20-årsjubileum. Briljant Ekonomisystem. Ekonomisystem. Nr 22 Mars 2015

Transkript

1 Briljant Ekonomisystem Nyslipatfrån Nr 22 Mars Briljant Ekonomisystem årsjubileum 1995 var det år då Sverige blev medlem i EU. Ingvar Carlsson var statsminister och hans tänkta efterträdare som partiledare i Socialdemokraterna, Mona Sahlin, hoppade av efter Tobleroneaffären. VM i friidrott gick i Göteborg och Annika Sörenstam vann US Open i golf för första gången. Windows 95 och den första versionen av Internet Explorer lanserades av Microsoft. I Norrköping hade Briljants utvecklingsbolag bildades redan började de första kunderna köra Briljant. Mycket har hänt sedan dess men tiden har gått väldigt fort. Den gör ju det när man har roligt! Efter ett och ett halvt år av hårt arbete kunde utvecklingsbolaget äntligen släppa en första version av Briljant. Bolaget bestod då av Lasse och Åke Hansson samt Lasses son Anders. Tack vare ett bra program och en redan upparbetat återförsäljarorganisation från DAAB, där Lasse och Åke arbetat med ekonomisystem innan Briljant, kunde de snabbt uppnå målsättningarna som satts upp. Sedan dess har de fortsatt att växa för varje år. Idag är Briljant en av de stora leverantörerna av ekonomiska system för mindre och medelstora svenska företag. Många förändringar krävs för att tillmötesgå nya lagar och regler men kunderna har också stor påverkan på vilka nya funktioner som ska prioriteras. Och programmet utvecklas ständigt. I dag arbetar 13 personer i utvecklingsbolaget. Lasse är numera heltidspensionär medan Åke fortfarande arbetar med utveckling på deltid trots att han med råge passerat pensionsstrecket. Briljant står starka inför kommande 20-årsperiod. I år firar Briljant 20-årsjubileum. Vi har under alla år känt ett starkt stöd från er kunder. Ni har uppskattat fördelarna med att arbeta med ett system som är utvecklat i Sverige och som snabbt kan anpassa sig till de lagar och regler ni har att följa. Många har också påverkat vidareutvecklingen av Briljant genom att framföra önskemål via sina återförsäljare. Ibland har vi haft svårt att hinna med att uppfylla alla önskemål. För att råda bot på det har vi anställt fler personer på utvecklingsbolaget. Vi har också utvecklat supporten för att kunna ge ännu snabbare svar på era frågor. Inom kort kommer vi att utöka våra lokaler i Norrköping för att alla ska få plats. Det har blivit trångt runt kaffebordet! På tal om kaffe. En av våra kunder, Job meal, har levererat vår nya kaffemaskin. Kafferasterna har därmed höjts till en ny nivå. Vi kan rekommendera dem. En tanke med detta jubileumsnummer var att i kundreportagen lyfta fram kunder som varit med sedan starten av Briljant. Till vår glädje fann vi så pass många att vi fick utöka numret med några sidor. Kul! Jag önskar er en trevlig läsning! Vi ses på kundträffarna i höst.

2 Mer centralt än Stureplan i Stockholm är det svårt att komma. Där, med tre stora skyltfönster som vänder sig mot förbipasserande, ligger Hedengrens Bokhandel. Bokhandeln har funnits i mer än 100 år men inte alltid legat på samma plats, berättar Lisa Björkholm. Pappa började arbeta som 19-åring och när den förre ägaren gick i pension fick han möjlighet att köpa företaget. Vi är nog den fysiska bokhandel i Sverige som har det bredaste sortimentet titlar finns i lager! Konkurrensen med internethandeln är tuff, men vi gör allt för att kunderna ska uppleva att de kommer in i en riktig bokhandel med alla dess fördelar. Vi ordnar bland annat författarkvällar, som brukar vara välbesökta. Lars Lerin var här i höstas, då var det hysteriskt mycket folk. När kunderna går härifrån med sina nyköpta böcker kan de som en extra bonus välja omslagspapper och snören i en mängd olika färger och mönster Sveriges äldsta boklåda ständigt aktuell Hedengrens bokhandel är en av Briljant Stockholms första kunder. Lisa sköter ekonomin i företaget sedan sju år. Bokföring, leverantörsbetalningar och fakturering sköter jag i Briljant. Programmet är uppbyggt på ett lättfattligt sätt som gör att det är smidigt och roligt att jobba med, säger Lisa. Även för löneadministrationen använder jag Briljant. Vi är tyvärr på grund av branschens bestämmelser tvungna att ha ett annat system för kassa och lagerrutin, som inte är kompatibelt med Briljant. Där är det lite krångligt. De allra flesta kunder betalar kontant men vi har ett tiotal kunder som vi månadsfakturerar. Det förekommer också att vi fakturerar en del strökunder. Rolf Persson är återförsäljare i Stockholm. Han kommer på besök en gång om året och gör programuppdateringar inför nya året. Om jag har några frågor eller om det dyker upp något problem ringer jag supporten. Där får jag snabbt svar. Hedengrens har en egen blogg där deras hundar ibland rekommenderar sina bokfavoriter.

