Linkan ios. Manual

Transkript

1 Linkan ios Manual

2 Innehåll 1 Kom igång Installation Registrera grunduppgifter Importera register En arbetsdag med Linkan Inloggning Huvudmeny Bra att veta Register Koppla artiklar till lönearter Hantera snabbartiklar Hantera snabbtexter Ta emot och skicka order Skapa order i Linkan Hämta ordernummer Arbetsordertext Hantera artiklar på order Lägg till text som orderrad Använda snabbtexter Skicka till annan montör Egenkontroll Jag är klar Radera order Tidssedelrapportering Skapa tidssedel Redigera tidssedel Filtrera Period Summering Godkänn Synkronisera

3 1 Kom igång Viss avvikelse kan förekomma på grund av versionsskillnader 1.1 Installation Linkan för ios hämtas genom Apple AppStore som finns förinstallerat på din ios-enhet. Sök efter Linkan och välj hämta. En förutsättning för detta är att du har ett registrerat Apple ID. När Linkan installerats på din enhet kan du öppna den direkt från AppStore genom Öppna eller direkt från ikonen på din hemskärm. 3

4 1.2 Registrera grunduppgifter Första gången du öppnar Linkan ombeds du att importera dina exporterade register. För att du skall kunna importera behöver du första gången ställa in dina kontouppgifter. Välj därför Meny och Inställningar. Här anger du de kontouppgifterna (Kundnummer och Lösenord) du fått från oss Importera register Nu är du redo att importera dina register! Välj Meny och Importera. Observera att register behöver finnas exporterade från Scrollan för att du skall få tillgång till ditt personliga montörskonto, artiklar, etc. i Linkan. Första gången du importerar hämtas samtliga register, men sedan kan du om så önskas välja bort register som du inte önskar importera genom att trycka på de gröna kontrollerna i högerkanten. Grön färg indikerar att registret kommer att hämtas vid import. För att importera väljer du Import. Observera att du vid import måste ha en fungerande Internetuppkoppling, antingen via mobildataanslutning eller WiFi.

5 I regel går nedladdningen fort, men beroende på storlek på registren och din anslutningshastighet till Internet kan det ta lite längre tid. Du kan följa vilka register som håller på att laddas hem med hjälp av den roterande cirkeln vid respektive register. Tidpunkten för senast slutförda import syns under respektive artikel. 5 Tack vare import och lokal lagring av register i enheten kan du snabbt och säkert arbeta obehindrat utan Internetuppkoppling! I gengäld är det viktigt att du omgående uppdaterar dina register när nya sådana exporterats från Scrollan för att vara säker på att ha uppdaterad information.

6 2 En arbetsdag med Linkan 2.1 Inloggning Välj ditt namn i montörslistan som visas när du trycker på identitetsfältet. Ange ditt lösenord och tryck Login. Angav du rätt uppgifter visas nu Ordervyn. 6

7 2.2 Huvudmeny Huvudmenyn når du genom att trycka Meny längst upp till vänster, alternativt genom att dra fingret från vänsterkanten av skärmen en bit in åt höger. Härifrån når du enkelt alla de huvudfunktioner som finns i Linkan. I regel växlar du emellanåt mellan Order och Tidssedlar, men kan även nå alla register och möjligheten att Logga ut Bra att veta Du navigerar enkelt genom flödet i den övre listen. För att gå bakåt respektive öppna menyn drar du fingret från vänsterkant i riktning åt höger, alternativt genom att klicka på knappen längst upp till höger (i bilden nedan Meny). Att lägga till eller skapa något nytt trycker du på +. Uppdatera/synkronisera görs genom de cirkulära pilarna i övre högra hörnet.

