Inköp av följeforskare till lärande utvärdering av LUJ -Länsstyrelserna utvecklar jämställdhet

Transkript

1 FÖRFRÅGNINGS- UNDERLAG Datum Dnr (12) Inköp av följeforskare till lärande utvärdering av LUJ -Länsstyrelserna utvecklar jämställdhet Upphandlande enhet: Länsstyrelsen i Gotlands län Typ av upphandling: Offentlig upphandling med förenklat förfarande Anbud ska vara inlämnat till Länsstyrelsen i Gotlands län senast POSTADRESS VISBY BESÖKSADRESS Visborgsallén 4 TELEFON E-POST gotland@lansstyrelsen.se WEBBPLATS

2 2 Innehåll 1. Inledning Beställarens organisation Bakgrund och syfte Kravspecifikation Krav på leverantören Krav på konsulten Kontraktstid Rapporteringskrav Underleverantör Kommersiella villkor Pris Fakturering Betalningsvillkor Mervärdeskatt och valuta Avgifter Äganderätt och nyttjanderätt Hävning av avtal Prisavdrag Tvist Force majeure Ändringar m.m Återbetalningsskyldighet Administrativa bestämmelser Upphandlingsförfarande Anbudsmottagare Kontaktperson Anbudets giltighetstid Anbudsutformning... 10

3 3 4.6 Anbudsmärkning Anbudslämnande Anbudstid Handlingar som ska bifogas i anbudet Anbudsprövning Anbudsvärdering Avtal Förfrågningsunderlagets ska- och bör-krav Upphandlingssekretess Ändringar och tillägg Bilagor... 12

4 4 1. Inledning Upphandlande enhet: Länsstyrelsen i Gotlands län Typ av upphandling: offentlig upphandling med förenklat förfarande Referensnummer: dnr Beställarens organisation Länsstyrelsen är en statlig myndighet direkt under regeringen. Länsstyrelsen arbetar utifrån den grundläggande uppgiften att vara statens företrädare i regionerna och samordnare i de frågor som staten lagt på länsstyrelserna. Länsstyrelsen i Gotlands län har idag cirka 110 anställda och är lokaliserad i Visby. Länsstyrelserna har sedan 1994 ett uppdrag att verka för, samordna, främja och följa jämställdhet i länen Bakgrund och syfte Hösten 2012 fick länsstyrelsen i Gotlands län i uppdrag att genomföra en förstudie med förslag på hur en utvecklingssatsning för att stärka arbetet med jämställdhetsintegrering kan utformas. Förstudien innehöll fyra olika delar: en lägesbeskrivning av hur arbetet bedrivs på länsstyrelserna idag, en målgruppsanalys av vilka som bör omfattas av en utvecklingssatsning, en kartläggning av de utvecklingsbehov som finns samt en plan för hur en utvecklingssatsning kan utformas. Sammanfattningsvis visade förstudien på att det finns stora variationer i synen på och genomförandet av uppdraget. Läs mer om framkomna behov och förslag till insatser i förstudien Jämställdhet i alla län (dnr ), som finns tillgänglig på Den 25 april 2013 beslutade regeringen att ge Länsstyrelsen i Gotlands län i uppdrag att genomföra en utvecklingssatsning (Regeringsbeslut , U2013/2724/JÄM). Uppdraget ska genomföras under 2013 och En lägesrapport ska lämnas till Regeringskansliet senast 31 januari 2014 och en slutrapport senast den 1 mars Uppdraget innehåller tre delar: - samordning för ökad samverkan och samordningsvinster genom t.ex. erfarenhetsutbyte och identifiering och spridning av lärande exempel - stöd till länsstyrelsernas arbete med jämställdhetsintegrering och framtagande av länsstrategier för jämställdhetsintegrering - kompetensutveckling för de målgrupper som identifierades i förstudien. Utvecklingssatsningen kallas LUJ (Länsstyrelserna utvecklar jämställdhet) och de övergripande målen för LUJ är följande: Utvecklingssatsningen ska syfta till att skapa så goda förutsättningar som möjligt för länsstyrelserna att verka för de jämställdhetspolitiska målen och stödja aktörer i arbetet med jämställdhetsintegrering.

