Föredragningslista för styrelsemöte nr /2013 vid Stockholms universitets studentkår

Transkript

1 Föredragningslista för styrelsemöte nr /2013 vid Stockholms universitets studentkår klockan i Nobelrummet, Nobelhuset. 1. Mötesformalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Val av sekreterare 1.3. Val av justerare 1.4. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande 1.5. Justering av röstlängden 1.6. Fastställande av föredragningslista 1.7. Eventuella adjungeringar 2. Presidiebeslut* 3. Anmälningsärenden 3.1 Beslut per capsulam om förhandlingsstrategi Gaudeamus* 3.2 Revisionsrapport SUS miljödiplomering* 4. Beslutsärenden 4.1 Ny kårförening GI Projektgrupp* 4.2 JMK, tillvägagångssätt vid kårsammanslagning* 4.3 Placeringspolicy hur går vi vidare* 4.4 Instruktioner för policies och riktlinjer * 4.5 Enhetsbeskrivning studiebevakningsenheten* 5. Diskussionsärenden 5.1 Diskussion med anledning av nästa års preliminära styrdokument* 6. Rapporter 6.1 Rapport om finansieringsavtalsförhandlingarnas fortskridande* 6.2 Rapport om studentkårens miljöarbete* 7. Övriga frågor 8. Nästa möte Stockholm University Student Union Visiting address Box Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A SE Stockholm Telefax +46 (0)

2 9. Mötet avslutas 2 (2)

3 Ärende 3.1 Per capsulam-beslut Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Per capsulam-beslut Bakgrund Enligt kapitel åtta, 8 i kårens stadga kan Per capsulam-beslut fattas av kårstyrelsen i brådskande angelägenheter som inte tål uppskov till närmaste följande ordinarie sammanträde. Beslut som tas per capsulam är giltiga endast om samtliga styrelseledamöter deltar i beslutet. Ordförande Ebba Ringborg skickade den ut en begäran till styrelsen om att fatta ett Per capsulam-beslut angående förhandlingsstrategi för Gaudeamus. Tidsfrist för att svara var klockan 12:00, Följande ledamöter och tjänstgörande suppleanter svarade och biföll beslutet: Ebba Ringborg, Carl Göransson, Jacobina Nilsson, Elisabeth Lindberg, Isabella Widjestrand, Micaela Kedhammar och Marlowe Klingvall. Cecilia Bergengren, Christian Bratt och Malin Nordenson röstade också bifall men tillräckligt röstantal hade då redan uppnåtts. Beslut Styrelsen beslutade per capsulam att anta förhandlingsstrategi för Gaudeamus, enligt bilaga Stockholm University Student Union Visiting address Box Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A SE Stockholm Telefax +46 (0)

4 3.1.1 Bilaga: Förhandlingsstrategi Gaudeamus Bakgrund Gaudeamus har en omsättning på ca 3 miljoner kr varav knappt 400 tkr är finansierat via annonsintäkter. Att SUS till stor del själva ska finansiera Gadden så som tidningen ser ut idag är inte möjligt. Detta skulle innebära stora nedskärningar i övrig verksamhet. Att vi inte har möjlighet att finansiera tidningen på egen hand betyder dock inte att vi inte värdesätter tidningen. Studentkåren har de gångna tre åren varje år fått prioritera om för att pengarna ska räcka, ofta har detta inneburit nedskärningar i verksamhet vi gärna behållit men där det inte funnits ekonomiska möjligheter till detta. Som tydliggjorts i tidigare underlag är stora delar av SUS verksamhet, även den utbildningsbevakning som vi prioriterar allra högst, helt beroende av ekonomiskt stöd från Stockholms universitet. Vi vill behålla så stor del av tidningen Gaudeamus verksamhet som möjligt men menar att finansieringen av tidningen måste ske gemensamt. Studentkåren ser många fördelar med att behålla Gaudeamus (ska räknas upp i underlaget till SU) och vill hitta en ambitionsnivå för tidningen som både vi och Stockholms universitet känner sig nöjda med. Frågor till SU Vad ser SU som syftet med Gadden? Hur mycket är de beredda att ta ansvar för tidningen ekonomiskt för att den ska kunna vara kvar? Vad kan vi bidra med? Min uppfattning är att det är rimligt att SUS går in med 500 tkr för att finansiera Gadden. En mindre finansiering skulle antagligen inte SU tycka visade att vi värdesatte Gadden tillräckligt medan en större finansiering skulle kräva stora omprioriteringar inom SUS verksamhet. Vi skulle behöva skära ner på verksamhet som ligger närmare vårt kärnuppdrag än vad utgivningen av Gaudeamus gör. Att SUS går in med 500 tkr innebär att vi fortfarande kan anställa ett studentombud till på halvtid men att satsningarna på KX och medlemsservice utgår samt att 1,5 förtroendevalda försvinner från enheterna ledning och påverkan. (De nedskärningarna är redan idag planerade och kan därför ses som att vi inte skadar kärnverksamheten.) Vad vill vi i förhandlingarna Att ge ut Gaudemus 6 ggr/år i tryckt form, ha en anställd chefredaktör på heltid och förtroendevald reporter på heltid samt skicka hem tidningen till alla studenter kostar ca tkr fördelat på följande poster: Direkta intäkter +300 tkr Direkta kostnader -811 tkr Personalkostnader -667 tkr Indirekta kostnader tkr

5 Vårt huvudförslag är att SU fortsätter stödja Gadden men tkr och att SUS går in med 500 tkr från medlemsavgifter. Detta är vad jag främst kommer argumentera för. I det fall att SU inte vill stötta med denna summa är att göra om den fast anställda chefredaktören till arvoderad förtroendevald på ettårs basis den första ändringen jag kommer förespråka i och med att det idag är en betydande kostnadspost. Det skulle minska personalkostnaderna med 180 tkr/år. Då kan SU istället bidra med tkr och SUS med 500 tkr. En stor anledning till Gaudeamus höga kostnad är att tidningen skickas hem till alla studenter. Genom att ge ut tidningen bara på campus (beräknat på en utgivning om ex) skulle de direkta kostnaderna sjunka med ca 600 tkr/år. Samtidigt kommer annonsintäkterna sjunka stort, uppskattningsvis ca 200 tkr/år. Detta scenario ger en total kostnad om tkr per år. (SU kan gå in med tkr, SUS med 500 tkr) Vad kan vi gå med på Att ge ut Gaudemaus 4 gånger/år i tryckt form, ha en anställd chefredaktör på heltid och förtroendevald reporter på halvtid samt skickas hem tidningen till alla studenter kostar ca tkr fördelat på följande poster: Direkta intäkter +150 tkr Direkta kostnader -584 tkr Personalkostnader -541 tkr Indirekta kostnader -815 tkr I detta scenario betalar SU tkr och SUS 500 tkr. Genom att ha en chefredaktör som var arvoderad förtroendevald på ettårs basis istället för fast anställd skulle personalkostnaderna även här sjunka med 180 tkr/år. Alltså SU tkr och SUS 500 tkr. Genom att ge ut tidningen bara på campus (beräknat på en utgivning om ex men även förändrad tidningsform) skulle de direkta kostnaderna sjunka med ca 350 tkr och annonsintäkterna minst halveras. Detta ger en total kostnad om ca tkr/år. Att Gaudeamus ges ut på campus med 4 nummer/år och som en nätbaserad tidning samt att 1,5 arvoderade förtroendevalda arbetar med tidningen är vår smärtgräns. SU skulle i detta sista läge mer än halvera sitt stöd till Gaudemaus och stödja med 850 tkr om året medan SUS betalade 500 tkr. Vad kan vi inte gå med på Om SU inte går med på något av förslagen ovan och vi finner att vi inte vill stötta Gadden med mer av våra egna medlemsavgifter så finns egentligen inget annat alternativ än att lägga ner tidningen. I ett sådant läge går SUS 300 tkr back (om vi får de 600 tkr för ett till studentombud och även anställer ett till studentombud på halvtid) och skulle alltså antingen behöva äska om mer medel till övrig verksamhet eller göra nedskärningar. Egentligen förlorar vi 1 mkr men eftersom Gadden går så pass mkt minus redan idag och vi finansierar det minusresultatet blir det inte en så stor skillnad i praktiken.

