Stadgar Sjövikens koloniförening Giltiga from

Transkript

1 Innehåller 6 sidor och 14 paragrafer Stadgar Sjövikens koloniförening Giltiga from Föreningens namn och säte Föreningens namn är Sjövikens koloniförening med säte i Trelleborg. Sjövikens koloniförening är en allmännyttig och ideell förening. 2 Föreningens ändamål och arbetssätt 2.1 Sjövikens koloniförening har som ändamål att göra det möjligt för sina medlemmar att via föreningen arrendera en kolonilott av Trelleborgs kommun. Lotten skall av brukaren (föreningsmedlemmen) användas på ett sätt som är gängse då det gäller traditionell koloniverksamhet i Sverige, nämligen till: koloniträdgårdsodling uppförande av kolonistuga av friggebodsliknande modell andra lämpliga fritids- och rekreationsaktiviteter 2.2 För att göra det som nämns i 2.1 möjligt skall föreningen stifta lämpliga stadgar och föreskrifter som de enskilda medlemmarna och styrelsen måste följa. 3 Verksamhetsår Verksamhetsår gäller från den 1 april till den 31 mars. 4 Årsmöte 4.1 Årsmötet hålls i april månad. Motioner och förslag till stadgeändringar skall vara styrelsen tillhanda senast en månad före mötet. Motioner behandlas och fastställs på årsmötet, eventuellt genom röstning. För stadgeändringar krävs majoritet på ett årsmöte eller ett extra årsmöte. Styrelsen kan besluta om extra årsmöte vid behov. Kallelse sker genom anslag på anslagstavlorna eller genom utskick till medlemmarna. 4.2 Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden förekomma: 1) Mötets öppnande 2) Val av rösträknare 3) Val av justerare som jämte ordföranden justerar protokollet 4) Fråga om kallelse skett i behörig ordning 5) Fastställande av dagordning och röstlängd 6) Styrelsens förvaltningsberättelse 7) Revisorernas berättelse och styrelsens eventuella yttrande 1

2 8) Fråga om fastställande av resultat och balansräkning 9) Fråga om ansvarsfrihet åt styrelsens ledamöter 10) Fråga om användandet av överskott eller täckande av underskott 11) Val av ordförande, sekreterare, kassör, övriga styrelseledamöter och suppleanter. Dessa skall väljas enligt 5 Styrelse ) Val av revisorer och revisorssuppleant 13) Tillsättande av valberedning inför nästa årsmöte 14) Fastställande av arvoden för styrelseledamöter, revisorer och suppleanter 15) Fastställande av medlemsavgift och arrendeavgift 16) Behandling av inkomna motioner och förslag 17) Övriga frågor 5 Styrelse 5.1 Föreningens angelägenheter handhas av en styrelse. Styrelseledamöterna väljs på två år. Styrelsen har följande sammansättning: Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Ledamot Suppleant Suppleant väljs jämna år väljs jämna år väljs jämna år Styrelsen är beslutsför när de röstberättigade ledamöterna är fler än halva antalet ordinarie ledamöter, dock minst tre. Samtliga styrelseledamöter och suppleanter skall kallas till styrelsens sammanträden. Suppleant har yttrande- och förslagsrätt vid sammanträdet, men rösträtt endast då han ersätter ordinarie ledamot. Deltar endast tre ledamöter i sammanträdet skall dessa vara ense för att beslut kan fattas. I övrigt fattas beslut med enkel majoritet, varvid ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal. 5.2 Styrelsen åligger 1) Att leda föreningen 2) Att representera föreningen t.ex. vid kontakter med myndigheter, media, utomstående entreprenörer etc. 3) Att verkställa beslut som fattats av föreningen 4) Att verka för föreningens inriktning och intressen 5) Att övervaka att föreningens stadgar, beslut och ordningsregler följs av medlemmarna 6) Att besluta om och verkställa varningar, straffavgifter eller uppsägningar om medlem ej följer föreningens stadgar, beslut eller gällande ordningsregler 7) Att kalla till extra årsmöte vid behov 8) Att förvalta föreningens tillhörigheter 9) Att bereda av medlemmarna väckta förslag 5.3 Ordföranden åligger 1) Att vara föreningens firmatecknare parallellt med kassören 2) Att sammankalla styrelsen 3) Att leda förhandlingar 2

