SUS Samarbete mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan Användarhandledning

Transkript

1 SUS Samarbete mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan

2 Innehåll 1 DOKUMENTINFORMATION SYFTE REFERENSER LÄSANVISNING OM SUS SUS OCH SAMARBETET MELLAN ARBETSFÖRMEDLINGEN OCH FÖRSÄKRINGSKASSAN ÖVRIGA SAMVERKANSFORMER I SUS FINSAM Tvåpartsfinsam Handlingsplansamverkan BEHÖRIGHETER OCH UPPDRAG Behörigheter Uppdrag ATT LOGGA IN I SUS Inloggning med Tjänstekort (e-legitimation) SAMTYCKE GENERELLA FUNKTIONER GRÄNSSNITT SPARA SÖK VISA ANVÄNDARE Uppdrag i samverkansorganisation En organisations alla användare INFORMATIONS-, FEL- OCH VARNINGSMEDDELANDE Felmeddelande för felaktig registrering ADMINISTRERA SAMVERKANSORGANISATIONEN (SAMVERKANSADMINISTRATÖR) ALLMÄNT SAMVERKANSORGANISATION I SAMARBETET MELLAN ARBETSFÖRMEDLINGEN OCH FÖRSÄKRINGSKASSAN HANTERA SAMVERKANSORGANISATION Basuppgifter Kontaktinformation Samverkansadministratörer Insatsansvariga för samverkansorganisationen Informations-, fel- och varningsmeddelande TILLDELA DELTAGARANSVARIGA UPPDRAG (INSATSANSVARIG) ALLMÄNT Angående Försäkringskassans organisation INSATSER I AF/FK-SAMARBETE ARBETSFÖRMEDLINGEN OCH FÖRSÄKRINGSKASSAN TILLDELA UPPDRAG TILL DELTAGARANSVARIGA Samverkansorganisation Insatsuppgifter Ingående organisationer Deltagaransvarig för insatsen Informations-, fel- och varningsmeddelande REGISTRERING AV DELTAGARENS MEDVERKAN I INSATSER ALLMÄNT Avgränsningar SAMARBETET I SUS UPPFÖLJNING I SUS Copyright, Försäkringskassan Sid. 2 (105)

3 6.3.1 Insatser Övergång Registrering av uppgifter i Af/FK-samarbetet REGISTRERA MEDVERKAN (DELTAGARANSVARIG) ALLMÄNT REGISTRERA MEDVERKAN Deltagarinformation Registrera övergång Ta bort en felregistrerad övergång Informations-, fel- och varningsmeddelande REGISTRERA UPPGIFTER (DELTAGARANSVARIG) ALLMÄNT REGISTRERA UPPGIFTER Grundinformation Besvara frågor vid registreringstillfällen REGISTRERINGSTILLFÄLLEN Förklaring till registreringstillfällena Begäran om gemensam kartläggning Gemensam kartläggning Avslutad gemensam kartläggning Planerade arbetsförberedande insatser Planerade arbetslivsinriktade insatser Start arbetsförberedande insatser Start arbetslivsinriktade insatser Efter arbetsförberedande insats Efter arbetslivsinriktad insats Konsultativt stöd till arbetsgivare Personen avbryter samarbete eller återta samtycke Avslutat samarbete INFORMATIONS-, FEL- OCH VARNINGSMEDDELANDE BYT KONTOR (DELTAGARANSVARIG) BYT HANDLÄGGANDE KONTOR Hämta uppgifter Byt kontor till Informations-, fel- och varningsmeddelande HISTORIKSIDOR (DELTAGARANSVARIG) VISA HISTORIK HISTORIK ENSKILD DELTAGARE VISA DELTAGARE INFORMATIONS-, FEL OCH VARNINGSMEDDELANDE REGISTRERA ANONYMA DELTAGARE (DELTAGARANSVARIG) ALLMÄNT REGISTRERA ANONYMA DELTAGARE INSATSINFORMATION PANEL REGISTRERA ANONYMA DELTAGARE INFORMATIONS-, FEL- OCH VARNINGSMEDDELANDE RAPPORTER (SUSRAPPORT) ALLMÄNT Bortfall av uppgifter ÖVERSIKT RAPPORTER Standardiserade rapporter SUPPORT BEGREPPSLISTA Copyright, Försäkringskassan Sid. 3 (105)

4 BILAGA 1: MÖJLIGA ÖVERGÅNGAR SYFTE 99 FÖRKLARING TILL TABELLEN MÖJLIGA ÖVERGÅNGAR Versionshantering Datum Version Ändring PA01 Ny användarhandledning med anledning av ny samverkansform i SUS. Första utkast PA02 Anpassning efter Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan PA03 Anpassning efter senaste krav. Nya bilder. Utkast för granskning PA04 Mindre språkliga rättningar PA05 Ny version efter nya krav och språklig granskning PA06 Efter språklig granskning PA07 Version sänds på slutsgranskning RevA Första beslutade version PB01 Ändringar av systemleverans RevB Andra beslutade version RevC Tredje beslutade version PD01 Lagt in uppdaterad skrivning om standardrapport status RevD Fjärde beslutade version. Stöd för standardrapport status RevE Femte beslutade version. Tagit bort information om navigering via startsidan RevF Sjätte beslutade version. Uppdaterat kapitel om Standardrapport Status samt nytt kapitel Standardrapport Resultat. Copyright, Försäkringskassan Sid. 4 (105)

5 RevG Sjunde beslutade version. Nya kapitel: 7.2.3, 13.8 och RevH Åttonde beslutade version. Nya kapitel: Ändrade kapitel med förtydliganden: 7.2.1, , 13, , 13.4 och RevI Nionde beslutade version. Uppdaterat kapitel Kapitlen om SUS-rapporter (tidigare kapitel 12 och 13) har tagits bort och flyttats till användarhandledning för rapporter RevJ Nya avsnitt om registrering av anonyma deltagare. Information om delning av LFC mellan LFC TA och LFC FV. Copyright, Försäkringskassan Sid. 5 (105)

6 1 Dokumentinformation Den här användarhandledningen riktar sig till medarbetare på Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan som registrerar uppgifter om samarbetet i uppföljningssystemet SUS. För uppföljning av samarbetet med hjälp av SUS-rapporter finns en särskild användarhandledning SUS-Rapporter Af/FK-samarbete. Samverkansformerna FINSAM och Tvåpartsfinsam berörs inte i den här användarhandledningen. 1 en är skriven utifrån de olika behörighetsrollerna och är inte tänkt att läsas från pärm till pärm. Du använder användarhandledningen bäst som ett uppslagsverk. Handledningen är därför uppbyggd i sex avsnitt. Några av avsnitten berör enbart en viss behörighetsroll. 1) Kapitel 2 och 3: SUS och generella funktioner Kapitlen berör alla behörighetsroller. I första delen presenteras SUS och systemets koppling till samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Du får också lära dig generella funktioner i SUS. 2) Kapitel 4 och 5: Tilldela uppdrag som samverkansadministratör, insatsansvarig och deltagaransvarig. Kapitlen berör behörighetsrollerna samverkansadministratör och insatsansvarig. I det andra avsnittet får du som har rollen som samverkansadministratör och/eller insatsansvarig se hur du tilldelar uppdrag till samverkansadministratörer och insatsansvariga i en samverkansorganisation och hur du tilldelar deltagaransvariga uppdrag i en Arbetsförmedling eller ett LFC. 3) Kapitel 6: Registrering av deltagarens medverkan i insatser Berör i första hand behörighetsrollen deltagaransvarig. I det tredje avsnittet beskrivs hur vi följer upp samarbetet i SUS via olika registreringstillfällen. Avsnittet förklarar när och hur uppföljningen sker. 4) Kapitel 7 10: Registrera en deltagares medverkan och registrering av uppgifter Berör behörighetsrollen deltagaransvarig. I det fjärde avsnittet beskrivs hur du som deltagaransvarig registrerar en deltagares medverkan och hur du registrerar uppgifterna vid de olika registreringstillfällena. Du får också veta hur och när uppgifterna ska registreras. Rubrikerna är anpassade till rubrikerna i SUS. 1 För FINSAM och Tvåpartsfinsam finns en särskild användarhandledning: SUS FINSAM/Tvåpartsfinsam. Copyright, Försäkringskassan Sid. 6 (105)

7 Till sist får du stöd i hur du byter handläggande kontor samt hur du ser historik över deltagarens olika insatser och över vilka personer som är eller har varit aktuella för ditt kontor. 5) Kapitel 11: Anonyma deltagare Berör behörighetsrollen deltagaransvarig I det femte avsnittet beskrivs hur du som deltagaransvarig registrerar så kallade anonyma deltagare i SUS. Med anonyma deltagare avses dem som inte lämnat sitt samtycke samt de som har skyddade personuppgifter. 6) Kapitel 12: Rapporter Berör behörighetsrollen SUSRapport. I det sjätte avsnittet presenteras övergripande information om SUS-rapporter. Vill du ha fördjupad information ska du istället läsa användarhandledningen SUS- Rapporter Af/FK-samarbete. 7) Kapitel 12 13: Support och begrepp Berör alla behörighetsroller. I det sjätte och sista avsnittet får du information om vart du ska vända dig om du har frågor som inte besvaras i användarhandledningen. Här finner du också en lista över begrepp och förkortningar som används både i dokumentet och i SUS. 1.1 Syfte en beskriver hur du använder systemet SUS i samverkansformen Af/FK-samarbete. Men det tar inte upp regelverket kring handläggningen. Användahandledningen beskriver SUS-rapporterna på en övergripande nivå. Fördjupad information finns i SUS SUS-Rapporter Af/FK-samarbete. en beskriver behörighetshanteringen på en övergripande nivå. Fördjupad information finns i SUS Behörigheter. 1.2 Referenser I det här dokumentet refereras till följande information: Susam.se, Begreppskatalog Uppföljning av Af/FK-samarbete i SUS Copyright, Försäkringskassan Sid. 7 (105)

