Manual. Artologik Survey&Report. Version 4.2. Artisan Global Media

Transkript

1 Projekthantering Tidsredovisning Enkäthantering E-posthantering HelpDesk Publiceringsverktyg Bokningssystem Artologik Survey&Report Version 4.2

2 Artologik Survey&Report Survey&Report är ett flerspråkigt program för dig som vill skapa enkäter snabbt och enkelt. Säkra en hög svarsfrekvens genom att skicka ut enkäten via e-post eller lägga en länk på hemsidan. Med några klick har du också klart din skräddarsydda rapport, som fylls på när respondenterna svarat. Publicera rapporten på hemsidan eller exportera som PDF-fil, Word eller PowerPoint. Survey&Report är byggt med senaste tekniken på plattformen Microsoft ASP.NET. Varför Survey&Report? Lätt att lära, enkelt att använda hjälptexter och instruktionsvideor i programmet Webbenkäter distribuerade via e-post eller länk på hemsida för snabb insamling av svar Snabb konstruktion av enkäter utgå från egna fråge- och enkätmallar Ställ följdfrågor baserade på respondentens svar eller kategoritillhörighet Flerspråkiga enkäter när respondenterna talar olika språk Stora designmöjligheter matcha er grafiska profil Skapa rapporter med ett klick alla diagram och tabeller du behöver Copyright and Trademark Copyright 2017 Artisan Global Media, Videum Science Park, SE VÄXJÖ, SWEDEN Artisan Global Media has intellectual property rights relating to technology embodied in the product that is described in this document. This document and the product to which it pertains are distributed under licenses restricting their use, copying, distribution and decompilation. No part of the procduct or of this document may be reproduced in any form by any means without prior written authorixation of Artisan Global Media. Artologik is a registered trademark of Artisan Global Media.

3 Innehåll Om manualen Startsida Enkätguide Startsida Ny enkät med guide...14 Skapa ny tom enkät med guide...14 Skapa ny enkät från mall med guide...15 Hitta enkät Enkätstatus Respondenter...16 Lägga till respondenter...16 Enkät Ny enkät Skapa ny tom enkät...17 Kopiera enkät...17 Skapa enkät från enkätmall...18 Hitta enkät Enkätstatus Återöppna enkät...20 Arkivera enkät...20 Återställ från arkivet...20 Skapa fördefinierade rapporter...20 Konstruktion...21 Grundläggande information...21 Egenskaper...21 Inledningstext...34 Sidhuvud/sidfot...37 Tack-meddelande...37 Mallar Placering...39 Ta bort en mall...39 Spara...39 Frågor Översiktsläget...39 Skapa fråga...40 Redigera fråga...41 Kopiera fråga...41 Justera fråga...41 Ta bort fråga...41 Frågesymboler...41 Skapa ny sida...42 Växla sida...42 Importera frågor...42 Redigeringsläget...43 Översätt enkät...56 Ordna...56 Frågors synlighet...57 Filter Filter och logik...61 Kvotering...78 Design Anpassa tema...81

4 Fliken Frågeinställningar...85 Förhandsgranska...85 Webbenkät...85 Pappersenkät...86 Respondenter...87 Söka respondenter...88 Redigera respondenter...89 Ta bort respondenter...89 Besvara enkät för respondents räkning...90 Exportera listan...90 Avsluta konstruktion...91 Information...91 Enkätens publiceringsperiod...91 Respondentenkäter...91 Datainsamling...91 Lägg till respondenter...92 Redigera respondent Enkätspecifik inloggning Utskick Skicka e-post Brev Pappersenkät Förbered Skapa Importera Textsvar Export Stäng enkät Länka till publika enkäter Rapporter Rapport Grupperingsrapport (SR-Advanced Report) Hierarkisk rapport Att arbeta med rapporter Ny rapport Organisationsbehörighet Rapportläsare Ny grupperingsrapport Hitta rapport Egenskaper Information Minst antal svar Utseende Organisationsbehörighet Status Rapportläsare Sidhuvud/sidfot Redigera sidhuvud/sidfot Dataset Redigera variabel Inställningar för numeriska frågor Inställningar för datum/tid-frågor Kopiera variabel Bearbeta variabel Bearbeta flera variabler samtidigt Generera rapport Exportera Presentera variabler från andra enkäter Lägga till dataset...137

5 Ta bort dataset Jämföra enkäter Skapa jämförelsedataset Presentera jämförelse i rapporten Beräknade variabler Skapa beräknad variabel Redigera beräknad variabel Presentera frekvens av en beräknad variabel Analysfunktioner Skapa analysfunktion Exempel på användningsområden Textanalys Skapa textanalysvariabel Redigera textanalysvariabel Grundläggande information Ord Kategorier Omvandlingar Exkluderingar Listor Reguljära uttryck Hierarkiska variabler Skapa en hierarkisk variabel Redigera en hierarkisk variabel Ta bort en hierarkisk variabel Rapportinnehåll Rapportdelar Lägg till rapportdel Kopiera rapportdel Ordna rapportdelar Ta bort rapportdel Block Lägg till block Dela i två kolumner Ordna block Ta bort block Element Infoga element Redigera element Ta bort element Redigera tabell Frekvenstabell Statistisk tabell Datatabell Förändring Serier Bakgrundsserier Filterserier Redigera diagram Diagramtyper Diagraminställningar Positioneringsdiagram Minsta antal svar Axlar Serier Bakgrundsserier Filterserier Redigera hybridelement...187

6 Inställningar för hybridelement Hybridelementets struktur Hybridelementets innehåll Förhandsgranska Layout Skapa layout Redigera och ta bort layout Redigera innehåll Exportera Exportera direkt Spara exportdefinition Distribution och delrapporter Översiktsvyn Publiceringstid och åtkomst Distribuera rapporten via e-post Skapa nytt utskick E-posthistorik Publik rapportvy Delrapporter Skapa delrapport Redigera delrapport Rapportläsare Att logga in som rapportläsare Grupperingsrapporter Grundläggande information Egenskaper Enkäter Urval Rapportinnehåll Lägga till tabeller och textelement Redigera tabeller Redigera textelement Ta bort tabeller och textelement Förhandsgranska Mallar Enkätmallar Ny enkätmall Kopiera enkätmall Hitta mall Grundläggande information Inställningar Behörighet Automatisering Frågor Design Förhandsgranska Rapporter Ny fördefinierad rapport Koppla fördefinierad rapport Redigera fördefinierad rapport Frågemallar Redigera frågemall Översätt frågemall Förhandsgranska frågemallar Behörighet Rapportmallar Redigera rapportmallar Spara ändringar i rapportmall...229

7 Skapa ny rapportmall Ta bort och byta namn på rapportmall Redigera rapportdelsmall Skapa ny rapportdelsmall Kopiera rapportdelsmall Ta bort och byta namn på rapportdelsmall Enkätdesign Enkättema Redigera tema Skapa nytt tema Ta bort tema Byta namn på tema Behörighet Sidhuvud Redigera Behörighet Sidfot Redigera Behörighet Tack-meddelande Redigera Behörighet Rapportdesign Rapporttema Redigera tema Skapa nytt tema Ta bort tema Behörighet Sidhuvud Redigera Behörighet Sidfot Redigera Behörighet Publik design Sidhuvud Redigera Administration Användare Användare Lista Redigera användare Från fil Från LDAP Grupper Lista Redigera Respondenter Respondenter Lägg till respondenter Redigera respondent Respondentattribut Respondentegenskaper Respondentkategorier Enkätspecifika kategorier Länkar mellan respondentkategorier Inställningar Gruppspecifika inställningar Övriga inställningar...282

8 Hantera respondenter Ta bort respondenter Hantera dubbletter E-post och utskick Mallar E-post Brev Systemmallar Utskicksschema Skapa nytt utskick Fliken Lista Redigera utskick E-postkonton Inkommande e-post Inställningar Enkät Allmänna inställningar Kategorier Automatisering Applikation Layout Menylänkar SSL Organisationer Lägga till organisation Flytta organisation Ta bort organisation Organisationsinformation Enkäter, användare och respondenter Allmänt om organisationer Koppla användare till organisationer Användare som tillhör flera organisationer Ange organisationsbehörighet Språk och översättningar Inställningar Programspråk Enkätspråk Översättningsskript Översättning Enkättexter Hjälptexter Rapporttexter Hjälptext rapport Dokument- och bildarkiv Mina filer och Publika filer Sök och lista filer Infoga fil Egenskaper Skapa mapp Ladda upp fil Flytta och kopiera fil Byt namn på fil Byt ut fil Ta bort filer och mappar Bildredigering Rotera och vänd bilden Storlek och beskärning Metadata Textanalys

9 Kategorilistor Skapa ny lista Redigera och ta bort lista Omvandlingslistor Skapa ny lista Redigera och ta bort lista Exkluderingslistor Skapa ny lista Redigera och ta bort lista Reguljära uttryck Pappersenkät LDAP Skapa och redigera LDAP-koppling Anslutning Inställningar Grupper Användare Tilläggsmoduler Statistik Användaraktivitet Enkätaktivitet Hjälp Om

10 Om manualen I manualen beskrivs, förutom funktionerna i grundprogrammet, även funktioner i tilläggsmodulerna SR-Advanced Survey, SR-Advanced Report, SR-Evaluate, SR-SSL och SR-LDAP. Det framgår av texten vilka funktioner som finns i respektive tilläggsmodul. 10

11 11 Startsida Startsidan visas direkt efter inloggning i programmet, och kan även tas fram genom att klicka på Survey&Report ovanför huvudmenyn. I rutan Senaste hittar du under rubrikerna Enkäter och Rapporter de senaste enkäterna respektive rapporterna du har skapat. Du kan gå direkt till dessa genom att klicka på dem. Där finns också genvägar till att skapa en ny enkät/rapport eller hitta en befintlig. Har du redan valt en enkät och går tillbaka till startsidan finns det också en ruta med genvägar till olika arbetsmoment för den aktuella enkäten under rubrikerna Konstruktion, Datainsamling och Rapporter. Längst ner i programfönstret finns ett fält där genvägar till enkäterna och rapporterna du har arbetat med under den aktuella sessionen visas. Den enkät och den rapport du arbetar med för tillfället visas med vit text, medan enkäter och rapporter du har arbetat med tidigare under sessionen visas i grå text. Klicka på en enkät eller en rapport för att fortsätta arbeta med den. I fältet högst upp i programfönstret finns en snabbmeny som du aktiverar genom att klicka på ditt namn. I denna meny kan du ändra ditt lösenord, byta programspråk eller logga ut ur programmet. Genom att klicka på alternativet Min profil kan du redigera ditt visningsnamn, förnamn, efternamn och e-post. Här kan du också bestämma om du vill ha programmets huvudmeny till vänster eller till höger i programfönstret, samt om programfönstret som standard ska ha en fast bredd eller om det ska fylla hela skärmens bredd. Det sistnämnda kan du också ändra tillfälligt under sessionen genom att klicka på knappen för att fylla skärmens bredd eller för att ge fönstret en fast bredd. Om ni har delat in användarna i organisationer har användare som tillhör flera organisationer tillgång till följande valbox: Användaren kan i detta fall välja vilken organisation han/hon vill arbeta med, och därigenom få tillgång till t.ex. de mallar som är kopplade till den valda organisationen. När programmet installeras finns från början en enda användare (med användarnamnet admin) i systemet. Som en säkerhetsåtgärd bör denne användares lösenord ändras. Om du loggar in i programmet med rollen Superadministratör, visas högst upp i programfönstret en säkerhetsvarning, Administratörslösenordet har inte ändrats, så länge lösenordet inte har ändrats. Varningen försvinner när lösenordet ändras. Du kan också dölja varningen genom att klicka på någon av dessa knappar: Bekräfta: varningen kommer inte att visas igen Dölj tillfälligt: varningen kommer att visas nästa gång en superadministratör loggar in

12 12 Enkätguide Du som har tilläggsmodulen SR-Evaluate har tillgång till menyn Enkätguide. Under denna meny kan du skapa enkäter med hjälp av en guide där du först väljer vilken typ av enkät du vill skapa (webbenkät, pappersenkät eller både och) samt om du vill utgå från en mall eller inte. Du går genom de olika stegen under Enkätguide > Konstruktion genom att klicka på knappen Nästa. Kom ihåg att spara dina ändringar på de sidor där det finns en Spara-knapp. Genom att klicka på knappen i menyn kan du välja om du vill visa och gå igenom alla stegen eller bara de viktigaste. I menyn visar en grön färgmarkering vilka steg som du har varit inne på och sparat någon ändring, eller lämnat genom att klicka Nästa. När det gäller menyalternativen under Enkätguide > Konstruktion arbetar du med dem på samma sätt som när du arbetar under menyn Enkät > Konstruktion. Se motsvarande avsnitt där för mer information. Enda skillnaden är menyalternativet Respondenter som saknas under Enkät > Konstruktion. Se avsnittet Enkätguide > Respondenter för mer information om hur du kopplar respondenter till enkäten via detta menyalternativ.

13 I menyn Enkätguide > Datainsamling visas enbart de menyalternativ som motsvarar den typ av enkät som du valde när du skapade enkäten. I tabellen nedan ser du vilka menyer som visas för de olika enkättyperna: Menyerna Export och Stäng enkät visas alltid oavsett enkättyp, och menyn Textsvar visas om enkäten innehåller minst en textfråga där respondenter gett svar. Se motsvarande avsnitt under Enkät > Datainsamling för mer information. Under menyn Enkätguide > Rapporter kan du skapa en rapport på enkäten genom att klicka på Ny rapport. Se avsnittet Rapporter > Ny rapport för mer information. Om enkäten innehåller frågor hämtade från en enkätmall, och denna enkätmall är kopplad till s.k. fördefinierad rapporter, visas dessa rapporter under menyn Enkätguide > Rapporter. En fördefinierad rapport innehåller förvalda frågor en eller flera av de enkätmallar som enkäten använder, och administratören har i rapporten definierat hur dessa frågor ska presenteras. Du klickar på en rapports namn för att skapa eller visa den. I exemplet nedan är rapporten "Studenter" redan skapad, medan symbolen visar att rapporten "Lärare" ännu inte skapats. 13

14 14 När du klickat på en fördefinierad rapport i menyn Enkätguide > Rapporter kommer du till fliken Förhandsgranska. Övriga flikar på sidan är Exportera, Distribution och delrapporter och Redigera rapport. Genom att klicka på fliken Redigera rapport kommer du till en sida som är uppdelad i flikarna Egenskaper, Sidhuvud/sidfot, Dataset, Rapportinnehåll, Layout, Exportera och Visa rapport. Fliken Visa rapport leder tillbaka till fliken Förhandsgranska. Se motsvarande avsnitt under Rapporter för mer information om vad du kan göra under de olika flikarna. Startsida Om du har tillgång till menyn Enkätguide, har du också en startsida som är anpassad för att därifrån skapa enkäter med guide, eller hitta enkäter som skapats med guide. Du kommer till startsidan när du loggar in i programmet, och även när du klickar på Survey&Report ovanför huvudmenyn. Längst ner på sidan har du de två alternativen Ny enkät med guide och Hitta enkät... Se dessa avsnitt för mer information om hur du skapar en enkät med guide eller hittar en enkät skapad med guide. De senaste enkäterna som du skapat, eller som du kopplats till som behörig användare, ser du också under någon av de tre rubrikerna Mina nya enkäter skapade med guide, Mina pågående enkäter skapade med guide och Mina avslutade enkäter skapade med guide. Klicka på enkätens namn för att gå till enkäten, eller klicka på knappen för att se information om enkäten i fönstrets högra del under Enkätinformation. Ny enkät med guide Om du saknar menyalternativet Ny enkät med guide beror det på att administratören angett att du med rollen Användare inte har rätt att skapa nya enkäter med guide. Skapa ny tom enkät med guide 1. Klicka på Ny enkät med guide under Enkätguide. 2. Välj vilken typ av enkät du vill skapa: Webbenkät, Pappersenkät eller Webb- och pappersenkät. Ditt val påverkar vilka alternativ du senare kommer att ha tillgång till under menyn Datainsamling när du arbetar med enkäten. 3. Klicka på Ny tom enkät med guide. Om du saknar detta alternativ beror det på att administratören angett att du med rollen Användare endast har tillgång till Ny enkät från mall med guide (se nedan). 4. Ange enkätnamn och övrig grundläggande information om enkäten. Se Enkät > Konstruktion > Grundläggande information. 5. Klicka på knappen Skapa enkät. 6. Gå igenom stegen i guiden genom att klicka på knappen Nästa. Kom ihåg att spara dina ändringar på de sidor där det finns en Spara-knapp.

15 15 Skapa ny enkät från mall med guide 1. Klicka på Ny enkät med guide under Enkätguide. 2. Välj vilken typ av enkät du vill skapa: Webbenkät, Pappersenkät eller Webb- och pappersenkät. Ditt val påverkar vilka alternativ du senare kommer att ha tillgång till under menyn Datainsamling när du arbetar med enkäten. 3. Klicka på Ny enkät från mall med guide. 4. Välj vilken enkätmall du vill basera din enkät på genom att klicka på den. Högst upp på sidan kan du filtrera vilka enkätmallar som ska visas i listan, genom att välja en enkätkategori eller genom att skriva in en söktext, och klicka på knappen. 5. Ange enkätnamn, enkättyp, publiceringsperiod och om enkäten ska stängas automatiskt när publiceringsperioden avslutas. Övrig grundläggande information ärver enkäten från den enkätmall den baseras på. Om du vill ändra något kan du efter att ha skapat enkäten gå tillbaka till Grundläggande information med hjälp av knappen Föregående. Läs mer om inställningarna under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information. 6. Klicka på knappen Skapa enkät. 7. Gå igenom stegen i guiden genom att klicka på knappen Nästa. Kom ihåg att spara dina ändringar på de sidor där det finns en Spara-knapp. Hitta enkät När du klickar på Hitta enkät... öppnas ett popup-fönster där du ser de enkäter skapade med guide som du har rätt att administrera. Enkäterna listas med denna information: (respondentenkät) eller ID Enkätnamn Status Publiceringsperiod Ägare (den som har skapat enkäten) (publik enkät) Du kan klicka på rubrikerna för att sortera listan, stigande eller fallande, efter respektive rubrik. Finns det ett stort antal enkäter kan du använda sökfältet högst upp för att hitta en viss enkät. Skriv in hela eller del av enkätnamnet i fältet och klicka på knappen Sök. Du kan också filtrera listan genom att välja status i valboxen, eller genom att markera önskad enkättyp, och klicka på knappen Sök. Välj enkät att arbeta med genom att klicka på den. Du kan också klicka på knappen för att se information om bl.a. antal frågor och antal svar.

16 16 Enkätstatus Denna sida visas när du har valt en enkät under Hitta enkät... och därefter klickar på ikonen till höger om enkätnamnet under menyn Enkätguide. På sidan ser du följande information om enkäten: Enkätnamn Kategori Enkättyp - Respondentenkät eller Publik enkät Tema - vilket tema som är valt för enkätens utseende Publicerad - enkätens publiceringsperiod Enkätens URL - adressen till enkäten Antal frågor Antal sidor Om konstruktionen är avslutad Antal respondenter (endast respondentenkät) Önskat antal svar (endast publik enkät) Antal svar Svarsfrekvens Antal rapporter baserade på enkäten Enkätstatus - Konstruktion, Pågående, Avvaktar publicering, Stängd eller Arkiverad Längst ner finns knappen Fortsätt som du klickar på för att gå till det steg i guiden som du senast besökte. Beroende på vilken status enkäten har finns också knappar för att avsluta konstruktionen, samt ta bort, stänga, återöppna eller arkivera enkäten. Läs mer om dessa knappar i avsnittet Enkät > Enkätstatus. Där finns också information om de eventuella fördefinierade rapporter som visas på sidan, och hur du skapar dessa med knappen Skapa rapporter. Respondenter Lägga till respondenter Klicka på knappen Lägg till respondenter... Importen sker sedan på samma sätt som under Enkät > Datainsamling. Se detta avsnitt för mer information.

17 17 Enkät När du expanderar menyn Enkät visas alternativen Ny enkät och Hitta enkät... Välj lämpligt alternativ beroende på om du vill skapa en ny enkät eller arbeta vidare med en befintlig. Har du redan valt en enkät att arbeta med visas namn och status på enkäten högst upp i menyn. Klicka på symbolen enkät. för att enklast gå till sidan Enkätstatus för denna Ny enkät En ny enkät kan skapas på tre olika sätt. Skapa en ny tom enkät. Kopiera en befintlig enkät. Skapa enkäten baserad på en enkätmall Skapa ny tom enkät 1. Klicka på Ny enkät under Enkät i huvudmenyn. Du hittar Ny enkät även på startsidan som du kommer till direkt efter inloggning eller om du klickar på Survey&Report ovanför huvudmenyn. 2. Ange enkätnamn. 3. Den övriga informationen på sidan kan du ange nu, eller vid ett senare tillfälle. Se Grundläggande information. 4. Klicka på knappen Skapa enkät. Kopiera enkät 1. Klicka på nedåtpilen vid Ny enkät i huvudmenyn. 2. Välj Kopiera I popup-fönstret klickar du på den enkät du vill kopiera. För att förhandsgranska enkäten klickar du på ikonen till höger på raden. De enkäter som är tillgängliga i listan är de som har inställningen Får kopieras av alla aktiverad. Du kan också kopiera de enkäter som du själv har skapat, samt de som du har knutits till som behörig användare. Superadministratörer har rätt att kopiera alla enkäter. 4. Ange enkätnamn. Programmet föreslår ett namn baserat på den kopierade enkätens namn. 5. Den övriga informationen på sidan kan du ange nu, eller vid ett senare tillfälle. Se Grundläggande information. 6. Klicka på knappen Skapa enkät. Du kan också kopiera en enkät genom att klicka på knappen Kopiera... som du hittar längst ner på enkätens statussida. Statussidan kommer du till direkt efter att ha valt den med Hitta enkät... Du kan också nå statussidan genom att klicka på ikonen till höger om enkätnamnet under menyn Enkät. Efter att ha klickat på knappen Kopiera... följer du stegen 4-6 ovan.

18 18 Skapa enkät från enkätmall Enkätmallarna skapas av användare som via sin användargrupp har tillgång till menyn Mallar > Enkätmallar > Ny enkätmall. Se detta avsnitt för information om hur enkätmallar skapas. 1. Klicka på nedåtpilen vid Ny enkät i huvudmenyn. 2. Välj Mall I popup-fönstret klickar du på den mall du vill utgå ifrån. För att förhandsgranska mallen klickar du på ikonen till höger på raden. 4. Ange enkätnamn. Programmet föreslår ett namn baserat på den använda mallens namn. 5. Den övriga informationen på sidan kan du ange nu, eller vid ett senare tillfälle. Se Grundläggande information. 6. Klicka på knappen Skapa enkät. Hitta enkät När du klickar på Hitta enkät... öppnas ett popup-fönster där de 50 senast skapade enkäterna listas. Klicka på knappen Sök för att lista alla enkäter utom de som är arkiverade. Markera kryssrutan Inkludera arkiverade enkäter om du vill visa även dessa. Enkäterna listas med dessa rubriker: Enkätnamn Status Enkättyp (respondentenkät eller publik enkät) Ägare (den som har skapat enkäten) Kategori Svar (antal respondenter som besvarat enkäten) Du kan klicka på dessa rubriker för att sortera listan i bokstavsordning, stigande eller fallande, efter respektive rubrik. Finns det ett stort antal enkäter kan du använda sökfältet högst upp för att hitta en viss enkät. Skriv in önskat sökargument i fältet och klicka på knappen Sök. Som sökargument kan du använda hela eller delar av enkätnamnet. Det finns också ett avancerat sökläge som du når genom att klicka på knappen bredvid knappen Sök. Du får där möjlighet att söka på enkätnamn, enkättyp (publik enkät eller respondentenkät), period inom vilken enkäten var publicerad, enkätkategori, status (konstruktion, avvaktar publicering, pågående, stängd eller arkiverad), enkätspråk samt ägare (den som har skapat enkäten). Gör önskade val och klicka på knappen Sök. Välj enkät att arbeta med genom att klicka på den.

19 19 Enkätstatus Denna sida visas när du har valt en enkät under Hitta enkät... Du kan också nå sidan genom att klicka på ikonen menyn Enkät. till höger om enkätnamnet under Sidan Enkätstatus fungerar som en startsida för enkäten. Här kan du välja vad du vill arbeta med under rubrikerna Konstruktion, Datainsamling och Rapporter. Alternativen under de två sistnämnda är tillgängliga när konstruktionsfasen är avslutad. Du ser dessutom följande information om enkäten: Enkätnamn Kategori Enkättyp - Respondentenkät eller Publik enkät Tema - vilket tema som är valt för enkätens utseende Publicerad - enkätens publiceringsperiod Enkätens URL - adressen till enkäten Antal frågor Antal sidor Om konstruktionen är avslutad Antal respondenter (endast respondentenkät) Önskat antal svar (endast publik enkät) Antal svar Svarsfrekvens Antal rapporter baserade på enkäten Enkätstatus - Konstruktion, Pågående, Avvaktar publicering, Stängd eller Arkiverad Svarsstatistik - ett diagram som på en tidsaxel visar Inskickade svar respektive Ej inskickade svar (svar där respondenten har påbörjat besvarandet utan att skicka in enkäten) Beroende på vilken status enkäten har, finns följande knappar längst ner: Avsluta konstruktion... - endast om enkäten har status Konstruktion. Se avsnittet Avsluta konstruktion för mer information. Ta bort - endast om enkäten har status Konstruktion, Avvaktar publicering, Stängd eller Arkiverad. Stäng enkät... - endast om enkäten har status Pågående eller Avvaktar publicering. Se avsnittet Stäng enkät för mer information. Återöppna enkät - endast om enkäten har status Stängd. Se information nedan. Arkivera enkät - endast om enkäten har status Stängd. Se information nedan. Återställ från arkivet - endast om enkäten har status Arkiverad. Se information nedan. Oavsett enkätens status finns alltid knappen Kopiera... som du klickar på för att skapa en kopia av enkäten. Användare med rätt att skapa enkätmallar har också tillgång till knappen Spara som mall... Klicka på denna knapp för att skapa en enkätmall som är identisk med den aktuella enkäten. Ange ett namn på mallen och klicka på knappen Skapa mall. Observera att den ursprungliga enkäten inte påverkas av att du sparar den som en enkätmall.

20 20 Återöppna enkät En enkät som har status Stängd kan återöppnas, och får då status Pågående. På sidan Enkätstatus som du når genom att klicka på du på knappen Återöppna enkät och bekräftar med OK. klickar Arkivera enkät Enkäter som inte längre är aktuella, men som du ändå vill ha kvar i systemet, kan du arkivera. Du slipper på så sätt att se dem när du ska söka fram en enkät. I popup-fönstret Hitta enkät... visas i utgångsläget inte de arkiverade enkäterna, men du kan välja att se dem genom att markera kryssrutan Inkludera arkiverade enkäter. Samma sak gäller sökningen efter rapporter under Hitta rapport... Rapporter baserade på arkiverade enkäter visas endast om du markerar kryssrutan Inkludera rapporter på arkiverade enkäter. För att arkivera en enkät måste den ha status Stängd. På sidan Enkätstatus som du når genom att klicka på och bekräftar med OK. klickar du på knappen Arkivera enkät Återställ från arkivet Om ni har aktiverat den automatiska arkivrensningen försvinner enkäter som har varit arkiverade mer än ett visst antal dagar. Då försvinner såväl frågor och svar, tillhörande rapporter, enkätspecifika respondenter samt de respondenter i databasen som endast varit knutna till den arkiverade enkäten. Ett enkelt sätt att rädda en enkät från arkivrensning är att återställa den från arkivet. Läs mer om arkivrensning under Administration > Inställningar > Enkät > Automatisering. 1. Öppna enkätens startsida, Enkätstatus, genom att klicka på ikonen. 2. Klicka på knappen Återställ från arkivet. Enkätens status är nu Stängd. Skapa fördefinierade rapporter Rubriken Fördefinierade rapporter samt knappen Skapa rapporter visas om enkäten innehåller frågor från enkätmallar. Till enkätmallar kan s.k. fördefinierade rapporter kopplas. En fördefinierad rapport innehåller frågor från en eller flera enkätmallar, och i rapporten har det definierats hur dessa frågor ska presenteras. Läs mer om fördefinierade rapporter i avsnittet Mallar > Enkätmallar > Rapporter.

21 21 Under rubriken Fördefinierade rapporter visar en tabell vilka fördefinierade rapporter som finns, och vilka enkätmallar de hämtar frågor ifrån. Markera kryssrutan vid de rapporter du vill skapa och klicka på knappen Skapa rapporter. Symbolen vid en rapport visar att rapporten redan skapats. Konstruktion Under Konstruktion arbetar du under följande menyer: Grundläggande information - Bland annat ger du enkäten ett namn, anger publiceringsperiod och definierar inledningstext och sidhuvud/sidfot. Frågor - Du konstruerar enkätens frågor. Dessutom kan du bland annat översätta flerspråkiga enkäter, hantera sidbrytningar och skapa filter. Design - Du väljer och redigerar det tema som ska användas för enkätens utseende. Förhandsgranska - Du kan se hur enkäten kommer att se ut när respondenten besvarar den, och kan testa eventuella filter. Avsluta konstruktion - Du gör vissa inställningar i samband med att konstruktionsfasen avslutas och enkäten blir pågående. Grundläggande information Egenskaper Information 1. Ge enkäten ett namn i fältet Enkätnamn. 2. Välj om enkäten ska vara en Respondentenkät eller en Publik enkät. En respondentenkät kan bara besvaras av de respondenter som kopplats till den under Enkät > Datainsamling > Respondenter, medan en publik enkät kan besvaras av alla som får tillgång till enkätens länk.

22 22 Välj respondentenkät om du vill: * få ett mer tillförlitligt resultat - du vet vilka som har svarat, och att ingen har svarat mer än en gång * kunna skicka påminnelser från programmet till de som inte svarat * använda dig av respondentkategorier, dvs. känd bakgrundsfakta Välj publik enkät om du vill: * förenkla distributionen - enkäten får en länk, gemensam för alla, som du kan publicera på en webbsida eller skicka via e-post Anonyma respondentenkäter Väljer du respondentenkät får du möjlighet att markera kryssrutan Anonym respondentenkät. Strikt anonymitet innebär att du inte längre kan: se i respondentlistan vilka respondenter som har svarat besvara enkäten åt en respondent från respondentlistan se vilka som har mottagit utskick av e-post (Undantag: De respondenter där epost inte gått fram listas under Detaljer) Dessutom krävs att enkäten är stängd innan du kan: exportera rådata under Datainsamling > Export skapa en rapport på enkäten se/redigera textsvar (under Datainsamling > Textsvar) Programmet kan ställas in att tillåta undantag från den strikta anonymiteten på enkätnivå. Läs mer under Administration > Inställningar > Enkät > Allmänna inställningar. I så fall visas även kryssrutan Tillåt undantag från de begränsningar som gäller för anonyma enkäter. Detta innebär en lättare grad av anonymitet; respondentens svar är kopplade till respondentkategorier men inte övriga respondentdata som exempelvis namn. Du kan alltså inte se vem som har svarat vad. Samtidigt slipper du de begränsningar som är nämnda i punkterna ovan. OBS! Om enkäten är markerad som anonym när du avslutar konstruktionen, kan du inte ångra detta i efterhand. Språk Om enkäten ska vara enspråkig ser du till att detta språk är valt vid Standardspråk. Knappar och hänvisningar i enkäten kommer då att visas på detta språk. Om respondenter som talar olika språk ska besvara enkäten kan den göras flerspråkig. Välj då Ja vid Flerspråkig och markera önskade språk i listan. Administratören bestämmer vilka språk som ska finnas tillgängliga i denna lista, under Administration > Språk och översättningar > Inställningar > Enkätspråk. Frågorna i en flerspråkig enkät översätts under Frågor > Översätt enkät. Se detta avsnitt för mer information.

23 Språk är ett obligatoriskt fält i respondentuppgifterna, och varje respondent kommer automatiskt att få enkäten på sitt angivna språk. Om enkäten inte är översatt till respondentens språk kommer denne istället att få enkäten på det språk som valts vid Standardspråk. Vid rubriken Ägare står vilken användare som skapat enkäten. Kategori Välj vilken eller vilka kategorier enkäten ska tillhöra, genom att markera kryssrutan vid önskade kategorier. Om en enkätkategori har underkategorier, klickar du på knappen för att expandera den. I fönstret Hitta enkät kan du i det avancerade sökläget använda enkätkategori som sökargument. Grundläggande information Information 1. Ge enkäten ett namn i fältet Enkätnamn. 2. Välj om enkäten ska vara en Respondentenkät eller en Publik enkät. En respondentenkät kan bara besvaras av de respondenter som kopplats till den under Enkät > Datainsamling > Respondenter, medan en publik enkät kan besvaras av alla som får tillgång till enkätens länk. Välj respondentenkät om du vill: * få ett mer tillförlitligt resultat - du vet vilka som har svarat, och att ingen har svarat mer än en gång * kunna skicka påminnelser från programmet till de som inte svarat * använda dig av respondentkategorier, dvs. känd bakgrundsfakta Välj publik enkät om du vill: * förenkla distributionen - enkäten får en länk, gemensam för alla, som du kan publicera på en webbsida eller skicka via e-post Anonyma respondentenkäter Väljer du respondentenkät får du möjlighet att markera kryssrutan Anonym respondentenkät. Strikt anonymitet innebär att du inte längre kan: se i respondentlistan vilka respondenter som har svarat besvara enkäten åt en respondent från respondentlistan se vilka som har mottagit utskick av e-post (Undantag: De respondenter där epost inte gått fram listas under Detaljer) 23

24 24 Dessutom krävs att enkäten är stängd innan du kan: exportera rådata under Datainsamling > Export skapa en rapport på enkäten se/redigera textsvar (under Datainsamling > Textsvar) Programmet kan ställas in att tillåta undantag från den strikta anonymiteten på enkätnivå. Läs mer under Administration > Inställningar > Enkät > Allmänna inställningar. I så fall visas även kryssrutan Tillåt undantag från de begränsningar som gäller för anonyma enkäter. Detta innebär en lättare grad av anonymitet; respondentens svar är kopplade till respondentkategorier men inte övriga respondentdata som exempelvis namn. Du kan alltså inte se vem som har svarat vad. Samtidigt slipper du de begränsningar som är nämnda i punkterna ovan. OBS! Om enkäten är markerad som anonym när du avslutar konstruktionen, kan du inte ångra detta i efterhand. Språk Om enkäten ska vara enspråkig ser du till att detta språk är valt vid Standardspråk. Knappar och hänvisningar i enkäten kommer då att visas på detta språk. Om respondenter som talar olika språk ska besvara enkäten kan den göras flerspråkig. Välj då Ja vid Flerspråkig och markera önskade språk i listan. Administratören bestämmer vilka språk som ska finnas tillgängliga i denna lista, under Administration > Språk och översättningar > Inställningar > Enkätspråk. Frågorna i en flerspråkig enkät översätts under Frågor > Översätt enkät. Se detta avsnitt för mer information. Språk är ett obligatoriskt fält i respondentuppgifterna, och varje respondent kommer automatiskt att få enkäten på sitt angivna språk. Om enkäten inte är översatt till respondentens språk kommer denne istället att få enkäten på det språk som valts vid Standardspråk. Vid rubriken Ägare står vilken användare som skapat enkäten. Kategori Välj vilken eller vilka kategorier enkäten ska tillhöra, genom att markera kryssrutan vid önskade kategorier. Om en enkätkategori har underkategorier, klickar du på knappen för att expandera den. I fönstret Hitta enkät kan du i det avancerade sökläget använda enkätkategori som sökargument.

25 25 Inställningar Respondentinställningar Dessa inställningar gäller endast respondentenkäter. När en respondent läggs upp anges dennes personliga data. Inställningarna här avgör om respondenten ska se, och eventuellt även kunna redigera, personlig data i samband med besvarandet av enkäten. Ange om personlig data ska vara: Dold - respondenten ser inte sin personliga data Synlig - Knappen visas i enkätens övre högra hörn, bredvid respondentens namn. När respondenten klickar på knappen kan denne kontrollera sin personliga data. Synlig och redigerbar - Knappen visas i enkäten övre högra hörn, bredvid respondentens namn. När respondenten klickar på knappen kan respondenten kontrollera sin personliga data och ändra den vid behov. Läs mer under Datainsamling > Respondenter. Observera: Knapparna ovan visas inte i mobilversionen av enkäten. Fullversionen måste användas även när enkäten besvaras via mobila enheter. Under Synlig och Synlig och redigerbar kan du markera om inställningen även ska gälla respondentkategorier (Inkludera kategorier) och respondentegenskaper (Inkludera egenskaper). Om du väljer Ja på inställningen Lägg till kommentarsfält i respondentlistan kommer det att vara möjligt att skriva in en kommentar på varje respondent i respondentlistan. Detta kan vara användbart för de som intervjuar respondenter. När en respondent försöker gå till en enkät efter att ha skickat in den, får han/hon normalt meddelandet "Du har redan svarat på den här enkäten". Inställningen Tillåt respondenter att ändra sina svar efter att de skickats in gör det möjligt för respondenterna att gå till enkäten och ändra svaren, även efter att enkäten skickats in. Inställningen är endast tillgänglig på icke-anonyma respondentenkäter. Om du aktiverar denna möjlighet bör du informera respondenterna om att deras inskickade svar uppdateras så snart de klickar Nästa sida (om enkäten är flersidig) eller Spara - skicka senare, alltså inte bara när de klickar Skicka nu.

26 26 Inställningar för publik enkät Dessa inställningar gäller endast publika enkäter. En publik enkät kräver ingen inloggning utan kan besvaras av alla som har tillgång till enkätens länk. För att försvåra för samma person att svara flera gånger kan man göra inställningar som gäller svar från en och samma dator. Välj bland följande alternativ: Inga begränsningar Endast ett svar Möjligt [angiven tid i formatet tt:mm] timmar efter senaste svar Det sistnämnda alternativet kan vara användbart i det fall man förväntar sig att enkäten kommer att besvaras från datorer som delas av många. Då blir det omöjligt att klicka på skicka-knappen gång på gång, men efter angiven tid, när nästa person förmodas ha satt sig vid datorn, kommer det att vara möjligt igen att svara på enkäten. Vid Önskat antal svar kan du ange hur många svar du förväntar dig att få in. Svarsfrekvensen på enkätens statussida kommer att beräknas på detta antal. Respondentkategorier Ibland känner man till fakta om respondenterna som man vill använda som bakgrundsvariabler i rapportdelen. För att slippa fråga om sådan, redan känd, information i enkäterna, kan administratören definiera s.k. respondentkategorier, med tillhörande underkategorier. Som exempel kan respondentkategorin Kön med underkategorierna Man och Kvinna skapas. I varje respondents uppgifter anges sedan korrekt värde för de olika respondentkategorierna. OBS! Du måste lägga till respondentkategorierna innan du avslutar konstruktionen av enkäten. Detta kan inte göras när enkäten är pågående. Lägg till respondentkategorier Respondentkategorier kan endast tillämpas på enkäter av typen Respondentenkät. 1. Klicka på knappen Lägg till... under rubriken Respondentkategorier 2. I svart text ser du de generella kategorier som skapats under Administration > Respondenter > Respondentattribut > Kategorier. Kategorier som visas i grön text är s.k. enkätspecifika kategorier, se information nedan om hur sådana skapas. 3. Markera de kategorier du vill använda på din enkät. Genom att klicka på den nedåtriktade pilen ser du vilka underkategorier en kategori har. 4. Klicka OK Enkätspecifika kategorier De respondentkategorier som ska vara möjliga att använda på alla enkäter, skapas under Administration > Respondenter > Respondentattribut > Kategorier. Om du på den enkät du arbetar med vill använda en respondentkategori som inte finns upplagd sedan tidigare har du möjlighet att skapa en s.k. enkätspecifik respondentkategori. Använd denna möjlighet om den nya respondentkategorin inte förväntas användas generellt av alla

27 27 användare, utan enbart på den aktuella enkäten och kanske på andra som du själv skapar i framtiden. Ägaren till enkäten där kategorin skapades, liksom administratörer, har möjlighet att använda den enkätspecifika kategorin på andra enkäter Klicka på knappen Lägg till... under rubriken Respondentkategorier Klicka på knappen Ny kategori... Klicka på knappen Ange namn på alla språk som är aktiva i programmet. Klicka på Spara. 5. Klicka på den nya kategorin. Ytterligare en kolumn visas till höger om den första. 6. Klicka på knappen ovanför den andra kolumnen för att skapa den första underkategorin. 7. Ange namn på alla språk och klicka på Spara. 8. Upprepa steg 6-7 för att skapa övriga underkategorier. Underkategorierna visas i den andra kolumnen. 9. Vill du skapa ytterligare en nivå med underkategorier klickar du på en kategori i den andra kolumnen, och sedan på knappen ovanför den tredje kolumnen. På så sätt kan du bygga upp en hierarkisk struktur i önskat antal nivåer. Varje nivå symboliseras av en ny kolumn. 10. Klicka på Spara. 11. Markera kryssrutan vid kategorin under Enkätspecifika kategorier och klicka OK 12. Kategorin visas i röd text i listan under rubriken Respondentkategorier. När du klickar Spara ändras färgen till grönt. Kategorin är nu skapad och används på enkäten. Administratören kan redigera och ta bort de enkätspecifika kategorierna under Administration > Respondenter > Respondentattribut > Enkätspecifika kategorier. Se detta avsnitt för mer information. Ta bort respondentkategorier 1. Markera kryssrutan vid en kategori du vill ta bort 2. Klicka på knappen Ta bort Utseende Sidhuvud/sidfot Ange om sidhuvud/sidfot ska visas högst upp och längst ner på varje sida i enkäten. I valboxarna vid Sidhuvud och Sidfot kan du välja bland de mallar för sidhuvud och sidfot som har skapats under Mallar > Enkätdesign. I valboxen visas varje mall med ett ID-nummer till vänster, och en förhandsgranskning av dess utseende. Du kan också välja alternativet Ingen om du inte vill visa sidhuvud/sidfot. När du har valt ett sidhuvud eller sidfot blir också fliken Sidhuvud/sidfot tillgänglig. Där får du möjlighet att anpassa utseendet på det sidhuvud/sidfot du har valt. Se detta avsnitt för mer information. Om du har anpassat ett sidhuvud eller en sidfot under fliken Sidhuvud/sidfot, visas detta i valboxen med symbolen * istället för ett ID-

28 28 nummer. Symbolen indikerar också att det är ett anpassat sidhuvud eller sidfot. Observera att programmet endast sparar det senast anpassade sidhuvudet/sidfoten. Om du väljer ett annat sidhuvud/sidfot, och anpassar det, försvinner det första från valboxen. Enkättema Enkätens utseende i form av t.ex. typsnitt och färger bestäms av det tema som väljs vid Enkättema. Användare med rätt att redigera valt tema på en enkät kan sedan göra ändringar och skapa ett anpassat tema under Enkät > Konstruktion > Design. Frågenumrering Ange om, och i så fall hur, frågorna ska numreras: Ingen - lämpligt att använda om du själv vill numrera frågorna, t.ex. 1a, 1b etc Decimal - frågorna numreras löpande: 1, 2, 3 etc Romersk - frågorna numreras löpande: I, II, III etc På respektive fråga kan du senare välja om numrering ska visas eller inte. Förloppsindikator Ange om en förloppsindikator ska visas längst ner på varje sida av enkäten, där respondenten kan se hur stor del av enkäten som besvarats. Förloppet kan visas grafiskt i form av en liggande stapel med ett växande procenttal, eller som text: Ingen - förloppsindikator visas inte Grafisk, Sidor - en grafisk förloppsindikator visar hur många procent av sidorna som besvarats, t.o.m. den sida respondenten står på Grafisk, Frågor - en grafisk förloppsindikator visar hur många procent av frågorna som besvarats, t.o.m. den sida respondenten står på Text, Sidor - sidan respondenten står på, och det totala antalet sidor, visas som text, t.ex. 2/5 Text, Frågor - antalet frågor t.o.m. sidan respondenten står på, och enkätens totala antal frågor, visas som text, t.ex. 8/20 Ovanstående alternativ kan inte redigeras i temat under menyn Design. Förloppsindikatorn kan också vara av typen Navigering med vilken respondenten kan hoppa mellan sidorna i enkäten. Knappar - varje sidnummer visas som en rektangulär knapp i sidans nedre del Länkade sidnummer - varje sidnummer visas som en länk i sidans nedre del

29 29 Valbox - varje sidnummer visas som ett alternativ i valboxens lista Olänkade sidnummer - varje sidnummer visas i sidans nedre del men respondenten kan endast navigera en sida framåt eller bakåt i taget med hjälp av knapparna Nästa sida och Föregående sida I temamallen under menyn Design kan du också påverka hur förloppsindikatorn av typen Navigering ser ut. Läs mer i avsnittet Design. Observera! Det är olämpligt att ge respondenter möjlighet att hoppa mellan sidor om enkäten innehåller obligatoriska frågor och/eller filter. En fråga per sida Att markera kryssrutan En fråga per sida är ett enkelt sätt att skapa en sidbrytning efter varje fråga. För att bestämma var sidbrytningar ska skapas gå in under Enkät > Konstruktion > Frågor > Ordna. Sidbrytning efter inledningstext Markera denna kryssruta om du vill att första sidan i enkäten endast ska bestå av inledningstexten, och att frågorna därmed ska börja på sida två. Inledningstexten skapar du under fliken Inledningstext. Mobil Programmet skapar automatiskt en mobilanpassad version av enkäten. Respondenter som använder en mobil enhet vid besvarandet får som standard denna version. Här kan du välja om Mobilversion eller Fullversion ska vara standard för mobila enheter, samt om det i mobila enheter ska vara möjligt att växla mellan mobilversion och fullversion. Hur mobilversionen ser ut kan du se under menyn Enkät > Konstruktion > Förhandsgranska genom att klicka på knappen Utseende i mobil. Enkättexter Administratörer kan under Administration > Språk och översättningar > Översättning > Enkättexter bestämma generella texter på knappar och meddelanden som respondenten ser vid besvarandet av enkäten. Genom att markera kryssrutan Aktivera anpassade texter för denna enkät kan du för den aktuella enkäten ändra texterna för följande knappar: Skicka Spara Skriv ut Nästa sida Föregående sida

30 30 Behörighet Behöriga användare Om du vill att användare utöver dig själv ska kunna administrera enkäten kan du lägga till dem som behöriga användare. Användare som läggs till får därmed också rätt att skapa och se rapporter baserade på enkäten. Användare som via sin grupp har behörigheten Tillgång till enkäter > Alla enkäter är i och med det behörig användare på alla enkäter, och behöver inte läggas till. Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer kan du endast lägga till användare som tillhör minst en av de organisationer som du själv tillhör, såvida du inte tillhör en användargrupp som har rättigheten Lägga till behöriga användare till enkät, oavsett organisation. Du kan även koppla användargrupper till enkäten, och därmed ge samtliga användare i gruppen behörighet till den. Lägg till användare 1. Klicka på knappen Lägg till Markera kryssrutan vid de användare och grupper du vill knyta till enkäten 3. Klicka OK Ta bort användare 1. Markera kryssrutan vid användaren eller gruppen du vill ta bort 2. Klicka på knappen Ta bort Övriga inställningar Får kopieras av alla - Inställningen avgör vem som ska ha rätt att kopiera enkäten via Ny enkät > Kopiera... Ja - Enkäten får kopieras av alla användare. Nej - Enkäten får enbart kopieras av användare som via sin grupp har behörigheten Tillgång till enkäter > Alla enkäter, ägare (den som har skapat enkäten) samt användare eller grupp som är knuten till enkäten under Behöriga användare. Gör enkäten privat - Användare kan via sin användargrupp ges rättigheten att se Alla enkäter. Inställningen Gör enkäten privat innebär att sådana användare inte kommer att se den aktuella enkäten. De enda som ser enkäten är då den som har skapat enkäten, de som har blivit kopplade som behöriga användare samt superadministratörer. Antal respondentsvar som krävs för att kunna visa resultatet - Du anger hur många respondenter som måste ha svarat innan det går att skapa en rapport på enkäten, och att exportera enkätsvaren från Datainsamling > Export. Denna inställning kan göras på alla enkäter oavsett typ, men används framförallt när det gäller

31 31 anonyma enkäter för att förhindra att resultatet kan visas när endast ett fåtal respondenter har svarat. Anonymiteten bevaras på så sätt även för de respondenter som svarar i ett tidigt skede. Efter att enkätkonstruktionen avslutas kan värdet ändras endast av superadministratörer. Ett standardvärde som är förifyllt när enkäter skapas kan anges för varje enkättyp. Detta görs under Administration > Inställningar > Enkät > Allmänna inställningar. Tillåt variabeln 'Enskilda svar' i rapportens dataset - Om du aktiverar inställningen Tillåt variabeln 'Enskilda svar' i rapportens dataset kommer det i de rapporter du skapar på enkäten att vara möjligt att visa varje enskild respondents svar separat. Du kan i rapporten t.ex. använda variabeln Enskilda svar som bakgrundsserie på en fråga, och därigenom skapa en korstabell där svaren visas grupperade per respondent. Du kan också använda variabeln Enskilda svar som urval i en delrapport, och därigenom skapa en rapport som innehåller en enskild respondents svar. Maximalt antal respondenter - Om funktionen Begränsning av antal respondenter är aktiverad för systemet, kan du utläsa två uppgifter gällande hur många respondenter som är möjliga att koppla till enkäten. Din individuella gräns är angiven i parentesen och styrs av inställningar för de användargrupper du tillhör. Om du behöver överskrida gränsen kan du lägga in en användare med högre gräns som behörig användare (se ovan). Denna användare kan då infoga de extra respondenterna till enkäten. Om den behöriga användaren dessutom har behörigheten att höja gränsen på enkätnivå (se avsnittet Användarrättigheter), kan denne höja talet angivet i rutan. Det innebär då att möjligheten att lägga in de extra respondenterna överlåts till enkätens ägare. Den som är superadministratör ser dessutom en extra kryssruta att markera; Ignorera respondentbegränsningar. En sådan markering gör att enkäten undantas alla inställningar som gäller respondentbegränsning. Organisationsbehörighet Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer kan du under rubriken Organisationsbehörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till enkäten, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella överliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till enkäten, medan övriga organisationer har symbolen.

32 32 För att en användare i en kopplad organisation ska ha tillgång till enkäten krävs att denne via sin grupp har behörigheten Tillgång till enkäter > Alla enkäter. Publicering Enkätens publiceringsperiod Ange publiceringsperiod under vilken enkäten är möjlig att besvara. Startoch slutdatum kan skrivas in, eller väljas genom att klicka på kalendersymbolen. Datumformatet är beroende av vilket språk du loggat in med. Loggar du in på svenska anges datum med formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Publiceringsperioden kan förlängas om du inte fått in tillräckligt med svar, även efter att du avslutat enkätkonstruktionen. När undersökningen så småningom är avslutad ska enkäten stängas. Detta kan göras manuellt, se avsnittet Stäng enkät. För att inte riskera att glömma bort detta kan du se till att det sker automatiskt genom att markera kryssrutan Stäng enkäten automatiskt när publiceringsperioden avslutas. Om du vill att den som skapade enkäten ska bli uppmärksammad på att enkäten har stängts automatiskt markerar du kryssrutan Skicka en epostnotifikation till ägaren när enkäten stängs. Innehållet i det meddelande som då skickas bestäms av en mall som administratören skapar under Administration > E-post och utskick > Mallar > E-postnotifikation till enkätägare. Meddelande vid ogiltigt svar När en respondent skickar in en enkät visas meddelanden i de fall när en obligatorisk fråga inte är besvarad, eller om ett ogiltig värde angetts som svar på en fråga. Vid Meddelande vid ogiltigt svar kan du välja två olika sätt att presentera dessa meddelanden. Standard innebär att en ikon visas bredvid frågan som inte är korrekt ifylld. Genom att placera muspekaren över ikonen kan respondenten se en beskrivning av vad som är fel. Om du väljer Utökat visas istället en information överst på enkäten med länkar till samtliga frågor som ej är korrekt ifyllda. Att välja den utökade presentationen är ett sätt att tillgänglighetsanpassa enkäten för synskadade personer som använder skärmläsningsprogram. Utskrift av enkät Väljer du Ja vid Respondenten kan skriva ut enkäten innan den skickas kommer knappen Skriv ut att finnas tillgänglig bredvid knappen Skicka nu, när respondenten besvarar enkäten. Vid utskrift rekommenderas att en inställning aktiveras i webbläsaren som gör att bakgrunden (färger och bilder) skrivs ut.

33 33 Knapparna 'Spara' och 'Föregående sida' På icke-anonyma respondentenkäter har respondenten tillgång till knappen Spara - skicka senare när enkäten besvaras. Du kan dölja denna knapp genom att välja Nej vid Respondenter kan spara sina svar och återuppta besvarandet senare, om du vill att respondenten ska besvara och skicka in enkäten vid ett och samma tillfälle. Om du vill att respondenten ska besvara enkätens frågor i den ordning som du har bestämt, utan att ha möjlighet att gå bakåt i enkäten, kan du välja Nej vid Respondenter kan gå tillbaka till föregående sida. Respondenten kommer då inte att ha tillgång till knappen Föregående sida när enkäten besvaras. När enkät har skickats Du kan påverka vad som händer efter att respondenten klickat för att skicka enkäten. Välj ett av följande alternativ: Visa Tack-meddelande - ett meddelande visas på skärmen som tackar respondenten för deltagandet. Läs mer om olika tackmeddelanden nedan. Gå till webbsida - ange webbsida som respondenten ska förflyttas till. Om du väljer att ett tack-meddelande ska visas kan du bestämma hur detta ska se ut. I valboxen vid Tack-meddelande kan du välja bland de mallar för tack-meddelande som har skapats under Mallar > Enkätdesign. I valboxen visas varje mall med ett ID-nummer till vänster, och en förhandsgranskning av dess utseende. Du kan också välja alternativet Enkelt om du vill visa ett meddelande med texten Tack för din medverkan. Denna text kan ändras under Administration > Språk och översättningar > Översättning > Enkättexter. När du har valt ett tack-meddelande blir också fliken Tack-meddelande tillgänglig. Där får du möjlighet att anpassa utseendet på det tackmeddelande du har valt. Se detta avsnitt för mer information. Om du har anpassat ett tack-meddelande under fliken Tack-meddelande, visas detta i valboxen med symbolen * istället för ett ID-nummer. Symbolen indikerar också att det är ett anpassat tack-meddelande. Observera att programmet endast sparar det senast anpassade tackmeddelandet. Om du väljer ett annat tack-meddelande, och anpassar det, försvinner det första från valboxen. Väljer du att visa tack-meddelande för respondenten kan du också aktivera inställningen Tillåt respondenter att ladda ner en PDF med deras svar. Knappen Ladda ner svar som PDF kommer då att finnas tillgänglig som en del av tack-meddelandet. PDF-filen som respondenten kan ladda ner kommer att innehålla dennes svar på de frågor som besvarats. Obesvarade frågor inkluderas inte i filen. Vill du ge respondenterna en bekräftelse på att deras svar har registrerats kan du på respondentenkäter aktivera inställningen E-postkvitto till respondenter när de skickar in enkäten. Ett e-postmeddelande kommer då att skickas till den e-postadress som respondenten har i sina

34 34 respondentuppgifter. Om du aktiverar inställningen Inkludera PDF med svar i e-postkvitto kommer en PDF-fil med respondentens svar att bifogas i epostmeddelandet. Finns det flera e-postkonton konfigurerade i er Survey&Report kan du välja vilket e-postkonto e-postkvittot ska skickas från. E-postkvittots innehåll bestäms av den mall som du väljer vid E-postmall. Mallar för e-postkvitto skapas av administratör under Administration > Epost och utskick > Mallar > E-postkvitto. Enkätens URL Vid rubriken Adress ser du enkätens URL-adress. Den första delen av URLadressen syftar på programmet och kan inte bytas ut. Däremot kan den automatiskt genererade ändelsen av typen Survey/234 bytas ut mot något mer beskrivande, exempelvis kundrelationer. Anpassa Enkätens URL 1. Skriv valfri text i fältet Anpassad URL. Observera att den inte får inledas med survey, preview eller report. Enkätens URL måste bli unik och den får inte innehålla tecknen &?#:%. 2. Spara din ändring. Du ser nu hur enkätens URL-adress har lagt till din ändelse istället för Survey/(nummer). Publik förhandsgranskning Innan du avslutar enkätkonstruktionen kanske du vill låta någon annan förhandsgranska enkäten och godkänna den. Genom att välja Ja vid Aktiverad under Publik förhandsgranskning blir enkäten tillgänglig via den länk som visas vid Adress. Vill du skydda enkäten med ett lösenord väljer du Ja vid Lösenordsskyddad, och skriver in önskat lösenord i fältet därunder. Den som går till enkäten via länken får ett meddelande om att enkäten visas i förhandsgranskningsläge. Om respondentkategorier finns kopplade till enkäten finns i förhandsgranskningsläget knappen Respondentkategorier. Denna knapp kan användas för att se enkäten ur olika respondentkategoriers perspektiv. Detta är användbart för att testa eventuella filter som visar/döljer frågor beroende på kategoritillhörighet. När konstruktionsfasen avslutas kommer den publika förhandsgranskningen automatiskt att inaktiveras. Det är dock fortfarande möjligt att aktivera den igen genom att välja Ja vid Aktiverad. Inledningstext Inledningstexten visas ovanför första frågan i enkäten och kan användas för att ge en inledande information till respondenten. Är din enkät flerspråkig skapar du en inledningstext för varje språk som används. Välj först önskat språk i valboxen högst upp. Du kan även använda översättningsgränssnittet, se nedan.

35 35 Inledningstexten skapar du i en editor där det finns knappar för: Ångra, Gör om Formatmall: Normal, Rubrik 1-6 Typsnitt Teckenstorlek Textfärg, Bakgrundsfärg Stil: Fet, Kursiv, Understruken Justering: Vänster, Centrerad, Höger, Marginal Indrag: Öka, Minska Horisontellt streck Numrerad lista, Punktlista Infoga bild, Infoga dokument Infoga länk, Ta bort länk I verktygsfältet finns även knappar och valboxar för att infoga följande data som hämtas från aktuell enkät och respondent: Enkät: Enkätnamn Enkätkategori: Välj Alla enkätkategorier för att infoga samtliga enkätkategorier som enkäten tillhör, eller välj önskad enkätkategori för att infoga den eller de underkategorier till enkätkategorin som enkäten tillhör Respondent (endast för respondentenkäter): Förnamn Efternamn Organisation Respondentegenskap Respondentkategori (endast de kategorier som kopplats till enkäten) Infoga bilder 1. Ställ markören där du vill infoga bilden och klicka på knappen för att gå till bildarkivet. 2. Klicka på den mapp där bilden du vill infoga ligger. Du kan också söka fram den genom att klicka på knappen. 3. Markera bilden genom att klicka på dess namn i listan, så att dess rad blir markerad i färg. 4. Klicka på knappen Infoga. Se avsnittet Administration > Dokument- och bildarkiv för information om hur du laddar upp bilder till bildarkivet.

36 36 Justera bilder Du kan justera en bild så att den lägger sig till höger eller vänster, omgiven av eventuell text som finns i samma stycke. Högerklicka på bilden och välj Placering (Vänster eller Höger) samt vilka marginaler du vill ha runt bilden. Länka till filer 1. för att gå till dokumentarkivet. 2. Klicka på den mapp där filen du vill länka till ligger. Du kan också söka fram den genom att klicka på knappen. 3. Markera filen genom att klicka på dess namn i listan, så att dess rad blir markerad i färg. 4. Klicka på knappen Infoga. Se avsnittet Administration > Dokument- och bildarkiv för information om hur du laddar upp filer till dokumentarkivet. Länka till webb- eller e-postadress 1. Markera texten eller bilden som ska utgöra länken. När det gäller bilder räcker det i vissa webbläsare att du klickar på bilden för att markera den, medan du i andra webbläsare markerar bilden genom att hålla ner muspekaren och dra från den ena änden av bilden till den andra. 2. Klicka på knappen. 3. Välj fliken Hyperlänk eller E-post beroende på vilken typ av adress du vill länka till. 4. Skriv in önskad Adress. 5. Klicka OK. Översätta inledningstext Är din enkät flerspråkig skapar du en inledningstext för varje språk som används. När du gjort inledningstexten på ett språk kan du översätta den till övriga språk genom att klicka på knappen Översätt. I fönstret som öppnas väljer du i den vänstra halvan språket du vill översätta från, och i den högra det språk du vill översätta till. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten som du klickar på för att få en automatisk översättning. Givetvis bör du kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att den automatiska översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Språk och översättningar för mer information.

37 37 Sidhuvud/sidfot Under Grundläggande information > Egenskaper > Utseende kan du ange att sidhuvud och/eller sidfot ska visas på varje sida i enkäten. Fliken Sidhuvud/sidfot blir tillgänglig om du i någon av valboxarna Sidhuvud och Sidfot valt en av de mallar för sidhuvud respektive sidfot som har skapats under Mallar > Enkätdesign. Fliken är inte tillgänglig om alternativet Ingen är valt vid både Sidhuvud och Sidfot. Du kan under fliken Sidhuvud/sidfot göra önskade ändringar av det valda sidhuvudets/sidfotens layout. Redigera sidhuvud/sidfot Om din enkät är flerspråkig väljer du vilket språk du vill anpassa sidhuvud/sidfot för. Klicka sedan på någon av knapparna Redigera sidhuvud eller Redigera sidfot, beroende på vad du vill göra. Sidhuvudet/sidfoten redigerar du i en editor där du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder, länkar samt enkät- och respondentdata. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Inledningstext för information om hur du infogar och justerar bilder, och hur du länkar till filer, webb- eller e-postadresser. Klicka på Spara när du är klar. Översätta sidhuvud/sidfot Är din enkät flerspråkig kan du anpassa sidhuvud/sidfot för varje språk som används. När du anpassat sidhuvudet eller sidfoten på ett språk kan du, innan du lämnar redigeringsläget, göra en översättning till övriga språk genom att klicka på knappen Översätt. I fönstret som öppnas väljer du i den vänstra halvan språket du vill översätta från, och i den högra det språk du vill översätta till. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten som du klickar på för att få en automatisk översättning. Givetvis bör du kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att den automatiska översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Språk och översättningar för mer information. Tack-meddelande Under Grundläggande information > Egenskaper > Utseende kan du ange att ett tack-meddelande ska visas när respondenten skickar enkäten. Fliken Tack-meddelande blir tillgänglig om du i valboxen Tack-meddelande valt en

38 av de mallar för tack-meddelande som har skapats under Mallar > Enkätdesign > Tack-meddelande. Fliken är inte tillgänglig om alternativet Enkelt har valts. Du kan under fliken Tack-meddelande göra önskade ändringar av det valda tack-meddelandets layout. Redigera tack-meddelande Om din enkät är flerspråkig väljer du vilket språk du vill redigera tackmeddelandet för i valboxen högst upp. Tackmeddelandet redigerar du i en editor där du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder, länkar samt enkätens namn och enkätkategori. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Inledningstext för information om hur du infogar och justerar bilder, och hur du länkar till filer, webb- eller e-postadresser. Klicka på Spara när du är klar. Översätta tack-meddelande Är din enkät flerspråkig kan du anpassa tack-meddelandet för varje språk som används. När du anpassat tack-meddelandet på ett språk kan du göra en översättning till övriga språk genom att klicka på knappen Översätt. I fönstret som öppnas väljer du i den vänstra halvan språket du vill översätta från, och i den högra det språk du vill översätta till. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten som du klickar på för att få en automatisk översättning. Givetvis bör du kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att den automatiska översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Språk och översättningar för mer information. Mallar Ett sätt att skapa en enkät är att basera den på en enkätmall. Under menyn Enkät > Konstruktion > Mallar kan du lägga till enkätmallar med tillhörande frågor till din enkät, även efter att enkäten skapats. Detta är användbart om du vill kombinera frågor från flera olika enkätmallar i samma enkät. Inställningarna under Grundläggande information eller valt tema under Design påverkas inte när du lägger till ytterligare mallar. Enkätmallarna skapas under Mallar > Enkätmallar. Gränssnittet består av två kolumner: I den vänstra kolumnen Tillgängliga visas alla enkätmallar som kan kopplas till enkäten. Ovanför kolumnen kan du filtrera vilka enkätmallar som ska visas i listan, genom att välja en enkätkategori eller genom att skriva in en söktext, och 38

39 klicka på knappen. Du kan förhandsgranska en mall genom att klicka på miniatyrbilden till vänster om titeln. enkäten. till höger om mallens titel för att kopplas mallen till I den högra kolumnen Valda ser du de enkätmallar som valts. Du kan lägga till hur många mallar du vill till enkäten. Om enkäten är skapad baserad på en enkätmall, kommer denna mall att räknas som huvudmall. Det är inte möjligt att ta bort huvudmallen från enkäten, vilket symbolen visar. Placering Du kan byta plats på mallarna i kolumnen Valda genom att dra och släppa dem till en ny plats. Enkätmallarna kan dock ha en fast placering, angiven i dess inställningar under Mallar > Enkätmallar > Grundläggande information > Inställningar (Överst eller Nederst). Om flera mallar med samma inställning för placering, t.ex. Överst, har kopplats till enkäten, avgör deras inbördes ordning i kolumnen Valda, i vilken ordning mallarnas frågor kommer i enkäten. Klicka Spara eller Spara och förhandsgranska för att bekräfta placeringen. Om du försöker spara en placering som inte överensstämmer med mallarnas fasta placering, får du ett meddelande om att mallarnas ordning ändrats enligt deras inställningar för placering. Ta bort en mall För att ta bort en vald enkätmall klickar du på knappen mallen. till höger om Spara När du är klar klickar du på Spara. Genom att klicka på Spara och förhandsgranska sparas dina ändringar och du kan förhandsgranska enkäten i ett popup-fönster. Frågor Översiktsläget När du klickar på menyn Frågor visas enkätens frågor i en översikt. Om enkäten inte har några frågor sedan tidigare är denna knapp det enda du ser: Knappen används för att skapa första frågan. 39

40 40 Om frågor finns visas dessa knappar till höger om varje fråga: Knapparna används för att: Skapa ny fråga, ovanför den aktuella Redigera fråga Kopiera fråga Justera fråga Ta bort fråga Skapa ny fråga, under den aktuella Se information nedan om respektive knapps funktion. Skapa fråga Om enkäten inte har några frågor sedan tidigare är denna knapp det enda du ser när du klickar på menyn Frågor: Klicka på knappen för att skapa första frågan. Finns redan skapade frågor visas knappar till höger om varje fråga. Klicka på den översta knappen om du vill skapa en ny fråga över den aktuella frågan, eller på den nedersta fråga under. om du vill skapa en ny Vill du lägga till en fråga sist i enkäten kan du klicka på knappen längst ner. Du kommer till redigeringsläget för frågan, där du bestämmer frågetyp, samt anger frågetitel, svarsalternativ och inställningar. Se avsnittet Redigeringsläget för mer information. Klicka på knappen Skapa.

