Ad Manus. Lön För DOS-miljö. Ad Manus AB. Reviderad, December 2010

Transkript

1 1 Ad Manus Lön 2011 För DOS-miljö Ad Manus AB Reviderad, December 2010

2 2 Nyheter inför löneåret 2011 Nyheter inför löneåret 2011 med röd text. Skattetabeller. Nya skattetabeller för år I personalregistret Gallringsfält för FORA-rapport. Sid. 85 I Kontrolluppgifter..Utskrift av FORA-rapport. Sid. 176 Filer för Kontrolluppgifter. Filnamnen Info.ku och Kured kommer att vara de samma men formatet av filen kommer att ändras. Därför är det viktigt att installera årets löneprogram, annars kommer inte inskickade filer att godkännas. Sid. 175

3 Förord 3 Åttonde utgåvan, December, Ad Manus AB levererar denna manual i befintligt skick utan garantier i någon form. Ad Manus AB har när som helst rätt att göra ändringar och rättelser i denna manual eller i programmet, utan föregående avisering. De eventuella felaktigheter och typografiska fel som finns i manualen kommer löpande att noteras och rättas till i nästa utgåva. IBM är ett registrerat varumärke av International Business Machines Corporation. MS-DOS, Windows ME-XP-Vista-Windows 7 samt NT är registrerade varumärke av Microsoft Corporation. Copyright 2010 Ad Manus AB Copyright 2011 Ad Manus AB All rights reserved

4 4 Förord Förord Vi tackar för ditt val av löneprogram och önskar dig lycka till med Ad Manus. Ad Manus är latin som fritt översatt till svenska betyder " Tillhands ". Ett passande namn, eftersom Ad Manus är tänkt att alltid finnas " Tillhands " i ditt företags administrativa arbete. Ditt företag ska inte behöva byta ansikte utåt bara för att du datoriserar. Därför finns det bra rutiner inbyggda för att anpassa utskrifter efter egna önskemål på lönebesked, listor och rapporter. LÄS HELA MANUALEN INNAN DU BÖRJAR ANVÄNDA PROGRAMMET. Vi vill slutligen påpeka att programmet och dess manual inte innehåller någon utbildning i företagsadministration. Vi förutsätter att de personer som ska arbeta med Ad Manus, redan har de grundläggande kunskaper som krävs för att sköta ett företags administrativa rutiner. Författaren

5 Krav på datorn 5 Allmänt Minimikraven för att installera och använda Ad Manus Löneprogram är följande: IBM eller IBM-kompatibel datormodell 386 eller större med DOS 3.30 eller nyare, och minst 4 MB ledigt " högt " arbetsminne (RAM). Ad Manus Löneprogram fungerar utmärkt under Windows , ME, XP Vista och Windows 7 samt Windows 3.x, Windows NT. Diskettstation för inläsning och säkerhetskopiering. CD-spelare för inläsning av nyare versioner av Ad Manus. Hårddisk med minst 80 MB ledigt utrymme. Skrivare för utskrifter av lönespecifikationer, banklistor, rapporter etc. Diskettstation Benämns normalt A:, diskettstationen används för att kopiera information från diskett till hårddisk eller tvärtom. CD-brännare och USB-minne. Benämns normalt D: resp. E:, de vanligaste sätten att kopiera från hårddisk är med en CD-brännare eller ett USB-minne. Kopiering från hårddisk till CD sker oftast vid säkerhetskopiering, dvs att en kopia tas som extra säkerhet om data på hårddisken skulle råka gå förlorad på grund av ett strömavbrott, mekaniskt fel eller liknande. Hårddisken Benämns normalt C: (finns flera benämns dessa med D:, E:, F: o.s.v). Hårddisken är i princip en diskett med mycket stor lagringskapacitet och snabbare åtkomsttid.

6 6 Generella tangenfunktioner Tangentfunktioner <Esc> Denna tangent avslutar inskrivning och återgår ett steg. T.ex. om markören står i ett inmatningsfält och du vill komma till kommandoraden. Ytterligare ett tryck så återgår du till föregående meny o.s.v. <Pil Upp>, <Pil Ner> Dessa tangenter flyttar markören bland fälten. Ändringar som gjorts i fälten sparas ej. <Pil Höger> och <Pil Vänster> Dessa tangenter flyttar markören inom fältet. <End> Flyttar markören till radens slut. <Home> Flyttar markören till radens början. <Enter> Bekräftar valet eller det inskrivna i fältet. <Delete> eller <Del> Raderar tecknet över markören. <Insert> eller <Ins> Skiftar mellan infoga tecken eller skriva över tecken där markören står. <Backspace> Flyttar ett steg åt vänster och raderar tecknet som står till vänster om markören. <F1> - <F10> Används för att utföra en rad olika kommandon i olika rutiner. De olika valen visas längst ner på sidan i klartext.

7 Generella tangentfunktioner 7 Generella tangentfunktioner = <Alt + T> I denna ruta ser du specialfunktioner som kan användas från alla rutiner. Ändra datum = <Alt><D> Kallar fram ruta för att ändrar datum. Memoruta = <Alt><M> En anteckningssida där diverse anteckningar (Memo) kan skrivas och åter hämtas. Pausfunktion = <Alt><P> Pauskommando. Programmet frågar efter en kod, 1-6 tecken långt. Därefter släcks skärmen och måste sen startas med samma kod. Miniräknare = <Alt><C> Du kan ta fram en miniräknare med <Alt><C>.

8 8 Igångkörning - Körschema, Periodavslut och Årsavslut OBS!! Vid EUBAS-03 kontoplan OBS!! Vid övergång till kontoplan EUBAS-03 måste du köra ett transformationsprogram som heter TRFLON03.EXE

9 Igångkörning - Körschema, Periodavslut och Årsavslut 9 Igångkörning - Körschema För att smidigt komma igång och förstå ditt Ad Manus Löneprogram föreslår vi här Igångkörning och körschema. Innan första lönen 1. Företagsregister. Kontrollera att du har fyllt i alla uppgifter i Företagsregistret. Företagets bankkontonummer. ( kommer ut på banklistan ) BG/PG-Nummer: Bg000xxxxxx ( om du kör BG-betalning ) Organisationsnummer. Rätt procent för arbetsgivareavgifter. Rätt konto för lön resp. arbetsgivareavgift. 2. Personalregistret. Kontrollera att du har fyllt i Personalregistret korrekt. Namn och adressuppgifter. Checkkontonummer. Arbetsschema. Urval. Skattetabell. Avgiftskod. Löneuppgifter. Sluta inmatningen med att skriva ut Personallista Löneartsregistret. Kontrollera att de lönearter som skall användas finns upplagda och är provkörda. Gå noga igenom vilka uppgifter som skall summeras. Finns det inte summatorer i den färdiga delen av programmet, använd de extra som erbjuds. Sluta löneartsarbetet med att skriva ut en Löneartslista Markera med märkpenna vilka lönearter som du använder. Listan skall alltid finnas tillhands vid ditt lönearbete.

