Riktlinjer vid användande av surfplatta inom folkhälsonämnden och folkhälsoförvaltningen

Transkript

1

2 Tjänsteskrivelse Handläggare: Emmy Andersson FHN Folkhälsonämnden Riktlinjer vid användande av surfplatta inom folkhälsonämnden och folkhälsoförvaltningen Sammanfattning Enligt har komunfullmäktige i Karlskoga beslutat att införa surfplattor i sammanträdeshanteringen. Detta innebär att alla ordinarie ledamöter i folkhälsonämnden och ersättare som önskar surfplatta och deltar aktivt i nämndens arbete tilldeladas en surfplatta. Surfplattan användas inom ramen för den enskilde politikerns uppdrag och användas som ett verktyg i tjänsten. Som ett led i att minska användandet av papper har surfplattor även introduceras bland folkhälsoförvaltningens tjänstemän. Surfplattan användas inom ramen för tjänstemannens uppdrag och användas som ett verktyg i tjänsten. Karlskoga kommuns IT-avdelning har tagit fram riktlinjer för mobila enheter och för IT säkerhet inom Karlskoga kommun. Som ett komplement till detta har mer specifika riktlinjer tagits fram för just folkhälsonämnden och folkhälsoförvaltningen, som baserats på de riktlinjer IT-avdelningen framtagit. Riktlinjerna är gällande och revideras efter denna period. Revideringar görs löpande under perioden vid behov och när detta sker informeras nämnd och förvaltning på adekvat sätt. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse den 21 januari 2014 Bilaga 1. Riktlinjer vid användande av surfplatta inom folkhälsonämnden Bilaga 2. Riktlinjer vid användande av surfplatta inom folkhälsoförvaltningen Bilaga 3. Checklista vid återlämning Bilaga 4. Riktlinjer för mobila enheter, Karlskoha kommun c:\temp\eann9fkhh3.doc

3 (2) Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden antar riktlinjer vid användande av surfplattor inom folkhälsonämnden och folkhälsoförvaltningen Emmy Andersson Förvaltningssekreterare Expedieras till Folkhälsonämndens ledamöter Berörda tjänstemän inom folkhälsoförvaltningen

4 Handläggare: Emmy Andersson, Folkhälsoförvaltningen Folkhälsonämndens ledamöter Riktlinjer vid användande av surfplatta i folkhälsonämnden, Beslut om införande Enligt har komunfullmäktige i Karlskoga beslutat att införa surfplattor i sammanträdeshanteringen. Detta innebär att alla ordinarie ledamöter i folkhälsonämnden och ersättare som önskar surfplatta och deltar aktivt i nämndens arbete tilldeladas en surfplatta. Surfplattan ska användas inom ramen för den enskilde politikerns uppdrag och användas som ett verktyg i tjänsten. Politikerportalen För att göra det enklare för ledamöter att komma åt handlingar har Karlskoga kommun införskaffat en politikerportal, i form av en app. Appen heter Politikerrummet och finns att ladda ner utan kostnad via itunes. Möjlighet finns att lägga in åtkomst till flera nämnders sammanträdesrum i portalen, om politikern är aktiv i dessa. Kontakt sker då med förvaltningssekreteraren för den nämnd där åtkomst önskas. Vid frågor eller problem rörande publicerade dokument kontaktas förvaltningssekreteraren. Vid frågor eller problem rörande inloggning och funktionsfel kontaktas Karlskoga kommuns IT avdelning. Uppdatering av servicenät Den första helgfria måndagen i varje månad mellan utförs arbeten på bland annat servrar, datanät och telefonifunktioner. Under denna tid så kan det vara problem med nå exempelvis politikerportalen, den kommunala e-posten och kommunens trådlösa nät. Det kan fungera men störningar kan alltså förekomma under kortare eller längre perioder. c:\temp\eann9fmjlg.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering fkn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

5 (6) Utskick Via politikerportalen Handlingar till folkhälsonämndens sammanträden kommer att finnas tillgängliga i politikerportalen senast fem dagar innan sammanträdet. Handlingar kan komma att vara tillgängliga i politikerportalen innan de är färdigställda och innan officiellt utskick sker. Ledamöterna ombeds därför avvakta med att läsa handlingarna till dess att de meddelas, via mail, att handlingarna inför sammanträdet är tillgängliga. Om handlingar uppdateras eller revideras i politikerportalen meddelas ledamöterna detta via mail. Det är varje enskild ledamots ansvar att ha handlingar tillgängliga på sammanträdet. Detta kan innebära att synkronisera handlingarna till offline mode i politikerportalen samt se till att surfplattan är laddad. Pappersutskick I och med införandet av surfplattan kommer användandet av pappersutskick att upphöra. Folkhälsonämnden avser att utrusta alla aktiva ledamöter inom nämnden, både ordinarie och ersättare, med surfplattor. I och med detta kommer nämndens sammanträdeshandlingar i första hand att delges i elektronisk form och endast i pappersform i speciella fall. De som tidigare fått handlingar i pappersformat informeras när detta upphör. Mailadress Som en del i införandet av politikerportalen tilldelas ledamöterna, både ordinarie och ersättare, en mailadress som är bunden till Karlskoga kommun. Den kommunala mailadressen används i kontakt mellan politikerna och kommunen, om inget annat anges till förvaltningssekreteraren. De utdelade surfplattorna installeras så att den är kopplad till den kommunala eposten. Det finns även möjlighet för ledamoten att koppla sin privata mail till surfplattan. Om detta görs ansvarar ledamoten för att de regler och riktlinjer som finns inom Karlskoga kommun gällande säkerhet och uppförande följs. Vid användning av mailfunktionen i surfplattan gäller samma offentlighets-, sekretess- och arkivregler som för papperspost. Var och en som sänder eller tar emot e-post måste själv bedöma om en försändelse är allmän handling eller inte. Sekretesskyddade uppgifter, vare sig de rör personuppgifter eller är av annat slag, bör inte skickas över e- postsystemet eller via 3G nätet.

6 (6) Kostnader Inköp Varje enskild nämnd bekostar inköpet av surfplattor till sina ledamöter. Vid de tillfällen som en politiker är ledamot i flera nämnder tillfaller kostnaden den nämnd där ledamoten är ordinarie. Inköpande nämnd är även den nämnd som ansvarar för surfplattan och eventuella problem som uppstår. App store och itunes App store används för att ladda ner de appar som är användbara inom ramen för det politiska uppdraget och som inte finns installerade på surfplattan vid utlämnandet. Appar får hämtas ned från kända och välrenommerade bibliotek om behov föreligger. I app store finns det både gratisappar och betalningsappar. Det är möjligt att genomföra köp av appar som kräver betalning, genom att ange och koppla ett betalningskort till sitt Apple-ID. Om köp genomförs och kommunen faktureras för enskilda ledamöters inköp, står ledamoten själv för den fakturerade kostnaden. 3G Varje surfplatta utrustas med ett SIM-kort som ger möjlighet att koppla plattan upp mot 3G nät. Karlskoga kommun har fasta abonnemang på 1 GB i månaden och när detta har använts upp kommer det gå segt att surfa på 3G nätet. Surf genom 3G nätet är avsett för det politiska uppdraget. Surfplattan kan kopplas upp mot ett Wi-Fi nät när detta finns tillgängligt och det är fördelaktigt att detta görs om det finns möjlighet. Känslig eller sekretessbelagd information diskuteras inte via surfplattan då den trådlösa kommunikationen kan ge möjlighet till avlyssning. Vid utlandsresor och dylikt där större kostnader är förknippade med surf på 3G nätet, ansvarar den enskilde för att vara medveten om dessa kostnader. Den enskilde ansvarar för att koppla bort 3G nätet eller själv betala för de förhöjda kostnaderna. Om kostnader tillkommer till följd av utlandsresa står ledamoten själv för kostnaden. Om utlandsresa ska genomföras inom ramen för det politiska uppdraget och uppkopling mot 3G nätet krävs, kontaktas förvaltningschef för beslut om eventuell avvikelse från ovanstående regel.

