TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden. Innehåll. Protokoll 1 (19)

Transkript

1 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 1 (19) Mötesdatum Innehåll 13 Val av justerare samt dag och tid för justering av servicenämndens protokoll 14 Frågor 15 Redovisning av delegationsbeslut 16 Årsanalys Ombudgetering 18 Uppföljning Internkontrollplan Utredningsuppdrag - uppföljning av Trelleborgs kommuns upphandlingspolicy 20 Avvikelserapport Entréparti Söderslättshallen 21 Programsamråd - Planprogram för Östlig stadsgata, Trelleborgs kommun 22 Medborgarförslag Replokaler att hyra för musiker och band 23 Skrivelser och rapporter 24 Granskning av detaljplan för Maglarp 28:20 m.fl. GC-överfart & Albäckskogen 25 Information om yttrande i mål nr angående laglighetsprövning enligt kommunallagen; Bertil Larsson./. Trelleborgs kommun

2 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 2 (19) Mötesdatum Plats och tid Sessionssal 2, Rådhuset kl Beslutande Ersättare Övriga Gunnar Grafström (M) Jan-Eric Anselmsson (C) Bodil Lindsjö Benrabah (S) Mårten Bönnemark (M) Stefan Larsson (S) Olof Blennhede (FP) Veronica Larsson (S) Jan Larsson (SD) Tomas Tigerschiöld (MP) Anders Yngve (S) Linda Strandfjäll (M), ersättare för Orvar Espert (M) Gun Schmidt (S), ersättare för Thomas Westman (S) Bo Andersson (C) Kauko Kiiskinen (S) Leif Roos (SD), ersättare för Per Klarberg (SD) Anne Tomelius (M), fr. o. m. 15 Gun Lippe (S) Christer Holst (M) Lars-Erik Larsson (S) Jonas Ralving (FP) Mathias Andersson (SD) Sonny Hilding (KD), ersättare för Thomas Borgström (KD) Ann-Marie Larsson (S) Eva-Lena Sanderberg Serviceförvaltningen Camilla Lippe Serviceförvaltningen Justeringens plats och tid Österg. 71, 27 feb kl Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerare Camilla Lippe Gunnar Grafström Olof Blennhede (FP) Anders Yngve (S)

3 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 3 (19) Mötesdatum Anslag/Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag Servicenämnden den Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats Serviceförvaltningen Underskrift Camilla Lippe

4 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 4 (19) Datum Val av justerare samt dag och tid för justering av servicenämndens protokoll Ärendebeskrivning Olof Blennhede och Anders Yngve ska tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. Protokollet finns tillgängligt för justering på serviceförvaltningen, Östergatan 71, torsdagen den 27 februari klockan Ett tillägg till dagordningen görs med ärendet 25 Information om yttrande i mål nr angående laglighetsprövning enligt kommunallagen; Bertil Larsson./. Trelleborgs kommun. Justerares signatur Utdragsbestyrkan

5 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 5 (19) Datum Justerares signatur 14 Frågor Ärendebeskrivning På arbetsutskottets sammanträde ställde Jan-Eric Anselmsson (C) en fråga angående upphandling avseende livsmedel. Svenska riksdagen beslutar om hårda miljö- och djurskyddsregler för den svenska matproduktionen. Samtidigt visar en enkät, att mer än hälften av kommunerna i Västra Götaland inte ställer några frågor om djurens välfärd kopplade till specifika krav i svenska lagstiftningen. Exempel på sådana frågor är: Har grisarna haft boxar med halmströ? Tillgång till hel liggyta? Är knorren kvar? Har korna gått på bete? Hur har slakten gått till? Offentligsverige är en mycket stor matkonsument. Det självklara borde vara, att all offentlig upphandling av mat ska vara mat som är producerad i enlighet med svensk lagstiftning. Jag tycker att det är dags att ställa kvalitetskrav i upphandlingen inte minst mot bakgrund av EU-parlamentets beslut den 15:e januari Min fråga är: Tänker Trelleborgs kommun skärpa sina krav på leverantörerna vid upphandling av livsmedel till våra skolor/omsorgen eller kommer billigaste anbudet att vinna? Avdelningschef Ulrika Arnell svarar I Trelleborgs kommun vill man att våra livsmedel ska uppfylla Miljöstyrningsrådets baskrav gällande djurskydd. Beroende på vilken produkt det gäller kan man ställa krav på t ex ursprung (hur animalien är fött, uppfött och slaktat, salmonella, antibiotika och transporttid) och mötas där EU-reglerna är i fas med de svenska. Dock får man aldrig fråga på orden Svenskt och Närproducerat. I kommande livsmedelsupphandling kommer dessa högre krav att ställas på produkter som kött, mjölk, ägg och kyckling. Man kommer att ange dessa som kvalitetskrav på varje produkt vilket innebär att kvaliteten styr före priset. De produkter som uppfyller de krav som ställs går genom fler olika kvalitetskontroller för att säkerställa att kvalitetskraven håller. Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. På servicenämndens sammanträde ställer Tomas Tigerschiöld (MP) fråga med anledning av diskussioner på kommunfullmäktige angående servicenämndens ekonomiska resultat. Tomas Tigerschiöld (MP) undrar om vi ska ha en controller som går igenom ekonomin? Tf förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg svarar att vi har ekonomipersonal på serviceförvaltningen som sammanställer och redovisar ekonomisk uppföljning till servicenämndens sammanträden. Mårten Bönnemark (M) önskar en förklaring till nästa sammanträde över Utdragsbestyrkan

