Införande av Individens Behov i Centrum (IBIC)

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2017/ Socialnämnden Införande av Individens Behov i Centrum (IBIC) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att införa metoden Individens Behov i Centrum (IBIC) enligt upprättad projektplan. Bakgrund I socialnämndens verksamhetsplan med internbudget 2017 framgår att införande av IBIC är en viktig prioritet under Utifrån detta föreslås nu projektplan och budget för implementering av IBIC för verksamheterna funktionsnedsättning (vuxen) och socialpsykiatri. Vad är IBIC? Individens behov i centrum (IBIC) är ett arbetssätt där fokus ligger på att socialtjänstens stöd ska utgå från den enskildes behov. Metoden bygger på en systematisk dokumentation i en processmodell som är framtagen av Socialstyrelsen. Införande av IBIC medför en förändring i dokumentation. I dagsläget sker dokumentation framförallt i fritext vilket gör att den är svår att använda för verksamhetsuppföljning. Genom IBIC övergår dokumentationen till att vara systematisk och strukturerad. Detta skapar möjlighet för att följa resultat på individnivå men också på en aggregerad övergripande nivå. I dokumentationen förstärks också fokus på målsättning för individen. Sammantaget ger IBIC utvecklade förutsättningar för att lagens mål och intentioner kring en individanpassad, rättsäker och jämlik omsorg kan uppnås. Målgruppen för IBIC inom socialförvaltningens ansvarsområde är vuxna individer inom verksamheterna funktionsnedsättning och socialpsykiatri. Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

2 SN 2017/ (2) Tidsplan och budget Införande av IBIC förväntas pågå under 2017, 2018 och Uppföljning av implementeringens resultat genomförs under Totalbudget för implementering av IBIC och LifeCare dvs IT-stödet är: kr fördelat över 3 år. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Projektplan för införande av IBIC

3 Handläggare Mirelle Mård Datum (17) PROJEKTPLAN Införande av IBIC Beställare Ansvarig för dokumentet Projektplats Cecilia Frid Mirelle Mård, Clara Hallén Socialförvaltningen Dokumenthistorik Datum Utförd av/ Beslutad av Kommentar Refererande dokument Benämning Version Reviderad upplaga av Projektdirektiv

4 Innehållsförteckning PROJEKTPLAN... 1 Införande av IBIC och Lifecare... 1 Innehållsförteckning Sammanfattning Grundläggande information Bakgrund Vad är IBIC? IBIC processkarta Avgränsningar Utbildningsplan och aktiviteter Utbildningsplan Tekniska förutsättningar Projektorganinsation Organinsation Ansvarsfördelning Prioriteringar och mål Beroende till andra arbetsområden Strategier Framgångsfaktorer Avvikelsehantering Avslutskriterier Projektresurser Budget Interna och externa resurser Ändringshantering Krav på upphandling Bilagor (17)

