är att vara bra förberedd. Då kan du vara tryggare och det minskar ofta nervositeten. Kom också ihåg att övning ger färdighet! I kursen får du chansen att öva inför kamrater, i samma situation som du själv. När det sedan gäller, i större sammanhang, har du denna erfarenhet med dej i bagaget. Källor Att skriva rapporter: (Rapportskrivning - en introduktion) Nar det gäller hur Word skall användas, finns det mycket användbart på Internet som är lättåtkomligt, t. ex.: (Lathund för Word97) (Lathund för rapportskrivning) Källkritik: En bra sida om presentationsteknik: 9