MiPC - Användarguide. ID: 3064-I-46 1 (20) Rev:

Transkript

1 MiPC - Användarguide Dialect MiPC är en applikation som, installerad på en dator med Windows, gör att du kan hantera samtal i företagsväxeln från din dators softphone. Med Dialect MiPC når du företagets växelfunktioner från datorn. Du kan sätta hänvisningar, logga in och ut ur grupper och t ex flytta samtal till en kollega. Eftersom alla samtal går via växeln innebär det att du får tillgång till växelns alla funktioner i datorn. Applikationen visar även din samtalshistorik och kontaktbok som innehåller alla dina kollegor i företagsväxeln. Informationen i detta dokument kan komma att ändras och Dialect förbehåller sig den fulla rätten att kontinuerligt förändra innehåll och funktioner i sina produkter. ID: 3064-I-46 1 (20) Rev:

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. UPPSTART... 3 INSTALLERA... 3 LOGGA IN MI EN ÖVERSIKT STATUS GRUPPER... 6 GRUPPHANTERING TELEFONMENYN... 7 PRESENCE... 7 FAVORITER... 7 INTERNA KONTAKTER... 8 EXTERNA KONTAKTER... 9 SAMTALSHISTORIK KNAPPSATS CHATTMEDDELANDEN SKICKA ETT DIREKTMEDDELANDE NOTIFIERING AV DIREKTMEDDELANDE HÄNVISNINGAR INSTÄLLNINGAR PROFIL APPLIKATION SYSTEMVAL LJUD HJÄLP SAMTALSHANTERING AKTIVT SAMTAL INKOMMANDE SAMTAL PÅGÅENDE SAMTAL UTGÅENDE SAMTAL SYSTEMKRAV HEADSETKOMPATIBILITET ID: 3064-I-46 2 (20) Rev:

3 1. Uppstart Installera Installera MiPC genom att gå in på de länkar som du får av din tjänsteleverantör eller telefoniansvarig på ditt företag. Ladda ner applikationen till din dator. Placera appen på en lättåtkomlig plats i ditt aktivitetsfält eller docka för att enkelt och smidigt nå appen och alla dess funktioner. Logga in Första gången du öppnar MiPC möts du av en inloggningssida. Inloggningsuppgifterna får du av din tjänsteleverantör eller telefoniansvarig på ditt företag. Uppgifterna sparas i applikationen vilket gör att du nästa gång loggas in automatiskt. ID: 3064-I-46 3 (20) Rev:

4 2. MiPC en översikt MiPC består av tre sektioner; status, grupper och telefonbok. Utöver dessa tre sektioner finns i applikationens menyhuvud dess inställningar. I menyhuvudet syns även användarens namn med presenceindikation och val för chatt, hänvisningar och inställningar. Statusfältet visar användarens aktuella hänvisningar om sådan finns, annars visas snabbknappar för 30/60 minuters hänvisning. Gruppytan visar de grupper som användaren är medlem i. Här syns också huruvida användaren är inloggad i grupperna eller ej. Telefonboken innehåller användarens favoritlistor, interna kontakter, externa kontakter, samtalshistorik och knappsats. Fältet för telefonboken är flyttbar i vertikalt led för att användaren själv ska kunna anpassa hur mycket av grupperna som ska synas eller om gruppfältet ska vara helt dolt. Figur 1. Mi ID: 3064-I-46 4 (20) Rev:

5 3. Status Översta delen av applikationen visar om du har någon aktuell hänvisning. Härifrån kan du också sätta snabbhänvisningar samt hantera dina aktiva hänvisningar. Snabbhänvisning En snabbhänvisning är en fördefinierad hänvisning som du kan använda när du snabbt behöver sätta en hänvisning i telefonisystemet. Detta är exempelvis användbart när du går in i ett spontanmöte eller annan aktivitet. Med en enkel knapptryckning kan du sätta en snabbhänvisning på 30 eller 60 minuter. Skulle aktiviteten dra ut på tiden kan du enkelt förlänga hänvisningen med 30 minuter genom att klicka på knappen +30 min. När du är hänvisad i en snabbhänvisning visas detta med hänvisningsorsak, tid, hänvisningssvarsställe samt information om att det är en snabbhänvisning. Hänvisningsorsak och svarsställe för snabbhänvisningar ställer du in i fliken Inställningar. Figur 2. Snabbhänvisning Aktiv hänvisning När du har en aktiv hänvisning visas denna i statusfältet. Hänvisningen presenteras med hänvisningsorsak, tid, hänvisningssvarsställe samt information om hänvisningen om detta finns angivet. Vill du avsluta en aktiv hänvisning klickar du på den röda knappen ovanför hänvisningsinformationen. Om du vill aktivera en hänvisning framåt i tiden gör du detta genom att klicka på knappen Hänvisningar i toppmenyn. Läs mer i kap. 7 Inställningar. ID: 3064-I-46 5 (20) Rev:

6 4. Grupper Under rubriken Grupper listas de grupper du är medlem i. Under varje gruppnamn kan du se hur många kollegor som är inloggade i gruppen samt hur många som är medlemmar i den. Exempelvis visar 4(8) att det är 4 av 8 möjliga gruppmedlemmar inloggade just nu. Genom att klicka på info-ikonen kan du se vilka av dina kollegor som är medlemmar i respektive grupp, deras presence i telefonisystemet samt om de är inloggade i gruppen eller ej. Grupphantering Du är inloggad i de grupper som är markerade med grönt. Du kan enkelt logga in eller ut ur en grupp genom att klicka på denna. Om du är inloggad i en grupp och sätter en snabbhänvisning blir du tillfrågad om du vill logga ut ur de grupper där du är inloggad. Klickar du ja loggas du ut ur grupperna och därmed kan du inte ta emot gruppsamtal. Väljer du att inte bli utloggad kan du ta emot gruppsamtal trots att du är hänvisad. Att vara inloggad då du har en aktiv hänvisning är fördelaktigt om du exempelvis är med i en supportgrupp. I de fall du är inloggad i en grupp och en hänvisning aktiveras kommer din gruppstatus inte att justeras. Det innebär att det kan komma att ringa till din telefon trots hänvisning. Vill du inte att detta ska ske måste du logga ut ur dina grupper manuellt. I menyn Systemval kan du ställa in att du vill bli automatiskt in- och utloggad ur grupper när du har en aktiv hänvisning. Du kommer då bli automatiskt utloggad ur de grupper som du var inloggad i då en hänvisning blev aktiv. När hänvisningen tar slut blir du åter inloggad i de grupper som du var inloggad i innan hänvisningen. Om du är sista inloggade medlem i en grupp när din hänvisning blir aktiv blir du inte utloggad ur den gruppen utan måste göra detta manuellt genom att klicka på gruppen. ID: 3064-I-46 6 (20) Rev:

7 5. Telefonmenyn Menyn Telefon är indelad i följande fem flikar; Favoriter, Interna kontakter, Externa kontakter, Samtalshistorik och Knappsats. I fliken Interna kontakter visas dina kollegor samt växelns grupper och enkla anknytningar. Dina kollegor visas dessutom med realtidsstatus, så kallad presence. Presence Användare i växeln presenteras med realtidsstatus. I appen illustreras detta med ikoner för att du enkelt ska kunna se om en kollega är tillgänglig, upptagen i telefon eller på något sätt hänvisad i växeln. Blå och grön ikon indikerar på att kollegan är tillgänglig. Grön ikon indikerar att kollegan även kan nås på sin softphone via sin Mi applikation på datorn. Om en kollega inte är aktiv vid sin dator kommer presence ikonen övergå till en blå ikon. Röd presenceikon indikerar att kollegan är otillgänglig. Röd ikon med telefonlur indikerar att kollegan pratar i telefon medan stoppskylten indikerar att kollegan är hänvisad. Information kring vilken hänvisningsorsak och sluttid för denna visas under kollegans namn bredvid presenceikonen. Figur 3. Presenceikoner i appen Notera att grupper inte har någon realtidsstatus i kontaktboken utan visar endast hur många som är inloggade i gruppen. Enkla anknytningar har så kallad linjestatus, vilket innebär att en röd ikon visas när den enkla anknytningen är upptagen i telefon. Favoriter Fliken Favoriter är den flik som automatiskt är aktiverad när du öppnar din applikation om du har några valda kontakter som favoriter, i annat fall öppnas fliken Interna kontakter. Fliken återfinns längst till vänster i telefonmenyn och är illustrerad med en stjärna. Lägga till en favorit i standardlistan Favoriter För att lägga till en kollega, grupp eller enkel anknytning i standardlistan Favoriter går du in i önskat kontaktkort. Här kan du välja att favorisera kontakten genom att trycka på stjärnan längst ner i kontaktkortet. Välj vilken eller vilka favoritlistor du vill tilldela din kontakt. Om du inte har skapat några favoritlistor, väljs automatiskt standardlistan Favoriter. Då kommer dina favoriserade kontakter presenteras enligt nedan. Förutom att de favoriserade kontakterna samlas under egen flik kommer du i vyn med kollegor, grupper och enheter även att kunna särskilja favoriserade kontakter mot övriga genom att deras presenceikon nu innehåller en stjärna i det övre högra hörnet. ID: 3064-I-46 7 (20) Rev:

8 Skapa en egen favoritlista För att lägga till en kollega, grupp eller enkel anknytning i en egenskapad favoritlista går du först till fliken Favoriter för att skapa din egna favoritkategori. Klicka på Editera kategorier. Skriv in valfritt namn på kategorin och klicka på + - tecknet. Fortsätt att skapa fler favoritlistor genom att skriva ytterligare namn och spara dessa. Du kan närsomhelst byta namn på listan genom att redigera i textfältet. För att ta bort en favoritkategori, klicka på det röda krysset bredvid listans namn. Lägga till en favorit i egen favoritlista För att lägga till en kollega, grupp eller enkel anknytning i en egenskapad favoritlista går du först till fliken Favoriter för att skapa din egna favoritkategori. Se ovan. Gå in i önskat kontaktkort. Här kan du välja att favorisera kontakten genom att trycka på stjärnan längst ner i kontaktkortet. Välj vilken favoritlista du vill tilldela din kontakt genom att klicka på listans namn. Här kan du även välja standardlistan Favoriter. På kontaktens kontaktkort kommer det nu synas vilken favoritlista denne är medlem i. I fliken Favoriter presenteras favoritkontakterna med standardlistan Favoriter överst och därefter dina egna favoritlistor. Ta bort en kontakt från en favoritlista För att ta bort en kontakt från favoritlistorna går du in i önskat kontaktkort. Genom att trycka på stjärnan i kontaktkortet avmarkeras kontakten från favoritlistan och Presenceikonen för den nu ej favoriserade kontakten kommer återgå till den ursprungliga versionen där stjärna saknas. Notera att alla favoriter och favoritlistor synkroniseras mellan dina Unified-appar vilket innebär att de favoriter du har i din mobil synkroniseras över till MiPC och vice versa. En förändring av favoriter och listor kommer därmed slå igenom på samtliga Unified-appar som du använder. Interna kontakter Fliken Interna kontakter är den flik som automatiskt är aktiverad när du öppnar din applikation om du inte har några favoritkontakter. Fliken innehåller en undermeny, vilken är indelad i Kollegor, Grupper och Enkla för att du enkelt ska kunna bläddra bland dina interna kontakter, det vill säga alla registrerade användare, grupper och enkla anknytningar i växeln. Alla kontakter har ett kontaktkort. Innehållet i dessa varierar något beroende på vilken typ av kontakt det är, se beskrivningar nedan. Gemensamt för alla kontaktkort är att de innehåller kontaktens namn och anknytningsnummer. Om du vill söka efter en intern kontakt väljer du först den flik som kontakten finns listad i, därefter skriver du önskat sökord i sökfältet. Resultatet visas direkt i området under sökfältet. Sorteringen av kollegor sker på för- eller efternamn. Inställningen för detta hittar du i Applikation. Det är även valbart om du vill att för- eller efternamnet ska visas först, oavsett vald sortering. ID: 3064-I-46 8 (20) Rev:

9 Kollegor Alla kollegor visas med precencestatus, under kollegans namn visas dessutom eventuell hänvisningsinformation eller huruvida de pratar i telefon eller inte. Kollegans kontaktkort innehåller presenceinformation, anknytningsnummer och andra telefonnummer. En kollegas kontaktkort hittar du enkelt genom att klicka på önskad kollega. Härifrån kan du även skicka direktmeddelanden till kollegan och lägga till i favoritlista. Grupper Listan med grupper visar alla svarsgrupper som finns inom din företagsväxel. Här ser du det totala antalet medlemmar i varje grupp samt hur många som för tillfället är inloggade. Varje svarsgrupp har ett kontaktkort vilket möjliggör att du enkelt kan ringa gruppens anknytningsnummer eller fullständiga telefonnummer, antingen vid vanligt samtal eller vid flytt av samtal. Du kan även lägga till gruppen i en favoritlista. Enkla Listan Enkla visar de enkla anknytningar som finns inom din företagsväxel. Detta kan exempelvis vara telefoner som delas mellan kollegor, konferenstelefoner, faxar och porttelefoner. De enkla anknytningarna har linjestatus men ingen presence. Detta innebär att man kan se om anknytningarna används i ett samtal men man kan inte hänvisa dem. I kontaktkortet finns anknytningsnumret till den enkla användaren och du har även möjlighet att favorisera till dina favoritlistor. Externa kontakter I fliken Externa kontakter visas den kontakttyp du har valt i dina applikationsinställningar. Där har du möjlighet att välja antingen dina Outlook-kontakter eller växelkontakter. Varje kontakt visas med för- och efternamn, företag samt med kontaktbild om sådan finns. Genom att klicka på en kontakt öppnas dennes kontaktkort vilket listar kontaktens telefonnummer och eventuell övrig information såsom företagsnamn. Om du vill söka på en kontakt skriver du in dennes namn i sökfältet. Resultatet uppdateras direkt och presenteras i området under sökfältet. Outlook-kontakter Om du i dina inställningar valt att visa Outlook-kontakter, kommer fliken Externa kontakter att visa en lista över dina kontakter som du placerat i kontaktmappen Kontakter i din Outlook. Kontakterna presenteras med kontaktbild om sådan finns tillgänglig i Outlook. Editering och radering av kontakter sker via din Outlook-klient. Växelkontakter Om du inte väljer att visa dina Outlook-kontakter visas istället dina privata och företagsgemensamma kontakter. Detta är kontakter som lagras centralt i växelsystemet. Lägg till växelkontakt Gå in i fliken Externa kontakter. Klicka på plustecknet till vänster om textfältet, pop-up dialogen Lägg till kontakt öppnas. Välj typ av kontakt genom att klicka på någon av radioknapparna; a) Privat kontakt Kontakten visas endast för dig själv. b) Delad kontakt Kontakten delas med övriga användare i växeln. Ange förnamn, efternamn och telefonnummer till kontakten. Du kan även lägga till företagsinformation och e-postadress. Notera att telefonnumret ska anges med lämplig landskod, exempelvis +46. Klicka på OK för att spara kontakten. Editera växelkontakt Gå in i fliken Externa kontakter. I nedre delen av kontaktens kontaktkort hittar du två knappar. ID: 3064-I-46 9 (20) Rev:

10 o o Klicka på ikonen med kugghjul för att editera kontakten. Dialogen Ändra kontaktinformation öppnas. Här kan du editera namn, lägga till fler telefonnummer, e-postadresser etc. Klicka på OK för att spara dina ändringar. Klicka på det röda krysset för att radera kontakten. Samtalshistorik Fliken Samtalshistorik består av din samtalshistorik. Samtalshistoriken listar de senaste samtalen till och från dig, oavsett om du hanterat samtalet via din softphone, mobiltelefon eller fasta telefon. Samtalstyperna indikeras med varsin ikon för att visa på om samtalet var besvarat, ringt, missat eller hänvisat. Samtalen presenteras med samtalstyp, telefonnummer, datum och tidpunkt. Om telefonnumret finns bland dina kontaktlistor visas namnet på kontakten. Om kontakten är intern visas dessutom personen i frågas aktuella presence i växeln. Genom att klicka på kontakten kommer du till dennes kontaktkort där det, beroende på samtalstyp, indikeras vilket telefonnummer som du ringde till eller som kontakten ringde från. Kontaktkortet innehåller även kontaktens övriga telefonnummer. Knappsats Figur 4. Ikoner för besvarat, ringt, missat och hänvisat samtal Knappsatsen består av ett inmatningsfält, knappsats och lurknapp. För att ringa ett nummer kan du använda antingen ditt tangentbord eller klicka på knapparna med muspekaren. Radera senaste siffran eller tecknet genom att klicka på tillbaka-pilen i ditt tangentbord eller radera hela siffer/teckenraden genom att klicka på krysset bredvid inmatningsfältet. Sätt upp samtalet genom att klicka på lurknappen eller tryck Enter på ditt tangentbord. Under lurknappen finns ett val Skicka tonval denna ska vara ifylld om du vill använda tonval, så kallad DTMF, under ditt samtal. Detta är vanligt förekommande om du ringer till ett företag där de har menyval, Tryck 1 för... Om Skicka tonval inte är aktiverad kommer tonval inte vara möjligt. ID: 3064-I (20) Rev:

11 6. Chattmeddelanden Chattmeddelanden kan skickas till dina kollegor genom Unified applikationen. Meddelandet kan läsas av kollegan oavsett om denne använder Unified på dator eller mobiltelefon. Dina meddelandekonversationer med en kollega samlas i menyn Chatt. Menyn visas i applikationens översta del med en pratbubbleikon. Genom att klicka på denna öppnas ett fönster med alla dina kollegor samt dina senaste konversationer. Skicka ett direktmeddelande Gå till chattikonen och öppna chattfönstret. Klicka fliken Kollegor eller Senaste beroende på om du har någon aktiv konversation. Välj önskad kollega i listan. Din konversation med kollegan visas i fältet till höger. Skriv ditt meddelande och klicka på skicka-ikonen eller tryck Enter på ditt tangentbord. I detta chattläge kan du enkelt se kollegans status och du kommer enkelt åt kollegans kontaktkort genom att trycka på den blå pilen bredvid kollegans namn Notera att en konversation räknas som aktiv så länge du inte tar bort konversationen i Senaste eller startar om applikationen. För att ta bort en aktiv konversation i fliken Senaste klickar du på krysset bredvid kollegans namn i vänsterspalten. Du kan även klicka på fönstrets kryss i övre högra hörnet. Första gången du gör detta kommer du få frågan om du vill stänga alla chattar eller endast den aktuella. Om du föredrar att applikationen kommer ihåg ditt föredragna val, bocka för rutan Kom ihåg mitt val. Då kommer chattfönstret behandlas lika varje gång. Vill du någon gång ändra detta val gör du det i Applikation. Notifiering av direktmeddelande När du har fått ett direktmeddelande av en kollega visas detta genom att Unified-ikonen blinkar i ditt aktivitetsfält om du använder Windows. Du kan även aktivera att en notis visas på skärmen, detta gör du i Applikation. I applikationen visas antalet nya meddelanden i toppmenyn. Om du har meddelande från flera kollegor kan du direkt vid chattikonen välja vilket meddelande du vill visa. I din lista med kollegor indikeras ett inkommet meddelande av en ikon vid kollegan som skickat meddelandet. Genom att klicka på ikonen kommer du direkt till det aktuella meddelandet. ID: 3064-I (20) Rev:

12 7. Hänvisningar I menyn Hänvisningar kan du se och hantera dina kommande hänvisningar. Dina kommande hänvisningar presenteras i datumordning i listan Tidtabell och innehåller information om hänvisningsorsak, hänvisningssvarsställe, frånvarotid samt en eventuell informationsrad. Hänvisningsorsak En hänvisningsorsak berättar för systemet varför du är upptagen. Det är även denna orsak som läses upp för inringade samtal under den tid då du är hänvisad. Det finns 10 olika hänvisningsorsaker; Lunch, Gått för dagen, Vård av barn, Möte, Tjänsteresa, Semester, Tjänsteärende, Kurs, Sjuk och Inte i tjänst. Hänvisningssvarsställe Hänvisningssvarsstället är dit inringande samtal kopplas då du är hänvisad. Standardläget är det som kallas Automatisk telefonist. Du kan enkelt välja hänvisningssvarsställe när du lägger till en hänvisning, se nedan. Automatisk telefonist Den automatiska telefonisten ger den inringande besked om din hänvisningsorsak samt sluttid för den. Den inringande får sedan valet att antingen prata med en kollega eller lämna ett röstmeddelande. Lägg till en hänvisning Klicka på Lägg till ny i hänvisningsfönstret. Det skapas då en ny rad i tidtabellen med hänvisningar. Välj vart samtal ska kopplas då du är hänvisad. Ditt svarsställe kan antingen vara något utav standard svarsställena i rullgardinsmenyn eller ett övrigt nummer som du då anger. Ange valfri information om hänvisningen. Denna information är tillgänglig för dina kollegor och telefonister. Välj en av de tio hänvisningsorsakerna genom att välja den i rullgardinsmenyn. Ange därefter starttid och sluttid för din frånvaro. Om du vill använda snabbknappar finns det för sluttid snabbknappen Tillsvidare, vilket innebär att hänvisningen är aktiv tills du manuellt tar bort den. Du kan även välja Resten Figur 4. Hänvisningsfönstret av dagen, då är hänvisningen aktiv till nästa dag. Klockslaget bestämmer du själv i menyn Inställningar. Du kan även göra en mer avancerad hänvisning som hanterar återkommande händelser. Klicka då i valet Återkommande och gör de inställningar som lämpar sig för din återkommande hänvisning. Avancerade hänvisningar kan även göras med hjälp av Unified Kalender. Ändra eller radera en hänvisning Klicka på en hänvisningsrad i din lista med hänvisningar för att redigera denna. De aktuella inställningarna visas i området nedanför listan. Utför dina ändringar och klicka på Spara ändringar. Ta bort en hänvisning genom att bocka för rutan Markera i tidtabellen och klicka sedan på Ta bort markerad. Notera att du kan markera flera hänvisningar för att ta bort flera stycken samtidigt. Unified Kalender Unified Kalender är en kostnadsfri tilläggstjänst där du kan koppla ihop din kalender i Microsoft Exchange med växeln. Tjänsten synkroniserar dina kalenderbokningar med växeln och skapar automatiskt hänvisningar som stämmer överens med dessa. Tjänsten tillåter dig som användare att bestämma vilka möten du vill synkronisera till växeln samt en kategoriseringsfunktion som gör att dina kalenderhändelser kan tilldelas korrekt hänvisningsorsak. Läs mer i guiden för Unified Kalender. ID: 3064-I (20) Rev:

13 8. Inställningar Applikationens inställningar består av flikarna Profil, Applikation, Systemval, Ljud samt en Hjälpmeny. Profil I fliken Profil kan du hantera den information som finns angiven om dig som användare i företagsväxeln. Här kan du exempelvis redigera dina telefonnummer samt föroch efternamn. Du kan också lägga till sökord om dina ansvarsområden och kompetenser i fältet Org. data. Applikation Fliken Applikation kan du ställa in egenskaper för din applikation såsom snabbhänvisningar, kontakthantering, språkinställningar mm. Du kan även aktivera klicka-ochring funktionalitet och meddelandenotifieringar. Snabbhänvisning Under rubriken Snabbhänvisning har du möjlighet att ställa in din förvalda hänvisningsorsak och svarsställe. Dessa val representeras med varsin rullgardinsmeny. Som hänvisningsorsak kan du välja vilken som helst av de tio orsakerna som finns tillgängliga för hänvisningar. Svarsstället när du har en aktiv snabbhänvisning kan vara någon av följande fyra ställen; Mobiltelefon, Röstbrevlåda, Min telefonvakt eller Automatisk telefonist. Klicka-och-ring Klicka-och-ring är en funktion som gör att du kan klicka på så kallade tel: och callto:-länkar och genom detta automatiskt ringa via applikationen. Du aktiverar funktionen genom att bocka i rutan. Bredvid rutan står aktuell status för de två länkarna; Inaktiv eller aktiverad. Om du använder Windows 10 behöver du gå in i Kontrollpanel > Program > Standardprogram > Ange dina standardprogram och välja Mi för att kunna aktivera både tel: och callto:-länkar. Kontakter I rubriken Kontakter kan du definiera hur du vill att dina kontakter hanteras i appen. Här kan du ställa in om dina kontakter ska sorteras på förnamn, om kontakterna ska visas med efternamn först samt om du vill visa dina Outlook-kontakter. Inställningarna kan vara aktiva eller inaktiva. Om du väljer att visa dina Outlook-kontakter läses kontakterna från din kontaktmapp Kontakter in i applikationen. Se därför till att alla de kontakter du vill ha tillgängliga i applikationen placeras i denna kontaktmapp. Om du inte väljer att visa dina Outlook-kontakter visas istället dina privata och företagsgemensamma växelkontakter. Om varken du eller ditt företag använder er av det växelgemensamma kontaktregistret rekommenderas att du väljer att visa dina Outlook-kontakter. Notifieringar, hänvisningar, språk och andra alternativ Figur 5. Applikationsinställningar. Notifieringar låter dig aktivera IM notifieringar, det vill säga notiser för nya meddelanden. Notifieringarna visas i nedre högra hörnet om du inte gjort några personliga inställningar för detta i Windows kontrollpanel. ID: 3064-I (20) Rev:

14 Alternativ kommer ihåg dina ihågkomna val. Detta är val som du gjort i applikationen såsom vad som är ditt föredragna val för vad som ska hända när du klickar ner Chattfönstret eller Applikationsfönstret. Genom att klicka på knappen Rensa mina val rensas dessa val. Hänvisningar innehåller ditt val för Resten av dagen tid. Inställningen styr snabbknappen för hänvisningssluttiden Resten av dagen. Notera att sluttiden är till efterföljande dag. Standardvärdet för inställningen är kl. 08:00. Språkalternativen för applikationen är svenska eller engelska. När du ändrat ditt språk behöver du starta om applikationen för att språkförändringen ska ske. Du kan också definiera om du vill att alla externa samtal ska hanteras med ett prefix för att sättas upp av applikationen. Exempelvis att alltid slå en inledande nolla innan telefonnumret. Systemval I fliken Systemval finns inställningarna för din personliga telefonväxel. Härifrån styr du växeln som helhet, det innebär att justeringar i dessa inställningar påverkar även dina andra telefoner som är kopplade till systemet i de fall du har sådana. Allmänt Under dina allmänna inställningar kan du definiera ditt presentationsnummer samt välja hantering av inloggningsstatus i grupper. Presentationsnummer I inställningen väljer du vilket nummer du vill visa för mottagande part då du ringer via växeln. Här kan du välja att presentera dolt nummer, ditt personliga fastnätsnummer, ditt mobilnummer, företagets telefonnummer och de gruppnummer vars grupper du är medlem i. Notera att mobilnumret måste vara verifierat för att kunna visas samt att företagets nummer måste vara angett i din profil. Automatisk utloggning Här kan du ställa in om du vill bli automatiskt in- och utloggad ur grupper när du har en aktiv hänvisning. Du kommer då bli automatiskt utloggad ur de grupper som du var inloggad i då en hänvisning blev aktiv. När hänvisningen tar slut blir du åter inloggad i de grupper som du var inloggad i innan hänvisningen. Om du vill överskrida den automatiska in- och utloggningen kan du göra detta manuellt genom att klicka på de grupper som du vill fortsätta att vara inloggad i. Figur 6. Systemvalsinställningar. I de fall du är sista inloggade medlem i en grupp kommer du inte bli automatiskt utloggad ur den gruppen utan detta kan endast göras manuellt genom att klicka på gruppen i appen. Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv. Inkommande samtal Vid Inkommande samtal kan du bestämma vad som ska hända med de inkommande samtal som du inte kan eller hinner besvara. När upptagen När du är upptagen i ett samtal kan du välja att hantera inkommande samtal på följande fyra sätt; ID: 3064-I (20) Rev:

15 Flytta till Flytta inkommande samtal till ett definierat svarsställe. Här kan du välja på standardställen så som mobiltelefon, röstbrevlåda och telefonvakt. Påringning Inringande person kommer mötas av en uppkopplingston. Skicka upptagetton Inringande person kommer mötas av en upptagetton. Köa samtal Inringande person möts av ett röstmeddelande som ger möjlighet att lämna ett röstmeddelande, prata med en kollega eller vänta kvar i din personliga kö. Det köande samtalet kommer kopplas fram till dig så snart du avslutat samtalet du tidigare var upptagen i. Du gör ditt val genom att klicka på någon av radioknapparna. Väljer du Flytta till visas en rullgardinsmeny där du kan göra ditt val av destination. Alla inkommande Du kan välja att alla dina inkommande samtal ska flyttas vidare till ett definierat svarsställe. Detta svarsställe kan, likt de andra inställningarna, vara ett av standardsvarsställena. Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv. Notera att om inställningen är aktiv kommer denna regel överskrida övriga regler för inkommande samtal. Vid inget svar När du inte hinner eller kan svara på ett inkommande samtal kan det vara bra att ha ett definierat svarsställe för dessa samtal. För inställningen sätter du ett svarsställe och en definierad tidsgräns. Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv. Ingen aktiv telefon Inställningen hanterar scenarion då din softphone inte är nåbar, exempelvis när softphonen är avstängd. Vid dessa tillfällen kan du välja att flytta vidare samtalet till ett valt svarsställe. Inställningen kan vara aktiv eller inaktiv. Telefoner Vid Telefoner bestämmer du vilka telefoner som ska ta emot vilka samtalstyper. För varje telefontyp kan du välja vilka samtalstyper som denna telefon ska kunna ta emot. Följande avsnitt beskriver de telefontyper och samtalstyper som finns i systemet. Telefontyper Sektionen listar de telefoner som du har anslutna till din användare i växeln. Det finns tre olika typer av telefoner i systemet; Softphone (PC/Mac) din softphone i din MiPC- eller MiMac-klient. Intern telefon din bordstelefon. Extern telefon den telefon vars telefonnummer står angivet i Telefonnummer till denna mobil (mobilappen). Vanligtvis är detta din mobiltelefon. Samtalstyper Det finns tre olika samtalstyper som en telefon kan ta emot; Personliga samtal som inkommer till ditt personliga fastnätsnummer. Grupp samtal som inkommer till någon av de grupper som du är medlem i. Motringning samtalstypen som uppstår då du har angivit Motringning i inställningen Sätt att ringa ut på (mobilappen). Motringningssamtal kan endast vara aktiva på en av dina telefontyper. Personliga samtal och gruppsamtal kan vara aktiva på en, flera eller alla dina telefoner samtidigt medan motringning endast kan vara aktiv på en telefon. Ljud I ljudinställningarna kan du definiera dina inställningar för aktiva ljudenheter. Du kan spara flera ljudinställningar och prioritera dessa utifrån vilken du vill att applikationen väljer när dina olika ljudenheter är inkopplade i datorn. Överst visas vilken aktiv ljudinställning du har för tillfället. ID: 3064-I (20) Rev:

16 Sparade ljudinställningar Bredvid din aktiva ljudinställning finns en knapp som öppnar dina sparade ljudinställningar. I det nya fönstret som öppnas kan du se vilka ljudinställningar som är giltiga, det vill säga applikationen har identifierat att dessa ljudenheter finns kopplade till datorn. Du kan även prioritera om eller ta bort någon av dina inställningar. Utöver detta kan du också se vilka enheter som är angivna för respektive ljudinställning. Om du har en bildskärm med ljudfunktion kan du skapa en lågt prioriterad ljudinställning för denna. På så vis undviker du att få en fråga om förändrade ljudinställningar när du kopplar datorn till skärmen. Lägg till en ljudinställning Klicka på fliken Ljud. Välj vilken ljudenhet du vill att telefonljudet in respektive ut ska hanteras av. Välj därefter vilken ljudenhet du vill att ringsignalen ska spelas i. Här kan du välja både en primär och en sekundär ljudenhet. Om du vill skapa en ljudinställning för ett Sennheiser-headset, klicka i valet Aktivera Sennheiser support. Klicka på OK. Du får en fråga om du vill Uppdatera (dvs den som står som aktiv ljudinställning) eller om du vill Skapa en ny. Klicka på Skapa ny. Ange namn på din ljudinställning. Spara genom att klicka på OK. Denna inställning kommer per automatik anges som din aktiva inställning. Om du vill ändra detta eller ändra prioritering av dina inställningar, klicka på Sparade ljudinställningar. Uppdatera en ljudinställning Klicka på fliken Ljud. Om du vill ändra aktiv ljudinställning: o Justera de inställningar du vill ändra och klicka på OK. o Klicka därefter på Uppdatera. Om du vill ändra en annan av dina sparade ljudenheter: o Klicka på Sparade ljudinställningar. o Aktivera någon av de inställningar som står som Giltig genom att klicka på knappen i kolumnen Aktiv. Klicka på OK. o Den sparade ljudinställningen står nu som aktiv. o Justera de inställningar du vill ändra och klicka på OK. o Klicka därefter på Uppdatera. Radera en ljudinställning Klicka på fliken Ljud och därefter på knappen Sparade ljudinställningar. Bredvid namnet på din sparade enhet finns en kolumn som heter Ta bort och en kryss-knapp för respektive inställning. Klicka på den inställning du vill radera och klicka på OK. ID: 3064-I (20) Rev:

17 Hjälp I inställningsfönstrets övre högra hörn finns en hjälpmeny. I denna hittar du Om Mi, Nätverksinställningar och Headset. Om Mi Om Mi öppnar ett fönster där du kan se din aktuella version av applikationen. När det kommer en uppdatering till applikationen får du en pop-up ruta om detta. I de fall du väljer att inte göra uppdateringen direkt är det här du kan välja att göra uppdateringen manuellt. Det är också här som du kan se om du har senaste versionen nedladdad. Nätverksinställningar Nätverksinställningarna visar huruvida applikationen är ansluten till servern, om softphonen är registrerad samt din användarkonfiguration. I din användarkonfiguration kan du endast ändra SIP port. Övrig information är endast av informativ karaktär då du saknar behörighet att ändra i dessa. Kontakta din tjänsteleverantör om du har några frågor. Headset Headsetmenyn öppnar ett fönster med länkar och instruktioner till hur du kan säkerställa att ditt headset är uppdaterat och därmed stödjs av Mi softphone. ID: 3064-I (20) Rev:

18 9. Samtalshantering Aktivt samtal I datorapplikationen kan du hantera flera samtal samtidigt. Det samtal som du har aktivt visas därför med en blå markering för att tydligt visa vilket samtal som du för tillfället hanterar. Inkommande samtal Samtalshanteringen för inkommande samtal sker i applikationens övre del. Inkommande samtal presenteras med kontaktnamn och telefonnummer. Om det är ett inkommande gruppsamtal presenteras det på det sätt som är inställt för gruppen i växeln. Samtal besvaras genom att använda applikationens användargränssnitt eller ett kompatibelt headset. Pågående samtal Pågående samtal kan hanteras genom att det kan flyttas, parkeras, avslutas och dämpas. Detta görs genom de val som erbjuds i form av knappar i applikationens övre del. Flytta samtal Ett samtal som inkommit till din softphone går att flytta direkt till ett annat telefonnummer, detta nummer kan tillhöra dig själv, en kollega, en kontakt eller vara ett generiskt telefonnummer som du själv skriver in i knappsatsen. Det finns två olika sätt att flytta samtal i MiPC; Blindflytt även kallad direkt flytt; samtalet flyttas direkt till det telefonnummer som du väljer. Konsultativ flytt även kallad övervakad flytt; samtalet flyttas först efter att du ringt till mottagande telefonnummer. En konsultativ flytt behöver inte vara en flytt utan kan även användas för konsultation genom att du enbart ringer upp mottagande part för att fråga något. När du valt en kontakt eller telefonnummer att ringa kommer du få valen Flytta, Ring och Avbryt. Du kan enkelt hoppa mellan dessa val med hjälp av piltangenterna. Det val som är markerat med svart är det val du för närvarande har aktivt om du klickar på Enter. Nedan följer beskrivningar för hur de två olika flyttarna hanteras i applikationen. Blindflytt Besvara det inkommande samtalet som vanligt via applikationens gränssnitt eller via headset. Klicka på den flik där kontakten som du vill flytta till finns listad (exempelvis Kollegor eller Kontakter) eller slå in önskat nummer i knappsatsen. Klicka på kontaktens telefonnummer. Du får då valen Flytta, Ring eller Avbryt. Klicka på Flytta för att flytta samtalet till det valda telefonnumret, alternativt skriv in det telefonnummer du vill koppla till i knappsatsen och tryck på den gröna luren eller Enter. Samtalet sätts upp och du kopplas ner. Detta bekräftas med texten Samtalet flyttat. Konsultativ flytt Besvara det inkommande samtalet som vanligt via applikationens gränssnitt eller via headset. Klicka därefter på önskad kontakt för att välja vilket telefonnummer du vill ringa till, eller slå in önskat nummer i knappsatsen. Du får då valen Flytta, Ring eller Avbryt. Klicka på Ring. Ett samtal sätts upp till det nummer som du valt och det föregående samtalet parkeras automatiskt. När personen i fråga har svarat kan du välja om du vill avsluta din konsultation, dvs du behöver inte flytta ihop samtalen. I de fall du vill flytta samtalet, klickar du på knappen Flytta ihop. Du kommer då flytta ihop de två samtalen och du kopplas ner. Detta bekräftas med att texten Samtalet flyttat visas på de två samtalen. Notera att du vid knappen Flytta ihop ser det telefonnummer som du kommer koppla ihop det aktiva samtalet med. Om du har flera samtal igång kan du här välja vilka av samtalen du vill flytta ihop. Notera även att du inte kan flytta ett parkerat samtal. ID: 3064-I (20) Rev:

19 Flytta ett samtal till sig själv Med hjälp av appen kan du enkelt flytta ett samtal mellan dina egna telefoner, exempelvis om du är på språng och vill flytta samtalet från din softphone till din mobiltelefon. Besvara det inkommande samtalet som vanligt via applikationens gränssnitt. Klicka på den flik där ditt kontaktkort är listat. Välj ditt fastnätsnummer. Klicka på Flytta. Samtalet kommer att flyttas till de enheter där du har ställt in att ta emot personliga samtal. Besvara på den telefon som du önskar. Kontrollera därför att du i Systemval har ställt in att ta emot personliga samtal på den telefon som du vill flytta ditt samtal till. Gör dig själv till favorit för att snabbare komma åt ditt egna kontaktkort när du vill flytta samtalet mellan dina telefoner. Parkera samtal För att parkera ett pågående samtal klickar du på knappen Parkera. Samtalet markeras då med en paus-ikon för att du tydligt ska kunna se att detta samtal är parkerat. När du har parkerat ett samtal kan du sätta upp ett nytt utgående samtal, exempelvis vid scenariot av en konsultativ flytt. Dessa samtal kan du sedan växla mellan genom att klicka på dem. Notera att det samtal som är blåmarkerat är det samtal som kommer hanteras och påverkas av de eventuella val du gör i applikationen. Utgående samtal Utgående samtal som du vill ringa via företagets växel, vilket bland annat möjliggör valbar nummerpresentation och presenceindikering, görs via Unified-appen. Ett utgående samtal via MiPC kan sättas upp från fliken Favoriter, Kollegor, Kontakter, Samtalshistorik eller Knappsats. I de fall då kontakten har flera telefonnummer väljer du det telefonnummer du vill ringa till och klickar på detta. ID: 3064-I (20) Rev:

20 10. Systemkrav Applikationen stödjer Windows 7 och senare. Outlook 32-bitar. 11. Headsetkompatibilitet och rekommendationer Applikationen är kompatibel med de tre headsetfabrikaten Jabra, Plantronics och Sennheiser avseende svarsknapp. Funktionerna som stödjs av appen är att besvara och lägga på samtal via headsetknappen vid ett (1) samtal. Rekommenderad mjukvara för att hålla headseten uppdaterade från respektive leverantör är Jabra Direct (Jabra), Plantronics Hub (Plantronics) och HeadSetup (Sennheiser). Säkerställ att ditt headset alltid är uppdaterat med senaste mjukvaran från respektive headsetleverantör genom att ladda ner de rekommenderade programmen. Länkar hittar du i Inställningar > Hjälp > Headset. För bästa upplevelse av Mi och ditt headset, se över dina inställningar även i headsetprogrammet Notera att headsetprogrammen i många fall har egna inställningar utöver de som kan göras i appen för ytterligare anpassning efter just dina behov. För bästa upplevelse av Mi och ditt headset, bör du därför se över dina inställningar i respektive program. Exempelvis bör du se till att ditt headset stödjer användandet av softphone och att du får notifieringar eller autouppdatering av headsetmjukvara. Gällande ringsignalsinställningar rekommenderas du använda Mi som ringsignal och inte enbart använda headsetets egna då detta kan medföra att du inte får ringsignal i headsetet vid vissa gruppscenarion. ID: 3064-I (20) Rev: