Papperslösa sammanträden

Transkript

1 Papperslösa sammanträden Rapport Ulf Gustafsson

2 Sammanfattning Övergripande kan man säga att projektet har upplevts övervägande positivt, man ser en utvecklingspotential från styrgruppen och att det här är framtidens verktyg för den politiska organisationen inom kommunen. Från projektgruppens håll, dvs. politikerna, har man uttryckt liknande åsikter men även en del negativa åsikter i form av att det upplevs abstrakt och svårt att förstå samt handskas med handlingarna digitalt. Efterhand projektet rullat på så har dessa synpunkter övergått till att man inte vill bli av med detta verktyg och fortsätta arbeta som man gör nu inom projektet. Det har även resulterat i att sätta högre krav på driftstabilitet och robusthet i systemet från projektgruppen, vilket kan tolkas att man blivit van tekniken och kunnandet ökar inom projektgruppen. Totalt sett kan man konstatera att inlärningströskeln varit relativt låg med tanke på valet av teknisk lösning, både från administration och politiker. Det behövs således utbildningsinsatser för att snabbare komma över inlärningströskeln och därmed fokusera på det politiska uppdraget. Arbeta digitalt på detta vis har ej heller påverkat den politiska beslutsprocessen eller sättet att arbeta då man till viss del redan arbetat pedagogiskt med handlingarna genom att presentera dessa på storbild med hjälp av projektor vid sittande möte, men även att politikerna haft med personliga kopior för egna noteringar och anteckningar. Däremot har man genom att nyttja surfplattan utvecklat kommunikationen politiker emellan genom erfarenhetsutbyte och utvecklat den politiska dialogen via bl.a. social medier. I de leverantörsträffar man haft för att hitta en eller två lösningar att utvärdera genom praktiska tester mot nämnden, så har man kommit fram till en lösning som fungerar ihop med kommunens befintliga ärendesystem Platina. Valet av lösning har även visat sig ge oss mervärden i form av att öppna för fortsatt utveckling av projekt på andra håll, bl.a. mot arkivet gällande digital bevaring, eller digitala arkivet som det även kallas, men även för publicering av handlingar och protokoll, både mot politiker och medborgare. Sammantaget har man konstaterat att detta är en bra och hållbar lösning för Piteå kommun att börja med. De kostnader som projektet tagit på sig i form av licenser för serverplattformen, kan efter projektet användas för att bygga en fungerande lösning för skarp drift gentemot våra olika nämnder och politiker. Utvecklingen går framåt i en rasande fart och vi kan se att om ett par år så kommer marknaden för dessa produkter och tjänster ha mognat och stabilare och bättre system finnas i drift än det vi nu utvärderat. Utöver ovanstående så kan man se andra synergieffekter i den driftlösning som man föreslår från IT-avdelningen för papperslösa sammanträden. Den tekniska driftlösningen man tar fram kommer även att klara av att hantera även det ökade behovet av surfplattor ute i verksamheterna. Initialt så är behovet främst inom skolan 2

3 för lärare och elever där surfplattan kan bli ett komplement i undervisningen och ett potentiellt verktyg för elever med speciella behov. Inom administrationen finns även behov av surfplattor, främst som ett smidigt verktyg i mötessammanhang, men även ute på fältet för t.ex. rapportering, datainsamling, fylla i formulär och så vidare. Projektets rekommendation är att utifrån detta projekt jobba vidare för att införliva papperslösa sammanträden för kommunens nämnder. Projektet rekommenderar även att IT-avdelningen måste jobba vidare med att ta fram en centraliserad hantering av surfplattor för kommunens verksamheter. 3

4 Innehåll Sammanfattning... 2 Innehåll... 4 Definitioner... 5 Projektorganisation... 6 Uppdragsgivare... 6 Styrgrupp... 6 Projektledare... 6 Resurser... 6 Övriga resurser... 6 Målgrupp, Intressenter... 6 Rapportering... 6 Bakgrund... 7 Projektmål... 7 Omvärldsbevakning... 7 Hur långt har vi kommit... 9 Förändring Utvärdering Projektmål Enkätundersökning Ekonomi Förbrukning papper och träd Administration Investering Driftkostnader Besparing Hur går vi vidare Restpunktlista Sekretess Övriga tester Erfarenhet av surfplatta Surfplatta Bärbar dator Lagra dokument centralt Utskrifter Säkerhetskopiering Framtida idéer Rekommendation Förvaltning Driftorganisation Bredinförande Utbildning Översyn av konferenslokaler MDM Ny telefonpolicy och underliggande instruktioner