6 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 6 (19) Datum anledningar till det negativa resultatet. Det ekonomiska resultatet kommer att ha ett eget ärende på servicenämnden i mars, då kommer även februari månads utfall att rapporteras. Beslut Servicenämnden beslutar att notera informationen. Justerares signatur Utdragsbestyrkan

7 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 7 (19) Datum Redovisning av delegationsbeslut Ärendebeskrivning Delegationsbeslut avseende redovisas: 1 Avtal Analystjänster Eurofins Enviroment Testing Sweden AB, upphandlingschef Peter Adanko 2 Tilldelningsbeslut Gräsklippning Utetjänst i Sverige AB, upphandlingschef Peter Adanko 3 Tilldelningsbeslut Kort för identifiering och behörighetskontroll (Kammarkollegiets avtal) Cygate AB, Gemalto AB, Oberthur Technologies Sweden AB, PartnerSec AB, Technology Nexus Secure Business Solutions AB, upphandlingschef Peter Adanko 4 Tidsbegränsade anställningar måltidsservice januari, avdelningschef Ulrika Arnell 5 Direktupphandling diskmaskin, avdelningschef Ulrika Arnell 6 Direktupphandling grönsaksskärmaskin, avdelningschef Ulrika Arnell 7 Tidsbegränsade anställningar lokalvård januari, avdelningschef Gertie Lindberg Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska godkänna redovisade delegationsbeslut. Vid servicenämndens sammanträde redovisas följande delegationsbeslut: 8 Tilläggsavtal Prissättning av varugruppen frukt, grönt, rotsaker och potatis Menigo Foodservice AB, upphandlingschef Peter Adanko Beslut Servicenämnden beslutar att godkänna redovisade delegationsbeslut. Justerares signatur Utdragsbestyrkan

8 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 8 (19) Datum Årsanalys 2013 Dnr SEN 2014/35 Ärendebeskrivning Serviceförvaltningen har upprättat förslag till Årsanalys för år 2013 med analys över årets verksamhet. Årsanalysen innehåller en beskrivning av den verksamhet som bedrivits under 2013 kopplat till ekonomiska analyser, nyckeltal, måluppfyllelse samt slutredovisningar över färdigställda investeringsprojekt, bilaga 1. Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Beslut Servicenämnden beslutar att fastställa Årsanalys 2013 enligt bilaga 1, att överlämna slutredovisning över investeringsprojekt Pilevallsskolan etapp 2, om och tillbyggnad av c-byggnader, att överlämna slutredovisning över investeringsprojekt Skolmåltider kök - Vannhögsskolan, att överlämna slutredovisning över investeringsprojekt Ishallsåtgärder Söderslättshallen, att överlämna slutredovisning över investeringsprojekt Väståkraskolan tillbyggnad, att överlämna slutredovisning över investeringsprojekt Mark och ledningsarbeten Bastionen, att överlämna avvikelserapport investeringsprojekt Konstgräsplan Smygehamn, att överlämna avvikelserapport investeringsprojekt Väståkra skolgård till kommunfullmäktige. Skickas till Kommunfullmäktige Justerares signatur Utdragsbestyrkan

9 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 9 (19) Datum Ombudgetering Dnr SEN 2013/160 Ärendebeskrivning Ombudgetering av investeringar 2013 till 2014, bilaga 2, ska beslutas enligt bokslutsanvisningarna. Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Beslut Servicenämnden beslutar att hos kommunfullmäktige begära ombudgetering av investeringar 2013 till 2014 enligt bilaga 2. Skickas till Kommunfullmäktige Justerares signatur Utdragsbestyrkan

10 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 10 (19) Datum Uppföljning Internkontrollplan 2013 Dnr SEN 2012/322 Ärendebeskrivning Servicenämnden beslutade att fastställa Internkontrollplan för Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF ) skall nämnderna varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Denna plan skall följas upp av nämnderna och nämnden skall senast i samband med upprättande av Årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Planen för det interna kontrollarbetet är framtagen av ledningsgruppen utifrån en bedömning av verksamheterna. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys gjordes för framtagandet av den interna kontrollplanen Uppföljning av 2013 års interna kontrollplan för Servicenämnden, bilaga 3. Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Beslut Servicenämnden beslutar att godkänna uppföljningen av den Interna kontrollen 2013 enligt bilaga 3. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkan

11 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 11 (19) Datum Utredningsuppdrag - uppföljning av Trelleborgs kommuns upphandlingspolicy Dnr SEN 2014/5 Ärendebeskrivning I Trelleborgs kommuns upphandlingspolicy anges bl.a. att kommunen vid upphandlingar ska agera mer aktivt och medvetet för att sociala företag ska kunna lägga anbud samt att upphandlingar bör utformas så att även mindre och mellanstora företag har möjlighet att lämna anbud och därmed delta i konkurrensen. Kommunstyrelsen har gett servicenämnden i uppdrag att följa upp och redovisa hur upphandlingsavdelningen har arbetat med ovanstående. Upphandlingschef Peter Adanko svarar att kartläggning och klassificering av kommunens avtalsleverantörer under året 2011 tydliggjorde att 56 procent utgör klassen småföretag (färre än 50 personer), 16,7 procent utgjorde klassen medelstora företag (färre än 250 personer) och 27,3 procent utgjorde klassen stora företag (över 250 personer). Av de 132 avtalsleverantörerna klargjordes att 20,5 procent var lokalt registrerade företag och samtliga av dessa visade sig ingå i klassen småföretag. Samma kartläggning och klassificering av kommunens avtalsleverantörer under året 2013 tydliggjorde att 53 procent utgjorde klassen småföretag, 17 procent utgjorde klassen medelstora företag och 30 procent utgjorde klassen stora företag. Av de 259 avtalsleverantörerna klargjordes att 9 procent var lokalt registrerade företag och samtliga av dessa visade sig ingå i klassen småföretag. Trelleborgs kommun arbetar på följande sätt för att främja det lokala näringslivet: - Delanbud - leverantörer kan lämna anbud på mindre del av upphandlingen - Göra mindre upphandlingar - Förenkla upphandlingens text och form - Lägre krav - Utbilda inom offentlig upphandling Upphandlingsavdelningen arbetar därmed ständigt, både aktivt och medvetet, med ovanstående punkter för att främja det lokala näringslivet. Fram till likvidationen av det sociala företaget Jobb Service Syd (JSS), som verkat inom Trelleborgs kommun, har upphandlingsavdelningen försökt att lägga så många uppdrag som möjligt till JSS, eftersom det inte har krävts ett upphandlingsförfarande. JSS:s representant har också deltagit i kommunens interna utbildningar inom offentlig upphandling, som upphandlingsavdelningen har genomfört. Justerares signatur Utdragsbestyrkan

12 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 12 (19) Datum Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att till kommunstyrelsens arbetsutskott redovisa genomfört uppdrag avseende uppföljning av Trelleborgs kommuns upphandlingspolicy enligt ovan. Beslut Servicenämnden beslutar att till kommunstyrelsens arbetsutskott redovisa genomfört uppdrag avseende uppföljning av Trelleborgs kommuns upphandlingspolicy enligt ovan. Skickas till Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerares signatur Utdragsbestyrkan

13 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 13 (19) Datum Avvikelserapport Entréparti Söderslättshallen Dnr SEN 2012/82 Ärendebeskrivning Servicenämnden beslutade att hos kommunfullmäktige begära investeringsanslag om SEK för nytt entréparti Söderslättshallen enligt plan Kommunfullmäktige beslutade att anslå 2,5 Mkr till servicenämndens investeringsbudget år 2012 för nytt entréparti på Söderslättshallen att finansiera anslaget med upplåning samt att tillkommande driftkostnader ska finansieras inom den driftbudget kommunfullmäktige beslutat om för åren 2012 respektive Avvikelserapport Ursprungligt kalkylunderlag baserades på rivning av befintliga entréer och fasadparti, nyuppförande av alu/glaspartier i befintligt läge samt nya skjutdörrsentréer, detta kostnadsberäknades utifrån schablon till 2,5 Mkr Av säkerhets och energibesparingsskäl valdes vid utförandet en lösning med del av fasaden i isolerade fasadskivor. Under projektets gång har vissa tillkommande faktorer uppstått, bland dessa kan nämnas omläggning av tätskikt i fasadliv mot underliggande källarlokaler, kompletterande grundgjutningar för skjutdörrspartier och delar av fasadlinje, undertakskompletteringar i foajé för akustikkrav, kompletteringar av el, värme, ventilations och larminstallationer. Därutöver har tillfälliga arbeten krävts med utrymnings/entréfunktioner för att möjliggöra pågående verksamhet i hallen under byggtid. Projektet pågår och färdigställs i sin helhet i april. Slutkostnad för projektet bedöms i dag till ca. 4 Mkr vilket innebär en ökad investeringskostnad mot ursprunglig kalkyl om 1,5 Mkr. Detta innebär vidare att kapitalkostnad för investeringen ökar med motsvarande förhållande. Redovisning av projektet och kostnader i sin helhet kommer att göras i slutredovisning. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska överlämna avvikelserapporten till kommunfullmäktige. Beslut Servicenämnden beslutar att överlämna avvikelserapporten till kommunfullmäktige. Skickas till Kommunfullmäktige Justerares signatur Utdragsbestyrkan

14 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 14 (19) Datum Programsamråd - Planprogram för Östlig stadsgata, Trelleborgs kommun Dnr SEN 2014/8 Ärendebeskrivning Samhällsbyggnadsförvaltningen har översänt planprogram för Östlig stadsgata, Trelleborgs kommun, Skåne län. Syftet med planprogrammet är att reda ut förutsättningar för och redovisa konsekvenser av en östlig stadsgata från ny cirkulationsplats vid väg 108 till befintlig cirkulationsplats vid riksväg 9 (östra korset). Planprogrammet är tätt knutet till innehållet i Fördjupning av översiktsplanen för Trelleborgs stad 2025 och beroende av beslut om hur tillfart till hamnen ska lösas, om Sjöstaden ska byggas och var det andra stationsläget ska ligga. Först när dessa beslut är fattade är det lämpligt att gå vidare med detaljplaneprocessen och etappindela planområdet för att starta arbetet med en eller flera detaljplaner. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att man inte har något att invända mot planprogrammet ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Beslut Servicenämnden beslutar att man inte har något att invända mot planprogrammet ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Skickas till Samhällsbyggnadsnämnden Justerares signatur Utdragsbestyrkan

