Riktlinjer för samlingen vid Stockholms stadsmuseum: tillägg ARKIVALIER, BÖCKER, LJUD

Transkript

1 Dnr 2006/ Sid 1 (13) Riktlinjer för samlingen vid Stockholms stadsmuseum: tillägg ARKIVALIER, BÖCKER, LJUD 2. STADSMUSEETS SAMLING MUSEISAMLINGENS INNEHÅLL Arkivalier Böcker Ljudupptagningar RIKTLINJER FÖR BEVARANDE DOKUMENTATION AV MUSEISAMLINGEN Arkivalier Arkivredovisning och aktläggning Registrering av arkivalier Registrering av handlingar som sorteras under diarienummer allmänna handlingar Registrering av handlingar som sorteras under accessionsnummer Registrering av handlingar som sorteras under volymnummer Märkning av arkivalier Böcker Registrering av böcker Märkning av böcker Katalogisering och klassificering Digitalisering av museisamlingen Digitalisering av arkivalier Digitalisering av böcker Digitalisering av ljudupptagningar VÅRD OCH KONSERVERING AV MUSEISAMLINGEN Särskilda anvisningar för ljudupptagningar RIKTLINJER FÖR MATERIAL I MAGASINEN Arkivalier Ljud RIKTLINJER FÖR ANVÄNDNING AV MUSEISAMLINGEN DEPOSITION Objekt deponerade hos Stadsmuseet Deposition av arkivalier RIKTLINJER FÖR FÖRVÄRV HANTERING VID EMOTTAGANDE AV ERBJUDET MATERIAL Hantering vid emottagande av erbjudet material HANTERING VID FÖRVÄRV AV FÖREMÅL, FOTOGRAFISKT MATERIAL OCH KONST Hantering vid förvärv av arkivalier HANTERING AV MATERIAL SOM EJ ACCEPTERAS TILL FÖRVÄRV Hantering av arkivalier som ej accepteras till förvärv RIKTLINJER FÖR GALLRING Gallring av Stadsmuseets handlingar... 12

2 Sid 2 (13) 2. Stadsmuseets samling 2.3 Museisamlingens innehåll Arkivalier I Stadsmuseets arkiv finns det s k Ämbetsarkivet om ca 350 hyllmeter allmänna handlingar. Det består av material som producerats inom museet, in- och utgående handlingar samt de enskilda sektionernas material insamlat från 1926 och framåt. De mest omfattande handlingstyperna är protokoll, diarieförda handlingar, diarier, samlingens liggare, register och budgethandlingar. En stor del utgörs av byggnadshistoriska inventeringar, rapporter från arkeologiska undersökningar och utgrävningar, etnologiska undersökningar, material kring utställningsverksamheten samt museets egna tryck. Det finns ca byggnadshistoriska undersökningar, ca 500 arkeologiska, 8 etnologiska samt 900 utställningsanknutna handlingar. Om man undantar det material som utställningsverksamheten har genererat har museets egenproducerade arkivmaterial till 99 % geografisk och endast 1 % tematisk inriktning. De övriga arkivalierna samlingen - består dels av enstaka och fortlöpande kompletteringsförvärv utifrån ämnesområden, dels av förvärv av hela arkivsamlingar. Ämnesområden för kompletteringsinsamling är topografica, biografica, varia, ballongmaterial, teater och cirkusmaterial, kvarnmaterial, menyer och matsedlar, almanackor och kalendrar, kartor och ritningar, uppteckningar och pressklipp. Större arkivsamlingar med personkoppling är Carl Mikael Bellman med Bellmans minne, Albert Engström och Emil Norlander. Av de förvärvade hela arkivsamlingen kan nämnas Sankt Eriksamlingen, Skönhetsrådets samling, Frithiof Malmstens arkiv, Stockholms skolmuseums arkiv, Vindragarelagets skråarkiv samt Ruben Mornes arkiv om neonskyltar Böcker Den del av boksamlingen som detta dokument berör omfattas av ca 100 hyllmeter och kan delas upp i fyra kategorier: Raritetssamlingen, Per Anders Fogelströms samling, samlingar knutna till andra förvärv och Stockholms byggnadsförenings bokdeposition.

