Förslag till lösning. Projekt: Samlad webbutveckling för Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning

Transkript

1 Sida 1(6) Datum Mikael Nordgren Förslag till lösning Projekt: Samlad webbutveckling för Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning För kommunmedborgare och nyttjare av kommunens verksamhet ska det alltid vara enkelt att hitta rätt information. De flesta medborgare har låg kännedom om hur kommunen valt att organisera sig och de förväntar sig att den egna kommunen ska vara den som tillhandahåller informationen om verksamheten. Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning och nämnd är en gemensam organisation för Hofors, Ockelbo och Sandvikens kommuner med Sandviken som värdkommun. Genom att samordna verksamheten i en gemensam nämnd/förvaltning vill man eftersträva ett bredare utbud av tjänster, bättre kompetens och ökad tillgänglighet till en mer effektiv och rättssäker service. Samordningen av verksamheten i en gemensam förvaltning betyder också att informationen ska samordnas men finnas tillgänglig för kommuninvånarna inom respektive kommun på den plats där de förväntar sig att den ska finnas och bli tillgänglig via navigering på kommunala webbplatser och framförallt via sökfunktioner.

2 Aktuell information, nyheter och kampanjer När VGS verksamheter har nyheter och genomför kampanjer som ska nå kommuninvånare inom samverkanskommunerna är det viktigt att informationen finns på de platser som målgruppen förväntar sig. Denna typ av information ska därför hanteras på respektive kommuns webbplats samt eventuellt i kommunens sociala medier enligt det sätt som övriga nyheter inom kommunen hanteras. VGS ansvarar då för att kontakta webbansvarig/informationsansvarig inom varje kommun med material i form av text och bild som ska kommuniceras. Genom att kontinuerligt arbeta med att nyheter och kampanjer kommuniceras via kommunernas kanaler blir kommunerna tydligare i sin roll som ambassadör för den gemensamma verksamheten mot sina kommuninvånare. En rekommendation till VGS är att ta fram ett årshjul med kommunikationsplan för de områden som verksamheten i förväg vet att man kommer att kommunicera, t.ex. Dags att ansöka om bygglov inför sommaren och Earth Hour. Sökmöjligheter på google.se samt kommunens egen webbplats En trend sedan några år tillbaka är att fler och fler internetanvändare väljer att använda sökfunktioner för att hitta den information som de är ute efter. Som exempel ser vi att 71% av besöken till sandviken.se kommer via sökmotorer där Google är den största och står för 95% av länkningen till oss. Besökaren kommer då inte till startsidan för sandviken.se utan får direkt träff på den sida som Google anser vara relevant. Webbplatsers startsidor betraktas därför inte ha lika stor betydelse för besökare som de hade förr. Statistiken för sandviken.se visar att ca 10 % av besökarna navigerar från startsidan för webbplatsen. Även besökare som går direkt till kommunens webbplats väljer i ökande utsträckning att söka via den interna sökfunktionen på webbplatsen i stället för att navigera sig fram i strukturen på webbplatsen. i stället för att navigera på kommunens webbplats En förutsättning för att information ska hittas via Google eller webbplatsens interna sökmotor är att det finns bra sidor på de kommunala webbplatserna som innehåller information om huvudgrupperna inom verksamheterna och kan indexeras av Google och den interna sökfunktionen. Sidorna ska innehålla en kortare text som beskriver de olika huvuddelarna inom verksamhetsområdet, vilket stöd kommunmedborgare kan få vid ansökan, information om att vi samverkar i en gemensam förvaltning samt länk till de olika informationssidorna på den webbplats som VGS valt att använda för information om verksamheten.

3 Texterna ska innehålla de ord som besökare eller nyttjare av verksamheten oftast använder för att beskriva verksamheten/tjänsten (t.ex. söka bygglov). Sidan ska också kompletteras med sökord i metadata för andra termer som används av besökare men inte kommuniceras. Dessa bidrar då till att besökaren har möjlighet att få rätt sökträff. Förslag till ändrad struktur för webbsidor VGS De sidor som berörs av gemensam verksamhet inom VGS som ligger under Bygga, bo och miljö på sandviken.se föreslås få följande huvudstruktur för att det ska vara lättare för besökare att hitta rätt verksamhetsområden. Avfall och återvinning Bygga nytt, ändra eller riva Djur och lantbruk Energi- och klimatrådgivning Lantmäterimyndigheten (Gäller enbart Sandviken) Hållbar utveckling Kart- och mättjänster Miljö, hälsa och livsmedel Kommunens planarbete Vatten och avlopp Samtliga huvudingångar ska ha en text om vad verksamhetsområdet innefattar samt kort information om den gemensamma förvaltningen. Dessa huvudsidor ska sedan byggas upp på hofors.se samt ockelbo.se och kompletteras med länkar direkt till de viktigaste informationssidorna inom respektive område, t.ex. Bygglov, Pågående detaljplanearbete osv. Informationssidor ska även finnas om Lokala trafikföreskrifter (placeras under Trafik på respektive webbplats), Parkeringstillstånd för personer med funktionshinder (placeras under Omsorg & stöd för Sandviken och Hofors samt under Trafik för Ockelbo) samt för Sandviken och Hofors en sida om Bostadsanpassningsbidrag som är placerad under Omsorg & Stöd. Kontaktinformation till enskilda handläggare anges ej på informationssidorna. Däremot ska det vara tydligt för målgruppen var de kan vända sig för att få svar på ytterligare frågor. Ingång för Företagare eller Näringsidkare På sandviken.se ska ingången för Tillstånd under Näringsliv och arbete förtydligas med lista och länkar för de olika tillstånd som behövs för dig som företagare samt den tillsyn som bedrivs. Listan ska inte vara upplagd utifrån vilka förvaltningar eller kommunalförbund som ansvarar för tillståndsgivningen utan från målgruppens behov. Följande huvudstruktur beträffande VGS-verksamheter föreslås för att det ska vara lättare för målgruppen att hitta rätt verksamhetsområde. Tillstånd, regler och tillsyn o Användning av växtskyddsmedel o Att starta förskola och skola o Avfall från företag och verksamheter o Bygglov och anmälan av byggåtgärder o Bedriva verksamhet med djur