15 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 15 (19) Datum Medborgarförslag Replokaler att hyra för musiker och band Dnr SEN 2014/10 Ärendebeskrivning Kulturnämnden har av kommunfullmäktige fått medborgarförslag - Replokaler att hyra för musiker och band, på sitt bord för beslut. Kulturnämndens arbetsutskott beslutade att remittera medborgarförslaget till servicenämnden för yttrande. De två medborgarna skriver att man kunde använda gamla muséets lokaler då de står tomma. De skriver också att det bara behövs ett eluttag och en dörr att låsa. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska meddela kulturnämnden att serviceförvaltningen för närvarande inte har några lediga lokaler som lämpar sig för ändamålet. Beslutet grundar sig på att det krävs en viss verksamhetsanpassning av lokalerna om de skulle hyras ut som replokaler. Det finns även säkerhetsfrågor så som brand och inbrott som skulle behöva säkerställas, också frågan om hur lokalerna skulle avgränsas från byggnaden. Beslut Servicenämnden beslutar att meddela kulturnämnden att serviceförvaltningen för närvarande inte har några lediga lokaler som lämpar sig för ändamålet. Beslutet grundar sig på att det krävs en viss verksamhetsanpassning av lokalerna om de skulle hyras ut som replokaler. Det finns även säkerhetsfrågor så som brand och inbrott som skulle behöva säkerställas, också frågan om hur lokalerna skulle avgränsas från byggnaden. Protokollsanteckning Tomas Tigerschiöld (MP) lämnar en protokollsanteckning. Miljöpartiet de gröna anser att det gamla museet (skyttsgården) kan hyras ut för att användas som delvis replokal enligt liggande medborgarförslag, om det är dyrt att anpassa lokalerna så får det tas ut genom hyran. Kommunen eller annan borde kunna använda tomma lokaler i möjligaste mån. Skickas till Kulturnämnden Justerares signatur Utdragsbestyrkan

16 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 16 (19) Datum Skrivelser och rapporter Ärendebeskrivning Dnr 2014/23 Samhällsbyggnadsförvaltningen Beviljat bygglov för nybyggnad av transformatorstation på fastigheten Vemmerlöv 4:1 Dnr 2011/47 Samhällbyggnadsförvaltningen Beviljat bygglov för ombyggnad av skola på Pilevallsskolan 1 Dnr 2013/296 Fritidsnämnden Rapport om pågående investeringar Dnr 2013/164 Fritidsnämnden Ny idrottshall på Vannhögskolan / Lillevångskolan Dnr 2011/110 Fritidsnämnden Bullerdämpning på Maglarps Skyttecentrum Dnr 2012/326 Energikontoret Skåne, Kommunal energi- och klimatrådgivning i Trelleborg, redovisning av verksamhet period: 1/1-31/ Dnr 2013/ Barnbokslut 2013 servicenämnden Dnr 2013/350 Bildningsnämnden Serviceförvaltningens måltidsorganisation som resultatenhet - styrgruppens förslag Dnr 2014/23 Samhällbyggnadsförvaltningen Information om beviljat bygglov för reglerstation på fastigheten Vemmerlöv 4:1 Dnr 2014/23 Samhällsbyggnadsförvaltningen Information om beviljat bygglov för två kompressorbyggnader på fastigheten Vemmerlöv 4:1 Dnr 2012/338 Kommunstyrelsen Utomhusbad i Anderslöv Dnr 2013/381 Socialförvaltningen Tecknande av hyreskontrakt avseende trapphusboende Justerares signatur Utdragsbestyrkan

17 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 17 (19) Datum Dnr 2014/42 Arbetsmarknadsnämnden Förhyrning av lokal för drift av etableringsboende för ensamkommande ungdomar Dnr 2014/44 Samhällsbyggnadsnämnden Ansökan om tidsbegränsat bygglov i 5 år för telekom mast samt teknikbod på Skegrie 41:1 Dnr 2014/46 Samhällsbyggnadsförvaltningen Information om beviljat bygglov på fastigheten Reningsverket 4 Dnr 2014/11 Kommunstyrelsen Fastigheten Bogsprötet (DUX) ansvar för drift och uthyrning Dnr 2013/263 Kommunledningsförvaltningen Avdelning för strategi och kommunikation Ett erbjudande till samtliga nämnder info om strategin gällande barns rättigheter Dnr 2014/38 AB Trelleborgshem Information om nya hyror 2014 Dnr 2013/402 Konkurrensverket Begäran om svar på frågor om offentlig upphandling av konsulttjänster Dnr 2013/211 Länsstyrelsen Skåne Överklagande av kommuns beslut gällande fastighet Västra Alstad Beslut Servicenämnden beslutar att lägga skrivelser och rapporter till handlingarna. Justerares signatur Utdragsbestyrkan