5 5 Länsstyrelserna ska gemensamt flytta fram positionerna för sitt arbete och vara en aktör att räkna med inom jämställdhetspolitiken. Länsstyrelserna ska ha en gemensam bild av uppdragets innebörd, dess genomförande och uppföljning. Fler än idag inom och utanför länsstyrelserna ska uppleva länsstyrelsernas uppdrag som tydligt. Alla länsstyrelser ska uppfylla den gemensamma ambitionsnivån för genomförandet av jämställdhetsuppdraget. Länsstyrelserna ska ha enats om en gemensam plan för fortsatt utvecklingsarbete. Länsstyrelserna ska ha tagit fram minst ett konkret exempel i varje län där länsstyrelserna gör skillnad för de jämställdhetspolitiska målen. Genomförandet av uppdraget organiseras enligt nedan: STYRGRUPP - Landshövding, Länsstyrelsen Gotland - Länsråd, Länsstyrelsen Gotland - Chef enheten för samhälle och kulturmiljö, Länsstyrelsen Gotland - Rektorsråd, Uppsala universitet Campus Gotland REFERENSGRUPP Representanter från: - Länsstyrelsernas länsrådsgrupp - Länsstyrelsernas Chefsforum för social hållbarhet - Länsstyrelsernas nätverk för särskilt sakkunniga i jämställdhet - Länsstyrelsernas controllernätverk - Nationella sekretariatet för genusforskning (Jämställ.nu) - Program för Hållbar Jämställdhet, Sveriges kommuner och landsting - Tillväxtverket (Jämställd regional tillväxt) SAMORDNING - samordnare - kommunikatör/administratör Enligt regeringens beslut ska länsstyrelsen säkerställa att en extern löpande uppföljning i form av lärande utvärdering görs av utvecklingssatsningen. För det söker vi nu en följeforskare. Följeforskarens uppgift är att följa genomförandet av LUJ och bidra till att det genomförs på ett ändamålsenligt sätt. Den löpande uppföljningen ska bidra till ett kontinuerligt lärande. Konsulten utgår från utvecklingssatsningens syften, målsättningar och aktivitetsplan och stödjer, genom uppföljningen, arbetet med att nå projektets mål. Följeforskarens iakttagelser ska kontinuerligt föras tillbaka till projektledningen. Följeforskningen ska ge underlag för bättre styrning och strategisk omorientering. Konsulten ska medverka på mö-

6 6 ten med den referensgrupp som finns till utvecklingssatsningen. Resultatet av utvärderingen ska redovisas i en rapport. Följeforskaren ska: löpande dokumentera hur projektet fortskrider delta vid viktiga aktiviteter och möten i projektet (i samråd med projektledaren) samarbeta med projektledaren, ge synpunkter och vara ett stöd och bollplank löpande redovisa och rapportera resultat till projektägaren kommunicera iakttagelser, erfarenheter och kunskaper skriftligt och pedagogiskt så att även andra intressenter får ta del av kunskapen om projektet. 2. Kravspecifikation 2.1 Krav på leverantören En leverantör får uteslutas från deltagande i upphandling under de förutsättningar som anges i 10 kap 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 2.2 Krav på F-skattsedel Leverantören ska vid anbudstillfället och under hela avtalsperioden inneha F- skattsedel eller motsvarande i det land där dennes verksamhet är etablerad. 2.3 Krav på konsulten Med konsulten avses den eller de personer hos anbudsgivaren som ska arbeta med uppdraget. Konsulten ska genom att ange referenser eller på annat sätt visa att nedanstående krav är uppfyllda. Konsulten ska ha dokumenterade kunskaper i jämställdhet och jämställdhetsintegrering i offentlig förvaltning. Konsult ska ha dokumenterad erfarenhet av liknade uppdrag om utvärdering Konsult ska ha dokumenterad erfarenhet av liknade uppdrag om följeforskning med fokus på lärande. Konsulten ska lämna referenser från tidigare utförda uppdrag. Konsulten ska ha koppling till ett universitet, en högskola eller ett FoUcentrum. Konsulten bör ha kunskap om förändringsarbete och implementering Konsulten bör ha en relevant akademisk utbildning. 2.4 Kontraktstid Kontraktet sträcker sig från mitten av september till med option på förlängning på max 6 månader.

7 7 2.5 Rapporteringskrav Hur arbetet fortlöper ska avrapporteras till styrgruppen för LUJ eller utvecklingssatsningens samordnare i skriftlig rapport var tredje månad. Länsstyrelsen ska då underrättas om eventuella problem i arbetet och hur arbetet fortskrider. Om länsstyrelsen vid en tredje rapportering uppmärksammar att kvalitén inte är i linje med vad som avtalats har länsstyrelsen ensidigt rätt att häva ingånget avtal. För hela uppdraget ska en slutrapport inlämnas senast Kontaktperson för rapportering är Elin Turesson, telefon , e-post: elin.turesson@lansstyrelsen.se 2.6 Underleverantör Om Uppdragstagaren önskar anlita underleverantör eller konsult för genomförande av hela eller viss del av uppdraget får detta ske först efter skriftligt godkännande från Länsstyrelsen i Gotlands län. Uppdragstagaren åtar sig att se till att villkoren i denna överenskommelse gäller även mot andra utförare vid anlitande av underleverantör/konsult. Uppdragstagaren ansvarar för likväl underleverantörs/konsults arbete som för eget arbete. 3. Kommersiella villkor 3.1 Pris Lämnat pris ska omfatta samtliga kostnader som uppkommer på grund av uppdraget, som t.ex. resor, eventuella övernattningar samt övrigt material som behövs för uppdraget. Priserna ska anges exklusive moms. Fast pris ska gälla under avtalsperioden. Uppdragstagaren ska inneha F-skattsedel och själv betala sociala avgifter. 3.2 Fakturering Fakturering sker en gång per kvartal efter att skriftlig rapport enligt 2.4 inlämnats och granskats. Specificerad faktura för utfört arbete sänds till: Länsstyrelsen i Gotlands län FE Strömsund. Ange ref: IELITUR 3.3 Betalningsvillkor Betalning sker senast 30 dagar efter att rapporter inlämnats och granskats samt faktura mottagits av Länsstyrelsen i Gotlands län. Vid försenad betalning äger leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).

8 8 3.4 Mervärdeskatt och valuta Priser ska anges i SEK exklusive mervärdeskatt. Lagstadgad mervärdeskatt tillkommer på angivna priser. 3.5 Avgifter Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller andra administrativa avgifter eller motsvarande får inte debiteras. 3.6 Äganderätt och nyttjanderätt Länsstyrelsen i Gotlands län ska ha äganderätt till materialet som leverantören upprättar. Länsstyrelsen ska även avseende dessa dokument ha sådan förfoganderätt som avses i 1 kap 2 lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och som bl.a. innebär en rätt för länsstyrelsen att utan extra ersättning förfoga över verken genom att t ex framställa exemplar av dem eller på olika sätt göra dem tillgängliga för allmänheten. 3.7 Hävning av avtal Länsstyrelsen i Gotlands län äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören inte uppfyller sina åtaganden enligt avtalet i det fall leverantören, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare under avtalsperioden blir föremål för förhållanden som anges i 10 kap 2 LOU. om företrädare för eller anställd hos leverantören under avtalstiden, och i sin roll som företrädare för eller anställd hos leverantören under avtalsperioden inte följer gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 brottsbalken (hets mot folkgrupp) och 9 (olaga diskriminering) samt diskrimineringslagen (2008:567). Länsstyrelsen kan häva avtalet om leverantören döms enligt någon av dessa lagstiftningar. 3.8 Prisavdrag Leveransförsening eller annan försening av avtalad tjänst orsakad av leverantören berättigar länsstyrelsen rätt till prisavdrag. Vite utgår för varje påbörjad vecka förseningen varar med två procent av avtalade beloppet (exkl. mervärdesskatt) dock lägst 300 SEK. Länsstyrelsen äger rätt att avräkna prisavdraget från hela det avtalade beloppet. 3.9 Tvist Tvist som rör tolkningen av avtalet ska avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt.

9 Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt avtalet om fullgörandet härav förhindras på grund av omständighet utanför partens kontroll och som parten skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten skäligen inte kunnat undvika eller övervinna Ändringar m.m. Ändringar i eller tillägg till vad som senare kan komma att avtalas ska för att vara giltiga, vara skriftliga och undertecknade av behörig företrädare för vardera part. Precisering ska därvid göras av ändrade uppgifter Återbetalningsskyldighet Länsstyrelsen har rätt att kontrollera de uppgifter som lämnats i rapportering mot bokföring och samtliga övriga handlingar som utgör underlag för rapportering. Länsstyrelsen kan kräva tillbaka utbetalda medel om: Beslut fattats på grund av oriktiga, ofullständiga eller vilseledande uppgifter av uppdragstagaren. Villkoren för erhållande av avtalad ersättning åsidosatts. 4. Administrativa bestämmelser 4.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs med tillämpning av regler för förenklat förfarande enligt 15 kap LOU. 4.2 Anbudsmottagare Anbudet skickas till: Länsstyrelsen i Gotlands län Enheten för samhälle och kulturmiljö Att: Elin Turesson Visby 4.3 Kontaktperson Vid frågor gällande upphandlingen är Elin Turesson och Kicki Scheller kontaktpersoner på Länsstyrelsen i Gotlands län. Elin Turesson, telefon: , e-post: elin.turesson@lansstyrelsen.se (ledig till ) Kicki Scheller, telefon: , e-post: kicki.scheller@lansstyrelsen.se (ledig till och med )