10 10 Körschema, Första löneberäkningen Det finns importmöjlighet för nya lönearter från ett löneartsregister, se sid Utskriftsdokument. I 6. Dokumenteditorn finner du de dokumentmallar som programmet använder för utskrift. Alla dokument kan du redigera efter eget tycke. Lönebesked kan skrivas ut genom Ad Manus Windowsmodul för att få ett elegant utseende. Första löneberäkningen 1. Samla underlag för lönearbetet Det underlättar om du planerar ditt arbete noggrant innan du börjar med löneberäkningen. 2. Lönehanteringen Fyll i uppgifterna på första sidan. Viktigast är det att " Löneperiodlängd " blir rätt ifyllt. Denna uppgift styr hur skatten skall beräknas. De flesta av uppgifterna följer automatiskt med till löneutskriftsrutinen. 3. Starta löneberäkningen = <F1> Första person kommer upp automatiskt. Första lönetillfället är alltid jobbigast, dels för att du inte är van och dels för att alla lönearter skall skrivas in första gången. Vid nästa lönetillfälle finns alla lönearterna kvar om du inte väljer att tillfälliga skall tas bort. 4. Spara varje anställd = <F1> När du är färdig med en person Sparar du med <F1> och kommer automatiskt till nästa. Ångrar du din registrering på en person så kan du börja om med <F2> istället för att spara med <F1>. Med <F7> kan du hoppa till annan person.

11 Körschema, Första löneutskriften 11 Första löneutskriften 1. Löneutskrift När du kommer in i utskriftsrutinen finner du att vissa uppgifter har följt med från löneberedningen. Fyll i: Utbetalningsdag Uppdateringsmånad, Viktigt! Fyll i eller ändra! Urval om inte det föreslagna passar Uttagen komp.tid Meddelande till anställda Testutskrift finns för att kontrollera papper och skrivare 2. Lönebesked Alla lönebesked som du har valt kommer ut i en följd. Lönebeskedet och banklistan kan i företagsregistret märkas med olika skrivareportar för att kunna styra till olika skrivare och då köra på olika papper. 3. Banklista En fråga kommer om du skall spara banklistan för senare utskrift. Praktiskt om du kör en löneutskrift för månadsanställda och en löneutskrift för 14-dagarsanställda men vill ha dom på samma banklista. Efter pappersbyte, tryck på en tangent och banklistan kommer ut. Är allt i ordning så kan du godkänna utskriften. Banklistan är färdig att underteckna och sedan skickas till banken för utbetalning. OBS! Du kan inte spara banklista vid BG-betalning. Om Personalregister och Företagsregister är rätt ifyllda så skall det finnas kontonummer för både företag och anställda på listan. Även personnummer kan skrivas ut på banklistan. Olika listor för Bank / Post och Kontant kan utköras. Märkes i personalregistret. 4. Bokföringsorder Direkt efter löneutskriften kan du ta ut en bokföringsorder för att lätt kunna bokföra dina lönekostnader. Om du har Ad Manus Bokföring kan du med några få tangenttryckningar registrera verifikatet direkt.

12 12 Körschema, Uppbördsdeklarationen Uppbördsdeklaration 1. Skattelista Innan den 12:e varje månad skall du ta ut en uppbördslista för att du skall veta hur mycket skatt och sociala avgifter som skall redovisas. 2. Välj rätt uppbördsperiod. Det är viktigt att du väljer rätt uppbördsperiod för utskrift. Om du skall redovisa Skatt och Soc för januari, väljer du period 2. För Februari period 3 osv. Visserligen kan du skriva ut en lista till men det är lätt hänt att du tar den som kommer ut och redovisar den. Vid årskifte. Vid årsavslut kan det bli lite besvärligt, uppbördsperioderna krockar. Gör så här: Om du har gjort årsavslut av Löneprogrammet: Skriv ut uppbördsperiod 1. Om du inte gjort årsavslut av Löneprogrammet: Skriv ut uppbördsperiod Urval. Om inte alla anställdas skatter skall redovisas samtidigt så kan du göra ett urval. 4. Överför beloppen. Beloppen på din skattelista kan direkt överföras till Lokala Skattemyndighetens uppbördsdeklaration. Uppdatera Ad Manus Lön Uppdateringen av Ad Manus Lön levereras på en CD-ROM. Följ anvisningarna som medföljer. Nyheter för 2011 finns på sidan 2 i denna manual.

13 Körschema, Kontrolluppgiften 13 Kontrolluppgift. 1. Skapa kontrolluppgifter. När alla årets löner är utskrivna så kan du få ut kontrolluppgifter från systemet. Innan utskrift måste du skapa dem med " Skapa kontrolluppgifter ". 2. Sudda förra årets uppgifter. När du skall skapa dina nya kontrolluppgifter så får du en fråga om Nyregistrering? (Skall tidigare uppgifter suddas) (J/N). Frågan gäller om du skall sudda den gamla kontrolluppgiften. Är du osäker ring din Ad Manus Support för råd. 3. Ändra uppgifter. Du kan ändra uppgifterna på skärmen, använd <Pil upp> och <Pil Ner>. Bil/Kost, Pos 48. Om du hoppar mellan rutorna och passerar Position 48 så kommer det upp en ruta med information om Bilförmåner. Dessa rader ifylles av användaren och kommer ut på raderna 14, 15, 16, och 17 på kontrolluppgiften. Rad 14 fylls i automatiskt om du har gjort enl. nedan Märka med förmånsbil Ny ruta: 49 Förmån vid pension. Om det är aktuellt fyll i med X. Märka med förmånsbil. När du har förmånsbil så skall detta med på kontrolluppgiften. Denna märkning gör du i personalregistret, INFO-rutan, <Alt><I>. På någon av raderna, kvittar vilken, skriver du BIL och Förmånskoden. Förmånskoden hittar du i Skatteverkets register över förmånsvärde. När du skapar kontrolluppgiften så letar programmet upp BIL, rensar raden på allt utom förmånskoden som lägges till på kontrolluppgiften.

14 14 Körschema, Årsslut 4. Utskrift Efter att du har gått igenom dina kontrolluppgifter så är det enkelt att skriva ut dem på skrivare eller fil. Antal utskrifter. Innan utskrift kan du välja hur många av varje kontrolluppgift du vill ha ut. Du kan välja ex.vis 2 utskrifter om man skriver på laser, så att man får en egen kopia också. Antal kontrolluppgifter. Totalt antal kontrolluppgifter och totalsumma visas efter kontrolluppgiftsutskrift. Uppgifterna visas i en ruta skulle du missa detta läggs det i en fil som heter UPG.LOG. Filen ligger i Ad Manus katalogen. Utskrift till fil visar 0 i antal!! Årsavslut 1. Statistiklistor Innan du gör årsavslut skall du skriva ut fullständiga personallistor. Se Utskrifter, Personallistor, Statistiklistor Lista Säkerhetskopia Innan du gör årsavslut skall du ta ut en säkerhetskopia som förvaras på ett säkert ställe. 3. Vad försvinner? När du avslutar året så försvinner all statistik i personalregistret utom de uppgifter som behövs för semesterberäkningen.

15 Körschema, Årsslut 15 Nytt år 1. Nya uppgifter Kontrollera och fyll i nya värde för arbetsgivareavgifter. 2. Ta bort personal Om någon av de anställda har slutat så är det bra att ta bort dessa ut Personalregistret vid årets början. Alternativt, märk dom som vilande (V) eller Slutat (S) i lönerevideringsrutan. Sätt V eller S före det datum som eventuellt står där ( det finns plats ). Om du har följt våra rekommendationer så har du statistiklistor kvar på dem som slutar. 3. Sjukersättning Kontroller alla nyheter om sjukersättning och justera eller iordningställ nya lönearter för dessa. Lönearter för karensdagar, sjukavdrag, sjuklön etc har ändrats ganska ofta och därför har vi gjort en importfunktion för lönearter. Med uppdateringen följer en fil som heter LONART.DUM, den kommer även att läggas ut på vår hemsida. Efterhand kommer den att kompletteras med nya lönearter. Spara då ner den i din Ad Manus katalog så kan du hämta in lönearter direkt på en ledig rad i löneartsregistret med <Alt>+<L>. De nya lönearterna lägger vi överst / först i rutan. 4. Fyll i skattejämkning Eventuell skattejämkning skall fyllas i. 5. Kontrollera skattetabell Kontrollera att rätt skattetabell är inlagd på den anställde. 6. Redigera listor Se över dina utskriftslistor.

16 16 Lön, Inledning 3. Lön Starta Ad Manus Lön Ad Manus Lön startas genom att trycka på <3> från huvudmenyn eller trycka <Pil ner> tills ordet "Lön" markerats. Bekräfta med <Enter>. Allmänt Ad Manus Lön är ett effektivt hjälpmedel för att hålla reda på löner, skatter, semestrar och övriga förmåner. Kännetecknande för programmet är dess enkla och logiska uppbyggnad samt dess användarvänlighet. Outnyttjade semesterdagar kan sparas och lagras upp till fem år i systemet om så önskas. Lönearter som används i systemet kan markeras som dolda på lönebeskedet. Dolda lönerader tar inte upp några tomma rader på lönelappen. Koppling kan göras mellan olika lönearter. Komptid kan hanteras av systemet. Det är mycket enkelt att betala löner och skriva ut listor till banken. Utskrifter kan styras till flera olika skrivare. Utskrift av frånvarolistor till RFV kan ske. Arbetsgivaravgift och skatt räknar systemet själv ut och utskrift kommer på uppbördsdeklarationen. Om du har Ad Manus Projektmodul kan du registrera lönekostnader direkt till projekt. Tvärtom kan tidsedelregistrering i projekt automatiskt registreras i löneprogrammet.

17 Lön, olika rutiner 17 De olika rutinerna i löneprogrammet 3.1. Lönehantering I denna rutin tillbringas den mesta tiden av lönearbetet och kan sägas vara något av programmets hjärta Utskrifter I systemet finns en mängd olika utskriftsmöjligheter för att göra lönearbetet enkelt och säkert ur redovisningssynpunkt.

18 18 Lön, olika rutiner 3.3 Registervård Här finns register med de anställda, de olika lönearterna samt företagets uppgifter samlade. Registren uppdateras med diverse statistiska uppgifter när lönebesked skrivs ut och godkänds, dessa ligger till grund för kontrolluppgifter. Olika typer av beräkningar samt årsavslut och underhåll. 3.4 Kontrolluppgifter Här kan du skapa och skriva ut kontrolluppgifter.

19 Lönehantering, Allmänt Lönehantering Allmänt Denna rutin får anses som själva hjärtat i programmet. Här finns rutinerna för löneberäkning och utskrift av lönebesked samlade. Eftersom denna rutin är den som kommer att användas mest i programmet har vi försökt göra den så smidig som möjligt utan att tappa den kraftfullhet som är kännetecknande för alla Ad Manus program. Löner, skatter, semesterdagar, frånvaro etc. sparas för varje anställd och hämtas senare fram som statistik. Detta gör uppföljning och senare bearbetning till ett rent nöje. Självklart ligger uppgifterna i löneregistreringen till grund för uppbördsdeklarationen och kontrolluppgifter till skattemyndigheterna.

20 20 Löneberäkning, Allmänt Löneberäkning Allmänt Här utförs själva löneberäkningen. Om inga ändringar har skett i lönen för den anställde sedan föregående löneperiod, räcker det med att bekräfta befintliga uppgifter. Den anställdes föregående löneberäkning ligger då till grund för den nya beräkningen. Detta arbetssätt kräver få tangenttryckningar och blir därmed mycket snabbt och lättarbetat med liten risk för felslag även med många anställda. Löneberäkningen sker på två sidor. Första sidan innehåller uppgifter som är generella för löneberäkningen som helhet. På sidan 2 finns själva beräkningsdelen där varje anställd bearbetas.

21 Löneberäkning, Sid. 1 Allmän del 21 Sidan 1, Allmän del Löneperiod Ange den period löneberäkningen avser (valfri text) Den text du väljer föreslås automatiskt vid löneutskrifter. Ex 1. Om löneberäkningen avser lön för Januari 2011 skriver du T.ex. <Jan-2011> i fältet. Ex 2. Veckolön för vecka 5, 2011 skriv T.ex. < >.

22 22 Löneberäkning, Sid. 1 Allmän del Löneperiodlängd Välj ett av fyra alternativen för längd på löneperioden : Detta är ett viktigt val för skatteberäkningen. M = Månadslön V = Veckolön 2 = Tvåveckorslön 4 = Fyraveckorslön Urval Här anges om urval ska göras vid löneberäkningen och omfatta vissa anställda. Urvalsfältet finns i personalregistret och används för att "märka" personalen med t.ex., Kontor, Lager, Verkstad etc. Om löneberäkningen eller någon annan bearbetning ska omfatta alla anställda, lämnas fältet tomt och bekräftas med <Enter>. From anst.nr, Tom anst.nr. I dessa fält kan löneberäkningen begränsas till att omfatta vissa anställda. Här kan anges nummerintervall. Radering av lönerader Här anges om lönerader ska raderas automatiskt från den föregående löneberäkningen. Radering kan ske på tre sätt: A = Ta bort alla lönerader. T = Ta bort tillfälliga lönerader. I = Ingen borttagning.

23 Löneberäkning, Sid. 1 Allmän del 23 Tillfälliga lönearter kan efter en kontrollfråga tas bort automatiskt. Lönearter som inte på detta sätt valts bort, kan tas bort genom att först hoppa upp till raden och därefter radera med <Mellanslag><Enter>. De totala summorna för löneberäkningen justeras kontinuerligt varefter ändringar sker. Efter att uppgifterna på den första sidan fyllts i finns följande val på kommandoraden: F1 = Utför löneberäkning Går till sidan två i löneberäkningen. F3 = Till meny Avbryter löneberäkningen och återgår till föregående meny.

24 24 Löneberäkning, Sid. 2 Enskild del Sidan 2. Enskild del Skärmbilden visar ett löneberäkningsformulär bestående av två delar, en informationsdel (övre delen) och en inmatningsdel (nedre delen). 1. Informationsdel Visar information om den anställde från personalregistret samt ackumulerad lön för den anställde vid detta lönetillfälle. Urval Om urvalsmärkning finns på den anställde visas detta här. Anst.nr, Div. 1, Div. 2 Den anställdes anställningsnummer samt det som skrivits i diversefälten i personalregistret.

25 Löneberäkning, Sid. 2 Enskild del 25 Semestersaldon I dessa fält visas aktuella semestersaldon i ordningen: Betald = Kvarstående betalda semesterdagar att ta ut. Obetald = Kvarstående obetalda semesterdagar att ta ut. Sparad = Sparade semesterdagar att ta ut. Uppgifterna påverkas direkt av pågående löneberäkning. Löneperiod Den löneperiodtext som du skrev på föregående sida. T.ex.: "Jan-2011", eller " ". Avtalsomr. Vilket avtalsområde den anställde tillhör. Om du fyllt i uppgiften. Arb.schema Den anställdes arbetsschema. Kompsaldo Saldot hämtas från personalregistret, även denna löneberäkning påverkar saldot. Lönesaldo / året Här visas summa lön för året. Bruttolön innan skatt och övriga avdrag. Summa lön Här summeras alla lönearter som i löneartstabellen definierats som lön. Summeringen avser alla "löner" på denna löneberäkning. Summa ersättning Här summeras alla lönearter som definierats som "ersättningar" i löneartsregistret.

26 26 Löneberäkning, Sid. 2 Enskild del Summa avdrag Här summeras alla lönearter som definierats som "avdrag". Exempel på avdrag är skatt, kvarskatt, fackföreningsavgifter, insamlingar m.m. Alla belopp summeras kontinuerligt vilket ger full kontroll på lön, nettolön osv. Nettolön I detta fält visas hur mycket lön som kommer att betalas ut till den anställde. Nettolönen räknas fram som: "Summa lön" + "Summa ersättning" - "Summa avdrag".

27 Inmatning lönearter Inmatning lönearter Antal rader Upp till 90 olika lönearter kan användas på varje anställd och registreringstillfälle. På kommandoraden, "Välj alternativ (1-90) :_", anges den rad där lönearten skall skrivas in. Första lediga rad När du står på kommandoraden så föreslås första lediga rad.

28 28 Inmatning lönearter Ange löneart På angiven rad, i kolumnen "Art", anges numret på den önskade lönearten. Lönearten hämtas från löneartsregistret och visas i kolumnen "Benämning". Om lönearten är av typ "Lön", kommer markören även att stanna i kolumnen "Antal" och avvakta inmatning av hur många av den aktuella lönetypen som önskas. Lönesumman hämtas sedan från personalregistret och multipliceras med värdet i kolumnen "Antal". Konto på rad Efter varje rad kommer det upp en ruta med kontonummer. Denna ruta kan även ändras för att märka konto med underkonto eller annat. För användare med Faktureringsprogram och Projektmodul kan sökning och direkt registrering på aktuellt Projekt ske. Automatisk skatt När löneartsnumret för automatskatt anges, behöver inget antal skrivas eftersom systemet automatiskt räknar ut rätt belopp. Denna automatik kräver att du har angivit rätt skattetabell och kolumn i personalregistret. Om inte skatten är rätt. Kontrollera att skattefilerna ligger i underbiblioteket AM00. Kontrollera att skattefilerna inte är för gamla. Kontrollera den enskildes skattetabell. Kontrollera att den anställde inte är märkt för manuell skatt. På Löneartsraden Ta bort rad = <F1> Med <F1> kan du ta bort en lönerad. Sätta in rad = <F2 Med <F2> sätter du in en tom lönerad. Rensa rad = <F4> Med <F4> kan du rensa bort en lönerad.

29 Inmatning lönearter 29 Textrad = <F8> Med <F8> kan du få fram en textrad med möjlighet att skriva fri text, 48 tecken. F1 = Ta bort rad Om du står på en textrad, kan du med <F1> ta bort rad. F2 = Sätt in rad Om du står på en textrad, kan du med <F2> sätta in en rad. F4 = Sudda rad Om du står på en textrad, kan du med <F4> sudda raden F5 = Föregående rad Om du står på en textrad, kan du med <F5> hoppa till föregående rad. F6 = Nästa rad Om du står på en textrad, kan du med <F4> hoppa till nästa rad. Sökruta = <F10> Med <F10> kallar du fram en ruta där du kan bläddra fram önskad löneart. När rätt löneart ligger under "linjalen" tryck <Enter>. <Esc> För att avsluta registreringen och återgå till kommandoraden, tryck <Esc>.

30 30 Efter registrering, på kommandoraden Efter registreringen, på kommandoraden: Spara löneberäkningen = <F1> När löneberäkningen för den anställde är klar, sparas den genom att trycka på <F1>. Därefter kommer nästa anställd automatiskt fram på skärmen. Upprepa förfarandet tills alla anställda bearbetats. Föregående löneperiods uppgifter ligger kvar som grund för nästkommande beräkning. Den sparade beräkningen kan givetvis senare ändras, läggas till, tas bort etc. Med andra ord kan löneberäkningen påverkas ända fram tills löneutskrift sker. Mycket praktiskt! Börja om = <F2> Avslutar inmatningen utan att spara och hämtar fram uppgifterna som fanns i löneberäkningen när du kom in.

31 Efter registrering, på kommandoraden 31 Ta bort löneberäkningen = <F4> Används då någon anställd av någon anledning inte skall ha någon lön den aktuella perioden. Den anställde kommer att undantagas från lön denna gång men finns kvar för beräkning enligt tidigare angiven lön nästa gång beräkning sker. Då kan du återigen trycka på <F4> osv. Person som (S)lutat eller är märkt som (V)ilande och inte skall komma med i löneberäkningen kan märkas i personalregistret med S eller V Frånvaroregister = <F5> Här kan du direkt registrera frånvaro eller kontrollera vad som finns i frånvaroregistret på den anställde. Dubbla negativt = <F6> Detta används till att korrigera en felaktig registrerad löneberäkning som du redan har skrivit ut och godkänt. Genom att dubbla negativt så Nollar du löneberäkningen som finns på skärmen. Därefter slår du in din korrigering på lediga rader och kör ut lönen igen, och nu kommer det bara ut lön på det korrigerade, det vanliga har du ju nollat för stunden. Efter den extra löneutskriften går det korrigerade in i statistiken i personalregistret. Efteråt går du til löneberäkningen och tar bort korrigeringen och det dubbla negativa. Till anställd = <F7> Med <F7> och sökruta kan du i löneberäkningen snabbhoppa till någon annan anställd. Här kan du använda <#Nr> eller <?Namn>. Editera anställd = <F8> Med <F8> kan du snabbhoppa till personalregistret sid. 1 för att kontrollera något eller ändra något på den anställde. Editera löneart = <F10> <F10> ger tillgång till löneartsregistret, för att ändra eller lägga upp ny löneart. När alla löneberäkningar gjorts återvänder programmet automatiskt till sidan 1.