7 (6) Säkerhet Karlskoga kommuns säkerhetspolicy Vid tilldelning av mailadress och utdelning av surfplatta mottager ledamoten information om användar-id, lösenord och epostadress. Ledamoten signerar även att denne bland annat är medveten om att epostadressen kan användas på kommunens hemsida och att denne tagit del av Karlskoga kommuns information, råd och policy för IT-säkerhet. Ledamoten förväntas därmed vara medveten om och följa de regler som fastställts av Karlskoga kommuns IT-avdelning. Surfplattan är Karlskoga kommuns egendom och användaren har därför ett ansvar att säkerställa att användingen av surfplattan inte bryter mot Karlskoga kommuns regler. Uppförande Det är inte tillåtet att besöka webbsidor eller lagra filer som innehåller rasistiskt, pornografiskt eller annat material som kan uppfattas som kränkande mot enskilda personer eller grupper. Vid inträffad överträdelse kan kommunen utan dröjsmål stänga av användare, och överlämna bevismaterial till polismyndighet samt polisanmäla överträdelsen. Förvaring och hantering Den information som finns på surfplattan kan vara av känslig natur och det är ledamotens ansvar att ingen obehörig får åtkomst till surfplattan och dess information, samt att den förvaras på ett säker vis och att den inte lämnas obevakad på allmän plats. Om integritetskänsliga uppgifter förvaras på surfplattan ska uppgifterna raderas när dessa inte längre är nödvändiga att lagra. Surfplattan ska alltid lösenordskyddas med lösenkod när skärmsläckaren är aktiverad. Automatisk låsning av surfplattan efter viss tid av inaktivitet ska alltid vara aktiverad. Ledamoten kan bli personligt ansvarig om användar-id eller om enheten eller information kommer i orätta händer. Surfplattan ska alltid skyddas av skalskydd, för att minimera risken för skador. Ledamoten åtar sig att hantera surfplattan ansvarsfullt och försiktigt. Det är inte tillåtet att permanent ändra surfplattans innehåll eller utseende från det skick den innehade vid utlämnande. Detta gäller även för de medföljande apparater som hör till surfplattan och som lämnats ut av kommunen.

8 (6) Varje surfplatta tilldelas ett ID-nummer och etikett på baksidan. Detta får inte avlägsnas. Inga andra etiketter eller klistermärken får sättas på surfplattan. Surfplattan utrustas med en invisible shield som skyddar skärmen mot repor och dylikt. Denna får inte avlägsnas och skärmen ska rengöras på lämpligt sätt som inte skadar enheten. Skador och stöld Skada Vid skada anmäls detta snarast till Karlskoga kommun, via kontakt med förvaltningssekreteraren. Detta gäller för alla skador, oavsett om det påverkar surfplattans prestanda och funktionalitet eller är en repa. Vid kontakt ska en beskrivning av hur skada inträffats lämnas, i försäkringssyfte. Efter kontakt med förvaltningssekreteraren lämnas surfplattan till Mobilect, som är samarbetspartner, för värdering av reparationskostnaden. Det är förvaltningschefen, i samråd med ITavdelningen och Mobilect, som tar beslut angående surfplattan och eventuell reparation av befintlig surfplatta eller ersättningsplatta. Skador som skett till följd av tydlig vanvård, misskötsel eller i brott mot Karlskoga kommuns regler angående IT-säkerhet beskostas av den enskilda ledamoten. Bedömningen av dessa fall görs av folkhälsoförvaltningen, i samråd med IT-avdelningen. Stöld Vid stöld görs en anmälan hos polisen och kontakt sker snarast med Karlskoga kommun, via kontakt med förvaltningssekreteraren. Vid kontakt ska en beskrivning av hur stölden inträffat lämnas, i försäkringssyfte. Vid förlust av surfplattan ska lösenord till kommunala system, som e- post och politikerappen, omgående bytas. Stöld som skett till följd av tydlig vanvård, misskötsel eller i brott mot Karlskoga kommuns regler angående IT-säkerhet kan komma att beskostas av ledamoten. Bedömningen av dessa fall görs av folkhälsoförvaltningen, i samråd med IT-avdelningen. Privat användning Surfplattan kan användas till privat bruk i den mån användingen inte bryter mot Karlskoga kommuns policy rörande säkerhet och uppförande. Samma regler som gäller vid användning av kommunens elektroniska enheter inom ramen för ledamotens politiska uppdrag, är även verksamma vid användning av enheten för privat bruk.