3 Sid 3 (13) Raritetssamlingen består av museets alla skrifter från och 1700-talet med undantag för de volymer som ingår i samlingen nedan. En inte obetydlig del av 1800-talslitteraturen, särskilt småtrycken, ingår också i denna samling. Vissa unika senare objekt ingår dessutom. Museet har dataregistrerat 318 volymer men samlingen är betydligt större och arbete pågår med att registrera denna. Per Anders Fogelströms boksamling består av volymer i huvudsak stockholmslitteratur. Museet har förbundit sig att hålla den samlad, vårda den och låta den vara tillgänglig för forskning och intresserad allmänhet. Av samlingar knutna till andra förvärv kan särskilt nämnas Malmstenssamlingen som bl a består av ca 5 hyllmeter cirkuslitteratur och Ruben Mornes arkiv där ca 1 hyllmeter litteratur i ämnet neonskyltar ingår. Stockholms byggnadsförenings bokdeposition från 1963 innehåller byggnadslitteratur merparten från 1800-talet och innehåller de källor som arkitekter och byggmästare sedan mitten av 1800-talet hämtade inspiration från till nya byggnadsprojekt Ljudupptagningar Museets ljudupptagningar ingår i museiarkivet. Ljudupptagningarna inventeras under 2007 för första gången. De omfattar rullband, ca 100 kassettband, ca 50 MP3-band och ca 10 andra ljudkällor. Kassettbanden, MP3 och de övriga ljudkällorna bör renskrivas eller överföras till digitalt lagringsmedium. 3. Riktlinjer för bevarande 3.2 Dokumentation av museisamlingen Arkivalier För Stadsmuseets ämbetsarkiv gäller följande regelverk: Tryckfrihetsförordningen med offentlighetsprincipen, Arkivlagen 1990: 782, Arkivförordningen 1991: 446, Sekretesslagen och Regler för den kommunala arkivvården inom Stockholms kommun med tillämpningsanvisningar (Kfs ). Härtill kommer att efterfölja inspektionsprotokoll från Stadsarkivet. Genom de särskilda

4 Sid 4 (13) instruktioner som utarbetats för arkivvårdsarbetet vid såväl Kulturförvaltningen som f d Stadsmuseiförvaltningen definieras ansvar och arbetsuppgifter vid respektive funktion. Stadsmuseet utgör i likhet med Kulturförvaltningens övriga avdelningar en separat arkivbildare. Museichefen ansvarar för Stadsmuseets registratur och arkivvård och för att offentlighetsarbetet bedrivs på ett korrekt sätt (Arkivinstruktion för Kulturförvaltningen, 2005, Dnr 032/851/2005, sid. 1.) Museichefen utser museets arkivhandläggare. Arkivhandläggaren ansvarar för den övergripande kontrollen av arkivvårdsarbetet och för arkivredovisningen vid museet Arkivredovisning och aktläggning För att beskriva de allmänna handlingarnas ordning upprättas en arkivförteckning. Här redovisas de allmänna handlingar som ska bevaras. Den inleds med en arkivbeskrivning som kortfattat beskriver arkivbildarens historia, verksamhet, samband mellan handlingar och avdelningens förhållande till övriga Kulturförvaltningen. En dokumenthanteringsplan redovisar alla typer av allmänna handlingar som förekommer hos arkivbildaren, även de gallringsbara. Här beskrivs hur de olika handlingstyperna ska hanteras och var de ska förvaras, om de ska bevaras eller gallras och i så fall när, hur de ska ordnas, om de ska diarieföras eller ordnas på annat vis. Den är även en dokumentation över utförd gallring. Dokumenthanteringsplanen utgör ett stöd i avdelningens arkivvårdsarbete. Dokumenthanteringsplan, arkivförteckning och arkivbeskrivning ska fortlöpande uppdateras av museets handläggare och arkivhandläggare/arkivarie. Arkivmaterialet ska förtecknas, kartongläggas och etiketteras Registrering av arkivalier Stadsmuseets arkivmaterial kan ha ett, två eller tre söknummer: diarienummer, accessionsnummer och ett individuellt volymnummer. Dessa nummerserier registreras i diariet, accessionskatalogen respektive arkivförteckningen Registrering av handlingar som sorteras under diarienummer allmänna handlingar Stockholms stad ställer krav på varje myndighet och förvaltning att utforma regler för posthantering och registrering i enlighet med gällande lagstiftning.