32 32 Utskrift av lönebesked Utskrift av lönebesked Allmänt Efter att lönerna beräknats i rutin Löneberäkning, skrivs lönebesked och banklista ut från denna rutin. Vår rekommendation är att använda två skrivare då arbetet förenklas genom att de olika listorna då kan styras till var sin skrivare. Givetvis kan blankt papper användas då utseendet på lönebeskedet fritt kan ändras i rutin 6. Dokumenteditorn. Lönebesked kan skrivas ut genom Ad Manus Windowsmodul för att få ett elegant utseende. Vid uppdateringen ligger LONSPEC.WIN med - byt namn till LONSPEC.DOK om det skall användas. OBS! Normalt kan de dokument som används i Windowsmodulen redigeras i AmEdit, detta gäller INTE lonspec.dok. Detta dokument kan du redigera i Ad Manus Dokumenteditor eller vilken annan Editor som helst

33 Utskrift av lönebesked 33 Lång löneartsbenämning, upp till 24 tecken - visas inte överallt. OBS! Ändra på LONSPEC.DOK om alla tecknen skall komma med! Innan utskrift av lönebesked sker måste först nedanstående fält ifyllas: Löneperiod Här anges vilken löneperiod utskriften skall omfatta. Programmet föreslår det som skrevs på sid. 1 i löneberäkningsrutinen. Bekräfta med <Enter> om ingen ändring önskas. Utbetalningsdag Skriv det datum som lönen skall utbetalas. Detta datum kommer att skrivas ut på lönebeskedet och banklistan. Skrivs på formen Uppdateringsmånad Viktigt! Ange i detta fält vilken månad som skall uppdateras i personalregistrets statistiksidor. Om uppdatering skall ske i Januari månad skrivs <1> osv. Nästa månad 2 osv. Urval Löneutskriften kan begränsas till vissa anställda genom att ange ett Urval av anställda. Programmet föreslår det som skrevs på sid. 1 i löneberäkningsrutinen. Lämnas fältet tomt sker inget urval. From anst.nr, Tom anst.nr-fälten Används om utskriften ska begränsas att gälla en viss grupp av anställda. Programmet föreslår det som skrevs på sid. 1 i löneberäkningsrutinen. Reducera komp.tid (J/N) Om <J> väljs kommer de lönearter som registrerats som "komp.tid" att dras av från kolumnen "Ack. övertid". Om <N> väljs i fältet påverkas inte "Ack.övertid".

34 34 Utskrift av lönebesked Fri text rad 1 och 2 Text som önskas utskriven på lönebeskeden kan skrivas här. Raderna skrivs ut på lönebeskedet i samma ordning som de skrivs in. Texten gäller för alla lönebeskeden. Bg - Betalning Här kan du med <J> ange att du vill att löneutbetalningen skall skapa en fil som kan skickas till BG-Centralen. I Företagsregistret anger du filnamn, kundnummer osv. Befintlig LB-fil döps om. Vid skrivning till LB fil i löneprogrammet kommer eventuell befintlig fil att döpas om till LBÅÅMMDD.KI, där ÅÅMMDD är dagens datum. Bygglön = <B> Om du skriver <B> i fältet så kommer det att skrivas ut en speciell fil anpassad för bygglön. Om du i Företagsregistret anger ett filnamn som innehåller "Bygglon" så föreslår programmet själv ett <B>. Nordbanken = <O> Om du anger <O> i fältet " BG-betalning " vid utskrift av lönespecar så kommer BG-lönefilen att skapas på Nordbankens format. I Företagsregistret kan du skriva in T.ex " *NBLON.TXT ". Om du börjar filnamnet med en * så kommer "O" att föreslås automatiskt, dock blir filnamnet utan stjärnan. Ex " *NBLON.TXT " i företagsregistret ger filen "NBLON.TXT". I övrigt funktion som BG-lön.

35 Utskrift av lönebesked 35 Att observera!! Innan utskriften startas, kontrollera att.. Papperet är rätt inställt Rätt papper i avsedd skrivare Skrivaren är påslagen och "On line". Diskett isatt om du har valt BG - eller Byggbetalning till diskett. På kommandoraden Utskrift av lönebesked = <F1> Med <F1> startar du löneutskriften. Pågående utskrift kan avbrytas med <Esc>. Testutskrift = <F10> Du kan köra en provutskrift om du är osäker på att papperet sitter rätt i skrivaren.

36 36 Utskrift av lönebesked Banklista, ut eller sparas. Innan löneutskriften får du en fråga om banklistan skall skrivas ut eller sparas. Om du svarar att du vill spara ( Välj <N> ) så kommer listorna att läggas till i en journalfil per utbetalningsätt ( B/P/K ). Val av utbetalningssätt. Utbetalningssätt väljer du i Personalregistret, Checkkontonummerfältet. T.ex. P ( Plusgiro ), K för kontant, Bank är det vanligaste och skall därför INTE märkas med B. Utskrift av sparade banklistor = <F8> På kommandoraden startar du utskrift av sparade banklistor med <F8>. Banklista vid BG-Lön. När du kör BG-lön så kan du INTE spara banklistan för senare utskrift. Två skrivare Om två skrivare används kan lönespecar och banklistor skrivas ut på respektive papper. Skrivareportar väljer du i Företagsregistret. Utskriften OK? När listorna är utskrivna frågar programmet om utskriften är OK (J/N). Om du väljer BG - betalning Om du väljer BG - betalning <J> så kommer lönebeskeden och banklistan ut. Banklistan kan inte sparas för senare utskrift!

37 Utskrift av lönebesked 37 Förberedelser i Företagsregistret: I Filnamn för BG-betalning anger du var filen skall hamna. I Kundnummer för BG-betalning anger du ditt kundnummer från BGC. Bygglön Om du vill att BG-lönen skall komma ut som Bygg-lön sätt <B> i fältet. Om du redan i Företagsregistret har valt ett filnamn som innehåller " Bygglon " så kommer fältet att fyllas i automatiskt med ett <B>.

38 38 Utskrifter, Allmänt 3.2 Utskrifter Allmänt Ad Manus Lön levereras som standard med de listor som kan tänkas behövas. Dessutom erbjuder programmet möjligheter att skapa egna listor. I Ad Manus Löneprogram kan upp till 99 olika listor kan göras. I de flesta listorna kan Ad Manus unika funktion "Definiera urgallring" användas vilket gör det möjligt att hämta endast de uppgifter som önskas. Definiera urgallring är noggrant beskrivet i avsnittet Utskrifter, Personallistor

39 Utskrift, Allmänt 39 De medföljande listorna är: 1. Löneartslista. Lista med de olika lönearterna. 2. Personallistor. Personaluppgifter kan skrivas ut på 6 olika listor. 3. Lönelista. Lönearter med summor per lön samt total lön. 4. Skattelista. Visar utbetald lön, skatt, förmåner m.m. 5. Sv. Näringsliv-lista. Lista på uppgifter som ska redovisas till (SAF). 7. Facklistor. Lista för att redovisa till fackförbunden. 8. Bokföringslistor. Bokföring och konteringssammandrag. De flesta listor i Ad Manus går att påverka. Därför kan fler uppgifter och listor med annat utseende läggas till enligt egna önskemål. Hur listor skapas och ändras beskrivs i kapitel "Skapa egna utskrifter". Dokumenteditorn sid Fältkoder för dokumentmallar finns längst bak i manualen.

40 40 Utskrifter, Löneartslista Löneartslista. Denna lista ger en utskrift av systemets alla lönearter. Listan kan vara bra att ha som stöd vid lönearbetet. Oanvända löneartsnummer skrivs inte ut. From, Tom I fälten anges vilka lönearter mellan som ska skrivas ut. Systemet föreslår 1-199, d.v.s alla.

41 Utskrift, Löneartslista 41 På kommandoraden Utskrift på skrivare = <F1> Med <F1> startar du utskrift av löneartslista på din skrivare. Tänk på att du har rätt papper i och att skrivaren är "On line". Utskrift på bildskärm = <F7> Med <F7> startar du utskrift av löneartslistan på bildskärmen. Definiera urgallring = <F6> Med <F6> kommer du in i "Definiera urgallring" där du detaljerat kan gallra ut vilka lönearter som skall med på listan. Se vidare "Definiera urgallring", Utskrifter, Personallistor

42 42 Utskrifter, Personallistor Personallistor Personalinformation kan skrivas ut på ett antal olika listor. 1. Personallista All information i personregistret sid Kortlista Anst.nr, Urval, Namn, Telefon samt Div. 1-fältet. 3. Etikettlista Namn och adress i etikettform. 4. Frånvarorapport Frånvarostatistik på anställda. 5. Personallista med statistik All information från personalregistrets 5 sidor.

43 Utskrift, Personallistor CSR-utskrift Med denna lista skickar du personaluppgifter till lokala skattemyndigheten. Din lista kompletteras där med kvarskatter och skattejämnkning m.m. och skickas tillbaka för inläsning i Ad Manus CSR-inläsning. CSR betyder: Centrala Skatte Registret. 7. Summa frånvaro. Skriver ut frånvarorapportering för årsredovisningen. På kommandoraden. Alt+E för att exportera CSR-fil. Filen skapas i Ad Manus katalogen, och heter CSR.XML Alt+I för att importera CSR-fil. Filen skall ligga i Ad Manus katalogen, och heta CSRSvar.XML Det som läses in är skattetabell och jämkning (Belopp/%) Fellogg skapas i CSRSvar.TXT.

44 44 Utskrifter, Definiera urgallring Definiera urgallring = <F6> När du går in i rutinen ställer sig markören i första fältet och skärm bilden ser ut så här: Def. Urgallring = <F6> på andra ställen i programmet fungerar exakt som här. Metodkolumnen = <T/F>. Den första kolumnen kallar vi för metodkolumnen. Den finns rakt nedanför rubriken " T/F " för alla fälten. I detta fält skall du ange med vilken metod som gallringen skall ske: Kommentar T = Fr.o.m. - T.o.m. Ett intervall F = Finns eller Finns ej Bara ett av fälten Ytterligare metoder: I = Som <T>, fast tvärt om, d.v.s. tar med alla Ett intervall för INTE som INTE ligger i intervallet fr.o.m.-t.o.m. B = Söker på bokstäver i vilken ordning som helst. E = Eller

45 Utskrift, Definiera urgallring 45 <T> = Fr.o.m - T.o.m. Med denna metod kan du ange ett " Intervall " inom vilket utskriften skall begränsas. Ett enkelt exempel: Om du vill köra ut en lista på alla anställda som har anställningsdatum mellan och Sätt <T> i Urvalskolumnen vid " Anställningsdatum ", i Fr.o.m-fältet <070101> och i T.o.m-fältet <071231>. Denna metod kräver att det finns något anställningsdatum inom intervallet, annars kommer inget alls. <F> = Finns - Finns ej. Vill du köra ut en lista på alla anställda som har telefonnummer på 08- området. Välj <F> i Urvalskolumnen vid " Telefon " och <08> i " Finns " -fältet. Denna metod kräver att det finns något telefonnummer som du valt, annars kommer inget alls. Omvänt skulle du kunna välja <08> i " Finns ej " -fältet och INTE få med 08-orna på listan. TIPS! När du använder <F> skall du INTE fylla i båda rutorna. <I> = Inte intervall. Som <T>, fast tvärt om, d.v.s. tar med alla som INTE ligger i intervallet fr.o.m.-t.o.m. <B> = Bokstäver. Här kan du använda bokstäver som gallringsmetod. Den inbördes ordningen har ingen betydelse. Denna metod kräver att det finns fält med bokstäverna som du valt, annars kommer inget alls.

46 46 Utskrifter, Definiera urgallring <E> = Eller. Detta är förlåtande metod, om du anger <E> på flera rader så räcker det att en av raderna hittar det du angivet så kommer listan ut. Tänk så här: Du vill ha ut en lista på en person som heter Lena eller bor på Sveavägen eller har 100:00 i timmen ( Lön 42 ). Kombinera urvalsmetoder. Ovan nämnda metoder kan kombineras precis som du själv vill. Med andra ord kommer de att erbjuda i stort sett obegränsade urvalsmöjligheter. T.ex. Alla som heter Johan och bor i Umeå med lön mellan och kronor. Namn :F Johan Adress 1 :F Storgatan Postadress :F *Umeå* ( vid osäker postadress ) Lön (22) :T Hur skriver man ett urval Du måste skriva ditt urval precis på samma sätt som det står i fälten och tecknen som det står i fältet du gallrar på. Fälten från personalregistret. Om möjligt skriv med stora och små bokstäver.

47 Utskrift, Definiera urgallring 47 Urgallring med fria tecken Du kan i vissa fall använda fria tecken sk Wildcards. Postadress: *ÖREBRO* Postadress: *ÖREBRO Postadress: ÖREBRO* ÖREBRO kan finnas var som helst i fältet. ÖREBRO skall finnas sist i fältet. ÖREBRO skall finnas först i fältet. Till vänster i urgallringsbilden visas nästan alla fält som finns i respektive registret. När du angivit urgallringen kommer du tillbaka till den " vanliga utskriftsbilden med <Esc>.

48 48 Utskrifter, Personallista 1. Personallista I Personallistan visas allt som står på sid. 1 i personalregistret. Urvalsmöjligheter Lista nr (1-99) Välj en av de 7 listorna ovan, eller någon av de listor du själv skapat. Ange <*> för att se vilka listor som finns tillgängliga. Sort.ordning Nr/Namn (1/2) 1 = Anställningsnummerordning 2 = Namnordning

49 Utskrift, Kortlista 49 From, Tom-fälten Används om utskriften ska begränsas att gälla en viss grupp av anställda. Systemet föreslår: Fr.o.m. <0> T.o.m. <Ö> vilket innebär att alla anställda kommer med. Tänk på att skriva ett bokstavsintervall om sortering sker på namn. Antal exemplar Här väljs hur många exemplar av utskriften som skall skrivas ut. Frånvarodatum, Frånvarotyper, Frånvaroperioder, se vidare under Frånvarolista sidan 49. På kommandraden Utskrift på skrivare = <F1> Tänk på att du har rätt papper i och att skrivaren är " On line ". Def. Urgallring = <F6> Här kan du detaljerat göra en urgallring på vilka anställda som skall finnas med på kortlistan. Utskrift på bildskärm = <F7> Utskrift till fil = <F9> Systemet frågar efter filnamn. Skriv t.ex. < a:person > om du vill ha ut filen på diskettstation " a " med namn " person ".

50 50 Utskrifter, Kortlista 2. Kortlista Kortlistan ger dig information om Anst. Nr, Urval, Namn. Telefon och Diverse 1. Urvalsmöjligheter Lista nr (1-99) Välj en av de 7 listorna ovan, eller någon av de listor du själv skapat. Ange <*> för att se vilka listor som finns tillgängliga. Sort.ordning Nr/Namn (1/2) 1 = Anställningsnummerordning 2 = Namnordning

51 Utskrift, Kortlista 51 From, Tom-fälten Används om utskriften ska begränsas att gälla en viss grupp av anställda. Systemet föreslår: Fr.o.m. <0> T.o.m. <Ö> vilket innebär att alla anställda kommer med. Tänk på att skriva ett bokstavsintervall om sortering sker på namn. Antal exemplar Här väljs hur många exemplar av utskriften som skall skrivas ut. Frånvarodatum, Frånvarotyper, Frånvaroperioder, se vidare under Frånvarolista sidan 49. På kommandraden Utskrift på skrivare = <F1> Tänk på att du har rätt papper i och att skrivaren är " On line ". Def. Urgallring = <F6> Här kan du detaljerat göra en urgallring på vilka anställda som skall finnas med på kortlistan. Utskrift på bildskärm = <F7> Utskrift till fil = <F9> Systemet frågar efter filnamn. Skriv t.ex. < a:kort > om du vill ha ut filen på diskettstation " a " med namn " kort ". CSR-Import = <F10> Efter att dina CSR-utskrifter har behandlats av Centrala SkatteRegistret kan du läsa in dem till Ad Manus med <F10>.

52 52 Utskrifter, Etikettlista 3. Etikettlista Etikett listan används för att göra utskick till de anställda. Etiketten innehåller följande information (kan ändras som alla andra listor) Namn, Adress 1, Adress 2, Postnummer och Postadress. Urvalsmöjligheter Lista nr (1-99) Välj en av de 7 listorna ovan, eller någon av de listor du själv skapat. Ange <*> för att se vilka listor som finns tillgängliga. Sort.ordning Nr/Namn (1/2) 1 = Anställningsnummerordning 2 = Namnordning

53 Utskrift, Etikettlista 53 From, Tom-fälten Används om utskriften ska begränsas att gälla en viss grupp av anställda. Systemet föreslår: Fr.o.m. <0> T.o.m. <Ö> vilket innebär att alla anställda kommer med. Tänk på att skriva ett bokstavsintervall om sortering sker på namn. Antal exemplar Här väljs hur många exemplar av utskriften som skall skrivas ut. Frånvarodatum, Frånvarotyper, Frånvaroperioder, se vidare under Frånvarolista sidan 49. På kommandraden Utskrift på skrivare = <F1> Tänk på att du har rätt papper i och att skrivaren är " On line ". Def. Urgallring = <F6> Här kan du detaljerat göra en urgallring på vilka anställda som skall finnas med på kortlistan. Utskrift på bildskärm = <F7> Utskrift till fil = <F9> Systemet frågar efter filnamn. Skriv t.ex. < a:etikett > om du vill ha ut filen på diskettstation " a " med namn " etikett ".

54 54 Utskrifter, Frånvarolista 4. Frånvarolista Frånvarolistan ger dig en detaljerad översikt på de anställdas frånvaro. Listan kan användas för frånvarorapportering till RFV. Urvalsmöjligheter Lista nr (1-99) Välj en av de 7 listorna ovan, eller någon av de listor du själv skapat. Ange <*> för att se vilka listor som finns tillgängliga. Sort.ordning Nr/Namn (1/2) 1 = Anställningsnummerordning 2 = Namnordning

55 Utskrift, Frånvarolista 55 From, Tom-fälten Används om utskriften ska begränsas att gälla en viss grupp av anställda. Systemet föreslår: Fr.o.m. <0> T.o.m. <Ö> vilket innebär att alla anställda kommer med. Tänk på att skriva ett bokstavsintervall om sortering sker på namn. Antal exemplar Här väljs hur många exemplar av utskriften som skall skrivas ut. Frånvaro, från datum Här anges Fr.o.m. datum om du har valt att skriva ut Frånvarolista. Frånvaro, till datum Här anges T.o.m. datum om du har valt att skriva ut Frånvarolista. Frånvarotyper Här kan du välja vilka frånvarotyper som skall vara med på listan. A = Betald semester B = Obetald semester C = Sparad semester D = Sjuk sem.grund. E = Sjuk ej sem. grund. F = Arbetsskada G = Föräldraledighet H = Havandeskap I = Närståendevård J = Utbildning K = Rep.övning T = Tjänstledighet M = Komp. ledighet N = Permittering O = Övrigt På kommandraden Utskrift på skrivare = <F1> Med <F1> startar du utskrift av frånvarolistor på din skrivare. Tänk på att du har rätt papper i och att skrivaren är " On line ".

56 56 Utskrifter, Frånvarolista Def. Urgallring = <F6> Här kan du detaljerat urgallra vilka som skall finnas med på din frånvarolista. Utskrift på bildskärm = <F7> Med <F7> startar du utskrift av frånvarolistan på bildskärmen. Utskrift till fil = <F9> Med <F9> startar du utskrift av frånvarolistan till fil. Systemet frågar efter filnamn. Skriv t.ex. < a:frlist > om du vill ha ut filen på diskettstation " a " med namn " frlist ". Hur listor skapas och ändras beskrivs i kapitel Skapa egna utskrifter. Dokumenteditorn sid Fältkoder för dokumentmallar finns längst bak i manualen.

57 Utskrift, Statistiklista Personalstatistiklista Personalstatistiklistan ger dig alla uppgifter som står på Personalregistrets 5 sidor. Urvalsmöjligheter Lista nr (1-99) Välj en av de 7 listorna ovan, eller någon av de listor du själv skapat. Ange <*> för att se vilka listor som finns tillgängliga. Sort.ordning Nr/Namn (1/2) 1 = Anställningsnummerordning 2 = Namnordning

58 58 Utskrifter, Statistiklista Fr.o.m, T.o.m-fälten Används om utskriften ska begränsas att gälla en viss grupp av anställda. Systemet föreslår: Fr.o.m. <0> T.o.m. <Ö> vilket innebär att alla anställda kommer med. Tänk på att skriva ett bokstavsintervall om sortering sker på namn. Antal exemplar Här väljs hur många exemplar av utskriften som skall skrivas ut. På kommandraden Utskrift på skrivare = <F1> Med <F1> startar du utskrift av statistiklistor på din skrivare. Tänk på att du har rätt papper i och att skrivaren är "On line". Def. Urgallring = <F6> Här kan du detaljerat urgallra vilka som skall finnas med på din statistiklista. Utskrift på bildskärm = <F7> Med <F7> startar du utskrift av statistiklistan på bildskärmen. Utskrift till fil = <F9> Med <F9> startar du utskrift av statistiklistan till fil. Systemet frågar efter filnamn. Skriv t.ex. < a:stat > om du vill ha ut filen på diskettstation " a " med namn " stat ". Hur listor skapas och ändras beskrivs i kapitel Skapa egna utskrifter.