9 (6) Surfplattan lämnas ut för individuellt bruk i arbetet, vilket innebär att det är personen som ansvarar för surfplattan som ska använda den. Begränsa därför användandet av surfplattan av andra, exempelvis familjemedlemmar och vänner, då surfplattan kan inneha känsligt material. Om det finns integritetskänslig information förvarad på surfplattan får den inte användas av någon annan än ledamoten själv. Köp som görs via surfplattan medan den är i ledamotens ägo ansvarar ledamoten för. Vid privat bruk bekostar ledamoten själv kostnader som fakturerats Karlskoga kommun. Avslutat uppdrag Surfplattan är Karlskoga kommuns egendom och återlämnas skyndsamt till förvaltningen när uppdrag upphör. Eventuella avvikelser från denna regel bestäms mellan ledamoten och förvaltningschefen. Vid återlämnande ska surfplattan samt övriga tillbehör som utdelats av förvaltningen återlämnas. Detta omfattar, men begränsas inte till, följande: - Surfplatta - Laddare - Invisible shield - Skal I tjänsten Emmy Andersson Förvaltningssekreterare Telefon: E-post: emmy.andersson@karlskoga.se

10 Handläggare: Emmy Andersson, Folkhälsoförvaltningen Anställda inom folkhälsoförvaltningens Riktlinjer vid användande av surfplatta inom folkhälsoförvaltningen, Inköp och kostnader Beställning Folkhälsoförvaltningen står för inköp av surfplattor och bedömningen av vilka anställda som anses behöva surfpatta i sitt arbete görs av förvaltningschefen. App store och itunes App store används för att ladda ner de appar som är användbara inom ramen för tjänsten och som inte finns installerade på surfplattan vid utlämnandet. Appar får hämtas ned från kända och välrenommerade bibliotek om behov föreligger. I App store finns det både gratisappar och betalningsappar. Det är möjligt att genomföra köp av appar som kräver betalning, genom att använda värdekort eller koppla betalningen till ett bankkort. Vid utdelning av surfplattan kan den anställda tilldelas ett värdekort som används i itunes och App store, om förvaltningschef beslutar detta. Värdekort blir då kopplat till det Apple-ID som den anställda anger vid mottagandet av surfplattan. Detta innebär att värdekortet är personligt och när värdekortet kopplats till ett Apple-ID kan det inte återanvändas av någon annan förutom den som skapat Apple-ID. Det är möjligt att genomföra köp där värdekortet inte används, genom att den anställda anger och kopplar ett betalningskort till sitt Apple-ID. Om den anställde behöver göra inköp som är nödvändiga för arbetet och önskar få ett värdekort eller att inköpet går utöver beloppet på redan utdelat värdekort, kontaktas förvaltningschefen som beslutar om ytterligare belopp beviljas. Vid andra köp där kommunen faktureras för anställdas inköp, står den anställda själv för kostnaden. c:\temp\eann9fmjlj.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering fkn@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

11 (5) 3G och Wi-Fi Varje surfplatta tilldelas ett SIM-kort, vilket ger möjlighet att koppla upp mot 3G nät. Karlskoga kommun har fasta abonnemang på 1 GB i månaden och när detta har använts upp kommer det gå segt att surfa på 3G nätet. Surf genom 3G nätet är avsett för arbete som ingår i den anställdes tjänst. Surfplattan kan kopplas upp mot ett Wi-Fi nät när detta finns tillgängligt och det är fördelaktigt att detta görs om det finns möjlighet. Känslig eller sekretessbelagd information diskuteras inte via surfplattan då den trådlösa kommunikationen kan ge möjlighet till avlyssning. Vid utlandsresor och dylikt där större kostnader är förknippade med surf på 3G nätet, ansvarar den enskilde för att vara medveten om dessa kostnader. Den enskilde ansvarar för att koppla bort 3G nätet eller själv betala för de förhöjda kostnaderna. Om kostnader tillkommer till följd av utlandsresa står den anställde själv för kostnaden. Om utlandsresa ska genomföras inom ramen för tjänstemannauppdraget och uppkopling mot 3G nätet krävs, kontaktas förvaltningschef för beslut om eventuell avvikelse från ovanstående regel. Mail Mailfunktionen på surfplattan synkroniseras med den anställdes kommunala mailadress. Det finns även möjlighet för den anställde att koppla sin privata mail till surfplattan. Om detta görs ansvarar den anställda för att de regler och policys som finns inom Karlskoga kommun gällande säkerhet och uppförande följs. Vid användning av mailfunktionen i surfplattan gäller samma offentlighets-, sekretess- och arkivregler som för papperspost. Var och en som sänder eller tar emot e-post måste själv bedöma om en försändelse är allmän handling eller inte. Sekretesskyddade uppgifter, vare sig de rör personuppgifter eller är av annat slag, bör inte skickas över e-postsystemet eller via 3G nätet. Skulle ändå en sekretesshandling mottagas via e-post så måste den vidarebefordras till nämndens/styrelsens diarium. Handlingen tas sedan bort från e-postens konto.

