Inledning och protokollsjustering

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Inledning och protokollsjustering"

Transkript

1 PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde Sida 1 (2) Inledning och protokollsjustering 1 Information Arbetsutskottets beslut 1. Informationen antecknas till protokollet. A. Samarbete ambulans primärvård Verksamhetschef Ambulansen Fredrik Forselius och klinisk lektor Anneli Strömsöe Information lämnas om projektet Ambulant bedömning Samarbete primärvård/ambulans som kommer att genomföras inom Landstinget Dalarna. Bakgrund Rätt vårdnivå Målgrupp 18 år och äldre Bedömning av sjuksköterska och läkare Övergripande syfte Förbättra omhändertagandet i vårdkedjan med tillgång till tidig medicinsk bedömning för ställningstagande till åtgärder. Delsyfte Att minska besöken och inläggningar på akutmottagning. Bilaga 1 A Utdrag exp till 1. Akten Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen

2 Landstinget Dalarna Protokollsutdrag Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sida Sida 2 (2) B. Arbetsutskottet är Arkivmyndighet Arbetsutskottet är Arkivmyndighet d.v.s. utövar det som åligger landstingsstyrelsen i dess egenskap av landstingets arkivmyndighet. Arkivchef Göran Gullbro informerar. Sommaren 2015 flyttade Landstingsarkivet från Håksberg till nya och mer ändamålsenligt lokaler på Ludvika lasarett. Anledningen till byggnationen är att de f.d. lokalerna i Håksberg inte räckte till för slutförvaring av landstingets journal- och arkivhandlingar. Lokalen var dessutom ålderstigen och olämplig ur arkivförvaring, ur arbetsmiljösynpunkt och uppfyllde inte alls dagens arkivnormer. Resultatet av de nya lokalerna och flyttprojektet har gett ett modernt landstingsarkiv som bl.a. rymmer ca hyllmeter arkivmaterial. Arkivchefen konstaterar att den omfattande flytten har gått bra och är mycket nöjd med det nya arkivet. Landstingsarkivet har nominerats till Årets arkiv, som utses i slutet av februari. Arkivchefen informerar även om de redovisade anmälningsärendena i 2 nedan. Ärendena innebär ett utökat uppdrag för Landstingsarkivet.

3

4

5

6

7

8

9

10 PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde Sida 1 (1) Anmälningsärenden 2 Anmälningsärenden Arbetsutskottets beslut 1. Anmälda skrivelser läggs till handlingarna. LD15/02881 Inspektionen för vård och omsorg: Beslut om omhändertagande av patientjournaler från Ludvika Sjukgymnastik AB. LD15/00623 Inspektionen för vård och omsorg: Beslut om omhändertagande av patientjournaler vid Integrativ fysioterapi, Falun. LD15/04532 Inspektionen för vård och omsorg: Beslut för kännedom avseende omhändertagande av patientjournaler vid Sermed Ali Mustafa m.u.f sa tandläkarpraktik i Avesta. Utdrag exp till 1. Resp. akt Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26 PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde Sida 1 (1) Arbetsutskottets beslutsärenden 4 Revidering av dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar Diarienummer LD15/02684 Arbetsutskottets beslut 1. Dokumenthanteringsplanen för personaladministrativa handlingar, enligt bilaga b), godkänns och börjar gälla Dokumenthanteringsplanen ersätter tidigare plan fastställd av Miljöoch Trafikutskottet Sammanfattning av ärendet Landstinget Dalarna behöver revidera dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar, då många förändringar skett i processerna för personaladministrationen. Det personaladministrativa IT-systemet Heroma utökas fortlöpande och denna plan ska följa den utvecklingen. Personakterna blir alltmer digitala och därmed förändras viss arkivering av handlingar inom personaladministrationen. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag. Bilaga 4 A b) Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar inklusive rapport. Bilaga 4 B Arkivchef Göran Gullbro lämnar kompletterande information i ärendet. Utdrag exp till 1. Akten 2. Arkivet, Göran Gullbro 3. Diariet, Jessica Johansen Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen

27 BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Sida 1 (2) Administrativ enhet Dnr LD15/02685 Uppdnr Landstingsstyrelsens arbetsutskott Revidering av dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar Ordförandens förslag 1. Dokumenthanteringsplanen för personaladministrativa handlingar, enligt bilaga b), godkänns och börjar gälla Dokumenthanteringsplanen ersätter tidigare plan fastställd av Miljöoch Trafikutskottet Sammanfattning Landstinget Dalarna behöver revidera dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar, då många förändringar skett i processerna för personaladministrationen. Det personaladministrativa IT-systemet Heroma utökas fortlöpande och denna plan ska följa den utvecklingen. Personakterna blir alltmer digitala och därmed förändras viss arkivering av handlingar inom personaladministrationen. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstingsstyrelsens arbetsutskott har, enligt Landstingsstyrelsens reglemente 35, rätt att besluta i ärenden av löpande eller förberedande karaktär. Däri inbegrips bl a att utföra det som åligger Landstingsstyrelsen i dess egenskap av Landstingets arkivmyndighet. Landstinget Dalarna behöver revidera dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar, då många förändringar skett i processerna för personaladministrationen. Det personaladministrativa IT-systemet Heroma utökas fortlöpande och denna plan ska följa den utvecklingen. Personakterna blir alltmer digitala och därmed förändras viss arkivering av handlingar inom personaladministrationen. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Vasagatan Johansen Jessica Falun Falun Org.nr: Registrator/assistent diariet@ltdalarna.se

28 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 2 (2) LD15/02685 Planen ska vara ett stöd till både personal inom Personalenheten men också för chefer på både central och lokal nivå. Dokumenthanteringsplanen bidrar även till att handlingarna sparas på rätt ställe och på rätt sätt. Ekonomi och finansiering Förslaget bedöms vara kostnadsneutralt. Juridik Hänsyn har tagits till Tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen, arkivlagen och arkivförordningen när det gäller hanteringen av allmänna handlingar. Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö För medarbetaren, framförallt i chefsposition, skapar planen ett stöd i hanteringen av personaladministrativa handlingar. Samverkan med fackliga organisationer Samverkan enligt MBA äger rum Uppföljning Uppföljning bör ske på tjänstemannanivå efter ca ett år.

29 Rapport Central Förvaltning Datum Sida 1 (5) Personalenheten Dnr LD15/02684 Dokumenthanteringsplan för Personaladministrativa handlingar inom Landstinget Dalarna. Syfte Fastställa hur personaladministrativa handlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring. Mål Ge anvisningar samt råd och stöd gällande bevarande och gallring. Planen ska fungera som stöd för personal inom Landstinget Dalarna vid hantering av personaladministrativa handlingar. Giltighet Gäller fr.o.m tillsvidare Målgrupp Chefer, Personal- och lönefunktionen, registrator. Ansvarig för dokumentet Personaldirektören Revideras och följs upp Planen följs upp årligen eller vid behov. I takt med att PA-systemet utvecklas krävs en uppföljning av dokumenthanteringsplanen för att följa den utvecklingen. Beslutsdatum Beslutat av Landstingsstyrelsens arbetsutskott. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Landstinget Dalarna Central Förvaltning Org.nr Jessica Johansen Box 712 Vasagatan 27 Registrator Falun Falun Jessica.johansen@ltdalarna.se

30 Landstinget Dalarna Rapport Central Förvaltning Sida 2 (5) Inledning Dokumenthanteringsplanen har tagits fram för att vara ett stöd och ge generella riktlinjer för hur Landstinget Dalarna ska hantera personaladministrativa handlingar. Planen är landstingsövergripande och gäller för all verksamhet som hanterar personaladministrativa handlingar. Planen ger anvisningar och råd för hur handlingarna ska ordnas, finnas sökbara samt vilka tidsfrister som gäller för gallringen och bevarandet av olika handlingstyper. Denna dokumenthanteringsplan ersätter tidigare upprättad dokumenthanteringsplan för personaladministrativa handlingar från 2008 med dnr LD08/ Den är framtagen genom en arbetsgrupp där följande personer ingått: Christina Persson, HR-specialist, Ingrid Graff, Chef Lön, Britt-Marie Engkvist, registrator/nämndsekreterare Folktandvården, Gunnel Johansson, HR-assistent Landstingsservice, Steffan Lindskog, Personalchef Hälso- och sjukvården, Kerstin Gren, Personaladministratör, Lena Larsson, Personaladministratör, Göran Gullbro, Arkivchef och Jessica Johansen, registrator. Vid framtagandet har hänsyn till: Rättsväsendets krav, verksamhetens krav och forskningens krav. Men även ett PA-system i utveckling. Användningsområde Dokumenthanteringsplanen omfattar: Traditionellt förekommande handlingar som hanteras personaladministrativt både på central och lokal nivå, framförallt för personaladministration och chefer. Handlingar som fungerar som underlag för registrering i angivna ITsystem. Handlingar som skrivs ut från angivna IT-system. Handlingar som endast sparas digitalt. Handlingar i form av blanketter/ansökningar som upprättas och scannas in till IT-system.