5 Sid 5 (13) De lagar som måste följas är de som reglerar vad man kallar allmänna handlingar. I första hand gäller det en av våra grundlagar, Tryckfrihetsförordningens 2 kapitel, som vanligen går under benämningen offentlighetsprincipen. Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Genom lagen definieras begreppet allmän handling som de handlingar som kommit in till, upprättats hos, avsänts från eller förvaras hos myndighet eller offentlig förvaltning. Handling definieras som alla framställningar i skrift eller bild eller upptagningar som endast kan uppfattas m h a tekniska hjälpmedel som ex datorer. I Sekretesslagen formuleras skyldigheten att diarieföra. När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I Arkivlagen beskrivs varje myndighets skyldighet att bevara, ordna och vårda sitt arkiv som bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. I arkivet ska finnas de handlingar som behövs för att tillgodose: Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och skaffa sig insyn i myndigheters arbete. Behovet av information för rättskipning och för förvaltning Forskningens behov av att kunna förstå och lära av historien Med registrering i diarium avses ett kronologiskt förtecknande av de allmänna handlingar som inkommit eller upprättats vid Stadsmuseet (SSM) och Stockholms medeltidsmuseum (SMM). I diariet anges Datum då handlingen inkom till eller upprättades vid förvaltningen Diarienummer och annan beteckning som handlingen tilldelats I förekommande fall från vem handlingen har inkommit eller till vem den har expedierat I korthet vad handlingen rör Varje ärende ska tilldelas ett diarienummer och föras in i diariet i den ordning som det inkommit eller har initierats av SSM eller SMM. Ett ärende som från början inte varit diariefört utan endast registrerats som handlingskort i dataprogrammet Platina, kan under handläggning ändra karaktär så att det ska diarieföras. Ärendet ska i sådant fall diarieföras den dag det bestäms att ärendet ska diarieföras. Förekommer olika ärenden inom ett objekt eller projekt ska det tilldelas olika diarienummer om det är möjligt. Anledningen till diarieföring och registrering är att

6 Sid 6 (13) gentemot allmänheten underlätta offentlighetsprincipens tillämpning genom att ge en lättillgänglig och samlad information om de ärenden som handläggs samt möjliggöra att se om och när en handling inkommit eller upprättats gentemot verksamheten tillgodose olika sök- och informationsbehov genom att ge en kronologisk förteckning över ärenden, ge samma identitetsbeteckning åt alla handlingar i samma ärende samt ge en överskådlig bild av vidtagna åtgärder i ett ärende. Diarienumret utgör den referens som alltid ska åberopas i all korrespondens. Diarier är i sig allmän handling. Allmänna handlingar ska fortlöpande registreras av registrator i Platina Kulturförvaltningens digitala arkivhanteringssystem. Registrator registrerar: Inkommande original och utgående kopior av brev, e-post och telefax av betydelse samt upprättade handlingar som kan föranleda beslut, yttranden eller förslag Inkommande och utgående tjänsteutlåtande Inkommande och utgående beslut om t ex tjänsteresor Inkommande och utgående klagomål Inkommande och utgående avtal, kontrakt och förbindelser Inkommande och utgående remisser Inventeringar, rapporter och PM Sekretessbelagda handlingar Handlingar som inte behöver registreras av registrator är Cirkulär och författningar som ej kräver svar eller åtgärd Förfrågningar eller information av ringa betydelse, inbjudningar, reklam, allmänna tackbrev m fl. Handlingar som hålls ordnade så att de utan svårigheter kan återfinnas; likt verifikationer Allmänna handlingar ska vara upprättade med godkänt skrivmateriel Registrering av handlingar som sorteras under accessionsnummer Alltsedan 1931 har det förts en löpande förteckning av nyförvärv, accessioner, genom accessionsliggaren som kompletterats med accessionskort för varje enskilt objekt. Från 1999 har accessionerna till arkiv, bok- och fotosamlingen registrerats direkt i databasen Accessionsregistret och rutinen med accessionsliggare har avslutats. Databasen Accessionsregistret är att betrakta som museets huvudliggare för förvärv av arkivhandlingar, böcker och fotografier.