5 Definitioner Android App Appstore Citrix DAS document Automation Server EPI Google Drive IOS MDM Mobile Device Management Molntjänst Open source PDF Portable Document Format Platina ROI Sammanträdesportalen Smartphones Surfplattor Trådlöst - Wireless 3G Android är ett öppet mobilt operativsystem för främst smartphones och pekplattor, En förkortning för applikation, är ett litet tillämpningsprogram som användaren själv enkelt kan installera, aktivera eller tillåta. App Store är en Internet-baserad affär för nedladdning av tillämpningsprogram. Ett system för att nå resurser (datorkraft, programvara, information) på större avstånd över Internet. Administrationsmodulen i Platina för publicering av dokument och handlingar. Kommunens webblösning för bl.a. Är en molntjänst som möjliggör webbaserad ordbehandling och onlinekalkylblad. Användaren kan dela ut ett dokument så att flera kan redigera det samtidigt. Dokumentet kan sedan sparas ned lokalt på den egna datorn i en mängd olika filformat. Man kan också ladda upp och importera en mängd olika filformat. är ett operativsystem från Apple för användning i Apples mobila enheter Iphone, Ipad och Ipod touch. Ett verktyg för att kunna hantera mobiltelefoner och surfplattor Det är en teknik där stora skalbara resurser, exempelvis processorkraft, lagring och funktioner, tillhandahålls som tjänster på Internet till användare som inte behöver ha den tekniska kunskapen eller kontrollen över infrastrukturen Avser oftast datorprogram där källkoden är tillgänglig att använda, läsa, modifiera och vidaredistribuera för den som vill. Är ett digitalt dokumentformat. Filerna visas på skärm i samma form som de har som utskrivna, så långt skärmens upplösning tillåter. Kommunens ärendehanteringssystem. Return Of Investment -Den tid det tar för en investering att betala sig och för att sen börja ge lönsamhet, även kallat för Annuitetskvot. Den modul i Platina som publicerar handlingar och dokument ur Platina. Är en mobil enhet som kan användas både som avancerad mobiltelefon och som handdator En surfplatta, även kallad pekplatta, pekdator, datorplatta eller kort platta (eng. tablet computer). är en handdator med pekskärm av typ multi-touch, som styrs med hjälp av fingertopparna och är avsedd att kunna hållas i en hand Även kallat Wireless och är en trådlös datakommunikation främst inom fastigheter och lokala nätverk. tredje generationens mobiltelefoni, används bla. för mobil Internetkommunikation. 5

6 Projektorganisation Uppdragsgivare Christer Lindström, ordförande Teknik och Service nämnden Piteå Kommun. Styrgrupp Christer Lindström, ordförande Teknik och Service nämnden Piteå Kommun Sune Lindström, IT-chef Piteå Kommun Maria Hedman, Administrativ chef Piteå kommun Projektledare Ulf Gustafsson, IT-samordnare Piteå Kommun Resurser Resurser i form av personer/företag med kompetens inom området läsplattor och papperslösa sammanträden. Även teknisk personal från Piteå Kommun. - Leverantörer som har tillgång till tekniska lösningar som är till gagn i projektet. - Anders Öhman, IT-avdelningen - Daniel Bergström, IT-avdelningen - Lars-Olof Persson, IT-avdelningen - Ylva Nilsson, Personalkontoret Övriga resurser Tillgång till läsplattor, appar och servermiljö för att kunna utföra tester. Målgrupp, Intressenter De som är tanken och ska dra nytta av projektet i första hand är kommunens nämnder, kommunstyrelse och fullmäktige. Utöver detta så kan även de kommunala bolagen kan dra nytta av kunskapen inom projektet den tekniska lösning som förhoppningsvis kommer fram ur projektet. Rapportering Rapportering kommer att ske av projektledare i skriftlig projektrapport och delges till: - Teknik och Service nämnden samt förvaltningschefer till berörd nämnd - Kommunchef - IT- och driftchef, IT-avdelningen - Övriga förvaltningschefer 6