12 (5) Säkerhet Karlskoga kommuns säkerhetspolicy Vid utlämning av surfplattan signerar den anställde att denne tagit del av Karlskoga kommuns information, råd och policy för IT-säkerhet. Den anställde förväntas därmed vara medveten om och följa de regler som fastställts av Karlskoga kommuns IT-avdelning. Surfplattan är Karlskoga kommuns egendom och användaren har därför ett ansvar att säkerställa att användingen av surfplattan inte bryter mot Karlskoga kommuns regler. Uppförande Det är inte tillåtet att besöka webbsidor eller lagra filer som innehåller rasistiskt, pornografiskt eller annat material som kan uppfattas som kränkande mot enskilda personer eller grupper. Vid inträffad överträdelse kan kommunen utan dröjsmål stänga av användare, och överlämna bevismaterial till polismyndighet samt polisanmäla överträdelsen. Förvaring och hantering Den information som finns på surfplattan kan vara av känslig natur och det är den anställdes ansvar att ingen obehörig får åtkomst till surfplattan och dess information, samt att den förvaras på ett säker vis och att den inte lämnas obevakad på allmän plats. Om integritetskänsliga uppgifter förvaras på surfplattan ska uppgifterna raderas när dessa inte längre är nödvändiga att lagra. Surfplattan ska alltid lösenordskyddas med lösenkod när skärmsläckaren är aktiverad. Automatisk låsning av surfplattan efter viss tid av inaktivitet ska alltid vara aktiverad. Den anställde kan bli personligt ansvarig om användar-id eller om enheten eller information kommer i orätta händer. Surfplattan ska alltid skyddas av skalskydd, för att minimera risken för skador. Den anställde åtar sig att hantera surfplattan ansvarsfullt och försiktigt. Det är inte tillåtet att permanent ändra surfplattans innehåll eller utseende från det skick den innehade vid utlämnande. Detta gäller även för de medföljande apparater som hör till surfplattan och som lämnats ut av förvaltningen. Varje surfplatta tilldelas ett ID-nummer och etikett på baksidan. Detta får inte avlägsnas. Inga andra etiketter eller klistermärken får sättas på surfplattan.

13 (5) Surfplattan utrustas med en invisible shield som skyddar skärmen mot repor och dylikt. Denna får inte avlägsnas och skärmen ska rengöras på lämpligt sätt som inte skadar enheten.. Skador och stöld Skada Vid skada anmäls detta snarast till Karlskoga kommun, via kontakt med förvaltningsassistent eller förvaltningssekreterare. Detta gäller för alla skador, oavsett om det påverkar surfplattans prestanda och funktionalitet eller är en repa. Vid kontakt ska en beskrivning av hur skadan inträffat lämnas, i försäkringssyfte. Surfplattan lämnas till Mobilect, som är samarbetspartner, för värdering av reparationskostnaden. Förvaltningschefen, i samråd med ITavdelningen och Mobilect, tar beslut angående reparation av befintlig surfplatta eller ersättningsplatta, beroende på skadans omfattning. Skador som skett till följd av tydlig vanvård, misskötsel eller i brott mot Karlskoga kommuns regler angående IT-säkerhet kan komma att beskostas av den anställde. Bedömningen av dessa fall görs av förvaltningschefen, i samråd med IT-avdelningen. Stöld Vid stöld görs en anmälan hos polisen och kontakt sker snarast med Karlskoga kommun, via kontakt med förvaltningsassistent eller förvaltningssekreteraren. Vid kontakt ska en beskrivning av hur stölden inträffat lämnas, i försäkringssyfte. Vid förlust av surfplattan ska lösenord till kommunala system, som e- post, omgående bytas. Stöld som skett till följd av tydlig vanvård, misskötsel eller i brott mot Karlskoga kommuns regler angående IT-säkerhet kan komma att beskostas av den anställde. Bedömningen av dessa fall görs av förvaltningschefen, i samråd med IT-avdelningen. Privat användning Surfplattan kan användas till privat bruk i den mån användingen inte bryter mot Karlskoga kommuns policy rörande säkerhet och uppförande. Samma regler som gäller vid användning av kommunens elektroniska enheter inom ramen för den anställdes arbete, är även verksamma vid användning av enheten för privat bruk. Surfplattan lämnas ut för individuellt bruk i arbetet, vilket innebär att det är personen som ansvarar för surfplattan som ska använda den. Begränsa därför användandet av surfplattan av andra, exempelvis familjemedlemmar och vänner, då surfplattan kan inneha känsligt

14 (5) material. Om det finns integritetskänslig information förvarad på surfplattan få den inte användas av någon annan än den anställde själv. Köp som görs via surfplattan medan den är i den anställdes ägo ansvarar den anställde för. Vid privat bruk bekostar den anställde själv kostnader som fakturerats Karlskoga kommun. Avslutat uppdrag Surfplattan är Karlskoga kommuns egendom och återlämnas skyndsamt till förvaltningen när uppdrag upphör. Eventuella avvikelser från denna regel bestämt mellan anställd och förvaltningschefen. Vid återlämnande ska surfplattan samt övriga tillbehör som utdelats av förvaltningen återlämnas. Detta omfattar, men begränsas inte till, följande: - Surfplatta - Laddare - Invisible shield - Skal I tjänsten Emmy Andersson Förvaltningssekreterare

15 Handläggare: Emmy Andersson, Folkhälsoförvaltningen Checklista vid återlämnande av surfplatta Vid återlämnande av surfplatta krävs signatur av både den som återlämnar samt den som mottager surfplattan. Namn: ID nummer på surfplatta: Inlämnade tillbehör: Surfplatta Datum: sign: Skalskydd Datum: sign: Invisible shield Datum: sign: Laddare Datum: sign: VGA adapter Datum: sign: Telefonkort Datum: sign: Hörlurar Datum: sign: Värdekort Datum: sign: Om något utlämnat tillbehör ej återlämnats, ange orsak: c:\temp\eann9fmjlk.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

16 (4) Tidigare rapporterade skador/stölder som skett när enheten varit till individens förfogande: Stöld Skada Datum Kort beskrivning av skadan/stölden samt åtgärd Stöld Skada Datum Kort beskrivning av skadan/stölden samt åtgärd Stöld Skada Datum Kort beskrivning av skadan/stölden samt åtgärd Stöld Skada Datum Kort beskrivning av skadan/stölden samt åtgärd

17 (4) Skador vid återlämnande Vid återlämnande rapporteras följande skador/skavanker:

18 (4) Kostnadsbelastning Åläggs återlämnande part att bekosta reparation eller ersättning av enhet, tillbehör eller dylikt till följd av skada, stöld eller ej inlämnat tillbehör: Ja Nej Om ja, ange vad som bekostas och summa: Återlämnande part Intygar att alla uppmärksammade skador/skavanker fyllts i rapporten och att surfplatta samt utlämnande tillbehör återlämnats i gott skick, om inget annat angetts i rapporten Namnunderskrift Datum för återlämnande _ Mottagande part Intygar att alla uppmärksammade skador/skavanker rapporterats och att surfplatta samt utlämnade tillbehör återlämats i gott skick, om inget annat angetts i rapporten Namnunderskrift Datum för mottagande _

19 Riktlinjer för hantering av mobila enheter

20 Förord Mobila enheter utgör idag ett viktigt arbetsredskap och är en stor informationskälla. Rätt använda kan smarta telefoner, surfplattor och andra mobila enheter med allt som denna nya teknik medför vara en viktig del i det dagliga arbetet utan att var en säkerhetsrisk för vår organisation. För att förhindra informationsförluster vid stölder, ägarbyte, falska applikationer eller skadlig kod har denna vägledning tagits fram. Med stöd av denna kan organisationen vara trygg i hanteringen av politikers, anställdas och brukares mobila enheter. Thommy Andersson IT-Chef