3 Många halleluja-möten Lisbeth Sundh och hennes dotter Annika arbetade med ett stordatorbaserat bokföringssystem på sin bokföringsbyrå STOR i Stockholm. En dag fick de höra att bröderna Lasse och Åke Hansson höll på att utveckla ett helt nytt ekonomiprogram baserat på små persondatorer. Vi hade möten med Lasse, Åke och Dag Nilsson, vår återförsäljare, långt innan allt var klart, berättar Lisbeth. Lasse ritade och berättade och alla jublade. Allt verkade bli så fantastiskt, men det tog tid innan det hela var klart. Arbetet förändrades helt när vi började med Briljant. Nu behövde vi inte skicka disketter till stordatorn och vänta på att listorna på pyjamaspapper skulle komma tillbaka med posten. De manuella dagböckerna försvann också. Tack vare att vi varit med från början kan vi programmet väldigt bra. Så fort en ny funktion blivit klar har vi fått testa den och ge våra sypunkter. Administrationen har automatiserats Lars Toresson på Andersson & Rask i Hofors har varit kund hos Briljant allt sedan starten. I maj 1995 satt jag tillsammans med Dag Nilsson, som då var återförsäljare i Gävle, och drog igång ett par företag, minns Lars. När jag börjar fundera upptäcker jag att det hänt mycket sedan dess. Administrationen är mycket enklare nu. Då var det jag tillsammans med tre administratörer som arbetade, nu klarar vi av samma arbetsmängd på två personer. En förändring som spar mycket tid är att vi får in alla leverantörsfakturor skannade direkt på skärmen. De skickas sedan automatiskt till den eller de som ska attestera. När det är klart släpper vi iväg allt för betalning. Förbi är den tid då vi sprättade post, öppnade kuvert och ankomststämplade. När vi stämmer av leverantörsbetalningarna får vi kontoinsättningarna från bankgirot och kundfordringarna bockas av med automatik. Alla periodiseringar har också blivit enklare att utföra. Vi använder redovisningsmallar om en leverantörs fakturor ska fördelas Killarna på utvecklingsbolaget lyssnade hela tiden, vilket de fortfarande gör, säger Annika. Nu senast när de vidareutvecklat bokslutsrutinen var vi med och testade att det fungerar i alla detaljer. Det märks att utvecklarna sätter användaren i centrum. En liten detalj som att man alltid använder tangentbordet i stället för musen. Jobbet går på olika projekt. Så länge som samma fördelning ska gälla slipper man skriva in uppgifterna på nytt. Tidkorten i datorn underlättar också arbetet. När arbetsdagen är slut finns det ett färdigt förslag till hur fakturan kan se ut. Men den största förändringen tycker jag är att kunna jobba i ASP. Jag kan logga in var jag än är. Jag slipper ta egna back-uper och behöver inte tänka på programuppdateringar. Det sköts centralt av Briljant. Vi har kört med ASP i många år och är mycket nöjda med den tekniken. Det har varit mycket diskussioner från myndigheterna att det ska bli enklare hantering för företagare. Det vet jag inte om jag kan hålla med om. Däremot är Briljant duktiga på att anpassa systemet till de nya regler och riktlinjer som gäller. mycket fortare och det är bättre ur ergonomisk synpunkt. Idag är de fem personer på STOR. Lisbeth har gått i pension för något år sedan, men har fortfarande några kunder kvar. Jag kommer inte in och jobbar varje dag men några gånger i månaden blir det. Jobbet är så kul och många av kunderna har blivit kära vänner.