7 Sid 7 (13) Material som kommer att ingå i museets samlingar hålls ihop genom att blanketten Material för påseende och eventuellt tackbrev för gåvan ges ett gemensamt diarienummer och slutligen ett gemensamt accessionsnummer om det rör sig om böcker, fotografier eller en samling av objekt från flera kategorier Registrering av handlingar som sorteras under volymnummer I arkivförteckningen anges arkiv, förteckningssignum, serie, seriesignum, volymnummer, årtal och eventuella anmärkningar. Se att förteckna arkiv i Stockholms Stad, Märkning av arkivalier Arkivkartonger märkes längst ned på ryggen med mjuk blyertspenna eller med etikett. Enskilda unika handlingar märks med mjuk blyertspenna på dess emballage det förvaras i eller direkt på handlingens baksida Böcker Registrering av böcker Nyförvärv registreras i museets accessionsdatabas. Därefter katalogiseras de enskilda skrifterna i bibliotekets lokala databas. Proveniens anges i båda databaserna. Slutligen registreras Stadsmuseets innehav av skriften i Libris. Bibliotekslitteratur ska vara sökbar i Stadsmuseets biblioteksdatabas, i Libris samt i viss mån i Stockholmskällan Märkning av böcker Varje exemplar av en skrift får en exemplarbeteckning samt ett unikt biblioteksaccessionsnummer. I den lokala biblioteksdatabasen förses varje bibliografisk post med ett unikt biblioteksnummer. I den mån böckerna digitaliseras skapas filnamnen enligt följande:

8 Sid 8 (13) SSMB_<biblioteksnummer>_<löpnummer>.<filändelse> Katalogisering och klassificering Biblioteket följer KRS (Katalogiseringsregler för svenska bibliotek) och SAB (Klassifikationssystem för svenska bibliotek utarbetat av Sveriges allmänna biblioteksförening). Som ämnesord används en lokal anpassning av Svenska ämnesord Digitalisering av museisamlingen Digitalisering av arkivalier Stadsmuseet har under 2006 digitaliserat stora delar av ämbetsarkivet. Vid fortsatt digitalisering prioriteras sådant material som är efterfrågat, riskerar att förstöras eller som tillhör de serier som fortlöpande producerats och har inskannats tidigare. Allt skannat arkivmaterial ska lagras i museets bild- och databasserver i högupplöst format och fildöpas och registreras enligt fastställda rutiner. För närvarande anges filnamn i Excel-blad. Rutiner ska utarbetas Digitalisering av böcker Ett urval av upphovsrättsligt fria skrifter ska digitaliseras. Kriterier för urvalet är 1. Allmänintresse 2. Bevarandeskäl Digitalisering av ljudupptagningar Se kapitlet Särskilda anvisningar för ljudupptagningar 3.3 Vård och konservering av museisamlingen Särskilda anvisningar för ljudupptagningar

