Mikromarc 3 Kursmanual
|
|
- Rune Lundberg
- för 6 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Mikromarc 3 Kursmanual Version 6.55 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, september
2 Innehåll INNEHÅLL... 2 INLOGGNING... 5 STARTSIDAN... 7 KOMMA IGÅNG MED MIKROMARC BIBLIOTEKSENHETER... 8 Redigera enhetsinformation... 8 Skapa ny biblioteksenhet Ta bort enhet ENHETSGRUPPER Skapa ny enhetsgrupp Redigera enhetsgrupp NY ANVÄNDARE I MM Skapa ny användare Redigera användare Användargrupper Redigera användargrupp Skapa ny användargrupp E-POST OCH SMS KATALOG MARC 21-FORMATET MARC-POST OCH EXEMPLAR Katalogisera ny post Registrera ny post från katalogmall Registrera ny post i F3 Dokument och F4 MARC MARC-fält Skapa nytt fält MARC-fält Ta bort MARC-fält Ångra Flytta MARC-fält Klipp och klistra Spara post Kopiera post från en annan katalog i den egna databasen Flytta post från en katalog till en annan Hämta post från extern databas Ange katalogmall vid import från extern databas Dubblettkontroll Filterinställningar Importera poster från andra externa databaser Bibliografisk service Beställningsinformation från leverantörer Exemplar Skapa nytt exemplar Redigera exemplar Visningsalternativ DUBBLETTKONTROLL Slå samman dubblettposter AUKTORITETSREGISTRET Användning av auktoritetsregistret vid katalogisering Se-hänvisningar Ändra term
3 Ersätta en term med en annan Ta bort term GALLRING Gallra post Gallra poster utan exemplar Gallra exemplar Söka upp gallrade poster och exemplar i katalogen Återställ gallrad post Återställ gallrat exemplar SÖKNING Enkel sökning Utökad sökning Indexsökning Avgränsa sökning Visning av sökresultat (träfflista) Skriva ut träfflista Exportera träfflista till Excel, Word och OpenOffice Nyhetslista KATEGORIER Lägga till, ta bort eller redigera en kategori In- och utregistrering av exemplar Utskrift av etiketter från kategori LÄGGA TILL ELLER TA BORT KATALOG LÅNETYP Skapa ny lånetyp Flytta exemplar från en lånetyp till en annan CIRKULATION KOMMA IGÅNG MED CIRKULATIONSMODULEN Reservationssamarbete Hur fungerar samarbetsinställningarna? Vilka inställningar ska göras? Samarbete med varierande prioritet Kalender Avvikande öppettider Låntagargrupper och klasser Skapa ny låntagargrupp Skapa ny klass Flytta låntagare mellan klasser Lånevillkor Skapa nytt lånevillkor Redigera lånevillkor Tidsavgränsat undantag till lånevillkor Sök lånevillkor Avgifter Avgift per sänt kravbrev Avgift per krävt exemplar Avgift per försenat exemplar Kontroll av åldersgräns och låntagares ålder Skrivarinställningar REGISTRERA NY LÅNTAGARE Låntagarbilden
4 Postnummerservice Sökexempel Inaktivera tjänsten SPAR-koppling Inställningar Registrera låntagare med hjälp av SPAR LÅNTAGARSÖKNING REDIGERA LÅNTAGARE Lån Reservationer Konto Ny skuld LÅNEHISTORIK Aktivera funktionen per låntagargrupp Aktivera funktionen per låntagare Inaktivera lånehistorik per låntagare Inaktivera lånehistorik per låntagargrupp Flytt av låntagare med lånehistorik VÅRDNADSHAVARE Inställningar för låntagargrupp med vårdnadshavare UTLÅN ÅTERLÄMNING Låntagarhistorik OMLÅN RESERVATION Reservationsrutinen Skapa titelreservation Kölista Regler för utlån vid kö Plocklistor för reserverade titlar och exemplar Plocklista för reserverade titlar med exemplar som har status Tillgängligt Plocklista för reserverade exemplar som ska sändas till en annan enhet Plocklista för reserverade exemplar under transport Plocklista för exemplar på reservationshyllan, där avisering inte har sänts Ej avhämtade reservationer Rapport för reservationer som inte kopplats till något exemplar Seriell och parallell reservation Exemplarreservation Reservation av volym Reservationsinställningar Reservationer i Webbsök UTLÅNSMEDDELANDEN Meddelandesätt Inställningar för utlånsmeddelanden Konfigurera meddelanderutiner Inställningar i låntagarbilden Schemaläggning av meddelanderutin för automatisk körning SKULDHANTERING SJÄLVBETJÄNING FJÄRRÅTERLÄMNING MEDDELANDEN WEBBSÖK LÅNTAGARÄNDRING WEBBSÖK GENERELLT MEDDELANDE
5 WEBBSÖK AVBESTÄLLNING WEBBSÖK BESTÄLLNING WEBB-FÖRFRÅGAN WEBBKONFIGURATION ÄNDRA STARTSIDAN Ändra texter Nyhetslistorna ÄNDRA VÄNSTERMENYN ÄNDRA SIDAN OM OSS ÄNDRA LOGOTYP VEM HAR EXEMPLARET Inloggning När du startar Mikromarc 3 visas denna inloggningsruta. Uppkoppling är i regel redan angivet och önskat språk väljs i scrollisten. Ange användarnamn och skriv in din säkerhetskod. Klicka sedan på OK för att logga in. I denna bild har du också möjlighet att byta säkerhetskod. Beroende på vilken behörighet du har i Mikromarc, kan du behöva specificera vilken biblioteksenhet som du vill logga in mot. Varje biblioteksenhet motsvaras av ett fysiskt bibliotek (huvudbibliotek eller filial) eller en avdelning på biblioteket. Markera det bibliotek som du vill logga in mot och klicka på OK. 5
6 6
7 Startsidan Programmet startar alltid i Cirkulationsmodulen (under förutsättning att du har tillgång till denna modul). Alla programmoduler är tillgängliga i samma gränssnitt, och du navigerar enkelt mellan dem med hjälp av vänstermenyn eller alternativet Modul i den övre menyraden. Observera att du endast ser de moduler som du har behörighet till. Du kan när som helst trycka F1 på tangentbordet för att få hjälp med den del av programmet som du arbetar med. Du kan också själv söka efter information i online-hjälpen, genom att klicka på Hjälp i den övre menyraden. 7
8 Komma igång med Mikromarc 3 Detta avsnitt beskriver de generella inställningar som du behöver göra i administrationsmodulen innan du kan börja arbeta med Mikromarc. För att kunna göra dessa inställningar behöver du ha behörigheten administratör. Biblioteksenheter Biblioteksenheter används i Mikromarc för att beskriva bibliotekets organisation och struktur. Beskrivningen har betydelse framförallt för lånevillkoren, men också för att det dagliga arbetet ska fungera smidigt, t.ex. vid reservationer och utlån mellan bibliotekets olika enheter. Med biblioteksenheter menas i detta sammanhang både huvudbibliotek, filialer och avdelningar, men det finns en väsentlig skillnad mellan dessa begrepp. Medan ett huvudbibliotek och en filial är ett bibliotek i en egen byggnad, kan en avdelning vara ett eget rum i biblioteksbyggnaden, eller en boksamling som ska skiljas ut från bibliotekets övriga material (t.ex. barnavdelning eller magasin). Det är möjligt att logga in mot både huvudbibliotek, filialer och avdelningar, men inloggning mot avdelning sker bara i undantagsfall, om avdelningen har egen lånedisk. Det är bara huvudbibliotek och filialer som kan ha låntagare knutna till sig. Redigera enhetsinformation Innan du börjar använda Mikromarc, och efter att du har skapat en ny biblioteksenhet, bör du lägga in information (adressuppgifter, öppettider etc.) om dina enheter. Gör så här: Dubbelklicka på enheten eller markera den och klicka på knappen Ändra. 8
9 Ett nytt fönster med tre flikar öppnas. Under den första fliken, Generellt, ser du till att rätt biblioteksnamn visas i fältet Namn. Ange bibliotekstyp. Fyll i enhetens Libris-sigel. Korrekt Librissigel är en förutsättning för att enheten ska kunna hämta fjärrlånsbeställningar från Libris. Övriga fält behöver inte fyllas i. Välj fliken Adresser. Skriv in bibliotekets adress och övriga kontaktuppgifter. Besöksadressen visas på bl.a. kravbrev och kvitton. Om det är en avdelning du redigerar, kan du spara tid genom att kopiera kontaktinformation från överordnad enhet, med hjälp av knappen i det nedre vänstra hörnet. Välj fliken Öppettider. Ange vilka veckodagar som biblioteket har öppet, och ange stängda dagar och perioder utöver ordinarie öppettider genom att klicka på knappen Ny i fönstret Stängda dagar. Stängda dagar markeras automatiskt med rött i kalendern. Vid avvikande öppettider ange under vilken period informationen ska visas i webbsök samt skriv in önskad text. Klicka på OK för att spara dina inställningar. 9
10 För att spara tid kan du klicka på knappen Kopiera från överordnad enhet. Tomma fält fylls då i med värdena från överordnad enhet och du kan ev. bara justera det som inte stämmer. Knappen fungerar bara för filialer och avdelningar (underordnade enheter). Öppettider kopieras också, men inte stängda dagar eller avvikande öppettider som du själv har ställt in. Inställningarna under fliken Reservationssamarbete gör du efter att alla biblioteksenheter är skapade, men innan du börjar arbeta i systemet. Om du har för avsikt att skapa flera nya biblioteksenheter, bör du alltså vänta med att redigera dessa inställningar tills alla enheter är på plats. Läs mer om inställningar för reservationssamarbete längre fram i denna manual. När du har fyllt i alla flikar, klickar du OK för att spara. Skapa ny biblioteksenhet För att lägga till en ny enhet klickar du på Administration i vänstermenyn, och därefter på Bibl.enheter. Markera sedan den enhet som den nya enheten ska ordnas under och klicka på knappen Ny. Exempel: Om du vill skapa en filial under Lillestads bibliotek, markerar du Lillestads bibliotek i listan över biblioteksenheter och klickar på knappen Ny. Därefter specificerar du att det är en Ny filial du vill skapa. Fönstret med enhetsdetaljer öppnas. Välj fliken Generellt. I fältet Namn ser du till att biblioteksnamnet är korrekt. Ange bibliotekstyp. Fyll i enhetens Libris-sigel. Korrekt Libris-sigel är en förutsättning för att enheten ska kunna hämta fjärrlånsbeställningar från Libris. Övriga fält behöver inte fyllas i. Klicka på OK för att spara. Den nya filialen ordnas då automatiskt i hierarkin över biblioteksenheter. Om den nya enheten hamnar fel i enhetsträdet, kan du enkelt flytta den genom att markera den och klicka på knappen Flytta. Du kan då välja om den nya enheten ska vara ett huvudbibliotek, eller om den ska ordnas under en annan enhet i hierarkin. När du flyttar en enhet följer automatiskt alla underordnade enheter med. 10
11 Om du använder knappen Flytta är det mycket viktigt att du ser över den flyttade enhetens/enheternas inställningar under fliken Reservationssamarbete. Fyll i övriga detaljer som rör enheten och klicka OK för att spara. OBS! Om du vill att exemplar knutna till den nya enheten ska synas i Webbsök, måste du redigera den enhetsgrupp som enheten ska tillhöra. För instruktion, se avsnittet Redigera enhetsgrupp längre fram i denna manual. Ta bort enhet För att ta bort en enhet markerar du den, och klickar sedan på knappen Ta bort. Om det finns exemplar eller låntagare knutna till enheten kommer en dialogruta att öppnas som informerar om att borttagningen inte är möjlig. 11
12 Enhetsgrupper I en del sammanhang kan det vara praktiskt att behandla en uppsättning biblioteksenheter som en enhet. De kan då samlas i en enhetsgrupp. I en enhetsgrupp kan du t.ex. samla ett skolbibliotek på en grundskola, en filial till ett folkbibliotek och ett offentligt fackbibliotek som ligger fysiskt nära varandra och som samarbetar mycket. De tre olika bibliotekens bestånd visas då i samma Webbsök (OPAC). En enhetsgrupp upprättas automatiskt vid installationen. Om de tre biblioteken vill ha varsin Webbsök, måste ytterligare två enhetsgrupper skapas, en för varje biblioteksenhet. I detta exempel delar de två huvudbiblioteken Lillestads bibliotek och Storstads bibliotek databas. Båda huvudbiblioteken har underliggande filialer och avdelningar. De biblioteksenheter som delar Webbsök är knutna till en enhetsgrupp, med namnet Storstads bibliotek (enhetsgrupp). Enhetsgruppens funktion är att se till att alla valda biblioteksenheters bestånd i Storstad är sökbara i samma Webbsök. Skapa ny enhetsgrupp För att skapa en ny enhetsgrupp, klicka på knappen Ny och välj alternativet Ny enhetsgrupp. I detta exempel skapas en enhetsgrupp för skolbiblioteken som vill dela Webbsök. 12
13 I fönstret som öppnas finns två flikar, Generellt och Enhetsgrupp. Under fliken Generellt döper du enhetsgruppen till något passande. Övriga fält behöver inte fyllas i. Välj sedan fliken Enhetsgrupp, där du bockar för de enheter som ska dela Webbsök. Klicka OK för att spara. Redigera enhetsgrupp Om du har skapat en ny enhet (huvudbibliotek eller filial) kan du, beroende på hur just ditt biblioteks Webbsök är konfigurerat, behöva lägga till enheten till en enhetsgrupp för att dess bestånd ska synas i Webbsök. Kontakta supporten om du är osäker. Markera den enhetsgrupp som den nya enheten ska tillhöra och klicka på knappen Ändra. Välj fliken Enhetsgrupp och sätt en bock i rutan framför enheten som ska läggas till. Klicka på OK för att spara. Ny användare i MM3 För att kunna använda systemet krävs ett användarkonto i Mikromarc, med användarnamn och lösenord. När man skapar ett användarkonto specificerar man hur stor behörighet användaren ska ha i systemet (d.v.s. vilka funktioner som är åtkomliga med användarens inloggning), utifrån de arbetsuppgifter som användaren ska kunna utföra i Mikromarc. 13
14 De personer som förses med ett användarkonto registreras också som låntagare. När en ny användare registreras måste man därför fylla i samma obligatoriska fält som vid en vanlig låntagarregistrering. OBS! Om en person ska registreras som både användare och låntagare, måste denne först registreras som användare. Det är inte möjligt att förse en redan befintlig låntagare med ett användarkonto. Med systemet följer två användarkonton, ett administratörskonto (dba) som används av supporttekniker på Bibliotekscentrum, och ett Webbsöks-konto (i detta exempel web_6463) som styr behörigheten i OPAC:en (vilka kataloger och enheter som är sökbara). Därutöver bör administratören lägga upp minst ett konto för varje person som ska arbeta i Mikromarc. Skapa ny användare Gör så här för att skapa ett nytt användarkonto för inloggning i MM3. Klicka på Administration > Användare i vänstermenyn, och klicka sedan på ikonen Ny i den övre menyraden. Välj alternativet Ny användare. Ett nytt fönster öppnas. Fyll i information om användaren som vid en vanlig låntagarregistrering. 14
15 I fälten Användarnamn och Säkerhetskod anger du de uppgifter som ska användas för inloggning. För att ange säkerhetskod klickar du på Ändra, skriver valfri kod i rutan och trycker Enter. Katalogtillgång: Bocka för de kataloger som användaren ska ha tillgång till. Tillgång till biblioteksenheter: Sätt en bock framför de enheter som användaren ska kunna logga in mot. Användargrupper: Specificera vilken eller vilka roller som användaren har på biblioteket. Flera alternativ kan bockas för. Klicka på OK för att spara uppgifterna. Kontrollera sedan att det går att logga in i Mikromarc med kontot. Redigera användare Gå till Administration > Användare. Markera sedan alternativet <Alla> i fältet för Användargrupper så att alla användarkonton i databasen visas i fältet Användare. Dubbelklicka på det användarkonto som du vill redigera, eller markera det, klicka på ikonen Redigera och välj alternativet Redigera användare. I fönstret som öppnas kan du enkelt göra dina ändringar. Klicka på OK när du är nöjd. För mer information om de fält som ska fyllas i, se avsnittet Ny låntagare i denna manual. Användargrupper Genom att knyta användarens konto till en användargrupp, t.ex. katalogisatör eller administratör, talar du om vilken roll användaren har på biblioteket, och därmed vilken behörighet som användaren ska ha i Mikromarc. Med Mikromarc följer sex olika fördefinierade användargrupper, som har olika tillgång till systemets huvud- och delmoduler. Ett och samma användarkonto kan knytas till flera olika användargrupper, eftersom en och samma person kan ha flera olika arbetsuppgifter på biblioteket som kräver tillgång till olika delar av systemet. Redigera användargrupp Standard-användargrupperna (med undantag för användargruppen Administratör) i MM3 kan redigeras. Gör så här: 15
16 Dubbelklicka på den användargrupp som du vill ändra, eller markera den, klicka på knappen Redigera och välj Redigera användargrupp. I fönstret som öppnas visas en lista över huvudmodulerna i MM3 - Katalog, Cirkulation, Administration etc. Klicka på plustecknet till vänster om respektive huvudmodul för att se dess delmoduler. Bocka för de delmoduler som användargruppen ska ha tillgång till. Om användargruppen ska ha åtkomst till samtliga delmoduler, sätter du en bock i rutan till vänster om huvudmodulnamnet. För att hindra åtkomst till en huvudmodul, ta bort bocken i rutan till vänster framför respektive huvudmodul. Skapa ny användargrupp Vid behov kan du skapa helt nya användargrupper, som passar bibliotekets behov bättre än de fördefinierade. Gör så här: Klicka på ikonen Ny och välj Ny användargrupp. 16
17 17 Namnge den nya användargruppen i avsett fält. Bocka för de huvudoch delmoduler som användargruppen ska ha tillgång till. Klicka på plustecknet till vänster om respektive huvudmodul för att se dess delmoduler. Klicka på OK för att spara.
18 E-post och SMS För att kunna skicka meddelanden via e-post och SMS inifrån Mikromarc, måste du först göra vissa inställningar. Dessa inställningar används t.ex. för att skicka ut aviseringar och krav, men används också för att kunna skicka e-post från modulen Rutiner. För att göra dessa inställningar kan du behöva du ta hjälp av din lokala tekniker. Om ni är flera biblioteksenheter som delar databas och vill kunna sända egna meddelanden, måste ett separat e-postkonto med en egen e-postadress registreras för respektive enhet. Samma sak gäller för SMS. Gå till Rutiner > Meddelanden. Välj den enhet vars konton du vill konfigurera i rullgardinslisten till vänster om knappen Visa alternativ (verktygsikonen) i den övre knappraden. Klicka sedan på knappen Visa alternativ. Ett nytt fönster öppnas då. Välj fliken E-post. Typ: Det finns flera olika typer av e-postmeddelanden i Mikromarc 3 generella meddelanden, utlånsmeddelanden, fjärrlånsmeddelanden och NILL-meddelanden. Generella meddelanden är sådana som användaren själv skapar under Rutiner > Meddelanden, medan utlånsmeddelanden (Brev) är bl.a. krav och aviseringar som genereras under Cirkulation > Utl.meddelanden. Om du vill kunna sända e- post bör du göra inställningar för båda typerna Generell och Brev. Typerna Fjärrlånsmeddelanden och NILL-meddelanden används för fjärrlånsförfrågningar via e-post. E-postadress: Här anger du den e-postadress som meddelanden ska skickas från. E-post visningsnamn: Detta fält fyller du i om du vill förtydliga för e-postmottagaren vem dina e- postmeddelanden kommer från. Här kan du skriva in namnet på ditt bibliotek. Användarnamn: Här anger du namnet på e-postkontot som ska användas. Kod: Om det finns en säkerhetskod knuten till e-postkontot anger du den här. POP3-server: Här anger du adressen till POP3-servern. Använd DNS-namn eller IP-nummer. 18
19 POP3-port: Porten för POP3-servern är normalt 110. SMTP-server: Här anger du adressen till SMTP-servern. Använd DNS-namn eller IP-nummer. SMTP-port: Porten för SMTP-servern är normalt 25. Oönskad (spam): Inkommande e-post vars ämnesrad innehåller den text som matas in i detta fält kommer att flyttas till mappen Oönskade meddelanden (spam), istället för till mappen Inkorg. Testmottagare: Fälten för testmottagare används när tjänsten ska testas, och man vill få alla e- postmeddelanden sända till en särskild e-postadress, oavsett vem den egentliga mottagaren är. Om ditt bibliotek ska kunna sända SMS måste du dessutom fylla i uppgifterna under fliken SMS. Dessa uppgifter ska ha sänts till biblioteket i ett separat e-postmeddelande efter att tjänsten beställdes. Den operatör som används i Sverige är 21st. Fältet för Testmottagare fyller du endast i om tjänsten ska testas, och alla SMS oavsett mottagare ska skickas till ett nummer tillhörande den person som utför testet. Klicka på OK för att spara dina inställningar. Upprepa processen för övriga enheter i databasen som vill kunna skicka meddelanden via e-post och SMS. 19
20 Katalog MARC 21-formatet MARC-formatet (MAchine Readable Cataloging) är ett standardformat för katalogdata. MARC-formatet utarbetades av Library of Congress på 1960-talet och används i dag i stort sett över hela världen. Den nuvarande versionen är MARC 21. Att standarden är internationell innebär att det blir enklare för bibliotek världen över att utbyta poster med varandra. Marc-formatet består av flera fält. Varje fält betecknas med en tresiffrig kod. Koden avslöjar vilken typ av information som finns i fältet: Kod 0xx 1xx 2xx 3xx 4xx 5xx 6xx 7xx 8xx 9xx Förklaring Information i kodform (kontrollfälten), kontrollnummer etc. Huvuduppslag (huvudförfattare, etc.) Titel, upplaga etc. Fysisk beskrivning (antal sidor, illustrationer etc.) Serieuppgifter Anmärkningar Ämne Personer, institutioner, konferenser som biuppslag Biuppslag för serier Hänvisningar I Mikromarc indikeras inledningen av ett MARC-fält med en asterix. Därefter följer fältkoden enligt MARC 21-standarden. Efter fältkoden finns det plats för två s.k. indikatorer. De anger hur fältets data ska behandlas. Man kan t.ex. med hjälp av en indikator ange hur många tecken som ska hoppas över i början av en titel. Detta har med sortering att göra. Om en engelsk titel börjar med The är det vanligt att man hoppar över de tre första tecknen plus ett blanksteg, d.v.s. fyra tecken hoppas över vid sortering av titeln. Indikator används även för att ange ledtexter eller aspekt på data i fältet. Varje MARC-fält kan vara indelat i flera delfält. Inledningen av ett delfält indikeras i Mikromarc med hjälp av ett dollartecken. Därefter följer delfältsbeteckningen, som kan var en bokstav eller en siffra. Ordningsord Titel o upphov Upplaga Förlagsort, förlag, år *1001 $aatwood, Margaret$d1939- *24504$aThe edible woman$c Margaret Atwood *250 $a1st Anchor Books ed. *260 $anew York$bAnchor Books$c1998 Som katalogkort ser informationen ut så här: Atwood, Margaret, The edible woman / Margaret Atwood. - 1st Anchor Books ed. - New York : Anchor Books, Det finns en viss överensstämmelse mellan grupperna 1xx, 6xx, 7xx och 8xx. Här följer några exempel: 100 Personnamn som huvuduppslag (d.v.s. förste författare) 600 Personnamn som ämne 700 Personnamn som biuppslag 800 Personnamn som serie 20
21 110 Institutionsnamn som huvuduppslag 610 Institutionsnamn som ämne 710 Institutionsnamn som biuppslag 810 Institutionsnamn som serie Observera att viss information måste finnas i katalogposten för att det ska vara möjligt att ta fram korrekt statistik, men också för att posten ska kunna sökas och visas på rätt sätt. Läs mer om detta i avsnitten om att katalogisera ny post och dataunderlag för statistik längre fram i denna manual. För mer information om MARC 21-formatet, se Kungliga bibliotekets formathandbok: För den som är intresserad, rekommenderar vi Understanding MARC Bibliographic: Machine-Readable Cataloging : 21
22 MARC-post och exemplar Flera MARC-fält med information om en och samma publikation utgör en MARC-post (katalogpost). Först registreras publikationens bibliografiska information i olika MARC-fält, som sparas som en MARCpost. Därefter registreras information om de exemplar av publikationen som biblioteket äger: *1001 $aatwood, Margaret$d1939- *24504$aThe edible woman$cmargaret Atwood *250 $a1st Anchor Books ed. *260 $anew York$bAnchor Books$c1998 *300 $a326 s.$c21 cm Ex 1: Streckkod Ägande enhet Ev. hylluppställning Ex 2: Streckkod Ägande enhet Ev. hylluppställning En MARC-post är en beskrivning av en t.ex. en bok eller en tidskrift, medan exemplaret är den fysiska boken eller tidskriftsnumret som står på hyllan och lånas av låntagaren. 22
23 Katalogisera ny post Detta avsnitt beskriver hur du registrerar en ny post manuellt. Längre fram i manualen kan du läsa om hur du importerar färdiga poster från t.ex. Libris och Library of Congress. I MM3 kan du registrera en ny post manuellt på olika sätt: Registrera ny post från katalogmall Börja katalogisera under fliken F3 Dokument, för att sedan finjustera och eventuellt komplettera posten under fliken F4 MARC Registrera ny post från katalogmall För att katalogisera en ny post från mall måste du först skapa de katalogmallar du vill använda, läs mer om hur det går till i avsnittet om att skapa katalogmallar längre fram i manualen. Spara i katalog: Klicka på pilknappen till höger om fältet för att ange i vilken katalog som den nya posten ska sparas. Vilka kataloger som du kan välja mellan beror på vilka kataloger som katalogmallen är avsedd för och vilken behörighet du har i Mikromarc. Materialtyp: Materialtypen bestäms av katalogmallen. För att skapa en ny post med hjälp av katalogmall, gå till fliken F4 MARC och klicka på pilen till höger om ikonen Skapa nytt dokument i den övre menyraden. Den senast använda katalogmallen visas som snabbval i rullgardinslistan. Välj Ny post från mall. Välj den mall du vill använda. Mallens MARC-fält kan nu redigeras under fliken F4 MARC. Du kan även lägga till MARC-fält som inte finns med i mallen. Elektroniska dokument: Detta fält används för att länka posten till en fil eller en webbplats, och aktiveras först när posten är sparad. Registrera ny post i F3 Dokument och F4 MARC Gå till Katalog > Katalog i vänstermenyn, och klicka sedan på knappen Skapa nytt dokument i den övre menyraden. Välj alternativet Nytt dokument. 23
24 Du kommer då till fliken F3 Dokument, med enbart tomma fält. Vilka fält som visas är beroende av vilket material som du anger att du vill katalogisera i fältet Materialtyp. Fyll i fälten med hjälp av förklaringsfältet till vänster, där du också finner information om vilka MARC-fält som skrivfälten motsvarar. Spara i katalog: Klicka på pilknappen till höger om fältet för att ange i vilken katalog som den nya posten ska sparas. Vilka kataloger som du kan välja mellan beror på vilken behörighet du har i Mikromarc. Materialtyp: Här anger du vilken materialtyp som den nya posten beskriver. Klicka på pilknappen till höger om fältet för att få upp en lista över valbara materialtyper i systemet. I fönstret som öppnas visas de materialtyper som du redan har registrerade i databasen. För att se fler alternativ klickar du på knappen Visa alla. Markera den materialtyp som du vill använda och klicka på OK. Beroende på vilket val du gör, kan katalogiseringsformuläret se olika ut. Mediespecifika koder: Klicka på pilknappen till höger om rubriken för att få upp ett formulär. Informationen som matas in i detta fält sparas i MARC-postens fält 008. Läs mer om mediespecifika koder i avsnittet om MARC-fält längre fram i denna manual. Elektroniska dokument: Detta fält används för att länka posten till en fil eller en webbplats, och aktiveras först när posten är sparad. 24
25 Titel, undertitel och upphov: Den information som matas in i fälten Titel, Undertitel och Upphov sparas i MARC-fälten 245$a, $b och $c. I fältet upphov anges vanligen författarnamnet, eller namn på illustratör, redaktör, översättare etc. enligt mönstret Förnamn Efternamn. Originaltitel: Information som matas in i detta fält sparas i MARC-fältet 240$a. Huvuduppslag och Funktion: Här skrivs författarnamnet in, i inverterad form Efternamn, Förnamn. Fältet för huvuduppslag är ett auktoriserat fält, vilket innebär att fältets innehåll sparas till auktoritetsregistret ett redskap som hjälper dig att använda termer (t.ex. författarnamn, ämnesord och förlagsnamn) som ofta används på ett konsekvent sätt. Skriv in de första bokstäverna i efternamnet, så ger programmet dig förslag på författarnamn som redan används i databasen. För att använda ett av författarnamnen som föreslås klickar du på det, så infogas det i fältet per automatik. För att få en översikt över de författarnamn som finns i databasen sedan tidigare, klickar du på pilknappen till höger om fältet. Auktoritetsregistret öppnas då i ett nytt fönster, där du kan välja en term genom att markera den och klicka på OK. Om upphovsmannen inte är textförfattare, utan t.ex. illustratör eller kompositör, ska detta anges med en funktionskod, som matas in i fältet Funktion. Informationen sparas i MARC-fält 100$4. Läs mer om funktionskoder här: Medarbetare och Funktion: Eventuell medarbetare anges i detta fält, i inverterad form Efternamn, Förnamn. Funktionskod för medarbetaren matas in i fältet Funktion. Uppgifter om medarbetare och funktionskoder sparas i MARC-fälten 700$a och 700$4. Fältet är auktoriserat (se Huvuduppslag). Endast en medarbetare kan registreras under fliken F3 Dokument. Om du vill registrera fler än en medarbetare, måste du göra detta under fliken F4 MARC, genom att lägga till nya MARC-fält. Utgivningsår: Information om utgivningsår matas in i detta fält, och sparas då i MARC-fält 260$c. Utgåva: Här anger du uppgift om utgåva och upplaga, t.ex. 4. uppl. Informationen sparas i MARC-fält 250$a. Ort: Utgivningsort matas in i detta fält, och sparas då i MARC-fält 260$a. Utgivare: Med utgivare menas vanligtvis förlagsnamn. Fältet motsvaras av fält 260$b under fliken MARC, och är auktoriserat. ISBN: Detta fält är avsett för materialets ISBN (International Standard Book Number), som kan bestå av tio eller 13 siffror och sparas i MARC-fält 020$a. För att dubblettkontrollen ska fungera är det viktigt att detta fält fylls i om uppgiften finns. Pris: I detta fält har du möjlighet att lägga in en uppgift om inköpspris. Uppgiften sparas i MARC-fält 020$c. Serie och Nr: Uppgift om serietitel som läggs in i dessa fält sparas i MARC-fält 490$a respektive $v. Tänk på att löpnummer i serie ska normaliseras (t.ex. ska romerska siffror skrivas om till arabiska siffror, och för tidskrifter ska uppgift om volym och nummer matas in enligt mönstret 2007:4). Bilaga: Detta fält används för att registrera tilläggsmaterial som hör till dokumentet, t.ex. texthäften, CD-skivor, etc. Informationen sparas i MARC-fält 300$e. Genre: Detta fält är avsett för litterär genre, t.ex. Deckare, och sparas i MARC-fält 655$a. Fältet är auktoriserat (se Huvuduppslag). 25