7 Bakgrund Piteå Kommuns nämnder förbrukar i dag en hel del papper i form av handlingar som ska skrivas ut, kopieras och delas ut till politiker. Detta är inte miljövänligt och kostnadseffektivt i dagens samhälle där kraven på information ökar. Dessa tankegångar har vuxit till sig i flertalet nämnder och det resulterade bl.a. i att Teknik och Service nämnden som påvisade ett stort intresse i att göra tester inom detta, också fick bli kommunens nämnd att prova på att ersätta all pappershantering med ett elektroniskt hjälpmedel och i detta fall med surfplattor. Projektmål Att försöka hitta en fungerande lösning för att kunna genomföra papperslösa sammanträden inom Piteå kommuns samtliga nämnder, så långt det är möjligt, både före, under och efter sammanträdena. Det vill säga ingen nämnd ska normalt behöva skriva ut papper, alla handlingar ska distribueras ut elektroniskt. Lösningen ska även vara robust och långsiktig. En önskan är att lösningen även ska kunna användas för sekretessärenden vilket då kräver en högre säkerhet. Besparingen ligger i att korta ner förberedelsetiderna inför, under och efter alla nämndsmöten samt på användningen av papper, både ekonomiskt och miljömässigt. Omvärldsbevakning Det man kan säga är att när ipad nådde marknaden i Sverige så blev intresset enormt ute bland de svenska kommunerna, man såg potentialen med att använda sig av denna produkt som ett verktyg för att hantera handlingar digitalt och då främst mot den politiska organisationen. Det har medfört att kommuner och även företag runt om i landet efterfrågar just lösningar för ipad, vilket har medfört att leverantörerna skapar sina systemlösningar för digitala handlingar främst eller uteslutande för ipad, och inte för surfplattor baserade på Android. Ser man övergripande på marknaden så ser det ut som Android som operativsystem i mobiler och surfplattor växer och blir större, dvs. tar marknadsandelar av Apple och deras IOS baserade ipad. Detta innebär att inom ett par år kan förutsättningarna vara annorlunda. Eftrsom Android är ett så kallat öppet operativsystem där vem som helst kan utveckla det vidare (OpenSource) så innebär det också att Google inte har kontroll på Android på samma sätt som Apple har på sitt IOS, vilket gör att Googles Android är betydligt mer utsatt för virus och säkerhetsluckor än Apples IOS. Vilket även grundar sig på varför leverantörer av system för digitala handlingar fokuserar sig främst på ipad. Apple har fokuserat sin ipad främst mot konsumentmarknaden vilket man kan se i hanteringen av inköp av appar och hur man knyter upp sina kunder mot Appstore. Det 7

8 här syns väldigt tydligt när man som företag ska försöka handla via centrala inköpskanaler, vilket är ett problem. Idag så arbetar Apple med att hitta en lösning för att det ska bli smidigt att köpa in, konfigurera och supportera surfplattor i ett företag eller kommun. Trotts detta så ser många kommuner vinster och nytta av detta med surfplattor samt att det är ett underordnat och överkomligt problem. Fram till dess så har man hittat andra lösningar på problemet. Parallellt med ovan nämnda problem så har marknaden för så kallade MDM lösningar (Mobile Device Management) fått ett rejält uppsving, dvs. leverantörer som erbjuder verktyg för hantering och styrning av mobiltelefoner och surfplattor vilket blir än viktigare, inte minst utifrån säkerhetssynpunkt men även för att kunna konfigurera och supportera alla användare av mobila enheter. För att man ska lyckas med sina projekt med att gå över till digitala handlingar så är det mer eller mindre ett måste att även införliva en satsning med MDM lösning och genom ett tätt samarbete med sin ITorganisation. Tittar man endast i Norrbotten så törs man nog säga att samtliga kommuner tittar på detta med digitala handlingar i någon form och av dessa så vet man med säkerhet att minst 6 stycken av dessa håller på att införa eller redan infört surfplattor mot den politiska organisationen. IT-Norrbotten, har för att föregå som ett gott exempel, redan infört detta gentemot sin egen bolagsstyrelse, där Piteå kommun själv genom undertecknad, varit delaktig och undervisat styrelsen och bolagsledningen i hantering av verktyg och handlingar. Ett annat exempel är Haparanda där man förutom att politikerna kör med surfplattor för sitt nämndarbete, även beslutat att alla anställda ska ha en smartphone och sen får välja mellan surfplatta eller dator som arbetsverktyg. Detta är ett tydligt tecken på den trend av mobila utvecklingen, dvs. där fler mobila enheter tar över mer och mer av de traditionella verktygen och surfplattorna är ett led i detta. 8

