Ansvaret för registrering av ärenden enligt äktenskapsbalken och äktenskapsregistret.

Transkript

1 Moderniseringsenheten MISSIV DATUM DIARIENR /357-5 ERT DATUM ER BETECKNING Ju2001/5737/F Regeringen Justitiedepartementet STOCKHOLM Ansvaret för registrering av ärenden enligt äktenskapsbalken och äktenskapsregistret. Regeringen gav den 13 september 2001 Statskontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för att flytta registrering av ärenden enligt äktenskapsbalken och ansvaret för äktenskapsregistret till Kammarkollegiet. I uppdraget ingick att utreda om det finns förutsättningar att flytta nämnda verksamhet till Härnösand och att bedöma resursbehovet. Härmed överlämnas Statskontorets slutrapport Ett samlat äktenskapsregister (2002:4) Generaldirektör Knut Rexed har beslutat i detta ärende. Direktör Lars Dahlberg och konsulten Peter Gorpe, föredragande, var närvarande vid den slutliga handläggningen. Enligt Statskontorets beslut Lars Dahlberg POSTADRESS: Box 2280, Stockholm. BESÖKSADRESS: Norra Riddarholmshamnen 1. TELEFON VXL: FAX: statskontoret@statskontoret.se FAX DIREKT:

2 Innehåll Uppdraget 7 Förslagen i sammanfattning 9 Tidigare utredningar 11 Författningar som reglerar äktenskapsregistret 13 Äktenskapsbalken 13 Förordning (1987:1022) om äktenskapsregister 14 Övriga regler 15 Arbetet vid tingsrätterna 17 Hantering av registreringsärenden 17 Resursåtgång för registreringsärenden 18 Arbetet med äktenskapsskillnader 19 Ekonomi 19 Arbetet vid SCB 21 Registrering 21 Service 22 Arbetet vid registret 22 Datamiljön 23 Ekonomi 24 Resursbehov för ett samlat äktenskapsregister 25 Personal 25 Lokaler 26 Data 26 Ändrad kungörelseannonsering 27 Kostnader 28 Intäkter 30 Ekonomi i sammanfattning 32 Lokalisering och alternativa administrativa kopplingar 35 Härnösand som lokaliseringsort 35 Enhet inom Kammarkollegiet med lokal administrativ samordning 36 Enhet inom Riksarkivet kopplad till SVAR 37 Samrådsyttrandena 38 Statskontorets bedömning 40 5

3 Genomförandeaspekter 43 Författningsändringar 43 Kompetensväxling 43 IT-utrustning och annan teknisk utrustning 44 Informationsstrategi 44 Tidsplan 46 Kostnader i samband med flyttning och överförande 47 Förenklad handläggning av vissa äktenskapsskillnader 49 Bilagor 1 Regeringsuppdraget 51 2 Förslag till författningstext 55 3 Datateknisk miljö hos aktuella myndigheter 61 4 Samrådskrivelser från Domstolsverket 65 Kammarkollegiet 67 SCB 69 SVAR 71 Länsstyrelsen i Härnösand 74 5 Utredningsarbetets bedrivande 77 6 Förslag till uppdrag att förbereda etableringen av ett samlat äktenskapsregister i Härnösand 79 6

4 Uppdraget Regeringen har givit Statskontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för att flytta registreringen av de ärenden enligt äktenskapsbalken som förs in i det centrala äktenskapsregistret och ansvaret för detta register från SCB till Kammarkollegiet. De ärenden som är aktuella är äktenskapsförord, gåva mellan makar samt anmälan om bodelning mellan makar och förrättad bodelning En förutsättning är att de registreringsuppgifter som i dag utförs på tingsrätterna och senare förs in i det centrala registret tas bort från tingsrätterna och i stället utförs direkt av den myndighet som ansvarar för äktenskapsregistret. Vidare ingår i uppdraget att undersöka för och nackdelar med att förlägga hanteringen av äktenskapsregistret till Härnösand och vilka resurser en sådan omlokalisering i så fall skulle kräva. Riktlinjerna för uppdraget återfinns i bilaga 1. Under utredningsarbetets gång har frågan om en alternativ huvudman till ett samlat äktenskapsregister aktualiserats, nämligen Riksarkivet som genom sin byrå SVAR (svensk arkivinformation i Ramsele) har etablerat omfattande arkiv- och registerverksamhet i Västernorrlands län. Det är bl.a. Länsstyrelsen i Härnösand som pekat på denna möjlighet. Utredningen har därutöver tagit upp vissa ekonomiska frågor som inte anges i direktiven, men som har betydelse för verksamhetens finansiering. Det är frågan om kostnad för kungörelseannonsering och avgifter för registrering och registerutdrag. 7

5 8

6 Förslagen i sammanfattning Statskontoret föreslår att! den nuvarande registreringen av äktenskapsförord, anmälan om bodelning, förrättad bodelning och gåva mellan makar vid tingsrätterna upphör! ett samlat äktenskapsregister inrättas med uppgift att handha registrering av ovan nämnda handlingar, att arkivera dessa och hålla ett komplett äktenskapsregister samt ge upplysningar till allmänheten från registret! verksamheten vid SCB i Örebro flyttas över till detta samlade register! Äktenskapsregistret med en beräknad personalstyrka på något över tio personer lokaliseras till Härnösand! Riksarkivet/SVAR blir huvudman för registret! berörda författningar ändras i enlighet med bilagda förslag! kostnaderna för registret fullt ut täcks av avgifter! kravet på kungörelse i dagstidning och Post & Inrikes tidningar tas bort och ersätts med tillkännagivande på registrets hemsida! registreringsavgifterna höjs från 275 kronor till 350 kronor! dessa förändringar träder i kraft den 1 januari 2003! regeringen snarast uppdrar åt Riksarkivet att förbereda omställning i enlighet med förslaget i denna rapport och att 3,5 milj. kronor avsätts för detta ändamål.! frågan om att omvandla den enklaste typen av äktenskapsskillnader till registreringsärenden utreds 9

7 10

8 Tidigare utredningar Statskontoret har tidigare (rapport 1989:6) utrett förutsättningarna för och lämpligheten av en överföring av registret till en annan huvudman och en centralisering av registreringen. Statskontoret fann att en sådan centralisering kunde vara ändamålsenlig och föreslog bl.a. att en samlad registreringsfunktion förlades till en specialenhet inom Örebro tingsrätt. Därmed skulle Domstolsverket bli huvudman för registret. Tanken på att ta bort ovan nämnda registreringsuppgifter från tingsrätterna framfördes också i departementspromemorian Domstolarna i framtiden en idéskiss (Ds 1989:2). I Domstolsutredningen (SOU 1991:106) togs Statskontorets förslag upp och accepterades vad gäller centraliseringen av registerfunktionen men inte vad gäller den administrativa hemvisten. Ett motiv för detta var att en placering på Domstolsverket skulle strida mot den tanke på renodling av domstolarnas roll till rättsskipningsuppgifter som skall vara vägledande för förändringsarbetet inom domstolsväsendet. I stället föreslogs att Rikskatteverket skulle ta hand om uppgiften. Motivet var att vissa av de uppgifter som finns i äktenskapsregistret också används i folkbokföringen. Riksskatteverket har dock i remissvaret på Domstolsutredningen motsatt sig ett huvudmannaskap. Något beslut om ett samlat register eller om förändring av huvudman för registret har inte fattats. Frågan har i stället kopplats till den s.k. omställningsgruppens arbete, som går ut på att finna statliga arbetsplatser till vissa utpekade orter som har drabbats av minskad statlig sysselsättning p.g.a. att vissa militära anläggningar har lagts ner. Härnösand är en av dessa orter. Domstolsväsendet har genomgått ett flertal förändringar under senare år som bygger på tanken att uppgifter som inte primärt hör till rättsskipnings område skall föras bort från domstolarna. Så har skattemyndigheterna tagit över tingsrätternas arbete med registrering av bouppteckningar och beräkning av arvsskatt fr.o.m. den 1 juli Registrering av företagsinteckningar har förts över till PRV och sjöfartsregistret till Sjöfartsverket. Vidare har inskrivningsverksamheten koncentrerats till sju tingsrätter. Att flytta över registreringen av de ärenden som senare förs till det centrala äktenskapsregistret faller väl in i detta mönster. 11

