Revisionsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för patientintäkter i VAS RS160467

Transkript

1 10 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för patientintäkter i VAS RS Ärendet Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen inom processen för patientintäkter in VAS. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen med begäran om svar samt till Driftnämnd Regionservice för kännedom Förslag till beslut Regionstyrelsens arbetsutskott föreslår regionstyrelsen besluta att anta förslag till yttrande Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) Yttrande från regionstyrelsen Revisionsrapport

2 Regionkontoret Redovisningsavdelningen Per Karlsson Redovisningschef Datum TJÄNSTESKRIVELSE Diarienummer RS Ärende 10 1(1) Regionstyrelsen Revisionsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för patientintäkter i VAS Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att anta förslag till yttrande Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen inom processen för patientintäkter in VAS. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen med begäran om svar samt till Driftnämnd Regionservice för kännedom. Regionstyrelsens yttrande bifogas. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Ekonomidirektör

3 TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Regionskontoret Redovisningsavdelningen Per Karlsson Redovisningschef Datum Diarienummer RS Region Hallands revisorer Revisionsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för patientintäkter i VAS Bakgrund Revisorerna i Region Halland har gett PWC i uppdrag att granska den interna kontrollen inom processen för patientintäkter i VAS. Rapporten har skickats till Regionstyrelsen med begäran om svar samt till Driftnämnd Regionservice för kännedom. Revisorernas granskning Revisionsfrågan i granskningen är om Regionstyrelsen säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig avseende redovisning av patientintäkter från systemet VAS: tillfredsställande kontrollmiljö inom processen för redovisning av patientintäkter i VAS ändamålsenliga och effektiva kontroller inom processen för att stödja verksamheten och ge en rättvisande redovisning kontroller vid överföring från VAS (patientintäkter) till huvudboken som säkerställer att skapade transaktioner avseende patientintäkter är godkända och riktiga. har täckt in dessa revisionsfrågor i granskningen och bedömer att det finns ett antal förbättringsområden avseende den interna kontrollen i processen för patientintäkter. Regionstyrelsens svar Regionstyrelsen har noterat revisorernas synpunkter och avger härmed svar. Granskningen är till stor hjälp i det fortsatta arbetet med intern kontroll kopplat till patientintäkter från VAS. Att fortsätta utveckla och kvalitetssäkra redovisningsprocesserna är en viktig fråga för att effektivisera administrationen och minimera riskerna ur ett intern kontrollperspektiv. Vissa synpunkter i rapporten är relativt enkla att hantera och justera, medan andra punkter behöver värderas ur ett sannolikhets-/riskperspektiv kopplat till

4 2(3) resursinsats. Nedan följer konkreta kommentarer till några av punkterna i revisionsrapporten. Policy/riktlinjer Internkontrollplan för redovisning kan kompletteras med relevanta kontroller kopplade till patientintäkter. Uppdateringar av styrande dokument sker redan idag, men ett ramverk för intern kontroll behöver utarbetas som samlar alla policys och riktlinjer samt hanterar uppdateringar regelbundet. Behörigheter Rutiner kring behörigheter i VAS behöver avvägas och hanteras av RGS IT. Registrering av besök Införandet av e-frikort har minimerat risken i denna hantering avsevärt. Underhåll av priser GAS kan skapa en rutin för att göra stickprov av prisförändringar vid besöksregistrering. Kravhantering Fullständigheten i överföringen från Agresso till Visma kan säkerställas genom en enkel kontrollfråga i Agresso. Räntefakturering Ränteberäkning och fakturering av dröjsmålsränta utförs som en tjänst av Visma. Region Halland dubbelkollar inte leverantörens rutiner för ränteberäkning. Bortbokning av konstaterade kundförluster Korrektheten i bokning av kundförluster verifieras inte manuellt, men skulle kunna göras genom ett enkelt överslag. I dagsläget litar vi till systemets funktionalitet. Överföring till huvudbok Av systemtekniska skäl är det svårt att få fram någon kontroll från VAS som verifierar att filen är korrekt. Möjligtvis skulle detta kunna hanteras via en enkel form av stickprov. Rutin för signering av checklistan över inlästa filer kan med enkelhet åtgärdas.

5 3(3) Avstämningar Själva bokföringsordern, som grundas på kassaavstämningen, behöver likt andra interna omfördelningar inte attesteras. En sådan administration behöver på samma sätt som andra kontroller sättas i relation till risk. När det gäller tidpunkten för kassaavstämningen är det en fördel att inte göra denna direkt i början på nästkommande månad, eftersom det tar några dagar innan insatta pengar är bokförda på regionens plusgiro. Dokumentation av avstämningar i samband med bokslut har tidigare diskuterats med PWC, där deras rekommendation varit att införa beloppsgränser. Region Halland har då gjort bedömningen att saldon understigande kr inte behöver dokumenteras med underlag. Regionkontoret Mats Eriksson Regionstyrelsens ordförande Catarina Dahlöf Regiondirektör

6

7 Granskningsrapport Granskning av intern kontroll inom processen för patientintäkter i VAS Region Halland Fredrik Jilmstad Elin Jangvik Amanda Elg

8 Granskning av intern kontroll inom processen för patientintäkter i VAS Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Sammanfattande bedömning Policy/riktlinjer Behörigheter Systemuppsättning Registrering av besök Underhåll av priser Betalning Bokning av inbetalning Kravhantering Räntefakturering Bortbokning av konstaterade kundförluster Överföring till huvudbok Avstämningar Introduktion Bakgrund och revisionsfråga Metod och avgränsningar Slutsatser från granskningen Appendix - Processbeskrivning för patientintäkter i VAS Övergripande information Policys och riktlinjer för patientintäkter Behörighetskontroller och arbetsfördelning VAS Systemuppsättning Registrering av besök Underhåll av priser Analys av intäkter Betalning Bokning av inbetalning Kravhantering Räntefakturering Bortbokning av konstaterade kundförluster Överföring till huvudbok Avstämningar Region Halland