41 41 Redigera fråga Om du vill göra en förändring på en befintlig fråga klickar du på knappen för att komma till redigeringsläget. Se avsnittet Redigeringsläget för mer information. Kopiera fråga Ett enkelt sätt att skapa en fråga är att kopiera en befintlig. Detta är särskilt användbart om din nya fråga ska ha samma svarsalternativ som den befintliga frågan. Klicka på knappen vid frågan du vill kopiera. Vid varje fråga visas nu två klistra-in-knappar. Klicka på knappen för att klistra in den kopierade frågan över aktuell fråga, eller på knappen för att klistra in frågan under. En identisk kopia av frågan du kopierade infogas. Klicka på knappen för att redigera frågan. När du klickar på kopieringsknappen byter den utseende till används för att avbryta kopieringen. och Justera fråga Klickar du på knappen vid en fråga får du följande val: Hela radens bredd - frågan upptar hela enkätens bredd Till vänster - frågan upptar halva enkätens bredd och justeras till vänster Till höger - frågan upptar halva enkätens bredd och justeras till höger Om du väljer att vänsterjustera en fråga och därefter högerjusterar den nästkommande frågan, kommer de två frågorna att dela rad. Ta bort fråga Klicka på knappen och bekräfta borttagningen med OK. Frågesymboler Filter är ett sätt att visa/dölja frågor beroende på vad respondenten svarar. Om filter används visas följande symboler i anslutning till frågorna som ingår i filtret: Frågan är dold från start och visas först när respondenten har svarat på ett visst sätt Frågan utgör villkor i ett filter

42 42 Frågan ingår i ett filter Läs mer om att använda filter i avsnittet Filter. Är frågan obligatorisk visas denna ikon: Om enkäten är skapad från en enkätmall vars frågor är låsta, visas symbolen vid frågorna som är hämtade från mallen. Dessa frågor kan inte redigeras, tas bort eller flyttas. Skapa ny sida Om du vill lägga in en sidbrytning efter den sista frågan på sidan klickar du på knappen Ny sida. En ny tom sida visas, och du klickar på knappen överst på sidan för att skapa den första frågan på den nya sidan. Sidan sparas först när en fråga har skapats på den. Ett annat sätt att skapa ny sida är att gå in under fliken Ordna. Där kan du också på ett enkelt sätt ändra ordningen på frågorna och även flytta dem mellan sidorna. Se avsnittet Ordna för mer information. Växla sida Om enkäten innehåller flera sidor växlar du mellan dem med hjälp av knapparna längst ner. Olika sätt att växla sida: Klicka på önskat sidnummer Gå en sida bakåt eller framåt med knapparna Gå till första eller sista sidan i enkäten med knapparna respektive respektive Importera frågor Genom att klicka på knappen Importera frågor längst ner, kan du söka fram och importera frågor från andra enkäter. I fönstret som öppnas söker du först fram den enkät där frågan finns. Skriv in hela eller del av enkätnamnet i sökfältet och klicka på Sök. Lämnar du sökfältet tomt kommer samtliga enkäter att listas. Om du vill importera en fråga från en arkiverad enkät markerar du kryssrutan Inkludera arkiverade enkäter. Klicka på den enkät där frågan finns. Enkätens frågor listas i högra delen av fönstret. Du kan även använda sökfältet under rubriken Frågor för att hitta önskad fråga. Skriv in hela eller del av frågetiteln och klicka på Sök. Markera frågan eller frågorna du vill importera och klicka på OK. Frågan/frågorna infogas längst ner i enkäten.

43 43 Redigeringsläget Titel I fältet Titel skriver du in frågans formulering. Har du valt att inte ha automatisk frågenumrering, skriver du in önskat frågenummer direkt före frågan. Frågetitlarnas generella utseende bestäms av de inställningar som gjorts under Konstruktion > Design. Du kan även formatera enskilda frågetitlar med knappen längst till höger i fältet. Frågetyp Typ Under denna rubrik väljer du en frågetyp som är lämplig för den fråga du vill ställa. I valboxen Typ är Standardfrågor förvalt. Övriga val i valboxen är Informationstexter och Avancerade frågor. Det sistnämnda valet är enbart tillgängligt för den som har tilläggsfunktionen SR-Advanced Survey. Standardfrågor För att underlätta valet är frågetyperna grupperade under olika rubriker. Enval Används när det ska vara möjligt att välja endast ett av svarsalternativen. Ja/Nej - svarsalternativen Ja och Nej läggs in automatiskt Radioknappar - alla svarsalternativ är synliga Valbox - tar mindre plats om det är många svarsalternativ

44 Värdering - lämpar sig för betygsättning Flerval Används när det ska vara möjligt att välja flera svarsalternativ. Kryssrutor - alla svarsalternativ är synliga Flervalslista - tar mindre plats om det är många svarsalternativ. Informera gärna i anslutning till frågan om att man håller ner Ctrl eller Shift för att markera flera alternativ. Matris Används när samma uppsättning svarsalternativ ska användas till flera frågor. Radioknappar - möjligt att välja endast ett av svarsalternativen 44

45 Kryssrutor - möjligt att välja flera svarsalternativ Värdering - lämpar sig för betygsättning Ranking - används för rangordning. Varje svarsalternativ kan endast väljas en gång. Numerisk Används när numeriska värden efterfrågas. Fält - ett fält där svar endast kan ges med siffror Intervall - ett intervall i form av ett frånvärde och ett tillvärde anges med siffror 45

46 Skala - ett numeriskt värde anges på en skala Intervallskala - ett intervall i form av ett frånvärde och ett tillvärde anges på en skala Multipel - ett numeriskt fält vid varje underfråga. Svar kan endast ges med siffror. Text Används när svar ska ges med fri text. Textfält - ett fält där texten skrivs på en enda rad, lämpligt för kortare textsvar Textarea - ett större fält med möjlighet till radbrytningar, lämpligt för längre textsvar 46

47 47 Datum/tid Används när svar ska ges i form av datum och/eller klockslag. Datum och tid - svar skrivs in i form av datum och/eller klockslag. Datum kan även väljas i kalendern, medan tid kan väljas med pilarna. Intervall - ett intervall mellan två datum och/eller klockslag anges Övrigt Bifogad fil - ger respondenten möjlighet att ladda upp en fil Avancerade frågor Valet Avancerade frågor i valboxen Typ är enbart tillgängligt för den som har tilläggsfunktionen SR-Advanced Survey. För att underlätta valet är frågetyperna grupperade under olika rubriker. Enval Bildkarta - respondenten svarar genom att klicka på markerade zoner i en bild. Det är möjligt att välja endast ett av svarsalternativen.

48 Flerval Bildkarta - respondenten svarar genom att klicka på markerade zoner i en bild (se föregående frågetyp). Det är möjligt att välja flera svarsalternativ. Matris Sida vid sida - två matriser, sida vid sida. Kan t.ex. användas för att ge ett omdöme om något, och samtidigt ange om detta är viktigt. Öppen matris Numerisk - ger möjlighet till önskat antal numeriska fält vid matrisens frågor Text - ger möjlighet till önskat antal textfält vid matrisens frågor Datum - ger möjlighet till önskat antal datumangivelser vid matrisens frågor 48

49 Tid - ger möjlighet till önskat antal tidsangivelser vid matrisens frågor Informationstexter Du kan lägga in informationstexter var du vill i enkäten, t.ex. som en inledning till en grupp frågor, eller som en avslutning sist i enkäten. 1. Klicka på knappen Lägg till fråga på den plats i enkäten där du vill lägga till informationstexten. 2. Välj Informationstexter i valboxen vid Typ 3. Välj frågetyp: Text eller Popup-text 4. Skriv in en Titel, vilken kommer att visas som en rubrik 5. Skapa texten i editorn. Om du valt typen Text kommer texten att visas direkt under rubriken i enkäten. Typen Popup-text innebär att endast rubriken visas i enkäten, och att respondenten klickar på knappen Visa för att läsa texten. Popup-text tar liten plats och lämpar sig därför för längre texter, och i de fall där man vill att det ska vara ett aktivt val av respondenten att visa texten. Tema Förinställningen är att enkätens tema används för alla frågor i enkäten. Beroende på vilka rättigheter du har fått i systemet, kan du ändra utseende för en enskild fråga genom att använda ett annat tema på frågenivå. Programmet tillämpar då alla inställningar som du har definierat under rubrikerna Fråga och Frågetitel i det avvikande temat, enbart för denna fråga. Inställningar Under rubriken Inställningar kan följande inställningar göras. Några är generella för alla frågetyper, medan andra finns tillgängliga beroende på vald frågetyp. Generella, tillgängliga för alla frågetyper: Obligatorisk - frågan måste besvaras 49

50 Dold från början - frågan visas först när respondenten gett ett visst svar enligt inställningar i en logik Tillåt kommentar från respondenten - ett kommentarsfält visas i anslutning till frågan. Under rubriken Kommentarstext bestämmer du vilken rubrik kommentarsfältet ska ha. Visa numrering - Om Decimal eller Romersk valts vid Frågenumrering under Grundläggande information kommer frågorna att numreras automatiskt. Här bestämmer du om frågenumret ska visas på den aktuella frågan. Export-ID - Endast tillgänglig i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey. Vid export av data under Enkät > Datainsamling > Export kommer frågan att benämnas med det export-id du anger här. 50 Specifika svarsalternativ 'Vet ej' - lägger till ett 'Vet ej'-alternativ på frågan. Texten och värdet kan justeras i tabellen med svarsalternativ. Inställningen är tillgänglig på frågetyperna: Ja/Nej, Radioknappar, Valbox, Kryssrutor, Flervalslista, Matris - Radioknappar, Matris - Kryssrutor samt Matris - Ranking. 'Vet ej '-alternativet är dolt tills en kontroll av frågan är gjord - kan läggas till när ' vet ej ' - alternativet ovan används för obligatoriska frågor. Inställningen används för att uppmuntra respondenten att välja något av de andra alternativen. Först när respondenten har försökt att lämna frågan obesvarad visas ' Vet ej '-alternativet. Valfritt svar - lägger till ett svarsalternativ som respondenten själv namnger. Inställningen är tillgänglig på frågetyperna: Radioknappar, Valbox, Kryssrutor och Flervalslista. Svarsalternativsökning Möjliggör sökning av svarsalternativ - inställningen är tillgänglig på frågetyperna: Valbox och Flervalslista. Om du markerar denna kryssruta kommer ett sökfält att visas vid frågan i enkäten. Respondenten skriver in hela eller en delar av det svarsalternativ som denne vill välja. De matchande sökalternativen visas i en lista och respondenten kan välja det önskade svarsalternativet ur listan. Under rubriken Texter för svarsalternativsökning har du möjlighet att anpassa de texter som respondenten kommer att läsa i enkäten vid svarstillfället. Observera! Sökning av svarsalternativ fungerar inte i mobilläge. Där visas frågan som en vanlig valbox/flervalslista. Kräv att en sökning görs om frågan innehåller fler än 75 svarsalternativ - kan läggas till om man markerat ovanstående funktion. Vid fler än 75 svarsalternativ kan inte alla svarsalternativ visas från början. Endast de 50 första alternativen visas innan en sökning har gjorts. För att inte dessa 50 alternativ ska få en fördel kan du kräva att alla alternativ är dolda tills en sökning har gjorts. Begränsa antal svarsalternativ Minsta antal som måste markeras - inställningen är tillgänglig på frågetyperna Kryssrutor och Flervalslista. Aktiverar du inställningen

51 51 får du i fältet under ange minsta antal svarsalternativ som respondenten måste markera. Anger du ett minsta antal blir frågan automatiskt markerad som obligatorisk, men du kan avmarkera kryssrutan vid Obligatorisk om du vill. Högsta antal svarsalternativ som får markeras - inställningen är tillgänglig på frågetyperna Kryssrutor och Flervalslista. Aktiverar du inställningen får du i fältet under ange högsta antal svarsalternativ som respondenten får markera. Orientering Horisontell eller Vertikal - bestämmer om svarsalternativen presenteras horisontellt eller vertikalt. Väljer du Horisontell kan du även välja Centrerad. Inställningen är tillgänglig på frågetyperna Radioknappar och Kryssrutor. Orientering i pappersenkät Horisontell eller Vertikal - inställningen är tillgänglig på frågetyperna Ja/Nej, Radioknappar, Valbox, Värdering, Kryssrutor och Flervalslista om du har tilläggsmodulen SR-Advanced Survey. Inställningen bestämmer om svarsalternativen presenteras horisontellt eller vertikalt vid utskrift på pappersenkät. Värdering Visa etikett - inställningen är tillgänglig på frågetyperna Värdering och Matris - Värdering, och avgör om en dataetikett med det angivna svaret ska visas. Numeriska inställningar Använd gränser - respondentens svar måste ligga inom de gränser som anges vid Min och Max. Om svaret ligger utanför visas ett meddelande om att svaret var ogiltigt. Inställningen är tillgänglig på frågetyperna Numerisk - Fält, Numerisk - Intervall samt Numerisk Multipel. Tillåt decimaltal - avgör om respondenten kan svara med decimaltal, eller enbart med heltal. Inställningen är tillgänglig på frågetyperna Numerisk - Fält, Numerisk - Intervall samt Numerisk Multipel. Min, Max och Steg - Min och Max används dels i kombination med inställningen Använd gränser (se ovan). På frågetyperna Skala och Intervallskala anger Min och Max skalans ändpunkter, medan Steg anger skalans gradering. Visa dataetikett, Visa prefix och Visa suffix - inställningarna är tillgängliga på frågetyperna Skala och Intervallskala, och avgör om en dataetikett med det angivna svaret ska visas under skalan, samt om texter ska visas vid skalans ändpunkter. Texterna skrivs in i fälten under Visa prefix och Visa suffix. Som prefix och suffix kan du t.ex. skriva in skalans Min- och Maxvärde, eller kan du med text beskriva skalans ytterligheter. Klicka på knappen om du vill formatera texten.

52 52 Validering Giltig e-postadress - inställningen är tillgänglig på frågetypen Textfält, och innebär att respondentens svar måste ha giltigt format för e-postadress. Begränsat antal tecken - aktiverar du inställningen får du vid Min och Max ange lägsta respektive högsta antal tecken som respondenten får använda. Inställningen är tillgänglig på frågetyperna Textfält och Textarea. Datum/Tid Datum och Tid - välj vad frågan ska innehålla genom att markera önskade kryssrutor. Inställningen är tillgänglig på frågetyperna Datum och tid samt Datum/tid - Intervall. Använd validering - aktiverar du inställningen får du vid Från och Till ange tidigaste respektive senaste tidsangivelse (datum och/eller tid) som respondenten får ange. Inställningen är tillgänglig på frågetyperna Datum och tid samt Datum/tid - Intervall. Bildkarta (endast i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey) Visa svarsalternativ som text - avgör om respondenten ska kunna besvara frågan även via de vanliga svarsalternativen, eller endast genom att klicka i bilden Visa tooltips - avgör om svarsalternativets text ska visas som ett tooltip när respondenten pekar på zonen Visa zoner - avgör om zonerna alltid ska vara synliga i bilden Visa zoner vid hovring - avgör om zonerna ska bli synliga när respondenten pekar på dem, alternativt ändra färg om zonerna alltid är synliga Matris - Sida vid sida (endast i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey) Vilka frågetyper de två matriserna ska ha väljer du i valboxarna Frågetyp vänster matris och Frågetyp höger matris. Välj bland följande: Radioknappar Kryssrutor Värdering Ranking Numerisk Text Öppen matris - Numerisk (endast i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey) Validering - ange vad du vill validera summan av: Ingen, Rader, Kolumner eller Totalt. Ange sedan önskat värde vid Min-summa respektive Max-summa. Summering - ange vad du vill visa summering för: Ingen, Rader, Kolumner eller Totalt.

53 53 Öppen matris - Tid (endast i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey) Begränsa till 24 timmar - aktiveras inställningen kan respondenten högst ange 24 timmar per fält Validering - ange vad du vill validera summan av: Ingen, Rader, Kolumner eller Totalt. Ange sedan önskat antal timmar vid Minsumma respektive Max-summa. Summering - ange vad du vill visa summering för: Ingen, Rader, Kolumner eller Totalt. Alternativ Denna rubrik finns på de frågetyper där respondenten ska ha alternativ att välja bland. Från början finns bara ett fält, avsett för det första alternativet. Klicka på knappen för att skapa nya fält för det antal alternativ som frågan ska ha. Du kan också skapa nya alternativ genom att trycka på tabbtangenten. För att ta bort ett alternativ klickar du på knappen. Skriv in alternativens text i fälten. Om du vill kan du klicka på knappen för att formatera texten, t.ex. framhäva ett visst ord med annan färg eller stil. Alternativen får en värdesiffra som visas i fältet Värde. Denna värdesiffra kommer sedan att gälla för alternativet i rapporter som skapas på enkäten. Alternativen numreras automatiskt så att det första får värdet 1, det andra 2 osv. Om du vill kan du ändra så att alternativen får önskat värde. Vill du byta plats på alternativen pekar du på symbolen längst till vänster på raden. När markören ändras till ett pilkors kan du hålla ner vänster musknapp och dra alternativet till en ny plats. Om du har många svarsalternativ kan du klistra in svarsalternativen istället. Klicka på den nedre fliken Text. Klistra in svarsalternativen, separerade med radbrytning. Växla sedan till fliken Normal för att se svarsalternativen och eventuellt göra justeringar. Utöver de här fasta alternativen kan du på vissa frågetyper lägga till alternativen 'Vet ej' och Valfritt svar, se Specifika svarsalternativ ovan.

54 54 Underfråga I matriser används samma uppsättning svarsalternativ till flera frågor, vilka benämns underfrågor. Underfrågorna visas som radrubriker i matrisen, och alternativen som kolumnrubriker. I exemplet nedan har olika webbläsare lagts in som underfrågor. Underfrågorna skapas på samma sätt som svarsalternativen, se Alternativ ovan. Frågetyper med speciella alternativ Frågetyperna nedan är enbart tillgängliga för den som har tilläggsfunktionen SR-Advanced Survey. Matris - Sida vid sida Frågetypen Matris - Sida vid sida innehåller två matriser. Svarsalternativen i dessa skapas på vanligt sätt under rubrikerna Alternativ för vänster matris och Alternativ för höger matris. Du kan också ange en Titel för respektive matris. Bildkarta I denna frågetyp svarar respondenten genom att klicka på zoner i en bild. Svarsalternativen skapas på vanligt sätt under rubriken Alternativ. Under varje svarsalternativ anger du om det ska motsvaras av en Cirkel eller en Rektangel i bilden, och om zonen ska vara Synlig. Klicka på Infoga bild och hämta bilden från bildarkivet. Se avsnittet Dokument- och bildarkiv för mer information om hur du laddar upp och infogar bilder. Placera zonerna på önskad plats i bilden genom att peka på dem, klicka och dra. För att se vilken zon som ett svarsalternativ motsvarar klickar du i fältet där du skrev in svarsalternativet. Zonen markeras då i bilden. Förstora eller förminska en zon genom att klicka och dra på fyrkanten vid dess ram. Under Zonfärger väljer du vilka färger zonerna ska ha när respondenten besvarar frågan. En zon kan ha olika färg enligt följande: Normal, Normal - svarsalternativet är inte valt och markören är inte placerad över zonen

55 55 Normal, Vald - svarsalternativet är valt och markören är inte placerad över zonen Hovring, Normal - svarsalternativet är inte valt och markören är placerad över zonen Hovring, Vald - svarsalternativet är valt och markören är placerad över zonen Klicka på det fyrkantiga fältet vid önskad kombination, och välj färg från paletten. Det går också att skriva in färgkoden direkt. Designläget För att illustrera frågan med en bild eller en film, eller lägga till text för att ge ytterligare information kring frågan, går du in under fliken Design. Designblock Bilder och text läggs in i så kallade designblock. Välj under rubriken Designblock var sådana ska infogas: Topp - över frågan Vänster - till vänster om frågan Höger - till höger om frågan Botten - under frågan Designblocken Topp och Botten täcker hela enkätens bredd. Designblocken Vänster och Höger kan du storleksförändra genom att dra i den streckade linjen som vetter in mot frågan. Utöver dessa finns designblocket Mitten där själva frågan ligger. Även i detta block kan text, bild och film läggas in. Lägg till textarea 1. Klicka i ett infogat designblock och välj Lägg till textarea 2. En textarea infogas. Klicka i det vita fältet för att öppna en editor. 3. Skriv in och formatera texten i editorn. Klicka OK. 4. Spara Vill du redigera texten klickar du i det vita fältet för att öppna editorn

56 56 Lägg till bild 1. Klicka i ett infogat designblock och välj Lägg till bild. 2. Välj bild att infoga. Se avsnittet Dokument- och bildarkiv för mer information om hur du laddar upp och infogar bilder. 3. Spara Lägg till film 1. Klicka i ett infogat designblock och välj Lägg till film. 2. Välj film att infoga. Se avsnittet Dokument- och bildarkiv för mer information om hur du laddar upp och infogar filmer. 3. Spara Flytta textarea, bild och film Genom att klicka och dra i textareans, bildens eller filmens namnlist kan du flytta den till en annan plats inom samma designblock, eller till ett annat designblock. Ta bort textarea, bild och film Klicka på Ta bort i textareans, bildens eller filmens namnlist. Översätt enkät Om din enkät är flerspråkig gör du översättningen här. Gränssnittet är indelat i två halvor, en till vänster där du väljer språk att översätta från, och en till höger där du väljer språk att översätta till. Varje fråga och varje svarsalternativ har en egen rad, med ett fält där du skriver in översättningen. Till höger i fältet finns ikonen som du klickar på för att formatera texten, på samma sätt som när du konstruerar frågan under fliken Frågor. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten, dels på varje rad för att översätta aktuell fråga eller svarsalternativ, dels högst upp mellan språkvalboxarna för att översätta samtliga rader med ett enda klick. Givetvis bör du kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Språk och översättningar för mer information. Om någon respondent har ett angivet språk som inte används i enkäten, eller om enkäten inte översatts för detta språk, kommer denne att få besvara enkäten på dess standardspråk. Ordna Under fliken Ordna kan du ändra i vilken ordning frågorna presenteras. Du kan även skapa nya sidor, och flytta frågorna mellan sidorna.

57 57 Flytta fråga När du lägger markören över en fråga förvandlas den till ett pilkors. Håll ner vänster musknapp och dra frågan till dess nya plats, antingen inom sidan eller till en annan sida, och släpp. Skapa ny sida manuellt Du kan skapa nya sidor före eller efter befintlig sida genom att klicka på knapparna eller. Flytta sida Finns det flera sidor kan du ändra ordningen på dem. När du lägger markören över sidans rubrik förvandlas den till ett pilkors. Håll ner vänster musknapp och dra sidan, med alla dess frågor, till dess nya plats. Sidnumreringen uppdateras automatiskt. Ta bort sida Klicka på knappen för att ta bort en sida. Endast sidor som inte innehåller några frågor kan tas bort. Skapa automatiska sidbrytningar Klicka på knappen Sidbrytningar... för att öppna ett popup-fönster där du kan skapa automatiska sidbrytningar. Under Aktuella inställningar visas nuvarande antal sidor och frågor. Under Automatiska sidbrytningar kan du skapa sidbrytningar på två sätt: Ange Antal sidor - antalet frågor på varje sida anpassas automatiskt Ange Frågor på varje sida - antalet sidor anpassas automatiskt Under Resultat efter automatisk sidbrytning kan du se antal sidor och antal frågor på varje sida som sidbrytningen kommer att resultera i. Frågors synlighet Om du i enkäten har med frågor som bara vissa respondenter ska svara kan du låta dessa frågor vara dolda från början och sedan under fliken Filter och logik skapa en logik som gör att frågan visas om respondenten svarar på ett visst sätt. Att en fråga ska vara dold från början kan anges på tre olika sätt: När du skapar eller redigerar en fråga, genom att markera kryssrutan Dold från början

58 När du skapar en logik och väljer åtgärden Visa frågor, se avsnittet Filter och logik Under fliken Frågors synlighet Under fliken Frågors synlighet ser du alla enkätens frågor i en översikt och kan välja vilka av dem som ska vara dolda från början. Vid varje fråga finns en kryssruta. Om denna kryssruta är markerad innebär det att frågan är synlig från början. Du avmarkerar alltså kryssrutan vid de frågor som ska vara dolda från början. I exemplet nedan kommer frågorna Vilken kurs har du deltagit i? och Vill du ha hjälp att sluta röka? att vara dolda från början Vill du markera eller avmarkera kryssrutan vid samtliga frågor i enkäten kan du markera/avmarkera kryssrutan vid Visa alla frågor. Vill du ändra synligheten på alla frågor på en viss sida, t.ex. sida 2, markerar/avmarkerar du kryssrutan vid Sida 2. Dölja svarsalternativ och underfrågor När du skapar en logik kan du även låta åtgärden Visa delar av en fråga utföras om respondenten svarar på ett visst sätt. Med detta menas att ett eller flera svarsalternativ på en fråga med svarsalternativ, eller en eller flera underfrågor på en matrisfråga, visas. I detta fall kan du låta dessa svarsalternativ eller underfrågor vara dolda från början. Klicka på frågan för att expandera den. Avmarkera sedan kryssrutan vid de svarsalternativ/underfrågor som ska vara dolda från början. vid I exemplet ovan är samtliga svarsalternativ på frågan Ange stad dolda från början. Se avsnittet Dölja eller visa delar av frågor under Filter och logik där samma fråga används som exempel på hur man visar olika svarsalternativ beroende på vad respondenten har svarat på en villkorsfråga. På frågor där minst ett svarsalternativ eller underfråga är dold från början visas symbolen. 58

59 59 Filter OBS! Nedanstående text beskriver hur man arbetar under fliken Filter. Denna flik är numera ersatt av fliken Filter och logik. På enkäter där det finns filter skapade på det gamla sättet kommer dock fliken Filter att vara tillgänglig även fortsättningsvis. Vi rekommenderar inte samtidig användning av de två flikarna Filter respektive Filter och logik. Om du vill använda filter skapade under fliken Filter ska du inte skapa några logikdefinitioner under fliken Filter och logik. Att använda filter är ett sätt att avgöra vilka följdfrågor respondenterna ska svara på, beroende på vad de har svarat på en eller flera nyckelfrågor, eller beroende på vilken respondentkategori de tillhör. Ett filter kan beskrivas som en väg genom enkäten med ett antal frågor att besvara. Gränssnittet under Filter är uppdelat på två flikar. Under fliken Regler skapar du filtren och talar om vilka frågor som ska utgöra villkor i dem. Under fliken Inställningar avgör du sedan vilka frågor som ska besvaras längs den väg som ett filter utgör. Inställningar Under fliken Inställningar visas i ett schema de filter som skapats under fliken Regler.

60 60 För varje filter i schemat finns en lodrät rad där du kan ange vilken status enkätens frågor ska ha om filtrets villkor är uppfyllda, dvs. om de ska visas eller inte. Expanderar du en fråga genom att klicka på den nedåtriktade pilen, kan du även ange status för de olika svarsalternativen, se Filtrera svarsalternativ nedan. Du anger status genom att klicka på fyrkanten som representerar frågan eller svarsalternativet. Fyrkanten växlar då färg. De olika färgerna har dessa betydelser: Synlig Dold Status kan ej ändras eftersom frågan utgör villkor i ett filter Frågans svarsalternativ har olika status Ärver status från föregående filter vars villkor är uppfyllda Filtrera svarsalternativ Klickar du på den nedåtriktade pilen vid en fråga expanderas dess svarsalternativ. Du kan sedan välja om varje svarsalternativ ska vara synligt eller dolt. På detta sätt kan du låta respondenterna få olika svarsalternativ att välja bland, beroende på vad de har svarat på filtrets villkorsfråga. Exempel: En organisation genomför kurser på ett antal orter. Varje ort har sina egna kursledare. I en utvärderingsenkät som man skapar får respondenten först välja ort och sedan kursledare. Genom att skapa ett filter för varje ort kan man då se till att respondenten bara kan välja bland kursledarna på den ort som han/hon har valt. Filtrens ordning Längst till vänster i schemat står Inget filter vilket symboliserar frågans utgångsläge, dvs. om den ska vara synlig eller dold från början. Därefter presenteras filtren i ordning från vänster till höger. I vilken ordning filtren presenteras i schemat kan ha betydelse. Detta under förutsättning att två filter är konstruerade så att bådas villkor kan uppfyllas av samma respondent. Om de båda filtren har olika status angivna för samma fråga, kommer det filter som står längst till höger att avgöra om frågan ska vara synlig eller dold.

61 61 Exempel: Enkäten ovan har två filter. Enligt Filter 1 ska Fråga C vara dold och enligt Filter 2 ska Fråga C vara synlig. Om en respondent svarar på ett sådant sätt att båda filtrens villkor är uppfyllda kommer Fråga C att vara synlig. Filter 2, som står längst till höger, kommer alltså att avgöra statusen på Fråga C. När det gäller frågor som getts statusen Ärver status från föregående filter vars villkor är uppfyllda, ärvs statusen från vänster till höger. Frågan ärver alltså status från det närmaste filtret till vänster, vars villkor är uppfyllda. Om du vill att filtren ska komma i en annan ordning kan du flytta på dem. När du lägger markören på filtrets namn i schemat förvandlas den till ett pilkors. Håll ner vänster musknapp och dra filtret till dess nya plats och släpp. Lägg till filter Filtren skapas och definieras under fliken Regler. Ett annat sätt att skapa filter är att klicka på Lägg till filter i schemat. Du förflyttas då till fliken Regler där du namnger och definierar filtret. Se detta avsnitt för mer information. Filter och logik När du konstruerar en enkät kan du ha med frågor som bara vissa ska svara på. Om du t.ex. i en enkät vänder dig till olika yrkesgrupper, kanske du vill ställa ett antal specifika frågor som bara en viss yrkesgrupp ser och kan besvara. Detta och mycket annat kan du åstadkomma under fliken Filter och logik. Du anger här Villkor som ska vara uppfyllda för att vissa Åtgärder ska utföras. Ett villkor kan antingen vara en fråga som ska vara besvarad på ett visst sätt, eller att respondenten som besvarar enkäten tillhör en viss respondentkategori. Åtgärder som kan utföras är att en fråga (eller vissa svarsalternativ på en fråga) visas eller döljs, att respondenten hoppar till en fråga, att ett popup-meddelande visas, att respondenten flyttas till en webbsida, eller att respondenten inte kan gå vidare och skicka in enkäten.

62 Skapa logik eller på knappen Lägg till logik. Ge logiken ett Namn. Namnet är inget som respondenten ser, men för din egen skull bör du ge logiken ett namn som beskriver vad det är som ska vara uppfyllt eller vad som ska hända, t.ex. Svarat X på fråga Y, eller Visa fråga Z. Villkor Under rubriken Villkor konstruerar du ett påstående som ska vara uppfyllt. Påståendet inleds med ordet Om, och i valboxarna därunder gör du önskade val. Ett exempel på ett villkor kan se ut så här: Villkoret i exemplet ovan uppfylls alltså om frågan Har du deltagit i någon kurs under året? är besvarad med Ja. Nästa steg är att bestämma vilken åtgärd som ska utföras om villkoret uppfylls. I exemplet nedan kommer resultatet att bli att frågan Vilken kurs har du deltagit i kommer att visas. Som villkor kan du använda frågor eller respondentkategorier. Gör önskat val i valboxen Välj typ. 62

63 63 Använda fråga som villkor Välj Fråga i valboxen Välj typ. I valboxen därunder väljer du sedan den fråga som ska utgöra villkoret. Du kan använda alla frågetyper utom Datum/tid, Numerisk intervall och Numerisk intervallskala, och inte heller (i SR-Advanced Survey) Matris Sida vid sida, Öppen matris Datum och Öppen matris Tid. Underfrågor i matriser kan också användas som villkor, och du väljer då först själva matrisfrågan och sedan en underfråga. För att lättare hitta den fråga du vill välja kan du använda sökfältet och där skriva ett ord eller en fras som ingår i frågetiteln. Du specificerar sedan hur frågan ska besvaras för att villkoret ska anses uppfyllt. Nedan kan du läsa om hur detta görs beroende på vilken frågetyp frågan har. Frågetyper med svarsalternativ Villkor gällande antal svarsalternativ som respondenten har valt: Klicka i vallistan under vald fråga och välj något av nedanstående: har som minst x svar - innebär att du kan sätta en nedre gräns för hur många alternativ respondenten kan välja för att villkoret ska vara uppfyllt. I fältet nedanför anges antalet som utgör villkorets gräns. I exemplet nedan kommer alltså villkoret att vara uppfyllt ifall respondenten väljer 3 alternativ eller fler. har som mest x svar - innebär att du kan sätta en övre gräns för hur många alternativ respondenten kan välja för att villkoret ska vara uppfyllt. I exemplet nedan kommer villkoret att vara uppfyllt ifall respondenten väljer 0, 1 eller 2 alternativ. Villkor gällande vilka svarsalternativ som respondenten har valt: Klicka i fältet Välj alternativ och välj ett eller flera av frågans svarsalternativ. Ett enstaka svarsalternativ väljer du lättast genom att klicka direkt på dess namn. Vill du välja flera svarsalternativ kan du markera kryssrutan vid dem. Det finns också möjlighet att markera alla svarsalternativ genom att markera kryssrutan vid Välj alla. Det eller de valda svarsalternativen visas i fältet.

64 64 Vill du ta bort ett valt svarsalternativ klickar du på krysset vid detta. Efter att du har valt svarsalternativ väljer du ett av följande alternativ i valboxen ovanför: är exakt - respondenten ska ha valt exakt de(t) svarsalternativ som ingår i villkoret är antingen - respondenten ska ha valt något av de svarsalternativ som ingår i villkoret är inte - respondenten ska inte ha valt exakt de(t) svarsalternativ som ingår i villkoret är varken - respondenten ska inte ha valt något av de svarsalternativ som ingår i villkoret Istället för att låta svarsalternativ ingå i villkoret kan du välja något av följande alternativ: är tom - respondenten ska inte ha besvarat frågan är inte tom - respondenten ska ha besvarat frågan Exempel 1, envalsfråga: I ovanstående exempel används frågan Har du deltagit i någon kurs under året? som villkor. Detta är en Ja/Nej-fråga, och respondenterna som svarar Ja ska få en följdfråga. I detta fall fungerar det både att välja är exakt Ja och är antingen Ja.

65 65 Exempel 2, envalsfråga Frågan Röker du? i exemplet ovan är av typen Radioknappar. De som svarar Ja, ofta eller Ja, ibland ska få en följdfråga, och i villkoret används då är antingen. Exempel 3, flervalsfråga: I detta exempel utgörs villkoret av frågan Vilka motionsformer ägnar du dig åt? Detta är en flervalsfråga av typen Kryssrutor där respondenterna får välja mellan sex olika svarsalternativ. De som väljer något av svarsalternativen Gym, Aerobics eller Simning ska få en följdfråga. Villkoret konstrueras då som i bilden ovan. I detta fall räcker det att respondenten väljer ett av svarsalternativen, och det spelar ingen roll vilka övriga svarsalternativ som respondenten väljer. Villkoret uppfylls t.ex. av den som svarar enbart Gym, men även av den som svarar Aerobics, Simning och Löpning. Numeriska frågetyper Numeriska frågetyper, förutom Numerisk intervall och Numerisk intervallskala, kan användas som villkor. Du väljer då ett av dessa alternativ: är lika med - respondentens svar ska vara lika med det värde som angetts i villkoret är inte lika med - respondentens svar ska inte vara lika med det värde som angetts i villkoret är mindre än - respondentens svar ska vara mindre än det värde som angetts i villkoret är större än - respondentens svar ska vara större än det värde som angetts i villkoret är tom - respondenten ska inte ha besvarat frågan är inte tom - respondenten ska ha besvarat frågan

66 66 Efter att ha valt något av de fyra första alternativen anger du i fältet därunder det värde som ska utgöra villkoret. I exemplet nedan uppfylls villkoret av respondenter som svarar eller högre. Textfrågetyper Även textfrågetyper kan användas som villkor. Du väljer då ett av följande alternativ: är exakt - respondentens svar ska vara identiskt med den text som angetts i villkoret innehåller - respondentens svar ska innehålla den text som angetts i villkoret innehåller inte - respondentens svar ska inte innehålla den text som angetts i villkoret. Villkoret uppfylls även om frågan är obesvarad. börjar med - respondentens svar ska börja med den text som angetts i villkoret slutar med - respondentens svar ska sluta med den text som angetts i villkoret är tom - respondenten ska inte ha besvarat frågan är inte tom - respondenten ska ha besvarat frågan Efter att ha valt något av de fem första alternativen anger du i fältet därunder den text som ska utgöra villkoret. I exemplet nedan uppfylls villkoret av respondenter vars svar innehåller ordet arbetsmiljö.

67 67 Använda respondentkategori som villkor Välj Respondentkategori i valboxen Välj typ. Alternativet Respondentkategori är valbart endast om du kopplat minst en respondentkategori till enkäten. I valboxen därunder väljer du sedan den respondentkategori som ska utgöra villkoret. Markera kryssrutan vid de(n) underkategori(er) som respondenten ska tillhöra för att villkoret ska anses uppfyllt. Om du har hierarkiska respondentkategorier med underkategorier i flera nivåer klickar du på att expandera kategorin och kunna markera dess underkategorier. för Efter att du har valt underkategorier väljer du ett av följande alternativ i valboxen ovanför: är exakt - respondenten ska tillhöra exakt de(n) underkategori(er) som ingår i villkoret är antingen - respondenten ska tillhöra någon av de(n) underkategori(er) som ingår i villkoret är inte - respondenten ska inte tillhöra exakt de(n) underkategori(er) som ingår i villkoret är varken - respondenten ska inte tillhöra någon av de(n) underkategori(er) som ingår i villkoret I exemplet ovan kommer villkoret att uppfyllas av respondenter som tillhör underkategorin IT till respondentkategorin Avdelning. Kombinera villkor Ibland har man behov av att kombinera flera villkor. Exemplet nedan visar hur det kan göras i Survey&Report. I en enkät förekommer frågorna Vilket land arbetar du i?, Vilken är din nationalitet?, samt en fråga där respondenterna får ange sitt kön. Vi vill ställa en följdfråga till respondenter som svarar att de arbetar i Sverige eller har svensk nationalitet och som är kvinnor. Vi börjar med att lägga till det första villkoret med frågan Vilket land arbetar du i? och klickar sedan på knappen till vänster under villkoret.

68 68 Vi får då möjlighet att lägga till ytterligare ett villkor, nu med frågan Vilken är din nationalitet? som villkorsfråga. När vi har gjort det väljer vi Något av i valboxen högst upp. Vi vill ju att villkoret ska uppfyllas om man arbetar i Sverige eller har svensk nationalitet.

69 69 Slutligen ska vi lägga till frågan om kön. Vi klickar därför på knappen i mitten under de befintliga villkoren. Ett nytt block med villkor skapas då. Varje block kommer att beaktas separat vilket passar bra i vårt exempel där det räcker att något av de två första villkoren är uppfyllda men där det tredje villkoret alltid ska vara uppfyllt. I valboxen uppe till vänster i det andra blocket väljer vi Och och lägger till frågan om kön. Hela villkoret kan nu utläsas som "Om frågan Vilket land arbetar du i? är besvarad med Sverige eller om frågan Vilken är din nationalitet? är besvarad med Svensk och om frågan Kön är besvarad med Kvinna" uppfylls villkoret.

70 Inaktivera villkorsfunktionen Om du vill att en viss åtgärd ska utföras för alla respondenter utan att något villkor måste uppfyllas, t.ex. att ett pop-up-meddelande visas direkt när enkäten laddas, kan du avmarkera kryssrutan vid Villkor. Åtgärder När du har konstruerat villkoret är det dags att bestämma vad som ska hända om villkoret uppfylls. Du kan välja bland följande åtgärder: Dölj frågor Visa frågor Hoppa till en fråga Dölj delar av en fråga Visa delar av en fråga Visa en pop-up Gå till en webbsida Avsluta enkät och visa meddelande Nedan kan du läsa om hur de olika åtgärderna fungerar och hur du definierar dem. Dölj eller visa frågor Det man oftast vill uppnå när man skapar en logik är att en eller flera frågor blir möjliga att besvara endast för vissa respondenter. Detta kan åstadkommas genom att välja åtgärden Dölj frågor på en fråga som är synlig från början (och på så sätt dölja den för de som inte ska svara på den), eller åtgärden Visa frågor på en fråga som är dold från början (och på så sätt visa den för de som ska svara på den). Du kan göra en fråga dold från början på tre olika sätt: 1. När du skapar eller redigerar en fråga, genom att markera kryssrutan Dold från början. 2. När du skapar en logik och väljer åtgärden Visa frågor, genom att klicka på ikonen vid frågan du har valt ska visas. Avmarkera kryssrutan vid frågan för att tala om att frågan ska vara dold från början. 70

71 71 3. Under fliken Frågors synlighet, se detta avsnitt för mer information. Även här avmarkerar du kryssrutan vid de frågor som ska vara dolda från början. I valboxen Välj en åtgärd väljer du Dölj frågor eller Visa frågor. Du klickar sedan i fältet därunder för att välja den eller de frågor som ska döljas eller visas. En enstaka fråga väljer du lättast genom att klicka direkt på dess namn. Vill du välja flera frågor kan du markera kryssrutan vid dem. Det finns också möjlighet att markera alla frågor genom att markera kryssrutan vid Välj alla. Den eller de valda frågorna visas i fältet. Vill du ta bort en vald fråga klickar du på krysset vid denna. I exemplet nedan är villkoret att frågan Har du deltagit i någon kurs under året? är besvarad med Ja. De som svarar Ja ska få frågan Vilken kurs har du deltagit i? Enkätkonstruktören har sett till att denna fråga är dold från början, och väljer sedan åtgärden Visa frågor och väljer frågan Vilken kurs har du deltagit i?

72 72 Hoppa till en fråga Om du vill att en respondent som uppfyller villkoret ska hoppa över ett antal frågor kan du som beskrivs ovan dölja de frågor som ska hoppas över. Ett annat sätt är att använda åtgärden Hoppa till en fråga. Då kommer frågorna som ska hoppas över att förbli synliga, men respondenten förflyttas direkt till den fråga du väljer så att den visas överst på skärmen. Ligger frågan på en annan sida i enkäten hoppar respondenten direkt till denna sida utan att behöva klicka sig vidare med knappen Nästa sida. I valboxen Välj en åtgärd väljer du Hoppa till en fråga. Du klickar sedan i fältet därunder för att välja den fråga som respondenten ska hoppa till. Dölja eller visa delar av frågor Denna åtgärd kan du använda för att låta ett villkor bestämma vilka svarsalternativ på en fråga, eller underfrågor i en matris, som ska visas. I exemplet nedan bestämmer svaret på frågan Ange världsdel vilka städer som blir synliga som svarsalternativ i frågan Ange stad. Enkätkonstruktören har sett till att samtliga svarsalternativ i frågan Ange stad är dolda från början. Detta kan göras under fliken Frågors synlighet eller genom att klicka på knappen vid fältet där du väljer svarsalternativ som ska visas, efter att ha valt fråga. I båda fallen expanderar du frågan med och avmarkerar kryssrutan vid de svarsalternativ (eller underfrågor om det är en matris) som ska vara dolda.

73 I nedanstående exempel är villkoret att respondenten har svarat Europa på villkorsfrågan. Åtgärden Visa delar av en fråga har sedan valts, och därefter frågan Ange stad och att svarsalternativen Paris och London ska visas. Visa en pop-up Använd denna åtgärd för att visa ett meddelande för den respondent som uppfyller villkoret. Meddelandet kommer att visas i ett popup-fönster direkt när villkoret uppfyllts. Välj Visa en pop-up i valboxen Välj en åtgärd, och skriv in meddelandet i fältet nedanför. 73

74 74 Om enkäten är flerspråkig kommer knappen att visas i fältet där du skriver meddelandet. Klicka på knappen för att översätta meddelandet till övriga språk. Gå till en webbsida Välj denna åtgärd för att slussa respondenten vidare till en webbsida om villkoret uppfylls. Välj Gå till en webbsida i valboxen Välj en åtgärd, och skriv in webbsidans adress i fältet nedanför. Genom att markera kryssrutan Öppna URL i nytt fönster kommer webbsidan att öppnas i ett nytt fönster (eller flik beroende på webbläsarinställningarna). Lämnas kryssrutan omarkerad kommer webbsidan att öppnas i samma fönster där enkäten tidigare visades. Avsluta enkät och visa ett meddelande Ibland kanske du vill undvika att få in svar från respondenter som svarar på ett visst sätt på en fråga. Exempel: En enkät inleds med frågan Har du deltagit i kursen. Du är bara intresserad av svar från de som svarar Ja. För respondenter som svarar Nej låter du åtgärden Avsluta enkät och visa ett meddelande verkställas. Dessa respondenter kommer då inte att kunna gå vidare i enkäten eller skicka in den. Istället får de ett meddelande där du upplyser om att de inte kan fortsätta besvara enkäten. Välj Avsluta enkät och visa ett meddelande i valboxen Välj en åtgärd, och skriv in meddelandet i editorn nedanför. Om enkäten är flerspråkig kommer knappen att visas i verktygsfältet. Klicka på knappen för att översätta meddelandet till övriga språk.

75 75 Kombinera flera åtgärder Om du vill kan du låta ett villkor resultera i att flera åtgärder utförs. Efter att under den befintliga åtgärden för att lägga till ytterligare en åtgärd. I exemplet nedan kommer först en pop-up att visas, och därefter hoppar respondenten till en fråga. Om du vill ändra i vilken ordning åtgärderna utförs lägger du muspekaren på ikonen släpper. till vänster om en åtgärd och drar åtgärden till en ny plats och Observera att åtgärden Avsluta enkät och visa ett meddelande inte kan kombineras med andra åtgärder. Om du skapar en åtgärd av denna typ, och om det redan finns andra åtgärder skapade, kommer du att få en varning om att alla andra åtgärder kommer att tas bort. Avancerade inställningar Under fliken Avancerade inställningar bestämmer du när logiken ska tillämpas och dess åtgärd utföras. Du hittar där följande händelser: när en enkätsida laddas - åtgärden uppfylls om villkoret är uppfyllt redan när respondenten går in på sidan när en villkorsfråga besvaras eller svaret ändras - åtgärden uppfylls om villkoret uppfylls när respondenten besvarar villkorsfrågan eller ändrar sitt svar innan en enkätsida lämnas - åtgärden uppfylls om villkoret är uppfyllt när respondenten lämnar sidan när enkäten skickas in Som standard är alla fyra händelserna markerade. Åtgärden utförs när den första händelsen (i turordning uppifrån) som är markerad inträffar.

76 76 Du kryssar alltså bort en händelse om du inte vill att åtgärden ska utföras när händelsen inträffar. Exempel 1: En logik har ett villkor som uppfylls om respondenten inte har besvarat villkorsfrågan. Eftersom frågan är obesvarad när respondenten första gången kommer till sidan där frågan finns kommer åtgärden att utföras direkt när respondenten går in på sidan. Om du vill att åtgärden ska utföras först när respondenten lämnar sidan (om frågan fortfarande är obesvarad då) kan du avmarkera kryssrutan vid när en enkätsida laddas. Exempel 2: Du gör en frågesportsenkät med en fråga på varje sida, och där du har tagit bort möjligheten att gå tillbaka till föregående sida. När respondenten lämnar sidan ska denne få ett meddelande om huruvida det givna svaret var korrekt eller inte. Om respondenten skulle få meddelandet redan när svaret gavs, skulle ju denne kunna ändra ett felaktigt svar. Därför avmarkerar du kryssrutan vid när en villkorsfråga besvaras eller svaret ändras. Exempel 3: En åtgärd som kan väljas i en logik är Gå till en webbsida. Denna åtgärd resulterar i att en angiven webbsida öppnas, i samma fönster eller i ett nytt fönster, för respondenter som svarar på ett visst sätt. Om du vill att dessa respondenter istället ska få en länk till webbsidan, i tack-meddelandet som visas efter att de skickat in enkäten, klickar du bort alla händelser utom när enkäten skickas in. Logiköversikt När du klickar på fliken Filter och logik kommer du till en översikt där du ser de logikdefinitioner som har skapats. De listas med namn samt en eller flera ikoner som visar vilken typ av åtgärd som utförs om logikens villkor uppfylls. Nedan ser du vad respektive ikon symboliserar. - en eller flera frågor visas eller döljs - ett meddelande visas - respondenten hoppar till en fråga - respondenten förflyttas till en webbsida - enkäten avslutas

77 77 Redigera och ta bort logik Klicka på en logik i översikten för att komma till dess redigeringsläge. När du redigerar en logik kan du ändra dess namn, villkor och åtgärder. Vill du ta bort ett villkor eller en åtgärd klickar du på knappen till höger om villkoret/åtgärden. Vill du ta bort hela logiken klickar du på knappen Ta bort. Ordna och gruppera logik I översikten under fliken Filter och logik listas de logikdefinitioner som har skapats. I vissa fall kan det ha betydelse vilken ordning de har i listan. Detta gäller t.ex. om en respondent genom att ge ett visst svar på en fråga uppfyller villkoren i två olika logikdefinitioner. Eftersom logikdefinitionerna tillämpas i tur och ordning med början uppifrån kommer då först den övre logikens åtgärd att utföras och därefter åtgärden i den logik som har en lägre placering. Notera dock att om den övre logikens åtgärd är att enkäten ska avslutas, kommer inte den lägre logikens åtgärd att utföras. Du kan ändra en logiks placering genom att dra den till en ny plats. Om du på en enkät skapar så många logikdefinitioner att det blir svårt att få överblick över dem kan du dela in dem i olika logikgrupper. Klicka på knappen Lägg till logikgrupp för att skapa en ny grupp. Ge gruppen ett namn och klicka på knappen. Så fort du har skapat den nya gruppen dyker en ny kolumn upp till vänster på sidan. Denna kolumn kommer att innehålla de grupper du skapar. Din nya grupp listas under en grupp som kallas Standardgrupp. Denna grupp innehåller eventuella logikdefinitioner som skapats innan du skapade den nya gruppen. Vill du byta namn på Standardgrupp klickar du på den, ändrar namnet och klickar på knappen grupper.. På samma sätt kan du ändra namn på övriga När du har mer än en grupp och vill skapa en ny logik får du börja med att klicka på den grupp som logiken ska tillhöra. Därefter skapar du logiken som beskrivits ovan. Vill du redigera en befintlig logik klickar du först på den grupp som den tillhör, och sedan på önskad logik. Du kan flytta en logik från en grupp till en annan genom att dra den till en annan grupp och släppa. I exemplet nedan håller en logik på att flyttas till Grupp 2.

78 78 Kvotering I avsnittet Filter och logik kan du läsa om hur du definierar villkor som leder till att åtgärder utförs om villkoren uppfylls. Exempel på en sådan åtgärd kan vara att en dold fråga blir synlig för den respondent som besvarar en villkorsfråga på ett visst sätt. Kvotering fungerar på liknande sätt. Även här skapar du villkor som ska uppfyllas och åtgärder som ska utföras. Dock specificerar du i en kvotering också en kvoteringsgräns, dvs. hur många respondenter som får uppfylla villkoret innan åtgärden börjar tillämpas. Syftet kan alltså vara att begränsa antalet respondenter som svarar på ett visst sätt, t.ex. vid anmälningar. Exempel: Ett företag skapar en enkät som ska fungera som ett anmälningsformulär till en kurs. Det totala antalet platser på kursen är 45 och man eftersträvar att det ska vara lika många deltagare från var och en av de tre regioner där företaget finns. Man skapar då en kvotering för var och en av regionerna där man maximerar antalet deltagare från regionen till 15. I bilden nedan ser du hur kvoteringen konstrueras för en av regionerna. Villkoret är att frågan Vilken region tillhör du? besvaras med Väst, och åtgärden som ska utföras är att enkäten avslutas och att ett meddelande visas. Kvoteringsgränsen har angetts till 15.

79 79 Skapa kvotering För att skapa en kvotering klickar du på knappen Lägg till kvotering. eller på knappen Ge kvoteringen ett Namn. Namnet är inget som respondenten ser, men för din egen skull bör du ge kvoteringen ett namn som beskriver ditt syfte med kvoteringen, t.ex. Max antal anmälningar från män = 25. Kvoteringsgräns och Nuvarande värde I fältet Kvoteringsgräns anger du hur många respondenter som kan uppfylla kvoteringens villkor innan kvoteringens åtgärd börjar tillämpas. Vid Nuvarande värde ser du hur många svar som hittills kommit in som uppfyller kvoteringens villkor. Om antalet inkomna svar har uppnått kvoteringsgränsen, och du trots det vill tillåta fler svar som uppfyller villkoret, kan du klicka på knappen Nollställ för att återställa Nuvarande värde till 0. Aktivera endast vid inskickning Kryssrutan Aktivera endast vid inskickning markerar du om du vill att åtgärden ska utföras först när respondenten klickar på Skicka-knappen. I exemplet med anmälningsformuläret kanske du vill att respondenterna ska kunna skicka in sin anmälan, trots att det maximala antalet platser fyllts, och att de direkt efter att ha skickat in enkäten får ett meddelande om att anmälan är registrerad och att de står som reserv om någon plats blir ledig. Du markerar då kryssrutan Aktivera endast vid inskickning och använder åtgärden Visa en pop-up för att formulera det meddelande som ska visas. Om du kombinerar inställningen Aktivera endast vid inskickning med åtgärden Avsluta enkät och visa ett meddelande, kommer respondenten att få meddelandet efter att ha klickat på Skicka-knappen, men svaret kommer i det fallet inte att registreras. Villkor Under rubriken Villkor konstruerar du ett påstående som ska vara uppfyllt. Påståendet inleds med ordet Om, och i valboxarna därunder gör du önskade val. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Frågor > Filter och logik för information om hur du specificerar villkor. Åtgärder När du har konstruerat villkoret är det dags att bestämma vilken åtgärd som ska utföras om villkoret uppfylls. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Frågor > Filter och logik för information om hur du specificerar åtgärder.

80 80 Kvoteringsöversikt När du klickar på fliken Kvotering kommer du till en översikt där du ser de kvoteringar som har skapats. De listas med namn samt en eller flera ikoner som visar vilken typ av åtgärd som utförs om kvoteringens villkor uppfylls. Nedan ser du vad respektive ikon symboliserar. - en eller flera frågor visas eller döljs - ett meddelande visas - respondenten hoppar till en fråga - respondenten förflyttas till en webbsida - enkäten avslutas Redigera och ta bort kvotering Klicka på en kvotering i översikten för att komma till dess redigeringsläge. När du redigerar en kvotering kan du ändra dess namn, kvoteringsgräns, villkor och åtgärder. Vill du ta bort ett villkor eller en åtgärd klickar du på knappen till höger om villkoret/åtgärden. Vill du ta bort hela kvoteringen klickar du på knappen Ta bort. Ordna kvotering I översikten under fliken Kvotering listas de kvoteringar som har skapats. I vissa fall kan det ha betydelse vilken ordning de har i listan. Detta gäller t.ex. om en respondent genom att ge ett visst svar på en fråga uppfyller villkoren i två olika kvoteringar. Eftersom kvoteringarna tillämpas i tur och ordning med början uppifrån kommer då först den övre kvoteringens åtgärd att utföras och därefter åtgärden i den kvotering som har en lägre placering. Notera dock att om den övre kvoteringens åtgärd är att enkäten ska avslutas, kommer inte den lägre kvoteringens åtgärd att utföras. Du kan ändra en kvoterings placering genom att dra den till en ny plats. Design När du skapade enkäten fick du under Grundläggande information välja ett tema. Ett tema är en mall som definierar utseendet på enkäten som helhet, frågorna respektive frågetitlarna. Under Design kan du byta tema om du vill. I valboxen Tema högst upp kan du välja bland de olika teman som finns skapade. Du får direkt en förhandsgranskning av hur enkäten kommer att se ut med det valda temat. Klicka på knappen Använd som enkättema för att bekräfta valet av tema.

81 81 Anpassa tema Till höger om förhandsgranskningen finns fönstret Redigera tema, där du under fliken Temainställningar kan göra inställningar för att förändra utseendet på enkäten. För att kunna spara ändringarna krävs att du har tillgång till knappen Spara temainställningar. Denna knapp är endast tillgänglig så länge enkäten är i konstruktionsfasen, och endast för användare som via sin grupp har rättigheten Spara temainställningar. Inställningarna under fliken Temainställningar är grupperade under rubrikerna Enkät, Fråga, Frågetitel, Förloppsindikator och Avancerat. Inställningar för enkät Bredd - välj Auto om du vill att enkätens bredd ska anpassas till webbläsarfönstret, eller ange en fast bredd i pixlar Marginal - utvändig marginal runt enkäten. Marginal uppe och nere anges vid Vertikal, medan marginal vid sidorna anges vid Horisontell. Kryssrutan Centrerad under Horisontell används för att centrera enkäten om du har satt en fast bredd i pixlar under Bredd. Utfyllnad - invändig marginal mellan enkätens kant och frågeblocken. Marginal uppe och nere anges vid Vertikal, medan marginal vid sidorna anges vid Horisontell. Teckensnitt - välj bland Arial, Comic Sans MS, Courier new, Georgia, Helvetica, Impact, Lucida Sans, Tahoma, Times new roman och Verdana Textstorlek - ange storlek i procent för all text i enkäten. Frågetitlarnas storlek kan anges separat, se Inställningar för frågetitel nedan Textfärg - välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod Bakgrund - utseende på bakgrunden runt om enkätformuläret: Färg (Bakgrundsfärg), Övergång (Från färg, Till färg) eller Bild, se nedan Inre bakgrund - utseende på enkätformulärets bakgrund: Färg (Bakgrundsfärg) eller Bild, se nedan Bakgrundsfärg - välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod Från färg, Till färg - valbart om du valt Övergång vid Bakgrund. Välj på samma sätt som ovan mellan vilka två färger övergången ska ske. Bild - valbart om du valt Bild vid Bakgrund respektive Inre bakgrund. Klicka på för att hämta en bild från bildarkivet. Upprepa - valbart om du valt Bild vid Bakgrund respektive Inre bakgrund. Välj om bilden ska visas på en enda plats i bakgrunden (Ingen upprepning), eller om den ska läggas sida vid sida horisontellt (Upprepa horisontellt), vertikalt (Upprepa vertikalt) eller både horisontellt och vertikalt (Upprepa). En bild med ett diskret mönster kan vara effektfull att upprepa över hela bakgrunden. Placering - valbart om du valt Bild vid Bakgrund respektive Inre bakgrund. Välj var bilden ska placeras, eller, om den upprepas, var den första bilden ska placeras.

82 82 Fixering - valbart om du valt Bild vid Bakgrund respektive Inre bakgrund. Välj om bilden ska ha en statisk plats i enkäten (Rullande) eller på skärmen (Fixerad). Kantlinjer Runt enkäten kan du ha en ram bestående av kantlinjer. Du väljer själv var du vill ha kantlinjer, och hur de ska se ut, genom att ange Stil, Färg och Bredd under repektive rubrik: Övre kantlinje, Nedre kantlinje, Vänster kantlinje och Höger kantlinje. Stil - välj typ av kantlinje, eller välj Ingen om du inte vill ha någon kantlinje Färg - välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod Bredd - ange bredd: 0 (= ingen kantlinje) - 10 Inställningar för fråga Varje fråga utgör ett block som kan ha en ram runt sig och en bakgrundsfärg. Rendering - välj Ram (standardram runt varje fråga) eller Anpassad (välj om du vill ha kantlinjer runt varje frågeblock, och hur kantlinjerna ska se ut, samt om frågeblocken ska ha en bakgrundsfärg). Väljer du alternativet Ram kommer frågetiteln att visas som en del av ramen. Eftersom vissa webbläsare inte klarar av att göra radbrytningar i frågetiteln när du har valt Ram, rekommenderas att du använder Anpassad om du har långa frågetitlar, eftersom frågetiteln annars riskerar att bli avhuggen. Marginal Frågor - marginal under varje frågeblock Inre - invändig marginal i frågeblocken Svarsalternativ - marginal över och under varje svarsalternativ, samt över och under varje underfråga i matriser Radavstånd - avstånd mellan svarsalternativens rader, rekommenderad inställning är Automatisk Stil - möjlighet att formatera svarsalternativen: Fet, Kursiv, Understruken Inställningarna nedan är valbara endast om Anpassad valts vid Rendering Bakgrundsfärg - färg inne i frågeblocken. Välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod. Om ingen färg anges används enkätens bakgrund (Inre bakgrund) eller bild som valts vid Lager 1 och Lager 2.

83 83 Lager Det finns möjlighet att infoga bilder i frågeblocken. Lager 1 - det undre lagret i frågeblocket. Bild som läggs där hamnar under bild i Lager 2. Lager 2 - det övre lagret i frågeblocket. Bild som läggs där hamnar över bild i Lager 1. Bakgrund - välj under Lager 1 eller Lager 2 om en Bild ska infogas i frågeblocket, eller välj Ingen Bild - valbart om du valt Bild vid Bakgrund. Klicka på bild från bildarkivet. för att hämta en Upprepa - valbart om du valt Bild vid Bakgrund. Välj om bilden ska visas på en enda plats i bakgrunden (Ingen upprepning), eller om den ska läggas sida vid sida horisontellt (Upprepa horisontellt), vertikalt (Upprepa vertikalt) eller både horisontellt och vertikalt (Upprepa). En bild med ett diskret mönster kan vara effektfull att upprepa över hela bakgrunden. Placering - valbart om du valt Bild vid Bakgrund. Välj var bilden ska placeras, eller, om den upprepas, var den första bilden ska placeras. Kantlinjer Ramen runt frågeblocket består av kantlinjer. Du väljer själv var du vill ha kantlinjer, och hur de ska se ut, genom att ange Stil, Färg och Bredd under respektive rubrik: Övre kantlinje, Nedre kantlinje, Vänster kantlinje och Höger kantlinje. Stil - välj typ av kantlinje, eller välj Ingen om du inte vill ha någon kantlinje Färg - välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod Bredd - ange bredd: 0 (= ingen kantlinje) 10 Inställningar för frågetitel Frågetitlarna kan ges en egen formatering. Använd frågeunik formatering - inställningen aktiverar eventuell formatering som gjorts via knappen i redigeringsläget för frågan. Inställningen måste aktiveras för att bilder som infogats i frågetiteln ska visas. Marginal - ange avståndet mellan frågetiteln och svarsalternativen Teckensnitt - välj bland Arial, Comic Sans MS, Courier new, Georgia, Helvetica, Impact, Lucida Sans, Tahoma, Times new roman och Verdana Textstorlek - ange storlek i procent

84 Radavstånd - avstånd mellan frågetitlarnas rader, användbart om frågetitlarna är så långa att de upptar flera rader Textfärg - välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod Stil - möjlighet att formatera frågetitlarna: Fet, Kursiv, Understruken Inställningar för förloppsindikator (navigeringsalternativen) Om du har valt ett av navigeringsalternativen som förloppsindikator under Grundläggande information > Egenskaper > Utseende, kan du justera utseendet med hjälp av följande inställningar: Marginal Vertikal - markera ett tal mellan 0 och 10, ju högre tal desto större marginal mellan nedersta frågan och sidans nederkant (gäller inte valbox) Horisontell - markera ett tal mellan 0 och 10, ju högre tal desto större mellanrum mellan fält/knappar för sidnummer (gäller inte valbox) Utfyllnad Vertikal - markera ett tal mellan 0 och 10, ju högre tal desto högre fält/knapp för sidnummer (gäller inte valbox) Horisontell - markera ett tal mellan 0 och 10, ju högre tal desto bredare fält för sidnummer (gäller inte knappar eller valbox) Teckensnitt - välj bland Arial, Comic Sans MS, Courier new, Georgia, Helvetica, Impact, Lucida Sans, Tahoma, Times new roman och Verdana Textstorlek - välj mellan 90%, 100%, 125%, 150% och 200% Färg på text och bakgrund - välj färg genom att klicka i rektangeln efter fältet eller ange färgkod i fältet Text- och bakgrundsfärg kan väljas olika för följande typer av sidor i navigeringen: Standard Aktuell sida Besökt sida med obesvarad fråga Sida där alla frågor besvarats Sida utan frågor Sida med obligatorisk fråga Stil - för alla ovanstående typer av sidor kan du också välja olika stil på sidnumreringen: Fet stil (gäller inte valbox) Kursiv Understruken (gäller inte valbox) 84

85 Avancerade inställningar Du som har kunskaper i CSS kan ändra presentationsstilen via enkätens stilmall. Den finns tillgänglig för de användare som tilldelats rättigheten att Redigera tema med Style sheet -editorn (CSS) under Administration > Användare > Grupper > Mallar. för att öppna editorn. Fliken Frågeinställningar I fönstret Redigera tema finns även fliken Frågeinställningar. Under rubriken Bredd på underfrågekolumn gör du inställningar som rör frågetyper som har underfrågor, dvs. matris-frågetyperna samt Numerisk Multipel. Dessa frågetyper består av två "kolumner", en för underfrågans titel, och en för dess svarsalternativ. Den inställning du gör är vilken bredd i procent kolumnen med underfrågans titel ska ha. Ställer du t.ex. in att kolumnen med frågetiteln ska uppta 30% av enkätens bredd, kommer kolumnen med svarsalternativen att uppta 70%. Du kan på så sätt se till att fördelningen blir lämplig, och att onödiga radbrytningar undviks. Under rubriken Avstånd mellan svarsalternativ gör du inställningar som rör frågetyperna Ja/Nej, Radioknappar och Kryssrutor. Under fliken Temainställningar gör du vid Fråga > Marginal > Svarsalternativ en generell inställning för avståndet mellan svarsalternativen, men här under Frågeinställningar kan du göra denna inställning per fråga. Inställningarna du gör här påverkar även avståndet mellan svarsalternativen på frågor där du har valt en horisontell orientering. Så länge du inte har ändrat inställningen är reglaget placerat längst till vänster med symbolen -. Detta innebär att den generella inställningen under Temainställningar tillämpas. Inställningarna under denna flik kan göras generellt för hela enkäten, för varje sida, eller för varje enskild fråga, under dessa rubriker: Justera samtliga på denna enkät Justera samtliga på denna sida Tillgängliga på denna sida - klicka på för att gå till frågan Klicka på knappen Spara frågeinställningar för att spara ändringarna. Förhandsgranska Webbenkät Här ser du enkäten såsom den kommer att se ut för respondenten. Du kan till exempel testa eventuella filter som du har gjort för att se att frågorna visas eller döljs enligt filtrets inställningar. Är din enkät flerspråkig väljer du vilket språk du vill förhandsgranska i flikarna högst upp. 85

86 86 Pappersenkät I tilläggsmodulen SR-Advanced Survey finns funktionen Pappersenkät. Om du planerar att skriva ut din enkät som en pappersenkät, kan du här förhandsgranska hur denna kommer att se ut vid utskrift. Inställningarna på denna sida kommer du senare att kunna göra även under Datainsamling > Pappersenkät > fliken Förbered. Här har du dock möjlighet att få en förhandsgranskning redan innan du avslutar konstruktionen av enkäten. Utseende Välj Teckensnitt och Textstorlek som ska användas för frågetitlar och svarsalternativ. På pappersenkäten kommer frågetitlarna att visas i fetstil. Inställningar Vid inskanningen tolkar programmet svar som getts på alternativfrågorna. Om du aktiverar inställningen Inkludera alla frågetyper, utöver de skanningsbara alternativfrågorna, skapas det utrymme i pappersenkäten för att besvara även text-, datum- och numeriska frågor. Eventuella svar som respondenten skriver där kan dock inte tolkas av programmet, utan får matas in manuellt. Markerar du kryssrutan Linje mellan frågorna kommer en streckad linje att finnas mellan frågorna vid utskrift. Instruktion för pappersenkät För att respondenterna ska få information om hur enkäten ska fyllas i skapar du här en instruktionstext som presenteras direkt efter enkätens ordinarie inledningstext vid utskrift. Du utgår från en mall som skapats i administrationen, men kan redigera texten i editorn. Den viktigaste informationen som respondenten behöver är hur svarsalternativen ska markeras i kryssrutorna. Följande gäller: Korrekt markerat svarsalternativ Inkorrekt markerat svarsalternativ, krysset ska vara mitt i rutan Inkorrekt markerat svarsalternativ, krysset är alltför kraftigt Ångrat val, svarsalternativet räknas inte som markerat

87 87 Under tiden du arbetar kan du spara dina ändringar med knappen Spara. När du är färdig kan du klicka på knappen Förhandsgranska för att kontrollera att allt ser bra ut. Respondenter Du kopplar respondenter till enkäten under menyalternativet Respondenter. Innan konstruktionen av enkäten har avslutats hittar du denna meny under Enkät > Konstruktion. Efter att konstruktionen är avslutad återfinns menyn istället under Enkät > Datainsamling. När du klickar på menyn Respondenter ser du de respondenter som har kopplats till enkäten. Kopplingen gör du genom att klicka på knappen Lägg till respondenter... Se detta avsnitt för mer information. Respondenterna listas med de rubriker som administratören har valt ska visas som standard. Detta anges per grupp under Administration > Respondenter > Inställningar > Gruppspecifika inställningar. Om du klickar på knappen kan du själv välja vilka kolumner som ska visas genom att markera kryssrutan vid önskade fält. Du kan sortera listan efter önskad kolumn genom att klicka på dess rubrik. Du kan också filtrera listan genom att klicka på ikonen i rubriken på önskad kolumn, och i textfältet skriva in hela eller del av den text du önskar filtrera efter. Om du t.ex. filtrerar kolumnen E-post efter kommer endast de respondenter som har en e-postadress som innehåller denna text att visas. Ikonen indikerar att kolumnen redan är filtrerad. Vill du ta bort filtreringen klickar du på ikonen, lägger i övre högra hörnet av fältet. Längst till vänster finns en kolumn som visar om respondenten har svarat eller inte. Där visas någon av följande symboler: Respondenten har inte börjat besvara enkäten Respondenten har börjat besvara enkäten, men inte skickat in den Respondenten har skickat in enkäten. Respondenten är av typen flersvarsrespondent med ett angivet maxvärde för antal svar. Om du placerar markören över ikonen visas ett litet fönster med information om hur många av de möjliga svaren som har skickats in. Om respondenten är märkt med informationsikonen betyder det att respondenten själv har redigerat sina personliga uppgifter via enkäten. Ikonen kommer att finnas kvar tills någon användare med rätt att redigera respondentens data har sparat informationen. I enkäten kommer respondenten att räknas till de respondentkategorier som den själv angett. Om alternativet Svarsdatum markerats i fönstret som du når genom att klicka på knappen, visas också svarsdatumet bredvid symbolen på de respondenter som skickat in enkäten. Detta gäller ej anonyma enkäter. Om enkäten är anonym står det istället Ja. Längst till höger finns två ikoner. Klicka på ikonen för att redigera respondenten. Se avsnittet Redigera respondent för mer information.

