Årsberättelse. Service- och teknikförvaltningen

Transkript

1 Årsberättelse Service- och teknikförvaltningen 2014

2 Innehåll Året som gått...3 Mål och måluppfyllelse...4 Staben...6 Verksamhetsutveckling med Lean... 7 Drakfastigheter... 8 Investeringar och statistik...11 Galant, kost & städ Bilder från verksamhetsåret Addera serviceavdelningen...16 Personal...19 Resultaträkning och avdelningsvisa resultat Förvaltningens organisation KOMMUNSTYRELSEN Direktör Daniel Lundberg Stab (8 anställda) Ekonomi Personal Verksamhetsutveckling IT Addera serviceavdelningen (205 anställda) Avdelningschef: Hans Wiberg Verksamhetsanknuten service Drakfastigheter (76 anställda) Avdelningschef: Magnus Fridell Fastghetsförvaltning, fastighetsbyggprojekt Fastighetsanknuten service Galant kost och städ (200 anställda) Avdelningschef: Margareta Frisentorp Köksverksamhet Städverksamhet Service- och teknikförvaltningens årsberättelse, Sundsvalls kommun Produktion & layout: Kontorsservice, april 2015 Foto där ej annat anges: Ulf Wallin. 2 Bild på sida 15, Gärdehov: Bo Fernström

3 Året som gått Året 2014 blev ett händelserikt år för service- och teknikförvaltningen. Det politiska valet under hösten medförde ett byte av den politiska majoriteten från den tidigare koalitionen till en ny majoritet bestående av socialdemokraterna, vänsterpartiet och centerpartiet. För service- och teknikförvaltningens del innebar detta att vissa projekt med beröring på förvaltningens ansvarsområde, lades ned t ex planerade privatiseringar av äldreomsorgen och tankar på ökad konkurrensutsättning av kommunala verksamheter. Andra förändringar med den nya politiska majoriteten är också att det är en starkare majoritet sett till antalet mandat, vilket har föranlett och kommer att föranleda en snabbare och mer förutsägbar beslutsprocess i vissa kommunövergripande frågor. Förvaltningen har under 2014 fortsatt att rapportera till sitt närmaste politiska utskott i kommunstyrelsen, infrastruktur- och serviceutskottet. Utskottet har varit nöjt med förvaltningens verksamhet och de ärenden utskottet har behandlat. I kommunledningen har den största beröringspunkten till service och teknik, varit ett projekt med syfte att inrätta ett nytt servicecenter i Sundsvalls kommun med målet att åstadkomma en besparing på procent. Eftersom förvaltningen svarar för den absolut största delen av kommunkoncernens samlade verksamhetsstöd, innebar servicecenterprojektet en väldigt stor påverkan på förvaltningens organisation. Då förvaltningen i sitt arbete med att erbjuda verksamhetsstöd till kommunens kärnverksamhet, alltid har levt upp till politiskt ställda mål om kundnöjdhet och kostnadseffektivitet, argumenterade förvaltningen inledningsvis för att servicecentret skulle skapas genom att bygga vidare på det redan existerande centret inom förvaltningens avdelning Addera. Förvaltningen framförde starka synpunkter på att den önskade effektiviseringen om procent inte någon gång hade ställts till förvaltningen och att förvaltningen därigenom aldrig fått en rimlig chans att leva upp till kraven. Vidare argumenterade förvaltningen för att den egentliga åtgärden som skulle krävas för att klara en besparing på procent, var att samla beställarorganisationen i en enad kravställning/styrning med förändrat tjänsteutbud och tjänsteomfång. Detta i syfte att sänka kostnaderna för det verksamhetsstöd som förvaltningens servicecenter levererade. Men de upphandlade externa konsulterna föreslog trots det att servicecentret skulle skapas i en ny organisation och såväl projektets styrgrupp som den politiska organisationen valde att besluta enligt konsulternas inrådan. Därefter har projektet övergått i en genomförandefas med syfte att inrätta centret som en egen avgränsad organisation placerad under kommunstyrelsen. Service- och teknikförvaltningens uppgift övergick då till att förbereda för överflyttning av de verksamheter som först identifierades som lämpliga för ett center. Valet föll på HR-, ekonomi- och ITprocesser vilket för service- och teknikförvaltningens organisation innebar att sektionerna Lön och pension, Ekonomiservice och IT-service började förbereda för en förändring. Under året genomförde förvaltningen en egen medarbetarenkät för att komplettera kommunens enkät som genomförs vartannat år. Resultatet av enkäten blev att det sammanvägda måttet för ledarskaps-, styrnings- och motivationsindex uppgick till 83. Detta mått ska ses i jämförelse med undersökningen från året innan då värdet uppgick till 79 för förvaltningen och 77 för hela Sundsvalls kommun. Med tanke på servicecenterprojektets stora påverkan på förvaltningens organisation och den starka oro det fört med sig, får en ökning från 79 till 83 ses som ett mycket starkt resultat och ett kvitto från medarbetarna på att förvaltningen arbetat på rätt sätt och i rätt riktning. Indexökningen från 79 till 83 ska även ses i ljuset av att Drakfastigheter vid tillfället för enkäten, hade påbörjat ett genomgripande arbete med syfte att organisera om avdelningen i nya affärsområden. Att det sammanlagda indexet ändå stiger, får betraktas som att förvaltningen är bra på att hantera förändring och bra på att kommunicera i förändringssituationer. Förvaltningen genomförde under hösten den årliga kundundersökningen. Undersökningen riktas till kommunens samtliga chefer och ett urval av medarbetare. Det sammanlagda svaret från förvaltningens kunder var att kundnöjdhetsindex i chefsundersökningen uppgick till 75 dvs förvaltningen lyckades uppnå samma goda nivå som under året innan och överstiger med marginal den politiskt beslutade målnivån på 70. Flera av förvaltningens enskilda tjänsteområden har en mycket hög kundnöjdhet och andelen kunder som svarat att de är mycket nöjda har ökat. Förvaltningens kost- och städverksamhet har under de fem år som förvaltningen mätt kundnöjdhet enligt nuvarande modell, uppvisat en trendökning för varje enskilt år. Förvaltningens ekonomi var under 2014 god och det ekonomiska resultatet uppgick till + 12,5 mnkr. Det är ett ekonomiskt resultat som är mycket bra, men det är även viktigt för kommunen som helhet eftersom vissa kommunala kärnverksamheter har visat på 3

4 Mål och uppfyllelse stora underskott. Förvaltningens mest kapitalintensiva del, fastighetsverksamheten, har under 2014 skördat frukterna av ett ingående arbete med att föra ut kostnadsansvar ut i linjeorganisationen. Detta medvetna arbete har resulterat i ett högre ekonomiskt ansvarstagande samt en betydligt högre prognossäkerhet. Det är oerhört viktigt med trygga och säkra ekonomiska prognoser såväl för kommunen som helhet, men även för att förvaltningen ska kunna bedriva en kontrollerad och ansvarsfull verksamhet under hela kalenderåret. Ett stort arbete under 2014 var också att förvaltningen förberedde för övergång till komponentavskrivning i enlighet med nya redovisningsregler. Här gjorde förvaltningen ett stort arbete som kommunen centralt kommer att ha stor nytta av. Att förvaltningens kundnöjdhet och medarbetarnöjdhet ökar under tider av stora förändringar och omorganisationer, får ses som en bekräftelse på att förvaltningen arbetar på rätt sätt och med en tydlig riktning att bli bäst för kunden. Förvaltningens fleråriga och mycket medvetna satsning på Lean som strategi för verksamhetsutveckling har verkligen burit frukt. En bekräftelse på det är förutom ökningen i kundnöjdhetsindex även att förvaltningens medarbetare får priser för examensarbeten, att flera verksamheter placerar sig högt uppe i nationella tävlingar och att förvaltningen numera har lätt att rekrytera då utvecklingen har skapat ett väldigt gott renommé. Året 2014 blev sammanfattningsvis ett väldigt turbulent och händelserikt år, men med fortsatt mycket goda resultat! Daniel Lundberg Direktör, service och teknikförvaltningen. Målen för Service och teknik är hög kundnöjdhet och hög kostnadseffektivitet. Redovisningen i tabellen nedan visar hur förvaltningens mål hänger samman med kommunens överordnade mål. Målnivån som kommunstyrelsen satt upp för Service och teknik är NKI 70. Resultat kundnöjdhet 75 Under 2014 gjorde Service och teknik den femte årliga undersökningen enligt Nöjd-Kund-Index. Mätningen avser de 12 definierade tjänste-/serviceområden som förvaltningen erbjuder Undersökningen genomförs mot ca 370 chefer i kommunkoncernen i rollen som beställare. Chefer inom de kommunala bolagen ingår ej. Det genomsnittliga värdet för samtliga 12 tjänsteområden ger ett NKI på 75, det är ett resultat som tangerar fjolårets resultat som också var 75. Så här ser resultaten ut från de föregående årens mätningar: 2013 NKI NKI NKI NKI 67 För respektive tjänsteområde är resultatet så här under 2014: Chefskundindex NKI IT Ekonomi Upphandling Telefonist och kundtjänst Post och tryckeri Arkiv Arbetsmiljö och hälsa Fordon Personal Städ Kost Fastighet SoT tot Fastställd målnivå av KS

5 Trend NKI hela förvaltningen Resultat effektivitet 81 procent Kostnadseffektivitet sker genom mätningar och jämförelser med bland annat externa utförare. Det är viktigt för att kunna svara på frågan om verksamhetsstödet på Service och teknik är kostnadseffektivt. Måttet på denna indikator visar sammantaget att 81 procent av Service och tekniks totala omsättning är kostnadseffektiv mot andra utförare. Det sammanvägda resultatet står då för de områden som i nuläget går att jämföra. De återstående 19 procenten är i nuläget inte möjliga att jämföra. Kostsidan inom Galant och delar av Adderas verksamhet är områden där det är svårt att göra jämförelser eftersom beräkningsmetoder och förutsättningarna skiljer sig åt. Trenden är dock oförändrad. Mätning av processernas effekter - Avser hög kostnadseffektivitet och hög kundnöjdhet Effekter av hur daglig styrning sker återspeglar sig bl. a i mätningen av kundnöjdhet (NKI) Trend för priser är ett effektivitetsmått och mätningar sker bl. a genom jämförelser med liknande externa verksamheter eller mot andra kommuner. TREND NÖJD KUND INDEX 75 (Kundnöjdhet) TREND PRISER 81 procent (Kostnadseffektivitet) Mätning av dagliga processer Detta sker genom prestationsmätningar med hjälp av ett större underlag. Ett exempel är systematisk mätning av fel över tid i felanmälansprocessen hos Drakfastigheter. Målet är att minimera och eliminera fel. Syftet är att frigöra tid och befintliga resurser till tjänsteutveckling med befintliga resurser Effekten är att öka eller behålla hög kostnadseffektivitet och kundnöjdhet över tid. 5

6 Staben Chef för staben: Direktör Daniel Lundberg Tillsvidareanställda: 8 I staben hanteras specialistfrågor och där finns gemensamma strategiska resurser för hela förvaltningen. Detta inom områden där samordning är viktigt för kontorets hela verksamhet. Staben har till uppgift att utveckla, följa upp och bevaka följande områden i förvaltningen: ekonomi och inköp, personal, kommunikation, IT och verksamhetsutveckling. Staben ska även arbeta konsultativt med avdelningarna samt stödja alla chefnivåer i kontoret med specialistkunskap och medverka i avdelningarnas arbete så att målen kan uppnås. Verksamhetsåret 2014 Stabens största delfunktion är ekonomifunktionen. Under ekonomichefens ansvar och i samarbete med förvaltningsledningen har ett stort fokus varit att verkställa och följa upp de finansiella målen.ekonomen som jobbar mot Drakfastigheter har fortsatt utvecklingen med att skapa en struktur för att fastighetsförvaltarna ska kunna överblicka och styra den ekomiska planeringen för fastigheterna. Ekonomen som jobbar mot Galant kost & städ har bland annat förberett förutsättningarna för att införa elektroniskt beställnings- och faktureringssystem för beställningar till konferensrummen med mera. Addera har haft stöd av sin ekonom. Stabens personalchef har stöttat förvaltningens avdelningar och sektioner i olika personalfrågor. Under året har personalchefen även jobbat med olika förberedande aktiviteter som berör förändringarna i samband med det nya servicecentret. Informatören i staben har bland annat deltagit i Adderas projekt Lätt att handla rätt som ska effektivisera kommunens inköp och arbetet med utvecklingsfrågor för att utveckla Drakfastigheters kommunikation. Att utveckla kommunens gemensamma nyhetsplanering och kriskommunikation är två andra delar som pågått inom kommunikationsområdet. Under 2014 har staben också genom Lean-ledaren fortsatt arbetet med att införa Lean som strategi för den fortsatta verksamhetsutvecklingen. Mer om verksamhetsutvecklingsarbetet i det särskilda stycket om Lean. Ekonomisk analys Jämfört med 2014 års utfall, som var -1,1 mkr, har det skett en förbättring till 2015 då resultatet är ett nollresultat. Förändringen beror i huvudsak på naturliga variationer beträffande löpande förändring av semesterlöne- och kompskuld för hela förvaltningen. En summa som bokförs på staben. Daniel Lundberg visar upp några av förvaltningens förbättringsarbeten under Lean-dagen 2014 för kommundirektör Stefan Söderlund. 6

7 Verksamhetsutveckling med Lean Fler olika Lean-utbildningar pågår i förvaltningen. På bilden ett moment i en grundläggande Lean-utbildning där man tillsammans med knappa resurser ska bygga en stabil konstruktion. Lean-arbetet har pågått inom förvaltningen sedan 2010 och har sin utgångspunkt i kommunens vision Vi gör det goda livet möjligt. Service och teknik har brutit ner detta till sin egen vision Vi ska vara bäst för kunden. Förutom detta är även kommunens styrprinciper vägledande: Jag gör det som skapar värde för kunden idag och i framtiden, Beslut tas så nära kunden som möjligt och Alla kunder är min kund. Sammantaget är det ett stort fokus på kundanpassning i kommunens och Service och tekniks styrande ledord. För att det här ska bli mer än ord är det även nödvändigt att utveckla verksamheten så att den stödjer ambitionerna med att sätta kunden i centrum. Under 2014 har det pågått flera insatser för att gå vidare med införandet av Lean i förvaltningen. Året har präglats av att stärka organisationen med ytterligare Lean-kompetens, detta genom att utse och utbilda fler Lean-guider från arbetsplatserna samt genom att fortsätta satsningen på att utveckla ledarskapet. Det finns ett stort mått av förbättringsglädje i organisation och detta avspeglade sig tydligt på förvaltningens Lean-dag under våren Vid det tillfället visade ca 20 arbetsplatser stolt upp sina förbättringsarbeten. En annan viktig utveckling av Lean-arbetet är de tre fördjupningsblocken: Processer, Visualisering och Ständiga förbättringar. Blocken består av flera delar som Lean-kultur, metoder samt verktyg som på flera sätt kan stärka organisationskulturen. Det fjärde området är ett renodlat kulturblock och är ett område som det främst arbetats vidare med inom ledarutvecklingen. Arbetet med fördjupningsblocken startade under hösten 2013 och alla verksamheter ska ha avslutat samtliga block Några av de effekter som Lean-arbetet lett fram till är: Flera förbättringsarbeten utgår ifrån en aktiv undersökning av kundens behov och efterfrågan, Flera arbetsplatser gör idag undersökningar av kundnöjdheten efter utförda tjänster En verksamhetsutveckling sker på många arbetsplatser med stort medarbetarengagemang, Visualisering används för att underlätta arbetet samt för att få systematik i vardagens små förbättringar En ökning av gemensam reflektion och erfarenhetsutbyte mellan olika arbetsplatser Utmaningen i Lean-arbetet framåt är att förstärka uthålligheten och långsiktigheten i skapandet av en förbättringskultur som är kundorienterad. 7

8 Drakfastigheter Avdelningschef: Magnus Fridell Tillsvidareanställda: 76 Drakfastigheter svarar för lokalförsörjningen åt alla nämnder, förvaltar befintliga byggnader och svarar för ny-, om- och tillbyggnad av fastigheter. Verksamhetsidé Vårt uppdrag är att vara en professionell förmögenhetsförvaltare och att se till att våra kunder verkar i funktionella och ändamålsenliga lokaler med en god invändig och utvändig miljö. På ett professionellt sätt möter vi våra kunder och förvaltar vårt ansvar för fastigheterna. Verksamhetsåret För att verksamheten ska stödja kundernas utveckling och bidra till att de kan nå sina mål påbörjades ett internt arbete för att se över indelningen av fastighetsförvaltningen. Under flera år har den styrts utifrån geografiska områden, men under 2014 togs beslut om att förändra detta till en indelning utifrån affärsområden som på så sätt bättre följer kundernas verksamhetsområden. Det medför en positiv specialisering som även skapar möjlighet till gemensam utveckling. Den nya indelningen träder i kraft den 1 januari Under året har stort fokus lagts på investeringsprojekt och vikten av att finna kvalitetsnivåer som får positiva effekter, dels för den framtida driftbudgeten dels för kundens framtida verksamhetseffektivitet. Det är viktigt att få alla berörda att se fastigheterna som en produktionsresurs och som en viktig del i skapandet av Skönsmons förskola blev klar under Den nya förskolan består bl a av en helt nybyggd del och en ombyggd fastighet. Även utemiljön vid förskolan har blivit förbättrad. kommunala välfärdstjänster. Under året har det även påbörjats diskussioner och samarbeten med kunderna för att gemensamt finna de standard som ska borga för effektivitet och kvalitet och i förlängningen underlätta kundens måluppfyllelse. Skol- och förskolelokaler Arbetet med barn- och utbildningsförvaltningens framtida lokalförsörjning har fortsatt under året. Entreprenaden vid Bergsåkers skola rullar på och närmar sig det sista året. Arbetet med förstudierna för S:t Olofsskolan, Skönsmons skola och Vibackeskolan fortskrider planenligt. Under året slutfördes ny- och tillbyggnaden av Skönsmons förskola. Drakfastigheters intäkter 2014 (735,6 mnkr) Externa hyror 4% Drakfastigheter intäkter 735,6 mkr Övriga intäkter 1% Vatten 2% Yttre skötsel 3% Felavhjälpande underhåll 4% Drift och servicetjänster 5% Drakfastigheter kostnader 725,7 mkr Drakfastigheters kostnader 2014 (725,7 mnkr) Försäkringsskador och skadegörelse Övriga kostnader 1% 1% Takskottning 0,1% Kapitalkostnader 34% Fjärrvärme 6% El 8% Interna hyror 95% Personal och administration 8% Planerat och förebyggande underhåll 12% Hyreskostnader inhyrda lokaler 16% 8

9 Ett samarbetsprojekt har initierats av Drakfastigheter för att tillsammans med kund finna de faktorer som är avgörande för en stimulerande och kvalitativ lärmiljö utomhus vid förskolor. Syftet med samarbetet är att tillsammans driva utveckling där både kundens mål om Sveriges bästa skola och Drakfastigheters mål att skapa hållbara och ekonomiska miljöer ska kunna realiseras. Socialförvaltningens lokaler Behoven av äldreboendeplatser är fortsatt stort. Tre större projekt ha påbörjats med grundläggningen. Det är en tillbyggnad av Granlunda med 47 lägenheter i tre plan. Projektet är kostnadsbedömt till 77 mkr och inflyttning är planerad att ske fjärde kvartalet Vidare har en nybyggnation påbörjats vid Norra kajen, det blir ett boende i fem plan med totalt 71 lägenheter. Den totala projektkostnaden bedöms uppgå till 143 mkr med inflyttning planerad till årsskiftet 2016/2017. Dessutom har det påbörjats en nybyggnation av ett boende i Skönsberg som har projektbenämningen Heffnersgården. Där kommer det att bli 47 st lägenheter med planerad inflyttning under fjärde kvartalet Den totala projektkostnaden är där beräknad till 89,5 mkr. Vidare har en förstudie påbörjats för ett korttidsboende i Granloholm i nära anslutning till sjukhusområdet. Under året har även förstudier bedrivits för att skapa tre separata gruppbostäder. Energisparprojekt på flera nivåer Under året har arbetet fortsatt med att genomföra åtgärder för att minska energiförbrukningen och i förlängningen minimera fastighetarnas klimatpåverkan. Det är ett arbete som sker enligt kommunens gemensamma strategi. Arbetet med effektiviseringarna rör både mindre åtgärder av anläggningarma och större investeringsprojekt. Några av investeringarna som genomförts eller pågått under 2014 är: Granlohögs förskola Skottsundsbackens särskilda boende Gärdehov Projektering Hedbergska skolan samt Västermalms skola Trygghets- och säkerhetsarbete Under 2014 har det löpande arbete med trygghets- och säkerhetsarbete fortskridit. Arbetet kan delas in i renodlade säkerhetsåtgärder, skadeförbyggande åtgärder och trygghetsåtgärder. De åtgärder som har genomförts under året är: Siktröjning vid grundskolor Byte av utomhusbelysning på alla förskolor Montering av sluttande skärmtak vid entréer för att förhindra tillträde till tak Nyinvestering av miljöstationer för att flytta sopkärl från byggnad och fasad. Närvarostyrd belysning vid grundskolor Ombyggnation av inlastning vid skolgårdar för att minimera trafik/backning på skolgårdar Satsning på 17 st brandlarmsanläggningar som förbättrats Ett antal installationer har också genomförts: Reservkraft vid Knutsgården Sprinkler-system vid Tunastrand 33 st kortläsarstyrda inbrottslarm, ska kompletteras med automatisk vattenavstängning vid förskolor 12 st nya brandlarmsanläggningar 184 st automatiska dörrstängare, freeswing, vid boenden samt förbättring brandcellsindelning Personal Under året har avdelningen haft fokus på att bygga vidare med kompetens till projektsektionen och har kunnat rekrytera flera nya medarbetare. Under året påbörjades även en satsning med Bra Besluts-spelet inom driftsektionen En satsning som kommer att fortsätta under 2015 för hela Drakfastigheter. Under 2014 har utbytet med Umeå kommuns fastighetsorganisation fortsatt och har berört system och erfarenheter rörande förvaltning och projekt. Ekonomisk analys Avdelningens resultat för 2014 blev 9,9 mkr, vilket kan jämföras med resultatet för 2013 som uppgick till 7,4 mkr. Hyresintäkter, underhållsbidrag, momsåtervinning med mera, dvs de totala intäkterna uppgick för helåret 2014 till 735 mkr varav 729 mkr var hyresintäkter. Intäkterna överskred budget med 1,8 procent. Det är ett resultat av beställningar och etableringar av nya objekt, renoveringar av gamla objekt samt verksamhetsanpassningar. Lägre kostnadsnivåer mot budgeterat kan summeras i bl a lägre mediakostnader med anledning av ett milt år i kombination med ett gynnsamt elpris. Utfallet för mediakostnader ligger på 93 procent av budget vilket även blev relationen till 2013 års utfall. Den totala elkostnaden landade på 57 mkr jämfört med budgetnivån på 62 mkr. Kostnaderna för fjärrvärme blev cirka 4 mkr lägre än budgeterat och landade på 44,2 mkr för helåret. För övriga driftkostnader kan noteras att utfall för yttre skötsel, som en direkt följd av det snöfattiga sista kvartalet uppgick till 94 procent relativt budgetnivån. Det gynnsamma utfallet är en följd av det milda vädret och att det inte heller krävdes halkbekämpning i någon större omfattning. För 2014 har kapitalkostnaderna ökat med 18 procent jämfört med utfallet för 2013, från 207 mkr till 245 mkr. Anledningen till denna ökning är ökade kostnader med anledning av en ökad investeringsvolym. 9

10 Räntekostnaderna uppgick för 2014 till 99,8 mkr och avskrivningarna uppgick under samma period till 145 mkr. De externa lokalkostnaderna minskade markant mot 2013, från 138 mkr till 114,6 mkr. Anledningen till denna markanta nivåsänkning förklaras av överföringen av f d Sundsvall Arenas fastigheter till Drakfastigheter. Under 2013 belastades avdelningen med kapitalkostnaderna från Sundsvall Arena medan uppkomna driftkostnader i bolaget debiterades som en hyreskostnad. För 2014 ligger den totala kostnaden för arenafastigheterna i Drakfastigheters interna kostnadsmassa. Med anledning av att det totala kostnadsläget hamnade under budget samtidigt som intäkterna blev högre har det under 2014 funnits utrymme att satsa på underhållsåtgärder. Detta skapar i förlängningen bättre lokaler för kunderna och en kostnadseffektivare drift på lång sikt. I budget bedömdes det planerade underhållet uppgå till 66 mkr, utfallet för 2014 blev 80 mkr, alltså 14 mkr högre. Mer än beräknat kunde alltså läggas på planerade underhållsåtgärder. Ombyggnaderna av teaterkvarteret drog igång under 2014 och ska vara klara i början av Skissen visar hur det kommer att bli efter ombyggnaden, då har kvarteret byggts samman och även blivit förbättrat på flera sätt. Malandsbadet är ett populärt utomhusbad men har ett stort underhållsbehov. För att förbättra anläggningen genomförde Drakfastigheter åtgärder i bassängen under Vid Hedbergska skolan pågår flera förbättringsarbeten. Under sommaren renoverade Drakfastigheter taket och tornet fick även ny puts. Senare under hösten drog även renoveringen igång av skolans aula som ska bli både renoverad och mer energieffektiv. 10

11 Investeringar och statistik Årsberättelse 2014 Drakfastigheter -Investeringar Beslutade investeringar 2014 mkr Västermalms skola, energieffektiviseringar, reinvesteringar 34,0 Navigator, ombyggnad för förvaltningen arbetsmarknad/ vuxenutbildning (FAVI) 29,5 Högoms skola, verksamhetsanpassning 22,0 Vibackeskolan, om- och tillbyggnad 18,0 Kommunhuset, verksamhetsanpassningar för socialförvaltning och reception 15,0 Hedbergska skolan, energieffektiviseringsåtgärder 14,0 Äldreboende prioriterande, projektering för ny- och tillbyggnad 12,0 Hedbergska skolan, reinvesteringar 12,0 Sporthallsbadet, projektering 10,0 Skönsmons skola, projektering inför om- och tillbyggnad 10,0 Navigator, genomförande av energieffektiviseringar 8,0 Gruppboende, förstudie för om- och tillbyggnad 8,0 Energieffektivisering 7,5 Hedbergska skolans aula, reinvesteringar 7,0 S:t Olofs skolan, projektering inför om- och tillbyggnad 7,0 Äppelunda förskola, reinvesteringar 7,0 Sidsjö 2:29, Sundsvall förvärv av fastighet 6,5 Navigator, genomförande av reinvesteringsåtgärder 6,0 Sidsjöbacken, installation av lift m m 5,0 Belysning vid förskolor 5,0 Brandåtgärder, socialförvaltningens boenden 4,5 Södermalms skola, förstudie och projektering 3,5 Bergsåkers skola, ombyggnad av matsal och entréhall 3,5 Knutsgården, installation av reservkraft 2,5 10 förskolor, förstudie och projektering inför ombyggnad av driftutrymmen 2,5 Hedbergska skolans aula, verksamhetsanpassningar 2,0 Bredsands skola, etableringar av moduler etapp 2 2,0 Drakfastigheter -Statistik Årsberättelse Statistik Total BRA kvm varav egen varav hyrd Egna lokaler Bruttoarea Media kostnader kr/kvm *Övriga driftskostnader tkr kr/kvm Löpande underhåll tkr kr/kvm Försäkringsskador tkr kr/kvm Skadegörelse tkr kr/kvm Planerat underhåll och arbete tkr kr/kvm Varav Skollokaler Bruttoarea Media kostnader kr/kvm *Övriga driftskostnader tkr kr/kvm Löpande underhåll tkr kr/kvm Försäkringsskador tkr kr/kvm Skadegörelse tkr kr/kvm Planerat underhåll och arbete tkr kr/kvm Varav Förskolor Bruttoarea Media kostnader kr/kvm *Övriga driftskostnader tkr kr/kvm Löpande underhåll tkr kr/kvm Försäkringsskador tkr kr/kvm Skadegörelse tkr kr/kvm Planerat underhåll och arbete tkr kr/kvm

12 Galant, kost & städ Avdelningschef: Margareta Frisentorp Tillsvidareanställda: 200 Galant kost och städ är en avdelning inom service- och teknikförvaltningen som har i uppdrag att leverera måltider och städning till kommunens förvaltningar. Totalt städas kvm och totalt tillagas ca 2,4 miljoner portioner per år. Affärsidé/Verksamhetsidé Galant kost och städ en proffsig serviceorganisation med nöjda kunder i fokus. Verksamhetsåret 2014 Ett förberedande arbete har pågått under året för att den 1 januari dela Galant Kost & Städ i två avdelningar, Sundsvalls Mat & Måltider och StädService. De synergieffekter som förvaltningen räknade med när verksamheterna slogs samman har inte varit möjliga att nå, mycket på grund av verksamheternas olika karaktär. Under 2014 har städ med hjälp av en inhyrd konsult sett över verksamheten. Detta resulterade i en korrigering av priserna till förvaltningarna inför Städkostnaden totalt för kommunen förändrades däremot inte. Projektet avslutades under hösten Under 2014 har flera arbetsplatser inom Galant kost & städ fortsatt sina utvecklingsarbeten enligt Lean. Arbetet har tagit ökad fart genom fler utbildade Leanguider i organisationen. Inom kostområdet kan även nämnas att en migrering av kostsystemet Matilda skett under hösten och många problem uppstod som tagit lång tid för att lösa. Det blev så många fel så att avdelningen i samråd med upphandlingssektionen skickade en skriftlig reklamation till leverantören Food It. Galant kost intäkter 77,6 mkr Bidrag 1% Galant kost intäkter 77,6 mnkr Anki Olofsson och Sofie Nordlund från StädService under en av årets redovisningar av förbättringsarbeten. I kölvattnet av utredningen Utvecklad måltidshantering lagar allt fler kunder egen mat. Nu sker detta vid fem skolor och fortsätter trenden att fler lagar egen mat kommer Galant att behöva minska antalet kök. I så fall kommer Galant fortfarande vara fast med kostnaden för hyran av köken. En konsekvens är även att transportkostnaderna kommer att öka om kök med lägre volymer på landsbygden behöver läggas ner. Även socialförvaltningen ser över möjligheterna att laga mat i egna kök. Avdelningen har rekryterat en ny sektionschef kost som har ansvaret för Allerestaurangen, Matglädjen och Tomtegränd. Kostsidan har även deltagit på seniordagen som arrangeras av socialförvaltningen och bl a annat bjöds pensionärerna att få provsmaka på olika Lokalkostnader 11% Galant kost kostnader 74,0 mkr Galant kost kostnader 74,0 mnkr Personalkostnader 40% Material 42% Försäljningsintäkter 99% Tjänster 7% 12

13 Försäljningsstatistik för Galant Kost Sålda portioner Grund- och gymnasieskolor Förskolor Friskolor/Kooperativ Äldreboende* Pensionärsluncher Hämtmat Övrigt** SUMMA * två portioner (lunchy+ middag) ** personallunch, övriga restauranger maträtter och få information om restaurangerna och menyerna. Köket Vá Gott:s lastkaj har byggts om under året och fått fler och bättre möjlighet att sortera sopor. Ekologisk mat ökar Kommunen ökade sina inköp av ekologiska produkter till 18 procent. I kommunens mål och resursplan 2015 finns dock ambitionsnivån att öka andelen ekologiska inköp till 50 procent. Det skulle i så fall medföra en prisökning. Inför 2015 kommer den nya kostavdelningen att öka andelen ekologiska inköp och avdelningen har därför konverterat inköp av konventionella livsmedel till ekologiska. Avdelningen kommer att göra aktiva val av klimatsmarta livsmedel för att minska avdelningens klimat- och miljöpåverkan. Mätning av matsvinn i kök och restauranger kommer att genomföras för att minska andelen livsmedel som slängs. Det pågår även en planering för att använda sig av kundfokusgrupper för att öka kundernas möjlighet att påverka och därmed öka förståelsen för vad som är viktigt. Enkäter till matgäster kommer också att skickas ut för att fånga vad som kunderna tycker är viktigt. Ett Galant städ intäkter 63,9 mkr Bidrag 0,4% Galant städ intäkter 61,7 mnkr roligt och tävlingsinriktat utvecklingsarbete är White Guide Junior som utser Sveriges bästa skolrestaurang blev Åkersviks skolrestaurang Sveriges nittonde bästa och köket tog därmed ytterligare ett steg framåt i White Guide Juniors översikt. Inför 2015 års tävling är ambitionen att flera kök ska delta i White Guide Junior. Det är från och med 2015 även möjligt för pensionärsrestauranger att tävla i den nya tävlingen White Guide Senior. Personal Under året har avdelningen tillsammans med rektor och intendent på Hedbergska skolan arbetat fram ett avtal där den nya avdelningen Sundsvalls Mat& Måltider tar över ansvaret för mottagningsköket och personalen på Hedbergska skolan fr o m Ekonomisk analys Galant redovisar ett resultat för 2013 på 5,9 mkr över budget. Av årets resultat står kostverksamheten för 3,6 mkr och städverksamheten för 2,3 mkr. Kostverksamhetens resultat är 3,3 mkr bättre 2014 än Galant städ kostnader 61,6 mkr Material 9% Galant städ kostnader 57,2 mnkr Lokalkostnader 2% Tjänster 9% Försäljningsintäkter 99,6% Personalkostnader 80% 13

14 Kost Intäkterna för kost ligger i nivå med budget, trots att kostverksamheten har tappat intäkter under årets andra hälft då Montessoriskolan och S:t Olofsskolan inte längre köper portioner samt att leveranserna till Njurunda friskola har upphört. Ett nytt livsmedelsavtal ingicks i början på året som medförde lägre priser. Livsmedelskostnaderna utgjorde ,5 procent av intäkterna jämfört med 41,6 procent Personalkostnaderna är 1,3 mkr lägre än budget medan materialkostnaden är högre än budget med ungefär samma belopp. Övriga kostnader ligger i nivå med budget. Städ Intäkterna för städverksamheten är 2,7 mkr högre än budget. Städverksamhetens resultat är 2,3 mkr lägre än Den största orsaken till förändringen av resultatet mellan åren är att personalstyrkan på försök har utökats med extra resurser. Personalkostnaderna för städ ligger ändå under budget, 1 mkr, och det beror på att kostnaden för sommarvikarier har varit låg på grund av att FAVI till stor del har bekostat dessa genom skolungdomar. Detta fanns inte med i beräkningarna vid budgeteringen inför Materialkostnaden för städ överstiger budget med 1,1 mkr. Nina Metsä och Anneli Sundbergh visar upp Åkersvikskökets fina salladsbord. Köket blev under 2014 utsett till Sveriges 19 bästa skolrestaurang i White Guide Junior som utser Sveriges bästa skolrestaurang. 14

15 Bilder från verksamhetsåret 2014 Peter Johansson och Stefan Lindbäck visar upp Drakfastigheters Bra Beslut-spelet. En gruppövning som ska förtydliga roller och stärka kundfokuset. Vid Västermalms skola pågår återkommande ombyggnadsåtgärder. Under 2014 byggde Drakfastigheter om flera delar för att Sundsvalls gymnasium skulle kunna använda lokalerna för andra verksamheter. Nya elevskåp ingick också i förbättringarna. Den 9 maj genomförde Service och teknik sin årliga Lean-dag på Tonhallen. Bilden visar en översikt av utställningarna med förbättringsarbeten. I slutet av 2014 stängdes Nordichallen eftersom det inte gick att garantera att taket skulle hålla, frågan blev skarp inför vinterns snömängder. Ett antal utredningar låg till grund inför beslutet och Drakfastigheter inledde därefter omgående planeringen av nödvändiga åtgärder för att förstärka takets konstruktion. 15

16 Addera serviceavdelningen Avdelningschef: Hans Wiberg Tillsvidareanställda: 205 Addera tillhandahåller verksamhetsanknuten service inom många områden och arbetar i huvudsak på beställning från kommunens förvaltningar och bolag. Verksamhetsidé Addera ska utveckla, samordna och leverera tjänster som stödjer de kommunala verksamheterna att skapa största möjliga värde för sina kunder. Verksamhetsåret 2014 Vårt övergripande mål är att vara den självklara partnern för leverans av verksamhetsstöd. För att nå målet är det viktigt att kunderna är nöjda och har förtroende för oss och vår verksamhet. Det är då viktigt med en aktiv och långsiktig dialog med kunderna för att förstå kundernas verksamhet och veta vad som är viktigt för kunderna på både kort och lång sikt. Det gör att vi kan ge råd och utveckla standardiserade tjänster som är anpassade efter kundernas behov. En stor del av utvecklingsarbetet har även under 2014 skett inom ramarna för Lean-införandet inom Addera. För de stödprocesser vi deltar i är kundernas delaktighet oftast minst lika viktig som vår egen. Effektiviteten bedöms efter det värde processen skapar hos kunden, och vilka sammanlagda resurser vi och kunden tillsammans lägger på att skapa detta värde. Kundernas delaktighet är därför en förutsättning för Anders Jönsson från IT-Service visar upp den nya växeln som installerades under Numer ryms allt i ett litet skåp, tidigare krävdes ett helt rum. vårt arbete att identifiera slöserier och utveckla vårt arbete med att skapa effektiva stödprocesser. Vi har också fortsatt arbetet med att förbättra informationen på intranätet Inloggad, med målet att Det ska vara lätt för kunderna att göra rätt. Utveckling inom IT och telefoni. I mars 2014 flyttade IT-Service in i nygamla, större lokaler vilket gjorde att IT-Service personal återigen kunde samlas på ett och samma ställe. Fortsatta ef- Addera intäkter 288,6 251,8 mkr mnkr Addera intäkter Addera Addera kostnader kostnader 291,9 254,3 mnkr mkr Bidrag 2% Lokalkostnader 3% Material 4% Kapitalkostnader 1% Personalkostnader 35% Tjänster 57% Försäljningsintäkter 98% 16

17 Fordonssidan fortsatte att utveckla kommunens fordonspark med ännu fler miljöfordon. Ett samarbete var att tillsammans med Drakfastigheter ersätta äldre fordon med flera nya laddhybrider. fektiviseringar inom klient- och printplattformarna har gjort att kostnaderna sjunkit med 4,7 miljoner. Den totala omsättningen har ändå ökat. Det beror mycket på att efterfrågan på dator- och ipadtjänster ökat med dryga 20 procent de senaste 12 månaderna. Kommunkoncernen har idag över datorer, vilket kan verka mycket men det är normalt i jämförelse med andra kommuner i motsvarande storlek. Under året har Sundsvall och Ånge kommuner inlett samverkan kring en gemensam växelplattform. Samverkan innebär att Ånge får en bättre funktion och båda kommunerna får en kostnadseffektivare lösning. Förutom att mängder av ny funktion levererats i form av bland annat e-korren, samarbetsrum, Open eplatform, ny klientplattform till stadsbacken samt digitala trygghetslarm. IT-Service har också synts på den nationella arenan och föreläst för över 1000 personer runt om i Sverige i mängder av olika forum. Utveckling av inköpsrutiner Upphandlingssektionen har fortsatt att genomföra ett projekt som ska göra det lättare för kunderna att köpa rätt. Ny miljöteknik i fordonen Inom fordonsområdet har satsningen på elfordon och gasdrivna fordon fortsatt. Det har bland annat köpts in sex stycken Mitsubishi Outlander el- hybrider. Förebyggande arbete mot skadegörelse, brand och vattenskador Flera projekt i syfte att minska skadegörelsen har genomförs i samarbete med våra fritidsgårdar där ungdomarna själva får delaktighet. Ett exempel är den stora ungdomsfesten i samband med skolstarten där ett av syftena är att minska bråk, skadegörelse samt droger. Under 2014 har även satsningen fortsatt på att medverka i SF:s reklam-/informationsblock på biograferna. Även i år har det varit med ett budskap om skadegörelse för att väcka tankar och öka medvetenheten. Det har också tagits fram kortlekar med skadegörelsebudskap. Kortlekarna har skickats till fritidsgårdar och skolor. I Sundsvalls Energi och MittSverigeVattens större el-centraler har det installerats fast släckutrustning. På förskolor har det installerats utrustning så att vattnet och ventilationsanläggningarna stängs av när inbrottslarmet är aktiverat. 17

18 Säkerhetssektionen har tillsammans med Räddningstjänsten anordnat en resa till konferensen Skolan brinner i Stockholm. Det var ett 40-tal medarbetare som deltog på resan, främst vaktmästare samt skolintendenter från barn och utbildning. Kommunhusets reception säkert, trevligt och öppet Receptionen har byggts om för att kunna ta emot ca besökare per år. Det är ca tre gånger så många som tidigare och beror på att socialförvaltningens verksamhet på Grönborgs flyttat in i kommunhuset. I samband med detta installerades ett passersystem som ger en ökad säkerhet och som vid förbokning av besökare har en bra självservicefunktion. Ledstjärnan för ombyggnationen har varit att det ska vara säkert men samtidigt Trevligt och öppet. Nu märks att resultatet varit lyckat. För sektionerna redovisas endast mindre avvikelser när det gäller resultaten. Inga större åtgärder planeras men effektiviseringar sker successivt i den löpande verksamheten. Den verksamhet som visar på stora kostnads- och intäktsförändringar är IT-service. Omsättningen har ökat och det beror på att socialförvaltningens ITverksamhet överfördes under Personal Bedömingen är liksom tidigare år att det är svårt att med generella åtgärder minska korttidssjukfrånvaron mer än den nuvarande nivån. Därför är inriktningen på individuella insatser. Ekonomisk analys Adderas resultat på -3,3 mkr förklaras till stor del av Addera stabens resultat på -2,7 mkr. Det i sin tur beror i huvudsak på att Addera fick möjligheten att använda det egna kapitalet för att genomföra extra satsningar på utvecklingsaktiviteter. Kommunhälsan satsade på en dag med hjärtat i centrum. Under en halvdag hade de anställda chansen att prova på olika hjärtstärkande aktiviteter eller få mer information. På bilden står Erika Thillberg vid tipspromenaden som var en av stationerna. I samband med ombyggnaderna vid kommunhuset installerades nya säkerhetsslussar för att öka säkerheten vid inpasseringen. Mathias Sjödin från säkerhetssektionen fanns med vid flera visningar av hur den nya tekniken fungerar, under hösten började slussarna användas vid ingångarna både mot A-huset och B-huset. 18

19 Personal Antalet anställda I november 2014 var antalet tillsvidareanställda 489 personer. Utöver det så tillkommer ett antal vikarier som finns inom Addera och Galant kost & städ. Addera har ett aktivt samarbete med arbetsförmedlingen och bedriver ett projekt med anställda som har olika arbetsmarknadsstöd. Detta förekommer främst inom kontorsservice och kommunarkivet. Under slutet på året övertog även Addera IT-service projektet trygghetslarm från socialförvaltningen vilket medförde att ett antal projektanställningar gjordes. Under året gjordes även en kommunövergripande organisationsförändring och genom detta så överfördes en informatörstjänst till SoT:s stab. Drakfastigheter har börjat titta på sin kompetensförsörjning framåt i tiden och gick därför med i projektet tekniksprånget. Tekniksprånget är en satsning där arbetsgivare i Sverige, tillsammans med regeringen, arbetar för att stärka den framtida kompetensförsörjningen inom den tekniska sektorn. Projektet drivs av Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademien, IVA, på uppdrag av Skolverket. Genom tekniksprånget erbjuds ungdomar som gått ut gymnasiets möjlighet att prova ingenjörsyrket i fyra månader. Målet är att fler av Sveriges ungdomar ska välja att läsa vidare på högre ingenjörsstudier. Genom detta projekt har Drakfastigheter haft två ungdomar anställda under perioden september december. De har även haft en trainee anställd genom kommunens övergripande traineeprogram. Majoriteten av förvaltningens anställda är kvinnor, 68 procent, och de flesta arbetar inom Galant kost & städ. Medelåldern på de anställda är 49 år. Sjukfrånvaro och arbetsmiljö Sjukfrånvaron har tyvärr stigit och är nu 5,45 procent. Kvinnorna står för en högre frånvaro, 5,96 procent, än männen som ligger på 4,35 procent. Den högsta sjukfrånvaron står gruppen år för: 6,78 procent och gruppen medarbetare < 29 år har en sjukfrånvaro på 5,85 procent. De friskaste är gruppen år som har en sjukfrånvaro på 3,83 procent. Trots dessa siffror så visar ändå frisknärvaronatt 64 procent av våra medarbetare endast varit sjuka 5 dagar eller mindre. Antal tillsvidareanställda år År t v anst. anst Sjukfrånvaro i procent av den totala arbetstiden Antal anställda varav tillsvidareanst. Drakfastigheter 2,2 % 4,1 % 4,8 % 3,2 % 5,7 % Addera 4,5 % 4,4 % 5,2 % 3,9 % 2,8 % Galant kost & städ 8,1 % 6,3 % 6,7 % 6,2 % 6,2 % Stab 0,5 % 0,2 % 1,9 % 2,6 % 0,1 % Stab 8 8 Drakfastigheter Addera Galant kost&städ Totalt 5,5 % 5,1 % 5,8 % 4,9 % 4,5 % Total Frisknärvaro Frånvarodagar % 26 % 24 % 8 % 4 % Åldersfördelning Ålder

20 Resultaträkning Tkr Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Internränta+finansiella kostnader Verksamhetens nettoresultat: Skattemedel Sparkrav ÅRETS RESULTAT Avdelningsvisa resultat STABEN Intäkter Interna Externa SUMMA INTÄKTER Kostnader Personal Förändring upplupen semesterskuld Tjänster Varor Övrigt Avkastningskrav SUMMA KOSTNADER ÅRETS RESULTAT Drakfastigheter DRAKFASTIGHETER Intäkter Interna hyror Externa hyror S:a Hyresintäkter Försäkringsersättning Reavinster/Reaförluster Interna bidrag Externa bidrag (momsersättning) Övriga intäkter Driftprojektintäkter Forts. nästa sida

21 DRAKFASTIGHETER Summa Övriga intäkter Summa INTÄKTER Kostnader El och nätavg Vatten Fjärrvärme och nätavg Fastbränsle och naturgas Olja S:a Mediakostnader Löpande underhåll Försäkringsskador Skadegörelse Tillsyn och skötsel Sophämtning Sotning Vakthållning Serviceavtal inkl besiktning Tele & datakommunikation Försäkringspremier Fastighetsskatt o andra skatter Övrigt köp av tjänster Yttre skötsel (som. och vint.) Takskottning Planerat underhåll Övriga planerade arbeten Driftprojektkostnader Hyressatta tillägg (proj 85999) S:a Övriga driftskostnader Adm.personal inkl omkostnader Driftpersonal inkl omkostnader S:a Personal o adm.kostnader S:a Driftskostnader totalt Lokalhyror DRIFTNETTO Avskrivningar Nedskrivningar Räntekostnader internt Räntekostnader lev.skulder 1 21 Summa Kapitalkostnader Avkastningskrav Summa Kostnader RESULTAT

22 Galant kost & städ GALANT KOST Intäkter Interna Externa Lönebidrag Skattemedel SUMMA INTÄKTER Kostnader Personal Livsmedel Transporter Lokalhyror Övrigt material och tjänster Kapital Sparkrav SUMMA KOSTNADER ÅRETS RESULTAT GALANT STÄD Intäkter Interna Externa Lönebidrag SUMMA INTÄKTER Kostnader Personal Lokalhyror Material Tjänster Kapital Sparkrav SUMMA KOSTNADER ÅRETS RESULTAT

23 Addera serviceavdelningen Årsberättelse 2014 ADDERA SERVICEAVDELNINGEN Intäkter Administration Servicecenter ) Kontorsservice IT-service ) ) Lön och pension ) Fordon och Verkstad ) Kundtjänst 5) HUR-enheten Kommunhälsan Upphandling ) Ekonomiadministration ) Arkiv Säkerhet SUMMA INTÄKTER Kostnader Administration Servicecenter ) Kontorsservice IT-service ) ) Lön och pension ) Fordon och Verkstad ) Kundtjänst 10) HUR-enheten Kommunhälsan Upphandling Ekonomiadministration Arkiv Säkerhet SUMMA KOSTNADER ÅRETS RESULTAT ) Delar av kommunväxeln , personalkostnad m.m 2) Kommunväxeln till IT 2012 ca 10,2 Mkr 3) Inklusive personalsystemet HEROMA 2012, 3 Mkr 4) Inklusive Gasolbilar ) Ingår i Servicecenter from ) Delar av kommunväxeln , personalkostnad m.m 7) Kommunväxeln till IT 2012 ca 9,9 Mkr 8) Inklusive personalsystemet HEROMA 2012, ca 2,95 Mkr 9) Inklusive Gasolbilar ) Ingår i Servicecenter from ) Övertagande av flera IT-verksamheter i kommunen 2013 ingår. 12) Övertagande av flera IT-verksamheter i kommunen 2013 ingår. 13) Ersättning för projektet Effektiva inköp kr. 14) Ersättning från kommunalförbund och bolag, systemför valtning av ekonomisystem samt försäljning av ekonomi konsulttjänster. 23