9 Hur långt har vi kommit När det gäller vår egen kommun så har vi valt att driva arbetet i projektform och utvärdera olika lösningar som kan passa vår politiska organisation och då främst mot Teknik och service nämnden. Det som vi sett under resans gång är bl.a. det som beskrivs i omvärldsbevakningen och de leverantörer vi träffat så har alla gärna ställt upp på tester men till väldigt dyra kostnader, vilket inneburit att vi inte kommit längre än till Powerpoint presentationer. Några få leverantörer har inte kunnat presentera en fungerande lösning än, men trotts det är ute och försöker och även lyckas med att sälja sina systemlösningar, vilket visar på det enorma sug som finns ute i landet. Vår leverantör av ärendesystemet Platina har ställt upp och låtit oss testa deras lösning för digitala handlingar, till en billig kostnad. Denna lösning har vi kommit fram till har en bra potential och passar mot vår organisation. Lösningen är integrerad med Platina genom två tilläggsmoduler som man kopplar på det befintliga ärendesystemet: - Det ena är en portal kallad Sammanträdesportalen som man integrerar med kommunens webblösning (EPI) för att publicera valda dokument och handlingar. - Den andra modulen är en publiceringsmotor kallad DAS (Document Automation Server) och som används främst av administratören för att sammanställa alla handlingar och sedan konvertera dessa till en indexerad samlings-pdf och publicera dem i Sammanträdesportalen. Denna modul kan även administratören använda för att publicera dokument för allmänheten att ta del av och för att få ut dokument i ett arkiv vänligt format enligt ISO När väl handlingarna ligger publicerade i sammanträdesportalen så kan nu politikerna ta del av handlingarna via sina surfplattor genom att surfa till sammanträdesportalen för att antingen läsa dem online eller ladda hem handlingarna till sin surfplatta, att ladda hem handlingarna till surfplattan ger mervärden i form av att man nu läsa och göra egna noteringar i sin egen kopia av handlingen på sin surfplatta utan att vara i behov av nätverk. Att ladda hem en kopia av handlingen så motsvarar det att alla politiker sitter traditionellt med egna papperskopior i handen, skillnaden är däremot att nu behöver politikerna inte resa fysiskt till stadshuset för att få tag på sina kopior av handlingarna, utan kan ladda hem dem antingen på resande fot via mobilt bredband eller via trådlöst nätverk i hemmet, stadshuset eller på arbetsplatsen. Lösningen möjliggör även för sekreteraren att på ett enkelt och tidsförkortande sätt, publicera handlingar inför stundande sammanträde och på ett smidigt sätt revidera och göra tillägg in i sista stund inför ett sammanträde. Ytterligare en fördel är att sekreteraren medges möjlighet till att i förväg planera och lägga upp handlingar till kommande möten långt i förväg samt även publicera andra dokument som kan vara av vikt för politikerna, t.ex. reseräkningsblanketter och dylikt. 9

10 Under sittande möte så har man som politiker med sig sin surfplatta och kan där bläddra i sina egna kopior av handlingarna i egen takt och ev. förbereda sig för synpunkter genom marginalanteckningar eller understrykningar. Sekreteraren har kallelse och möteshandlingar projicerat via projektor på storbild där alla kan följa med i mötesordningen allt eftersom ärenden behandlas. Detta ger mervärden i ärendeprocessen och i förberedelserna inför nämndernas möten, dvs. systemet följer den ärendeprocess vi har idag samt underlättar och kortar ner ledtiderna i arbetet med administrationen kring nämnden, både för politiker och administratörer. Övriga system på marknaden som vi inom projektet har utvärderat har inneburit mindre besparingar i arbetstid och ett mer krångligare tillvägagångssätt för att kunna publicera handlingarna till politikerna. Sekreteraren har alltså blivit tvungen att plocka ut alla handlingar som ska med upp till nämnden ur Platina, för att sedan stoppa in handlingarna i en annan server för att kunna publicera handlingarna inför mötet. Dessutom så måste sekreteraren bygga en ny dokumentstruktur i publiceringsservern för varje möte. En sådan lösning innebär även ytterligare kostnader för serverinstallationer och driftansvar för IT-avdelningen. 10