88 Ikonen använder du för att besvara enkäten åt respondenten. Se avsnittet Besvara enkät för respondents räkning nedan. Om antalet respondenter i listan överstiger det antal som får plats på sidan, kommer de att delas upp på flera sidor. Växla mellan sidorna med hjälp av knapparna längst ner. Det finns olika sätt att växla sida: Klicka på önskat sidnummer Gå en sida bakåt eller framåt med knapparna Gå till första eller sista sidan i enkäten med knapparna respektive respektive Söka respondenter Det finns möjlighet att söka efter kopplade respondenter, vilket är särskilt användbart om många respondenter kopplats till enkäten. Sökningen kan ske på två sätt: Enkel sökning - ett enda sökfält högst upp där du kan skriva in och söka efter: - Förnamn - Efternamn - Organisation - E-post - Adress - Postnummer - Stad - Land - Telefon - Mobiltelefon Avancerad sökning - ett sökformulär där du väljer i vilket/vilka fält i respondentuppgifterna du vill göra din sökning: - ID - Förnamn - Efternamn - Organisation - E-post - Adress - Postnummer - Stad - Land - Telefon - Mobiltelefon - Språk - LDAP-källa (endast i tilläggsmodulen SR-LDAP) - Handläggare (om funktionen aktiverats under Administration > Inställningar > Enkät > Allmänna inställningar) - Respondenter som har ändrat sina uppgifter 88

89 89 - Respondentkategorier - Respondentegenskaper Gå till den avancerade sökningen genom att klicka på knappen bredvid knappen Sök. I sökfälten kan du skriva in och söka efter hela eller del av ord. Sökningen anders ger t.ex. träff både på Anders och Andersson. Redigera respondenter Du redigerar en respondent genom att klicka på knappen till höger på respondentens rad. Se avsnittet Redigera respondent för information om hur redigeringen av respondenter går till. Se även Snabbredigering nedan. Snabbredigering Med denna funktion gör du redigeringen direkt på raden i respondentlistan. För att visa fler kolumner i listan, och därigenom få möjlighet att redigera dem på detta sätt, klickar du på knappen de kolumner du vill visa. och markerar kryssrutan vid 1. Klicka på knappen Påbörja snabbredigering. Ikonen visas vid alla fält i listan som kan redigeras. 2. Klicka på fältet du vill redigera och gör din ändring. 3. Använd tangenterna Tab (framåt) och Shift + Tab (bakåt) för att snabbt hoppa radvis mellan fälten. Använd Enter (neråt) och Shift + Enter (uppåt) för att redigera kolumn för kolumn. Ändringarna sparas automatiskt när du lämnar fältet. 4. Klicka på knappen Avsluta snabbredigering för att lämna snabbredigeringsläget. Ta bort respondenter 1. Markera kryssrutan vid den eller de respondenter du vill ta bort från enkäten. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. 2. Klicka på knappen Ta bort Ett fönster öppnas där alternativet Ta bort respondent från enkäten är förvalt. Låt detta alternativ vara valt om du vill att respondenten ska försvinna från listan. Vill du ta bort respondenten från enkäten, men vill att han/hon ska finnas kvar (genomstruken) i listan, väljer du alternativet Avregistrera respondent från enkäten. Bekräfta borttagningen med OK.

90 90 Borttagning från databasen Samtidigt som du tar bort respondenter från enkäten kan du även ta bort dem från respondentdatabasen. Endast respondenter som inte är kopplade till någon annan enkät kan tas bort på detta sätt. Om sådana respondenter har markerats för borttagning visas kryssrutan Ta bort från databasen. Om du markerar denna kommer markerade respondenter som inte är kopplade till någon annan enkät att tas bort både från enkäten och respondentdatabasen. Borttagning av svar Om du tar bort respondenter som har svarat hanterar programmet deras svar på följande sätt: Enkät med status Pågående - respondentens svar tas bort Enkät med status Stängd eller Arkiverad - respondentens svar tas inte bort Besvara enkät för respondents räkning I vissa fall kan du behöva besvara en enkät för en respondents räkning. Det kan t.ex. vara om du intervjuar någon via telefon, eller om du fått in svaren på papper. Det är då möjligt att mata in svaren i respondentens enkät. På respondentenkäter finns en knapp längst till höger på respondentens rad som du klickar på för att gå till enkäten. Knappens utseende varierar beroende på om enkäten aldrig öppnats, börjat besvaras, eller skickats in. Besvara frågorna och klicka på knappen Skicka. Så länge enkäten är i konstruktionsfasen går det inte att besvara den, och knappen har då detta utseende:. Om inställningen Lägg till kommentarsfält i respondentlistan aktiverats under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Egenskaper > Inställningar, finns knappen som du klickar på för att skriva in en kommentar om respondenten. Detta kan vara användbart för den som ringer upp respondenter för att intervjua dem, och vill göra en notering på en respondent som inte var anträffbar. Symbolen visar att en kommentar redan gjorts. Lägg muspekaren över symbolen för att se kommentaren i ett tooltip. Exportera listan För att exportera listan med respondenter till Excel, klickar du på knappen Exportera. Om du först gör en sökning kommer enbart de respondenter som matchar din sökning att exporteras.

91 91 Avsluta konstruktion Att avsluta konstruktionen innebär att enkäten låses för redigeringar och får statusen Pågående. Det går fortfarande att ändra publiceringsperiod, samt redigera texten i frågorna. Anledningen till detta är att eventuella stavfel skall kunna korrigeras. I övrigt ska enkäten skyddas så att inga förändringar ska kunna göras efter att respondenter har börjat besvara den. Detta säkerställer att alla respondenter får samma enkät att besvara. Information Här ser du enkätens Titel och Enkättyp (Respondentenkät, Anonym respondentenkät eller Publik enkät), samt URL till enkäten. Är det en publik enkät leder URL:en direkt till enkäten. Om det är en respondentenkät leder den till enkätens inloggningssida. Om enkäten är flerspråkig visas en länk för varje språk i enkäten. Enkätens publiceringsperiod Ange start- och slutdatum för perioden när enkäten ska vara möjlig att besvara. Skriv in datum, eller klicka på kalendersymbolen och välj datum. Är du inloggad på svenska anges datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Respondentenkäter Om enkäten är en respondentenkät kan du under rubriken Respondentkategorier se vilka respondentkategorier som eventuellt kopplats till enkäten. De respondentkategorier som du vill kunna använda som bakgrundsvariabler i rapporterna på enkäten, måste kopplas till enkäten innan konstruktionen avslutas. Har du valt att enkäten ska vara anonym visas information om detta på sidan. Observera att denna inställning inte kan ändras efter att konstruktionen avslutats. Datainsamling Under Datainsamling arbetar du i följande menyer: Respondenter där du kan koppla respondenter till enkäten. Kopplingen kan ske från databas, från enkät, från e-postlista, från fil eller (i tilläggsmodulen SR-LDAP) från LDAP. Utskick där du kan skicka e-post till respondenterna för att informera om enkäten, påminna om att svara eller tacka för medverkan. Länk som leder direkt till enkäten kan skickas med. Pappersenkät (endast i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey) där du skriver ut och skannar in enkäter som besvaras på papper. Textsvar där du kan redigera olämpliga svar som givits på textfrågor. Export där du kan exportera enkätens rådata för vidare bearbetning i annat program. Stäng enkät där du kan ändra enkätens status till stängd när du har fått in tillräckligt många svar.

92 92 Lägg till respondenter För att koppla respondenter till din enkät klickar du på knappen Lägg till respondenter... I popup-fönstret som öppnas kan du koppla respondenter på sex olika sätt: Via knappen Ny respondent Via fliken Från respondentdatabas - sök fram och koppla respondenter som är inlagda i programmets respondentdatabas Via fliken Från enkät - koppla respondenter som varit med i en tidigare enkät Via fliken Från en e-postlista - skriv eller klistra in en lista med epostadresser Via fliken Från fil - koppla respondenter via en importfil Via fliken Från LDAP - koppla respondenter från en katalogtjänst. Kräver tilläggsmodulen SR-LDAP. Se respektive avsnitt för mer information. Ny respondent Använd denna metod för att lägga till enstaka respondenter som inte finns sedan tidigare i respondentdatabasen. Ska du lägga till ett större antal nya respondenter, eller respondenter som redan finns i respondentdatabasen, använder du istället något av de andra sätten. 1. Klicka på knappen Ny respondent. 2. Fyll i personlig data om respondenten. Minst ett av fälten Förnamn, Efternamn eller E-post måste fyllas i. 3. Markera kryssrutan Lägg till som enkätspecifik respondent om respondenten enbart ska läggas till på den aktuella enkäten. Respondenten kommer då bara att vara tillgänglig för de som har rätt att administrera enkäten. Om du vill att respondenten ska sparas i den generella respondentdatabasen, ska kryssrutan vara omarkerad. 4. Ange också värden för önskade respondentkategorier och respondentegenskaper. 5. Under Inloggningsuppgifter kan du klicka på knappen Hantera inloggning om du vill bestämma vilket användarnamn och lösenord respondenten ska ha. Se Hantera inloggning under Redigera respondent för mer information. Detta steg kan hoppas över, och respondenten tilldelas då användarnamn och lösenord som genereras av programmet. 6. Klicka på Spara. Respondenten är nu kopplad till enkäten och återfinns respondentlistan. Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer, och om du har valt att respondenten ska läggas till i den generella respondentdatabasen, kan du under rubriken Organisationsbehörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till respondenten, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella överliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli

93 93 till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till respondenten, medan övriga organisationer har symbolen. Från respondentdatabas Den som kopplar en ny respondent till en enkät kan välja att lägga till respondenten som enkätspecifik, eller att lägga till respondenten i respondentdatabasen. Respondenter kan också importeras direkt till respondentdatabasen under Administration > Respondenter och finnas tillgängliga att kopplas till enkäter. Under fliken Från respondentdatabas kan du söka fram respondenter som finns sparade i respondentdatabasen, och koppla dem till din enkät. Sökningen kan ske i två olika söklägen: Enkel sökning - ett enda sökfält högst upp där du kan skriva in och söka efter: - Förnamn - Efternamn - Organisation - E-post - Adress - Postnummer - Stad - Land - Telefon - Mobiltelefon Avancerad sökning - ett sökformulär där du kan använda alla fält i respondentuppgifterna i din sökning: - ID - Förnamn - Efternamn - Organisation - E-post - Adress - Postnummer - Stad - Land - Telefon - Mobiltelefon - Språk - LDAP-källa (endast i tilläggsfunktionen SR-LDAP) - Handläggare (om funktionen aktiverats under Administration > Inställningar > Enkät > Allmänna inställningar) - Respondentkategorier - Respondentegenskaper Gå till den avancerade sökningen genom att klicka på knappen bredvid knappen Sök.

94 94 I textfälten kan du skriva in och söka efter hela eller delar av ord. Sökningen anders ger t.ex. träff både på Anders och Andersson. 1. Ange önskade sökvillkor och klicka på knappen Sök. Respondenter som matchar din sökning visas i en lista. Om du inte angett några sökvillkor listas samtliga respondenter i respondentdatabasen som ännu inte kopplats till enkäten. 2. Se till att kryssrutan är markerad vid de respondenter du vill koppla till enkäten. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. 3. Bestäm om respondenterna ska läggas till som enkätspecifika respondenter, eller inte. Markerar du kryssrutan Lägg till som enkätspecifika respondenter längst ner i fönstret, kommer respondenterna att kopieras från den generella respondentdatabasen och läggas i en enkätspecifik databas. Det innebär att de eventuella ändringar du gör i en respondents uppgifter på den här enkäten, inte påverkar den ursprungliga respondenten i respondentdatabasen. 4. Klicka på knappen Lägg till. Respondenterna är nu kopplade till enkäten och återfinns i respondentlistan. Slumpmässigt urval av respondenter Om du vill kan du låta programmet göra ett slumpmässigt urval av de respondenter du sökt fram. Klickar du på knappen bredvid knappen Lägg till, öppnas en dialogruta där du väljer något av följande alternativ: Alla respondenter: alla respondenter du sökt fram läggs till, även de som inte har markerad kryssruta Valda respondenter: de respondenter som har markerad kryssruta läggs till Slumpmässigt - andel: Programmet kommer att slumpmässigt välja ut och lägga till ett antal respondenter som motsvarar ungefär den procentandel du har angett. Eftersom den procentandel du skriver in bestämmer sannolikheten för varje respondent att inkluderas i urvalet, kommer antalet respondenter som läggs till att endast ungefär motsvara den angivna procentandelen. Ju större antal respondenter programmet har att välja bland, desto närmare den angivna procentandelen kommer urvalet att bli. Slumpmässigt - antal: Programmet kommer att slumpmässigt välja ut och lägga till det antal respondenter du angett. Klicka OK för att lägga till respondenterna. Från enkät Använd detta kopplingsalternativ om din enkät riktar sig mot en grupp som tidigare varit med i en enkät. Ett exempel kan vara en medarbetarundersökning som görs årligen. Du kan då välja att koppla respondenterna från fjolårets enkät till årets. 1. Sök fram den enkät från vilken du vill koppla respondenter. Skriv in önskat sökargument i sökfältet högst upp och klicka på knappen Sök. Som sökargument kan du använda hela eller delar av enkätnamnet. Det finns också ett avancerat sökläge som du når

95 genom att klicka på knappen bredvid knappen Sök. Du får där möjlighet att söka på enkätnamn, enkättyp (publik enkät eller respondentenkät), period inom vilken enkäten var publicerad, enkätkategori, status (konstruktion, avvaktar publicering, pågående, stängd eller arkiverad), enkätspråk samt ägare (den som har skapat enkäten). Gör önskade val och klicka på knappen Sök. Välj enkät att hämta respondenter från genom att klicka på den. Enkätens respondenter visas i en lista. Se till att kryssrutan är markerad vid de respondenter du vill koppla till enkäten. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. Bestäm om respondenterna ska läggas till som enkätspecifika respondenter, eller inte. Markerar du kryssrutan Lägg till som enkätspecifika respondenter längst ner i fönstret, kommer de respondenter som finns sparade i den generella respondentdatabasen att kopieras därifrån och läggas i en enkätspecifik databas. Det innebär att de eventuella ändringar du gör i en respondents uppgifter på den här enkäten, inte påverkar den ursprungliga respondenten i respondentdatabasen. Respondenter som lagts till som enkätspecifika respondenter på den ursprungliga enkäten, kommer att läggas till som enkätspecifika även på den aktuella enkäten, oavsett om kryssrutan markeras eller inte. Klicka på knappen Lägg till. Respondenterna är nu kopplade till enkäten och återfinns i respondentlistan. Om du vill kan du låta programmet göra ett slumpmässigt urval av respondenterna som var kopplade till originalenkäten. Klicka i så fall på knappen bredvid knappen Lägg till, och välj något av alternativen som innebär att ett slumpmässigt urval görs. Se avsnittet Slumpmässigt urval av respondenter under Lägg till respondenter > Från respondentdatabas för mer information. Från en e-postlista Detta alternativ använder du om du har en lista med e-postadresser som du snabbt vill koppla till enkäten. Från den lista du infogar genererar programmet respondenter som du sedan kan koppla till enkäten. Respondenter som du lägger till på detta sätt blir alltid enkätspecifika, dvs. du kan inte spara dem i respondentdatabasen. 1. Skriv eller klistra in e-postadresserna i fältet under E-postadresser. Använd kommatecken, semikolon, mellanslag eller ny rad som avgränsare. 2. Klicka på knappen Nästa. På sidan visas den lista med respondenter som programmet genererat utifrån e-postlistan. Förutom kolumnen E-post visas även kolumnerna Förnamn och Efternamn. Programmet genererar automatiskt förnamn och efternamn om e-postadressen har formatet förnamn.efternamn@domän.domänsuffix. Förnamn och efternamn kommer även att genereras om respondenten anges i

96 96 detta format i steg 1: "Förnamn Efternamn" <e-postadress>, t.ex. "Sven Andersson" <sven@artologik.com", eller "Efternamn, Förnamn" <e-postadress>, t.ex. "Andersson, Sven" <sven@artologik.com>. När du använder detta sätt att koppla respondenter kan du inte lägga till två respondenter med samma e-postadress. Om en respondent är gråmarkerad och har ikonen betyder det att denne respondents e-postadress förekommer hos en annan respondent, antingen i listan du håller på att importera eller bland redan kopplade respondenter. 3. Se till att kryssrutan är markerad vid de respondenter du vill koppla till enkäten. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. 4. Klicka på knappen Lägg till. Respondenterna är nu kopplade till enkäten och återfinns i respondentlistan. Om du vill kan du låta programmet göra ett slumpmässigt urval av respondenterna i e-postlistan. Klicka i så fall på knappen bredvid knappen Lägg till, och välj något av alternativen som innebär att ett slumpmässigt urval görs. Se avsnittet Slumpmässigt urval av respondenter under Lägg till respondenter > Från respondentdatabas för mer information. Från fil Detta är ett bekvämt sätt att snabbt importera nya respondenter till enkäten. Importen sker via en fil som har något av följande filformat: Text (.txt) Text (.tab) Text (.csv) Excel (.xls) Excel (.xlsx) Under rubriken Exempelfiler hittar du följande exempelfiler: import.txt import.tab import.csv import.xls import.xls (inkl. kategorier och språkkoder) - innehåller information om giltiga värden för respondentkategorier och språk import.xlsx (med flerval av kategorier) - OBS! har speciella egenskaper, vilka beskrivs nedan under rubriken Flerval av underkategorier Filerna innehåller en rubrikrad med de tillgängliga fälten i respondentuppgifterna, samt de respondentkategorier som är kopplade till enkäten. Om du vill kan du utgå från en exempelfil när du gör i ordning din importfil. Radera då de exempelpersoner som finns där och fyll på med dina respondenter. Rubrikraden ska du behålla eftersom den översta raden i filen

97 97 kommer att betraktas just som en rubrikrad, och därför inte importeras. Låt rubrikerna behålla sina namn, eftersom programmet då automatiskt kommer att kunna matcha kolumnerna mot motsvarande fält i programmet. Du kan givetvis också skapa din egen importfil, utan att utgå från en exempelfil. Du kanske har dina respondenter i någon form av register som du kan exportera till en Excel-fil. I så fall strukturerar du denna fil så att den har en rubrikrad. Du bestämmer själv vilka kolumner som ska finnas i filen. Du måste dock se till att importfilen innehåller kolumner för de fält i respondentuppgifterna som administratören har definierat som nyckelfält. Nyckelfälten är de fält i respondentuppgifterna som gör en respondent unik, dvs. två respondenter kan inte ha identiska värden på dessa fält. Därför måste importfilen innehålla kolumner som kan matchas mot dessa fält. Det har ingen betydelse i vilken ordning kolumnerna kommer. Vid importen kommer du att manuellt kunna matcha kolumnerna i importfilen mot fälten i programmet, men om du vill att matchningen ska ske automatiskt ser du till att kolumnrubrikerna har exakt samma namn som motsvarande fält i programmet. Som exempel kommer en kolumn med rubriken E-post att matchas mot fältet E-post, medan en kolumn med rubriken E-postadress inte matchas automatiskt. Respondentkategorier Även information om vilken/vilka respondentkategorier respondenten ska tillhöra kan anges i importfilen. På en respondentkategori kan flerval vara tillåtet, dvs. en respondent kan tillhöra flera av dess underkategorier. Det är också möjligt att skapa respondentkategorier med underkategorier i flera nivåer i en hierarkisk struktur. Om du endast har respondentkategorier med enval, och med underkategorier i endast en nivå, kan du skapa din egen importfil eller utgå från någon av de fem första exempelfilerna, på det sätt som beskrivs ovan. Om du däremot vill importera respondenter som ska tillhöra mer än en underkategori på samma respondentkategori (respondentkategorier med flerval, och/eller respondentkategorier med underkategorier i flera nivåer) måste du använda den sista exempelfilen, import.xlsx (med flerval av kategorier). Se avsnittet Flerval av underkategorier nedan. Flerval av underkategorier Klicka på länken Import.xlsx (med flerval av kategorier) under Exempelfiler och öppna filen. Observera att kolumnrubrikernas ordning inte får ändras när du använder denna fil för att göra importen. Skriv eller klistra in respondenternas uppgifter i filen. För varje respondent måste minst en av kolumnerna Förnamn, Efternamn eller E-post fyllas i.

98 98 Respondentkategorierna hittar du i kolumn O och framåt. Efter att ha klickat i en cell kan du med pilen välja bland de värden som är tillåtna: I celler som har ett ogiltigt värde kommer en symbol att visas: Om en respondentkategori har underkategorier i flera nivåer, har varje nivå en egen kolumn. I exemplet nedan har respondentkategorin Avdelning underkategorier i två nivåer. På första nivån har underkategorin Försäljning valts och på andra nivån underkategorin Svenska marknaden: Om en respondentkategori tillåter flerval kan du i filen koppla en respondent till flera av dess underkategorier. I exemplet nedan skrivs respondenten Anna in på rad 2 (kolumn F-N har dolts). Genom att lämna de fem nyckelfälten Förnamn, Efternamn, Organisation, E-post och Språk tomma på rad 3, eller genom att på denna rad ange identiska uppgifter i nyckelfälten som på raden ovanför, talar du om att även denna rad tillhör Anna. På så sätt kan hon kopplas både till underkategorin Försäljning (rad 2) och Ekonomi (rad 3) i respondentkategorin Avdelning. Observera dock att Annas övriga uppgifter (kolumn A-N) anges på rad 2 i exemplet. I varje kolumnrubrik finns en pil som du kan klicka på för att öppna en snabbmeny med sorterings- och filtreringskommandon. Du kan filtrera listan, t.ex. för att snabbt hitta en respondent i listan, eller dölja eventuella tomma rader. Sorteringsfunktionen ska du inte använda om det finns respondenter vars uppgifter ligger på flera rader, eftersom raderna då kommer att sorteras felaktigt. När du gjort i ordning importfilen sparar du den. Läs mer nedan om hur du laddar upp filen och importerar respondenterna. Detta sker via en guide med de tre stegen Ladda upp fil, Förhandsgranska och Importera respondenter.

99 99 Ladda upp fil 1. Gör i ordning importfilen enligt ovan och spara den på din dator. 2. Klicka på och bläddra fram filen. 3. Klicka på knappen Ladda upp fil och fortsätt. Du går då vidare till nästa steg: Förhandsgranska. Förhandsgranska Har du laddat upp en Excel-fil som innehåller flera kalkylblad, väljer du i valboxen Valt kalkylblad det kalkylblad som innehåller dina respondenter. På sidan visas en förhandsgranskning av filens respondenter. Om antalet respondenter i listan överstiger det antal som får plats på sidan, kommer de att delas upp på flera sidor. Växla mellan sidorna med hjälp av knapparna längst ner. Ovanför listan visas eventuella varningar och felmeddelanden om följande: Fel: Ett eller flera nyckelfält i programmet är ej matchade - måste åtgärdas Varning: En eller flera kolumner i filen är ej matchade - om det inte åtgärdas kommer inte kolumnens innehåll att importeras Varning: Filen innehåller en eller flera ogiltiga e-postadresser - om det inte åtgärdas kommer du inte att kunna skicka e-post till respondenten Varning: Filen innehåller en eller flera ogiltiga språkkoder - om det inte åtgärdas kommer respondenten att sakna angivet språk, och få enkäten på dess standardspråk Varning: Filen innehåller fler tecken i någon kolumn än vad det matchande fältet tillåter - om det inte åtgärdas kommer innehållet att förkortas till det högsta tillåtna antalet tecken (se nedan) Varning: Filen innehåller en eller flera dubbletter, dvs. respondenter med identiska uppgifter i nyckelfälten - endast en av dessa respondenter kommer att importeras Felmeddelandet om att nyckelfält ej har har matchats måste du åtgärda genom att klicka på knappen Matcha fält för import, innan du kan gå vidare genom att klicka Nästa. Nyckelfälten är de fält i respondentuppgifterna som gör en respondent unik, dvs. två respondenter kan inte ha identiska värden på dessa fält. Se avsnittet Matcha fält för import nedan för information om hur matchningen går till. Varningsmeddelandena talar om att det finns saker som du bör åtgärda innan du går vidare. Det är dock möjligt att ignorera varningarna och gå vidare genom att klicka Nästa. När det gäller begränsningen för hur många tecken fälten i respondentuppgifterna kan innehålla, gäller följande: 16 tecken - Postnummer 64 tecken - Användarnamn, Lösenord, Telefon och Mobiltelefon 128 tecken - E-post, Stad, Land och Domän 255 tecken - Förnamn, Efternamn, Organisation och Adress

100 100 Om importen innehåller fler tecken än så för något fält, kommer innehållet att förkortas till det högsta tillåtna antalet tecken. vid de respondenter som har ogiltiga värden. Ikonen visas också i fältet som har ett ogiltigt värde. Vid respondenter som är dubbletter, och som alltså inte kommer att importeras, visas ikonen. Genom att klicka på ikonen i rubrikraden i kolumnen längst till vänster kan du filtrera listan så att du enbart ser de respondenter som behöver åtgärdas. Välj bland dessa alternativ: Visa giltiga Visa ogiltiga Visa dubbletter För att redigera ett ogiltigt värde klickar du på respondentens rad. Ikonen visas då i varje fält. Klicka på ikonen i det fält du vill redigera, och skriv in det nya värdet. För att exkludera en respondent som du inte vill importera klickar du först på dennes rad, och sedan på ikonen i kolumnen längst till vänster. Respondenten visas då med grå, genomstruken text. Du kan inkludera respondenten igen genom att klicka på ikonen. Innan du klickar på Nästa väljer du också om respondenterna ska läggas till som enkätspecifika respondenter, eller inte. Markerar du kryssrutan Lägg till som enkätspecifika respondenter längst ner i fönstret, kommer respondenterna inte att sparas i den generella respondentdatabasen, utan enbart som respondenter på den aktuella enkäten. De kommer alltså bara att vara tillgängliga för de som har rätt att administrera enkäten. Klicka på knappen Nästa för att gå vidare till sista steget: Importera respondenter. Om ni använder organisationer, och om du har valt att respondenterna ska läggas till i den generella respondentdatabasen, kommer du dessförinnan till ett steg där du bestämmer vilka organisationer som ska ha tillgång till respondenterna, se avsnittet Organisationsbehörighet nedan. Matcha fält för import Vid behov kan du klicka på knappen Matcha fält för import för att se till att kolumnerna i filen matchas mot rätt fält i programmet. Om kolumnerna i importfilen har exakt samma namn som motsvarande fält i programmet kommer rätt matchning att ske automatiskt. Som exempel kommer en kolumn med rubriken E-post att matchas mot fältet E-post, medan en kolumn med rubriken E-postadress inte matchas automatiskt. I kolumnen Kolumnnamn (från filen) visas kolumnrubrikerna från importfilen till vänster, tillsammans med det fält i programmet som kolumnen för tillfället är matchad mot. Bokstaven K till vänster i fältet indikerar att fältet är en respondentkategori, medan respondentegenskaper symboliseras av bokstaven E. Vissa fält är markerade med en nyckelsymbol. Dessa är nyckelfält, vilket innebär att två respondenter inte kan ha identiska värden på samtliga dessa fält. Nyckelfälten måste alltid matchas mot en kolumn i importfilen för att importen ska kunna genomföras. Om ett fält är matchat mot fel kolumnrubrik gör du så här för att matcha det rätt: 1. Peka på fältet du vill flytta. Markören förvandlas till ett pilkors.

101 Dra fältet till rätt kolumnrubrik och släpp. Det fält som kolumnen tidigare var matchad mot ersätts och flyttas till kolumnen Tillgängliga fält för matchning. I denna kolumn visas de fält som för tillfället inte är matchade mot någon kolumn i importfilen. För att lättare upptäcka eventuella ej matchade kolumner, kan du markera kryssrutan Dölj matchade kolumner. Bekräfta matchningen genom att klicka OK. Organisationsbehörighet Detta steg är tillgängligt endast om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer, och om du har valt att respondenterna ska läggas till i den generella respondentdatabasen. Du kan då här bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till respondenterna, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella överliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till respondenterna, medan övriga organisationer har symbolen. Importera respondenter I det avslutande steget är det dags att importera respondenterna. I listan av respondenter markerar du kryssrutan vid de respondenter du vill importera. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. Om du har valt att respondenterna ska läggas till i den generella respondentdatabasen, dvs. kryssrutan Lägg till som enkätspecifika respondenter lämnades omarkerad i föregående steg, indikerar vid respondenten att denne redan finns i respondentdatabasen, dvs. det finns en respondent i databasen med identiska uppgifter vad gäller de fält som definierats som nyckelfält. Genomför du importen av denne respondent kommer den befintliga respondenten att uppdateras med uppgifterna från importfilen. Endast fält som är matchade mot en kolumn i importfilen kommer att uppdateras. Uppdatering av inloggningsuppgifter (användarnamn och lösenord) kommer inte att ske på respondenter som är kopplade till pågående enkäter, eller som är importerade via LDAP (i tilläggsmodulen SR-LDAP). Klicka på knappen Lägg till. Respondenterna är nu importerade till enkäten. Om du vill kan du låta programmet göra ett slumpmässigt urval av respondenterna i importfilen. Klicka i så fall på knappen bredvid knappen Lägg till, och välj något av alternativen som innebär att ett slumpmässigt urval görs. Se avsnittet Slumpmässigt urval av respondenter under Lägg till respondenter > Från respondentdatabas för mer information.

102 102 Från LDAP Detta alternativ finns bara tillgängligt för den som har tilläggsmodulen SRLDAP. Funktionen möjliggör import av respondenter från en katalogtjänst. För att importen ska fungera måste nödvändiga inställningar ha gjorts under Administration > LDAP. Se detta avsnitt för mer information. 1. Välj LDAP-källa i valboxen högst upp. 2. Under rubriken Sök hittar du ett eller flera sökfält. Vilka sökfält som finns, och i vilka attribut i katalogtjänsten sökningen görs, bestäms under Administration > LDAP. Skriv in önskat sökargument. Använd tecknet * som jokertecken. Klicka på knappen Sök. 3. Användarna som matchar din sökning listas. Användarna har någon av dessa symboler: (finns inte sedan tidigare i respondentdatabasen), (finns redan i respondentdatabasen). 4. Markera kryssrutan vid den eller de respondenter du vill koppla till enkäten. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. 5. Klicka på knappen Importera markerade respondenter. Respondenterna är nu kopplade till enkäten och återfinns i respondentlistan. Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer öppnas popup-fönstret Organisationsbehörighet när du klickar på Importera markerade respondenter. Där kan du bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till respondenterna, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella överliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till respondenten, medan övriga organisationer har symbolen. Redigera respondent När du klickar på ikonen till höger på respondentens rad i respondentlistan öppnas ett popup-fönster där du kan redigera respondentens information. I popup-fönstret finns också fliken Enkäter där du kan se vilka enkäter respondenten är kopplad till, och fliken Meddelandehistorik där de e-postmeddelanden som har skickats till respondenten listas. Redigera önskad information om respondenten. Under Respondentinformation redigerar du personlig data om respondenten. ID - tilldelas automatiskt av programmet Visningsnamn - blir automatiskt Efternamn, Förnamn Förnamn Efternamn Organisation E-post Adress

103 103 Postnummer Stad Land Telefon Mobiltelefon LDAP-adress - om respondenten importerats via LDAP. Kräver tilläggsfunktionen SR-LDAP Språk - välj bland aktiva respondentspråk Respondenttyp - välj Respondent eller Enkätläsare. Som Enkätläsare kan man inte besvara, utan endast se, enkäten, samt få utskick om den. Handläggare (om funktionen aktiverats under Administration > Inställningar > Enkät > Allmänna inställningar) - den systemanvändare som är ansvarig för respondenten. Markeras kryssrutan Respondenten är dold är det enbart handläggaren samt administratörer som ser respondenten. De respondentkategorier som är generella i systemet, och de enkätspecifika respondentkategorier som kopplats till enkäten, visas och kan redigeras under rubriken Kategorier. Respondentkategorierna används för att lägga in känd bakgrundsfakta om respondenten, och kan sedan användas i rapportdelen för att göra korstabuleringar och filtreringar. För varje respondentkategori kan du välja önskad underkategori i en valbox. Om respondentkategorin består av underkategorier i flera nivåer visas under valboxen ett plustecken med en linje som utgår från valboxens undersida: Klicka på plustecknet för att visa en valbox där du väljer underkategori på nästa nivå: I exemplet nedan visas en respondentkategori som inte har underkategorier i flera nivåer, men där det är möjligt att välja flera underkategorier på samma nivå. Plustecknet har då en linje som utgår från valboxens kortsida: Klicka på plustecknet för att visa en valbox där du gör ytterligare ett val på samma nivå: Klicka på knappen för att ta bort ett valt alternativ.

104 104 Respondentegenskaperna som du hittar under rubriken Egenskaper är skapade av administratören. Respondentegenskaperna är textfält som ger möjlighet att lägga in extra information, utöver den personliga data som finns under Respondentinformation. Inloggningsuppgifterna, dvs. användarnamn och lösenord som respondenten använder för att logga in till enkäten, kan ändras. Se Hantera inloggning nedan. Hantera inloggning När du redigerar en respondent, eller lägger till en ny, kan du under Inloggningsuppgifter klicka på knappen Hantera inloggning om du vill bestämma vilket användarnamn och lösenord respondenten ska ha. Detta steg kan hoppas över, och respondenten tilldelas då användarnamn och lösenord som genereras av programmet. Vid fältet Användarnamn finns två knappar. Klicka på om du vill att programmet ska generera ett användarnamn. Har du själv skrivit ett användarnamn klickar du på för att validera att det är giltigt, d v s att det inte används av någon annan. Vid fältet Lösenord finns också två knappar. Klicka på eget lösenord. för att generera ett lösenord. Du kan också skriva in ett Knappen visar lösenordet i klartext, vilket kan vara användbart i de fall du vill distribuera inloggningsuppgifterna på annat sätt än genom e-post från programmet. Fältet Domän är tillgängligt för den som har tilläggsfunktionen SR-LDAP. Detta fält fylls i automatiskt när en respondent importeras via LDAP. Enkätspecifik inloggning När en respondent läggs till eller importeras till programmet får denne ett användarnamn och ett lösenord, antingen bestämt av den som lägger till respondenten eller automatiskt genererat av programmet. Respondenten använder sedan dessa inloggningsuppgifter för att logga in till de enkäter som han eller hon kopplas till. Om du vill kan du på varje enskild enkät bestämma att respondenterna använder en enkätspecifik inloggning, istället för sin vanliga inloggning. Exempel: En lärare ska genomföra en undersökning i en skolklass. Enkäten distribueras via brev som delas ut till eleverna, med enkätens adress, användarnamn och lösenord. För att förenkla inloggningen, och undvika

105 105 krångliga användarnamn och lösenord, tillämpar läraren enkätspecifik inloggning med användarnamnen Elev1, Elev2, Elev3 osv. samt ett lösenord som är gemensamt för alla. Välj Ja vid Tillämpa om du vill använda enkätspecifik inloggning. Inställningar för användarnamn Börja med att välja vid Typ om användarnamnen ska genereras Slumpmässigt eller med Löpnummer. Väljer du Slumpmässigt kommer programmet att generera ett användarnamn för varje respondent med det Antal tecken du angivit. Användarnamnets längd får vara mellan 4 och 64 tecken. Vid Tecken bestämmer du om användarnamnet ska bestå av endast bokstäver, endast siffror, eller både bokstäver och siffror. Om du istället väljer Löpnummer får du vid Mönster bestämma hur användarnamnen ska se ut. Löpnumret (1, 2, 3 osv.) kan kombineras med ett prefix och/eller ett suffix som du skriver in i fälten före respektive efter [n] som symboliserar löpnumret. I exemplet ovan skrivs alltså ordet Elev in i fältet till vänster om [n] vilket resulterar i användarnamnen Elev1, Elev2, Elev3 osv. Inställningar för lösenord När det gäller lösenord väljer du om detta ska genereras Slumpmässigt eller vara Fast, dvs. samma för alla respondenter. Väljer du Slumpmässigt kommer programmet att generera ett lösenord för varje respondent med det Antal tecken du angivit. Lösenordets längd får vara mellan 4 och 64 tecken. Vid Tecken bestämmer du om lösenordet ska bestå av endast bokstäver, endast siffror, eller både bokstäver och siffror. Vill du att alla respondenter ska logga in med samma lösenord väljer du Fast, och skriver in det önskade lösenordet vid Fast lösenord. Utskick Skicka e-post Du informerar respondenterna om att det finns en enkät att besvara genom att skicka e-post från programmet. I meddelandet skickar du med en länk som respondenten klickar på för att komma direkt till enkäten. Du kan göra utskick av olika typer, t.ex. första utskick, påminnelser och tackbrev. Är din enkät flerspråkig kan du göra utskicken på samtliga språk som används. Gränssnittet under Skicka e-post är uppdelat på tre flikar. Under fliken Lista, se nedan, kan du se status på redan skapade utskick. När du skapar nya utskick eller redigerar befintliga förflyttas du till nästa flik, vars namn varierar beroende på i vilket läge du befinner dig. Se avsnittet Redigera utskick för

106 information om hur utskick skapas och redigeras under denna flik. Under den tredje fliken Inkommande e-post ser du de inkommande epostmeddelanden som utskicken från denna enkät har genererat, dels eventuella svarsmeddelanden som respondenterna har skickat (genom att klicka Svara), dels meddelanden om att utskicket inte kunde levereras. Skapa nytt utskick Klicka på knappen Nytt utskick. Knappen finns längst ner under fliken Lista. Välj utskickstyp bland följande: Första utskick - Utskicket går till alla respondenter. Lägger du till respondenter efter att utskicket gjorts, får dessa utskicket automatiskt. Påminnelse - Utskicket går till alla respondenter som vid utskickstillfället inte har skickat in enkäten. Gäller endast respondentenkäter. Alla respondenter - Utskicket går till alla respondenter. Respondenter som besvarat enkäten - Utskicket går till alla respondenter som vid utskickstillfället har skickat in enkäten. Används t.ex. om du vill tacka för medverkan. Gäller endast respondentenkäter. Specifika respondenter - Utskicket går till de respondenter som du markerar i respondentlistan. Respondenter med påbörjad enkät - Utskicket går till de respondenter som vid utskickstillfället har en påbörjad enkät som är sparad men inte skickad. Utskicket kan användas för att påminna dem om att göra färdigt och skicka in enkäten. Gäller endast respondentenkäter. Gör inställningar för utskicket och skapa meddelandet. Se avsnittet Redigera utskick för mer information. Lista Under fliken Lista ser du de utskick som skapats för enkäten. Utskicken listas med dessa rubriker: Status Ej skickat - utskicket har ett skicka-datum som ännu inte har infallit Ej skickat - utskicket är skapat baserat på ett utskicksschema och har inte bekräftats Skickat - utskicket skickades korrekt till alla mottagare Skicka-datum saknas 106

107 107 Fel - minst en mottagare har inte fått utskicket Fel - ingen mottagare har fått utskicket Typ av utskick - Första utskick, Påminnelse, Respondenter som besvarat enkäten, Specifika respondenter, Respondenter med påbörjad enkät eller Alla respondenter. Datum - datum när det skickades, eller kommer att skickas. Även klockslag, om detta angetts. Ämne Fel - antal respondenter som inte fick utskicket när det sändes Vilande - antal respondenter som väntar på att utskicket ska sändas Skickat - antal respondenter som fått utskicket Detaljer - klicka på nedan för att visa information om utskicket, se Dessutom finns knappar för att pausa och kopiera utskicket, se nedan. Klicka på knappen Uppdatera för att se förändringar som skett sedan du gick in på sidan. Visa information om utskicket Under rubriken Detaljer finns knappen som du klickar på för att visa information om utskicket. Respondenterna (mottagarna) listas här med status (se Lista ovan), ID och namn. Om utskicket är sänt, visas även till vilken e-postadress utskicket sändes, och när utskicket skedde. Du kan sortera listan efter önskad kolumn genom att klicka på dess rubrik. Klicka på knappen Uppdatera för att se förändringar som skett sedan du öppnade informationsfönstret. Respondenter som inte fick utskicket när det sändes visas i rött. Se Skicka om meddelande, nedan, för information om hur du korrigerar e-postadress och skickar om meddelandet. Skicka om meddelande Om utskicket till någon respondent misslyckades visas dennes namn i rött. Klicka på respondenten för att korrigera eventuellt felaktig e-postadress, och skicka om meddelandet. I fönstret som öppnas finns knappen Visa fel som du klickar på för att se vad det är som har gått fel. Felet kan bero på felaktiga e-postinställningar, vilket i så fall måste korrigeras under Administration > E-post och utskick > E-postkonton, eller på felaktig e-postadress till respondenten. Om det är fel på e-postadressen klickar du på knappen Redigera utskick, korrigerar e-postadressen, och klickar sedan på knappen Skicka om

108 108 meddelande. Bekräfta att du vill skicka om meddelandet med OK. Vill du spara den korrigerade e-postadressen i respondentens uppgifter, svarar du OK på frågan om du vill uppdatera respondentens e-postadress. Om meddelandet har skickats om till en respondent visas ikonen längst till vänster på respondentens rad i informationsfönstret. Klicka på denna för att expandera och se en rad för varje försök att skicka. Utskicksschema Om ett utskicksschema förberetts under Administration > E-post och utskick > Utskicksschema, kommer schemats utskick att skapas automatiskt när enkäten skapas. Utskicken listas då under fliken Lista, men måste bekräftas för att de ska skickas. Symbolen under Status visas så länge utskicket inte har bekräftats. Klicka på knappen till höger på raden för att bekräfta ett enskilt utskick. Vill du bekräfta flera utskick samtidigt ser du till att dess kryssrutor är markerade, och klickar på knappen Bekräfta utskick. Pausa och kopiera utskick Knappar för att pausa på raden för ett utskick. och kopiera utskicket finns längst till höger Knappen visas istället för pausknappen så länge utskicket inte bekräftats om utskicket är baserat på ett utskicksschema. Alla utskickstyper kan pausas så länge de inte har skickats. Så länge ett utskick är pausat kommer det inte att skickas, även om det skicka-datum du angett infaller. Går du däremot in i redigeringsläget och klickar på Spara och skicka kommer det att skickas även om det är pausat. Utskick av typen Första utskick kan pausas även efter att det skickats, vilket gör att inga nya respondenter som läggs till får det. Klicka på knappen för att starta sändningen av utskicket igen. Kopieringsfunktionen är praktisk att använda om du t.ex. vill göra flera påminnelseutskick som ska skickas vid olika tidpunkter. Gör så här för att kopiera ett utskick: 1. Klicka på knappen för att pausa utskicket. Om utskicket du vill kopiera inte har skickats ännu måste du pausa det för att kunna kopiera det. Utskick av typen Första utskick måste alltid pausas för att kunna kopieras. 2. Klicka på knappen vid det ursprungliga meddelandet för att kopiera det. En identisk kopia av utskicket skapas. 3. Redigera det nya utskicket genom att klicka på det, se Redigera utskick. Ange ett skicka-datum eller klicka på Spara och skicka för att skicka det direkt.

109 109 Utskickstypen Första utskick innebär att eventuella nya respondenter som läggs till efter att utskicket gjorts, får utskicket när de läggs till. Genom att använda paus- och kopieringsfunktionen kan du se till att respondenter som läggs till i efterhand får ett annat första utskick än det som de ursprungliga respondenterna fick. Detta kan vara användbart om du vill ge de nya respondenterna någon ytterligare information. Kopiera i så fall det första utskicket på det sätt som beskrivs i punkt 1-3 ovan. Eventuella nya respondenter som läggs till kommer att få det nya utskicket, däremot inte de respondenter som redan fått det ursprungliga utskicket. Ta bort utskick Markera kryssrutan vid det eller de utskick du vill ta bort. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga utskick. Observera dock att endast utskick som ännu inte är sända kan tas bort. Klicka på knappen Ta bort. Redigera utskick Under denna flik redigeras nya och befintliga utskick innan de sparas. För att skapa ett nytt utskick klickar du på knappen Nytt utskick under fliken Lista. Inställningar för utskicket Typ av utskick - välj utskickstyp bland följande: Första utskick - Utskicket går till alla respondenter. Lägger du till respondenter efter utskickstillfället, får dessa utskicket automatiskt. Påminnelse - Utskicket går till alla respondenter som vid utskickstillfället inte har skickat in enkäten. Gäller endast respondentenkäter. Alla respondenter - Utskicket går till alla respondenter som vid utskickstillfället är kopplade till enkäten. Respondenter som besvarat enkäten - Utskicket går till alla respondenter som vid utskickstillfället har skickat in enkäten. Gäller endast respondentenkäter. Används t.ex. om du vill tacka för medverkan. Specifika respondenter - Utskicket går till de respondenter som du markerar i respondentlistan. Respondenter med påbörjad enkät - Utskicket går till de respondenter som vid utskickstillfället har en påbörjad enkät som är sparad men inte skickad. Utskicket kan användas för att påminna dem om att göra färdigt och skicka in enkäten.

110 110 Skicka till För utskick av typen Specifika respondenter: 1. Klicka på ikonen för att söka bland tillgängliga mottagare. 2. Markera tilltänkta respondenter. 3. Klicka på knappen Lägg till valda för att flytta över markerade respondenter till listan över valda mottagare. För övriga utskick: 1. Markera ifall utskicket ska gå till Respondenter och/eller Enkätläsare. Som enkätläsare kan man inte besvara, utan endast se, enkäten, samt få utskick om den. E-postkonto - Under Administration > E-post och utskick > E-postkonton måste minst ett e-postkonto läggas in för att utskicken ska kunna sändas. Om flera e-postkonton lagts in väljer du här vilket av dem du vill använda för utskicket. Information om avsändare - Välj vilket avsändarnamn, avsändaradress och svarsadress du vill använda för utskicket. Väljer du Standard används uppgifterna som angetts i inställningarna för e-postkontot. Genom att välja Anpassa får du möjlighet att ange ett annat avsändarnamn, avsändaradress och svarsadress för just det här utskicket. OBS! Om du anger en annan avsändaradress än den avsändaradress som är angiven i e-postkontots inställningar, kommer programmet inte att kunna ta emot meddelanden om ej levererbara utskick, och kommer därmed inte att kunna visa felindikering på utskick som inte nått alla mottagare. Svarsadressen är den adress som eventuella svarsmeddelanden skickas till, när respondenten klickar Svara. Om du anger en annan svarsadress än den svarsadress som är angiven i e-postkontots inställningar, kommer eventuella svarsmeddelanden inte att visas under fliken Inkommande epost. Skicka datum - ange datum och klockslag när utskicket ska sändas. Datum kan skrivas in, eller väljas genom att klicka på kalendersymbolen. Datumformatet är beroende av vilket språk du loggat in med. Loggar du in på svenska anges datum med formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Klockslag skrivs in, eller stegas fram med pilarna efter att du ställt markören i tim- eller minutfältet. Anges inget klockslag kommer utskicket att sändas klockan 00:00. Efter att du angett tidpunkt klickar du på knappen Spara. OBS! Klickar du på knappen Spara och skicka kommer utskicket att skickas direkt. Skickat datum - Här ser du datum och klockslag när utskicket sändes. Har det ännu ej skickats står det Ej skickat. Skapa e-postmeddelande Språk - Om din enkät är flerspråkig kan du här välja bland de språk du har angett för enkäten under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information. Efter att ha valt språk kan du i fönstrets nedre del redigera e-

111 111 postmeddelandet som ska skickas till de respondenter som har det valda språket angivet som sitt språk. Se avsnittet Utskick i flerspråkiga enkäter nedan. Ämne - Skriv in det som ska stå i meddelandets ämnesrad. Bifogade filer: Klicka på ikonen om du vill bifoga en fil till meddelandet. Du kan då hämta filen från Dokumentarkivet. Se avsnittet Dokumentoch bildarkiv för mer information om hur du laddar upp och infogar filer. Klicka på för att ta bort en bifogad fil. Meddelande - Själva meddelandet skapas i en editor där du kombinerar text du skriver själv med data som hämtas från aktuell enkät och respondent. Om en mall definierats under Administration > E-post och utskick > Mallar > E-post, får du mallens innehåll att utgå ifrån, men detta kan redigeras vid behov. Enkätdata som kan infogas: Enkätens adress - länk till publik enkät eller till respondentenkäts inloggningssida Enkätnamn Startdatum och Slutdatum - enkätens publiceringsperiod Respondentdata som kan infogas: Enkätens adress med inloggning - länk till respondentenkät som för varje respondent leder direkt till enkäten med automatisk inloggning Förnamn och Efternamn - gör meddelandet mer personligt Användarnamn och Lösenord - gör det möjligt för respondenten att logga in via enkätens inloggningssida E-post - respondentens e-postadress URL för avregistrering - gör det möjligt för respondenten att via en länk i meddelandet avregistrera sig från enkäten Respondentegenskaper Respondentkategorier (endast de kategorier som kopplats till enkäten) Infogad data symboliseras i editorn av bildikoner. Såväl infogad data som text du skrivit själv kan markeras, och formateras med editorns formateringsknappar. I editorn finns också knappar för att infoga bilder och länkar.

112 112 Istället för att infoga länken genom att klicka på Enkätens adress med inloggning, kan du låta ett ord i texten utgöra länken. Om du t.ex. vill skriva: "Klicka här för att besvara enkäten", gör du så här för att ordet "här" ska leda direkt till enkäten med automatisk inloggning: 1. Markera ordet "här". 2. Klicka på för att öppna länkhanteraren. 3. Skriv *url* i fältet Adress. Vill du att länken ska leda till enkätens inloggningssida utan automatisk inloggning skriver du *urlnologin*. 4. Klicka OK. Spara och skicka utskick När du är klar med meddelandet klickar du på någon av spara-knapparna längst ner. Använd knappen Spara om du vill spara ändringarna och tala om att utskicket ska sändas vid tidpunkten angiven vid Skicka-datum. Knappen Spara och skicka nu använder du om du vill göra utskicket omedelbart. Tidpunkten vid Skicka-datum ändras då till aktuell tid. Utskick i flerspråkiga enkäter Är din enkät flerspråkig har du möjlighet att skapa meddelandet på alla de språk du har angett för enkäten under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information. För varje språk kan du skapa ett meddelande med språkspecifik ämnesrad, meddelandetext och bifogade filer. Om någon respondent har ett angivet språk som inte används i enkäten, eller om inget meddelande skapats för detta språk, kommer denne att få meddelandet för enkätens standardspråk. För att skapa ett språkspecifikt meddelande väljer du detta språk under Språk, och formulerar sedan ämnesrad och meddelandetext, samt bifogar eventuella filer. Se avsnittet Skapa e-postmeddelande ovan för mer information. När du sedan vill skapa ett meddelande för ytterligare ett språk kan du använda knapparna Översätt ämne och Översätt meddelande. Du får då upp ett fönster med ett gränssnitt för att översätta ämnesraden respektive meddelandetexten. I den vänstra halvan av fönstret väljer du språket du vill översätta från (källspråket), och i den högra det språk du vill översätta till. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten. Om du använder denna när du översätter meddelandetexten kommer enkät- och respondentdata som infogats i källspråkets meddelande att även infogas i det översatta meddelandet. När det gäller text som du har skrivit själv bör du givetvis kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Administration > Språk och översättningar för mer information. Spara översättningen genom att klicka OK.

113 113 Förhandsgranska meddelande Klicka på knappen Förhandsgranska för att se hur meddelandet kommer att se ut när respondenten tar emot det. Om respondentdata, t.ex. Förnamn infogats, kommer förhandsgranskningen att visa exempel på en enda respondents meddelande. Varje respondent kommer förstås att se sin egen respondentdata. Ta bort utskick Klicka på knappen Ta bort och bekräfta borttagandet med OK. Endast utskick som inte är sända kan tas bort. Utskicket kan även tas bort under fliken Lista. Läs mer om fliken Lista. Inkommande e-post Under denna flik kan du se de eventuella inkommande e-postmeddelanden som utskicken från denna enkät har genererat. Här visas två typer av meddelanden: Svarsmeddelanden som respondenterna har skickat genom att klicka Svara. Dessa meddelanden visas ej här om utskickets svarsadress har ändrats, och inte heller om respondenten har raderat den referenskod som genereras längst ner i meddelandet när respondenten klickar Svara. Meddelanden om att utskicket inte kunde levereras. För att visa dessa meddelanden markerar du kryssrutan Visa e-post gällande olevererbara utskick. Dessa meddelanden visas ej här om utskickets avsändaradress har ändrats. Bredvid Inkommande e-post i själva fliken ser du antalet meddelanden inom parentes. Symbolen indikerar att det har kommit in nya meddelanden. Symbolen försvinner så fort någon användare har besökt fliken. Meddelandena listas under dessa rubriker: Ursprungligt meddelande: Ämnesrad och utskickstyp för det meddelande som orsakade det inkommande meddelandet Ursprunglig mottagare: Det ursprungliga meddelandets mottagare. Kolumnen visas endast om du valt att visa e-post gällande olevererbara utskick. Från: Det inkommande meddelandets avsändare Ämne: Det inkommande meddelandets ämnesrad Mottaget: Datum och klockslag när meddelandet inkom längst till höger på raden indikerar att det är ett meddelande om att utskicket inte kunde levereras. Du kan sortera listan genom att klicka på önskad rubrik. Klicka på ett meddelande för att läsa det. När du har öppnat ett meddelande kan du använda knapparna Tillbaka och Nästa för att gå till föregående respektive nästa meddelande.

114 114 Brev Om några respondenter saknar e-postadress, men ändå förväntas kunna besvara enkäten via webben, kan du göra ett utskick till dessa via vanligt brev. Funktionen Brev är tillgänglig i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey. Lista Under fliken Lista visas alla respondenter som är kopplade till enkäten. Markera kryssrutan vid den eller de respondenter du vill skriva ut brev till. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. Klicka sedan på knappen Skapa PDF. En PDF-fil skapas som innehåller ett brev till varje respondent som du markerat i listan. Brevets innehåll bestäms under Redigera utskick, se detta avsnitt för mer information. Högst upp i brevet visas respondentens namn och adress, under förutsättning att detta angivits i respondentuppgifterna. Öppna PDF-filen i lämpligt program och skriv ut den. Redigera utskick Brevets innehåll skapar du i en editor där du kombinerar text du skriver själv med data som hämtas från aktuell enkät och respondent. Om en mall definierats under Administration > E-post och utskick > Mallar > Brev, får du mallens innehåll att utgå ifrån, men detta kan redigeras vid behov. Är din enkät flerspråkig skapar du en brevtext för varje språk som används. Välj först önskat språk i valboxen. Enkätdata som kan infogas: Enkätens adress - länk till publik enkät eller till respondentenkäts inloggningssida Enkätnamn Startdatum och Slutdatum - enkätens publiceringsperiod Respondentdata som kan infogas: Enkätens adress med inloggning - länk till respondentenkät som för varje respondent leder direkt till enkäten med automatisk inloggning. Förnamn och Efternamn - för att göra meddelandet mer personligt. Användarnamn och Lösenord - för att göra det möjligt för respondenten att logga in via enkätens inloggningssida. E-post - respondentens e-postadress. Infogad data symboliseras i editorn av bildikoner. Såväl infogad data som text du skrivit själv kan markeras, och formateras med editorns formateringsknappar. I editorn finns också knappar för att infoga bilder och länkar.

115 115 Pappersenkät Ibland kan det vara svårt för en respondent att besvara enkäten online, t.ex. om denne saknar dator eller e-postadress. Det kan också vara så att du vill genomföra en undersökning på ett möte i ett konferensrum utan datorer. I sådana fall går det utmärkt att använda sig av funktionen Pappersenkät, vilken är en del av tilläggsmodulen SR-Advanced Survey. Du kopplar då respondenterna till enkäten precis som vanligt, men du skriver ut den och låter dem fylla i den på papper. De ifyllda pappren skannas in till en PDF-fil som analyseras av programmet, och svaren registreras. Funktionen Pappersenkät är också möjlig att använda för publika enkäter. Du anger då det antal pappersenkäter du vill skriva ut. När du skapar din enkät bör du tänka på att det endast är frågor med svarsalternativ som kan tolkas av programmet vid inskanning från en pappersenkät. Övriga frågetyper kommer att skannas in som en bild och får sedan registreras manuellt i enkäten. Arbetet med pappersenkäter sker i tre steg under flikarna Förbered, Skapa och Importera. De två sistnämnda flikarna blir tillgängliga först när du har bekräftat inställningarna under fliken Förbered. Förbered Innan du skriver ut dina enkäter bestämmer du under denna flik bl.a. vilket typsnitt och textstorlek som ska användas, samt vilka frågetyper som ska inkluderas. Eftersom programmet måste veta exakt var på pappret en fråga ligger går dessa inställningar inte att ändra efter att de har bekräftats. Du redigerar här också den instruktionstext som respondenten behöver för att fylla i enkäten korrekt. Utseende Välj Teckensnitt och Textstorlek som ska användas för frågetitlar och svarsalternativ. På pappersenkäten kommer frågetitlarna att visas i fetstil. Vid Formatering bestämmer du hur eventuella bilder i enkäten ska hanteras: Enbart text: bilder inkluderas inte HTML: bilder inkluderas Bilder som Alt-text: bildernas alt-texter visas istället för bilderna (se Administration > Dokument- och bildarkiv för information om hur alt-texten kan redigeras när en bild infogas) När en fråga redigeras kan s.k. designblock användas för att ge information i anslutning till frågan (se Enkät > Konstruktion > Frågor > Redigera fråga > Design för mer information). Markera kryssrutan vid Designblock i frågor om du vill att detta innehåll ska inkluderas i pappersenkäten.

116 116 Inställningar Vid inskanningen tolkar programmet svar som getts på alternativfrågorna. Om du aktiverar inställningen Inkludera alla frågetyper, utöver de skanningsbara alternativfrågorna, skapas det textrutor i pappersenkäten för att besvara även text-, datum- och numeriska frågor. Eventuella svar som respondenten skriver där kan dock inte tolkas av programmet, utan får matas in manuellt. Om du aktiverar denna inställning får du också bestämma om du vill att textrutorna ska ha ett rutmönster (markera i så fall kryssrutan Teckenrutor i textfrågor), och höjden på textrutorna (skriv in önskat antal vid Antal rader i textfrågor). Markerar du kryssrutan Linje mellan frågorna kommer en streckad linje att finnas mellan frågorna vid utskrift. När pappersenkäten skrivs ut kommer varje respondents enkät som standard att inledas med ett försättsblad (eller flera, om innehållet inte får plats på en sida). Försättsbladet har respondentens namn och adress högst upp, följt av enkätens inledningstext och en instruktion för hur man fyller i pappersenkäten (se nedan). Om du inte vill att detta försättsblad ska skrivas ut markerar du kryssrutan Skriv inte ut försättsblad. För att få enkäten att rymmas på ett färre antal papper, kan du prova att avmarkera kryssrutan Sidbrytning efter instruktionstext. Då kommer enkäten att börja direkt efter instruktionstexten på försättsbladet. Under fliken Importera laddas de inskannade pappersenkäterna upp, och analyseras. Genom att markera kryssrutan Ta bort alla uppladdade PDFfiler när enkäten stängs, ser du till att filerna som laddats upp till enkäten inte upptar onödig plats på servern när de inte längre behövs (efter att enkäten stängts). Högst upp på varje sida i pappersenkäten visas en streckkod. Denna innehåller information om vilken enkät och respondent sidan tillhör, sidans nummer och enkätens språk. Om du vill kan du låta programmet skriva ut viss information i klartext direkt under streckkoden, för att på så sätt lättare kunna identifiera t.ex. vilken respondent som en viss sida tillhör. Vid Text under streckkod kan du välja bland följande alternativ: Ingen: Ingen text skrivs ut Respondentnamn: Respondentens för- och efternamn Kod: Streckkoden omvandlad till en kod med siffror och bokstäver Anpassa: Välj vilken information som ska skrivas ut (se nedan) Väljer du Anpassa designar du texten i textfältet undertill. Klicka på knappen till höger om textfältet för att få tillgång till knappar för att infoga Kod, Förnamn, Efternamn och Organisation, samt valboxar för att infoga eventuella respondentkategorier som används på enkäten och eventuella respondentegenskaper som skapats i programmet. Matrisinställningar Om enkäten innehåller minst en matrisfråga, hittar du knappen Matrisinställningar längst ner. Matrisfrågor består av två "kolumner", en för underfrågans titel, och en för dess svarsalternativ. Genom att klicka på knappen Matrisinställningar bestämmer du vilken bredd i procent kolumnen

117 117 med underfrågans titel ska ha. Ställer du t.ex. in att kolumnen med frågetiteln ska uppta 30% av enkätens bredd, kommer kolumnen med svarsalternativen att uppta 70%. Du kan på så sätt se till att fördelningen blir lämplig, och att onödiga radbrytningar undviks. Instruktion för pappersenkät För att respondenterna ska få information om hur enkäten ska fyllas i skapar du här en instruktionstext som presenteras direkt efter enkätens ordinarie inledningstext vid utskrift. Du utgår från en mall som skapats i administrationen, men kan redigera texten i editorn. Är din enkät flerspråkig skapar du en instruktionstext för varje språk som används. Välj först önskat språk i valboxen. Den viktigaste informationen som respondenten behöver är hur svarsalternativen ska markeras i kryssrutorna. Följande gäller: Korrekt markerat svarsalternativ Inkorrekt markerat svarsalternativ, krysset ska vara mitt i rutan Inkorrekt markerat svarsalternativ, krysset är alltför kraftigt Ångrat val, svarsalternativet räknas inte som markerat I instruktionstexten kan du också infoga data som hämtas från aktuell enkät och respondent. Du kan t.ex. infoga enkätens adress och respondentens användarnamn och lösenord, för att göra det möjligt för respondenten att svara via webben istället. Enkätdata som kan infogas: Enkätens adress - länk till publik enkät eller till respondentenkäts inloggningssida Enkätnamn Startdatum och Slutdatum - enkätens publiceringsperiod Respondentdata som kan infogas: Förnamn och Efternamn - för att göra meddelandet mer personligt. Organisation Användarnamn och Lösenord - för att göra det möjligt för respondenten att logga in via enkätens inloggningssida. Enkätens adress med inloggning - länk till respondentenkät som för varje respondent leder direkt till enkäten med automatisk inloggning. Respondentegenskaper Respondentkategorier (endast de kategorier som kopplats till enkäten)

118 118 Bekräfta Under tiden du arbetar kan du spara dina ändringar med knappen Spara. När du är färdig kan du klicka på knappen Förhandsgranska för att kontrollera att allt ser bra ut innan du bekräftar inställningarna. Klicka sedan på knappen Bekräfta. Ett meddelande visas om att inställningarna inte kommer att kunna ändras efter att du har bekräftat. Du kommer inte heller att kunna redigera enkätens frågor. Klicka på OK om du vill gå vidare. Du kan nu fortsätta arbeta under flikarna Skapa och Importera. Under fliken Förbered kommer det fortfarande att vara möjligt att redigera instruktionstexten. Inställningarna kan dock inte ändras. Skapa Skapa PDF Under fliken Skapa listas respondenterna som är kopplade till enkäten. Du kan här skriva ut enkäten till de respondenter som ska besvara den på papper. Markera kryssrutan vid önskade respondenter eller klicka på kryssrutan i rubrikraden för att markera samtliga. Kryssrutan vid respondenter som redan har svarat är inte möjlig att markera. Om enkäten är publik finns inga respondenter kopplade till den, utan du anger bara det antal pappersenkäter du vill skriva ut. Klicka sedan på knappen Skapa PDF. En PDF-fil med valda respondenters enkäter, eller det angivna antalet enkäter om det är en publik enkät, skapas. På första sidan visas en lista över respondenterna som ingår i filen. Därefter följer en uppsättning sidor för varje respondent. Först kommer ett försättsblad (eller flera om utrymmet kräver det) med respondentens namn, enkätens inledningstext, samt instruktioner för hur pappersenkäten fylls i. Sedan följer ett antal sidor med frågorna i enkäten. Observera att du under fliken Förbered kan bestämma att försättsblad inte ska skrivas ut, eller att enkätfrågorna ska börja direkt efter instruktionstexten på försättsbladet. Enkätsidorna har en streckkod högst upp som innehåller information om enkät, respondent, sida och språk. Det är endast frågor med svarsalternativ som kommer att analyseras automatiskt vid inskanning från en pappersenkät. Dessa frågetyper presenteras i PDF-filen med en kryssruta vid varje svarsalternativ. Respondenten väljer ett svarsalternativ genom att sätta ett kryss i rutan. Vill man ångra ett svar kan man fylla hela rutan, vilket kommer att tolkas som att alternativet inte markerats. Om inställningen Inkludera alla frågetyper, utöver de skanningsbara alternativfrågorna gjorts under fliken Förbered kommer även övriga frågetyper att vara möjliga att besvara på pappret. Dessa frågor kommer att skannas in som en bild och får sedan registreras manuellt i enkäten. Skriv ut Öppna PDF-filen i lämpligt program, t.ex. Adobe Reader, och skriv ut den. Det rekommenderas att utskriften sker på laserskrivare, och i svartvitt.

119 119 Importera Skanna enkäter När respondenterna har fyllt i enkäten skannar du in pappren och sparar som en PDF-fil. Rekommenderade skannerinställningar är 300 dpi och svartvitt. Vid skanningen har det ingen betydelse vilken ordning sidorna kommer i, eftersom varje sida innehåller streckkodsinformation om respondent och sida. Det gör inte heller något om pappret vänts med sidhuvudet på fel håll i scannern. Vid analysen vänder programmet bilden rätt. Importera enkäter Under fliken Importera klickar du på knappen Ladda upp fil, och sedan på knappen. Markera och öppna PDF-filen och klicka OK. Du kan ladda upp flera filer samtidigt. Filerna laddas upp och listas under rubriken Filer med statusen Ny. Markera kryssrutan vid filerna och klicka på knappen Analysera filer. I högra delen av fönstret får du information om analysens resultat, t.ex. Giltig - hittade sida 1, Streckkoden kunde inte läsas, Fel vid analysering av frågor, var vänlig se 'Teknisk logg' för mer information, etc. Klickar du på länken Teknisk logg visas mer detaljerad, teknisk information. När analyseringen är klar ändras statusen på filen till Analyserad, och respondenterna som programmet har hittat listas under Skannade respondenter. Är enkäten anonym visas inga namn, utan det står istället Dold under Namn och E-post. I en publik enkät kallas respondenterna Respondent #1, Respondent #2 osv. Vid varje respondent visas någon av följande statusikoner: Visa fel Inga fel - väntar på att skickas Skickad Ikonen visas alltså på respondenter där något fel upptäckts. Som fel betraktas följande: En eller flera obligatoriska frågor är inte besvarade En eller flera envalsfrågor har besvarats med fler än ett alternativ En eller flera sidor saknas Klicka på för att se vilka fel som upptäckts. För att korrigera felen klickar du på längst ut till höger på raden för att öppna enkäten. Klicka på Fel uppe till vänster för att visa felen. För var och en av de skannade sidorna finns en knapp (Sida 1, Sida 2 osv.). Klicka på sidorna för att se hur det skannade pappret ser ut, och vad respondenten har svarat. Korrigera sedan de felaktiga frågorna direkt i enkäten och klicka på knappen Skicka.