8 Gemensam kartläggning och aktiva insatser inom samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan [samtycke] SUS Behörigheter SUS FINSAM/Tvåpartsfinsam SUS SUS-Rapporter Af/FK-samarbete. blankett 7462 Begäran Gemensam kartläggning blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning blankett 7464 Underlag Af/FK-samarbetet upphör. 1.3 Läsanvisning För att lättare förstå vad som ska göras används dessa anvisningar: Text som förekommer på skärmen, samt katalog- och filnamn visas med Lucida Console, till exempel Klicka på knappen Spara. Tangenttryckningar och svar från program visas i Lucida Console fetstil, till exempel Enter eller Hårddisken kommer att formateras Kursiv stil i ett kommando, domän- eller datornamn visar att informationen kan variera, exempelvis FKxx eller Wxxxxyzzz. Copyright, Försäkringskassan Sid. 8 (105)

9 2 Om SUS SUS står för sektorsövergripande system för uppföljning av samverkan och finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet. Från systemet kan man ta fram uppgifter om hur tilldelade medel har använts och se vilka resultat som har uppnåtts genom rehabiliteringsverksamheten. Genom att rapportera och registrera uppgifter i SUS är du med och skapar förutsättningar för uppföljning av arbetet med att få fler personer delaktiga i arbetslivet. Regeringen har gett i uppdrag till Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Socialstyrelsen att utforma ett system som gör det möjligt att följa upp resultat av rehabiliteringsverksamhet. Även Sveriges Kommuner och Landsting har möjlighet att delta i arbetet. Alla samverkansformer som redovisas i SUS ska registreras så att det är möjligt att följa upp lokalt, regionalt och nationellt. Du kan läsa mer om SUS på SUS och samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan Med regeringsuppdraget att ytterligare utveckla samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan tillkom bland annat gemensam kartläggning som arbetsmetod. För att kunna följa upp det gemensamma samarbetet behövs ett enhetligt system för uppföljning som båda myndigheterna har tillgång till. SUS är detta myndighetsgemensamma system där myndigheterna kan följa upp flöden, snittider, insatser och resultat på ett sätt som inte har kunnat göras tidigare. Det gör att myndigheterna kan redovisa vad som görs för de tilldelade medlen och vilka resultat de uppnår men också bidra till att gemensamt leda och styra samarbetet på alla nivåer. Du kan läsa mer om SUS på Mer information om samarbetet finns på intranäten Vis (Arbetsförmedlingen) och Fia (Försäkringskassan). Copyright, Försäkringskassan Sid. 9 (105)

10 2.2 Övriga samverkansformer i SUS I SUS redovisas även uppgifter om samverkansorganisationer från andra samverkansformer. Funktionaliteten skiljer sig delvis åt och för dessa samverkansformer finns en särskild användarhandledning: SUS FINSAM/Tvåpartsfinsam FINSAM FINSAM är samverkan enligt lagen (2003:1210) om finansiell samordning med syfte att ge ytterligare möjligheter till samverkan inom rehabiliteringsområdet. Finansiell samordning bedrivs av samordningsförbund och är en frivillig samverkan mellan Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, ett eller flera landsting och en eller flera kommuner. Du kan läsa mer om FINSAM på Tvåpartsfinsam Tvåpartsfinsam (FINSAM 93) är en finansiell samordning mellan Försäkringskassan och hälso- och sjukvården. Genom finansiell samordning ska Försäkringskassan tillsammans med landstingen verka för att förbättra behandling och rehabilitering så att den enskildes arbetsförmåga kan återställas Handlingsplansamverkan Handlingsplansamverkan var en finansiell samordning mellan Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. De lokala försäkringscenter (LFC) som fanns inom ett arbetsmarknadsområde (AMO) bildade tillsammans med arbetsmarknadsområdet ett samverkansområde. Handlingsplansamverkan har ersatts av samarbete mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Handlingsplansamverkan beskrivs inte närmare i den här användarhandledningen. 2.3 Behörigheter och uppdrag Behörighetshanteringen i SUS sker i två steg. I det första steget tilldelas du som användare en behörighet att logga in i SUS. Din behörighet gäller som längst två år i taget. I samband med behörighetstilldelningen tilldelas du en eller flera behörighetsroller i SUS. I systemet finns ett antal olika behörighetsroller som har olika rättigheter. Din behörighetsroll styr hur du kan använda dig av SUS. Oavsett vilken behörighetsroll du har kan du se generell information om samverkansorganisationer, insatser och SUS-användare. Du kan dock enbart se uppgifter om deltagare om du har behörighetsrollen deltagaransvarig. I det andra steget tilldelas du ett uppdrag i en samverkansorganisation eller i en insats. Tillgången till information och vad du kan göra i SUS styrs av både din behörighetsroll och ditt tilldelade uppdrag. Ett uppdrag innebär att du även kan registrera uppgifter i SUS utifrån den behörighetsroll du har. Copyright, Försäkringskassan Sid. 10 (105)

11 Behörighetsrollernas uppdragsansvar i SUS skiljer sig mellan de olika samverkansformerna. I den här användarhandledningen beskrivs behörighetsrollerna utifrån de uppdrag användarna tilldelas i samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. För FINSAM och Tvåpartsfinsam, se SUS FINSAM/Tvåpartsfinsam Behörigheter Behörighetsrollerna och dess inbördes förhållande inom samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan kan illustreras på följande sätt: Superadmin Samverkansadmin SUSrapport Insatsansvarig Deltagaransvarig. De behörighetsroller som finns är: Superadmin Superadmin skapar samverkansorganisationen i systemet. Rollen finns enbart på Försäkringskassans IT-avdelning och innehas av ett fåtal personer. Samverkansadministratör Som samverkansadministratör ansvarar du för att tilldela uppdrag till andra samverkansadministratörer och insatsansvariga till samverkansorganisationen. Du ansvarar också för att ta bort uppdrag när en person inte längre arbetar kvar i samverkansorganisationen. Insatsansvarig Som insatsansvarig ansvarar du för att tilldela och ta bort uppdrag för deltagaransvariga till arbetsförmedlingar (anställda på Arbetsförmedlingen) och LFC (anställda på Försäkringskassan). Copyright, Försäkringskassan Sid. 11 (105)

12 Deltagaransvarig Som deltagaransvarig i SUS har du rätt att registrera uppgifter om deltagare i insatser som du är ansvarig för. Du ansvarar också för att registrera olika uppgifter i samband med övergångar mellan olika insatser. Deltagaransvarig är den enda yrkesrollen i SUS som har tillgång till att se och registrera personuppgifter. SUSRapport Med behörighetsrollen SUSRapport kan du följa upp insatser och få fram information och statistik om till exempel insatser, deltagare och kostnader genom att ta ut rapporter. Du kan också se viss information om olika insatser, oavsett samverkansform. Behörigheter i SUS beslutas av närmaste chef. Försäkringskassans behörighetsadministration (BA) registrerar behörigheter och behörighetsroller till Försäkringskassans anställda efter beslut från närmaste chef. Arbetsförmedlingens systemadministratörer (utfärdare) registrerar behörigheter och behörighetsroller till Arbetsförmedlingens anställda efter beslut från närmaste chef. Du kan läsa mer om behörigheter i SUS Behörigheter Uppdrag För att kunna arbeta i SUS krävs, förutom behörighet, att du tilldelas ett uppdrag. I praktiken innebär tilldelning av ett uppdrag att du som användare blir kopplad till ett kontor eller en samverkansorganisation och att du därmed får tillgång till en begränsad mängd information i SUS 2. Samverkansadministratör Tilldelas uppdrag i: samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete (anställda på Arbetsförmedlingen) eller FK i Af/FK-samarbete (anställda på Försäkringskassan). Tilldelas uppdrag av: en annan samverkansadministratör med uppdrag i samverkansorganisationen. Insatsansvarig Tilldelas uppdrag i: samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete (anställda på Arbetsförmedlingen) eller FK i Af/FK-samarbete (anställda på Försäkringskassan). Tilldelas uppdrag av: en samverkansadministratör med uppdrag i samverkansorganisationen. Deltagaransvarig Tilldelas uppdrag i: arbetsförmedlingar (anställda på Arbetsförmedlingar) eller LFC (anställda på Försäkringskassan). Tilldelas uppdrag av: en insatsansvarig på den egna myndigheten. 2 En användare ska inte ha tillgång till mer information än vad denne behöver för att utföra sitt uppdrag. Copyright, Försäkringskassan Sid. 12 (105)