9 12

10 Författningar som reglerar äktenskapsregistret Äktenskapsbalken I rutan nedan citeras de delar av äktenskapsbalken som innehåller hänvisningar till registrering i äktenskapsregistret. Med kursiv anges den explicita hänvisningen till nuvarande arbetsfördelning: 7 kap Makars egendom 3 Genom äktenskapsförord kan makar eller blivande makar bestämma att egendom som tillhör eller tillfaller någon av dem skall vara dennes enskilda egendom. Genom nytt äktenskapsförord kan makar bestämma att egendomen skall vara giftorättsgods. Äktenskapsförord skall upprättas skriftligen och undertecknas av makarna eller de blivande makarna. Detta gäller även om någon av dem är underårig eller om äktenskapsförordet avser egendom, som till någon del omfattas av förvaltarskap enligt föräldrabalken. I så fall skall dock förmyndarens eller förvaltarens skriftliga medgivande inhämtas. Äktenskapsförord skall registreras hos domstolen. Ett äktenskapsförord som har slutits mellan blivande makar gäller från äktenskapets ingående, om det ges in till domstolen inom en månad från det att äktenskapet ingicks. I annat fall gäller äktenskapsförord först från och med den dag då det ges in till domstolen. Lag (1988:1254). 8 kap. Gåvor mellan makar 1 En gåva mellan makar är gällande mellan dem, om vad som gäller för fullbordande av gåva i allmänhet har iakttagits eller om gåvan har registrerats enligt 16 kap. Gåvan blir gällande mot givarens borgenär när den registrerats enligt 16 kap 9 kap. Allmänna bestämmelser om bodelning 1 När ett äktenskap upplöses, skall makarnas egendom fördelas mellan dem genom bodelning. Bodelning behövs dock ej, om makarna har endast enskild egendom och ingen av dem begär att få överta bostad eller bohag från den andra maken. Är makarna ense, får de efter skriftlig anmälan till tingsrätt fördela sin egendom genom bodelning under äktenskapet utan att något mål om äktenskapsskillnad pågår. Anmälan skall registreras av tingsrätten. 13

11 13 kap. Verkan av bodelning 6 När bodelning har förrättats får makarna eller en av dem ge in bodelningshandlingen till domstol för registrering. 16 kap. Registreringsärenden 1 För hela landet gemensamt skall föras ett äktenskapsregister för inskrivning av de uppgifter som skall registreras enligt denna balk eller som skall tas in i registret enligt andra bestämmelser. Närmare föreskrifter om hur äktenskapsregistret skall föras meddelas av regeringen. 2 Ansökan om registrering görs hos tingsrätt. Till ansökan skall fogas den handling som skall registreras. Begärs registrering av en gåva som inte har skett skriftligen, skall uppgift omgåvan lämnas i en handling som har undertecknats av båda makarna. Beträffande anmälan om bodelning finns bestämmelser i 9 kap. 1 andrastycket. 3. När handlingen registrerats skall rätten genast översända en kopia till den myndighet som för äktenskapsregistret med uppgift om dagen då handlingen gavs in till rätten. Begärs registrering av en gåva skall tingsrätten låta föra in en kungörelse om detta i Post- och inrikes tidningar och i ortstidning. Detsamma gäller om makar gör en anmälan om bodelning enligt kap 9 1 andra stycket eller om makarna eller en av dem ger in en bodelningshandling för registrering. Förordning (1987:1022) om äktenskapsregister I förordning (1987:1022) regleras uppgiftslämnandet till äktenskapsregistret. De för innevarande utredning viktigaste delarna av förordningen återges i rutan nedan. 1 Äktenskapsregistret skall föras av statistiska centralbyrån. 2 Tingsrätterna skall till äktenskapsregistret sända in uppgifter om 1. domar varigenom en vigsel har förklarats ogiltig eller domstolen har dömt till äktenskapsskillnad, 2. domar eller beslut varigenom domstolen har avgjort ett mål om äktenskapsskillnad utan att ha dömt till äktenskapsskillnad, 3. anmälningar som avses i 9 kap. 1 andra stycket äktenskapsbalken, 4. inkomna bodelningshandlingar, äktenskapsförord och gåvohandlingar. (3 avser äktenskapsskillnader och utelämnas här) 4 Uppgift om dom eller beslut skall sändas in till statistiska centralbyrån inom tre dagar från det att tiden för att överklaga avgörandet gick ut. Härvid skall det även anges om något överklagande har skett. 14