31 Landstinget Dalarna Rapport Central Förvaltning Sida 3 (5) Upplägg Planen är uppdelad i olika avsnitt, enligt följande: Anställning Arbetsmiljö Avveckling Facklig samverkan och förhandling Kompetensutveckling Löneadministration Omställning Pension Personalvård Policy-/Styrdokument Rehabilitering samt uppföljning Rekrytering Introduktion Personaladministration Studenter Uppföljning I de olika avsnitten anges typ av handling, om den ska diarieföras, ifall den kan gallras, vilken gallringsfrist som gäller samt hur den ska bevaras. Bevaras innebär att handlingen bevaras för evigt. Pappershandlingar som ska bevaras för framtiden ska vara i gott skick. Gallras innebär att handlingen kan förstöras efter det att viss tid passerats. Gallringsfrister, när handlingen kan gallras framgår av den gallringstid som anges för just den handlingen. Om det står att en handling ska gallras efter 10 år innebär det att tio hela kalenderår efter innevarande år måste ha passerats innan handlingen kan förstöras/gallras. t.ex. om en handling är daterad 2005 så innebär det att handlingen först gallras 1 januari En del handlingar står det endast gallras på, dessa gallras då vid avslut, t.ex. när en person slutar sin anställning och personakten arkiveras. För vissa handlingstyper anges att de kan gallras vid inaktualitet. Det innebär att handlingarna kan gallras när de inte längre är aktuella för verksamheten. Den tiden avgör verksamheten själv. Förekommande begrepp AFA Företag som hanterar landstingets kollektivavtalsförsäkringar PA-system IT-stöd för personal- och löneadministration, (Heroma) Heroma, heter systemet just nu. Modulerna som kommer är Rekrytering, Rehabilitering och personakt. Synergi IT-stöd för arbetsskador och tillbud Navet Landstinget Dalarnas intranät edia Landstinget Dalarnas centrala diarium

32 Landstinget Dalarna Rapport Central Förvaltning Sida 4 (5) Särskilda förklaringar Heroma, PA-systemet Landstinget Dalarna använder just nu Heroma som personaladministrativt system. PA-systemet är inne i en stor utvecklingsperiod och några moduler uppdateras löpande. Denna plan är anpassad till de planerade utvecklingarna så att planen blir långsiktigt hållbar. Exempel på pågående utveckling: Heroma Rekrytering Heroma Personakt Heroma Rehab Alla implementeras succesivt under 2016 och planen ligger till grund för hur modulerna byggs upp. Rehabilitering En modul till PA-systemet (Heroma) är Heroma Rehab och kommer att träda i kraft under Landstinget Dalarna kommer då att registrera och spara handlingar som är av vikt för rehabiliteringen digitalt i rehabiliteringsmodulen. Fram tills det att modulen är igång gäller följande rutin för att säkerställa bevarandet; När upprättandet av en rehabiliteringsplan börjar så startar även själva rehabiliteringsärendet som bör sparas till ett sammanhållet ärende. Rehabiliteringsplanen genereras efter den 15 sjukdagen.(ibland skapas plan för kortare sjukskrivning, denna behöver man endast spara hos resp. chef alt. personakten) Ansvarig chef för rehabiliteringen begär då ett diarienummer hos registrator på Central Förvaltning alt. registrator hos områdessamordnare på resp. lasarett. Alla handlingar och beslut som tas under processen bevaras hos ansvarig chef under hela rehabiliteringen. Rehabiliteringen bör dokumenteras väl då den kan pågå under flera år och ansvarig chef kan komma att ändras. I samband med att rehabiliteringen avslutas, t.ex. när personen är tillbaka i arbete eller att en annan lösning förhandlats, så ska handlingarna arkiveras. De ska då gallras ur av ansvarig chef. Allt som är av vikt för ärendet ska sparas, allt som visar vad som är gjort i

33 Landstinget Dalarna Rapport Central Förvaltning Sida 5 (5) ärendet. (Det som kan gallras då, framgår av denna dokumenthanteringsplan under rubriken Rehabilitering) Handlingarna lämnas till registrator för att registreras/diarieföras och avslutas. När Heroma Rehab är implementerad, kommer rehabiliteringsärenden att reigstreras/diarieföras i modulen. Rutinen är den samma förutom att det blir Heroma Rehab istället för diariet. Synergi Avvikelserapportsystemet Synergi används idag för anmälan om arbetsskador, tillbud och andra avvikelser inom Landstinget Dalarna. Detta system är i nuläget inte infört inom Central förvaltning och Kultur- och bildningsförvaltningen. Detta innebär att dessa förvaltningar har en annan rutin i väntan på att Synergi ska implementeras. Central förvaltning och Kultur- och bildning rapporterar arbetsskador och tillbud på blanketterna som finns på Navet, dessa skickas sedan vidare till Försäkringskassan (gäller arbetsskador), förvaras i personakten och anmäls i samverkansgruppen. Kontaktpersoner Vid frågor rörande dokumenthanteringsplanens innehåll kontakta: Personaladministratör vid personalenheten, landstingsarkivet eller registrator vid Central förvaltning.

34 Anställning Gallringsfrist Medium Arkiveringsplats Anmärkning Diarieföras Annonser Bevaras Digitalt PA-system Diarieförs i PA-systemet, Rekryteringsmodul Anmälan om bisyssla Vid inaktuallitet Papper Bevaras hos resp. chef. Sammanställning av förvaltningens samtliga bisysslor lämnas till Personaldirektören enlig rutin. Anställningsavtal original Bevaras Digitalt Personakt Skapas i PA-systemet rekryteringsmodul kopplat till erhållen tjänst underskrivet original scannas in i Personakten. Arbetstidsschema Gallras Digitalt PA-System Övergår i historiken för PA-system Arbetsgivarintyg Vid inaktualitet Digitalt PA-system Avtal tidsbegränsat chefsförord. Bevaras Digitalt/Papper Personakt Skannas/sparas in i Personakten Arbetsbeskrivning Vid inaktuallitet Resp. chef/medarb. Avsteg från konverteringsregeln Bevaras Digitalt/papper Personakten Skannas/sparas i Personakten Begäran om utökning av tjänst Bevaras Digitalt/papper Personakten Skannas/Sparas i Personakten Belastningsregister, utdrag Ej tillåtet att spara enligt datainspektionen, ska lämnas tillbaka till sökande. Delegeringar Disciplinärenden underlag och beslut Hänvisas till delegeringsbestämmelserna. Bevaras Digitalt/papper Personakt/Diariet Underlag förvaras i förslutet kuvert i personakt. Underlag och beslut i original diarieförs. Gallras ur Personakt när den arkiveras. Drogtest, godkännande Gallras Digitalt/Papper Personakt Gallras när personakten arkiveras. Drogtest, testsvar Gallras direkt Papper Ej tillåtet att spara enligt datainspektionen, svaret finns hos Företagshälsovården. Förskrivningsrätt Bevaras Digitalt/Papper Personakt inkl. förskrivarkod Introduktionsprogram/Checklista 1 år Papper Resp. chef Legitimationsbevis Bevaras Digitalt/Papper Personakt Löneöversyn Bevaras Digitalt Diariet Ett dnr/facklig motpart Ja MBL-protokoll 11 eller 12 samt andra förhandlingar som rör medarbetare Bevaras Digitalt Diariet Ja Ja

35 Personakter Bevaras Papper/digitalt PA-System/Arkivet Skannas till PA-systemet Personakt, Ej digitala akter arkiveras hos Landstingsarkivet. Sökande förteckning 2 år Digitalt PA-system Rekryteringsmodul. Tjänstgöringsintyg/betyg från Gallras Digitalt/Papper Personakt Gallras vid avslut av anställning. tidigare arbetsgivare Tjänstgöringsuppgifter 5 år Digitalt PA-System/Pärm Se avsnitt under löneadministration för specifika personer. Tystnadsplikt och dataintrång Bevaras Digitalt/Papper PA-system Ingår i anställningsavtalet. Utbildningsbevis Bevaras Digitalt/Papper Personakt Utbildningsbevis förvärvade Bevaras Digitalt/Papper Personakt under anställningen Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar Bevaras Digitalt Diariet Ja Arbetsskadeanmälan Bevaras Digitalt Synergin Hälsodeklaration/rapporter Bevaras Digitalt/Papper Personakt Gäller endast berörda yrkesgrupper Hälsokontroller Bevaras Digitalt/Papper Personakt Gäller berörda yrkesgrupper, t.ex. nattpersonal Protokoll, arbetsmiljöronder Vid inaktualitet Resp. enhet Rehabiliteringsutredningar Se särskild rutin, Rehabiliteringsärenden. Tillbudsanmälan Bevaras Digitalt Synergin Särskild rutin för CF och Kultur och Bildning. Avveckling Avgång/Uppsägning Bevaras Digitalt Diariet/Personakt Ifall det är disciplinärende, se Anställning. Ja Avgångsvederlag- Beslut om Bevaras Digitalt Diariet Ja Avvecklingssamtal Gallras Resp. chef Resp. chef sparas för egen utveckling. Dödsfall- Intyg LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut, Tillsvidare anställd LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut, Vikariat/anspråk på företräde. LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Se under rubrik Pension Bevaras Digitalt Diariet Beslut om varsel av tillsvidareanställd personal. Kopia till personakt. Gallras Papper Personalhandläggare För Hälso- och sjukvården sparas dessa i födelsedagsordning i pärm på expeditionen. Gallras efter hand. För övriga i Personakt. Vid inaktuallitet Digitalt Personalhandläggare Kopia till personakten Ja

36 Tjänstgöringsbetyg/omdöme Bevaras Papper Personakt Tjänstgöringsintyg Vid inaktualitet Papper Framställs i PA-systemet Facklig samverkan, förhandling Anmälan förtroendevalda Bevaras Digitalt Diariet Fast nr/år Ja Förhandling facklig tid Bevaras Digitalt Diariet Ja Förhandlingsprotokoll Bevaras Digitalt Diariet Centraliserat Personalenheten. Ja löneöversyn Ett nr/facklig motpart. Facklig förhandling, nyanställning eller chefstillsättning Bevaras Digitalt PA-system s.k. kryssförhandlingar, Skannas/sparas till PAsystemet samt bevaras i Personakt. Kollektivavtal Bevaras Digitalt Diariet Ja Personalutskottets Bevaras Digitalt/papper Diariet Fast dnr/år Ja förhandlingsprotokoll Protokoll/anteckningar vid APT:er 2 år Digitalt/papper Resp. enhet m.m. Protokoll facklig samverkan Bevaras Digitalt/papper Diariet Ingår i diarieförda handlingar, se MBL protokoll Ja samt resp. diciplinärende Protokoll samverkan och MBL, Bevaras Digitalt Diariet Respektive enhet/klinik/vc diarieför alt. håller Ja enhetsnivå ordnade på annat lätt tillgängligt sätt. Protokoll samverkan och MBL, Bevaras Digitalt Diariet Ja förvaltningar Kompetensutveckling Medarbetare- och Utvecklingssamtal, s.k. MUsamtal Vid inaktuallitet Papper Resp. chef Som underlag till fortsatta samtal, sparas i pärm så att ny chef kan ta del av handlingen. Ett ex behålls av chefen och ett ex till den anställde. Löneadministration Arvodesuppgifter/ Reseräkningar 10 år Papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet för förtroendevalda Aviseringar om adressändring Vid inaktuallitet Digitalt Noteras i PA-systemet. eller namnändring Godkännande blankett med person med skyddande personuppgifter Vid inakuallitet Papper Lönechef Hålls inlåst/skyddade.

