LANDSTINGSREVISIONEN. Granskningsplan Rapport nr 01/2012. Fastställd 23 februari 2012 Landstingets revisorer

Transkript

1 Granskningsplan 2012 Rapport nr 01/2012 Fastställd 23 februari 2012 Landstingets revisorer

2 Granskningsplan Inledning I kommunallagen återfinns revisorernas uppdrag. Revisorerna ska årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god revisionssed för kommunal verksamhet. Mot bakgrund av att revisorerna arbetar på uppdrag av fullmäktige utgår inriktningen för granskningsarbetet från fullmäktiges beslut om ekonomiska ramar, uppdrag och övergripande mål för landstinget. Kommunallagens krav på årlig granskning av all verksamhet innebär att revisorerna måste välja vad de ska granska. Dessa val gör revisorerna med hjälp av en riskanalys. Att granska all verksamhet skulle kräva omfattande resurser. Fullmäktiges verksamhetsidé för landstinget är att tillgodose medborgarnas behov av hälso- och sjukvård, tandvård och habilitering och rehabilitering samt bedriva ett aktivt folkhälsoarbete. Fullmäktiges vision är att Västerbotten år 2020 ska ha världens bästa hälsa och friskaste befolkning. I landstingsplanen har fullmäktige beslutat om följande sex övergripande mål för verksamheten: Bättre och jämlik hälsa God vård God hushållning Hälsofrämjande och attraktiva arbetsgivare Medborgarinflytande Miljö, hållbar tillväxt och regional kraftsamling Styrelser och nämnder har inom sina områden ansvar att säkerställa att verksamheten bedrivs inom de ekonomiska ramar, uppdrag och mål som fullmäktige beslutat. Styrelser och nämnder ska i förhållande till fullmäktiges mål återrapportera resultatet av den verksamhet som är genomförd. Revisorerna ska granska och bedöma om styrelser och nämnder har en tillräcklig styrning, kontroll och uppföljning över sina verksamheter. Revisorerna ska också bedöma om styrelsernas och nämndernas redovisade resultat är förenligt med fullmäktiges ekonomiska ramar, uppdrag och mål. För att uppfylla sitt uppdrag gentemot fullmäktige genomför revisorerna följande former av granskning: Årlig granskning av styrelser och nämnder. För att säkerställa att landstingets samtliga styrelser och nämnder är föremål för en grundläggande granskning har revisorerna beslutat om att årligen genomföra så kallade basgranskningar. Vid dessa granskningar bedömer revisorerna om styrelser och nämnder har ändamålsenliga system och rutiner för att styra, kontrollera och följa upp sina verksamheter. Revisorerna bedömer också styrelsernas och nämndernas måluppfyllelse och hur styrelser och nämnder uppfyller sitt ansvar att återrapportera till fullmäktige. Årlig granskning av enskild basenhet. Under år 2012 genomför revisorerna på försök en systematisk granskning av en enskild basenhet. Inom ramen för Sidan 2 av 9

3 denna granskning går revisionskontoret igenom basenhetens styrdokument, rutiner m.m. inom en rad olika områden. Syftet med granskningen är att samlat kontrollera om basenheten lever upp till de krav som landstingets regelverk ställer på verksamheten. Årliga granskningar inom strategiska områden. Revisorerna har beslutat om att genomföra årligen återkommande granskningar inom vissa strategiska områden. De återkommande granskningsområdena har revisorerna valt med hjälp av en riskanalys. Syftet med att välja ut strategiska granskningsområden är att säkerställa att revisorerna varje år genomför granskningar inom dessa områden. Nya och uppföljande granskningar. Revisorerna genomför därutöver nya och uppföljande granskningar inom en rad olika områden. Valet av insatser gör revisorerna med hjälp av sin årliga riskanalys. 2. Revisionsstrategi Revisorernas granskning syftar till att bereda fullmäktige inför fullmäktiges beslut att ansvarspröva styrelser och nämnder. Revisorernas revisionsberättelse ska grunda sig på tydliga och sakliga iakttagelser från årets granskningsarbete. Revisorerna ska arbeta i dialog med styrelser och nämnder. För att öka kunskapen om revisorernas iakttagelser strävar revisorerna efter att ha en väl utvecklad dialog med styrelser och nämnder. Seminarier och överläggningar ska vara naturliga inslag i revisorernas dialog med styrelser och nämnder. För att undersöka verkningsgraden av sina granskningsinsatser genomför revisorerna uppföljningar av tidigare iakttagelser. Revisorerna bedömer att kombinationen av saklighet, dialog och uppföljning ger revisionsinsatserna hög verkningsgrad i landstingsorganisationen. 3. Förteckning över planerade granskningar år 2012 Förteckningen nedan visar de granskningar som revisorerna avser genomföra under år Årliga granskningar av styrelser och nämnder 1. Landstingsstyrelsen a. Styrelsens ansvar som styrelse b. Styrelsens ansvar som beställare till Regionförbundet Västerbotten c. Styrelsens ansvar som driftsnämnd d. Styrelsens årsredovisning och bokslut e. Styrelsens delårsrapport och delårsbokslut 2. Hälso- och sjukvårdsnämnd 3. Nämnd för folkhälsa och primärvård för Umeåregionen 4. Nämnd för folkhälsa och primärvård för södra Lappland Sidan 3 av 9