12 Uppgift enligt 2 3 eller 4 skall sändas in till centralbyrån inom två veckor från den dag då handlingen kom in till domstolen. (5 avser äktenskapsskillnader och utelämnas här) 6 Domstolen skall anteckna dagen för avsändandet av uppgift eller underrättelse i sitt mål- och ärenderegister. Förordning (1996:277). 7 Äktenskapsregistret skall vara anordnat så, att de uppgifter som har sänts in från domstolarna lätt kan återfinnas. (8 Upphävd) 9 Domstolsverket fastställer efter samråd med statistiska centralbyrån formulär och annat som domstolarna skall använda för att fullgöra sin uppgiftsskyldighet enligt denna förordning. Övriga regler I Förordning (1983:490) om skyldighet för domstol att lämna uppgifter beträffande äktenskapsskillnader mm anges i 4 att bestämmelser om skyldighet för domstol att lämna uppgifter till äktenskapsregistret finns i förordningen (1987:1022) om äktenskapsregistret. I Förordning (1987:1021) om kungörelse enligt äktenskapsbalken sägs att kungörelse i ortstidning enligt 16 kap 3 äktenskapsbalken skall ske i tidning på ort, där någon av makarna är folkbokförd. Avser kungörelsen gåva och är makarna folkbokförda på olika orter, skall kungörelsen ske i tidning på den ort där givaren är folkbokförd. (SFS 1991:792) Det finns också en förordning (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol som reglerar diverse handläggningsfrågor, även registreringsärenden. Några explicita hänvisningar till ärenden med anknytning till äktenskapsregistret återfinns dock inte i denna förordning. I bilagan till Förordning (1987:452) om avgifter vid de allmänna domstolarna anges avgiftsnivåerna för registrering av äktenskapsförord, gåva mellan makar samt bodelning eller anmälan om bodelning till 275 kronor. 15

13 16

14 Arbetet vid tingsrätterna Hantering av registreringsärenden Man skiljer mellan registreringsärenden och äktenskapsmål. Med registreringsärenden avses registrering av äktenskapsförord, gåva mellan makar, anmälan om bodelning under bestående äktenskap samt förrättad bodelning. Ansökningen kan göras hos vilken tingsrätt som helst oberoende av makarnas hemvist. Den som ansöker om registrering skall lämna in den handling i original som skall registreras, två kopior av dokumentet samt personbevis som styrker att parterna är makar och var de är folkbokförda. Blanketter för upprättande av äktenskapsförord eller gåva mellan makar, anmälan om bodelning samt ansökan om förrättning av bodelning finns att köpa i bokhandeln. Det är dock inget krav att just dessa används. Inlämnade handlingar diarieförs vid inlämningen och påförs en stämpel som visar inlämningsdagen och att handlingen har lämnats in. Därefter kontrolleras om ingivaren har betalat ansökningsavgiften på (f.n.) 275 kronor, om personbevis är bifogat och om handlingen är korrekt underskriven. Betalningen kan göras kontant i tingsrätten eller (vanligare) per postgiro. Om allt är i sin ordning registreras handlingen genom att den påförs ännu en stämpel som bekräftar att handlingen har registrerats hos tingsrätten. Handläggningen görs av en domstolssekreterare och beslutet undertecknas av en notarie. Efter registreringen skickas handlingen i original tillbaka till ingivaren. Tingsrätten behåller en kopia och underrättar äktenskapsregistret på SCB. Detta kan ske på flera vis, antingen i form av personbevis med påförd stämpel, en datorutskrift från tingsrätten med nödvändiga uppgifter eller på särskild blankett. Därutöver görs en notering i rättens mål- och ärenderegister där dagen då meddelandet sändes noteras. I de fall när betalning inte har erlagts, personbevis saknas eller om det finns någon annan brist i ansökningshandlingen skrivs ett föreläggande till ingivaren att lämna den begärda handlingen eller verkställa betalningen inom 14 dagar. Om svar kommer in vidtar samma procedur som nämnts ovan. Om handlingar inte har kommit in efter en månad återsänds handlingarna och fallet avförs, eller avvisas som den juridiska termen lyder. Om registreringen avser gåva mellan makar eller anmälan om bodelning eller registrering av bodelningshandling skall tingsrätten föra in en kungörelse om detta i tidning på ort där någon av makarna är folkbokförd samt i 17