120 Respondentens status ändras nu till 120. De respondenter där inga fel upptäcktes visas med symbolen. Dessa respondenters enkäter kan du skicka in med en knapptryckning. Markera kryssrutan vid dem och klicka på knappen Skicka. Om du valde inställningen Inkludera alla frågetyper, utöver de skanningsbara alternativfrågorna när du förberedde pappersenkäten, skapades det utrymme i pappersenkäten för att besvara även text-, datumoch numeriska frågor. Eventuella svar som respondenten har skrivit där kan inte tolkas av programmet, utan får matas in manuellt. Detta kan göras på samma sätt som när du korrigerar fel, dvs. du kan klicka på för att öppna enkäten, och sedan på knappen för önskad sida, t.ex. Sida 1. Studera den inskannade bilden av svaret och mata in det i enkäten. Klicka på knappen Skicka när alla svar är inmatade. Ett snabbare sätt att mata in textsvar är att göra det via menyn Enkät > Datainsamling > Textsvar. Se detta avsnitt för mer information. Textsvar Denna meny är tillgänglig om enkäten innehåller minst en textfråga som har besvarats. Du kan här redigera textsvar som innehåller olämplig text. Om ni har tilläggsmodulen SR-Advanced Survey kan du också använda denna meny för att mata in textsvar som givits i pappersenkäter. I valboxen högst upp väljer du den fråga vars textsvar du vill redigera. Du kan redigera svar som givits på frågetyperna Textfält och Textarea, samt valfria svarsalternativ (Om annat, specificera) och kommentarsfält på frågor som har sådana. Frågorna listas i valboxen med frågetitel, och under frågetiteln klickar du på Svar om det är en textfråga eller ett valfritt svarsalternativ, eller Kommentarer om det är ett kommentarsfält. Textsvaren på frågan du valde listas på sidan. Till höger om varje svar visas tre knappar: Visa svar - Ett fönster öppnas och du kan se samtliga svar från respondenten som skrev detta svar. Du kan också spara den besvarade enkäten som en PDF-fil. Symbolen respektive visar om svaret är godkänt eller inte. Klickar du på den gråa knappen framträder den gröna. Svarsraden blir dessutom grönmarkerad. Du talar på detta sätt om att du har tittat på svaret och godkänt det. Redigera textsvar... - I fönstret som öppnas visas det svar som respondenten har givit i vänstra delen under Originaltext. I högra delen under Bearbetad text kan du redigera svaret. När du är klar klickar du på någon av följande knappar: Spara och godkänn (symbolen Spara (symbolen kommer att visas) kommer att visas).

121 121 Om det finns svar som har givits via en pappersenkät, visas textsvaret som en skannad bild av textrutan. Klickar du på knappen visas bilden under Originaltext, och du kan mata in svaret under Bearbetad text. I listan visas svar som har redigerats med gul bakgrund. Om du klickar på svaret expanderas fältet så att originaltexten visas. Svar som godkänts utan att redigeras visas med grön bakgrund. Ovanför listorna finns tre kryssrutor som du kan markera/avmarkera för att filtrera listan: Nya: Visa svar som varken redigerats eller godkänts Bearbetade: Visa svar som redigerats Godkända: Visa svar som godkänts När du skapat en rapport på enkäten kan du under Rapporter > Datainsamling bestämma om du i rapporten vill visa de bearbetade textsvaren eller de ursprungliga. Se detta avsnitt för mer information. Export Under denna meny exporterar du enkätens rådata för vidare bearbetning i annat program. Lägg märke till skillnaden mot knappen Exportera under Rapporter > Dataset, där du kan exportera även bearbetad data. Angående anonyma respondentenkäter sorteras svaren i slumpmässig ordning. Svars-id ändras till 0 för alla respondenter. 1. Välj under rubriken Exportera vilket filformat exportfilen ska ha: Excel (.xls) Excel 2007 (.xlsx) Text (välj i valboxen vilken fältavgränsare filen ska ha: tab, kommatecken, semikolon eller mellanslag) 2. Under Exportinställningar väljer du vad du vill exportera: Frågor och svarsalternativ Svar Välj mellan Svarsvärden och Frågor och svar som vanligt text Svarsdatum (gäller inte anonyma respondentenkäter) Exportera respondentdata Export av respondentdata är möjligt endast i respondentenkäter. Är respondentenkäten anonym är respondentkategorier den enda respondentdata som kan exporteras. När det gäller frågor av typen Öppen matris - Tid (endast tillgänglig i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey) kommer svaren att exporteras som antal minuter. Om svaret "01:30" getts kommer det alltså att stå "90" i exportfilen. Väljer du att exportera respondentdata får du under rubrikerna Respondentinformation, Respondentegenskaper och Respondentkategorier markera vilken respondentdata du vill inkludera i exporten.

122 122 Respondentinformation: Respondent-ID Visningsnamn Förnamn Efternamn Organisation E-post Adress Postnummer Land Telefon Mobiltelefon Språk Respondentegenskaper: Samtliga respondentegenskaper som är skapade kan exporteras. Respondentkategorier: De respondentkategorier som kopplats till enkäten under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information kan exporteras. Stäng enkät Om tillräckligt antal svar har kommit in är det dags att stänga enkäten. Under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information finns möjlighet att tala om att enkäten ska stängas automatiskt när publiceringsperioden avslutas. Om du valt att inte aktivera denna inställning får du istället stänga enkäten manuellt under denna meny. På sidan visas information om enkäten, och dess status vad gäller enkätkonstruktion, datainsamling och rapporter. Framförallt informationen under rubriken Status - datainsamling är intressant att studera innan du bestämmer om det är dags att stänga enkäten. Information: Enkätnamn Kategori Enkättyp Tema Publicerad Enkätens URL Status - enkätkonstruktion: Antal frågor Antal sidor Konstruktion avslutad - Ja eller Nej

123 123 Status - datainsamling: Antal respondenter (endast respondentenkät) Önskat antal svar (endast publik enkät) Antal svar Svarsfrekvens - i procent Status - rapporter: Antal rapporter Klicka på knappen Stäng enkät och bekräfta med OK. Länka till publika enkäter Om du vill publicera en länk till en publik enkät på er webbplats bör du tänka på att så kallade tredjeparts-cookies i vissa fall kan förhindra att enkäten öppnas. Detta kan inträffa om enkäten öppnas som del av en webbsida, så för att undvika detta konstruerar du länken så att enkäten öppnas i ett nytt fönster. Det är även möjligt att låta enkäten öppnas i samma fönster om något av följande kriterier är uppfyllda: Den publika enkäten har endast en sida Enkätens URL har samma domän som webbplatsen

124 124 Rapporter När enkäten är stängd sammanställer du resultatet i en rapport. Programmet innehåller olika alternativ för hur en sådan rapport ska se ut och vilken funktion den ska ha. Rapport En rapport kan innehålla resultat från en eller fler enkäter. Du bygger upp rapporten av diagram, tabeller och kombinationer av dessa (hybridelement). Du kan också lägga till förtydligande textelement. Om du använder SR-Advanced Report, har du tillgång till ett jämförelsedataset för att underlätta jämförelsen mellan olika enkäters resultat och det sammanlagda resultatet. Grupperingsrapport (SR-Advanced Report) Ett annat sätt att jämföra resultat mellan enkäter är att använda grupperingsrapporter. Genom att skapa en grupperingsrapport kan du presentera resultatet från flera enkäter i samma rapport. Resultaten visas i en tabell och kan grupperas på det sätt du önskar, t.ex. efter enkätkategori, respondentkategori eller tidsperiod. Exempel: Vi har två enkäter som innehåller frågan "Vad tyckte du om kursens innehåll?". Du väljer att presentera resultatet i en grupperingsrapport som visar medelvärdet för frågan. Raderna i tabellen visar en gruppering efter enkätkategori ("Marknadsföring" och "Ekonomi"), medan kolumnerna är grupperade efter respondentkategori ("Grundnivå" och "Avancerad nivå").

125 125 Hierarkisk rapport En hierarkisk rapport är ytterligare ett verktyg för att göra jämförelser mellan olika grupperingar av respondenter. Rapporten filtrerar svarsmaterialet i olika nivåer på respondentkategorier. Överst i den färdiga rapporten visas urvalslistor med vars hjälp läsaren styr filtreringen och flyttar fokus från en gruppering till en annan. Exempelvis kan du ha undersökt ett företag som delats in i avdelningar och grupper. Med urvalslistorna i rapportens inledning, flyttar läsaren fokus mellan olika grupperingar och kan på så sätt påverka vad som visas i tabeller/diagram. I exemplet nedan visas resultatet för en avdelning på nivå 2. Genom en ändring i urvalslistorna visar samma diagram resultatet för en grupp på nivå 3.

126 126 Att arbeta med rapporter När du expanderar menyn Rapporter visas alternativen Ny rapport och Hitta rapport... Välj lämpligt alternativ beroende på om du vill skapa en ny rapport eller arbeta vidare med en befintlig. När du har skapat eller valt en rapport arbetar du i följande menyer: Grundläggande information där du bland annat ger rapporten ett namn och väljer vilken enkät den ska baseras på Dataset där du kan redigera och bearbeta variablerna Rapportinnehåll där du redigerar rapportens tabeller, diagram och texter Förhandsgranska där du ser hur rapporten ser ut Layout där du förbereder exporten Exportera där du gör exporten Distribution och delrapporter där du distribuerar rapporten via epost och länk, samt skapar delrapporter som visar svaren från ett urval av respondenter Ny rapport Den information du anger i samband med att du skapar en ny rapport kan senare redigeras under Rapporter > Grundläggande information. 1. Under rubriken Information börjar du med att ange ett Rapportnamn. 2. Välj vilken Enkät du vill basera rapporten på. 3. Om enkäten du valde är flerspråkig väljer du vilket av enkätens Språk som ska användas i rapporten. 4. Genom att markera kryssrutan Generera rapportinnehåll automatiskt skapas rapporten med tabeller, diagram och texter enligt den rapportmall som väljs nedan. Om kryssrutan avmarkeras får du istället generera rapporten från menyn Dataset, vilket kan vara lämpligt om du först vill bearbeta variablerna, eller kanske utelämna någon fråga. Se avsnittet Dataset för mer information. 5. Välj vilken Mall som ska tillämpas i rapporten. Rapportens element (tabeller, diagram och texter) genereras med de inställningar som gjorts i mallen. 6. Välj Tema för rapporten. Temat styr rapportens utseende t.ex. vad gäller teckenformat i tabellerna och färger i diagrammen. 7. Rapporten kommer att få en länk som du sedan kan publicera under Rapporter > Distribution och delrapporter. Programmet genererar adressen automatiskt, men om du vill kan du anpassa adressens sista del genom att skriva in önskad text vid Anpassad URL. 8. Ange om sidhuvud/sidfot ska visas högst upp och längst ner på varje sida i rapporten när den exporteras. I valboxarna vid Sidhuvud och Sidfot under rubriken Utseende kan du välja bland de mallar för sidhuvud och sidfot som har skapats under Mallar > Rapportdesign. I valboxen visas varje mall med ett ID-nummer till vänster, och en förhandsgranskning av dess utseende. Du kan också välja alternativet Ingen om du inte vill visa sidhuvud/sidfot. När du har valt ett sidhuvud eller sidfot blir också fliken Sidhuvud/sidfot tillgänglig. Där får du möjlighet att anpassa

127 127 utseendet på det sidhuvud/sidfot du har valt. Se detta avsnitt för mer information. Om du har anpassat ett sidhuvud eller en sidfot under fliken Sidhuvud/sidfot, visas detta i valboxen med symbolen * istället för ett ID-nummer. Symbolen indikerar också att det är ett anpassat sidhuvud eller sidfot. Observera att programmet endast sparar det senast anpassade sidhuvudet/sidfoten. Om du väljer ett annat sidhuvud/sidfot, och anpassar det, försvinner det första från valboxen. 9. Klicka på knappen Skapa rapport. Organisationsbehörighet Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer kan du under rubriken Organisationsbehörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till enkäten, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Dessa behörigheter kan du även tilldela senare under Rapporter > Grundläggande information, se detta avsnitt för mer information. Rapportläsare I tilläggsmodulen SR-Advanced Report finns användarrollen Rapportläsare. En rapportläsare har endast tillgång till rapportdelen i Survey&Report. Under Distribution och delrapporter kopplar du de rapportläsare som ska ha tillgång till rapporten. Redan när du skapar rapporten kan du dessutom ge rapportläsare ytterligare behörigheter när det gäller rapporten och enkäten den baseras på. Dessa behörigheter kan du även tilldela senare under Rapporter > Grundläggande information, se detta avsnitt för mer information. Ny grupperingsrapport I SR-Advanced Report har du möjligheten att skapa så kallade Grupperingsrapporter. Se detta avsnitt för mer information om hur du kan använda grupperingsrapporter för att jämföra resultat från flera enkäter. 1. Klicka på Ny grupperingsrapport i menyn Rapporter. 2. Ange ett Rapportnamn. 3. Välj ett Tema för rapporten. Temat bestämmer rapportens utseende vad gäller typsnitt och färger. 4. Klicka på knappen Skapa rapport. Uppgifterna du anger när du skapar rapporten kan senare redigeras under Grundläggande information. Hitta rapport När du klickar på Hitta rapport... öppnas ett popup-fönster där de 50 senast skapade rapporterna listas. Klicka på knappen Sök för att lista alla rapporter utom de som är baserade på arkiverade enkäter. Markera kryssrutan Inkludera rapporter på arkiverade enkäter om du vill visa även dessa. Enkäterna listas med dessa rubriker: Rapportnamn Enkät (som rapporten baseras på) Enkätkategori

128 128 Ägare (den som har skapat rapporten) Skapad (datum när rapporten skapades) Du kan klicka på dessa rubriker för att sortera listan i bokstavsordning, stigande eller fallande, efter respektive rubrik. Finns det ett stort antal rapporter kan du använda sökfältet högst upp för att hitta en viss rapport. Skriv in önskat sökargument i fältet och klicka på knappen Sök. Som sökargument kan du använda hela eller delar av rapportnamn, enkät, enkätkategori eller ägare. Det finns också ett avancerat sökläge som du når genom att klicka på knappen bredvid knappen Sök. Du får där möjlighet att söka på rapportnamn, enkätnamn (enkät som rapporten baseras på), rapporttyp (rapporter eller grupperingsrapporter, det sistnämnda i SR-Advanced Report), vilken eventuell fördefinierad rapport som rapporten baseras på, period inom vilken rapporten skapades, enkätkategori, rapportspråk samt ägare (den som har skapat rapporten). Gör önskade val och klicka på knappen Sök. Välj rapport att arbeta med genom att klicka på den. Egenskaper Information Här kan du se, och till viss del redigera, den information du angav i samband med att du skapade rapporten. Se avsnittet Ny rapport för information om hur du skapar en rapport. Uppgifter som är möjliga att redigera: Rapportnamn Mall - den mall som tillämpas i rapporten. Rapportens element (tabeller, diagram och texter) genereras med de inställningar som gjorts i mallen. Byter du mall kommer rapporten att genereras om automatiskt när du klickar Spara. OBS! Eventuella ändringar som du gjort under Rapportinnehåll kommer då att skrivas över. Tema - temat styr rapportens utseende vad gäller teckenformat i tabellerna och färger i diagrammen. Anpassad URL - när rapporten skapas får den en länk som du sedan kan publicera under Rapporter > Distribution och delrapporter. Programmet genererar adressen automatiskt, men om du vill kan du anpassa adressens sista del genom att skriva in önskad text vid Anpassad URL. Tillåt filtrering av huvudrapporten - Alternativet Ja gör det möjligt för rapportläsaren att ta del av resultatet beroende på hur respondenterna besvarat en eller flera frågor i enkäten. Även de respondentkategorier som du har kopplat till enkäten går att använda för att filtrera resultatet. Ikonen för filtrering kommer att finnas längst upp i sidans vänstra hörn när rapportläsaren öppnar rapporten. Efter att ha

129 129 klickat på ikonen visas ett fönster där läsaren ser svarsalternativen från enkätens alla frågor samt de respondentkategorier som använts i enkäten. I fönstret kan läsaren sålla ut att redovisningen endast ska baseras på de respondenter som svarat på ett visst sätt och tillhör en viss respondentkategori. Detta ger alltså läsaren en stor möjlighet att analysera materialet utan att den som presenterar rapporten behöver administrera delrapporter och dylikt. Dessutom ser du information om: Enkät som rapporten är baserad på Språk som används i rapporten Minst antal svar Fyll i hur många svar som krävs för att variabeln (resultatet för en fråga) ska visas. Det antal du anger här kommer att tillämpas som en generell inställning för rapportens alla diagram och tabeller och kan justeras för ett särskilt element. Utseende Sidhuvud/sidfot - ange om sidhuvud/sidfot ska visas högst upp och längst ner på varje sida i rapporten när den exporteras. I valboxarna vid Sidhuvud och Sidfot under rubriken Utseende kan du välja bland de mallar för sidhuvud och sidfot som har skapats under Mallar > Rapportdesign. I valboxen visas varje mall med ett ID-nummer till vänster, och en förhandsgranskning av dess utseende. Du kan också välja alternativet Ingen om du inte vill visa sidhuvud/sidfot. När du har valt ett sidhuvud eller sidfot blir också fliken Sidhuvud/sidfot tillgänglig. Där får du möjlighet att anpassa utseendet på det sidhuvud/sidfot du har valt. Se avsnittet Grundläggande information > Sidhuvud/sidfot. Om du har anpassat ett sidhuvud eller en sidfot under fliken Sidhuvud/sidfot, visas detta i valboxen med symbolen * istället för ett ID-nummer. Symbolen indikerar också att det är ett anpassat sidhuvud eller sidfot. Observera att programmet endast sparar det senast anpassade sidhuvudet/sidfoten. Om du väljer ett annat sidhuvud/sidfot, och anpassar det, försvinner det första från valboxen. Klicka på knappen Spara om du vill spara eventuella ändringar. Organisationsbehörighet Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer kan du under rubriken Organisationsbehörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till rapporten, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella överliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till rapporten, medan övriga organisationer har symbolen.

130 130 För att en användare i en kopplad organisation ska ha tillgång till rapporten krävs att denne via sin grupp har behörigheten Tillgång till rapporter > Alla rapporter. Status Ägare - den som har skapat rapporten Skapad - datum när rapporten skapades Senast ändrad - datum när rapporten senast ändrades Rapportläsare I tilläggsmodulen SR-Advanced Report finns användarrollen Rapportläsare. En rapportläsare har endast tillgång till rapportdelen i Survey&Report. Under Distribution och delrapporter kopplar du de rapportläsare som ska ha tillgång till rapporten och eventuella delrapporter som skapats. Se Rapporter > Distribution och delrapporter för mer information. Under Grundläggande information kan du dessutom ge rapportläsare ytterligare behörigheter när det gäller rapporten och enkäten den baseras på. Följande behörigheter kan tilldelas: Se grundläggande information, såsom svarsfrekvens, även för opublicerade rapporter - Detta innebär att rapportläsarna kan se svarsfrekvens för rapporter de är knutna till, även om rapporten i sig inte är publicerad än. De kan dock inte se själva rapporten förrän den är publicerad. Se och exportera respondenter som är kopplade till huvudenkäten, enligt val nedan - Aktiverar man denna inställning innebär det att rapportläsarna också kan se och exportera respondenter som är kopplade till den enkät som rapporten baseras på. När du aktiverat denna inställning väljer du vilka respondenter de ska ha rätt till: Alla respondenter - alla rapportläsare kan se och exportera information om alla respondenter som är knutna till huvudenkäten. Respondenter som matchar de delrapportsurval som rapportläsaren får se - För varje delrapport kan urval göras beträffande vilka respondenters svar som en rapportläsare kan se (t.ex. en viss underkategori till en respondentkategori). Detta alternativ innebär att rapportläsarna endast kan se respondenter som matchar dessa urval. Respondenter som matchar respondentkategorier kopplade till rapportläsaren - I användaradministrationen kan du koppla varje rapportläsare till de olika respondentkategoriernas underkategorier. Detta alternativ innebär att en rapportläsare endast kan se respondenter som matchar de underkategorier som han/hon är kopplad till. Får även besvara dessa respondenters enkäter - Inställningen ger rapportläsaren rätt att besvara enkäterna åt de respondenter som han/hon har rätt att se.

131 131 Sidhuvud/sidfot Under Rapporter > Grundläggande information > Egenskaper får du ange om sidhuvud och sidfot ska visas högst upp och längst ner på varje sida i rapporten när den exporteras. Fliken Sidhuvud/sidfot blir tillgänglig om du i någon av valboxarna Sidhuvud och Sidfot valt en av de mallar för sidhuvud respektive sidfot som har skapats under Mallar > Rapportdesign. Fliken är inte tillgänglig om alternativet Ingen är valt vid både Sidhuvud och Sidfot. Du kan under fliken Sidhuvud/sidfot göra önskade ändringar av det valda sidhuvudets/sidfotens layout. Redigera sidhuvud/sidfot Klicka på någon av knapparna Redigera sidhuvud eller Redigera sidfot, beroende på vad du vill göra. Sidhuvudet/sidfoten redigerar du i en editor där du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Inledningstext för information om hur du infogar och justerar bilder, och hur du länkar till filer, webb- eller e-postadresser. Det finns också knappar som du kan klicka på för att infoga sidnummer respektive totalt antal sidor. Sidnummer Totalt antal sidor Klicka på Spara när du är klar. På sidan visas en förhandsgranskning av sidhuvudet/sidfoten. Dataset När du skapar en rapport skapas samtidigt ett dataset där frågorna från enkäten omvandlas till s.k. variabler. Andra variabler som ingår i datasetet är eventuella respondentkategorier som kopplats till enkäten, Respondentspråk (om enkäten är flerspråkig finns denna variabel under rubriken Flerspråkig) och Datum och Tid när respondenten svarade (under rubriken Svarsdatum). Om du (innan du skapar rapporten) aktiverar inställningen Tillåt variabeln 'Enskilda svar' i rapportens dataset, under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Egenskaper > Behörighet, kommer även rubriken Enskilda svar att finnas i datasetet. Därunder finns variabeln Respondenter (om rapporten är baserad på en icke-anonym respondentenkät) samt variabeln Anonymiserade. Dessa variabler kan användas för att visa varje enskild respondents svar separat. Du kan i rapporten t.ex. använda variabeln som bakgrundsserie på en fråga, och därigenom skapa en korstabell där svaren visas grupperade per respondent. Du kan också använda variabeln som urval i en delrapport, och därigenom skapa en rapport som innehåller en enskild respondents svar. Variabeln Respondenter presenterar respondenterna med för- och efternamn, medan respondenterna i variabeln Anonymiserade betecknas med Svar #1, Svar #2 etc. Innan du börjar redigera din rapport kan du här bearbeta variablerna. Du kan t.ex. ändra formuleringen på frågorna och svarsalternativen, eller slå ihop flera svarsalternativ till ett.

132 132 När du klickar på Dataset visas enkätens frågor i en trädstruktur. Klicka på plustecknet vid en fråga för att expandera den. Expanderar du en matrisfråga visas dess underfrågor som i sin tur kan expanderas. Du kan också klicka på knappen för att expandera samtliga frågor. Under varje fråga visas dess variabler. Själva frågan visas i blå text och med symbolen framför, förutom textfrågor som istället visas med symbolen. Intervallfrågor (numeriska eller datum/tid) presenteras som två variabler, en för "från"-värdet och en för "till"-värdet. Matrisfrågor innehåller en variabel för varje underfråga, samt en variabel som summerar samtliga matrisens underfrågor. Om en fråga innehåller ett valfritt svarsalternativ, "Om annat, specificera", kommer detta att visas som en egen variabel med symbolen framför. Samma sak gäller om frågan har ett kommentarsfält. Anledningen till att dessa visas som egna variabler är att de innehåller text som respondenten själv har skrivit, och att man därför ska kunna presentera dem i en egen tabell i rapporten. Klickar du på en variabel visas den under rubriken Information i högra delen av fönstret. Kryssrutan Inkludera variabeln när rapporten genereras avgör om variabeln kommer med i rapporten när du klickar på knappen Generera rapport, se avsnittet Genera rapport, nedan. Summeringsvariabeln i en matrisfråga kommer inte att vara inkluderad i utgångsläget, och inte heller variablerna för respondentkategorier, Respondentspråk, Datum och Tid. Variabler som du valt att inte inkludera i rapporten visas med grå text i trädstrukturen. Siffrorna inom parentes indikerar också hur många av en frågas variabler som är inkluderade. Vid en matrisfråga med fyra underfrågor står det t.ex. (4/5) om de fyra underfrågorna är inkluderade, men inte summeringsvariabeln. Här finns också dessa knappar: Redigera variabel Kopiera variabel Bearbeta variabel Läs nedan om vad dessa funktioner innebär. Om enkäten som rapporten är baserad på innehåller minst en textfråga har du, under Enkät > Datainsamling > Textsvar, möjlighet att redigera de svar som har givits på enkätens textfrågor. Detta kan vara användbart om svaren innehåller olämplig text. Har textsvar redigerats på enkäten, visas kryssrutan Använd bearbetade textsvar. Markera kryssrutan om du vill att de svar som har redigerats under menyn Textsvar ska visas i rapporten. Låt kryssrutan vara omarkerad om du istället vill visa de ursprungliga svaren.

133 133 Redigera variabel Genom att klicka på en variabel, och därefter på knappen i högra delen av fönstret, öppnar du popup-fönstret Redigera variabel där du kan ändra formuleringen på frågans titel och på dess svarsalternativ. Gör ändringarna direkt i fälten och bekräfta med OK. Vill du ändra formateringen på frågetiteln eller på ett svarsalternativ klickar du på längst till höger i fältet. Inställningar för numeriska frågor För numeriska frågor kan du göra inställningar för hur de numeriska värdena ska presenteras: hur många intervall som ska visas, vid vilket minvärde det lägsta intervallet ska börja och vid vilket max-värde det högsta intervallet ska sluta, samt vilka etiketter (namn) intervallen ska ha. Om ingen förändring av inställningarna görs kommer antalet intervall som visas i rapporten att vara 10. Vilka min- och max-värden som programmet kommer att tillämpa beror på om det vid enkätkonstruktionen sattes gränser som svaren skulle hålla sig inom. Frågetyperna Skala och Intervallskala innebär alltid att gränser tillämpas. Frågor där gränser angetts vid enkätkonstruktionen: Programmet använder de angivna gränserna Frågor där gränser inte angetts vid enkätkonstruktionen: Programmet föreslår gränser baserat på det lägsta respektive högsta svar som respondenterna gett Exempel: På en fråga har respondenterna angett värden mellan 8 och 94. Om inga gränser satts vid konstruktionen av frågan kommer det lägsta intervallet att bli 7-15 och det högsta Programmet ser alltså till att täcka in samtliga svar, och presenterar dem i tio lika stora intervall. Har däremot gränserna satts i frågan kommer de tio intervallen att bli från 1-10 upp till För att göra egna inställningar gör du så här: 1. Se till att kryssrutan Automatisk vid Gränser är avmarkerad. 2. Ange vid Gränser önskade värden vid Min (det värde som det lägsta intervallet ska börja vid) och vid Max (det värde som det högsta intervallet ska sluta vid). 3. Ange hur många Intervall du vill visa. 4. Har du angett min- och max-värde som innebär att några respondenters svar kan förväntas ligga utanför gränserna, kan du markera kryssrutorna vid Visa svar under min-gräns, respektive Visa svar över max-gräns. Då kommer två extra intervall att skapas som täcker in även dessa svar. 5. Se till att kryssrutan Automatisk är markerad vid Etiketter, och klicka på knappen Skapa etiketter. 6. Nya intervall skapas och presenteras i nedre delen av fönstret. Genom att avmarkera kryssrutan Automatisk vid Etiketter kan du göra manuella förändringar av vilka värden som avgränsar intervallen, och även vilka etiketter (namn) de ska ha. 7. Klicka OK för att spara ändringarna.

134 134 Inställningar för datum/tid-frågor För datum/tid-frågor kan du göra inställningar för hur svarsvärdena ska presenteras: hur många intervall som ska visas, vid vilket datum/tid det lägsta intervallet ska börja (min-värde) och vid vilket datum/tid det högsta intervallet ska sluta (max-värde), samt vilka etiketter (namn) intervallen ska ha. Om ingen förändring av inställningarna görs kommer antalet intervall som visas i rapporten att vara 10. Vilka min- och max-värden som programmet kommer att tillämpa baseras på det lägsta (tidigaste) respektive högsta (senaste) svar som respondenterna gett. För att göra egna inställningar gör du så här: 1. Se till att kryssrutan Automatisk vid Gränser är avmarkerad. 2. Ange vid Gränser önskade värden vid Min (det datum/tid som det första intervallet ska börja vid) och vid Max (det datum/tid som det sista intervallet ska sluta vid). 3. Ange hur många Intervall du vill visa. 4. Har du angett min- och max-värde som innebär att några respondenters svar kan förväntas ligga utanför gränserna, kan du markera kryssrutorna vid Visa svar under min-gräns, respektive Visa svar över max-gräns. Då kommer två extra intervall att skapas som täcker in även dessa svar. 5. Se till att kryssrutan Automatisk är markerad vid Etiketter, och klicka på knappen Skapa etiketter. 6. Nya intervall skapas och presenteras i nedre delen av fönstret. Genom att avmarkera kryssrutan Automatisk vid Etiketter kan du göra manuella förändringar av vilka värden som avgränsar intervallen, och även vilka etiketter (namn) de ska ha. Istället för " " kanske du vill att etiketten ska ha namnet "2010". 7. Klicka OK för att spara ändringarna. Kopiera variabel Du har möjlighet att kopiera en variabel. För de som använder tilläggsmodulen SR-Advanced Report kan även beräknade variabler och analysfunktioner kopieras. Du kan på så vis jobba vidare med variabeln på olika sätt, utan att ändra originalet. 1. Leta upp och klicka på önskad variabel/analysfunktion i datasetets trädstruktur. 2. under rubriken Information på den högra delen av sidan. 3. I fönstret Kopiera variabel (Analysfunktion) har du möjlighet att göra samma ändringar i kopian som vid en vanlig redigering. 4. Den kopierade variabeln hittas under originalet i datasetet. Den kopierade analysfunktionen hittas i mappen Analysfunktioner längst ner i datasetets trädstruktur.

135 135 Bearbeta variabel Variablerna kan bearbetas på olika sätt, beroende på vilken frågetyp det gäller. Alla variabler utom textvariabler kan bearbetas. Alternativfrågor (enval, flerval, matris) - svarsalternativen kan bearbetas Numeriska frågor - de etiketter med numeriska intervall som skapats kan bearbetas Datum/tid-frågor - de etiketter med datumintervall som skapats kan bearbetas Bearbetningen kan t.ex. innebära att flera svarsalternativ eller intervall slås ihop till ett, eller att vissa svarsalternativ eller intervall utelämnas. Exempel: På en fråga av typen Värdering har respondenterna fått sätta ett betyg mellan 1 och 9. I rapporten vill man enbart visa betygen 1-3 (negativ inställning) samt 7-9 (positiv inställning). Vid bearbetningen skapas den nya etiketten "Negativ" under vilken betygen 1, 2 och 3 grupperas, medan betygen 7, 8 och 9 grupperas under den nya etiketten "Positiv". Betygen 4, 5 och 6 får ingen ny etikett, och utelämnas därmed. Klicka på en variabel, och därefter på knappen i högra delen av fönstret, för att öppna popup-fönstret Bearbeta variabel. I fältet Titel kan du ge den bearbetade variabeln ett beskrivande namn. Programmet föreslår variabelns ursprungliga benämning med ordet "Bearbetad" framför. Under rubriken Ursprungliga etiketter visas variabelns svarsalternativ (om det är en alternativfråga) eller variabelns intervall (om det är en numerisk fråga eller datum/tid-fråga). Du bearbetar variabeln genom att föra över de ursprungliga etiketterna till nya etiketter som du skapar i fönstrets högra del. Under rubriken Nya etiketter skriver du in den nya etikettens benämning i fältet Namn. Klicka på om du vill formatera namnet. Dra och släpp önskade ursprungliga etiketter till fältet under etikettnamnet. I exemplet i bilden nedan slås svarsalternativen "Instämmer helt" och "Instämmer" ihop under den nya etiketten "Instämmer". Klicka på för att skapa nästa etikett. Ange ett namn för etiketten och dra önskade etiketter till den. I fälten under Värde kan du ange de värdesiffror som etiketterna ska ha i rapporten.

136 136 För att ta bort en etikett som du har skapat klickar du på. Etiketter som har kopplats till den återförs då till listan under Ursprungliga etiketter. En speciell typ av bearbetning är att vända på ordningen på svarsalternativens värdesiffror. Du kanske t.ex. har en fråga med fyra svarsalternativ där "Mycket bra" har värde 1 och "Mycket dålig" har värde 4. Genom att klicka på knappen Vänd värdeordning skapar du nya etiketter med samma namn som de ursprungliga, men där värdesiffrorna har omvänd ordning. "Mycket bra" får alltså värde 4 och "Mycket dålig" värde 1. Bekräfta bearbetningen genom att klicka OK. Den bearbetade variabeln listas nu under frågan i trädstrukturen. Bearbetade variabler som du inte längre vill ha kvar kan tas bort. Klicka på variabeln och därefter på borttagningen med OK. i fönstrets högra del. Bekräfta Bearbeta flera variabler samtidigt När du bearbetar en variabel kan du samtidigt göra samma bearbetning för andra liknande variabler. Om du t.ex. bearbetar en underfråga i en matris kan du samtidigt göra bearbetningen för matrisens övriga underfrågor. I fönstret Bearbeta variabel listas under titelfältet samtliga variabler som har samma antal etiketter (svarsalternativ eller intervall). Markera kryssrutan vid de variabler som du vill att bearbetningen ska gälla för, och gör sedan bearbetningen på det sätt som beskrivs ovan. Generera rapport När du klickar på knappen Generera rapport längst ner, genereras rapporten med de variabler som du har valt att inkludera, dvs. där kryssrutan Inkludera variabeln är rapporten genereras har markerats. Rapportens innehåll (tabeller, diagram och texter, och inställningar för dessa) baseras på den rapportmall som är vald under menyn Grundläggande information. Observera att om du tidigare genererat rapportinnehållet, och därefter gjort ändringar under menyn Rapportinnehåll, kommer ändringarna att skrivas över med rapportmallens innehåll. Exportera Klickar du på knappen Exportera gör du en export av datasetet till Excel. I Excel-filen visas i en flik datasetets variabler med svarsalternativ, och i en annan de svar som respondenterna gett. Lägg märke till skillnaden mot den export du gör under Enkät > Datainsamling > Export. Där exporteras enkätens rådata med exakt de variabler som fanns i enkäten. I exporten här under Dataset kommer alltså även eventuella bearbetade variabler med. När det gäller frågor av typen Öppen matris - Tid (endast tillgänglig i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey) kommer svaren att exporteras som antal minuter. Om svaret "01:30" getts kommer det alltså att stå "90" i exportfilen.

137 137 Presentera variabler från andra enkäter I tilläggsmodulen SR-Advanced Report är det möjligt att lägga till dataset från andra enkäter, och välja att presentera dessa enkäters frågor i rapporten. Detta är användbart om du vill jämföra resultatet på en fråga med resultatet på motsvarande fråga i en tidigare enkät. Lägga till dataset Klicka på knappen Lägg till dataset. I fönstret som öppnas klickar du på den enkät vars dataset du vill lägga till. När datasetet lagts till visas det som en flik i överkanten på fönstret. Klicka på fliken för att visa datasetet, och få möjlighet att redigera och bearbeta dess variabler. Datasetets variabler är nu möjliga att lägga till som serier när du redigerar en tabell eller ett diagram under Rapporter > Rapportinnehåll. Även där visas dataseten som olika flikar (i fönstret Lägg till serie). Ta bort dataset För att ta bort ett dataset klickar du på dess flik, och sedan på symbolen i fliken. Bekräfta borttagningen med OK. OBS! Om variabler från datasetet lagts till som serier i rapporten kommer dessa inte längre att visas. Jämföra enkäter I tilläggsmodulen SR-Advanced Report finns möjlighet att jämföra flera enkäter med varandra. Har du t.ex. en enkät som skickas ut varje år, kan du jämföra svaren från enkäterna för varje år i en och samma rapport. Skapa jämförelsedataset För att kunna jämföra enkäter med varandra börjar du med att slå ihop enkäternas dataset till ett "jämförelsedataset": 1. Skapa en rapport som baseras på en huvudenkät för jämförelsen. 2. Under Rapporter > Dataset klickar du på knappen Lägg till dataset och därefter på en enkät vars dataset du vill lägga till. Upprepa proceduren om du vill lägga till fler enkäters dataset. Varje dataset visas som en flik i överkanten på fönstret. 3. Du ska nu skapa ett jämförelsedataset där alla dataseten kombineras. Se till att datasetet för huvudenkäten är valt (fliken längst till vänster) och klicka på knappen Jämförelseadministration. I fönstret som öppnas väljer du vilka variabler från huvudenkäten du vill ha med i din jämförelse. Se till att kryssrutorna är markerade framför de variabler du vill inkludera och klicka OK. 4. I fönstret Jämförelseadministration visas huvudenkätens dataset till vänster och jämförelsedatasetet, med de variabler du nyss valde, till höger. Klicka OK för att stänga fönstret. Jämförelsedataset skapas och visas som en ny flik, Jämförelse, längst till höger. 5. Klicka på fliken för nästa dataset du vill ska ingå i jämförelsen, och sedan på knappen Jämförelseadministration. Klicka på knappen Automatisk... för att låta programmet göra en automatisk matchning av variabler med samma namn, i det valda datasetet (till vänster i fönstret) och jämförelsedatasetet (till höger). 6. Om du expanderar dataseten genom att klicka på knappen visas ikonen vid varje variabel som har matchats. Klicka på

138 138 ikonen för att se vilken variabel i det andra datasetet den matchats med. För en variabel som inte har matchats, vilket kan bero på att frågan inte var exakt likadant formulerad i enkäterna, kan du göra matchningen manuellt genom att dra den från datasetet till vänster till motsvarande variabel i jämförelsedatasetet. Drar du istället variabeln till fältet med plus-symbolen längst ner, lägger du till den som en ny variabel i jämförelsedatasetet. Du kan också göra detta genom att klicka på pluset, markera kryssrutan vid variabeln och klicka OK. 7. Vid de variabler som har matchats men där matchningen av etiketterna inte är komplett visas ikonen. Expendera variabeln i jämförelsedatasetet för att kontrollera matchningen. Etiketter som matchats har symbolen, medan etiketter som inte matchats har en röd symbol. Exempel: - Etiketten Vet ej finns i jämförelsedatasetet men inte i datasetet till vänster - Etiketten Vet ej finns i datasetet till vänster men inte i jämförelsedatasetet Att en etikett inte matchats kan bero på att den inte var exakt likadant formulerad i enkäterna. Genom att klicka på knappen öppnar du ett fönster där du kan matcha etiketterna manuellt genom att dra dem från Ej matchade etiketter till motsvarande etikett under Jämförelsevariabelns etiketter. Drar du istället etiketten till fältet med plus-symbolen längst ner, lägger du till den som en ny etikett i jämförelsedatasetet. Du kan också ta bort en etikett från jämförelsedatasetet genom att klicka på knappen. Observera att du då även tar bort eventuella matchningar med denna etikett som gjorts från andra dataset. Klicka OK för att bekräfta ändringarna. 8. Har du lagt till fler dataset som ska ingå i jämförelsen upprepar du steg 5, och vid behov även 6 och 7. Presentera jämförelse i rapporten När du skapat ett jämförelsedataset enligt beskrivningen ovan kan du infoga dess variabler i din rapport, och välja att använda en bakgrundsserie för att dela upp svaren från de olika dataseten. Vill du i rapportens alla frågor göra en jämförelse mellan enkäterna gör du så här: 1. Klicka på fliken Jämförelse för att gå till jämförelsedatasetet 2. Klicka på knappen Generera rapport. Bekräfta med OK att du vill generera rapporten. 3. Gå till menyn Rapportinnehåll. Den rapport du ser där visar just nu de sammanlagda svaren från alla de inkluderade enkäterna. 4. För att kunna jämföra de olika enkäterna ska du använda en bakgrundsserie som delar upp svaren från de olika dataseten. Klicka på knappen Hantera bakgrundsserier och sedan på fliken Jämförelse. Expandera Bakgrundsvariabler och markera radioknappen vid Bakgrundsvariabel: Dataset. Klicka OK.

139 139 Om du vill göra jämförelsen endast på vissa frågor i enkäten gör du istället så här: 1. Generera rapporten baserad på huvudenkäten. Om du inte gjorde det redan när rapporten skapades kan du göra det genom att klicka på knappen Generera rapport från enkätens dataset. 2. Gå till menyn Rapportinnehåll. Infoga ett nytt block på frågan som du vill jämföra och lägg till en tabell eller ett diagram i blocket. 3. I redigeringsläget för tabellen/diagrammet klickar du på knappen Lägg till... under Serier och sedan på fliken Jämförelse för att visa jämförelsedatasetet. Markera kryssrutan vid önskad variabel och klicka OK. 4. Klicka på knappen Lägg till... under Bakgrundsserier och sedan på fliken Jämförelse för att visa jämförelsedatasetet. Expandera Bakgrundsvariabler och markera kryssrutan vid Bakgrundsvariabel: Dataset. Klicka OK. Under Mallar > Rapportmallar > Redigera rapportmallar kan du definiera en mall för hur variabler som infogas från jämförelsedatasetet ska presenteras. Inställningarna görs under SR-Advanced Report > Jämförelse. Se avsnittet Redigera rapportmallar för mer information. En tabelltyp som lämpar sig för jämförelse mellan olika enkäter är Förändring. Se avsnittet Rapporter > Rapportinnehåll för information om denna tabelltyp. Beräknade variabler I tilläggsmodulen SR-Advanced Report finns en funktion för att skapa beräknade variabler. Funktionen låter dig göra matematiska och statistiska beräkningar av variablerna, och på så sätt skapa nya variabler. Du kan t.ex. skapa en ny variabel som summerar ett antal variabler. Observera att beräkningarna i en beräknad variabel utförs på respondentnivå. Programmet returnerar alltså ett svarsvärde per respondent för den beräknade variabeln. Detta innebär att det är mindre lämpligt att använda beräknade variabler om du vill räkna ut ett medelvärde på en population av flera respondenter. Då kommer programmet nämligen att först räkna ut ett medelvärde per respondent, och sedan ett medelvärde på respektive respondents medelvärde. Eftersom detta kan ge ett avrundningsfel rekommenderas att du i detta fall istället skapar en så kallad analysfunktion. Läs mer i avsnittet Analysfunktioner nedan. Skapa beräknad variabel Klicka på knappen Ny beräknad variabel. I fönstret som öppnas skriver du in en Titel för variabeln. Den beräkning som ska göras för variabeln skapar du i fältet Uttryck. Den eller de variabler som ska ingå i uttrycket hämtar du in från trädstrukturen i fönstrets vänstra del. Expandera frågan som innehåller variabeln, och dubbelklicka på variabeln. Variablerna benämns var1, var2 osv. Variabler som redan infogats i uttrycket visas i blå text i trädstrukturen. Om uttrycket är korrekt skrivet visas Status: OK i fältet under uttrycket. För att skapa uttrycket kan du hämta in funktioner från en lista. Följande funktioner finns tillgängliga: abs - absolut värde, omvandlar negativa tal till positiva, t.ex. "-5" blir "5" ceiling - avrundar uppåt till närmaste heltal, t.ex. "5,25" blir "6" exclude - exkluderar svar som givits på ett visst svarsvärde floor - avrundar neråt till närmaste heltal, t.ex. "5,75" blir "5"

140 140 ln - logaritm med basen e log - logaritm med basen 10 max - maxvärde mean - medelvärde sum - summering min - minvärde rnd - slumpvärde round - avrundat värde sqrt - kvadratrot Dubbelklicka på en funktion för att infoga den i uttrycket. Funktionen infogas med sin beteckning, t.ex. sum för summering, följt av två parenteser (). Placera markören inom parenteserna och infoga önskade variabler genom att dubbelklicka på dem. Funktionerna sum, mean, max och min beräknar värdet av flera variabler (eller numeriska värden), vilka du avdelar med kommatecken. Övriga funktioner beräknar värdet av endast en variabel (eller numeriskt värde). Du kan också infoga siffror och operatorer i uttrycket genom att klicka på knapparna i kalkylatorn. Följande knappar finns tillgängliga: En numerisk del med siffror och decimaltecken De fyra räknesätten Upphöjt till: ** - som exempel skrivs "5 upphöjt till 2" som 5**2 Pi Parenteser: () Större än: >, mindre än: < Större än eller lika med: >=, mindre än eller lika med: <= Lika med: == Inte lika med:!= Och: && Eller: Slutför skapandet av den beräknade variabeln genom att klicka OK. Den återfinns nu längst ner i datasetets trädstruktur under Beräknade variabler. Exempel: Följande exempel visar hur uttrycket ska se ut om den beräknade variabeln ska beräkna summan av de tre variablerna var2, var6 och var10: sum(var2,var6,var10) Fördelen med att skriva uttrycket på ovanstående sätt är att variabler som saknar värde ignoreras. Om t.ex. en respondent har svarat på var2 och var6, men inte på var10 (saknat värde), kommer denna respondents summa att beräknas på endast var2 och var6. Uttrycket kan också skrivas så här: var2+var6+var10 I detta fall kommer eventuella saknade värden att hanteras på ett annat sätt. I exemplet med respondenten som hade ett saknat värde på var10, kommer detta att innebära att respondenten får ett saknat värde även på den beräknade variabeln som helhet. Denne respondents svar på var2 och var6 kommer alltså inte att ingå i beräkningen. När det gäller saknade värden finns också möjlighet att själv tala om vilket värde som ska användas i de fall en respondent inte har svarat på en fråga som ingår i en beräknad variabel. Detta anger du i så fall genom att i

141 141 datasetets trädstruktur klicka på den aktuella frågans variabel (OBS! Inte själva den beräknade variabeln), och i högra delen av fönstret ange önskat värde i fältet Värde som används om svar saknas (endast i beräknade variabler). Redigera beräknad variabel För att redigera en beräknad variabel klickar du på den i datasetets trädstruktur, där den återfinns under Beräknade variabler. Klicka sedan på knappen för att öppna ett fönster där du kan redigera variabelns Titel och Uttryck. Presentera frekvens av en beräknad variabel Vill du presentera resultatet av en beräknad variabel i en frekvenstabell eller ett frekvensdiagram, har du möjlighet att göra inställningar för hur värdena ska presenteras: hur många intervall som ska visas, vid vilket min-värde det lägsta intervallet ska börja och vid vilket max-värde det högsta intervallet ska sluta, samt vilka etiketter (namn) intervallen ska ha. Läs under rubriken Redigera variabel > Inställningar för numeriska frågor, om hur du gör dessa inställningar. Analysfunktioner Som beskrivits ovan innebär beräknade variabler att beräkningarna utförs på respondentnivå. Vill du göra en beräkning, t.ex. av medelvärde, på svaren från en population av respondenter skapar du istället en analysfunktion. Andra beräkningar som kan göras är index, dvs. att medelvärdet på en eller flera variabler omvandlas till ett värde mellan 0 och 100, eller hur många procent som har svarat positivt, t.ex svarsalternativen 4 eller 5 på en femgradig skala. Läs mer om specifika användningsområden nedan. Analysfunktionen returnerar ett värde som under menyn Rapportinnehåll presenteras i en speciell typ av tabell respektive diagram, vid namn Analysfunktion. Skapa analysfunktion Klicka på knappen Lägg till analysfunktion... I fönstret som öppnas skriver du in en Titel. Den beräkning som ska göras skapar du i fältet Uttryck. Den eller de variabler som ska ingå i uttrycket hämtar du in från trädstrukturen i fönstrets vänstra del. Expandera frågan som innehåller variabeln, och dubbelklicka på variabeln. Variablerna benämns var1, var2 osv. Variabler som redan infogats i uttrycket visas i blå text i trädstrukturen. Om uttrycket är korrekt skrivet visas Status: OK i fältet under uttrycket. För att skapa uttrycket kan du hämta in funktioner från en lista. Följande funktioner finns tillgängliga: remap - omvandlar ett värde till ett annat värde, används för att skapa index, se avsnittet Index nedan flip - används för att vända värdeordningen, se exempel under Index nedan correl - används för att beräkna korrelation, dvs. sambandet mellan två variabler chisquare - används för att göra ett chi-två-test, dvs. om svarens

142 142 fördelning överensstämmer med det förväntade count - räknar antal svar på en variabel, används t.ex. för att beräkna procentandel positiva respcnt - räknar antal svarande på en variabel; på en envalsfråga är det samma sak som count, men på en flervalsfråga kan en respondent (respcnt= 1) ge två svar (count = 2) skewness - används för att mäta om fördelningen är ickesymmetrisk abs - absolut värde, omvandlar negativa tal till positiva, t.ex. "-5" blir "5" ceiling - avrundar uppåt till närmaste heltal, t.ex. "5,25" blir "6" exclude - exkluderar svar som givits på ett visst svarsvärde excludetop - exkluderar ett antal av de högsta svaren excludebottom - exkluderar ett antal av de lägsta svaren floor - avrundar neråt till närmaste heltal, t.ex. "5,75" blir "5" ln - logaritm med basen e log - logaritm med basen 10 max - maxvärde mean - medelvärde sum - summering min - minvärde rnd - slumpvärde round - avrundat värde sqrt - kvadratrot Dubbelklicka på en funktion för att infoga den i uttrycket. Funktionen infogas med sin beteckning, t.ex. mean för medelvärde, följt av två parenteser (). Placera markören inom parenteserna och infoga önskade variabler genom att dubbelklicka på dem. I funktioner som ska beräkna värdet av flera variabler (eller numeriska värden), avdelar du dessa med kommatecken. Du kan också infoga siffror och operatorer i uttrycket genom att klicka på knapparna i kalkylatorn. Följande knappar finns tillgängliga: En numerisk del med siffror och decimaltecken De fyra räknesätten Upphöjt till: ** - som exempel skrivs "5 upphöjt till 2" som 5**2 Pi Parenteser: () Större än: >, mindre än: < Större än eller lika med: >=, mindre än eller lika med: <= Lika med: == Inte lika med:!= Och: && Eller: Genom att klicka på knappen Testa ser du vilket värde som analysfunktionen kommer att returnera. Slutför skapandet av analysfunktionen genom att klicka OK. Den återfinns nu längst ner i datasetets trädstruktur under Analysfunktioner.

143 143 Exempel på användningsområden Medelvärde Så här ska uttrycket skrivas om du vill räkna ut medelvärde på variablerna var2, var6 och var10: mean(var2,var6,var10) Om du vill beräkna medelvärde på variabler som har ett "Vet ej"-alternativ eller en annan typ av svarsalternativ som inte ska påverka medelvärdet kan du med hjälp av funktionen exclude välja att exkludera detta svarsalternativ från din uträkning. Detta gör du genom att tala om att det aktuella alternativets värde ska exkluderas. Nedan ser du hur uttrycket ska skrivas om svarsalternativet med värde 0 ska exkluderas från variablerna var2, var6 och var10. mean( exclude(var2,0), exclude(var6,0), exclude(var10,0) ) Om medelvärdet ska beräknas på variabler där svarsalternativens värden har "felaktig" ordning, dvs. det mest negativa svarsalternativet har högst värde och vice versa, kan du med hjälp av funktionen flip vända på värdenas ordning. I vårt exempel har variablerna följande svarsalternativ (med värdet inom parentes): Mycket Bra (1), Bra (2), Dåligt (3) och Mycket dåligt (4). Nedan ser du hur uttrycket ska skrivas om variablerna var2, var6 och var10 ska få omvända svarsalternativvärden. Siffrorna 4 och 1 i uttrycket indikerar alltså svarsalternativens högsta respektive lägsta värde. mean( flip(var2,4,1), flip(var6,4,1), flip(var10,4,1) ) Om du vill kombinera de två föregående uttrycken (om variablerna både har ett "Vet-ej"-alternativ och "felaktig" värdeordning), ska uttrycket skrivas så här: mean( flip(exclude(var2, 0),4,1), flip(exclude(var6, 0),4,1), flip(exclude(var10, 0),4,1) )

144 144 Index Index kan beräknas på många olika sätt, men den beräkning som beskrivs här innebär att medelvärdet på en eller flera frågor omvandlas till ett indexvärde mellan 0 och 100. För att skapa ett index på en enskild variabel klickar du på den i datasetet, och därefter på ikonen ute till höger. I snabbmenyn som visas väljer du Index. En analysfunktion som beräknar index för den aktuella variabeln skapas då, och visas under variabeln i datasetet. När du skapar ett index på en enskild variabel kan du alltså låta programmet göra det åt dig utan att behöva fundera på hur beräkningen går till. Vill du se hur funktionen som utför indexberäkningen ser ut, klickar du på indexvariabeln och därefter på ikonen här:. Uttrycket kan t.ex. se ut så remap(mean(var2), 1,4,0,100) Funktionen ovan räknar alltså ut medelvärdet, mean, på variabeln var2. Det funktionen också gör är att omvandla, remap, detta medelvärde till ett indexvärde mellan 0 och 100. Funktionens sista del 1,4,0,100 talar om att originalvariabelns svarsalternativ har 1 respektive 4 som högsta respektive lägsta värde, och att det omvandlade värdet ska vara som lägst 0 och som högst 100. I avsnittet Medelvärde ovan beskrivs hur man med hjälp av funktionen exclude kan exkludera ett "Vet-ej"-alternativ så att det inte ingår i medelvärdesberäkningen. Skapar du en analysfunktion för en enskild variabel via snabbmenyn, lägger programmet automatiskt till exclude i uttrycket om variabeln har ett svarsalternativ med värde 0. Uttrycket ser då ut så här: remap(mean(exclude(var2,0)), 1,4,0,100) Vill du skapa ett index som beräknas på flera variabler klickar du på knappen Lägg till analysfunktion... och skapar analysfunktionen på vanligt sätt. I avsnittet Medelvärde gavs ett antal exempel på hur uttrycket som beräknar medelvärdet ska skrivas, beroende på hur variablerna ser ut. Eftersom indexberäkningen baseras på ett medelvärde som sedan omvandlas till ett värde mellan 0 och 100, kan vi använda samma uttryck som i medelvärdesexemplen, men bygga på dem med remap-funktionen. Så här ska uttrycket skrivas om du vill beräkna ett index på variablerna var2, var6 och var10 (vars svarsalternativ har värdena 1-4): remap(mean(var2,var6,var10), 1,4,0,100)

145 145 Om du vill skapa ett index på variabler som har ett "Vet ej"-alternativ eller en annan typ av svarsalternativ som inte ska påverka indexet kan du med hjälp av funktionen exclude välja att exkludera detta svarsalternativ från din uträkning. Detta gör du genom att tala om att det aktuella alternativets värde ska exkluderas. Nedan ser du hur uttrycket ska skrivas om svarsalternativet med värde 0 ska exkluderas från variablerna var2, var6 och var10 remap(mean( exclude(var2,0), exclude(var6,0), exclude(var10,0) ), 1,4,0,100) Om indexet ska beräknas på variabler där svarsalternativens värden har "felaktig" ordning, dvs. det mest negativa svarsalternativet har högst värde och vice versa, kan du med hjälp av funktionen flip vända på värdenas ordning. I vårt exempel har variablerna följande svarsalternativ (med värdet inom parentes): Mycket Bra (1), Bra (2), Dåligt (3) och Mycket dåligt (4). Nedan ser du hur uttrycket ska skrivas om variablerna var2, var6 och var10 ska få omvända svarsalternativvärden. Siffrorna 4 och 1 i uttrycket indikerar alltså svarsalternativens högsta respektive lägsta värde. remap(mean( flip(var2,4,1), flip(var6,4,1), flip(var10,4,1) ), 1,4,0,100) Om du vill kombinera de två föregående uttrycken (om variablerna både har ett "Vet-ej"-alternativ och "felaktig" värdeordning), ska uttrycket skrivas så här: remap(mean( flip(exclude(var2, 0),4,1), flip(exclude(var6, 0),4,1), flip(exclude(var10, 0),4,1) ), 1,4,0,100) Beräkna andel positiva Funktionen count kan användas för att beräkna andel svar som givits på ett eller flera svarsalternativ, i förhållande till hur många svar som givits på variabeln som helhet. Exempel: I en undersökning fick respondenterna svara på frågor där svarsalternativen hade värdena 1-5. Vid analysen av resultatet är man intresserad av att studera hur stor procentandel som valt svarsalternativen med värde 4 eller 5. Man skapar då en analysfunktion vars uttryck skrivs så här för en enskild variabel (i exemplet variabeln var2): count(var2,4,5)/count(var2)*100 Siffrorna 4 och 5 i uttrycket indikerar alltså vilka svarsalternativvärden som ska räknas.

146 146 Om beräkningen ska göras på flera variabler (i exemplet variablerna var2, var6 och var10) skrivs uttrycket så här: (count(var2,4,5)+count(var6,4,5)+count(var10,4,5)) /(count(var2)+count(var6)+count(var10))*100 Snabbfunktioner När du klickar på en variabel i datasetet får du tillgång till ett antal ikoner ute till höger, bland annat ikonen. Klickar du på den får du möjlighet att välja bland följande snabbfunktioner: Index Chi-två Snedfördelning Korrelation... Väljer du där en av funktionerna skapas automatiskt en analysfunktion där variabeln du klickat på ingår. Den skapade analysfunktion listas under originalvariabeln i datasetet. Du kan läsa mer om index ovan. Här beskrivs kortfattat övriga snabbfunktioner: Chi-två Används för att mäta om fördelningen är förväntad eller inte. I uttrycket anger du varje svarsalternativs förväntade procentandel av svaren. Exempel: På en variabel (var1) med svarsalternativen 1-5 förväntades fördelningen bli enligt följande: 1: 8% 2: 23% 3: 38% 4: 24% 5: 7% Uttrycket skrivs då så här: chisquare(var1,8,23,38,24,7) Om det faktiska utfallets fördelning överensstämmer helt med den förväntade fördelningen, returnerar analysfunktionen Chi-två värdet 0. Ju högre värde, desto mer avviker utfallets fördelning mot den förväntade. Snedfördelning Används för att mäta om fördelningen är icke-symmetrisk, dvs. om huvuddelen av svaren ligger till vänster (positiv snedfördelning) eller höger (negativ snedfördelning) om mitten. Exempelvis kommer analysfunktionen Snedfördelning att returnera ett positivt värde vid denna fördelning...

147 ...medan fördelningen nedan kommer att ge ett negativt värde. Uttrycket för Snedfördelning skrivs så här för variabeln var1: skewness(var1) 147

148 148 Korrelation Används för att mäta sambandet mellan två variabler. Resultatet blir ett värde mellan -1 (negativt samband) och +1 (positivt samband). Om korrelationen är 0 finns inget samband mellan variablerna. Exempel: I en undersökning fick respondenterna uppge sin inkomst, hur mycket man sparade varje månad, och hur mycket man konsumerade. Vid analysen av resultatet vill man undersöka om det finns något samband mellan inkomst och sparande, respektive konsumtion och sparande. För att jämföra variabeln Inkomst (var1) med variabeln Sparande (var2) skrivs uttrycket så här: correl(var1,var2) I undersökningen returnerade denna analysfunktion ett positivt värde. Man kunde alltså se att det fanns ett positivt samband mellan inkomst och sparande, dvs. ju högre inkomst, desto högre sparande. Däremot fick man ett negativt värde när man jämförde variabeln Konsumtion med variabeln Sparande. Det fanns alltså ett negativt samband, dvs. ju högre konsumtion, desto lägre sparande. Textanalys Den som har tilläggsmodulen SR-Advanced Report har möjlighet att skapa textanalysvariabler. I rapporten visar en textanalysvariabel frekvensen av ord, eller kategorier av ord, i de svar som getts på textvariabler, dvs. textfrågor, öppna svarsalternativ och kommentarer. Skapa textanalysvariabel 1. I datasetets trädstruktur expanderar du frågan som innehåller textvariabeln 2. Klicka på textvariabeln för att markera den 3. Klicka på ikonen i högra delen av fönstret för att öppna popup-fönstret Textanalys 4. Skriv in en Titel under fliken Grundläggande information 5. Klicka OK. Om du vill kan du dessförinnan redigera variabeln, se Redigera textanalysvariabel nedan. Redigera textanalysvariabel 1. I datasetets trädstruktur expanderar du frågan som innehåller textanalysvariabeln 2. Klicka på textanalysvariabeln för att markera den 3. Klicka på ikonen i högra delen av fönstret för att öppna popup-fönstret Textanalys 4. Redigera variabeln under de fem flikarna som beskrivs nedan 5. Klicka OK

149 149 Grundläggande information Skriv in en Titel för variabeln. Välj vid Visa om variabeln ska visa frekvensen av Ord eller av Kategorier. I fältet vid Max antal ord/kategorier som ska visas i resultatet anger du det högsta antal ord/kategorier som variabeln ska presentera frekvensen av. Ett annat sätt att begränsa hur många ord/kategorier som maximalt ska visas är att ange önskat antal i fältet Min antal gånger ordet/kategorin måste förekomma. Ord/kategorier som förekommer färre antal gånger kommer inte att visas i rapporten. I valboxarna till höger i fönstret kan du importera s.k. kategorilistor, omvandlingslistor och exkluderingslistor. Läs mer om användandet av listor under rubrikerna Kategorier, Omvandlingar, Exkluderingar samt Listor nedan. Ord Under denna flik presenteras samtliga ord som respondenterna har skrivit in i sina svar, och hur många gånger varje ord förekommer (Antal). Om du skapat kategorier kan du i kolumnen till höger se om orden tillhör någon kategori, och i så fall vilken. Läs mer under rubriken Kategorier nedan. I kolumnen längst till vänster symboliseras ordet av en grå eller färgad kvadrat. Färgerna har följande betydelse: Omvandlingsord - en regel har skapats som omvandlar flera ord till detta samlingsbegrepp. Klicka på ordet för att se i fönstrets högra del vilka ord som ingår. Läs mer under rubriken Omvandlingar nedan. Ord som omvandlats - detta ord utgör en del av ett omvandlingsord och visas endast i listan om kryssrutan Visa ord som omvandlats markerats. Klicka på ordet för att se i fönstrets högra del vilket omvandlingsord det är del av. Ord som exkluderats - en regel har skapats som exkluderar detta ord, dvs. förhindrar att det visas i resultatet. Ordet visas endast i listan om kryssrutan Visa ord som exkluderats markerats. Läs mer under rubriken Exkluderingar nedan. Du kan sortera listan, t.ex. i bokstavsordning eller efter antal, genom att klicka på någon av kolumnrubrikerna. I listan visas 100 ord på varje sida. Växla mellan sidorna med hjälp av knapparna längst ner. Olika sätt att växla sida: Klicka på önskat sidnummer Gå en sida bakåt eller framåt med knapparna Gå till första eller sista sidan med knapparna respektive respektive Kategorier Istället för att presentera frekvensen av enskilda ord kan du välja att presentera frekvensen av kategorier av ord. Detta val gör du under fliken Grundläggande information.

150 150 Du kan skapa kategorierna direkt i redigeringsläget för variabeln, men du kan också importera en s.k. kategorilista till variabeln. En kategorilista innehåller ett antal kategorier som definierats och sparats för att kunna användas generellt i programmet. Läs mer om att skapa och importera kategorilistor under rubriken Listor nedan. Skapa kategorier Det finns två sätt att skapa kategorier: under fliken Ord samt under fliken Kategorier. Alternativ 1 - skapa en kategori under fliken Ord: 1. Markera i listan de ord som ska tillhöra kategorin genom att klicka på dem. I fönstrets högra del ser du vilka ord som markerats. 2. Skriv in ett namn på kategorin i fältet Kategori 3. Klicka på knappen Skapa regel under fältet Kategori Alternativ 2 - skapa en kategori under fliken Kategorier: 1. Skriv in ett namn på kategorin i fältet Kategori 2. Välj vilka ord som ska ingå i kategorin genom att i fältet därunder skriva in ett Reguljärt uttryck. För exempel, se nedan. 3. Klicka på knappen Skapa Exempel: Du vill att orden "Stockholm", "Göteborg" och "Malmö" ska tillhöra kategorin "Svenska städer". Det reguljära uttrycket ska då skrivas på följande sätt: ^(stockholm göteborg malmö)$ Uttrycket inleds alltså med tecknet ^ och avslutas med tecknet $. Inom parenteserna skriver du sedan in orden avdelade med lodräta streck (tecknet ). Uttrycket är inte skiftlägeskänsligt, dvs. det matchar ord oavsett om de innehåller versaler eller gemener. Fler exempel på hur ett uttryck kan skrivas hittar du under rubriken Reguljära uttryck nedan. Redigera och ta bort kategorier Kategorierna som skapats kan redigeras under fliken Kategorier. I listan till vänster klickar du på kategorin du vill redigera. Gör önskade förändringar i fältet Reguljärt uttryck och klicka på knappen Uppdatera. I uttrycket i exemplet ovan kan vi alltså lägga till ytterligare städer genom att skriva in dem inom parenteserna avdelade med lodrätta streck: ^(stockholm göteborg malmö uppsala linköping västerås)$ Fler exempel på hur ett uttryck kan skrivas hittar du under rubriken Reguljära uttryck nedan. Under fliken Ord gör du så här för att lägga till fler ord till en befintlig kategori: 1. Markera i listan de ord som ska adderas till kategorin genom att klicka på dem. I fönstrets högra del ser du vilka ord som markerats. 2. Skriv in namnet på en befintlig kategori i fältet Kategori 3. Klicka på knappen Skapa regel under fältet Kategori

151 151 För att ta bort en kategori markerar du den i listan till vänster och klickar på knappen Ta bort. Omvandlingar Att omvandla ord innebär att slå ihop flera ord till ett nytt ord. Du kanske t.ex. vill presentera frekvensen av alla ord där ett visst grundord ingår oavsett vilken ändelse det har, eller i vilka sammansättningar det ingår. Du kan även skapa omvandlingar som täcker in felstavningar och alternativa stavningar av ett ord. Ett ord som omvandlats kan ingå i en kategori. Du kan skapa omvandlingarna direkt i redigeringsläget för variabeln, men du kan också importera en s.k. omvandlingslista till variabeln. En omvandlingslista innehåller ett antal omvandlingar som definierats och sparats för att kunna användas generellt i programmet. Läs mer om att skapa och importera omvandlingslistor under rubriken Listor nedan. Skapa omvandlingar Det finns två sätt att skapa omvandlingar: under fliken Ord samt under fliken Omvandlingar. Alternativ 1 - skapa en omvandling under fliken Ord: 1. Markera i listan de ord som ska omvandlas genom att klicka på dem. I fönstrets högra del ser du vilka ord som markerats. 2. Skriv in ett namn på omvandlingen i fältet Nytt ord. 3. Klicka på knappen Skapa regel under fältet Nytt ord Alternativ 2 - skapa en omvandling under fliken Omvandlingar: 1. Skriv in ett namn på omvandlingen i fältet Nytt ord 2. Välj vilka ord som ska omvandlas genom att i fältet därunder skriva in ett Reguljärt uttryck. För exempel, se nedan. 3. Klicka på knappen Skapa Exempel: Du vill att alla ord som börjar med "support", t.ex. "supporten", "supportens" och "supporttekniker" ska presenteras som det nya ordet "Support". Det reguljära uttrycket ska då skrivas på följande sätt: ^support Uttrycket är inte skiftlägeskänsligt, dvs. det matchar ord oavsett om de innehåller versaler eller gemener. Fler exempel på hur ett uttryck kan skrivas hittar du under rubriken Reguljära uttryck nedan. Redigera och ta bort omvandlingar Omvandlingarna som skapats kan redigeras under fliken Omvandlingar. I listan till vänster klickar du på omvandlingen du vill redigera. Gör önskade förändringar i fältet Reguljärt uttryck och klicka på knappen Uppdatera. Läs mer under rubriken Reguljära uttryck nedan. Under fliken Ord gör du så här för att lägga till fler ord till en befintlig omvandling:

152 Markera i listan de ord som ska adderas till omvandlingen genom att klicka på dem. I fönstrets högra del ser du vilka ord som markerats. 2. Skriv in namnet på en befintlig omvandling i fältet Nytt ord 3. Klicka på knappen Skapa regel under fältet Nytt ord För att ta bort en omvandling markerar du den i listan till vänster och klickar på knappen Ta bort. Exkluderingar Om du under fliken Grundläggande information väljer att presentera frekvensen av ord (istället för kategorier), är du förmodligen inte intresserad av att se frekvensen av vanliga ord som "och", "i" och "en". Genom att skapa Exkluderingar kan du se till att sådana ord döljs. Du kan skapa exkluderingarna direkt i redigeringsläget för variabeln, men du kan också importera en s.k. exkluderingslista till variabeln. En exkluderingslista innehåller ett antal exkluderingar som definierats och sparats för att kunna användas generellt i programmet. Läs mer om att skapa och importera exkluderingslistor under rubriken Listor nedan. Skapa exkluderingar Det finns två sätt att skapa exkluderingar: under fliken Ord samt under fliken Exkluderingar. Alternativ 1 - skapa en exkludering under fliken Ord: 1. Sortera gärna listan efter frekvens genom att klicka på rubriken Antal, så att det vanligaste ordet hamnar överst 2. Markera i listan de ord som ska exkluderas genom att klicka på dem. I fönstrets högra del ser du vilka ord som markerats. 3. Klicka på knappen Skapa regel under rubriken Exkludering Alternativ 2 - skapa en exkludering under fliken Exkluderingar: 1. Välj vilka ord som ska exkluderas genom att i fältet till höger skriva in ett Reguljärt uttryck. För exempel, se nedan. 2. Klicka på knappen Skapa Exempel: Du vill att orden "och", "i", "en", "är", "av", "det", "som", "på", "att" och "för" ska exkluderas. Det reguljära uttrycket ska då skrivas på följande sätt: ^(och i en är av det som på att för)$ Uttrycket inleds alltså med tecknet ^ och avslutas med tecknet $. Inom parenteserna skriver du sedan in orden avdelade med lodräta streck (tecknet ). Uttrycket är inte skiftlägeskänsligt, dvs. det matchar alla ord oavsett om de innehåller versaler eller gemener. Fler exempel på hur ett uttryck kan skrivas hittar du under rubriken Reguljära uttryck nedan.