18 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 18 (19) Datum Granskning av detaljplan för Maglarp 28:20 m.fl. GC-överfart & Albäckskogen Dnr SEN 2013/228 Ärendebeskrivning Samhällsbyggnadsförvaltningen har översänt granskning av detaljplan för Maglarp 28:20 m.fl. GC-överfart & Albäckskogen. Syftet med detaljplanen är att möjliggöra för en gång- och cykelförbindelse över väg E6, från bostadsområdet Stavstensudde fram till en ny busshållplats. Syftet är vidare att utveckla Albäcksskogen och intilliggande öppna marker för att långsiktigt säkerställa ett större sammanhängande rekreationsområde för Trelleborg. Entré, rastplats med tillhörande pendlar- och besöksparkering anläggs också i anslutning till rekreationsområdet. Detaljplanen skapar möjlighet till att erbjuda mer centralt belägna drivmedelstationer en ny lokalisering i staden. Detaljplanen befäster också räddningstjänstens övningsområde. I översiktsplanen för Trelleborgs kommun är planområdet utpekat som utvecklingsområde för Albäcksskogen. Det föreslagna området för drivmedelstationer stämmer inte överens med intentionerna i översiktsplanen. Drivmedelstationerna motiveras med möjligheten att erbjuda mer centralt belägna drivmedelstationer en ny lokalisering i staden, då de ligger olämpligt idag beslutade servicenämnden att man inte har något att erinra mot planförslaget ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Beslut Servicenämnden beslutar att nämnden inte har något att invända mot detaljplanen ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Skickas till Samhällsbyggnadsnämnden Justerares signatur Utdragsbestyrkan

19 TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden Protokoll 19 (19) Datum Information om yttrande i mål nr angående laglighetsprövning enligt kommunallagen; Bertil Larsson./. Trelleborgs kommun Ärendebeskrivning Tf Förvaltningschef informerar att kammarrätten har begärt yttrande över överklagat beslut från förvaltningsrätten angående laglighetsprövning enligt kommunallagen; Bertil Larsson. /. Trelleborgs kommun. Yttrandet kommer pga tidsperspektivet att lämnas i form av ett brådskande ordförande beslut. Beslut Servicenämnden beslutar att notera informationen. Justerares signatur Utdragsbestyrkan

20 Trelleborg2000, v 1.0,

21

22 TYP AV LOKAL LOKALAREA I M 2 BRA Industri- och föreningslokaler Bostadsverksamhet Affärsfastigheter Barnomsorgslokaler Äldreomsorgslokaler Skollokaler Kulturella fastigheter Förvaltningsfastigheter Omsorgslokaler Fritidslokaler Totala lokalytor

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41 Trelleborg2000, v 1.0,

42 Trelleborg2000, v 1.0,

43 Trelleborg2000, v 1.0,

44 Trelleborg2000, v 1.0,

45 Trelleborg2000, v 1.0,

46 Trelleborg2000, v 1.0,

47

48 Trelleborg2000, v 1.0, Fastigheten, på vilken det tidigare bland annat bedrivits bensinmacksverksamhet, försäljs i befintligt skick. Säljaren har redovisat och köparen tagit del av alla dokument och avtal som är av betydelse för fastigheten, bl.a. saneringsredovisning och miljönämndens beslut med anledning av sanerlngsredovisntngen. Fastigheten hav besiktigats av köparen. Köparen är medveten om att fastighetsunderhållet är eftersatt och avstår från alla anspråk mot säljaren vad gäller bristfälligheter på byggnader och övriga anläggningar

49 Förslag till ombudgetering av investeringar 2013 till 2014 PROJEKT NETTO NETTO ÅTERSTÅR FÖRSLAG TILL UTFALL 2013 BUDGET 2013 ÅR 2013 OMBUDGET Leasingbilar - Arbetsmarknad Investeringsram - Service Garantibesiktningar Service Investeringsram IT-enheten Utbyte bil IT-enheten Handikappsanpassning Inv fastigheten räddningstjänst Inv övningsfältet Konstgräsplan Smygehamn Pilevall, Etapp Skolmåltider - Kök Kameraövervakning Kylanläggning Rådhuset ombyggnad Klagstorps förskola Uppförande gruppbostäder LSS Villan Skarpskytten ombyggnad Energieffektivisering Armaturer idrottshallar Ishall, konståkningsutrustning Väståkraskolan tillbyggnad Förskola centrum Ny förskola Östra kusten Ny förskola Skegrie Invest ventilationsanläggning Ombyggn kök måltidsverksamhet Skåpbilar Serviceförvaltningen Entreparti Söderslättshallen Servering o kiosk Söderslättsh Mark o ledningsarb Bastionen Pilevall ABD Vannh/Lillev om- o tillbyggnad Utomhusbad Anderslöv Byte konstgräs Anderslöv Installation larm skola o förskola Konstgräsplan Vångavallen D Väståkra Skolgård Granlunda förskola SUMMA

50 Rapport 1 (8) Datum Uppföljning av 2013 års interna kontrollplan för Servicenämnden. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF ) skall nämnderna varje år antaga en särskild plan för den interna kontrollen. Denna plan skall följas upp av nämnderna och nämnden skall senast i samband med upprättande av årsanalysen rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade om gemensamma kontrollmål för nämnderna år Servicenämnden beslutade om plan för internkontroll Underlaget för den interna kontrollplanen är den risk- och säkerhetsanalys som ledningsgruppen för serviceförvaltningen, dvs respektive avdelningschef, sammanställt av sårbara punkter inom förvaltningen. Kontrollmål 1 (kommunövergripande) Personalbudget Kontrollmoment Kontroll av att det finns ett upprättat och dokumenterat planeringsunderlag (personalbudget) redovisat dels totalt per nämnd och dels per verksamhet (tre positioners verksamhetskod) inom respektive nämnd Granskning Inom servicenämndens verksamhetsområde finns upprättad personalbudget för Personalbudgeten sammanställdes i samband med framtagandet av verksamhetsplan 2013 och var färdigställd vid det tillfället. Biträdande förvaltningschefen har utfört granskningen i samband med sammanställningen av verksamhetsplan Granskningen innebär ett konstaterande av att personalbudget finns upprättad enligt de riktlinjer som utgår från personalavdelningen avseende budgetering av personalkostnader. Bedömning Personalbudget 2013 finns upprättad och inga åtgärder krävs. Trelleborg2000, v 1.0,