8 Statusikoner För att tydliggöra vilken information som synkroniserats används nedanstående sköldar för tidssedlar och orderrader (artiklar). Tidssedelrader Röd Ej godkänd eller synkroniserad - Orderrader (artiklar) Orange Godkänd, men ännu ej synkroniserad Ej synkroniserad Grön Godkänd och synkroniserad Synkroniserad Register I Linkan lagras Artiklar, Kunder (inkl. eventuella arbetsplatser), Lönearter, Montörer, Snabbartiklar och Snabbtexter (se avsnitt 2.2) för att du snabbt skall kunna rapportera underlag till faktura och lön. Lönearter I löneartsregistret ser du överskådligt vilka lönearter som finns importerade från Scrollan. Har du många lönearter kan du enkelt söka efter någon specifik genom sökrutan i överkanten. Väljer du en specifik löneart ser du information såsom löneartsnummer och beskrivning, men även vilka artiklar som finns kopplade (se avsnitt för att koppla artikel till löneart) Koppla artiklar till lönearter För att underlätta din rapportering av tidssedel har du möjlighet att koppla artiklar till lönearter. Genom att göra detta kan du samtidigt som du rapporterar en orderrad också automatiskt få motsvarande mängd skapat som underlag i din tidssedel. Exempel: Rapporterar du 3h Arbetskostnad på en order kan du genom att koppla artikeln Arbetskostnad till löneart 10 Arbetade timmar få 3h av denna löneart automatiskt skapade i din tidssedel. För att koppla en artikel till en specifik löneart går du in på Lönearter i huvudmenyn, samt väljer vilken löneart som skall få kopplade artiklar. Tryck på + för att lägga till, sök fram önskad artikel och välj densamma i listan som visas.

9 Befintliga kopplingar visas i listan Koppling till artiklar. Här kan du också Ta bort oönskade kopplingar till en specifik löneart Hantera snabbartiklar Snabbartiklar gör det enklare för dig att rapportera frekventa artiklar och fungerar enkelt uttryckt likt en samling genvägar. Vilka snabbartiklar du har för tillfället kan du enkelt se under Snabbartiklar från huvudmenyn. 9 Lägg till För att markera en artikel som Snabbartikel går du in i på Artiklar från huvudmenyn och söker fram önskad artikel. Inne på artikeln finner du längst ned möjligheten att markera den som Snabbartikel. Grön färg indikerar att artikeln visas i urvalet snabbartiklar.

10 Ta bort Leta fram artikeln på samma vis som när du lägger till och avmarkera Snabbartikel Hantera snabbtexter Snabbtexter underlättar din rapportering av noteringar oavsett om det gäller tid- eller orderinformation. Snabbtexter kan skapas i Scrollan och hämtas till Linkan i samband med import. Du kan även skapa och hantera egna snabbtexter. Dessa hanteras under Snabbtexter från huvudmenyn. Lägg till Tryck på + och skriv in önskad snabbtext. Önskar du få in datum eller klockslag i texten så att aktuella sådana hämtas i samband med att du väljer in snabbtexten som notering kan du använda #D (för datum) och #K (för klockslag). Under Exempel ser du hur din snabbtext skulle se ut om du valde in den som notering just nu.

11 När du är nöjd väljer du Spara. Ändra Välj snabbtext från listan och redigera texten i övre fältet markerat som Snabbtext. Avsluta med Spara. Ta bort Välj snabbtext från listan och tryck sedan Radera. 2.4 Ta emot och skicka order Order hämtas, skickas och uppdateras till/från Linkan vid Ordersynkronisering. För att synkronisera går du till orderlistan (Ordrar i huvudmenyn) och trycker på ikonen med de cirkelformade pilarna. 11 Ta för vana att synkronisera löpande under arbetsdagen. Både för att hela tiden hålla dig a jour, men inte minst som säkerhet ifall din enhet skulle råka ut för en olycka. När synkroniseringen är slutförd ser du resultatet i meddelandet som visas, antal ordrar som hämtats, uppdaterats, respektive färdigställda ordrar som skickats in till Scrollan. Order som skapats i Scrollan och skickats ut till dig visas nu i listan med ordrar tillsammans med de som du själv skapat och kanske till och med just nu arbetar med.

12 2.5 Skapa order i Linkan Från ordervyn skapar du en ny order genom + i det övre högra hörnet. I kundlistan väljer du kund som ordern skall registreras på. På ordern kan du följa informationen i tre flikar som visas i nederkant Kund, Order och Artiklar. Skapa ny kund Om arbetet skall utföras för en kund som saknas i kundregistret trycker du på + i det övre högra hörnet vid sökning efter kund till en nyskapad order. Ange önskat kundnummer samt kundnamn följt av Skapa för att skapa upp ordern på den nya kunden. 12 Kundfliken Under kundfliken på ordern ser du information såsom exempelvis adress, kontaktuppgifter, arbetsplatsadress och portkod. Önskar du ändra eller komplettera informationen trycker du på Redigera i det övre högra hörnet. När du ändrat informationen väljer du Spara.

13 13 Orderfliken Här samlas informationen som rör den specifika ordern såsom exempelvis ordernummer (2.5.1) och beskrivning av arbetet (2.5.2). Härifrån ges även möjlighet att utföra eventuella egenkontroller (2.5.7), skicka till annan montör (2.5.6), radera ordern (2.5.9) och markera att du är klar med din del av ordern (2.5.8). Artikelfliken Här skapar du löpande orderrader och kan följa vad som tidigare rapporterats från dig (se avsnitt 2.5.3).