15 Post- och Inrikestidningar. Motsvarande krav föreligger inte för äktenskapsförord. Notera också att parterna vid bodelning måste göra en anmälan om bodelning men det är inte tvingande att därefter registrera själva bodelningshandlingen. I själva verket sker detta endast i ungefär en tiondel av fallen. Betalning måste dock erläggas i bägge fallen. Lagen anger inte att en viss tid måste förflyta mellan anmälan och registrering. Även om fullständiga handlingar lämnas in samtidigt med anmälan är dock praxis att tidsmässigt skilja mellan anmälan och förrättad bodelning. Resursåtgång för registreringsärenden Det sammanlagda antalet registreringsärenden är ca och antalet som kräver annonsering är drygt stycken. För alla tingsrätter utom de allra största utgör dessa registreringsuppgifter en tämligen ringa del av arbetstiden för en eller två assistenter samt ekonomihandläggare/kassapersonal. Tidigare uppskattningar av den sammantagna resursåtgången varierar. Som mest förekommer en uppgift från sent 1980-tal om 12 personår. Domstolsverket bedömer att varje ärende tar ca 15 minuter. Tidsuppskattningen baseras på en rundringning till tio tingsrätter. Svaren varierar mellan tio minuter som minst och som mest. Merparten av bedömningarna ligger på 15 minuter. Domstolsverket har på basis av sina uppskattningar bedömt att det totala arbetet inom tingsrätterna skulle kunna summeras till att motsvara drygt tre personår. SCB:s registerenhet har också gjort en uppskattning av tillkommande resursbehov om tingsrätternas uppgifter skulle tas över av det centrala registret. Man hamnar då på en betydligt högre siffra, 5 7 personår. Erfarenhetsmässigt är det svårt att göra detta slags uppskattningar utan noggrann mätning. Det är väldigt lätt att underskatta tidsåtgången. Troligtvis avser de lämnade uppgifterna endast själva handläggningen i en helt störningsfri situation. Påminnelseaviseringar, telefonförfrågningar, arbetsmoment som måste tas om p.g.a. inträffade störningar typ kopiatorer som trasslar, väntan i telefon eller datorer som hänger sig brukar man lätt bortse ifrån. De ekonomiadministrativa momenten ingår inte heller i de uppskattade 15 minuterna som Domstolsverket angivit. Det är lätt att tycka att det är så få ärenden per tingsrätt att dessa inte ens märks. På riksbasis handlar det dock om att handha över inbetalningar. Även om den absoluta merparten av dessa kan handläggas löpande och störningsfritt, kan man inte bortse från att komplikationer ibland uppstår. Vi vet också att en stor del av arbetstiden inte utgör ren produktiv tid, utan en hel del tid utgörs av ställtid och väntan mm. Statskontoret har också i diskussioner med 18