26 Omfång: I fältet Omfång anger du sidantal, t.ex. 136 s. Uppgiften sparas i fält 300$a. Illustration: I detta fält anger du om materialet innehåller illustrationer och om de är i färg. Ämne: Här skriver du in de ämnesord som beskriver materialet. Ämnesorden sparas i fält 653$a (okontrollerade ämnesord). Om du vill skriva in flera ämnesord, ska de separeras med ett semikolon. Ex. Sjukdomar ; Sjukhus. För att se vilka ämnesord som redan används i databasen klickar du på pilknappen till höger om fältet. I fönstret som öppnas markerar du det ämnesord som du vill använda och klickar på OK. Ämnesordet infogas då automatiskt i posten. Klassifikationskod: Här matar du in klassifikationskod enligt SAB. Detta fält bör alltid fyllas i, eftersom klassifikationen används på flera olika sätt i statistiken. Kod för klass.system: Här har du möjlighet att specificera vilket klassifikationssystem, enligt vilken upplaga, som används (MARC-fält 084$2). Anmärkning: Fältet Anmärkning kan användas för alla typer av anmärkningar som inte ska behandlas speciellt av systemet i samband med sökning, visning, utskrifter och liknande (MARC-fält 500$a). Värdpubl.: Här anger du titel på värdpublikation i vilken artikel eller avsnitt ingår (MARC-fält 773$t). Samband/placering: (MARC-fält 773$g) Här preciserar du vilken del av värdpublikationen som posten beskriver. Spara posten med hjälp av diskettikonen i den övre menyraden. Därefter kan du lägga till exemplar. Om du behöver ändra i eller komplettera posten med MARC-fält som inte finns i dokumentmallen, kan du gå till fliken MARC (eller trycka på F4). Du kan även snabbregistrera poster med bara ett fåtal data, för att senare söka motsvarande post externt och skriva över din egen post. Men se till att få med ISBN så att dubblettkontrollen fångar upp den. MARC-fält Postetikett (000): Informationen i detta fält används bland annat för statistiken, och fylls automatiskt i när du anger Materialtyp för en katalogmall, eller i den övre delen av någon av flikarna Dokument eller MARC. Kontrollnummer (001): Informationen i detta fält kan inte ändras. Fältet innehåller ett unikt kontrollnummer som genereras automatiskt när en ny post sparas i databasen. Mediespecifika koder (008): Detta fält är viktigt för bl.a. statistiken, och bör fyllas i. Klicka på pilknappen vid Mediespecifika koder i den övre halvan av fliken F3 Dokument och klicka på OK för att spara när uppgifterna är ifyllda. Under fliken F4 MARC redigerar du mediespecifika koder genom att dubbelklicka i fältet, eller klicka på pilen längst till höger i fältet. 26
27 Du anger själv vilka positioner du vill fylla i, men för att kunna ta fram statistik bör du alltid fylla i position 22, 33 och 35. Position 22, Målgrupp: Välj t.ex. e för vuxen eller j för barn. Position 33, Genre: Välj t.ex. 0 för facklitteratur och 1 för skönlitteratur. Position 35, Språkkod: Skriv in språkkod, som anger utgåvans språk. För böcker utgivna på svenska används koden swe. Läs mer om språkkoder enligt standard ISO 639-2B här: Du bör också fylla i årtal (fyra siffror) i position 7. För vissa materialtyper innehåller position 22 annan information än uppgift om målgrupp. Målgrupp utläses då av klassifikationen i MARC-fält 084$a. Läs mer i avsnittet Statistik i denna manual. ISBN (020): I delfält 020$a anger du giltigt ISBN (International Standard Book Number). Felaktiga eller ogiltiga ISBN kan registreras i delfält $z. SAB (084): Här matar du in klassifikationskod enl. SAB. Detta fält bör alltid fyllas i, då informationen används på flera olika sätt i statistiken. Läs mer i avsnittet Statistik i denna manual. Huvuduppslag Personnamn (100): Här läggs författarnamnet in. Detta fält är kopplat till auktoritetsregistret, vars funktion bl.a. är att se till att uppgifter som matas in i katalogen är korrekt stavade och konsekvent formulerade. Skriv in de första bokstäverna i författarens efternamn, så kommer programmet automatiskt att visa förslag på författarnamn som redan används i databasen. Klicka på det namn som du vill använda, så infogas det automatiskt i fältet. Därefter kan du lägga till delfält $4, för att ange upphovsmannens funktion, t.ex. ill för illustratör. Läs mer om detta i Libris formathandbok. Titel och upphov (245): 245$a innehåller bokens titel, och i $b matar du in undertiteln. Delfält $c används för upphovsbeskrivning då en eller flera personer är upphovsansvariga. Originaltitel (240): I detta fält kan du mata in originaltiteln på originalspråk. Fält 240 (uniform titel) används som standard för originaltitlar. Den som vill kan använda fält 249 istället, men måste då vara medveten om att han/hon frångår standard. Upplaga (250): Här anger du uppgift om upplaga. Utgivning, distribution etc. (260): Utgivningsort matas in i fält 260$a, utgivare/förlag i delfält $b och utgivningsår i delfält $c. Eventuellt kan du även ange årtal för sortering i delfält $y, t.ex. vid cop åååå, eller [192?] (orena årtal). (OBS! I Webbsök och i träfflistan i katalogen hämtas årtal i första hand från fält 27
28 008 (Mediespecifika koder), position 07. Informationen i 260$c används endast om motsvarande information saknas i MARC-fält 008.) I $b anges normalt förlagsnamnet i dess grundform (uppgifter om organisationsform AB, KB etc. tas normalt inte med). Fysisk beskrivning (300): $a sidantal $b övriga fysiska detaljer $e bilagor Serietitel (490): Här läggs serietitel. Fältet kan kombineras med fält då normaliserad biuppslagsform önskas. Allmän anmärkning (500): Fältet kan användas för alla typer av anmärkningar som inte ska behandlas speciellt av systemet i samband med sökning, visning, utskrifter och liknande. Indexterm okontrollerad (653): Detta fält används för lokalt inlagda ämnesord, i icke kontrollerad form. Detta fält är länkat till auktoritetsregistret. Biuppslag Personnamn (700): Här matas namn på medförfattare, illustratörer och liknande in. Om flera olika namn ska matas in, ska detta ske i separata fält. Fältet är länkat till auktoritetsregistret. I delfält $4 kan du lägga till en funktionskod som anger upphovsmannens funktion, t.ex. ill för illustratör. Se denna länk för mer information: Biuppslag Institutionsnamn (710): Detta fält är reserverat för institutionsuppgift som biuppslag. Fältet är länkat till auktoritetsregistret. Biuppslag Okontrollerad titel (740): I detta fält kan en förtydligande variant av titel i fält 245 registreras. Fältet kan t.ex. innehålla en stavningsvariant, sifferuppgifter i textform eller titlar i sammansatt verk. Länkfält 760 Huvudserie (760): Delfält w används om posten är en del av en vertikal länkstruktur (används för periodikaposter och fortsättningsverk) och har en överordnad post (volym- eller huvudpost). Delfält $w innehåller den överliggande postens MARC-ID (unikt ID-nummer i databasen). Läs mer i avsnittet om periodika i denna manual. Länkfält Underserie (762): Delfält w används om posten (som kan vara en huvud- eller volympost) är en del av en vertikal länkstruktur (används för periodikaposter och fortsättningsverk) och har underordnade poster. Varje delfält $w innehåller en underliggande posts MARC-ID. Läs mer i avsnittet om periodika. Ägande institution (850): Här kan det ägande bibliotekets kod matas in. Lokalsignum (852): Fältet är reserverat för uppgift om fysisk placering av boken, t.ex. hyllsignum. Skapa nytt fält MARC-fält Under fliken MARC har du möjlighet att lägga till mer information än vad formuläret under fliken Dokument tillåter. I denna skärmbild kan du både lägga till fält, ändra i fält och ta bort fält. Du kan också vid behov flytta delfält till det huvudfält som det hör till. För att lägga till information i posten måste du själv infoga de MARC-fält som informationen ska matas in i. För att lägga till ett huvudfält kan du stå med markören var som helst under MARC-fliken. Därefter 28
29 skapar du ett nytt huvudfält, antingen genom att klicka på knappen Nytt huvudfält i knappraden direkt ovanför MARC-editorn, genom att trycka Alt+N på tangentbordet, eller genom att högerklicka någonstans i MARC-editorn så att du får upp en meny, där du väljer alternativet Nytt huvudfält. I fönstret som öppnas kan du direkt skriva in vilket fält du vill infoga eller, om du är osäker, använda uppgiftsindelningen. När du har specificerat vilket fält du vill infoga, klickar du på OK. Fältet infogas då automatiskt på rätt ställe. Fyll i fältet och spara posten. Om det är ett delfält du vill lägga till, måste du placera markören i det huvudfält där delfältet ska infogas. Därefter klickar du på knappen Infoga delfält i knappraden, eller högerklickar och väljer alternativet Infoga delfält. (Du kan också använda kortkommandot Alt+I). En blankrad infogas, där du själv specificerar vilket delfält som ska läggas till, med stöd av hjälptexterna i vänsterkolumnen. 29
30 Ta bort MARC-fält Om du vill ta bort ett MARC-fält placerar du markören i det och klickar på knappen Ta bort i knappraden. Du kan också högerklicka och klicka på alternativet Ta bort, eller trycka Delete på tangentbordet. Om du vill ta bort flera fält åt gången markerar du dem först, genom att hålla nere Ctrl-tangenten på skrivbordet och klicka med vänster musknapp på de fält som ska tas bort. När alla fält som ska raderas är markerade, tar du bort dem med knappen Ta bort eller genom att rycka Delete på tangentbordet. Ångra Om du ändrar något i MARC-editorn och vill ångra manövern, trycker du på knappen Ångra i knappraden. Du kan också använda kortkommandot Ctrl+Z på tangentbordet. Du kan också använda kommandot Ctrl+Y, eller knappen Upprepa i knappraden. Flytta MARC-fält Om du har lagt till ett delfält som hamnar fel i editorn, kan du flytta fältet upp eller ner med knapparna längst till höger i knappraden. 30
31 Knappen med grön pil flyttar det markerade delfältet uppåt i MARCeditorn, medan knappen med röd pil flyttar det markerade fältet nedåt. Klipp och klistra Om du vill flytta text från ett fält till ett annat, gör du det enkelt genom att använda Windows snabbkommandon för att kopiera, klippa ut och klistra in. Först markerar du texten, därefter kopierar du den (Ctrl+C) eller klipper ut den (Ctrl+X), och slutligen ställer du markören i det fält där texten ska klistras in och trycker Ctrl+V på tangentbordet. Spara post När du sparar en post är det viktigt att se till att den sparas i rätt katalog (dokumentgrupp). Om du befinner dig under fliken Dokument, väljer du katalog överst på fliken, i fältet Spara i katalog. Klicka på pilknappen till höger om fältet för att visa en lista över tillgängliga kataloger i databasen. När du har gjort ditt val klickar du på ikonen Spara i den övre menyraden. 31
32 Om du har gjort en sökning i externa databaser under fliken Sök, och vill spara en post, så måste du först se till att rätt katalog är vald i fältet Sparas i katalog ovanför träfflistan innan du klickar på ikonen Spara till höger om den valda posten i träfflistan. Observera att val av biblioteksenhet, katalog och material under Avgränsning är filterinställningar vid sökning i den egna katalogen, och alltså inte har något att göra med var poster sparas. Kopiera post från en annan katalog i den egna databasen För att se om en post finns i den egna databasen, men i en annan katalog, ska du i avgränsningsfältet för katalog ange att du vill söka mot samtliga kataloger i databasen. Det kan också vara en god idé att aktivera kolumnen Katalog i träfflistan genom att gå till fliken F9 Sök, klicka på Inställningar för träfflista i knappraden och välja alternativet Kolumner. I fönstret som öppnas bockar du för alternativet Katalog och klickar sedan OK. När du sedan gör en sökning kommer du att se direkt i träfflistan i vilken katalog respektive post är sparad. Om du vill kopiera en post från en katalog till en annan i samma databas, söker du först upp posten som ska kopieras. Markera posten och klicka på ikonen Kopiera i den övre menyraden. 32
33 Klicka sedan på ikonen Klistra in i den övre menyraden. En ny post skapas då för det kopierade dokumentet, och du kan välja i vilken katalog du vill spara posten innan du klickar på ikonen Spara. Flytta post från en katalog till en annan Om du av misstag har sparat en post i fel katalog, kan du enkelt flytta den genom att söka upp posten, välja någon av flikarna F3 Dokument eller F4 MARC, och klicka på pilknappen till höger om fältet Spara i katalog överst på fliken. Du får då upp en lista över de kataloger i databasen som du har behörighet till, och kan där välja vilken katalog som du vill spara om posten till. Klicka sedan på knappen Spara i knappraden. Posten flyttas nu till den katalog som du har angett i fältet Spara i katalog. Hämta post från extern databas I MM3 finns möjligheten att hämta poster från Libris, och vid behov kan du också importera poster från Library of Congress. I princip är det möjligt att hämta poster även från andra externa databaser som har gjorts tillgängliga via en Z39.50-server. Om ditt bibliotek delar databas med andra biblioteksenheter, bör du först kontrollera om katalogposten finns sedan tidigare. Om posten finns i en annan katalog i databasen kan du kopiera den till din egen katalog (eller importera den från Libris), och om posten redan finns i din katalog kan du knyta de nya exemplaren direkt till den befintliga posten. För att ta reda på om posten finns i databasen ska du se till att du i avgränsningsfälten söker mot alla biblioteksenheter och kataloger. 33
34 Du bör också aktivera kolumnerna Katalog, Andra enheters ex. och Tillgängliga ex. vid denna enhet i träfflistan, för att få en snabb översikt. Detta gör du genom att ställa dig under fliken F9 Sök, klicka på Inställningar för träfflista och välja alternativet Kolumner. I fönstret som öppnas bockar du för ovan nämnda kolumnrubriker och klickar sedan OK. Läs mer i avsnittet Visning av sökresultat (träfflista) längre fram i denna manual. För att importera poster från Libris ska du gå till fliken Sök. Bocka sedan för rutan Sök i externa databaser (om rutan inte bockas för kommer du endast att söka i din egen katalog). Om du vill ha söktips kan du placera markören i sökfältet. Hjälptexter visas då i en kolumn till vänster. Om de inte visas är de avaktiverade, och kan aktiveras genom att klicka på det blå frågetecknet till vänster om texten Katalog. Bocka för vilket index du vill söka mot: Titel, Författare, Ämne, ISBN/EAN eller Fritext. Skriv sedan in sökordet i fältet och tryck Enter, eller klicka på knappen Sök. Överst i träfflistan visas de titlar som redan finns i den egna katalogen. Dessa titlar saknar en spara-ikon längst till höger. Markera posten och välj någon av flikarna F3 Dokument eller F4 MARC för att granska posten. Tänk dock på att posten inte kan redigeras innan du har sparat den! När du har identifierat den post som du vill importera, ser du till att du står under fliken F9 Sök. 34
35 Välj sedan den katalog där posten ska sparas med hjälp av pilknappen till höger om fältet Spara i katalog. Observera att inställningarna för biblioteksenhet, katalog och materialtyp endast är filterinställningar för träfflistan, och inte påverkar var posten sparas. Markera den post som du vill importera till katalogen genom att klicka på den gula ikonen Spara till höger om titeln. När posten har sparats till den egna katalogen, bör du gå till någon av flikarna F3 Dokument eller F4 MARC för att se över informationen i MARC-fält 008 (Mediespecifika koder), position 22, 33 och 35, för statistikens skull. Kanske vill du även göra andra justeringar i posten, t.ex. lägga till egna ämnesord i fält 653 och ange hyllsignum i fält 852$c. När posten har justerats och sparats kan du sedan lägga till exemplar. Ange katalogmall vid import från extern databas Om du har skapat egna katalogmallar kan du använda dem vid import från externa databaser. Sök upp posten som du vill importera, markera den i träfflistan och gå till fliken F4 MARC. Välj mall i listan. De fält som du har angett i mallen läggs då till i katalogposten. Fyll i de tomma fälten och spara posten genom att klicka på Spara-ikonen i verktygsmenyn. 35
36 Dubblettkontroll För att du inte ska få dubblettposter i din katalog, måste du göra vissa inställningar. Klicka på den nedersta knappen med två nedåtgående pilar till höger i skärmbilden under fliken Sök. Ett nytt fönster öppnas. Se till att du befinner dig under fliken Bibliotek, markera LIBRIS och klicka på knappen Ändra/Ny. Längst ner i fönstret finner du fältet Dubblettkontroll. För att få den säkraste dubblettkontrollen bör du välja alternativet LIBRIS med ISBN som innebär att dubblettkontroll görs både mot ISBN och externt ID i postens fält 035. Klicka på OK för att spara dina inställningar. Filterinställningar Vilka fält som tas med vid import av Marcposter från Libris, styrs av ett filter. Med hjälp av detta filter kan du själv styra vilka fält du vill ska rensas bort vid en import. Inställningarna sparas på enhetsnivå. Klicka på den nedersta knappen med två nedåtgående pilar till höger i skärmbilden under fliken Sök. Ett nytt fönster öppnas. Se till att du befinner dig under fliken Bibliotek, markera LIBRIS och klicka på knappen Ändra/Ny. Välj ett alternativ för importkonfiguration. Alternativet Libris Nationellt bibliotekssystem är en importkonfiguration som följer med systemet och lämpar sig för bibliotek som importerar poster från Libris. Importkonfigurationen kan redigeras i kataloginställningarna. 36
37 För att redigera importkonfigurationen går du till Katalog och klickar på verktygsikonen högst upp till höger för att öppna fönstret Kataloginställningar. Välj fliken Importinställningar. Du kan ändra eller skapa en ny kopia av en befintlig importkonfiguration. För att ta bort ett fält ur filtret: Markera det fältnummer som du vill ska komma med vid import och klicka på knappen Delete på tangentbordet. För att lägga till ett fält i filtret: Placera markören i listan över fält i vänsterspalten, och tryck Enter för att skapa en ny rad. När du har gjort detta kan du enkelt mata in ett nytt fältnummer. För att filtrera bort ett huvudfält inklusive delfält, skriver du in huvudfältets nummer, t.ex Om du bara vill filtrera bort ett delfält, skriver du in huvudfältets nummer direkt följt av det delfält som ska filtreras bort, t.ex. 100d. Detta innebär att fältet 100$d filtreras bort, medan övriga delfält i fält 100 tas med vid import. Använd x eller? för att maskera fält och indikatorer, t ex 1xx eller 12x??$b. Se till att valet Behåll Voyager-ID är förbockat, eftersom denna inställning förbättrar dubblettkontrollen betydligt. 37
38 Om ditt bibliotek katalogiserar i Libris, kan du välja att importera bibliotekets egna poster, genom att ange Libris-sigel (bibliotekskod) fältet Lokalt ID-sigel som behålles. Klicka på OK för att spara. Se till att importkonfigurationen är vald för de externa källor som den gäller. Importera poster från andra externa databaser För att du ska kunna söka upp och importera poster från andra externa databaser, t ex Library of Congress, måste du först göra en enkel inställning. Se till att du befinner dig under fliken F9 Sök och klicka sedan på den nedersta knappen med två nedåtgående pilar till höger i skärmbilden. I fönstret som öppnas ser du till att du befinner dig under fliken Bibliotek. Bocka för alternativet Library of Congress. Om du bara vill söka mot Library of Congress databas, tar du bort bocken framför LIBRIS. Importkonfiguration för Library of Congress och andra externa databaser fungerar på motsvarande sätt som för Libris. Den fördefinierade importkonfigurationen för Libris kan användas även för andra externa databaser. Bibliografisk service Om ditt bibliotek har bibliografisk service från Btj måste tjänsten konfigureras i Mikromarc. Kontakta supporten för att få hjälp med det. När tjänsten är aktiverad skickas en kortfattad expektanspost till Mikromarc vid beställning i Adlibris och Btj, tillsammans med information om det antal exemplar du har beställt. Exemplaren får status Under inköp i katalogen. Kundnumret hos Btj styr vilken ägande enhet exemplaret får. Se avsnittet exemplar för information om ankomstregistrering av exemplar. Den kortfattade posten skrivs senare över med en fullständig BURK-post. Postmatchningen bygger på att samma BURK-nummer finns i båda posterna. BURK-numret i MARC-postens fält 035 får därför inte ändras eller tas bort. Om exemplar omlokaliseras eller gallras skickas information om detta automatiskt till Btj. Beställningsinformation från leverantörer För att ditt bibliotek ska få beställningsinformation från Adlibris och Btj samt vissa andra leverantörer måste tjänsterna konfigureras i Mikromarc. Kontakta supporten för att få hjälp med det. När tjänsten är aktiverad skickas en kortfattad expektanspost till Mikromarc vid beställning i leverantörens webbshop, tillsammans med information om det antal exemplar du har beställt. 38
39 Exemplaren får status Under inköp i katalogen. Kundnumret hos leverantören styr vilken ägande enhet exemplaret får. Se avsnittet exemplar för information om ankomstregistrering av exemplar. Den kortfattade expektansposten kan antingen redigeras manuellt, eller skrivas över med en fullständig post som importeras från Libris. Det senare förutsätter att samma ISBN-nummer finns i MARC-fält 020 i båda posterna. Exemplar Skapa nytt exemplar För att kunna lägga exemplar till en post, söker du först upp posten i katalogen under fliken Sök. Markera posten och välj fliken F2 Exemplar. Kontrollera att rätt titel visas överst under fliken. Ett nytt exemplar kan skapas på tre olika sätt från fliken F2 Exemplar: klicka på ikonen Ny till vänster i den övre menyraden tryck Ctrl + N på tangentbordet högerklicka någonstans under fliken Exemplar och välj alternativet Lägg till i menyn som öppnas Fönstret Nytt exemplar öppnas, där du fyller i exemplarets egenskaper. 39
40 Antal exemplar: I detta fält ändrar du endast om du vill lägga till flera exemplar till posten. Exemplarnamn: Detta fält är redigerbart först när exemplaret har lagts till. Om du inte anger något annat, kommer exemplaren att döpas enligt mönstret Ex1, Ex2 o.s.v. Streckkod: Här läser du in exemplarets streckkod. Om du lägger till flera exemplar åt gången med hjälp av fältet Antal exemplar, ska du vara noggrann med att läsa in den första streckkoden (d.v.s. den streckkod som har lägst nummer i nummerserien), eftersom nästa streckkod i nummerserien skapas automatiskt för exemplar nummer två. Streckkoden kan redigeras i efterhand om det blir fel vid registrering. Hylla: Om det finns en hylluppställning angiven i postens MARC-fält 852$c, så kommer denna automatiskt att hämtas till exemplaret. Om exemplarets hylluppställning är en annan än den i posten, eller om uppgift om hylluppställning saknas i posten, korrigerar du fältet Hylla manuellt. Lånetyp: Detta val används för exemplar som ska knytas till ett särskilt lånevillkor, t.ex. läromedel, 7- dagarslån och liknande. Några förslag till lånetyp följer med systemet som standard, t.ex. Snabblån, Referens och DVD. Ägare och Fast placering: Vid båda dessa fält kan du klicka på pilknapparna till höger för att få fram enhetsstrukturen i databasen. Den enhet som föreslås är den enhet som du är inloggad mot. Med ägare avses den enhet eller avdelning som äger exemplaret, medan fast placering avser den enhet eller avdelning där exemplaret är deponerat. Plats: Plats är i första hand till för att koppla beståndet till en digital karta som visas i Mikromarcs webbsök. Om Plats är angivet i exemplardetaljerna och det finns en digital karta kopplad till webbsök, så kan låntagaren klicka på den länkade platsen och se på en karta var exemplaret finns bland hyllorna. Plats kan även anges och visas som en upplysning i webbsök samt i katalogen, utan digital karta. Visning av Plats i webbsök kan kräva konfiguration, kontakta supporten eller se Mikromarc Wiki för mer information. Status: När exemplaret skapas är status Tillgängligt förvalt. Du kan välja att ge exemplaret en annan status från rullgardinslistan. 40
41 Noteringar: Här har du möjlighet att göra anteckningar om exemplaret. Retrospektivt: Denna ruta bockar du för om du inte vill att exemplaret ska tas med i statistiken över nya exemplar. Kulturrådsexemplar: Om exemplaret är ett kulturrådsexemplar, bockar du för denna ruta. Alternativen Utlån tillåtet (avgör om exemplaret kan lånas ut eller inte) och Visa exemplaret i Webbsök (avgör om exemplaret ska synas i Websök eller ej), är som standard alltid förbockade. Varje exemplar som du lägger till visas som en egen rad under fliken Exemplar. Redigera exemplar För att redigera ett exemplar dubbelklickar du på det, eller markerar det och klickar på ikonen Ändra (Ctrl+E). I fönstret som öppnas kan du sedan redigera exemplaret. Under fliken Generellt ligger de fält som du fyllde i när du skapade exemplaret. Här ändrar du t ex status från Under inköp till Tillgängligt när du vill ankomstregistrera att exemplar. Under fliken Kategorier kan du se om exemplaret är ordnat i någon kategori, samt in- eller utregistrera exemplaret från de kategorier som används i databasen. (Läs mer om kategorier längre fram i denna manual.) Fliken Historik visar transaktioner knutna till exemplaret, och under fliken Systeminfo kan du se när exemplaret registrerades eller ändrades, tillsammans med uppgift om vilken användare som utförde handlingen. Här kan du också se hur många gånger exemplaret har lånats ut och lånats om. 41
42 Visningsalternativ Du kan själv styra vilken information som ska visas under fliken Exemplar. Detta gör du genom att högerklicka någonstans under fliken, så att du får upp en meny. Här kan du t.ex. välja att dölja exemplar som tillhör andra enheter än den som du är inloggad mot. Funktionen kan slås av och på efter behov. Här kan du också välja att dölja eller inte dölja gallrade exemplar (dock ej sådana som har tagits bort fullständigt), genom att ta bort eller bocka för alternativet Dölj gallrade exemplar. Du kan justera vilka kolumner som visas under fliken Exemplar, genom att klicka på alternativet Kolumner. I fönstret som öppnas bockar du för den information som du vill ska visas, och klickar sedan på OK. Kolumner som kan vara praktiska att aktivera är Lånetyp, Låntagare och Förfallodatum. 42
43 Du kan också justera i vilken ordning kolumnerna visas. Om du t.ex. vill att kolumnen streckkod ska visas längst till vänster under fliken, så flyttar du kolumnen med drag and drop-metoden - klicka på kolumnöverskriften, håll vänster musknapp nere medan du drar kolumnen dit du vill ha den, och släpp musknappen. Du kan också justera en kolumns bredd, genom att klicka i kolumnkanten så att två pilar visas och sedan dra kolumnkanten åt den ena eller andra hållet. Du anger själv vilken information som listan med exemplar ska sorteras på. Om du vill sortera exemplaren efter streckkod, klickar du på kolumnöverskriften Streckkod. Om du vill sortera i första hand på Streckkod, men i andra hand på t.ex. Fast placering, klickar du först på kolumnöverskriften Streckkod. Därefter håller du ner Shift-tangenten på tangentbordet medan du klickar på kolumnöverskriften Fast placering. För att återställa visningsalternativen till standard högerklickar du under fliken och väljer alternativet Återställ standardinställning. För att uppdatera skärmbilden med information kan du ibland behöva klicka på knappen Uppdatera i knappraden. Dubblettkontroll I MM3 sker dubblettkontroll mot ISBN (MARC-fält 020$a) och MARC-fält 035$a (Unikt nummer i annat system, t.ex. BURK-nummer eller Libris-ID). Dubblettkontrollen sker automatiskt när du försöker spara en post i Mikromarc, och går till på så vis att systemet kontrollerar om det redan finns en post i katalogen med samma (eller ett liknande) ISBN, eller samma BURK-nummer/Libris-ID. Om systemet hittar en dubblett i katalogen, får du möjligheten att bestämma om posten som redan finns i katalogen ska överskrivas med den nya, om du vill skapa en ny post utöver den redan befintliga, eller om du vill avbryta och behålla den gamla posten. Systemet klarar av att matcha följande variationer av information i MARC-fält 020$a för ISBN: (inb.) 43
44 Slå samman dubblettposter Om du upptäcker att du har fått dubblettposter i katalogen, d.v.s. flera poster av samma utgåva, kan du städa i katalogen genom att slå samman dubblettposterna. Dubblettposter kan sökas upp på olika sätt. I följande exempel har en titelsökning gjorts. För att vara säker på att posterna är dubbletter, har kolumnen ISBN aktiverats i träfflistan (detta görs under Inställningar för träfflista). Lägg dubbletterna i korgen. Detta gör du genom att markera respektive titel och klicka på denna ikon i knappraden: korgen:. När dubbletterna ligger i korgen klickar du på denna knapp för att visa innehållet i. (Antalet inom parentes visar hur många poster som ligger i korgen.) I fönstret som öppnas väljer du fliken Ta bort dubblettposter. 44
45 Här är det viktigt att du först har kontrollerat båda posterna (t.ex. under fliken Dokument) för att kunna avgöra vilken av posterna som är av bäst kvalitet och därmed ska behållas. Markera den av posterna som ska behållas, och klicka sedan på knappen Behåll denna post. Klicka därefter på knappen OK. Dubblettposten raderas då, och dess exemplar förs över till den post som du har valt att behålla. Därefter kommer du direkt till fliken Exemplar, för att du vid behov enkelt ska kunna redigera exemplaren (t.ex. exemplarnamn). Om exemplaren inte visas, sök då upp posten på nytt. 45
46 Auktoritetsregistret Auktoritetstermer används för att ge god kontroll över katalogiseringen av vissa fält, och för att säkerställa att information matas in i vissa av katalogpostens fält på ett konsekvent vis (stavning, formatering etc.). Detta höjer kvaliteten på katalogens innehåll, och gör det lättare för bibliotekets användare att finna det de söker. Användning av auktoritetsregistret vid katalogisering Du har möjlighet att använda auktoritetsregistret vid katalogisering i både F3 Dokument- och F4 MARCfliken. I fliken F4 MARC får du automatiskt förslag på auktoriserade termer som redan används i katalogen, så snart du har skrivit 3 tecken i ett fält som är kopplat till auktoritetsregistret. I fliken F3 Dokument använder du auktoritetsregistret på följande sätt: Klicka på pilarna längst till höger i det fält du redigerar. Auktoritetsregistret öppnas då i ett nytt fönster där du kan söka efter termer som redan används i katalogen. Om du har börjat skriva i det auktoriserade fältet startar sökningen med de tecken som du har skrivit, men du kan börja söka på nytt i sökrutan högst upp i auktoritetsregistret. Välj term genom att antingen dubbelklicka på termen, eller markera och klicka OK. Om du inte hittar den term som du vill använda, kan du skriva in den under katalogiseringen. Den sparas då automatiskt i auktoritetsregistret. Du kan också gå in direkt i auktoritetsregistret och spara termen där. 46