9 1. Sammanfattning Revisorerna för Region Halland har gett i uppdrag att genomföra en granskning av den interna kontrollen och efterlevnaden av riktlinjerna inom processen för patientintäkter som hanteras i systemet VAS. Granskningen har genomförts av Fredrik Jilmstad, Elin Jangvik och Amanda Elg (). Processkartläggningen baseras på intervjuer med företrädare från regionen samt granskning av regionens riktlinjer och regler kring processen avseende redovisning av patientintäkter. Analys av erhållet material och information från intervjuer utgör underlag för en samlad bedömning av kontrollmiljö och befintliga kontroller. Vår utgångspunkt är att det är i regionstyrelsens intresse att ha en tydlighet kring de rutiner och kontroller som säkerställer en fullständig och riktig redovisning av patientintäkter och en i övrigt lämplig nivå på den interna kontrollen samt effektiva rutiner. Vi har i denna genomgång identifierat ett antal områden där kontrollmiljön kan förbättras. En sammanfattande rekommendation är att en rutin för dokumentation av kontroller bör implementeras. I denna dokumentation bör det framgå hur kontrollen utförs, vem som är ansvarig, vad bevis för utförd kontroll är samt hur eventuell rättning ska ske. Kontrolldokumentationen är av vikt för att kunna säkerställa att alla väsentliga kontroller utförts inför bokslut Sammanfattande bedömning Vid genomgången av processen för patientintäkter i VAS framkom att det saknas ett internt kontrollramverk avseende de olika områdena inom processen för patientintäkter. Revisionsfrågorna för granskningen är: Säkerställer regionstyrelsen att den interna kontrollen är tillräcklig avseende redovisning av patientintäkter från systemet VAS? tillfredsställande kontrollmiljö inom processen för redovisning av patientintäkter i VAS ändamålsenliga och effektiva kontroller inom processen för att stödja verksamheten och ge en rättvisande redovisning kontroller vid överföring från VAS (Patientintäkter) till huvudboken som säkerställer att skapade transaktioner avseende patientintäkter är godkända och riktiga har täckt in dessa revisionsfrågor i granskningen, se även appendix, och bedömer att det finns ett antal förbättringsområden avseende den interna kontrollen i processen för patientintäkter. Nedan har de iakttagelser vi noterat i respektive delområde sammanställts. Region Halland 1 av 22

10 1.2. Policy/riktlinjer Det saknas en rutin för att se över och uppdatera styrande dokument vid behov för att säkerställa att dessa är aktuella. Det saknas kontrollbeskrivningar gällande vilka kontroller som ska utföras avseende processen för patientintäkter, det finns inte heller dokumentation kring vem som ska utföra kontrollen, vilken risk kontrollen ska hantera eller hur och hur ofta kontrollen ska utföras etc. Det sker därmed heller ingen uppföljning av att styrande dokument efterlevs Behörigheter Det finns ingen formell rutin för genomgång och uppföljning av behörigheter i VAS. Det är ett stort antal användare som har full behörighet i systemet (62 användare) Systemuppsättning Inga iakttagelser har noterats Registrering av besök I dagsläget går det inte att följa upp riktigheten i utfärdande av frikort i efterhand då kvitton lämnas tillbaka till patienten Underhåll av priser Det görs ingen kontroll i efterhand av att prisändringar har blivit korrekt registrerade i VAS. Alla användare med full behörighet (62 st) kan uppdatera prisuppgifter i VAS. Prisuppdateringar sker i dagsläget av IT-avdelningen. Det går att ändra priser vid registrering av besök och det finns inga riktlinjer om att uppföljning av ändrade/avvikande priser ska ske Betalning Inga iakttagelser har noterats Bokning av inbetalning Inga iakttagelser har noterats. Region Halland 2 av 22

11 1.9. Kravhantering I dagsläget görs ingen uppföljning för att säkerställa fullständigheten i överföringen från Agresso till Visma. Däremot går det att följa upp vilka fakturor i Agresso som har förfallit med åtta dagar men som inte har fått ett ärendenummer från Visma Räntefakturering Det görs ingen uppföljning av att räntan för räntefakturering är korrekt beräknad Bortbokning av konstaterade kundförluster Uppföljning av att den automatiska körningen i Agresso som ligger till grund för nedskrivningen är korrekt uppsatt görs inte Överföring till huvudbok Det görs ingen uppföljning av att fakturafilen för slutenvård har överförts fullständigt från VAS till Agresso. Månadschecklistan som används för att stämma av alla filer lästs in i Agresso sparas på en gemensam mapp som systemsamordnare och ett fåtal personer på den centrala redovisningsavdelningen har tillgång till. Däremot sker ingen signering av checklistan Avstämningar Manuella bokföringsordrar för kassaavstämningar behöver inte attesteras. Det saknas en kontroll för att följa upp att alla kassor stängs i tid vid månadsslut. Om en kassa inte skulle stängas upptäcks det vid den månadsvisa kassaavstämningen men den utförs i månaden efter och det finns inga krav på hur snart efter månadsslut avstämningarna ska vara utförda. Vid granskningen fanns det kassaavstämningar som inte var dokumenterade nästan en månad efter månadsslut. Det finns ingen formell rutin för att säkerställa att samtliga balanskonton (som inte har saldon överstigande kr) har blivit avstämda vid bokslut. Region Halland 3 av 22

12 2. Introduktion 2.1. Bakgrund och revisionsfråga Revisorerna för Region Halland har gett i uppdrag att genomföra en granskning av intern kontroll i processen för patientintäkter. Granskningen har genomförts av Fredrik Jilmstad, Elin Jangvik och Amanda Elg (). Processkartläggningen baseras på intervjuer med berörd personal i verksamheten samt granskning av interna dokument. Följande personer har varit intervjuade i granskningen: Per Karlsson redovisningschef, Regionkontoret Maria Engvall avdelningschef, Redovisningsservice Daniel Bergström ekonom, Redovisningsservice Britt-Inger Pettersson administratör, Redovisningsservice Patric Bergman systemsamordnare Agresso, Utveckling systemstöd Hillevi Bengtsson vårdcentralschef, Hertig Knuts vårdcentral Ann-Helen Johansson - medicinsk sekreterare, Hertig Knuts vårdcentral Yvonne Olsson ekonom, Redovisningsservice Övergripande revisionsfråga Säkerställer regionstyrelsen att den interna kontrollen är tillräcklig avseende redovisning av patientintäkter från systemet VAS? Följande underliggande revisionsfrågor kommer att ligga till grund för vår granskning: Finns det en tillfredsställande kontrollmiljö inom processen för redovisning av patientintäkter i VAS? Finns det ändamålsenliga och effektiva kontroller inom processen för att stödja verksamheten och ge en rättvisande redovisning? Finns det kontroller vid överföring från VAS (Patientintäkter) till huvudboken som säkerställer att skapade transaktioner avseende patientintäkter är godkända och riktiga? Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Kommunal redovisningslag God redovisningssed (definieras av rekommendationer utgivna av Rådet för kommunal redovisning) Regionens eventuella riktlinjer gällande redovisning av patientintäkter I övrigt dokumenterade manuella och automatiska rutiner för tillräcklig intern kontroll avseende redovisning av patientintäkter Granskningsmål Region Halland 4 av 22