51 2 (8) Kontrollmål 2 (kommunövergripande) Investeringar i IT stöd, kalkyler för beslut och uppföljning Kontrollmoment Kontroll av att det finns ett upprättat underlag med bedömningar om investeringen är kostnadseffektiv dels inför beslut om investering och dels vid uppföljning av investeringen. Granskning Granskningen har utförts av administrativa avdelningen i samband med årsbokslutet. Urvalet har skett från en sammanställd lista som sammanställts efter både muntliga och skriftliga frågeställningar, samt genomläsning av olika typer av dokument, där bland förvaltningens Årsanalyser för perioden Listans innehåll är begränsat till projekt som är påbörjade 2009 och därefter. Granskningsprojekten har valts ut genom att slumpmässigt välja ut fem investeringar. När det gäller driftprojekt för perioden blev det följande fem projekt utvalda; Kostdatasystem/Kostutredning, elektronisk avtalsdatabas, minska antalet matsedlar, energieffektivisering, identitetskontroll IT. I samband med uppföljningen av kontrollmålet konstaterades det att det under perioden för undersökningen saknas tydliga direktiv på underlag för beslut liksom uppföljningskravet på genomförda investeringar och driftprojekt. När det gäller frågeställningen om det finns beslutsunderlag inför projektet, så återfinns det i de flesta av de utvalda projekten. Det ska dock poängteras att de skiljer sig i utformandet. Beslutet i de flesta fall är i första anblick taget av tjänsteman inom kommunen. Vid djupare analys återfinns dock själva grundbeslutet för ett antal av projekten antingen i kommunstyrelsen eller på grund av ett lagrum som måste uppfyllas. Vid analysen angående beslutsunderlag, efterfrågas även om det finns beräkning/analys angående projektets kostnadspåverkan/effektivitet inför själva beslutet. Analysen konstaterar att det saknas på de flesta projekten, dock finns exempel på projekt som avbrutits i inledningsfasen för att kalkylen visat att den positiva kostnadseffekten uteblev. Ytterligare orsak till att det saknas är att vissa av projekten är utförda för att uppfylla lagkrav. Vid analysen om det genomförts efterkalkyler för att påvisa den positiva kostnadseffekten som förväntas, konstateras det att det inte finns några dokument angående efterkalkyl. Dock finns det i förvaltningens årliga analys kommentarer om vissa genomförda projekt och vilka resultat projektet uppnått. När det gäller internkontrollens mål konstateras att det finns någon form av beslut till alla projekten, dock är underlagen för besluten otydliga när det gäller den kostnadseffektivisering som eftersträvas. I de fall där projektet drivs på grund av lagändring eller liknande krav framgår det inte heller med tydlighet. Inte heller framgår det tydligt att kommunstyrelsen har fattat ett övergripande beslut om ett område, där utfört projektet då blir ett under-/delprojekt. Bedömning

52 3 (8) Beslutsunderlag finns, dock är avsaknaden av uppgifter angående kalkyler både inför och efter stor. Slutsats och förslag till åtgärd inför kommande uppföljningar är att införa ett standardformulär som används inför beslut av projekt, oavsett typ av projekt och beslutsfattare. Dokumentet bör innehålla, förutom själva projektbeskrivningen, uppgifter om varför projektet ska genomföras, om det är ett underordnat projekt, var fattades grundbeslutet, tydlig ekonomi kalkyl, tydlig målbild (både ekonomisk och övrig), tidplan (start-slut) och beslutsfattare. Dokumentet ska vara ett arbetsdokument och inte användas som underlag till exempelvis upphandling och/eller förfrågan, utan användas som ett hjälpmedel för projektansvarig. Samma dokument kan användas vid avrapporteringen både löpande under projekttiden och när projektet är avslutat. Projektdokumentet kan sedan användas vid den årligen sammanställningen av alla genomförda projekt, men även ge en bild på projekt som sträcker sig över fler år. Då investeringar i IT görs inom samtliga förvaltningar är det önskvärt att ett kommunövergripande regelverk tas fram på de parametrar som ska uppfyllas för avgörandet av investeringen samt hur underlaget och uppföljningen ska redovisas. Kontrollmål 3 (kommunövergripande) Beslutsunderlag för projekt Kontrollmoment Kontroll av att det finns ett upprättat och dokumenterat beslutsunderlag samt att det finns beslut om driftprojektet. Granskningen har utförts av administrativa avdelningen i samband med årsbokslutet. Urvalet har skett från en sammanställd lista som sammanställts efter både muntliga och skriftliga frågeställningar, samt genomläsning av olika typer av dokument, där bland förvaltningens Årsanalyser för perioden Listans innehåll är begränsat till projekt som är påbörjade 2009 och därefter. Granskningsprojekten har valts ut genom att slumpmässigt välja ut fem investeringar. Utvalda investeringar för perioden blev följande projekt: kameraövervakning, stöd- och hänvisningssystem, efterbehandlare kopiator, mailarkivering och trygghetslarm. I samband med uppföljningen av kontrollmålet konstaterades det att det under perioden för undersökningen saknas tydliga direktiv på underlag för beslut liksom uppföljningskravet på genomförda investeringar och driftprojekt. När det gäller frågeställningen om det finns beslutsunderlag inför projektet, så återfinns det i de flesta av de utvalda projekten. Det ska dock poängteras att de skiljer sig i utformandet. Beslutet i de flesta fall är i första anblick taget av tjänsteman inom kommunen. Vid djupare analys återfinns dock själva grundbeslutet för ett antal av projekten antingen i kommunstyrelsen eller på grund av ett lagrum som måste uppfyllas.