6 Stockholms Universitets Studentkår Frescativägen 14 A Stockholm Revisionsrapport Annika Johansson på Miljöstegen har genomfört miljörevision enligt Svensk Miljöbas på Stockholms Universitets Studentkår. Syftet med revisionen är att säkerställa att: Stockholms Universitets Studentkår efterlever kraven i Svensk Miljöbas verksamheten årligen arbetar med ständiga förbättringar genomför konkreta miljöförbättrande åtgärder. Datum för revision Datum för godkännande Utfärdare Sustema EMS-Konsult AB Revisor/er Annika Johansson, Miljöstegen Deltagare på revisionen Elin Lindström Är dokumentationen godkänd? Ja Är det praktiska miljöarbetet godkänt? Ja Avvikelser Korrigeringar skickas till Allmänna kommentarer: Stockholms Universitets Studentkår visar upp engagemang och ambitioner inom miljöområdet och arbetar konkret med miljöfrågorna. Efterlever verksamheten Ja Nej Kommentar och avvikelse kraven i Svensk Miljöbas? 3.2 Miljöansvarig x Kommentar: Se över ansvar och roller i miljöarbetet. Förtydliga vilka roller som får fatta beslut inom vilket område. Miljöansvaret bör ligga på en person som arbetar kontinuerligt i verksamheten. 3.3 Miljöutredning X 3.4 Miljöpolicy x 3.4 Miljömål och x handlingsplaner 3.5 Rutiner och instruktioner x 1 Revisionsrapport Miljöstegen Drakenbergsgatan Stockholm

7 3.6 Lagkrav x 3.7 Nödlägesberedskap x 3.8 Utbildningsbehov och x kompetenskrav 3.9 Intern och extern x kommunikation 3.10 Egen uppföljning och x ständig förbättring 3.11 Ledningens x genomgång Övrigt Planerade åtgärder i x handlingsprogrammet är genomförda alternativt utbytta mot andra åtgärder Förslag på åtgärder och förbättringar i det kommande miljöarbetet Miljöledningssystemet Gå igenom ni vill använda och kommunicera ert miljöarbete på till exempel hemsidan, gentemot studenter etc. Se över hur ni kan använda Miljöberättelse och miljöledningssystemet så att det blir mer funktionellt för kommunikation och som arbetsredskap. Lägg till relevanta mätetal i Miljöberättelsen Utforma checklista för överlämning till nya medarbetare Utforma en årscykel för miljödiplomeringen som visar när vilka åtgärder ska genomföras Fundera på om det vore bättre att skjuta på diplomeringsåret, augusti-augusti Stryk nyckelvärden som inte är relevanta, lägg till relevanta såsom leverantörer etc. Utvärdera om det går att korta ner, t.ex. miljöutredningen något. Fundera på om ni ska integrera miljöarbetet med arbetsmiljöarbete, etc. Utbildning, kompetens och kommunikation Delta i utbildning i Miljöledning(Upptakt) via Sustema Utbilda nyanställa i miljökunskap Utöka event med miljötema riktat mot studenterna Tydlig miljöhörna i nya lokalerna Inköp och leverantörer TCO-märkta datorer etc. Miljöanpassade trycksaker Påverka Stockholms Universitets Studentkår Ta fram struktur för att dokumentera, sortera och prioritera leverantörerna(t.ex. dela upp och definiera i A,B och C leverantörer) och deras miljöarbete. Resor, transporter och fordon Samordna inköp i syfte att minimera leveranser till Stockholms Universitets Studentkår 2 Revisionsrapport Miljöstegen Drakenbergsgatan Stockholm

8 Ärende 4.1 Ny kårförening Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Nya kårförening GI Projektgrupp Bakgrund Föreningen GI Projektgrupp har inkommit med ansökning om att bli kårförening. Kårföreningssekreteraren har granskat ansökningen och anser att de uppfyller de krav som vi ställer på en kårförening och rekommenderar således att vi godkänner föreningen. Nedan finns kårföreningssekreterarens rekommendation samt ansökan och stadgar för föreningen. I dokumentet finns även ansökan från en ytterligare förening (de blev inscannade som en pdf-fil), vänligen bortse från denna ansökan. Beslutsförslag Presidiet föreslår därför Att styrelsen godkänner GI Projektgrupp Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