4 o Förorenad mark o Försäljning av receptfria läkemedel o Försäljning av tobaksvaror o Hantering av köldmedier o Installation av cistern o Marklov o Miljöfarlig verksamhet o Sanering av PCB o Rivningslov och rivningsanmälan o Yrkesmässig hantering av livsmedel o Yrkesmässig hygienisk verksamhet (t.ex. bassänger, solarier, tatueringsstudio och fotvård) I Hofors kommun har man valt att informationen för företagare ska hanteras på webbplatsen entrehofors.se. Här är det viktigt att tänka på att den interna sökfunktionen på hofors.se samt Google också måste ge rätt sökträffar för målgruppen vid sökningar på tillstånd. Dvs på sidan Näringsliv på hofors.se ska en kort text finnas med information om tillstånd och tillsyn som är relevant för målgruppen kombinerat med länk till entrehofors.se där motsvarande lista bör finnas som ska tas fram till sandviken.se. I samband med länkarna till VGS informationssidor är det viktigt att det tydliggörs för besökaren att vi samverkar i en gemensam förvaltning och att informationen finns på annan webbplats. På ockelbo.se ska sidan med Tillstånd som ligger under Företagare kompletteras med lista med länkar på de tillstånd som kan behövas för dig som företagare samt tillsyn av verksamheten. I samband med länkarna till VGS informationssidor är det viktigt att det blir tydligt för besökaren att vi samverkar i en gemensam förvaltning och att informationen finns på annan webbplats. Nämndsinformation På sandviken.se finns en kort informationssida som beskriver den gemensamma nämndens ansvarsområde, ledamöter, aktuella mötesdatum, nämndens reglemente samt protokoll och kallelser. På hofors.se samt ockelbo.se ska även en sida med kort informationstext finnas tillsammans med övriga nämnder inom respektive kommun. Denna sida länkar vidare till informationssidan på sandviken.se för mer information om nämnden. E-tjänster på Mina sidor Gästrikekommunerna samverkar i en gemensam e-tjänstplattform där varje kommun har en egen installation länkad från kommunernas webbplatser. I samverkansprojektet kring e-tjänstplattformen har tidigare beslutats att e-tjänster som gäller gemensamma verksamheter inom VGS ska skapas på Sandvikens kommuns del av e- tjänstplattformen och länkas från Hofors och Ockelbos delar. I de gemensamma e-tjänsterna ska det framgå vilka av de samverkande kommunerna den gäller för. Kommunmedborgaren kan sedan logga in på sin egen hemkommun för att följa ärendet. Förvaltningsorganisation för webb inom VGS Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning ansvarar för innehåll på de webbsidor som gäller förvaltningens verksamheter. För att upprätthålla bra kvalitet som motsvarar