59 Utskrift, CSR-utskrift CSR-utskrift Med CSR-utskrift kan du skicka dina personallistor till Centrala Skatte Registret för att automatiskt kunna få tillbaka uppgifter om kvarskatt, skattejämkning m.m. Efter att CSR-utskriften har behandlats av Centrala Skatte Registret skickas den tillbaka till dig för inläsning i Ad Manus CSR-Import. Urvalsmöjligheter Fr.o.m, T.o.m-fälten Används om utskriften ska begränsas att gälla en viss grupp av anställda. Systemet föreslår: Fr.o.m. <0> T.o.m. <Ö> vilket innebär att alla anställda kommer med. Tänk på att skriva ett bokstavsintervall om sortering sker på namn.

60 60 Utskrifter, CSR-utskrift På kommandraden Def. Urgallring = <F6> Här kan du detaljerat urgallra vilka som skall finnas med på din CSR-utskrift. Utskrift till fil = <F9> Med <F9> startar du utskrift av CSR-utskrift till fil. Ange filnamnet: UBR100i1 Filen kommer att hamna i Ad Manus katalogen. CSR direkt till diskett. Om du går in i dokumentet AMANST06.DOK i Dokumenteditorn så kan du på första raden skriva in #006 a:\ubr100i1 så kommer filen att skrivas på disketten direkt. Du måste sätta i en diskett. OBS! Om du gör så här måste du trycka <F1> till skrivare för att det skall fungera. Fil tillbaka från CSR. När filen kommer tillbaka från CSR så heter filen UBR700U1 och kan läsas in till Ad Manus med <F10> CSR-Import. Skicka filen över Internet. Nästa års löneuppdatering kommer att innehålla möjlighet att skicka CSR-filen över Internet. Hur listor skapas och ändras beskrivs i kapitel Skapa egna utskrifter. Dokumenteditorn sid Fältkoder för dokumentmallar finns längst bak i manualen.

61 Utskrift, Summa frånvarorapport Summa frånvaro. Frånvarosummeringen används vid årsredovisningen. Urvalsmöjligheter Lista nr (1-99) Välj en av de 7 listorna ovan, eller någon av de listor du själv skapat. Ange <*> för att se vilka listor som finns tillgängliga. Sort.ordning Nr/Namn (1/2) 1 = Anställningsnummerordning 2 = Namnordning

62 62 Utskrifter, Summa frånvarorapport Fr.o.m, T.o.m-fälten Används om utskriften ska begränsas att gälla en viss grupp av anställda. Systemet föreslår: Fr.o.m. <0> T.o.m. <Ö> vilket innebär att alla anställda kommer med. Tänk på att skriva ett bokstavsintervall om sortering sker på namn. Antal exemplar Här väljs hur många exemplar av utskriften som skall skrivas ut. Frånvarodatum, Frånvarotyper, Frånvaroperioder, se vidare under Frånvarolista sidan 40. På kommandraden Utskrift på skrivare = <F1> Tänk på att du har rätt papper i och att skrivaren är " On line ". Def. Urgallring = <F6> Här kan du detaljerat göra en urgallring på vilka anställda som skall finnas med på frånvarolistan. Utskrift på bildskärm = <F7> Utskrift till fil = <F9> Systemet frågar efter filnamn. Skriv t.ex. < a:frvaro > om du vill ha ut filen på diskettstation " a " med namn " frvaro ".

63 Utskrift, Lönelista Lönelistan. Allmänt Lönelistans uppgift är att redovisa vad som registrerats på de olika lönearter som finns i systemet. Lönelistan uppdateras när löneutskriften är utskriven och godkänd. Fr.o.m. löneart, T.o.m. löneart-fälten Används för att begränsa utskriften till att omfatta vissa lönearter. Namn på listan Du kan själv sätta namn på listan, t.ex. <LÖNEARTSLISTA> eller <Preliminär skatt feb-10>.

64 64 Utskrifter, Lönelista Löneperiod Ange den löneperiod som avses. T.ex.: <Jan-2011>. Obs! Du måste ange samma löneperiodtext som på löneutskriften. Stora eller små bokstäver har däremot ingen betydelse Urval Ange om listan endast skall omfatta ett visst urval av anställda. Lämnas fältet tomt kommer listan att omfatta alla anställda. Urvalsfält finns i personalregistret. Se Registervård, Personalregister Fr.o.m. anst.nr, T.o.m. anst.nr-fälten Dessa fält används för att begränsa utskriften till en viss grupp av anställda. Systemet föreslår det som angivits i löneberedningen. Annars förslås: Fr.o.m. <1> T.o.m. <Ö> vilket innebär att alla anställda kommer med på utskriften. Tänk på att skriva ett bokstavsintervall om sortering sker på namn. Komprimerad lista (J/N) Här bestämmer du om alla lönetransaktioner ska vara med på listan eller om den ska komprimeras och endast innehålla lönearternas totalantal, totalsummor samt totaler för hela listan. På kommandraden Utskrift på skrivare = <F1> Med <F1> startar du utskrift av lönelista på din skrivare. Tänk på att du har rätt papper i och att skrivaren är "On line". Utskrift på bildskärm = <F7> Med <F7> startar du utskrift av lönelistan på bildskärmen.

65 Utskrift, Skattelista Skattelistan.

66 66 Utskrifter, Skattelista Allmänt Skattelistans uppgift är att redovisa hur mycket skatt som har dragits av för varje anställd och hur mycket arbetsgivareavgift som skall betalas. Innan listan körs ut måste löner och banklista vara utskriven och godkänd eftersom uppgifterna till skattelistan hämtas från personalstatistiken. Uppbördsmånad Här fylls i vilken månad uppbördsdeklarationen (uppbördslistan) avser. Tänk på att uppgifterna hämtas från föregående månad vilket innebär att om uppbördsmånad februari anges, kommer skatt och lön för januari att redovisas. Vid årsskiftet gör du så här för Decembers skattelista. Om du har gjort årsavslut: Skriv ut uppbördsperiod 1, som hämtar Dec. Om du inte gjort årsavslut: Skriv ut uppbördsperiod 13 som hämtar 12. Uppbördslista Summering av de olika avgiftsgrupperna. Sammanfattning över vilka som erhållit lön och fått skatteavdrag.

67 Utskrift, Skattelista 67 Utskriften innehåller: Underlag för beräkning Här finns underlag för beräkningen samt slutsumma för skatt och socialt.

68 68 Utskrifter, Sv. Näringsliv - lista Lönestat. - Sv. Näringsliv Allmänt Svenskt Näringsliv = SN. SN-listan följer SN:s rekommendationer. Avikelser finns mellan olika branscher. Informationen som skrivs längst upp på listan hämtas från företagsregistret. Personalinformationen hämtas från personalregistret och skrivs ut på två rader för att listorna ska kunna köras ut på en 80- teckensskrivare (stående A4). Tänk på att företag som ska redovisa statistik med hjälp av datorer måste ha tillstånd av SN.