153 Redigera och ta bort exkluderingar Exkluderingarna som skapats kan redigeras under fliken Exkluderingar. I listan till vänster klickar du på exkluderingen du vill redigera. Gör önskade förändringar i fältet Reguljärt uttryck. Klicka på knappen Uppdatera. Läs mer under rubriken Reguljära uttryck nedan. Under fliken Ord gör du så här för att lägga till fler ord till en befintlig exkludering: 1. Markera i listan de ord som ska adderas till exkluderingen genom att klicka på dem. I fönstrets högra del ser du vilka ord som markerats. 2. Klicka på knappen Skapa regel under rubriken Exkludering För att ta bort en exkludering markerar du den i listan till vänster och klickar på knappen Ta bort. Listor Om du ofta gör samma kategoriseringar, omvandlingar eller exkluderingar i dina textanalyser kan du skapa listor som kan importeras och tillämpas varje gång du redigerar en textanalysvariabel. Du kan skapa kategorilistor, omvandlingslistor och exkluderingslistor, och låta varje lista innehålla en eller flera definitioner av den kategorisering, omvandling eller exkludering som ska göras. Skapa och redigera lista Listorna kan skapas och redigeras under Administration > Textanalys där du hittar flikar för Kategorilistor, Omvandlingslistor och Exkluderingslistor. Se dessa avsnitt för mer information. När du redigerar en textanalysvariabel kan du också spara de definitioner du har gjort för variabeln, som en lista. Under flikarna Kategorier, Omvandlingar och Exkluderingar finns knappen Spara lista som du klickar på efter att ha fyllt i ett Namn i fältet ovanför. Listan sparas och kan nu importeras till andra textanalysvariabler. Du kan också redigera den under Administration > Textanalys. Importera lista När du redigerar en textanalysvariabel i popup-fönstret Textanalys kan du importera de skapade listorna och tillämpa dem på den aktuella variabeln. Under fliken Grundläggande information hittar du en valbox under var och en av rubrikerna Kategorilista, Omvandlingslista och Exkluderingslista. Listorna kan också importeras under de tre flikarna Kategorier (kategorilistor), Omvandlingar (omvandlingslistor) och Exkluderingar (exkluderingslistor). Välj önskad lista i valboxen och klicka på knappen Importera lista. Listornas definitioner är nu importerade och du hittar dem under respektive flik där du kan redigera eller ta bort dem. 153

154 154 Reguljära uttryck Ovan beskrivs hur du skapar kategorier, omvandlingar och exkluderingar. Detta görs enklast under fliken Ord, men vill du göra mer avancerade definitioner kan du under respektive flik skriva s.k. reguljära uttryck. I ett reguljärt uttryck används olika tecken för att söka efter ord och fraser i en text. Här ges (i fetstil) några exempel på hur reguljära uttryck kan skrivas. röd - matchar alla ord som innehåller "röd", t.ex. "röd", "röda", "bröd" och "gröda" Tecknet ^ markerar inledningen på ordet: ^röd - matchar alla ord som börjar på "röd", t.ex. "röd" och "röda" Tecknet $ markerar avslutningen på ordet: röd$ - matchar alla ord som slutar på "röd", t.ex. "röd" och "bröd" Tecknen ^ och $ kan kombineras för att matcha hela ord: ^röd$ - matchar exakt ordet "röd" Tecknet används för att avdela två alternativ: röd blå - matchar alla ord som innehåller "röd" eller "blå", t.ex. "röd", "gröda", "blå" och "azurblått" Paranteser ( ) används för att gruppera alternativ som ska kombineras med andra tecken: ^(röd blå) - matchar alla ord som börjar på "röd" eller "blå", t.ex. "röd", "röda", "blå" och "blåa" (röd blå)$ - matchar alla ord som slutar på "röd" eller "blå", t.ex. "röd", "bröd", "blå" och "azurblå" ^(röd blå)$ - matchar exakt orden "röd" och "blå" Parenteser kan även användas inne i ett ord för att ange två alternativa stavningar: ^kolleg(e o)r$ - matchar exakt orden "kolleger" och "kollegor" Sök efter en exakt fras genom att omge den med tecknen ^ och $: ^god service$ - matchar exakt frasen "god service" Hierarkiska variabler En hierarkisk variabel används i hierarkiska rapporter. Där styr den hierarkiska variabeln på vilket sätt svarsmaterialet filtreras i olika nivåer så att läsaren kan göra jämförelser mellan olika grupper av respondenter. Läsaren kontrollerar filtreringen med hjälp urvalslistor i rapportens inledning. En hierarkisk variabel bildas enligt tre principer: Den kan byggas ihop utav de respondentkategorier som är kopplade till enkäten. Exempelvis om du använder respondentkategorierna ålder (yngre,medel,äldre) och kön (man,kvinna) kan du bygga ihop en hierarkiska variabel med ordningen ålder - kön. Läsaren kan då genom sitt val i urvalslistorna få fram resultatet från alla yngre kvinnor ena stunden för att därefter enkelt byta till medelålders män. Läsaren skulle också kunna jämföra resultatet från yngre kvinnor med alla yngre oavsett kön eller alla respondenter sammanlagt.

155 155 Om vi vänder ordningen i den hierarkiska variabeln till kön - ålder kan läsaren jämföra resultatet från alla yngre kvinnor med alla kvinnor oavsett ålder eller alla respondenter sammanlagt. En hierarkisk variabel kan utgöras av en enda respondentkategori som i sin tur är uppbyggd av underkategorier i olika nivåer. Den hierarkiska variabeln bildas i så fall automatiskt under datasetet när en sådan respondentkategori är kopplad till enkäten. Låt oss säga att du har en respondentkategori yrken som i sin tur är grovt indelad i yrkesområden. Därefter kan yrkesområden delas in i mindre yrkesgrupper osv. Ett tredje alternativ är att kombinera en eller flera respondentkategorier (även underkategorier) med variabler (svar) från datasetet. Ett exempel på en sådan hierarkisk variabel är organisationsnivå 1 organisationsnivå 2 kön eller organisationsnivå 1 organisationsnivå 2 organisationsnivå 3 yrkeskategori. Skapa en hierarkisk variabel 1. Klicka på knappen Lägg till... i nedre vänstra hörnet och välj alternativet Lägg till hierarkisk variabel ur menyn. Det finns ingen begränsning gällande hur många hierarkiska variabler du kan använda i en rapport. Varje hierarkisk variabel kan generera en uppsättning urvalslistor i rapportens inledning, beroende på hur du använder den. 2. Skriv en benämning av den hierarkiska variabeln. 3. Markera kryssrutan Låt alla filter påverka rapportens urvalslistor ifall du vill att tillgången till enkätens svarsmaterial ska begränsas av delrapportfilter och rapportläsarens respondentfilter. 4. Med hjälp av ikonen under fliken Variabler lägger du till så många nivåer som du önskar. För varje nivå väljer du en variabel, en respondentkategori eller en underkategori till en respondentkategori ur rapportens dataset. Läs mer om hur du redigerar den enskilda nivån i nästa avsnitt, Redigera en hierarkisk variabel. Redigera en hierarkisk variabel 1. Klicka på pennikonen till höger om benämningen av den hierarkiska variabeln under rapportens dataset. 2. Markera kryssrutan Låt alla filter påverka rapportens urvalslistor ifall du vill att tillgången till enkätens svarsmaterial ska begränsas av delrapportfilter och rapportläsarens respondentfilter. 3. Med hjälp av ikonen under fliken Variabler lägger du till så många nivåer som du önskar. För varje nivå väljer du en variabel, en respondentkategori eller en underkategori till en respondentkategori ur rapportens dataset.

156 För att redigera en nivå: 1. Klicka på pennikonen för den nivå i hierarkin du vill redigera. Du får då tillgång till två flikar; Egenskaper och Länkar för dataset. 2. Under Egenskaper anger du hur många respondentsvar som krävs inom gruppen av respondenter för att data ska visas. Gäller för var och en av de grupper som räknas upp i etikettlistan nedanför. 3. Om du har fler än ett dataset i rapporten, klicka på fliken Länkar för dataset. De respondentkategorier/variabler som du använder i din hierarkiska variabel behöver då kopplas till sin motsvarighet i de andra dataseten. Om du bara har ett dataset i rapporten, hoppa över steg och läs vidare under steg Under rubriken för avsett dataset, klicka på pennikonen till höger om texten Ingen matchning för denna variabel eller till höger om aktuella länkar/aktuell variabel. 5. Översta fliken visar vilka definierade länkar mellan respondentkategorier som finns tillgängliga. Markera dem du vill använda för just denna nivå i din hierarkiska variabel, om du alls önskar använda sådana. Anger du mer än en definition, adderas deras länkar till en gemensam definition. Definitionen av länkar gör under Administration > Respondenter > Respondentattribut > Länkar mellan respondentkategorier. 6. Vill du istället matcha nivån mot en variabel eller en enstaka respondentkategori, väljer du den underliggande fliken Variabel. 7. Välj sedan önskad variabel (en respondentkategori eller svar) ur aktuellt dataset. 8. Observera att om rapporten innehåller tre eller fler dataset, anger du definierade länkar/matchningar under varje rubrik för dataset. 9. Om du vill redigera fler nivåer, klicka på Tillbaka. Ikonen, som du ser på respektive nivå i din hierarkiska variabel, fungerar som genväg till fliken Länkar för dataset. 5. Du kan byta ordning på nivåerna i din hierarkiska variabel genom att hålla ner vänster musknapp och dra en nivå till önskat läge.

157 6. Med hjälp av ikonen variabel. 157 kan du ta bort nivåer i din hierarkiska 7. Under fliken Förhandsvisa kan du testa hur urvalslistorna kommer att fungera i rapporten och hur rapportläsaren därmed filtrerar svarsmaterialet. 8. Avsluta redigeringen av den hierarkiska variabeln genom att klicka på OK. Ta bort en hierarkisk variabel 1. Klicka på ikonen till höger om benämningen av den hierarkiska variabeln under rapportens dataset. Rapportinnehåll När du skapar en rapport väljer du en rapportmall som styr hur rapporten ska presenteras. Under denna meny kan du sedan justera innehållet efter behov. Rapportinnehållet är uppbyggt av följande beståndsdelar: Rapportdel - håller samman text, diagram och tabeller som belyser en viss fråga eller område Vill du stuva om i rapporten görs det enkelt genom att ordna om rapportdelarna (se nedan). Vid rapportgenerering skapas automatiskt en rapportdel för varje fråga. Du kan också skapa nya rapportdelar manuellt. Block - markerar om texten/tabellen/diagrammet läggs över hela eller halva rapportdelens bredd Genom att dela ett block i två kolumner är det möjligt att lägga två element (objekt) bredvid varandra. Ikonen symboliserar ett tomt block som kan omvandlas till text/diagram/tabell. Element - samlingsbegrepp för diagram, tabeller, hybridelement och text Varje block kan omvandlas till något av dessa. Rapportdelar När rapporten genereras, skapas samtidigt en rapportdel för varje fråga i enkäten. Överst i rapporten infogas automatiskt en rapportdel med enkätens namn som en rubrik, och därunder information om Antal respondenter, Antal svar och Svarsfrekvens. Innehållet i denna rapportdel ligger i ett textelement, och kan redigeras, se Redigera textelement nedan.

158 158 Lägg till rapportdel Vid behov kan du lägga till fler rapportdelar. Detta kan göras på två olika sätt: Alternativ 1: Skapa en ny, tom rapportdel 1. Leta upp den rapportdel som ska ligga över eller under den nya rapportdelen. 2. Knapparna och till höger om vald rapportdel innebär att du lägger till en rapportdel ovanför respektive nedanför den befintliga. Klicka på någon av knapparna. 3. När rapportdelen lagts till innehåller den ett enda tomt block. Se avsnittet Lägg till block om du vill ha mer än ett element i rapportdelen. Se avsnittet Lägg till element om hur du omvandlar blocket till text/tabell/diagram. Alternativ 2: Skapa en rapportdel genom att välja en variabel från rapportens dataset När du skapar en rapport bildas samtidigt ett dataset. Svaren på en fråga i enkäten finns samlade som en variabel i detta dataset. Andra variabler som kan ingå i datasetet är t.ex. eventuella respondentkategorier som kopplats till enkäten och respondentspråk (om enkäten är flerspråkig). 1. Klicka på knappen Lägg till fler rapportdelar i sidans nedre högra hörn. Ett popup-fönster öppnas. 2. I vänstra delen av fönstret, under rubriken Tillgängliga rapportdelar, markerar du kryssrutan vid den fråga du vill infoga. Vill du infoga en variabel som inte är en fråga, markerar du kryssrutan vid dess rubrik, t.ex. Respondentkategorier. 3. I högra delen av fönstret, under rubriken Valda variabler ser du till att kryssrutan vid den önskade variabeln är markerad. Har du markerat en matrisfråga under Tillgängliga rapportdelar får du under Valda variabler expandera underfrågorna för att se dess variabler, och välja vilka som ska inkluderas. Matrisfrågor innehåller dessutom en variabel där samtliga svar från samtliga underfrågor i matrisen ingår. 4. Klicka OK. Rapportdelen skapas med det innehåll som är definierat i rapportmallen, och infogas längst ner i rapporten. Kopiera rapportdel Rapportdelarna kan kopieras, vilket kan vara användbart om du vill presentera en fråga på olika sätt, och under olika rubriker. 1. Klicka på knappen kopiera. kopieringen. till höger om den rapportdel du vill och används om du vill avbryta

159 Två klistra-in-knappar, rapportdel. och 159 visas nu vid varje 2. Välj den rapportdel under/över vilken du vill klistra in din kopia. 3. Klicka på Klicka på för att klistra in kopian ovanför vald rapportdel. för att klistra in kopian under vald rapportdel. En identisk kopia av rapportdelen du kopierade infogas. Ordna rapportdelar Vid behov kan du flytta rapportdelarna och presentera dem i en annan ordning. 1. Klicka på knappen Ordna rapportdelar i sidans nedre vänstra hörn. De olika rapportdelarna visas som stora ikoner. 2. När du för markören över en rapportdel förvandlas markören till ett pilkors alternativt en pekande hand. Håll ner vänster musknapp och dra rapportdelen till dess nya plats. 3. Klicka på knappen Ordna rapportdelar igen för att gå tillbaka till normalläget. Ta bort rapportdel 1. Klicka på med OK. för att ta bort rapportdelen. Bekräfta borttagandet Block Lägg till block För att kunna infoga ett nytt element (diagram, tabell, hybrid eller text) måste du först lägga till ett block. 1. Klicka på ett befintligt tomt block, eller på ett befintligt element, och välj Nytt block ovanför eller Nytt block nedanför i snabbmenyn (via vänstra musknapp). Ett tomt block infogas. Ikonen symboliserar det tomma blocket. Dela i två kolumner Om du vill att två element, t.ex. en tabell och ett diagram, ska ligga sida vid sida i rapporten kan du dela ett block i två kolumner. 1. Klicka i ett tomt block och välj Dela i två kolumner via snabbmenyn. Blocket består nu av två delar i vilka element kan infogas.

160 Om du ångrar dig och vill ha en kolumn igen, klickar du i blocket och väljer Slå ihop kolumner. Ordna block Vid behov kan du flytta blocken uppåt eller nedåt inom aktuell rapportdel och presentera dem i en annan ordning. 1. Klicka på knappen till höger i rapportdelen. Alla block i rapportdelen markeras med en blå överkant. 2. När du för markören över den blå överkanten till ett block ändras markören till ett pilkors. Håll ner vänster musknapp och dra blocket uppåt eller nedåt till dess nya plats. 3. Klicka på knappen igen för att gå tillbaka till normalläget. Ta bort block Endast tomma block kan tas bort. Innehåller blocket ett element får du först ta bort detta, se Ta bort element nedan. 1. och välj Ta bort. Bekräfta med OK. Element Element är ett samlingsbegrepp för tabeller, diagram, hybridelement och text. Med tabeller och diagram presenterar du resultatet, medan textelementen används för att kommentera och illustrera resultatet. Infoga element För att kunna infoga ett nytt element (tabell, diagram, hybrid eller text) måste du utgå från ett tomt block. (Se eventuellt Lägg till block ovan) 1. Klicka i ett tomt block och välj Lägg till text, Lägg till tabell, Lägg till diagram eller Lägg till hybridelement ur snabbmenyn. Du hamnar nu direkt i redigeringsläget för elementet, se nästa avsnitt Redigera element.

161 161 Redigera element Du kan läsa om redigering under: Rapportinnehåll > Redigera tabell Rapportinnehåll > Redigera diagram Rapportinnehåll > Redigera hybridelement För textelement består redigeringsläget av en editor där du kan skriva in och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Klicka på Spara när du är klar. Ta bort element 1. Klicka på elementet och välj Ta bort ur snabbmenyn. Bekräfta med OK. Redigera tabell I redigeringsläget för tabell är gränssnittet indelat i rubrikerna Inställningar, Minsta antal svar, Serier, Bakgrundsserier, Filterserier och Förhandsgranska. Under Inställningar kan du skriva in en Rubrik om du vill att en sådan ska visas ovanför tabellen. Genom att klicka på får du möjlighet att formatera rubriken. Vid Typ väljer du vilken tabelltyp du vill använda. Se avsnitten Frekvenstabell, Statistisk tabell, Datatabell och Förändring nedan, för beskrivning av de olika tabelltyperna och dess inställningar. Under Minsta antal svar anger du hur många svar som krävs för att variabeln (resultatet för en fråga) ska visas i denna tabell. Det ger dig en möjlighet att avvika från rapportens standardinställning. Under Serier och Bakgrundsserier bestämmer du vilken eller vilka frågor som ska presenteras i tabellen, och under Filterserier vilka respondenters svar som ska visas. Se avsnitten Serier, Bakgrundsserier och Filterserier nedan för mer information. Längst ner under Förhandsgranska får du direkt en förhandsgranskning av de ändringar du gör. Klicka på Spara för att bekräfta ändringarna, eller Avbryt om du vill gå tillbaka till översiktsläget utan att spara. Frekvenstabell Välj Frekvens vid Typ under Inställningar för att skapa en frekvenstabell. I frekvenstabellen kan följande resultat visas: Antal svar Fördelning (%) Kumulerat antal svar Kumulerad fördelning (%) Välj vad som ska visas i tabellen genom att markera önskade kryssrutor vid Fält.

162 162 Vid Procentsummering finns inställningar som gäller för korstabeller där Fördelning eller Kumulerad fördelning visas. I korstabellen visas en summering av varje rad och kolumn, samt en totalsummering längst ner till höger. Inställningen avgör var summeringen av fördelningen ska visas som 100 %, i summeringen av Kolumner, Rader eller Totalt. För att skapa en korstabell lägger du till en bakgrundsserie, se Serier nedan. Där hittar du också information om hur du visar en summeringskolumn längst till höger i korstabellen. Ange Antal decimaler som decimaltal i tabellen ska presenteras med. Statistisk tabell Du väljer Statistisk vid Typ under Inställningar om du vill presentera resultatet i en statistisk tabell. Du kan visa följande resultat i en statistisk tabell: Min Max Medelvärde Median Undre kvartil Övre kvartil Standardavvikelse Variationskoefficient Vad som ska visas i tabellen väljer du genom att markera önskade kryssrutor vid Fält. Ange Antal decimaler för decimaltal i tabellen. Datatabell Denna tabelltyp lämpar sig för att presentera variabler där respondenten har skrivit egen text, t.ex. frågor av typen Textfält, valfria svarsalternativ ("Om annat, specificera"), eller kommentarer. Välj Data vid Typ under Inställningar för att presentera resultatet i en datatabell. Vid Max antal rader anger du hur många respondentsvar som ska visas i rapporten. Om du väljer färre rader än det finns respondentsvar kommer det under tabellen att stå hur många svar som visas av totalt antal svar. Förändring I SR-Advanced Report finns också möjlighet att välja tabelltypen Förändring. Denna tabelltyp används för att visa hur resultatet på en fråga förändrats från en enkät till en annan. Tabelltypen kräver minst en serie och en bakgrundsserie. Läs mer under Rapporter > Dataset om hur du skapar ett s.k. jämförelsedataset där två eller flera enkäter med motsvarande frågor jämförs, och hur du använder detta dataset för att presentera jämförelser i rapporten. Utgångsläget är tre pilar enligt följande:

163 163 En grön pil 45 grader uppåt för att visa en positiv medelvärdesförändring på mer än En blå horisontell pil för att visa en medelvärdesförändring på mindre än En röd pil 45 grader nedåt för att visa en negativ medelvärdesförändring på mer än 0.5 Om du markerar kryssrutan Pilbeskrivning kommer en beskrivning av vilka förändringsvärden pilarna motsvarar att visas under tabellen. Ange Antal decimaler för decimaltal i tabellen. Redigera pil Du kan redigera pilarnas färg och vinkel, bestämma om de ska användas för att visa en ökning, minskning eller en förändring inom ett angivet intervall, samt vilket förändringsvärde de ska motsvara. Vid Pilar klickar du på pilen du vill redigera för att expandera dess inställningar. Välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod. Välj vinkel på pilen genom att skriva ett värde. Värdet 0 ger en vågrät pil, ett positivt värde ger en uppåtriktad pil och ett negativt värde en nedåtriktad pil. Exempelvis ger värdet -90 en pil som pekar rakt nedåt. I valboxen vid Typ väljer du om pilen ska visas när det skett en Ökning, en Minskning eller en Förändring inom ett intervall. Dessutom får du ange villkor för när pilen ska visas. För ökningar och minskningar anger du ett värde som ökningen/minskningen ska överstiga. Väljer du Förändring i valboxen får du ange ett intervall som förändringen ska ligga inom. Se till att det inte finns "glapp", d v s att det finns värden som faller utanför villkoren. Om så är fallet kommer ingen pil att visas. Istället skrivs förändringsvärdet ut i tabellen. Lägg till och ta bort pilar Vill du ha fler pilar, t.ex. för att visa olika grader av ökning eller minskning, klickar du på knappen Lägg till ny pil. När du lagt till pilen kan du redigera den som beskrivits ovan. För att ta bort en pil klickar du på knappen. Serier När du skapar en rapport skapas samtidigt ett dataset där frågorna från enkäten omvandlas till s.k. variabler. En enkätfråga kan bestå av flera variabler: Själva frågan

164 Valfritt svarsalternativ ("Om annat, specificera), om frågan innehåller ett sådant Kommentar, om respondenten getts möjlighet att kommentera frågan 164 Variablerna kan även bearbetas på olika sätt, se avsnittet Dataset. När en variabel presenteras visuellt i en rapport kallas den för serie. När rapporten skapades bildade varje enkätfråga en rapportdel, och denna frågas variabler infogades samtidigt till elementen i rapportdelen. De listas under rubriken Serier med benämningarna Serie 1, Serie 2 osv. Om kryssrutan är markerad är serien aktiv och visas i tabellen. Inställningar för serier Om du klickar på pilen expanderas serien och följande rubriker visas: Källa - genom att klicka på öppnar du popup-fönstret Redigera variabel där du kan ändra formuleringen på frågans titel och på dess svarsalternativ. Gör ändringarna direkt i fälten och bekräfta med OK. Titel - här kan du redigera den titel som visas överst till vänster i tabellen. för att formatera titeln. Etiketter Markera kryssrutan vid de svarsalternativ du vill visa i tabellen. Klicka i kryssrutan vid Markera alla för att markera/avmarkera samtliga kryssrutor. Dessutom har du möjlighet att använda etiketterna (Icke besvarade) och (Besvarade). Dessa är varandras komplementmängd och motsvarar sammanlagt antalet respondenter som har besvarat enkäten. (Icke besvarade) syftar på de respondenter som svarat på enkäten men som har lämnat denna fråga obesvarad. (Besvarade) syftar på de respondenter som har svarat på frågan. Skillnaden mellan (Besvarade) och Summa är att den senare endast summerar resultaten på de svarsalternativ som visas i tabellen. Lägg till serie Om du vill presentera ytterligare frågor i anslutning till tabellen klickar du på knappen Lägg till... I fönstret som öppnas visas enkätens frågor i en trädstruktur. Klicka på plustecknet vid en fråga för att expandera den. Expanderar du en matrisfråga visas dess underfrågor som i sin tur kan expanderas. Längst ner finns också eventuella respondentkategorier som

165 165 kopplats till enkäten samt, om enkäten är flerspråkig, variabeln Flerspråkig > Respondentspråk. Du kan också klicka på för att expandera hela trädet. Under varje fråga och respondentkategori visas dess variabler. Markera kryssrutan vid den variabel du vill lägga till. Längst ner till vänster väljer du om variabeln ska läggas till på Alla element i rapportdelen eller på Endast detta element. Klicka OK. Den nya serien visas i listan och även i en ny tabell som visas under den befintliga i förhandsgranskningen. Varje serie visas alltså i en separat tabell. Bakgrundsserier Om du vill kan du korstabulera frågan med en annan fråga i en korstabell. Korstabuleringsfrågan lägger du till under Bakgrundsserier på samma sätt som beskrivs ovan under Lägg till serie. När du har lagt till serien visas den i listan, och tabellen under förhandsgranskning uppdateras och visar nu en korstabell. Generell bakgrundsserie I översikten som du kommer till när du klickar på Rapportinnehåll finns knappen Hantera bakgrundsserier. Du kan klicka på denna om du vill lägga till en generell bakgrundsserie som används på alla frågor. Du slipper därigenom göra det på varje enskild rapportdel. I fönstret som öppnas visas enkätens frågor i en trädstruktur. Klicka på plustecknet vid en fråga för att expandera den. Expanderar du en matrisfråga visas dess underfrågor som i sin tur kan expanderas. Längst ner finns också eventuella respondentkategorier som kopplats till enkäten samt, om enkäten är flerspråkig, variabeln Flerspråkig > Respondentspråk. Du kan också klicka på för att expandera hela trädet. Under varje fråga och respondentkategori visas dess variabler. Markera kryssrutan vid den variabel du vill använda som generell bakgrundsserie i rapporten. Den kommer då att läggas till som bakgrundsserie i samtliga tabeller och diagram i rapporten, och markeras som aktiv. Om du inte längre vill använda den generella bakgrundsserien klickar du på knappen Hantera bakgrundsserier igen och väljer Ingen generell bakgrundsserie. Bakgrundsserien inaktiveras då i samtliga tabeller och diagram. Inställningar för bakgrundsserier Källa - genom att klicka på öppnar du popup-fönstret Redigera variabel där du kan ändra formuleringen på frågans titel och på dess svarsalternativ. Gör ändringarna direkt i fälten och bekräfta med OK. Titel - här kan du redigera den titel som visas som rubrik för kolumnerna i för att formatera titeln. Etiketter Markera kryssrutan vid de svarsalternativ du vill visa som kolumner i korstabellen. Klicka i kryssrutan vid Markera alla för att markera/avmarkera samtliga kryssrutor.

166 Dessutom har du möjlighet att använda etiketterna (Icke besvarade) och/eller (Besvarade). Dessa är varandras komplementmängd och motsvarar sammanlagt antalet respondenter som har besvarat enkäten. Etiketten (Icke besvarade) innebär att du kan låta de respondenter som lämnat ett viss fråga obesvarad utgöra en grupp att studera för sig under en annan fråga. Etiketten (Besvarade) syftar på den grupp av respondenter som har besvarat en viss fråga. Denna grupp kan studeras för sig under en annan fråga. Inställningar - genom att markera kryssrutan vid Visa summeringskolumn lägger du till kolumnen Summa längst till höger i korstabellen. Den summerar alla kolumner till vänster. Filterserier Under menyn Distribution och delrapporter kan du skapa s.k. delrapporter, dvs. rapporter som endast visar svaren från ett urval av respondenter. En delrapport filtrerar hela rapporten med alla dess frågor, men du kan också filtrera enskilda tabeller och diagram genom att använda filterserier. Som exempel kanske du vill att en tabell eller ett diagram endast ska visa kvinnornas svar. Du kan då använda variabeln Kön som en filterserie. Variabeln du vill filtrera med lägger du till under Filterserier på samma sätt som beskrivs ovan under Lägg till serie. 166

167 167 Inställningar för filterserier Källa - genom att klicka på öppnar du popup-fönstret Redigera variabel där du kan ändra formuleringen på frågans titel och på dess svarsalternativ. Gör ändringarna direkt i fälten och bekräfta med OK. Titel - när det gäller filterserier har detta fält ingen funktion. Etiketter Bestäm vilket urval du vill visa genom att se till att kryssrutan är markerad vid önskade alternativ. Klicka i kryss rutan Markera alla för att markera/avmarkera samtliga kryssrutor. Dessutom har du möjlighet att använda etiketterna (Icke besvarade) och (Besvarade). Dessa är varandras komplementmängd och motsvarar sammanlagt antalet respondenter som har besvarat enkäten. Etiketten (Icke besvarade) innebär att de respondenter som lämnat ett viss fråga obesvarad kan filtreras fram/bort från resultatet på en annan fråga. Etiketten (Besvarade) innebär de respondenter som besvarat en viss fråga kan filtreras fram/bort från resultaten på en annan fråga. Redigera diagram I redigeringsläget för diagram är gränssnittet indelat i rubrikerna Diagraminställningar, Minsta antal svar, Axlar, Serier, Bakgrundsserier, Filterserier och Förhandsgranska. Under Serier och Bakgrundsserier bestämmer du vilken eller vilka frågor som ska presenteras i diagrammet, och under Filterserier vilka respondenters svar som ska visas. Se avsnitten Serier, Bakgrundsserier och Filterserier nedan för mer information. Längst ner under Förhandsgranska får du direkt en förhandsgranskning av de ändringar du gör. Klicka på Spara för att bekräfta ändringarna, eller Avbryt om du vill gå tillbaka till översiktsläget utan att spara. Diagramtyper För att välja diagramtyp går du in under Serier, expanderar frågan som presenteras i diagrammet genom att klicka på och gör ditt val vid Diagramtyp. Som du kan läsa i avsnittet Serier nedan kan flera frågor infogas till diagrammet, och om så har skett väljer du diagramtyp på den översta serien som har markerats som aktiv. I vissa fall kan du välja annan diagramtyp för övriga serier, t.ex. kan Stapel kombineras med Linje. Symbolen till vänster om Diagramtyp avgör om diagramtypen du väljer

168 168, eller bara på den aktuella. Klicka på symbolen för att växla läge. Välj önskad typ i valboxen Diagramtyp. Diagramtyperna är indelade i följande grupper: Stapel och liggande stapel Linje Cirkel och ring Yta Punkt Kumulering Polära När du har valt diagramtyp visas därunder också specifika inställningar för diagramtypen. Till vänster om vissa inställningar finns en symbol som avgör om inställningen du väljer samtidigt ska ändras på eventuella andra serier:. Klicka på symbolen för att växla läge. En inställning som är gemensam för alla diagramtyper är Etikett. Här väljer du om etiketter ska visas inne i diagrammet och vad de i så fall ska visa: Ingen Procent Värde Etikett (benämning) Värde och procent Etikett och värde Etikett och procent Etikett, värde och procent

169 Nedan presenteras de olika diagramtyperna och dess inställningar. Stapel och liggande stapel Diagramtyperna i denna grupp har följande inställningar: Stil - bestämmer utseendet på staplarna Cylinder Relief Kil Ljust till mörkt Liggande stapel Staplad liggande stapel 169

170 Staplad liggande stapel 100 % Stapel Staplad stapel 170

171 Staplad stapel 100 % Linje I denna grupp har diagramtyperna följande inställningar: Bredd: linjens bredd i pixlar (1-10) Rundning (endast för Kurva) anges med värde mellan 0-2 Linje 171

172 Kurva Steglinje Cirkel och ring Diagramtyperna i denna grupp har följande inställningar: Stil - bestämmer utseendet på diagrammet Standard Mjuk kant - 3D-effekt Konkav - 3D-effekt Bryt ut - kan användas för att framhäva en sektor genom att bryta ut den från diagrammet. Klicka på pilen vid Bryt ut och markera den eller de sektorer som ska brytas ut. Samla (endast för Cirkel av cirkel och Ring av ring) - ange ett procenttal mellan 1 och 50. Sektorer som är mindre (i procent av helheten) än angivet procenttal kommer att visas i det sekundära diagrammet. 172

173 Etikettstil - om du valt att Etikett ska visas bestämmer du här hur etiketten ska visas: Inom - inne i sektorn Utom - utanför sektorn Cirkel Cirkel av cirkel 173

174 Ring Ring av ring 174

175 Yta I denna grupp är det endast för diagramtypen Kurvyta som en inställning kan göras: Rundning anges med värde mellan 0-2 Yta Staplad yta 175

176 Staplad yta 100 % Kurvyta 176

177 Punkt För denna grupp finns inga specifika inställningar. Punkt Bubblor 177

178 Kumulering För denna grupp finns inga specifika inställningar. Pyramid Tratt 178

179 179 Polära Diagramtypen Spindel har följande inställningar: Stil Fylld - området som avgränsas av linjen är fyllt Linje - en linje utan punkter Punkter - en linje med punkter på axlarna Område - utseende på diagrammets bakgrund Cirkel Polygon Etikettstil - etiketternas orientering vid axelns ändpunkt, om du valt att etiketter ska visas under Axlar Cirkulär Radiell Horisontell Spindel Diagraminställningar Skriv in en Rubrik om du vill att en sådan ska visas ovanför diagrammet. I valboxen Beskrivning kan du välja om du vill att en ruta ska visas, där det förklaras vad diagrammets färger står för, och var den i så fall ska placeras, Topp, Höger, Botten eller Vänster. Vill du inte visa förklaringsrutan väljer du Inaktiverad. Färgerna i diagrammet bestäms av rapporttemat. Vill du själv bestämma vilka

180 180 färger som ska användas i diagrammet markerar du kryssrutan vid Anpassa färgschema och klickar sedan på knappen Färgschema. Välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller genom att ange en färgkod. Klicka på knappen färgschemat. för att återställa det ursprungliga Genom att markera kryssrutan Tillåt automatiska layoutförbättringar ser du till att programmet automatiskt gör vissa förändringar för att förbättra diagrammets layout. Exempel på förbättringar kan vara att beskrivningsrutan flyttas om den har placerats olämpligt, att stora tal skrivs om i t.ex. tusental, och att långa etiketter förkortas. Om du vill undvika att etiketternas texter förkortas bör alltså kryssrutan avmarkeras. Välj vid Typ vad diagrammet ska visa: Frekvens (antal svar) eller Medelvärde. Här kan du också välja den specifika diagramtypen Positioneringsdiagram (se nedan). Inställningen Procentsummering gäller för tabeller som innehåller en bakgrundsserie, och där du har valt att visa Procent som etikett i tabellen. Inställningen avgör på vilken nivå summeringen av procentvärdena ska bli 100 %; Kolumner, Rader eller Totalt. Ange Antal decimaler som diagrammets etiketter ska presenteras med. Om du markerar kryssrutan Omvänd vid Dataordning presenteras frågans svarsalternativ i omvänd ordning. Genom att markera kryssrutan Växla vid Rad/kolumn kan du flytta data från kategoriaxeln till värdeaxeln, och vice versa. Detta är användbart i diagram som har en bakgrundsserie om du vill byta plats på serierna så att bakgrundsserien visas på kategoriaxeln, istället för den primära serien. I diagram som har bara en serie kan du markera kryssrutan om du vill att frågans svarsalternativ ska presenteras med olika färger. Denna inställning gör endast skillnad för diagramtyperna Cirkel och Ring. Färgerna för de olika svarsalternativen tilldelas de etiketter som visas i diagrammet, enligt den palett som bestäms av rapportens tema. Etiketter som inte har något resultat, d v s ingen har valt det svarsalternativet, hoppas över vid färgfördelningen. Detta innebär eventuellt att när man jämför två diagram kommer samma etikett att representeras av olika färger i de bägge diagrammen vilket är förvillande. Genom att Visa tomma etiketter i beskrivningen undviker du denna situation. Alla etiketter, även de med resultatet 0, kommer då att finnas med i förklaringen och representeras av samma färg i de bägge diagrammen. Genom att ändra värdet vid Förhållande ändrar du diagrammets höjd i förhållande till bredden. Värdet kan anges inom intervallet 0,2-4, där värdet 1 ger samma höjd som bredd. Diagrammets bredd avgörs av blocket som det ligger i, och upptar därmed antingen hela eller halva rapportens bredd. Markera kryssrutan vid 3D för att visa den valda diagramtypen tredimensionellt.

181 181 Positioneringsdiagram Vid Typ under Diagraminställningar kan du välja Positioneringsdiagram. Detta innebär att diagrammet visas som ett punktdiagram med två värdeaxlar. Du använder positioneringsdiagrammet för att visa medelvärdena av två relaterade frågor som en enda punkt i diagrammet. Exempel: En enkät innehåller en fråga där respondenterna får ge betyg på en produkts olika egenskaper (pris, kvalitet och design), och en annan fråga där de får svara på hur viktig de anser att varje egenskap är för dem. I diagrammet visas varje egenskap som en punkt som är placerad efter vilket medelvärde den har fått på frågorna om betyg och vikt. I exemplet nedan har t.ex. Kvalitetmedelvärdet 2,5 på axeln som visar betyg, och medelvärdet 4 på axeln som visar vikt. De två frågorna som ska presenteras som en punkt i diagrammet läggs in under Serier respektive Bakgrundsserier (se avsnittet Serier nedan för information om hur du lägger till serier). Medelvärdet för den fråga du lägger under Serier kommer att visas på den horisontella axeln, och medelvärdet för den fråga du lägger under Bakgrundsserier kommer att visas på den vertikala axeln. För att programmet ska kunna matcha frågorna måste de ha samma Titel. Se avsnittet Inställningar för serier nedan för information om hur du redigerar fältet Titel. Minsta antal svar Under Minsta antal svar anger du hur många svar som krävs för att variabeln (resultatet för en fråga) ska visas i detta diagram. Det ger dig en möjlighet att avvika från rapportens standardinställning.

182 182 Axlar Välj vid Typ vilken gradering skalan ska ha: Linjär (värde) Procent (procentuell fördelning) Logaritmisk bas 10 Logaritmisk bas 2 Logaritmisk bas e Om du markerar kryssrutan Automatisk vid Skala anpassas skalans gradering automatiskt efter det högsta värdet. Avmarkerar du kryssrutan får du själv ange skalans gradering med värde för Min, Max och Steg. Om kryssrutan Tillåt automatisk förminskning vid Texter är markerad kan textstorleken på etiketterna komma att förminskas automatiskt. Om du vill att etiketterna ska återges med full textstorlek ska du avmarkera denna kryssruta, och eventuellt även kryssrutan Tillåt automatiska layoutförbättringar under Diagraminställningar. Kategori-axel: Visa etiketter Omvänd ordning - kategoriaxeln skrivs nedåt, värde-axeln hamnar därmed i diagrammets överkant Visa avancerade inställningar Titel - förklarande text utmed kategoriaxeln Etiketter: Sprid ut - varannan etikett är förskjuten åt vänster för att öka läsbarheten Förkorta - etiketterna kan komma att förkortas Bredvid axeln - gäller positioneringsdiagram Etiketterna på den horisontella axeln visas som standard under diagrammet. Genom att markera kryssrutan visas de istället intill den horisontella axeln. Textstorlek - med hjälp av reglaget kan du justera storleken på etikettens text från 10 % till 200 % jämfört med standard. Vinkel - om du inte har kryssat alternativet Sprid ut, kan du vinkla etiketterna Med reglaget ställer du in hur många grader åt höger etiketterna ska luta. Negativt belopp innebär att etiketterna lutar åt vänster.

183 183 Värde-axel: Visa etiketter Tillåt bruten skala - kapar den mittersta delen av skalan för att öka läsbarheten i diagram med stor skillnad mellan höga och låga värden (se bilden nedan) Omvänd ordning - värdeaxeln skrivs från vänster till höger, kategori-axeln hamnar därmed till höger i diagrammet Visa avancerade inställningar Titel - förklarande text utmed värdeaxeln Etiketter: Sprid ut - varannan etikett är förskjuten nedåt för att öka läsbarheten Förkorta - etiketterna kan komma att förkortas Bredvid axeln - gäller positioneringsdiagram Etiketterna på den horisontella axeln visas som standard under diagrammet. Genom att markera kryssrutan visas de istället intill den horisontella axeln. Textstorlek - med hjälp av reglaget kan du justera storleken på etiketternas text från 10 % till 200 % jämfört med standard. Vinkel - om du inte har kryssat alternativet Sprid ut, kan du vinkla etiketterna Med reglaget ställer du in hur många grader åt höger etiketterna ska luta. Negativt belopp innebär att etiketterna lutar åt vänster.

184 184 Serier När du skapar en rapport skapas samtidigt ett dataset där frågorna från enkäten omvandlas till s.k. variabler. En enkätfråga kan bestå av flera variabler: Själva frågan Valfritt svarsalternativ ("Om annat, specificera"), om frågan innehåller ett sådant Kommentar, om respondenten getts möjlighet att kommentera frågan Variablerna kan även bearbetas på olika sätt, se avsnittet Dataset. När en variabel presenteras visuellt i en rapport kallas den för serie. När rapporten skapades bildade varje enkätfråga en rapportdel, och denna frågas variabler infogades samtidigt till elementen i rapportdelen. De listas under rubriken Serier med benämningarna Serie 1, Serie 2 osv. Om kryssrutan är markerad är serien aktiv och visas i tabellen. Inställningar för serier Om du klickar på pilen expanderas serien och följande rubriker visas: Källa - genom att klicka på öppnar du popup-fönstret Redigera variabel där du kan ändra formuleringen på frågans titel och på dess svarsalternativ. Gör ändringarna direkt i fälten och bekräfta med OK. Titel - här kan du redigera den titel som visas som serienamn i diagrammets beskrivningsruta. Klicka på för att formatera titeln. Inställningarna som rör diagramtyp är utförligt beskrivna i avsnittet Diagramtyper ovan. Etiketter Markera kryssrutan vid de svarsalternativ du vill visa i diagrammet. Klicka i kryssrutan vid Markera alla för att markera/avmarkera samtliga kryssrutor. Dessutom har du möjlighet att använda etiketterna (Icke besvarade) och/eller (Besvarade). Dessa är varandras komplementmängd och motsvarar sammanlagt antalet respondenter som har besvarat enkäten. Etiketten (Icke besvarade) syftar på de respondenter som svarat på enkäten men som har lämnat denna fråga obesvarad. Etiketten (Besvarade) syftar på de respondenter som har svarat på frågan, oavsett vilket alternativ de har valt. Lägg till serie Om du vill presentera ytterligare frågor i diagrammet klickar du på knappen Lägg till... I fönstret som öppnas visas enkätens frågor i en trädstruktur. Klicka på plustecknet vid en fråga för att expandera den. Expanderar du en matrisfråga visas dess underfrågor som i sin tur kan expanderas. Längst ner finns också eventuella respondentkategorier som

185 185 kopplats till enkäten samt, om enkäten är flerspråkig, variabeln Flerspråkig > Respondentspråk. Du kan också klicka på för att expandera hela trädet. Under varje fråga och respondentkategori visas dess variabler. Markera kryssrutan vid den variabel du vill lägga till. Längst ner till vänster väljer du om variabeln ska läggas till på Alla element i rapportdelen eller på Endast detta element. Klicka OK. Den nya serien visas i listan och diagrammet under Förhandsgranska uppdateras. Expanderar du den nya serien genom att klicka på kan du göra inställningar för den. Diagramtypen bestäms normalt av det val som är gjort på den översta serien som har markerats som aktiv. I vissa fall kan du välja annan diagramtyp för övriga serier, t.ex. kan Stapel kombineras med Linje. Bakgrundsserier Om du vill kan du låta diagrammet visa en korstabulering. Frågan du vill korstabulera med lägger du till under Bakgrundsserier på samma sätt som beskrivs ovan under Lägg till serie. När du har lagt till serien visas den i listan, samtidigt som diagrammet under Förhandsgranskning uppdateras. Ett diagram med bakgrundsvariabel kan se ut som i bilden nedan. Generell bakgrundsserie I översikten som du kommer till när du klickar på Rapportinnehåll finns knappen Hantera bakgrundsserier. Du kan klicka på denna om du vill lägga till en generell bakgrundsserie som används på alla frågor. Du slipper därigenom göra det på varje enskild rapportdel. I fönstret som öppnas visas enkätens frågor i en trädstruktur. Klicka på plustecknet vid en fråga för att expandera den. Expanderar du en matrisfråga visas dess underfrågor som i sin tur kan expanderas. Längst ner finns också eventuella respondentkategorier som kopplats till enkäten samt, om enkäten är flerspråkig, variabeln Flerspråkig > Respondentspråk. Du kan också klicka på för att expandera hela trädet. Under varje fråga och respondentkategori visas dess variabler. Markera kryssrutan vid den variabel du vill använda som generell bakgrundsserie i rapporten. Den kommer då att läggas till som bakgrundsserie i samtliga tabeller och diagram i rapporten, och markeras som aktiv. Om du inte längre vill använda den generella bakgrundsserien klickar du på knappen Hantera bakgrundsserier igen och väljer Ingen generell bakgrundsserie.

186 186 Bakgrundsserien inaktiveras då i samtliga tabeller och diagram. Inställningar för bakgrundsserier Källa - genom att klicka på öppnar du popup-fönstret Redigera variabel där du kan ändra formuleringen på frågans titel och på dess svarsalternativ. Gör ändringarna direkt i fälten och bekräfta med OK. Titel - när det gäller bakgrundsserier i diagram har detta fält ingen funktion. Etiketter Markera kryssrutan vid de svarsalternativ du vill visa i diagrammet. Klicka i kryssrutan vid Markera alla för att markera/avmarkera samtliga kryssrutor. Dessutom har du möjlighet att använda etiketterna (Icke besvarade) och (Besvarade). Dessa är varandras komplementmängd och motsvarar sammanlagt antalet respondenter som har besvarat enkäten. Etiketten (Icke besvarade) innebär att du kan låta de respondenter som lämnat ett viss fråga obesvarad utgöra en grupp att studera för sig under en annan fråga. Etiketten (Besvarade) syftar på den grupp av respondenter som har besvarat en viss fråga. Denna grupp kan studeras för sig under en annan fråga. I exemplet nedan visas resultatet från de respondenter som har svarat på fråga vilket kön de har i röda staplar. Det innebär att du får resultatet från kvinnor respektive män att jämföra med allas resultat utan hänsyn till kön.

187 187 Filterserier Under menyn Distribution och delrapporter kan du skapa s.k. delrapporter, dvs. rapporter som endast visar svaren från ett urval av respondenter. En delrapport filtrerar hela rapporten med alla dess frågor, men du kan också filtrera enskilda tabeller och diagram genom att använda filterserier. Som exempel kanske du vill att en tabell eller ett diagram endast ska visa kvinnornas svar. Du kan då använda variabeln Kön som en filterserie. Variabeln du vill filtrera med lägger du till under Filterserier på samma sätt som beskrivs ovan under Lägg till serie. Inställningar för filterserier Källa - genom att klicka på öppnar du popup-fönstret Redigera variabel där du kan ändra formuleringen på frågans titel och på dess svarsalternativ. Gör ändringarna direkt i fälten och bekräfta med OK. Titel - när det gäller filterserier har detta fält ingen funktion. Etiketter Bestäm vilket urval du vill visa genom att se till att kryssrutan är markerad vid önskade alternativ. Klicka i kryss rutan Markera alla för att markera/avmarkera samtliga kryssrutor. Dessutom har du möjlighet att använda etiketterna (Icke besvarade) och (Besvarade). Dessa är varandras komplementmängd och motsvarar sammanlagt antalet respondenter som har besvarat enkäten. Etiketten (Icke besvarade) innebär att de respondenter som lämnat ett viss fråga obesvarad kan filtreras fram/bort från resultatet på en annan fråga. Etiketten (Besvarade) innebär att de respondenter som besvarat en viss fråga kan filtreras fram/bort från resultaten på en annan fråga. Redigera hybridelement Sidan för att redigera hybridelementet är uppdelad i fyra områden; Inställningar, Egenskaper, Förhandsgranska och ett fjärde område där du bygger elementets struktur i rader och kolumner. Inställningar för hybridelement 1. Skriv rubrik för detta hybridelement. Använd editorn formatera rubriken. (valbart) om du vill 2. En rapports olika element behöver inte använda samma hierarkiska variabel. Klicka på pennikonen och välj vilken utav datasetets

188 188 hierarkiska variabler du vill använda till just detta hybridelement. Ibland används hybridelementet enbart för att presentera en kombination av tabell och diagram. Då behöver du inte välja någon hierarkisk variabel alls. 3. Med hjälp av radioknapparna vid Position i hierarki har du möjlighet att låsa fast hybridelementet i en fast position. Välj i så fall alternativet Anges nedan. Elementet kommer därmed inte att följa rapportläsarens val i urvalslistorna i visningsläget. Hybridelementets struktur Rapportelementet består från början av två kolumner och en rad. Vänstra kolumnen är avsedd för förklarande texter. I högra kolumnen presenterar du data, antingen i tabell- eller diagramform. lägger du till så många rader och kolumner som du önskar i strukturen. Redigera en kolumn i hybridelementet 1. Klicka på pennikonen redigera kolumnen. eller själva kolumnhuvudet för att 2. I den högra delen av fönstret, under rubriken Egenskaper, har du nu möjlighet att bestämma både innehåll och utseende. För alla kolumntyper anges: Titel - en rubrik eller text som hamnar överst i kolumnen (valbart) Kolumntyp - Välj om kolumnen ska användas som Diagram (liggande staplar), Tabell, Text eller Titel. Skillnaden för typen Text och Titel är placeringen av texten i cellen. Text innebär att texterna hamnar nederst, till vänster i cellen medan Titel innebär att texterna hamnar centrerat, till höger. Kolumnbredd - Anges som ett tal mellan 0 och 100 i förhållande till övriga kolumners bredd. Exempelvis kolumnbredden 10 för kolumn A och 10 för kolumn B ger samma resultat som kolumnbredden 20 för kolumn A och 20 för kolumn B. Format - Ange om texter i kolumnen ska skrivas med fet stil och om radbrytningar får göras i texten. Kolumn av typen diagram eller tabell 1. Ange vilken slags data kolumnen ska innehålla; Svarsfördelning, Beräkningar eller Analys. Svarsfördelning redovisar hur svaren för en viss fråga fördelar sig över de olika alternativen. Du kan välja att redovisa antalet svar för varje alternativ direkt eller

189 189 omräknat i procent. Procentalternativet beräknas som antalet svar för det specifika alternativet jämfört med antalet svar för alla alternativ sammanlagt. Beräkningar: Du kan ta fram summa, medelvärde, standardavvikelse, konfidensintervall eller variationskoefficient beräknat på svaren för en viss fråga. Analys: I datasetet kan du genomföra andra beräkningar än de som finns uppräknade under Beräkningar. Vill du presentera den sortens beräkningar väljer du Analysfunktion. Läs mer om analysfunktioner på sidan Dataset. 2. Kryssrutan Påverkas av alla rapportfilter är förmarkerad. Om kolumnen ska innehålla svar från respondenter som normalt blir bortsållade av delrapportfiltret eller rapportläsarens respondentfilter, kan du göra ett undantag från alla filter för denna kolumn. Exempelvis om en rapportläsare har rätt att se resultat från avdelning A och avdelning B samtidigt som du vill presentera resultatet för hela företaget, kommer Totalt att visa summan av avdelning A och B när kryssrutan är markerad. Först när du tar bort markeringen visar Totalt hela företaget som du hade tänkt. 3. Välj hur många decimaler du vill att värdet ska visa. (Programmets beräkningar görs med 15 värdesiffror.) 4. Bestäm vilka nivåer som ska visas i kolumnen med tanke på vilken position i hierarkin som är vald som utgångspunkt. Följande nivåer är valbara: En nivå ned Vald nivå Alla nivåer ovanför En nivå upp Högsta nivån Totalt

190 5. För att förstå innebörden av de olika valen, betrakta respondentkategorin med underkategorier i bilden nedan. Om du tänker dig att rapportläsaren har markerat Arbetslag F (vit stjärna) med hjälp av urvalslistorna i rapporten, då kommer respektive val nedan att syfta på följande resultat: En nivå ned: yrkeskategori 1 under arbetslag F, yrkeskategori 2 under arbetslag F Vald nivå: Arbetslag F Överliggande nivåer: Avdelning 3, Enhet B En nivå upp: Avdelning 3 Högsta nivån: Enhet B Totalt: Organisationen 6. Välj om du vill lägga till en extra kolumn för etiketter till vänster om den aktuella kolumnen. 7. Om kolumnen är av tabelltyp kan du markera att de enskilda nivåernas resultat ska presenteras radvis i cellen istället för att generera en egen kolumn var. Jämför följande bilder. 190

191 191 I det senare exemplet är både Skriv i rader istället för kolumner och Lägg till en kolumn för etiketter markerat. 8. Varje cell i strukturen har inledningsvis utrymme för ett resultat från rapportens dataset. Välj om du vill lägga in fler serier i varje cell. För att hålla isär dem kan du också lägga in en titel för var och en. 9. Markera i respektive kryssruta om du vill att: diagrammets staplar ska förklaras under diagrammet axeln ska vara graderad upp till 100, i annat fall graderas den automatiskt efter innehållet värden ska skrivas ut bredvid respektive stapel 10. Bestäm antalet intervall på axeln i diagrammet. Beroende på kombinationen av skala och det antal intervall du vill använda, gör programmet den bästa avvägningen. Exempel 1: Ett val av skala samt tre intervall resulterar i skala och tre intervall. Exempel 2: Inställningen skala 0-80 samt 5 intervall resulterar i skala 0-80 och 4 intervall.

192 192 Hybridelementets innehåll 1. När hybridelementets struktur är färdig ska du lägga in vilken variabel som ska visas i respektive cell för kolumner av typen diagram och tabell. Klicka på knappen Inte angiven. 2. Om du har valt Svarsfördelning eller Beräkningar för aktuell kolumn, får du nu möjlighet att välja en variabel eller en bearbetad variabel ur rapportens dataset. 3. Om du har valt Analysfunktion för aktuell kolumn får du möjlighet att välja en förberedd analysfunktion ur rapportens dataset. Analysfunktionen du letar efter kan finnas under den variabel du har använt i beräkningen eller i nedersta mappenanalysfunktioner i datasetet. 4. När du har fyllt strukturen med information om vad som ska visas, kan du svepa över de gröna variabelknapparna med markören. Ett litet fönster förtydligar vilket dataset och vilken variabel som kommer att visas i respektive cell. Förhandsgranska Här kan du se en förhandsgranskning av rapporten, med de inställningar som gjorts under Rapportinnehåll. Detta är ett snabbt sätt att titta på rapporten medan du arbetar i programmet. Vill du visa rapporten för andra rekommenderas att du istället skapar en webbpresentation. Se avsnitten Layout och Exportera för mer information om hur du gör detta. Där kan du även läsa om hur du exporterar rapporten till redigerbara Word- eller PowerPoint-filer, eller till det utskriftsvänliga formatet PDF.

193 193 Layout När du ska exportera rapporten arbetar du i ett flöde där du först skapar en layout under menyn Layout. Du går sedan vidare till menyn Exportera där du kan göra exporten direkt, men även spara exportdefinitioner som behövs för att du under menyn Distribution och delrapporter ska kunna ge andra möjlighet att exportera rapporten. Om du skapat en layout du är nöjd med kan du använda den för export till flera filformat, t.ex. PDF och Word. Du kan också skapa flera layouter som du exporterar till samma filformat, t.ex. två exporter till PDF, en med sidhuvud, och en utan. Skapa layout Första gången du klickar på Layout öppnas automatiskt popup-fönstret Ny layout. Har du tidigare skapat en layout kan du klicka på knappen Ny layout för att skapa ytterligare layouter. I popup-fönstret skapar du den nya layouten på följande sätt: 1. Ge layouten ett Namn. 2. Välj Format: Papper A4 som lämpar sig för export till PDF eller Word, eller något av formaten Skärm (4:3), Skärm (16:9) eller Skärm (16:10) som är användbart för export till PowerPoint eller Webbpresentation. 3. Välj Orientering: Stående (framförallt för PDF och Word) eller Liggande (det normala valet för PowerPoint och Webbpresentation). 4. Välj Tema för layouten. Se avsnittet Mallar > Rapportteman > Redigera tema för information om hur teman skapas. 5. Ange om du vill ha Marginaler och hur breda de i så fall ska vara. Du väljer något av alternativen Inga, Smal, Måttlig, Normal eller Bred. 6. Välj slutligen om du vill visa Sidhuvud och Sidfot. Du kan välja Inget, Standard (definierat under Administration > Inställningar > Rapport > Sidhuvud/sidfot) eller Anpassat (definierat för den aktuella rapporten under Rapporter > Grundläggande information > Sidhuvud/sidfot). 7. Du kan under rubriken Exempel i högra delen av fönstret se hur de inställningar du gör beträffande Format, Orientering, Marginaler, Sidhuvud och Sidfot påverkar utseendet. Klicka OK för att spara layouten. Redigera och ta bort layout För att ändra de inställningar du angav när du skapade layouten klickar du på knappen Redigera layout. Klicka på knappen Ta bort om du vill ta bort layouten. Redigera innehåll I valboxen Layout högst upp på sidan finns de layouter du har skapat. Välj den layout som du vill fylla med innehåll, dvs. tabeller, diagram och texter, enligt de inställningar som gjorts under Rapportinnehåll. Det snabbaste sättet att infoga rapportinnehållet är att klicka på knappen Generera automatiskt. Finns det innehåll infogat sedan tidigare kommer

194 194 detta att ersättas, vilket du får en varning om. Bekräfta med OK för att infoga innehållet. På varje sida infogas så många hela rapportdelar som får plats. Sidbrytningar inom en rapportdel uppstår endast om den inte ryms inom en sida. Som beskrivits i avsnittet Rapportinnehåll består rapportdelarna av olika block som kan ha en eller två kolumner, och som kan innehålla tabeller, diagram och text. När du redigerar innehållet här under Layout kan du flytta blocken genom att dra och släppa dem till en ny plats, inom samma sida, eller till en annan sida. Du kan också göra inställningar för ett block genom att klicka på det med vänster musknapp. I snabbmenyn som öppnas finns tre val som innebär att du kan: Ta bort blocket Ändra storlek på diagram som finns i blocket. Placera muspekaren över Ändra storlek och dra i reglaget för att ändra värdet. Diagrammen infogas automatiskt i storlek 100%, men du kan minska ner till 50% för att t.ex. få plats med fler rapportdelar på en sida. När du minskar storleken på ett diagram behåller det proportionerna mellan bredd och höjd. Ändra marginalen under blocket. Placera muspekaren över Marginaler och dra i reglaget för att ändra värdet. Istället för att generera innehållet automatiskt kan du infoga blocken manuellt, ett och ett. 1. Klicka på en tom yta på den sida där du vill infoga blocket. Du ser att sidan är markerad när den får en blå ram. 2. I vänsterspalten visas samtliga rapportens block. Klicka på blocket du vill infoga. 3. Blocket infogas på den markerade sidan. Om sidan redan innehåller block, infogas det nya blocket underst. För att skapa en ny sida längst ner klickar du på knappen. Till höger om varje sida finns också knappar för att skapa ny sida över eller under en befintlig sida. Vill du ta bort en sida, och eventuellt innehåll, klickar du på knappen. När du är klar med redigeringen av innehållet klickar du på knappen Spara. Du kan nu gå vidare till menyn Exportera. Se detta avsnitt för mer information om hur du exporterar rapporten. Exportera När du ska exportera rapporten arbetar du i ett flöde där du först skapar en layout under menyn Layout. Du går sedan vidare till menyn Exportera där du kan göra exporten direkt, men även spara exportdefinitioner som behövs för att du under menyn Distribution och delrapporter ska kunna ge andra möjlighet att exportera rapporten.

195 195 Exportera direkt 1. I valboxen Layout ser du de layouter som skapats under menyn Layout. Välj den layout du vill använda för exporten. Under rubriken Layoutexempel i högra delen av fönstret ser du en förhandsgranskning av hur layouten ser ut vad beträffar format, orientering, marginaler, sidhuvud och sidfot. 2. Välj i vilket format du vill göra exporten: Word 2007, PowerPoint 2007, PDF eller Webbpresentation. Export till Word 2007 och PowerPoint 2007 kan även öppnas i OpenOffice version 3.0 och senare. 3. Klicka på knappen Exportera, och välj att öppna eller spara filen. Spara exportdefinition Under menyn Distribution och delrapporter kan du distribuera rapporten via e-post och länk. Den som får rapporten distribuerad till sig kan också ges möjlighet att exportera den. För att detta ska vara möjligt måste du här under menyn Exportera spara s.k. exportdefinitioner. Se avsnittet Distribution och delrapporter för mer information om hur distributionen går till. 1. Klicka på knappen Ny exportdefinition. Om knappen inte är klickbar kan du gå vidare till punkt I valboxen Layout ser du de layouter som skapats under menyn Layout. Välj den layout du vill använda för exportdefinitionen. Under rubriken Layoutexempel i högra delen av fönstret ser du en förhandsgranskning av hur layouten ser ut vad beträffar format, orientering, marginaler, sidhuvud och sidfot. 3. Välj vilket format exportdefinitionen ska ha: Word 2007, PowerPoint 2007, PDF eller Webbpresentation. Export till Word 2007 och PowerPoint 2007 kan även öppnas i OpenOffice version 3.0 och senare. 4. Skriv in ett Namn under rubriken Sparade exportdefinitioner. 5. Klicka på knappen Spara. De sparade exportdefinitionerna listas med information om format, namn, layout, orientering, sidhuvud och sidfot. Till höger finns en knapp med filformatets symbol som du klickar på för att öppna eller spara filen. Klicka på knappen för att ta bort den sparade exportdefinitionen. För att byta namn på en exportdefinition klickar du på dess rad i listan. Gör ändringen i fältet Namn och klicka på Spara. Distribution och delrapporter Under menyn Distribution och delrapporter kan du göra rapporten tillgänglig via en länk som du kan skicka till de mottagare som du vill ska ta del av rapporten. Rapporten kommer att vara tillgänglig under den publiceringsperiod som du anger. Här kan du också skapa så kallade delrapporter, dvs. rapporter som endast visar svaren från ett urval av respondenter. Delrapporterna kan göras tillgängliga via länk på samma sätt som huvudrapporten.

196 196 Översiktsvyn När du klickar på menyn Distribution och delrapporter kommer du till en översikt där huvudrapporten visas högst upp. Huvudrapporten är den rapport som visar samtliga respondenters svar. Därunder visas de eventuella delrapporter som skapats, och du har även möjlighet att skapa nya. Läs mer om delrapporter nedan. Varje skapad rapport symboliseras av en "box" i översikten. I boxen visas följande information: Namn på rapporten Publicerad - den period då rapporten är tillgänglig via länken. Läs nedan om hur du gör inställningar för publiceringstid och åtkomst. Adress - länken som leder till rapporten Urvalslistor - endast för delrapporter, se nedan Till höger i boxen visas ett antal symboler och knappar. Symbolerna visar om rapporten är publicerad respektive lösenordsskyddad. Två av knapparna är endast tillgängliga på delrapporter. Rapporten är publicerad Rapporten är lösenordsskyddad Rapporten är lösenordsskyddad och dess länk ger åtkomst till ytterligare rapporter Gör inställningar för publiceringstid och åtkomst Distribuera rapporten via e-post Redigera delrapport Ta bort delrapport Publiceringstid och åtkomst Inställningar för publiceringstid och åtkomst görs på samma sätt för både huvudrapporten och delrapporterna. Klicka på knappen box för att komma till inställningarna. i rapportens Under rubriken Publicerad anger du vid Från respektive Till under vilken period rapporten ska vara publicerad. Datum kan skrivas in, eller väljas genom att klicka på kalendersymbolen. Datumformatet är beroende av vilket språk du loggat in med. Loggar du in på svenska anges datum med formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Klockslag skrivs in, eller stegas fram med pilarna efter att du ställt markören i tim- eller minutfältet. Aktuellt datum och klockslag är förifyllt vid Från. Om fältet vid Till lämnas tomt kommer rapporten att publiceras tills vidare. Vid Lösenord krävs under rubriken Åtkomst väljer du om rapporten ska vara lösenordsskyddad eller inte. Väljer du Ja, använd detta lösenord anger du önskat lösenord i det underliggande fältet. Under Rapporter > Exportera har du möjlighet att spara s.k. exportdefinitioner. De exportdefinitioner du sparat där visas under rubriken

197 197 Möjliggör export. Genom att här markera en exportdefinition gör du den tillgänglig att använda för den som får rapporten distribuerad till sig. Denne får då en ikon att klicka på för att exportera rapporten. Under rubriken Dataset (Excel) kan du markera kryssrutan vid rapportnamnet för att göra det möjligt att via ikonen exportera rapportens rådata till Excel. Excelfilen kommer att innehålla de variabler som du valt att inkludera under Rapportinnehåll. Genom att markera önskade rapporter under rubriken Ge åtkomst till kan du bestämma att den som går in på länken till rapporten även ska ha rätt att se dessa rapporter. Du kan t.ex bestämma att den som går in på en delrapport även ska få åtkomst till huvudrapporten, eller till någon annan delrapport. Om du har tilläggsmodulen SR-Advanced Report kan du även koppla så kallade Rapportläsare till rapporten. Se rubriken Rapportläsare nedan för mer information. Distribuera rapporten via e-post När du har publicerat rapporten kan du distribuera den via e-post. Klicka på knappen för att komma till e-posthanteringen. Skapa nytt utskick 1. Klicka på knappen Nytt utskick. Står det redan Nytt utskick högst upp i fönstret kan du gå direkt till steg Under Administration > E-post och utskick > E-postkonton måste minst ett e-postkonto läggas in för att utskicken ska kunna sändas. Om flera e-postkonton lagts in väljer du vid Från vilket av dem du vill använda för utskicket. 3. Välj vid Skicka till vilka som ska få utskicket: Alla, Endast respondenter, Endast enkätläsare eller Andra kontakter. Väljer du Andra kontakter får du själv ange mottagaradresser i fälten Till, Kopia samt Hemlig kopia. Vid varje fält finns ikonen som du klickar på för att hämta mottagare bland de systemanvändare som har angivna e-postadresser. 4. Ange ett Ämne 5. Själva meddelandetexten skriver och formaterar du i editorn under Meddelande. Här finns också knappar för att infoga Rapporttitel (huvudrapportens namn), Delrapporttitel (endast på delrapporter), Rapportens adress (kom ihåg att infoga denna), samt Lösenord (om rapporten är lösenordsskyddad). 6. Klicka sedan på Skicka. Om du istället vill spara utskicket som ett utkast och skicka det senare, klickar du på Spara. Utskicket listas under rubriken E-posthistorik. E-posthistorik Under rubriken E-posthistorik ser du de utskick som skapats tidigare. De listas med datum och klockslag när de skickades, samt ämne. Klicka på ett utskick för att visa det. Du kan utgå från ett befintligt utskick, redigera det, t.ex. ange andra mottagare, och skicka det på nytt genom att klicka på Skicka. Det nya utskicket listas under rubriken E-posthistorik.