37 Avvikelserapport/Rapportblad 2 år Papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet Banklista, central/lokal 10 år/2 år Papper Löneadministratör/ ekonomienheten Beslut havandeskaps ersättning 2 år Papper Resp. chef Ledighetsansökan görs i PA-systemet. Beslut om högkostnadsskydd Vid inaktuallitet Personakt Hyresrapporter och liknande 1 år Papper Löneadministratör Friskvårdspeng 10 år Papper Löneadministratör Redovisas via Reseräkning. Kontrolluppgift 10 år Digitalt Löneadministratör Fil till skattemyndigheten. Ledighetsansökningar 2 år Digitalt/papper Lönadministratör Registreras in i PA-systemet Lönebidrag Bevaras Digitalt Diariet Ja Resekort, beslut 2 år Löneadministratör 2 original, ett till DalaTrafik, ett hos handläggaren och en kopia till lön. Reseräkningar + bilagor 10 år Papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet Redovisningslista 10 år Papper Löneadministratör Sjukersättning, beslut rörande Bevaras Personakt Besked från Försäkringskassan Skattejämkningar eller extra 1 år Papper Löneadministratör skatt, Skattsedlar Skatteredovisning preliminär 10 år Digitalt/papper Löneadministratör skatt Tjänstgöringsrapport för Bevaras Digitalt/papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet timlärare Tjänstgöringsrapport för Bevaras Papper Löneadministratör Registreras in i PA-systemet. anhörigvårdare Underlag arbetsgivaravgift 10 år Digitalt/papper Löneadministratör Utlägg ersättning för personligt 10 år Digitalt PA-system Redovisas via reseräkning. utlägg Utmätning i lön (beslut om) 1 år Papper Löneadministratör Sköts genom PA-system, handlingarna ska förstöras på ett betryggande sätt. Årsskattelista 10 år Papper Tas ut från PA-systemet

38 Omställning Omplacering, handlingar Bevaras Digitalt Personakt Är det i samband med disciplinärende så ska det Ja diarieföras. Om det är i Rehabiliteringsärende, se särskild rutin. Pension AFA-beslut Bevaras Digitalt Diariet Originalet diarieförs med pensionsansökan Ja Beslut Löneväxling Bevaras Digitalt Diariet Handläggs av pensionshandläggare Ja Dödsfall- Intyg Bevaras Digitalt Diariet Inkommer från KPA. Ja Efterlevnadspension Bevaras Digitalt Diariet Handläggs av KPA. Ja Livränta Bevaras Digitalt Diariet Ja Pensionsansökan Bevaras Digitalt Personakt/diariet Även beslutet. Ja Pensionsbrev med bilagor Bevaras Digitalt Personakt/diariet Handläggs av KPA. Ja Pensionslösningar, landstingsråd, Bevaras Digitalt Diariet Ja avtal om särskilda Pensionsunderlag, aktualiseringar Bevaras Papper Pensionshandläggare Pension, förhandsberäkningar Vid inaktualitet Papper Pensionshandläggare Signallistor/rättelselistor till Bevaras Papper Pensionshandläggare pensionsbolag- Månadskörning Signallistor/Rättelselistor till Bevaras Papper Pensionshandläggare pensionsbolag- Årstömning Återkrav av pensioner Handläggs av KPA, upphandlat. Personalvård Försäkringsavtal Bevaras Papper Diariet Ofta i diarieförda handlingar- upphandlingar Ja Personalenkäter sammanställning Bevaras Digitalt/papper Diariet Tänk på att utskicket också bör vara med då. Ja Terminalglasögon Digitalt Navet Ekonomiskt underlag, Hämtas på Navet, godkänns och lämnas hos optikern, resulterar i en faktura som sparas enligt rutin. Policy-/Styrande dok. Handbok arbetsmiljö Bevaras Digitalt Diariet Vid upprättande= diarieföring Ja Riktlinjer inom personalområdet Bevaras Digitalt Diariet Vid upprättande= diarieföring Ja Personal Policy Bevaras Digitalt Diariet Vid upprättande= diarieföring Ja Jämställdhetsplaner m.fl. Bevaras Digitalt Diariet Vid upprättande= diarieföring Ja

39 Rehabilitering samt uppföljning Rehabiliterings ärende Bevaras Digitalt PA-system, Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder Funktions- och Gallras vid anst. avslut Digitalt Rehabiliteringsmodul Personakt/PAsystem Rehabmodul Se rapport, ska registreras i rehabiliteringsmodulen. Kan ingå i ett rehabiliteringsärende och registreras i det läget, i övrigt skannas till personakt som gallras ut vid avslut. Kan ingå i rehabiliteringsärende, se ovan. Även företagshälsovårdens bedömning. Bevaras Digitalt Personakt/PAsystem arbetsförmågebedömning Rehabmodul Arbetsskadeanmälan Bevaras Digitalt Synergi/Diariet I de fall arbetsskadeanmälan blir rehabiliteringsärende ska handlingarna skrivas ut ur synergin till ärendet. Se ovan. Arbetsplan för återgång till arbetet. Bevaras Digitalt PA-system Rehabmodul Arbetsträning, dokumentation Bevaras Digitalt PA-system Rehabmodul Ansökan om ersättning från AGS, Bevaras TGL, AFA m.fl. Arbetsintyg, dokumentation Försäkringskassans anteckningar Bevaras Digitalt PA-system från avstämning och Rehabmodul uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning. Personakt/Rehabmo dul Efter att Rehab AGS= Avtalsförsäkring vid sjukdom TGL= Tjänstegruppslivförsäkring Se särskild rutin i rapporten. Tillhör rehabiliteringsärende, se ovan Bevaras Digitalt Personakt/ PAsystem Rehabmodul Bevaras Digitalt Personakt/diariet Ingår i rehabiliteringsärende, se ovan rutin. Ja Läkarintyg 2 år Papper Resp. chef Läkarintyg vid arbetsskada. Gallras Papper Resp. chef Ifall de finns i TakeCare, hänvisas detta i rehabärendet. I Annat fall ska de bevaras i rehabiliteringsärendet, se ovan rutin. Kompetensutvecklingsinsatser Bevaras Personakt/PAsystem Rehabmodul Noteras i rehabiliteringsplanen Ja

40 Missbruk av alkohol eller andra droger, ev. handlingsprogram Bevaras Personakt/PAsystem Rehabmodul Rehabiliteringsmöten Bevaras Personakt/PAsystem Rehabmodul Rehabiliteringsplan Bevaras Personakt/PAsystem Rehabmodul Sjukersättning, besked/beslut till Bevaras Papper Personakt/PAsystem anställd enligt AB 12 att Rehabmodul anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning Rekrytering och introduktion nya medarbetare Annonser Bevaras Digitalt PA-system Anställningsavtal Beslut Digitalt PAsystem/Personakt Ansökningshandlingar erhållit Bevaras Papper/Digitalt PAsystem/Personakt tjänst, personligt brev och CV Ansökningshandlingar, vid ej erhållen tjänst Intresseanmälningar- /Spontanansökningar Noteras i rehabiliteringsplanen Ingår i rehabiliteringsärende, se ovan rutin. Ingår i rehabiliteringsärende, se ovan rutin Se även under rubriken Löneadministration. Noteras i PA-systemet, original till personakt. Se även under rubriken anställning. 2 år Digitalt PA-system. Gallringsfristen är pga att överklagan kan ske enligt 23 i lagen om förbud mot diskriminering. vid inaktuallitet Digitalt/papper Respektive enhet Skickas för kännedom till respektive enhetschef. Introduktionsprogram/Checklista Vid inaktuallitet Papper Respektive chef Personaladministration Avtal med konsulter och andra uppdragstagare Bevaras Papper Diariet/Avtalsdataba s Behörigheter till IT-system med mera Nyckelkvittens 2 år efter inaktualitet 2 år efter inaktualitet Digitalt Papper Respektive chef eller i IT-stöd Respektive chef eller funktion som denne utsett. Handläggs av upphandlingsenheten MIT via It-portalen t.ex. centralförvaltning är det receptionen. Ja

41 SiTHS-kortkvittens med mottaget kort 10/15 år Papper Kortadministratör Reserv kort sparas i 10år, ordinarie sparas i 15 år, vid kvitteras elektronisk är det Telia som handläggare. Tystnadsplikt och dataintrång Bevaras Digitalt/Papper PA-System Ingår i anställningsavtalet. Studenter Behörigheter till IT-system med mera Vid inaktualitet Papper Respektive enhet/skola/universi tet Bevaras under studietiden Tystnadsplikt och dataintrång Vid inaktualitet Papper Resp. chef Bevaras under studietiden. Uppföljning Personalstatistik Bevaras Digitalt/papper PA-system Statistik som skickas till externa parter bevaras. Ärendet diarieförs i de fall handlingen maskas/innehåller sekretess.