13 Beträffande processen kring redovisning av patientintäkter i VAS kommer följande områden ingå: Policys, riktlinjer Behörighetskontroller i systemet VAS och arbetsfördelning Systemuppsättning (avdelningar, profit center mm) Registrering av besök Underhåll av priser (om tillämpligt) Betalning (kontant, kort, faktura) Bokning av inbetalning Kravhantering Räntefakturering (om tillämpligt) Reservering osäkra fordringar Bortbokning av konstaterade kundförluster Överföring till huvudbok Avstämningar mot huvudbok För ovanstående områden har en generell processbeskrivning dokumenteras i appendix utifrån hur processen hanteras hos en vårdgivare (Hertig Knuts vårdcentral) som vi valt som exempel. Rekommendationer avseende brister i den interna kontrollen förs fram som en del i rapporten. Granskningsmål är vidare att svara på följande kontrollmål: Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för hantering av manuella och automatiska transaktioner i VAS och är dessa ändamålsenliga? Följs dessa regler? Uppfyller regionens egna kontrollaktiviteter kraven för god intern kontroll? Finns det tillförlitliga kontroller för överföring från VAS till huvudboken fullständig och riktig? 2.2. Metod och avgränsningar Granskningen genomförs genom intervjuer med företrädare från Region Halland. Vidare sker genomgång av regionens eventuella riktlinjer och regler kring processen för patientintäkter. Den vårdgivare som valts som exempel är Hertig Knuts vårdcentral som är den vårdcentral i Halmstad med flest listade patienter. Intervjuer har även gjorts med personal på Redovisningsservice som hanterar stora delar av processen. Eftersom genomförd granskning är avgränsad till endast omfatta en vårdgivare har vi i granskningen inte verifierat att andra mottagningar och kliniker arbetar på samma sätt och följer de riktlinjer och rutiner som finns framtagna centralt. Analys av erhållet material och information från intervjuer utgör underlag för en samlad bedömning av kontrollmiljö och befintliga kontroller. Analys av information från intervjuer baseras på :s tidigare erfarenhet av granskningar av liknande processer och rutiner. En avgränsning har gjorts så att testning av identifierade kontroller i form av en stickprovsbaserad ansats inte genomförts utan tonvikt ligger på bedömning av kontrollmiljön. Region Halland 5 av 22

14 Rapporten är faktaavstämd med berörd personal. Region Halland 6 av 22

15 3. Slutsatser från granskningen Iakttagelser och risker för respektive område redovisas nedan med klassificering enligt en skala. Vi har gjort en prioritering av iakttagelserna där L står för låg prioritet, M för medel och H för hög. Definitionen av denna klassificering visas nedan: Hög Syftar på en svaghet som har stor inverkan på system, processer och relaterade kontroller och som kan utsätta enheten för större förluster, ineffektivitet och/eller kan resultera i en väsentlig felaktighet i räkenskaperna. Medel Syftar på en situation eller arbetssätt som skiljer sig från vad anser vara god intern kontroll och som vi bedömer har en negativ inverkan på den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen. Låg Syftar på en situation eller arbetssätt som enbart har en begränsad effekt på den interna kontrollen. har noterat ett antal områden där kontrollmiljön bör förbättras för att säkerställa att den finansiella informationen är fullständig, riktig och godkänd. Identifierade brister redovisas enligt nedan. Region Halland 7 av 22

16 Ref Område Identifierad brist Risk :s rekommendation Prioritet 4.2 Policys och riktlinjer för patientintäkter Det saknas en rutin för att se över och uppdatera styrande dokument vid behov för att säkerställa att dessa är aktuella. Risk för att styrande dokument inte följer regler och lagkrav när dessa ändras med tiden. rekommenderar Region Halland att skapa en rutin för regelbunden översyn och uppdatering ex årligen eller vid större förändringar av styrande dokument eller processer. Medel 4.2 Policys och riktlinjer för patientintäkter Det saknas kontrollbeskrivningar gällande vilka kontroller som ska utföras avseende processen för patientintäkter, det finns inte heller dokumentation kring vem som ska utföra kontrollen, vilken risk kontrollen ska hantera eller hur och hur ofta kontrollen ska utföras etc. Det sker därmed heller ingen uppföljning av att styrande dokument efterlevs. Om kontrollbeskrivnin garna ej finns beskrivna med svar på frågor som hur, vem och varför ökar risken för att kontroller ej utförs på ett riktigt sätt. Det finns även risk för att styrande dokument inte efterlevs. rekommenderar Region Halland att dokumentera de kontroller som ska genomföras i processen för patientintäkter så att det framgår vem som ska utföra kontrollen, vilken risk kontrollen ska hantera eller hur och hur ofta kontrollen ska utföras etc. Att kontrollerna utförs bör följas upp för att säkerställa att styrande dokument efterlevs. Medel 4.3 Behörighetskontro ller och arbetsfördelning VAS Det finns ingen formell rutin för genomgång och uppföljning av befintliga behörigheter i VAS. Det är ett stort antal användare som har full behörighet i systemet (62 användare). Risk för felaktigheter eller oegentligheter i samband med felaktiga behörigheter samt att användare har behörighet som inte är aktuell eller för stor i relation till deras arbetsuppgifter. rekommenderar Region Halland att införa en formell rutin för uppföljning av behörigheter för att säkerställa att alla användare i systemet har behörigheter som motsvarar deras arbetsuppgifter. Uppföljningen bör dokumenteras. Medel Regionen rekommenderas även att se över om det är nödvändigt med ett så stort antal användare med fullbehörighet. Användare med full behörighet bör begränsas till ett fåtal. 4.5 Registrering av besök I dagsläget går det inte att följa upp riktigheten i utfärdande av frikort i efterhand då kvitton lämnas tillbaka till patienten. Risk för felaktigheter i utfärdande av frikort. Region Halland kommer att införa en automatisk hantering av frikort vilken ska minska risken för att frikort utfärdas felaktigt. Denna hantering ska införas under 2016 och Låg Region Halland 8 av 22