4 Kundnummer 1 i Norrland Svenska Rygginstitutet har varit kund hos Briljant sedan starten för 20 år sedan. Inga-Lill Åström, som är ekonomiansvarig berättar att det var hennes företrädare som valde Briljant. För fem år sedan tog Inga-Lill över ekonomiarbetet. Svenska Rygginstitutet startade i Sundvall 1961 med rehabilitering för yrkesverksamma personer från skogsoch byggnäringen. Nu har de filialer i Stockholm, Växjö och Göteborg. Deras verksamhet är arbetslivsinriktad och de tjänster som erbjuds är främst rehabilitering av personer med långvarig smärta i rygg och stress samt försäkringsmedicinska utredningar. Rygginstitutet har under åren medverkat i flera forskningsprojekt, bland annat tillsammans med Karolinska Institutet, med goda resultat. Patienterna kommer till oss främst via remiss från landstinget, fortsätter Inga-Lill. Vi kan se en tendens att det kommer allt fler yrkesgrupper. Tidigare var de flesta skogsarbetare eller andra med tunga arbeten. Nu har många patienter kontorsarbete och det blir allt fler yngre. Inga-Lill har sitt kontor i Sundsvall, där hon arbetar med ekonomin för hela företaget. Hon sköter kundoch leverantörsfakturering samt lönehanteringen i Briljant. Jag har inte erfarenhet från något annat ekonomisystem som jag kan jämföra med, men jag tycker att Briljant fungerar bra för oss, säger Inga-Lill. Det är en stor fördel att återförsäljare och support finns nära till hands när man behöver dem. Laila Johansson, som är vår återförsäljare, och Ida Falkman på supporten är alltid tillgängliga och svarar snabbt. Om de inte genast har svar på frågan återkommer de inom kort. I lönesystemet är det en del åtgärder som man bara gör en gång om året, och det är lätt hänt att glömma bort hur det ska utföras. Då får jag alltid proffsig hjälp av Sara Binnerstedt på lönesupporten. Hon är jätteduktig.

5 Bra funktioner i systemet Underlätta faktureringen Briljant har utvecklat flera funktioner för att göra faktureringen så effektiv som möjligt. Du kan bland annat koppla bilagor till fakturan och skicka den med e-post. Koppla bilagor vid faktureringen När det är dags att fakturera finns det nu många möjligheter att koppla bilagor till fakturan. Bilagorna kan skrivas ut tillsammans med fakturan. Bilagorna kan automatiskt bifogas mailfakturor och e-fakturor. Bilagorna sparas så att du under Analyser samtidigt ser både fakturan och bilagorna. Bilagor kan både tas bort och läggas till, även när fakturan är registeruppdaterad. Du använder knappen F12 Koppla bilaga till fakturan. Enkelt att maila fakturor Har du mailadresser till dina kunder i kundregistret? I så fall kan du börja maila dina fakturor. När faktureringen är klar för utskrift mailas med automatik fakturorna till de kunder som så vill. Övriga skrivs ut som vanligt. Bilagor är heller inte något problem, de skickas med automatiskt. Vill du ha faktura och bilaga i samma pdf-fil går också det bra. Kontakta din återförsäljare eller supporten så hjälper de dig att komma igång. Senaste halvåret har vi haft glädjen att hälsa fler nya kunder välkomna. En del av dem ser ni här. Malmö Big bowl, Tenö Varv, Österlens Data & TV Service AB, Helsingborg Arena Och Scen AB, HeSto Sweden AB, Dalagårdens Veterinärpraktik, Guddeby gård AB Göteborg Företagsrevision i Skaraborg, Helgusgruppen AB, Rönnängberg AB, Kylfokus AB, Combine AB Gävle Nordkvist Redovisning AB, Lovéns Trafikskola & JR Resor AB, Gefle Chokladfabrik AB, Gefle Chocolaterie AB, Fairmate AB, Långsjö Såg & Timmerhus AB, Säters Cykel & Motor AB Norrköping CGB Transport & Kontroll AB, B2-Teknik i Norrköping AB, Fernströms Entreprenad AB, B&B Skyltreklam i Sverige AB, Norrköpings Akvarier Import AB, NMT Nyköpings Maskin & Transport AB, Anpeco AB Nya kunder Örebro VentPartner Sverige AB, Vingåkershem AB, Boo Egendom AB, Alvitiq AB, PE Administration, Örebro Transporttjänst AB Sundsvall/Skellefteå Skellefteå Lastbilsstation, Nordic Skill Scandinavian AB, IFO Vattenrening AB, Drakstaden Byggtjänst AB, Mikaelsson Bygg AB, S-E Revision & Redovisning AB, Göran Simu AB, Miljöteknik MT AB, ArifiQ Development AB Ronneby AH Konsult, Hotell Iföhus AB, Husbyggarna Larsson i Söderköping AB Stockholm Meteo Group AB, Uniting People