42 PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde Sida 1 (1) Arbetsutskottets beslutsärenden 5 Gallring av sms samt skannade patientjournaler Diarienummer LD15/03897 Arbetsutskottets beslut 1. SMS-meddelanden som utgör allmänna handlingar kan gallras efter att informationen i meddelandet överförts till en tjänsteanteckning och diarieförts, alternativt registrerats i annan godkänd form. 2. Journalhandlingar i pappersform som skannats in till journalsystem får efter kvalitetskontroll och backup gallras. Sammanfattning av ärendet Landstinget Dalarna använder i verksamheten i stor utsträckning mobil telefoni där det finns möjlighet att skicka textmeddelanden i form av SMS/MMS. Funktionen används till största delen för meddelanden av kortvarig- eller ringa betydelse som kan och bör rensas löpande. Undantag kan finnas där en handling är att anses inkommen eller upprättad och därmed allmän. I dessa fall behöver handlingen diarieföras och bevaras. För att bedriva en säker och kostnadseffekt vård är det av vikt att alla aktuella vårduppgifter om en patient finns samlat i journalsystem. Även handlingar som inkommer eller upprättas på papper skannas och överförs i digital form till respektive journalsystem. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag. Bilaga 5 Arkivchef Göran Gullbro lämnar kompletterande information i ärendet. Utdrag exp till 1. Akten 2. Göran Gullbro 3. Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen

43 BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Sida 1 (3) Administrativ enhet Dnr LD15/03897 Uppdnr Landstingsstyrelsens arbetsutskott Gallring av sms samt skannade patientjournaler Ordförandens förslag 1. SMS-meddelanden som utgör allmänna handlingar kan gallras efter att informationen i meddelandet överförts till en tjänsteanteckning och diarieförts, alternativt registrerats i annan godkänd form 2. Journalhandlingar i pappersform som skannats in till journalsystem får efter kvalitetskontroll och backup gallras Sammanfattning Landstinget Dalarna använder i verksamheten i stor utsträckning mobil telefoni där det finns möjlighet att skicka textmeddelanden i form av SMS/MMS. Funktionen används till största delen för meddelanden av kortvarig- eller ringa betydelse som kan och bör rensas löpande. Undantag kan finnas där en handling är att anses inkommen eller upprättad och därmed allmän. I dessa fall behöver handlingen diarieföras och bevaras. För att bedriva en säker och kostnadseffekt vård är det av vikt att alla aktuella vårduppgifter om en patient finns samlat i journalsystem. Även handlingar som inkommer eller upprättas på papper skannas och överförs i digital form till respektive journalsystem. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget SMS-meddelanden som utgör en allmän handling ska diarieföras. Det saknas idag en rutin för hur sms-meddelanden som utgör allmän handling ska överföras till landstingets diarium. För att kunna överföra informationen till annat medium så krävs ett gallringsbeslut från Arkivmyndigheten, Landstinget Dalarna. Då SMS till sin karaktär är svåra att exportera till annat medium i digital form ska meddelandena i sin helhet överföras till en tjänsteanteckning som diarieförs. Därefter kan de ursprungliga sms-meddelandena gallras. Hantering av sammanhörande patientuppgifter i både digital och analog form kräver resurser i arkivering, återsökning och på sikt större kostnader i Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Vasagatan Gullbro Göran Falun Falun Org.nr: Arkivchef Goran.Gullbro@ltdalarna.se

44 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 2 (3) LD15/03897 slutarkivering. För att bedriva en säker och kostnadseffektiv vård är det av vikt att alla aktuella vårduppgifter om en patient finns samlade i ett journalsystem. Även handlingar som inkommer eller upprättas på papper skannas och överförs i digital form till respektive journalsystem. Vården bör beakta ifall vissa handlingar kan behöva sparas i pappersform för ev. bevisvärde, forsknings- eller kulturhistoriska skäl även efter skanning. Landstinget får underlåta skanning i de fall en journalhandling i pappersform är så omfattande, inbunden eller av sådant format att skanning svårligen kan låta sig göras. Gallring av journalhandlingar ska ske under betryggande former. Råd och instruktioner för formerna för skanning, filformat och lagring inhämtas hos Landstingsarkivarien. Landstingsarkivarien ska även underrättas när nya journalsystem tas i bruk där inskanning kommer att ske. Arkivchefen utformar rutiner för säker gallring. Patientperspektiv Tillgång till all aktuell patientinformation i digital form gynnar patientsäkerheten med snabb och platsoberoende åtkomst. Ekonomi och finansiering Hantering av patientinformation endast i digital form spar resurser i hantering, återsökning och medför på sikt även lägre kostnader i slutarkivering. Juridik Myndigheter ska enligt offentlighets- och sekretesslagen registrera och bevara allmänna handlingar. Inom Landstinget Dalarna sker denna registrering i huvudsak i diariet. Allmänna handlingar ska som regel bevaras i ursprungligt skick. Det betyder att de bevaras och hanteras i det format de upprättats eller inkommit till myndigheten. Överföring till ett annat medium (och förstöring av den ursprungliga handlingen) innebär en gallringsåtgärd och kräver ett gallringsbeslut från Arkivmyndigheten. Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö Medarbetare behöver vara medvetna om att SMS kan utgöra allmänna handlingar.

45 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 3 (3) LD15/03897 Samverkan med fackliga organisationer Samverkan enligt MBA kommer att äga rum Uppföljning Uppföljning av skanning av journalhandlingar i pappersform sker via Landstingsarkivets besök och tillsyn av landstingets verksamheter.

46 PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde Sida 1 (2) Arbetsutskottets beslutsärenden 6 Införande av digitalt arkiv för diariet Diarienummer LD15/02685 Arbetsutskottets beslut 1. Gallring av diarieförda pappershandlingar i landstingets centrala diarium samt verksamhetsdiarium för hälso- och sjukvården, enligt bilaga b), godkänns. Sammanfattning av ärendet Landstingsstyrelsens arbetsutskott har, enligt Landstingsstyrelsens reglemente 35, rätt att besluta i ärenden av löpande eller förberedande karaktär. Däri inbegrips bl a att utföra det som åligger Landstingsstyrelsen i dess egenskap av Landstingets arkivmyndighet. Sedan 2007 sker diarieföringen av allmänna handlingar digitalt med hjälp av ett elektroniskt diariesystem. Alla handlingar sparas dock även i pappersformat för att arkiveras traditionellt i arkivet, vilket skapar dubbelarbete. Genom att endast skapa den digitala akten, med vissa undantag, sparas utrymme men även kostnader genom minskningen av förbrukningsvaror. Gallring av allmänna handlingar kräver ett gallringsbeslut. Då Landstinget Dalarna är anslutet till R7e arkiv, tillsammans med de nio övriga landstingen i Uppsala-Örebro sjukvårdsregion, finns möjligheten till digital långtidsarkivering av diarieförda allmänna handlingar. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag. Bilaga 6 A Utdrag exp till 1. Akten 2. Arkivet, Göran Gullbro 3. Diariet, Jessica Johansen Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen

47 Landstinget Dalarna Protokollsutdrag Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sida Sida 2 (2) b) Direktiv för gallring av diarieförda pappershandlingar efter skanning till Landstinget Dalarnas diariesystem. Bilaga 6 B Arkivchef Göran Gullbro lämnar kompletterande information i ärendet.

48 BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Sida 1 (3) Administrativ enhet Dnr LD15/02685 Uppdnr Landstingsstyrelsens arbetsutskott Införande av digitalt arkiv för diariet Ordförandens förslag 1. Gallring av diarieförda pappershandlingar i landstingets centrala diarium samt verksamhetsdiarium för hälso- och sjukvården, enligt bilaga b), godkänns. Sammanfattning Landstingsstyrelsens arbetsutskott har, enligt Landstingsstyrelsens reglemente 35, rätt att besluta i ärenden av löpande eller förberedande karaktär. Däri inbegrips bl a att utföra det som åligger Landstingsstyrelsen i dess egenskap av Landstingets arkivmyndighet. Sedan 2007 sker diarieföringen av allmänna handlingar digitalt med hjälp av ett elektroniskt diariesystem. Alla handlingar sparas dock även i pappersformat för att arkiveras traditionellt i arkivet, vilket skapar dubbelarbete. Genom att endast skapa den digitala akten, med vissa undantag, sparas utrymme men även kostnader genom minskningen av förbrukningsvaror. Gallring av allmänna handlingar kräver ett gallringsbeslut. Då Landstinget Dalarna är anslutet till R7e arkiv, tillsammans med de nio övriga landstingen i Uppsala-Örebro sjukvårdsregion, finns möjligheten till digital långtidsarkivering av diarieförda allmänna handlingar. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Direktiv för gallring av diarieförda pappershandlingar efter skanning till Landstinget Dalarnas diariesystem. Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstingsstyrelsens arbetsutskott har, enligt Landstingsstyrelsens reglemente 35, rätt att besluta i ärenden av löpande eller förberedande karaktär. Däri inbegrips bl a att utföra det som åligger Landstingsstyrelsen i dess egenskap av Landstingets arkivmyndighet. Sedan 2007 sker diarieföringen av allmänna handlingar digitalt med hjälp av ett elektroniskt diariesystem. Alla handlingar sparas dock även i Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Vasagatan Johansen Jessica Falun Falun Org.nr: Registrator/assistent diariet@ltdalarna.se

