Ytterberg, Kyrkbacksgården, Västerås, kl :00. Ola Wässman, Lena Bolton, Tom Lönnholm. Irene Sandberg, Ann-Britt Borrman,

Transkript

1 Valnämnden Plats och tid Beslutande Ersättare Frånvarande Övriga deltagare Utses att justera Ytterberg, Kyrkbacksgården, Västerås, kl :00 Lars-Evert Larsson (ordförande), Barbro Schneeberger, Rune Vikman, Mikael Thorgren, Jan Andersson Ola Wässman, Lena Bolton, Tom Lönnholm Irene Sandberg, Ann-Britt Borrman, Håkan Berntsson, Västerås Stad. Barbro Schneeberger Underskrifter Sekreterare... er 1-5 Mikael Thorgren Ordförande... Lars-Evert Larsson Justerande... Barbro Schneeberger BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Valnämnden 3 oktober 2017 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Pastoratets stabskansli Underskrift... Utdragsbestyrkande

2 Valnämnden Val av justerare och sekreterare Barbro Schneeberger väljs till justerare för mötet Mikael Thorgren väljs till sekreterare för mötet

3 Valnämnden Fastställande av dagordning 1. Mötets öppnande 2. Val av justerare och sekreterare 3. Fastställande av dagordning 4. Utvärdering av kyrkovalet 5. Diskussion om justering av församlingsgränser 6. Höstens möten 7. Övrigt Dagordningen godkänns med tillägg, val av sekreterare under punkt 2

4 Valnämnden Utvärdering av kyrkovalet Håkan Berndtsson, som jobbar med val för Västerås Stad, är adjungerad att vara med i diskussionerna om utvärdering av valet. Håkan är den som vi har haft kontakt med vad gäller lån av kommunens utrustning. Håkan har även varit med som specialist vid planeringen och på en del av våra utbildningar. Extern utvärdering Redan förra mötet kom förslaget upp om att använda Västerås Stad för att göra en utvärdering av valet, genom intervjuer, samtal och egna iakttagelser. Målet med utvärderingen är att säkerställa en hållbar, säker och effektiv valorganisation till valet Syftet med utvärderingen är Samla dokumentation och erfarenheter från kyrkovalet 2017 Lämna förslag på utveckling och förbättring av valets genomförande Underlaget ska ge grund för kommande valnämnds arbete att säkerställa valorganisationen i pastoratet. Metod: Leverans Sammanställning av enkätsvar från valdistriktens ordförande Intervjuer med projektledare/handläggande sekreterare, ledamöter i valnämnden, ansvariga för administrativ personal i församlingarna. Granskning av valdistriktens protokoll och eventuella påpekande från stiftet Undersök lokalt informationsmaterial om nomineringsgrupperna till KFMvalet. Hur hanterades t.ex ÖKA som inte hade lokal förankring. Kontakt med valansvariga på stiftet Undersöka rekryteringen av röstmottagare och valförrättare Undersöka Örebro pastorats samarbete med kommunen för valets genomförande. Utvärderingsrapport samt muntlig dragning för valnämnden, december 2017 Kostnad: kr, ca 30 timmar. Ordförande tar kontakter för att kontrollera om den utgiften ryms inom de medel som budgeterats för valnämnden.

5 Övrigt som diskuterades med anledning av valet Rekrytering av personal till förtidsröstning bör ses över. De som rekryterades begränsades till kyrkans egen personal. En extern resurs rekryterades. Man bör göra det lättare att fylla på med externa resurser. Det som gör att man helst vill ha anställ personal är att o de har ofta eventuella behörigheter i sitt jobb. o de kan göra annat om man inte har besökare som vill rösta o de har sin avtalade lön Utöka/förändra platser för förtidsröstning. Vi behöver undersöka våra fyra platser för förtidsröstning. Beakta o Plats. Kan Hovdestalund vara ett alternativ till Önsta? o Ambulerande röstmottagning. Kan göras så enkelt som att man åker ut med en valurna och ev. dator och skrivare. Det kan t.ex vara efter en gudstjänst. Annonsering med tid är viktigt. o Valbuss. Ett kostsamt alternativ då man måste köpa/hyra en buss som man inreder. o Kan vi få komma in i varuhusen. Erikslund, Hälla? Kick-off eller valets marknadsföring Hur var vår kick-off-dag? Vi nådde mest de som redan var aktiva i någon nomineringsgrupp. Hantering av valdistriktens inlämning på valdagskvällen Vi skulle ha haft en intern utbildning i valnämnden i hur man granskar materialet från valdistrikten, och vad som förväntas av dem. Vi hade då haft en snabbare hantering och undvikit den kö som uppstod nu. Ordförande begär att få redovisning på utfallet av välnämndens budget Ordförande äskar mer pengar, från kyrkorådet, vid behov för att genomföra utvärdering. Mikael kontaktar stiftets valhandläggare för att få statistik på besöksfrekvensen vid förtidsröstning

6 Valnämnden Justering av församlingsgränser Vid valnämndens arbete med indelning av valdistrikt har en del onaturliga och i vissa fall märkliga församlingsgränser observerats. Västerås Stad växer och förändras och det gör att församlingsgränserna kan behöva justeras. Församlingstillhörigheten ska vara naturlig med avseende på närhet till kyrkan, skolor, verksamhet. Det är därför viktigt att frågan skickas på remiss innan något beslut fattas. Församlingsråden och församlingarnas medarbetare är viktiga instanser för en remiss. Vi har observerat följande områden där gränser bör justeras Lillhamra. E18 bör vara en naturlig gräns Stabsområdet, Regementsgatan med nummer på 90 och uppåt Örtagården. Hör till Lundby men naturligare att det hör till Barkarö Erikslund. Hör till Lillhärad. Gränsen mellan Domkyrko och Lundby är otydlig. Sittande valnämnd önskar att påbörja arbetet med förändring av gränserna Ordförande kontaktar ordförande i KR för överläggningar om hur vi går vidare.

7 Valnämnden Höstens möten Nästa möte, torsdagen den 9 november. Kl Ytterberg, Kyrkbacksgården