Sweden AB, FMF Sverige AB, Molöf Bygg AB, Näringslivets Internationella Råd, E-matic Fastighetsautomation AB, RSM Minocon Outsourcing Service AB Skatteverket granskar I år kommer Skatteverket att särskilt granska tjänster med kontanthandel, vårdföretag, gränsöverskridande handel samt rot och rutarbete i vissa branscher. Vi ser i våra undersökningar att förtroendet för skattesystemet är högt. Att det finns en bred vilja att göra rätt för sig är grunden för att skattesystemet fungerar. Men vi vet också att vi behöver en aktiv kontroll riktad mot de som av olika skäl inte betalar rätt skatt, säger Ingemar Hansson, generaldirektör på Skatteverket. Utbildning Målsättningen med Briljants utbildningar är att du som användare ska kunna utnyttja systemets olika funktioner så rationellt som möjligt. Det leder till ökad effektivisering av de administrativa rutinerna och innebär stora möjligheter till kostnadsbesparingar. Kontakta din återförsäljare eller anders.waern@briljant.se för beställning och mer information. Bokföringsnämnden Bokföringsnämnden (BFN) är en myndighet under regeringen med ansvar för utvecklandet av god redovisningssed i företagens bokföring och offentliga redovisning. Att meddela normer ge information till småföretagare är en av BFNs huvuduppgifter. Läs mer på Kundträffar I mitten av september, veckorna 37 och 38, kommer Briljant arrangera årets kundträffar. Planering av program är i full gång. Vi lovar att det kommer att bli intressanta möten. Inbjudan kommer att skickas ut under våren.

6 Från vänster: Nunne Jarmalm, Annika Hultin och Pia Wallin. Deras specialitet är bostadsrättsföreningar I Linköping finns Frubo AB, bokföringsbyrån som arbetar med ekonomisk förvaltning för bostadsrättsföreningar och privata fastighetsägare. Nunne Jarmalm startade byrån och är en av Briljants äldsta kunder. Idag är även de två döttrarna Pia Wallin och Annika Hultin delägare i företaget. Vi sköter den löpande ekonomiska förvaltningen till våra kunder, berättar Annika Hultin som också är vd för bolaget. Utöver fakturering och hyresavisering innefattar det årsredovisning, deklarationer, pantsättningshandlingar, överlåtelser och kontakter med mäklare. Alla kunder har fasta avtal. Den som köper förvaltning av oss ska vara trygg i att det mesta ingår. Det blir mycket kontakter med styrelserna, särskilt i början av året då nyheter och skatteregler ska stämmas av. Men kunderna får ringa hur mycket som helst och ställa frågor det ingår. Ofta är vi också med på föreningarnas stämmor. För en tid sedan började vi erbjuda kurser för styrelserna. Det har blivit mycket uppskattat. Många ledamöter har begränsad erfarenhet av ekonomi. Till kurserna tar vi fram skräddarsytt material med föreningens egna siffror och konteringar. Kunderna finns spridda över landet, många är i Stockholm, men även i Lund, Norrköping och Motala. Flera fjällanläggningar finns också bland kunderna. Teknisk vidareutveckling Just nu håller vi på med vidareutveckling av våra IT-tjänster. Vi ska precis starta med e-fakturering. Vi har redan sedan ett par år tillbaka scanning av fakturor och attestering via internet. Vi kommer också att börja med webbanalys, vilket vi fått en del förfrågningar om. Det kommer att innebära att kunderna kommer att kunna titta på rapporterna, analysera siffrorna och även kunna se fakturabilden. Redan tidigare har vi haft den tjänsten men nu inför vi den via Briljant och kommer i och med det att få ett mycket smidigare system. Vi tycker att Briljant är ett program som är enkelt och lätt att jobba med. Ofta har vi praktikanter och studenter som hjälper oss med verifikationer och fakturor. Trots att de inte har erfarenhet av programmet tycker de också att det är lättarbetat. Vid behov får vi snabb hjälp från supporten och Magnus Wilhelmson. Är det panik ringer jag, om det bara är bråttom skickar jag mail! Vid några tillfällen har vi beställt specialutbildning, som Anders Waern har hållit i. Då har han gått igenom nyheter med speciellt fokus på vår inriktning. Eftersom vi är ganska många på kontoret har vi föredragit det i stället för att delta på gemensamma erfa-träffar. Det har gett oss större möjligheter att fokusera på våra frågor och undringar.