13 SUSRapport SUSRapport tilldelas inte uppdrag 2.4 Att logga in i SUS Användare från Försäkringskassan loggar in i SUS via webbplatsen Användare från Arbetsförmedlingen loggar in i SUS via en länk på intranätet Vis. I detta kapitel beskrivs enbart inloggning via Susam.se för Försäkringskassans användare. Endast de användare som har lagts upp som behöriga användare och har en behörighetsroll i SUS kan logga in och använda det. Användarna identifieras med tjänstecertifikatet på det personliga behörighetskortet. Inloggningen görs via valet E-legitimation. Tjänstekortet behöver dock inte ha e- legitimation för att du ska kunna logga in. Enbart inloggning med tjänstekort (e-legitimation) kommer att beskrivas närmare i den här användarhandledningen Inloggning med Tjänstekort (e-legitimation) Du loggar in genom att på välja E-legitimation i dropplistan uppe till höger på sidan. Klicka sedan på OK. 2.5 Samtycke Registring av personuppgifter i SUS kräver att den enskilda samtycke till detta. I Af/FKsamaretet ska samtyckesmallen Gemensam kartläggning och aktiva insatser inom samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan användas. 3 Detta samtycke innebär dels att den enskilde samtycker till att Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan utbyter uppgifter under samarbetet och dels till att personuppgifter registreras elektroniskt i SUS. Observera att den enskilde måste ha kryssat i rutan för samtycke av registrering av uppgifter i SUS för att du ska kunna registrera uppgifter i SUS. Avsnittet om SUS är anpassat utifrån förordning (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration, paragraf 3 a 4. Du behöver hämta in ett nytt samtycke varje gång en deltagare ska registreras in i en samverkansinsats. En samverkansinsats i samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan startar när en av parterna initierar ett samarbete via begäran om gemensam kartläggning och det upphör när det inte längre är aktuellt med ytterligare insatser inom ramen för samarbetet. Deltagare som har skyddade personuppgifter eller som inte vill 3 För andra samverkansformer används fortfarande blankett 9443 SUS System för uppföljning av samverkan ("Samtycket"). 4 Förordning (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration 3 a Arbetsförmedlingen, kommuner och landsting som deltar i samverkan och finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet får ha direktåtkomst till personuppgifter i socialförsäkringsdatabasen i den utsträckning den registrerade samtycker till det. Endast de personer vid nämnda myndigheter som ansvarar för den lokala samverkansaktivitet i vilken den registrerade deltar får ges behörighet för direktåtkomst till sådana personuppgifter. Copyright, Försäkringskassan Sid. 13 (105)

14 lämna sitt samtycke till att bli registrerad med personuppgifter i SUS ska registreras som anonyma deltagare i SUS (se kapitel 11). Samtycke finns publicerat på Vis (Arbetsförmedlingen) och som wimimall FK15434 (Försäkringskassan). Copyright, Försäkringskassan Sid. 14 (105)

15 3 Generella funktioner Kapitlet beskriver gränssnittet i SUS och hur du navigerar i systemet. Här beskrivs också hur du söker och sparar information. 3.1 Gränssnitt När du loggar in på SUS via Susam.se kommer du till startsidan. Sidor SUS är uppbyggt på flera olika sidor. En sida är den bild du ser till höger om menyträdet. I SUS finns registreringssidor, söksidor och visasidor. Sidorna innehåller paneler och knappar. Du når en sida genom att trycka på en länk i menyträdet eller på vissa knappar på en sida. Paneler Sidorna är uppbyggda av en eller flera paneler. En panel är ett tydligt avgränsat område på sidan med en egen rubrik. Exemplet visar panelen Valt resultat som finns på sidan Välj användare. Fönster Vid vissa knapptryckningar öppnar SUS ett nytt fönster i din webbläsare. Detta görs till exempel när du öppnar en rapport och i de fall du får ett fel- varnings- eller informationsmeddelande. Copyright, Försäkringskassan Sid. 15 (105)

16 Menyträd Till vänster finns menyträdet och där ser du SUS huvudnivåer. Administration > Roll superadmin Samverkansorganisation > Roll samverkansadministratör Insats > Roll insatsansvarig Deltagande > Roll deltagaransvarig Rapporter Finsam/Tvåpartsfinsam > Roll SUSRapport Rapporter Af/FK-samarbete > Roll SUSRapport När du klickar på en kategori i menyn visas en undermeny med länkar där du specifikt kan välja vad du ska arbeta med. Du kan bara öppna de länkar som du har behörighet för. Samtliga huvudnivåer, med undantag för Rapporter, har registreringssidor och sök- och visa-sidor. Du kan klicka på Öppna alla och Stäng alla för att öppna respektive stänga alla undermenyer. Navigering Navigeringen sker uteslutande via menyer och knappar. Det innebär att du aldrig ska använda framåt- eller bakåtknapparna i din webbläsare för att navigera eftersom du kommer Copyright, Försäkringskassan Sid. 16 (105)

17 att förlora den information du har registrerat. Du ska heller aldrig använda dig av flikar i din webbläsare då du även här kommer att förlora den information du har registrerat. I-symbolen Om du är osäker på hur du ska arbeta med en specifik del eller ett fält, kan du klicka på i- symbolen. Då får du information om hur du arbetar med just det fältet. Fälthjälp ( tooltip ) Du kan också använda fälthjälpsfunktionen för att få instruktioner om hur du ska fylla i till exempel en uppgift. Ställ då muspekaren över fältet som ska fyllas i så kommer en förklarande text fram. 3.2 Spara När du har lagt in ny information måste du alltid klicka på knappen Spara längst ner på sidan, innan du loggar ut eller navigerar vidare. Om du inte sparar så kommer du att förlora den information du har registrerat. Klickar du på knappen Avbryt lämnar du sidan utan att spara någon information och förflyttas till sidan du var på innan, alternativt till SUS startsida. När du klickat på knappen Avbryt öppnas ett nytt fönster där du får bekräfta ditt val att avbryta utan att spara. Copyright, Försäkringskassan Sid. 17 (105)

18 Om du väljer att avbryta försvinner informationen du har registrerat. Observera att om du navigerar med hjälp av länkarna i menyträdet, utan att ha sparat information, får du inget varningsmeddelande och kan då förlora all information du lagt upp. 3.3 Sök I SUS finns flera söksidor där du kan söka fram information om olika samverkansorganisationer och insatser som du inte själv har tilldelats uppdrag i. Du kan aldrig registrera uppgifter för samverkansorganisationer och insatser som du inte har ett uppdrag i. Du som är deltagaransvarig kan också söka och se uppgifter om de deltagare som du ansvarar för. Söksidorna når du via länkarna i menyträdet. Copyright, Försäkringskassan Sid. 18 (105)

19 Du kan genomföra sökningar och ta del av sökresultat från samtliga söksidor i SUS oberoende av vilken behörighetsroll du har. Undantagen är Sök deltagare, Historik enskild deltagare och Visa deltagare där du måste vara deltagaransvarig. Vill du sedan jobba vidare med ditt sökresultat är dina möjligheter att ändra information beroende på om du har ett uppdrag i samverkansorganisationen eller insatsen. Du kan använda flera olika sätt att söka fram information. Du kan välja alternativ i den aktuella rullistan skriva in ett specifikt namn använda *-tecknet (den så kallade wildcard -funktionen) och endast skriva in några bokstäver följt av *-tecknet. Om du till exempel anger Karl* i ett fält för efternamn och klickar på Sök visas alla efternamn som börjar på Karl. Oavsett vilket sätt du väljer, avslutar du alltid genom att klicka på knappen Sök. 3.4 Visa användare Sidan Visa användare hittar du under Administration i menyträdet. Copyright, Försäkringskassan Sid. 19 (105)

20 På sidan Visa användare kan du se 1) vilken eller vilka användare som har uppdrag i en viss samverkansorganisation och vilket uppdraget är 2) vilka användare som har behörighet i SUS och vilken organisation som har beställt användarens behörighet Uppdrag i samverkansorganisation Sökningen sker i två steg. Först görs en geografisk avgränsning, men man kan också välja att inte avgränsa geografiskt utan istället söka i hela riket. Därefter görs en sökning på den enskilda samverkansorganisationen. 1. I panelen Sökkriterier väljer du radioknappen Samverkansorganisationer. 2. I nästa skede kan du avgränsa din sökning geografiskt via något av följande områden: Verksamhetsområde Du begränsar sökningen geografiskt efter Försäkringskassans verksamhetsområden. Den här sökningen används för att hitta en användare i en samverkansorganisation eller organisation som verkar inom det verksamhetsområde sökningen begränsas till. Marknadsområde Du avgränsar sökningen geografiskt efter Arbetsförmedlingens marknadsområden. Ett marknadsområde kan exempelvis vara norra Norrland. Mer information om marknadsområden finns på sidan Visa organisation. Län Du avgränsar din sökning efter län. Ett län kan exempelvis vara Värmlands län eller Copyright, Försäkringskassan Sid. 20 (105)

21 Örebro län. Om du inte avgränsar din sökning geografiskt söker du efter samverkansorganisationers eller organisationers användare i hela riket. 3. Klicka på Sök för att starta sökningen. Du kan när som helst rensa sökfälten genom att klicka på knappen Rensa. Resultatet visas som valbara alternativ i dropplistan under Samverkansorganisationer. Du kommer nu till den andra delen av sökningen. Du ska begränsa sökningen till en specifik samverkansorganisation. 4. Välj samverkansorganisation i dropplistan. Om du inte tidigare begränsat sökningen geografiskt visas alla samverkansorganisationer i riket, oavsett samverkansform, i dropplistan. 5. Båda sökstegen är nu klara och resultatet av din sökning presenteras i tre paneler, Användarinformation, Behörighetsinformation och Uppdragsinformation. Användarinformation Alla användare oavsett behörighet som är kopplade till samverkansorganisationen visas med namn och e-postadress. Behörighetsinformation Användarens behörighet eller behörigheter i SUS visas. Om användaren har behörighet markeras det som ett kryss i tabellen. Uppdragsinformation Användarens uppdrag i den valda samverkansorganisationen visas som samverkansadministratör, insatsansvarig eller deltagaransvarig. Uppdraget markeras med ett kryss i tabellen. En användare kan ha andra behörigheter i SUS men sakna uppdrag för behörigheten i samverkansorganisationen. Copyright, Försäkringskassan Sid. 21 (105)

22 3.4.2 En organisations alla användare Sökning av uppgifter sker här i ett steg genom att välja organisation. Du kan inte välja att avgränsa din sökning till en enhet inom organisationen. 1. I panelen Sökkriterier väljer du radioknappen Organisationer. Copyright, Försäkringskassan Sid. 22 (105)