47 Se-hänvisningar Se-hänvisningar används för att länka mellan föredragna och ej föredragna termer, och kan användas för synonymer etc. Hänvisningar ska läggas in direkt i auktoritetsregistret. Du öppnar auktoritetsregistret genom att klicka på ikonen Auktoritet i vänstermenyn. Om du vill skapa en se-hänvisning från t.ex. ett ämnesord (Andra världskriget) till ett annat som föredras (Världskrigen ), måste du först se till att båda termerna finns inlagda i auktoritetsregistret. Detta exempel utgår ifrån att termen Andra världskriget (som är ett okontrollerat ämnesord) redan finns, men att termen Världskrigen måste läggas till. Ange först vilken typ av term som ska läggas till (i detta exempel ett ämnesord) i fältet Auktoritetstyp. Klicka sedan på knappen Lägg till ny term, eller tryck Ctrl+N på tangentbordet. I fönstret som öppnas skriver du in termens namn enligt bilden och klickar på OK. Den nya termen läggs då till de redan befintliga ämnesorden i auktoritetsregistret. När båda termerna finns i auktoritetsregistret kan du skapa hänvisningen, som utgår från den term som inte ska användas (i detta exempel Andra världskriget). Sök först upp termen i registret. Detta gör du enklast genom att först specificera vilken typ av term du söker (personnamn, ämnesord etc.) i fältet för Auktoritetstyp. I detta exempel väljer vi Ämnesord: Okontrollerade (653). En lista visas då över samtliga okontrollerade ämnesord i databasen. Du kan enkelt söka bland termerna med hjälp av sökfältet. 47
48 Markera termen som ska förses med en hänvisning, och klicka på knappen Skapa en se-hänvisning från termen (Ctrl+L). Ett nytt fönster öppnas då, där du söker upp den term som du vill länka till. Markera den term som du vill använda och klicka OK. I nästa fönster som öppnas bekräftar du att länkningen stämmer genom att klicka på OK. Ändra term Gemensamt för alla auktoriserade termer är att de är sparade i auktoritetsregistret och INTE i katalogposten. Detta innebär att om du t.ex. vill ändra stavningen av ett auktoriserat namn i 48
49 auktoritetsregistret, så ändras stavningen i alla poster som är länkade till namnet/termen (s.k. global ändring). Om du vill ändra t.ex. stavningen av ett författarnamn, kan du visserligen göra det direkt i posten, men då ändrar du bara i just den posten. Om du vill ändra stavningen i alla poster som innehåller författarnamnet, ska du göra det i auktoritetsregistret. Detta kan du göra antingen genom att ändra direkt i termen eller, om det finns en rättstavad term registret, ersätta den felaktiga termen med denna. För att redigera en term, markerar du den och klickar på knappen Ändra vald term (Ctrl+E) i den övre menyraden. Du kan också högerklicka och välja alternativet Ändra term. I fönstret som öppnas gör du dina ändringar och klickar sedan på OK. Ersätta en term med en annan Om du vill ersätta en term med en annan, markerar du den term som ska bort, högerklickar, och väljer alternativet Ta bort och använd en annan. 49
50 Ett nytt fönster öppnas, där du söker upp den term som du vill använda istället, markerar den, och klickar på OK. Ytterligare ett fönster öppnas, där du får bekräfta ändringen genom att klicka på OK. Ta bort term Termer som inte används i någon MARC-post (d.v.s. har en nolla i kolumnen Använd) kan du enkelt ta bort genom att markera posten och välja Ta bort term (Ctrl+D). Bekräfta genom att klicka OK. 50
51 Om du vill ta bort alla termer som inte används i en och samma manöver, klickar du på Auktoritet i menyraden och väljer alternativet Ta bort oanvända termer Bekräfta genom att klicka OK. Om du vill ta bort en term som används, får du antingen välja alternativet Ta bort och använd en annan (Ctrl+A) eller, om termen ska tas bort fullständigt, redigera alla poster som använder termen och där ta bort det fält där termen ligger. Hur många poster som använder termen ser du i kolumnen Använd. För att ta reda på vilka poster som använder termen markerar du den och högerklickar, så att du får upp en meny där du kan välja alternativet Visa MARC-posterna med vald term (Ctrl+T). En lista över berörda poster öppnas då per automatik i katalogmodulen, och du kan redigera alla poster i träfflistan en och en. Välj fliken MARC, placera markören i det fält som ska tas bort, högerklicka, och välj alternativet Ta bort huvudfält (Alt+Skift+D). Spara sedan posten. När alla poster är åtgärdade går du tillbaka till auktoritetsregistret och söker upp termen, kontrollerar att termen inte längre används i någon post, och tar bort den. 51
52 Gallring Gallra post Om du gallrar en post, gallras även dess exemplar. Du måste alltså inte tänka på att gallra exemplaren innan du kan gallra posten. Sök först upp posten som ska gallras och markera den. Klicka sedan på knappen Gallra den valda titeln och välj något av alternativen Markera som gallrad (Ctrl+D) eller Ta bort fullständigt (Ctrl+Shift+D). Om du väljer alternativet Ta bort fullständigt, kommer posten och dess exemplar att tas bort helt ur databasen, och den kommer inte synas i statistiken över gallrade titlar. Om du däremot väljer alternativet Markera som gallrad, kommer posten och exemplaren att finnas kvar i databasen, och både exemplaren och posten kommer att synas i statistiken över gallrade exemplar och titlar. Om du delar katalog med andra bibliotek, och fler bibliotek än ditt eget har exemplar knutna till den post som du vill gallra, kommer du i samma stund som du försöker gallra en post att få upp en dialogruta. Dialogrutan informerar om vilka enheter som har exemplar knutna till posten, och ger dig möjlighet att välja vilka exemplar som du vill gallra/ta bort. Om posten har exemplar som du inte har behörighet att gallra, kommer du att informeras om detta. Då är valet Ta bort MARC-posten inaktivt. Gallra poster utan exemplar Om du vill rensa katalogen från poster som inte har några exemplar, så kan du använda funktionen Sök och ta bort poster utan exemplar. Funktionen hittar du under Katalog i verktygsmenyn. 52
53 I dialogrutan som öppnas när du klickar på Sök och ta bort poster utan exemplar kan du välja vilka kataloger som posterna ska hämtas från, vilka materialtyper som ska tas med i sökningen samt välja ett eller flera signum (posternas 852-fält) som ska tas med i sökningen. När du klickar på Hämta poster utan exemplar får du en träfflista på poster som motsvarar dina urval och som saknar exemplar. Sökningen tar inte med poster med länkar, t ex huvudposter och årgångsposter för periodika eller poster med länkar till elektroniska dokument, eftersom dessa poster inte förväntas ha några fysiska exemplar registrerade. Med hjälp av kryssknapparna till höger i träfflistan kan du välja bort poster som inte ska gallras. När du klickar på krysset försvinner posten ur listan över poster som ska gallras, och blir i stället kvar i katalogen. Klicka på Gallra alla posterna i listan för att gallra de utvalda posterna. Innan du stänger dialogrutan, har du möjlighet att återställa alla posterna igen i det fall du har fått med någon post som inte skulle gallras. När du har stängt dialogrutan kommer alla posterna i listan att vara gallrade i katalogen. 53
54 Gallra exemplar Se manualen för Mikromarc 3 Exemplar för mer information om gallring av exemplar i mängd samt gallring av exemplar via skanning av streckkoder. För att gallra enstaka exemplar i katalogen söker du först upp den post som exemplaret du ska gallra är knuten till. Välj fliken Exemplar. Markera det exemplar som ska gallras, klicka på det röda krysset i knappraden (Ctrl+Delete) och välj vilken status exemplaret ska få (vanligen Gallrat/Kasserat). Söka upp gallrade poster och exemplar i katalogen Se även manualen för Mikromarc 3 Exemplar. Om du väljer alternativet Ta bort fullständigt, försvinner exemplaret helt och hållet ur databasen och kommer därför inte med i statistiken över gallrade exemplar. Exemplar med statusen Gallrat/Kasserat kommer med i statistiken och kan återtas vid behov. För att du söka upp en gallrad post, måste du först göra en inställning i katalogen som gör att gallrade poster blir synliga. Gå till menyknappen Inställning för träfflista och ta bort krysset för Dölj gallrade titlar. Då kan du söka och visa poster som är markerade som gallrade. Gör sedan en vanlig sökning på t.ex. Titel eller Författare. Den gallrade posten visas överstruken i listan. 54
55 För att hitta ett gallrat exemplar, måste inställningen som döljer gallrade exemplar vara inaktiverad. Högerklicka någonstans under fliken Exemplar och se till att alternativet Dölj borttagna exemplar ej är förbockat. Alla exemplar som är knutna till posten ska då visas, även om de är gallrade. Därefter kan du söka upp alla exemplar som är gallrade genom att välja fliken Utökad sökning och där skriva in följande söksträng: EXST = Gallrat% Återställ gallrad post Poster som är markerade som gallrade kan återställas. Detta gör du genom att först söka upp posten i katalogen (se avsnittet Söka upp gallrade poster och exemplar i katalogen i denna manual) och markera den. Klicka sedan på knappen Gallra den valda titeln, och välj alternativet Återställ gallrad post, eller tryck Ctrl+D. Du får då frågan om du vill återställa posten. Bekräfta genom att klicka Ja. De exemplar som fanns för den här posten innan den gallrades är återställda och har den status de hade innan titeln gallrades. Återställ gallrat exemplar Se manualen för Mikromarc 3 Exemplar för mängdhantering av gallrade exemplar. 55
56 Gallrade exemplar kan återtas i katalogen, om du inte har tagit bort dem fullständigt. Dubbelklicka på exemplaret som ska återtas (eller markera och klicka på knappen Ändra i knappraden), så att ett nytt fönster öppnas. Klicka sedan på pilknappen till höger om fältet Status och ändra från Gallrat/Kasserat till Tillgängligt. Klicka OK för att spara. 56
57 Sökning För att utföra en katalogsökning går du till fliken Sök eller trycker F9. Det finns tre sökalternativ i katalogen: Enkel sökning, Utökad sökning och Indexsökning. Du kan söka i katalogen från expeditionen, genom att trycka F9 eller klicka på F9 Katalogsökning i verktygsmenyn. Enkel sökning Enkel sökning används för att söka i vissa bestämda fält: Titel, Författare, Ämne, ISBN/EAN och Fritext. Du kan inte aktivera mer än ett fält åt gången. Om du vill söka i flera olika fält, ska du använda alternativet Fritext. Skriv in texten som du vill söka efter i sökfältet och klicka på knappen Sök (eller tryck Enter). Om du använder funktionen Sök medan du skriver, kommer sökningen att starta automatiskt när du har matat in tre tecken i sökfältet. Utökad sökning Utökad sökning baseras på CCL-kommandon. Sökningar görs enligt mönstret <sökkod> mellanrum <operator> mellanrum <sökterm>, t.ex. TI = Nattfåk För att få fram en lista över vilka sökkoder som kan användas, klickar du först på knappen Sätt in sökkod och därefter på den sökkod som du vill använda. Sökkod och operator infogas då automatiskt i sökfältet, och du matar själv in sökterm. Användbara operatorer: = ger träff på söktermen (t.ex. FO = Ibsen, Henrik) > större än (t.ex. AR > 2000, ger utgivningsår från och med 2001) < mindre än (t.ex. EXLASTX < , ger titlar med exemplar som har registrerats före 1 mars, 2007) IN intervall (t.ex. ÅR IN 1995:2005, ger träff på samtliga poster med utgivningsår mellan 1995 och 2005) SIM similar, även poster med termer som liknar den du har sökt på (t.ex. FO sim hamsund, ger även träff på hamsun, haslund osv.) Under fliken Utökad sökning kan du söka i flera fält åt gången genom att sätta samman söksträngar bestående av flera olika sökkoder. T.ex. FO = Lindgren AND TI = Pippi% 57
58 OBS! Under fliken Utökad sökning måste du själv skriva in trunkeringstecken, eftersom högertrunkering inte sker automatiskt, till skillnad från om du söker från fliken Enkel sökning. Booleska operatorer (AND, OR, ANDNOT) och trunkeringstecken (* eller %) får du lägga in själv. Mikromarc tillåter vänster-, mitt- och högertrunkering. Du kan också använda maskeringstecken (_) för att t.ex. söka upp en författare vars namn du är osäker på hur man stavar. Exempel: FO = Lind_vist ger träff på alla poster där något av författarnamnen Lindkvist eller Lindqvist förekommer. Maskeringstecknet _ ersätter endast ett tecken. Kom ihåg att du kan använda booleska operatorer vid indexsökning. Du kan t.ex. göra sökningen AT sim <term> och få en lista över alla indextermer som liknar det du skrev in. Om du klickar på knappen Sökhistorik finner du en lista över de sökningar som du senast gjorde. Du kan enkelt återanvända en sådan sökning genom att dubbelklicka på den. Indexsökning Genom att aktivera indexsökning under fliken Utökad sökning kan du få upp ett listindex på den sökkod du använder. Om du t.ex. vill få fram en lista över vilka språkkoder som används i katalogen kan du bocka för alternativet Indexsök och välja sökkoden för språk, SP. 58
59 Avgränsa sökning Till höger i sökfönstret har du möjlighet att avgränsa din sökning till en eller flera biblioteksenheter, kataloger eller materialtyper. Obs! Avgränsningen gäller både vid enkel och utökad sökning, men endast i den egna katalogen, och alltså inte vid sökning i externa databaser! De avgränsningar som du väljer kommer att sparas i din användarprofil tills du gör ett annat val. Visning av sökresultat (träfflista) Du kan själv i viss mån påverka hur träfflistan ska se ut, genom att klicka på knappen Inställningar för träfflista, där du bland annat kan välja om du vill dölja gallrade exemplar och titlar utan tillgängliga exemplar. Om du väljer alternativet Kolumner får du upp ett nytt fönster där du kan specificera vilken information om posten som ska visas i träfflistan. Kolumnen Tillgängliga ex. vid valda enheter visar antalet tillgängliga exemplar vid de enheter som du har valt i enhetsurvalet. Du kan även styra i vilken ordning kolumnerna visas, genom att i träfflistan flytta på dem en och en. Vänsterklicka då på respektive kolumnnamn, håll ner musknappen och dra kolumnen till den position du önskar. Träfflistan visas direkt under sökningen som du har verkställt, och kan se olika ut beroende på om du söker i din egen katalog eller i externa databaser. Träfflistan kan också se olika ut beroende på om du har gjort en enkel eller en utökad sökning. 59
60 Vid stora träffmängder är funktionen för att gruppera träfflistan till stor nytta. Om du gör t.ex. en titelsökning, och vill att träfflistan ska grupperas på författare, högerklickar du i träfflistan och väljer alternativet Gruppera efter Författare. Du styr själv hur träfflistan sorteras, genom att klicka på den kolumnöverskrift som du vill sortera efter. Om du t.ex. vill sortera träfflistan på år, klickar du på kolumnöverskriften År. Om du i första hand vill sortera på År, och i andra hand på titel, klickar du först på kolumnöverskriften År. Därefter håller du nere Shift-tangenten på tangentbordet och klickar samtidigt på kolumnöverskriften Titel. Skriva ut träfflista För att skriva ut träfflistan klickar du på skrivarikonen i knappraden. Utskriften visar de kolumner som är aktiverade under Inställningar för träfflista > Kolumner 60
61 Exportera träfflista till Excel, Word och OpenOffice Vid behov kan en träfflista sparas som en Excel, Word eller OpenOffice-fil. Funktionen finner du genom att klicka på Katalog > Exportera träfflista i menyraden, eller genom att högerklicka i träfflistan. Du kan välja att exportera träfflistan i fullt eller kort ISBD-format, beroende på hur mycket information om titeln du vill skriva ut. När du exporterar till Excel exporterar du informationen i de kolumner du har valt att visa i träfflistan. Nyhetslista Ett enkelt sätt att ta fram en nyhetslista är att välja fliken Utökad sökning och använda någon av följande sökningar. Träfflistan kan sedan justeras efter behov och skrivas ut. KA_NYTT > KA_NYTT < KA_NYTT IN : KA_NYTT = KA_NYTT < 30 EXLASTX < 30 Ger träff på alla poster med ett eller flera exemplar registrerade i kategorin NYTT efter Ger träff på alla poster med ett eller flera exemplar registrerade i kategorin NYTT före Ger träff på alla poster med ett eller flera exemplar registrerade i kategorin NYTT någon gång mellan och Ger träff på alla poster med ett eller flera exemplar registrerade i kategorin NYTT Ger träff på alla poster med ett eller flera exemplar registrerade i kategorin NYTT de senaste 30 dagarna Ger träff på alla poster med ett eller flera exemplar registrerade de senaste 30 dagarna 61
62 Kategorier Kategorier används för att markera exemplar som av en eller annan anledning ska behandlas tillsammans, och som är alltför tidskrävande att söka upp på något annat vis. Exemplar som har inregistrerats i kategori NYTT används t.ex. som underlag till nyhetslistor. Kategorier används även för utskrift av etiketter. Lägga till, ta bort eller redigera en kategori Hantering av kategorier sker i kataloginställningarna, som du finner genom att klicka på verktyget i den övre knappraden i katalogmodulen. Välj fliken Kategorier. Här visas samtliga kategorier i databasen. Kolumnen Kategori visar kategorins namn och i kolumnen Antal ex. ser du hur många exemplar som i dagsläget finns inregistrerad i respektive kategori. Om du har bockat för rutan Aut. inregistrering, så kommer alla nya poster som registreras i katalogen att inregistreras i vald kategori per automatik. I kolumnen Ägare ser du vilken biblioteksenhet som kategorin tillhör. Med hjälp av knappen Ny kategori lägger du till en kategori i databasen. En ny rad visas då längst ner i listan över kategorier. Placera markören i kolumnen Kategori för att namnge kategorin. Som ägande enhet föreslås den enhet som du är inloggad mot. Om kategorin ska tillhöra en annan enhet, eller samtliga enheter i databasen, klickar du på pilknappen längst ut till höger för att få upp en lista över samtliga enheter i databasen (ej avdelningar). Välj enhet genom att markera den. Glöm inte att specificera om alla nya poster ska inregistreras i kategorin per automatik. Om kategorin ska användas för utskrift av etiketter, så väljer du en mall i kolumnen Etikettmall. Om du vill ta bort en befintlig kategori markerar du den och klickar sedan på knappen Ta bort kategori. En dialogruta öppnas då, där du får bekräfta borttagningen. 62
63 Om du vill byta namn på en kategori gör du det genom att markera namnet och sedan ändra. Du kan när som helst lägga till eller ta bort bocken i rutan för automatisk inregistrering. Ägande enhet justerar du genom att klicka på pilknappen längst ut till höger om respektive kategori. In- och utregistrering av exemplar Det finns två sätt att inregistrera exemplar i en kategori. Du kan antingen inregistrera ett exemplar åt gången, eller inregistrera alla exemplar från en träfflista i katalogen. Om du vill inregistrera ett exemplar åt gången, söker du först upp exemplaret i katalogen. Dubbelklicka sedan på exemplaret, eller markera det och klicka på knappen Ändra (Ctrl+E) i knappraden. I fönstret som öppnas väljer du fliken Kategorier. För att inregistrera exemplaret i en kategori klickar du på knappen Inregistrera till höger om respektive kategori. Om exemplaret redan är inregistrerat i en kategori så visas inregistreringsdatum i mittenkolumnen. Då kan du välja att utregistrera exemplaret. För att lägga alla exemplar i en träfflista till en kategori, måste du först göra en sökning som ger träff på de exemplar som ska läggas till kategorin, eller på de poster vars exemplar ska inregistreras i kategorin. Dubbelkolla gärna att du har avgränsat sökningen korrekt på biblioteksenhet och katalog. Därefter klickar du på knappen Kategorier i den övre knappraden. Ett nytt fönster öppnas. I fönstrets högra halva ser du vilka kategorier som finns i databasen, samt hur många titlar och exemplar som redan finns inregistrerade i respektive kategori. I den vänstra halvan av fönstret ser du antalet titlar och exemplar i träfflistan, samt vilken enhet de är knutna till. I detta exempel finns det 14 titlar och 46 exemplar i kategori NYTT som är knutna till enheten Storstads 63
64 bibliotek. Se till att den kategori som du vill inregistrera exemplaren i är markerad. När du klickar på knappen Inregistrera kommer samtliga exemplar, oavsett vilken enhet de tillhör, att inregistreras i den kategori som är markerad. Med hjälp av knappen Utregistrera kan du på samma sätt utregistrera alla exemplar från en träfflista ur en kategori. Utskrift av etiketter från kategori För att skriva ut etikett för ett exemplar, måste du först inregistrera det i en kategori som används för ändamålet. Klicka därefter på knappen Kategorier i den övre knappraden. I fönstret som öppnas markerar du den kategori vars exemplar du vill skriva ut etiketter för. Klicka på knappen Skriv ut etiketter för att skriva ut. För att inte samma exemplars etiketter ska skrivas ut vid nästa utskrift, så måste exemplaren även utregistreras ur kategorin. 64
65 Lägga till eller ta bort katalog Vilka kataloger som finns i databasen ser du genom att öppna katalogmodulen och klicka på verktyget i den övre menyraden. Fönstret Kataloginställningar öppnas då, och under fliken Kataloger visas en lista över tillgängliga kataloger i databasen. Här kan du enkelt lägga till en ny katalog, eller ta bort en befintlig med hjälp av knapparna överst under fliken. Tänk på att du inte kan ta bort en katalog som används. Om du skapar en ny katalog och vill att även dina kollegor ska kunna använda den, måste du redigera behörigheten i deras användarkonton. Läs mer om hur detta går till längre bak i denna manual. Lånetyp Lånetyper används för att gruppera exemplar (t.ex. snabblån) och kan knytas direkt till ett lånevillkor. Systemet levereras med förslag på lånetyper, men du kan också skapa egna. Lånetyper administreras i kataloginställningarna. Dessa finner du genom att klicka på verktygsikonen i den övre knappraden i katalogmodulen. I fönstret som öppnas väljer du fliken Lånetyper. 65
66 I den första kolumnen visas lånetypens namn. I den andra och tredje kolumnen ser du hur många exemplar i varje lånetyp som har fast placering på den enhet som du är inloggad mot, och hur många exemplar lånetypen har totalt i hela databasen. Den fjärde kolumnen visar om lånetypen används som ett kriterium i en eller flera lånevillkor, medan en markering i den femte kolumnen visar om lånetypen är en standard-lånetyp som följde med systemet. Om du vill söka upp alla poster som har ett eller flera exemplar knutna till en viss lånetyp, t.ex. Referens, gör du följande sökning i katalogen: EXLOANTYPE = Referens. Skapa ny lånetyp För att skapa en ny lånetyp klickar du på ikonen Ny lånetyp. I fönstret som öppnas namnger du den nya lånetypen i fältet Namn och klickar sedan OK. 66
67 Vid konvertering kontrolleras MARC-fält 245$h för materialtyp, och om det finns en motsvarande lånetyp kommer postens exemplar att knytas till rätt lånetyp per automatik. Om du upprättar en ny lånetyp, måste du dock knyta varje exemplar till lånetypen manuellt. Flytta exemplar från en lånetyp till en annan Se även manualen för Mikromarc 3 Exemplar för mängdhantering av exemplarens lånetyp. Om du vill flytta exemplar från en lånetyp till en annan, ska du markera den lånetyp vars exemplar du vill flytta och sedan klicka på knappen Ändra lånetyp. Klicka sedan på knappen Byt lånetyp. I nästa fönster som öppnas markerar du den lånetyp som du vill flytta exemplaren till och klickar sedan på OK. 67
68 Tryck OK igen för att stänga fönstret Lånetyp. Du är nu tillbaka i fönstret med översikten över lånetyper, och kan se att exemplaren har flyttats från den ena lånetypen till den andra. 68
69 Cirkulation Cirkulationsmodulen är den del av Mikromarc där du lånar ut och återlämnar exemplar. Här finns också funktionalitet för att skicka krav och aviseringar, registrera låntagare och skapa lånevillkor. Komma igång med cirkulationsmodulen Innan du börjar arbeta i cirkulationsmodulen behöver du göra vissa inställningar som är viktiga för att systemet ska fungera optimalt. Reservationssamarbete Kalender Låntagargrupper Klasser Lånevillkor Avgifter Skrivarinställningar 69
70 Reservationssamarbete Samarbetsinställningar för reservationer är en ny funktionalitet i version 3.4 som ger flexibla möjligheter att samarbeta kring reservationer med andra biblioteksenheter i samma databas. Här anger du vilka andra biblioteksenheter i databasen som får reservera beståndet på ditt bibliotek och på dina avdelningar. Ett eventuellt samarbete med andra enheter kan finjusteras, så att biblioteket styr vilka andra biblioteksenheters reservationer som ska prioriteras först. Om du inte ändrar samarbetsinställningarna, är det standardkonfigurationen som används. Standardkonfigurationen innebär att du kan reservera exemplar som är fast placerade på din egen enhet och på dina egna avdelningar (d.v.s. de avdelningar som ligger direkt under din egen biblioteksenhet i enhetshierarkin) inte får reservera exemplar som är fast placerade på en annan enhet (huvudbibliotek eller filial) eller dess underliggande avdelningar Samarbetsinställningarna ska ses över innan du börjar arbeta i Mikromarc 3, och varje gång du skapar en ny biblioteksenhet eller förändrar rutinen kring reservationer. Hur fungerar samarbetsinställningarna? Systemet tar hänsyn till samarbetsinställningarna både när reservationen upprättas (om samarbetsinställningarna inte tillåter reservation hindras du att utföra reservationen) och när ett exemplar med kölista återlämnas i Expeditionen. Om du får reservera visst material eller inte är beroende av vilken biblioteksenhet du är inloggad mot, och var materialet som du vill reservera är fast placerat (se bilden till vänster). Inställningarna kan bara ändras av en databasadministratör, och bara för de enheter som den inloggade användaren har behörighet till. Vid upprättandet av en reservation och vid återlämnandet av ett exemplar med kölista kontrolleras alltid samarbetsinställningarna först, därefter lånevillkoren. Medan samarbetsinställningarna är ett grovt verktyg, används lånevillkoren för att finjustera regler och villkor för reservation. Samarbetsinställningarna för reservation ligger under Administration > Bibl.enheter. Dubbelklicka på den biblioteksenhet som du vill göra inställningar för (alternativt markera den och klicka på knappen Ändra i den övre knappraden). Välj sedan fliken Reservationssamarbete. 70
71 Bilden visar reservationsinställningar för biblioteksenheten Storstads bibliotek (enhetsnamnet visas överst i skärmbilden). Fliken Reservationssamarbete består av två fält. I det vänstra fältet anger du vilka biblioteksenheter som får reservera Storstads biblioteks bestånd (d.v.s. exemplar som är fast placerade på Storstads bibliotek). I det högra fältet ser du vilka andra enheters bestånd, utöver ditt eget, som du tillåts reservera när du är inloggad mot Storstads bibliotek. Du anger att en annan enhet får reservera ditt biblioteks bestånd genom att tilldela enheten en prioritet mellan 0 och 9, där 0 är högsta prioritet och 9 lägsta. Reservationer som utförs vid den enhet som exemplaret tillhör (är fast placerat på) har alltid prioritet 0. Detta innebär att det alltid är möjligt att reservera exemplar som är knutna till det bibliotek där man för tillfället arbetar. Detta kan inte ändras i samarbetsinställningarna (men väl i lånevillkoren). För de flesta bibliotek räcker det att ange om enhetens bestånd ska kunna reserveras (genom att tilldela andra enheter prioritet 0), eller inte kunna reserveras (genom att lämna alla prioritetsfält tomma). Prioritetsskalan 1-9 används i första hand av större biblioteksorganisationer med många biblioteksenheter (t.ex. folkbibliotek med filialer), t.ex. där det finns ett behov av att effektivisera cirkulationen av exemplar och samtidigt undvika onödiga logistikkostnader. Läs mer om hur prioritetsskalan kan användas i avsnittet Samarbete med varierande prioritet längre fram i denna manual. 71
72 Vilka inställningar ska göras? Detta avsnitt beskriver vilka inställningar du måste göra på ditt bibliotek för att reservationer ska fungera som du önskar, beroende på om du samarbetar med andra bibliotek i databasen eller inte. Mitt bibliotek samarbetar inte med andra bibliotek i databasen Om ditt bibliotek inte samarbetar med andra bibliotek i databasen (eller om databasen endast innehåller en enhet), behöver du inte se över samarbetsinställningarna. Istället används standardkonfigurationen, som innebär att reservationer som skapas vid ditt bibliotek alltid faller ut på exemplar som är knutna till ditt bibliotek (d.v.s. som är fast placerade på din biblioteksenhet och dess underliggande avdelningar). Vid behov kan du undanta en viss avdelnings bestånd helt och hållet från reservationshanteringen, så att bibliotekets reservationer inte kan falla ut på avdelningens bestånd. Läs mer om hur du gör inställningen för detta i avsnittet Undanta avdelning från reservationshantering nedan. Mitt bibliotek samarbetar med andra bibliotek i databasen Om ditt bibliotek ska samarbeta med alla andra bibliotek i databasen utan restriktioner, måste du ange detta i samarbetsinställningarna. Gå till Administration > Bibl. enheter och välj en enhet. Välj fliken Reservationssamarbete. Sätt 0, en nolla, i rutan efter varje enhet i listan till vänster och spara genom att klicka på OK. Upprepa proceduren för alla enheter (glöm inte avdelningarna). Efter den egna enheten står det ingenting, eftersom den egna enheten alltid har prioritet 0, d.v.s. högsta prioritet, att reservera sitt eget material. Om någon biblioteksenhets bestånd ska hållas utanför reservationshanteringen, t.ex. om exemplar placerade på avdelningen magasin inte ska kunna reserveras, skapar du ett undantag för avdelningen magasin. Läs mer om detta i avsnittet Undanta avdelning från reservationshantering nedan. 72
73 Vid reservationstillfället har du möjlighet att ange om du vill reservera exemplar endast vid den egna enheten, eller vid den egna enheten och samarbetande enheter. Valet sparas på användarnivå. Undanta avdelning från reservationshantering Om du vill göra ett undantag för en viss avdelning, och se till att avdelningens bestånd inte kan reserveras, måste du redigera samarbetsinställningarna för avdelningen. Gå till Administration > Bibl.enheter. Dubbelklicka på avdelningen och välj fliken Reservationssamarbete. Se till att alla fält i kolumnen prioritet är tomma. Detta innebär att avdelningens exemplar inte kommer att kunna reserveras av något bibliotek i databasen. Om avdelningens bestånd ska kunna reserveras av det bibliotek som äger avdelningen, men inte av något annat bibliotek i databasen, ska du se till att alla prioritetsfält är tomma, med undantag för prioritetsfältet till höger om bibliotekets namn. I detta fält skriver du in en nolla (0). Klicka på OK för att spara dina inställningar. Samarbete med varierande prioritet Prioritetsskalan ger dig möjlighet att ange att ett eller flera bibliotek alltid ska ha första tjing på din enhets bestånd. Hänsyn till prioritetsskalan tas endast vid återlämning av ett exemplar, och inte när reservationen upprättas. Detta innebär att den låntagare som står först i kön inte nödvändigtvis får det första exemplar som blir tillgängligt ändringar i samarbetsinställningarna slår igenom inte bara för nya reservationer, utan även för reservationer som redan har skapats, men ännu inte har fallit ut på ett exemplar 73