7 Nyheter i Briljant Med den nya funktionen kontoavstämning har man nu möjlighet att stämma av i Briljant bokförda transaktioner mot importerade kontoutdrag från banken. En ny, uppsnyggad, årsredovisningsfunktion har precis släppts där man bl.a. kan göra årsredovisning enligt K3. Som en del i anpassningen för årsredovisning enligt K3 har även en rutin för retroaktiv komponentavskrivning tillkommit. Importmoms ska redovisas till Skatteverket istället för till Tullverket fr o m Briljant har gjort anpassningar för det i momsrapporter, momsdeklarationen och kontoplan men om man inte använder någon av våra grundkontoplaner eller har egna konton för moms och kostnad behöver man uppdatera den egna kontoplanen med nya momskoder. I kontoanalysen kan bläddring mellan konton ske med pilknapparna (F5-F8). I rutinen för likviditetsbudget framgår nu tydligt vilka konton och procentberäkningar som ligger till grund för resp. likviditetskod. Genom utökade inställningsmöjligheter för faktura-/orderutskriftskopia kan nu fakturor enkelt skickas till printtjänst, t.ex. Dispose, via inbyggd FTP-överföring. I samband med att faktura mejlas kan PDF-bilagor slås ihop med fakturan till ett gemensamt dokument. Vid förhandsgranskning och analys av kundfakturor visas bilagor i PDF-format tillsammans med fakturan. I tidkortet har en ruta för snabbgranskning av transaktionstexter tillkommit, val av projekt och tidart har förenklats med fritextsökning och aktuell stoppurstid kan enkelt kopieras till dagens datum på markerad rad. För att få bättre översikt vid attest av tidkort visas månadens tider på den anställde i ett parallellt fönster. Registervårdsbilden för anställda kan kompletteras med anställningsoch eventuellt slutdatum och på så vis kan man i valfönster för anställda filtrera bort ej aktiv personal. Genom anpassningar i rapportplanerna kan belopp bockas i saldobalans och i analyser. Rapportuppbyggnad i höjdled llustrerar bättre hur räkneverk hänger samman i rapporten. Vid utskrift av kontrolluppgifter i löneprogrammet kan urval göras utifrån förekomst av e-postadress i personaluppgiften, så att kontrolluppgifterna kan mejlas till vissa och skrivas ut till övriga. I kommunikationen med Nordea har stöd för deras återredovisningsfiler av inrikesbetalningar i SEK tillkommit (filformat DA1) och vid import av Total IN hanteras nu kundbetalningar i utländsk valuta. Då Nordea har upphört med bevakningen av kreditnotor har vi lagt in en möjlighet att sköta bevakningen i Briljant i stället. Snabbknappar Du använder väl snabbvalen för att effektivisera arbetet. ESC Återgå/lämna aktuellt fönster F1 Hjälp F2 Sök/val, alternativt uppdateringsfönster F3 Nollställ post/verif F4 Tag bort post/verif F5 Gå till första post/verif F6 Gå till föregående post/verif F7 Gå till nästa post/verif F8 Gå till sista post/verif F9 Återgå till registrering F10 Skriv ut F11 Olika från rutin till rutin F12 Övrigt Shift+Insert Lägg in rad ovanför Shift+Del Ta bort rad Home Gå till början av post/verif End Gå till slutet av post/verif PageUp Gå en sida upp PageDown Gå en sida ner * I första radposition ger D/K-avstämning och/eller uppdatering / eller Användes i samband med automatik enligt separat instruktion. eller, Ger duplicering från föregående rad/post Enter Accepterar fältinnehåll och går till nästa fält Pil, vänster I första position, backar till föregående fält Pil, höger Går till nästa position Pil, upp Går upp en rad Pil, ner Går till nästa rad Backspace I första position, tar bort fältinnehåll I tomt fält, backar till föregående fält Infoga-läge Är standard + Ger nästa lediga nummer ur en serie (exempelvis inventarier) Alla fält kontrolleras så snart det lämnas. Du måste alltså vid fel ange rätt eller blanka ut fältet.