9 Ärende Kårförening GI projektgrupp Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Angående ansökan om kårföreningsstatus GI Projektgrupp ansöker om att bli en kårförening. Föreningen uppfyller kravet om att ha minst fem medlemmar som även är medlemmar i Stockholms universitets studentkår samt stadgar som visar att detta är en demokratisk förening. Jag rekommenderar ett bifall för föreningens ansökan. Zofia Laine Kårföreningssekreterare 2 (2)

10

11

12

13

14 Ärende 4.2 JMK Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Studentkåren vid JMK kårsammanslagning Bakgrund Studentkåren vid JMK har fått avslag på sitt överklagande av kårstatusbeslutet och kommer upphöra som kår vid halvårsskiftet. Detta innebär att SUS kommer ta över som kår även vid enheten JMK och överta JMK:s statsbidrag på ca kr. Ebba och Jens har träffat kåren vid JMK vid ett tillfälle och börjat diskutera hur inkorporerandet av JMK i SUS sköts på bästa sätt. JMK vill självklart bevara så mycket av sin verksamhet och självständighet som möjligt. Även SUS utgångspunkt är att mycket av JMK:s lokala verksamhet är värd att bevara och att någon form av ekonomiskt stöd till den gamla kåren är på sin plats. Samtidigt är det viktigt att SUS som central studentkår inte på lång sikt särbehandlar vissa institutioner eller enheter genom att ge dem stora ekonomiska bidrag. Utifrån dessa två utgångspunkter föreslår presidiet att studentkåren vid JMK bör kvarstå som egen förening även efter halvårsskiftet, även om de då inte kommer vara en studentkår. Detta eftersom den verksamhet som idag genomförs vid JMK även i fortsättningen nog görs bäst av deras egna studenter och inte av SUS centralt. Vi föreslår även att ett omställningsavtal upprättas mellan SUS och föreningen JMK. Avtalet löper till att börja med på ett års basis och målet är att inom en treårsperiod fasa ut avtalet och istället låta JMK:s verksamhet finansieras genom SUS reguljära kårföreningsstöd (för stora kårföreningar har SUS styrelse rätt att betala ut rätt rejäla bidrag). Presidiet anser att det finns två olika varianter av stöd till JMK som redogörs för nedan: Alternativ 1 JMK kvarstår som egen förening, har en medlemsavgift och trycker egna studentkort till sina medlemmar. Detta skulle för SUS del antagligen innebära att många studenter ej blev medlemmar i SUS, vilket sänker vår legitimitet och gör att vi förlorar medlemsavgifter. JMK skulle på detta sätt kunna dra in mycket pengar i medlemsavgifter om de fick alla studenter att bli medlemmar, upp till 130 tkr, men samtidigt riskera att förlora mycket pengar om få blev medlemmar. I detta alternativ Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