23 2. Välj en av de fyra organisationerna i dropplistan: Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Kommuner Landsting Om du väljer kommuner eller landsting ska du göra ytterligare ett val i den dropplist som visas: Kommun: Landsting: Välj den kommun i dropplistan som du vill se användare i. Om du inte har begränsat sökningen geografiskt tidigare kan du välja en av alla kommuner i riket i dropplistan. Välj det landsting du vill i dropplistan. Om du inte har begränsat sökningen geografiskt tidigare kan du välja ett av alla landsting i riket i dropplistan. Det är inte möjligt att samtidigt söka alla användare i hela riket från alla organisationer. 3. Resultatet visas nu på sidan i två paneler, Användarinformation och Behörighetsinformation. Observera att du inte kan se någon uppdragsinformation eftersom informationen är knuten till en specifik samverkansorganisation. Användarinformation Organisationens samtliga användare oavsett behörighet visas med namn och e- postadress. Behörighetsinformation Organisationens samtliga användares behörighet i SUS visas. Om användaren har behörighet markeras det som ett kryss i tabellen. Copyright, Försäkringskassan Sid. 23 (105)

24 3.5 Informations-, fel- och varningsmeddelande Meddelanden visas om du har fyllt i fel (exempelvis felaktigt format på datum), om något gått fel i systemet eller om du behöver registrera ytterligare information. Dessa meddelanden avbryter handläggningen och du måste åtgärda meddelandet innan arbetet kan fortsätta. Vid vissa knapptryckningar kommer ett nytt fönster öppnas med ett informations- eller varningsmeddelande. Ett informationsmeddelande ger dig information om ditt val. Ett varningsmeddelande ställs som en fråga och är en extra kontrollfunktion där du måste bekräfta ditt val. Till exempel Är du säker på att du vill radera denna övergång? Du måste bekräfta ditt val för att gå vidare eller trycka på avbryt för att inte genomföra ditt val Felmeddelande för felaktig registrering Systemet ger dig felmeddelanden om du till exempel har missat att fylla i tvingande information. I exemplet i bilden har användaren glömt att fylla i fältet Antal möten som hållits under gemensam kartläggning. Du åtgärdar felet genom att fylla i, markera och registrera uppgifter enligt informationen i felmeddelandet. Kom ihåg att du måste klicka på Spara för att gå vidare. Copyright, Försäkringskassan Sid. 24 (105)

25 Copyright, Försäkringskassan Sid. 25 (105)

26 4 Administrera samverkansorganisationen (Samverkansadministratör) 4.1 Allmänt I avsnittet beskrivs hur du som samverkansadministratör hanterar en samverkansorganisation i samverkansformen genom att tilldela uppdrag till andra samverkansadministratörer och till insatsansvariga. Du som också är samverkansadministratör i någon av samverkansformerna FINSAM och/eller Tvåpartsfinsam bör vara uppmärksam på att ditt uppdrag skiljer sig åt i samverkansformen Af/FK-samarbete. I den här användarhandledningen beskrivs enbart det som gäller för Af/FK-samarbete. 4.2 Samverkansorganisation i samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan I samverkansformen Af/FK-samarbete finns två färdiga samverkansorganisationer som användarna ska använda; en för vardera myndighet: Af i Af/FK-samarbete (Arbetsförmedlingen) FK i Af/FK-samarbete (Försäkringskassan) För båda samverkansorganisationerna måste det utses en eller flera samverkansadministratörer. Samverkansorganisationerna har inga geografiska begränsningar utan gäller för hela Arbetsförmedlingen respektive hela Försäkringskassan. Den enskilda myndigheten beslutar om hur många och vilka personer som ska vara samverkansadministratörer. 4.3 Hantera samverkansorganisation Förutsättningar I samverkansformen Af/FK-samarbete används sidan uteslutande till att tilldela uppdrag till samverkansadministratörer och insatsansvariga. Enbart användare anställda på Arbetsförmedlingen ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete. Enbart användare anställda på Försäkringskassan ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen FK i Af/FK-samarbete. Navigering För att tilldela uppdrag i en samverkansorganisation öppnar du sidan Hantera Copyright, Försäkringskassan Sid. 26 (105)

27 samverkansorganisation. Du kan öppna sidan på två sätt, via startsidan eller via menyträdet. På startssidan öppnar du sidan genom att välja Af i Af/FK-samarbete (Arbetsförmedlingen) eller FK i Af/FK-samarbete (Försäkringskassan) i dropplistan vid Mina Samverkansorganisationer. Klicka sedan på Välj Samverkansorganisation. Om du väljer att använda menyträdet så öppnar du sidan genom att klicka på länken Hantera samverkansorg. Viktigt! Tänk på att spara uppgifterna innan du lämnar sidan. Det gör du genom att klicka på knappen Spara längst ner på sidan. För att lämna sidan utan att genomföra några ändringar klickar du på knappen Avbryt. Copyright, Försäkringskassan Sid. 27 (105)

28 4.3.1 Basuppgifter I panelen för basuppgifter väljer du samverkansorganisation. Observera att uppgifterna under beskrivning inte ska ändras. Du ska heller aldrig fylla i ett slutdatum. 1. I fältet Namn väljer du samverkansorganisation. I dropplistan visas endast den eller de samverkansorganisationer du är samverkansadministratör för. Har du öppnat sidan via startsidan är samverkansorganisationen förvald. Samverkansform visas för vald samverkansorganisation. I det här exemplet visas samverkansformen Af/FK-samarbete. 2. I fältet Beskrivning finns en beskrivning av samverkansorganisationen. Uppgifterna gäller för hela din myndighet. Du ska därför aldrig lägga till en ny text eller ändra den text som redan är angiven. 3. I fältet Slutdatum finns möjlighet att ange ett slutdatum för samverkansorganisationen. OBS! Om du anger ett slutdatum innebär det att du stänger samverkansorganisationen efter det datumet. Då går det inte att registrera uppgifter om insatser eller deltagare som äger rum efter detta datum. Du ska därför aldrig ange ett slutdatum i en pågående samverkansorganisation. 5 5 Funktionaliteten för Beskrivning och Slutdatum används i andra samverkansformer och det är enbart av denna anledning som de finns. Copyright, Försäkringskassan Sid. 28 (105)

29 4.3.2 Kontaktinformation I panelen för kontaktinformation finns uppgifter om samverkansorganisationens adress och dess kontaktperson. Observera att enbart en person kan anges. Med anledning av att samverkansorganisationen är nationell bestämmer respektive myndighet centralt vilka uppgifter som ska anges. Respektive myndighet beslutar också vem som är ansvarig för att vid behov uppdatera uppgifterna. Klicka på länken Dölj/Visa kontaktinformation för att visa eller dölja fälten för kontaktinformation för vald samverkansorganisation Samverkansadministratörer I panelen visas samverkansorganisationens samverkansadministratörer. Du kan lägga till eller ta bort uppdrag som samverkansadministratör i samverkansorganisationen. Du kan inte ta bort dig själv. Varje samverkansorganisation måste ha minst en samverkansadministratör. Organisationen bör dock ha flera samverkansadministratörer. Samverkansadministratören har till ansvar att tilldela uppdrag till andra samverkansadministratörer. Samverkansadministratören ansvarar också för att omgående ta bort uppdrag för en person som inte längre ska ha detta uppdrag. För att tilldela ett uppdrag till en samverkansadministratör gör du på följande sätt. 1. Klicka på knappen Lägg till/ta bort för att ändra uppgifterna. En ny sida öppnas Välj Användare. Copyright, Försäkringskassan Sid. 29 (105)

30 I panelen Sökkriterier söker du efter användare. 2. I fältet Förnamn, Efternamn eller Arbetsgivare skriver du in sökkriteriet för den användare du söker. Lägg märke till att Samverkansadmin är valt i fältet för Roll, viket innebär att du endast kan söka efter personer med den behörighetsrollen. Det går också att söka med *.-tecknet (wildcard-sökning). Glöm inte att avkortade sökkriterier måste avslutas med * om sökningen ska fungera. Observera att du inte kan söka på förkortningar i fältet för arbetsgivare, exempelvis FK. Du måste skriva ut hela namnet eller använda dig av *. 3. Klicka på knappen Sök. Sökresultatet visas i panelen Sökresultat. I panelen Sökresultat visas resultatet av din sökning. Här gör du ett urval av sökresultatet. 4. I kolumnen Vald markerar du rutor för önskade användare i listan. 5. Klicka på knappen Välj användare. Urvalet av din sökning visas då i panelen Valt resultat. Copyright, Försäkringskassan Sid. 30 (105)

31 I panelen Valt resultat visas namnen på de användare som kommer att ingå i samverkansorganisationen. Kom ihåg att enbart användare anställda på Arbetsförmedlingen ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete och att enbart användare anställda på Försäkringskassan ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen FK i Af/FK-samarbete. Ta bort uppdrag Du tar bort ett uppdrag som samverkansadministratör i din samverkansorganisation på följande sätt: 1. Markera användaren du ska ta bort i listan genom att markera aktuell ruta i kolumnen Vald och klicka på knappen Ta bort användare. 2. Klicka på knappen Ok när du är klar med ditt urval för att återgå till sidan Hantera samverkansorganisation. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan Välj Användare och återgå till sidan Hantera samverkansorganisation. Om du klickar på knappen Avbryt förlorar du den information som du har registrerat på sidan. Glöm inte att du måste klicka på knappen Spara på sidan Hantera samverkansorganisation för att dina ändringar ska sparas Insatsansvariga för samverkansorganisationen I panelen visas samverkansorganisationens insatsansvariga. Du kan lägga till eller ta bort uppdrag som insatsansvarig. Den insatsansvariga har som ansvar att tilldela deltagaransvariga uppdrag till en arbetsförmedling (anställda på Arbetsförmedlingen) eller till ett LFC (anställda på Försäkringskassan). Den insatsansvariga ansvarar också för att omgående ta bort uppdrag för en person som inte längre ska ha det uppdraget. Med anledning av att båda myndigheterna kommer att ha många SUS-användare i rollen som deltagaransvariga bör respektive myndighet ha ett flertal insatsansvariga. Copyright, Försäkringskassan Sid. 31 (105)