14 2.5.1 Hämta ordernummer Order som skapats i Scrollan och skickats till dig har per automatik ett skarpt ordernummer. Har du däremot skapat en order i Linkan får den ett temporärt ordernummer (Tmp-). Du kan obehindrat rapportera material på ordern, men för att kunna synkronisera information till Scrollan måste du hämta ett skarpt ordernummer. Fram till dess att ordern fått ett ordernummer från Scrollan, det vill säga så länge ordern har ett temporärt ordernummer, kommer ingen information på ordern att synkroniseras till Scrollan. Ordern kommer inte heller att kunna skickas till annan montör. Tryck på det temporära ordernumret som inleds med Tmp- och invänta att du får ett ordernummer från Scrollan. Skulle du få ett felmeddelande säkerställer du att Scrollan är igång, samt att du har en fungerande Internetförbindelse Arbetsordertext Under ordertext ser du den text som finns rapporterad på ordern, antingen från Scrollan eller från dig själv. Genom att trycka på det vita fältet kan du även löpande fylla på med egen arbetsordertext. Tryck på Lägg till snabbtext för att snabbt och enkelt använda någon av dina förskrivna snabbtexter som arbetsordertext. Det är fullt möjligt att både skriva text och använda någon eller några av snabbtexterna i kombination vid samma rapportering. 14

15 2.5.3 Hantera artiklar på order Gå in på fliken Artiklar på den order du önskar rapportera artiklar på. Lägg till artikel från artikellista Tryck + i det övre högra hörnet för att välja Artikel för att välja från ditt kompletta urval eller Snabbartikel för att välja en av dina snabbartiklar. Du har här även möjlighet att lägga till en av dina snabbtexter som orderrad om så önskas (se avsnitt 2.5.4). Sök fram önskad artikel genom att antingen bläddra och välja (för snabbartiklar), skriva in söktermer (ex. artikelnummer eller beskrivning) eller välj Scan för att använda enhetens Observera att Scan-funktionen är ett hjälpmedel till fritextsökningen. Scannar du EAN-koder dessa finnas angivna i artikelregistret och utskickade från Scrollan. inbyggda kamera för att scanna en streckkod. Har du valt att lägga till artikel från din fullständiga artikellista måste du skriva in något tecken eller sökterm för att få ett urval att välja från presenterat. När du valt önskad artikel anger du antal och trycker på Spara. 15 Om den valda artikeln finns kopplad till en löneart ombeds du ange datum och eventuell notering. Denna information är till den automatiskt genererade tidssedeln. Ändra Datum genom att trycka på det förinställda datumet och välj ett nytt. Spara tidssedeln genom att trycka Välj.

16 16 Lägg till ny artikel Om artikeln du önskar lägga till på ordern saknas i ditt artikelregister kan du skapa en egen tillfällig artikel. Tryck på + i övre högra hörnet vid artikelsök och skriv in Artikelnummer och/eller Benämning. Tryck sedan på Skapa för att skapa artikeln och kunna ange antal. Skriver du ett artikelnummer som finns i Scrollans prislista (måste även vara vald i Bryggan) kommer artikeln att automatiskt tolkas och erhålla rätt benämning och pris. Om artikeln inte kan matchas mot Scrollans prislistor som är förvalda i Bryggan kommer orderraden att färgmarkeras i Scrollan.

17 Redigera artikel Tryck på önskad artikel för att redigera informationen. När du sedan backar tillbaka med <Order sparas informationen. Notera att orderrader som redan synkroniserats kan endast granskas och ej editeras. Detsamma gäller för artiklar som genererat en tidssedel. Prisangivelse av artikel Vilka priser som skall visas i Linkan bestäms vid export från Scrollan. Det faktiska priset bestäms i samband med att artikeln kommer in i Scrollan. Finns inget pris exporterat till Linkan visas priset som 0 kr och innebär med andra ord inte nödvändigtvis att priset till kund blir just 0 kr. 17 Kopiera artikel till ny orderrad Gå in på orderraden du önskar kopiera till en ny på aktuell order. Välj Kopiera till ny, ange Antal och välj Spara. Den nya orderraden finns nu på ordern. Radera orderrad Gå in på orderraden du önskar radera. Välj Radera och bekräfta borttagningen med Ja. Kan endast utföras på ej synkroniserade orderrader. Låst pris Genom att låsa pris på en orderrad Gå in på orderraden du önskar låsa pris på. Välj Radera och bekräfta borttagningen med Ja.