5 3 (17) 1 Sammanfattning Individens behov i centrum (IBIC) är ett arbetssätt där fokus ligger på att socialtjänstens stöd ska utgå från den enskilde behov. Metoden bygger på en systematisk dokumentation i en processmodell som är framtagen av Socialstyrelsen. Utifrån ett regeringsuppdrag har Socialstyrelsen mellan 2015 och 2017 erbjudit kommuner stöd för att implementera IBIC. I dagsläget har en majoritet av Sveriges kommuner fattat beslut om att införa IBIC. Bakgrunden till IBIC är att Socialstyrelsen identifierade ett problemområde där socialtjänstens på många håll i landet erbjöd stöd utifrån insatser, snarare än utifrån individens behov. Kommuner har också ofta olika lokala benämningar för stödinsatser. Detta försvårade den systematiska uppföljningen på nationell nivå. Målgruppen för IBIC inom socialförvaltningens ansvarsområde är vuxna individer inom verksamheterna funktionsnedsättning och socialpsykiatri. (Utanför socialförvaltningens verksamhetsområde ingår även äldreomsorg.) Införande av IBIC medför en förändring i dokumentation. I dagsläget sker dokumentation framförallt i fritext vilket gör att den är svår att använda för verksamhetsuppföljning. Genom IBIC övergår dokumentationen till att vara systematisk och strukturerad. Detta skapar möjlighet för att följa resultat på individnivå men också på en aggregerad övergripande nivå. I dokumentationen förstärks också fokus på målsättning för individen. Nuvarande verksamhetssystem ProCapita stödjer inte ett strukturerat arbetsätt med valbara uppgifter istället för fritext. En förutsättning för att införa IBIC är därför att dokumentationen flyttas från ProCapita till verksamhetssystemet LifeCare (båda system ägs av Tieto). Förändring av arbetssätt och verksamhetssystem kommer att innebära stora utbildningssinsatser. Totalt berörs cirka 800 medarbetare (exakt siffra är beroende av eventuella verksamhetsförändringar såsom huvudman för assistans). Medarbetarna får inom implementeringen av IBIC både en utbildningsinsats kopplat till arbetssätt IBIC och en utbildningsinsats inom social dokumentation i LifeCare. Sammanslaget för samtliga medarbetare som berörs krävs ca. 750 direkta utbildningstimmar. För att genomföra detta krävs en projektorganisation, anställning av metodutvecklare och tekniska förutsättningar. Införande av IBIC förväntas pågå under 2017, 2018 och Uppföljning av implementeringens resultat genomförs under Total budget för implementering av IBIC och LifeCare är: kr fördelat över 3 år.

6 4 (17) 2 Grundläggande information 2.1 Bakgrund Individens behov i centrum (IBIC) är en vidareutveckling av äldres behov i centrum (ÄBIC). Utvecklingen av ÄBIC påbörjades 2008 och har skett inom ramen för olika regeringsuppdrag. Bakgrunden till ÄBIC (och sedermera IBIC) är att Socialstyrelsen identifierat ett problemområde där socialtjänstens på många håll i landet erbjöd stöd utifrån insatser, snarare än utifrån individens behov. En annan svårighet var att kommuner ofta har väldigt olika lokala benämningar för stödinsatser. Detta försvårade den systematiska uppföljningen på nationell nivå. Under 2015 genomfördes en vidareutveckling av ÄBIC för att även inkludera vuxna personer oavsett ålder eller funktionsnedsättning som är i behov av insatser enligt SoL eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Arbetet omfattade även stöd för samtal med anhöriga och framtagande av en informationsspecifikation. Specifikationen beskriver den information som bör kunna hanteras av verksamhetssystemet och kan användas som grund för kravställning på IT-system. Resultatet av utvecklingsarbetet kring ÄBIC är individens behov i centrum (IBIC). I dagsläget har en majoritet av Sveriges kommuner fattat beslut om att införa IBIC inom någon av socialförvaltningens verksamheter. Se karta nedan där kommuner som fattat ett beslut om införande är gröna. Kalmar kommun är markerat grönt på kartan eftersom omsorgsförvaltningen sedan tidigare fattat beslut om att implementera IBIC. 2.2 Vad är IBIC? Socialstyrelsen beskriver IBIC som ett metodstöd för att identifiera och beskriva individens behov, resurser, mål och resultat. Arbetssättet är i sin helhet behovsinriktat, med vilket menas att metoden utgår från individens behov och mål och inte från utbudet av insatser.

7 5 (17) Utöver individfokus så har IBIC en systematisk struktur för dokumentation. För att strukturerat beskriva individens behov, resurser, mål och resultat används internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa (ICF). ICF utgår från Världshälsoorganisationens (WHO) definition av hälsa och utgör grunden för ett gemensamt språk och en strukturerad dokumentation. Det gemensamma språket i ICF avser att underlätta samarbetet över professionsgränserna oavsett huvudman och landsgränser. En strukturerad dokumentation ger möjlighet att övergripande samla in statistik och följa verksamheten. Socialstyrelsen beskriver i relation till detta också en ambition att i framtiden göra nationella statistikinsamlingar av kvalitetsindikatorer utifrån strukturen i IBIC. Socialförvaltningen i Kalmar deltar under hösten 2017 i samtal med socialstyrelsen kring vilka kvalitetsindikatorer som används för målstyrning idag och vad som i framtiden kan bli aktuellt utifrån IBIC. Sammantaget ger IBIC utvecklade förutsättningar för att lagens mål och intentioner kring en individanpassad, rättsäker och jämlik omsorg kan uppnås. IBIC består av kärnkomponenterna: Ett behovsinriktat arbetssätt med individen i centrum. En systematisk dokumentation som omfattar handläggning, genomförande och uppföljning. En strukturerad dokumentation som bygger på nationell informationsstruktur och nationellt fackspråk. Socialstyrelsen menar att användandet av IBIC ger följande effekter: Ökad rättssäkerhet genom en likvärdig hantering av ansökan, utredning, planering och uppföljning. En metod för att beskriva behov och målsättning med insatsen. Transparens och ökad tydlighet. Användning av ett nationellt fackspråk. Informationsöverföring utifrån en enhetlig terminologi. Förbättrad uppföljning på individ- och verksamhetsnivå. Utveckling av nationell statistik. Utveckling av evidensbaserad praktik.