4 5. Nämnd för folkhälsa och primärvård för Skellefteå- och Norsjöregionen 6. Nämnd för funktionshinder och habilitering 7. Patientnämnd 8. Folkhögskolestyrelsen för Vindelns folkhögskola 9. Folkhögskolestyrelsen för Storumans folkhögskola 10. Kostnämnden med Lycksele kommun 3.2 Årlig granskning av enskild basenhet Val av basenhet bestämmer revisorerna vid senare tillfälle. 3.3 Årliga granskningar inom strategiska områden Revisorerna har beslutat att årligen granska inom de områden som rubrikerna nedan anger. Under respektive rubrik framgår vilka granskningar som revisorerna avser att genomföra. Intern kontroll - Granskning av det övergripande systemet för intern kontroll - Granskningar av ekonomiadministrativa rutiner (projekt, attester m.m.) Ekonomi - Styrning och kontroll av projekt balans - Arbetet med att utveckla ekonomistyrningen med hjälp av kvalitetsindikatorer - Landstingsstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens uppföljning med hjälp av ekonomiska månadsrapporter - Budgetering och periodisering på basenhetsnivå - Styrning och kontroll över landstingets pensionsåtagande Personal Löner - Landstingets kompetensförsörjning - Betalas rätt löner ut? Informationsteknologi (IT) - Avvikelsesystemet AVANS Oegentligheter - Insatser för att motverka otillåtna bisysslor 3.4 Nya fördjupade granskningar 1. Arbetet med att införa ett ledningssystem enligt Socialstyrelsens föreskrifter 2. Remisshantering Sidan 4 av 9

5 3. Hantering av personuppgifter och allmänna handlingar 3.5 Uppföljande granskningar Årtal inom parentes anger vilket år den senaste granskningen är genomförd. 1. Styrning och uppföljning av sjukresor (år 2008) 2. Beredning av ärenden (år 2010) 3. Landstingets upphandlingsverksamhet (år 2010) 4. Primärvård inom ramen för hälsovalet (år 2011) 5. Styrning och uppföljning av tandvård (år 2011) 3.6 Observationslista Observationslistan består av angelägna granskningsområden som revisorerna till följd av begränsade resurser inte har möjlighet att genomföra under år Revisorerna avser att följa utvecklingen inom respektive område. 1. Insatser för att motverka vårdrelaterade infektioner 2. Landstingets övergripande system för riskbedömningar 3. Planerat fastighetsunderhåll 4. Landstingets dokumenthanteringssystem Platina 5. En första linje för barn och unga med psykisk ohälsa 6. Läkemedelslistor 7. Loggkontroller av journalsystem 8. Risken för överbeläggningar 9. Samarbetet mellan psykiatrin och primärvården 10. Hot och våld 11. IT-systemens avbrottsplaner 12. Överföring från sjukhusvård till primärvård 13. Risk för dålig arbetsmiljö till följd av hög arbetsbelastning 14. Insatser för att minska förskrivning av antibiotika 15. Äldres hälsa IT-systemet Prator 16. Landstingets säkerhetsarbete 17. Systemförvaltningen av IT-system i landstinget 18. Personalfunktionens verksamhetsstöd 19. Revidering av centrala styrdokument 20. Landstingets arbete för minskad jourtjänstgöring 21. Landstingets strategiska lokalförsörjning 22. Landstingsövergripande information om felbehandlingar 23. Investeringsprocessen för utrustning 24. Ekonomisystemet Agresso 25. Landstingets rutiner för kontakter mellan vårdgivare och patienter 26. Faktureringsprocessen för vård och tandvård 27. Återställande av kapital för tidigare underskott 28. Rutiner för kontroller vid rekrytering av vårdpersonal 29. Projektet att utveckla ett nytt faktureringssystem EPOK 30. Styrning, uppföljning och kontroll över forskningsmedel 31. System och rutiner för kontanthantering i landstinget 32. Patienternas delaktighet i vården Sidan 5 av 9