5 målgruppernas behov är det viktigt att det finns personer inom varje enhet inom VGS med tydligt uppdrag att arbeta med informationssidorna och uppdatera dem vid förändringar. En person inom förvaltningen är sammanhållande och kan ge hjälp och stöd till övriga personer vid behov. Denna person har också behörighet att publicera nyheter och information direkt på startsidan för sandviken.se men också uppdrag att skicka information vidare till webbansvarig för hofors.se samt ockelbo.se för publicering på dessa webbplatser. Personer som ansvarar för förvaltningens informationssidor ska minst en gång om året se över innehållet och även om inget förändrats i innehållet ge sidorna ett nytt uppdateratdatum för att säkerställa för besökaren att informationen är aktuell och giltig. VGS ansvarar även för de VGS-sidor som finns på hofors.se samt ockelbo.se och att de ska ses över minst en gång per år så att de innehåller rätt information som hjälper målgrupperna att hitta rätt. Informationskontoret ansvarar för att bjuda in samtliga publicister i Sandvikens kommun till nätverk två gånger om året. Informationskontoret finns också som hjälp och stöd vid frågor kring hantering av informationen, publicering på webben m.m. Alternativ: Egen webbplats med eget domännamn Önskemål har diskuterats om egen webbplats och domännamn med motivering att det ska bli tydligt för målgruppen vem som är avsändare och för vilka kommuner informationen gäller när man kommer till webbplatsen. Sökresultat från Google skulle då visas enligt mönstret sidans namn Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning För att tydligheten med avsändare ska fungera så förutsätter det att kunskap finns hos målgruppen om att de är en del av organisationen Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning. De flesta kommuninvånare har ganska låg kunskap och intresse av att hålla reda på hur deras kommun väljer att organisera sig. För dem är det snarare naturligt att det ska vara den egna kommunens namn som är första valet för att tillhandahålla kvalitetssäkrad information. Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning har verksamhet i tre kommuner men all verksamhet inom förvaltningen gäller inte samtliga kommuner. T.ex. gäller information om Bostadsanpassningsbidrag endast Hofors och Sandviken samt information om Skolskjuts, Färdtjänst, Lantmäteri endast Sandviken. Detta innebär att problemet med att besökare till webbinformationen råkar klicka på en annan typ av information som inte berör dem kvarstår oavsett om informationen från VGS ligger som den gör idag under sandviken.se eller om den ligger på en separat webbplats för förvaltningen. Alternativet att skapa en egen webbplats för förvaltningen innebär att samma upplägg måste göras med huvudsidor på respektive kommuns webbplats för att skapa logik i navigering och sökträffar via Google samt intern sökfunktion. En av de ursprungliga tankarna med gemensam nämnd/förvaltning var att nyttja och samordna befintliga resurser i värdkommunen. Att bygga upp och underhålla en ny webbplats för förvaltningen för med sig kostnader som då måste tas från verksamheten. Det gäller t.ex. framtagande av layout, serverdrift, uppbyggnad av sidor, uppläsningstjänst m.m. Exempel från närliggande organisationer som nyligen tagit fram webbplatser är Gästrike Återvinnare där den nya webbplatsen kostade ca kr. För dem tillkom ytterligare kostnader på ett par hundra tusen för kopplingar till verksamhetssystem. Även Hofors kommun tog nyligen fram en ny webbplats förra året för ca kr. Till dessa summor tillkommer årliga avgifter för drift, underhåll samt vidareutveckling.

6 Alternativ: Separat avdelning med samlad information för VGS på sandviken.se Önskemål har diskuterats om att all information för VGS ska finnas samlad under ett eget menyval i navigeringen på sandviken.se med motiveringen att det ska vara mindre risk att besökare klickar på någon annan verksamhet som inte berör dem. Eftersom VGS hanterar verksamhet som ej gäller samtliga samverkande kommuner enligt förklaringen i föregående punkt så skulle denna lösning inte avhjälpa problemet. Att strukturera en kommunal webbplats utifrån hur kommunen har valt att organisera sig (dvs enligt förvaltningar, bolag) är inte något som brukar rekommenderas. För några år sedan pågick ett projekt med företaget FunkaNu och ett antal samverkanskommuner för att ta fram en gemensam struktur för en kommunal webbplats ur medborgarperspektiv. Stor vikt lades då vid att inte bygga på organisationsträd och kommunala terminologier med anledning av att vi inte kan förutsätta att våra kommunmedborgare och nyttjare av tjänster har kunskap i hur kommunen valt att organisera sig eller hur kommunen väljer att benämna verksamhet. Eftersom både Hofors, Ockelbo och Sandviken har valt att använda en webbstruktur som anpassas utifrån medborgaren är det inte att rekommendera att mixa denna med en delgren från organisationsträdet. Alternativet med separat avdelning för förvaltningen innebär att samma upplägg måste göras med huvudsidor på respektive kommuns webbplats för att skapa logik i navigering och sökträffar via Google samt intern sökfunktion. Slutsatser Det är viktigt att informationen för Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning finns tillgänglig för målgrupperna på de platser där målgrupperna förväntar sig samt att den är enkel att hitta genom sökfunktioner som t.ex. Google. Genom att tillhandahålla informationssidor om de vanligaste verksamheterna inom VGS på respektive kommuns webbplats uppnår vi både att informationen finns på en för målgruppen förväntad webbplats samt att Google indexerar dessa sidor för att målgruppen ska hitta via sökningar. På dessa webbsidor får också kommuninvånarna kunskap om samarbetet mellan kommunerna och ökad förståelse av varför informationen tillhandahålls på en annan webbplats. Att bygga upp en ny webbplats för förvaltningen skulle kräva mycket resurser som även måste kopplas till ett stort marknadsföringsarbete för att göra den känd hos kommuninvånarna. Eftersom förvaltningens verksamhet idag inte är enhetlig för samtliga samverkanskommuner och det är respektive kommun som av medborgarna förväntas tillhandahålla informationen så bedömer vi att det skulle ta mycket lång tid innan detta alternativ skulle ge efterfrågad effekt för kommuninvånarna. Vi bedömer att den bästa lösningen för förvaltningen är att ta fram bra informationssidor om verksamheterna till hofors.se samt ockelbo.se och att dessa sidor länkar vidare till rätt sida om verksamheten som finns på sandviken.se.