8 6 (17) 2.3 IBIC processkarta Modellen nedan visar processteg för utredning av behov inom socialtjänst och hur dessa följs av de processteg som ingår i IBIC. Underst i modellen visas den dokumentation som IBIC hanterar. 2.4 Avgränsningar Inom socialförvaltningens ansvarsområde är IBIC i nuläget enbart tillämpligt för handläggning och verkställighet gällande verksamhetsområden funktionsnedsättning vuxen och socialpsykiatri. Barn omfattas i nuläget inte av IBIC. Anledningen till detta är att ICF inte utgår från ett barnperspektiv. Det pågår i dagsläget utvecklingsarbete runt om i landet för att utöver barn också inkludera andra målgrupper inom strukturen för IBIC. Ett exempel på detta är ekonomsikt bistånd. Projektet avser att följa utvecklingen kring hur andra verksamhetsområden och målgrupper kan inkluderas i IBIC. Samtliga ärenden som kan komma att beröras hanteras idag inom Procapita Vård och Omsorg. Projektet implementerar IBIC och LifeCare genom hela flödet- från ansökan till uppföljning. Klassifikation av socialtjänstens insatser och aktiviteter (KSI) kan komplettera IBIC för att på en djupare nivå beskriva hur insatser ska utföras. KSI har under 2016 testats av verksamhet inom socialpsykiatrin och missbruk. KSI kommer endast att ingå i implementeringen av IBIC genom en försöksverksamhet i området socialpsykiatri. Detta med anledning av att begränsa utbildningsinsat-

9 7 (17) ser och förändringar i arbetssätt. Det är i dagsläget också få kommuner som har både IBIC och KSI i sina verksamheter och det finns därför lite erfarenhet och möjlighet till vägledning i detta. Om och hur KSI kan fortsätta implementeras utvärderas löpande. 3 Utbildningsplan och aktiviteter 3.1 Utbildningsplan Utbildningsplanen omfattar yrkesgrupperna handläggare, enhetschefer och omsorgsassistenter. Totalt berörs ca 800 medarbetare. Planen omfattar både utbildning i IBIC som arbetssätt och dokumentation i LifeCare. Sammanlagt krävs ca. 750 utbildningstimmar. Utbildningsplanen måste följa takten som utredningar överförs från ProCapita till LifeCare. Utbildningsplanen som är framtagen för projektplanen är en övergripande planering för olika yrkesgrupper. En detaljerad planering för respektive yrkesgrupp planeras av metodutvecklare i samverkan med projektledare och IBIC arbetsgrupp. (Bilderna nedan hittar du i större versioner i bifogad bilaga.)