6 33. Styrning, uppföljning och kontroll över kvalitetsregister 34. Läkarnas fortbildning och samverkan med läkemedelsindustrin 35. Landstingets försäkringsskydd 4. Överläggningar, studiebesök, seminarier m.m. Under år 2012 avser revisorerna att genomföra överläggningar med fullmäktiges presidium, företrädare för landstingsstyrelsen och nämnder. Därutöver kommer revisorerna att arrangera seminarier, utbildningar och studiebesök i syfte att informera sig om landstingets verksamheter. Tidplaner för seminarier, studiebesök m.m. beslutar revisorerna om under våren Revisorernas överläggningar granskningsåret 2012 Överläggning Kommentar Arbete med riskanalys och granskningsplan Arbete med riskanalys och granskningsplan Träff med landstingsstyrelsens arbetsutskott Projektplaner Fullmäktige beslutar om årsredovisning och ansvarsprövning Seminarium med landstingsstyrelsens presidium - Seminarium med hälso- och sjukvårdsnämndens presidium Projektplaner Projektplaner Träff med landstingsstyrelsens arbetsutskott Fördjupade granskningar Fördjupade granskningar Fördjupade granskningar Fördjupade granskningar Tidpunkterna för överläggningar under år 2013 bestämmer revisorerna när tidplanen för landstingsstyrelsens arbete med årsredovisningen för år 2012 är fastställd. 5. Identifierade riskområden 5.1 Bättre och jämlik hälsa Fullmäktige har beslutat om visionen att länet år 2020 ska ha världens bästa hälsa och friskaste befolkning. Det ska vara jämställdhet i hälsa mellan könen och en jämlik hälsa mellan sociala grupper. Fullmäktige har som mål att Västerbotten ska bli Sveriges mest jämlika och jämställda landsting. Sidan 6 av 9

7 Fullmäktige har vid flera tillfällen betonat vikten av folkhälsoinriktade insatser. I de senaste planerna har fullmäktige uttalat att arbetet med folkhälsofrågorna ska intensifieras. Alla vårdnivåer måste enligt fullmäktige arbeta med hälsofrämjande insatser. En strategi för att hitta nya och effektiva vårdlösningar är att se över strukturer och arbetsformer mellan sjukhuskliniker och hälsocentraler och med kommunerna. Utifrån fullmäktiges övergripande mål för bättre och jämlik hälsa bedömer revisorerna att de bör uppmärksamma styrelsens och nämndernas hälsofrämjande insatser. Ett annat granskningsområde är vilka konkreta åtgärder styrelser och nämnder har vidtagit för att säkerställa nya samverkansformer inom landstinget och mellan landstinget och länets kommuner. 5.2 God vård I landstingsplanen uttrycker fullmäktige att utvecklingen av landstingets ledningssystem är ett prioriterat område. Ledningssystemet skapar enligt fullmäktige förutsättningar för en helhetssyn och tydlighet i hur verksamheten styrs och hur olika delar hänger samman. Under år 2010 och 2011 har revisorerna följt landstingsstyrelsens arbete med att införa ett ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet. Revisorerna avser att fortsätta bevaka detta granskningsområde. Säker och effektiv vård är områden som revisorerna bedömer som angelägna granskningsområden. Införandet av patientsäkerhetssamordnare och aviseringen av en landstingsövergripande kampanj för patientsäkerhet är exempel på åtgärder som landstinget vidtagit i syfte att förbättra patientsäkerheten. Ett annat angeläget granskningsområde är landstingets arbete med att utveckla ITbaserade vårdtjänster såsom webbplatsen 1177.se/vasterbotten. 5.3 Hälsofrämjande arbetsplatser och attraktiv arbetsgivare Stora pensionsavgångar ökar kraven på en väl fungerande personalförsörjning. Landstingets prognos visar på behov av ca 500 rekryteringar per år de närmaste åren. Revisorerna bedömer att personalförsörjningen är ett riskområde. Revisorerna har tidigare granskat inom området för kompetensförsörjning. Mot bakgrund av att kompetensförsörjningen är en viktig del för att klara landstingets framtida behov kan det bli aktuellt att genomföra nya eller uppföljande granskningar inom detta område. 5.4 God hushållning Landstinget har ett bekymmersamt ekonomiskt läge. I juni 2011 bedömde landstingsfullmäktige att landstinget under planeringsperioden behövde minska sina kostnader med 300 miljoner kronor. Därutöver behövde landstinget omfördela verksamhet för motsvarande 80 miljoner kronor till följd av demografiska förändringar med fler äldre i länet. Sedan fullmäktige lämnade sin bedömning i juni 2011 har skuldkrisen i vår omvärld försämrats. En svag ekonomisk utveckling i USA i kombination med en skuldkris i framför allt södra Europa har bidragit till att tillväxten i den svenska ekonomin riskerar att stanna av under år 2012 (Ekonomirapport, oktober 2011, SKL). Sidan 7 av 9