8 Ny återförsäljare i östra distriktet Magnus Wilhelmsson har tagit över ansvaret för Briljant Öst. De senaste fem åren har han arbetat med support och kundkontakter tillsammans med Per Holmqvist. Innan dess arbetade han med Briljant som ekonomikonsult, så erfarenheterna från Briljant är goda. När jag fick förfrågan från Per om jag var intresserad av att ta över som återförsäljare på hans distrikt var jag definitivt intresserad. Det är en jättestor utmaning. Öst är ett stort distrikt med många Briljant-kunder men det finns möjlighet att utveckla det ännu mer. Jag ska naturligtvis börja med att besöka så många av de befintliga kunderna som möjligt. Den personliga kontakten är viktig för att få reda på vad som kan förbättras och ytterligare effektiviseras. Eftersom jag bor i Linköping ligger det nära till hands att titta på vilka möjligheter det finns till nya kontakter där. Jönköping är också ett område med många intressanta företag. Magnus kommer att ha bråda tider framöver. Men till sommaren kommer han se till att det finns tid till att paddla havskajak och segla. Matlagning, som är ett annat stort intresse, planerar han alltid in tid för i almanackan. Ny kompetens på utvecklingsbolaget Utvecklingsbolaget i Norrköping har skaffat sig ytterligare förstärkning. Kristofer Söderhielm, ingenjör inom elektroteknik, började sin anställning strax efter nyår. Kristofer kommer närmast från Swisslog, där han arbetat med att bygga gränssnitt mellan maskin och kundernas affärssystem. Jag hoppas kunna bidra med mina kunskaper i Briljant-teamet och ge nya vinklingar på utmaningarna. Just nu är jag i ett upplärningsstadie men hoppas att så snart som möjligt komma in ordentligt och börja producera någonting användbart. Kristofer bor i Linköping med sin sambo. Den som vill träffa honom på fritiden ska bege sig ut i skogen eller till en klätterplats. Friluftsliv är hans stora passion. Nya distriktsgränser Briljant har gjort en del förändringar av distriktsindelningarna och vilka återförsäljare som är ansvariga. De kunder som är berörda har fått särskild information. Varje distrikt har en ansvarig återförsäljare: Skellefteå Laila Johansson Gävle Kjell Lindevall Mälardalen Per Holmqvist Stockholm Rolf Persson Visby Dag Nilsson Örebro Sverker Dolk Norrköping Magnus Wilhelmsson Malmö/Göteborg Anders Strandberg Ronneby Sten Persson På hemsidan finns de exakta gränserna. Nytt distrikt till en erfaren återförsäljare Mälardalen är ett nytt Briljantdistrikt. Det omfattar bland annat Västerås, Uppsala och norra Stockholm. Sedan tidigare har jag många kunder i Västerås och nu ser jag en möjlighet att utveckla den marknaden än mer, säger Per Holmqvist. Hela mitt distrikt ingår i Briljant Support AB. Det kommer att höja tillgängligheten och förbättra för de kunder som behöver få hjälp. För att förbättra ytterligare testar vi ett CRM-system. När kunden mailar sin fråga till support.malardalen@briljant.se, skapas automatiskt ett ärende. Det tas om hand av en handläggare och feed-back går ut till kunden. Vi tror att det kommer att uppfattas positivt från kunderna att veta hur det ligger till med deras ärenden. Om det slår väl ut kommer alla regioner att införa systemet. Återförsäljare skellefteå Gävle mälardalen Stockholm Visby ÖREBRO Norrköping Malmö / Göteborg Ronneby Briljant Ekonomisystem AB Nya Rådstugugatan 7, Norrköping Produktion: defacto ab