15 blir JMK som mest självständiga men måste också fortsätta betala för egen medlemsoch ekonomiadministration. Väljer JMK att göra på detta sätt finns enligt presidiet inte så stora incitament från SUS sida att stötta dem ekonomiskt, utan ett bidrag på kr/år skulle i detta läge vara rimligt. Alternativ 2 JMK kvarstår som egen förening och kan eventuellt ha en egen medlemsavgift men ger inte ut studentkort utan låter SUS ta över denna del (d.v.s. även administration kring medlemmar). Detta leder antagligen till nya medlemmar för SUS, vilket innebär både intäkter och legitimitet. Samtidigt gör detta att JMK förlorar medlemsintäkter. I det här scenariot finns större skäl för SUS att stötta JMK eftersom fler av studenterna på JMK sannolikt är medlemmar i SUS. Här förespråkar presidiet att ge JMK ett fast bidrag på kr/år men att även ge JMK hälften av de medlemsintäkter som SUS får från enheten JMK (detta skulle röra sig om högst 35 ooo kr/år). Genom denna modell skapas incitament för föreningen JMK att se till att deras studenter blir medlemmar i SUS, vilket vore positivt för vår framtida närvaro på institutionen. Fortsatt process Presidiet tror att alternativ 2 är mest gynnsamt för SUS del. Även om detta innebär högre kostnader så handlar det fortfarande bara om medel vi får som tillskott genom att JMK uppgår i SUS och inte om utgifter som måste ta någon annan stans ifrån. Det är även önskvärt att få med studenterna vid JMK i SUS redan från början, något som alternativ 1 skulle motverka. I slutändan är det upp till JMK att besluta om hur de vill göra gällande studentkort och medlemsavgifter så presidiet vill förankra båda dessa tillvägagångssätt i styrelsen. Vi hoppas på en bra diskussion och på att styrelsen kan besluta om att lägga fram dessa två förslag till omställningsavtal för studentkåren vid JMK. Som bilagor finns studentkåren vid JMK:s budget (observera att det är en halvårsbudget) samt ett dokument som kort beskriver deras verksamhet. Beslutsförslag Presidiet föreslår därför Att styrelsen godkänner de två förslagen gällande omställningsavtal mellan SUS och studentkåren vid JMK och uppdrar Ebba Ringborg att sluta ett avtal utefter dessa riktlinjer senast (2)

16 Studentkåren vid JMK Budget HT2012 INTÄKTER Konto Benämning Beräkning Budget, VT2013 Utfall, HT2012 Utfall, VT Medlemsavgifter Antal medlemmar: 320 Avgift 200 Intäkt Antal medlemmar: 45 Avgit 100 Intäkt 4500 Total intäkt Statsbidrag Bidrag för medlemmar Festverksamhet Biljettintäkter, eventuell försäljning, in- och utsparksfester 3102 Pubverksamhet Intäkter från pubverksamheten JMK-dagen Arbetsmarknadsdag under vårterminen Ränteintäkter Ränta bankkonto och skattekonto SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Konto Benämning Beräkning Budget, HT12 Utfall, VT Eventverksamhet Kostnader i samband med sittning Pubverksamhet Utskänkningstillstånd socialtjänstförvaltningen Vakt Totalt alkoholinköp Totalt alkoholfritt alternativ Totalt matinköp Total kostnad Antal tillfällen 5 Kostnad per pub Totalt JMK-Dagen Arbetsmarknadsdagen under våren Femte statsmakten Redaktionella kostnader 500 Löpande kostnader Avgift ansvarig utgivare 600 Projektanslag 0 Totalt TV JMK Löpande kostnader Avgift ansvarig utgivare Projektanslag Teknikkostnader Domänkostnader femtestatsmakten.se 150 jmkstudent.se 150 Webbhotell 300 Totalt Ny dator Elgiganten Ny hemsida Städning pentry och caféyta Antal månader 5 Pris Total kostnad Bokföringsbyrån Matrisen Kostnad för extern bokföring Förbrukningsinventarier Häftapparat mm Förbrukningsmaterial Skrivartoner, städmaterial, kontorsmaterial mm Radio JMK Studiohyra Avgift Sthlms närradio 720

17 Avgift ansvarig utgivare 600 STIM/SAMI Löpande kostnader 500 Projektanslag 0 Total kostnad Kultur och idrott Dramatenkort. 8 st á 500 (HT) 0 JMK Junited Total kostnad Intern representation Överlämningsmiddag för presidiet, kårstyrelsens kick-off, köksstädmiddag samt gåvor Extern representation Lunch till gäster, repr. hos andra kårer Projektanslag, kårstyrelsen Stimulera arbetet i projektgrupper inom kåren Möteskostnader Fika vid styrelse- och terminsmöten Gåvor Gåvor och priser Bankkostnader Bankgirokoppling mm, (HT) Förseningsavgift 6981 Medlemsavgifter Antal medlemmar 436 SSCO Membit Studentkortet pris/medl 20 Membit månadsavgift Påminnelseavgift Löner timanställda Expeditionens öppettider Antal timmar/vecka 10 Antal veckor/termin 20 Timlön 125 Total kostnad Extraöppet under terminsstart Antal arbetstimmar 0 Timlön 125 Total kostnad 0 Total kostnad löner Arvoden förtroendevalda Ordförande 0 Vice ordförande 0 Aktivitetskoordinator 0 Sekreterare 0 Likabehandlingsombud 0 International Student Representa 0 Projektansvarig JMK-dagen (HT 0 Redaktionschef Radio JMK 0 Chefredaktör Femte statsmakten 0 Redaktionschef TV JMK 0 Pubmästare 0 Festfixare 0 Eventansvarig 0 Revisorer 0 Totalt Sociala avgifter Procentsats ca 15,49% (Född -86 eller tidigare) Lön timanställda 0 Total kostnad Slutlig skatt tidigare år Korrigering estimerad skattekost Räntekostnader Räntekostnader och skattekonto 0 SUMMA KOSTNADER BERÄKNAT RESULTAT