49 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 2 (3) LD15/02685 pappersformat för att arkiveras traditionellt i arkivet, vilket skapar dubbelarbete. Genom att endast skapa den digitala akten, med vissa undantag, sparas utrymme men även kostnader genom minskningen av förbrukningsvaror. I och med att Landstinget Dalarna är anslutet till R7e arkiv, tillsammans med de nio övriga landstingen i Uppsala-Örebro sjukvårdsregion, finns möjligheten till långtidsarkivering av diarieförda allmänna handlingar elektroniskt. Vid en framtida överlämning till R7e arkiv så är handlingarna därför säkerställda för en digital långtidsarkivering. Diariesystemet finns i dag i två delar. Ett centralt diarium (edia) används av Central Förvaltning, Folktandvården, Fastighetsförvaltningen, Kultur- och bildningsförvaltningen, Landstingsservice, Revisionen, LD Hjälpmedel samt delar av Hälso- och sjukvårdsförvaltningen på ledningsnivå. Det är även kopplat till den politiska ärendeprocessen (eplan). Det finns även ett s.k. verksamhetsdiarium (eft) som används av flera kliniker och vårdcentraler inom Hälso- och sjukvården. Det är för dessa system som gallringsbeslutet gäller. I större utsträckning kommer nu handlingar att finnas digitalt, när så är möjligt. Ett exempel på undantag är att Landstinget Dalarna får frångå scanning i de fall en handling som ska diarieföras är mycket omfattande, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för scanning. Detta noteras dock i den digitala akten. Det är även möjligt att notera diarienummer digitalt, vilket då sker längst upp i högra hörnet av handlingen och är i blå färg. Den digitala hanteringen gäller fr.o.m , vilket innebär att nya ärenden arkiveras digitalt. Nya skrivelser som tillförs ärenden som ursprungligen upprättades innan detta datum hanteras enligt tidigare rutin. Ekonomi och finansiering Genom att inte skriva ut handlingar så minskar kostnader för pappersutskrifter, skrivare, färgpatroner men även utrymme i lokaler som idag är arkiv. En kostnad kan uppstå i framtiden, vid ett eventuellt byte av diariesystem, för konvertering av befintliga PDF-filer till det nya systemet eller för långtidsarkivering i digitala arkivet R7e arkiv.

50 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 3 (3) LD15/02685 Miljö Minskning av pappersutskrifter är en positivt ur miljösynpunkt. Juridik Det finns inga juridiska hinder mot att ha ett digitalt arkiv. Fler och fler myndigheter övergår till digital hantering, även domstolar. Ett direktiv för gallring av allmänna handlingar efter att de scannats till diariesystemet skapas. Där regleras vilka handlingar som är undantagna och bör/ska sparas även i pappersformat, se bilaga b). Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö En viss minskad arbetsbelastning skapar utrymme för utveckling och utbildning i diarieföring, vilket är ett stort behov, framförallt inom hälso- och sjukvården. För registratorerna kommer det bli en mer digital arbetsmiljö. Samverkan med fackliga organisationer Samverkan enligt MBA sker Uppföljning Uppföljning av den digitala hanteringen sker inom Administrativ enhet efter ett år, och rapporteras vid behov till Arbetsutskottet. I uppföljningen ska särskilt uppmärksammas handlingar, som bör sparas för forskning och av kulturhistoriskt värde.

51 Direktiv Central förvaltning Datum Sida 1 (5) Administrativ enhet Dnr LD15/02685 Kansliavdelning Gallring av diarieförda pappershandlingar efter skanning till Landstinget Dalarnas diariesystem. För Landstinget Dalarnas centrala diarium och det verksamhetsdiarium som används av hälso- och sjukvården gäller: 1. Allmänna handlingar i pappersform, som diarieförts samt scannats och där bilden tillförts elektronisk akt i diariesystemet, gallras 2. Utskrifter av elektroniska diarieförda handlingar i ärenden bör endast göras i undantagsfall. 3. Registratorer ska beakta om handlingar behöver sparas i pappersform efter scanning, för eventuellt bevisvärde, forskningseller kulturhistoriskt behov. Undantag: Från gallring efter scanning undantas pappershandlingar där underskrift krävs pga. krav i lagstiftningen samt handlingar som enligt punkt 3 bör bevaras. T.ex. Justerade protokoll, avtal/kontrakt, äganderättshandlingar och handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande. Landstinget får frångå scanning i de fall en handling som ska diarieföras är mycket omfattande, inbunden eller där formatet inte lämpar sig för scanning. Detta noteras i den digitala akten. Bakgrund En myndighet har skyldighet att registrera och bevara allmänna handlingar, detta sker via diarieföring i diariesystemet samt den arkivering som krävs enligt lagstiftningen. Allmänna handlingar och ärenden bör i större utsträckning hanteras och bevaras elektroniskt. Hittills har skapats både en digital akt och en pappersakt. Den digitala långtidslagringen av diarieförda inskannade dokument har numera säkerställts genom möjligheten till konvertering och arkivering i R7e-arkiv. Pappershanteringen innebär kostnader för papper, förvaring och lokaler m.m. Vid en övergång till endast digital arkivering kommer dessa utgifter minskas. En digital hantering av ärenden skulle också frigöra vissa resurser, som tidigare gått till att kopiera, skriva ut, sortera, aktlägga osv. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Landstingshuset Jessica Johansen Falun Vasagatan 27 diariet@ltdalarna.se Registrator Falun jessica.johansen@ltdalarna.se

52 Landstinget Dalarna Direktiv Central förvaltning LD15/02685 Sida 2 (5) Landstinget Dalarna använder idag IT-systemet PACT vid registreringen av allmänna handlingar. I PACT registreras inkomna som upprättade allmänna handlingar. Inkomna pappershandlingar skannas till systemet, elektroniska handlingar som skickas (t.ex. via e-post) fångas upp elektroniskt och skrivs ut till den fysiska akten. PACT edia är det IT-stöd som används för diarieföring av allmänna handlingar gemensamt för Landstinget centralt samt de flesta förvaltningar. PACT eft är ett verksamhetsdiarium som används på vårdcentraler, kliniker och enheter för att förteckna skrivelser och på det viset diarieföra de allmänna handlingar som inkommit/upprättats inom resp. enhet. Sedan 2007 sker registreringen digitalt med hjälp av IT-stödet, alla handlingar återspeglas även i pappersformat för att arkiveras traditionellt i arkivet. Detta skapar ett dubbelarbete genom att två akter skapas, en digitalt och en fysisk. Handlingar som kan fångas upp i digital version skrivs även ut för att återspegla den digitala akten. För att ersätta bevarande av pappersoriginal med bevarande av elektroniska filer skapade vid scanning krävs beslut om digitalt arkiv och direktiv för gallring av pappershandlingarna. De handlingar och ärenden som knyts till diariet finns idag både i pappersform, en s.k. fysiskakt, och i en digitalakt elektroniskt för sökmöjlighet. Landstinget Dalarna har därför tagit ställning till att endast använda oss av en digital akt, med de undantag som beskrivs här ovan. Regelverket Arkivförfattningarna hindrar inte att ett ärende är helt digitalt (om man bortser från vissa handlingar som behöver finnas i ursprungligt skick under en viss tid). Lagstiftningen ställer däremot krav på hur den digitala långtidslagringen organiseras. Allmänna handlingar ska bevaras i ursprungligt skick. Det betyder att de normalt bevaras och hanteras i det format de kommer in till en myndighet eller upprättas. Pappershandlingar bevaras på papper och elektroniskt upprättade handlingar i elektroniskt skick. Överföring till annat medium (och förstöring av den ursprungliga handlingen) som medför t.ex. möjligheten att fastställa handlingens äkthet innebär gallring och kräver därför ett beslut från arkivmyndigheten. Detta gäller då

53 Landstinget Dalarna Direktiv Central förvaltning LD15/02685 Sida 3 (5) framförallt pappershandlingarna. Arbetsutskottet, dvs. Landstinget Dalarnas arkivmyndighet har beslutat om gallring enligt detta direktiv. Arkivering Tillsammans har arkivet, diariet, systemförvaltningen och chefsjuristen sett över möjligheten att endast spara handlingarna i den digitala akten. En backup av systemet görs varje vardag kväll med start kl. 20;00, i de fall backupen inte skulle fungera så hanteras detta av MiT som via systemförvaltningen meddelar registraturen detta. Detta innebär att registratorn sparar den inskannade pappershandlingen till minst nästa dag för säkerställa att backup är tagen. För att leva upp till kraven när det gäller långsiktig elektronisk arkivering ingår Landstinget Dalarna i den samverkan som gemensamt tagit fram e- arkivet R7e-arkiv, tillsammans med totalt nio landsting i Uppsala-Örebro sjukvårdsregion. Detta gör att den elektroniska diarieakten då kan konverteras om och sparas i R7-e arkiv när det blir aktuellt. Handlingar och ärenden kan behöva sparas på papper en viss tid efter skanning. Ett mediebyte medför alltid någon form av informationsförlust, framför allt beträffande möjligheten att bedöma handlingarnas autenticitet. Handlingarna som skannats kan efter bedömning gallras viss tid efter upphörande eller när det anses att den inte behöver sparas för bevisvärde eller andra skäl. Exempel på allmänna handlingstyper som kan behöva sparas efter scanning är: Justerade protokoll Avtal och kontrakt Äganderättshandlingar Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande Handlingar som behövs för bevisvärde Handlingar som pga format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte tillfredsställande kan bevaras enbart som scannad bild. Handlingar som kan vara av kulturhistoriskt värde eller av värde för forskning bör sparas i sin ursprungliga form. Utifrån denna lista bör samtliga förvaltningar och enheter, som använder sig av diariesystem, ta ställning till vilka ärende- och/eller handlingstyper som bör sparas på papper en viss tid efter att de scannats.