10 8 (17) 3.2 Tekniska förutsättningar Övergång från ProCapita till LifeCare. Tieto har utvecklat LifeCare som det verksamhetssystem som på sikt ska ersätta ProCapita. Anledningen är både att behovet av en systematisk och strukturerad dokumentation, öka användarvänlighet och skapa möjlighet för ITbaserade lösningar inom området Socialtjänst. LifeCare kan som exempel erbjuda möjlighet att göra ansökning via e tjänst. IBIC processen kan inte hanteras av ProCapita och implementering av metoden kräver därför en övergång till LifeCare. Fungerande miljö i LifeCare Alla berörda ärenden, dvs. utredningar som idag finns i ProCapita måste föras över till LifeCare. Utan detta kan inte LifeCare utförare kopplas på och genomförandeplan eller uppföljning göras utifrån IBIC eller strukturerade uppgifter. När utbildningen genomförs för omsorgsassistenterna måste de individer som de ansvarar som kontaktpersoner för vara inlagda i LifeCare. Totalt rör detta ca ärenden (Drygt 390 SoL och 780 LSS). Överföringen sker i takt med utbildningsplanering. Miljön i LifeCare måste därför fungera väl och vara uppbyggd utifrån lokala behov i samband med att handläggare utbildas. Datorer för utbildning i LifeCare För att genomföra utbildningssatsningen i LifeCare krävs ca 325 utbildningstimmar med tillgång till datorer. I dagsläget undersöks flera olika alternativ för att kunna genomföra detta på ett bra och kostnadseffektivt sätt. Nya tekniska möjligheter utifrån LifeCare I samband med införande av IBIC och LifeCare finns nya möjligheter för att utveckla delaktighet för den enskilde, förbättrad medborgarservice och ökad effektivitet av handläggning. Projektet avser att följa utvecklingen av tekniska möjligheter. Exempel som används inom andra kommuner är; Möjlighet att dokumentera hos den enskilde för ökad effektivitet. Detta minskar behovet av dubbeldokumentation där handläggaren skriver samma information på papper och sen för över i datorn. Samtidigt avses att öka känslan av delaktighet och transparens för den enskilde. Möjlighet att erbjuda ansökan via e tjänst för bättre service för medborgare och minskad belastning för handläggare. Ansökan kan göras vid den tidpunkt den enskilde eller anhörig själv vill och inkommer därefter direkt i LifeCare. Bank ID används för underskrift. 4 Projektorganisation 4.1 Organisation Projektorganisationen har följande funktioner; Projektledare, metodutvecklare, styrgrupp, arbetsgrupp och ombud. Samtliga funktioner utom metodutvecklare sköter uppdraget inom befintlig tjänst.

11 9 (17) Metodutvecklare resurs beräknad motsvara 1,5 tjänst. Detta för att primärt genomföra den direkta utbildningssatsningen i IBIC arbetsmodell och vara behjälplig IT-samordnare i LifeCare utbildning. Utbildningsbehovet motsvarar ca. 750 timmar direkt utbildningstid för 800 medarbetare. I takt med utbildningsplanen ansvar också metodutvecklare för att stödja handläggarna att överföra ärenden från ProCapita till LifeCare. Detta kräver i vissa ärenden en ny utredning. Totalt berörs ca beslut. IBIC- ombud ersätter dokumentationsombud. Ombuden är de det direkta stödet i verksamheten kring dokumentation i LifeCare. 4.2 Ansvarsfördelning Projektledare Ansvarar för att tidsplan, budget och utbildningsplanering följs. Ansvarar för samordning av styrgrupp och arbetsgrupp. Ansvarar för omvärldsbevakning inom IBIC. Ingår i det regionala nätverket. Ansvarar vid behov för kontakter med Tieto, Socialstyrelsen och andra externa aktörer. Ansvarar för att ge information till ledningsgrupp och andra interna grupper som behöver information om projektet. Ansvarar tillsammans med IT samordnare och metodutvecklare för att hålla i möten för IBIC ombud.