11 Förändring Ambitionen var att under projekttiden fått prova på två olika lösningar, den ena blev Sammanträdesportalen kopplad mot Platina via vår befintliga leverantör Artvise, (leverantör av ärendesystemet) och den andra lösningen skulle bli Meetings från Formpipe. Båda leverantörerna ville ha betalt att vi skulle kunna testa och utvärdera deras lösningar medan Formpipe var dyrast så valde vi att fortsätta testerna med Artvise, dels för att vi under en del av projekttiden fick köra gratis men även för att när dom sen ville ha betalt för fortsatta tester så var det dessutom billigare. Artvise kunde dessutom peka på positiva effekter enligt nedan som även styrgruppen såg väldigt positivt på: - Integration med vårt befintliga ärendehanteringssystem Platina. - En lösning som är öppen på så sätt att man inte låser sig till en viss hårdvara på klientsidan, utan man kan använda sig av en vanlig dator eller valfri surfplatta. - Ett hjälpmedel i fortsatta arbetet med ett digitalt arkiv. - Underlättar publicering av dokument gentemot medborgarna. - Denna- och liknande lösningar används redan av andra kommuner i landet. Då vi betalat licenskostnaderna och installationen för sammanträdesportalen och DAS så innebär det även att vi äger en egen lösning som vi därmed kan använda skarpt om så önskas efter projektet. Dessutom får vi ett verktyg att använda i andra projekt som t.ex. mot arkivets arbete med digital arkivering. 11

12 Utvärdering Projektmål För att utvärdera projektet så här långt så har jag valt att presentera målen i turordning och kommentera dessa under. Målet med projektet är att ta reda på om man kan ersätta pappershantering med en elektronisk hantering av handlingar genom hela nämndsprocessen, före under och efter möten. - Upprättas alla handlingar direkt eller importeras in i Platina så kommer de att vara digitala genom hela kedjan från upprättande till nämnd och beslut, därefter skrivs protokollet ut på arkivbeständigt papper innan justering och underskrift. För att sedan publicera protokollet så scannas det sedan in igen. I framtiden med digitalsignering så kommer detta moment med utskrift, påskrift och inskanning att kunna slopas helt. När så blir aktuellt går inte att säga i dag. - Det finns heller inget hinder för en tjänsteman att skriva ut en handling eller protokoll för att erhålla en papperskopia för distribution i de fall en eller flera mottagare inte kan hantera digitala handlingar. - Utifrån den lösning vi testat så finns möjligheten att även plocka ut handlingar från Platina för digital arkivering. Lösningen stödjer ISO19005 som reglerar hur man bevarar handlingar digitalt och då genom att man kan plocka ut handlingar ur ärendesystemet i formaten PDF/A-1a och PDF/A-1b. Denna funktion är dock inte testad och utvärderad av projektet men funktionen finns i lösningen enligt leverantören. Att försöka hitta en fungerande lösning för att kunna genomföra papperslösa sammanträden inom Piteå kommuns samtliga nämnder, så långt det är möjligt. Det vill säga ingen nämnd ska normalt behöva skriva ut papper, alla handlingar ska distribueras ut elektroniskt. Lösningen ska även vara robust och långsiktig på det sätt att denna lösning ska kunna användas för sekretessärenden som kräver en högre säkerhet. - Projektet har testat och funnit en lösning som man tror passar hela vår kommuns behov. Det förutsätter i så fall att samtliga nämnder använder sig av Platina då den testade lösningen bygger på Platina. - Med denna lösning så kan inte bara administration och tjänstemän jobba digitalt, utan även politiken får den möjligheten. Lösningen är robust och långsiktig på det sätt att lösningen inte är proprietär, med det menas att lösningen bygger på allmän standard för publicering, vilket medger oss att använda oss av vilken typ av surfplatta eller dator som helst för att kunna komma åt och läsa och inte låst via en specifik app. som låser oss till en viss eller fåtal hårdvaruleverantörer. 12