54 Landstinget Dalarna Direktiv Central förvaltning LD15/02685 Sida 4 (5) Det ställer högre krav på registraturen att bedöma utifall en handling trots inskanning till diariesystemet även måste sparas i pappersform. Vid osäkerhet är det bättre att spara handlingen än att gallra den. Förutsättningar Pappersoriginalen får inte gallras förrän läskontroll skett och eventuella fel har åtgärdats. Den skannade versionen ska vara lika lydande med ursprungshandlingen och det är viktigt att man kvalitetssäkrar resultatet vid scanningen så att: Ingen information går förlorad, resultatet ska vara likalydande med originalet. Resultatet ska vara tydligt så att det enkelt går att läsa. De olika tekniska kraven (se nedan) ska vara uppfyllda. En inkommen pappershandling ankomststämplas och skannas därefter in i diariesystemet. En inkommen elektronisk handling bör bara i undantagsfall skrivas ut för att ankomststämplas. I och med att de flesta registratorerna idag har tillgång till Adobe Acrobat XI PRO finns möjligheten att digitalt ankomststämpla och notera diarienummer. Detta sker då i det högra hörnet (sidhuvudet) och för att särskilja Landstinget Dalarnas diarienummer från annan text skall detta skrivas med blå text, t.ex.: Landstinget Dalarna Dnr LD15/00002 Inkom: Handlingarna som inkommer, upprättas eller expedieras elektroniskt via t.ex. mail fångas upp elektroniskt och tillförs ärendet. Handlingar som endast finns i pappersformat, skannas och tillförs ärendet. Rutiner/lathund för hur man gör detta skapas av den centrala diariefunktionen och sänds ut till berörda. Tekniska krav När en pappershandling skannas skapas en bildfil. Detta innebär att man t.ex. inte kan söka i texten i ett skannat dokument. För arkiveringsändamål är det i regel nödvändigt att bevara handlingens utseende, inte enbart den text som man extraherat ur handlingen med hjälp av OCR. System som enbart sparar teckentolkad text kan därför inte användas för information som ska bevaras. Inställningar och användning av skanner

55 Landstinget Dalarna Direktiv Central förvaltning LD15/02685 Sida 5 (5) Landstinget Dalarna har valt att i tillämpliga delar följa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2009:2 för digitala bilder. Filformat Den inskannade filen skall sparas i PDF-format. Vid arkiveringen på sikt i R7e-arkiv krävs det idag PDF-A. Detta löser man i konverteringen. Upplösning För kontorsdokument ska upplösningen normalt vara minst 300 dpi (dots per inch). Högre upplösning än 300 dpi kan behövas i vissa fall, det som avgör är läsbarheten. En hög upplösning är särskilt viktig om man skannar fotografier eller handlingar som av olika skäl är mindre tydliga. I de fall man inte kan ordna med högre upplösning så sparas det i pappersform. Färg eller svartvitt Om det är bäst att skanna i färg eller svartvitt beror på flera faktorer: Färg - Handling som innehåller viktig information i gråskala eller färger, t.ex. fotografier (både i färg och svartvitt) eller färgglada diagram. Svartvitt- Handling i svartvitt utan gråskala, t.ex. svart text på vit bakgrund. Giltighetstid Hanteringen utifrån direktiven implementeras fr.o.m Detta innebär att nya ärenden som diarieförs endast hanteras digitalt om de inte ingår i undantagen ovan. Äldre ärenden hanteras enligt tidigare rutin. Direktiven följs upp av Landstinget Dalarnas administrativa enhet, och landstingets jurister och kan revideras vid behov.

56 PROTOKOLLSUTDRAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sammanträde Sida 1 (2) Arbetsutskottets beslutsärenden 7 Implementering av Nationella riktlinjer och målnivåer för diabetesvården Diarienummer LD15/03496 Arbetsutskottets beslut 1. Socialstyrelsens Nationella riktlinjer och målnivåer, enligt bilaga b) och c), fastställs. 2. Implementeringsbudget för år 2016 fastställs till kr, vilket finansieras inom ramen för landstingets budget 2016 och anslås Dalarnas Diabetesråd. Sammanfattning av ärendet Socialstyrelsen publicerade uppdaterade Nationella riktlinjer för diabetesvården 2015 (bilaga b) tillsammans med nya målnivåer för diabetesvård (bilaga c). Utgångspunkten för Socialstyrelsens målnivåer inom diabetesvård är de indikatorer som tagits fram till remissversionen av de Nationella riktlinjerna för diabetesvård Indikatorlistan omfattar totalt 21 indikatorer. Socialstyrelsens expertgrupp har utifrån dessa gjort ett urval och fastställt tio målnivåer för diabetesvården. Samverkansnämnden rekommenderar landstingen (bilaga d) att ge stöd och resurser till en struktur för kunskapsstyrning och att landstingen fastställer och använder Socialstyrelsens fastställda målnivåer i den politiska viljeinriktning för diabetesvården som fastställdes (bilaga e). Resultaten är sämre inom vissa områden där sjukvården behöver driva en personcentrerad vård med fördjupad, frekvent och varaktig kontakt med patienterna. Nationella riktlinjer för diabetesvård har som syfte att bidra till en mer likvärdig vård på diabetesområdet inom landstinget och till att vara ytterligare stöd i styrning och ledning av hälsooch sjukvården med öppna och systematiska prioriteringar. Utdrag exp till 1. Akten 2. Helena De La Cour 3. Ekonomienheten 4. Dalarnas diabetesråd Vid protokollet : Eva Bergfeldt Bestyrkes i tjänsten Jessica Johansen

57 Landstinget Dalarna Protokollsutdrag Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Sida Sida 2 (2) I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag. Bilaga 7 A b) Nationella riktlinjer för diabetesvård Bilaga 7 B c) Målnivåer för diabetesvård. Bilaga 7 C d) Protokoll Samverkansnämnden Bilaga 7 D e) Politisk viljeinriktning för diabetesvården i Uppsala-Örebroregionen Bilaga 7 E

58 BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Sida 1 (3) Ledningsenhet C-fv Dnr LD15/03496 Uppdnr Landstingsstyrelsens arbetsutskott Implementering av Socialstyrelsens Nationella riktlinjer och målnivåer för diabetesvård Ordförandens förslag 1. Socialstyrelsens Nationella riktlinjer och målnivåer, enligt bilaga b) och c), fastställs 2. Implementeringsbudget för år 2016 fastställs till kr, vilket finansieras inom ramen för landstingets budget 2016 och anslås Dalarnas Diabetesråd. Sammanfattning Socialstyrelsen publicerade uppdaterade Nationella riktlinjer för diabetesvården 2015 (bilaga b) tillsammans med nya målnivåer för diabetesvård (bilaga c). Utgångspunkten för Socialstyrelsens målnivåer inom diabetesvård är de indikatorer som tagits fram till remissversionen av de Nationella riktlinjerna för diabetesvård Indikatorlistan omfattar totalt 21 indikatorer. Socialstyrelsens expertgrupp har utifrån dessa gjort ett urval och fastställt tio målnivåer för diabetesvården. Samverkansnämnden rekommenderar landstingen (bilaga d) att ge stöd och resurser till en struktur för kunskapsstyrning och att landstingen fastställer och använder Socialstyrelsens fastställda målnivåer i den politiska viljeinriktning för diabetesvården som fastställdes (bilaga e). Resultaten är sämre inom vissa områden där sjukvården behöver driva en personcentrerad vård med fördjupad, frekvent och varaktig kontakt med patienterna. Nationella riktlinjer för diabetesvård har som syfte att bidra till en mer likvärdig vård på diabetesområdet inom landstinget och till att vara ytterligare stöd i styrning och ledning av hälso- och sjukvården med öppna och systematiska prioriteringar. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Nationella riktlinjer för diabetesvård 2015 c) Målnivåer för diabetesvård d) Protokoll Samverkansnämnden e) Politisk viljeinriktning för diabetesvården i Uppsala-Örebroregionen Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Box 712 Vasagatan De La Cour Helena Falun Falun Org.nr: Handläggare Helena.DeLaCour@LtDalarna.se

59 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 2 (3) LD15/03496 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Nationella riktlinjer för diabetesvård har som syfte att bidra till en mer likvärdig vård på diabetesområdet inom landstinget och till att vara ytterligare stöd i styrning och ledning av hälso- och sjukvården med öppna och systematiska prioriteringar. Nationella Diabetesregistret publicerar idag i realtid, öppet och på enhetsnivå utfallet i de flesta indikatorer som Socialstyrelsen rekommenderar för uppföljning. Utfallet stödjer slutsatsen att alla landsting i sjukvårdsregionen behöver arbeta för att minska den alltför stora variationen i utfall mellan enheter främst inom primärvård och att det bör vara en prioriterad ledningsfråga. De av Socialstyrelsen rekommenderade målnivåerna för tio av indikatorerna är till hjälp i det arbetet. År 2012 etablerades ett nationellt programråd med uppgift att identifiera variationer i praxis och ta fram förslag till åtgärder, exempelvis gemensamma kunskapsunderlag och nationella vårdprogram. På regional nivå finns sedan 2014 ett regionalt programråd som genom samverkan mellan de sju landstingen och med den nationella nivån ska arbeta för en jämlik och kunskapsbaserad hälso- och sjukvård inom diabetesområdet. Rådet har bland annat i uppdrag att följa upp kvalitetsdata för samtliga landsting och identifiera oönskade och omotiverade variationer mellan och inom landstingen i sjukvårdsregionen. Dalarnas Diabetesråd formades 2014 som en del av Landstinget Dalarnas kunskapsstyrningsorganisation. Här finns nu en färdig struktur som har goda förutsättningar att vara ett verktyg och det stöd som ledning och verksamheter kan använda för att få ökad tillämpning av bästa tillgängliga kunskap inom området och som kan reducera/eliminera den omotiverade variationen i praxis och utfall i indikatorer. Nyckelfaktorerna till framgång är beskrivet av det Nationella Programrådet för Diabetes. Patient- och barnperspektiv Nationella riktlinjer utformas tillsammans med patientföreträdare i form av patientföreningar. Dalarnas Diabetesråd har patientrepresentation. Direktivet förespråkar en personcentrerad vård. Ekonomi och finansiering kr avsätts inom hälso- och sjukvårdens budgetram till Avdelning Kunskapsstyrd vård för att stödja Dalarnas Diabetesråd med implementering av riktlinjerna och tillhörande målnivåer samt arbete med

60 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Central förvaltning Datum Dnr Sida 3 (3) LD15/03496 spridning av de sju angivna framgångsfaktorerna till berörda verksamheter under år Likabehandling Nationella riktlinjers implementering innebär mer likvärdig vård mellan olika landsting/regioner. Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö Socialstyrelsens Nationella riktlinjer och målnivåer skapar en ökad tydlighet för hur medarbetare ska utföra säker diabetesvård. Samverkan med fackliga organisationer Samverkan enligt MBA äger rum Uppföljning Dalarnas Diabetesråd redovisar resultatet av implementeringen i sina kommande årsrapporter.