12 10 (17) Metodutvecklare Ansvarar för utbildningsinsatser i IBIC för enhetschefer och omsorgsassistenter Ansvarar för att vara ett stöd till IT- samordnare i utbildning i LifeCare Ansvarar för att i samarbete med arbetsgrupp och utbildningssamordnare ta fram utbildningsplan och utbildningsmaterial. Ansvarar för att ge stöd till ansvarig handläggare att utredningar överförs till LifeCare i takt med utbildningsbehov. Ansvarar tillsammans med IT-samordnare och projektledare för att hålla i möten för IBIC -ombud. Styrgrupp Ansvarar för att besluta i projektets större vägval. Ansvarar för att följa upp projektbudget, utbildningsplan och mål. Att hantera eventuella avvikelser som uppkommer i eller som resultat av projektet. Arbetsgrupp Ansvarar för att kommunicera projektets syfte och vad som pågår i projektet. Ansvarar för att tillsammans med metodutvecklare, projektledare och IT samordnare arbeta fram utbildningsplanering och utbildningsmaterial. Ansvarar för att vara behjälpliga i genomförandet utbildningsinsatser. Enhetschef Varje enhetschef som går in i projektet upprättar med stöd av projektledare och metodutvecklare sin egen handlingsplan under den övergripande. Där ska de konkretisera arbetet med införandet av IBIC som arbetssätt på just sin enhet. Varje enhetschef har ytterst ansvar för att den sociala dokumentationen fungerar inom dennes ansvarsområde i enlighet med rådande riktlinje. IBIC -ombud Fungera som ett stöd och hjälp för kollegor rörande frågor kring social dokumentation och IBIC. Bistå med kunskapsspridning och utbilda ny personal inom arbetsgruppen i social dokumentation. Har kunskap hur en genomförandeplan upprättas och följs upp samt hur social journal skrivs. Vara väl förtrogen med verksamhetssystemet. Ha god kännedom om styrdokument som gäller för social dokumentation i socialförvaltningen Kalmar kommun. Se till att aktuella styrdokument kring social dokumentation och IBIC-material är kända inom arbetsgruppen. Förmedla nyheter inom området till kollegor. Vara delaktig vid träffar för IBIC-ombud.

13 11 (17) 4.3 Prioritering, mål och indikatorer Det finns tre prioriteringar i projektet. Prioriteringarna är kopplade till förvaltningens övergripande målarbete. 1 IBIC skapar ett arbetssätt där handläggning och insatser utgår från individens behov. IBIC är ett arbetssätt som avser att verksamheterna, från handläggning till verkställighet, ska utgå från individens behov. Socialtjänsten har en historia av att i vissa avseende vara insatsstyrd. Förändringen som IBIC avser att uppnå är därför att skapa arbetssätt där behoven föregår insatserna. Arbetssättet ska vara genomgående mellan verksamheter och professioner. Prioriteringen kopplas till följande övergripande förvaltningsmål; Socialnämndens verksamhet ska vara individanpassad. Individanpassad; vård och omsorg ska ges med respekt för individens specifika behov, förväntningar och integritet. Individen ska ges möjlighet att vara delaktig. Följande indikatorer för målet kommer att ingå i målarbete 2019: Andel av personer med behovsbedömning enligt IBIC har vid uppföljning nått sitt avsedda funktionstillstånd(målsättning) helt eller delvis. Andel som vid uppföljning besvarat följande kvalitetsfrågor positivt; Är handläggarens beslut anpassat efter dina behov? Brukar personalen bemöta dig på ett bra sätt? Är du trygg med det stöd du får? Hur nöjd är du sammantaget med det stöd du har? (ICFs kategori service tjänster, system och policys- upplevd kvalitet.) Hur ska vi lyckas? Att förändra ett arbetssätt kräver både stora utbildningsinsatser och ett arbete med attityder. Medarbetare som berörs måste känna att de har både kunskap om varför och hur de ska kunna genomföra förändringen. För att lyckas i prioriteringen utgår utbildningsplanen från de erfarenheter i KSI projektet där både IBIC och LifeCare användes. Erfarenheterna pekade framförallt på att det behövdes en tydlig och strukturerad utbildningssatsning för medarbetare som berörs av förändringen Utifrån erfarenheterna ingår i utbildningsplanen både utbildning i IBIC som arbetssätt och LifeCare för samtliga berörda medarbetare. (se bilaga utbildningsplan) I utvärderingen påtalades också behovet av en stödstruktur för frågor och för att bolla problem och tillgång till stödjande material som tex lathund.

14 12 (17) Det finns i dagsläget en stödstruktur med dokumentationsombud i verksamheterna. Denna struktur ersätts med IBIC-ombud som ska fungera som ett stöd i vardagen för medarbetare i verksamheten. Projektledare, IT samordnare och metodutvecklare sammankallar löpande IBIC-ombuden för att sprida information men också för att samla in frågor eller åsikter från verksamheten. För att stötta enhetschefer och handläggare upprättas ett nätverk av kontakpersoner med extra kunskap i LifeCare. IT samordnare är sammankallande för nätverket. I utbildningsplanen ingår även lathund och tutorials (korta instruktionsfilmer på Piren). 2 Ett strukturerat och systematiskt arbetssätt, primärt inom utredningsprocess, behovsbedömning och uppföljning. Med ett systematiska arbetssätt menas att dokumentationen följer en tydlig process, att delar av den bygger på uppgifter som kan aggregeras och att språket grundas i ICF. Avsikten med ett strukturerat arbetssätt är att bidra till en ökad rättsäkerhet för individen. Oavsett vilken handläggare eller i vilken del av landet har alla aktörer som använder IBIC en gemensam struktur och språk. Genom ett strukturerat arbetssätt skapas nya förutsättningar för att mäta kvalitet i insatserna. I LifeCare finns aggregerade uppgifter för att bedöma behov och att beskriva individens nuläge och målsättning utifrån behovet. Detta skapar möjlighet att följa upp behov och utvärdera om insatsens ger det stöd som motsvarar individens behov. Detta kan göras både på individnivå och övergripande. För att följa om individens behov blir tillgodosedda och bidrar till att målsättningen uppnås krävs uppföljning. I uppföljningen bedöms även individens upplevelse av kvalitet av insatsen. De aggregerade uppgifterna kan även användas för att utvärdera verksamheten på en övergripande nivå.(jämföra resultat internt, regionalt eller nationellt). Att införa det strukturerade och systematiska arbetssättet är kräver ett verksamhetssystem som stödjer processens delar. För IBIC innebär detta en övergång från ProCapita till LifeCare. Övergången innebär att alla som har ett dokumentationskrav ska få kunskap kring ett nytt system samtidigt som de ärenden som idag finns i ProCapita måste läggas över i LifeCare. Prioriteringen kopplas till följande övergripande förvaltningsmål; Socialnämndens verksamhet ska vara jämlik och säker. Säker; vård och omsorg ska vara rättsäker

15 13 (17) Jämlik; vård och omsorg ska tillhandahållas alla och fördelas på lika villkor för alla. Följande indikatorer för målet kommer att ingå i målarbete 2019: Andel som vid uppföljning besvarat följande kvalitetsfråga positivt; Är du trygg med det stöd du får? Andel utredningar har genomförts inom IBIC processmodell Antal uppföljningar har genomförts inom IBIC processmodell Hur ska vi lyckas? Att byta verksamhetssystem är en stor förändring för all personal. Alla professioner med dokumentationsansvar inom de aktuella verksamhetsområdena för IBIC berörs. Detta är ca är 800 personer inom socialförvaltningen. För att skapa förutsättningar så att övergången kan ske smidigt så krävs både utbildning men även en organisation av stöd i det dagliga arbetet. Organisationen för implementering av IBIC och utbildningsplanen (se bilaga) är uppbyggt utifrån interna erfarenheter från KSI projektet men också med erfarenheter från andra kommuner. Det kräver också en stödstruktur för tekniska frågor inom LifeCare. ITsamordnare ansvarar för bygga en fungerande miljö i LifeCare men samtidigt vara behjälplig för medarabetare under övergången. Som stöd för utbildningssatsningen kring LifeCare skapas en stödstruktur med kontakpersoner som kan vara behjälpliga med att ge framförallt handläggare och enhetschefer tekniskt stöd i det nya verksamhetsystemet. Alla ärenden som idag finns i ProCapita måste föras över till LifeCare. Utan detta kan inte genomförandeplan eller uppföljning göras utifrån IBIC eller strukturerade uppgifter. När utbildningens genomförs för medarbetare i verksamheten måste de individer som de ansvarar som kontaktpersoner för vara inlagda i LifeCare. Överföringen måste därför ske i takt med utbildningarna. De som är metodutvecklarea i projektet ska stötta handläggarna för att genomföra detta.