16 handläggare vid några tingsrätter fått indikationer på att en i vissa fall betydligt längre tidsåtgång än den Domstolsverket angivit bör beräknas. Bortåt en timme i vissa fall har nämnts. Sammantaget leder detta till bedömningen att det inte är realistiskt att utgå från de uppskattade 15 minuterna som ett genomsnitt av all tid som åtgår till och i samband med registerärenden. Intervallet minuter förefaller mer realistiskt. Bodelningsärendena, som kräver kungörelseannonsering är mer tidsödande. T.ex. förekommer inte sällan att en tingsrätt på en ort måste annonsera i tidning på annan ort för vilket det inte finns några inkörda rutiner. Arbetet med äktenskapsskillnader Tingsrätterna lämnar också uppgifter till äktenskapsregistret om genomförda äktenskapsskillnader samt avskrivningar av tidigare anmälningar, d.v.s. fall där parterna ändrat sig så att skilsmässan inte fullföljs. Drygt äktenskapsskillnader och icke fullföljda äktenskapsskillnader registrerades år I samband med äktenskapsskillnad görs i vissa fall bodelning. Dessa handlingar förs också in i registret. Merparten av dagens äktenskapsskillnader genomförs tämligen rutinartat. Det gäller där bägge parterna är överens eller där parterna levt åtskilda i minst två år. Det finns en standardiserad blankett som parterna fyller i och lämnar till tingsrätten tillsammans med personbevis. Här erläggs en avgift på f.n. 450 kronor. Om parterna är överens och de inte har barn under 16 år krävs ingen betänketid och skilsmässan är klar tre veckor efter domen då den vunnit laga kraft. I realiteten kan dessa fall mer ses som registreringsärenden än som handläggning av tvistemål även om ett beslut om äktenskapsskillnad har formen av en dom som skrivs under av en jurist. I andra fall, när parterna eller en av dem vill ha betänketid, när de är oense eller när de har gemensamma barn under 16 år där komplikationer om vårdnaden av barn kan tillstöta, vidtar en väsentligt mer komplicerad process som förutsätter juridisk handläggning. När dom (i tingsrätt eller högre rätt) vunnit laga kraft meddelas detta till äktenskapsregistret. F.n. görs aviseringen på papper men arbete pågår för att rationalisera överföringen så att den kan göras i elektronisk form. Kopior av domar sänds också till skattemyndigheten och försäkringskassa. Ekonomi Inbetalda avgifter för registreringsärenden kan uppskattas till ca kronor och för äktenskapsskillnader närmare tio miljoner kronor för år 2000 (baserat på nuvarande avgiftsnivåer och antal registrerade ärenden). Dessa 19

17 avgifter tillfaller dock inte tingsrätterna utan går direkt in i statskassan. Kostnaderna för kungörelseannonsering var enligt Domstolsverket ca tre miljoner kronor. 20

18 Arbetet vid SCB Arbetet vid äktenskapsregistret på SCB i Örebro består i till stor del av registrering av inkomna handlingar från tingsrätterna. Dessa handlingar kommer in till registret per post. Antalet handlingar var år 2000 drygt De fördelades sig enligt nedanstående tabell (avrundade tal) Kategori Bodelning Gåva + övr. t.ex. från hovrätt/hd Äktenskapsförord Äktenskapsskillnad Antal år Avskrivning av äktenskapsskillnad Den andra stora uppgiften är service till allmänheten om uppgifter från registret. Förfrågningarna från allmänheten kommer via telefon eller via e- post, fax eller brev. Svaren ges på samma sätt. Ofta skickas kopior av makarnas upprättade handlingar. Nedan anges vissa statistiska uppgifter från år Serviceåtagande Telefonfrågor Frågor med brev, fax, e-post Expedierade beställningar Antal år Stat. saknas*. 900 *År 2001 resulterade denna typ av förfrågningar till två fulla A4 pärmar. Vidare ges informations från registret regelbundet till vissa stora nyttjare av uppgifter ur registret, främst Riksskatteverket och vissa kreditupplysningsföretag. Registrering Stegen vid registreringen är följande 1. Alla inkommande handlingar datumstämplas; handlingen kan ha en bilaga som i de flesta fall innehåller en förteckning över t.ex. lösöre. 2. Uppgiftsblanketterna klassificeras i olika grupper ( arter ). 3. Handlingarna granskas med avseende på vissa formella aspekter. 4. Om någon information saknas begärs komplettering från tingsrätterna; det är t.ex. inte ovanligt att personbevis saknas. 5. Sökning i registret för att utröna om det finns tidigare uppgifter på någon av de berörda personerna. 6. Dokumenten förs in i databasen via en skanner; antalet inskannade dokument är ca årligen. 7. I samband med denna inmatning registreras vissa variabler i ett registreringsprogram vilket gör att uppgiften därefter är sökbar på personnummer i databasen. 21