9 Sid 9 (13) Magnetband för ljud- och videoupptagningar tappar kontinuerligt sin ljudkvalitet och slits dessutom när man spelar upp dem på en bandspelare. Vid långtidslagring av analogt elektroniskt lagrad information, är det nödvändigt att digitalisera materialet. Genom att överföra informationen till ett digitalt medium kan man "frysa" ljud- och/eller bildkvaliteten vid överföringstillfället. Detta kan vara speciellt angeläget när det gäller VHS-band, som dels initialt har en låg bildkvalitet och dels en tendens till att få försämrad bildkvalitet inom några få år. Man ska dock vara medveten om att man binder upp sig för aktiva bevarandeinsatser som reglerad kopiering, uppdatering av applikationsprogramvaran och migrering vid teknikskiften (Källa: Riksarkivet). Vid digitalisering/migrering av gammalt material; Lås aldrig in informationen, t ex på Cd-skivor med filer sparade i menyer. Se till att digitala original lagras som lösa råfiler, redo att migreras till nya medier när nöden kräver. Följ aktuella standarder/rekommendationer för filformat för lagring. Och var beredd på att standarder ändras med utvecklingen. Ljudinspelningar som migreras kan idag tvättas rena från brus. Då behöver du ta ställning till om det är formen eller innehållet som är huvudsaken: En gammal musikinspelning kanske "vinner" på att en del av bruset och känslan bevaras. För en ljudinspelning med t ex en intervju kanske innehållet är det viktiga och bruset ska bort så att innehållet går fram (Källa: Sveriges Hembygdsförbund). Se vidare: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar (ny RA-FS kommer under år 2008) Statens ljud- och bildarkiv (SLBA) och Sveriges Ljudmigreringscentrum arbetar med att säkerställa/migrera ljud och de tar emot beställningsarbeten. MABBAS, seminarium 24/9 2007; Ljud på museer är det värdefullt att samla på ljud? Riktlinjer för material i magasinen Arkivalier Se RA-FS 1997:3, Kfs 1995:50 paragraf 5, Tillämpningsanvisningar kapitel 6 och 7 samt Stadsarkivets arkivhandbok kapitel 7.

10 Sid 10 (13) Ljud Analoga magnetband ska lagras mörkt, eftersom de påverkas negativt av UV-ljus. Lagringslokalen ska ha ren luft, svalt och torrt, ISO standard och uppger en temperatur mellan 18 C och 25 C och en relativ luftfuktighet (RF eller RH) mellan 15 % och 50 %. Det rekommenderas dock maximalt 23 C och det uppges att ju svalare och torrare (inom uppgivet område) det är desto bättre, dock inte under 8 C. Magnetiska databärare skall skyddas mot skadlig elektrisk, magnetisk och elektromagnetisk påverkan. Kassettband ska förvaras framspolade. Kassettband och rullband som innehåller kunskapsmaterial och bör bevaras för framtiden, ska dessutom renskrivas och finnas som pappersutskrift i arkivet. 4 Riktlinjer för användning av museisamlingen 4.6 Deposition Objekt deponerade hos Stadsmuseet Deposition av arkivalier Deposition av material tas endast emot i undantagsfall. Depositioner är oftast behäftade med förbehåll i förfoganderätten och ska därför undvikas. 5. Riktlinjer för förvärv 5.6 Hantering vid emottagande av erbjudet material Hantering vid emottagande av erbjudet material