17 rekommenderar att Region Halland fullföljer implementationen av den nya hanteringen. 4.6 Underhåll av priser Det görs ingen kontroll i efterhand av att prisändringar har blivit korrekt registrerade i VAS. Risk för både avsiktliga och oavsiktliga felaktiga ändringar av priser. rekommenderar Region Halland att införa en kontroll för att säkerställa att registrerade prisuppgifter är korrekta. Medel 4.6 Underhåll av priser Alla användare med full behörighet (62 st) kan uppdatera prisuppgifter i VAS. Prisuppdateringar sker i dagsläget av ITavdelningen. Risk för avsiktliga och oavsiktliga ändringar av priser då flertalet användare har behörighet att göra prisändringar. rekommenderar att Region Halland bör se över hur många användare som är behöriga att göra prisändringar i VAS samt överväga om ansvaret för prisändringar bör ligga på verksamheten istället för på IT-avdelningen. Medel 4.6 Underhåll av priser Det går att ändra priser vid registrering av besök och det finns inga riktlinjer om att uppföljning av ändrade/avvikande priser ska ske. Risk för att fel pris debiteras patienten. rekommenderar att Region Halland inför en kontroll för uppföljning av ändrade och avvikande priser för att säkerställa att inte priser ändrats felaktigt. Kontrollen kan förslagsvis utföras via stickprov månadsvis av GAS. Medel 4.9 Kravhantering I dagsläget görs ingen uppföljning för att säkerställa fullständigheten i överföringen från Agresso till Visma. Däremot går det att följa upp vilka fakturor i Agresso som har förfallit med åtta dagar men som inte har fått ett ärendenummer från Visma. Risk för att inte alla kunder med förfallna fakturor får påminnelse. rekommenderar Region Halland att införa en kontroll för att säkerställa överföringen mellan Agresso och Visma är fullständig. Låg 4.10 Räntefakturering Det görs ingen uppföljning av att räntan är korrekt beräknad. Risk för felaktig beräkning av räntan, vilket kan resultera i intäktsförlust. rekommenderar Region Halland att införa en stickprovskontroll för att säkerställa att räntan är korrekt beräknad. Låg 4.11 Bortbokning av konstaterade kundförluster Uppföljning av att den automatiska körningen i Agresso som ligger till grund för nedskrivningen är korrekt uppsatt görs inte. Risk för fel i samband med nedskrivningar, vilket kan resultera i en missvisande redovisning. rekommenderar Region Halland att på regelbunden basis följa upp och säkerställa att den automatiska körningen i Agresso är korrekt uppsatt och att all data som ska inkluderas faktiskt Låg Region Halland 9 av 22

18 kommer med Överföring till huvudbok Det görs ingen uppföljning av att fakturafilen för slutenvård har överförts fullständigt från VAS till Agresso. Risk för att fel i överföringen från VAS till Agresso inte upptäcks och åtgärdas, vilket innebär att huvudboken inte uppdateras fullständigt och riktigt. rekommenderar att Region Halland inför en kontroll för att säkerställa att överföringen från VAS till Agresso har skett på ett korrekt sätt. Låg 4.12 Överföring till huvudbok Månadschecklistan som används för att stämma av alla filer lästs in i Agresso sparas på en gemensam mapp som systemsamordnare och ett fåtal personer på den centrala redovisningsavdelning en har tillgång till. Däremot sker ingen signering av checklistan. Avsaknad av dokumentation av utförd kontroll ökar risken för att kontrollen inte utförs samt det inte går att se att kontrollen är utförd eller inte. rekommenderar Region Halland att införa en rutin för att signera månadschecklistan som används för att stämma av att alla filer lästs in i Agresso med datum och kommentar. Låg 4.13 Avstämningar mot huvudbok Manuella bokföringsordrar för kassaavstämningar behöver inte attesteras. Risk för felaktiga bokningar i huvudboken. rekommenderar Region Halland att införa attest av manuella bokföringsordrar för att säkerställa riktigheten i de bokningar som görs. Medel 4.13 Avstämningar mot huvudbok Det saknas en kontroll för att följa upp att alla kassor stängs i tid vid månadsslut. Om en kassa inte skulle stängas upptäcks det vid den månadsvisa kassaavstämningen men den utförs i månaden efter och det finns inga krav på hur snart efter månadsslut avstämningarna ska vara utförda. Vid granskningen fanns det kassaavstämningar som inte var dokumenterade nästan en månad efter månadsslut. Risk för att alla kassor inte blir avstämda i samband med bokslut, vilket påverkar fullständigheten och riktigheten i redovisningen. rekommenderar Region Halland att införa en kontroll för att följa upp att samtliga kassor stängs. Därtill bör regionen ha en riktlinje för när kassaavstämningar ska vara utförda och dokumenterade. Medel 4.13 Avstämningar mot huvudbok Det finns ingen formell rutin för att säkerställa att samtliga balanskonton (som inte har saldon överstigande kr) har blivit avstämda vid bokslut. Risk för att alla balanskonton inte blir avstämda i samband med bokslut, vilket påverkar fullständigheten och riktigheten i redovisningen. rekommenderar att Region Halland inför en kontroll för att säkerställa att alla balanskonton har blivit avstämda i samband med bokslutet. Medel Region Halland 10 av 22