19 8. De uppgifter som redan finns om den berörde personen kopplas till de nya uppgifterna, det kan gälla antingen att uppgifter inom ett äktenskap kompletteras med ny information eller att en koppling görs mellan person som ingått nytt äktenskap och uppgifterna från det tidigare äktenskapet. 9. I vissa fall förs inte uppgifterna in i registret omedelbart, det gäller t.ex. äktenskapsförord som har lämnats in före äktenskapets ingående; de förs in två månader efter det att underrättelsen kommit in till registret. 10. Papperskopiorna kastas fyra veckor efter att de skannats. Service Servicen till allmänheten och organisationer är omfattande. Antalet telefonförfrågningar är ca om året. Normalt har man fyra telefonlinjer öppna två timmar om dagen. Tillgängligheten via e-post och fax är naturligtvis inte begränsad till dessa tider. Drygt 900 av förfrågningarna leder till en begäran om kopia av handling som finns i registret. Många förfrågningar avser gamla äktenskap där efterlevande inte vet om äktenskapsförord eller bodelningshandling finns. Förutom privatpersoner som frågar i eget intresse är begravningsbyråer är vanliga nyttjare av registret, liksom kreditupplysningsföretag, advokater, banker, kronofogde, skattemyndighet och sociala myndigheter. För att få ut kopior på dokument tar registret ut en grundavgift på 100 kr för själva sökarbetet plus ersättning för kopior. Kreditupplysningsföretagen UC Select och Dun & Bradstreet får ett uttag ur databasen regelbundet för vilka de betalar självkostnadspris, ca kr per år. Rent tekniskt hanteras detta på så vis att SCB skickar filerna till IBM som för över uppgifterna via stordatorfil två gånger i månaden. En gång i veckan skickar RSV en personnummerfil över avlidna som är föremål för bouppteckningsutredning som matchas mot datordatabasen. För de personnummer som matchas återförs uppgifter i en svarsfil. Arbetet vid registret Själva registret har genomgått många förändringar under årens lopp. Vissa uppgifter har funnits med ända sedan registret etablerades 1921, andra har tillkommit och vissa uppgifter har registrerats under en viss period. Den stora skillnaden är dock hur data har lagrats. Man kan säga att registret består av flera historiska avlagringar alltifrån kortregister (som alltjämt ofta 22

20 behöver konsulteras), inbundna böcker och ringpärmar via stordatorlösningar, mikrofilmning, CD och nu skanning och en egen server. Antalet registerdokument är f.n. ca fem milj. I anslutning till arbetslokalerna finns ett 20-tal kortskåp samt ett närarkiv som upptar ca 120 hyllmeter. I ett distansarkiv finns ytterligare 170 hyllmeter samt skåp med uppgifter om äktenskap som ingicks före Det innebär att det ibland kan vara något av detektivarbete att hitta alla kopplingar mellan nya och gamla dokument och mellan olika berörda personer. Det är långt ifrån säkert att en datasökning räcker. Vid sökning där personerna har ingått äktenskap 1971 eller senare räcker det att söka på personnummer. För personer som är berörda av tidigare äktenskap är det inte säkert att de återfinns vid sökning på personnummer. Antalet anställda vid registret är f.n. något under fem varav en är arbetsledare samt ca 30 % av en arbetskraft som ger datastöd. Det finns ingen specifik utbildning för just detta slags arbete. De som börjar på registret får sin utbildning på arbetsplatsen. Det gäller bl.a. att bli förtrogen med de olika generationerna av register så att man lär sig att lotsa sig fram mellan dessa och hitta originalhandlingar som kan finnas i gamla mappar och pärmar. För att lära sig samtliga arbetsmoment som kan bli aktuella inom registret kan inskolningen ta ca ett halvt år. Förutom att viss fantasi och nyfikenhet i detta sökande krävs som i allt administrativt arbete av detta slag sinne för ordning och reda samt servicevilja gentemot allmänheten. Datakunskap erfordras också. En viktig förutsättning för arbetet är ett högklassigt datasystem. Datamiljön SCB är en mycket datatung myndighet. äktenskapsregistret en dock en fristående enhet inom myndigheten som inte är kopplad till de övriga befolkningsregistren. Däremot finns vissa tekniska kopplingar, bl.a. vad avser datastöd, e-post och back-up. Datamiljön beskrivs mer detaljerat i bilaga 3. 23

21 Ekonomi Äktenskapsregistret har tidigare finansierats genom en överföring från RSV baserad på en schablon. Beloppet för år 2000 var 4,4 milj. kronor. Denna finansieringsmodell har dock ändrats och ersatts av vanlig anslagsfinansiering. I statsbudgeten för år 2001 anslogs 3,7 milj. kronor för äktenskapsregistret inom SCB. Det sänkta beloppet motiverades av att betydande rationaliseringar gjorts avseende datamiljön under tidigare år. Budgeterade kostnader för 2002 är (avrundat) Kostnadsslag Budget år 2002 i kronor Personal (inkl lokal, tele, utb.) Data, inköp och avskrivningar Data, serviceavtal Särkostnader i samband med uppdrag Övr., porto, konferenser mm Summa Budgeterade intäkter som för år 2002 är kr. Att de anslagna medlen är högre än de budgeterade kostnaderna bör inte ses som att SCB gör vinst på äktenskapsregistret, snarare att registret bidrar till vissa av verkets gemensamma utvecklingskostnader. 24

22 Resursbehov för ett samlat äktenskapsregister Personal Det arbete som i dag utförs på SCB kommer i sin helhet att flyttas över till den nya huvudmannen. Det finns ingen anledning att anta att personalbehovet kommer att avvika från det nuvarande annat än i en inledningsfas innan den nyanställda personalen helt kommit in i de nya arbetsuppgifterna. Detta innebär något färre än fem personer beräknat på helårsbasis. Därtill kommer personal som ska hantera de uppgifter som i dag utförs på landets tingsrätter, f.n. ett 80-tal. Som nämnts tidigare är det vanskligt att göra exakta beräkningar av hur många personer som kan komma att behövas för det tillkommande arbetet. Det handlar om att hantera närmare ca inlämnade dokument i enlighet med de steg som redovisats tidigare för hanteringen inom tingsrätterna, men med undantag av vissa moment som i dagsläget dubbleras. Det gäller bl.a. att en omgång kopiering och en postomgång tas bort liksom diarieföring vid tingsrätten. Vid de schablonmässiga beräkningar som Ekonomistyrningsverket gör, bl.a. för att fastställa lämpliga avgifter för olika ärenden, utgår man från en beräknad produktiv tid per handläggare på timmar per år med hänsyn tagen till genomsnittlig frånvaro, tid för utbildning, möten och annan icke debiterbar tid. Räknar vi med ca 30 minuter per ärende klarar en person ca ärende per år, d.v.s. ungefär 15 per dag. Antalet registrerade ärenden var något över år Räknat på samma mängd krävs drygt åtta personår. Räknat på en handläggningstid på 20 minuter per ärende blir personalbehovet något över fem personår. Även om den högre siffran i intervallet korrekt skulle avspegla dagsläget bör beaktas att den samlade hanteringen bör kunna leda till en effektivitetsökning. Åtminstone på sikt ter det sig rimligt att anta att hanteringstiden kan närma sig den lägre nivån i intervallet, d.v.s. 20 minuter. I den kostnadsberäkning som senare kommer att presenteras väljs ett mellanläge. För säkerhets skull bör man dock inledningsvis räkna med en högre arbetstidsåtgången innan arbetsorganisationen helt har funnit sina former. En inledande möjlig överdimensionering kan hanteras med tillfälligt anställd arbetskraft. Sammantaget handlar det således om en arbetsenhet på tio till tolv personer samt chef. Betraktat som en organisatorisk enhet kan den sägas utgöra en tämligen normalt dimensionerad sektion el. dyl. inom en större organisatorisk enhet. Sett som en helt självförsörjande organisatorisk enhet är den na- 25