74 I detta exempel görs samarbetsinställningar för Storstads bibliotek. Lillestads bibliotek har inte tilldelats någon prioritet, vilket innebär att den som är inloggad mot Lillestads bibliotek inte får reservera exemplar som är fast placerade på Storstads bibliotek. Storstads gymnasium och Lillestads skola får reservera Storstads biblioteks bestånd, men reservationer skapade vid dessa enheter prioriteras lägre än de reservationer som skapas av personal inloggade på Storstads bibliotek. Lägst prioriteras Lillestads skolas reservationer (som har prioritet 2, till skillnad från Storstads gymnasium som har prioritet 1). Observera dock att dessa inställningar bara gäller just Storstads biblioteks bestånd. Föreställ dig nu att alla bibliotek i databasen delar katalog (vilket innebär att biblioteken har en gemensam kölista för reservationer). Alla exemplar som är knutna till titeln Parfymen är utlånade. I kölistan finns tre reservationer skapade (i kronologisk ordning) vid: 1. Lillestads bibliotek, till låntagare A 2. Storstads gymnasium, till låntagare B 3. Storstads bibliotek, till låntagare C Efter en tid återlämnas ett av Storstads biblioteks exemplar. Vid återlämning går systemet igenom kölistan, kontrollerar den mot samarbetsinställningarna, och filtrerar tillfälligt bort de reservationer som inte tillåts falla ut på exemplaret (de ligger dock kvar i kölistan, i väntan på att ett annat exemplar ska återlämnas). De reservationer som återstår rangordnas utifrån prioritetsskalan. I detta exempel innebär detta att den första reservationen i kölistan hoppas över, eftersom samarbetsinställningarna inte tillåter Lillestads bibliotek att reservera Storstads biblioteks bestånd. Den andra reservationen i kölistan, som är utförd vid Storstads gymnasium, har prioritet 1, och rangordnas därför efter reservationen vid Storstads bibliotek, som har prioritet 0. Detta innebär, att när exemplaret återlämnas, kommer ett meddelande visas om att exemplaret är reserverat till låntagare C, trots att denne ligger sist i kön. 74
75 Exempel på samarbete med varierande prioritet Om databasen innehåller många enheter är det en god idé att teckna upp hur samarbetet ska se ut i praktiken innan inställningarna utförs i Mikromarc. I detta exempel innehåller databasen flera olika biblioteksenheter. Skolorna (filialerna) ska kunna reservera hos varandra och hos sina överliggande enheter (huvudbiblioteken). Huvudbiblioteken Storstads bibliotek och Lillestads bibliotek ska dock inte kunna reservera skolornas bestånd. Samarbetsinställningarna redigeras på varje enskild enhet. Om dessa enheter har avdelningar, kommer dessa att ärva den överliggande enhetens konfiguration, om inget annat anges. Observera att det endast är vänsterkolumnen som kan redigeras den högra återspeglar andra enheters konfiguration. I skärmbilden nedan görs inställningar för enheten Storstads bibliotek (enhetsnamnet visas överst i skärmbilden). Enligt teckningen över hur samarbetet ska fungera, ska endast Storstads gymnasium kunna reservera Storstads biblioteks bestånd. Eftersom gymnasiets reservationer ska prioriteras lägre än de reservationer som utförs på Stortstads bibliotek (som har prioritet 0), tilldelar du gymnasiet prioritet 1. När du placerar markören utanför prioritetsfältet får du frågan om du vill tilldela alla underliggande avdelningar (i detta fall endast avdelningen Svenskinstitutionen) samma prioritet. 75
76 Såvida personalen inte har för vana att logga in mot avdelningar (detta görs i praktiken endast om avdelningen har en egen lånedisk) spelar det ingen roll om du svarar Ja eller Nej på denna fråga. När personal vid Storstads gymnasium ges tillåtelse att reservera på Storstads bibliotek, får de också automatiskt tillåtelse att reservera material på de avdelningar som tillhör Storstads bibliotek. I detta exempel innebär detta att personalen som loggar in på Storstads gymnasium får reservera material även på Storstads biblioteks magasin. Om du vill förhindra detta måste du redigera även magasinenheten, och tömma prioritetsfälten bredvid Storstads gymnasium och dess underliggande avdelning Svenskinstitutionen. Inställningarna i bilden till vänster gör gällande att endast personal inloggad mot Storstads bibliotek får reservera exemplar som är fast placerade på avdelningen Magasin. I denna skärmbild görs inställningar för Storstads gymnasiums bestånd. Förutom personalen på Storstads gymnasium ska endast personal inloggad vid Lillestads skola kunna reservera Storstads gymnasiums exemplar. Reservationer skapade vid Lillestads skola prioriteras dock lägre (prioritet 2) än Storstads gymnasiums egna reservationer. 76
77 Endast enheten Storstads gymnasium och dess underliggande avdelningar får reservera exemplar som är fast placerade på Lillestads skola. Lillestads biblioteks bestånd får reserveras av den personal som loggar in mot Lillestads skola, men inte av den som loggar in mot den underliggande avdelningen Lärarrum. Prioriteten för Lillestads bibliotek har satts till 0. Detta innebär att reservationer på Lillestads biblioteks bestånd prioriteras lika, oavsett om de är skapade vid Lillestads bibliotek eller vid Lillestads skola. När alla berörda enheter har redigerats är samarbetsinställningarna klara. Reservationsregler för särskilda material- och lånetyper, låntagargrupper och kataloger skapas i lånevillkoren. Övriga generella inställningar för reservation beskrivs i avsnittet Reservationsinställningar längre fram i denna manual. 77
78 Kalender I kalendern anger du vilka dagar som biblioteket är öppet. Detta görs bl.a. för att inte riskera att lån förfaller en dag då biblioteket har stängt. Varje biblioteksenhet har en egen kalender där öppettider och stängda dagar specificeras. För att redigera ett biblioteks kalender klickar du på Administration > Bibl. Enheter i vänstermenyn. Markera sedan den biblioteksenhet vars kalender du vill redigera och klicka på knappen Ändra i den övre knappraden. I fönstret som öppnas väljer du fliken Öppettider. Som standard föreslås öppettiderna 09-16, måndag till fredag. Stängda dagar markeras i rött i kalendern i fönstrets nedre högra hörn. Börja med att ange vilka veckodagar som biblioteket är öppet i kolumnen Veckodagar. Därefter kan du justera öppettider för respektive veckodag. Officiella helgdagar är redan inlagda i systemet och är markerade i ljusrött i kalendern, vilket visar att biblioteket är stängt. I listan över stängda dagar ska du själv lägga till övriga dagar då biblioteket är stängt, t.ex. om p.g.a. utbildning eller lov. Här är det viktigt att ha framförhållning. Om du vill lägga till en eller flera dagar då biblioteket är stängt, gör du detta genom att klicka på knappen Ny. I fönstret som öppnas lägger du in en beskrivning, t.ex. kursdag eller semesterstängt, och specificerar hur länge biblioteket är stängt med hjälp av pilknapparna till höger om fältet Stängt från och Stängt till. Klicka sedan på knappen OK för att spara. 78
79 Den stänga dagen markeras i rött i kalendern. Om enheten vars kalender du redigerar är ordnad under en annan enhet, kan du enkelt kopiera den överordnade enhetens kalender genom att klicka på knappen Kopiera från överordnad enhet. Avvikande öppettider Om biblioteket t.ex. justerar sina öppettider under sommaren kan detta läggas in under avvikande öppettider och kommer sedan att visas bredvid ordinarie öppettider i webbsök. Välj via pilknapparna hur länge informationen kommer att visas samt skriv in rubrik och öppettider i respektive fält. Informationen kommer inte att påverka återlämningsdatum, utan visar bara justeringar i öppethållande på dagar biblioteket redan är öppet. 79
80 Låntagargrupper och klasser För att kunna registrera låntagare måste du först definiera låntagargrupper för särskilda kategorier av låntagare, t ex låntagargrupper för barn resp. vuxna, för personal eller för Boken kommer-låntagare. Dessutom har många bibliotek en låntagargrupp för institutioner, en låntagargrupp för andra bibliotek och kanske en grupp för personalen. Fördelen med att ha olika låntagargrupper är att du kan behandla flera olika låntagare åt gången. För Boken kommer-låntagare behålls lånehistoriken, så att bibliotekarien kan se vilka titlar som låntagaren redan har haft hemma (detta kräver dock låntagarens godkännande). Fackbibliotek använder ofta en låntagargrupp för anställda, en för externa låntagare och en för andra bibliotek. Ibland används flera olika låntagargrupper för anställda, med olika lånetid. På skolbibliotek används vanligen en låntagargrupp för personal och en för elever. Eleverna kan sedan ordnas i klasser, t.ex. 1A, 2A etc. Om du namnger klasserna enligt detta mönster, måste du flytta eleverna varje läsår (t.ex. från klass 1A till klass 2A). Alternativet är att döpa klasserna efter årskull, t.ex. 00A, 00B, 01A, 01A etc. Det är inte obligatoriskt att upprätta klasser, men det kan underlätta i det dagliga arbetet. OBS! Tänk på att en och samma låntagare kan tillhöra endast en låntagargrupp. Skapa ny låntagargrupp För att skapa en ny låntagargrupp klickar du på Cirkulation och alternativet Låntagare i vänstermenyn. Klicka sedan på knappen Ny längst till vänster i den övre knappraden, och välj alternativet Ny låntagargrupp. Ett nytt fönster med fyra flikar öppnas då. Under den första fliken, Generellt, namnger du låntagargruppen. Om du bockar för rutan Låntagargruppen används som standard, kommer denna låntagargrupp att vara förvald när du registrerar en ny låntagare. Om du bockar för rutan Spara lånehistorik (Boken kommer), kommer lånehistoriken för alla låntagare som är knutna till denna låntagargrupp att sparas och visas under fliken Lånehistorik i låntagarbilden. Låntagargrupper omfattar vanligen låntagare som är personer. Om man skapar en låntagargrupp för låntagare som är andra bibliotek, så anger man dock att låntagargruppen innehåller institutioner. 80
81 Låntagare som är knutna till en institutionslåntagargrupp hanteras av Mikromarc på samma sätt som låntagare knutna till en person-låntagargrupp, med ett undantag: Om en institutionslåntagare loggar in med sina användaruppgifter i Webbsök och reserverar en eller flera titlar, så måste denna reservation alltid hanteras manuellt från Rutiner > Meddelanden > Inkorg även om man har konfigurerat Mikromarc till att sända alla reservationer direkt in i databasen utan handpåläggning. Under fliken Standardvärden finner du fler inställningar. Automatisk flyttning av medlemmar till en annan låntagargrupp tar utgångspunkt i låntagarens födelsedatum och flyttar låntagaren till vald låntagargrupp vid en bestämd ålder. Låntagaren behåller lånevillkoren för de lån som gjordes före flytten, men lån som görs efter flyttdatumet använder den nya låntagargruppens lånevillkor. Under denna flik anger du också när lånekortet upphör att vara giltigt, och om du vill att ett särskilt ljud ska spelas upp vid utlån till en låntagare tillhörande just denna låntagargrupp. Reservationsprioritet är som standard satt till 0. Prioritet graderas från 0 till 9, där 0 är den högsta prioriteten. Vid varje reservationstillfälle används låntagargruppens prioritet som standardvärde, men detta kan överskridas manuellt i reservationsbilden. Olika reservationsprioriteter på olika låntagargrupper gör det möjligt för biblioteket att prioritera en låntagargrupp framför en annan när det är kö på en titel eller ett exemplar. Inställningen Tillåt flera reservationer av samma titel är användbar om biblioteket lånar ut till andra bibliotek, och ett och samma bibliotek reserverar samma titel för olika låntagares räkning. 81
82 Under fliken Medlemmar har du möjlighet att flytta låntagare till en annan låntagargrupp, och att ändra kontaktuppgifter för markerad låntagare. Under den sista fliken, Avgifter, har du möjlighet att specificera avgifter för krav- och aviseringsutskick samt för förlorade exemplar. Innan du gör något under denna flik bör du läsa mer i avsnittet om avgifter längre fram i denna manual. Skapa ny klass Klasser liknar låntagargrupper, men tillhör alltid en bestämd enhet och kan inte användas i lånevillkor. En klass kan vara t.ex. en skolklass eller en basgrupp. Det är inte nödvändigt att dela in låntagare i klasser, och om du väljer att inte göra det kan det vara en bra idé att dölja visningen av klasser. Detta gör du genom att klicka på Visa i den övre knappraden och ta bort bocken framför Klasser. 82
83 Fördelen med att dela in t.ex. låntagare tillhörande låntagargruppen Elever i klasser, är att låntagarregistret blir mer överskådligt. Klasser kan också användas som urval vid krav- och aviseringsutskick, vilket kan underlätta kravhanteringen. Vid behov kan du ställa in så att alla utlånsmeddelanden (krav, aviseringar, påminnelser etc.) för låntagare i en klass skickas till en administratör, t.ex. en klassföreståndare. För att skapa en ny klass klickar du på knappen Ny i den övre knappraden och väljer alternativet Ny klass. I fönstret som öppnas döper du klassen och anger vilken enhet som låntagarna i klassen ska tillhöra. Längst ner i skärmbilden kan du, om så önskas, ange en administratör för klassen genom att klicka på knappen Bläddra. Administratören måste vara en registrerad låntagare i låntagarregistret. 83
84 Flytta låntagare mellan klasser Under fliken Medlemmar kan du flytta en eller flera låntagare till en annan klass. Här har du också möjlighet att ändra låntagarinformationen för enstaka låntagare i klassen genom att markera låntagaren och klicka på ikonen Ändra. Klicka på OK för att spara dina ändringar. Lånevillkor I lånevillkoren anger du hur du vill att utlån ska fungera. Hur länge ska t.ex. böckerna stå på reservationshylla? Hur lång ska lånetiden vara? Ska det vara möjligt att låna om? Lånevillkoren finner du genom att klicka på Cirkulation > Lånevillkor i vänstermenyn. För att lånevillkoren ska fungera effektivt och problemfritt är det viktigt att villkoren är så få som möjligt - ett rimligt antal är ca tio lånevillkor. Med systemet följer två fördefinierade lånevillkor som kan redigeras, men inte tas bort. Dessa är standardvillkoret och fjärrlånsvillkoret. Standardvillkoret är det mest grundläggande lånevillkoret, som tillåter utlån av alla materialtyper, vid alla enheter, till alla låntagare. De lånevillkor som du sedan lägger till ska endast gälla de undantag som finns till det grundläggande villkoret. Du behöver alltså inte lägga till villkor för att tillåta utlån till varje enskild låntagargrupp eller för att tillåta utlån av olika materialtyper detta justeras redan i det grundläggande villkoret. Undantag till detta kan t.ex. vara kortare eller längre utlånstider för vissa materialtyper och låntagargrupper etc. De lånevillkor du lägger till ordnas automatiskt i tabellen, med det mest specifika lånevillkoret överst, och det mest grundläggande lånevillkoret nederst. Vid utlånstillfället genomsöker systemet tabellen med lånevillkoren, i ordningen uppifrån och ner. Detta innebär att systemet går igenom de mest specifika lånevillkoren först, innan det tar hänsyn till de med generella villkoren. Så snart systemet hittar det villkor som uppfyller lånet, upphör sökandet. Standardvillkoret näst längst ner i listan samlar upp de lån som inte berörs av mer specifika lånevillkor, och garanterar att inget lån 84
85 faller utanför systemet. Fjärrlånsvillkoret kan endast användas om du använder fjärrlånsmodulen. Läs mer om hur detta lånevillkor fungerar och redigeras i fjärrlånsmanualen. Lånevillkoren kan knytas till: Biblioteksenheter (den enhet där exemplaret är placerat) Kataloger (i MM2 även kallat dokumentgrupper) Lånetyper Låntagargrupper MARC-fält De olika urvalskriterierna har olika prioriteringsordning. Biblioteksenheter har högst prioritet, därefter kataloger, lånetyper, låntagargrupper och slutligen MARC-fält. Lånevillkorets urvalskriterier kombineras med villkor som bestämmer: Hur lång lånetiden ska vara Hur många aktiva lån låntagaren får ha åt gången Hur länge ett aviserat exemplar hålls kvar på reservationshylla Hur länge reservationer är giltiga och sparas i databasen Om det ska finnas en begränsning för antal aktiva reservationer per låntagare Om lånetiden ska vara kortare vid reservationskö Med hur många dagar lånetiden ska förlängas vid omlån, och om den nya lånetiden gäller från förfallodatum eller från tidpunkten för omlånet Hur många gånger ett exemplar ska kunna lånas om Hur snart efter förfallodatum som kravbrev ska kunna genereras, och med vilket intervall ytterligare krav ska kunna sändas Om avgifter ska tas ut för utlån, omlån, krav etc. (läs avsnittet om avgifter i denna manual innan du gör inställningar för avgifter i lånevillkoret) Skapa nytt lånevillkor För att skapa ett nytt lånevillkor ska du se till att du står i skärmbilden Lånevillkor innan du klickar på knappen Ny (det vita arket). För att ta bort ett lånevillkor använder du knappen Ta bort (rött kryss). Därefter specificerar du lånevillkorets utlånskriterier under fliken Urval. I fönstret som öppnas namnger du det nya lånevillkoret i avsett fält. 85
86 Klicka på pilknappen till höger om respektive urvalskriterium för att få upp en lista över de enheter, kataloger, lånetyper etc. som finns att välja mellan i databasen. Systemet föreslår som standard att lånevillkoret ska gälla för alla enheter, kataloger, lånetyper etc. Alla urvalstyper har flera valmöjligheter. Om t.ex. DVD och video ska ha samma lånetid, kan du skapa ett lånevillkor som gäller för båda dessa lånetyper. I detta exempel skapas ett lånevillkor för referensexemplar. Villkoret är knutet till lånetypen Referens (översta bilden), och till samtliga låntagargrupper utom den för Personal (nedre bilden). I övrigt omfattar lånevillkoret alla enheter, kataloger och MARC-fält i databasen. Om flera bibliotek delar databas, kan du behöva skapa lånevillkor för respektive biblioteksenhet. Tänk på att denna urvalsgrupp berör exemplar, och inte har något att göra med vilken enhet som låntagaren tillhör, eller vid vilken enhet själva utlånet sker. Urval på katalog kan vara betydelsefullt om flera bibliotek delar databas och dessa vill ha olika lånevillkor för sitt bestånd. Det är också användbart för t.ex. skolbibliotek som har en särskild katalog för läromedel, som ofta ska ha en fast förfallodag vid terminens slut. Lånetyper kan definieras av varje enskilt bibliotek, men systemet levereras med förslag på användbara lånetyper. Några av dessa liknar den information som många bibliotek har i MARC-fält 245$h för materialtyp. Andra lånetyper tar till vara de behov som ligger utanför MARC-formatet, t.ex. Snabblån. Vidare kan ett lånevillkor knytas till en eller flera låntagargrupper. 86
87 När du är färdig med urvalet, väljer du fliken Lånevillkor. Slutligen kan du skapa lånevillkor på MARC-nivå. Att knyta ett lånevillkor till specifika MARC-fält kan vara användbart om du t.ex. vill skapa ett lånevillkor som gör att avgifter inte ska tas ut för försenade lån av barnböcker och annat material för barn, oavsett om låntagaren är barnet självt eller dess förälder. Klicka på det vita arket för att lägga till ett MARC-fält eller ett kontrollfält. Om du vill lägga till flera fält måste du komma ihåg att specificera vilken av de båda booleska operatorerna OCH och ELLER som ska användas. I fönstret som öppnas anger du om det är ett kontrollfält eller ett MARC-fält som du vill knyta villkoret till. Om du väljer att lägga till ett MARC-fält, kan du klicka på knappen med tre prickar för att få upp en lista över valbara MARCfält. Fliken Lånevillkor är uppdelad i fyra områden, ett för utlån, ett för omlån, ett för reservationer och ett för kravinställningar. Utlån I det övre högra hörnet anger du om utlån ska vara tillåtet. Därefter specificerar du hur lång lånetiden ska vara. Om du hellre vill ange ett fast förfallodatum, måste du först bocka för rutan Fast förfallodag. Ett nytt fält visas då, där du har möjlighet att ange valfritt datum. Om du bockar för alternativet Begränsa antalet samtidiga lån, har du möjlighet att bestämma hur många aktiva lån en låntagare får ha hemma åt gången. Om du t.ex. begränsar antalet lån till tre, och låntagaren redan har tre exemplar hemma, så får denne inte låna fler exemplar förrän något av dem återlämnas. Tänk på att spärren inte kan överskridas i Expeditionen. 87
88 Reservation Härnäst måste du ta ställning till om reservationer ska tillåtas eller ej. Om villkoret ska tillåta reservationer, måste du specificera hur länge exemplaret ska stå kvar på reservationshyllan efter att den har aviserats. Detta gör du i fältet Tillgänglig till. Giltighet för reservationen är som standard satt till 365 dagar, vilken innebär att låntagaren står i kö på boken i max ett år innan reservationen raderas. Denna inställning kan dock överskridas manuellt vid reservationstillfället. Om du väljer att Begränsa antalet samtidiga reservationer, visas ett fält där du anger max antal reservationer per låntagare. Genom att aktivera inställningen Begränsad lånetid vid lång reservationskö får du möjlighet att begränsa lånetiden till ett visst antal dagar när ett visst antal låntagare står i kö. Lånevillkoren används både när reservationen upprättas, och när ett exemplar av en reserverad titel återlämnas. Om du upprättar en exemplarreservation använder systemet det lånevillkor som bäst passar in på både låntagaren som vill reservera och på exemplaret. Det är också samma lånevillkor som används när det reserverade exemplaret återlämnas och senare lånas ut till låntagaren. Om du upprättar en titelreservation, vet systemet ännu inte vilket exemplar som reservationen kommer att falla ut på, och använder därför det lånevillkor som omfattar alla biblioteksenheter och lånetyper, men där resterande urval (katalog, låntagargrupp och MARC-fält) passar in på den låntagare och titel som berörs av reservationen. Det är inte nödvändigtvis samma lånevillkor som används när ett exemplar av den reserverade titeln återlämnas. Läs mer om detta i avsnittet Reservation längre fram i denna manual. Omlån Du avgör själv om omlån ska vara tillåtet, och med hur många dagar. Om du bockar för rutan Från återlämningsdag, gäller den nya lånetiden från lånets förfallodatum. Om du hellre vill att den nya lånetiden ska gälla från själva omlånstillfället, låter du rutan vara tom. Inställningen Begränsat antal omlån per lån talar om hur många gånger låntagaren kan förnya lånet. Om du lägger in en begränsning kan den överskridas i Expeditionen, om du bockar för rutan Tillåt omlån även om gränsen är nådd. I Webbsök kan gränsen för antalet omlån dock inte överskridas. Kravinställningar I fältet Kravintervall anger du hur många dagar efter förfallodatum som det första kravet ska genereras. I fältet Antal krav specificerar du hur många krav som ska sändas till låntagaren för ett försenat lån innan ersättningskravet skickas ut. Med inställningarna i detta exempel skickas totalt tre kravbrev, med 14 dagars intervall. Inställningen Ersättningskrav efter X dagar efter sista krav anger att ersättningskravet ska genereras 14 dagar efter att det tredje kravet har sänts, och att låntagaren då också ska spärras. Om du vill ställa in att de olika kraven ska sändas ut med olika tidsintervall, t.ex. att det första kravet ska gå ut redan dagen efter att lånet förfallit, men att det andra kravet ska sändas först efter 14 dagar, så klickar du på knappen Mer. 88
89 Du får då möjlighet att ställa in olika intervall för det första, andra och tredje kravet, samt för alla efterföljande krav (om du vill kunna skicka ut fler än tre). Om du inte vill att krav ska genereras, ska du sätta Antal krav till 0. När du är nöjd med dina inställningar klickar du på knappen OK för att spara. Lånevillkoret ordnas då automatiskt i listan över lånevillkor. Ju mer specifikt lånevillkoret är, desto högre upp i listan visas det. Om du inte ser ditt lånevillkor i listan, kan du klicka på knappen Uppdatera, och se till att rutan Visa alla lånevillkor är förbockad. Redigera lånevillkor Alla lånevillkor kan redigeras och tas bort, med undantag för standardvillkoret som inte kan raderas, och bara delvis kan redigeras. För att redigera ett villkor dubbelklickar du på det, eller markerar det och klickar på knappen Ändra. OBS! Om du redigerar ett lånevillkor gäller ändringarna bara för de nya lån som görs, och inte för de exemplar som redan är utlånade. Tidsavgränsat undantag till lånevillkor Om du väljer fliken Lånevillkor, så kan du längst ner till höger se när lånevillkoret senast ändrades, och vilken användare som genomförde ändringen. Fliken Tidsavgränsat undantag ger möjlighet att skapa ett undantag till ett befintligt lånevillkor, t ex om biblioteket har längre lånetid över sommaren. Bocka för rutan Skapa undantag som gäller och ange mellan vilka datum undantaget ska gälla. Gör sedan inställningar som ska gälla under perioden. Undantaget gäller för lån utförda inom de angivna datumen. När perioden är över börjar det ursprungliga lånevillkoret åter att gälla. 89
90 Sök lånevillkor Om du är osäker på vilket lånevillkor som gäller för en viss låntagare i kombination med ett visst exemplar, så kan du få svar på detta med hjälp av funktionen Sök lånevillkor. Mata in låntagar-id och exemplarets streckkod i avsedda fält och klicka på knappen Villkor. Vilket lånevillkor som träder i kraft visas då i den nedre halvan av fönstret. Avgifter Det finns tre olika sätt att ta ut avgifter för försenade lån: Avgift per sänt kravbrev Avgift per krävt exemplar Avgift per försenat exemplar Avgift per sänt kravbrev Om du vill ta ut en avgift per sänt kravbrev, ställer du in detta genom att klicka på knappen Alternativ (verktygsikonen) i cirkulationsmodulen. I fönstret som öppnas väljer du fliken Avgifter. Här gör du generella inställningar som knyts till den enhet som du är inloggad mot. Möjlighet finns att ta ut olika avgifter för det första, andra och tredje kravet. Du kan också ta ut olika avgifter för brev, e- postmeddelanden och SMS. Förutom avgifter för krav kan du också ta betalt för aviserings- och påminnelsemeddelanden, samt för ersättningskrav. Avgifter för fjärrlån används endast om ditt bibliotek använder fjärrlånsmodulen. 90
91 Undantag till dessa generella inställningar kan göras per låntagargrupp. Om du t.ex. vill att barns lån ska vara avgiftsfria, innebär detta att du måste ha en egen låntagargrupp för barn. I inställningarna för denna låntagargrupp, under fliken Avgifter, bockar du sedan för alternativet Åsidosätt globala priser och specificerar vilka avgifter som ska gälla för just denna låntagargrupp. Avgift per krävt exemplar Om du vill ta ut en avgift per krävt exemplar, så ska du ställa in detta i lånevillkoren. Tänk på att redigera det grundläggande standardvillkoret först, och därefter eventuella övriga lånevillkor. Dubbelklicka på standardvillkoret, eller markera det och klicka på knappen Ändra. Längst ner till vänster i fönstret som öppnas klickar du på knappen Avgifter per exemplar 91
92 Ett nytt fönster öppnas. I fältet Krav anger du hur stor avgift som ska tas ut per krävt exemplar. Med inställningarna i exemplet till vänster, kommer en avgift på 10 kronor att tas ut per exemplar och kravtillfälle. När ersättningskravet skickas tas en avgift på ytterligare 10 kronor ut. Om du bara vill ta ut en avgift första gången exemplaret krävs, klickar du på knappen Mer. Förutom kravavgifter kan du här också ställa in avgifter för utlån och omlån, reservationer och aviseringar. Klicka på OK för att spara dina inställningar. Upprepa proceduren för eventuella övriga lånevillkor. Tänk på att ändringar i lånevillkor endast gäller för nya transaktioner, och inte för de lån som gjordes före ändringen. Om du vill skapa undantag t.ex. för barn eller för barnlitteratur, gör du detta i ett separat lånevillkor. Avgift per försenat exemplar Avgift per försenat exemplar styrs från lånevillkoren. Börja med att redigera standardvillkoret, och se därefter över eventuella övriga lånevillkor. Dubbelklicka på standardvillkoret för att redigera det. I fönstret som öppnas klickar du sedan på knappen Avgifter per exemplar Ett nytt fönster öppnas då, där framförallt tre fält är av betydelse: 92
93 I fältet Förfall anger du hur stor avgift som ska tas ut per försenat exemplar. Denna avgift påförs låntagarens konto, oavsett om kravbrev har sänts eller ej, vid återlämningstillfället. Inställningen verkar tillsammans med fältet Frist. Exempel: Enligt lånevillkoret ska en avgift på fem kronor tas ut per försenat exemplar. Tidsfristen är en dag. Detta innebär att om lånet förfaller en måndag och exemplaret återlämnas en onsdag, så kommer förseningen att kosta låntagaren 5 kronor. Om du hellre vill ta ut en avgift per försenat exemplar och dag, ska du använda fältet Förs.avg per dag (i stället för fältet Förfall) i kombination med fältet Frist. Tidsfristen måste ha värdet 1 (en dag) eller högre. Exempel: I lånevillkoret är en avgift på 10 kr angiven i fältet Förs.avg per dag. Tidsfristen är en dag. Ett lån som har genomförts enligt detta villkor har förfallodatumet 15 april. Om låntagaren återlämnar exemplaret en dag för sent (den 16 april) får denne inga böter. Om exemplaret återlämnas två dagar för sent (den 17 april) får låntagaren 20 kr i böter. Om du inte vill att låntagaren ska behöva betala förseningsavgiften för de dagar som biblioteket har stängt, måste du bocka för inställningen Stängda dagar räknas inte. Systemet räknar då inte någon avgift för de dagar som är markerade som stängda i kalendern för det bibliotek som låntagare är knuten till. Det är också möjligt att ställa in en max-gräns för förseningsavgifter, så att den totala förseningsavgiften aldrig överstiger en viss summa, hur försenat exemplaret än är. Inställningen görs i fältet Max.förs.avg. Klicka på knappen OK när du är nöjd med dina inställningar. Upprepa eventuellt processen för övriga lånevillkor. Tänk på att ändringar i lånevillkor endast gäller för nya transaktioner, och inte för de lån som gjordes före ändringen. Kontroll av åldersgräns och låntagares ålder Mikromarc kontrollerar låntagares ålder vid utlån av åldersbegränsat material oberoende av lånevillkoren. Funktionen kräver att låntagaren har födelsedatum registrerat i låntagardetaljerna samt att åldersgräns finns angiven i postens fält 521 a. För att kontrollen ska fungera måste åldersgräns skrivas på något av följande sätt i fält 521 a: För spel: PEGI: 15+, PEGI: 3+ och så vidare (PEGI = Pan European Game Information) För annat åldersbegränsat material, t ex film: Från: 7 år, Från: 18 år och så vidare 93