32 För att tilldela ett uppdrag till en insatsansvarig gör du på följande sätt: 1. Klicka på knappen Lägg till/ta bort för att ändra uppgifterna. En ny sida öppnas Välj Användare. I panelen Sökkriterier söker du efter användare. 2. I fältet Förnamn, Efternamn eller Arbetsgivare skriver du in sökkriteriet för den användare du söker. Lägg märke till att Insatsansvarig är valt i fältet för Roll, viket innebär att du endast kan söka efter personer med den behörighetsrollen. Det går också att söka med *.-tecknet (wildcard-sökning). Glöm inte att avkortade sökkriterier måste avslutas med * om sökningen ska fungera. Observera att du inte kan söka på förkortningar i fältet för arbetsgivare, exempelvis FK. Du måste skriva ut hela namnet eller använda dig av *. 3. Klicka på knappen Sök. Sökresultatet visas i panelen Sökresultat. Copyright, Försäkringskassan Sid. 32 (105)

33 I panelen Sökresultat visas resultatet av din sökning. Här gör du ett urval av sökresultatet. 4. I kolumnen Vald markerar du rutor för önskade användare i listan. 5. Klicka på knappen Välj användare. Urvalet av din sökning visas då i panelen Valt resultat. I panelen Valt resultat visas namnen på de användare som kommer att ingå i samverkansorganisationen. Kom ihåg att enbart användare anställda på Arbetsförmedlingen ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete och att enbart användare anställda på Försäkringskassan ska tilldelas uppdrag i samverkansorganisationen FK i Af/FK-samarbete. Ta bort uppdrag Du tar bort ett uppdrag som insatsansvarig i din samverkansorganisation på följande sätt. 1. Markera användaren du ska ta bort i listan genom att markera aktuell ruta i kolumnen Vald och klicka på knappen Ta bort användare. 2. Klicka på knappen Ok när du är klar med ditt urval för att återgå till sidan Hantera samverkansorganisation. Copyright, Försäkringskassan Sid. 33 (105)

34 Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan Välj Användare och återgå till sidan Hantera samverkansorganisation. Om du klickar på knappen Avbryt förlorar du den information som du har registrerat på sidan Informations-, fel- och varningsmeddelande Felmeddelanden visas om du har registrerat en uppgift fel (till exempel angivet telefonnummer felaktigt) eller om du inte har registrerat all obligatorisk information. I meddelandet står vad du ska göra för att rätta till felet. Vid vissa knapptryckningar kommer ett nytt fönster öppnas med ett informations- eller varningsmeddelande. Ett informationsmeddelande ger dig information om ditt val. Ett varningsmeddelande ställs som en fråga och är en extra kontrollfunktion där du måste bekräfta ditt val. Till exempel Är du säker på att du vill radera denna övergång? Du måste bekräfta ditt val för att gå vidare eller trycka på avbryt för att inte genomföra ditt val. Copyright, Försäkringskassan Sid. 34 (105)

35 5 Tilldela deltagaransvariga uppdrag (Insatsansvarig) 5.1 Allmänt I det här avsnittet beskrivs hur du tilldelar uppdrag till deltagaransvariga till arbetsförmedlingar (Arbetsförmedlingen) och LFC (Försäkringskassan). Du som också är insatsansvarig i någon av samverkansformerna FINSAM och/eller Tvåpartsfinsam bör vara uppmärksam på att ditt uppdrag skiljer sig åt i samverkansformen Af/FK-samarbete. I den här användarhandledningen beskrivs enbart det som gäller för Af/FK-samarbete Angående Försäkringskassans organisation Från och med den 30 oktober kommer uppföljningen av deltagare inom Försäkringskassans organisation att fördelas på LFC TA och LFC FV. Handläggare som arbetar för LFC TA kommer enbart kunna registrera deltagare för LFC TA medan handläggare som arbetar för LFC FV enbart kommer att kunna registrera deltagare för LFC FV. På finns information om hur gamla ärenden har fördelats. Observera att Försäkringskassans ledning har beslutat att ta bort namnet LFC. LFC TA heter numera Avdelningen för sjukförsäkring och LFC FV heter numera Avdelningen för funktionsnedsättning. Begreppet LFC finns dock kvar i SUS. 5.2 Insatser i Af/FK-samarbete Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan I samverkansformen Af/FK-samarbete finns två olika former av insatser. 1. De insatser som deltagaransvariga registrerar in deltagares medverkan i. Till exempel gemensam kartläggning och arbetsförberedande insatser. 2. De organisatoriska enheter som deltagaransvariga tilldelas uppdrag till. De organisatoriska enheterna utgörs av arbetsförmedlingar (Arbetsförmedlingen) och LFC (Försäkringskassan). Du som är insatsansvarig kommer enbart att arbeta med de organisatoriska enheterna. Båda formerna av insatser skapas och administreras centralt på Försäkringskassan av superadmin. Du som insatsansvarig kan inte själv skapa insatser. Ditt uppdrag som insatsansvarig är att tilldela uppdrag för deltagaransvariga till en arbetsförmedling (Arbetsförmedlingen) eller LFC (Försäkringskassan). Det är också ditt Copyright, Försäkringskassan Sid. 35 (105)

36 ansvar att omedelbart ta bort ett uppdrag för en deltagaransvarig som inte längre ska ha uppdraget. 5.3 Tilldela uppdrag till deltagaransvariga Förutsättningar På sidan Registrera insats ser du de insatser (Arbetsförmedlingar eller LFC) som tillhör den samverkansorganisation som du har tilldelats uppdrag till. I Af/FK-samarbete kan du inte registrera en ny insats. Din behörighet avser enbart att tilldela uppdrag till deltagaransvariga. Navigering För att tilldela uppdrag till deltagaransvariga öppnar du sidan Registrera insatser. Du öppnar sidan via menyträdet. Du öppnar sidan genom att klicka på länken Registrera ny insats som du hittar under kategorin Insats Samverkansorganisation I panelen Samverkansorganisation väljer du den samverkansorganisation som du vill titta på. Om du har öppnat sidan via startsidan är samverkansorganisationen förvald. Insatsansvariga från Arbetsförmedlingen väljer Af i Af/FK-samarbete. Insatsansvariga från Försäkringskassan väljer FK i Af/FK-samarbete. Copyright, Försäkringskassan Sid. 36 (105)

37 När du valt samverkansorganisation visas uppgifter om organisationens Samverkansform, Medlemmar och Period Insatsuppgifter I panelen Insatsuppgifter väljer du den arbetsförmedling eller det LFC kontor som du ska tilldela en deltagaransvarig uppgift till. Observera att du har tillgång till samtliga kontor i din organisation. I dropplistan Insatsnamn väljer du det kontor som du ska tilldela uppdrag till. I samverkansorganisationen Af i Af/FK-samarbete väljer du bland alla arbetsförmedlingar. I samverkansorganisationen FK i Af/FK-samarbete väljer du bland alla LFC. I exemplet i bilden har Af Luleå valts. Om du går vidare och tilldelar uppdrag till en deltagaransvarig (se kapitel 5.3.4), så kommer den tilldelas uppdrag i Af Luleå och kan registrera uppgifter om personer som medverkar i insatser där Af Luleå samarbetar med ett LFC inom Försäkringskassan. Det är viktigt att du väljer rätt kontor i dropplistan då detta val styr till vilket kontor en deltagaransvarig tilldelas uppdrag. Du kan inte registrera några uppgifter i de övriga fälten i panelen Ingående organisationer I panelen Ingående organisationer visas namn på de organisationer som ingår i samverkansorganisationen. Copyright, Försäkringskassan Sid. 37 (105)

38 Af i Af/FK-samarbete: Den arbetsförmedling som valts. FK i Af/FK-samarbete: Det LFC som har valts. Du kan inte lägga till eller ta bort ingående organisationer Deltagaransvarig för insatsen I panelen visas de deltagaransvariga som har tilldelats uppdrag till insatsen, det vill säga till en vald arbetsförmedling eller LFC. Här tilldelar du nya uppdrag eller tar bort deltagaransvarigas uppdrag. Valet av arbetsförmedling eller LFC du ska tilldela uppdrag till väljer du i Insatsnamn under panelen Insatsuppgifter (se kapitel 5.3.2). Du ska alltid tilldela uppdrag som deltagaransvarig enligt följande regel: Anställda på Arbetsförmedlingen ska tilldelas uppdrag till den eller de arbetsförmedlingar där de arbetar med ärenden. Anställda på Försäkringskassan ska tilldelas uppdrag till det eller de LFC där de arbetar med ärenden. En användare får bara vara deltagaransvarig för de kontor som han eller hon arbetar med ärenden vid. Du som insatsansvarig ska därför genast ta bort en deltagaransvarig som inte längre arbetar med ett kontors ärenden. För att tilldela ett uppdrag till en deltagaransvarig gör du på följande sätt: Copyright, Försäkringskassan Sid. 38 (105)