10 Anbudets giltighetstid Anbudet är bindande för anbudsgivaren till och med att anbudsprövningen är klar och avtal tecknats med en part. 4.5 Anbudsutformning Anbudet bör så långt som möjligt vara uppställt och redovisat i enlighet med förfrågningsunderlaget. Anbudsgivarens namn/firma, person/organisationsnummer och adress ska anges. I anbudet anges även leverantörens faxnummer och/eller e- postadress. Anbud ska i sin helhet, inklusive bilagor, vara författat på svenska språket. 4.6 Anbudsmärkning Anbudet märks: Inköp av följeforskning LUJ, dnr Anbudslämnande Anbud lämnas skriftligt i dubbla förslutna kuvert. Det inre kuvertet märks Anbud - följeforskning LUJ, dnr Anbud per fax eller via elektronisk post accepteras ej. 4.8 Anbudstid Anbud ska vara inkommet till Länsstyrelsen i Gotlands län senast För sent inkommet anbud kan inte prövas enligt LOU. 4.9 Handlingar som ska bifogas i anbudet Anbud ska innehålla följande handlingar och uppgifter: Ifylld huvudblankett (bilaga 1), undertecknad av firmatecknare eller behörig företrädare för firmatecknare Ifylld blankett Begäran om upplysningar vid offentliga handlingar, SKV Uppgifter om vem eller vilka som ska utföra uppdraget Redovisning i form av en meritförteckning av de personer som ska utföra uppdraget avseende de krav och önskemål som finns under rubriken Uppgift om referenser från minst två uppdragsgivare, referenser som omfattar de personer som ska utföra uppdraget Beskrivning av koppling till högskola, universitet och/eller FoU-centrum Beskrivning av uppdragets genomförande i en genomförandeplan inklusive pris Anbudsprövning Anbud kommer att prövas enligt följande: Prövning av anbuden sker i två på varandra följande steg:

11 11 1. Innan anbudsutvärderingen prövar länsstyrelsen om anbudet måste gallras ut och förkastas på grund av: att anbudet inte har kommit in i rätt tid att anbudsgivaren inte uppfyller de krav som ställs under punkt 2.1. att samtliga ska-krav under 2.3 inte är uppfyllda. att anbuden innehåller reservationer eller ofullständigheter som gör att anbudet kan förkastas Om anbudsgivaren och anbudet godkänns i detta steg, återstår det andra steget, anbudsvärdering, där länsstyrelsen kommer anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktig enligt värdekriterier som satts enligt punkt 4.11 Så snart tilldelningsbeslut har fattats vid anbudsprövningen underrättas samtliga anbudsgivare skriftligen Anbudsvärdering Länsstyrelsen kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till samtliga omständigheter, här angivna i prioriterad ordning: A Kompetens och erfarenhet 40 % B Genomförandeplan 30 % C Pris 30 % Inom del A och B kommer vi att beakta följande delar: A. Kompetens och erfarenhet Relevant akademisk utbildning, t.ex. statsvetenskap, sociologi, juridik, genusvetenskap Minst 2-årig högskoleutbildning inom annat ämne än ovan nämnda Kunskaper om jämställdhet och jämställdhetsintegrering i offentlig förvaltning Kunskap om förändringsarbete och implementering Tidigare utvärderingsuppdrag med fokus på lärande Tidigare uppdrag om följeforskning Referenser från liknande uppdrag Tidigare uppdrag om jämställdhetsintegrering Koppling till akademisk institution (universitet, högskola eller FoUcentrum) B. Genomförandeplan Tydlig struktur i planen Planering inom tidsramarna Kreativt upplägg med fokus lärande

12 Avtal När ett anbud har antagits kommer länsstyrelsen att underrätta dem som lämnat anbud om detta snarast möjligt. Avtal sluts genom att båda parterna undertecknar ett upphandlingskontrakt. Avtalet träder i kraft först sedan det undertecknats av behöriga avtalstecknare för såväl anbudslämnare som länsstyrelsen. Överenskommelse om tidpunkt för kontraktstillfället görs muntligen Förfrågningsunderlagets ska- och bör-krav Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som ska- och bör-krav. Ska-krav är samtliga ska i förfrågningsunderlaget och bör-krav är motsvarande samtliga bör. Ska-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska kunna värderas. Bör-krav måste inte uppfyllas men uttrycker vad länsstyrelsen anser vara önskvärt Upphandlingssekretess För anbud med tillhörande handlingar gäller absolut sekretess enligt 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) till dess att anbudsförfarandet avslutas genom att anta visst anbud (tilldelningsbeslut), eller ärendet på annat sätt avslutas. Garanti för att uppgifter hålls hemliga kan efter avslutad upphandling inte ges. I anbudet bör därför noga specificeras vilka uppgifter som leverantören anser bör vara sekretessbelagda och på vilka grunder. Vid en begäran av utlämnande av handlingar gör myndigheten en sekretessprövning i varje enskilt fall Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i anbudet får endast förekomma vid felskrivning eller vid annat uppenbart fel i anbudet. I sådana fall avgör upphandlaren om anbudsgivare ska ges tillfälle till rättelse eller komplettering. Rättelser och kompletteringar begärs i sådana fall skriftligt från anbudsgivaren. Upphandlaren får även begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Bilagor 1. Huvudblankett