TH :002 Målgrupp. Personal och förtroendevalda med e-postadress hos Svenska Brukshundklubben.

Transkript

1 Policy & instruktion Instruktion för E-postsignatur Författare Thomas Holmén Version TH :002 Målgrupp Personal och förtroendevalda med e-postadress hos Svenska Brukshundklubben. Datum Policy för E-postsignatur hos Svenska Brukshundklubben Innehållsförteckning Policy för E-postsignatur hos Svenska Brukshundklubben... 1 Sammanfattning Policy för e-postsignatur E-postsignatur Format... 2 Banner... 2 Avvikanden Alternativa e-postsignaturer Instruktion Lägga till e-postsignatur i Outlook Instruktion Lägga till e-postsignatur i Office365 webmail Instruktion Lägga till e-postsignatur på iphone/ipad. (IOS 11.x.x) Instruktion Lägga till e-postsignatur i mobilappen Outlook Postadress: Box 4, Farsta - Besöksadress: Fryksdalsbacken 20, Farsta Tel: Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben

2 Sammanfattning. Detta dokument ger instruktion över hur användare med en e-postlåda hos Svenska Brukshundklubben konfigurerar sin e-postsignatur. Policy för e-postsignatur. En e-postsignatur har tagits fram för att ge ett enhetligt intryck vid e-postkommunikation från organisationen. Samtliga användare med en e-postadress hos Svenska Brukshundklubben ska använda e-postsignaturen som beskrivs nedan. E-postsignatur. Vänliga hälsningar Förnamn Efternamn [Calibri, storlek 11, fetstil] [Radbrytning] Titel, Utskott eller avdelning Svenska Brukshundklubben Telefon XX, växel Postadress Box 4, FARSTA Besöksadress Fryksdalsbacken 20 [Radbrytning] Svenska Brukshundklubben, en organisation i världsklass, som med ledande kompetens siktar mot framtiden och skapar glädje och nytta för hundar, hundägare och samhälle. [Calibri, storlek 11, kursivt, ej fetstil] [Radbrytning] [Banner] Format Typsnitt: Calibri Färg: Svart Textstorlek: 11 Radbrytningar: Enligt nedan. Banner En banner är en bild som läggs till längst ner i e-postsignaturen och kan bytas ut i samband med olika arrangemang etc. När byte av sådan skall ske informeras detta om i e-postutskick till samtliga med en e-postadress hos Svenska Brukshundklubben. Avvikanden En banner går enbart att lägga till i en e-postapplikation som stödjer att bild läggs till. En banner/bild går i regel ej att lägga till i en e-postapp på telefon/surfplatta. Dock anses, för kanslipersonal, att installerad programvara på datorn Microsoft Outlook vara den officiella kommunikationsprogramvaran och för övriga webbmail, ludde.brukshundklubben.se. Sida 2

3 Avvikanden. - Om du ej har ett fastnätsnummer ändrar du numret efter Telefon till ditt mobilnummer. [Valfritt för förtroendevalda.] samt tar bort växelnumret. - Den officiella postadressen till Svenska Brukshundklubben är den som anges ovan. Önskas post skickas direkt till annan postadress anges detta istället i e-postkommunikationen. - Den officiella besöksadressen till Svenska Brukshundklubben är den som anges ovan. Önskas besök på annan adress anges detta istället i e-postkommunikationen. Förtroendevalda utelämnar besöksadress helt. - Svenska Brukshundklubbens officiella värdegrund är den som framgår i texten ovan och skall ej ändras om annat ej angivits från centralt håll. Alternativa e-postsignaturer. - I de fall e-postsignaturen ej får plats i sin helhet på grund av applikations- eller systembegränsningar, kan den förkortas ner och adresserna och visionen uteslutas. Detta skall enbart göras i undantagsfall och enbart om e-postklienten kräver detta. Gäller enbart mobila enheter. Vänliga hälsningar Förnamn Efternamn [Radbrytning] Titel Svenska Brukshundklubben Telefon XX, växel fornamn.efternamn@brukshundklubben.se Sida 3

4 Instruktion Lägga till e-postsignatur i Outlook2016. Notera att kvalificerad support för installerad programvara enbart ges till kanslipersonal. 1. Ladda ner den banner/bild du fått tillskickad via e-post. Spara den lokalt på din dator. 2. Starta din Outlook. 3. På menyraden, klicka på menyvalet Arkiv. 4. I vänstermenyn, klicka på menyvalet Alternativ. 5. I vänstermenyn, klicka på menyvalet E-post. 6. Under rubriken Skriv meddelanden, kontrollera att det står HTML bredvid format. 7. Bredvid Skapa eller redigera signaturer för meddelanden klicka på knappen Signaturer. 8. Har du ingen signatur sedan tidigare klickar du Ny och namnger din nya signatur. Sida 4

5 9. Under Redigera signatur anger du dina uppgifter enligt det format som angetts ovan. 10. Ställ muspekaren efter sista ordet i vår vision, tryck 2 gånger på retur. 11. Klicka på ikonen:. 12. Leta upp platsen där du sparat bannern, markera och klicka sedan på infoga. 13. Klicka på knappen Ok. Sida 5

6 Instruktion Lägga till e-postsignatur i Office365 webmail. 1. Öppna din webbläsare och gå till adressen 2. Logga in med dina inloggningsuppgifter för e-post hos Svenska Brukshundklubben. 3. I webbläsarens övre högra hörn klickar du på ikonen kugghjulet. 4. Klicka på menyvalet E-post under Dina appinställningar längst ner. 5. Klicka på menyvalet E-postsignatur under E-post > Layout. 6. I rutan under E-postsignatur anger du dina uppgifter enligt det formatering som angetts ovan. I webbversionen är standardtypsnittet Calibri och kan ej ändras. 7. Ställ muspekaren efter sista ordet i vår vision, tryck 2 gånger på retur. 8. Klicka på ikonen:. 9. Leta upp platsen där du sparat bannern, markera och klicka sedan på infoga. 10. Klicka på Spara. Sida 6

7 Instruktion Lägga till e-postsignatur på iphone/ipad. (IOS 11.x.x). 1. Öppna den mobila enhetens inställningar. 2. I den vänstra menyn, klicka på E-post. 3. I den högra menyn, klicka på Skriva Signatur. 4. I fältet för signatur, skriv in din e-postsignatur. 5. Klart. Sida 7

8 Instruktion Lägga till e-postsignatur i mobilappen Outlook. 1. Öppna appen Outlook på din mobila enhet. 2. Klicka på menyikonen högst upp till höger. 3. I menyn, klicka på ikonen längst ner [kugghjul]. 4. I inställningar, klicka på alternativet Signatur. 5. I fältet för signatur, skriv in din e-postsignatur. 6. Klart. Sida 8