19 4. Appendix - Processbeskrivning för patientintäkter i VAS 4.1. Övergripande information Den centrala ekonomifunktionen på Regionkontoret hos Region Halland består av två enheter med sammanlagt cirka 20 medarbetare. Ekonomidirektör är organisatoriskt övergripande ansvarig; därutöver finns redovisningschefen, chef för styrning och uppföljning, finanschef och budgetchef. Gemensam Administrativ Service (GAS) hanterar löpande bokföring och fakturering. De ansvarar även för processen för patientintäkter och utför stora delar av processen för de intäkter som hanteras i VAS. Under 2015 uppsteg de totala patientintäkterna till ca 226 mkr, vilket innefattar intäkter för bl.a. öppenvård (ca 88 mkr), slutenvård (ca 18 mkr) och tandvård (ca 110 mkr). En av de största vårdcentralerna i regionen är Hertig Knuts vårdcentral som under 2015 hade en patientintäkt på ca 2,2 mkr användes 151 stycken olika VAS-Kassor i VAS och därmed som projektkoder i Agresso (ekonomisystemet). Eftersom en fysisk kassa (eller avstämningsgrupp) såsom Hertig Knut kan innehålla flera VAS kassor finns det färre fysiska kassor än VASkassor. GAS stämmer av 71 stycken fysiska kassor, 52 stycken av dessa har endast en projektkod medan 19 stycken kassor består av flera kassanummer i VAS och därmed flera projektkoder i Agresso. Hertig Knut består av tre stycken VAS-kassor och har motsvarande tre projektkoder i Agresso. Antalet organisationsenheter som fått in patientintäkter från VAS under 2015 var 194 stycken och rensat från sådana enheter som ingår i en annan enhet (t.ex. arbetsterapi som ingår i en vårdcentral) blir det 127 mottagningar Policys och riktlinjer för patientintäkter Det finns flertalet styrande dokument avseende patientintäkter som beskriver den övergripande processen samt specifika arbetsmanualer för bl.a. kassahantering. Arbetsmanualer avseende kassor riktar sig i första hand till medicinska sekreterare som sköter kassahanteringen på klinikerna. På vårdcentralen Hertig Knut finns dessutom en arbetsinstruktion för medicinska sekreterare som togs fram under Arbetsinstruktionen beskriver bl.a. de dagliga rutiner som ska utföras i samband med kassahantering i receptionen. Det finns även en ekonomihandbok som främst riktar sig till personal på GAS som hanterar patientintäkter. Region Halland 11 av 22

20 Alla dokument och manualer som avser patientintäkter finns upplagda på Region Hallands intranät. Dokument som behöver finnas åtkomliga för privata utförare inom regionen finns upplagda på extranätet som är en del av intranätet. Det är ekonomidirektören som är fastställare för alla styrande dokument i processen men alla dokument har även en huvudförfattare som praktiskt är ansvarig för att säkerställa att dokumenten är uppdaterade. Det finns ingen formell rutin för när de styrande dokumenten ska revideras. När det görs ändringar i dokumenten meddelas det via intra- och extranätet. Ändringar i ekonomihandboken kommuniceras i ett redovisnings- och ekonominätverk. Region Halland har en intern kontrollplan där det framgår vilket område som är i fokus under året, vilket för 2016 är kontanthantering. Det saknas dock ett internt kontrollramverk eller liknande med kontroller som ska utföras i processen för att följa upp efterlevnad av styrande dokument. Iakttagelser: Det saknas en rutin för att se över och uppdatera styrande dokument vid behov för att säkerställa att dessa är aktuella. Det saknas kontrollbeskrivningar gällande vilka kontroller som ska utföras avseende processen för patientintäkter, det finns inte heller dokumentation kring vem som ska utföra kontrollen, vilken risk kontrollen ska hantera eller hur och hur ofta kontrollen ska utföras etc. Det sker därmed heller ingen uppföljning av att styrande dokument efterlevs Behörighetskontroller och arbetsfördelning VAS VAS hanterar kassaredovisning av patientintäkter. I VAS finns det totalt användare och ca 60 st olika roller, 12 av dessa är inaktiva enligt administratör Redovisningsservice. Varje roll har tillgång till olika formulär/funktioner i VAS. De roller som har flest användare är Sjuksköterska, Vårdpersonal och Läkare. Åtta av rollerna hör till GAS. Det fanns tidigare en generell ekonomroll, men rollerna har setts över och är idag behovsanpassade baserat på användarens arbetsuppgifter. Det är totalt 62 användare i VAS som har full behörighet i VAS systemadministratörer). Utöver systemadministratörer finns det på respektive verksamhet en IT-samordnare som sköter kontakten med GAS i samband med förändringar i systemet. IT-samordnare har inte full behörighet i systemet och kan därmed inte ändra artikeluppgifter såsom priser och artiklar. Priser och artiklar bedöms enligt regionen som det mest kritiska i systemet och därför är det bara användare med full behörighet som kan ändra priser och artiklar. Ändring av priser och artiklar hanteras i dagsläget av IT-avdelningen. Region Halland 12 av 22

21 Vid upplägg av nya användare samt ändring eller avslut av en användare ska en blankett för IT-behörighet fyllas i och attesteras av ansvarig chef. Blanketten scannas sedan in och skickas till IT via ett ärende i regionens ärendehanteringssystem. IT-personal kontrollerar att blanketten är attesterad innan de skapar, ändrar eller tar bort en behörighet. Behörigheterna i VAS är uppdelade per verksamhet och användarna får behörighet till den verksamhet som deras roll är kopplad till och baserat på deras arbetsuppgifter. Ansvaret för behörigheter ligger på respektive chef men det saknas en formell kontroll av att regelbundet gå igenom behörigheter i systemet. Iakttagelser: Det finns ingen formell rutin för genomgång och uppföljning av befintliga behörigheter i VAS. Det är ett stort antal användare som har full behörighet i systemet (62 användare) Systemuppsättning VAS utvecklas och levereras av Tieto och är uppbyggt enligt nedan: Inrättning Hallands sjukhus, Hallands sjukhus Kungsbacka, vårdval Halland (vårdcentraler), privata vårdgivare etc. Klinik Medicinkliniken, Hertig Knut vårdcentral, Amadeuskliniken (privat) etc. Mottagning Läkarmottagning, sköterskemottagning, psykologmottagning, vaccineringsmottagning etc. I VAS har varje klinik ett eget kostnadsställe och varje kassa har en projektkod. Vid överföring av data från VAS till Agresso görs en aggregering av flertalet kostnadsställen och projektkoder som sedan bildar en organisation i Agresso Registrering av besök Patientbesök till öppenvården bokas i VAS av sjuksköterskor i de fall det avser ett läkarbesök. Patientbesök till exempelvis arbetsterapeut eller kurator bokas av den person som utför arbetet, d.v.s. arbetsterapeuten eller kuratorn. I bokningen fylls patientens personuppgifter i, vilket är kopplat till folkbokföringsregistret, samt information om vilken typ av besök det är och längd på besöket. Registrering av patienten görs därefter på respektive mottagning av receptionspersonal. Vid registreringen ska patienten uppvisa legitimation. I samband med registrering av besöket görs även betalningen innan själva besöket. Skulle man missa att ta betalt går det inte att sätta en diagnos för besöket i systemet. Region Halland 13 av 22