18 Studentservice och studiesocial verksamhet JMK Studentkår, april 2013 Nedan följer en beskrivning av den studentservice och de ämnesrelaterade verksamheter som JMK Studentkår bedriver. Pubmästeriet Pubmästeriet ansvarar regelbundet för fest- och pubevenemangen på JMK. Pubarna har en viktig social funktion för att skapa sammanhållning inom kåren och JMK:s studenter överlag. Pubarna anordnas i JMK:s kaféteria ca en gång per månad och är ekonomiskt självgående. JMK Junited JMK Junited är ett utskott som uppmanar till idrottsaktiviteter för alla medlemmar, där vi har en separat budget för olika turneringar, exempelvis fotboll- och innebandyturneringar. Möjlighet finns till för gamla och nya studenter att spela i studentkorpserien i Stockholms Studenters Idrottsförening, SSIF. Radio JMK Radio JMK är Studentkåren vid JMK:s egen studentradio som sänder två gånger i veckan på Stockholm Närradio. Sändningarna görs för närvarande av ett antal separata radioredaktioner under samordning av verksamhetsansvarig Thobias Thorwid, som även ansvarar för JMK TV (vt 2013). Radio JMK är en central ämnesrelaterad aktivitet som är viktig för att studenterna vid JMK skall kunna få praktisk erfarenhet inför yrkeslivet. Alla studenter som har fullt medlemskap i Studentkåren vid JMK får vara med och sända radioprogram i Radio JMK. JMK TV JMK TV är ett utskott till kåren som har i syfte att låta studenter vid JMK skaffa sig erfarenhet av att producera filmat material inom media. Alla studenter som har fullt medlemskap i Studentkåren vid JMK får vara med och arbeta med JMK TV. Femte Statsmakten Femte Statsmakten är ett lovordat nyhetsmagasin som drivs av studenter på JMK under ledning av chefredaktörerna Sara Fröhling Lind och Madeleine Dahlström (vt 2013). Just Femte Statsmakten grundades år 2005 men har haft föregångare med andra namn. Tidningen tillhör kåren men fungerar som ett fristående organ som granskar både kåren och institutionens verksamhet. Syftet med tidningen är också att verka som en plattform för studenter på JMK som vill skaffa sig journalistisk erfarenhet. Tidningen utkommer tre gånger per termin, är politiskt obunden och innehåller därför inga annonser. Alla studenter vid JMK som har fullt medlemskap i Studentkåren vid JMK får vara med och arbeta med Femte Statsmakten. JMK-dagen Kåren bidrar också med att skapa kontakter med näringsliv och medieprofessionens fackliga företrädare. Varje vårtermin arrangerar man därför JMK-dagen. Detta är en arbetsmarknadsdag där företag och intresseföreningar från mediebranschen närvarar och presenterar sina verksamheter. Evenemanget bjuder dessutom på flera spännande föreläsningar, workshops och en montermässa där studenterna erbjuds värdefulla möjligheter att knyta kontakter med eventuella framtida arbetsgivare. I och med treåriga journalistprogrammets start hösten 2013 planerar kåren att införa en