61

62

63

64

Datum 2015-01-27. handlingar. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från och med den 1 januari 2015.

Datum 2015-01-27. handlingar. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från och med den 1 januari 2015. Landstingsdirektörens stab, Personalenheten TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-01-27 Landstingsstyrelsen Sida 1(1) Referens Diarienummer 150109 Dokumenthanteringsplan personaladministrativa handlingar Förslag

Läs mer

Förvaltningens beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att:

Förvaltningens beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att: TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(5) Sektor kommunstyrelsen Diarienummer: KS.2019.11 Datum: 2019-03-03 Handläggare Mattias Lundin E-post: mattias.lundin@ale.se Kommunstyrelsen Generellt gallringsbeslut för gallring efter

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för personaladministration

Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dokumenthanteringsplan för personaladministration Gällande från 2011-12-01, dnr KS 2011/160 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för personaladministration... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet...

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dnr KS 2018/0104 Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 05. Fastställd av kommunstyrelsen den 5 mars 2018 97. Ersätter

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Yttrande till JO om inhämtande av känsliga patientuppgifter

Yttrande till JO om inhämtande av känsliga patientuppgifter BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsens arbetsutskott Hälso- och sjukvård Dalarna Datum 2016-02-01 Sida 1 (2) Division Psykiatri Dnr LD15/04379 Uppdnr 1264 2016-02-01 Landstingsstyrelsens arbetsutskott Yttrande

Läs mer

Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform

Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform 1(5) Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform Ärendet Danderyds kommun har sedan januari 2010 arbetat mot en helt elektronisk diarieföring och ärendehanteringsprocess.

Läs mer

Förvaring och sortering. Personalakter Se nedan Papper Bevaras

Förvaring och sortering. Personalakter Se nedan Papper Bevaras Personal Process Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras eller gallringsfrist Personalakter Se nedan Papper Bevaras Personalakterna förvaras på olika sätt inom de olika områdena: Äldreomsorg

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret

Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret A. Arbetsmiljö Arbetsskadeanmälan samt bilagor Närarkiv Personakt Bevaras Se personakt Tillbudsanmälan Datalagring Flexite Server Bevaras 5 år Arbetsmiljöutredningar

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 2(5) Inledning Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper som

Läs mer

Gallring av diarieförda papperhandlingar efter skanning till dokument- och ärendehanteringssystemet

Gallring av diarieförda papperhandlingar efter skanning till dokument- och ärendehanteringssystemet TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Pia Axeheim 2017-05-15 KFN 2017/0129 50604 en Gallring av diarieförda papperhandlingar efter skanning till dokument- och ärendehanteringssystemet Public

Läs mer

Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra personalsystem

Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra personalsystem 1 (6) Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Nacka kommun om hantering av i våra personalsystem När du är anställd, uppdragstagare eller förtroendevald i Nacka kommun behandlar

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-02-14 Uppdaterad: Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom, nya uppgifter

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Riksarkivet författningssamling: Föreskriften skall tillämpas på lönehandlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad KS 216/16 Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 2016-08-24 169 Gäller från och med 2016-01-01 Verksamhetsområde 2. Stödjande

Läs mer

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad stockholm.se Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad Augusti 2016 Dnr:

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-08-16 Uppdaterad: 2013-08-16 Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom,

Läs mer

Revidering av avgifter för utlämnande av kopior av journalhandlingar och övriga allmänna handlingar

Revidering av avgifter för utlämnande av kopior av journalhandlingar och övriga allmänna handlingar I ~ Landstinget _ DALARNA 000214 Central förvaltning 2014-06-16- -17 Sida 1 (3) Ledningsenhet Dnr LD14/01393 Uppdnr 781 2014-05-12 Landstingsstyrelsens arbetsutskott 2014-06-02 Landstingsstyrelsen 2014-06-16--17

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.6 PA Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 20161128 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen avser Version Verksamhetsområde

Läs mer

Utdrag ur Dokumenthanteringsplan; Personal

Utdrag ur Dokumenthanteringsplan; Personal Utdrag ur Dokumenthanteringsplan; Personal Gäller från 2007-10-03 Saknas handlingsslag i dokumenthanteringsplanen är gallring ej tillåten. Handlingar gallras/förstörs efter angivet antal år utöver det

Läs mer

Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper

Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper 2018-01-25 Diarienummer: AN-6343/17 Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper (Gallringsbeslut för anställnings- och löneverksamhet i Västra Götalandsregionen) Regionarkivet Västra Götalandsregionen

Läs mer

Information till chefer i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra processer och system inom personalområdet

Information till chefer i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra processer och system inom personalområdet 1 (6) Information till chefer i Nacka kommun om hantering av i våra processer och system inom personalområdet När du är chef i Nacka kommun använder du olika system som behandlar om dina medarbetare som

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.5 Personalhälsa Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Reering: datum och paragraf Reeringen avser Version

Läs mer

i Göteborgs Stad att söka den har själv Birgitta Torgén Förvaltningschef Regionarkivet

i Göteborgs Stad att söka den har själv Birgitta Torgén Förvaltningschef Regionarkivet Bodill Fredriksson, tel. 031-701 50 53 bodil..fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se TJÄNSTEUTLÅTANDEE Dnr 393/15 73 Utfärdat 2015-11-18 Till Arkivnämnden Gallring av pappershandlingar efter skanning för

Läs mer

Bevara, rensa och gallra

Bevara, rensa och gallra Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning

Läs mer

Arkivfrågor när en myndighet startar

Arkivfrågor när en myndighet startar Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet

Läs mer

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad stockholm.se Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad Januari 2018 Dnr:

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET Enligt arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige den 25 januari 2012, 6, med giltighet från och med 1 mars 2012 (Dnr KSF 2011/308), ska dokumenthanteringsplaner

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Försäljning av fastigheten Ludvika Persbo 64:166, Länsarkivet Håksberg. 1. Fastigheten Ludvika Persbo 64:166 försäljs.

Försäljning av fastigheten Ludvika Persbo 64:166, Länsarkivet Håksberg. 1. Fastigheten Ludvika Persbo 64:166 försäljs. I Il ~ Landstinget DALARNA Central förvaltning Administrativ enhet 00001 9 BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige Datum 2015-09-28 Sida 1 (2) Dnr LD15/01128 Uppdnr 1051 2015-09-14 Landstingsstyrelsen 2015-09-28

Läs mer

Regelverk för skanning av patientinformation i PMO

Regelverk för skanning av patientinformation i PMO Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Dokumentslag: Styrande Datum: 2017-05-10 Dokumenttyp: Instruktion Version:1.2 Regelverk för skanning av patientinformation i PMO INOM

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Alla förvaltningars hantering av personal

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Alla förvaltningars hantering av personal PROTOKOLL MBL-protokoll SvA 80 Närarkiv resp. Handlingsplaner/skyddsrondsprotokoll SvA 80 Närarkiv resp. Centrala arbetsmiljökommittén protokoll med handling Papper Sekretera re 1 (7) Allmänna frågor.

Läs mer

Regler för gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid Högskolan Dalarna

Regler för gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid Högskolan Dalarna Regler för gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2015-05-18 Reviderad: - Dnr: DUC 2015/861/10 Ersätter: Lokala gallringsbestämmelser

Läs mer

Gallring av pappershandlingar som skannats till Valnämndens diarium

Gallring av pappershandlingar som skannats till Valnämndens diarium Tjänsteutlåtande 0 Österåker Kommunstyrelsens kontor Datum 2018-02-01 Dnr VN 2018/0007-004 Till Valnämnden Gallring av pappershandlingar som skannats till Valnämndens diarium Sammanfattning Valkansliet

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen)

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen) FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen, personalenheten (nuvarande personalavdelningen) 1 NR 76 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR... Kommunstyrelsekontorets personalenhet GÄLLER FR O M...2010-01-01

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor

Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen Central förvaltning Datum 2013-01-28 Sida 1 (3) Personalenhet Dnr LD12/03031 Uppdnr 397 2013-01-14 Landstingsstyrelsens arbetsutskott 2013-01-28 Landstingsstyrelsen

Läs mer

Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar

Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar Sidan 1 av 15 Landstingsarkivet Föreskrift nr. 4 FÖR LA 2010-3052 Version 2 Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar Inledning Omfattning och avgränsning Detta är en bevarande- och gallringsplan

Läs mer

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända. Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20110316 Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 62 Diarienummer KS 494/2010 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 16 mars 2011, 11. Enligt

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.2 Kompetensförsörjning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen

Läs mer

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149 Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149 2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna

Läs mer

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet Första giltighetsdatum Fastställd Reviderad Skolnämnden 2010-01-01 2009-11-18 133 2010-06-16 84 Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun STYRDOKUMENT RIKTLINJE 2018-05-14 DNR: 2017 000418 Antagen av KF den 24 april år 2018 44 Gäller från och med den 25 april år 2018 tillsvidare Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun 1 Nämndernas

Läs mer

Riktlinjer för bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Högskolan i Borås

Riktlinjer för bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS STYRDOKUMENT Dnr 379-10 Riktlinjer för bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Högskolan i Borås Med stöd av 4 kap. 6 rektors organisations- och beslutsordning (ROB) beslutar

Läs mer

Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom personaladministrativ verksamhet

Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom personaladministrativ verksamhet Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom personaladministrativ verksamhet Gäller inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet,

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333

Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-05-10 99 Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Förslag till beslut

Läs mer

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat

Läs mer

Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 11 KS

Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 11 KS Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 11 KS 2016.490 3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-12-15 210

Läs mer

Dokumenthanteringsplan journalhandlingar Folktandvården Blekinge

Dokumenthanteringsplan journalhandlingar Folktandvården Blekinge HANDLINGSTYP Gallringsfrist utöver innevarande år enligt SKL:s "Bevara eller gallra nr 6 tandvård" Patientjournaler bevaras i sin helhet. Gallring av separata journalhandlingar är ej tillåten om detta

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-19717/08 SID 1 (7) 2009-04-20 SSA 2009:13 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB Närvarande från bolaget: Joachim

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08

Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Dokumenthanteringsplan för löne- och personaladministrativ verksamhet Giltig 2008-07-01 - MDH 1.7.1-12/08 Handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet registreras i huvudsak i IT-systemen

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar

Regler för hantering av allmänna handlingar Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser

Läs mer

Socialnämndens arbetsutskott

Socialnämndens arbetsutskott VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2016-11-29 178 Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper (SN 2016.172) Beslut

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20041209 Dokumenthanteringsplan för Destination Norrköping KB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 02 Fastställd av styrelsen för Destination Norrköping KB den 9 december 2004, 12.

Läs mer

Reglemente för arkiv

Reglemente för arkiv Reglemente för arkiv Reviderat av kommunfullmäktige 2019-04-17, 33 Dnr: LKS 2019-000042 Fastställt av kommunfullmäktige 2015-12-17, 136 (LKS 2015-000398) Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30

Läs mer

Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar

Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Datum 2019-01-08 1(5) Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar.

Läs mer

Information till anställda och uppdragstagare om Nacka vatten och avfall AB:s hantering av personuppgifter

Information till anställda och uppdragstagare om Nacka vatten och avfall AB:s hantering av personuppgifter 1 (6) Information till anställda och uppdragstagare om Nacka vatten och avfall AB:s hantering av När du är anställd eller uppdragstagare i Nacka vatten och avfall AB behandlar vi de om dig som behövs för

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden Personakter enligt LSS utredning och beslut Anmälningar som inte blir ett ärende Ansökningar om insats från enskild eller legal företrädare Bilagor till ansökningar om insats läkarutlåtande psykologbedömning

Läs mer

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR DIARIEFÖRING OCH ARKIVERING AV ÄRENDEN INOM UTBILDNING, GRUNDNIVÅ OCH AVANCERAD NIVÅ

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR DIARIEFÖRING OCH ARKIVERING AV ÄRENDEN INOM UTBILDNING, GRUNDNIVÅ OCH AVANCERAD NIVÅ STYRDOKUMENT A 2016/17 HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR DIARIEFÖRING OCH ARKIVERING AV ÄRENDEN INOM UTBILDNING, GRUNDNIVÅ OCH AVANCERAD NIVÅ Publicerad 2016-10-12 Beslutsfattare Handläggare Hans Carlsten Annika

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen

Läs mer

Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor

Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor I II ~ Landstinget DALARNA Persona/enhet ~JLAGA AU ~ 17A Datum 2013-01-14 1 (3) Dnr LD12103031 Uppdnr 397 2013-01-14 2013-01-28 Landstingsstyrelsen Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Sammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun.

Sammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun. Sid 1 (8) Rapport Dnr 17/KS504 2017-11-23 Lars Harbe Telefon 076 518 75 93 lars.harbe@gavle.se Sammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun. 1. Ansvar Nämnderna ska enligt kommunfullmäktiges

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

DIARIEFÖRINGSHANDBOK. 2015-10-29 Version 0.2

DIARIEFÖRINGSHANDBOK. 2015-10-29 Version 0.2 DIARIEFÖRINGSHANDBOK 2015-10-29 Version 0.2 1.1 HUR GÖR JAG FÖR ATT DIARIEFÖRA? Malmö högskola använder sedan 1999 ärendehanteringssystemet W3D3 och diarieföringsmodulen. I dagsläget används inga andra

Läs mer

Reglemente för arkiv

Reglemente för arkiv Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2019-06-17 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart 4:e år, 1:a året i mandatperioden Följas upp: Minst vart 4:e år Reglemente

Läs mer

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304 Åstorps kommuns Nämndadministration Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-15 218 Dnr 2014/304 2(8) Nämndadministration berör det fortlöpande arbetet som sker i anslutning till en nämnd. Nämnden är ett

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

I Central förvaltning Personalen het

I Central förvaltning Personalen het . Landstinget II DALARNA I Personalen het ~'taga BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen LS ~ 1 ~i A Datum 2013-11-04 Sida 1 (3) Dnr LD13/02597 Uppdnr 643 2013-10-21 Landstingsstyrelsens arbetsutskott 2013-11-04

Läs mer

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Diarienummer 11-124-000 Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Beslutad i skolnämnden den 24 augusti 2011, 101 Hantering av skolhälsovårdsjournaler för skolhälsovården i Skövde

Läs mer

Datum _ 25 Sida 1 (3) 1. Lönepolicy för Landstinget Dalarna enligt bilaga b) fastställs.

Datum _ 25 Sida 1 (3) 1. Lönepolicy för Landstinget Dalarna enligt bilaga b) fastställs. I ~ Landstinget Il DALARNA BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige Central förvaltning 2014-11-24- Datum _ 25 Sida 1 (3) Personalenhet 000143 Dnr LD14/01798 Uppdnr 801 2014-08-25 Landstingsstyrelsens arbetsutskott

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 5 Kommunicera och samverka externt Version: 1.7 Gäller från 20190101 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras

Läs mer

Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun

Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26

Läs mer

Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014

Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014 Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014 Beslutade av Älvsjö stadsdelsnämnd xxxxx stockholm.se 2 (11) Innehåll Lokala rutiner för Lex Sarah 3 Inledning 3 Vem är rapporteringsskyldig? 3 Vad ska rapporteras?

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med

Läs mer

Bevarande- och gallringsplan för handlingar i upphandlingsärenden

Bevarande- och gallringsplan för handlingar i upphandlingsärenden Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet Bevarande- och gallringsplan för handlingar i upphandlingsärenden Gäller för Stockholms läns landsting Dokumentägare: Tillsyn och utredning 2 (8) Innehållsförteckning

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-enheten förvaltning

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

00009 ~ Svar på motion från Birgitta Sacredeus (KO): Central kökoord i nator

00009 ~ Svar på motion från Birgitta Sacredeus (KO): Central kökoord i nator I II ~ Landstinget DALARNA 00009 ~ BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige Central förvaltning 2013-06-10- Datum -11 Sida 1 (2) Medicinsk enhet Dnr LD12/03640 Uppdnr 422 2013-05-06 Landstingsstyrelsens arbetsutskott

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig

Läs mer

Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor. Landstingsstyrelsen: 1. Yttrandet till revisorerna enligt bilaga c) godkänns.

Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor. Landstingsstyrelsen: 1. Yttrandet till revisorerna enligt bilaga c) godkänns. I II ~, Landstinget DALARNA Personalen het g()~, BESLUTSUND~~AG -() lss 1'1-1l_ ~I TT Datum 2013-01-28 1 (3) Dnr LD12/03031 Uppdnr 397 2013-01-14 s arbetsutskott 2013-01-28 Svar på revisorernas granskning

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 4 Forska Processgrupp 4.4 Version: 1.5 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska

Läs mer

Datum 2014-03-03 Sida 1 (3)

Datum 2014-03-03 Sida 1 (3) I II Landstinget DALARNA Central förvaltning Ledningsenhet 000015 BESLUTSUNDERLAG Landstingsfullmäktige Datum 2014-03-03 Sida 1 (3) Dnr LD13/03336 Uppdnr 705 2014-01-20 Landstingsstyrelsens arbetsutskott

Läs mer

Datum Dnr RA /5817

Datum Dnr RA /5817 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Skolinspektionen Närvarande Från Skolinspektionen: arkivarie arkivarie IT-chef (medverkande vid punkt 4 framställning och 6 arkivredovisning) undervisningsråd (medverkande

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning)

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning) FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för PA-lön, servicekontoret (nuvarande löneenhet på kommunstyrelsekontorets personalavdelning) 1 NR 66 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR... PA-lön, Servicekontoret GÄLLER

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax: 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:

Läs mer

Hantering av lex Sarah-ärenden aaa

Hantering av lex Sarah-ärenden aaa aaa Vård- och omsorgsförvaltningen aaa aaaa aaaa Dokumentnamn: Hantering av lex Sarah-ärenden Dnr: VOO 2017/0016 1(6) Skapad: 2013-11-06 Reviderad: 2017-01-10 Dokumenttyp: Rutin Skapad av: Kvalitetsstrateg

Läs mer

Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm

Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm Kulturförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE Diarienummer: Regionarkivet Handläggare: Johanna Lagerström Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm Ärendebeskrivning Regionfullmäktige

Läs mer