22 Om en patient har uppnått gränsen för frikort, vilket är kr, ska denna vid sitt besök ta med kvitton som underlag. Medicinsk sekreterare utfärdar då ett frikort till patienten i VAS. Underlag för registrerade frikort skickas till Skanningscentralen månadsvis. Denna manuella hantering kommer automatiseras under 2016 och risken för fel minskar med det automatiska flödet. Dagligen ska en kontroll göras av de patienter som har uteblivit från sina besök. Kontrollen finns med i arbetsinstruktionen på Hertig Knuts vårdcentral och utförs av den medicinska sekreterare som är ansvarig för receptionen. En lista tas ut från VAS där alla uteblivna besök från föregående dag redovisas. Sekreteraren säkerställer att det inte finns med några patienter på listan som har lämnat återbud. Övriga patienter på listan faktureras den avgift som besöket skulle ha kostat. Listning av nya patienter Nya patienter listar sig på en vårdcentral via en blankett eller digitalt på Mina vårdkontakter. De personer som listar sig via blankett kontrolleras dagligen av vårdcentralschef som godkänner dessa. Blanketten signeras med datum samt vilken vårdenhet personen tillhör. Blanketten skickas därefter till Region Hallands vårdvalsenhet som registrerar personen på angiven vårdcentral. De personer som listar sig via Mina vårdkontakter registreras direkt i systemet och behöver inte godkännas av vårdcentralschef. Personer som är folkbokförda i Sverige kommer per automatik in i VAS när personnumret registreras i systemet. Uppgifterna hämtas från Skatteverket som är direkt kopplat till VAS. Iakttagelser: I dagsläget går det inte att följa upp riktigheten i utfärdande av frikort i efterhand då kvitton lämnas tillbaka till patienten Underhåll av priser Priser för patientbesök är grundade på ett årligt beslut som fattas av Regionfullmäktige. Om prisändring av någon anledning behöver göras under året ska en skrivelse skickas till Regionfullmäktige som fattar beslut om eventuell prisändring. När Regionfullmäktige har tagit beslut om prisändringar skickas underlaget i form av ett protokoll till administratör inom Redovisningsservice som skapar ett ärende till IT med information om vilka prisändringar som ska göras. IT gör ändringarna manuellt i VAS och skickar en bekräftelse till administratör på Redovisningsservice när det är klart. Information om nya priser kommuniceras ut via extern- och intranätet. Det görs ingen uppföljning av att de prisändringar som läggs in av IT har blivit registrerade korrekt, utan dessa fel upptäcks i så fall i efterhand. Det är endast användare med full behörighet som har behörighet att göra prisändringar. Det finns en person på IT-avdelningen som är Region Halland 14 av 22

23 funktionsområdesansvarig för VAS och ansvarar för bl.a. patientadministrativa ändringar i systemet så som priser. De flesta artiklar är registrerade med fasta priser i VAS, ex. läkarbesök och sjukvårdande behandling. Personal på verksamheterna som hanterar kassan kan göra prisändringar vid registrering av besök. Det går att ta ut logglistor från kassasystemet, vilket görs i samband med att eventuella felaktigheter upptäcks. I dagsläget görs ingen regelbunden uppföljning för att säkerställa att patienterna betalar rätt avgift. På klinikerna finns även vissa övriga artiklar till försäljning som har ett pris som inte baseras på ett beslut från Regionfullmäktige. Verksamheterna får själva önska vilka priser de vill ha på dessa artiklar och beslut fattas av Termgruppen. Priserna läggs sedan in av IT där de kopplas till respektive klinik. Iakttagelser: Det görs ingen kontroll i efterhand av att prisändringar har blivit korrekt registrerade i VAS. Alla användare med full behörighet (62 st) kan uppdatera prisuppgifter i VAS. Prisuppdateringar sker i dagsläget av IT-avdelningen. Det går att ändra priser vid registrering av besök och det finns inga riktlinjer om att uppföljning av ändrade/avvikande priser ska ske Analys av intäkter Chef för respektive verksamhet är ansvarig för uppföljning av intäkter med stöd från controller. Intäkter och kostnader följs upp mot budget månadsvis. Det görs även viss uppföljning av intäkter mot föregående år. Det finns tre stycken controllers som ansvarar för Närsjukvården, samt för vissa tandvårdskliniker. De tar ut underlag för uppföljning från Agresso och skickar det till respektive chef som gör uppföljning på sin klinik Betalning Öppenvård Betalning av patientbesök inom öppenvården kan göras med kontanter, kort eller faktura. Fakturor för öppenvård utfärdas i VAS av receptionspersonal på kliniken. Om patienten finns upplagd i VAS sedan innan görs eventuella uppdateringar av personuppgifterna automatiskt baserat på folkbokföringsregistret. Om patienten inte finns upplagd sedan innan skapas en ny kund automatiskt baserat på folkbokföringsregistret. Region Halland 15 av 22