16 14 (17) 3 Ökad delaktighet för den enskilde inom både utredning och verkställighet. Delaktighet bygger på att den enskilde som behöver stöd upplever att utredningen är transparent och att hen får uttrycka sina åsikter kring sitt behov. Delaktighet ska vara genomgående från utredning till genomförandeplanering och uppföljning. Inom utredningsstrukturen i IBIC ska den enskildes egen beskrivning av sin situation tydligt framgå. Hur tänker individen själv på sina behov och målsättning och hur skulle behov kunna bli tillgodosedda. Detta ska framkomma i utredningen värderingsfritt utan handläggarens bedömning. När handläggarens, efter att ha hämtat in ovanstående uppgifter, gör sin bedömning ska det tydligt framgå om den skiljer sig från den enskildes. I uppföljningen finns möjlighet att använda en kvalitetsmätning som har tagits fram regionalt inom nätverket för IBIC. Den enskilde får i den både tycka till om kvalitet och delaktighet. Resultaten kan användas för förbättringsarbete internt men även jämföras inom regionen. Hur ska vi lyckas? För att följa individens upplevelse av delaktighet krävs ett uppföljningsarbete. Följande indikatorer för målet kommer att ingå i målarbete 2019: Socialnämndens verksamhet ska vara individanpassad. Individanpassad; vård och omsorg ska ges med respekt för individens specifika behov, förväntningar och integritet. Individen ska ges möjlighet att vara delaktig. Andel som vid uppföljning besvarat kvalitetsfrågan positivt; Brukar personalen ta hänsyn till dina åsikter om hur stödet ska utföras? 5 Beroenden till andra arbetsområden IBIC är ett arbetssätt som hänger ihop med flera av andra områden som socialtjänsten arbetar med. Socialstyrelsen beskriver i sin dokumentation till kommunerna att det primärt är följande arbetsområden som berörs och skapar förutsättningar för införande av IBIC. Ledningssystem Ett ledningssystem beskriver hur verksamheten på ett systematiskt och fortlöpande sätt kan utveckla och säkra kvaliteten. IBIC ger stöd i att göra detta genom tydlig processbeskrivning för att utreda och följa upp behov. Genom de strukturerade uppgifterna som förs in i LifeCare kommer vi även skapa information som kan bidra till att utvärdera och säkra verksamhetens kvalitet.

17 15 (17) Värdegrund Arbetssättet IBIC bygger på en värdegrund som sätter den enskildes behov i centrum. Det ger oss möjlighet att skapa en verksamhet som är behovsstyrd snarare än insatsstyrd. Att bygga en värdegrund som ska leda verksamheten kräver arbete med delaktighet och kommunikation. Evidensbaserad praktik Metoden IBIC är uppbyggd utifrån evidensbaserad praktik. När metoden skapades samverkade Socialstyrelsen med flera kommuner för att se vilka arbetssätt som skapade stöd som på bästa sätt kan möta upp mot individens behov. På samma sätt kommer den strukturerade dokumentationen som skapas genom IBIC ge möjlighet för en systematisk uppföljning som kan bidra med kunskap från kommuner kring vilka insatser som bäst ger olika målgrupper förutsättningar att nå sina individuella mål. E-hälsa IBIC är en del av den nationella satsningen på E- hälsa där Socialstyrelsen vill skapa förutsättningar för kommunerna att använda digitala verktyg för en säker och effektiv omsorg. För att möjliggöra detta genom IBIC används verksamhetssystemet LifeCare som ger ett digitalt verktyg för strukturerad dokumentation gå från en dokumentation som varit uppbyggd på fritext till att dokumentera strukturerat. Detta kommer i förlängningen att ge möjlighet att göra djupgående statistiska analyser och resultatuppföljning på nationell nivå. Inom E- hälsa har även arbetet med att medarbetare på alla nivåer ska dokumentera i verksamhetssystemet istället för som tidigare på papper. Detta ger förutsättningar för att införa IBIC i verkställigheten eftersom det då krävs dokumentation i LifeCare. Inom E- hälsa kan man även ge förutsättningar för handläggare att dokumentera via ex. bärbar dator direkt i samtal med den enskilde (ex. i hemmet). På så sätt kan en delaktighet direkt skapas samtidigt som handläggaren slipper att lägga över dokumentation från papper till dator i efterhand. Detta arbetssätt underlättar också möjligheten att använda kommunikationshjälpmedel via ex. app. Detta för att bidra till en ökad delaktighet med den enskilde. KSI (klassifikation av socialtjänstens insatser) Genomförande av KSI-projekt under 2016/17 har gett delaktiga verksamheter en bra kunskapsgrund för att gå in i IBIC. Handläggare i KSI arbetet har dokumenterat i LifeCare och medarbetare i verkställigheten har fått en insyn i ICF. Dessa kunskaper bedöms kunna vara till stor nytta, vid ett generellt införande av IBIC/Lifecare.