94 Funktionen är valbar och måste aktiveras i fliken Expedition under Expeditions- och cirkulationsinställningar för varje enhet som vill använda kontroll av åldersgräns. När funktionen är aktiverad spärras utlån av åldersbegränsat material för låntagare som är för unga och i expeditionsbilden visas följande meddelande: Låntagaren kan inte låna denna titel p. g. a. åldersgränsen. Skrivarinställningar Mikromarc använder Windows inställningar för standardskrivare. Vid utskrift av träfflistor i katalogmodulen och av kravbrev och aviseringar etc., är det möjligt att ändra skrivare tillfälligt i den dialogruta som visas när du klickar på ikonen Skriv ut: För att kunna skriva ut bl.a. kvitton måste du dock göra vissa inställningar i Cirkulationsmodulen. Klicka på knappen Alternativ i den övre knappraden. 94
95 I fönstret som öppnas väljer du fliken Kvitteringar. För att du ska kunna skriva ut kvitton måste du välja kvittoskrivare och kvittomallar. Klicka på knappen Välj, markera den skrivare som du vill använda och klicka på OK. Klicka därefter på pilknappen till höger om fältet Utlånskvitto och markera den mall som du vill använda. Välj återlämningskvitto på samma vis. Om du vill att kvitton ska skrivas ut automatiskt när låntagaren avslutas (när du trycker F5 på tangentbordet) måste du bocka för valet Automatisk bredvid mallinställningarna för utlåns- och återlämningskvitto. Om du inte bockar för att utskrift ska ske automatiskt kan du skriva ut kvitto manuellt med knappen F11 Kvittering i Expeditionen. Olika skrivarinställningar kan göras vid olika biblioteksenheter. Om du vill kunna skriva ut följesedlar för reserverat material, anger du vilken skrivare utskrifterna ska skickas till, och vilka mallar som ska användas. På samma sätt som för kvitteringar anger du också om utskrift ska ske automatiskt. Följesedel kan också skrivas ut manuellt med en egen knapp, som visas i Expeditionen när ett reserverat exemplar återlämnas. OBS! Val av skrivare sparas per dator. Val av kvittomall och följesedel sparas per biblioteksenhet. 95
96 Registrera ny låntagare En låntagare kan registreras antingen från Cirkulation > Expedition eller från Cirkulation > Låntagare, med knappen Ny i knappraden. OBS! Om du ska registrera en låntagare som också ska kunna arbeta i Mikromarc, måste denne först registreras som användare. Därefter kan du komplettera användarkontot med låntagarinformation. När du klickar på knappen Ny öppnas ett tomt formulär för låntagarregistrering. Här fyller du i nödvändiga kontaktuppgifter och annan information om låntagaren som är av betydelse på ditt bibliotek. Alla fält behöver inte fyllas i, men det rekommenderas ändå att de används. Du kan när som helst återvända till detta formulär och fylla i kompletterande uppgifter. Tänk på att alltid mata in information på ett konsekvent sätt, för att sökbarheten ska bli så god som möjligt. Låntagarregistrering kan underlättas med hjälp av en koppling mot SPAR eller aktivering av postnummerservice. Läs mer om detta i avsnitten Postnummerservice och SPAR-koppling längre fram i denna manual. Du kan själv styra vilka fält som måste fyllas i vid registrering för att låntagaren ska kunna sparas. Detta gör du genom att klicka på ikonen Alternativ i den övre knappraden. 96
97 I fönstret som öppnas väljer du fliken Låntagare. Bocka för de fält som ska vara obligatoriska samt vilka låntagargrupper som ska vara standard och klicka sedan på knappen OK för att spara. Inställningarna gäller för alla användare som loggar in mot din biblioteksenhet. Låntagarbilden Namn: Låntagarens namn bör anges i inverterad form: Efternamn, Förnamn Mellannamn. Mikromarc kan invertera namnet vid utskrift av brev i Meddelandecenter, men endast under förutsättning att efternamn och förnamn separeras med ett kommatecken. Låntagar-id: Här läser du in streckkoden på låntagarens lånekort med hjälp av streckkodsläsare. Om biblioteket inte använder lånekort kan man använda sig av någon annan typ av låntagar-id. Tänk dock på att denna uppgift måste vara unik i databasen. Flera låntagar-id till samma låntagare: Det finns möjlighet att koppla flera låntagar-id, d v s flera streckkoder, till samma låntagare. Det innebär att en låntagarpost kan identifieras med olika lånekort vid utlån och inloggning i webbsök. För att aktivera funktionen krävs en inställning i databasen. Kontakta supporten för hjälp med detta. 97
98 Personnummer: I detta fält matar du in personnumrets tolv siffror, utan bindestreck. Denna uppgift har stor betydelse för t.ex. skolbibliotek, som regelbundet uppdaterar sina låntagarregister med hjälp av elevregister och funktionen låntagarimport. Personnummer är också en förutsättning för att uppdatering via SPAR ska fungera. Använd även personnummer som låntagar-id: Om rutan bockas för, så kommer låntagarens personnummer att användas som streckkod. Det betyder att låntagarens körkort kan scannas i stället för lånekortet vid utlån. Abonnera: Detta val är endast tillgängligt om du har konfigurerat Mikromarc för import av kontaktuppgifter från t.ex. SPAR. Biblioteksenhet: Välj vilken enhet låntagaren tillhör med hjälp av pilknappen till höger om fältet. Uppgiften har betydelse vid bl.a. reservationer, då biblioteksenheten används som utlämningsenhet. Låntagargrupp: Låntagargrupp måste anges för att du ska kunna spara låntagaren. Med systemet följer två fördefinierade låntagargrupper Barn och Vuxna. Klass: Denna uppgift används av t.ex. skolbibliotek, och behöver inte fyllas i. Kod: Kod används vid inloggning på sidorna Mig & Mitt i Webbsök, och vid behov även i självbetjäningsmodulen. Du lägger till en kod genom att klicka på knappen Ändra. Mata in koden (tänk på att koden måste vara fyrsiffrig) och tryck Enter på tangentbordet. Spärrad: Vid behov kan denna ruta bockas för manuellt, vilket innebär att låntagaren varken kan låna eller reservera material. Spärren hävs genom att ta bort bocken och klicka OK. Det går att ställa in att en låntagare ska spärras automatiskt när ett ersättningskrav sänds. Denna inställning görs under Cirkulation > Expedition > Visa alternativ (verktygsikonen) > Utlånsmeddelanden > Tillåt automatisk spärrning av låntagare. Förfallodatum: Denna uppgift är kopplad till låntagargruppen, och anger hur länge lånekortet är giltigt. Uppgiften behöver inte fyllas i. Födelsedatum: Här anger du det datum då låntagaren är född enligt mönstret ÅÅÅÅ-MM-DD. Kön: I detta fält finns förutom alternativen Man och Kvinna även valet Inget. Detta alternativ är tänkt att användas för bibliotek och andra institutioner som registreras som låntagare. Status: Om du har aktiverat kopplingen mot SPAR kommer låntagarens status automatiskt att uppdateras när låntagaren avlider, emigrerar etc. En lista över låntagaren med annan status än Aktiv kan tas fram under Rutiner > Statistik. Status kan också ändras manuellt. Önskat språk: Klicka på pilknappen till höger om fältet för att ange vilket språk låntagaren helst vill ska användas i de meddelanden (krav, aviseringar etc.) som biblioteket skickar. Meddelande till låntagaren: Detta fält är praktiskt att använda för att i kvitton, kravbrev och aviseringar skicka med ett personligt meddelande till låntagaren. Detta meddelande visas även i Expeditionen och i Webbsök när låntagaren är inloggad i Mig & Mitt. Internt memo: Noteringsfältet är internt och synligt endast för bibliotekspersonalen. Permanent adress: Klicka på pilknappen till höger om fältet för att lägga in adressuppgifter. 98
99 Tillfällig adress: Klicka på pilknappen till höger om fältet för att lägga in eventuell tillfällig adress. Här har du möjlighet att lägga till från- och tilldatum som anger under vilken period adressen är aktuell. Telefonnummer och e-post: Det finns inga regler för hur telefonnummer ska matas in i fälten Telefon och Mobiltfn. Hur du skriver ut mobiltelefonnummer (t.ex. med eller utan bindestreck, med eller utan mellanslag) har alltså ingen betydelse för om SMS kommer fram till låntagaren eller inte. Om du vill flytta ett nummer mellan de båda fälten kan du klicka på knappen med de blåa pilarna mellan fälten. Du kan registrera upp till två e-postadresser för låntagaren. Den som ska användas i första hand (t.ex. vid utskick av krav och aviseringar) ska alltid matas in i fältet E-post 1. Du kan skicka e-postmeddelanden direkt till låntagaren från låntagarbilden genom att klicka på knappen Ny e-post till höger om respektive e-postadress. För att låntagaren ska kunna ta emot meddelanden (t.ex. krav och aviseringar) via e-post och SMS måste du komma ihåg att bocka för detta. Du kan också ange att låntagaren ska få kvitto per e- post genom att bocka för Kvittering via e-post. Låntagaren kommer då alltid att få e-postkvitto vid kvittoutskrift i expeditionen, men du kan skriva ut papperskvitto från fliken Lån i låntagardetaljerna. Om låntagaren är registrerad med e-postadress, så kan du skicka e-postkvitto från fliken Lån i låntagardetaljernavid enstaka tillfällen, utan att bocka för Kvittering via e-post. Du kan också lägga till en bild av låntagaren med hjälp av knappen Foto. Fotofilerna läggs in på varje enskild låntagare, och måste vara i något av formaten JPG, BMP eller PNG. När du lägger in bilden i Mikromarc, sparas den automatiskt direkt i databasen. Bildstorleken bör inte vara större än 80 pixlar bred och 120 pixlar hög, eftersom större bilder kan göra att Mikromarc fungerar trögt. Bilderna ska vara i höjdformat, med proportionerna 1:2 (bredd:höjd). Klicka på knappen Foto för att lägga till en bild. I fönstret som öppnas bläddrar du dig fram till det foto som ska sparas till låntagaren i Mikromarc. 99
100 Markera bilden och klicka på knappen Öppna. Fotot infogas då i låntagarbilden. Klicka på OK för att spara. Postnummerservice Postnummerservice är ett hjälpmedel vid låntagarregistrering som gör att du registrerar låntagarens adressuppgifter snabbt, korrekt och på ett konsekvent sätt. Funktionen är aktiverad som standard. Du använder verktyget genom att skriva direkt i fältet Permanent adress. Så snart du har skrivit in de tre första tecknen i gatuadressen visas upp till 20 sökförslag. Dessa visas i alfanumerisk ordning (textsortering). Ibland kan du behöva skriva in nästan hela adressen innan rätt gatuadress visas. När du har hittat låntagarens adress i listan markerar du den och dubbelklickar på den. Postnummer och postadress infogas då automatiskt i avsedda fält. Kontrollera med låntagaren att uppgifterna är korrekta och komplettera eventuellt med uppgift om uppgång, trappa etc. Om du får ett felmeddelande när du använder verktyget beror det med största sannolikhet på att din sökning är för bred och genererar för stora träffmängder. Hellre än att inaktivera hjälpfunktionen kan du då prova att snäva in din sökning genom att skriva in hela gatuadressen. 100
101 Du kan också expandera fältet Permanent adress med hjälp av pilknappen till höger. Om du registrerar adressen i det fönster som öppnas, så används inte hjälpfunktionen. Sökexempel Sökning med vänster- och/eller högertrunkering. Du kan med fördel använda dig både av vänster- och högertrunkering, men försök hålla dina sökningar så specifika som möjligt, dels eftersom alltför stora träffmängder är oöverskådliga, dels av prestandaskäl. OBS! Ersätt inte postnummer med trunkeringstecken, eftersom det genererar ohanterliga träffmängder. Sökning på postnummer visar samtliga gatuadresser med respektive postnummer, även om dessa är fler än 20 till antalet. Bläddra mellan träffarna med hjälp av pilarna i rullgardinslistan till vänster, eller med pilknapparna på tangentbordet. Om du markerar en gatuadress kan du också navigera dig i listan genom att skriva in begynnelsebokstaven i den adress som du söker. T.ex. tryck G för att hitta den första adressen i listan som börjar på G, i detta exempel Gelbogatan. Alfanumerisk sortering (textsortering) innebär att gatuadresserna inte visas i numerisk ordning. 101
102 Inaktivera tjänsten Postnummerservicetjänsten är inaktiverad som standard, men kan aktiveras. Gå till Cirkulation > Visa alternativ (verktygsikonen) > Namn-/adressimport. Bocka sedan för inställningen Använd automatisk adresshämtning. Tänk på att inställningar under denna flik endast berör den enhet som du är inloggad mot. Om du vill inaktivera funktionen för alla biblioteksenheter i databasen måste du därför logga in mot respektive enhet och upprepa proceduren. SPAR-koppling De bibliotek som vill höja kvaliteten på sina låntagarregister ytterligare kan aktivera en koppling mellan Mikromarc och statens personadressregister (SPAR). Kopplingen innebär två möjligheter som båda ökar låntagarregistrets kvalitet: Effektivare låntagarregistrering. Endast personnummer behöver matas in manuellt övriga uppgifter som namn och adressuppgifter hämtas automatiskt från SPAR Regelbundna uppdateringar av låntagarregistret, så att låntagares namnbyte, adress- och statusändringar går direkt in i Mikromarc. Listor kan sedan tas fram över låntagare med status Dold adress, Avliden, Emigrerat och Odefinierad Inställningar SPAR-kopplingen är som standard inaktiverad. För att kunna använda funktionen måste biblioteket teckna ett avtal för tjänsten med Infotorg, samt göra vissa inställningar i Mikromarc. Dessa inställningar finner du under Cirkulation > Visa alternativ (verktyget) > Namn-/adressimport. 102
103 Bocka för rutan Aktivera import av namn- och adressuppgifter från folkbokföringsregistret. Välj sedan alternativet Infotorg SPAR (Svensk) i rullgardinslisten till höger om fältet Leverantör. Ange sedan användarnamn och lösenord i avsedda fält. Rutan Abonnemang förvalt är som standard förbockad (men syns först när du väljer leverantören Infotorg), vilket innebär att alla nya låntagare som registreras automatiskt kommer att uppdateras när personuppgifterna ändras i folkbokföringsregistret. OBS! Tänk på att dessa inställningar endast berör den enhet som du är inloggad mot. Om du vill aktivera SPAR-kopplingen för andra biblioteksenheter i databasen, måste du logga in mot dessa en och en och upprepa proceduren. För att personuppgifter i låntagarregistret ska uppdateras regelbundet, måste du dessutom skapa en s.k. schemalagd aktivitet, som talar om för Mikromarc hur ofta dessa uppdateringar ska göras. Uppdateringarna görs för alla enheter som aktiverat koppling mot SPAR. Gör så här: Gå till Administration > Schemalagda aktiviteter. Markera aktiviteten med namnet ExternalPersonImport och klicka på knappen Ändra. Fönstret Scheduled task detail öppnas. Ange först hur ofta uppdateringarna ska göras, genom att välja något av alternativen En gång, Dagligen eller Veckovis i fältet Kör. Alternativet En gång använder du om du vill göra uppdateringar enstaka gånger. 103
104 Valet Dagligen används för att göra uppdateringar dagligen, medan valet Veckovis används för att göra uppdateringar en eller flera gånger i veckan. När du har valt periodicitet anger du vid vilken tid uppdateringen ska börja köras på servern, i fältet Starttid. Vill man köra aktiviteten flera gånger under en bestämd period ställer man in hur ofta körningen ska upprepas i fältet Upprepa aktiviteten var: och när den ska upphöra i fältet under en varaktighet till:. Registrera låntagare med hjälp av SPAR När du har aktiverat koppling mot SPAR är det väldigt enkelt att registrera låntagare. Börja med att skriva in låntagarens personnummer (ÅÅÅÅMMDD1111) i avsett fält och trycka enter. Namn, födelsedatum, kön och adressuppgifter hämtas då automatiskt från SPAR till rätt fält i låntagarbilden. Komplettera med låntagar-id, låntagargrupp, klass och kod, förfallodatum, telefonnummer och e-post. Spara uppgifterna genom att klicka OK. OBS! För att låntagarens uppgifter ska aktualiseras vid de schemalagda uppdateringarna måste rutan Abonnera vara förbockad. Det är den som standard, enligt inställningarna under fliken Namn- /adressimport i Expeditions- och cirkulationsinställningarna. Låntagarsökning Om du vill söka upp en låntagare för att låna ut exemplar till denne, ska du inte söka från Cirkulation > Låntagare, utan från Cirkulation > Expedition. Läs mer om detta i avsnittet om utlån längre fram i denna manual. Sökfunktionen i låntagarregistret används i huvudsak när du vill söka upp och redigera låntagare. Låntagarregistret finner du under Cirkulation > Låntagare. Du kan söka låntagare genom att skriva in söktexten i den lilla rutan högst upp till höger i fönstret Låntagare och låntagargrupper. Du kan söka på efternamn, låntagarens streckkod, födelsedatum och e- postadress. När du söker på efternamn blir sökningen automatiskt högertrunkerad. Du kan även 104
105 vänstertrunkera, genom att använda % som trunkeringstecken, exempel: %Nina. Denna metod är effektiv om du känner till låntagarens förnamn men inte minns efternamnet. Starta sökningen genom att klicka på förstoringsglaset eller trycka enter på tangentbordet. För att avgränsa låntagarregistret kan du välja vilka enheters låntagare som ska visas genom att klicka på knappen med pilarna till höger. I filtret kan du också välja vilka låntagargrupper och klasser som ska visas i träffbilden. När du klickar på knappen Låntagarsökning öppnas ett formulär med möjlighet att söka fram låntagare med hjälp av registrerade uppgifter om låntagaren, t ex födelsedatum, postnummer, senaste aktivitet, löpnummer på ersättningskrav m. m. Om du högerklickar i låntagarregistret så öppnas ett fönster där du kan välja vilka kolumner som ska visas. 105
106 Redigera låntagare Om du vill ändra informationen om en låntagare dubbelklickar du på aktuell låntagare i låntagarregistret, alternativt markerar låntagaren och klickar på knappen Ändra (Ctrl-E). I fönstret som öppnas utför du dina ändringar och sparar genom att klicka på OK. Tänk på att om du byter enhet så töms fältet Klass. Eventuellt måste du då välja en ny klass vid den nya enheten. En låntagare kan redigeras från Cirkulation > Låntagare i vänstermenyn, men du kan även redigera låntagarens uppgifter när denne är aktiv i Expeditionen, genom att klicka på knappen F6 Låntagare (för att se låntagarens kontaktuppgifter). Man kan också redigera låntagarens uppgifter via knapparna F10 Konto, F12 Utlån, Res/Ink (kortkommando alt + R) eller F12 Förfall. Knapparna F10 Konto, F12 Utlån, Res/Ink (alt + R) lyser rött för att uppmärksamma när låntagaren har skuld, reservationer att hämta eller förfallna lån. Lån Under fliken Lån finner du en lista över låntagarens aktiva lån, med förfallodatum för respektive lån. Här kan du också se om respektive titel har blivit krävd och om den har lånats om. Från denna flik kan du kräva alla eller några av titlarna i listan och låna om. För att se vilket exemplar av titeln som är utlånat markerar du titeln och klickar på ikonen F7 Katalog (eller trycker F7 på tangentbordet). Med knappen F3 Kölista ser du om det finns reservationer på titeln, och med hjälp av skrivar-ikonen startar du en utskrift av listan över låntagarens aktiva lån. Reservationer Under denna flik listas låntagarens aktiva reservationer, med reservations- och giltighetsdatum samt, om du bläddrar till höger, information om reservationens status (d.v.s. information om huruvida reservationen är väntande, inkommen eller aviserad). Överst på fliken visas antal reservationer med status aktiv reservation, och antal reservationer med status inkommet (i detta exempel 2/1). Från denna flik kan du ta bort reservationer, redigera de reservationer som finns sedan tidigare, samt skriva ut en lista över dessa. Om du klickar på knappen F9 Katalogsökning kommer du till katalogen där du kan skapa nya reservationer för låntagaren. 106
107 Konto Alla belopp som debiteras låntagaren och som avser de avgifter du har ställt in (se separat avsnitt i denna manual) samlas på fliken Konto i låntagarbilden. Under fliken Konto finns knappalternativen Betala och Avskriv. Om skulden ska betalas klickar du på knappen Betala. Då öppnas ett fönster där du kan bocka för de rader som ska betalas. Om låntagaren bara vill betala en delsumma kan du även bocka för en rad och ange summan som ska betalas i fältet Belopp. Resterande skuld sparas då under fliken Konto tills den fullständiga summan är betald eller avskriven. Ett motsvarande fönster öppnas när du väljer alternativet Avskriv. Här kan du dock endast avskriva en hel skuld, inte ange delbelopp som ska avskrivas. Längst ner till vänster finns knappen Exemplarhistorik, där du kan se cirkulationshistoriken för det exemplar som skulden avser. Ny skuld Utöver de avgifter som registreras på låntagarens konto vid t.ex. kravutskick, finns möjlighet att själv registrera skulder, t.ex. för lånekort. Detta gör du genom att gå till fliken Konto i låntagarbilden och klicka på knappen Ny. Ett nytt fönster öppnas då. Fälten Låntagare och Konto kan inte redigeras. Fälten Pris och Notering måste fyllas i för att skulden ska kunna registreras. I fältet Notering anger du så specifikt som möjligt vad skulden gäller. Uppgift om antal anges vid behov. Fältet Skuld uppdateras automatiskt när du har angett antal och pris. Om skulden är direkt relaterad till ett specifikt exemplar, skannar du in exemplarets streckkod i avsett fält. Uppgifter om titel och författare fylls då i automatiskt. Uppgifter om var, när och av vem skulden har registrerats anges automatiskt och kan inte ändras. När du har skrivit in alla nödvändiga uppgifter klickar du på knappen Spara för att spara, eller på knappen Spara & ny för att spara och direkt kunna registrera ytterligare en skuld för låntagaren. 107
108 Lånehistorik Vid behov kan biblioteket aktivera funktionen lånehistorik för utvalda låntagargrupper, t.ex. Boken kommer-låntagare, arbetsplatsbibliotek och förskolor. Funktionen gör det möjligt för Mikromarc att varna när en låntagare lånar en titel som han tidigare har lånat, men kan också användas för att i efterhand kunna spåra vilken låntagare som har haft vilket exemplar. Historiken är endast tillgänglig för behörig bibliotekspersonal d.v.s. expeditionspersonal, expeditionsadministratörer och administratörer, eller andra användare som har behörigheten Låntagarens lånehistorik. När funktionen har aktiverats visas lånehistoriken under fliken Lånehistorik i låntagarbilden för respektive låntagare. Här visas de lån som har avslutats (exemplar som har återlämnats) sedan funktionen aktiverades. Listan innehåller uppgifter om titel, författare, hyllplacering, exemplarets streckkod, typ av transaktion (återlämning) och datum för transaktionen. Historiken kan skrivas ut med hjälp av ikonen Skriv ut. Om listan är lång, kan du använda dig av sökfunktionen för att hitta det lån som intresserar dig. Skriv in ett sökord i sökfältet och klicka på knappen Sök för att verkställa sökningen, som är en fritextsökning. Klicka på knappen F7 Exemplar för att visa detaljerad information om exemplaret. Funktionen öppnar ett nytt katalogfönster, där det aktuella exemplaret är markerat. Funktionen kan aktiveras på två olika sätt. Per låntagargrupp. Funktionen aktiveras då för samtliga låntagare knutna till låntagargruppen. Per låntagare. Funktionen aktiveras manuellt för varje enskild låntagare vars lånehistorik ska sparas. Aktivera funktionen per låntagargrupp Gå till Cirkulation > Låntagare och dubbelklicka på den låntagargrupp som ska konfigureras (eller markera den och klicka på knappen Ändra i den övre knappraden). 108
109 Välj fliken Generellt. Bocka för rutan Spara lånehistorik (Boken kommer). Klicka sedan på knappen OK för att spara. Från och med nu ska all historik för låntagare knutna till denna låntagargrupp att sparas. Aktivera funktionen per låntagare Sök upp den låntagare vars lånehistorik ska sparas. Dubbelklicka på låntagaren (eller markera den och klicka på knappen Ändra i den övre knappraden). Välj fliken Kontaktinformation. Bocka för valet Spara lånehistorik och klicka på knappen OK för att spara. OBS! Denna inställning är inte aktiv om låntagaren tillhör en låntagargrupp som har funktionen för att spara lånehistorik aktiverad. Inaktivera lånehistorik per låntagare Funktionen för att spara lånehistorik inaktiveras per låntagare. (Om funktionen har aktiverats per låntagargrupp, måste du först ta bort inställningen för att spara lånehistorik där, se avsnittet Inaktivera lånehistorik per låntagargrupp.) Sök upp låntagaren och ta bort bocken framför inställningen Spara lånehistorik under fliken Kontaktinformation i låntagarbilden. Klicka sedan OK. Detta tar bort all lånehistorik för låntagaren. Inaktivera lånehistorik per låntagargrupp Om du har ställt in att lånehistorik ska sparas för alla låntagare i en låntagargrupp, inaktiveras funktionen i två steg. Först redigerar du låntagargruppen och tar bort bocken framför inställningen Spara lånehistorik (Boken kommer) under fliken Generellt. Denna handling innebär att lånehistorik inte sparas för nya låntagare som knyts till denna låntagargrupp. Ändringen berör dock inte de låntagare som redan tillhör låntagargruppen. För att inaktivera lånehistorik för dessa låntagare måste de redigeras manuellt (se avsnittet Inaktivera lånehistorik per låntagare ). 109
110 Flytt av låntagare med lånehistorik Om en låntagare med lånehistorik aktiverad flyttas till en låntagargrupp där valet Spara lånehistorik (Boken kommer) inte är förbockat, försvinner inte låntagarens historik per automatik. Funktionen för att spara lånehistorik måste inaktiveras manuellt i låntagarbilden, genom att ta bort bocken framför valet Spara lånehistorik under fliken Kontaktinformation. Vårdnadshavare Det är möjligt att registrera upp till två vårdnadshavare för en låntagare. För att en låntagare ska kunna tilldelas vårdnadshavare i Mikromarc, så måste han eller hon tillhöra en låntagargrupp som tillåter detta. När de nödvändiga inställningarna är gjorda för låntagarens låntagargrupp, så visas fliken Vård. havare längst ner i låntagardetaljerna. Välj fliken Vård. havare i låntagardetaljerna för att registrera låntagarens vårdnadshavare. När du klickar på knappen Hämta, så öppnas ett nytt fönster där du söker fram den låntagare som är vårdnadshavare. Markera vårdnadshavaren i listan och klicka OK. Vårdnadshavarens namn visas i raden för Vård. Havare 1. Klicka OK för att spara låntagaren med vårdnadshavare. Du kan ange upp till två vårdnadshavare för en låntagare. En vårdnadshavare kan ha obegränsat antal barn. Kopplingen mellan vårdnadshavare och barn bryts när barnet har uppnått en viss ålder, enligt inställningarna i låntagargruppen. Du kan ta bort vårdnadshavare från barnets låntagardetaljer när som helst, men du kan inte ta bort ett barn från en vårdnadshavares låntagardetaljer. Med hjälp av pilknappen till vänster om vårdnadshavarens namn kan du växla till vårdnadshavarens låntagardetaljer och du kan även växla från vårdnadshavaren till barnets låntagardetaljer. Vårdnadshavaren kan se barnets uppgifter i Mikromarcs webbsök, enligt inställningarna för vårdnadshavare i låntagargruppen. Krav och ersättningskrav kommer att skickas till barnets vårdnadshavare så länge kopplingen finns kvar. Aviseringar skickas direkt till barnet. 110
111 Inställningar för låntagargrupp med vårdnadshavare Öppna detaljerna för den låntagargrupp som innehåller personer som ska ha vårdnadshavare och välj fliken Standardvärden. Bocka för Låntagarna kan länkas till vårdnadshavare/god man och ange inställningar för tillgång till Mig & Mitt i webbsök, samt vid vilken ålder all förbindelse ska brytas. Utlån Genom att välja menyvalet Expedition får du upp en skärmbild där du finner de vanligaste utlånsfunktionerna som t.ex. utlån, omlån och återlämning. Se till att du befinner dig i skärmbilden Expedition utlån. (Genom att trycka F2 på tangentbordet eller klicka på knappen Utlån/Återlämning längst till vänster i den övre menyraden kan du enkelt växla mellan dessa båda funktioner.) Läs in streckkoden på låntagarens lånekort, eller sök upp låntagaren i låntagarregistret genom att skriva direkt i fältet Låntagare. Med hjälp av rullgardinsmenyn Sök efter låntagare i anger du om du vill söka i hela låntagarregistret, eller bara efter låntagare vid den enhet som du är inloggad mot. I sökfältet kan du 111
112 söka på efternamn, födelsedatum, låntagar-id, e-postadress och mobilnummer. Om du vill söka på förnamn måste du vänstertrunkera namnet med hjälp av trunkeringstecknet % (exempel: %Nina). När det första tecknet har skrivits in i sökfältet högertrunkerar Mikromarc sökningen och presenterar automatiskt en lista över sökträffar, som avgränsas ju fler tecken du skriver in i sökfältet. Listan över sökträffar visar namn, födelsedatum, personnummer, låntagar-id och klass. Välj en låntagare som du vill expediera genom att dubbelklicka på den (alternativt markera med pilknapparna på tangentbordet och tryck enter). Låntagarens namn visas nu i Expeditionen. Härifrån kan du enkelt växla till låntagarbilden, med kontaktuppgifter och information om låntagarens aktiva lån och reservationer, genom att trycka F6 på tangentbordet eller klicka på knappen F6 Låntagare i den övre knappraden. Knapparna F12 Utlån och F12 Förfall tar dig direkt till låntagarens aktiva lån, medan knapparna F10 och Res/Ink går till låntagarens konto respektive reservationer. I nästa steg läser du in exemplarets streckkod. Om du inte har en streckkodsläsare kan du mata in exemplarets streckkod manuellt och sedan trycka Enter på tangentbordet. Om streckkoden saknas eller är oläslig, kan exemplaret sökas fram och streckkoden kan kopieras till utlåningsbilden. Detta gör du genom att markera streckkoden, kopiera den (tryck Ctrl + C på tangentbordet), gå till skärmbilden för återlämning och klistra in streckkoden i avsett fält (tryck Ctrl + V på tangentbordet). Om transaktionen är OK visas den i grönt. 112 Om den däremot av någon anledning inte går att genomföra visas den i rött, och om den visas i gult så finns det något som systemet vill uppmärksamma dig på.