24 Betalning av patientbesök kan även göras med kort eller kontanter. På Hertig Knuts vårdcentral stängs kassorna dagligen och då görs även en kassaavstämning, vilket framgår i den arbetsinstruktion som finns på vårdcentralen. Den medicinska sekreterare som är ansvarig för kassan under dagen ska också göra avstämningen. Följande avstämningar ska göras vid stängning av kassa: 1) Kassaavstämning av kontanter Kontanterna i kassan räknas, (inklusive växelkassan på 2000 kr) och summan fylls i på en blankett från Loomis. Kontanterna förvaras i värdepåsar i en säkerhetsbox. Loomis hämtar värdepåsarna två gånger i veckan och dessa sätts in på ett plusgirokonto. Efter hämtning av kontanter får vårdcentralen en bekräftelse från Loomis på insättningen via fax. Det görs en avstämning av underlaget från Loomis mot kassarapporterna. Underlagen signeras och sparas i pärm i receptionen. 2) Dagsavslut i Babs-terminaler För att stämma av kortbetalningar skrivs ett dagsavslut ut från Babsterminalen som visar totalsumman av kortbetalningarna. 3) Kassaavstämning i VAS I blanketten AN22 som finns i VAS noteras hur mycket kontanter samt kortbetalningar det finns vid stängning av kassan. Därefter görs en avstämning som skrivs ut och det är först då eventuella differenser syns. Vid differenser skrivs en logglista (AN29) ut från VAS som används för uppföljning av vad differensen kan bero på. Kassaansvarig ska signera avstämningsunderlaget samt kommentera eventuella avvikelser. Underlaget och eventuell logglista lämnas sedan till vårdcentralschef som attesterar kassaavstämningen. Avstämningarna skickas till GAS en gång i veckan som sparar underlagen i ett halvår efter bokslut. Det är först vid kassastängning som intäkter överförs från VAS till Agresso. Slutenvård För slutenvården sker betalning endast via faktura, vilket faktureras veckovis. En fakturafil skapas automatiskt i Agresso. Filen skickas till utskriftsleverantören idata som sedan distribuerar fakturorna. idata skickar ett bekräftels med information om hur många fakturor som har mottagits, vilket stäms av med totalt antal fakturor som har skickats från Agresso. Om filen från Agresso innehåller fel skickas ett mail till systemsamordnare som gör rättningar Bokning av inbetalning Fakturainbetalningar hämtas via fil från Nordea och Swedbank och läses därefter in i Agresso. Vid inläsningen sker en automatisk matchning av inbetalning och faktura på OCR-nummer. En lista över omatchade poster genereras från Agresso. Dessa poster saknar oftast OCR-nr eller fakturanummer och får då matchas manuellt. Inbetalningarna bokas mot kundreskontran och plusgirot. Region Halland 16 av 22

25 4.9. Kravhantering Kravhantering och inkasso hanteras av Visma och regleras av ett SLA. 8 dagar efter förfallodatum skapas automatiskt en fil i Agresso med alla förfallna fakturor. Filen skickas till Visma där den läses in. Ett bekräftels skickas till systemsamordnare om hur många poster som har lästs in samt totalbeloppet. Om filen innehåller fel meddelas systemsamordnare via mail och rättningar görs. Filkörningen inkluderas i den integrationsrapport som följs upp av systemsamordnade veckovis. Visma skriver ut påminnelser och skickar till berörda kunder. Varje påminnelsefaktura får ett ärendenummer som återrapporteras till Agresso via fil dagligen. Filen innehåller även de inbetalningar som har gjorts till Visma och noteringar om långstidsbevakning. Agresso uppdateras automatiskt med informationen i filen. I dagsläget görs ingen uppföljning för att säkerställa fullständigheten i överföringen från Agresso till Visma. Däremot går det att följa upp vilka fakturor i Agresso som har förfallit med åtta dagar men som inte har fått ett ärendenummer från Visma. Inkasso 25 dagar efter förfallodatum skickar Visma inkassokrav till kunden. Om fakturan inte betalas sätter Visma den med status Långtidsbevakning. GAS blir informerade om statusändringen via den fil som återrapporteras till Agresso dagligen. Denna information ligger till grund för bedömning av kundförluster. Iakttagelser I dagsläget görs ingen uppföljning för att säkerställa fullständigheten i överföringen från Agresso till Visma avseende kravhantering Räntefakturering Räntefakturering hanteras av Visma och räknas från förfallodatum. När räntan uppnår 50 kr inkluderas beloppet i påminnelsefakturan. Räntebelopp under 50 kr krävs inte in i efterhand av kunden om de har betalat det ursprungliga fakturabeloppet. Räntan följer räntelagen och är 8 procentenheter över referensräntan. Det görs ingen kontroll av den ränteberäkning som Visma gör. Ränteinbetalningar som kommer in till Visma sätts in på ett plusgirokonto och inbetalningen läses veckovis in Agresso av en ekonomiassistent på GAS. Bokning av ränteinbetalningar görs mot ett avräkningskonto för inbetalningar från Visma samt ett intäktskonto. Underlag för bokningen är en inbetalningslista som hämtas från Vismas webbportal. Iakttagelser: Region Halland 17 av 22

26 Det görs ingen uppföljning av att räntan är korrekt beräknad Bortbokning av konstaterade kundförluster Det görs ingen reservering av osäkra kundfordringar utan dessa skrivs ner när Visma skickar besked om negativ betalningsförmåga. Nedskrivningar görs för betalningar som har fått status Långtidsbevakning av Visma samt har överskridit förfallodag med minst 6 månader i Agresso. Månadsvis görs en automatisk körning i Agresso som inkluderar alla fordringar som har status Långtidsbevakning och har förfallit med minst 6 månader. Dessa skrivs automatiskt ned och bokas på konto 7355 för kundförluster. Den automatiska körningen inkluderas i integrationsrapporten som följs upp av systemsamordnare veckovis. När den automatiska körningen som ligger till grund för nedskrivningen sattes upp i Agresso gjordes kontroll av att den fungerade korrekt. Däremot görs ingen regelbunden uppföljning av att körningen fortfarande fungerar korrekt och inkluderar de poster som den ska göra. Viss rimlighetsbedömning av att nedskrivningar ökat mot föregående månad görs av ekonomidirektör i samband med månadsavstämning av konton. Iakttagelser: Uppföljning av att den automatiska körningen i Agresso som ligger till grund för nedskrivningen är korrekt uppsatt görs inte Överföring till huvudbok I Agresso är kundreskontran och huvudboken integrerad. Det finns konteringsregler uppsatta för balanskonton i Agresso som är kopplade till respektive projektkod, vilket motsvarar ett kassanummer i VAS. Intäktskonton i Agresso är inte specificerade efter respektive projektkod. För att periodiseringen ska bli korrekt måste kassastängning göras minst två gånger per månad. Det är först vid kassastängning som överföring görs mellan VAS och Agresso. En av stängningarna ska därför göras sista dagen i månaden för att intäkterna ska bli korrekt periodiserade. Öppenvård Det sker dagligen en filöverföring från VAS till Agresso. En av filerna är en kundreskontrafil och dessa poster bokas i kundreskontran. Den andra filen är en bokföringsfil som bokas på ett avräkningskonto i Agresso. Det finns ett avräkningskonto för respektive betalsätt. Bokföringsfilen bygger upp saldot på avräkningskontot medan kundreskontrafilen krediterar avräkningskontot och Region Halland 18 av 22

