MÖTESPROTOKOLL FÖR FÖRENINGEN UNGDOMENS HUS STYRELSEMÖTE SÖNDAGEN DEN 1 APRIL 2007 Bilagor: 1. Närvarolista 2. Personalpolicy 3.

Transkript

1 Bilagor: 1. Närvarolista 2. Personalpolicy 3. Caféutbildning 1. Mötets öppnande. Ordförande förklarade att: mötet är öppnat. Mötet beslutade att: ajournera tills dess att David Berggren anländer. återupptog mötet efter en kvart. 2. Formalia Mötet beslutade att: ska vara mötesordförande Mötet beslutade att: ska vara mötessekreterare. Mötet beslutade att: och ska vara justerare. 3. Rapporter a) Verksamhetsrapport Föreningens tilltänkta projektledare David Berggren rapporterar om att han städat kontoret, rett ut föreningens ekonomiska papper, tagit kontakt med JCH och haft samtal med dem om vårt fortsatta samarbete, påbörjat en renovering av anslagstavlan i entrén samt vikarierat för Sable Foto i cafét då hon varit sjuk och tagit ledigt. David Berggren rapporterar om att bokslutet från JCH är på gång efter att frågan tagits upp av Melinda Sjöberg. b) Ekonomisk rapport Föreningens kassör rapporterar att ekonomin i föreningen är god. Han avlägger även en rapport från konsertgruppen som på ett medlemsmöte fick utgifter på kr godkända. De pengarna ska gå till restaurering och nyinköp av PA. Detta innebär ett underskott för andra verksamhetsgrupper under det första halvåret. Konsertgruppen kommer dock inte att använda sig av övrig budget det första halvåret. c) Rapporter från ansvarsområden Representation: Har varit på möte med ABF. Mötet blev uppskjutet och ABF ska kontaktas igen. Information: Inga rapporter. PR och profilering: Inga rapporter. Ekonomi: Det hänvisas till den ekonomiska rapporten från. Medlemmar och demokrati: Inga rapporter. Personal: En personalpolicy har utarbetats och ska godkännas. Verksamhetsutveckling: Inga rapporter.

2 Jämställdhet och integration: Inga rapporter. Café: En caféutbildningspolicy har utarbetats och ska godkännas. Mail- och hemsidehantering: Inga rapporter. d) Grupprapporter. Sven Höglund rapporterar att konsertgruppen har kommit igång med sitt arbete. Konsert har bokat in flera nollbudgetspelningar. Det rapporteras även om PA-inköp och restaurering. På medlemsmötet den 27/3 valdes Rebecca Gransten som tillförordnad ansvarig för estetisk verksamhet. En verksamhetsplan för estetisk verksamhet ska presenteras på gruppens första möte. e) Övriga rapporter Inga övriga rapporter avläggs. 4. Anda Mötet diskuterar kommunikationen styrelsemedlemmar emellan. 5. Anmälan av övriga frågor Mötet beslutar att: införa följande punkter som övriga frågor: a) Hygien i köket b) Personalpolicy c) Caféutbildning d) Föreningstekniskutbildning e) Anställning f) Renovering g) Hemsida h) Spelgruppen i) IDEA j) Projektfond k) Medlemmar l) Jämställdhetspolicy m) Nycklar 6. Förra mötet Sekreterare Sven Höglund går igenom punkterna för det förra mötet i syfte att göra en uppföljning. Mötet kom fram till att:

3 Punkten om anställning inte har genomförts. Punkten om arbetsbeskrivning inte har genomförts. Punkten om renovering av kontor ska diskuteras på detta möte. Punkten om faktureringsprogram har genomförts. Punkten om hemsida- och mailhantering inte har genomförts. Punkten om medlemskap i IDEA inte har genomförts. Punkten om projektfond inte har genomförts. Punkten om skapande av PR-grupp inte har genomförts. Punkten om personalpolicy har genomförts och ska godkännas. Punkten om PM till gruppansvariga inte har genomförts. Punkten om jämställdhetspolicy inte har genomförts. Punkten om renovering inte har genomförts. Punkten om nyckelinventering har genomförts. Punkten om låsbyte inte har genomförts. Punkten om repakontrakt är på god väg att genomföras. Punkten om cafékassa har genomförts och lett till förbättringar. Punkten om införandet av möten i kalendarie inte har genomförts. Punkten om byte av adress inte har genomförts. 7. Godkännande av dagordning Mötet beslutar att: godkänna dagordningen. 8. Övriga frågor a) Hygien i köket Mötet diskuterar hygien i köket och kommer fram till att tre av våra äldre kylar är mögelskadade. Mötet diskuterar även den frysbox som lånats ut till föreningen för länge sedan av Mattias Pettersson. Mötet beslutar att: - Ge David Berggren i uppgift att slänga de tre mögelskadade kylarna. - Ge Sable Foto i uppgift att göra en lista över annat som behöver slängas. - Ge styrelsen i uppgift att kontakta Mattias Pettersson angående frysboxen. b) Personalpolicy Mötet diskuterar den personalpolicy (se bilaga 2) som och utformat. Mötet beslutar att: godkänna personalpolicyn (se bilaga 2) med följande ändringar och tillägg: Ändringar: - Den anställde bör: ändras till Den anställde ska:

4 - Hålla sin arbetsplats ren och fri från icke inblandade eller obehöriga personer ändras till Hålla sin arbetsplats ren och städad. Tillägg: - Punkten [Den anställde ska] ha rätten att avvisa personer och medlemmar som bryter mot föreningens regler. läggs till. c) Caféutbildningsbeskrivning Mötet diskuterar den caféutbildningsbeskrivning som Lisa Dahlqvist i samråd med David Berggren utformat. Mötet beslutar att: godkänna caféutbildningsbeskrivningen (se bilaga 3) efter stavfelskorrigeringar och med följande ändringar och tillägg. Ändringar: - I meningen Om man har en caféutbildning får man också hålla caféet ideellt öppet på kvällar och helger tas på kvällar och helger bort. - I meningen: Rutiner för att öppna samt stänga ner caféet. tas ordet ner bort. - I meningen Alla som är medlemmar i föreningen Ungdomens Hus har möjlighet till att gå en caféutbildning tas ordet till bort. - I meningen Samtliga moment måste gås igenom vid alla tre tillfällen. byts gås igenom till genomföras. Tillägg: - Imeningen För att genomgå en caféutbildning kontaktar man någon i styrelsen eller någon av den personal som finns på Ungdomens Hus lägger mötet till prefixet café framför personal. - Följande mening läggs till: Endast caféansvarig och cafépersonal kan bevilja en caféutbildning. d) Föreningstekniskutbildning Mötet beslutar att: på lördagen den 21/4 och söndagen den 22/4 mellan klockan 14:00-17:00 hålla en föreningstekniskutbildning som är öppen för alla medlemmar. e) Anställning Mötet diskuterar anställningen av projektledare och mötet beslutar att: ge i uppgift att sköta anställningen. f) Renovering Mötet diskuterar renoveringen av kontoret och en möjlig flytt av kontoret. Mötet beslutar att: ta upp frågan på nästa medlemsmöte.

5 g) Hemsida Mötet diskuterar om vem som eventuellt ska få i uppgift att göra en hemsida till föreningen. Mötet beslutar att: - bordlägga frågan om en ny hemsida till nästa möte. - ge David Berggren, i samråd med, uppgiften att uppdatera den hemsida vi har idag. h) Spelgruppen Mötet diskuterar om spelgruppen och dess verksamhet. Mötet beslutar, tills dess att spelgruppen håller sitt första möte, att ge David Berggren i uppgift att: - ta ifrån Atlantis och GoB deras nycklar till perfomancerummet. - ta ifrån Jonne Berndtssons nycklar till spelrummet. - ge tv-spelsgruppens ordförande nycklar till spelrummet. i) IDEA Mötet beslutar att: - ge David Berggren i uppgift att betala ut skadeståndsumman på kr till Mattias Pettersson efter att ha rådfrågat en kunnig person inom området. - ge i uppgift att kontakta IDEA för att få information om avtal med dem. j) Projektfond Mötet beslutar att: ge i uppgift att utforma ett förslag till ansökningskriterier för projektfonden samt utforma ansökningsblanketter för denna. k) Medlemmar Mötet diskuterar föreningens medlemsmål för verksamhetsåret 2007 och hur man ska arbeta för att nå det målet. Mötet väljer att inte gå till beslut eftersom inget yrkande lades. l) Jämställdhetspolicy Mötet beslutar att: ge Lisa Ramqvist i uppgift att utforma ett förslag till jämställdhetspolicy. m) Nycklar Mötet beslutar att: ta upp frågan om nyckelhantering på nästa medlemsmöte. 9. Mötets avslutande förklarar att: mötet är avslutat.

6 BILAGA 1 Närvarolista: Lisa Ramqvist David Berggren Sven Höglund

7 BILAGA 2 Personalpolicy för anställda på Ungdomens Hus. Den anställde ska: Inte bjuda gäster eller medlemmar på tobaksvaror/narkotika på arbetsplatsen eller under arbetstid, inte heller i samband med sin anställning köpa ut eller bjuda minderåriga på tobaksvaror. Inte bjuda på eller langa alkohol till gäster eller medlemmar på arbetsplatsen eller under arbetstid, inte heller i samband med sin anställning köpa ut eller bjuda minderåriga på alkohol. Inte utnyttja maktpositionen som en anställning ger gentemot medlemmar eller praktikanter, eller på något sätt utnyttja sin ålder, anställning eller auktoritet för att missbruka medlemmars förtroende. Inte särbehandla medlemmar eller gäster på grund av politisk, etnisk, religiös, social eller könsmässig tillhörighet. Inte sexuellt eller på något annat sätt trakassera medlemmar eller gäster. Handleda praktikanter på ett respektfullt och rättvist sätt samt vara ett föredöme för dessa. Följa personalpolicyn även i de fall de dröjer sig kvar på arbetsplatsen efter arbetstiden. Hålla sin arbetsplats ren och städad. Kunna bistå med kunskap och hjälp till medlemmar. Ha rätten att avvisa personer och medlemmar som bryter mot föreningens regler.

8 BILAGA 3 Caféutbildning Alla som är medlemmar i föreningen Ungdomens Hus har möjlighet att gå en caféutbildning. Om man har en caféutbildning får man också hålla caféet ideellt öppet. För att genomgå en caféutbildning kontaktar man någon i styrelsen eller någon av den cafépersonal som finns på Ungdomens Hus. I en caféutbildning ingår följande: Rutiner för att öppna samt stänga caféet. Hur kassan fungerar. Hur man gör en kassarapport. Hygien i köket. Hur diskmaskinen fungerar. Beredning av de varor som säljs. Detta lär man sig genom att gå bredvid styrelsens caféansvarig eller caféts personal vid minst tre tillfällen. Samtliga moment måste genomföras vid tre tillfällen. Endast caféansvarig och cafépersonal kan bevilja caféutbildning. Och kom ihåg, en bra macka är en god macka ;)