13 - När det gäller sekretesshandlingar så kan inte systemet idag tillgodose oss det målet, faktum är att det inte finns någon lösning som projektet känner till som kan det. Några leverantörer av system för digitala handlingar jobbar på detta men ingen säker lösning har presenterats i skarp drift som klarar de krav som ställs av Datainspektionen under projekttiden. - Här får man förlita sig på att lösa hanteringen av sekretesshandlingar på traditionellt sätt. Socialförvaltningen som exempel löser det genom att de sekretessärenden som måste upp till nämnden går direkt från tjänsteman till nämnden dvs. ärendet passerar inte AU eller beredning. Handlingarna delas ut vid sittande bord av sekreteraren och när mötet är avslutat samlas alla handlingar in igen av sekreteraren, som också kontrollräknar att alla kopior är återlämnade. Denna rutin kan rekommenderas av projektet för andra nämnder att ta fasta på. Besparingen ligger i att korta ner förberedelsetiderna inför, under och efter alla nämndsmöten samt besparingar på användandet av papper, både ekonomiskt och miljömässigt. - Man gör ekonomiska besparingar på utskrifter vilket presenteras i en ekonomisk sammanställning längre ner. - Arbetsmiljömässigt handlar det främst om minskad stress och mer kvalitativ arbetstid. Inom Teknik och service nämnden handlar det om ungefär en hel arbetsdag minskad arbetstid på att hantera papper inför varje möte. - Utifrån en tidigare utförd skrivarutredning under 2006 på Piteå kommun av Atea Sverige AB, där påvisade man en besparing och miljöpåverkan enligt nedan exempel: När det gäller papper går det inte att svara på hur exakt många A4-ark man får ut av ett träd eftersom träden är av olika storlekar, dessutom används inte hela trädet för att tillverka pappersmassa. Ett grovt antagande av hur mycket kopieringspapper som kan tillverkas av 1 m3fub (kubikmeter fast under bark) virke kan dock göras: Kontorspapper består av 50% blekt lövsulfatmassa, 25% blekt barrsulfatmassa och 25% fyllnadsmedel. För att producera 1 ton blekt lövsulfatmassa behövs ca 4,1 m3fub, för att producera 1 ton blekt barrsulfatmassa behövs ca 5,1 m3fub Vedbehovet för att producera 1 ton papper blir då ca 3,3 m3fub. Kopieringspapper har en ytvikt på 80g/m2 och formatet 210 *297 mm2 dvs. 0,06237m2. detta ger ca 5g/A4-ark vilket i sin tur ger kopieringspapper/ton och detta ger slutligen kopieringspapper/m3fub Med en årsvolym i mätområdet på A4-sidor går det åt ungefär 6 m3fub årligen. Från ett verkligt exempel med en avverkning på 429 träd blev utfallet ca 81 m3fub timmer och ca 10 m3fub massaved, kvaliteten på timret och trädens storlekar framgår inte av exemplet. Detta skulle innebära att 257 träd måste avverkas för att få fram 6 m3fub massaved under förutsättning att avverkningsförhållandet är likvärdigt med exemplet. Källa:

14 Man kan konstatera enligt ovan att det går åt 257 träd per år för att täcka en årsförbrukning av st. A4 papper. Det blir ca.153 kartonger kopieringspapper/år, vilket motsvarar 1,6 träd per kartong kopieringspapper. Enkätundersökning För att få en bättre återkoppling av projektgruppen, dvs. politikerna i Teknik och Service Nämnden, så har projektgruppen fått svara på ett antal frågor kring projektet och nyttjandet av digitala handlingar i nämnden. Vid en sammanfattning av enkätsvaren kan man konstatera att man vill ha digitala handlingar och man är övervägande positiv till detta, dock anser man att verktygen har en inlärningströskel och att man trycker på vikten av enkelhet och utbildning. Svaren på enkäten presenteras i bilaga 1. 14