11 Sid 11 (13) All inlämning av arkivalier ska ske genom överenskommelse med arkivarien. Arkivalier som tas emot för påseende ska vara försett med information om inlämnaren/givaren/säljaren, dess åtkomst eller lagliga ägarrätt till objektet, syftet med gåvan/försäljningen, datum för inlämnande samt noggranna uppgifter om objektets proveniens (t ex. datering, tidigare ägare och brukare, funktion och annan kontext). Givaren/säljaren ska alltid erhålla ett kvitto från emottagande tjänsteman vid museet att arkivalier inlämnats och datum för inlämningen. På kvittot ska även stå att museet återkommer till givaren/säljaren när beslut om förvärv eller avslag till förvärv är gjort, samt givarens/säljarens skyldighet att återhämta arkivalier som inte förvärvas av museet. Dessa skriftliga dokument ska diarieföras som förvärvsärenden. 5.7 Hantering vid förvärv av föremål, fotografiskt material och konst Hantering vid förvärv av arkivalier Vid gåva som accepteras ska givaren meddelas via telefon, e-post eller liknande. Materialet ska därefter ordnas, arkivläggas och registreras i databasen Accessionsregistret och diarieföras med ett gemensamt diarienummer för hela året under Samlingar/Gåvor. Inköpt material accederas alltid och diarieförs som ärende. Diarienumret ska alltid anges vid registrering i databas. Allt material som överlämnas från museets enheter till arkivet diarieförs, arkivförtecknas eller ges ett accessionsnummer beroende på vad materialet består av för typ av objekt. Material som skapas i Registraturet består dels av diarieförda handlingar, dels av gallringsbara arkivserier. Stadsmuseets egna tryck och tryck i samarbete med andra institutioner registreras genom arkivförteckningens serie B4 och B5överlämnas av Kulturmiljöenheten ska ha ett diarienummer. Stadsmuseets egna tryck och tryck i samarbete med andra institutioner registreras genom arkivförteckningens serier B4 och B5 och ska ha ett diarienummer. Det rör sig t ex om affischer och vernissagekort samt utställningsrapporter från Kommunikationsenheten och Utställnings- och programenheten. Museets register, kortkataloger, liggare m.m. förtecknas i arkivförteckningen. Arkeologiska rapporter, byggnadsinventeringar och etnologiska undersökningar som producerats inom museet eller i samarbete med andra institutioner ska diarieföras och förvaras i akten från 1999.

12 Sid 12 (13) Ytterligare tre exemplar ska inlämnas och ingå i serien Egna tryck och är att betrakta som original och får därför inte användas som arbetsmaterial. Tre arkivexemplar av samtliga böcker, utredningar, rapporter, kataloger och andra skrifter som producerats inom museet ska inlämnas till arkivet. Därutöver ska minst tre exemplar, ibland fler beroende på vad slags skrift det gäller, inlämnas till biblioteket. 5.8 Hantering av material som ej accepteras till förvärv Hantering av arkivalier som ej accepteras till förvärv När gåva inte accepteras ska givaren meddelas via telefon och materialet snarast återlämnas. Detta antecknas på blanketten Material för påseende och diarieförs under Samlingar/Gåvor, Handlingstyp Tackbrev och Material för påseende. 6. Riktlinjer för gallring Gallring av Stadsmuseets handlingar Gallring av allmänna handlingar innebär alltid att handlingarna förstöres. För ADB-upptagningar gäller att gallringen verkställs genom att informationen raderas. Handlingar som inte omfattas av sekretess och som inte bedöms som känsliga ur integritetssynpunkt kan lämnas till återvinning. Sekretessbelagda eller på annat sätt känsliga uppgifter ska brännas under kontroll eller söndertuggas av dokumentförstörare. Rensning innebär att handlingar som inte är allmänna avlägsnas innan en akt arkiveras. Det kan vara övertaliga kopior, utkast mm. I Stockholms stad fattas gallringsbeslut av Stadsarkivet. Myndigheten ska dokumentera verkställd gallring. Detta kan ske i form av ett protokoll där man anger att vissa handlingstyper har gallrats samt enligt vilket beslut gallringen utförts. Protokollet bevaras i arkivet under serien DIC. Myndigheten får fatta beslut om gallring av följande som utgör allmänna handlingar hos myndigheten: Handling som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion endast är av tillfällig eller ringa betydelse

13 Sid 13 (13) Handling som har tillfällig betydelse genom att de överförs till nya databärare eller ersätts av nya handlingar. Handlingarna får gallras om gallring kan ske utan informationsförlust eller med endast ringa informationsförlust. Ett generellt gallringsbeslut för Stockholms stad är under arbete Tills detta börjar gälla finns följande gallringsbeslut som kan användas för Stadsmuseets handlingar: Personaladministrativa handlingar 1999:05, 2007:4 Lokalt gallringsbeslut Dnr SMF 1378/ Upphandlingsärenden 2003:13, 2004:08 Lisasystemet 2004:05 Agresso 2005:35, 35 Ytterligare information finns på