53 4 (8) Vid analysen angående beslutsunderlag, efterfrågas även om det finns beräkning/analys angående projektets kostnadspåverkan/effektivitet inför själva beslutet. Analysen konstaterar att det saknas på de flesta projekten, dock finns exempel på projekt som avbrutits i inledningsfasen för att kalkylen visat att den positiva kostnadseffekten uteblev. Ytterligare orsak till att det saknas är att vissa av projekten är utförda för att uppfylla lagkrav. Vid analysen om det genomförts efterkalkyler för att påvisa den positiva kostnadseffekten som förväntas, konstateras det att det inte finns några dokument angående efterkalkyl. Dock finns det i förvaltningens årliga analys kommentarer om vissa genomförda projekt och vilka resultat projektet uppnått. När det gäller internkontrollens mål konstateras att det finns någon form av beslut till alla projekten, dock är underlagen för besluten otydliga när det gäller den kostnadseffektivisering som eftersträvas. I de fall där projektet drivs på grund av lagändring eller liknande krav framgår det inte heller med tydlighet. Inte heller framgår det tydligt att kommunstyrelsen har fattat ett övergripande beslut om ett område, där utfört projektet då blir ett under-/delprojekt. Bedömning Beslutsunderlag finns, dock är avsaknaden av uppgifter angående kalkyler både inför och efter stor. Slutsats och förslag till åtgärd inför kommande uppföljningar är att införa ett standardformulär som används inför beslut av projekt, oavsett typ av projekt och beslutsfattare. Dokumentet bör innehålla, förutom själva projektbeskrivningen, uppgifter om varför projektet ska genomföras, om det är ett underordnat projekt, var fattades grundbeslutet, tydlig ekonomi kalkyl, tydlig målbild (både ekonomisk och övrig), tidplan (start-slut) och beslutsfattare. Dokumentet ska vara ett arbetsdokument och inte användas som underlag till exempelvis upphandling och/eller förfrågan, utan användas som ett hjälpmedel för projektansvarig. Samma dokument kan användas vid avrapporteringen både löpande under projekttiden och när projektet är avslutat. Projektdokumentet kan sedan användas vid den årligen sammanställningen av alla genomförda projekt, men även ge en bild på projekt som sträcker sig över fler år. Då olika former av projekt bedrivs inom samtliga förvaltningar är det önskvärt att ett kommunövergripande regelverk tas fram på de parametrar som ska uppfyllas för avgörandet av projektet samt hur underlaget och uppföljningen ska redovisas. Kontrollmål 4 Delegation Kontrollmoment Kontrollmomentet innebära att samtliga fattade delegationsbeslut inom serviceförvaltningen ska anmälas till servicenämnden i efterhand efter fattat beslut.

54 5 (8) Granskning Granskningen genomförs kontinuerligt efter varje kalenderrmånads avslut i samband med framtagandet av kallelsen till servicenämnden av biträdande förvaltningschefen/nämndssekreteraren genom avstämning av redovisade delegationsbeslut och diarieförda ärenden. Ärendehanteringen av delegationsbeslut till servicenämnden avhandlas på ledningsgruppens möten inför servicenämndens sammanträde. Delegationsbeslut redovisas alltid till nämnden men en viss eftersläpning kan förekomma. Bedömning De interna rutinerna inom förvaltningen kan förenklas så att delegationsbesluten redovisas i direkt anslutning till fattat beslut samt att rutin vid anmälan av delegationsbesluten i ärendehanteringssystemet effektiviseras. Rutin ska tillämpas senast Kontrollmål 5 Efterlevnad användarregler Kontrollmoment Kontrollmomentet innebär att användarna inom serviceförvaltningen ska efterleva användarreglerna för kommunens datanät avseende lagring av data i hemkataloger. För att hålla mängden lagrade filer på nätverket i en rimlig nivå skall användaren regelbundet rensa undan inaktuella filer. Vid behov kan en central lagringsbegränsning införas. De centrala lagringsresurserna får endast användas för lagring av arbetsrelaterad data och är dimensionerade för lagring av data- och dokumentfiler, ej för bild, ljud(mp3/wma) eller videofiler, dessa skall lagras på annat media (CD, DVD) eller på servrar speciellt avsedda för detta. Granskning Mängden data som lagras på kommunens centrala lagringsresurser ökar ständigt och tar mycket resurser i anspråk genom krav på utbyggnad av lagrings- och backuputrustning. Granskning av detta kontrollmål har utförts vid ett antal tillfällen av IT-chefen då vårt övervakningssystem varnar för att lagringskapaciteten är på väg att ta slut. En granskning görs då av samtliga användares hemkataloger med avseende på filtyper som lagras och storleken på hemkatalogen för att säkerställa att lagring sker enligt användarreglerna. Bedömning På grund av det ständigt ökande lagringsbehovet har kommunens centrala fileserver utökats under 2013 och det kommer även att införas en funktion som automatiskt begränsar användarnas lagringsutrymme i hemkatalogen. Vid de genomförda granskningstillfällena har det inte påträffats något inom serviceförvaltningen som bryter mot användarreglerna för kommunens datanät avseende lagring av data i hemkataloger varför inga åtgärder krävs.