15 Ekonomi Att räkna på ekonomin med Digitala handlingar är inte så enkelt som det låter men här nedan så har vi försökt göra en sammanställning för både kostnader i form av investeringar och driftkostnader samt jämfört detta med kostnaderna för att hantera pappershandlingar. Eftersom detta är ett projekt där man valt att fokusera specifikt på Teknik och Service nämnden som test nämnd, men där man vill få ett underlag för alla nämnder så har den ekonomiska sammanställningen gjorts över ett flertalet nämnder och i detta fallet 7 stycken inkluderat Kommunstyrelse och Fullmäktige. En del värden i kalkylerna är idag endast antaganden men via diskussioner med verksamheterna och IT-avdelningen försökt få fram relevanta ingångsvärden. Det finns även med ingångsvärden som pekar på tidigare utredningar samt fakta som framkommit under projektet. När det gäller ekonomi kring digitala handlingar så var utfallet inte helt oväntat en kostnadsökning år ett, då man är tvungen att införskaffa surfplattor och allt där till. År två så har man däremot det omvända och kan redan nu se en kostnadsbesparing genom att ha möten helt digitalt. Detta bekräftar också vad man hört från andra liknande projekt runt om i landet har kommit fram till. Allt är givetvis hur man räknar och vilka ingångsvärden man vill lyfta in, vilket i sin tur påverkar tiden tills investeringen börjar betala sig, dvs. när man får ROI även kallat för annuitetskvot på svenska (ROI=besparing/investering). Ser man till de ekonomi- och miljövinster så finns incitament att gå vidare och införa detta mot alla våra nämnder. I detta så måste man även väga in mjuka värden som t.ex. bättre arbetsmiljö och effektivisering av arbete i form av tidsbesparing vilket kan mynna ut i minskad stress och bättre arbetsklimat för administrationen samt bättre kundnöjdhet hos politiker och tjänstemän. IT-avdelningen jobbar med att hitta en debiteringsmodell för surfplattor vilket innebär att i denna kalkyl finns endast ett antagande av kostnader för inköp, installation, service och support av surfplattor. 15

16 Förbrukning papper och träd När det gäller miljöaspekten så har vi kommit fram till följande uträkning, dvs. hur mycket papper förbrukar kommunen på ett år och vad motsvarar det i antal träd som går åt i framställandet av mängden papper (se punkten Utvärdering). FÖRBRUKNING Antal papper Antal kartonger Antal träd Per år Administration För att kunna göra en kostnadsberäkning av pappershanteringen över nämnderna så har man utgått från ett medelvärde på 130 sidor per handling. Detta antagande är gjort utifrån antal möten och storlek på samtliga handlingar i Teknik och Service nämnden under Portokostnaderna är Dessa värden är hämtade från Postens prislista för avtalskunder och slaget över alla nämnderna. Samma sak gäller utskriftskostnaderna men då är ingångsvärdena hämtade från den senaste skrivarutredning som gjordes 2011 på Piteå kommun(analys av utskrifter och kopiering). Arbetskostnaderna är baserade på relevanta lönekostnader för en administratör i kommunen samt den tid man beräknat att man lägger ner på hanteringen av pappershandlingar inom nämndadministrationen. Notera dock att inga utskick görs inför beredningsmöten, däremot så återfinns pappershandlingar på bordet i samband med beredningen. De politiker som finns representerade i flera nämnder räknas endast en gång (159st.). För kommunen innebär det en total driftkostnad enligt nedan. KOSTNADER pappershantering/år Utskrifter Portokostnader Arbetskostnader Summa Pappershantering/år Per politiker/år kr kr kr kr kr 16

17 Investering För att jämföra kostnader mellan traditionell pappershantering och en helt digital hantering av handlingar så måste man väga in kostnaderna för investering av utrustning och mjukvara vilket ger kostnader enligt följande. INVESTERING surfplattor inköp av läsplatta kr kr Programvara 38 kr kr Summa investering år kr Driftkostnader När det gäller driftkostnader så har man tagit med licenskostnaderna för de extra moduler till Platina som krävs på server sidan, dvs kr/år. MDM-verktyg (Mobile Device Management) som IT-avdelningen behöver för att kunna installera, konfigurera och säkra upp alla surfplattor motsvarar ca.840kr/år (ett uppskattat värde). Detta innefattar även arbetskostnaden. Mobila bredbandsabonnemanget är placerat som en driftkostnad då det är en löpande kostnad, vilket ger en årskostnad på 852kr/abonnemang. De politiker som finns representerade i flera nämnder räknas endast en gång (159st.). För kommunen innebär det en total driftkostnad enligt nedan. DRIFTKOSTNADER PK Plattform Driftkostnad/år kr 3G Abonnemang/år 852 kr kr Driftkostnad IT/år 840 kr kr Antal politiker i kommun 159 Summa driftkostnader/år kr Per politiker PK 1847 kr 17