198 198 Publik rapportvy Rapportens länk leder till en vy där rapporten visas och kan skrivas ut. Längst upp, alternativt till vänster, ligger ett verktygsfält. Bestäm dess placering genom att klicka på knappen. I verktygsfältet finns alltid knappen som du använder för att skriva ut rapporten. Beroende på vilka inställningar rapportkonstruktören gjort, kan också dessa knappar finnas: Knappen visas om rapporten är en s.k. delrapport, dvs. en rapport som visar svaren från ett urval av respondenter. Knappen visas också om rapporten du gått in på är huvudrapporten, dvs. rapporten som innehåller alla respondenters svar, och denna samtidigt ger åtkomst till minst en delrapport. Du klickar på den för att välja vad du vill att rapporten ska visa. Fönstret som öppnas har två halvor. I vänstra delen väljer du vilken rapport och vilken urvalslista du vill visa. Ger länken tillgång till huvudrapporten kan du välja denna högst upp för att visa alla respondenters svar. Delrapporterna visas som rubriker i listan och under varje rubrik de urvalslistor som skapats för delrapporten. När du markerar en urvalslista visas i fönstrets högra del de variabler som fungerar som urval i urvalslistan. Genom att markera kryssrutorna för variablernas alternativ bestämmer du vilka respondenters svar som ska visas i rapporten. Om kryssrutan för ett alternativ är ifylld och gråmarkerad betyder det att du inte kan välja bort det. Ikonerna nedan visas om en exportdefinition för det aktuella filformatet har sparats under Rapporter > Exportera, och om denna exportdefinition markerats under rubriken Möjliggör export, se Publiceringstid och åtkomst ovan. Ikonerna används för att exportera rapporten till motsvarande filformat. Om en delrapport exporteras kommer filen att innehålla det urval du har valt genom att klicka på knappen. Filen kommer att inledas med ett försättsblad som visar vilket urval den innehåller. Exportera rapporten till Word Dokumentet kan också öppnas i OpenOffice, version 3.0 eller senare. Exportera rapporten till PowerPoint 2007 Exportera rapporten till PDF Öppna rapporten som en webbpresentation Finns flera exportdefinitioner för ett filformat visas en nedåtriktad pil vid knappen. Lägg muspekaren över knappen och välj bland de exportalternativ som visas. Exportera rapportens rådata till Excel.

199 199 Delrapporter En delrapport visar svaren från ett urval av respondenter. Som urval kan enkätens frågor och respondentkategorier användas. Om du t.ex. har Kön som en fråga eller respondentkategori i enkäten kan du skapa en delrapport som visar männens svar, och en annan delrapport som visar kvinnornas. I en delrapport kan du också göra det möjligt för den som tittar på rapporten att själv välja vilka urval som rapporten ska visa. Skapa delrapport Klicka på knappen för att skapa en ny delrapport. Du kommer till redigeringsläget där du börjar med att ange ett namn. Nästa steg är att bestämma vilken eller vilka variabler som ska användas som urval i delrapporten. Klicka på knappen Lägg till variabel för att öppna enkätens dataset. I datasetet ser du enkätens frågor och respondentkategorier i en trädstruktur. Klicka på plustecknet vid den fråga du vill använda som urvalsvariabel, för att expandera den. Vill du använda en respondentkategori expanderar du först Respondentkategorier längst ner och sedan den önskade respondentkategorin. Du kan också klicka på knappen för att expandera samtliga frågor och respondentkategorier. Under varje fråga visas dess variabel. Har du bearbetat en variabel under menyn Dataset visas även den bearbetade variabeln, och är möjlig att välja. Markera kryssrutan vid önskade variabler och klicka OK. När du skapar delrapporten skapas samtidigt en s.k. urvalslista. Denna har namnet Standard och visas i ett grafiskt schema tillsammans med den eller de variabler du har lagt till. Urvalslistan symboliseras av en lodrät kolumn där du kan ange vilken status variablernas alternativ ska ha i rapporten, dvs. vilka urval som ska vara möjliga att göra. För att visa en variabels alternativ klickar du på den nedåtriktade pilen till höger på variabelns rad. Där finns också alternativet [Ej angivet] vilket motsvarar de respondenter som inte svarat (om variabeln är en fråga) eller som saknar värde (om variabeln är en respondentkategori). Du anger status genom att klicka på fyrkanten som representerar variabeln eller något av dess alternativ. Fyrkanten växlar då symbol. De olika symbolerna har dessa betydelser: Variabeln/alternativet kommer att vara möjligt att välja som urval Variabeln/alternativet kommer automatiskt att vara valt som urval, och går inte att välja bort Variabeln/alternativet kommer inte att vara möjligt att välja som urval Symbolen visas på själva variabeln om dess alternativ har olika status Symbolen visas på själva variabeln om dess alternativ har olika status, och något alternativ har statusen

200 I exemplet nedan har variabeln Vilken avdelning tillhör du? lagts till. Samtliga alternativ har symbolen vilket betyder att den som tittar på rapporten kommer att ha möjlighet att välja vilken eller vilka avdelningar som rapporten ska visa. Vill du lägga till en ytterligare urvalslista, utöver urvalslistan Standard, klickar du på knappen Lägg till urvalslista. Skriv in ett namn på urvalslistan som beskriver vilket urval den tillåter, t.ex. "Visa endast kvinnor" eller "Välj män/kvinnor". Klicka OK. Den nya urvalslistan visas i schemat och du kan ange vilka urval som ska vara möjliga att göra i den, på samma sätt som beskrivs ovan. Exemplet nedan innehåller tre variabler och två urvalslistor. 200

201 201 Urvalslistan Välj män/kvinnor kommer att göra det möjligt för den som tittar på rapporten att göra ett urval baserat på variabeln Kön. Det går alltså att visa endast männens svar, endast kvinnornas svar, eller både männens och kvinnornas svar. Övriga variabler har symbolen vilket innebär att de automatiskt kommer att vara valda, och inte går att välja bort. I urvalslistan Visa endast Produktion Göteborg kommer den som tittar på rapporten inte att kunna göra några egna val. Istället kommer ett enda urval, kontoret Göteborg och avdelningen Produktion, vara möjligt att visa. Redigera delrapport I översikten klickar du på knappen i delrapportens box för att komma till redigeringsläget. Där har du samma möjligheter som när du skapar delrapporten, dvs. du kan byta namn på rapporten, samt lägga till variabler och urvalslistor. Du kan ta bort variabler som du inte behöver genom att klicka på knappen och bekräfta med OK. Även urvalslistor kan tas bort med knappen urvalslistan klickar du på knappen. För att byta namn på. Rapportläsare I tilläggsmodulen SR-Advanced Report finns möjligheten att använda sig av rollen Rapportläsare. En rapportläsare är en användare som enbart har tillgång till rapportdelen i Survey&Report, och där enbart de publicerade rapporter som han/hon har kopplats till. Genom att klicka på knappen vid en rapport får du möjlighet att koppla önskade rapportläsare till rapporten. Klicka på knappen Lägg till... under rubriken Rapportläsare, markera kryssrutan vid de rapportläsare som ska kopplas till rapporten, och klicka OK. Rapportläsare som kopplas till huvudrapporten ser automatiskt alla respondenters svar i denna rapport. Kopplar du en rapportläsare till en delrapport får du välja vilka respondenters svar som han/hon ska se. När du har lagt till en rapportläsare klickar du på dennes namn i listan. I fönstrets högra del visas den eller de variabler som används som urval i delrapporten, i ett grafiskt schema. För varje variabel i schemat finns en lodrät rad där du kan ange vilken status dess alternativ ska ha i rapporten, dvs. vilka urval som rapportläsaren ska ha möjlighet att göra. Se rubriken Skapa delrapport ovan för information om de olika urvalsinställningarna. I en rapportläsares användarprofil kan du ställa in vilka respondentkategorier/underkategorier som han/hon ska ha rätt att se i rapporterna som standard. Om en respondentkategori används som urval i delrapporten kommer programmet för varje rapportläsare att föreslå hans/hennes standardinställningar för denna kategori, men du har möjlighet att ändra inställningarna specifikt för varje rapport.

202 202 För att ta bort en rapportläsares koppling till rapporten markerar du denne i listan och klickar på knappen Ta bort. När rapporten publiceras blir den tillgänglig dels via rapportens länk, dels för rapportläsare som loggar in i programmet. Genom att markera kryssrutan Rapporten är tillgänglig endast för rapportläsare, inte publikt via rapportens länk spärrar du möjligheten att komma åt rapporten via länken. Att logga in som rapportläsare När du loggar in i programmet som rapportläsare kan du se de rapporter och den information du blivit tilldelad. Alternativet Hitta rapport... är valt i menyn och på sidan visas en lista över de rapporter du har rätt att se, utom de som är baserade på arkiverade enkäter. Markera kryssrutan Inkludera rapporter på arkiverade enkäter om du vill visa även dessa. Rapporterna listas med följande rubriker: Rapportnamn (huvudrapporten) Delrapporter Du kan klicka på rubriken Rapportnamn för att sortera listan i bokstavsordning efter namn, stigande eller fallande. Finns det ett stort antal rapporter kan du använda sökfältet högst upp för att hitta en viss rapport. Skriv in önskat sökargument i fältet och klicka på knappen Sök. Som sökargument kan du använda hela eller delar av rapportnamn eller delrapportsnamn. När du klickar på en rapport i listan ser du grundläggande information om de rapporter (huvudrapporten och/eller delrapporter) du har rätt att se: Önskat antal svar Antal svar Svarsfrekvens Klicka på ikonen vid önskad rapport för att visa den. Har du tillgång till flera delrapporter av samma rapport kan du i menyn välja önskad delrapport i valboxen och sedan klicka på Visa rapport. Eventuellt har du också tillgång till respondentinformation. I så fall ser du ikonen vid huvudrapporten. Klicka på denna knapp eller på Respondenter i menyn för att gå till respondentlistan där du kan se respondenter som är kopplade till huvudenkäten och även exportera respondentlistan. När du väljer att visa rapporten kommer du till en vy där rapporten visas och kan skrivas ut. Längst upp, alternativt till vänster, ligger ett verktygsfält. Bestäm dess placering genom att klicka på knappen. I verktygsfältet finns alltid knappen som du använder för att skriva ut rapporten och ikonen som du klickar på för att öppna rapporten i ett nytt fönster. Beroende på vilka inställningar rapportkonstruktören gjort, kan också dessa knappar finnas: Knappen visas om rapporten är en s.k. delrapport, dvs. en rapport som visar svaren från ett urval av respondenter. Du klickar på den för att

203 203 välja vad du vill att rapporten ska visa. Fönstret som öppnas har två halvor. I vänstra delen finns från början endast urvalslistan Default, vilken är markerad. I fönstrets högra del visas de variabler som fungerar som urval i delrapporten. Genom att markera/avmarkera kryssrutorna för variablernas alternativ bestämmer du vilka respondenters svar som ska visas i rapporten. Om kryssrutan för ett alternativ är ifylld och gråmarkerad betyder det att du inte kan välja bort det. Klicka OK för att visa rapporten med det nya urvalet. Du kan också spara egna urvalslistor. Se till att önskade kryssrutor är markerade, skriv in ett namn på urvalslistan i fältet Save as... och klicka på knappen Save. Den nya urvalslistan visas i fönstrets vänstra del. Markera den och klicka OK för att visa rapporten med detta urval. Exportera rapporten till Word Filen kan också öppnas i OpenOffice, version 3.0 eller senare. Exportera rapporten till PowerPoint Filen kan också öppnas i OpenOffice, version 3.0 eller senare. Exportera rapporten till PDF Öppna rapporten som en webbpresentation Finns flera exportdefinitioner för ett filformat visas en nedåtriktad pil vid knappen. Lägg muspekaren över knappen och välj bland de exportalternativ som visas. Exportera rapportens rådata till Excel. Grupperingsrapporter Genom att skapa en grupperingsrapport kan du presentera resultatet från flera enkäter i samma rapport. Resultaten visas i en tabell och kan grupperas på det sätt du önskar, t.ex. efter enkätkategori, respondentkategori eller tidsperiod. Enkäterna vars resultat du vill visa i en grupperingsrapport måste vara baserade på en enkätmall. Nedan ser du exempel på en grupperingsrapport där medelvärdet för frågan "Vad tyckte du om kursens innehåll" presenteras. Raderna i tabellen visar en gruppering efter enkätkategori ("Marknadsföring" och "Ekonomi"), medan kolumnerna är grupperade efter respondentkategori ("Grundnivå" och "Avancerad nivå").

204 Du skapar en grupperingsrapport via Rapporter > Ny grupperingsrapport, och därefter arbetar du under följande menyer: Grundläggande information > Egenskaper: Ange rapportnamn, tema, publiceringsperiod och behöriga rapportläsare Grundläggande information > Enkäter: Bestäm vilka enkäter du vill presentera i rapporten Grundläggande information > Urval: Definiera vilka urval rapportläsarna ska kunna göra när de tittar på rapporten Rapportinnehåll: Bestäm rapportens innehåll Förhandsgranska: Visa rapporten, och exportera den till Excel Grundläggande information Egenskaper När du skapade rapporten angav du ett rapportnamn samt valde ett rapporttema. Under Grundläggande information > Egenskaper kan du redigera rapportnamnet och ändra temat om du vill. Här kan du också koppla rapportläsare till rapporten. De kopplade rapportläsarna kommer att se rapporten när de loggar in i programmet, under den period rapporten är publicerad. Publiceringsperiodens start- och slutdatum kan du ange genom att skriva in det, eller genom att välja datum i kalendrarna. När du är inloggad på svenska anges datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Du måste ange ett startdatum för att rapporten ska publiceras. Om du lämnar slutdatumet blankt kommer rapporten att vara publicerad tills vidare. Under Rapportinnehåll kan du göra inställningar för vilka svar rapportläsarna har rätt att se i rapporten. Se detta avsnitt för mer information. New help page: [key=_custom,735] Enkäter Under fliken Enkäter bestämmer du vilka enkäter som ska inkluderas i din grupperingsrapport. Du kan basera urvalet på följande kriterier: Enskilda enkäter Enkäter som besvarades inom en angiven period Enkäter som var publicerade inom en angiven period Enkäter som har respondenter kopplade till angivna respondentkategorier Enkäter som tillhör angivna enkätkategorier Enkäter som är baserade på angivna enkätmallar Observera att de enkäter vars resultat du vill visa i grupperingsrapporten måste vara baserade på enkätmallar. 204

205 205 Lägg till urvalsvillkor Klicka på knappen för att lägga till det första villkoret. I popupfönstret Lägg till urvalsvillkor... väljer du vilken typ av villkor du vill använda, i valboxen Villkor. Nedan hittar du information om hur du använder de olika urvalsvillkoren. Enkäter Använd detta villkor för att ange enskilda enkäter som ska inkluderas eller exkluderas i rapporten. 1. Välj Enkäter i valboxen Villkor. 2. I valboxen direkt därunder väljer du om enkäterna du markerar ska inkluderas eller exkluderas. 3. Under rubriken Enkäter klickar du på knappen Sök för att lista alla enkäter. Du kan också filtrera sökningen genom att välja en enkätkategori som är kopplad till enkäten, eller genom att ange en söktext som matchar enkätnamnet, innan du klickar på knappen Sök. 4. Markera kryssrutan vid önskade enkäter. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga enkäter. 5. Klicka OK. Svar Använd detta villkor för att inkludera enkäter som har besvarats inom en angiven period. Observera att alla svar som givits på de enkäter som matchar detta villkor kommer att inkluderas i rapporten, inte bara de svar som givits inom den angivna perioden. Dock kan du under fliken Urval bestämma att du i rapporten bara vill inkludera svar från en angiven period. 1. Välj Svar i valboxen Villkor. 2. Under rubriken Svar anger du start- och slutdatum för perioden, antingen genom att skriva in datum eller genom att välja i kalendrarna. När du är inloggad på svenska anges datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Du kan ange endast ett startdatum eller ett slutdatum, om du vill att perioden ska vara obegränsad i början eller slutet. 3. Klicka OK.

206 206 Publicerad Använd detta villkor för att inkludera enkäter som var publicerade under en angiven period. 1. Välj Publicerad i valboxen Villkor. 2. Under rubriken Publicerad anger du start- och slutdatum för perioden, antingen genom att skriva in datum eller genom att välja i kalendrarna. När du är inloggad på svenska anges datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Du kan ange endast ett startdatum eller ett slutdatum, om du vill att perioden ska vara obegränsad i början eller slutet. 3. Klicka OK. Respondentkategorier Använd detta villkor för inkludera eller exkludera enkäter som har angivna respondentkategorier kopplade till sig och med respondenter kopplade till dessa respondentkategorier. 1. Välj Respondentkategorier i valboxen Villkor. 2. I valboxen direkt därunder väljer du ett av följande alternativ: 3. Under rubriken Respondentkategorier klickar du på för att expandera en kategori du vill använda som villkor, och markerar kryssrutan vid önskade underkategorier. Du kan också markera kryssrutan vid Markera alla för att välja alla underkategorier. Om du har hierarkiska respondentkategorier med flera nivåer, kommer alla underkategorier på alla nivåer under Markera alla att bli valda. 4. Klicka OK.

207 207 Enkätkategorier Använd detta villkor för att inkludera eller exkludera enkäter som är kopplade till angivna enkätkategorier. 1. Välj Enkätkategorier i valboxen Villkor. 2. I valboxen direkt därunder väljer du ett av följande alternativ: 3. Markera kryssrutan vid önskade kategorier. Om en kategori har underkategorier klickar du på för att expandera den och markera dess underkategorier. Du kan också markera kryssrutan vid Markera alla för att välja alla underkategorier. Alla underkategorier på alla nivåer under Markera alla kommer att bli valda. 4. Klicka OK. Enkätmallar Använd detta villkor för att inkludera eller exkludera enkäter som är baserade på angivna enkätmallar. 1. Välj Enkätmallar i valboxen Villkor. 2. I valboxen direkt därunder väljer du om enkätmallarna du markerar ska inkluderas eller exkluderas. 3. Under rubriken Enkätmallar klickar du på knappen Sök för att lista alla enkätmallar. Du kan också filtrera sökningen genom att välja en enkätkategori som är kopplad till enkätmallen, eller genom att ange en söktext som matchar enkätmallens namn, innan du klickar på knappen Sök. 4. Markera kryssrutan vid önskade enkätmallar. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga enkätmallar. 5. Klicka OK.

208 208 Kombinera villkor När du har lagt till det första villkoret, visas det på följande sätt: Klicka på ikonen för att lägga till ytterligare ett villkor. Se information ovan om hur du använder de olika villkoren. När det andra villkoret lagts till väljer du önskat alternativ i valboxen ovanför villkoren: Alla - enkäter som uppfyller samtliga villkor kommer att inkluderas Något av - enkäter som uppfyller minst ett av villkoren kommer att inkluderas I exemplet nedan måste båda villkoren uppfyllas. Enkäterna måste tillhöra enkätkategorin "Ekonomi", och ha svar som givits eller senare, för att inkluderas. Du kan också klicka på knappen för att lägga till ytterligare en grupp med villkor. Varje grupp med villkor kommer att beaktas separat. I valboxen överst i den andra gruppen väljer du önskat alternativ: Och - enkäterna måste uppfylla både den första gruppens och den andra gruppens villkor, för att inkluderas Eller - enkäterna måste uppfylla antingen den första gruppens eller den andra gruppens villkor, för att inkluderas I exemplet nedan kommer enkäter som uppfyller den första gruppens villkor fortfarande att inkluderas, liksom enkäter som uppfyller den andra gruppens villkor (enkäter som tillhör enkätkategorin "Marknad", och där svar har givits eller senare).

209 209 Redigera och ta bort villkor Till höger om varje villkor finns knappar som du kan klicka på för att redigera villkoret, eller ta bort det villkor klickar du på ikonen. Om du vill ta bort en hel grupp med i högra delen av gruppen. Visa matchande enkäter För att se vilka enkäter som uppfyller dina villkor klickar du på knappen Visa matchande enkäter... längst ner på sidan. Du kan också visa de enkäter som matchar en enskild grupp genom att klicka på knappen delen av gruppen. i högra Urval Under fliken Urval kan du definiera eventuella urval som användarna som tittar på rapporten ska kunna göra. Till exempel kan du göra det möjligt att välja en viss respondentkategori vars svar ska visas i rapporten. Urvalen du skapar här kommer att bli tillgängliga under menyn Förhandsgranska, samt även när en rapportläsare som kopplats till rapporten loggar in och tittar på rapporten. Observera att när urvalen listas under fliken Urval, efter att du skapat dem, är det du ser bara en förhandsgranskning av hur urvalsgränssnittet kommer att se ut när en användare tittar på rapporten.

210 210 Skapa urval Klicka på knappen för att skapa ett urval. I valboxen Urval kan du välja bland följande alternativ: Enkäter - urval på enkäter Svar - urval på svar givna inom en viss period Publicerad - urval på enkäter som var publicerade inom en viss period Respondentkategori - urval på svar från en viss respondentkategori Enkätkategori - urval på enkäter som tillhör en viss enkätkategori De olika urvalskriterierna beskrivs detaljerat nedan. Enkäter Använd detta urval för att göra det möjligt att välja vilka enkäter som ska visas i rapporten. Det kommer att vara möjligt att välja bland alla de enkäter som du har valt att inkludera under fliken Enkäter. När du tittar på rapporten (under menyn Förhandsgranska eller som rapportläsare) kommer urvalet att utgöras av ett sökfält där du kan skriva hela eller del av enkätnamnet innan du klickar på knappen Sök. När du skapar eller redigerar detta urval kan du göra dessa inställningar: Välj Enval om endast en enkät åt gången ska kunna väljas, eller välj Flerval om du vill tillåta att flera enkäter kan väljas. I det senare fallet kan du begränsa hur många enkäter (Min och Max) som ska kunna väljas. Genom att markera kryssrutan Obligatorisk tvingar du användaren att göra ett val innan han/hon tittar på rapporten. Svar Använd detta urval för att göra det möjligt att filtrera rapporten så att endast svar från en viss period visas. När du tittar på rapporten (under menyn Förhandsgranska eller som rapportläsare) kommer urvalet att utgöras av två datumväljare där du kan välja start och slut på den period du vill visa i rapporten. När du skapar eller redigerar detta urval kan du göra dessa inställningar: Om du vill begränsa vilka datum som kan väljas som start och slut på perioden, anger du ett Från-datum och/eller ett Till-datum under Datumgränser. Genom att markera kryssrutan Dold kommer den angivna perioden att tillämpas automatiskt, och användaren kommer inte själv att kunna välja period. Under Intervall för datumurval väljer du Dag, Vecka, Månad eller År. Vad du väljer här avgör vad användaren kommer att kunna välja när han/hon klickar på datumväljaren. Om du t.ex. väljer Månad kommer användaren att kunna

211 211 klicka på önskad månad, och det första datumet i månaden (om början på perioden anges) eller sista datumet i månaden (om slutet på perioden anges) kommer automatiskt att väljas. Publicerad Använd detta urval för att göra det möjligt att låta rapporten visa enbart enkäter som var publicerade under en viss period. Rapporten kommer dock förstås enbart att visa enkäter som du har valt att inkludera i rapporten, under fliken Enkäter. När du tittar på rapporten (under menyn Förhandsgranska eller som rapportläsare) kommer urvalet att utgöras av två datumväljare där du kan välja start och slut på den period du vill visa i rapporten. När du skapar eller redigerar detta urval kan du göra dessa inställningar: Om du vill begränsa vilka datum som kan väljas som start och slut på perioden, anger du ett Från-datum och/eller ett Till-datum under Datumgränser. Genom att markera kryssrutan Dold kommer den angivna perioden att tillämpas automatiskt, och användaren kommer inte själv att kunna välja period. Under Intervall för datumurval väljer du Dag, Vecka, Månad eller År. Vad du väljer här avgör vad användaren kommer att kunna välja när han/hon klickar på datumväljaren. Om du t.ex. väljer Månad kommer användaren att kunna klicka på önskad månad, och det första datumet i månaden (om början på perioden anges) eller sista datumet i månaden (om slutet på perioden anges) kommer automatiskt att väljas. Respondentkategori Detta urval gör det möjligt att filtrera rapporten så att enbart svar från en viss respondentkategori visas. När du tittar på rapporten (under menyn Förhandsgranska eller som rapportläsare) kommer urvalet att utgöras av en valbox där du kan välja en eller flera av denna respondentkategoris underkategorier. När du skapar eller redigerar detta urval kan du göra dessa inställningar: Välj Enval om endast en underkategori åt gången ska kunna väljas, eller välj Flerval om du vill tillåta att flera underkategorier kan väljas. I det senare fallet kan du begränsa hur många underkategorier (Min och Max) som ska kunna väljas. Genom att markera kryssrutan Obligatorisk tvingar du användaren att göra ett val innan han/hon tittar på rapporten. Under rubriken Respondentkategori börjar du med att i valboxen välja den respondentkategori du vill använda som urval. Om du har hierarkiska respondentkategorier med underkategorier i flera nivåer, kan du välja vilken nivå som helst som har underkategorier. Markera sedan kryssrutan vid de underkategorier som användarna ska kunna välja bland. Observera att rapportläsare som tittar på rapporten inte kan välja andra

212 212 respondentkategorier än de som de har i sitt respondentfilter. Genom att markera kryssrutan Dold kommer det urval du har gjort att tillämpas automatiskt, och användaren kommer inte själv att kunna välja kategorier. Enkätkategori Använd detta urval för att göra det möjligt att låta rapporten visa enbart enkäter som tillhör en viss enkätkategori. Rapporten kommer dock förstås enbart att visa enkäter som du har valt att inkludera i rapporten, under fliken Enkäter. När du tittar på rapporten (under menyn Förhandsgranska eller som rapportläsare) kommer urvalet att utgöras av en valbox där du kan välja en eller flera av denna enkätkategoris underkategorier. När du skapar eller redigerar detta urval kan du göra dessa inställningar: Välj Enval om endast en underkategori åt gången ska kunna väljas, eller välj Flerval om du vill tillåta att flera underkategorier kan väljas. I det senare fallet kan du begränsa hur många underkategorier (Min och Max) som ska kunna väljas. Genom att markera kryssrutan Obligatorisk tvingar du användaren att göra ett val innan han/hon tittar på rapporten. Under rubriken Enkätkategori börjar du med att i valboxen välja den enkätkategori du vill använda som urval. Endast enkätkategorier som har underkategorier kan användas. Om du har enkätkategorier med underkategorier i flera nivåer, kan du välja vilken nivå som helst som har underkategorier. Markera sedan kryssrutan vid de underkategorier som användarna ska kunna välja bland. Redigera, ta bort och ändra ordning på urval När du har skapat ett urval listas det under fliken Urval. Vad du ser i denna översikt är bara en förhandsgranskning av hur urvalsgränssnittet kommer att se ut när en användare tittar på rapporten. Eventuella begränsningar av vilka urval som ska vara möjliga att välja, definierar du när du skapar eller redigerar urvalet. För att redigera ett urval klickar du på ikonen till höger om urvalet. Se information om hur redigeringen går till under Skapa urval ovan. Klicka på ikonen för att ta bort urvalet. Bekräfta med OK. Om du vill kan du ändra den ordning i vilken urvalen presenteras. När du lägger markören över ett urvals rubrik förvandlas den till ett pilkors. Håll ner vänster musknapp och dra urvalet till dess nya plats och släpp.

213 213 Rapportinnehåll En grupperingsrapport består av en eller flera tabeller där du kan gruppera resultatet radvis och kolumnvis enligt dina önskemål, t.ex. efter enkätkategori, respondentkategori eller tidsperiod. Under Rapportinnehåll skapar och redigerar du dessa tabeller. Du kan också lägga till textelement, såsom rubriker, till rapporten. Lägga till tabeller och textelement När du skapar en grupperingsrapport skapas automatiskt en tabell under menyn Rapportinnehåll. Om du vill lägga till fler tabeller, eller textelement, klickar du på den befintliga tabellen och väljer Nytt block ovanför eller Nytt block nedanför. Ett nytt block infogas då och symboliseras av symbolen nedan. Klicka sedan på det tomma blocket och välj Lägg till tabell eller Lägg till text. Redigera tabeller För att redigera en tabell klickar du på den och väljer Redigera... I redigeringsläget kan du bestämma vilken data du vill presentera i rapporten, under Tabelldata, och hur dessa data ska grupperas radvis och kolumnvis, under Radgruppering respektive Kolumngruppering. Dessutom har du möjlighet att bestämma vilka svar som rapportläsare ska ha rätt att se, genom att välja önskad inställning under Filtrering av svar, samt om summeringarna ska filtreras, genom att välja önskad inställning under Filtrering av summeringar. Medan du redigerar tabellen kan du förhandsgranska resultatet genom att klicka på knappen Förhandsgranska i nedre vänstra hörnet, utan att behöva spara ändringarna. Radgruppering och Kolumngruppering Under dessa rubriker bestämmer du hur resultatet ska grupperas radvis och kolumnvis: efter Enkäter, Svar, Respondentkategori, Enkätkategori eller Enkätanvändare. Klicka på knappen Lägg till... för att lägga till en gruppering, eller klicka på ikonen för att redigera en befintlig gruppering, och välj önskat grupperingskriterium i valboxen Gruppera efter. Nedan hittar du information om de olika grupperingskriterierna. För att ta bort ett grupperingskriterium klickar du på knappen Ta bort.

214 214 Gruppera efter Enkäter Varje enkät som inkluderas i rapporten kommer att utgöra en rad eller en kolumn. Markera kryssrutan Inkludera summering för att visa en rad/kolumn som visar summan för alla enkäter. Gruppera efter Svar Resultatet kommer att grupperas efter när svaret gavs: per dag, vecka, månad eller år. Välj önskat intervall vid Gruppering. Markera kryssrutan Inkludera summering för att visa en rad/kolumn som visar summan av alla svar. Gruppera efter Respondentkategori Under rubriken Respondentkategori börjar du med att i valboxen välja den respondentkategori du vill använda som grupperingskriterium. Om du har hierarkiska respondentkategorier med underkategorier i flera nivåer kan du välja vilken nivå som helst som har underkategorier. Markera sedan kryssrutan vid de underkategorier vars resultat du vill presentera som rader/kolumner. Markera kryssrutan Inkludera summering för att visa en rad/kolumn som visar summan för respondentkategorin. Välj sedan om summeringen ska inkludera Alla kategorier eller Endast kategorier som valts nedan. Om respondentkategorin har underkategorier i flera nivåer kommer en summeringsrad/-kolumn att visas för varje nivå. Markera kryssrutan Lägg till en rad/kolumn för svar från respondenter som saknar värde på den aktuella kategorin, om du vill inkludera svar givna av respondenter som saknar kategorivärde. Efter att du har skapat grupperingen kan du expandera den genom att klicka på. Du får då tillgång till följande inställningar: Visa kategorirubrik - respondentkategorins högsta nivå kommer att visas som en rubrikrad/-kolumn Exkludera kategorier som saknar svar (markerad som standard) inga tomma rader/kolumner kommer att visas Tillämpa rapporturval - Om du under Grundläggande information > Urval har gjort det möjligt för rapportläsarna att (innan de tittar på rapporten) välja bland den aktuella respondentkategorins underkategorier, innebär inställningen Tillämpa rapporturval att endast den underkategori de väljer att göra urval på kommer att visas som en rad/kolumn, och att alla andra underkategorier kommer att döljas Filtrera population - om du väljer att visa svarsfrekvens i tabellen, avgör denna inställning om svarsfrekvensen kommer att beräknas på alla respondenter (kryssrutan avmarkerad) eller endast på respondenterna i den aktuella respondentkategorin (kryssrutan markerad) Inkludera summering - se ovan

215 215 Gruppera efter Enkätkategori Under rubriken Enkätkategori börjar du med att i valboxen välja den enkätkategori du vill använda som grupperingskriterium. Endast enkätkategorier med underkategorier kan användas. Om du har enkätkategorier med underkategorier i flera nivåer kan du välja vilken nivå som helst som har underkategorier. Markera sedan kryssrutan vid de underkategorier vars resultat du vill presentera som rader/kolumner. Markera kryssrutan Inkludera summering för att visa en rad/kolumn som visar summan för hela enkätkategorin. Om enkätkategorin har underkategorier i flera nivåer kommer en summeringsrad/-kolumn att visas för varje nivå. Efter att du har skapat grupperingen kan du expandera den genom att klicka på. Du får då tillgång till följande inställningar: Visa kategorirubrik - enkätkategorins högsta nivå kommer att visas som en rubrikrad/-kolumn Exkludera kategorier som saknar svar (markerad som standard) inga tomma rader/kolumner kommer att visas Tillämpa rapporturval - Om du under Grundläggande information > Urval har gjort det möjligt för rapportläsarna att (innan de tittar på rapporten) välja bland den aktuella enkätkategorins underkategorier, innebär inställningen Tillämpa rapporturval att endast den underkategori de väljer att göra urval på kommer att visas som en rad/kolumn, och att alla andra underkategorier kommer att döljas Inkludera summering - se ovan Gruppera efter Enkätanvändare Välj i vilka fall du vill visa en summering av radernas eller kolumnernas resultat. Följande alternativ finns: Visa aldrig Visa om grupperingar > 1, d v s om antalet rader eller kolumner blir mer än en. Visa alltid Bestäm också om rapporten ska Inkludera inaktiva användare. Ovanstående inställningar kan ändras senare genom att klicka på.

216 216 Tabelldata Här bestämmer du vad som ska presenteras i tabellen, t.ex. medelvärdet på en fråga, antal svar och svarsfrekvens på en enkät, eller länkar till en fördefinierad rapport eller till de enskilda respondenternas svar. Klicka på knappen Lägg till... för att lägga till data, eller klicka på ikonen för att redigera befintlig data. Därefter väljer du vilken typ av data som ska presenteras. Nedan finner du information om de olika alternativen. För att ta bort data klickar du på knappen Ta bort. Fråga Välj Fråga i valboxen Data. Välj den enkätmall som innehåller frågan och välj sedan frågan. I valboxen Typ väljer du Frekvens, Svarsvärden eller Medelvärde beroende på vad du vill presentera. Se mer information om dessa alternativ nedan. Längst ner i fönstret visas frågans svarsalternativ. Om du vill exkludera något av dem avmarkerar du dess kryssruta. Frekvens - Välj detta alternativ för att presentera Antal svar och/eller Fördelning (%) för frågans svarsalternativ. Markera kryssrutan Inkludera summering för att visa en summeringskolumn. Om du vill kan du låta svarsalternativen representeras av olika färger. Expandera frågan under Tabelldata genom att klicka på och klicka på ikonen vid Färg. Välj Textfärg och/eller Bakgrundsfärg genom att klicka på den färgade rektangeln eller genom att skriva in en färgkod. Nedan ser du ett exempel på en fråga som presenteras med antal svar, fördelning, summeringskolumn samt olika bakgrundsfärger för svarsalternativen. Svarsvärden - Välj detta alternativ om du vill presentera antal svar för svarsalternativen, på det sätt som illustreras i exemplet nedan. Du kan låta svarsalternativen representeras av olika färger, se Frekvens ovan. Medelvärde - Välj detta alternativ om du vill presentera frågans medelvärde.

217 217 Antal svar Välj Antal svar i valboxen Data om du vill presentera Antal svar och Svarsfrekvens. Se exemplet nedan. Länk till fördefinierad rapport I grupperingsrapportens tabeller kan du infoga länkar till rapporter på de enkäter vars resultat presenteras i tabellen. För att detta ska vara möjligt måste följande villkor vara uppfyllda: En så kallad fördefinierad rapport måste vara skapad till den enkätmall som enkäten baseras på. Se avsnittet Mallar > Enkätmallar > Fördefinierade rapporter för mer information. En rapport, baserad på den fördefinierade rapporten, måste vara skapad till enkäten. Länken till rapporten måste vara publicerad, under Rapporter > Distribution och delrapporter. Välj Länk till fördefinierad rapport i valboxen Data. Välj sedan önskad fördefinierad rapport. Bestäm vilka svar du vill presentera i rapporten: Inkludera alla svar - rapporten kommer att inkludera alla svar som givits på enkäten. Observera att alla svar kommer att inkluderas i rapporten, även om du har satt begränsningar under Filtrering av svar, se detta avsnitt nedan. Tillämpa grupperingsfilter i rapporten - rapporten kommer enbart att visa de svar som motsvarar den cell i tabellen där rapportlänkikonen visas. Exempel: Bilden nedan visar en tabell där resultatet av enkäten SB02 presenteras, grupperad kolumnvis efter respondentkategorin Kön. Tabellen presenterar antal svar (kolumnen Svar) och länkar till en fördefinierad rapport vid namn SB (kolumnen Rapport). I bilden är en rapportlänk-ikon markerad i kolumnen Män. Om inställningen Tillämpa grupperingsfilter i rapporten är vald, kommer denna rapportlänk att leda till en rapport som endast visar de fem svar som är givna av män. Om istället inställningen Inkludera alla svar är vald, kommer rapporten att visa de elva svar som har givits av män och kvinnor. Lägg markören över ikonen för att se namnet på rapporten som ett tooltip.

218 218 Markera kryssrutan Öppna som PDF om du vill att rapporten ska öppnas som en PDF-fil. Om du låter kryssrutan vara avmarkerad kommer rapporten att öppnas som en webbsida. Länk till svar Med detta alternativ kan du länka till de besvarade enkäterna, och på så sätt göra det möjligt att se de enskilda respondenternas svar. Välj Länk till svar i valboxen Data. Kolumnen Länkar kommer att visas i som utgör länk till ett popup-fönster där de respondenter listas som motsvarar den cell i tabellen där ikonen visas. Om enkäten är anonym eller publik kommer respondenterna att benämnas Anonym respondent #1, Anonym respondent #2 osv. Vid varje respondent hittar du länken Visa svar... Klicka på denna länk för att titta på respondentens besvarade enkät. I exemplet nedan kommer den markerade ikonen att visa svaren från de fem män som besvarade enkäten SB02. Enkätanvändare Du kan presentera enkätanvändarna för de enkäter som ingår i grupperingsrapporten. Om du grupperar på enkät, radvis eller kolumnvis, presenteras också enkätanvändarna per enkät. Med ett tillval visas enkätanvändarna också i summeringen av kolumner. Filtrering av svar Genom att göra inställningar under Filtrering av svar kan du begränsa vilka svar en rapportläsare ser när han/hon tittar på rapporten. Programmet jämför då rapportläsarens och respondentens respondentkategorier för att avgöra om respondentens svar ska vara synligt för rapportläsaren eller inte. Jämförelsen tar hänsyn till följande: Vilket värde respondenten hade på de respondentkategorier som är kopplade till enkäten, när han/hon besvarade enkäten. Vilket värde rapportläsaren har på dessa respondentkategorier i sitt respondentfilter, när han/hon tittar på rapporten.

219 219 Du kan välja bland följande inställningar: Ingen - alla svar inkluderas. Fullständig - Om respondenten har ett värde på en kategori måste rapportläsaren ha samma värde på kategorin i sitt respondentfilter för att se respondentens svar. Inga svar från publika enkäter inkluderas. Respondentenkäter - fungerar på samma sätt som Fullständig för respondentenkäter, men alla svar från publika enkäter inkluderas också. Dynamisk - Om respondenten har ett värde på en kategori måste rapportläsaren ha samma värde, eller sakna värde, på kategorin i sitt respondentfilter för att se respondentens svar. Alla svar från publika enkäter inkluderas. Exemplet nedan klargör skillnaden mellan Fullständig och Dynamisk. I tabellen ser du vilka värden en rapportläsare samt några olika respondenter har på två respondentkategorier. För varje respondent kan du också se om hans/hennes svar kommer att vara synliga för rapportläsaren vid inställningarna Fullständig respektive Dynamisk.

220 220 Filtrering av summeringar Som tillägg till Filtrering av svar kan du under Filtrering av summeringar välja separat vilka svar som ska visas för rapportläsarna i summeringsrader/-kolumner. Exempel: Ett företag genomför en medarbetarundersökning i hela företaget. Resultaten grupperas efter respondentkategorin Avdelning, och Filtrering av svar ställs in så att avdelningscheferna bara kan se sin egen avdelnings resultat. Dessutom inkluderas en summeringskolumn, och Filtrering av summeringar sätts till Ingen. På så sätt kan varje avdelningschef jämföra sin egen avdelnings resultat med resultatet för hela företaget. Under Filtrering av summeringar kan du välja bland följande inställningar: Ingen - alla svar inkluderas. Respondentfilter - resultatet filtreras efter rapportläsarens respondentfilter, och hänsyn tas till vilken inställning som valts under Filtrering av svar. Rapporturval - resultatet filtreras i enlighet med det urval rapportläsaren har gjort innan han/hon tittade på rapporten. Vilka rapporturval som ska vara möjliga att göra bestäms under Grundläggande information > Urval. Fullständig - En kombination av de två inställningarna ovan. Resultatet filtreras i enlighet med både respondentfiltret och rapporturvalet. Redigera textelement Om du vill lägga till text, som t.ex. rubriker, i rapporten kan du lägga till textelement, se Lägga till tabeller och textelement ovan. För att redigera ett befintligt textelement klickar du på det och väljer Redigera... Textelementen redigeras i en editor där du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Klicka på Spara när du är klar. Ta bort tabeller och textelement Om du vill ta bort en tabell eller ett textelement klickar du på det och väljer Ta bort. Bekräfta med OK. Förhandsgranska Använd denna meny för att titta på rapporten, eller för att få en förhandsgranskning av hur den kommer att se ut när rapportläsarna tittar på den. Här kan du också skriva ut rapporten, eller exportera den till Excel. Om du har skapat rapporturval, under Grundläggande information > Urval, har du möjlighet att göra ett urval innan du klickar på knappen Visa rapport. Det kan också vara obligatoriskt att göra ett urval. Efter att du klickat på knappen Visa rapport kan du gå tillbaka till urvalsvyn genom att klicka på knappen Ändra urval. Klicka på knappen Skriv ut för att skriva ut rapporten. Genom att klicka på knappen Spara som Excel exporterar du rapporten till Excel. Varje tabell i rapporten kommer att utgöra ett separat kalkylblad i Excelfilen.

221 221 Mallar Enkätmallar Ett av sätten att skapa en ny enkät är att utgå från en enkätmall, se Ny enkät. Efter att enkäten skapats kan du dessutom lägga till fler enkätmallar, med tillhörande frågor, till enkäten. Under menyn Enkätmallar skapar och redigerar du dessa mallar. En enkätmall skapas på samma sätt som en enkät. Du anger grundläggande information, skapar frågor och bestämmer design. Under Enkätmallar kan du också skapa och använda s.k. fördefinierade rapporter. Du bestämmer vilka av enkätmallens frågor som ska ingå i rapporten, och hur de ska presenteras. Dessa fördefinierade rapporter kan du sedan enkelt skapa för enkäter där enkätmallen används. Funktionen Automatisering innebär att programmet automatiskt kan skapa och publicera rapporter för en enkät skapad från en specifik enkätmall. Förutom att välja hur många dagar efter enkätens stängning som rapporterna ska skapas och publiceras, kan du också välja vilka meddelanden som ska skickas till berörda personer. Ny enkätmall 1. Klicka på Ny enkätmall under Enkätmallar i huvudmenyn. 2. Ange mallnamn. 3. Den övriga informationen på sidan kan du ange nu, eller vid ett senare tillfälle. Se Grundläggande information. 4. Klicka på knappen Skapa mall. Kopiera enkätmall Du kan också skapa en enkätmall genom att kopiera en befintlig enkätmall. 1. Klicka på Kopiera enkätmall... under Enkätmallar i huvudmenyn. 2. I popup-fönstret klickar du på den enkätmall du vill kopiera. För att förhandsgranska enkätmallen klickar du på ikonen till höger på raden. 3. Ange mallnamn. Programmet föreslår ett namn baserat på den kopierade enkätmallens namn. 4. Den övriga informationen på sidan kan du ange nu, eller vid ett senare tillfälle. Se Enkät > Konstruktion > Grundläggande information. 5. Klicka på knappen Skapa mall. Hitta mall När du klickar på Hitta mall i menyn öppnas ett popup-fönster där du ser alla enkätmallar som du har rätt att administrera. Klicka på en mall för att redigera den. För att söka efter en enkätmall skriver du in hela eller del av namnet i sökfältet och klickar på knappen Sök. Du kan också sortera listan genom att klicka på önskad rubrik.

222 222 Grundläggande information Här redigerar du enkätmallens Egenskaper, Inledningstext, Sidhuvud/sidfot och Tack-meddelande. Fliken Egenskaper är i sin tur indelad i underflikarna Grundläggande information, Inställningar, Utseende, Behörighet, Publicering och eventuellt Automatisering. Se motsvarande avsnitt under Enkät > Konstruktion för mer information. Inställningar Under fliken Inställningar och rubriken Mallinställningar kan du välja vilken Placering mallen med tillhörande frågor ska ha, i det fall flera mallar kopplas till samma enkät. Du kan välja att mallen ska ha placering Överst eller Nederst i enkäten, eller att placeringen är Fri. Om flera mallar med samma inställning för placering, t.ex. Överst, kopplas till en enkät, kommer du att kunna välja deras inbördes placering. Inställningen Enkätmallens frågor är låsta innebär att enkätmallens frågor inte kan redigeras eller tas bort i enkäter som använder mallen. Däremot kan nya frågor läggas till. Inställningen Tillåt infogade frågor mellan mallens frågor gör att knapparna för att skjuta in en ny fråga ovanför eller under en befintlig fråga är tillgängliga när man redigerar den enskilda enkäten. Mallens frågor behöver inte komma i ett sammanhållet stycke. Inställningen Lås frågorna för redigering under Enkätmallar > Frågor, så snart mallen använts i en enkät innebär att frågorna i själva enkätmallen inte kan redigeras eller tas bort. Det är inte heller möjligt att lägga till nya frågor. Behörighet Under fliken Behörighet och rubriken Användare som kopplas till enkät kan du lägga till användare och grupper som du vill ska läggas till som behöriga användare på enkäter som skapas baserade på enkätmallen. Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer kan du under fliken Behörighet och rubriken Organisationsbehörighet också bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till enkätmallen. Välj vilka organisationer som ska ha tillgång till enkätmallen, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda. Eventuella överliggande organisationer blir däremot inte automatiskt valda. När kryssrutan har utseendet, betyder det att organisationen inte är vald, men att den har underorganisationer som är valda. Vill du att även överliggande organisationer till den organisation du markerade ska ha tillgång till enkätmallen, markerar du kryssrutan Gör mallen tillgänglig för överliggande organisationer. Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till enkätmallen, medan övriga organisationer har symbolen. Klicka slutligen på knappen Spara.

223 223 Automatisering Fliken Automatisering syns endast om funktionen Automatisering är aktiverad under Administration > Inställningar > Enkät > Automatisering. Funktionen Automatisering innebär att programmet automatiskt kan skapa och publicera rapporter för en enkät skapad från en specifik enkätmall. Förutom att välja hur många dagar efter enkätens stängning som rapporterna ska skapas och publiceras, kan du också välja vilka meddelanden som ska skickas till berörda personer. 1. Bestäm om du vill att enkäter baserade på denna mall ska kunna använda automatiseringsfunktionen. För i så fall knappen Automatisering till höger (funktionen är aktiverad). 2. Markera kryssrutan om du vill låsa automatiseringsinställningarna för enkäter baserade på denna mall. Dessa inställningar blir därmed tvingande och kan ej justeras för den enskilda enkäten. 3. Välj vilka systemmallar som ska användas för: meddelande om stängd enkät meddelande om skapad rapport meddelande om publicerad rapport 4. Ange hur många dagar efter enkätens stängning som rapporter ska skapas respektive publiceras. 5. Tabellen innehåller de fördefinierade rapporter som kopplats till enkätmallen. Läs mer om Fördefinierade rapporter. 6. Ange vilka av de fördefinierade rapporterna som ska omfattas av automatiseringen. För varje rapport: Ange om användares frågor ska inkluderas i rapporten. Precisera om enkätens ägare och/eller användare ska få meddelandet om skapad rapport. Ange om rapporten ska publiceras. Ange om meddelandet om publicerad rapport ska skickas till enkätens respondenter. Frågor Under denna meny skapar du enkätmallens frågor. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Frågor och dess underrubriker för mer information. Om inställningen Lås frågorna så snart mallen använts i en enkät aktiverats under Grundläggande information > Egenskaper > Inställningar, och om mallen använts i minst en enkät, kommer frågorna i enkätmallen inte att kunna redigeras eller tas bort. Detta indikeras av symbolen fråga. Nya frågor kan inte heller läggas till. vid varje

224 224 Design Här väljer och redigerar du enkätmallens tema. Ett tema är en mall som definierar utseendet på enkäten som helhet, frågorna respektive frågetitlarna. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Design för mer information. Förhandsgranska Under denna meny kan du förhandsgranska hur en enkät baserad på enkätmallen kommer att se ut för respondenten. Du kan till exempel testa eventuella filter som du har gjort för att se att frågorna visas eller döljs enligt filtrets inställningar. Är din enkät flerspråkig väljer du vilket språk du vill förhandsgranska i flikarna högst upp. Rapporter Under Enkätmallar kan du också skapa s.k. Fördefinierade rapporter, dvs. rapporter som innehåller frågor från en eller flera enkätmallar och i vilka det definierats hur dessa frågor ska presenteras. På en enkät som använder en enkätmall kopplad till en fördefinierad rapport, kommer rapporten att finnas tillgänglig, och kan enkelt skapas med ett klick. Exempel: Ett universitet förbereder två enkätmallar som ska användas för kursutvärderingar: "Kursspecifika frågor" och "Allmänna frågor". Båda enkätmallarna innehåller såväl frågor med svarsalternativ som fritextfrågor. När kursutvärderingsenkäten (som använder båda enkätmallarna) är besvarad vill man snabbt kunna skapa tre rapporter med olika innehåll beroende på vilka den ska presenteras för. Rapporten som studenterna ska se ska innehålla alla frågor, utom fritextfrågorna, från båda enkätmallarna. Lärarna ska se alla frågor från enkätmallen "Kursspecifika frågor", och rektorn ska se alla frågor från enkätmallen "Allmänna frågor". De tre fördefinierade rapporterna "Studenter", "Lärare" och "Rektor" skapas och kopplas till de enkätmallar de ska hämta frågor från. På kursutvärderingsenkäten kommer därmed tre fördefinierade rapporter att finnas tillgängliga. För de som har tilläggsmodulen SR-Evaluate listas de fördefinierade rapporterna under menyn Enkätguide > Rapporter. I exemplet nedan är rapporten "Studenter" redan skapad, medan symbolen visar att rapporten "Lärare" ännu inte skapats. Du klickar på en rapports namn för att skapa eller visa den.

225 225 Rapporterna kan också skapas från enkätens statussida, där en tabell visar vilka fördefinierade rapporter som finns, och vilka mallar de hämtar frågor ifrån. Markera kryssrutan vid de rapporter du vill skapa och klicka på knappen Skapa rapporter. Symbolen redan skapats. vid en rapport visar att rapporten Läs mer nedan om hur du skapar och redigerar fördefinierade rapporter, och kopplar dem till enkätmallar. Ny fördefinierad rapport 1. Välj den enkätmall som den fördefinierade rapporten ska kopplas till, genom att klicka på Mallar > Enkätmallar > Hitta mall. Ska den fördefinierade rapporten kopplas till flera enkätmallar väljer du en av dessa mallar. När den fördefinierade rapporten är skapad kan du sedan koppla den till övriga enkätmallar, se Koppla fördefinierad rapport nedan. 2. Klicka på Ny fördefinierad rapport under Enkätmallar > Fördefinierade rapporter. 3. Ange ett namn i fältet Fördefinierad rapport. 4. Ange övriga inställningar för den fördefinierade rapporten, se avsnittet Rapporter > Ny rapport för mer information. 5. Klicka på knappen Skapa rapport. 6. Den fördefinierade rapporten är nu skapad och samtidigt kopplad till den enkätmall du valde i steg 1. Du kan nu gå in under fliken Rapportinnehåll och bestämma vilka frågor från enkätmallen som ska vara inkluderade i den fördefinierade rapporten, och hur de ska presenteras. Se Redigera Fördefinierad rapport > Rapportinnehåll nedan. Koppla fördefinierad rapport Den fördefinierade rapporten kommer automatiskt att kopplas till den enkätmall som är vald när du skapar den fördefinierade rapporten. Vill du koppla den fördefinierade rapporten till en annan enkätmall, väljer du denna genom att klicka på Mallar > Enkätmallar > Hitta mall. Under Enkätmallar > Fördefinierade rapporter visas alla fördefinierade rapporter som skapats. Symbolen framför rapporten indikerar att den ännu inte kopplats till den valda enkätmallen. Klicka på den fördefinierade rapporten, ange önskade inställningar under fliken Egenskaper, och klicka sedan på knappen Skapa rapport. Den fördefinierade rapporten är nu kopplad till den valda enkätmallen. Du kan nu gå in under fliken Rapportinnehåll och bestämma vilka frågor från enkätmallen som ska vara inkluderade i den fördefinierade rapporten, och hur de ska presenteras. Se Redigera Fördefinierad rapport > Rapportinnehåll nedan.

226 226 Redigera fördefinierad rapport När du har skapat eller kopplat en fördefinierad rapport till en enkätmall kan du redigera den under flikarna Egenskaper, Sidhuvud/sidfot, Dataset och Rapportinnehåll. Se motsvarande rubrik nedan för mer information. Egenskaper Här kan du se, och till viss del redigera, den information du angav i samband med att du skapade rapporten. Se avsnittet Rapporter > Grundläggande information > Egenskaper för mer information. Sidhuvud/sidfot Under fliken Egenskaper får du ange om sidhuvud och sidfot ska visas högst upp och längst ner på varje sida i rapporten. Om du vid Typ väljer alternativet Anpassat har du under fliken Sidhuvud/sidfot möjlighet att själv definiera utseendet. Läs mer i avsnittet Rapporter > Grundläggande information > Sidhuvud/sidfot. Notera att en fördefinierad rapport kan vara kopplad till flera enkätmallar, och att den fördefinierade rapporten kan ha olika inställningar för sidhuvud/sidfot på de olika enkätmallarna. Om en enkät använder flera enkätmallar, och dessa har olika inställningar för sidhuvud/sidfot, kommer inställningen för den enkätmall som är placerad först i enkäten (överst i listan under Konstruktion > Mallar) att gälla. Dataset När du skapar eller kopplar en fördefinierad rapport till en enkätmall skapas samtidigt ett dataset där frågorna från enkätmallen omvandlas till s.k. variabler. Innan du börjar redigera din rapport kan du här bearbeta variablerna. Se avsnittet Rapporter > Dataset för mer information. Om du lägger till eller tar bort frågor i enkätmallen, kommer den fördefinierade rapporten inte att uppdateras automatiskt så att dessa frågor inkluderas/exkluderas. För att åstadkomma detta måste du därför återskapa datasetet så att det överensstämmer med enkätmallens frågor. Klicka på knappen Återskapa dataset och bekräfta med OK. OBS! Eventuella ändringar du gjort under Rapportinnehåll kommer då att skrivas över, vilket innebär att du får gå in under Rapportinnehåll och på nytt bestämma vilka frågor som ska vara inkluderade och hur de ska presenteras. Ändringen påverkar fördefinierade rapporter som skapas efter att ändringen gjordes, men inte rapporter som redan är skapade när ändringen görs. Du kan ta bort och lägga till svarsalternativ på enkätmallens frågor, utan att behöva återskapa datasetet. Om frågorna ingår i s.k. beräknade variabler (i SR-Advanced Report) måste du dock återskapa datasetet för att de beräknade variablerna ska ge ett korrekt resultat.

227 227 Rapportinnehåll Här bestämmer du vilka frågor från enkätmallen som ska vara inkluderade i den fördefinierade rapporten, och hur de ska presenteras. När du skapar eller kopplar den fördefinierade rapporten till enkätmallen får du samtidigt, under fliken Egenskaper, välja en rapportmall att basera den på. Under Rapportinnehåll kommer det då att genereras tabeller, diagram och texter för samtliga frågor i enkätmallen, enligt den valda rapportmallens inställningar. Du kan sedan redigera rapportinnehållet efter behov. Nedan beskrivs kortfattat hur du tar bort frågor, tabeller och diagram. Se Rapporter > Rapportinnehåll för detaljerad information om hur du redigerar innehållet. Ta bort fråga Varje fråga presenteras i en s.k. rapportdel. Klicka på knappen att ta bort rapportdelen/frågan. Bekräfta med OK. för Ta bort tabell/diagram Klicka på tabellen/diagrammet och välj Ta bort. Bekräfta med OK. Du kan sedan också ta bort det block som tabellen/diagrammet var placerat i. Klicka på det tomma blocket, symboliserat av ikonen Bekräfta med OK. och välj Ta bort. Frågemallar För att underlätta enkätkonstruktionen kan du skapa frågemallar. Om du i dina enkäter ofta använder frågor med samma uppsättning svarsalternativ kan du skapa en frågemall som innehåller dessa svarsalternativ, och slipper därigenom skriva in dem varje gång. Redigera frågemall Under menyn Redigera frågemall skapas och redigeras frågemallarna. Frågemallarna konstrueras för respektive frågetyp. I listan till vänster visas de olika frågetyperna i en trädstruktur med huvudrubrikerna Standardfrågor, Avancerade frågor (endast tillgängligt för den som har tilläggsfunktionen SR-Advanced Survey), samt Informationstexter. Expanderas huvudrubrikerna visas underrubriker som frågetyperna är grupperade under, Enval, Flerval, Matris osv. Expandera även dessa för att se dess frågetyper. Expandera hela trädet genom att klicka på ovanför listan, eller klicka på för att minimera det. Klicka på en frågetyp för att i fönstrets högra del se eventuella frågemallar som redan är skapade för frågetypen, och få möjlighet att skapa nya.

228 228 Frågemallarna skapar du på samma sätt som du skapar frågor i en enkät. Se avsnitten Översiktsläget och Redigeringsläget under Frågor för mer information. Om ni använder Organisationer, kan du under fliken Behörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till varje frågemall. Se detta avsnitt för mer information. Översätt frågemall Genom att klicka på ikonen vid en frågetyp kan du översätta den frågetypens frågemallar till de enkätspråk som har aktiverats i programmet. Gränssnittet är indelat i två halvor, en till vänster där du väljer språk att översätta från, och en till höger där du väljer språk att översätta till. Varje fråga och varje svarsalternativ har en egen rad, med ett fält där du skriver in översättningen. Till höger i fältet finns ikonen formatera texten. som du klickar på för att Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten, dels på varje rad för att översätta aktuell fråga eller svarsalternativ, dels högst upp mellan språkvalboxarna för att översätta samtliga rader med ett enda klick. Givetvis bör du kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Administration > Språk och översättningar > Inställningar > Översättningsskript för mer information. Förhandsgranska frågemallar Klicka på denna meny för att se en förhandsgranskning av samtliga frågemallar som är skapade för alla frågetyper. Behörighet Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer, är fliken Behörighet tillgänglig när du klickar på knappen för att redigera en frågemall. Du kan under denna flik bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till den frågemall du redigerar. Välj vilka organisationer som ska ha tillgång till frågemallen, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda. Eventuella överliggande organisationer blir däremot inte automatiskt valda. När kryssrutan har utseendet, betyder det att organisationen inte är vald, men att den har underorganisationer som är valda. Vill du att även överliggande organisationer till den organisation du markerade ska ha tillgång till frågemallen, markerar du kryssrutan Gör frågemallen tillgänglig för överliggande organisationer.

229 229 Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till frågemallen, medan övriga organisationer har symbolen. Klicka slutligen på knappen Spara. Rapportmallar Redigera rapportmallar När du skapar en ny rapport får du välja en rapportmall att utgå ifrån. Rapportmallen avgör hur rapportens element (tabeller, diagram och texter) presenteras i rapporten. Här skapar och redigerar du de rapportmallar som ska vara möjliga att välja bland. Du väljer rapportmall att redigera i valboxen högst upp. Från början finns endast en rapportmall med namnet Standard, men du kan skapa fler vid behov, se Skapa ny rapportmall nedan. En rapportmall definieras genom att du talar om hur varje frågetyp (radioknappar, kryssrutor etc.), liksom övriga variabler, ska presenteras. Detta gör du i så kallade rapportdelsmallar. Från början finns en enda rapportdelsmall, med namnet Standard, för varje frågetyp, men du kan skapa fler om du har behov av att kunna presentera frågetypen på olika sätt, t.ex. med olika diagramtyper, i olika rapportmallar. När du sedan sparar rapportmallen väljer du en rapportdelsmall för varje frågetyp. Spara ändringar i rapportmall 1. Välj rapportmall i valboxen högst upp 2. Expandera samtliga frågetyper genom att klicka på knappen 3. Gör önskade redigeringar i rapportdelsmallarna, se Redigera rapportdelsmall nedan 4. Markera under varje frågetyp radioknappen vid den rapportdelsmall du vill använda 5. Klicka på knappen Spara Skapa ny rapportmall 1. Expandera samtliga frågetyper genom att klicka på knappen 2. Skapa nya rapportdelsmallar om du behöver, eller redigera de befintliga, se Redigera rapportdelsmall nedan 3. Markera under varje frågetyp den rapportdelsmall du vill använda 4. Klicka på knappen Spara som Ge rapportmallen ett namn och klicka OK Ta bort och byta namn på rapportmall Välj rapportmall i valboxen högst upp. Till höger om valboxen finns två knappar. Byt namn på rapportmallen genom att klicka på nya namnet och klicka OK. Vill du ta bort den klickar du med OK.. Skriv in det och bekräftar

230 230 Redigera rapportdelsmall I vänstra delen av fönstret visas de olika frågetyperna i en trädstruktur. Där visas också rubrikerna Respondentkategorier, Flerspråkig, Svarsdatum samt SR-Advanced Report (om du har denna tilläggsmodul). Frågetyperna är grupperade under huvudrubrikerna Standardfrågor och Avancerade frågor (den sistnämnda tillgänglig endast för den som har tilläggsmodulen SR-Advanced Survey) och underrubriker för Enval, Flerval etc. Klicka på plustecknet för att expandera en rubrik eller en frågetyp, eller klicka på knappen för att expandera alla frågetyperna. Under varje frågetyp finns från början en rapportdelsmall med namnet Standard. Där finns också alternativet Använd generell, som du väljer om du vill att frågetypen ska presenteras på det sätt som definierats under rubriken Generell som du hittar i trädstrukturen direkt under Standardfrågor och (om du har SR-Advanced Survey) Avancerade frågor. Att definiera en generell rapportdelsmall underlättar arbetet om du vill presentera alla (eller de flesta) frågetyper på samma sätt. För varje frågetyp finns också knappar för att skapa ytterligare sätt att presentera frågetypen: Skapa en ny tom rapportdelsmall Skapa en kopia av en befintlig rapportdelsmall Se Skapa ny rapportdelsmall och Kopiera rapportdelsmall nedan för mer information. Klicka på rapportdelsmallen för att redigera den. En vy visas som påminner om översikten som du finner under Rapporter > Rapportinnehåll. Rapportdelsmallen byggs upp av följande beståndsdelar: Block - "behållare" för element. Ett block kan uppta hela eller halva rapportens bredd. Element - diagram, tabeller och text Block Lägg till block För att kunna infoga ett nytt element (diagram, tabell eller text) måste du först lägga till ett block. Klicka i ett befintligt tomt block, eller på ett befintligt element, och välj Nytt block ovanför eller Nytt block nedanför i snabbmenyn. Ett tomt block infogas och symboliseras av denna bild.

231 231 Dela i två kolumner Om du vill att två element, t.ex. en tabell och ett diagram, ska ligga sida vid sida i rapporten kan du dela ett block i två kolumner. Klicka i ett tomt block och välj Dela i två kolumner. Blocket består nu av två delar i vilka element kan infogas. Om du ångrar dig och vill ha bara en kolumn, klickar du i blocket och väljer Slå ihop kolumner. Ta bort block Endast tomma block kan tas bort. Innehåller blocket ett element får du först ta bort detta, se Ta bort element nedan. Klicka i det tomma blocket och välj Ta bort. Bekräfta med OK. Element Element är ett samlingsbegrepp för tabeller, diagram och text. Med tabeller och diagram presenterar du resultatet, medan textelementen används för att kommentera och illustrera resultatet. Infoga element För att kunna infoga ett nytt element (tabell, diagram eller text) måste du först lägga till ett block, se Lägg till block ovan. Klicka i ett tomt block och välj Lägg till text, Lägg till tabell eller Lägg till diagram. Elementet läggs till och du hamnar direkt i redigeringsläget för elementet. Redigera element Klicka på ett element och välj Redigera... för att komma till redigeringsläget för elementet. Se avsnittet Rapporter > Rapportinnehåll för detaljerad information om hur du redigerar tabeller, diagram och textelement. När du redigerar ett textelement som ska innehålla frågetitel eller variabeltitel har du i editorn tillgång till knappar för att infoga Frågetitel (frågans titel i enkäten), Frågenummer samt Variabeltitel (variabelns titel i datasetet). I textelement kan du även infoga Underfrågetitel. I SR-Advanced Report finns ett antal matrisfrågetyper som kräver att du infogar både {Underfrågetitel} och {Variabeltitel} för att korrekta rubriker ska visas i rapporten. Dessa frågetyper är: Matris - Sida vid sida Öppen matris - Numerisk Öppen matris - Text Öppen matris - Datum Öppen matris - Tid Ta bort element Vill du ta bort ett element klickar du på det och väljer Ta bort. Bekräfta med OK.

232 232 Variabelinställningar Uppe till höger i varje block finns knappen. När du klickar på den kan du göra inställningar som avgör för vilka variabeltyper blocket ska visas. Vilken inställning som har valts visas med en symbol i blockets övre vänstra hörn. Alla - blocket visas för alla variabeltyper Numerisk - blocket visas för alla frågetyper som kan ha ett numeriskt värde, dvs. alternativfrågor, numeriska frågor och datum/tid-frågor. Text - blocket visas för frågetyper som innehåller endast text, dvs. Textfält och Textarea. Välj lämplig inställning för de olika blocken. Blocket med frågetiteln vill du förmodligen visa för alla variabler, ett block med frekvenstabell, statistisk tabell eller diagram är endast relevant för numeriska variabler, medan ett block med en datatabell används för att visa textvariabler. I inställningarna finns också två kryssrutor som påverkar visningen av frågetyper som har flera variabler, t.ex. Matris. Även dessa inställningar resulterar i att symboler visas i blockets övre vänstra hörn. Upprepa för alla variabler - ett block visas för varje variabel (i frågetyper med flera variabler). När en matrisfråga med fem underfrågor presenteras kommer alltså fem block att visas, ett för varje underfråga. Endast aktiv vid flera variabler - blocket kommer endast att visas om frågan har flera variabler. De fem blocken i rapportdelsmallen Standard har som standard dessa inställningar: Textelement för frågetitel Textelement för variabeltitel Frekvenstabell och diagram (block med två kolumner) Statistisk tabell Datatabell Blocket med variabeltiteln har alltså symbolen vilket innebär att det endast kommer att visas på frågor med flera variabler. I en matrisfråga kommer därmed varje underfråga att få underfrågans titel som rubrik. Aktivera alla serier När du går in i redigeringsläget för en tabell eller ett diagram ser du under Serieinställningar kryssrutan Aktivera alla serier. Markera denna om du vill att alla variabler (i frågetyper med flera variabler, t.ex. Matris) ska visas tillsammans i tabellen eller diagrammet. Vill du däremot presentera variablerna var för sig låter du kryssrutan vara avmarkerad och ser istället till att inställningen Upprepa för alla variabler är vald på blocket. Då kommer, som nämnts ovan, blocket att upprepas för varje variabel.

233 233 Skapa ny rapportdelsmall 1. Expandera frågetypen 2. Klicka på knappen 3. Ge rapportdelsmallen ett namn och klicka på OK. Låt gärna namnet beskriva vad rapportdelen innehåller, t.ex "Endast frekvenstabell och stapeldiagram". 4. Rapportdelsmallen visas nu under frågetypen, och du kan direkt börja redigera den, se Redigera rapportdelsmall ovan Kopiera rapportdelsmall 1. Klicka på rapportdelsmallen du vill skapa en kopia av, så att dess innehåll visas i fönstrets högra del 2. Expandera frågetypen där du vill skapa kopian 3. Klicka på knappen 4. Ge rapportdelsmallen ett namn och klicka på OK. Låt gärna namnet beskriva vad rapportdelen innehåller, t.ex "Endast frekvenstabell och stapeldiagram". 5. Rapportdelsmallen visas nu under frågetypen, och du kan vid behov redigera den, se Redigera rapportdelsmall ovan Ta bort och byta namn på rapportdelsmall Till höger om varje rapportdelsmall finns två knappar. Byt namn på rapportdelsmallen genom att klicka på klicka OK. Vill du ta bort den klickar du. Skriv in det nya namnet och och bekräftar med OK. Enkätdesign Enkättema Ett tema är en mall som definierar utseendet på enkäten som helhet, frågorna respektive frågetitlarna. Under denna meny skapar du de enkätteman som ska vara möjliga att välja bland när en enkät skapas. Om ni använder Organisationer, kan du under fliken Behörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till varje enkättema. Se detta avsnitt nedan för mer information. Redigera tema Välj i valboxen Tema högst upp det tema du vill redigera. Från början finns bara ett tema med namnet Standard. Se information nedan om hur du skapar nya teman. I valboxen Förhandsgranska väljer du en enkät som ska visas på sidan. När du redigerar temat ser du direkt i enkäten en förhandsgranskning av ändringarna.