113 Som standard spelad dessutom olika ljud upp beroende på om transaktionen är godkänd eller ej. Du kan själv bestämma vilka ljud som ska spelas upp vid transaktioner genomförda vid just din biblioteksenhet. Dessa inställningar finner du genom att klicka på knappen Alternativ (verktygsikonen) i den övre menyraden och välja fliken Ljudeffekter. Du kan också välja att spela upp ett särskilt ljud vid utlån till låntagare i en särskild låntagargrupp. Detta anger du i så fall i inställningarna för respektive låntagargrupp (läs mer om detta i avsnittet om låntagargrupper i denna manual). Längst till höger visas transaktionsloggen, som hjälper dig att hålla reda på vad som har gjorts i Expeditionen. Där kan du se vilket exemplar som har lånats ut/återlämnats, och vilket lånevillkor som har använts vid respektive transaktion. När du har registrerat utlån av alla de exemplar som låntagaren valt ut, väljer du om du vill trycka F11 Kvittering för att skriva ut kvitto, eller trycka F5 för att avsluta låntagaren. Om du vill att kvitto alltid ska skrivas ut per automatik när du avslutar en låntagare, ställer du in detta genom att klicka på verktyget i den övre knappraden och välja fliken Kvitteringar. Där anger du vilken skrivare som ska användas, vilka mallar för utlåns- och återlämningskvitto som ska användas, och bockar för rutan Automatiskt. 113
114 114 Om du vill få med alla låntagarens lån på kvittot, och inte bara de titlar som låntagaren lånade senast, klickar du på alternativet Expedition i menyraden och bockar för valet Ta med alla lån på kvittot.
115 Återlämning För att återlämna en bok ska du först se till att du befinner dig i skärmbilden Expedition återlämning, genom att trycka F2 på tangentbordet eller klicka på knappen Utlån/Återlämning i den övre knappraden. Läs sedan in streckkoden på exemplaret i fältet Ex. streckkod, eller mata in den för hand och tryck Enter. Precis som vid utlån visas transaktionen i grönt, gult eller rött för att signalera om återlämningen är OK eller om det finns något som systemet vill uppmärksamma dig på, t.ex. att exemplaret är reserverat, eller att det finns bilagor knutna till det återlämnade exemplaret (om denna funktion har aktiverats). OBS! Om låntagaren inte bara vill återlämna, utan även låna exemplar, kan du ta med dig låntagaren från återlämningsläget till utlånsbilden genom att trycka shift+f2. För att reglera skuld (t.ex. förseningsavgift) som registreras vid återlämning, tryck på knappen F10 konto eller F10 på tangentbordet alternativt på knappen F6 Låntagare i knappraden och välj sedan fliken Konto. För att direkt se låntagarens lån kan du trycka F12 på tangentbordet eller någon av knapparna F12 Utlån eller F12 Förfall (eller klicka på knappen F6 Låntagare och välja fliken Lån). För att systemet ska varna när material med bilagor återlämnas, måste du ställa in detta. Klicka på Alternativ (verktygsikonen) i den övre knappraden och välj fliken Expedition i fönstret som öppnas. Bocka sedan för rutan framför Stopp med varning vid återlämning av exemplar med bilaga. Du behöver inte fylla i fälten för tilläggskriterier. För att varningen ska fungera måste dock information om bilagan ha lagts in i MARC-postens fält 300$e. Vidare kan du aktivera en funktion som gör att en följesedel skrivs ut när ett reserverat exemplar återlämnas. Denna inställning finner du genom att klicka på Alternativ i den övre knappraden och välja fliken Kvitteringar. 115
116 Under rubriken Följesedlar anger du vilken skrivare som utskriften ska sändas till, och i fältet Reservationer anger du vilken mall som ska användas för följesedeln. Om du vill att följesedel ska skrivas ut automatiskt när det reserverade exemplaret återlämnas, bockar du för valet Automatiskt. Om du inte bockar för att utskrift ska ske automatiskt, kommer en knapp för att skriva ut följesedel visas när du återlämnar ett reserverat exemplar. Vid återlämning får exemplaret automatiskt statusen Tillgängligt. Om bibliotekspersonalen vill kan han/hon dock välja att ge exemplaret en annan status vid återlämning. Funktionen kan t.ex. användas för att gallra flera exemplar åt gången. Om du vill inaktivera denna funktion gör du detta genom att klicka på Alternativ (verktygsikonen) i den övre knappraden och välja fliken Expedition i fönstret som öppnas. Ta sedan bort bocken framför Användaren kan ändra exemplarstatus. Låntagarhistorik Det finns möjlighet att visa information om vilken låntagare som har återlämnat ett exemplar i fliken Historik i Exemplarets egenskaper. När ett exemplar återlämnats, blir en ikon synlig till vänster om raden för transaktionen. När du dubbelklickar på eller markerar raden öppnas kontaktuppgifter till den låntagare som senast återlämnade exemplaret. 116
117 För att låntagarhistorik ska visas måste du aktivera funktionen. Gå till Expeditions- och cirkulationsinställningar och välj fliken Expedition. Bocka för Behåll låntagarhistorik och välj hur många dagar historiken ska visas i exemplardetaljerna. Omlån Om låntagaren har med sig exemplaret som han eller hon vill låna om, förnyar du enklast lånet genom att trycka F4 på tangentbordet, eller klicka på Expedition i menyraden och välja Omlån. Läs sedan in exemplarets streckkod, eller mata in den manuellt och tryck Enter. Den nya lånetiden styrs av lånevillkor, men kan ändras vid själva omlånstillfället. När du är nöjd med inställningarna klickar du på knappen Omlån i det nedre vänstra hörnet. Om låntagaren vill låna om en bok, söker du upp låntagaren i låntagarregistret och väljer fliken Lån. (Om låntagaren är aktiv i Expeditionen kan du också trycka F12 eller någon av knapparna F12 Utlån eller F12 Förfall för att komma direkt till listan över aktiva lån). 117
118 Markera det lån som du vill förnya och klicka sedan på knappen Omlån. (Om du vill låna om flera exemplar åt gången håller du nere du nere Ctrltangenten och markerar de exemplar som ska lånas om. Klicka därefter på knappen Omlån.). Du kan också välja att låna om samtliga titlar i listan, med hjälp av knappen Låna om alla. Om det är kö på boken kommer du att få ett meddelande om detta, och omlånet hindras. Om du vill kan du då välja att låna om ändå. För att se vem som står i kö på boken trycker du på F3 eller väljer fliken Kölista. 118
119 Reservation Innan du börjar arbeta med reservationer i Mikromarc 3, bör du ha sett över samarbetsinställningarna för reservation. Läs mer om detta i avsnittet Reservationssamarbete längre bak i denna manual. Reservationsrutinen Detta avsnitt ger en översikt över hur reservationer fungerar i Mikromarc 3, och beskriver hur du kan använda systemet i bibliotekets dagliga rutiner. När du skapar en reservation för en låntagare tar systemet hänsyn till Om låntagaren är spärrad (spärrade låntagare får inte reservera eller låna om detta alternativ är valt under fliken Reservation i enhetens expeditions- och cirkulationsinställningar) Om samarbetsinställningarna tillåter reservation Om aktuellt lånevillkor tillåter reservation Om exemplaren/exemplaret får reserveras (hit räknas t.ex. inte exemplar som är gallrade eller saknade) Om du registrerar en titelreservation, vet systemet ännu inte vilket exemplar som reservationen kommer att falla ut på. När titelreservationen upprättas kontrollerar systemet därför det lånevillkor som bäst passar, vilket är det första lånevillkor i listan som omfattar alla biblioteksenheter och lånetyper, men där resterande urval (katalog, låntagargrupp och MARC-fält) passar in på den låntagare och titel som berörs av reservationen. Om du inte vill tillåta reservationer av ett visst bestånd, om du vill ta ut en avgift för att upprätta reservationer åt låntagaren, eller begränsa antalet reservationer av ett visst bestånd, kan du behöva skapa ett särskilt lånevillkor som gäller specifikt vid upprättande av titelreservationer. Detta lånevillkor är inte nödvändigtvis samma lånevillkor som används när ett exemplar av den reserverade titeln återlämnas, och systemet kontrollerar om exemplaret får reserveras enligt samarbetsinställningar och lånevillkor. Alla reservationer får status Aktiv reservation och sparas till kölistan, där de visas i ordning efter prioritet och aktiveringsdatum. Kölistan ger inget definitivt besked om vilken låntagare som står näst i kö, eftersom det kan tillkomma reservationer från dag till dag, där olika låntagare har olika prioritet. Beroende på hur samarbetsinställningar och lånevillkor ser ut kan det också vara svårt att säga om det exemplar som först blir ledigt verkligen får lånas av den låntagare som står först i kön. Om det vid reservationstillfället finns ett exemplar med status Tillgängligt, kommer reservationen inte att falla ut på detta exemplar förrän det återlämnas. Detta säkerställer att reservationer aldrig faller ut på exemplar som du inte med säkerhet vet finns på biblioteket. För att inte missa dessa reservationer bör du regelbundet skriva ut plocklistan över reserverade titlar med exemplar som har status Tillgängligt. Vid återlämning av ett exemplar i Expeditionen kontrollerar systemet om det finns reservationer i kölistan, och om någon av dessa får falla ut på exemplaret med hänsyn till exemplarstatus, samarbetsinställningar och lånevillkor (här används inte lånevillkoret för titelreservation, utan det lånevillkor som matchar låntagaren och det reserverade exemplaret). Om flera av låntagarna i kölistan tillåts reservera exemplaret, tillfaller exemplaret den låntagare som har högst prioritet, och fick sin reservation registrerad först. 119
120 Om exemplaret ska hämtas av låntagaren på den biblioteksenhet där exemplaret återlämnas, får exemplaret statusen På reservationshylla, och reservationen får status Inkommet. Men om exemplaret ska hämtas av låntagaren vid en annan biblioteksenhet, meddelas detta i Expeditionen, och exemplaret får statusen Reserverat. Följesedel kan skrivas ut och placeras i boken innan den läggs åt sidan för transport till låntagarens bibliotek. Innan exemplaret sänds iväg, finns möjlighet att skriva ut en plocklista över exemplar som ska sändas från den egna enheten till en annan. När rapporten har skrivits ut, uppdateras exemplarens status till Reserverat under transport. Först när det reserverade exemplaret återlämnas på den enhet där det ska hämtas av låntagaren, får exemplaret statusen På reservationshylla, och reservationen får status Inkommet. Om du ännu inte har skrivit ut en följesedel, kan du göra det vid körning av rapporten Plocklista över reserverade exemplar där avisering inte har sänts. Så snart en reservation har får status Inkommet, kan en avisering sändas. När reservationen har fått denna status kan låntagaren även se att reservationen har kommit in på Mig&Mitt i webbsök, även om ingen avisering har utgått. För att uppmärksamma bibliotekspersonalen på att låntagaren har reservationer att hämta lyser knappen Res.Ink. rött i Expeditionen. När exemplaret har aviserats från Utlånsmeddelanden, kan det vara en god idé att notera exemplarets senaste hämtdatum på följesedeln. (Senaste hämtdatum styrs av inställningen Tillgänglig till i respektive lånevillkor, och datumet sätts när låntagaren har aviserats.) Bibliotekspersonalen bör regelbundet köra rapporten Ej avhämtade reservationer, och återlämna de exemplar där senaste hämtdatum har passerats i Expeditionen. Om hämtdatum har förfallit går exemplaret vidare till näste man i kölistan, och om det inte finns någon låntagare i kö ges möjligheten att låta exemplaret stå kvar på reservationshyllan lite till. Skapa titelreservation Om du befinner dig i Expeditionen och vill reservera material kan du klicka på knappen F9 Katalogsökning i knappraden för att öppna katalogen i ett nytt fönster, eller på ikonen Katalog i vänstermenyn för att komma till katalogen. Där söker du upp den titel som ska reserveras. Genom att aktivera visning av kolumnerna Reservationer och Tillgängliga ex. vid denna enhet i träfflistan, får du snabbt en översikt över om alla exemplar är utlånade, och om det finns reservationer på titeln sedan tidigare. 120
121 Om du samarbetar kring reservationer med andra biblioteksenheter i databasen, kan du utvidga sökningen till att omfatta dessa biblioteksenheter genom att justera urvalet på biblioteksenhet under rubriken Avgränsning. Då kan det dessutom vara en god idé att aktivera kolumnen Andra enheters ex. för att snabbt kunna se vilka exemplar som finns till förfogande. Tänk dock på att de exemplar som räknas i dessa kolumner kan vara referensexemplar eller andra exemplar som inte får reserveras. Därför är det alltid en god idé att studera fliken F2 Exemplar, där du får mer detaljerad information om exemplaren, innan du reserverar titeln. Eventuellt kan du också kontrollera om det är kö på titeln, genom att klicka på knappen Visa kölistan (Ctrl-W) i den övre knappraden. I detta exempel finns inga exemplar lediga. För att reservera klickar du på knappen F8 Reservation i den övre menyraden, eller trycker F8 på tangentbordet. Ett dialogfönster för titelreservation öppnas då. (Om du vill reservera ett specifikt exemplar, läs mer i avsnittet Exemplarreservation längre fram i denna manual). Om du har en låntagare aktiv i Expeditionen, kommer dennes uppgifter automatiskt att hämtas till reservationsdialogen. Om systemet inte föreslår en låntagare, eller om du vill reservera titeln till en annan låntagare än den som föreslås, tömmer du fältet Låntagare genom att trycka på Esctangenten och skriver in ett nytt sökord i fältet. 121
122 Du kan söka på låntagar-id, namn, födelsedatum, e-postadress och mobilnummer. Systemet högertrunkerar sökningen automatiskt. Om du vill vänstertrunkera (t.ex. för att söka på låntagarens förnamn) måste du dock skriva in trunkeringstecken (% eller *). Upp till 50 sökförslag visas åt gången. Klicka på den låntagare som du vill reservera för, eller bläddra fram låntagaren med hjälp av piltangenterna och tryck enter. När du har valt låntagare kontrollerar du att den enhet som föreslås i fältet Utlämnande enhet är den biblioteksenhet där låntagaren vill hämta det reserverade exemplaret. Den enhet som föreslås är låntagarens hemenhet. Ändra vid behov med hjälp av pilknappen till höger om fältet. Välj därefter om du vill reservera exemplar vid din egen biblioteksenhet (och dess underliggande avdelningar, om samarbetsinställningarna och lånevillkoren tillåter detta) eller vid din egen och samarbetande enheter. Ditt val sparas till nästa gång du skapar en reservation. Förändring av giltighet och prioritet görs vid behov. Vilken giltighetstid som föreslås styrs av lånevillkoret, och reservationsprioritet bestäms för respektive låntagargrupp. Som standard har alla låntagargrupper prioritet 5. Inställningen för förfallodag används bara om exemplaret måste vara tillgängligt för en annan låntagare vid ett bestämt datum. Förfallodatumet avser lånets giltighetstid, och gäller framför den lånetid som har specificerats i lånevillkoret. När du har kontrollerat att låntagare och titel är korrekta klickar du på knappen F2 Reservera för att genomföra reservationen. Om samarbetsinställningarna eller lånevillkoren inte tillåter reservation, kommer du att få besked om detta. Du kommer också att få meddelande om posten saknar exemplar som kan reserveras, och om låntagaren är spärrad. Kölista För att se vilka låntagare som står i kö på en titel söker du först upp den i katalogen och klickar sedan på ikonen Visa kölista (Ctrl+W). Du kan också se kölistan från reservationsdialogen, under en egen flik. I denna skärmbild kan du redigera och ta bort reservationer. Du kan också skriva ut kölistan. Observera att de låntagare som finns i kölistan är ordnade i turordning med hänsyn till reservationsprioritet, men inte med hänsyn till samarbetsinställningar och lånevillkor. Detta innebär att den låntagare som ligger först i kölistan inte nödvändigtvis är den låntagare som får låna titeln först. 122
123 Låntagarens reservationer får du fram genom att trycka på knappen Res/Ink eller kortkommandot alt + R, när låntagaren är aktiv i Expeditionen. Du kan också klicka på F6 Låntagare och sedan välja fliken Reservationer. Det går även att söka upp låntagaren i låntagarregistret, och där välja fliken Reservationer. Här kan du redigera och ta bort låntagarens reservationer, skapa nya reservationer, samt skriva ut en lista. Reservationens status visas till höger i listan över reservationer, men är även synlig på fliknamnet. I detta exempel har låntagaren två (2) reservationer (status Aktiv reservation), varav ingen har status Inkommet. Regler för utlån vid kö 1. Om titeln är reserverad av endast en låntagare, får denna låntagare låna titeln så snart ett exemplar återlämnas, under förutsättning att låntagaren inte är spärrad, och samarbetsinställningar, lånevillkor och exemplarstatus tillåter det 2. Om flera låntagare har reserverat samma titel, kontrollerar systemet först vilka av låntagarna som får reservera det återlämnade exemplaret enligt samarbetsinställningar och lånevillkor. Av de låntagare som tillåts låna exemplaret, får den låntagare som har högst prioritet låna titeln först. Om flera låntagare har samma prioritet, kommer den låntagare som reserverade först att få låna titeln först 3. När avisering har sänts, kommer meddelandets mottagare att få låna exemplaret först, oavsett om en ny reservation med högre prioritet görs innan exemplaret har hämtats ut 123
124 Plocklistor för reserverade titlar och exemplar Plocklista för reserverade titlar med exemplar som har status Tillgängligt Reservationer på titlar som har lediga exemplar faller inte ut förrän det lediga exemplaret återlämnas i Expeditionen. Detta säkerställer att en reservation aldrig kan falla ut på ett exemplar som biblioteket inte med säkerhet vet finns tillgängligt. Plocklistan för reserverade titlar med tillgängliga exemplar är ett hjälpmedel för bibliotekspersonalen att samla exemplar som har reservationer knutna till sig. Plocklistan skrivs ut regelbundet (en eller flera gånger dagligen beroende på hur stort behovet är) från Rutiner > Rapporter. Klicka på pilknappen till höger om fältet Välj rapport som ska köras, och markera rätt plocklista under rubriken Reservation i fönstret som öppnas. Klicka sedan på knappen OK. En ny skärmbild visas, med rapportens namn i det översta fältet, och med möjlighet att göra ett urval på datum och enhet. Urval på datum görs endast om rapporten genererar väldigt många träffar. Urvalet görs på reservationernas registreringsdatum och ändras med ett klick på pilknappen till höger om fältet Datumintervall. Programmet föreslår ett enhetsurval på den enhet som du är inloggad mot, och dess underliggande avdelningar. Plocklistan kommer att visa de exemplar som befinner sig på och ska sändas från de enheter som är valda i denna inställning. Om du vill ändra detta urval klickar du på pilknappen till höger om rubriken Biblioteksenheter. 124
125 Bocka för den enhet där du befinner dig (och dess underliggande avdelningar) och klicka sedan OK. När du är nöjd med dina inställningar klickar du på knappen Beräkna i den övre knappraden. När programmet har arbetat klart visas resultatet under fliken Ut-data. Listan visar den enhet där exemplaret befinner sig, utlämnade enhet, exemplarets hyllplacering, upphovsman, titel, exemplarnamn, exemplarets streckkod och datum för när reservationen skapades. Listan kan sorteras på varje kolumn, genom att klicka på respektive kolumnöverskrift. Listan visar både exemplar- och titelreservationer. Om reservationen är en titelreservation, och titeln har flera exemplar tillgängliga, föreslår systemet det exemplar som har lägst ID i databasen, och som får reserveras enligt samarbetsinställningar och lånevillkor. När du vill skriva ut plocklistan byter du till fliken Tabell. Klicka sedan på skrivarikonen i knappraden. 125
126 I dialogrutan som öppnas väljer du den skrivare som plocklistan ska sändas till, och klickar OK. Du kan också välja att spara listan som t.ex. en Excelfil, genom att klicka på ikonen Exportera dokument. När du har hämtat de reserverade titlarna, återlämnar du dem i Expeditionen. Nu knyts reservationen till det återlämnade exemplaret på riktigt. Expeditionen visar ett meddelande i gult om att exemplaret är reserverat, vilken låntagare som ska ha exemplaret, och vid vilken enhet låntagaren vill hämta exemplaret. Följesedel kan skrivas ut och placeras i boken. Om exemplaret återlämnas på den enhet där det ska hämtas av låntagaren, får exemplaret status På reservationshylla, och reservationen får status Inkommen. Avisering kan nu genereras från Utlånsmeddelanden. Om det reserverade exemplaret ska hämtas av låntagaren på en annan enhet, får exemplaret status Reserverat, och reservationens status förblir Aktiv reservation. Exemplaret kan inte aviseras förrän det återlämnas på låntagarens hämtenhet. Plocklista för reserverade exemplar som ska sändas till en annan enhet Om ditt bibliotek samarbetar kring reservationer med andra biblioteksenheter i databasen (andra huvudbibliotek eller andra filialer), bör du köra denna rapport någon gång dagligen. Rapporten samlar de exemplar som befinner sig på ditt bibliotek, men är reserverade till en låntagare på en annan biblioteksenhet. Gå till Rutiner > Rapporter. Klicka på pilknappen till höger om fältet Välj rapport som ska köras, och markera rätt plocklista under rubriken Reservation i fönstret som öppnas. Klicka sedan på knappen OK. För denna rapport kan urval göras endast på biblioteksenhet. Urvalet avser de enheter som exemplaren ska sändas från, vilket innebär att du bara får med de exemplar som just nu befinner sig på (exemplarets uppgift Är nu på ), de enheter som du väljer. Som standard föreslås inloggad enhet och underliggande avdelningar. Ändra eventuellt urvalet med pilknappen till höger om fältet Biblioteksenheter. När du har gjort ditt urval klickar du på knappen Beräkna. Resultatet presenteras under fliken Ut-data, där du ser på vilken enhet exemplaren befinner sig, vart de ska sändas, titel och upphov, exemplarnamn, exemplarets 126
127 streckkod, låntagarnamn, låntagarstreckkod, ResNr och service-id (som är ett systemgenererat IDnummer). Listan kan skrivas ut från fliken Ut-data om du högerklickar i listan så att du får upp valet Skriv ut listan, men utskriften blir bäst om du istället går till fliken Förhandsvisning och klickar på utskriftsknappen där. När du har skrivit ut listan och samlat exemplaren går du tillbaka till fliken Ut-data (eventuellt får du köra rapporten igen). Där har du möjligheten att skriva ut följesedel för de titlar som är förbockade i listan genom att klicka på knappen Skriv ut följesedel. När följesedlar har skrivits ut, klickar du på knappen Uppdatera exemplarstatus till Reserverat under transport. Exemplarstatus ändras då från Reserverat till Reserverat under transport för de titlar som är förbockade i listan. En dialogruta öppnas då, där du får bekräfta uppdateringen. Det är även möjligt att låta exemplarens status uppdateras till Reserverat under transport direkt vid återlämning av ett reserverat exemplar som ska skickas, se avsnittet Reservationsinställningar. Plocklista för reserverade exemplar under transport Denna plocklista används på samma sätt som rapporten Plocklista för exemplar med status Reserverat som ska sändas till en annan enhet, men visar de exemplar som har status Reserverat under transport. Plocklista för exemplar på reservationshyllan, där avisering inte har sänts Plocklistan för exemplar med status På reservationshylla listar reservationen har status Inkommen, men där avisering ännu inte har sänts. Plocklistan är ett hjälpmedel för att se till att alla reserverade exemplar befinner sig på reservationshyllan innan de aviseras. Gå till Rutiner > Rapporter och klicka på pilknappen till höger om fältet Välj rapport som ska köras. Markera rapporten i listan och klicka OK. Urval kan sedan göras på datumintervall (där hänsyn tas till det datum då reservationerna registrerades) och på den enhet/de enheter där exemplaret befinner sig (uppgiften Är nu på i exemplardetaljerna). Urvalen ändras med pilknappen till höger om respektive fält. När du är nöjd med dina inställningar klickar du på knappen Beräkna. När programmet har arbetat färdigt visas fliken Ut-data, där resultatet presenteras. I denna skärmbild har du möjlighet att skriva ut följesedel för de titlar som är förbockade. För att skriva ut plocklistan går du till fliken Förhandsvisning, där du klickar på utskriftsikonen. Ej avhämtade reservationer Denna rapport körs regelbundet av bibliotekspersonalen för att ta reda på vilka exemplar som ska tas bort från reservationshyllan för att senaste hämtdatum har passerats. De exemplar som kommer med i rapporten hämtas på reservationshyllan och återlämnas i Expeditionen. Det är först när exemplaret återlämnas som systemet vet om det finns låntagare i kö på boken. Gör så här: 127
128 Gå till Rutiner > Rapporter. Klicka på knappen till höger om fältet Välj rapport som ska köras och välj alternativet Ej avhämtade reservationer under rubriken Reservation genom att markera rapporten och klicka på knappen OK. Justera filtrering vid behov. Listan kan filtreras på biblioteksenhet, låntagargrupp och klass. Klicka på knappen Beräkna när du är nöjd med dina inställningar. Resultatet visas under fliken Ut-data. Välj fliken Förhandsvisning för att få möjlighet att skriva ut listan (med ikonen längst till vänster i knappraden) eller spara listan till fil (knappen näst längst till vänster). Rapport för reservationer som inte kopplats till något exemplar Rapporten kör man för att få en överblick över antalet reservationer som ligger i kö på olika titlar, men som ännu inte har fallit ut. Urval kan göras på datumintervall, enhet, katalog, klass och låntagargrupp. Seriell och parallell reservation En seriell reservation används för att reservera flerbandsverk eller en serie, så att låntagaren kan läsa böckerna i rätt ordningsföljd. När det först reserverade dokumentet lånas ut aktiveras nästa reservation. Så fortsätter det tills alla titlar i reservationen har lånats ut. En parallell reservation används för material där det t.ex. finns två olika utgåvor av en och samma titel, och låntagaren kan tänka sig att låna vilken som helst av dessa. Vid en parallell reservation reserveras den första utgåva som blir tillgänglig, samtidigt som reservationen för den andra utgåvan raderas. Tillvägagångssättet för dessa båda reservationsvarianter är ungefär detsamma. Börja med att söka upp de böcker som ska reserveras. Markera båda titlarna (Ctrl+klick) och klicka sedan på knappen Lägg den markera titeln i korgen (eller tryck Ctrl+L på tangentbordet). Hur många titlar som ligger i korgen ser du direkt på ikonen bredvid. När du har sökt upp och lagt till alla titlar i korgen, klickar du på knappen Visa korgens innehåll eller trycker Ctrl+K på tangentbordet. Kom ihåg att sätta en bock framför de titlar i korgen som ska reserveras innan du klickar på knappen Reservera titlarna (F2). 128
129 I detta steg anger du om du vill göra en seriell eller en parallell reservation med hjälp av knapparna längst ner på skärmbilden. När reservationen är genomförd klickar du på knappen Stäng. Du kommer då tillbaka till korgen, som nu kan tömmas med hjälp av knappen Töm korgen. Klicka sedan OK för att komma tillbaka till katalogen. Exemplarreservation I enstaka fall kan det vara aktuellt att reservera ett särskilt exemplar av en titel. Sök då först upp titeln i katalogen, och välj sedan fliken F2 Exemplar. Markera sedan det exemplar som du vill reservera, högerklicka på det, och välj alternativet Reservera exemplar (Shift+F8). Exemplarets streckkod visas till höger om valet, så att du lätt ser att du reserverar rätt exemplar. 129