55 6 (8) Kontrollmål 6 Vattenläckor Kontrollmoment Kontrollmomentet avser att installerade vattenavstängningsventiler kopplade till inbrottslarm är i funktion. Granskning Granskningen är utförd av fastighetschefen, kontrollmomentet ingår i löpande rondering av förvaltningens fastigheter. Kontrollerna har utförts löpande under Bedömning Ingen funktionsbrist har konstaterats och inga åtgärder krävs. Kontrollpunkten föreslås utgå, då inga brister konstaterats. Kontrollmål 7 Brandlarm Kontrollmoment Kontrollmomentet innebär att installerade brandlarm funktionsprovas både avseende utrymningsfunktion samt vidarekoppling till larmcentral. Granskning Fastighetschefen har genomfört granskningen löpande under året i samarbete med förvaltningens brandskyddsansvarige medarbetare. Bedömning Noteringar och anmärkningar vid revisionsbesiktningar/kontroller har åtgärdats omgående, ingen funktionsbrist har således kunnat konstateras. Kontrollpunkten föreslås utgå, då inga brister konstaterats. Kontrollmål 8 Godkända kök, avvikelser Kontrollmoment Vid livsmedelskontrollerna av anläggningarna bedömer samhällsbyggnadsförvaltningen om det finns rutiner, om rutinerna fungerar och om de ändamålsenliga. Vid eventuella avvikelser är det att betrakta som att egenkontrollen inte fungerar och i dessa fall görs en avvikelserapportering med åtgärdsplan. Åtgärderna sätts omedelbart in i köket. Detta kontrolleras sedan vid nästa livsmedelskontroll. Granskning Granskningen utförs en gång per år. Granskningen innebär att granska och bedöma måltidsservice egenkontroll mot gällande lagkrav, att gå genom rutiner, arbetsinstruktioner och resultat från mätningar, analyser och protokoll samt att iaktta verksamheten så att den följer arbetsinstruktionerna, att de har kunskap för det de ansvarar för och att dokumentation överensstämmer med det som utförs.

56 7 (8) Bedömning Egenkontrollen av köken inom förvaltningen fungerar varför inga åtgärder krävs. Kontrollmål 9 Avtalsuppföljning Kontrollmoment Detta moment innebär att samtliga avtal i databasen ska ha tillkommit på ett korrekt sätt, dvs. att det finns en upphandlingsgrund för avtalet, att endast avtal med giltig avtalstid är synliga och att utgående avtal ska antingen förlängas, sägas upp eller upphandlas på nytt. Granskning Medarbetarna på upphandlingsavdelningen arbetar löpande med ovanstående moment, dels genom att systemet genererar påminnelser i form av e- postmeddelande om åtgärd, dels genom månadsvisa manuella kontroller av avtalstider. Bedömning Rutiner för ovanstående arbete är inarbetade i upphandlingsavdelningens dagliga verksamhet. Kontrollmomentet är tillräckligt och inga avvikelser har noterats. Kontrollmål 10 Rengöringsmedel Kontrollmoment Kontrollmomentet innebär tillgängligheten till städkemiska medel på lokalvårdarnas städvagnar ska begränsas. Granskning Granskningen är utförd genom stickprovskontroller på arbetsplatser under året av städledarna. Vid granskningstillfällena konstaterades att det finns mindre kemtekniska produkter på städvagnarna på grund av ändrade städmetoder. Bedömning Förvaringen av städkemiska medel är tillfredsställande och tillgängligheten till städkemiska medel har begränsats genom ändrat arbetssätt hos lokalvårdarna. Lokalvårdarna har övergått till fler torra/ fuktiga städmetoder. Många moppmetoder förbereds med kemikalier i städutrymmet vilket innebär att behovet av kemikalier på städvagnen minskat ytterligare. Att utrusta städvagn med specialkorgar för säker förvaring av städkem är inte ekonomiskt försvarbart.

57 8 (8) Sammanfattning Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollplanen 2012 föranledde inga allvarliga brister i förvaltningens rutiner i kontrollpunkterna. Den kommunövergripande kontrollpunkten avseende genomförda medarbetarsamtal har medfört förtydliganden på förvaltningens olika arbetsplatsträffar avseende vad, hur och när ett medarbetarsamtal genomförs. Uppföljningen av den interna kontrollen 2013 visar att inga brister av allvarlig karaktär har uppdagats. De kontrollpunkter i årets uppföljning av intern kontroll som föranleder åtgärder och förtydliganden avser de kommunövergripande målen avseende Investeringar i IT stöd, kalkyler för beslut och uppföljning och Beslutsunderlag för projekt. Både kontrollmålen är kommunövergripande varför kommunövergripande regelverk bör tas fram till beslutsunderlag och underlag för uppföljning. Servicenämnden föreslås godkänna uppföljningen av den Interna kontrollen 2013.