234 234 För att göra ändringar i temat använder du verktygslådan till höger i fönstret. Under fliken Design finns inställningar under rubrikerna Enkät, Fråga och Frågetitel. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Design för information om hur redigeringen går till. Bekräfta ändringarna genom att klicka på Spara. Skapa nytt tema Du skapar ett nytt tema genom att spara en kopia av ett befintligt tema. 1. Välj i valboxen Tema högst upp det tema du vill utgå ifrån. 2. Klicka på knappen Spara som Ge det nya temat ett namn och klicka OK. Det nya temat är nu valt i valboxen Tema och kan redigeras, se ovan. Ta bort tema Endast teman som inte används på någon enkät kan tas bort. 1. Välj i valboxen Tema högst upp det tema du vill ta bort. 2. Klicka på knappen Ta bort och bekräfta borttagningen med OK. Byta namn på tema 1. Välj i valboxen Tema högst upp det tema du vill byta namn på. 2. Klicka på knappen till höger om valboxen Tema. 3. Ange önskat namn på samtliga språk och klicka OK. Behörighet Ägare och behöriga användare Under fliken Behörighet bestämmer du vilka som ska ha rätt att använda temat på enkäter de administrerar. Om inga användare eller grupper angetts under Behöriga användare kommer temat att kunna användas av alla. Gör så här för ange behöriga användare: 1. Klicka på knappen Lägg till 2. Markera kryssrutan vid önskade användare och/eller grupper 3. Klicka OK Vill du ta bort en användare eller grupp från listan över behöriga användare markerar du dess kryssruta och klickar på Ta bort. I valboxen vid Ägare är den som skapade temat förvald. Som administratör har du rätt att ange en annan användare (som har rätt att administrera enkätteman) som ägare. Ägaren har alltid rätt att använda temat, även om denne inte finns med i listan över behöriga användare.

235 235 Organisationsbehörighet Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer, kan du under rubriken Organisationsbehörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till det tema du redigerar. Välj vilka organisationer som ska ha tillgång till temat, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda. Eventuella överliggande organisationer blir däremot inte automatiskt valda. När kryssrutan har utseendet, betyder det att organisationen inte är vald, men att den har underorganisationer som är valda. Vill du att även överliggande organisationer till den organisation du markerade ska ha tillgång till temat, markerar du kryssrutan Gör temat tillgängligt för överliggande organisationer. Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till temat, medan övriga organisationer har symbolen. Klicka slutligen på knappen Spara. Observera att om du vill tilldela användare behörighet till temat via deras organisationstillhörighet, ska du inte koppla några användare eller grupper under Behöriga användare (se ovan). Om du har kopplat behöriga användare, är det endast dessa som har behörighet till temat. Det krävs dessutom att dessa användares organisationer har valts under Organisationsbehörighet. Sidhuvud Redigera När du administrerar en enkät kan du välja att ett sidhuvud ska visas på varje sida i enkäten. Under denna meny skapar du de sidhuvuden som ska finnas att välja på under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Egenskaper > Utseende. Om ni använder Organisationer, kan du under fliken Behörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till varje sidhuvud. Se detta avsnitt för mer information. Skapa nytt sidhuvud 1. Klicka på knappen Skapa ny. 2. Utforma sidhuvudet i editorn. Du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Inledningstext för information om hur du infogar och justerar bilder, och hur du länkar till filer, webb- eller e-postadresser. 3. Klicka på Spara.

236 236 Sidhuvudet skapas automatiskt på alla enkätspråk som är aktiva i systemet. Vill du ha ett annorlunda sidhuvud på något av språken, väljer du språket i valboxen ovanför editorn, gör ändringarna, och klickar på Spara. Genom att klicka på knappen bredvid valboxen talar du om att sidhuvudet för det språk som är valt ska användas på alla språk. Skapa kopia av sidhuvud Välj sidhuvudet du vill kopiera, i valboxen högst upp. Klicka på knappen Skapa kopia. Välj ett språk du vill redigera sidhuvudet för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 3-5 ovan för övriga språk. Redigera sidhuvud Välj sidhuvudet du vill redigera, i valboxen högst upp. Välj ett språk du vill redigera sidhuvudet för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 2-4 ovan för övriga språk. Ta bort sidhuvud 1. Välj sidhuvudet du vill ta bort, i valboxen högst upp. 2. Klicka på knappen Ta bort. 3. Bekräfta borttagningen med OK. Om du tar bort ett sidhuvud som används, kommer sidhuvudet samtidigt att tas bort från eventuella enkäter där det används. Dessa enkäter kommer istället att få alternativet Ingen valt vid Sidhuvud. Behörighet Denna flik är tillgänglig om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer. Du kan då här bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till det sidhuvud som är valt i valboxen högst upp. Välj vilka organisationer som ska ha tillgång till sidhuvudet, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt

237 237 bli valda. Eventuella överliggande organisationer blir däremot inte automatiskt valda. När kryssrutan har utseendet, betyder det att organisationen inte är vald, men att den har underorganisationer som är valda. Vill du att även överliggande organisationer till den organisation du markerade ska ha tillgång till sidhuvudet, markerar du kryssrutan Gör tillgänglig för överliggande organisationer. Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till sidhuvudet, medan övriga organisationer har symbolen. Klicka slutligen på knappen Spara. Sidfot Redigera När du administrerar en enkät kan du välja att en sidfot ska visas på varje sida i enkäten. Under denna meny skapar du de sidfötter som ska finnas att välja på under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Egenskaper > Utseende. Om ni använder Organisationer, kan du under fliken Behörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till varje sidfot. Se detta avsnitt för mer information. Skapa ny sidfot 1. Klicka på knappen Skapa ny. 2. Utforma sidfoten i editorn. Du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Inledningstext för information om hur du infogar och justerar bilder, och hur du länkar till filer, webb- eller e-postadresser. 3. Klicka på Spara. Sidfoten skapas automatiskt på alla enkätspråk som är aktiva i systemet. Vill du ha en annorlunda sidfot på något av språken, väljer du språket i valboxen ovanför editorn, gör ändringarna, och klickar på Spara. Genom att klicka på knappen bredvid valboxen talar du om att sidfoten för det språk som är valt ska användas på alla språk. Skapa kopia av sidfot Välj sidfoten du vill kopiera, i valboxen högst upp. Klicka på knappen Skapa kopia. Välj ett språk du vill redigera sidfoten för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 3-5 ovan för övriga språk.

238 Redigera sidfot Välj sidfoten du vill redigera, i valboxen högst upp. Välj ett språk du vill redigera sidfoten för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 2-4 ovan för övriga språk. Ta bort sidfot 1. Välj sidfoten du vill ta bort, i valboxen högst upp. 2. Klicka på knappen Ta bort. 3. Bekräfta borttagningen med OK. Om du tar bort en sidfot som används, kommer sidfoten samtidigt att tas bort från eventuella enkäter där den används. Dessa enkäter kommer istället att få alternativet Ingen valt vid Sidfot. Behörighet Denna flik är tillgänglig om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer. Du kan då här bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till den sidfot som är vald i valboxen högst upp. Välj vilka organisationer som ska ha tillgång till sidfoten, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda. Eventuella överliggande organisationer blir däremot inte automatiskt valda. När kryssrutan har utseendet, betyder det att organisationen inte är vald, men att den har underorganisationer som är valda. Vill du att även överliggande organisationer till den organisation du markerade ska ha tillgång till sidfoten, markerar du kryssrutan Gör tillgänglig för överliggande organisationer. Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till sidfoten, medan övriga organisationer har symbolen. Klicka slutligen på knappen Spara. 238

239 239 Tack-meddelande Redigera När en enkät administreras kan du välja att ett tack-meddelande ska visas efter att respondenten skickat in enkäten. Under denna meny skapar du de tack-meddelanden som ska finnas att välja på under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Egenskaper > Publicering. Om ni använder Organisationer, kan du under fliken Behörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till varje tack-meddelande. Se detta avsnitt för mer information. Skapa nytt tack-meddelande 1. Klicka på knappen Skapa ny. 2. Utforma tack-meddelandet i editorn. Du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Inledningstext för information om hur du infogar och justerar bilder, och länkar till filer, webb- eller e-postadresser. 3. Klicka på Spara. Tack-meddelandet skapas automatiskt på alla enkätspråk som är aktiva i systemet. Vill du ha ett annorlunda tack-meddelande på något av språken, väljer du språket i valboxen ovanför editorn, gör ändringarna, och klickar på Spara. Genom att klicka på knappen bredvid valboxen talar du om att tack-meddelandet för det språk som är valt ska användas på alla språk. Skapa kopia av tack-meddelande Välj tack-meddelandet du vill kopiera, i valboxen högst upp. Klicka på knappen Skapa kopia. Välj ett språk du vill redigera tack-meddelandet för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 3-5 ovan för övriga språk. Redigera tack-meddelande Välj tack-meddelandet du vill redigera, i valboxen högst upp. Välj ett språk du vill redigera tack-meddelandet för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 2-4 ovan för övriga språk.

240 240 Ta bort tack-meddelande 1. Välj tack-meddelandet du vill ta bort, i valboxen högst upp. 2. Klicka på knappen Ta bort. 3. Bekräfta borttagningen med OK. Om du tar bort ett tack-meddelande som används, kommer tackmeddelandet samtidigt att tas bort från eventuella enkäter där det används. Dessa enkäter kommer istället att få alternativet Enkelt valt vid Tackmeddelande. Behörighet Denna flik är tillgänglig om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer. Du kan då här bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till det tack-meddelande som är valt i valboxen högst upp. Välj vilka organisationer som ska ha tillgång till tack-meddelandet, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda. Eventuella överliggande organisationer blir däremot inte automatiskt valda. När kryssrutan har utseendet, betyder det att organisationen inte är vald, men att den har underorganisationer som är valda. Vill du att även överliggande organisationer till den organisation du markerade ska ha tillgång till tack-meddelandet, markerar du kryssrutan Gör tillgänglig för överliggande organisationer. Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till tack-meddelandet, medan övriga organisationer har symbolen. Klicka slutligen på knappen Spara. Rapportdesign Rapporttema Ett rapporttema bestämmer utseendet på rapporten vad gäller textformatering i frågetitlar och tabeller, samt färger i diagram. Du har här möjlighet att skapa och redigera olika rapportteman. När du sedan skapar en rapport får du välja vilket tema du vill använda. Redigera tema Välj i valboxen Tema högst upp det tema du vill redigera. Från början finns bara ett tema med namnet Standard. Se information nedan om hur du skapar nytt tema. För att göra ändringar i temat använder du verktygslådan till höger i fönstret. Inställningarna under fliken Design är grupperade under olika rubriker, se nedan för mer information. Klicka på till höger om rubriken för att visa

241 241 inställningarna. I förhandsgranskningen på sidan kan du direkt se vilken effekt dina ändringar får. När du är nöjd klickar du på knappen Spara. Inställningar för hela rapporten Under rubriken Rapport gör du inställningar som gäller hela rapporten, utom för diagramtexterna som har egna inställningar. Teckensnitt - välj bland Arial, Comic Sans MS, Courier new, Georgia, Helvetica, Impact, Lucida Sans, Tahoma, Times new roman och Verdana Textstorlek - ange storlek i procent för innehållet i tabellerna, samt för frågerubrikerna Textfärg - välj generell textfärg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod. Du har sedan möjlighet att ange specifik textfärg för tabellernas olika delar, se nedan. Tabellinställningar Inställningar kan göras för tabellernas olika delar. Du hittar inställningarna under dessa rubriker: Tabell: rubrikrad - den rad i tabellen som visar rubriker såsom Antal svar och Medelvärde Tabell: rader - de rader i tabellen som innehåller data. För att öka läsbarheten kan du låta varannan rad vara olikfärgad genom att ange inställningar för Alternerande radfärger Tabell: summeringsrad - raden längst ner i tabellen som visar summeringarna Korstabell: rubrik - bakgrundsvariabelns frågerubrik i en korstabell Korstabell: svarsalternativ - bakgrundsvariabelns svarsalternativ i en korstabell Inställningarna du kan göra är följande: Bakgrundsfärg - välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod Textfärg - välj textfärg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod. Stil - välj Fet, Kursiv och/eller Understruken Diagram Under rubriken Diagram kan du göra inställningar för vilket teckensnitt som ska användas i diagrammen, samt vilka färger som ska användas, dels i själva diagrammet, dels i den omgivande bakgrunden. Teckensnitt - välj det teckensnitt som ska användas för diagrammens texter, dvs. i beskrivningen samt i texterna vid axlarna.

242 242 Färgschema - välj det färgschema du vill använda för själva diagrammet, t.ex. staplarna i ett stapeldiagram eller sektorerna i ett cirkeldiagram. Välj bland ett antal standardscheman, eller skapa ett eget, se Skapa anpassat färgschema nedan. Bakgrund - utseende på diagrammets bakgrund: Färg (Bakgrundsfärg) eller Övergång (Från färg, Till färg), se nedan Bakgrundsfärg - välj färg genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod Från färg, Till färg - valbart om du valt Övergång vid Bakgrund. Välj på samma sätt som ovan mellan vilka två färger övergången ska ske Skapa anpassat färgschema 1. Välj [Skapa nytt anpassat färgschema] i valboxen Färgschema 2. Skriv in ett Namn på färgschemat. Klicka på knappen ange namnet på alla aktiva språk. för att 3. Klicka på knappen 4. Välj den första färgen genom att klicka på den färgade fyrkanten, eller ange färgkod 5. Ange övriga färger genom att upprepa steg 3-4. Vill du ta bort en färg klickar du på knappen 6. Klicka på knappen för att spara färgschemat Ta bort anpassat färgschema 1. Välj färgschema att ta bort i valboxen Färgschema. Endast anpassade färgscheman kan tas bort. 2. Klicka på knappen och bekräfta borttagningen med OK Diagrambeskrivning Här kan du göra inställningar för textstorlek och textfärg i diagrammens beskrivning. Diagramaxlar Här kan du göra inställningar för textstorlek och textfärg i diagrammens axeltexter.

243 243 Skapa nytt tema Du skapar ett nytt tema genom att spara en kopia av ett befintligt tema. 1. Välj i valboxen Tema högst upp det tema du vill utgå ifrån. 2. Klicka på knappen Spara som Ge det nya temat ett namn och klicka OK. Det nya temat är nu valt i valboxen Tema och kan redigeras, se ovan. Ta bort tema 1. Välj i valboxen Tema högst upp det tema du vill ta bort. 2. Klicka på knappen Ta bort och bekräfta borttagningen med OK. Behörighet Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer, kan du under fliken Behörighet och rubriken Organisationsbehörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till det tema du redigerar. Välj vilka organisationer som ska ha tillgång till temat, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda. Eventuella överliggande organisationer blir däremot inte automatiskt valda. När kryssrutan har utseendet, betyder det att organisationen inte är vald, men att den har underorganisationer som är valda. Vill du att även överliggande organisationer till den organisation du markerade ska ha tillgång till temat, markerar du kryssrutan Gör temat tillgängligt för överliggande organisationer. Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till temat, medan övriga organisationer har symbolen. Klicka slutligen på knappen Spara. Sidhuvud Redigera När du administrerar en rapport kan du välja att rapporten ska ha ett sidhuvud på varje sida när den exporteras. Under denna meny skapar du de sidhuvuden som ska finnas att välja på under Rapporter > Grundläggande information. Om ni använder Organisationer, kan du under fliken Behörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till varje sidhuvud. Se detta avsnitt för mer information.

244 244 Skapa nytt sidhuvud 1. Klicka på knappen Skapa ny. 2. Utforma sidhuvudet i editorn. Du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Inledningstext för information om hur du infogar och justerar bilder, och hur du länkar till filer, webb- eller e-postadresser. Det finns också knappar som du kan klicka på för att infoga sidnummer respektive totalt antal sidor. 3. Klicka på Spara. Sidhuvudet skapas automatiskt på alla enkätspråk som är aktiva i systemet. Vill du ha ett annorlunda sidhuvud på något av språken, väljer du språket i valboxen ovanför editorn, gör ändringarna, och klickar på Spara. Genom att klicka på knappen bredvid valboxen talar du om att sidhuvudet för det språk som är valt ska användas på alla språk. Skapa kopia av sidhuvud Välj sidhuvudet du vill kopiera, i valboxen högst upp. Klicka på knappen Skapa kopia. Välj ett språk du vill redigera sidhuvudet för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 3-5 ovan för övriga språk. Redigera sidhuvud Välj sidhuvudet du vill redigera, i valboxen högst upp. Välj ett språk du vill redigera sidhuvudet för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 2-4 ovan för övriga språk. Ta bort sidhuvud 1. Välj sidhuvudet du vill ta bort, i valboxen högst upp. 2. Klicka på knappen Ta bort. 3. Bekräfta borttagningen med OK. Om du tar bort ett sidhuvud som används, kommer sidhuvudet samtidigt att tas bort från eventuella rapporter där det används. Dessa rapporter kommer istället att få alternativet Ingen valt vid Sidhuvud.

245 Behörighet Denna flik är tillgänglig om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer. Du kan då här bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till det sidhuvud som är valt i valboxen högst upp. Välj vilka organisationer som ska ha tillgång till sidhuvudet, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda. Eventuella överliggande organisationer blir däremot inte automatiskt valda. När kryssrutan har utseendet, betyder det att organisationen inte är vald, men att den har underorganisationer som är valda. Vill du att även överliggande organisationer till den organisation du markerade ska ha tillgång till sidhuvudet, markerar du kryssrutan Gör tillgänglig för överliggande organisationer. Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till sidhuvudet, medan övriga organisationer har symbolen. Klicka slutligen på knappen Spara. Sidfot Redigera När du administrerar en rapport kan du välja att rapporten ska ha en sidfot på varje sida när den exporteras. Under denna meny skapar du de sidfötter som ska finnas att välja på under Rapporter > Grundläggande information. Om ni använder Organisationer, kan du under fliken Behörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till varje sidfot. Se detta avsnitt för mer information. Skapa ny sidfot 1. Klicka på knappen Skapa ny. 2. Utforma sidfoten i editorn. Du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Inledningstext för information om hur du infogar och justerar bilder, och hur du länkar till filer, webb- eller e-postadresser. 3. Klicka på Spara. Sidfoten skapas automatiskt på alla enkätspråk som är aktiva i systemet. Vill du ha en annorlunda sidfot på något av språken, väljer du språket i valboxen ovanför editorn, gör ändringarna, och klickar på Spara. Genom att klicka på knappen bredvid valboxen talar du om att sidfoten för det språk som är valt ska användas på alla språk. 245

246 Skapa kopia av sidfot Välj sidfoten du vill kopiera, i valboxen högst upp. Klicka på knappen Skapa kopia. Välj ett språk du vill redigera sidfoten för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 3-5 ovan för övriga språk. Redigera sidfot Välj sidfoten du vill redigera, i valboxen högst upp. Välj ett språk du vill redigera sidfoten för. Gör önskade ändringar. Klicka på Spara. Vill du att den ändring du gjorde ska tillämpas på alla språk, klickar du på knappen. Upprepa annars steg 2-4 ovan för övriga språk. Ta bort sidfot 1. Välj sidfoten du vill ta bort, i valboxen högst upp. 2. Klicka på knappen Ta bort. 3. Bekräfta borttagningen med OK. Om du tar bort en sidfot som används, kommer sidfoten samtidigt att tas bort från eventuella rapporter där det används. Dessa rapporter kommer istället att få alternativet Ingen valt vid Sidfot. Behörighet Denna flik är tillgänglig om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer. Du kan då här bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till den sidfot som är vald i valboxen högst upp. Välj vilka organisationer som ska ha tillgång till sidfoten, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda. Eventuella överliggande organisationer blir däremot inte automatiskt valda. När kryssrutan har utseendet, betyder det att organisationen inte är vald, men att den har underorganisationer som är valda. Vill du att även överliggande organisationer till den organisation du markerade ska ha tillgång till sidfoten, markerar du kryssrutan Gör tillgänglig för överliggande organisationer. 246

247 247 Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till sidfoten, medan övriga organisationer har symbolen. Klicka slutligen på knappen Spara. Publik design Sidhuvud Redigera I de fall där respondenten inte går till enkäten via en direktlänk, kommer han eller hon istället till en inloggningssida där användarnamn och lösenord anges. Från inloggningssidan kan respondenten också gå till en portal med länkar till alla enkäter som han eller hon har kopplats till. Detta förutsätter att administratören aktiverat denna möjlighet under Administration > Inställningar > Enkät > Allmänna inställningar. Sidhuvudet på portalsidan och inloggningssidan kan du själv designa för alla språk som är aktiva i programmet. Välj först i valboxen ovanför editorn det språk du vill redigera sidhuvudet för. Utforma sedan sidhuvudet i editorn. Du kan skriva och formatera text, samt infoga bilder och länkar. Se avsnittet Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Inledningstext för information om hur du infogar och justerar bilder, och hur du länkar till filer, webb- eller e-postadresser. Klicka slutligen på Spara.

248 Administration Användare Användare Här administrerar du de användare som ska kunna logga in och arbeta i programmet. Gränssnittet är indelat i flikarna Lista, Redigera och Från fil. Om du har tilläggsmodulen SR-LDAP har du även tillgång till fliken Från LDAP. Lista Under fliken Lista hittar du användare som redan är skapade. Du kan söka fram en användare genom att skriva ett sökargument i fältet högst upp, och klicka på knappen Sök. Det går att söka på hela eller del av förnamn, efternamn, visningsnamn och användarnamn. Träffar som matchar din sökning visas i listan. Du kan sortera listan efter önskad kolumn genom att klicka på dess rubrik. Du kan också filtrera listan genom att klicka på ikonen i rubriken på önskad kolumn, och i textfältet skriva in hela eller del av den text du önskar filtrera efter. Ikonen indikerar att kolumnen redan är filtrerad. Vill du ta bort filtreringen klickar du på ikonen, lägger muspekaren över textfältet, och klickar på i övre högra hörnet av fältet. Lägg till användare Klicka på knappen Lägg till användare. Du förflyttas till fliken Redigera där du skriver in den nya användarens uppgifter, samt tilldelar grupp- och organisationstillhörigheter. Se avsnittet Redigera för mer information. Redigera användare Klicka på en användare i listan för att komma till redigeringsläget för användaren. Se avsnittet Redigera för mer information. Ta bort användare Markera kryssrutan vid den eller de användare du vill ta bort. Om du klickar på kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga användare. Klicka på knappen Ta bort och bekräfta med OK. 248

249 249 Redigera användare Användaruppgifter När du klickar på användaren under Lista förflyttas du till fliken Redigera som då får användarens namn. Redigera önskad information om användaren. Under Användaruppgifter redigerar du personlig data om respondenten. Visningsnamn Förnamn Efternamn Adress Postnummer Stad Land Telefon Mobiltelefon Fax E-post Vid Samtidigt aktiva enkäter kan du sätta en begränsning som förhindrar användaren att skapa fler enkäter, om han eller hon redan är kopplad som behörig användare till det antal pågående enkäter som du angett vid Begränsa till [angivet antal] enkäter. Du kan också välja Ingen begränsning. Organisationstillhörighet Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer bestämmer du vid Organisation vilken eller vilka organisationer som användaren ska tillhöra. Via sin organisation kommer användaren att få tillgång till: att använda de mallar som är kopplade till organisationen att se de respondenter som är kopplade till organisationen, och kunna koppla dessa till enkäter att administrera de enkäter som är kopplade till organisationen (kräver att användaren via sin grupp har behörigheten Tillgång till enkäter > Alla enkäter) att administrera de rapporter som är kopplade till organisationen (kräver att användaren via sin grupp har behörigheten Tillgång till rapporter > Alla rapporter) Markera kryssrutan vid den eller de organisationer som användaren ska tillhöra. Minst en organisation måste väljas. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella underliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda.

250 250 Genom att markera symbolen till höger anger du vilken av organisationerna som ska vara inställd vid inloggning i de fall när användaren tillhör flera organisationer. En valbox med symbolen visas i programfönstrets övre högra hörn för de användare som är kopplade till två eller fler organisationer. Vid inloggning kommer organisationen enligt inställningen ovan att vara vald. I valboxen kan användaren byta mellan de organisationer som han/hon vill arbeta med, och kommer därefter endast att se enkäter, rapporter, mallar och respondenter kopplade till aktuell organisation. Organisationstillhörighet kan även anges direkt i importfilen, om du väljer att importera användarna från fil. Se avsnittet Från fil för mer information. Inställningar Under rubriken Inställningar ser du användarens Användarnamn, vilket inte kan ändras. Klickar du på knappen Ändra Lösenord får du ange det nya lösenordet och bekräfta det. Spara för att verkställa ändringen. Ditt eget lösenord ändrar du dock inte här, utan genom att klicka på ditt namn högst upp till höger ovanför programmets arbetsyta. I menyn som öppnas väljer du Ändra lösenord. I denna meny kan du även redigera ditt för- och efternamn, visningsnamn och e-postadress under Min profil, byta programspråk, samt logga ut ur programmet. Grupptillhörighet Vid Grupper markerar du kryssrutan vid den eller de grupper som användaren ska tillhöra. Att arbeta med grupper är ett sätt att tilldela rättigheter till användare. På varje grupp anges nämligen vilka rättigheter som gruppens medlemmar ska ha, t.ex. vilka menyer i programmet, och vilka funktioner, de ska ha åtkomst till. När ni börjar använda programmet finns endast grupperna Administratörer, Användare, Intervjuare (om ni har tilläggsmodulen SR-Advanced Survey), och Rapportläsare (om ni har tilläggsmodulen SR-Advanced Report). I avsnittet Administration > Användare > Grupper kan du läsa om hur du skapar nya grupper, och om vilka rättigheter du kan tilldela en grupp. Grupptillhörighet kan även anges direkt i importfilen, om du väljer att importera användarna från fil. Se avsnittet Från fil för mer information. Genom att markera kryssrutan vid Superadministratör ser du till att användarens grupptillhörighet endast bestämmer vilka menyer i programmet användaren ska ha tillgång till. När det gäller funktioner kommer användaren som superadministratör att ha obegränsade rättigheter i systemet. Det måste alltid finnas minst en superadministratör.

251 251 SR-Evaluate Om ni använder tilläggsmodulen SR-Evaluate kan man bestämma på användarnivå ifall fliken Enkätguide ska vara synlig i vänstermenyn eller inte. Respondentfilter Om ni använder tilläggsmodulen SR-Advanced Report har du när du redigerar användare med rollerna Användare, Rapportläsare eller Intervjuare tillgång till knappen Redigera respondentfilter. När du klickar på denna knapp kan du koppla användaren till de respondentkategorier/underkategorier som skapats i programmet. Beroende på vilken grupp användaren tillhör, ger kopplingen olika rättigheter när det gäller de respondenter som tillhör de aktuella kategorierna: Användare - På de enkäter som användaren har rätt att administrera kommer denne enbart att kunna se och koppla respondenter från de kategorier som han/hon kopplats till. Rapportläsare - I delrapporter kan respondentkategorier användas som urval för att bestämma vilka respondenters svar varje rapportläsare ska se. När rapportläsaren knyts till en delrapport där en respondentkategori används som urval, kommer de underkategorier som rapportläsaren är kopplad till att vara förvalda i urvalet. Detta kan dock ändras på varje rapport. Intervjuare - när intervjuaren knyts till en enkät kommer denne att kunna besvara enkäten åt de respondenter som tillhör de kategorier som han/hon är kopplad till. Redigera respondentfilter 1. Klicka på knappen Redigera respondentfilter 2. Klicka på en respondentkategori i listan till vänster 3. I listan till höger markerar du kryssrutan vid de underkategorier du vill koppla användaren till. 4. Upprepa steg 2-3 för övriga respondentkategorier. I listan till vänster kan du för varje respondentkategori se antalet underkategorier som har valts, t.ex. (1/4) om en av totalt fyra underkategorier har valts. Respondentkategorier där minst en underkategori har valts visas i fetstil. Observera att på respondentkategorier där du inte valt någon underkategori kommer alla underkategorier att betraktas som valda. 5. Bekräfta med OK 6. Klicka på knappen Spara Respondentfilter kan även anges direkt i importfilen, om du väljer att importera användarna från fil. Se avsnittet Från fil för mer information.

252 252 Ta bort användare Klicka på knappen Ta bort om du inte längre vill ha kvar användaren i systemet. Logga in som... Du som har rollen Superadministratör kan använda knappen Logga in som... för att testa hur användarrollen för aktuell användare fungerar. För att återgå till din egen användarroll måste du först logga ut och därefter logga in som dig själv. Från fil Du kan lägga till flera användare på samma gång genom att importera dem från fil. För att importen ska fungera måste importfilen baseras på den mall som finns i programmet. Klicka på länken UserImport.xlsx vid Mall och öppna mallfilen. Kolumnrubrikernas ordning får inte ändras. Skriv eller klistra in användarnas uppgifter i filen. Det enda obligatoriska fältet är Användarnamn (kolumn A). I kolumn D, med rubriken Grupper, anger du vilken eller vilka grupper användaren ska tillhöra. Att arbeta med grupper är ett sätt att tilldela rättigheter till användare. På varje grupp anges nämligen vilka rättigheter som gruppens medlemmar ska ha, t.ex. vilka menyer i programmet de ska ha åtkomst till. Efter att ha klickat i cellen kan du med pilen välja bland de värden som är tillåtna: Om fältet Grupper (kolumn D) lämnas blankt, eller om ett ogiltigt värde angetts, kommer användaren att importeras till gruppen Användare. I celler som har ett ogiltigt värde kommer en symbol att visas: En användare i Survey&Report kan tillhöra flera grupper. I exemplet nedan skrivs användaren Anna in på rad 2 med gruppen Intervjuare. Genom att lämna fältet Användarnamn blankt på rad 3, eller genom att ange samma användarnamn som på raden ovanför, talar du om att även denna rad tillhör Anna och du kan där ange gruppen Rapportläsare. Observera dock att Annas övriga användaruppgifter (kolumn A-M) anges på rad 2 i exemplet.

253 I kolumn N, med rubriken Organisation, anger du vilken eller vilka organisationer användaren ska tillhöra. Detta är aktuellt endast om du har skapat organisationer under Administration > Organisationer. Via sin organisation kommer användaren att få tillgång till de mallar, enkäter, rapporter och respondenter som är kopplade till organisationen. Efter att ha klickat i cellen kan du med pilen välja bland de värden som är tillåtna: Om fältet Organisation (kolumn N) lämnas blankt, eller om ett ogiltigt värde angetts, kommer användaren att importeras till Huvudorganisation. När du ska ange tillhörighet till en organisation som ligger på en lägre nivå i organisationsstrukturen använder du tecknet > mellan nivåerna. I exemplet ovan ligger organisationen IT direkt under Huvudorganisation, och organisationen Support som en underorganisation till IT. Bilden visar det korrekta sättet att ange tillhörighet till Huvudorganisation, IT respektive Support. Du kan koppla en användare till flera organisationer. I bilden nedan ser vi samma användare som ovan, men nu med kolumnerna B-M dolda. Eftersom fältet Användarnamn lämnades tomt på rad 3 tillhör även denna användaren Anna. I exemplet kopplas hon alltså till de två organisationerna Support och Utveckling som båda är underorganisationer till organisationen IT. Organisationen Support kommer att bli användarens primära organisation eftersom den skrivs in på användarens översta rad. I varje kolumnrubrik finns en pil som du kan klicka på för att öppna en snabbmeny med sorterings- och filtreringskommandon. Du kan filtrera listan, t.ex. för att snabbt hitta en användare i listan, eller dölja eventuella tomma rader. Sorteringsfunktionen ska du inte använda om det finns användare vars uppgifter ligger på två rader, eftersom raderna då kommer att sorteras felaktigt. 253

254 Om ni har tilläggsmodulen SR-Advanced Report kan du i importfilen även koppla användaren till de respondentkategorier/underkategorier som skapats i programmet. Beroende på vilken grupp användaren tillhör, ger kopplingen olika rättigheter när det gäller de respondenter som tillhör de aktuella kategorierna. Läs mer om denna funktion, Respondentfilter, i avsnittet Redigera. Respondentkategorierna hittar du i kolumn O och framåt. På samma sätt som i kolumnerna för grupper och organisationer kan du klicka i en cell och välja med pilen bland de värden som är tillåtna: Likaså kan du koppla en användare till flera underkategorier. I bilden nedan ser vi samma användare som ovan, men nu med kolumnerna B-N dolda. Eftersom fältet Användarnamn lämnades tomt på rad 3 tillhör även denna användaren Anna. I exemplet kopplas hon alltså till de två underkategorierna Ekonomi och Sälj i respondentkategorin Avdelning. När du har gjort i ordning din importfil och sparat den, klickar du på knappen och bläddrar fram filen. Klicka på knappen Ladda upp fil och sedan på OK. Under Användare att importera listas användarna i filen med Förnamn, Efternamn, E-post, Användarnamn och Grupper. Nya användare visas med symbolen. Om användarnamnet redan finns i systemet, visas symbolen vid användaren. Om du väljer att importera en existerande användare, kommer användarens uppgifter, inklusive grupp- och organisationstillhörighet, att skrivas över med uppgifterna i filen. Genom att klicka på knappen vid en användare kan du i fönstret Redigera respondentfilter kontrollera eventuella kopplingar till respondentkategorier/underkategorier som förberetts i importfilen, och ändra vid behov. Se avsnittet Respondentfilter för mer information om hur du redigerar respondentfilter. 254

255 255 Se till att kryssrutan är markerad vid de användare du vill importera. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga användares kryssrutor. Klicka på knappen Importera markerade användare. Användarna är nu importerade till programmet. Från LDAP Detta alternativ finns bara tillgängligt för den som har tilläggsfunktionen SRLDAP. Funktionen möljiggör import av användare från en katalogtjänst. För att importen ska fungera måste nödvändiga inställningar ha gjorts under Administration > LDAP. Se detta avsnitt för mer information. 1. Välj LDAP-källa i valboxen högst upp. 2. Under rubriken Sök visas ett eller flera sökfält, beroende på inställningarna i LDAP-konfigurationen. Skriv in önskade sökargument i sökfälten. Tecknet * kan användas som ett jokertecken för att representera noll, ett eller flera valfria tecken. 3. Beroende på konfigurationsinställningarna kan också valboxarna Använd gruppering och Gruppera efter visas. Välj önskad gruppering i valboxen Använd gruppering, och markera därefter kryssrutorna vid önskade val i valboxen Gruppera efter. 4. Klicka på knappen Sök. 5. Användare som matchar sökningen listas på sidan. Användarna har någon av dessa symboler: (finns inte sedan tidigare i programmets databas), (finns redan i programmets databas). 6. Markera kryssrutan vid den eller de användare du vill importera. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga användares kryssrutor. 7. Klicka på knappen Importera markerade användare. 8. I popup-fönstret som öppnas markerar du under Grupper den eller de grupper som de importerade användarna ska tillhöra. Att arbeta med grupper är ett sätt att tilldela rättigheter till användare. På varje grupp anges nämligen vilka rättigheter som gruppens medlemmar ska ha, t.ex. vilka menyer i programmet de ska ha åtkomst till. Om du importerar användare som redan finns i databasen, har du möjlighet att bestämma att deras nuvarande grupptillhörighet att ersättas med de inställningar du gör här, genom att markera kryssrutan Uppdatera befintliga användare. 9. Under rubriken Organisationsbehörighet markerar du kryssrutan vid den eller de organisationer som de importerade användarna ska tillhöra. Detta är aktuellt endast om du har skapat organisationer under Administration > Organisationer. Via sin organisation kommer användaren att få tillgång till de mallar, enkäter, rapporter och respondenter som är kopplade till organisationen. Om du importerar användare som redan finns i databasen, har du möjlighet att bestämma att deras nuvarande organisationstillhörighet ska ersättas med de inställningar du gör här, genom att markera kryssrutan Uppdatera befintliga användare. Om LDAP-importen konfigurerats så att organisationstillhörigheten styrs av ett LDAP-attribut, finns kryssrutan Behåll LDAP-definierad organisation om sådan finns. Markera denna kryssruta om du vill att organisationstillhörigheten för de användare du importerar ska

256 256 styras av deras värde på LDAP-attributet. Om en användare saknar värde på organisationsattributet, kommer däremot denne att kopplas till den eller de organisationer som markeras i popupfönstret. 10. Klicka OK. Grupper I Survey&Report tilldelar du rättigheter till användare genom att knyta dem till en eller flera grupper. På varje grupp anges nämligen vilka rättigheter som gruppens medlemmar ska ha, t.ex. vilka menyer i programmet de ska ha åtkomst till. Under fliken Grupper administrerar du dessa användargrupper, och bestämmer vilka rättigheter varje grupp ska ha. Grupper kan också kopplas till enkäter, och gruppens medlemmar får därmed rätt att administrera enkäten. Lista Under fliken Lista hittar du befintliga grupper. De översta grupperna är s.k. systemgrupper, dvs. de finns med från början när programmet installeras. Systemgrupperna är: Administratörer Användare Intervjuare (endast för den som har tilläggsmodulen SR-Advanced Survey) Rapportläsare (endast för den som har tilläggsmodulen SRAdvanced Report) Systemgrupperna har symbolen skapat själva har symbolen, medan eventuella grupper som ni har. Lägg till grupp Klicka på knappen Lägg till grupp. Du förflyttas till fliken Redigera där du skriver in den nya gruppens namn och eventuell beskrivning, samt tilldelar användarrättigheter som ska gälla för alla medlemmar i gruppen. Här kan du också koppla användare till gruppen. Se avsnittet Redigera för mer information. Redigera grupp Klicka på en grupp i listan för att komma till redigeringsläget för gruppen. Se avsnittet Redigera för mer information.

257 257 Ta bort grupp Markera kryssrutan vid den eller de grupper du vill ta bort. Om du klickar på kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga grupper. Klicka på knappen Ta bort grupp(er) och bekräfta med OK. Systemgrupperna kan inte tas bort. Redigera När du klickar på en grupp under Lista förflyttas du till fliken Redigera användare som då får gruppens namn. Du får tillgång till de två flikarna Egenskaper och Användarrättigheter. Egenskaper Under Egenskaper kan du redigera gruppens namn, samt eventuell beskrivning. Klicka på knappen om du har flera aktiva språk i programmet och vill översätta namn respektive beskrivning. Du får då upp ett fönster med ett gränssnitt för att göra översättningen. I den vänstra halvan av fönstret väljer du språket du vill översätta från (källspråket), och i den högra det språk du vill översätta till. Klicka på knappen mellan språkfälten för att göra en automatisk översättning. Du bör givetvis kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att den automatiska översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Språk och översättningar för mer information. Spara översättningen genom att klicka OK. Maximalt antal respondenter per enkät - Om funktionen Begränsning av antal respondenter är aktiverad i systemet kan du avvika från den generella begränsningen på systemnivå för användarna i denna grupp. Om en användare är med i fler än en användargrupp, gäller den högsta gränsen. Meddelande att visa när en användare överskrider begränsningen - Utforma meddelandet som respondenten får i det ögonblick denne försöker lägga till fler respondenter till enkäten än vad som är tillåtet. Med hjälp av editorn kan du exempelvis lägga in bilder och länkar. Meddelandet kan översättas till andra språk. Användare Under rubriken Användare listas användare som redan är kopplade till gruppen. Användarna listas med förnamn, efternamn och användarnamn. Du kan sortera listan efter önskad kolumn genom att klicka på dess rubrik. Du kan också filtrera listan genom att klicka på ikonen i rubriken på önskad kolumn, och i textfältet skriva in hela eller del av den text du önskar

258 filtrera efter. Ikonen indikerar att kolumnen redan är filtrerad. Vill du ta bort filtreringen klickar du på ikonen, lägger muspekaren över textfältet, och klickar på i övre högra hörnet av fältet. Här kan du också lägga till användare till gruppen via knappen Lägg till..., eller ta bort användare genom att markera deras kryssruta och klicka på knappen Ta bort. Användarrättigheter Under rubriken Användarrättigheter kan du tilldela rättigheter på gruppnivå. Alla användare som tillhör gruppen får automatiskt dessa rättigheter. Rättigheterna är sorterade under en flik per programområde. Enkäter Tillgängliga frågetyper Rapporter Mallar Administration API användarrättigheter Rapportläsare Intervjuare Enkätguide För varje meny/funktion anger du vilken av följande inställningar som ska gälla för gruppen: Ingen: gruppen har ej tillgång till menyn/funktionen Se: gruppen har tillgång till att se menyn/funktionen Redigera: gruppen har tillgång till att redigera menyn/funktionen Neka: gruppens medlemmar har ej tillgång till menyn/funktionen, även om de tillhör andra grupper som har tillgång till den Om en användare tillhör flera grupper med olika inställningar för en meny/funktion, gäller den inställning som har högst prioritet enligt denna prioritetsordning: 1. Neka 2. Redigera 3. Se 4. Ingen Exempel 1: En användare tillhör två grupper. Den ena gruppen har inställningen Ingen på en viss meny/funktion, och den andra har inställningen Redigera. Eftersom inställningen Redigera har högre prioritet kommer användaren att ha rätt att redigera menyn/funktionen. 258

259 259 Exempel 2: En användare tillhör två grupper. Den ena gruppen har inställningen Neka på en viss meny/funktion, och den andra har inställningen Redigera. Eftersom inställningen Neka har högre prioritet kommer användaren inte att ha tillgång till menyn/funktionen. De sammanlagda rättigheter en användare har, hämtas alltså från alla de grupper som han/hon är medlem i. Ni kan därför konfigurera systemgruppen Användare med de rättigheter som ni vill att alla användare ska ha som grundrättigheter, och låta alla användare tillhöra denna grupp, och därutöver skapa egna grupper för att ge utvalda användare tillgång till specifika menyer/funktioner. I dessa gruppers inställningar väljer ni inställningen Redigera på de menyer/funktioner som ni vill ge gruppens medlemmar tillgång till. På övriga funktioner kan ni låta inställningen Ingen vara vald, eftersom användarna redan har grundrättigheterna i egenskap av medlemmar i systemgruppen Användare. På så sätt kan ni använda grupperna ni skapar själva för att ge utvalda användare extra rättigheter, utöver de rättigheter de har som medlemmar i gruppen Användare. Relaterade rättigheter Mellan vissa användarrättigheter finns en inbördes relation. Det kan innebära att en användare, för att få tillgång till en viss meny/funktion, måste ha en eller flera andra rättigheter. Exempel: För att en användare ska ha rätt att skapa frågor på en enkät måste han/hon tillhöra en grupp som har inställningen Redigera på menyn Frågor. Dock måste användaren också tillhöra en grupp som har inställningen Se på menyn Enkät och menyn Konstruktion, eftersom Frågor ligger under dessa menyer. Eftersom en användare kan få sina rättigheter från flera olika grupper, är inställningarna som man gör på en enskild grupp helt oberoende av varandra, d v s det faktum att du väljer en viss inställning för en viss meny/funktion påverkar inte automatiskt inställningen för någon annan meny/funktion. Kom därför ihåg att ge gruppen du redigerar nödvändiga rättigheter, t ex till eventuella överliggande menyer. Under de olika rubrikerna nedan kan du bland annat läsa mer om de rättigheter som har relationer till andra rättigheter. Enkäter Menyn Enkät Här ger du gruppen tillgång till menyn Enkät, och de olika menyalternativ som finns under den. Grundläggande rättighet till menyn ger du genom att välja inställningen Se på Menyn Enkät, samt på undermenyerna Konstruktion och/eller Datainsamling. Därefter preciserar du vilka delar av dessa undermenyer användargruppen ska ha läs- eller ändringsrättigheter i. Detaljerade inställningar: Under inställningen Konstruktion > Frågor kan du även reglera ifall användaren ska kunna använda ett avvikande tema på frågenivå.

260 260 Under inställningar för Konstruktion > Design bestäms om gruppen ska ha rätt att spara de inställningar som kan göras under fliken Temaisntällningar respektive Frågeinställningar när de arbetar i fönstret Redigera tema. Inställningar för Respondenter styr på vilket sätt användarna i gruppen kan lägga till nya respondenter till enkäten; från respondentdatabasen, annan enkät, e-postlista, importfil, LDAP och/eller en respondent i taget via knappen Ny respondent. OBS! För att användare ska kunna skapa enkäter krävs att de, via sina grupper, har inställningen Redigera både på rättigheten Skapa nya enkäter och på Grundläggande information. Övriga enkäträttigheter Tillgång till enkäter: Du bestämmer om gruppen ska ha tillgång till Tilldelade enkäter (de enkäter användarna kopplats till som behöriga användare) eller Alla enkäter. Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer, kommer användare som via sin grupp har rättigheten Alla enkäter endast att se de enkäter som är kopplade till hans/hennes organisation(er). Respondenthantering: Välja kolumner i respondentlistan innebär att användaren får tillgång till knappen där man väljer vilka kolumner som ska visas i respondentlistan. Rättigheten Snabbredigera respondenter ger tillgång till knappen Påbörja snabbredigering som låter användaren redigera respondenternas uppgifter direkt i respondentlistan. Enkätadministration: Lägga till behöriga användare till enkät, oavsett organisation Höja respondentbegränsning upp till eget maximum - När funktionen Begränsning av antal respondenter är aktiverad för systemet kan en användare kringgå begränsningen genom att göra en annan användare, med högre respondentgräns, till behörig användare av enkäten. Den nye användaren har då två möjligheter att hjälpa till: Alternativ 1: Den nye användaren lägger själv till de respondenter som saknas i enkäten eftersom denna användare är beviljad ett högre antal respondenter. Alternativ 2: Med rättigheten Höja respondentbegränsningen upp till eget max kan den nye användaren istället gå till sidan Enkät > Egenskaper > Behörighet och höja respondentbegränsningen för just denna enkät. Skillnaden mot alternativ 1 blir att den nye användaren med högre respondentgräns överlåter till enkätens ägare att föra in de sista respondenterna. Obegränsat antal respondenter per enkät - En användare med denna rättighet undantas alla inställningar för maximalt antal respondenter per enkät, både på systemnivå och

261 261 användargruppnivå. Eftersom en sådan användare inte har någon egen begränsning att ta hänsyn till, kan hen lägga till ett obegränsat antal respondenter till de enkäter hen är inlagd som behörig användare. (Jämför med alternativ 1 ovan.) Likaså har hen inget tak utan kan lägga en ny respondentbegränsning på enkätnivå hur högt som helst. (Jämför med alternativ 2 ovan.) Tillgängliga frågetyper Inställningarna under denna flik ger administratören möjlighet att styra tillgången till olika frågetyper för användargrupperna. Dessa inställningar fungerar i kombination med inställningarna under Administration > Inställningar > Enkät > Frågetyper där du gör en grundinställning för alla användare i systemet. Via inställningen på denna sida gör du justeringar för den aktuella användargruppen genom att lägga till ytterligare frågetyper (Se) eller ta bort frågetyper (Neka) jämfört med grundinställningen. Rapporter Menyn Rapporter På denna sida ger du gruppen tillgång till menyn Rapporter, och de olika menyalternativ som finns under den. Grundläggande rättighet till menyn ger du genom att välja inställningen Se på Menyn Rapporter. OBS! För att användare ska kunna skapa rapporter krävs att de, via sina grupper, har inställningen Redigera både på rättigheten Skapa nya rapporter och på Grundläggande information. Tillgång till rapporter Du bestämmer om gruppen ska ha tillgång till Tilldelade rapporter (de rapporter som är baserade på enkäter som användarna kopplats till som behöriga användare) eller Alla rapporter. Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer, kommer användare som via sin grupp har rättigheten Alla rapporter endast att se de rapporter som är kopplade till hans/hennes organisation(er). Mallar Menyn Mallar Från denna sida styrs användargruppens tillgång till menyn Mallar, och de olika menyalternativ som finns under den. Grundläggande rättighet till menyn ger du genom att välja inställningen Se på Menyn Mallar, samt på önskade undermenyer, dvs. Enkätmallar, Frågemallar, Rapportmallar, Enkätdesign, Rapportdesign och Publik design. Detaljerade inställningar: Enkätmallar: Inställningarna avgör om man får lägga till egna enkätmallar och/eller använda befintliga mallar samt om man har rätt att ändra befintliga mallar.

262 262 Enkätdesign: Rättigheten att ändra Enkättema tilldelas separat från rättigheten att ändra de andra tre; Sidhuvud, Sidfot och Tackmeddelande. Rapportdesign: Rättigheten att ändra Rapporttema tilldelas separat från rättigheten att ändra Sidhuvud och Sidfot. Redigera tema med "Style sheet"-editor (CSS) Rättigheten att redigera tema med "Style sheet"-editor innebär att när enkättemat ska redigeras. Det möjliggör avancerade justeringar av enkätens utseende. Administration Menyn Administration Här ger du gruppen tillgång till menyn Administration, och de olika menyalternativ som finns under den. Grundläggande rättighet till menyn ger du genom att välja inställningen Se på Menyn Administration. Detaljerade inställningar: Inställningar för Respondenter styr på vilket sätt användarna i gruppen kan lägga till nya respondenter till respondentdatabasen; från importfil, och/eller manuellt via knappen Ny respondent. Menyn E-post och utskick kan innehålla antingen en, två eller tre områden beroende på vad användarna i gruppen ska få möjlighet att redigera; Utskicksmallar, Utskicksschema och E-postkonton. Tillgång till övriga delar under Administration Vid Dokument- och bildarkiv väljer du inställningen Se om gruppen ska ha tillgång till menyn Dokument- och bildarkiv under menyn Administration. Via knapparna når användaren Dokument- och bildarkivet från olika gränssnitt i programmet. Vill du ge gruppen rätt att använda dokument- och bildarkivet när de klickar på dessa knappar räcker det att du ger tillgång till Mina filer och/eller Publika filer. Mina filer ger användaren tillgång till en personlig mapp som bara användaren själv (och superadministratörer) ser. Om användaren ska kunna ladda upp nya filer i denna mapp behöver han/hon inställningen Redigera. Publika filer är en mapp som är gemensam för alla användare. Om användaren ska kunna infoga filer från denna mapp behöver han/hon inställningen Se. Vid Importera från LDAP (endast i tilläggsmodulen SR-LDAP) bestämmer du om gruppen har rätt importera användare och respondenter från LDAP under menyn Administration.

263 263 API användarrättigheter Survey & Report har ett applickationsprogrammeringsgränssnitt (API) som kan användas av användare som blivit tilldelade denna rättighet. Genom att skriva tillägget /services/api.svc/help efter er url-adress kan ni läsa mer om de anrop som går att använda. Rapportläsare Rättigheterna under denna rubrik är främst avsedda för systemgruppen Rapportläsare (endast i tilläggsmodulen SR-Advanced Report). Som standard har denna grupp inställningen Se på alternativet Meny för rapportläsare, vilket ger användarna rätt att se de rapporter som de har blivit kopplade till som rapportläsare. På varje enskild rapport kan de också ges rätt att se respondenter kopplade till den enkät som rapporten baseras på, och även att besvara dessa respondenters enkäter. På alternativet Respondentsvar bestämmer du gruppens rätt att se och redigera svar på redan inskickade enkäter. Denna rätt gäller dock bara på rapporter där rapportläsarna getts rätten att svara åt enkätens respondenter. Denna meny ska inte kombineras med meny Rapporter (se ovan) eftersom menyn för rapportläsare automatiskt aktiverar vissa begränsningar i rapporthanteringen. Intervjuare Rättigheterna under denna rubrik är främst avsedda för systemgruppen Intervjuare (endast i tilläggsmodulen SR-Advanced Survey). Som standard har denna grupp inställningen Se på alternativet Meny för intervjuare, vilket ger dem möjlighet att svara åt respondenter på de enkäter de har blivit kopplade till som behöriga användare. På alternativet Respondentsvar bestämmer du gruppens rätt att se och redigera svar på redan inskickade enkäter. Denna meny ska inte kombineras med menyn Enkäter (se ovan) eftersom menyn för intervjuare automatiskt aktiverar vissa begränsningar i enkäthanteringen. Enkätguide Via denna flik ger du gruppen tillgång till menyn Enkätguide (endast i tilläggsmodulen SR-Evaluate) och de olika menyalternativ som finns under den. Att använda menyn Enkätguide är ett alternativ till att arbeta under de ordinarie menyerna Enkät och Rapporter. Eftersom menyn Enkätguide innehåller samma menyalternativ som menyerna Enkät och Rapporter, kommer eventuella ändringar av rättigheterna under Menyn Enkät och Menyn Rapporter att automatiskt ske även under Menyn Enkätguide, och vice versa. Detta gäller de menyalternativ under Enkätguide som är märkta med symbolen.

264 264 Ta bort grupp Vill du ta bort gruppen du redigerar klickar du på knappen Ta bort grupp. Respondenter Respondenter Här administrerar du de respondenter som har importerats till respondentdatabasen, antingen här under menyn Administration, eller direkt till en enkät. Du har möjlighet att söka fram respondenter och visa dem i en lista, se Söka respondenter nedan. Klickar du på knappen Sök utan att ange något sökargument, listas alla respondenter i respondentdatabasen. Det går dock att begränsa det maximala antalet respondenter i sökresultatet, under Administration > Respondenter > Inställningar > Övriga inställningar. Respondenterna listas med de rubriker som administratören har valt ska visas som standard. Detta anges per grupp under Administration > Respondenter > Inställningar > Gruppspecifika inställningar. Om du klickar på knappen kan du själv välja vilka kolumner som ska visas genom att markera kryssrutan vid önskade fält. Du kan sortera listan efter önskad kolumn genom att klicka på dess rubrik. Du kan också filtrera listan genom att klicka på ikonen i rubriken på önskad kolumn, och i textfältet skriva in hela eller del av den text du önskar filtrera efter. Om du t.ex. filtrerar kolumnen E-post efter kommer endast de respondenter som har en e-postadress som innehåller denna text att visas. Ikonen indikerar att kolumnen redan är filtrerad. Vill du ta bort filtreringen klickar du på ikonen, lägger i övre högra hörnet av fältet. Längst till höger finns ikonen som du klickar på för att redigera respondenten. Se avsnittet Redigera respondent för mer information. Listan med respondenter är uppdelad på flera sidor. Växla mellan sidorna med hjälp av knapparna längst ner. Olika sätt att växla sida: Klicka på önskat sidnummer Gå en sida bakåt eller framåt med knapparna Gå till första eller sista sidan i enkäten med knapparna respektive respektive

265 265 Söka respondenter Det finns möjlighet att söka efter respondenter på två olika sätt: Enkel sökning - ett enda sökfält högst upp där du kan skriva in och söka efter: - Förnamn - Efternamn - Organisation - E-post - Adress - Postnummer - Stad - Land - Telefon - Mobiltelefon Avancerad sökning - ett sökformulär där du kan använda alla fält i respondentuppgifterna i din sökning: - ID - Förnamn - Efternamn - Organisation - E-post - Adress - Postnummer - Stad - Land - Telefon - Mobiltelefon - Språk - LDAP-källa (endast i tilläggsmodulen SR-LDAP) - Handläggare (om funktionen aktiverats under Administration > Inställningar > Enkät > Allmänna inställningar) - Respondenter som har ändrat sina uppgifter - Respondentkategorier - Respondentegenskaper Gå till den avancerade sökningen genom att klicka på knappen bredvid knappen Sök. I sökfälten kan du skriva in och söka efter hela eller delar av ord. Sökningen anders ger t.ex. träff både på Anders och Andersson. Redigera respondenter Du redigerar en respondent genom att klicka på knappen till höger på respondentens rad. Se avsnittet Redigera respondent för information om hur redigeringen av respondenter går till. Se även Snabbredigering nedan.

266 266 Snabbredigering Med denna funktion gör du redigeringen direkt på raden i respondentlistan. För att visa fler kolumner i listan, och därigenom få möjlighet att redigera dem på detta sätt, klickar du på knappen de kolumner du vill visa. och markerar kryssrutan vid 1. Klicka på knappen Påbörja snabbredigering. Ikonen visas vid alla fält i listan som kan redigeras. 2. Klicka på fältet du vill redigera och gör din ändring. 3. Använd tangenterna Tab (framåt) och Shift + Tab (bakåt) för att snabbt hoppa radvis mellan fälten. Använd Enter (neråt) och Shift + Enter (uppåt) för att redigera kolumn för kolumn. Ändringarna sparas automatiskt när du lämnar fältet. 4. Klicka på knappen Avsluta snabbredigering för att lämna snabbredigeringsläget. Ta bort respondenter 1. Markera kryssrutan vid den eller de respondenter du vill ta bort från databasen. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du kryssrutan vid samtliga respondenters som kan tas bort, dvs. de respondenter som inte är kopplade till någon enkät. 2. Klicka på knappen Ta bort. 3. Bekräfta borttagningen med OK. Exportera listan För att exportera listan med de respondenter som du har sökt fram, klickar du på knappen Exportera. Listan exporteras till en Excel-fil. Lägg till respondenter När du arbetar med en enkät under Datainsamling kan du importera respondenter direkt till enkäten. Här i administrationen kan du importera respondenter till programmets respondentdatabas, utan att koppla dem till en viss enkät. De importerade respondenterna kan du sedan koppla till enkäter via Lägg till respondenter... > Från respondentdatabas under Datainsamling > Respondenter. När du klickar på knappen Lägg till respondenter... öppnas ett popup-fönster där du kan lägga till respondenter på tre olika sätt: Via knappen Ny respondent Via fliken Från fil - importera respondenter via en fil Via fliken Från LDAP - importera respondenter från en katalogtjänst. Kräver tilläggsmodulen SR-LDAP. Se respektive avsnitt för mer information.

267 267 Ny respondent Använd denna metod för att lägga till enstaka respondenter till respondentdatabasen. Ska du lägga till ett större antal nya respondenter använder du istället något av de andra sätten. 1. Klicka på knappen Ny respondent. 2. Fyll i personlig data om respondenten. Minst ett av fälten Förnamn, Efternamn eller E-post måste fyllas i. 3. Ange också värden för önskade respondentkategorier och respondentegenskaper. 4. Välj vilken typ av respondent inloggningen gäller. Följande två alternativ finns: Respondent - Varje respondent skickar in en besvarad enkät. Flersvarsrespondent - detta alternativ passar i följande situationer: En respondent ska besvara samma enkät vid olika tillfällen Inloggningen används av fler personer som skickar in varsitt svar 5. Om alternativet Flersvarsrespondent är valt, anges också en maxgräns för antalet svar som kan lämnas per enkät. (Vid import av respondenter från fil är det bara denna uppgift som matas in. De respondenter som inte är av typen flersvarsrespondent ska ha 1 som maxvärde.) Flervalsrespondentens kopplingar till respondentkategorier och egenskaper följer med alla inskickade svar. Detta gör det fortfarande möjligt att filtrera svarsmaterialet. En flervalsrespondent kan inte spara enkäten för att fylla i resten av svaren senare. Hela enkäten måste besvaras vid samma tillfälle. 6. Under rubriken Inloggningsuppgifter kan du klicka på knappen Hantera inloggning om du vill bestämma vilket användarnamn och lösenord respondenten ska ha. Se Hantera inloggning under Redigera respondent för mer information. Detta steg kan hoppas över, och respondenten tilldelas då användarnamn och lösenord som genereras av programmet. 7. Klicka på Spara. Respondenten är nu sparad i respondentdatabasen. 8. Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer kan du under rubriken Organisationsbehörighet bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till respondenten, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation.

268 268 Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella överliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli valda. Symbolen till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till respondenten, medan övriga organisationer har symbolen. Från fil Detta är ett bekvämt sätt att snabbt importera nya respondenter till respondentdatabasen. Importen sker via en fil som har något av följande filformat: Text (.txt) Text (.tab) Text (.csv) Excel (.xls) Excel (.xlsx) Under rubriken Exempelfiler hittar du följande exempelfiler: import.txt import.tab import.csv import.xls import.xls (inkl. kategorier och språkkoder) - innehåller information om giltiga värden för respondentkategorier och språk import.xlsx (med flerval av kategorier) - OBS! har speciella egenskaper, vilka beskrivs nedan under rubriken Flerval av underkategorier Filerna innehåller en rubrikrad med de tillgängliga fälten i respondentuppgifterna, samt de respondentkategorier som är aktiva i programmet. Om du vill kan du utgå från en exempelfil när du gör i ordning din importfil. Radera då de exempelpersoner som finns där och fyll på med dina respondenter. Rubrikraden ska du behålla eftersom den översta raden i filen kommer att betraktas just som en rubrikrad, och därför inte importeras. Låt rubrikerna behålla sina namn, eftersom programmet då automatiskt kommer att kunna matcha kolumnerna mot motsvarande fält i programmet. Du kan givetvis också skapa din egen importfil, utan att utgå från en exempelfil. Du kanske har dina respondenter i någon form av register som du kan exportera till en Excel-fil. I så fall strukturerar du denna fil så att den har en rubrikrad. Du bestämmer själv vilka kolumner som ska finnas i filen. Du måste dock se till att importfilen innehåller kolumner för de fält i respondentuppgifterna som administratören har definierat som nyckelfält. Nyckelfälten är de fält i respondentuppgifterna som gör en respondent unik, dvs. två respondenter kan inte ha identiska värden på dessa fält. Därför måste importfilen innehålla kolumner som kan matchas mot dessa fält. Det har ingen betydelse i vilken ordning kolumnerna kommer. Vid importen kommer du att manuellt kunna matcha kolumnerna i importfilen mot fälten i programmet, men om du vill att matchningen ska ske automatiskt ser du till att kolumnrubrikerna har exakt samma namn som

269 269 motsvarande fält i programmet. Som exempel kommer en kolumn med rubriken E-post att matchas mot fältet E-post, medan en kolumn med rubriken E-postadress inte matchas automatiskt. Respondentkategorier Även information om vilken/vilka respondentkategorier respondenten ska tillhöra kan anges i importfilen. På en respondentkategori kan flerval vara tillåtet, dvs. en respondent kan tillhöra flera av dess underkategorier. Det är också möjligt att skapa respondentkategorier med underkategorier i flera nivåer i en hierarkisk struktur. Om du endast har respondentkategorier med enval, och med underkategorier i endast en nivå, kan du skapa din egen importfil eller utgå från någon av de fem första exempelfilerna, på det sätt som beskrivs ovan. Om du däremot vill importera respondenter som ska tillhöra mer än en underkategori på samma respondentkategori (respondentkategorier med flerval, och/eller respondentkategorier med underkategorier i flera nivåer) måste du använda den sista exempelfilen, import.xlsx (med flerval av kategorier). Se avsnittet Flerval av underkategorier nedan. Flerval av underkategorier Klicka på länken import.xlsx (med flerval av kategorier) under Exempelfiler och öppna filen. Observera att kolumnrubrikernas ordning inte får ändras när du använder denna fil för att göra importen. Skriv eller klistra in respondenternas uppgifter i filen. För varje respondent måste minst en av kolumnerna Förnamn, Efternamn eller E-post fyllas i. Respondentkategorierna hittar du i kolumn O och framåt. Efter att ha klickat i en cell kan du med pilen välja bland de värden som är tillåtna: I celler som har ett ogiltigt värde kommer en symbol att visas: Om en respondentkategori har underkategorier i flera nivåer, har varje nivå en egen kolumn. I exemplet nedan har respondentkategorin Avdelning underkategorier i två nivåer. På första nivån har underkategorin Försäljning valts och på andra nivån underkategorin Svenska marknaden: Om en respondentkategori tillåter flerval kan du i filen koppla en respondent till flera av dess underkategorier. I exemplet nedan skrivs respondenten Anna in på rad 2 (kolumn F-N har dolts). Genom att lämna de fem

270 270 nyckelfälten Förnamn, Efternamn, Organisation, E-post och Språk tomma på rad 3, eller genom att på denna rad ange identiska uppgifter i nyckelfälten som på raden ovanför, talar du om att även denna rad tillhör Anna. På så sätt kan hon kopplas både till underkategorin Försäljning (rad 2) och Ekonomi (rad 3) i respondentkategorin Avdelning. Observera dock att Annas övriga uppgifter (kolumn A-N) anges på rad 2 i exemplet. I varje kolumnrubrik finns en pil som du kan klicka på för att öppna en snabbmeny med sorterings- och filtreringskommandon. Du kan filtrera listan, t.ex. för att snabbt hitta en respondent i listan, eller dölja eventuella tomma rader. Sorteringsfunktionen ska du inte använda om det finns respondenter vars uppgifter ligger på flera rader, eftersom raderna då kommer att sorteras felaktigt. När du gjort i ordning importfilen sparar du den. Läs mer nedan om hur du laddar upp filen och importerar respondenterna. Detta sker via en guide med de tre stegen Ladda upp fil, Förhandsgranska och Importera respondenter. Ladda upp fil 1. Gör i ordning importfilen enligt ovan och spara den på din dator. 2. Klicka på och bläddra fram filen. 3. Klicka på knappen Ladda upp fil och fortsätt. Du går då vidare till nästa steg: Förhandsgranska. Förhandsgranska Har du laddat upp en Excel-fil som innehåller flera kalkylblad, väljer du i valboxen Valt kalkylblad det kalkylblad som innehåller dina respondenter. På sidan visas en förhandsgranskning av filens respondenter. Om antalet respondenter i listan överstiger det antal som får plats på sidan, kommer de att delas upp på flera sidor. Växla mellan sidorna med hjälp av knapparna längst ner. Ovanför listan visas eventuella varningar och felmeddelanden om följande: Fel: Ett eller flera nyckelfält i programmet är ej matchade - måste åtgärdas Varning: En eller flera kolumner i filen är ej matchade - om det inte åtgärdas kommer inte kolumnens innehåll att importeras Varning: Filen innehåller en eller flera ogiltiga e-postadresser - om det inte åtgärdas kommer du inte att kunna skicka e-post till respondenten

271 Varning: Filen innehåller en eller flera ogiltiga språkkoder - om det inte åtgärdas kommer respondenten att sakna angivet språk, och få enkäten på dess standardspråk Varning: Filen innehåller fler tecken i någon kolumn än vad det matchande fältet tillåter - om det inte åtgärdas kommer innehållet att förkortas till det högsta tillåtna antalet tecken (se nedan) Varning: Filen innehåller en eller flera dubbletter, dvs. respondenter med identiska uppgifter i nyckelfälten - endast en av dessa respondenter kommer att importeras Felmeddelandet om att nyckelfält ej har har matchats måste du åtgärda genom att klicka på knappen Matcha fält för import, innan du kan gå vidare genom att klicka Nästa. Nyckelfälten är de fält i respondentuppgifterna som gör en respondent unik, dvs. två respondenter kan inte ha identiska värden på dessa fält. Se avsnittet Matcha fält för import nedan för information om hur matchningen går till. Varningsmeddelandena talar om att det finns saker som du bör åtgärda innan du går vidare. Det är dock möjligt att ignorera varningarna och gå vidare genom att klicka Nästa. När det gäller begränsningen för hur många tecken fälten i respondentuppgifterna kan innehålla, gäller följande: 16 tecken - Postnummer 64 tecken - Användarnamn, Lösenord, Telefon och Mobiltelefon 128 tecken - E-post, Stad, Land och Domän 255 tecken - Förnamn, Efternamn, Organisation och Adress Om importen innehåller fler tecken än så för något fält, kommer innehållet att förkortas till det högsta tillåtna antalet tecken. vid de respondenter som har ogiltiga värden. Ikonen visas också i fältet som har ett ogiltigt värde. Vid respondenter som är dubbletter, och som alltså inte kommer att importeras, visas ikonen. Genom att klicka på ikonen i rubrikraden i kolumnen längst till vänster kan du filtrera listan så att du enbart ser de respondenter som behöver åtgärdas. Välj bland dessa alternativ: 271 Visa giltiga Visa ogiltiga Visa dubbletter För att redigera ett ogiltigt värde klickar du på respondentens rad. Ikonen visas då i varje fält. Klicka på ikonen i det fält du vill redigera, och skriv in det nya värdet. För att exkludera en respondent som du inte vill importera klickar du först på dennes rad, och sedan på ikonen i kolumnen längst till vänster. Respondenten visas då med grå, genomstruken text. Du kan inkludera respondenten igen genom att klicka på ikonen. Klicka på knappen Nästa för att gå vidare till sista steget: Importera respondenter. Om ni använder organisationer kommer du dessförinnan till ett steg där du bestämmer vilka organisationer som ska ha tillgång till respondenterna, se avsnittet Organisationsbehörighet nedan. Matcha fält för import Vid behov kan du klicka på knappen Matcha fält för import för att se till att kolumnerna i filen matchas mot rätt fält i programmet. Om kolumnerna i importfilen har exakt samma namn som motsvarande fält i programmet

272 272 kommer rätt matchning att ske automatiskt. Som exempel kommer en kolumn med rubriken E-post att matchas mot fältet E-post, medan en kolumn med rubriken E-postadress inte matchas automatiskt. I kolumnen Kolumnnamn (från filen) visas kolumnrubrikerna från importfilen till vänster, tillsammans med det fält i programmet som kolumnen för tillfället är matchad mot. Bokstaven K till vänster i fältet indikerar att fältet är en respondentkategori, medan respondentegenskaper symboliseras av bokstaven E. Vissa fält är markerade med en nyckelsymbol. Dessa är nyckelfält, vilket innebär att två respondenter inte kan ha identiska värden på samtliga dessa fält. Nyckelfälten måste alltid matchas mot en kolumn i importfilen för att importen ska kunna genomföras. Om ett fält är matchat mot fel kolumnrubrik gör du så här för att matcha det rätt: 1. Peka på fältet du vill flytta. Markören förvandlas till ett pilkors. 2. Dra fältet till rätt kolumnrubrik och släpp. Det fält som kolumnen tidigare var matchad mot ersätts och flyttas till kolumnen Tillgängliga fält för matchning. I denna kolumn visas de fält som för tillfället inte är matchade mot någon kolumn i importfilen. För att lättare upptäcka eventuella ej matchade kolumner, kan du markera kryssrutan Dölj matchade kolumner. Bekräfta matchningen genom att klicka OK. Organisationsbehörighet Detta steg är tillgängligt endast om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer. Du kan då här bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till respondenterna, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella överliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till respondenterna, medan övriga organisationer har symbolen. Importera I det avslutande steget är det dags att importera respondenterna. I listan av respondenter markerar du kryssrutan vid de respondenter du vill importera. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. Symbolen vid respondenten indikerar att denne redan finns i respondentdatabasen, dvs. det finns en respondent i databasen med identiska uppgifter vad gäller de fält som definierats som nyckelfält. Genomför du importen av denne respondent kommer den befintliga

273 273 respondenten att uppdateras med uppgifterna från importfilen. Endast fält som är matchade mot en kolumn i importfilen kommer att uppdateras. Uppdatering av inloggningsuppgifter (användarnamn och lösenord) kommer inte att ske på respondenter som är kopplade till pågående enkäter, eller som är importerade via LDAP (i tilläggsmodulen SR-LDAP). Klicka på knappen Lägg till. Respondenterna är nu importerade till respondentdatabasen. Om du vill kan du låta programmet göra ett slumpmässigt urval av respondenterna i importfilen. Klicka i så fall på knappen bredvid knappen Lägg till, och välj något av alternativen som innebär att ett slumpmässigt urval görs. Se avsnittet Slumpmässigt urval av respondenter under Datainsamling > Respondenter > Lägg till respondenter > Från respondentdatabas för mer information. Från LDAP Detta alternativ finns bara tillgängligt för den som har tilläggsmodulen SRLDAP. Funktionen möjliggör import av respondenter från en katalogtjänst. För att importen ska fungera måste nödvändiga inställningar ha gjorts under Administration > LDAP. Se detta avsnitt för mer information. 1. Välj LDAP-källa i valboxen högst upp. 2. Under rubriken Sök hittar du ett eller flera sökfält. Vilka sökfält som finns, och i vilka attribut i katalogtjänsten sökningen görs, bestäms under Administration > LDAP. Skriv in önskat sökargument. Använd tecknet * som jokertecken. Klicka på knappen Sök. 3. Användarna som matchar din sökning listas. Användarna har någon av dessa symboler: (finns inte sedan tidigare i respondentdatabasen), (finns redan i respondentdatabasen). 4. Markera kryssrutan vid den eller de respondenter du vill importera. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. 5. Klicka på knappen Importera markerade respondenter. Respondenterna är nu importerade till respondentdatabasen. Om ni har skapat organisationer under Administration > Organisationer öppnas popup-fönstret Organisationsbehörighet när du klickar på Importera markerade respondenter. Där kan du bestämma vilka organisationer som ska ha tillgång till respondenterna, genom att markera kryssrutan vid önskade organisationer. Den organisation du själv tillhör (eller den som är vald i organisationsvalboxen, om du tillhör flera organisationer) är redan markerad. För att kunna ge en organisation behörighet, måste du själv tillhöra denna organisation. Om ni har en hierarki med organisationer i flera nivåer, kommer eventuella överliggande organisationer till markerade organisationer att automatiskt bli till höger om en organisation indikerar att organisationen har tillgång till respondenten, medan övriga organisationer har symbolen.