39 1. Se till att du har valt den arbetsförmedling (Arbetsförmedlingen) eller det LFC (Försäkringskassan) som du ska tilldela uppdraget till i panelen Insatsuppgifter. 2. Klicka på knappen Lägg till/ta bort. En ny sida öppnas Välj Användare. 3. För att lägga till en deltagaransvarig söker du efter användare i SUS. I fältet Efternamn, Förnamn, eller Arbetsgivare skriver du in sökkriteriet för den användare du söker. Det går också att söka med *-tecknet (wildcard-sökning). 4. Klicka på knappen Sök. Sökresultatet visas i panelen Sökresultat. I panelen Sökresultat visas resultatet av din sökning. Här gör du ett urval av sökresultatet. 5. I kolumnen Vald markerar du rutor för önskade användare i listan. 6. Klicka på knappen Välj användare. Urvalet av din sökning visas då i panelen Valt resultat. Copyright, Försäkringskassan Sid. 39 (105)

40 I panelen Valt resultat visas namnen på deltagaransvariga som kommer att ingå i insatsen. Ta bort uppdrag Du tar bort ett uppdrag som deltagaransvarig på följande sätt: 1. Markera användaren du ska ta bort i listan genom att markera aktuell ruta i kolumnen Vald och klicka på knappen Ta bort användare. 2. Klicka på knappen Ok när du är klar med ditt urval för att spara registrerade uppgifter och återgå till sidan Registrera insats. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan Välj Användare och gå tillbaka till sidan Registrera insats. Kom ihåg att du förlorar du den information du registrerat på sidan om du klickar på knappen Avbryt. Du har nu registrerat uppgifterna. Glöm inte att klicka på knappen Spara för att spara informationen. Klicka på knappen Tillbaka på sidan Registrera insats om du vill lämna sidan. Har du inte tryckt på knappen Spara kommer alla uppgifter du har registrerat att försvinna. Ett nytt fönster öppnas där du bekräftar ditt val och sedan förflyttas du till SUS startsida Informations-, fel- och varningsmeddelande Felmeddelanden visas om du har registrerat en uppgift fel (till exempel angivet telefonnummer felaktigt) eller om du inte har registrerat all obligatorisk information. I meddelandet står vad du ska göra för att rätta till felet. Vid vissa knapptryckningar kommer ett nytt fönster öppnas med ett informations- eller varningsmeddelande. Ett informationsmeddelande ger dig information om ditt val. Ett varningsmeddelande ställs som en fråga och är en extra kontrollfunktion där du måste bekräfta ditt val. Till exempel Är du säker på att du vill radera denna övergång? Copyright, Försäkringskassan Sid. 40 (105)

41 Du måste bekräfta ditt val för att gå vidare eller trycka på avbryt för att inte genomföra ditt val. Copyright, Försäkringskassan Sid. 41 (105)

42 6 Registrering av deltagarens medverkan i insatser 6.1 Allmänt I det här kapitlet beskrivs på en övergripande nivå hur SUS används för att följa upp samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Här beskrivs och förklaras övergångar mellan insatser och när olika uppgifter ska registreras om samarbetet (registreringstillfällen). Hur uppgifter om deltagare registreras i SUS beskrivs i kapitel 7 och 8. Hur anonyma deltagare registreras i SUS beskrivs i kapitel Avgränsningar Den här användarhandledningen beskriver hur och när samarbetet ska följas upp i SUS. 6.2 Samarbetet i SUS Uppföljningen av samarbetet i SUS kan illustreras i följande flödesbild: Varje ruta i bilden innehåller ett tillfälle när uppgifter ska registreras om samarbetet (registreringstillfällen). Det är dessa uppgifter som är själva grunden till uppföljningen. I SUS kallas rutorna insatser. Pilarna i bilden visar förflyttningarna mellan insatserna (rutorna) och det är i samband med dessa förflyttningar som registreringen i SUS äger rum. I SUS kallas förflyttningarna för övergångar. Copyright, Försäkringskassan Sid. 42 (105)

43 Uppföljningen i SUS börjar alltid med att Försäkringskassan eller Arbetsförmedlingen begär en gemensam kartläggning. Uppföljningen avslutas när deltagaren inte längre deltar i gemensamma insatser 6. Via den gemensamma kartläggningen kan sedan deltagarens medverkan ta många olika vägar. Det finns därför inte en enhetlig linjär beskrivning av medverkan som gäller för samtliga deltagare. Därför är det viktigt att förstå de grundläggande principerna som styr uppföljningen av samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan i SUS. 6.3 Uppföljning i SUS Uppföljningen i SUS görs genom att den som är deltagaransvarig registrerar uppgifter och besvarar vissa förbestämda frågor om deltagaren vid olika tillfällen (registreringstillfällen) i samarbetet. Registreringstillfällen sammanfaller med insatser och inträffar alltid vid en övergång från en insats till en annan, det vill säga när en insats avslutas och ny startar. Observera att detta inte gäller för anonyma deltagare Insatser Insatser i SUS motsvaras av rutorna i bilden ovan. I kapitel 5.2 beskrevs att insatser i Af/FKsamarbete kan avse följande: 1. De insatser som deltagaransvariga registrerar in deltagares medverkan i. Till exempel gemensam kartläggning och arbetsförberedande insatser. 2. De organisatoriska enheter som deltagaransvariga tilldelas uppdrag till. De organisatoriska enheterna utgörs av arbetsförmedlingar (Arbetsförmedlingen) och LFC (Försäkringskassan). I det här kapitlet beskrivs enbart den första. I bilden ovan så finns insatser som heter Planerad Arbetsförberedande och Planerad Arbetslivsinriktad. Dessa insatser har skapats för att SUS ska kunna hantera tiden mellan att den gemensamma kartläggningen avslutas till att den faktiska insatsen startar. De motsvarar inget praktiskt moment i handläggningen. Planeringen av insatserna görs under den gemensamma kartläggningen. Med arbetsförberedande och arbetslivsinriktade avses insatser som genomförs inom ramen för samarbetet oavsett vilken eller vilka aktörer som ansvarar för insatsen. Följande insatser finns i samarbetet: Insatstyp (namn) Initierad av FK Förklaring Administrativ insats i SUS för att kunna starta 6 Uppföljningen avslutas också när deltagaren återtar sitt samtycke samt om deltagaren får skyddade personuppgifter. Copyright, Försäkringskassan Sid. 43 (105)

44 Initierad av Af Begäran om Gemensam Kartläggning Gemensam Kartläggning Planerad Arbetsförberedande Planerad Arbetslivsinriktad Konsultativt stöd till AG Arbetsförberedande Arbetslivsinriktad Avbrutet samarbete Avslutat samarbete uppföljningen i SUS. Avser att FK initierar gemensam kartläggning. Administrativ insats i SUS för att kunna starta uppföljningen i SUS. Avser att Af initierar gemensam kartläggning. Begäran om gemensam kartläggning skickas från en myndighet till den andra. Börjar: Begäran om Gemensam kartläggning skickas till den andra myndigheten Slutar: Första möte för gemensam kartläggning Gemensam kartläggning Börjar: Första möte gemensam kartläggning Slutar: Sista möte gemensam kartläggning eller när samarbetet avslutas/avbryts. Myndigheterna har beslutat att deltagaren ska påbörja arbetsförberedande insatser. Avser perioden mellan avslutad gemensam kartläggning och start av arbetsförberedande insatser Börjar: Sista möte gemensam kartläggning med avsikt att fortsätta samarbete med arbetsförberedande insatser. Slutar: Deltagaren startar arbetsförberedande insatser alternativt arbetslivsinriktad rehabilitering eller samarbetet avslutas eller avbryts. Myndigheterna har beslutat att deltagaren ska påbörja arbetslivinriktad rehabilitering. Avser perioden mellan avslutad gemensam kartläggning och start av arbetslivsinriktade insatser Börjar: Sista möte gemensam kartläggning med avsikt att fortsätta samarbetet med arbetslivinriktad rehabilitering. Slutar: Deltagaren startar arbetslivsinriktad rehabilitering alternativt arbetsförberedande insatser eller samarbetet avslutas eller avbryts. Konsultativt stöd till arbetsgivare. Börjar: Gemensam kartläggning avslutas med beslut om att konsultativt stöd ska lämnas till AG. Uppföljningen upphör med denna insats. Deltagaren genomgår arbetsförberedande insatser. Börjar: Arbetsförberedande insatser startar. Slutar: Arbetslivsinriktade insatser startar eller samarbetet avslutas eller avbryts. Deltagaren genomgår arbetslivinriktad rehabilitering. Börjar: Arbetslivinriktad rehabilitering startar. Slutar: Arbetsförberedande insatser startar eller samarbetet avslutas eller avbryts. Börjar: Samarbetet avbryts av deltagaren. Avbrott ska registreras när deltagaren återtar sitt samtycke. Sker också automatiskt om deltagaren får skyddade personuppgifter. Uppföljningen upphör med denna insatstyp. Börjar: Samarbetet avslutas enlig plan. Uppföljningen upphör med denna insatstyp. Copyright, Försäkringskassan Sid. 44 (105)

45 6.3.2 Övergång Uppföljningen i SUS bygger på att en deltagare alltid går från en insats till en annan. I SUS kallas detta för övergång. Alla övergångar registreras i SUS via sidan Registrera Medverkan (se kapitel 7). Första övergången sker när Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan begär gemensam kartläggning för en deltagare. Sista övergången inträffar när myndigheternas samarbete kring deltagaren avslutas. Däremellan kan flera övergångar ske. Alla möjliga övergångar, det vill säga insatser man kan gå till från en annan insats kallas för möjliga övergångar. I bilaga 1, Möjliga övergångar, finns en tabell över alla möjliga övergångar, dess övergångsdatum samt om och i sådana fall vilka registreringar av uppgifter som ska göras Registrering av uppgifter i Af/FK-samarbetet Uppföljningen i SUS görs genom att den som är deltagaransvarig registrerar uppgifter och besvarar vissa förbestämda frågor om deltagaren vid olika tillfällen (registreringstillfällen) i samarbetet. Registreringstillfällen sammanfaller med insatser och inträffar alltid vid en övergång från en insats till en annan, det vill säga när en insats avslutas och ny startar. Ett registreringstillfälle består alltid av två uppsättningar uppgifter: 1. Uppgifter om övergång och datum för övergång som du registrerar på sidan Registrera Medverkan (se kapitel 7). 2. Ett antal frågor om deltagarens situation och/eller samarbetet. Olika frågor ska besvaras vid olika tillfällen under samarbetet. Frågorna besvaras på sidan Registrera Uppgifter (se kapitel 8). Ett registreringstillfälle innehåller alltid en övergång och datum för övergång (punkt 1) och ofta men inte alltid frågor (punkt 2). Vissa registreringstillfällen innehåller frågor som hör till den insats som deltagaren lämnar och frågor som hör till den insats som deltagaren går till. T.ex. när samarbetet avslutas efter den gemensamma kartläggningen så kommer du att dels besvara frågor till följd av att den gemensamma kartläggningen avslutas och dels frågor till följd av att samarbetet avslutas. Du kan läsa mer om detta i kapitel 8. För en fullständig sammanställning av möjliga registreringstillfällen, se bilaga 1, Möjliga övergångar. Det är genom den information som har registrerats vid de olika registreringstillfällena som vi kan följa upp samarbetet i SUS via rapporter. Copyright, Försäkringskassan Sid. 45 (105)

46 7 Registrera medverkan (Deltagaransvarig) 7.1 Allmänt I det här kapitlet finns information om hur du som deltagaransvarig registrerar en deltagares medverkan i samverkansformen Af/FK-samarbete i SUS och hur du registrerar en övergång mellan olika insatser på sidan Registrera medverkan. I samband med att du har registrerat en övergång kan det bli aktuellt att du ska registrera svar på olika frågor om deltagaren och samarbetet. Hur du gör det kan du läsa i kapitel 8. Hur Registrera medverkan (kapitel 7) och Registrera uppgifter (kapitel 8) hänger ihop framgår i avsnittet Registrering av deltagarens medverkan i insatser (kapitel 6). Hur du registrerar anonyma deltagare framgår i kapitel Registrera medverkan Förutsättningar Som deltagaransvarig i SUS har du rätt att registrera en deltagares medverkan i insatser för de kontor som du har tilldelats uppdrag i av en insatsansvarig 7. Det är endast deltagaransvariga som får ändra på information om enskilda deltagare. Du måste dock ha deltagarens samtycke innan du registrerar dennes personuppgifter. Du kan läsa om samtycket i kapitel 2.5. Om du inte får deltagarens samtycke ska du registrera in deltagaren som anonym deltagare. Du ska alltid registrera medverkan när en deltagare går från en insats till en annan, det vill säga vid varje övergång. Deltagare med skyddade personuppgifter ska och kan inte registreras i Af/FK-samarbete med personuppgifter. Dessa deltagare ska registreras in som anonyma deltagare. Navigering För att registrera en deltagares medverkan öppnar du sidan Registrera Medverkan i SUS. Du öppnar du sidan genom att klicka på länken Registrera medverkan som du hittar under kategorin Af/FK-samarbete i menyträdet. 7 Deltagaransvariga på Arbetsförmedlingen blir tilldelad uppdrag till en arbetsförmedling. Deltagaransvariga på Försäkringskassan blir tilldelade uppdrag till ett LFC. Copyright, Försäkringskassan Sid. 46 (105)

47 När du har registrerat en medverkan kommer du automatiskt att flyttas till sidan Registrera uppgifter (se kapitel 8) som visar de frågor som ska besvaras vid det aktuella registreringstillfället. Flyttas du inte till sidan Registrera uppgifter så finns det inga frågor för det aktuella registreringstillfället. Viktigt! Tänk på att spara uppgifterna innan du lämnar sidan. Det gör du genom att klicka på knappen Spara längst ner på sidan. När du har klickat på Spara kommer du att automatiskt att flyttas till sidan Registrera uppgifter i de fall det finns frågor som ska besvaras vid det aktuella registreringstillfället. För att lämna sidan utan att genomföra några ändringar klickar du på knappen Avbryt. Du kan radera den aktuella insatsen genom att klicka på knappen Radera. Eventuella uppgifter som har registrerats i samband med övergången kommer också att raderas. Du kommer därför att få en kontrollfråga om du verkligen vill radera övergången. Klicka på Ja för att radera. Mer information om hur du tar bort en felaktig registrering får du i kapitel Copyright, Försäkringskassan Sid. 47 (105)

48 Kom ihåg att du ska registrera medverkan i Registrera Medverkan vid varje övergång mellan två insatser Deltagarinformation I den översta delen på sidan finns information om den deltagare du ska registrera medverkan för. 1. I fältet Personnummer registrerar du personnumret för deltagaren enligt formen ÅÅÅÅMMDD-NNNN. Copyright, Försäkringskassan Sid. 48 (105)

49 Fältet är obligatoriskt att fylla i. 2. Klicka på knappen Sök för att hämta namnet på deltagaren. Information om personen visas i form av Namn och Kommun (och Stadsdel om deltagaren är bosatt i Stockholm, Göteborg eller Malmö). Du ska själv ange vilken stadsdel som deltagaren är bosatt i om uppgiften inte är angiven på förhand (det gäller enbart om deltagaren är bosatt i Stockholm, Göteborg och Malmö). Om en deltagare inte finns registrerad i SUS hämtas Namn, Kommun från folkbokföringen. När du ska registrera en deltagares medverkan i SUS gör du så här: 3. I fältet Samverkansform är AF/FK-samarbete förvalt. 4. I fältet Arbetsförmedling väljer du den arbetsförmedling som medverkar i samarbetet med deltagaren. Har en deltagare registrerats vid ett tidigare tillfälle så är den arbetsförmedlingen förvald. 8 Välj är standardvärde. Du måste aktivt välja en arbetsförmedling. 5. I fältet LFC väljer du det LFC som medverkar i samarbetet med deltagaren. Har en deltagare registrerats vid ett tidigare tillfälle så är det LFC förvald. Fältet är obligatoriskt att fylla i. 9 Välj är standardvärde. Du måste aktivt välja ett LFC. Om ansvarig arbetsförmedling och/eller ansvarigt LFC ändras i samband med övergång mellan insatser kan du i vissa fall ändra detta genom att välja den nya arbetsförmedlingen och/eller det nya LFC i dessa fält. Observera att du inte kan ange ett annat kontor på din egen myndighet om du inte har tilldelats uppdrag för det kontoret. I dessa fall ska du använda dig av bilden Byt kontor (se kapitel 9) Registrera övergång I den nedre delen på sidan ska du registrera en övergång från en insats till en annan. Använd gärna bilaga 1, Möjliga övergångar, som stöd för vilken övergång du ska välja. 1. I Övergång från anges den senast påbörjade insatsen. Du kan bara välja i det här fältet när en deltagare ska registreras in i medverkan i samband med begäran om gemensam kartläggning. Här måste du göra ett aktivt val: 8 Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du enbart välja de arbetsförmedlingar du har tilldelats uppdrag i. Är du anställd på Försäkringskassan kan du välja alla arbetsförmedlingar. 9 Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du välja alla LFC. Är du anställd på Försäkringskassan kan du enbart välja de LFC du har tilldelats uppdrag i. Copyright, Försäkringskassan Sid. 49 (105)

50 Initierad av Af (när Arbetsförmedlingen initierar gemensam kartläggning). Initierad av FK (när Försäkringskassan initierar gemensam kartläggning) I bilden nedan är Begäran om Gemensam Kartläggning förvalt. 2. I fältet Övergång till ska du välja den insats som deltagaren ska påbörja. I dropplistan finns samtliga insatser som går att välja utifrån nuvarande insats. Alla möjliga övergångar finns i bilaga 1, Möjliga övergångar. I bilden nedan har Gemensam Kartläggning valts. 3. I Datum för övergång anger du datumet för övergången. Stöd för vilket datum som ska anges finns i kapitel 8.3. Det datum du anger som datum för övergång blir startdatum för den nya insatsen. Slutdatum för den insats som deltagaren lämnar sätts till kalenderdatumet före datum för övergång 10. I bilden nedan har angetts. Registrerad medverkan i insatser Under registrerad medverkan i insatser visas historik över deltagarens olika insatser under samarbetet. Insats Namn på den insats som deltagaren har medverkat i Arbetsförmedling Den arbetsförmedling som medverkar i insatsen LFC Det LFC som har medverkat i insatsen Startdatum Startdatum för insatsen 10 Slutdatum för en insats kan aldrig vara samma som startdatum för nästkommandeinsats i SUS. Copyright, Försäkringskassan Sid. 50 (105)