18 Dold kostnad När ordern har skickats till Scrollan blir kostnaden för artikeln dold Lägg till text som orderrad Gå in på fliken Artiklar på önskad order och tryck + i det övre högra hörnet. Välj Snabbtext. Se avsnitt för användning av snabbtexter Använda snabbtexter Snabbtexter kan användas såväl på order som på tidssedlar för att föra dagbok. När du valt att lägga till en snabbtext kan du enkelt välja bland de som du redan lagt upp, men i flera fall kan du även editera befintliga innan de sparas.

19 Skulle du sakna en snabbtext behöver du inte gå tillbaka till registret för att lägga till en ny utan kan i regel trycka + för att lägga till en ny Skicka till annan montör Är ni flera montörer som skall arbeta med samma order kan du välja att skicka ordern till annan montör. Gå då in på orderfliken på en order och tryck Skicka till annan montör samt välj vilken montör som skall få ta del av ordern. Upprepa för att skicka till flera. Du kommer själv att kunna fortsätta rapportera på ordern fram till dess du valt att markera den som Jag är klar Egenkontroll Gå in på önskad order samt stanna kvar på orderfliken. Här finner du Egenkontroller. Finns det egenkontroller är Visa blåfärgad, annars grå. Visas ett rött utropstecken ( klarmarkera ordern. ) är egenkontrollen obligatorisk och måste fyllas i för att kunna Jag är klar Markera ordern som Jag är klar när du är färdig och vill klarmarkera ditt arbete på ordern. Detta gör du under orderfliken på en order. Du kan även markera den som Klar för fakturering, vilket kommer att flagga för administratören i Scrollan. 19 När du synkroniserar dina order kommer samtliga order som du markerat som Jag är klar att försvinna från orderlistan Radera order Gå in på den order som önskas raderas. Under fliken Order trycker du på Radera. Bekräfta med Ja. Denna möjlighet finns endast på order med temporärt ordernummer. 2.6 Tidssedelrapportering Gå in på Tidssedlar från huvudmenyn. Här presenteras registrerade tidssedlar för den period som är vald.

20 Tidssedlar angivna med Automatiskt överförd från order har som beskrivningen antyder skapats genom att en kopplad artikel lagts till på en order. Vilken order anges i kolumnen Order, liksom vilken löneart som avses under Löneart. Datumet avser det datum som posten avser och inte nödvändigtvis när rapportering skett Skapa tidssedel Tryck på + föra att få upp tidssedelformuläret. Välj Montör, Datum, Löneart, samt Antal. Om posten inte var debiterbar markerar du ur Debiterbar. Är posten kopplad till en specifik order väljer du rätt order genom Ange under Ordernummer. Detsamma gäller eventuellt Projektnummer och tillhörande Produktionsdel. Eventuell notering skriver du under Notering, där du även kan nyttja Infoga snabbtext. Noteringar är ett bra sätt att föra dagbok Redigera tidssedel Gå in på önskad tidssedel och gör önskade ändringar. Avsluta med Spara. Tidssedlar som är godkända eller automatiskt överförda från order kan inte redigeras utan enbart granskas.

21 2.6.3 Filtrera Tryck på Filtrera i övre listen och välj önskade parametrar för filtrering av urvalet. Denna funktion är även praktisk för att kunna styra vilka tidssedlar som skall godkännas (se avsnitt 2.6.2). Tryck på Använd för att filtrera tidssedelvyn baserat på angivna villkor. Tryck på Rensa för att återställa filterfunktionen Period Perioden styr vilket tidsspann av registrerade tidssedlar du ser i tidssedelvyn. Du kan antingen välja ett datum Från och Till, alternativt genom att trycka på Period skapa ett urval. och därifrån snabbt Summering Innan godkännande kan det vara lämpligt att summera registrerade tidssedlar för att säkerställa att informationen är korrekt. Summeringen sker per löneart och baserat på angiven Filtrering och Period. Återgå till listan genom att trycka på ikonen med punktlistan summeringsikonen i övre listen Godkänn När du är nöjd med registrerade tidssedlar väljer du Godkänn godkänna Alla eller Filtrerade, dvs. det urval som du såg i listan. som ersatte, samt om du önskar Synkronisera Synkronisera genom att trycka på och välja det datum fram till vilket du önskar att synkronisera. Avsluta med Synkronisera.