21 SYFTE De mobila enheterna är framförallt framtagna för den privata marknadens krav på funktionalitet, utan att garantera säkerheten i enheterna. Den mobila enheten har idag växt till ett arbetsredskap för användaren, för att underlätta utförandet av ordinarie arbetsuppgifter /verksamhet. Snabba, klara och tydliga svar är grunden för en effektiv service, vilket lätt kan uppfyllas med den mobila enhetens applikationer. Syftet med dessa riktlinjer är att klargöra det ansvar som åligger de olika rollerna och därmed klargöra vad var och en kan förvänta sig. ANSVAR Kommunens IT-avdelning ansvarar för att följa utvecklingen och implementera de tjänster som bedöms kostnadseffektiva teckna avtal med operatör och leverantörer avseende hårdvara och grundläggande funktioner samordna, standardisera och ge stöd till förvaltningarna i samband med inköp av kommunägda mobila enheter loggning och debitering följer de lagar och avtal som upprättats Chefer inom kommunen ansvarar för att medarbetare/politiker/brukare har rätt arbetsredskap och kännedom om hur dessa används medarbetare delges dessa riktlinjer verksamheten följer datainspektionens allmänna råd för informationssäkerhet internkontroll av konto och kostnader uppfylls Medarbetare inom kommunen ansvarar för att ha kunskap om hur man använder de mobila enheterna, via manual och riktlinjer ta ett personligt ansvar för de mobila enheter man har som arbetsredskap, vid eventuell förlust av mobil enhet, omgående meddela arbetsställets ansvarige användandet av mobila enheter sker respektfullt och lagenligt vid avslut återställa mobila enheten till originalskick och radera data av personlig karaktär såsom E-post, bilder mm

22 INSTALLATION OCH UPPKOPPLING INSTALLATION Förvaltningarna beställer nya enheter enligt, av IT-avdelningen, framtagna rutiner och modeller För samtlig anställd personal, som erhåller smarta telefoner/surfplattor, installeras tillgång till e-post. I de fall det finns applikationer för förvaltningsunika eller kommungemensamma system installeras dessa. För samtliga förtroendevalda, som erhåller smarta telefoner/surfplattor, installeras de applikationer som används i Karlskoga kommun för att underlätta förtroendeuppdraget. Finns kommunal e-postadress installeras tillgång till denna I skolmiljön ansvarar utsedda pedagoger/personal för tillgång och installation av applikationer lämpliga för utbildning. Installation av fria applikationer ansvarar den enskilde för UPPKOPPLING Uppkoppling kan ske via mobil operatör. SIM-kort erhålls i samband med beställning eller användarbyte av mobil enhet Anställd personal och andra användare, som befinner sig i kommunala lokaler, kan med fördel kopplas upp via kommunens trådlösa nätverk Om anställd befinner sig utomlands skall det mobila nätverket stängas av för att minska kostnaderna TEKNISKA SKYDD Uppdatering av mobila enheter skall ske snarast av användare vid uppmaning Inloggning i kommunens nätverk sker på ett säkert sätt och aktiviteterna loggas Synkronisering av kommunal information sker via en säker uppkoppling. Källdokument på kommunala servrar skyddas mot virus och skadlig kod Förlust av mobil enhet skall genast spärras, för att förhindra informationsförlust och onödiga kostnader Vid byte av användare skall den mobila enheten återställas i ursprungligt skick innan ny användare kan börja nyttja sina resurser. Detta gäller även minneskort. Vid skrotning av mobil enhet skall enheten fabriksåterställas

23 ANVÄNDNING OCH LAGRING ANVÄNDNING Anställda och förtroendevalda som erhåller mobil enhet, såsom sin egen, i tjänsten skall kvittera ut denna och vara medveten om de säkerhetsföreskrifter som finns De mobila enheterna skall förvaras på ett betryggande sätt som försvårar för stölder eller informationsförlust. Den mobila enheten ska skyddas med PIN-kod. Privat användning är tillåten enligt kommunens IT-säkerhet. Vid privat användning av kommunens mobila enheter ska användaren ändå följa de lagar och riktlinjer som gäller för mobila enheter. Användaren skall inte exponera kommunala telefonnummer eller e-postadresser till sociala medier om detta inte ingår i tjänsten. Användaren har ansvar för att vidta de säkerhetsåtgärder som är nödvändiga för att skydda de personuppgifter man har åtkomst till. Användaren skall vara uppmärksam på okänd information som skickas till den mobila enheten och vid varje tillfälle göra en bedömning av innehållet för att minimera riskerna för virus och skadlig kod Installation av applikationer, appar, ska ske från kända och välrenommerade bibliotek om behov föreligger Diskutera inte sekretessbelagd information via mobil enhet, då den trådlösa kommunikationen kan ge möjlighet till avlyssning Vid förlust av mobil enhet med applikationer och e-post skall lösenorden till de kommunala systemen omgående bytas. LAGRING Lagring av lösenord och annan sekretessbelagd information skall undvikas E-post eller annan kommunal information skall gallras ur den mobila enheten så fort den inte längre är aktuell