19 arbetsmarknadsdag varje termin då ett ökat behov kommer att uppstå. Gruppen för studiebevakning Studentkåren har som huvudsyfte att bevaka och medverka i utvecklingen av utbildningen och förutsättningarna för studier vid JMK. Den bevakning och medverkan som studentkåren bedriver har både en allmänpedagogisk och en, för JMK studiespecifik, inriktning. De studenter som under vårterminen 2013 ingår i den vid ett styrelsemöte utvalda Gruppen för studiebevakning består av studenter som själva har erfarenhet av utbildningen vid JMK. Gruppens syfte är att bevaka kursernas och undervisningens akademiska och pedagogiska kvalité och kommer i samarbete med ISrepresentanterna med förslag till och genomdriver förbättringar. Gruppen företräder också vid behov studenter i samband med studierelaterade konflikter. I och med att de själva studerar vid enheten känner de väl till de specifika förutsättningar som råder för studier vid enheten. Att detta gäller också för kårstyrelsens och presidiets medlemmar utgör en fördel när resultat av utvärderingar och förslag till åtgärder diskuteras i kårstyrelsen. Att både gruppen, presidiet och styrelsemedlemmarna studerar vid enheten och därför har ett intresserelaterat engagemang i undervisning och studiemiljö har också visat sig vara av stort värde när det gäller att informellt pejla uppfattningar om kursernas och undervisningens akademiska och pedagogiska kvalité och att bedöma dessa. Det bidrar till att man förmår fånga upp stämningar och åsikter som inte framkommer på de mer officiella kursutvärderingarna. Grävande journalister och Reportrar utan gränser Kåren har också ett kontinuerligt samarbete med organisationerna Grävande journalister och Reportrar utan gränser som båda har sina kontor i JMK:s lokaler. Samarbetet inriktar sig på samordnade informationskampanjer där kåren samordnar kontakter mellan, i synnerhet journaliststuderande, och dessa båda organisationer och tillsammans med dessa anordnas föreläsningar och workshops. Likabehandling Kåren driver också frågan om likabehandling som ett led i det som lagtexten formulerar som uppgiften att bevaka och medverka i utvecklingen av utbildningen och förutsättningarna för studier vid högskolan. För att arbeta för en jämställd studiemiljö för alla som studerar på JMK så har kåren ett eget likabehandlingsombud vilket arbetar för att främja mångfald och motarbeta diskriminering. Dessutom har ombudet en aktiv roll i arbetet med breddad rekrytering. Ett arbete som går ut på att öka mångfalden bland JMK:s studenter och nå ut till personer som annars inte hade börjat studera på JMK. Ett led i detta arbete är besök vid gymnasieskolor i Stockholmsområdet. Ombudet har också som uppgift att informera studenter om rättigheter och skyldigheter i samband med jämställdhetsarbetet. Dessutom fungerar han eller hon som kontaktperson för studenter som anser sig bli diskriminerade på enheten eller som vill påtala förhållanden oförenliga med principen om likabehandling. International Student Representative De studenter vid JMK som inte har svenska som modersmål har en särskild representant vid kåren. Denna har till uppgift att vidarebefordra viktig information till dessa studenter, se till att den engelskspråkiga delen av hemsidan hålls uppdaterad och hjälpa de utländska studenterna att finna sig tillrätta på JMK. Dessutom samlar han eller hon deras intryck av sin studietid vid JMK och sammanställer dessa för utvärdering i en terminsrapport.

20 Ärende 4.3 Placeringspolicy fortsatt process Avsändare Ebba Till styrelsemöte nr Placeringspolicy fortsatt process Bakgrund På förra styrelsemötet diskuterades förslaget till ny placeringspolicy. Styrelsen enades om att förslaget var för undermåligt för att antas och beslutade att fortsätta diskussionen om policyn och om kårens kapitalförvaltning under nästkommande möte. På grund av kort om tid och sjukdom har jag inte hunnit upprätta en diskussion om policyn i vår facebookgrupp som jag sa att jag skulle eller leta efter personer som eventuellt skulle vilja skriva om policyn/utreda kapitalförvaltningen. Malin har heller inte inkommit med en sammanfattning av den kritik som uppkom på senaste mötet. Mot bakgrund av detta och att verksamhetsåret snart är slut anser jag att det bästa sättet att gå tillväga i frågan om placeringspolicyn är vi tillsammans i styrelsen formulerar ett utredningsuppdrag som vi antar och lämnar vidare till nästa styrelse att börja arbeta med direkt i sommar/höst. Detta är potentiellt sätt även något fullmäktige skulle kunna engageras i. Att hinna göra något under den månad som är kvar innan verksamhetsårets slut tror jag är för optimistiskt beräknat och riskerar bara att leda till ett framhastat arbete. Beslutsförslag Presidiet föreslår därför Att styrelsen formulerar ett utredningsuppdrag gällande SUS placeringspolicy och kapitalförvaltning och lämnar detta vidare till nästa verksamhetsårs kårstyrelse Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