3 4) Att underteckna viktiga dokument (t.ex. nyttjanderättsavtal) 5) Att informera nya medlemmar om stadgar och annan väsentlig information rörande föreningen 6) Att parallellt med kassören förvalta medlemsregistret och nyttjanderättsavtal 7) Att vid behov kontakta kommunrepresentanter. Övriga styrelseledamöter skall vara behjälpliga om så behövs. 5.4 Vice ordförande åligger 1) Att vid ordförandens bortavaro företräda denna 5.5 Sekreteraren åligger 1) Att föra protokoll vid styrelsens och föreningens sammanträden 2) Att i samråd med ordföranden upprätta skrivelser samt bevara kopior av dessa 3) Att förvara och förvalta föreningens handlingar dock skall alltid kopia på såväl styrelseoch medlemsprotokoll finnas i styrelserummet. Kopia av protokoll från medlemsmöte bör hängas ut i vestibulen i klubbstugan 4) Att årligen upprätta verksamhetsberättelse 5) Att med kassörens bistånd föra medlemsregister 5.6 Kassören åligger 1) Att inkassera och förvalta föreningens medel samt föra räkenskaper över dessa 2) Att utbetala medel för räkningar 3) Att föra medlemsregister och fortlöpande uppdatera sekreteraren om detta 4) Att upprätta kassatablå över föreningens räkenskaper, vilka tillsammans med kassan skall uppvisas för revisorerna, vars berättelser föreläggs årsmötet 5) Att underteckna nyttjanderättsavtal och informera nya medlemmar om stadgar och annan väsentlig information rörande föreningen 5.7 Revisorerna åligger 1) Att granska såväl räkenskaper som mötes-, och styrelseprotokoll 2) Att till årsmötet avlämna revisionsberättelse 6 Medlemskap, medlemsavgift, adm. avg. och arrendeavgift 6.1 Medlem i föreningen kan den bli som är myndig person som erhåller nyttjanderätt för en kolonilott på Sjövikens koloniförening. Blivande medlemmar skall vara folkbokförda i Sverige och inneha giltig svensk legitimationshandling. Medlem som upphör att vara nyttjanderättsinnehavare, mister även medlemskapet i Om föreningen via styrelsen godtar att en kolonitomt nyttjas gemensamt av två personer, har dessa tillsamman endast en röst i Omvänt gäller att om en person getts möjlighet att nyttja två eller flera kolonilotter, har denne endast ett medlemskap och en röst i 6.2 Beslut om medlemsavgiften tas på årsmötet. Medlemsavgiften är 300 kr/år. Arrendeavgiften är from år kr och 70 öre per kvm. Arrende och medlemsavgift skall erläggas för innevarande år. Normal sista inbetalningsdag för arrende och medlemsavgift 31 mars varje år. 3