27 fördelar ut intäkterna på respektive verksamhet. Saldot på avräkningskontot ska därmed vara noll efter filöverföringarna och detta följs upp vid månadsslut. Fel i överföringen från VAS till Agresso upptäcks genom den fellista som genereras från VAS. Rättningar görs manuellt baserat på fellistan. Uppföljning av att överföringen från VAS till Agresso är fullständig görs med hjälp av respektive avräkningskonto eftersom det inte framgår i filen vad som har förts över. Kundreskontrafilen och bokföringsfilen tar ut varandra, vilket innebär att avräkningskonton ska vara nollade om alla filer har överförts korrekt, detta följs upp vid månadsslut. Filerna från VAS till Agresso kan läsas in flera gånger, men det kommer att resultera i differenser på avräkningskonton. Detta kommer i så fall att upptäcks i samband med de månatliga kontoavstämningar som görs. Om ett fel inträffar vid inläsningen av filer från VAS till Agresso genereras ett automatiskt mail som skickas till systemsamordnare och ytterligare en person. Rättningar görs och filen läses in på nytt. Varje vecka följer systemsamordnare upp en integrationsrapport från Agresso över vilka filer som har lästs in i systemet för att säkerställa att inga filer saknas. Om det saknas en fil från VAS för någon av dagarna innebär det att ett fel har inträffat i VAS innan filen läses in till Agresso. Denna kontroll finns även med i den checklista som används vid månadsbokslut. Checklistan sparas på en gemensam mapp som systemsamordnare och ett fåtal personer på den centrala redovisningsavdelningen har tillgång till. Däremot sker ingen signering av checklistan. Slutenvård För slutenvården sker betalning endast via faktura. Var 14:e dag skapas fakturafiler i VAS per automatik till patienter som har blivit utskrivna, men även till de som fortfarande är inlagda. Totalt skapas fyra stycken filer, en för varje förvaltning (Hallands sjukhus, sjukhuset i Kungsbacka, Närsjukvården och psykiatrin). Fakturafilerna innehåller en intäktskontering och bokas därmed inte på något avräkningskonto när de överförs till Agresso. Innan fakturering görs kontrollerar GAS om någon patient ska faktureras separat p.g.a. skyddade uppgifter. Det görs ingen uppföljning av att överföringen från VAS till Agresso är fullständig då det inte framgår i filen hur stort belopp eller hur många fakturor som förs över. Iakttagelser: Det görs ingen uppföljning av att fakturafilen för slutenvård har överförts fullständigt från VAS till Agresso. Månadschecklistan som används för att stämma av alla filer lästs in i Agresso sparas på en gemensam mapp som systemsamordnare och ett fåtal personer på den centrala redovisningsavdelningen har tillgång till. Däremot sker ingen signering av checklistan. Region Halland 19 av 22

28 4.13. Avstämningar Det sker ingen avstämning mellan VAS och Agresso då de i dagsläget inte är möjligt. Istället förlitar man sig på de avstämningar man gör av avstämningskonton. Avstämning av kassor Inför varje månadsslut informerar GAS klinikerna om att de ska stänga sina kassor. Alla kliniker måste stänga sina kassor minst två gånger i månaden, men de flesta kliniker gör detta dagligen. Alla kassainbetalningar stäms av månadsvis av fyra personer på GAS. Kontanterna i värdepåsarna som hämtas av Loomis sätts in på ett plusgirokonto för kassaintäkter. Kontantinbetalningarna på plusgirot läses in av GAS dagligen. Information om konto, organisationsnummer och projektkod (en projektkod för varje kassa) läggs upp i Excel. Avstämning av avräkningskonton för respektive betalsätt görs månadsvis av fyra personer på GAS. De tar då ut en lista från Agresso där alla bokningar på respektive projektkod framgår. Insättningar från Loomis kommer ofta in några dagar i efterhand och det görs uppföljning av att de insättningar som ännu inte kommit in kommer in i början på nästa månad. Det är upp till varje klinik att se till att deras kassor blir stängda. Avstämning av kassorna görs av inbetalningsteamet på GAS. Det finns en lista över vem som är ansvarig för avstämning av respektive kassa. Listan bockas av när en kassa är avstämd och bokförd, men det görs ingen uppföljning av listan. Vid bokslut görs en rimlighetsbedömning av kassorna, men det finns ingen formell kontroll för att säkerställa att alla kassor har blivit avstämda. På avstämningsunderlaget fylls saldot för respektive avräkningskonto i huvudboken i samt saldo enligt insättningar från VAS. Om det finns en differens mellan dessa noteras det på underlaget och eventuell bortbokning görs om det anses vara rimligt. Manuella bokföringsorders attesteras inte. Större differenser följs upp mot de kassaavstämningar som har skickats in från verksamheterna. Om det är någon klinik som inte har skickat in kassarapporter upptäcks detta i samband med den månadsavstämning som görs av kassorna. Den månadsvis kassaavstämningen utförs i månaden efter och det finns inga krav på hur snart efter månadsslut avstämningarna ska vara utförda. Vid granskningen fanns det kassaavstämningar som inte var dokumenterade nästan en månad efter månadsslut. Alla kassarapporter kan även tas ut i systemet av GAS. På rapporten framgår det vem som har gjort rapporten och GAS kontaktar då denna person för uppföljning. Om det är någon kassa som inte har blivit stängd kontaktas ansvarig person på kliniken. Avstämning av inbetalningskonton Avstämning av inbetalningskonton görs månadsvis av inbetalningsteamet på GAS. Alla plusgirokonton på Nordea töms automatiskt till ett topp-plusgirokonto, vilket sker dagligen. I slutet av varje månad stäms saldot på toppkontot av mot huvudboken. Avstämningen dokumenteras endast vid bokslut i augusti och december. Region Halland 20 av 22