130 Du kan också dubbelklicka på exemplaret så att du får upp fönstret Exemplarets egenskaper, och där klicka på knappen F8 Reservera exemplaret. Om exemplaret är utlånat kan man trycka F6 Låntagare för att komma till låntagaren i frågas uppgifter. Du kan också i rutan Är nu på, se på vilken enhet exemplaret befinner sig. I nästa skärmbild ser du till att reservationen knyts till rätt låntagare och justerar övriga uppgifter vid behov. Vilket exemplar som reserveras visas till höger om titeluppgifterna. Klicka sedan på knappen F2 Reservera och därefter på knappen Stäng. Reservation av volym Om du lägger en titelreservation på en volympost, så kommer en reservation att skapas för det exemplar som är knutet till volymposten (och inte som tidigare, till varje häftespost som är knuten till volymen). Om du vill skapa en reservation för varje häftespost, måste du skapa dessa manuellt, en och en. 130
131 Reservationsinställningar Inställningar för reservationer finner du genom att klicka på knappen Alternativ (verktygsikonen) i cirkulationsmodulen och välja fliken Reservation. I fältet Max reservat. anger du hur många reservationer som får finnas på en titel åt gången. Om du dessutom bockar för valet Tillåt reservation även om max antal är uppnått får du möjlighet att kringgå spärren vid behov. Här kan du också ange om en spärrad låntagare ska hoppas över i kölistan eller inte, och om du vill få upp en varning om du reserverar en titel som en Boken kommer-låntagare har haft hemma tidigare. Funktionen Aktivera exemplar i boxar används för t.ex. ljudböcker på kassett, där kassetterna är fördelade på flera boxar. Detta val bör du inte bocka för innan du har konsulterat Bibliotekscentrum, eftersom inställningen kan få flera konsekvenser i programmet. Under denna flik finns även mall-inställningar för aviseringsutskick. Dessa används endast för aviseringar som sänds från fjärrlånsmodulen. De aviseringar som sänds från Utlånsmeddelanden använder de mallar som är angivna i aviseringsrutinens inställningar. Inställningen Skapa aviseringsmeddelande när exemplaret finns på utlämningsenheten ser till att avisering inte kan genereras förrän exemplaret har återlämnats vid den enhet där exemplaret ska hämtas av låntagaren. Om du bockar för Uppdatera status till Reserverat under transport automatiskt vid återlämning så kommer alla exemplar som ska skickas att få denna status direkt vid återlämning. Exemplaren kommer att visas i rapporten Exemplar med status Reserverat under transport. Om du väljer att inte bocka för här, så får exemplar som ska skickas i stället status Reserverat och de kommer att visas i rapporten Exemplar med status Reserverat som ska sändas till annan enhet. När du kör denna rapport kan du uppdatera exemplarens status till Exemplar med status Reserverat under transport. Vilket av alternativen du väljer beror på i vilken utsträckning ditt bibliotek har behov av att kunna kontrollera vilka exemplar som har skickats och vilka som fortfarande väntar på transport. 131
132 Reservationsprioritet anges i inställningarna för respektive låntagargrupp, under fliken Standardvärden. Alla låntagargrupper ska som standard ha reservationsprioritet 5 på en skala där 0 är den högsta prioriteten och 9 den lägsta. Om du har en särskild låntagargrupp för låntagare som är andra bibliotek, kan det vara praktiskt att i inställningarna för denna låntagargrupp bocka för valet Tillåt flera reservationer av samma titel. Läs mer om inställningar för låntagargrupper i separat avsnitt i denna manual. Huruvida reservationer är tillåtet eller ej styrs av samarbetsinställningarna och lånevillkoren. I lånevillkoren kan du också ange hur länge ett reserverat exemplar avsätts för låntagaren efter att det har aviserats, hur länge en reservation är giltig, om antalet samtidiga reservationer ska vara begränsat och om lånetiden ska kortas vid reservationskö. Läs mer om lånevillkor i separat avsnitt. I samarbetsinställningarna anger du vilka enheter som ska ha möjlighet att reservera exemplar vid just din eller dina enheter. Reservationer i Webbsök Standardinställningen att alla reservationer som skapas av låntagaren själv i Webbsök går direkt in i databasen, och inte behöver hanteras manuellt. Om låntagaren inte är en registrerad användare, eller om han har glömt sina inloggningsuppgifter, får denne fylla i sina kontaktuppgifter i ett formulär. Kontaktuppgifterna sänds tillsammans med uppgifter om den titel/de titlar som låntagare vill reservera i ett e-postmeddelande till biblioteket, som personalen hittar under Rutiner > Meddelanden > Inkorg. Därifrån kan personalen registrera låntagaren alternativt söka upp låntagaren i låntagarregistret, och reservera titeln åt låntagaren. Läs mer om hur detta går till i avsnittet Rutiner längre fram i denna manual. Även avbeställningar går direkt in i databasen. Om biblioteket vill hantera alla reservationer och avbeställningar från Webbsök manuellt, kan detta ställas in. Vid behov kan möjligheten att reservera i Webbsök också helt stängas av. Kontakta supporten för att få hjälp. Om ditt bibliotek tillåter att reservationer från Webbsök går direkt in i databasen, finns det en risk att låntagare reserverar titlar som har exemplar med status Tillgängligt. Dessa reservationer faller inte ut förrän exemplaret återlämnas i Expeditionen. Därför är det viktigt att biblioteket regelbundet skriver ut plocklistan för reserverade titlar med exemplar som har status Tillgängligt. Läs mer om detta i avsnittet Plocklistor för reserverade titlar och exemplar i denna manual. 132
133 Utlånsmeddelanden Med hjälp av funktionen utlånsmeddelanden, som du finner i cirkulationsmodulen, skickar du bl.a. kravbrev och aviseringar till låntagare. Med systemet följer fyra olika rutiner, en för varje meddelandetyp. Vid behov kan du redigera dessa rutiner så att de bättre passar just ditt biblioteks arbetssätt (detta görs under fliken Inställningar), eller skapa helt nya rutiner. De fyra olika meddelandetyperna är: Avisering: Med hjälp av denna rutin meddelar du berörd låntagare att titeln som han eller hon har reserverat är inkommen. Påminnelse: Denna meddelandetyp gör det möjligt att skicka ut påminnelser via e-post och SMS till låntagaren om att förfallodatum för aktuellt lån närmar sig. Krav: Med hjälp av denna rutin skickar du ut kravmeddelanden till de låntagare som ännu inte har återlämnat försenade exemplar. Rutinen kan anpassas för att skicka ut gruppkrav. Gruppkrav används bl.a. för skolklasser, för att skicka ut ett samlat krav till läraren över förfallna lån som gjorts av elever i klassen. Ersättningskrav: Denna typ av krav skickas ut då ett bestämt antal vanliga krav har sänts ut, och det krävda materialet ändå inte har återlämnats. Materialet anses då vara förlorat, och en räkning sänds ut till berörd låntagare. Om man så önskar kan man ställa in att en låntagare ska spärras så snart ersättningskravet är sänt (detta görs i Expeditions- och cirkulationsinställningarna under fliken Utlånsmeddelanden). Ersättningskrav sänds som standard via brev. Rutinerna finner du om du går till Cirkulation > Utlånsmeddelanden > fliken Rutiner. Om det är tomt under denna flik, kan du behöva klicka på pilknappen till höger om rullgardinsmenyn Välj biblioteksenhet och välja alternativet Alla enheter. 133
134 Om du t.ex. vill skriva ut reservationer för allt reserverat material som har inkommit markerar du rutinen Avisering och klickar på knappen Kör meddelande. När systemet har arbetat klart visas de titlar som kan aviseras i fönstret Resultat av körning. Längst ner i fönstret finns flera flikar. Om du hellre vill se listan över aviseringsmeddelanden sorterad på låntagare, väljer du fliken Låntagare. Med hjälp av knappen Visa i den övre menyn kan du filtrera listan på meddelandetyp (brev, e-post och SMS), och välja om du vill visa både markerade och omarkerade meddelanden i listan. Längst ner i bild visas en översikt över hur många meddelanden som kommer att skickas via brev, e-post och SMS. Du kan enkelt ändra meddelandesätt, för ett enstaka meddelande eller för samtliga meddelanden i träfflistan, genom att klicka på knappen Sänd som i den horisontella menyn. Observera att du måste göra vissa inställningar för att kunna skicka meddelanden via e-post och SMS. Om det finns en eller flera titlar i listan som du inte vill avisera, tar du bort bocken i rutan till vänster om titeln. Knapparna Välj alla och Välj ingen i den övre menyn hjälper dig att snabbt markera eller avmarkera samtliga titlar i listan. 134
135 Om du klickar på knappen Skriv ut i den övre knappraden, visas en meny där du kan välja att förhandsgranska de valda meddelandena i listan innan du skriver ut dem/skickar dem. Du startar utskriften av meddelandena antingen med hjälp av valet Skriv ut brev och sänd e- post/sms, eller genom att klicka på knappen Sänd/skriv ut i fönstrets nedre, högra hörn. I menyn Skriv ut finns ytterligare tre val. Statusrapport är endast tillgänglig om fel uppstår vid SMSutskick. Plocklista används för att skriva ut en lista över aviserade exemplar som ska placeras på reservationshylla. Alternativet Skriv kopia av alla genererar en utskrift av samtliga valda meddelanden i körningen, oavsett om meddelandena ska skickas via brev, e-post eller SMS. Utskrifterna kan sedan användas som följesedlar till reserverade exemplar. När du startar utskriften av meddelandena öppnas ett nytt fönster där du uppmanas att välja skrivare. Därefter får du frågan om du vill uppdatera databasen. Om du svarar Ja, kommer programmet ihåg att meddelandena har skickats. Om du däremot väljer Nej, kommer meddelandena i träfflistan att tas med även nästa gång du kör rutinen, trots att meddelandena redan har sänts en gång. Meddelandesätt Om du vill kunna skicka krav, aviseringar etc. via e-post och SMS, måste först och främst e-post- och SMS-funktionen aktiveras. Hur detta går till finns beskrivet i avsnittet E-post och SMS i denna manual. Dessutom måste du göra följande: Inställningar för utlånsmeddelanden Konfigurera meddelanderutiner Inställningar i låntagarbilden Inställningar för utlånsmeddelanden Dessa inställningar ska göras på alla enheter som vill kunna skicka meddelanden via e-post och SMS. För att göra inställningar för en specifik enhet måste du vara inloggad mot den. Klicka på Alternativ (verktygsikonen) i den övre knappraden. I fönstret som öppnas väljer du fliken Utlånsmeddelanden. 135
136 Standardmall för individuella direktkrav: Här anger du vilken meddelandemall som ska användas för de krav som sänds till en låntagare från låntagarregistret via brev. Standardmall för krav via e-post: Här anger du vilken meddelandemall som ska användas för de krav som sänds till en låntagare från låntagarregistret via e-post. Standardspråk för cirkulationsmeddelanden: Detta val talar om vilket språk som ska vara standardspråk i utlånsmeddelanden. Om både SMS och e-post kan användas: Denna inställning är betydelsefull för de bibliotek som vill sända meddelanden både via e-post och via SMS. Om en låntagare har angett att han/hon vill kunna ta emot både SMS och e-post, så kan du med denna inställning ange vilket av de två meddelandesätt som i första hand ska användas. Tillåtna meddelandemetoder för varje meddelandetyp: För att kunna skicka t.ex. aviseringar via e-post, måste alternativet E-post bockas för vid denna meddelandetyp. I exemplet ovan kan aviseringar skickas med alla de tre meddelandesätten brev, e-post och SMS. Påminnelse kan aldrig sändas som brev, men i detta exempel kan de sändas både via e-post och SMS. Krav kan sändas som SMS endast vid det första kravet, medan e-post kan sändas för både det första och det andra kravet. Övriga krav kan endast sändas via brev. Tillåt automatisk spärrning av låntagare: Om denna inställning bockas för, kommer låntagare att spärras per automatik när ersättningskrav sänds. Klicka OK när du är nöjd med dina inställningar. Konfigurera meddelanderutiner För att kunna skicka t.ex. aviseringar via e-post, måste du konfigurera den meddelanderutin för aviseringar som biblioteket använder. Klicka först på ikonen Utl.meddelanden i cirkulationsmodulen, och välj sedan fliken Inställningar. 136
137 Därefter klickar du på pilknappen till höger om fältet Namn på rutinen, så att ett nytt fönster öppnas. Där markerar du den aviseringsrutin som ditt bibliotek använder och klickar på OK. Klicka sedan på pilknapparna till höger om fältet Sänd som. Om du vill kunna skicka aviseringar med e-post och SMS till de låntagare som har valt detta, måste dessa alternativ bockas för. Därefter kan du ange vilken mall som ska användas för de olika meddelandetyperna med hjälp av pilknappen till höger om respektive fält. Klicka OK när du är nöjd. Spara inställningarna med knappen Spara. Upprepa proceduren för övriga rutiner som biblioteket använder, t.ex. kravrutinen. Inställningar i låntagarbilden För att kunna skicka e-post och SMS till en låntagare, måste e-postadress och mobiltelefonnummer anges i låntagarregistret. 137
138 Dessutom måste alternativen Tar emot e-post och Tar emot SMS (samt eventuellt Tar emot SMS-krav) vara förbockade. Som standard kan du se i Expeditionen om låntagaren som är aktiv har angett e- postadress/mobilnummer och lämnat sitt godkännande till att kunna ta emot meddelanden via e-post och SMS. Denna inställning gör du genom att klicka på knappen Alternativ (verktygsikonen) och välja fliken Expedition. Så länge de båda valen är förbockade, visas ett snabel-a och en liten mobiltelefon för de låntagare som har lämnat e- postadress/mobilnummer, och har inställt att de vill kunna ta emot meddelanden via e-post och SMS. Schemaläggning av meddelanderutin för automatisk körning När du har sparat inställningar för en meddelanderutin kan du skapa en schemalagd aktivitet för att låta utlånsmeddelanden gå iväg utan att personalen behöver köra rutinen manuellt. Gå till Administration i vänstermenyn och välj Schemalagda aktiviteter. Klicka på knappen Ny (det tomma dokumentet) längst upp till vänster i skärmbilden för att lägga till en ny schemalagd aktivitet. 138 I dialogrutan väljer du Aktivitet: Utlånsmeddelanden. Ange hur ofta och när du vill att rutinen ska köras. Du kan också ställa in så att den körs regelbundet med ett visst tidsintervall mellan två bestämda klockslag. Fler detaljer för att ange vilken enhet ska köra rutinen och vilken rutin som ska köras. Klicka OK för att spara.
139 När rutinen är schemalagd kommer rutinen att köras vid den tid du har bestämt. Efter att meddelanden har skickats med e-post och SMS uppdateras databasen direkt. Det betyder att systemet exemplar som krävts byter status och systemet räknar ut när de ska krävas nästa gång. Detta sker utan att bibliotekspersonalen behöver göra något. Om den schemalagda rutinen producerar meddelanden som ska skickas med brev, så får personalen ett meddelande när klienten startas första gången efter att rutinen körts. I samband med att meddelandena skrivs ut uppdateras också databasen. Skuldhantering Möjlighet finns att i Mikromarc ta betalt av låntagaren för t.ex. förkomna och försenade exemplar, utlån och reservationer och utskick av meddelanden (krav, avisering, påminnelse och ersättningskrav). Inställningarna för detta finns i lånevillkoren, i Expeditions- och cirkulationsinställningarna för respektiver enhet, och i detaljerna för respektive låntagargrupp. Du kan läsa mer om dessa inställningar i avsnittet Avgifter i denna manual. Utöver de avgifter som beskrivs i stycket ovan, kan bibliotekspersonalen registrera en skuld för en låntagare manuellt. Detta kräver att man noggrant specificerar vad avgiften gäller. Läs mer om hur detta går till i avsnittet Redigera låntagare. Möjlighet finns att skriva ut en rapport över låntagare med skuld. Läs mer i avsnittet Rapporter längre bak i denna manual. 139
140 Självbetjäning Programmodulen Självbetjäning tillåter låntagare att på egen hand låna och återlämna exemplar. Utlån och återlämning förutsätter att låntagaren finns registrerad med låntagar-id sedan tidigare. Kvitton skrivs ut som vanligt. För att låntagarna inte ska kunna stänga programmet och öppna ett annat, krävs lösenord för att kunna logga ut. Inställningar för modulen Självbetjäning görs i Expeditions- och cirkulationsinställningarna, som du når genom att klicka på knappen Alternativ (verktygsikonen) i cirkulationsmodulen och välja fliken Självbetjäning. Du avgör själv om du vill tillåta återlämning, eller om du bara vill tillåta utlån. Inställningarna Kör i fullskärm och Kör utan tangentbord är användbara om du inte vill att användaren ska kunna komma åt andra delar av datorn än självbetjäningsprogrammet. 140
141 Om låntagaren har en pinkod, kommer systemet som standard alltid att fråga om denna när låntagaren läser in sin streckkod. Om du inte vill att låntagaren ska behöva uppge pinkod för att få låna, måste du bocka för alternativet Fråga aldrig om säkerhetskod. Om du bockar för rutan Tillåt kvittensutskrift, kommer låntagaren att kunna skriva ut kvitton om han eller hon så önskar. Om du vill att kvitton ska skrivas ut automatiskt, måste du bocka för de valen. Som standard kan en låntagare med en större skuld än 100 kronor inte använda självbetjäningsmodulen. Denna inställning justerar du själv i fältet Max. konto. Om du inte är nöjd med de instruerande texter som visas i självbetjäningsmodulen, kan du redigera dem här. Fjärråterlämning Fjärråterlämning är en funktion som gör det möjligt att återlämna exemplar som tillhör ett Mikromarc 3- bibliotek som inte delar ditt biblioteks databas, till exempel ett bibliotek som inte ingår i samma organisation men vars lokaler ligger i närheten. Exemplaret får vid fjärråterlämning status Fjärråterlämnat i det ägande bibliotekets katalog och lånet försvinner från låntagaren. Låntagaren slipper krav och eventuella förseningsavgifter i de fall tiden för transport mellan biblioteken överskrider lånetiden. Kontakta supporten för att få hjälp att konfigurera och aktivera fjärråterlämning. 141
142 Meddelanden I modulen Meddelanden kan du läsa meddelanden från Webbsök och eventuella svar på utlånsmeddelanden (t.ex. krav) som har sänts via e-post. Härifrån kan du också sända interna e- postmeddelanden till andra bibliotek som delar databas med ditt bibliotek. Webbsök låntagarändring Om en låntagare loggar in i Mig & Mitt i Webbsök och ändrar sina kontaktuppgifter, så sänds ett e- postmeddelande med ändringarna till meddelandemodulen Rutiner. Dubbelklicka på meddelandet för att öppna det. I den vänstra kolumnen visas de nya adressuppgifterna som låntagare har angett, medan de uppgifter som finns registrerade för låntagaren sedan tidigare visas i den högra kolumnen. För att ändringarna ska slå igenom i databasen måste du klicka på pilknappen till vänster om varje uppgift som du vill ändra. Uppgiften flyttas då över från den vänstra kolumnen till den högra. 142
143 På så vis väljer du själv vilka uppgifter som ska skrivas över och inte. När du är nöjd med ändringarna klickar du på knappen OK för att spara. Alla meddelanden markeras som standard som lästa, så snart du har öppnat dem. Det enda sättet att se att ärendet har expedierats, är dock att helt ta bort meddelandet. Detta gör du genom att markera meddelandet och klicka på det röda krysset i den övre knappraden. Webbsök generellt meddelande Meddelanden med ämnesraden Webbsök generellt meddelande är sådana meddelanden som låntagaren skickar från kontaktformuläret i Webbsök. Låntagaren behöver inte vara inloggad för att kunna använda detta formulär. Dubbelklicka på meddelandet för att öppna det. Ta för vana att radera alla meddelanden som har lästs och hanterats, dels för att hålla reda på vad som har tagits om hand, dels för meddelandena annars tar upp onödig plats i databasen. Webbsök avbeställning När en låntagare tar bort en reservation och är inloggad på sina sidor (Mig & Mitt) i Webbsök, så tas reservationen som standard bort från låntagaren i databasen per automatik. Om du har konfigurerat Mikromarc för att kunna hantera avbeställningar manuellt, kommer dock ett avbeställningsmeddelande att sändas till biblioteket när en reservation tas bort i Mig & Mitt. Dubbelklicka på meddelandet för att öppna det och klicka sedan på knappen Ta bort reservation. Glöm inte ta bort meddelandet när avbeställningen har hanterats. Webbsök beställning När en låntagare reserverar en titel i Webbsök, så går den som standard direkt in i databasen, under förutsättning att låntagaren är en registrerad användare med inloggningsuppgifter. Om låntagaren inte loggar in när han reserverar, kommer reservationen dock att sändas som ett e-postmeddelande till biblioteket. Personalen måste då skapa reservationen åt låntagaren. Gå till Rutiner > Meddelanden och dubbelklicka på meddelandet för att läsa det. Klicka sedan på knappen Reservera för att reservera exemplaret åt låntagaren. Ta för vana att alltid radera alla meddelanden som har läst och hanterats. Detta gör du genom att markera meddelandet och klicka på det röda krysset i den övre menyraden. Webb-förfrågan Möjligheten att sända en låneförfrågan dyker upp i Webbsök när användaren verkställer en sökning som inte genererar någon träff. Meddelandet sänds till Rutiner > Meddelande, där personalen kan expediera låntagaren. Om boken inte finns i den egna katalogen, sänder personalen frågan vidare till fjärrlånsmodulen, där den fjärrlånsansvarige sedan avgör om titeln ska fjärrlånas eller sparas som ett inköpsförslag. Läs mer om webbförfrågningar i manualen för fjärrlån. 143
144 144
145 Webbkonfiguration Webbsök är namnet på OPAC:en i Mikromarc. Här kan biblioteksanvändaren söka i bibliotekets katalog, och om man är en registrerad låntagare kan man logga in och reservera material, se vilka böcker man har hemma, låna om, se sin plats i reservationskön, se om en reservation har kommit in etc. Webbsöks utseende kan anpassas efter varje specifik kunds önskemål. Vissa justeringar kan biblioteket göra på egen hand, medan andra anpassningar är konsultuppdrag. Detta avsnitt beskriver de ändringar som bibliotekspersonalen kan göra själv. Webbsöks texter och design kan justeras i viss utsträckning med hjälp av verktyget Webb-konfiguration, som du finner under Administration > Webb-konfig. Verktyget kommer att byggas ut allteftersom, och ge bibliotekarien allt fler möjligheter att själv anpassa Webbsök. Ändra startsidan För att ändra startsidans utseende öppnar du Mikromarc-klienten och går till Administration > Webbkonfig. Kontrollera sedan att du har valt rätt språk och område (Första sidan) överst i skärmbilden. 145
146 Som standard visas välkomsttext, bild och nyhetslistor på startsidan, men om du vill dölja dem tar du bara bort den gröna bocken framför respektive objekt. Flaggorna i det övre högra hörnet styr möjligheten att visa Webbsöks innehåll på olika språk. Om du t.ex. inte vill att texterna i Webbsök ska kunna visas på norska, så tar du bort den gröna bocken framför den norska flaggan. För att se ändringar i Webbsök behöver du uppdatera webbläsaren. Detta gör du enklast genom att trycka F5 på tangentbordet. Om dina ändringar ändå inte visas kan du tvinga fram en uppdatering genom att skriva in texten &clear=1 direkt efter URL:en i adressfältet. Exempel: Om adressen till er Webbsök är ändrar du den till Ändra texter Välkomsttexten är det meddelande som visas på Webbsöks startsida. Om du vill ändra denna text klickar du på den i webbkonfigurationsverktyget. 146
147 Fönstret Redigera text öppnas då. Ändra texten som du vill ha den och klicka sedan på knappen OK. På samma sätt kan du redigera de flesta texter och rubriker på första sidan i Webbsök. Tänk dock på att dina textändringar endast avser det språk som är valt i den övre knappraden. Om du t.ex. vill ändra text som visas på engelska måste du alltså välja Språk: English i knappraden. Nyhetslistorna Nyhetslistorna skapas med hjälp av CCL-sökningar, d.v.s. söksträngar som byggs upp med hjälp av de sökkoder som är fördefinierade i Mikromarc. Som standard visar listorna material som har registrerats i katalogen under de senaste 90 dagarna, med hjälp av en sökning mot kategorin NYTT. Listfunktionen kan dock anpassas, och behöver inte nödvändigtvis visa nyheter. Klicka på respektive lista för att redigera den. 147
148 Ändra vänstermenyn Du bör vara försiktig med att ändra i vänstermenyn och alltid anteckna standardvärdena innan du ändrar något. Ångra med hjälp av snabbkommandot Ctrl + Z. Om du vill ändra texter i menyn, klickar du på den i webbkonfigurationsverktyget. Du får då upp fönstret Vänstermeny-inställning. Om du t.ex. vill ändra texten Mig & Mitt till Mina sidor, så markerar du Mig & Mitt till vänster, och ändrar sedan menytexten i det översta fältet till höger. Du kan också styra vad som ska synas i vänstermenyn. Om du vill dölja Mig & Mitt markerar du rubriken till vänster och tar bort bocken i rutan Ska visas. Ändra sidan Om oss För att ändra texten på sidan Om oss väljer du Område: Om oss i den övre knappraden. Klicka sedan på den texten/rubriken för att ändra. Ett editeringsfönster öppnas där du skriver in den text/rubrik som du vill ska synas i Webbsök. Klicka på OK för att spara. Glöm inte att uppdatera webbläsaren för att se dina ändringar. Ändra logotyp Om du vill lägga upp en annan bild än den som visas överst i Webbsök, ska du klicka på bilden i webbkonfigurationsverktyget. 148
149 I fönstret som öppnas letar du rätt på den bild som du vill använda istället, markerar den och klickar på Öppna. Tänk på att du kan behöva anpassa bildens storlek först. Vem har exemplaret Denna funktion används av interna bibliotek (t.ex. kontor) som lånar ut endast till kontorets personal, och därför inte har samma krav på säkerhet och sekretess som t.ex. ett kommunbibliotek. Funktionen gör det möjligt för låntagaren att snabbt ta reda på var det utlånade exemplaret befinner sig, och själv kunna kontakta den person som har lånat exemplaret, för att sedan låna det i självbetjäningsmodulen. Funktionen är som standard inaktiverad. Kontakta supporten för att få hjälp att aktivera den. Vem har exemplaret? används på följande vis: Låntagaren söker efter en titel i Webbsök och öppnar titelinformationen. Där visar det sig att titeln bara har ett exemplar, och att detta exemplar är utlånat. När funktionen Vem har exemplaret? har aktiverats, visas en länk med namnet Låntagare till höger om det utlånade exemplaret. När låntagaren klickar på länken visas kontaktuppgifter till den låntagare som har lånat exemplaret. Uppgifterna kan enkelt skrivas ut som stöd för minnet. Låntagaren som söker boken kan nu på egen hand kontakta den låntagare som har lånat exemplaret, och eventuellt ta över lånet. För att Mikromarc ska veta att en annan låntagare har tagit över lånet, måste dock den nya låntagaren uppsöka biblioteket och låna exemplaret, i självbetjäningen eller med hjälp av bibliotekspersonalen. 149
150 150
Mikromarc 3 Fjärrlån. Version 6.30
Mikromarc 3 Fjärrlån Version 6.30 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, januari 2015 Innehåll INLEDNING... 3 KOM IGÅNG MED FJÄRRLÅN... 4 KOPPLING MOT LIBRIS FJÄRRLÅN... 4 E-POSTINSTÄLLNINGAR... 4 FUNKTIONSINSTÄLLNINGAR...
Läs merNyheter i Mikromarc 2.6.1
Nyheter i Mikromarc 2.6.1 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, oktober 2006 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 3 Websök... 4 Ämnesord... 4 Flytta lån... 4 Uniform titel... 5 Högertrunkering... 5 Övriga
Läs merNyheter i Mikromarc
Nyheter i Mikromarc 3.4.0.0 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, juni 2010 Innehåll INLEDNING... 3 RESERVATION... 3 SAMARBETSINSTÄLLNINGAR... 3 TITELRESERVATION ÄR ALLTID STANDARDVAL... 4 ÄNDRING I RESERVATIONSSKÄRMBILDEN...