4 Inbetalningskort för arrende och medlemsavgift skickas ut av kassören i februari. Det är därför medlemmens skyldighet att fortlöpande upplysa kassören/styrelsen om adressändringar. Ansvaret för att medlemsavgiften är insatt på föreningens konto senast den 31 mars ligger alltid hos medlemmen. Detta gäller även om han/hon av någon anledning ej har fått sitt inbetalningskort. Kontant betalning godtas ej betalningen skall gå in på föreningens bankkonto. Om arrende- och medlemsavgift eller annan skuld till föreningen ej betalas i tid, skickas påminnelseavi med 150 kr förseningsavgift pålagd. Om medlemmen ej heller betalar inom 10 dagar, kan styrelsen besluta om uppsägning av medlemmen (se även 8). En ny medlem måste inom 14 dagar efter köpet betala en administrativ/inträdesavgift om 500 kr. Detta är alltså en engångsavgift som endast betalas då man inträder som ny medlem i 7 Överlåtelse försäljning arv uthyrning Nyttjanderätt får ej överlåtas utan styrelsens godkännande. Detta innebär i praktiken att försäljning av kolonistuga måste ske i samråd med styrelsen, såvida inte stugan säljs för att forslas bort av köparen. Då en koloni säljs skall köparen betala medlemsavgift även om säljaren gjort det för det år kolonin säljs. Medlemsavgiften är alltså personlig och kan ej räknas tillgodo då man köper en kolonilott. En ny medlem måste inom 14 dagar efter köpet betala en administrativ/inträdesavgift om 500 kr. Detta är alltså en engångsavgift som endast betalas då man inträder som ny medlem i Den som genom bodelning eller arv, blivit ägare till en stuga och/eller andra fasta tillgångar på en kolonilott, kan även bli medlem i föreningen och ges rätt att arrendera/nyttja den aktuella tomten. Styrelsen beslutar om arvingens medlemskap och nyttjanderätt. Skulle man finna att personen ej är lämplig som medlem, skall man ge denne möjlighet att sälja egendomen. Andrahandsuthyrning av koloni får ej ske utan styrelsens medgivande. 8 Uppsägning av kolonilott och medlemskap 8.1 Medlem kan uteslutas ur föreningen om han/hon inte följer stadgar, ordningsföreskrifter eller övriga av föreningen beslutade föreskrifter. Styrelsen beslutar om uteslutning av medlem och det krävs enighet inom styrelsen för att ta beslut om uteslutning av medlem. Uteslutningsprocessens normala gång är: 1) Varning nr 1 efter styrelsebeslut 2) Varning nr 2 efter 14 dagar 3) Styrelsen beslutar om uppsägning efter ytterligare 14 dagar Varningsprocessen tar alltså totalt 4 veckor. Om medlemmen efter dessa 4 veckor ej åtgärdat de problem som föranlett varningarna, kan styrelsen besluta om definitiv uteslutning. Om en medlem utesluts ur föreningen förlorar han/hon även nyttjanderätten av kolonitomten som då tillfaller Medlemmen förlorar även sitt medlemskap i Utesluten medlem har 30 dagar på sig att avyttra sin stuga/byggnad/annan fast egendom på kolonilotten efter att varningsprocessens 4 veckor löpt ut och han/hon definitivt uteslutits. Om 4