274 Redigera respondent När du klickar på ikonen till höger på respondentens rad i respondentlistan öppnas ett popup-fönster där du kan redigera respondentens information. I popup-fönstret finns också fliken Enkäter där du kan se vilka enkäter respondenten är kopplad till, och fliken Meddelandehistorik där de e-postmeddelanden som har skickats till respondenten listas. Redigera önskad information om respondenten. Under Respondentinformation redigerar du personlig data om respondenten. ID - tilldelas automatiskt av programmet Visningsnamn - blir automatiskt Efternamn, Förnamn Förnamn Efternamn Organisation E-post Adress Postnummer Stad Land Telefon Mobiltelefon LDAP-adress - om respondenten importerats via LDAP. Kräver tilläggsfunktionen SR-LDAP Språk - välj bland aktiva respondentspråk Respondenttyp - välj bland respondent och flersvarsrespondent. Läs mer om flersvarsrespondent i avsnittet Respondenter > Lägg till respondenter. Handläggare - (om funktionen aktiverats under Administration > Inställningar > Enkät > Allmänna inställningar) - den systemanvändare som är ansvarig för respondenten. Markeras kryssrutan Respondenten är dold är det enbart handläggaren samt administratörer som ser respondenten. De respondentkategorier som administratören skapat visas och kan redigeras under rubriken Kategorier. Respondentkategorierna används för att lägga in känd bakgrundsfakta om respondenten, och kan sedan användas i rapportdelen för att göra korstabuleringar och filtreringar. 274

275 275 För varje respondentkategori kan du välja önskad underkategori i en valbox. Om respondentkategorin består av underkategorier i flera nivåer visas under valboxen ett plustecken med en linje som utgår från valboxens undersida: Klicka på plustecknet för att visa en valbox där du väljer underkategori på nästa nivå: I exemplet nedan visas en respondentkategori som inte har underkategorier i flera nivåer, men där det är möjligt att välja flera underkategorier på samma nivå. Plustecknet har då en linje som utgår från valboxens kortsida: Klicka på plustecknet för att visa en valbox där du gör ytterligare ett val på samma nivå: Klicka på knappen för att ta bort ett valt alternativ. Respondentegenskaperna som du hittar under rubriken Egenskaper är också skapade av administratören. Respondentegenskaperna är textfält som ger möjlighet att lägga in extra information, utöver den personliga data som finns under Respondentinformation. Inloggningsuppgifterna, dvs. användarnamn och lösenord som respondenten använder för att logga in till enkäten, kan ändras. Se Hantera inloggning nedan. Hantera inloggning När du redigerar en respondent, eller lägger till en ny, kan du under Inloggningsuppgifter klicka på knappen Hantera inloggning om du vill bestämma vilket användarnamn och lösenord respondenten ska ha. Detta steg kan hoppas över, och respondenten tilldelas då användarnamn och lösenord som genereras av programmet. Vid fältet Användarnamn finns två knappar. Klicka på om du vill att programmet ska generera ett användarnamn. Har du själv skrivit ett användarnamn klickar du på

276 276 för att validera att det är giltigt, dvs. att det inte används av någon annan. Vid fältet Lösenord finns också två knappar. Klicka på för att generera ett lösenord. Du kan också skriva in ett eget lösenord. Knappen visar lösenordet i klartext, vilket kan vara användbart i de fall du vill distribuera inloggningsuppgifterna på annat sätt än genom e-post från programmet. Fältet Domän är tillgängligt för den som har tilläggsfunktionen SR-LDAP. Detta fält fylls i automatiskt när en respondent importeras via LDAP. Respondentattribut Här administrerar du Respondentegenskaper och Respondentkategorier. De enkätspecifika respondentkategorierna hanteras under en egen flik. Respondentegenskaper När du lägger upp en respondent har du möjlighet att fylla i information i ett antal fasta fält, t.ex. Stad och Telefon. När du vill söka fram en respondent kan du använda dessa fält som sökargument. Du kan även välja att visa önskade fält i träfflistan, och sortera listan efter dem. Om du har behov av att ange ytterligare information om respondenterna kan du utöka antalet fält i respondentuppgifterna genom att skapa respondentegenskaper. Dessa respondentegenskaper är textfält som kan användas på samma sätt som de övriga fälten, dvs. för att söka fram eller sortera respondenter. OBS! Respondentegenskaperna kan däremot inte användas som bakgrundsvariabler i rapportdelen. För detta ändamål använder du istället Respondentkategorier. Se detta avsnitt för mer information. Skapa respondentegenskap 1. Klicka på knappen Lägg till egenskap Ange namn på alla språk som är aktiva i programmet. 3. Spara. Ändra namn 1. Klicka på namnet på den respondentegenskap du vill ändra namnet på. 2. Ändra namnet på önskade, aktiva språk. 3. Spara.

277 Ändra presentationsordning I respondentuppgifterna visas respondentegenskaperna som textfält under rubriken Egenskaper. De presenteras i samma ordning som de visas här i administrationen. För att ändra presentationsordning lägger du markören över symbolen vid en respondentegenskap, drar den till dess nya plats och släpper. Bekräfta den nya ordningen genom att klicka på knappen Spara sorteringsordning. Ta bort respondentegenskap 1. Klicka på knappen. 2. Bekräfta borttagningen med OK. Respondentkategorier Ibland känner man till fakta om respondenterna som man vill använda som bakgrundsvariabler i rapportdelen. För att slippa fråga om sådan, redan känd, information i enkäterna, kan du här definiera respondentkategorier, med tillhörande underkategorier. Som exempel kan respondentkategorin Kön med underkategorierna Man och Kvinna skapas. I varje respondents uppgifter anges sedan korrekt värde för de olika respondentkategorierna. När du skapar en enkät anger du under Grundläggande information vilka respondentkategorier du vill ha med på enkäten. I rapportdelen kan respondentkategorierna presenteras och användas på samma sätt som frågor i enkäten, t.ex. för att korstabulera frågor eller skapa delrapporter. Du kan bygga upp en hierarkisk struktur av respondentkategorier med obegränsat antal nivåer. Du kan även tillåta flerval på en respondentkategori, dvs. att en respondent kan vara kopplad till flera underkategorier. Skapa respondentkategori När du går in under fliken Kategorier ser du en kolumn till vänster med eventuella respondentkategorier som redan skapats. Högst upp finns ett antal knappar. 1. Klicka på knappen 2. Ange namn på alla språk som är aktiva i programmet. Klicka på Spara och stäng. 3. Klicka på den nya kategorin. Ytterligare en kolumn visas till höger om den första. 4. Klicka på knappen ovanför den andra kolumnen för att skapa den första underkategorin. 5. Ange namn på alla språk och klicka på Spara. 6. Upprepa steg 5 för att skapa övriga underkategorier. Klicka på Spara och stäng. Underkategorierna visas i den andra kolumnen. 7. Vill du skapa ytterligare en nivå med underkategorier klickar du på en kategori i den andra kolumnen, och sedan på knappen ovanför den tredje kolumnen. På så sätt kan du bygga upp en hierarkisk struktur i önskat antal nivåer. Varje nivå symboliseras av en ny kolumn. 277

278 Ändra namn 1. Klicka på den respondentkategori eller underkategori du vill ändra namnet på. 2. Klicka på knappen ovanför kolumnen. 3. Ändra namnet på önskade, aktiva språk. 4. Spara och stäng. Enval eller flerval Du kan tillåta flerval på en respondentkategori, dvs. att en respondent kan vara kopplad till flera underkategorier. Om respondentkategorin har underkategorier i flera nivåer kommer flerval att vara möjligt på alla nivåer. I kolumnen längst till vänster visar symbolen vid kategorinamnet om enval eller flerval är tillåtet för respondentkategorin: Enval (standard när en ny kategori skapas) Flerval När du klickar på en respondentkategori kan du ändra inställningen genom att klicka på någon av dessa knappar ovanför kolumnen: Tillåt flerval Endast enval Ändra presentationsordning Du kan påverka i vilken ordning respondentkategorierna/underkategorierna visas i programmet, t.ex. i det fönster där du väljer att koppla dem till en enkät. För att ändra presentationsordning lägger du markören över en kategori, drar den till dess nya plats och släpper. Bekräfta den nya ordningen genom att klicka på knappen Spara. Ta bort/inaktivera respondentkategori Endast respondentkategorier/underkategorier som inte används på någon enkät kan tas bort. En kategori som är kopplad till en enkät visas med fetstil i listan och kan inte tas bort, men däremot inaktiveras. Det innebär att den i fortsättningen inte kommer att vara valbar att koppla till enkäter eller respondenter. Klicka på kategorin och därefter på knappen bort/inaktivera kategorin. Bekräfta med OK. ovanför kolumnen för att ta 278

279 279 Aktivera respondentkategori En respondentkategori eller underkategori som inaktiverats kan aktiveras igen. Klicka på knappen Visa inaktiva för att se de inaktiverade kategorierna, vilka visas med grå, kursiv text. För att aktivera kategorin klickar du på den och därefter på knappen ovanför kolumnen. Enkätspecifika kategorier I avsnittet Administration > Respondenter > Repondentattribut > Kategorier kan du läsa om hur repondentkategorier skapas och används. Förutom de generella respondentkategorier du skapar där, kan du även på varje enkät skapa s.k. enkätspecifika kategorier. Dessa kategorier skapas och används på en specifik enkät, men den användare som skapat den enkätspecifika kategorin har sedan möjlighet att använda den på andra enkäter han eller hon skapar eller kopplas till. Den är däremot inte synliga för andra användare. Under fliken Enkätspecifika kategorier kan de enkätspecifika respondentkategorierna redigeras och tas bort/inaktiveras. Detta görs på samma sätt som för de generella respondentkategorierna. Se avsnittet Administration > Respondenter > Repondentattribut > Kategorier för mer information. Länkar mellan respondentkategorier Länkar mellan respondentkategorier använder du om rapporten baseras på två eller fler enkäter där respondentkategorier och eventuella underkategorier inte överensstämmer. Du behöver därför ange vilka kategorier och underkategorier som motsvarar varandra, för respektive enkät. Denna matchning kommer sedan att användas av urvalslistorna i hierarkiska rapporter. Exempel: Du har gjort en medarbetarundersökning för två år sedan och du gör samma medarbetarundersökning nu. Skillnaden är att organisationen har förändrats. I det läget behöver systemet instruktioner om på vilket sätt de olika delarna i nuvarande organisationen motsvarar de olika delarna i den gamla organisationen. De länkar mellan respondentkategorier som är definierade presenteras i en lista. På raden för varje definition finns tre ikoner: Ett litet fönster visar vilka respondentkategorier som är matchade när du sveper över ikonen med markören. dem. Klicka på denna ikon om du vill ändra matchningar eller ta bort Klicka på denna ikon om du vill ta bort definitionen av länkar.

280 280 Skapa eller redigera en kategorilänk 1. Klicka på Skapa kategorilänk i sidans nedre, högra hörn om du vill skapa en ny kategorilänk. 2. I det nyöppnade fönstret väljer du med hjälp av urvalslistorna vilka två kategorier som ska matchas. Klicka därefter OK. 3. Ge dina definierade länkar en titel och gå vidare till steg för att redigera en befintlig kategorilänk. 5. Du ser uppbyggnaden av de två respondentkategorierna i varsitt fönster. 6. Genom att klicka på knapparna framför respektive underkategori kan du expandera eller minimera de olika nivåerna i trädet av underkategorier. 7. Om det finns många underkategorier kan det löna sig att använda sökrutan ovanför respektive träd. I takt med att du skriver benämningen på underkategorin, sållas de tänkbara alternativen fram i trädet nedanför och det är betydligt enklare att hitta den underkategori du letar efter. 8. Om en underkategori i hierarkiträdet (till vänster eller till höger) har en matchning angiven, markeras detta med en grön bock. 9. Om fönstret innehåller fel respondentkategorier kan du byta ut den ena eller bägge respondentkategorier genom att klicka på knappen Ändra kategorier... i fönstrets nedre, vänstra hörn. Du kommer då tillbaka till steg Klicka OK för att spara när du är färdig med redigeringen av kategorilänkarna och vill lämna fönstret. Lägg till en länk När du väljer vilka underkategorier från respektive respondentkategori som ska matcha varandra, spelar det inte någon roll i vilken ordning du jobbar; om du utgår från det vänstra trädet för att markera länkar i det högra eller vice versa. 1. Klicka på eller strax till vänster om en underkategori i något av träden. Den markeras då med ett grönt fält. 2. Klicka på ikonen till höger om det gröna fältet, om du vill göra en sökning i det andra trädet. till höger om sökfältet (ovanför det andra trädet) för att avsluta sökningen. 3. (som skiftar till när du närmar markören) för motsvarande underkategori i det andra trädet för att lägga in matchningen. De bägge matchade underkategorierna är nu markerade med en grön bock.

281 281 Lägg märke till att två eller fler underkategorier i den ena respondentkategorin kan matchas mot samma underkategori i den andra respondentkategorin. Exempelvis kan, om huvudkategorin är ett företag, en av företagets avdelningar ha blivit delad till två separata avdelningar vid nästa undersökning. Ett annat scenario kan vara att två avdelningar har blivit sammanslagna. Kontrollera eller ta bort en länk 1. Klicka på en underkategori med grön bock. Den markeras då med ett grönt fält. 2. Klicka på ikonen till höger om det gröna fältet för att se de motsvarande underkategorierna i det andra trädet, enligt gjord matchning. 3. De motsvarande underkategorierna i det andra trädet markeras också med gröna fält. Klicka på ikonen för den eller de länkar du vill ta bort. Inställningar Gruppspecifika inställningar Här gör du inställningar per användargrupp vad gäller vilka fält som ska visas som standard i respondentlistan, samt om snabbredigering ska vara tillåten. Välj först i valboxen högst upp vilken användargrupp du vill göra inställningar för. Därunder listas de olika fälten i respondentuppgifterna under rubrikerna Grundinformation, Egenskaper och Kategorier. Markera i kolumnen Visa som standard vilka fält du vill ska visas i respondentlistan. Den inställning du gör avgör alltså utgångsläget. Användaren kommer dock att själv kunna välja vilka fält som ska visas i respondentlistan genom att klicka på knappen. I den högra kolumnen, Tillåt snabbredigering, bestämmer du vilka av fälten som ska vara möjliga att redigera via snabbredigeringsfunktionen i respondentlistan. Har funktionen Respondenthandläggare aktiverats är det bara den användare som är handläggare för en respondent som får redigera respondenten, men genom att markera kryssrutan Möjliggör snabbredigering av alla respondenter, oavsett handläggare (angivna fält) kan du se till att alla som tillhör den valda användargruppen har rätt att redigera vissa fält via snabbredigeringsfunktionen, även på respondenter som de inte är handläggare för.

282 282 Övriga inställningar Nyckelfält för respondenter Här bestämmer du vilka fält i respondentuppgifterna som ska betraktas som nyckelfält. Nyckelfälten är de fält som gör en respondent unik, dvs. två respondenter kan inte ha identiska värden på dessa fält. Följande fält kan användas som nyckelfält: Förnamn Efternamn Organisation E-post Språk Se till att kryssrutan är markerad vid önskade fält och klicka Spara. Om ni har använt programmet en tid, och sedan ändrar inställningen till ett färre antal nyckelfält, kan det hända att några befintliga respondenter efter ändringen kommer att ha identiska värden på de fält som nu fungerar som nyckelfält. Du får då en varning om detta, och uppmanas att slå ihop dessa dubbletter under fliken Hantera respondenter. Övriga inställningar Om det finns väldigt många respondenter inlagda kan det innebära att det tar lång tid innan hela respondentlistan hunnit laddas när en sökning görs. Därför finns det möjlighet att här ange det maximala antalet respondenter som ska visas i sökresultatet. Som standard är begränsningen satt till respondenter. Om du vill att hela sökresultatet ska visas anger du värdet 0. En användare som kopplar respondenter till en enkät får bestämma om respondenterna ska läggas till i den generella respondentdatabasen (kryssrutan Lägg till som enkätspecifika respondenter lämnas omarkerad, eller om de ska läggas till som enkätspecifika respondenter (kryssrutan markeras). Vid Lägg till respondenter bestämmer du vilken inställning som ska vara förvald när respondenter läggs till: Som enkätspecifika: Kryssrutan kommer att vara markerad som standard Till respondentdatabasen: Kryssrutan kommer inte att vara markerad som standard Vid Standardflik för 'Lägg till respondenter' bestämmer du vilken av flikarna som ska vara förvald när du öppnar fönstret Lägg till respondenter.

283 283 Hantera respondenter Ta bort respondenter Under denna flik kan du ta bort respondenter i respondentdatabasen som inte är kopplade till någon enkät. Klicka på knappen Lista respondenter som inte är kopplade till någon enkät. Vill du ta bort alla respondenterna som listas, klickar du på knappen Ta bort alla. Du kan också välja respondenter att ta bort. Se då till att kryssrutan är markerad vid de respondenter du vill ta bort, och klicka på knappen Ta bort markerade. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga respondenters kryssrutor. Hantera dubbletter Under Administration > Respondenter > Inställningar > Övriga inställningar kan du bestämma vilka fält i respondentuppgifterna som ska vara nyckelfält. Nyckelfälten är de fält som gör en respondent unik, dvs. två respondenter kan inte ha identiska värden på dessa fält. Om ni har använt programmet en tid, och sedan ändrar inställningen till ett färre antal nyckelfält, kan det hända att några befintliga respondenter efter ändringen kommer att ha identiska värden på de fält som nu fungerar som nyckelfält. Exempel: Ni hade tidigare fälten Förnamn, Efternamn, Organisation och Epost som nyckelfält. Det kunde då hända att en person lades till två eller flera gånger med identiskt förnamn, efternamn och e-postadress, men med olika värden på fältet Organisation, och därför sparades i respondentdatabasen som flera olika respondenter. För att undvika att detta ska ske i framtiden ändrar ni så att enbart Förnamn, Efternamn och E-post är nyckelfält. Dock bör ni efter ändringen också gå in under fliken Hantera dubbletter och slå ihop dubbletterna, dvs. de respondenter som har lagts till sedan tidigare med identiska värden på fälten Förnamn, Efternamn och Epost. För att slå ihop dubbletter klickar du på knappen Lista dubbletter. Varje rad i listan innehåller två eller flera dubbletter som kan slås ihop till en respondent. I kolumnen Respondent-ID ser du varje dubbletts ID-nummer. Du kan slå ihop dubbletterna för en respondent i taget genom att klicka på knappen längst till höger. Vill du slå ihop dubbletterna för flera respondenter på en gång ser du till att kryssrutan är markerad vid önskade rader och klickar på knappen Slå ihop markerade automatiskt. När du klickar på knappen till höger på en rad, visas ett gränssnitt där du slår ihop denna rads dubbletter till en respondent. I kolumnerna till vänster ser du varje dubbletts uppgifter. Näst längst till höger finns kolumnen Automatiskt som visar de uppgifter som programmet föreslår att den hopslagna respondenten ska få. Vill du använda en viss dubbletts uppgifter markerar du radioknappen bredvid ID-numret i önskad kolumnrubrik. Du kan också kombinera uppgifter från de olika dubbletterna genom att klicka på de fält som innehåller de önskade uppgifterna. De fält du valt markeras i blått. I kolumnen Resultat längst till höger ser du en sammanställning av de uppgifter som den hopslagna respondent kommer

284 284 att få. Här kan du också redigera vissa fält genom att klicka på ikonen och skriva in det nya värdet. Klicka slutligen på knappen Slå ihop respondenter för att slutföra hopslagningen. Hopslagningen går inte att genomföra i följande fall: Dubbletterna är kopplade till samma enkät En dubblett har fått e-post på en pågående enkät, men inte besvarat den E-post och utskick Mallar Här skapar du mallar för de utskick som görs under Datainsamling > Utskick via E-post och Brev. E-post Från en enkät kan e-postutskick av olika typer göras. Här skapar du mallar för de olika utskickstyperna. En mall kan innehålla ämnesrad, bifogade filer och meddelandetext. Den som gör ett utskick från en enkät får mallen att utgå från, men kan redigera innehållet. Skapa mall Välj vid Typ av utskick vilken utskickstyp du vill att mallen ska gälla för: Första utskick - utskicket går till alla respondenter. Lägger du till respondenter efter utskickstillfället, får dessa utskicket automatiskt. Påminnelse - utskicket går till alla respondenter som vid utskicksktillfället inte har besvarat enkäten. Gäller endast respondentenkäter. Alla respondenter - utskicket går till alla respondenter som vid utskickstillfället är kopplade till enkäten. Respondenter som besvarat enkäten - utskicket går till alla respondenter som vid utskicktillfället har besvarat enkäten. Gäller endast respondentenkäter. Används t.ex. om du vill tacka för medverkan. Välj vilket Språk du vill göra en mall för. Om du sedan vill göra mallar för ytterligare språk använder du lämpligen översättningsgränssnittet som du når genom att klicka på knappen Se avsnittet Översätt mall nedan. vid Ämne respektive Meddelande. Skriv vid Ämne in det som ska stå i meddelandets ämnesrad. Vill du bifoga en fil till mallen klickar du på vid Bifogade filer och hämtar filen från filarkivet. Se avsnittet Administration > Dokument- och bildarkiv för mer information om hur du laddar upp och infogar filer. För att ta bort en bifogad fil klickar du på. Under rubriken Meddelande skapar du i en editor mallens meddelandetext. Du kombinerar text du skriver själv med data som kommer att hämtas från aktuell enkät och respondent.

285 285 Enkätdata som kan infogas: Enkätens adress - länk till publik enkät eller till respondentenkäts inloggningssida Enkätnamn Startdatum och Slutdatum - enkätens publiceringsperiod Respondentdata som kan infogas: Enkätens adress med inloggning - länk till respondentenkät som för varje respondent leder direkt till enkäten med automatisk inloggning. Förnamn och Efternamn - för att göra meddelandet mer personligt. Användarnamn och Lösenord - för att göra det möjligt för respondenten att logga in via enkätens inloggningssida. E-post - respondentens e-postadress. Infogad data symboliseras i editorn av bildikoner. Såväl infogad data som text du skrivit själv kan markeras, och formateras med editorns formateringsknappar. I editorn finns också knappar för att infoga bilder och länkar. Istället för att infoga länken genom att klicka på Enkätens adress med inloggning, kan du låta ett ord i texten utgöra länken. Om du t.ex. vill skriva: "Klicka här för att besvara enkäten", gör du så här för att ordet "här" ska leda direkt till enkäten med automatisk inloggning: 1. Markera ordet "här" 2. Klicka på för att öppna länkhanteraren 3. Skriv *url* i fältet Adress. Vill du att länken ska leda till enkätens inloggningssida utan automatisk inloggning skriver du *urlnologin*. 4. Klicka OK När du är klar med meddelandet klickar du på Spara. Översätt mall För att underlätta utskick i flerspråkiga enkäter kan du förbereda mallar för alla språk som markerats som aktiva under Administration > Språk och översättningar > Inställningar > Enkätspråk. För varje språk och utskickstyp kan du skapa en mall med språkspecifik ämnesrad, meddelandetext och bifogade filer. Skapa först en mall för ett av språken, se Skapa mall ovan. När du sedan vill skapa en mall för ytterligare ett språk kan du använda knappen som finns dels vid Ämne, dels vid Meddelande. Du får då upp ett fönster med ett gränssnitt för att översätta ämnesraden respektive meddelandetexten. I den vänstra halvan av fönstret väljer du språket du vill översätta från (källspråket), och i den högra det språk du vill översätta till. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten. Om du använder denna när du översätter meddelandetexten kommer enkät- och respondentdata som infogats i källspråkets meddelande att även infogas i det översatta meddelandet. När det gäller text som du har skrivit själv bör du givetvis kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas

286 286 in. Se avsnittet Språk och översättningar för mer information. Spara översättningen genom att klicka OK. Brev Med tilläggsmodulen SR-Advanced Survey finns under Datainsamling > Utskick möjlighet att skriva ut brev till respondenterna, avsedda att skickas med vanlig post. Här skapar du den mall som ligger till grund för breven. Den som gör utskrift av brev från en enkät får mallen att utgå från, men kan redigera innehållet. Skapa mall Börja med att välja vilket Språk du vill göra en mall för. Brevets innehåll skapar du i en editor där du kombinerar text du skriver själv med data som kommer att hämtas från aktuell enkät och respondent. Enkätdata som kan infogas: Enkätens adress - länk till publik enkät eller till respondentenkäts inloggningssida Enkätnamn Startdatum och Slutdatum - enkätens publiceringsperiod Respondentdata som kan infogas: Enkätens adress med inloggning - länk till respondentenkät som för varje respondent leder direkt till enkäten med automatisk inloggning. Förnamn och Efternamn - för att göra meddelandet mer personligt. Användarnamn och Lösenord - för att göra det möjligt för respondenten att logga in via enkätens inloggningssida. E-post - respondentens e-postadress. Infogad data symboliseras i editorn av bildikoner. Såväl infogad data som text du skrivit själv kan markeras, och formateras med editorns formateringsknappar. I editorn finns också knappar för att infoga bilder och länkar. När du är klar klickar du på Spara. Systemmallar När du använder programmets automatiserade funktioner kan du också lägga till att meddelanden ska skickas vid olika tillfällen under processen. Sådana meddelanden kan skickas till följande: enkätens ägare (eventuellt även användare) med information om att enkäten är stängd respondenten som bekräftelse på att dennes svar är mottagna enkätens ägare och/eller användare med information om att rapporten är skapad enkätens ägare och/eller användare med information om att rapporten är publicerad

287 287 Fliken Systemmallar fungerar som ett arkiv för dessa olika meddelanden. Du skapar och hanterar dem på denna sida för att sedan bestämma vilka du vill använda vid skapandet av respektive enkätmall eller enkät. Skapa ny systemmall 1. Under rubriken Typ av mall väljer du vid vilket tillfälle meddelandet ska användas. 2. Klicka på ikonen för att lägga till en ny mall. 3. kan du lägga till aktuell enkäts namn, mottagarens för- och efternamn samt enkätkategori i ämnesraden. 4. Utforma sedan meddelandet i den större editorn. Använd taggar från verktygsmenyn för att lägga in den aktuella enkätens adress, enkätnamn, startdatum och slutdatum. 5. Klicka på fliken Behörighet för att markera vilka organisationer inom programmet som ska ha tillgång till mallen. 6. Klicka på Spara. Om du inte vill göra några ändringar klickar du på Tillbaka. Redigera en systemmall 1. Mallarna är sorterade under flikar beroende på vid vilket tillfälle de används. Klicka på aktuell flik. 2. Till höger hittar du en lista på de mallar som finns inlagda under vald flik. Klicka på den mall som du vill redigera. 3. Läs mer om systemmallar i avsnittet Skapa ny systemmall steg 3 6. Ta bort en systemmall 1. Mallarna är sorterade under flikar beroende på vid vilket tillfälle de används. Klicka på aktuell flik. 2. Till höger hittar du en lista på de mallar som finns inlagda under vald flik. Klicka på den mall som du vill ta bort. 3. Klicka på knappen Ta bort i sidans nedre högra hörn.

288 288 Utskicksschema Om ett utskicksschema förbereds under denna meny, kommer schemats utskick att skapas automatiskt när en enkät skapas. Utskicken kommer att listas under Datainsamling > Utskick > Skicka e-post > Lista, och måste där bekräftas för att de ska skickas. Skapa nytt utskick Klicka på knappen Nytt utskick. Knappen finns längst ner under fliken Lista. Välj utskickstyp bland följande: Första utskick: Utskicket går till alla respondenter. Lägger du till respondenter efter att utskicket gjorts, får dessa utskicket automatiskt. Påminnelse: Utskicket går till alla respondenter som vid utskickstillfället inte har skickat in enkäten. Gäller endast respondentenkäter. Alla respondenter - Utskicket går till alla respondenter Respondenter som har svarat: Utskicket går till alla respondenter som vid utskickstillfället har skickat in enkäten. Används t.ex. om du vill tacka för medverkan. Gäller endast respondentenkäter. Gör inställningar för utskicket och klicka Spara. Se avsnittet Redigera utskick nedan för mer information. Fliken Lista Under fliken Lista ser du eventuella utskick som redan är skapade i utskicksschemat. De listas med dessa rubriker: Status: Symbolen indikerar att ett Skicka-datum är angivet. Symbolen indikerar att Skicka-datum saknas. Typ av utskick Datum: Antal dagar efter att en enkät publiceras, och vid vilken tidpunkt, utskicket kommer att skickas. Ämne Till höger på raden finns knappen kopia av utskicket. som du klickar på för att skapa en Redigera utskick När du skapar ett nytt utskick, eller klickar på ett befintligt under fliken Lista, flyttas du till nästa flik där du kan redigera utskicket. Inställningarna du gör för ett utskick när du administrerar ett utskicksschema är (med ett undantag) samma som du gör för ett utskick på en enkät. Se Datainsamling > Utskick > Skicka e-post > Redigera utskick för mer information. Det enda som skiljer är inställningen för Skicka-datum som som här baseras på enkätens publiceringsdatum. Ange i fältet vid Skickadatum antal dagar efter enkätens publicering som utskicket ska skickas. Vill du att det ska skickas samma dag som enkäten publiceras anger du 0.

289 289 E-postkonton Här gör du de inställningar som behövs för att e-post från och till Survey&Report ska fungera. Du kan skapa flera konton och vid varje utskickstillfälle avgöra vilket konto du vill använda. I valboxen högst upp kan du välja bland upplagda konton eller välja att skapa ett nytt. 1. Under Inställningar för att skicka e-post ger du e-postkontot ett namn vid Kontonamn. 2. Ange ett Avsändarnamn. Detta kommer att föreslås som avsändarnamn på meddelandena, men avsändarnamnet kan anges specifikt vid varje utskickstillfälle. 3. Ange vid Avsändaradress den adress som ska stå som meddelandenas avsändaradress. Även avsändaradressen kan anges specifikt vid varje utskickstillfälle. 4. Vid Svarsadress anger du en adress som svarsposten ska gå till. Lämnar du fältet tomt skickas svar till adressen i fältet ovan. Även svarsadressen kan anges specifikt vid varje utskickstillfälle. 5. Ange vid Server vilken SMTP-server som utgående post ska gå genom, vilken Port som ska användas, samt Användarnamn och Lösenord om SMTP-servern kräver detta. Du har också möjlighet att markera att kommunikationen mellan programmet och epostservern ska krypteras med SSL/TLS när e-post skickas. 6. För att programmet ska kunna ta emot meddelanden om olevererbara utskick, anger du under Inställningar för att hämta epost inställningarna för det konto du angett som avsändaradress. Börja med att ange den inkommande serverns typ av Protokoll: IMAP eller POP3. 7. Ange vid Server den POP- eller IMAP-server som inkommande epost hämtas från, vilken Port som ska användas samt Användarnamn och Lösenord för denna server. Vid SSL/TLS anger du på vilket sätt e-postservern är konfigurerad att hantera krypteringen som används vid hämtning av inkommande e-post. Är du osäker kan du välja Auto. Om servern kräver det kan du också markera kryssrutan Exakt verifikation vid Certifikat. 8. Genom att markera kryssrutan Ta bort hämtade epostmeddelanden ser du till att meddelanden tas bort från epostservern efter att de hämtats till Survey&Report. 9. Spara. Inkommande e-post Under fliken Inkommande e-post kan du se e-postmeddelanden som skickats till den eller de e-postkonton som lagts upp i programmet. Har flera e-postkonton lagts upp får du i valboxen ovanför listan välja vilket konto du vill titta på. Om en respondent svarar på ett e-postutskick som gjorts från programmet hamnar svaret under Inkommande e-post, om inte en annan svarsadress angetts i e-postkontots inställningar. När det gäller "studsande" utskick, dvs. sådana som inte kunde levereras, visas från början endast sådana som programmet inte kunnat koppla till någon viss enkät. Genom att markera kryssrutan Visa meddelanden om olevererbara utskick, redan kopplade till aktuell enkät ser du i ljusare text även de "studsar" som programmet kopplat till en enkät. De sistnämnda resulterar även i en felmarkering på aktuell enkät under Datainsamling > Utskick > Skicka e-post > Lista, och du kan

290 290 där gå in och korrigera t.ex. felaktiga mottagaradresser. Klicka på knappen Uppdatera för att se förändringar som skett sedan du gick in på sidan. Ta bort meddelande Markera kryssrutan vid det eller de meddelanden du vill ta bort. Genom att markera/avmarkera kryssrutan i rubrikraden markerar/avmarkerar du samtliga meddelanden. Klicka på knappen Ta bort. Inställningar Här gör du inställningar som gäller enkäter, rapporter och applikationen som helhet. Du som har SR-SSL hittar också inställningar för denna tilläggsmodul. Enkät Gränssnittet är här indelat i tre flikar: Allmänna inställningar, Kategorier och Sidhuvud/sidfot. Allmänna inställningar Exempelenkät Välj den enkät som ska utgöra exempelenkät i programmet. Exempelenkäten är t.ex. förvald vid Förhandsgranska när du redigerar ett tema under Mallar > Enkätteman. Inställningar Stäng enkäten automatiskt när publiceringsperioden avslutas Denna inställning görs för varje enkät under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Egenskaper. Här bestämmer du om kryssrutan ska vara markerad från början eller inte, när en ny enkät skapas. Låt anonym respondentenkät vara standard vid skapandet av ny enkät - Med denna kryssruta markerad kommer varje nyskapad enkät inledningsvis vara av typen anonym respondentenkät. Under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Egenskaper justeras ifall den ska vara något annat, en icke-anonym respondentenkät eller en publik enkät. Gör det möjligt att på enkätnivå tillåta undantag från de begränsningar som gäller för anonyma enkäter - Läs mer om strikt anonymitet under Egenskaper > Grundläggande information. Antal respondentsvar som krävs för att kunna visa resultatet - Du kan ange om det ska finnas en begränsning för hur många svar som måste ha kommit in för att det ska vara möjligt att skapa en rapport på enkäten, och även att exportera enkätsvaren från Datainsamling > Export. Inställningen görs separat för varje enkättyp: Anonym respondentenkät, Respondentenkäter och Publika enkäter. Under Enkät > Konstruktion > Avsluta

291 291 konstruktion kommer värdet som har angetts för enkättypen att vara förifyllt, men enkätkonstruktören har möjlighet att göra en specifik inställning för varje enkät. Efter att konstruktionen avslutats kan inställningen för enkäten ändras endast av administratörer, under Enkät > Datainsamling > Inställningar. Begränsning av antal respondenter per enkät - Om ni vill undvika att systemet används för att göra massutskick kan ni aktivera funktionen som begränsar antalet respondenter per enkät. Den verkliga begränsningen kommer att påverkas av systeminställningen på denna sida, Maximalt antal respondenter per enkät, men också av den begränsning som är definierad för enkätanvändarna på användargruppnivå. Användare med särskilda rättigheter kan höja begränsningen för en specifik enkät. Läs mer om dessa rättigheter under Administration > Användare > Grupper > Redigera. Maximalt antal respondenter per enkät - Inställningen används om ni tillämpar respondentbegränsning (se ovan) och i de fall som enkätens användare inte har någon begränsning angiven på användargruppsnivå. Mobil Programmet skapar automatiskt en mobilanpassad version av enkäten. Respondenter som använder en mobil enhet vid svarstillfället får som standard denna mobilversion. Vill du ändra vilken version de ska få som standard gör du den ändringen under rubriken Mobil. Med kryssrutan Tillåt byte mellan mobil- och fullversion bestämmer du också om respondenten själv kan byta mellan de två versionerna när denne ska svara. Inställningarna på denna sida gäller enkäter i allmänhet men kan justeras för den enskilda enkäten. Exportinställningar Bestäm vilket värde som ska användas vid export av data i de fall svar saknas. Du kan välja olika värde gällande saknat svar till fråga respektive underfråga. Respondentens inloggningssida I de fall där respondenten går till enkäten via en länk som saknar inloggningsuppgifter, kommer han eller hon istället till en inloggningssida där användarnamn och lösenord anges för att logga in till enkäten. Från denna sida kan respondenten också logga in till en portal där det visas länkar även till andra enkäter som är möjliga att besvara. Under rubriken Respondentens inloggningssida bestämmer du vilka enkäter som ska visas på portalsidan, Publika enkäter och/eller Respondentenkäter. När det gäller respondentenkäter ser respondenten förstås bara de enkäter som han eller hon har kopplats till.

292 292 Övriga inställningar Aktivera respondenthandläggare - Aktiveras denna funktion får du på varje respondent möjlighet att ange en handläggare, och även att markera respondenten som dold för andra än handläggaren. Detta kan vara användbart om du hanterar respondenter med känsliga personuppgifter, och vill att endast en ansvarig person ska se dem. Administratörer har alltid rätt att se alla respondenter. Användare som kopplats till en enkät kan redigera respondenternas svar på denna enkät - Inställningen ger rätt att från respondentlistan klicka in sig på enkäten och lägga till/ändra svar på en redan inskickad enkät. Tillåt filtrering av huvudrapporten - Om du markerar alternativet Ja, kommer funktionaliteten att vara tillgänglig att välja för enskilda rapporter. Publicera nya rapporter automatiskt - Inställningen gör att du inte behöver lägga tid på att publicera varje enskild rapport. I samma ögonblick som en rapport skapas, är den också tillgänglig via rapportlänken. Användares lösenord - Du kan markera att du vill ha regelbundna krav på lösenordsbyte. Ange i så fall hur ofta dessa byten ska ske. Intervjuare får hantera svar - Inställningen gäller rätten för användare med rollen Intervjuare att se respektive redigera respondenternas svar på en redan inskickad enkät. Välj bland dessa tre alternativ: Inte alls Endast se Både se och redigera Kategorier När du skapar en enkät bestämmer du vilken kategori den ska tillhöra. Indelningen i kategorier kan du sedan ha nytta av när du vill söka efter en enkät, eftersom listan i fönstret Hitta enkät kan sorteras efter kategori. Om du vill kan du bygga upp en hierarkisk struktur av enkätkategorier med obegränsat antal nivåer. Enkätkategorierna skapar du här under fliken Kategorier. Skapa kategori När du går in under fliken Kategorier ser du en kolumn till vänster med eventuella enkätkategorier som redan skapats. Högst upp finns ett antal knappar. 1. Klicka på knappen 2. Ange namn på alla språk som är aktiva i programmet. Klicka på Spara och stäng.

293 Om du vill skapa underkategorier till enkätkategorin klickar du på den nya kategorin. Ytterligare en kolumn visas till höger om den första. 4. Klicka på knappen ovanför den andra kolumnen för att skapa den första underkategorin. 5. Ange namn på alla språk och klicka på Spara. 6. Upprepa steg 5 för att skapa övriga underkategorier. Klicka på Spara och stäng. Underkategorierna visas i den andra kolumnen. 7. Vill du skapa ytterligare en nivå med underkategorier klickar du på en kategori i den andra kolumnen, och sedan på knappen ovanför den tredje kolumnen. På så sätt kan du bygga upp en hierarkisk struktur i önskat antal nivåer. Varje nivå symboliseras av en ny kolumn. Byt namn på kategori 1. Klicka på den enkätkategori eller underkategori du vill ändra namnet på. 2. Klicka på knappen ovanför kolumnen. 3. Ändra namnet på önskade, aktiva språk. 4. Spara och stäng. Ta bort/inaktivera kategori Endast kategorier som inte används på någon enkät kan tas bort. En kategori som används visas med fetstil i listan och kan inte tas bort, men däremot inaktiveras. Det innebär att den i fortsättningen inte kommer att vara möjlig att välja som kategori på enkäter. Klicka på kategorin och därefter på knappen bort/inaktivera kategorin. Bekräfta med OK. ovanför kolumnen för att ta Aktivera kategori En kategori som inaktiverats kan aktiveras igen. Klicka på knappen Visa inaktiva för att se de inaktiverade kategorierna. För att aktivera kategorin klickar du på den och därefter på knappen ovanför kolumnen. Automatisering Funktionen Automatisering innebär att programmet automatiskt kan skapa och publicera rapporter för en enkät skapad från en specifik enkätmall. Förutom att välja hur många dagar efter enkätens stängning som rapporterna ska skapas och publiceras, kan du också välja vilka meddelanden som ska skickas till berörda personer. Vill du använda automatisering i systemet, aktiveras funktionen på denna sida. 1. Bestäm om du vill att automatisering ska vara tillgängligt i systemet genom att föra knappen Automatiserat kommando till höger (aktiverad) eller vänster (inaktiverad).

294 Ange vid vilken tidpunkt på dagen som kommandot ska utföras. 3. Ange vilket E-postkonto som meddelanden i automatiseringen ska skickas ifrån. 4. Om du har gjort ändringar i automatiseringsinställningar och inte vill vänta på verkställandet tills nästa tillfälle enligt angivet klockslag, kan du använda knappen Utför kommando i sidans nedre vänstra hörn. Arkivrensning Funktionen Arkivrensning innebär att du kan låta systemet radera alla enkäter som varit arkiverade en viss tid per automatik. På samma gång som enkäten tas bort, försvinner också alla rapporter baserade på enkäten, enkätspecifika respondenter samt de respondenter i databasen som endast var kopplade till denna enkät. 1. Tillämpa den automatiska arkivrensingen genom att föra knappen Tjänst för arkivrensning till höger (aktiverad). 2. Ange vid vilken tidpunkt på dagen som tjänsten ska utföras. 3. Ange hur många dagar en enkät ska ha varit arkiverad för att rensas ut i den automatiska arkivrensningen. Applikation Med hjälp av denna meny ställer du in hur huvudmenyn och arbetsytan presenteras i programmet. Under Layout avgörs huvudmenyns placering och arbetsytans format. Under Menylänkar kan du: lägga till egna länkar under Administration och Hjälp i huvudmenyn lägga till länkar under nya flikar i huvudmenyn Layout Under denna flik kan du göra inställningar som gäller hur huvudmenyn och arbetsytan presenteras i programmet. Du kan låta inställningarna gälla antingen för dig själv eller för alla användare. Samma inställningar kan därför göras under dessa två rubriker: Mina inställningar - gäller enbart för dig själv Inställningar för hela systemet - gäller för alla användare

295 295 Inställningarna du kan göra är följande: Meny - bestäm om huvudmenyn ska visas till Vänster eller Höger Sida - bestäm om arbetsytan ska täcka hela skärmen (Fyll) eller ha Fast bredd Menylänkar Ett enkelt sätt att ge systemets användare tillgång till viktig information är att lägga in länkar till valfria sidor i huvudmenyn. Antingen lägger du länkarna under de befintliga undermenyerna Administration eller Hjälp, eller benämner du egna menyer där du sorterar in länkarna. Skapa meny Om du vill placera dina länkar under en ny meny skapar du den enligt följande: 1. Gå in på sidan Administration > Inställningar > Applikation > Menylänkar. 2. Klicka på knappen Lägg till ny meny nederst på sidan. 3. Under rubriken Ny meny benämner du menyn. 4. Via ikonen har du möjlighet att benämna menyn för olika språk. 5. Klicka på spara-ikonen för att spara menyn. 6. Du kommer nu att se den nya menyn bland de andra menyerna i listan under rubriken Huvudmeny. Du ser den även som en ny flik i huvudmenyn till vänster. Redigera meny Via sidan Administration > Inställningar > Applikation > Menylänkar kan du redigera länkar till egna sidor med information. I listan under rubriken Huvudmeny klickar du på den meny vars länkar du vill redigera. Till höger visas nu en lista över befintliga menylänkar inlagda under vald meny. Skapa menylänk 1. i listan eller genom att klicka på Lägg till ny menylänk i sidans nedersta högra hörn. Ett fönster för att redigera menylänken visas i den högra delen av sidan.

296 2. Fyll i följande information: Titel - formulera texten i länken Via ikonen övriga språk. kan du översätta texten till systemets Typ - ange hur den länkade sidan ska öppnas Öppna i samma fönster Öppna i nytt fönster Popup Länk - ange sidans adress 3. Klicka på Spara i sidans nedre högra hörn. Om du inte vill spara, klickar du på Tillbaka för att komma tillbaka till listan över befintliga menylänkar i aktuell meny. Redigera menylänk 1. Klicka på den menylänk du vill ändra. Ett fönster för att redigera menylänken visas i den högra delen av sidan. 2. Gör önskade ändringar beträffande: Titel - hur länken presenteras Med hjälp av ikonen kan du göra ändringar i översättningarna till systemets övriga språk. Typ - hur sidan öppnas Öppna i samma fönster Öppna i nytt fönster Popup Länk - sidans adress 3. Klicka på Spara i sidans nedre högra hörn. Om du inte vill spara, klickar du på Tillbaka för att komma tillbaka till listan över befintliga menylänkar i aktuell meny. Ta bort menylänk 1. Klicka på den menylänk du vill ta bort. Ett fönster för att redigera/ta bort menylänken visas i den högra delen av sidan. 2. Klicka på knappen Ta bort i sidans nedre högra hörn. 296

297 297 Ta bort meny Via sidan Administration > Inställningar > Applikation > Menylänkar har du möjlighet att ta bort egna menyer från huvudmenyn. Administration och Hjälp är dock inte möjliga att ta bort. Därför är dessa markerade med ett hänglås. 1. I listan under rubriken Huvudmeny klickar du på den meny som du vill ta bort. I högra delen av sidan listas menylänkarna under menyns benämning. 2. Klicka på ikonen bort menyn. till höger om menyns benämning för att ta SSL Denna flik visas endast om du har tilläggsmodulen SR-SSL. Denna tilläggsmodul är avsedd för dig som har tecknat hyresavtal för Survey&Report, och som vill att de som ansluter till programmet gör det via en så kallad https-anslutning. När en https-anslutning används krypteras överföringen mellan webbservern och webbläsaren med hjälp av tekniken SSL (Security Sockets Layer), vilket kan vara lämpligt t.ex. om dina enkäter innehåller konfidentiell information, eller om du hanterar känsliga personuppgifter. Inställningen kan göras både för administrationsgränssnittet och för den publika webbplats där respondenter besvarar enkäter. Du som har programmet installerat på en egen webbserver behöver inte tilläggsmodulen SR-SSL för att möjliggöra en https-anslutning. Markera vid Administrationsgränssnitt respektive Publikt gränssnitt vilka anslutningssätt som ska vara möjliga: Tillåt både http och https - det är möjligt att ansluta till programmet via både http och https Tillåt endast https - det är endast möjligt att ansluta till programmet via https Tillåt endast http - det är endast möjligt att ansluta till programmet via http Observera att en https-anslutning kräver att webbservern där programmet är installerat har ett certifikat utfärdat för aktuell domänadress. Om du har programmet installerat på en egen webbserver, och vill möjliggöra httpsanslutning, måste du alltså själv skaffa ett certifikat via en auktoriserad utfärdare. Du som har tecknat hyresavtal för Survey&Report behöver däremot inte skaffa något certifikat, eftersom programmet i det fallet ligger på Artisans server, där Artisan tillhandahåller certifikatet.

298 298 Organisationer Under denna meny kan du skapa organisationer och bygga upp en organisationsstruktur i önskat antal nivåer. Varje användare kopplas sedan till en eller flera organisationer. När du administrerar enkäter, rapporter, mallar och respondenter, kan du tilldela behörighet till önskade organisationer, och därigenom bestämma vad användarna i respektive organisation ska ha tillgång till. Från början finns det en enda organisation i programmet, kallad Huvudorganisation. Vill du inte använda organisationer som ett sätt att begränsa användarbehörigheterna, lägger du helt enkelt inte till ytterligare organisationer. Läggs organisationer till kommer emellertid organisationsfunktionerna att aktiveras. Lägga till organisation 1. Markera den organisation till vilken du vill skapa en underorganisation, genom att klicka på den. För att skapa en ny organisation på högsta nivån, markera Huvudorganisation. 2. Klicka på knappen Lägg till Skriv in namnet på den nya organisationen. 4. Klicka OK. Flytta organisation I organisationslistan kan du flytta organisationer genom dra-och-släpp. Peka på den organisation du vill flytta, håll ner musknappen, dra organisationen till önskad plats och släpp. I bilden nedan flyttas organisationen Marketing och placeras under organisationen Economy, på samma nivå: I bilden nedan flyttas organisationen Marketing och placeras som en underorganisation till organisationen Economy: Observera att när en organisation flyttas och placeras som en underorganisation till en annan organisation, påverkar det också de inblandade organisationernas behörighet till enkäter, rapporter, mallar och respondenter. Den organisation som placeras som en underorganisation, kommer att få behörighet till de mallar som den överliggande organisationen har behörighet till. Den organisation som får en ny underorganisation kommer att få behörighet till de enkäter, rapporter och respondenter som underorganisationen har behörighet till. Ta bort organisation 1. Markera den organisation du vill ta bort, genom att klicka på den. 2. Klicka på knappen Ta bort. 3. En dialogruta visas där du väljer till vilken organisation som den borttagna organisationens kopplingar ska flyttas. Det gäller de

299 299 användare, mallar, enkäter, rapporter och respondenter som är kopplade till organisationen som tas bort. Om ingen organisation väljs kommer kopplingarna att flyttas till Huvudorganisation. 4. Bekräfta genom att klicka Ja. Organisationsinformation Under rubriken Organisationsinformation visas namnet på den organisation som är markerad i organisationslistan till vänster. Genom att klicka på knappen kan du översätta namnet på de programspråk som är aktiva i systemet. Skriv in önskat namn vid varje språk, och klicka på Spara. Om ni har tilläggsmodulen SR-LDAP kan du i fältet Externt ID ange det namn som organisationen har i katalogtjänsten från vilken LDAP-importen sker, dvs. det värde som organisationen har på det attribut i katalogtjänsten som matchas mot fältet Organisation i programmet. Du behöver endast ange något här, om organisationen har ett annat namn i katalogtjänsten än det namn som den ska ha i programmet. Enkäter, användare och respondenter Längst ner på sidan visas flikarna Enkäter, Användare och Respondenter. Markera en organisation i organisationslistan och använd sedan flikarna för att se vilka användare som tillhör organisationen, samt vilka enkäter och respondenter som organisationen har behörighet till. Under varje flik finns ett sökfält och en Sök-knapp. Skriv in önskat sökargument, eller lämna sökfältet tomt för att lista alla, och klicka på knappen Sök. Du kan sortera listan efter önskad kolumn genom att klicka på dess rubrik. Du kan också filtrera listan genom att klicka på ikonen i rubriken på önskad kolumn, och i textfältet skriva in hela eller del av den text du önskar filtrera efter. Ikonen indikerar att kolumnen redan är filtrerad. Vill du ta bort filtreringen klickar du på ikonen, lägger muspekaren över textfältet, och klickar på i övre högra hörnet av fältet. Allmänt om organisationer Koppla användare till organisationer När du redigerar en befintlig användare, eller lägger till en ny, under Administration > Användare, väljer du vilken eller vilka organisationer användaren ska tillhöra. Se Administration > Användare > Redigera för mer information. Användare som tillhör flera organisationer Om du väljer att en användare ska tillhöra flera organisationer får du också ange vilken av dem som ska vara primär organisation. Användare som är kopplade till två eller fler organisationer har i programmets övre högra hörn tillgång till en valbox med symbolen. Vid inloggning kommer användarens primära organisation att vara vald i valboxen. I valboxen kan användaren välja en organisation som han/hon vill arbeta med, och kommer därefter endast att se enkäter, rapporter, mallar och respondenter kopplade till den valda organisationen.

300 300 I gränssnitt där man väljer sidhuvud, sidfot och tack-meddelanden, kommer användaren först att se de mallar som den valda organisationen har behörighet till. Genom att klicka på Visa alla kan användaren dock se och välja bland alla de mallar som hans/hennes organisationer har behörighet till. Om användaren har rätt att administrera en enkät som använder en mall för sidhuvud/sidfot/tack-meddelande som användaren inte har behörighet till, kommer denna mall att visas i grått i valboxen. Om användaren väljer en annan mall och sparar, kommer den tidigare mallen att försvinna från valboxen. Ange organisationsbehörighet Organisationsbehörighet kan anges på följande ställen i programmet. Se respektive avsnitt för mer information. Enkäter: Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Egenskaper > Behörighet Rapporter: Rapporter > Grundläggande information > Egenskaper Enkätmallar: Mallar > Enkätmallar > Konstruktion > Grundläggande information > Egenskaper > Behörighet Frågemallar: Mallar > Frågemallar > hitta den aktuella frågemallen genom att klicka på dess frågetyp > klicka på för att redigera frågemallen > fliken Behörighet Enkätteman: Mallar > Enkätdesign > Tema > fliken Behörighet Sidhuvud för enkät: Mallar > Enkätdesign > Sidhuvud > Behörighet Sidfot för enkät: Mallar > Enkätdesign > Sidfot > Behörighet Tack-meddelande: Mallar > Enkätdesign > Tack-meddelande > Behörighet Rapportteman: Mallar > Rapportdesign > Tema > fliken Behörighet Sidhuvud för rapport: Mallar > Rapportdesign > Sidhuvud > Behörighet Sidfot för rapport: Mallar > Rapportdesign > Sidfot > Behörighet Respondenter: - Enkät > Datainsamling > Respondenter > Lägg till respondenter > Ny respondent - Enkät > Datainsamling > Respondenter > Lägg till respondenter > Från fil - Enkät > Datainsamling > Respondenter > Lägg till respondenter > Från LDAP - Administration > Respondenter > Lägg till respondenter > Ny respondent - Administration > Respondenter > Lägg till respondenter > Från fil - Administration > Respondenter > Lägg till respondenter > Från LDAP

301 301 Språk och översättningar Här bestämmer du vilka program- och enkätspråk som ska vara aktiva i programmet, anger vilken översättningstjänst du vill använda, samt översätter enkät-, rapport- och hjälptexter för de enkätspråk som du aktiverat. Inställningar Programspråk Programtexterna i Survey&Report finns översatta till fem språk: engelska, franska, spanska, svenska och tyska. Under fliken Programspråk markerar du kryssrutan vid de språk som ska vara aktiva i programmet, och därmed möjliga att välja vid inloggning. Om flera språk aktiverats väljer du vilket av dem som ska vara standardspråk i programmet genom att klicka på knappen språk. vid önskat Enkätspråk När en enkät skapas kan den göras flerspråkig. Man väljer då vilka språk enkäten ska finnas på, och får möjlighet att översätta dess frågor, svarsalternativ, e-postmeddelanden m.m. Varje respondent kan därmed få enkäten på sitt språk. Vilka språk som ska vara möjliga att välja som enkätspråk anges under denna flik. Aktivera språk Markera kryssrutan vid önskade språk som visas i listan. De valda språken kommer nu att vara valbara när en ny flerspråkig enkät skapas, liksom när du skapar en ny respondent. Klickar du på knappen Lägg till språk får du möjlighet att lägga till ytterligare språk. Välj önskat språk i valboxen och klicka OK. Det valda språket läggs till i listan och markeras som aktivt. För de språk som du tänker använda i dina flerspråkiga enkäter bör du översätta Enkättexter och Hjälptexter, se dessa avsnitt för mer information. Klicka på knappen vid önskat språk för att markera det som standard. Standardspråket kommer att vara förvalt när du skapar en ny enkät eller respondent. Inaktivera och ta bort språk Du kan inaktivera ett språk genom att avmarkera dess kryssruta. Språket kommer i fortsättningen inte att vara valbart när en flerspråkig enkät skapas. Språket kommer däremot fortfarande att vara aktivt på eventuella enkäter där språket redan används. Klicka på knappen för att ta bort språket från listan. Detta är endast möjligt om språket inte används på någon enkät.

302 302 Översättningsskript När du skapar en flerspråkig enkät får du tillgång till gränssnitt där du gör översättningen av frågor, svarsalternativ, e-postmeddelanden m.m. I dessa gränssnitt finns knappen som du klickar på för att få en automatisk översättning. För att denna översättningstjänst ska fungera krävs att du här anger ett skript som tjänsten använder. Du bestämmer själv vilken översättningstjänst du vill använda, bland de som finns på marknaden. Översättning Enkättexter Under Enkätspråk aktiverar du de språk som ska vara möjliga att använda i flerspråkiga enkäter. Att använda flerspråkiga enkäter möjliggör att varje respondent får enkäten på sitt språk. Översättningen av frågor, svarsalternativ, e-posttexter m.m. till de olika språken sker på respektive enkät, men övrig text som förekommer i enkäten, t.ex. rubriker och information, översätter du här under Enkättexter. I programmet finns enkättexterna redan översatta till engelska, franska, spanska, svenska och tyska, men för övriga språk som du aktiverar måste översättningen göras. Gränssnittet är indelat i två halvor, en till vänster där du väljer språk att översätta från, och en till höger där du väljer språk att översätta till. Varje ord/fras har en egen rad, med ett fält där du skriver in översättningen. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten, dels på varje rad för att översätta aktuellt ord/fras, dels högst upp mellan språkvalboxarna för att översätta samtliga rader med ett enda klick. Givetvis bör du kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Översättningsskript för mer information. Om någon respondent har ett angivet språk som det inte finns definierade enkättexter för, kommer denne att få enkättexterna på enkätens standardspråk. Hjälptexter När respondenten besvarar enkäten kan denne klicka på knappen för att visa en hjälptext som ger en allmän information om hur enkäter besvaras. I programmet finns redan hjälptexter för engelska, franska, spanska, svenska och tyska, men för övriga språk som du aktiverar måste översättning av hjälptexten göras.

303 303 Redigera För att redigera den befintliga hjälptexten, t.ex. lägga till ytterligare information som du tycker behövs, väljer du önskat språk i valboxen högst upp. Gör sedan redigeringen i editorn och spara. Översätta Vill du översätta hjälptexten till ett nytt språk klickar du på knappen Översätt. Du får då upp ett fönster med ett översättningsgränssnitt. I den vänstra halvan av fönstret väljer du språket du vill översätta från (källspråket), och i den högra det språk du vill översätta till. Gör översättningen i editorn och klicka OK. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten. Om du använder denna när du översätter hjälptexten kommer eventuella bilder som infogats i källspråkets hjälptext att även infogas i den översatta hjälptexten. När det gäller texten bör du givetvis kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Översättningsskript för mer information. Rapporttexter Under Administration > Språk och översättningar > Inställningar > Enkätspråk aktiverar du de språk som ska vara möjliga att använda i flerspråkiga enkäter. Att använda flerspråkiga enkäter möjliggör att varje respondent får enkäten på sitt språk. När du skapar en rapport baserad på en flerspråkig enkät har du möjlighet att välja vilket av enkätens språk som ska användas i rapporten. Enkätens frågor och svarsalternativ presenteras då på det valda språket, liksom övriga texter i rapporten, t.ex. rubriker som Antal svar, Medelvärde och Summa, här kallat Rapporttexter. I programmet finns rapporttexterna redan översatta till engelska, franska, spanska, svenska och tyska, men för övriga språk som du aktiverar måste översättningen göras om du vill att även rapporttexterna ska kunna visas på dessa språk. Saknas rapporttexterna på rapportens språk kommer de istället att visas på det språk som är valt som standard. Översättningsgränssnittet är indelat i två halvor, en till vänster där du väljer språk att översätta från, och en till höger där du väljer språk att översätta till. Varje ord/fras har en egen rad, med ett fält där du skriver in översättningen. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten, dels på varje rad för att översätta aktuellt ord/fras, dels högst upp mellan språkvalboxarna för att översätta samtliga rader med ett enda klick. Givetvis bör du kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Administration > Språk och översättningar > Inställningar > Översättningsskript för mer information.

304 304 Hjälptext rapport Rapporter kan publiceras via en länk, vilken också kan distribueras via epost från programmet. Den som tittar på rapporten genom att gå in på denna länk kan i rapportvyn klicka på knappen för att visa en hjälptext som ger information om utskrift och export av rapporten, samt om olika urvalsmöjligheter för s.k. delrapporter. I programmet finns redan hjälptexter för engelska, franska, spanska, svenska och tyska. För övriga språk som du aktiverar kan du själv göra översättning av hjälptexten. Redigera För att redigera den befintliga hjälptexten, t.ex. lägga till ytterligare information som du tycker behövs, väljer du önskat språk i valboxen högst upp. Gör sedan redigeringen i editorn och spara. Översätta Vill du översätta hjälptexten till ett nytt språk klickar du på knappen Översätt. Du får då upp ett fönster med ett översättningsgränssnitt. I den vänstra halvan av fönstret väljer du språket du vill översätta från (källspråket), och i den högra det språk du vill översätta till. Gör översättningen i editorn och klicka OK. Som en hjälp när du översätter finns knappen mellan språkfälten. Om du använder denna när du översätter hjälptexten kommer eventuella bilder som infogats i källspråkets hjälptext att även infogas i den översatta hjälptexten. När det gäller texten bör du givetvis kontrollera att den översättning som föreslås är korrekt. För att översättningen ska fungera måste koppling till en översättningstjänst läggas in. Se avsnittet Administration > Språk och översättningar > Inställningar > Översättningsskript för mer information. Dokument- och bildarkiv På många ställen i programmet kan du lägga in bilder. Du kan t.ex. illustrera en fråga med en bild, eller lägga en logotyp i inledningstexten eller sidhuvudet. Du har också möjlighet att i enkäter och rapporter infoga andra typer av filer, t.ex. filmer, ljudfiler, eller dokument. Bilder som ska infogas laddas upp och sparas i Bildarkivet, medan övriga filtyper sparas i Dokumentarkivet. Filerna finns sedan tillgängliga att infoga för alla som arbetar i programmet. Du når respektive arkiv via knappar i de gränssnitt där bilder och filer är möjliga att infoga. Bildarkivet nås via knappen till dokumentarkivet. leder I menyn Administration kan du under Dokument- och bildarkiv administrera båda arkiven, dvs. det arkiv du ser där innehåller både bilder och dokument.

305 305 Mina filer och Publika filer När du går in i bildarkivet eller dokumentarkivet ser du i vänstra spalten de mappar som du har tillgång till: Mina filer och/eller Publika filer. Mina filer är en mapp som bara du själv (och superadministratörer) har tillgång till, medan Publika filer är en mapp som är gemensam för alla användare. Din tillgång till dessa mappar, och dina rättigheter för respektive mapp, bestäms av din grupptillhörighet. Du kanske t.ex. har rätt att ladda upp nya filer till mappen Mina filer, medan du i mappen Publika filer endast har rätt att använda de filer som redan finns där. Som superadministratör har du åtkomst till varje användares Mina filermapp. Du hittar dessa som undermappar till mappen Användare. Sök och lista filer Klicka på en mapp för att visa dess innehåll. Filerna listas med namn, storlek i pixlar (endast för bilder) samt filstorlek. Genom att klicka på knappen visar du filerna som ikoner. Klicka på tillbaka till listan. för att komma Du kan också söka fram en fil genom att klicka på knappen hela eller en del av filnamnet i sökfältet och klicka på fältet. Matchande träffar visas i listan.. Skriv in till höger om Infoga fil 1. Gå till önskat arkiv från det gränssnitt där du vill infoga en fil. Bildarkivet nås via knappen leder till dokumentarkivet. 2. Klicka på den mapp där filen du vill infoga ligger, alternativt sök fram den på det sätt som beskrivits ovan. 3. Markera filen genom att klicka på dess namn i listan, så att dess rad blir markerad i färg. 4. Klicka på knappen Infoga. Går du till arkivet via Administration > Dokument- och bildarkiv, saknas knappen Infoga, eftersom detta gränssnitt endast används för att administrera arkivet. Egenskaper I samband med att du infogar en fil har du möjlighet att samtidigt infoga vissa egenskaper för den. Exempel på egenskaper är: Titel-text för en bild (visas när man lägger muspekaren över bilden) Alt-text (visas istället för bilden, om webbläsarens bildvisning stängts av) Hur en länk till en PDF-fil ska öppnas (i nytt fönster eller i samma fönster) Storlek på spelaren som en film spelas upp i När du har markerat en fil som du ska infoga hittar du egenskaperna under fliken HTML i högra delen av fönstret. Ange önskade egenskaper och klicka på Infoga.