Läs merNyhetsdokument version 3 5.1
Nyhetsdokument version 3 5.1 Produkt Version Releasedatum Mikromarc 3 5.1 14. november 2011 Ny och förbättrad funktionalitet Nedanför finner du en kort beskrivning av ny och ändrad funktionalitet i denna
Läs merNyhetsdokument Mikromarc 3 5.0
Nyhetsdokument Mikromarc 3 5.0 Ny och förbättrad funktionalitet Huvudpunkterna i den här releasen är inköp och utökad funktionalitet för katalogmallar. Inköp Inköp är en ny modul och behöver konfigureras
Läs merÅtkomst Du kommer till ditt system via en webblänk som erhålles från oss. Via denna länk ges tillgång till sökning i bibliotekets katalog.
Handledning för BIBBLAN bibliotekssystem BIBBLAN är ett svensktutvecklat biblioteksprogram helt webbaserat, som innebär att man endast behöver en uppkopplad dator mot nätet. Man slipper dessutom tänka
Läs merALEPH ver. 16 Introduktion
Fujitsu, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SKRIVBORDET... 1 2. FLYTTA RUNT M.M.... 2 3. LOGGA IN... 3 4. VAL AV DATABAS... 4 5. STORLEK PÅ RUTORNA... 5 6. NAVIGATIONSRUTA NAVIGATIONSTRÄD...
Läs merMikromarc 3 Rapporter och statistik. Version 6.30
Mikromarc 3 Rapporter och statistik Version 6.30 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, februari 2014 INNEHÅLL RAPPORTER... 3 Topplistor... 3 Låntagare... 3 Utlån... 4 Reservation... 4 Fjärrlån och inlån...
Läs merMikromarc 2 Meddelandecenter
Mikromarc 2 Meddelandecenter Version 2.6 och högre Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, september 2006 Bibliotekscentrum Sverige AB - 0470-532 530 - www.bibliotekscentrum.se Sida 1 av 59 Innehållsförteckning
Läs merMikromarc 3 Periodika. Version 6.50
Mikromarc 3 Periodika Version 6.50 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, juni 2016 1 Innehåll Periodika... 3 Periodika i korta drag... 3 Förutsättningar... 3 Arbetsgången för ett periodikum... 4 Huvudskärmbilden
Läs merTIPS OCH KÄNDA FEL. BOOK-IT version 7.1 2015-08-13
TIPS OCH KÄNDA FEL BOOK-IT version 7.1 2015-08-13 Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund Fältspatv. 4, 224 21 Lund, tel: 046-2700 400, e-post: axiellsverige@axiell.com Innehållsförteckning Klient...
Läs merBOOK-IT Inköp, checklista
2018-07-19 BOOK-IT Inköp, checklista Tillfälliga katalogposter (lpi-poster) Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, 224 78 Lund tel 046-270 04 00, e-post: axiellsverige@axiell.com,
Läs merALEPH ver. 16 Sökning
Fujitsu, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING... 1 2. SÖK... 1 2.1 Avancerad sökning... 2 2.2 CCL flera databaser... 2 2.3 Flera fält... 3 2.4 Regler för sökning... 4 2.5
Läs merLÅN Manual Koha. Luleå universitetsbibliotek Ulrika Hedkvist
LÅN Manual Koha Luleå universitetsbibliotek Ulrika Hedkvist 2017-05-30 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Registrera ny låntagare 3 Radera låntagare 4 Ändra PIN-kod eller personnummer 5 Utlån 6 Utskrift på lån 7 Återlämning
Läs merÖppna EndNote varje gång när du vill samla referenser till ditt bibliotek.
1. Skapa ett EndNote-bibliotek Börja med att öppna EndNote och skapa ett bibliotek (Reference Library). Det gör du under File / New. Namnge ditt bibliotek och välj var på datorn du vill spara det. Nu kan
Läs merPeriodika Kursmanual. Version 3 6 2
Periodika Kursmanual Version 3 6 2 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, december 2013 Innehåll Inledning... 3 Periodika... 3 Kom igång med periodika... 3 Nödvändiga data... 3 Behörighet... 3 Leverantörsregister...
Läs merALEPH ver. 18 Lån - övningar
ALEPH ver. 18 Lån - övningar Fujitsu, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping Anslut till lånemodulen i biblioteket/databasen SWE50 (administrativ databas). Låntagare A. Registrera tre nya låntagare Ø Visa
Läs merUppdaterad Registrera avhandling i DiVA
Uppdaterad 2018-09-19 Doktorsavhandling och Licentiatavhandling Registrera avhandling Viktigt! Om din avhandling är en sammanläggning, gå först igenom punkt 1-3. Om din avhandling är en monografi kan du
Läs merNy låntagare Katalogsökning, reservationer, mm 4 Reservationslista 4 Reservera tidskrifter 4
1 Manual Koha Ny låntagare 2 2. Katalogsökning, reservationer, mm 4 Reservationslista 4 Reservera tidskrifter 4 3. Låntagarhantering 5 4. Beställning/inköp 6 5. Katalogisering 11 6. Fjärrlånshantering
Läs merGDPR personuppgifter i Artologik Survey&Report
Läs mer https://www.artologik.com/se/surveyandreport.aspx Kontakta oss https://www.artologik.com/se/kontakt.aspx Innehållsförteckning GDPR personuppgifter i Artologik Survey&Report... 3 Personuppgifter
Läs merBOOK-IT Inköp, checklista
2018-02-09 BOOK-IT Inköp, checklista Tillfälliga katalogposter Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, 224 78 Lund tel 046-270 04 00, e-post: axiellsverige@axiell.com,
Läs merSökhjälp. Sökfältet finns på samma ställe på alla sidor på webbplatsen.
Sökhjälp Webbplatsen är responsiv. Det betyder att den ser olika ut beroende på om du tittar på den med smarttelefon, surfplatta eller dator. Principerna för hur du söker är dock de samma för alla apparater.
Läs merTIPS OCH KÄNDA FEL. BOOK-IT version
2019-05-03 TIPS OCH KÄNDA FEL BOOK-IT version 10.0 Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, 224 78 Lund tel 046-270 04 00, e-post: axiellsverige@axiell.com, www.axiell.se
Läs merHär följer en kort beskrivning av ny och ändrad funktionalitet. Läs vidare i hjälpen, wiki och manualen för ytterligare information.
Nyheter Produkt Versjon Releasedato Mikromarc 3.4.0.3 7. mars 2011 Ny och förbättrad funktionalitet Här följer en kort beskrivning av ny och ändrad funktionalitet. Läs vidare i hjälpen, wiki och manualen
Läs merTIPS OCH KÄNDA FEL. BOOK-IT version 8.0 2016-04-22
TIPS OCH KÄNDA FEL BOOK-IT version 8.0 2016-04-22 Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund Fältspatv. 4, 224 21 Lund, tel: 046-2700 400, e-post: axiellsverige@axiell.com Innehållsförteckning Cirkulation...
Läs merGÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK KATALOG
GÖTEBORGS UNIVERSITETSBIBLIOTEK KATALOG Innehåll Funktionstangenter... 2 Importera bibliografiska poster... 3 Skapa exemplarposter... 7 Exemplarposter fält-för-fält... 9 Kö/beställning i samband med katalogisering...
Läs merDANTEK ELEVWEB HJÄLP. Dantek ElevWeb Hjälp. Version 1 Copyright 2016 by Dantek AB. Sidan 1
Dantek ElevWeb Hjälp Version 1 Copyright 2016 by Dantek AB Sidan 1 Innehåll Introduktion till Dantek ElevWeb 3 Att söka i Dantek ElevWeb 4 3 sätt att söka 5 Trunkering 5 Fritextsökning 6 Hjälp via stavningskontroll
Läs merALEPH ver. 18 Sökning - övningar
ALEPH ver. 18 Sökning - övningar Fujitsu, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping Anslut till låne- eller förvärvsmodulen i biblioteket/databasen SWE50 (administrativ databas) eller katalogiseringsmodulen
Läs merKortfattad instruktion för Crystal Reports. Kom i gång med Crystal Reports. Instruktion Crystal Reports 2014
Kortfattad instruktion för Crystal Reports Kom i gång med Crystal Reports När du ska logga in i Crystal Reports ska inloggning alltid ske via sidan om Crystal Reports på vårdgivarwebben. Det är viktigt
Läs merIdentity Manager. Användarhandbok. Identity Manager. Behörighetsverktyg för Mina tjänster
Identity Manager Användarhandbok Identity Manager Behörighetsverktyg för Mina tjänster April 2017 1 VAD ÄR IDENTITY MANAGER?... 2 1.1 VAD SKA BEHÖRIGHETSADMINISTRATÖREN GÖRA I IDENTITY MANAGER?... 2 1.2
Läs merAnvändarbeskrivning ARBETSGIVARINTYG. för Sveriges alla arbetsgivare. arbetsgivarintyg.nu. En ingång för alla användare. Innehåll. Version 1.
2015 05 17 Arbetslöshetskassornas samorganisation SO Version 1.0 ARBETSGIVARINTYG för Sveriges alla arbetsgivare Användarbeskrivning arbetsgivarintyg.nu Med tjänsten arbetsgivarintyg.nu kan du som arbetsgivare
Läs merAdministration av lagets arbetsrum. Lathund
Administration av lagets arbetsrum Lathund Innehåll 1 Logga in... 2 2 Koppla serier till ditt lag... 3 3 Koppla serier och matcher till lagets kalender... 4 4 Konfigurera välkomsttext... 5 5 Konfigurera
Läs merRev. 2015 08 31. Handledning till MTM:s användarregister
Rev. 2015 08 31 Handledning till MTM:s användarregister Rev. 2015 08 31 Innehåll Inledning... 1 Kom igång... 1 Logga in... 1 Startsidan... 2 Mitt bibliotek... 2 Mina uppgifter... 3 Registrera låntagare...
Läs merDok nr SOF/AV-13:054,Ver I Treserva Genomfo randewebb. 1 Inloggning... 2 1.1 Växla användare... 3 2 Skrivbordet... 4
Treserva Genomfo randewebb Innehåll 1 Inloggning... 2 1.1 Växla användare... 3 2 Skrivbordet... 4 3 Sök... 5 4 Meddelanden... 6 5 Nya uppdrag läsa/kvittera uppdrag... 9 6 Vårdplaner... 10 6.1 Läsa vårdplan...
Läs merBOOK-IT & WeLib på skolor. Förberedelser i BOOK-IT
2017-11-21 BOOK-IT & WeLib på skolor Förberedelser i BOOK-IT 1 Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, 224 78 Lund tel 046-270 04 00, e-post: axiellsverige@axiell.com,
Läs merALEPH ver. 18 Katalogisering/exemplar - övningar
ALEPH ver. 18 Katalogisering/exemplar - övningar Fujitsu, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping Anslut till katalogiseringsmodulen i biblioteket/databasen SWE01 (bibliografisk databas). Sök fram poster A.
Läs merBeställa varor från webbutiken för provtagningsmateriel, remisser och övrigt materiel.
1 (15) 2019-05-22 Beställa varor från webbutiken för provtagningsmateriel, remisser och övrigt materiel. Innehållsförteckning Inloggning... 2 Regelverk för lösenord:... 3 Felmeddelanden vid byte av lösenord
Läs merKom igång. Readyonet Lathund för enkelt admin. Logga in Skriv in adressen till din webbsida följt av /login. Exempel: www.minsajt.
Kom igång Logga in Skriv in adressen till din webbsida följt av /login. Exempel: www.minsajt.se/login Nu dyker en ruta upp på skärmen. Fyll i ditt användarnamn och lösenord och klicka på "logga in". Nu
Läs merOrderbekräftelse Rev 2012-11-22
Orderbekräftelse Rev 2012-11-22 Övergripande beskrivning När du beställer medier från vissa leverantörers webbplatser kan du få orderbekräftelser skickade direkt till ditt inköp i BOOK-IT. Därmed skapas
Läs merUtlånsmeddelanden Kursmanual. Version 3 6.0
Utlånsmeddelanden Kursmanual Version 3 6.0 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, oktober 2012 Innehåll INNEHÅLL... 2 INLEDNING... 4 GRUNDLÄGGANDE INSTÄLLNINGAR FÖR E-POST OCH SMS... 4 KONFIGURERA E-POSTKONTO
Läs merSLUNIK manual. SLUNIK version 2 2010-08-03
SLUNIK manual SLUNIK version 2 2010-08-03 Innehåll SLUNIK...1 Kursledare... 1 Lärare... 1 LOGGA IN... 1 Hjälp, inloggning... 2 Välj kurs att administrera... 2 Om du inte ser din kurs i listan... 3 Filtrera
Läs merKomma igång med 3L Pro 2014. Komma igång med 3L. Copyright VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB
Komma igång med 3L Innehåll LOGGA IN I 3L... 3 Verktyg och kortkommandon... 6 Övriga tangenter... 9 RAPPORTUTSKRIFT I 3L... 10 Instruktioner för att skriva till fil:... 11 Logga in i 3L Ikonen för 3L Pro
Läs merLathund för fakturaspecifikation med rapportverktyget BusinessObjects, version 4.0. Version 1.0, 2013-06-14
Lathund för fakturaspecifikation med rapportverktyget BusinessObjects, version 4.0 Version 1.0, 2013-06-14 Utgivare: Trafikverket Kontakt: fakturering.jarnvag@trafikverket.se Distributör: Trafikverket,
Läs merRev. 2015 09 17. Handledning till MTM:s användarregister
Rev. 2015 09 17 Handledning till MTM:s användarregister Rev. 2015 09 17 Innehållsförteckning Inledning... 2 Kom igång... 2 Logga in... 2 Startsidan... 3 Mitt bibliotek... 3 Mina uppgifter... 4 Registrera
Läs merManual för manuell publicering i DiVA Uppdaterad
Att tänka på innan du börjar Importera om möjligt referenser från en databas istället för att registrera uppgifter manuellt. Se Manual för att importera referenser - http://www.ub.umu.se/publicera/manualer
Läs mer2009-08-20. Manual för Typo3 version 4.2
2009-08-20 Manual för Typo3 version 4.2 1 2 Innehåll: 1. Allmänt 4 2. Grunderna i Typo3 5 2.1 Knappar 5 2.2 Inloggning 5 2.3 Den inledande vyn 6 2.4 Sidträdet 7 3. Sidor 8 3.1 Skapa en ny sida 8 3.1.1
Läs merUppdaterad Registrera avhandling i DiVA
Uppdaterad 2017-01-31 Doktorsavhandling och Licentiatavhandling Registrera avhandling Viktigt! Om din avhandling är en sammanläggning, gå först igenom punkt 1-4. Om din avhandling är en monografi kan du
Läs merManual Inköpsförslag Koha
Manual Inköpsförslag Koha Hämta beställningar i t ex Stig och Fjärrkontrollen, belägg dessa hos leverantör (utgåva, pris mm) som vanligt. Starta Voyager och XP. Sök fram rätt titel och upplaga i Voyager,
Läs merDantek BiblioMatik. Beskrivning av nyheter i DBM version 677 som tillägg till Dantek BiblioMatik användarmanual December 2014
Dantek BiblioMatik Build 677 Beskrivning av nyheter i DBM version 677 som tillägg till Dantek BiblioMatik användarmanual December 2014 Version 1 Copyright 2014 by Dantek AB Dantek bibliomatik build 677
Läs merBeställning till Husfoto. Handledning
Beställning till Husfoto Handledning Datum: 13 mars 2012 Innehåll Inställningar... 2 Så här gör du en beställning... 4 Så här hämtar du materialet... 7 Hur sparas filerna?... 8 Support...11 Kortkommandon
Läs merSjälvbetjäning för arbetsgivare. Användarhandledning Kom igång med Arbetsgivartjänsten Behörighetsadministration
Självbetjäning för arbetsgivare Användarhandledning Kom igång med Arbetsgivartjänsten Behörighetsadministration Innehåll 1 DOKUMENTINFORMATION... 3 1.1 SYFTE... 3 1.2 AVGRÄNSNINGAR... 3 1.3 STÖD VID LÄSNING...
Läs merAdministration av lagets arbetsrum lathund
Administration av lagets arbetsrum lathund 1: Logga in Öppna din webbläsare och gå in på nya Skuru-webben (www.skuruik.se/handboll). 1. Gå till ditt lags arbetsrum (du hittar laget antingen under Barn/Ungdom
Läs merGÖTABIBLIOTEKEN. PM för katalogansvariga i Göta
PM för katalogansvariga i Göta Att vara katalogansvarig Katalogansvarig är en nyckelperson som fungerar som en länk mellan det enskilda biblioteket och metadatagruppen. En av de viktigaste uppgifterna
Läs merFjä rrlä n äv bö cker öch ärtiklär helä flö det (v 2.0)
Fjä rrlä n äv bö cker öch ärtiklär helä flö det (v 2.0) Beställning Beställ i Libris som vanligt. Var uppmärksam på att låntagarens kortnummer i Libris måste stämma med det i Koha. Ändra i Libris vid behov.
Läs merSo ka artiklar och annan litteratur
1 So ka artiklar och annan litteratur UB:s startsida är en bra startpunkt när du ska söka litteratur vare sig du letar efter böcker eller artiklar. Sökrutan är nästan det första du lägger märke till. Bakom
Läs merBeställa varor från webbutiken för provtagningsmateriel, remisser och övrigt materiel.
1 (15) 2018-02-28 Beställa varor från webbutiken för provtagningsmateriel, remisser och övrigt materiel. Innehållsförteckning Inloggning... 2 Regelverk för lösenord:... 3 Felmeddelanden vid första inloggning...
Läs merLEX INSTRUKTION LEX LDAP
LEX INSTRUKTION LEX LDAP Innehållsförteckning LEX INSTRUKTION LEX LDAP... 1 1 INLEDNING... 1 2 INSTALLATION... 2 3 LEXLDAPSERVICE - KLIENTEN... 3 3.1 HUVUDFÖNSTER... 3 3.2 INSTÄLLNINGAR... 4 3.2.1 Lex...
Läs merMM2 Låntagarimport. Manual för hantering av låntagarimport. Bibliotekscentrum Sverige AB - www.bibliotekscentrum.se Sid 1 av 29
MM2 Låntagarimport Manual för hantering av låntagarimport Bibliotekscentrum Sverige AB - www.bibliotekscentrum.se Sid 1 av 29 Innehållsförteckning INLEDNING... 3 IMPORTERA LÅNTAGARE: ÖVERSIKT... 4 FÖRBEREDELSER...
Läs merSök låntagare. Registrera ny låntagare. Utlån
Sök låntagare Klicka på Sök Låntagare eller tryck F2. Skriv eller läs in personnummer eller lånekortsnummer i sökrutan. Du kan också skriva in hela eller delar av låntagarens namn. Efter sökrutan finns
Läs merIntroduktion av Quality Works 2.4
Introduktion av Quality Works 2.4 Den här introduktionen vägleder dig igenom de vanligaste funktionerna i Quality Works och hur man kan använda sig av programmet för att skapa en enkel manual för sitt
Läs merAtt ladda ner från legimus.se
Att ladda ner från legimus.se 1 Innehåll Logga in... 2 Första gången du loggar in... 2 Problem att logga in?... 2 Sök efter böcker... 3 Utökad sökning... 3 Träfflistan... 3 Sortera listan... 3 Ladda ner
Läs merHögsbynät Mailservice - egroupware -användarmanual för personal i Högsby kommun
Högsbynät Mailservice - egroupware -användarmanual för personal i Högsby kommun Inloggning Hemsida: mail.hogsby.se Om länken inte fungerar eller om du befinner utanför kommunens nätverk, logga in via Mobility
Läs merE-post. A. Windows Mail. Öppna alternativ. Placera ikonen på skrivbordet.
E-post A. Windows Mail Öppna alternativ Klicka på startknappen Startmenyn öppnas Klicka på Alla Program Leta reda på Windows Mail Dubbelklicka Windows Mail öppnas. Om ikonen ligger i Start-menyn Klicka
Läs merManual för publicering och administration av gruppaktiviteter inom Landsbygdsprogrammet, uppdaterad 2009-09-28
1 (12) Manual för publicering och administration av gruppaktiviteter inom Landsbygdsprogrammet, uppdaterad 2009-09-28 Denna manual innehåller instruktioner för gruppaktiviteter inom Landsbygdsprogrammet.
Läs merInstruktioner för att skapa konton i MV-login
Instruktioner för att skapa konton i MV-login MV-Login är ett inloggningssystem, avsett för inloggning i MV-Nordics program, webbprogram och appar. Administration av systemet samt webbprogramen finner
Läs merSnabbguide till de nya funktionerna
Snabbguide till de nya funktionerna INNEHÅLL Vad är nytt i PhysioTools... 2 Sidan Övningar... 2 Starta PhysioTools... 2 Webbadress till er installation av PhysioTools... 2 Gör ett träningsprogram... 2
Läs merManual Användaradministration
Manual Användaradministration Svevac Webbadress: https://svevac.inera.se Webbadress demoversion: https://test.svevac.inera.se (användarnamn: demo / lösenord: demo) Supportärenden Kontakta i första hand
Läs merHandledningsmaterial Visio 2010
4 april 14 Jonas Wallgren Utvecklingsavdelningen Regionservice Handledningsmaterial Visio 2010 VERSION 1.0 1 Skapa simbana... 3 1.1 Öppna Visio... 3 1.2 Skapa korsfunktionellt flödesschema... 4 1.3 Utöka
Läs merSe till att posten är i Ändringsläge. Gå till rullgardinsmenyn under Föremål och välj Lägg in bild.
Bilder (11) Det går att lägga en eller flera bilder till varje föremålspost. Det enklaste är att lägga in en bild, från den registrerade föremålsposten. Det går också att lägga in ett större antal bilder
Läs merBehörighetsadministration i Meddix SVP
1(20 ) Behörighetsadministration i Meddix SVP Sökord Samordnad vårdplanering, användare, användarkonto, behörighet Dokumenthistorik Datum Ändring Handläggare 150512 Ändrat från Landstinget i Östergötland
Läs merInnehållsförteckning. Beskrivning av WeLib för skolbiblioteksansvariga, Version 1.2
Beskrivning av WeLib för skolbiblioteksansvariga, 2017-18. Version 1.2 Innehållsförteckning 1 Inloggning och användarkonton... 3 1.1 Om inloggning...3 1.2 Skapa konton...3 1.3 Byta lösenord...3 1.4 När
Läs merIMPORTERA POSTER TILL DIVA Anvisning för export av poster från andra databassystem för import till DiVA
IMPORTERA POSTER TILL DIVA Anvisning för export av poster från andra databassystem för import till DiVA Universitetsbiblioteket Senast ändrad: 2016-12-12 2 Innehållsförteckning Linköpings universitetsbibliotek
Läs merLathund för studenter
Uppdaterad 2005-09-07 Lathund för studenter vid inläggning av uppsatser i Xerxes Xerxes: http://theses.lub.lu.se/undergrad/ INLÄGGNING AV UPPSATS I XERXES 1. Inloggning Gå in i Publicera i Xerxes i menyn
Läs merSkoladmin kom igång! Innehåll
Skoladmin kom igång! Välkommen till nya Skoladmin! Det har skett lite förändringar i själva verktyget där du skapar nya kurser och lägger upp nyheter. Du kommer att känna igen all information som läggs
Läs merGroupWise 6.5 för Malmö Högskola av Mikael Carlsson
GroupWise 6.5 för Malmö Högskola av Mikael Carlsson Kursdokumentation GroupWise för användare Sidan 1 av 25 Skicka e-post med GroupWise 3 Adressboken 4 Bilaga 5 Skapa vidarebefodran i GroupWise 6 Ta bort
Läs merFIRSTCLASS. Innehåll:
FIRSTCLASS Innehåll: Hämta klient...2 Installera klient...2 Konfigurera klient...2 Koppla upp...3 Skrivbordet...3 Mailbox...3 Presentation...3 Skapa ett nytt meddelande...4 Söka mottagare för nytt meddelande...4
Läs merEndNote X8. Bygg ditt eget referensbibliotek. - där du samlar referenser från olika databaser på ett och samma ställe
EndNote X8 Bygg ditt eget referensbibliotek 1. Vad är EndNote? EndNote är ett referenshanteringsprogram: - där du samlar referenser från olika databaser på ett och samma ställe - som underlättar sortering
Läs merManual - Administration
Manual - Administration Svevac Webbadress: https://svevac.inera.se Webbadress demoversion: https://test.svevac.inera.se (användarnamn: demo / lösenord: demo) Supportärenden Kontakta i första hand din lokala
Läs merFrån vilka klasser hämtas eleverna till undervisningsgrupperna? Vilka undervisningsgrupper kan schemaläggas samtidigt?
Elevhantering Öppna elevtabellen Välj Tabell - Elev. Konstatera att elevtabellen är tom! I brist på elevinformation måste schemat få reda på följande: Från vilka klasser hämtas eleverna till undervisningsgrupperna?
Läs merUB:s sö ktjä nst - Söka artiklar och annan litteratur
1 UB:s sö ktjä nst - Söka artiklar och annan litteratur Innehåll Börja här... 2 Logga in... 2 Mitt konto... 3 Adressändring... 3 Spara sökresultat... 4 Sökhistorik & litteraturbevakning... 5 Söka, välja,
Läs merBOOK-IT & Welib på skolor. Förberedelser i BOOK-IT
2017-03-24 BOOK-IT & Welib på skolor Förberedelser i BOOK-IT 1 Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, 224 78 Lund tel 046-270 04 00, e-post: axiellsverige@axiell.com,
Läs merUppdaterad Registrera/publicera i DiVA
Uppdaterad 2016-11-12 Registrera/publicera i DiVA En lathund för manuell registrering Registrera en publikation manuellt: 1. Sök i DiVA: http://ltu.diva-portal.org/ för att kontrollera om publikationen
Läs merNyheter i Mikromarc 3
Nyheter i Mikromarc 3 Produkt Version Släppdatum Mikromarc 3 5.20 14 maj 2012 Ny och förbättrad funktionalitet Nedanför finner du en kort beskrivning av ny och ändrad funktionalitet i denna version. Se
Läs merFrontPage Express. Ämne: Datorkunskap (Internet) Handledare: Thomas Granhäll
FrontPage Express I programpaketet Internet Explorer 4.0 och 5.0 ingår också FrontPage Express som installeras vid en fullständig installation. Det är ett program som man kan använda för att skapa egna
Läs merUppdaterad 2010-05-11. Lathund Synpunkten för handläggare och ansvarig chef
Uppdaterad 2010-05-11 Lathund Synpunkten för handläggare och ansvarig chef 1 Innehållsförteckning Handläggarens roll och ansvarsuppgifter... 3 Närmaste chefs roll och ansvarsuppgifter... 3 Praktisk handläggning
Läs merRegistrera och publicera i DiVA
Registrera och publicera i DiVA en lathund för manuell registrering Importera referenser istället för att registrera manuellt Istället för att registrera uppgifter manuellt kan du importera referenser
Läs merNärvarorapportering. Ansvarig i Föreningen
Närvarorapportering Ansvarig i Föreningen 2 (26) Datum 2011-09-16 Innehållsförteckning 1. Ansvarig i föreningen... 3 1.1 Internetadress... 3 1.2 Inloggning och glömt lösenord... 3 1.3 Låst lösenord...
Läs merIntroduktion av Quality Works 3.0
Introduktion av Quality Works 3.0 Den här introduktionen vägleder dig igenom de vanligaste funktionerna i Quality Works och hur man kan använda sig av programmet för att skapa en enkel manual för sitt
Läs merAktivitetsstöd Importfunktion
Utbildningsmaterial Aktivitetsstöd Importfunktion Sidan 1 (20) Datum: 2011-10-05 Version 1.2 Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Importera en fil med medlemmar i Aktivitetsstöd... 4 3. Lägga till
Läs merPM Datum 2013-01-09. Instruktioner Wordmallar Här följer en kortfattad instruktion i hur du använder Universitets- och högskolerådets Wordmallar.
PM Datum 2013-01-09 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm Besöksadress Wallingatan 2 111 60 Stockholm Telefon 010-470 03 00 Org nr 202100-6487 www.uhr.se Lathund Wordmallar Om hur man använder Universitets-
Läs merRedigera forskarprofil i EpiServer
Redigera forskarprofil i EpiServer Innehåll Logga in... 2 Navigera... 3 Favoriter... 3 Redigera innehåll på sidan... 4 Namn... 4 Signatur... 4 Är forskarstuderande... 4 Mina doktorander... 4 Visa mina
Läs merKundfakturors sändsätt
Kundfakturors sändsätt 2014-11-05. Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson I version 217 som vi släppte i slutet av oktober 2014 gjorde vi en förändring på hur fakturor kunde skickas till kunderna. Till
Läs merLathund steg för steg
Lathund Lathund steg för steg Jessica Mattsson Administrativ assistent och Lotta Karlsson Informationsansvarig och Webbredaktör Oktober 2014 Innehållsförteckning Logga in... 1 Logga in på Insidan... 1
Läs merINTRODUKTION TILL LADOK
Innehåll 1. Huvudmenyn... 2 2. Menyraden... 3 Arkiv... 3 Redigera... 3 Inställningar... 3 Special... 3 Funktion... 4 Hjälp... 4 3. Funktion och förflyttningar... 4 Förflyttning mellan fält... 4 Förflyttning
Läs merManual för Aktiv Ungdoms e-post (Zimbra)
Manual för Aktiv Ungdoms e-post (Zimbra) fr.o.m 10 juni 2011 Introduktion... 2 Inloggning... 2 E-post... 3 Samla e-posten i konversationer eller som separata meddelanden... 3 Skicka e-post... 3 Adresslistor...
Läs merSMS Webb Handbok. Logga in. Ställ in och ändra din användarinformation
SMS Webb Handbok Logga in Du loggar in till SMS Webb via https://www.generic.se och kundlogin som du finner i det övre högra hörnet. Välj sedan SMS Webb i rullgardinsmenyn. Logga in genom att ange ditt
Läs merUppdatering
Uppdatering 2018-12-13 Arbetsledare, Granskare Ändrad visning startsidan av personer, ändrad visning lista personer för användare med roll Arbetsledare eller Granskare. På personer kopplas nu granskare.
Läs merManual för manuell publicering i DiVA Uppdaterad
Att tänka på innan du börjar Importera om möjligt referenser från en databas istället för att registrera uppgifter manuellt. Se Manual för att importera referenser i DiVA - http://www.ub.umu.se/publicera/forskningspublikationer/importera-till-diva
Läs mer