Semesteromställning 2017

Transkript

1 Semesteromställning 2017 Instruktion Personec P

2 Innehållsförteckning 1 Instruktion gällande semester januari Bakgrund Information om semesteromställning Allmänt Kontrollera innan semesteromställningen Tidsbegränsade anställningar, företagstabell Semestergruppen Starta semesteromställningen Resultat av semesteromställningen Semesteruttag som rapporteras sent Kända problem och brister Utbetalning av överstigande 40 sparade dagar Korrigering av frånvaro och sen semesteromställning Semesteromställning och maskinell utbetalning av semesterersättning... 7

3 1 Instruktion gällande semester januari Bakgrund I detta dokument beskrivs vad man behöver tänka på gällande den semesteromställning som skall göras i januari Orsaker beskrivs med kortnamnen i dokumentet, följande klartext(långnamn) gäller för orsakerna: SEMKONTG SEMKVGAR Semdgr kont ers garanti Kvarst semdgr med garant SEMSPAR>40 Semers spardgr > 40 SEMERM40 Semlön <40%

4 2 Information om semesteromställning Allmänt Semesteromställning görs i januari för semestergrupper som har semesterår enligt avtal med perioden januari till december. De anställningar som är med i verkställan av januari lön kommer att semesteromställas maskinellt vid verkställan av lönen. Man måste ändå göra en separat semesteromställning efter verkställan av januarilönen för att säkerställa att samtliga anställda blir semesteromställda, semesteromställningen ska göras under januari månad. 2.2 Kontrollera innan semesteromställningen Tidsbegränsade anställningar, företagstabell 2 Om ni i Företagstabell 2 har markerat fältet Anst tom styrande för semestern innebär det att arbetstagare som har ett datum som är eller tidigare i fältet Bevakn Anst tom inte kommer att gå med i semesteromställningen. Det skapas därför inga nya dagar för det nya semesteråret etc. Vi rekommenderar därför att ni inför semesteromställningen tar bort bocken i fältet Anst tom styrande för semestern sista bearbetningen för januarilönen. När januari lönen är verkställd och semesteromställningen är klar lägger ni tillbaka bocken. Detta förfarande innebär att även arbetstagare med bevakningsdatum ifyllt får semester beräknad tom Men vid nästa verkställan av lön får de återigen betalda semesterdagar beräknad tom bevakningsdatumet Semestergruppen Se eventuellt över vilka inställningar som finns på semestergruppen, vilka orsaker som betalas ut etc i samband med semesteromställningen. 2.3 Starta semesteromställningen Bearbetningen startas i driftkalendariet; välj Semesteromställning därefter semestergrupp och ange för vilket år semesteromställningen ska göras. Välj år: Semesteromställning måste köras/startas för respektive semestergrupp som är aktuell att semesteromställa.

5 2.4 Resultat av semesteromställningen För det nya semesteråret beräknas nya betalda semesterdagar och sparade semesterdagar räknas fram. Innestående semestertimmar flyttas över till det nya semesteråret. Beroende på inställningar på semestergruppen så kan semesteromställningen resultera i att utbetalning sker genom att poster läggs i Tillägg/Avdrag för utbetalning, vanligtvis i februari. Följande kan utbetalas beroende på inställning på semestergruppen; Semestergaranti (SEMKVGAR) För kvarvarande sem.dgr 2016 understigande 25. Maskinellt skapas en transaktionen för samtliga personer. Efter verkställd februari lön tas transaktionen bort maskinellt på de personer som inte har rätt till någon semesterlönegaranti. Obs! se kap. 3.3 Semesterersättning för Lön < 40% (AB 27 mom. 6) (SEMERM40) Partiell ledighet enligt AB 27 mom. 6 styr så att ej semestergrundande dagar ackumuleras och läggs i fältet Därav 40% lön och kan påverka antalet betalda semesterdagar. Inställningen för detta finns på semestergruppen. Lönen för dessa dagar ackumuleras i fältet Semgrund lön obet < 40 % lön. I semesteromställningen räknas det maskinellt ut semesterersättning och transaktionen läggs i Tillägg/Avdrag med ersättningsorsak SEMERM40 förutsatt att orsaken finns på semestergruppen. Sparade semesterdagar överstigande 40 (SPAR>40) Om inställningar gjorts på semestergruppen för att använda funktionen kommer nya poster att skapas för de anställningar som får sparade dagar över det gränsvärde som angetts i semestergruppen vid semesteromställningen. Om inte denna inställning gjorts så registreras uttagna sparade dagar med orsaken Semesterers sparade dag (SEMERSS) istället. 2.5 Semesteruttag som rapporteras sent Ledighet som tagits ut för semester under 2016 men som rapporteras eller korrigeras i efterhand (efter semesteromställningen) påverkar inte sparade semesterdagar per automatik. Det gäller t ex ej semestergrundande frånvaro och semesteruttag. Detta innebär att korrigering av sparad semester måste göras på anställningen om/när sådan frånvaro verkställs i någon utbetalning efter semesteromställningen och som skulle ha påverkat antalet semesterdagar för 2016.

6 3 Kända problem och brister 3.1 Utbetalning av överstigande 40 sparade dagar I vissa fall skapas inte orsak SPAR>40 i Tilllägg/Avdrag. Om inställningarna för semestergruppen ser ut som nedan så fungerar inte utbetalning av SPAR>40. Rutorna ovan (där orsak ska fyllas i) får inte vara tom om det ska fungera. Nedan en bild där fält o är ifyllda, då fungerar det.

7 3.2 Korrigering av frånvaro och sen semesteromställning När semesteromställning körs så räknas alla frånvaro-uttag igenom för det avslutande semesteråret. Det kan innebära problem om det finns frånvaro-poster som rör det avslutade semesteråret och som nu ligger för korrigering. Exempel. En person tog semester till (5 dgr). Sammanlagt fanns det under uttagna semesterdagar. På förmiddagen den 3e februari så korrigeras semesterfrånvaron och tom-datum sätts nu till På eftermiddagen den 3e februari startas semesteromställningen. Nu kommer uttagna dagar för 2016 att räknas om och då blir det 19 dagar som uttagna istället för 24. Det beror på att semesterposten ( till ) på grund av korrigeringen inte har något lbertom, därför räknas inte dagarna med vid ny semesteromställning. Om korrigering och semesteromställning istället gjorts den 26 januari så hade det blivit rätt, dvs då hade det blivit 24 uttagna semesterdagar för Semesteromställning och maskinell utbetalning av semesterersättning Till version gjordes rättning av en del felaktigheter vid maskinell utbetalning av semesterersättning, SEMKVGAR och SPAR>40, när befattningsbyte har skett under månaden då nya semesteråret börjar (januari och april). Fall 1. Befattningsbyte daterat januari görs före semesteromställningen. SEMKVGAR och SPAR>40 betalas ut korrekt på rätt befattning och rätt antal. Fall 2: Befattningsbyte daterat januari görs efter semesteromställningen SPAR>40 betalas ut korrekt. SEMKVGAR betalas ut med fel antal dagar! Vi betalar ut antal kvarstående dagar beräknat på det nya semesteråret. Det blir för många dagar utbetalade. Kringgå problemet: För att undvika att för många dagar betalas ut, vid befattningsbyte efter semesteromställningen, ska den maskinellt skapade ersättningsorsaken SEMKVGAR tas bort från Tillägg/Avdrag. Rapportera istället in SEMKONTG( med rätt antal dagar).