8 I landstingsplanen har fullmäktige gett styrelser och nämnder i uppdrag att från och med år 2012 utveckla ekonomistyrningen i landstinget. Utvecklingen av ekonomistyrningen bör enligt fullmäktige utgå från den budgetmodell som finns för styrningen av primärvården inom hälsovalet. Revisorerna har under de senaste åren granskat landstingsstyrelsens och nämndernas arbete med att uppnå fullmäktiges budgetmål. Med hjälp av granskningarna har revisorerna identifierat en rad områden som behöver utvecklas i tillämpningen av ekonomistyrningen. Revisorerna bedömer att styrelsens och nämndernas ekonomistyrning är synnerligen angelägna områden att granska under år I landstingsplanen konstaterade fullmäktige att styrelser och nämnder behövde se över arbets- och ansvarsfördelning mellan olika vårdnivåer i hälso- och sjukvården. Fullmäktige ansåg det möjligt att exempelvis flytta sjukhusvård till primärvård. I landstingsplanen ställde fullmäktige krav på att styrelsen och nämnderna vidtog strukturåtgärder i syfte att reducera landstingets kostnader perioden Revisorerna bedömer att också detta är ett väsentligt område att granska under de närmaste åren. 5.5 Medborgarinflytande Fullmäktige har gett i uppdrag till nämnderna för folkhälsa och primärvård att skapa mötesplatser och ta vara på medborgarnas synpunkter. Fullmäktige har också gett i uppdrag till landstingsstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnden och nämnden för funktionshinder och habilitering att skapa mötesplatser för dialog med intresseorganisationer. Revisorerna har tidigare granskat folkhälsonämnderna och hur de uppfyller sina uppdrag gentemot fullmäktige. Revisorerna kommer att granska nämnderna för folkhälsa och primärvård för att bedöma hur dessa fullgör sina uppdrag. 5.6 Miljö, hållbar tillväxt och regional kraftsamling Landstinget har från och med år 2011 med bibehållet landstingsansvar överlämnat en huvuddel av de uppdrag som finns inom detta målområde till Regionförbundet i Västerbottens län. Revisorerna bedömer att landstingsstyrelsens styrning och uppföljning av landstingsuppdragen i egenskap av beställare bör bli föremål för granskning. 6. Revisorernas riskanalys Revisorernas underlag till granskningsplanen finns redovisat i bilaga 1 och 2. Underlaget i bilaga 1 har revisionskontoret hämtat genom studier av styrdokument, genomgångar av tidigare granskningar, djupintervjuer med nyckelpersoner i landstinget, seminarier samt med hjälp av iakttagelser i det löpande granskningsarbetet. I bilaga 1 finns en förteckning över vilka revisionskontoret haft särskilda kontakter med i syfte att diskutera risker. Bilaga 2 utgör en sammanställning av resultatet från en enkät som revisionskontoret i november 2011 skickat ut till landstingets samtliga avdelningschefer, medicinska chefer och medicinskt ledningsansvariga. Sidan 8 av 9

9 Därutöver har revisorer och revisionskontoret hämtat underlag med hjälp av yttre spaning på andra landsting och via Sveriges kommuner och landsting (SKL), STA- REV, SKYREV m.fl. Underlaget har revisorerna diskuterat och värderat vid sina överläggningar i januari och februari Revisorerna prövar löpande granskningsplanens inriktning i samband med sina överläggningar. Ny information under år 2012 kan medföra att revisorerna väljer att prioritera om sina insatser i förhållande till denna plan. Bilagor 1. Riskanalys framtagen av revisionskontoret 2. Analys av riskenkät Organisationsskiss över revisorernas granskningsobjekt Sidan 9 av 9