18 16 (17) 6 Strategier 6.1 Framgångsfaktorer Projektledare som ska samordna styrgrupp och arbetsgrupp samt hålla ihop de övergripande trådarna och ansvara för att projekten når målsättningar. Arbetsgrupp med kunskap kring IBIC och möjlighet att avsätta viss tid för arbete och genomförande av utbildningsinsatser. IBIC-ombud för att skapa en organinsation där stöd kan ges i det dagliga arbetet. Stödstruktur med kontaktpersoner för IT- samordnare under övergång från ProCapita till LifeCare. Ett systematiskt utbildningsarbete genomförs där alla medarbetare som berörs av förändingen får information om syfte samt hur förändingen påverkar deras dagliga arbete. Utbildningsinsatserna ska också ge kunskap i hur de kommer att stödjas i de förändringar som sker i det dagliga arbetet. Tillräckliga resurser för handläggning så både nya ansökningar och uppföljningsarbete kan genomföras inom en rimlig tidsperiod. Överföringen av ärenden från ProCapita till LifeCare måste följa utbildningsplanen. Förvaltningsledningen bör aktivt följa och ta del av projektets genomförande och ge tydliga direktiv, såväl vid påbörjande av projekttiden som under processens gång. 6.2 Riskanalys En riskanalys är genomförd genom SWOT- analys. För att komplettera riskanalysen löpande är riskanalys en stående punkt på dagordning för arbetsgrupp och styrgrupp. 6.3 Avvikelsehantering Avvikelser gällande projektplanen rapporteras till styrgruppen. Övriga avvikelser hanteras inom Kalmar kommuns avvikelsesystem. 6.4 Avslutskriterier Samtliga handläggare dokumenterar strukturerat och systematiskt i LifeCare efter IBIC struktur. Detta innebär att aggregerade verktyg används och att uppgifterna ingår i verksamhetsuppföljning. Samtliga kontaktpersoner eller andra ansvariga för genomförandeplaner och uppföljning dokumenterar i LifeCare under i IBIC struktur.

19 17 (17) Samtliga mål inom projektet har uppmätta resultat. 7 Projektresurser 7.1 Budget Se bilaga. 7.2 Interna och externa resurser Interna resurser Projektledare 1,5 resurser frikopplas ordinarie arbetsuppgifter för att ansvara för utbildning kring IBIC samt att överföra utredningar från ProCapita till LifeCare. Vid överföring behövs i vissa ärenden ny utredning. 9 personer som genomgått utbildning som processledare för implementering av IBIC- dessa utgör arbetsgrupp IT- samordnare stödjer i utbildning av LifeCare IBIC- ombud skapar en intern stödstruktur för verksamhet. Kontakpersoner IT skapar en stödstruktur för LifeCare för handläggare och enhetschefer. Externa resurser Regional processledare erbjuder stöd och utbildningsinsatser. 8 Ändringshantering Eventuella avvikelser från projektplanen ska behandlas av styrgruppen. 9 Krav på upphandling Inte aktuellt. 10 Bilagor Utbildningsplan och tidsplan Budget Projektplanen godkänns: Socialchef

20

21

22 Sammanfattning av budget för IBIC Budget, tkr SUMMA varav Utbildningskostnad 92 Statsbidrag varav Handläggare 560 Vikariekostnad 80 Övriga kostnader varav Handläggare 190 Vikariekostnad Övriga kostnader 255 Projektet finansieras av stimulansmedel för stöd till riktade insatser inom området psykisk hälsa (PRIO). För 2017 har Socialförvaltningen erhållit 1 662,8 tkr och för 2018 utbetalas ytterligare ca tkr.