18 Besparing År ett så blir det ett kraftigt underskott av naturliga skäl men redan andra året då investering är gjord så kan man konstatera att besparingen infinner sig. Vilket visar sig då man får en ROI på 1,6 år (Return of investment) och hela investeringen har betalat igen sig och man står på noll igen. Kalkylen bygger även på att surfplattan hanteras med direkt avskrivning. I detta så finns dock inte reinvesteringar med då vi idag inte vet hur mycket som måste förnyas pga. trasiga surfplattor eller när surfplattorna blir uttjänta. En riktig lönsamhetskalkyl kan därför inte göras förrän om några år då man kört detta i skarp drift. Anuitetskvot - ROI Investering läsplattor kr Driftkostn. Digitala handlingar/år kr Kostn. Pappershantering/år kr Differens/år kr Tid för återbetalning av investering i år 1,6 18

19 Hur går vi vidare Med en ROI på 1,6 år för endast politikerna är väldigt lätt att räkna hem och utifrån hur behovet ser ut och att införskaffandet av surfplattor växer mer och mer ute i kommunens verksamheter, så ser vi i dag att detta är en trend som kommer att hålla i sig och inget man kan blunda för. Idag så finns det redan uppskattningsvis över 150 läsplattor ute i drift i kommunens verksamheter, dessutom utan någon styrning och central hantering av dem. IT-avdelningen bör verka för att ta fram och sjösätta en fungerande driftlösning för införskaffning och drifthållning samt support av surfplattor både för politiker och tjänstemän. I detta ingår även att hitta en fungerande debiteringsmodell mot verksamheterna som innefattar reinvestering då utrustning går sönder och behöver repareras eller bytas ut. Tanken är att fram till årsskiftet ha en fungerande modell för ovan nämnda. Efter projekttiden så fortsätter Teknik och Service nämnden jobba som under projekttiden då vi redan har den tekniska lösningen installerad och klar och kan brukas. IT-avdelningen kommer att jobba vidare med att designa och införliva sammanträdesportalen i vår befintliga webb, dels för att få till ett snyggare utseende och följa den övriga grafiska profilen som vi har, men även utveckla tjänsten med att kunna publicera beslutade handlingar direkt ut mot medborgare på ett enklare och mer automatiserat sätt än som görs i dag. Möjliggöra även att fylla den med relevant information för politikerna, exempelvis styrdokument, reseräkningsblanketter, anvisningar för hantering av handlingar och surfplattor, med mer. 19

20 Restpunktlista Sekretess Projektet har inte kunnat testa och utvärdera en teknisk lösning för att hantera handlingar med sekretess. Problemet har legat i att de leverantörer som vi utvärderat under projekttiden har inte kunnat presentera en fungerande lösning utifrån de önskemål som fanns i projektet. Däremot kan det vara så att inom en snar framtid så finns det än bättre verktyg och då får man i så fall titta närmare och utvärdera behovet av en sådan lösning då. Övriga tester Projektet har inte lyckats utföra tester med fler lösningar från andra leverantörer. Orsaken till detta är att antingen har man velat ha fullt betalt som för ett skarpt införande, vilket är kostsamt, eller så har leverantörerna visat ett ointresse att låta oss testa överhuvudtaget samt att i ett fall kunde inte ens leverantören leverera en fungerande produkt för test. Erfarenhet av surfplatta En fråga som flera gånger kommit upp under projektet är hur man kan motivera användandet av surfplattor i stället för en dator, eller när finns behovet för en surfplatta kontra dator. Detta har lett till följande sammanställning. Surfplatta Surfplatta är bra på möten och konferenser för presentationer, skriva egna personliga anteckningar. Är man sekreterare och ska skriva protokoll eller mötesanteckningar så kan en bärbar dator ge ett bättre stöd för att utforma mer avancerade textdokument i form av protokoll. Surfplattan är också ett bra verktyg för en tjänsteman på fältet för t.ex. att fylla i formulär vid besiktningar av olika slag eller för att avrapportera till exempel utförda serviceärenden. Dess låga vikt och lilla format samt dess stora batteri kapacitet gör surfplattan ett bra mobilt verktyg. Nackdelar - Sämre stöd för vissa hemsidor på Internet (Flash stöd saknas i ipad) - Ersätter inte en stationär eller bärbar dator på kontoret - Kräver lite tillbehör i form av t.ex. sladdar och tangentbord utifrån användandet - Svår hantering av inköp av mjukvara till jobbet, inköp och licenshantering - Kräver någon form av administrationsverktyg (MDM Mobile Device Management) - Svårare att komma åt och lagra skrivna dokument på kommunens filytor Fördelar: 20