5 en eventuell köpare godkänns av styrelsen, kan denne överta nyttjanderätten. Om medlemmen ej säljer sin koloni inom de 30 dagarna kan styrelsen besluta om tvångsförsäljning. Styrelsen sköter då försäljningen av stuga och ger den uppsagde kolonisten pengarna om man lyckas sälja. En avgift om 2000 kr tas ut från försäljningssumman och dessa pengar tillfaller Om försäljning ej sker i samband med uppsägningen, måste den före detta medlemmen frakta bort sin egendom från kolonilotten. Görs inte det övergår byggnader och annat som finns på kolonilotten, i föreningen ägo. Om föreningen måste röja upp efter uppsagd kolonist, skall den uppsagde ersätta föreningen för dessa kostnader. 8.2 Om arrende- och medlemsavgift eller annan skuld till föreningen ej betalas i tid, skickas påminnelseavi med 150 kr förseningsavgift pålagd. Om medlemmen ej betalar denna räkning (inklusive påminnelseavgift) inom 14 dagar, varnar styrelsen om uppsägning p.g.a. utebliven betalning. Man tillämpar då den normala 4-veckors varningsprocess som beskrivs ovan i 8.1. Påminnelsetiden vid utebliven betalning är alltså 2 veckor för påminnelseavin + varningsprocessens 4 veckor = totalt 6 veckor. 8.3 Om kolonisten/medlemmen själva säger upp sig gäller 6 månaders uppsägning. Om kolonisten ej lyckas sälja/överlåta/skänka till en av styrelsen godtagbar person under denna tid, måste han/hon ändå sköta sin koloni under uppsägningstiden. Om kolonin måste röjas av föreningen efter uppsägningstidens slut, skall skälig avgift för detta tas ut. Eventuellt kvarlämnade lösöre, byggnader, växter etc. som lämnas kvar efter uppsägningstiden övergår i föreningens ägo. Om inbetalningsdatum för arrendeavgift (normalt 31 mars, se även 6.2) infaller under uppsägningstidens sex månader, skall denna betalas in i vanlig ordning. 9 Byggnad/kolonistuga 9.1 För uppförande av kolonistuga gäller avtal med Trelleborgs kommun. Gemensamt byggnadslov är utfärdat av Byggnadsnämnden Nr 121. Stuga får ej uppta större byggnadsyta än 15 kvm och ej placeras närmare gräns än 3 meter samt högsta höjd för byggnadsdel (taknockshöjd) får ej överstiga 3 meter. Skulle kolonilottsinnehavare frångå detta bör denne söka separat byggnadslov för detta från Trelleborgs kommun. 9.2 Husvagn, husbil eller andra mobila alternativ till kolonistuga får ej ställas upp på kolonilotten. 10 Djurhållning Djurhållning får ej förekomma inom kolonilotterna. 11 Ordning och trivselregler Kolonilottsinnehavare är skyldiga till: 1) Att hålla sitt och gemensamma grönområden i vårdat skick. 2) Att stugor och annan fast egendom som t.ex. växthus, spaljéer och uterum på kolonilotten inte är missprydande utan underhålls väl. 5

6 3) Att byggnader på kolonilotten är målade och att skadad, ovårdad och förfallen byggnad rivs. 4) Att odlingar och gräsmatta sköts regelbundet och hålls fri från ogräs så att det inte sprider sig till grannens tomt. 5) Att träd och buskar beskärs samt att häcken runt tomten klipps, gärna före midsommar. 6) Att grusgången framför kolonilotten är ogräsfri. 7) Att sopor, bråte och matavfall förs bort från området. 8) Att inte använda kolonilotten som uppsamlingsplats för allehanda bråte eller virke såvida det inte inom rimlig tid är avsett att använda för byggnation eller reparation av kolonilotten. 9) Att märka upp sin koloni med rätt nummer. Numret skall vara uppsatt på ett lättläst, tydligt och varaktigt sätt och monterat på antingen grind, dörr, fasad, stolpe eller på annat funktionellt sätt. 10) Att använda miljövänliga och miljögodkända bekämpningsmedel inom och i angränsning till föreningens område. 11) För allas trivsel så ansvarar samtliga kolonister för städning/ordningshållande av gemensamma ytor och lokaler samt toaletter. 12 Klubbstuga Klubbstugan innehåller två toaletter som är avsedda för kolonilottsinnehavare samt deras gäster. Klubbstugan är även försedd med vatten och el. Vatten får användas av kolonirättsinnehavarna och får även användas till bevattning. Det är dock inte tillåtet att dra slang från vattenposten. El får ej dras från klubbstugan. Nyckel till klubbstugan och vattenpost får kolonilottsinnehavaren själva bekosta om sådan ej ingått i köpet av koloni. Nyckel till området får endast i undantagsfall och tillfälligt utlånas till yngre familjemedlemmar eller icke medlem om nyttjanderättsinnehavaren står som garant för att nyckeln inte kommer i obehörigas händer. 13 Regler för motorfordon inom området Maxhastigheten är 10 km/h inom området. Bilparkering på gångarna och de gemensamma ytorna inom området är ej tillåtet annat än vid i-, och urlastning. Parkering skall ske på anvisad plats. 14 Låsning av bom Bommen vid västra ingången skall hållas låst under tiden från 1 oktober till och med 31 mars. Slut på stadgar Sjövikens koloniförening 6