21 Ärende 4.4 Instruktion för policydokument och riktlinjer Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr Instruktion för policydokument och riktlinjer Bakgrund Under höstterminen så påbörjades ett arbete med att se över SUS styrdokument. Som en del i den processen har SUS gått igenom de olika styrdokument som funnits i organisationen. Genomgången har visat att ett flertal av dokumenten inte längre är aktuella samt inte fyller de syften som de ska göra eller är i behov av en genomgående revidering. Genomgången visade att det saknades tydliga rutiner för hur styrdokument togs fram, implementeras och revideras inom SUS. Rutiner för policydokument och riktlinjedokument som ligger till beslut är ett dokument som tydliggör hur processen ska gå till för att ta fram nya styrdokument samt vem som bär ansvaret för att de revideras och implementeras i verksamheten. Att det finns tydliga och bra rutiner välbehövligt och viktigt för att säkerställa en god verksamhet i en organisation med låg institutionell kunskap där alla merparten av medarbetarna byts ut varje år. Beslutsförslag Presidiet föreslår styrelsen att godkänna Instruktion för etablerande av nya policydokument och riktlinjer Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A Stockholm Telefax +46 (0)

22 Antagen av styrelsen Handläggare Jens Petersen Instruktion för etablerande av nya policies och riktlinjer Bakgrund På grund av den höga cirkulationen av förtroendevalda vid Stockholms universitets Studentkår (SUS) så är det viktigt att det finns tydliga policies och riktlinjer som kan vägleda nya förtroendevalda och tjänstemännen inför de situationer som uppstår under verksamhetsåret. Dock finns ett behov att reglera framtagandet av nya styrdokument av denna typ så att det blir tydligt var ansvaret ligger i organisationen för initiering och implementering av dessa. Syftet Syftet med det här dokumentet är att reglera hur SUS ska gå till väga för att ta fram nya policies och riktlinjer inom organisationen samt tydliggöra vad syftet är med policies respektive riktlinjer. Avgränsningar Instruktion för etablerande av nya policies och riktlinjer omfattar bara styrdokument av typen policydokument och riktlinjedokument. Med riktlinjer avses enbart riktlinjer som berör stora delar av SUS interna organisation, dokument som reglerar enskilda enheters löpande arbete avses ej. Ansvarsfördelning Ansvaret för att detta dokument efterföljs vilar på SUS verksamhetschef och presidium. Ansvaret för att dokumentet ses över och revideras en gång årligen vilar ytterst på SUS styrelse men verksamhetschef och presidium är operativt ansvariga. Policy En policy är ett dokument som förklarar de övergripande principer och värderingar som ska vägleda organisationens arbete. Initierande av nya policydokument kan bara göras av presidium, styrelse, och verksamhetschef. Formulerande och beredande av policy kan delegeras till lämplig förtroendevald och tjänsteman. Policies som berör tjänstemän och förtroendevalda ska presenteras för och godkännas av ledningsgruppen. Policies ska antas av styrelsen. Styrelsen ska ges möjlighet att yttra sig om policydokumentet före beslutande möte. Antagna policies ska finnas tillgängliga på SUS interna server och genom SUS hemsida. En gång per verksamhetsår ska alla policydokument ses över av styrelsen och ledningsgruppen. Ansvaret för att detta dokument ses över och revideras vilar på SUS verksamhetschef och presidium. Stockholm University Student Union Visiting adress Box Phone +46 (0) Org. nr Frescativägen 14 A SE Stockholm Telefax +46 (0)