51 Slutdatum Slutdatum för insatsen 4. Tryck på Spara för att registrera medverkan och övergången. Om frågor är kopplade till registreringstillfället kommer du automatiskt att flyttas till sidan Registrera uppgifter. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Om du klickar på knappen Avbryt innan du har sparat dina registreringar förlorar du den information du registrerat på sidan. Du kan radera den aktuella medverkan i insatsen genom att klicka på knappen Radera. Eventuella uppgifter som har registrerats i samband med övergången kommer också att raderas. Du kommer därför att få en kontrollfråga om du verkligen vill radera övergången. Klicka på Ja för att radera om du vill radera uppgifterna. Mer information om borttag av felregistrering finns i kapitel Om deltagaren flyttar eller av något annat skäl ska byta handläggande kontor trycker du på knappen Byt kontor. Byt kontor beskrivs närmare i kapitel 9. Vill du se deltagarens historik i samarbetet trycker du på knappen Visa Historik. Sidan Historik enskilda deltagare beskrivs närmare i kapitel 10. Om du vill rensa sidan och registrera en annan deltagare trycker du på knappen Rensa. Om du inte har sparat tidigare uppgifter förlorar du den information du har registrerat Ta bort en felregistrerad övergång. Du kan ta bort en felregistrad övergång genom att använda Radera-funktionen. Funktionen kan till exempel användas om du har misstag har registrerat fel kontor eller fel övergång. Du kan alltid ta bort en medverkan oavsett om deltagarens medverkan har avslutats eller är pågående. När du raderar en övergång kommer alla uppgifter som du har registrerat inklusive svar på alla frågor att tas bort. Består den felaktiga registreringen enbart av att du har besvarat en fråga fel bör du då istället ändra svaret på frågan genom att använda dig av någon av bilderna Historik enskild deltagare eller Visa deltagare (se kapitel 10). Du kan bara ta bort en övergång åt gången. Vill du ta bort flera så behöver du trycka på Radera-knappen flera gånger. För att ta bort en övergång trycker du på knappen Radera. Du kommer få en kontrollfråga om du vill radera övergången. Klicka på Ja för att radera om du vill radera uppgifterna. Om den övergång du vill ta bort är den enda som finns för deltagaren i SUS kommer du få kontrollfrågan Medverkan för deltagaren kommer att raderas permanent i denna insats. Vill du fortsätta? Klicka på Ja för att radera om du vill radera uppgifterna. Copyright, Försäkringskassan Sid. 51 (105)

52 7.2.4 Informations-, fel- och varningsmeddelande Felmeddelanden visas om du har registrerat en uppgift fel (till exempel angivet datum felaktigt) eller om du inte har registrerat all obligatorisk information. I meddelandet står vad du ska göra för att rätta till felet. Vid vissa knapptryckningar kommer ett nytt fönster öppnas med ett informations- eller varningsmeddelande. Ett informationsmeddelande ger dig information om ditt val. Ett varningsmeddelande ställs som en fråga och är en extra kontrollfunktion där du måste bekräfta ditt val. Till exempel Är du säker på att du vill radera denna övergång? Du måste bekräfta ditt val för att gå vidare eller trycka på avbryt för att inte genomföra ditt val. Copyright, Försäkringskassan Sid. 52 (105)

53 8 Registrera uppgifter (Deltagaransvarig) 8.1 Allmänt I det här kapitlet finns information om hur du som deltagaransvarig registrerar uppgifter i samband med att du har registrerat en övergång mellan olika insatstyper i Af/FK-samarbetet i SUS. Det gör du på sidan Registrera Uppgifter. Ett registreringstillfälle skapas alltid när du registrerar en övergång mellan två olika insatser. I kaptitel 7 kan du läsa om hur du registrerar en övergång på sidan Registrera Medverkan. För anonyma deltagare registrerar du aldrig några personuppgifter. Hur sidorna Registrera Medverkan (kapitel 7) och Registrera Uppgifter (kapitel 8) hänger ihop framgår avsnittet om registrering av deltagarens medverkan i insatser (kapitel 6). Kapitlet är uppdelat i två delar. I den första delen visas hur du registrerar uppgifter på sidan Registrera Uppgifter. I den andra delen beskrivs vilka uppgifter du ska ange och vilka frågor du ska besvara vid de olika registreringstillfällena i Af/FK-samarbete. 8.2 Registrera uppgifter Förutsättningar Som deltagaransvarig har du till uppgift att registrera svar på olika frågor vid olika registreringstillfällen. Registreringstillfällen uppstår när deltagaren går vidare i eller avslutar samarbetet, i samband med en övergång från en insats till en annan. Det är endast deltagaransvariga som får ändra på information om enskilda deltagare. Innan du ska registrera uppgifter ska du ha registrerat en övergång på sidan Registrera medverkan (se kapitel 7). Navigering När du har registrerat en övergång på sidan Registrera medverkan kommer du automatiskt att flyttas till sidan Registrera uppgifter om det finns frågor kopplade till det aktuella registreringstillfället. Du kan också nå sidorna via sidan Historik enskilda deltagare och Visa deltagare (se kapitel 10). Viktigt! Tänk på att spara uppgifterna innan du lämnar sidan. Det gör du genom att klicka på knappen Spara längst ner på sidan. För att lämna sidan utan att genomföra några ändringar klickar du på knappen Avbryt. För att radera en befintlig registrering, klicka på knappen Radera. Copyright, Försäkringskassan Sid. 53 (105)

54 8.2.1 Grundinformation Den översta panelen på sidan Registrera uppgifter visas alltid oavsett registreringstillfälle. I panelen visas information om deltagaren och generell information om det aktuella registreringstillfället. Du gör inga ändringar i panelen. Uppgifter om Personnummer, Namn, Kommun och Stadsdel hämtas från folkbokföringen och från val som du har gjort på sidan Registrera medverkan. Uppgifter om Arbetsförmedling och LFC hämtas från val du gjort på sidan Registrera medverkan. Uppgifter vid: Anger vilket registreringstillfälle som är aktuellt. Varje registreringstillfälle har förutbestämda frågor. Registreringstillfället bestäms av vilken insats deltagaren går från och vilken insats deltagaren går till. I kapitel 8.3 beskrivs varje registreringstillfälle närmare. Startdatum för medverkan/datum för övergång: o Om det aktuella registreringstillfället är vid begäran om gemensam kartläggning (start av medverkan) så visas texten Startdatum för medverkan. Datum är det datum som du angivit på sidan Registrera medverkan. o Om det aktuella registreringstillfället är en redan pågående medverkan visas texten Datum för övergång. Datum är det datum som du angivit under Datum för övergång på sidan Registrera medverkan. Copyright, Försäkringskassan Sid. 54 (105)

55 8.2.2 Besvara frågor vid registreringstillfällen I den andra panelen visas den eller de frågor som hör till ett visst registreringstillfälle. Vissa av frågorna är obligatoriska. SUS kommer att tala om ifall du försöker spara uppgifter utan att besvara alla obligatoriska moment. Stöd i hur du ska besvara specifika frågor vid respektive registreringstillfälle finns i kapitel Besvara frågorna vid registreringstillfället. 2. Tryck på Spara för att spara uppgifterna. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Om du klickar på knappen Avbryt förlorar du den information du har registrerat på sidan. 8.3 Registreringstillfällen I det här avsnittet beskrivs samtliga registreringstillfällen som kan bli aktuella i Af/FKsamarbete. De flesta registreringstillfällen genererar förutbestämda frågor som är kopplade till den aktuella övergången. När deltagaren går från gemensam kartläggning till en annan insats kan det i vissa fall uppstå frågor som är kopplade till att deltagaren lämnar gemensam kartläggning och frågor som är kopplade till den insats som deltagaren ska påbörja. Nedan beskrivs detta som att två registreringstillfällen uppstår vid samma övergång. I bilaga 1, Möjliga övergångar, framgår vilka registreringstillfällen som hör till vilken insats vid en övergång. Exempel: Samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan avslutas efter den gemensamma kartläggningen. Det genererar frågor som är kopplade till att deltagaren avslutar gemensam kartläggning och frågor som är kopplade till att samarbetet avslutas Förklaring till registreringstillfällena Registreringstillfällena förklaras med följande rubriker: Copyright, Försäkringskassan Sid. 55 (105)

56 1. Förutsättningar: Förklarar förutsättningarna för att registreringstillfället ska uppstå, det vill säga en viss form av övergång. 2. Insats: Förklarar vilken insats som genererar registreringstillfället i en möjlig övergång. När en deltagare avslutar gemensam kartläggning genererar det registreringstillfället Avslutad gemensam kartläggning, oavsett vilken insatstyp deltagaren övergår till. 3. Datum för övergång: Datum som ska registeras på sidan Registrera medverkan. 4. Stöddokument: Vilket eller vilka stöddokument som du kan använda dig av för att besvara frågorna vid registreringstillfället. 5. Frågor: Vilka frågor som ska besvaras vid registreringstillfället. Vissa begrepp förklaras närmare i begreppslistan längst bak i användarhandledningen Begäran om gemensam kartläggning Förutsättningar Registreringstillfället uppstår i samband med att begäran om gemesam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Insats Till Begäran om Gemensam Kartläggning. Datum för övergång Datum när en begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Stöddokument Blankett 7462 Begäran om gemensam kartläggning. Frågor Anställd 1. Anställd Ange om deltagaren är Anställd eller Inte anställd. Deltagaren anses som anställd om det finns ett anställningsförhållande, oavsett dess omfattning, och oavsett om deltagaren har kunnat arbeta eller inte direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en Copyright, Försäkringskassan Sid. 56 (105)

57 vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. 2. Arbetsgivare Om du har svarat Anställd på frågan ovan ska du ange arbetsgivarens organisationsnummer i formatet SUS kommer automatiskt att hämta uppgifter om arbetsgivarens namn när du har fyllt i uppgiften och lämnat fältet. Om detagaren har flera arbetsgivare ska du ange deltagarens huvudsakliga arbetsgivare. 3. Typ av anställning Om deltagaren är anställd ska du ange dennes anställningsform: Tillsvidare anställning Tidsbegränsad anställning Vikariat Timanställning Om deltagaren inte är anställd så ska du inte ange anställningsform. 4. Eget företag Här ska du ange om deltagaren har ett eget företag (i form av enskild firma, kommanditbolag, handelsbolag) eller inte. Markera någon av radioknapparna Ja eller Nej. Inskriven på Arbetsförmedlingen 5. Inskriven hos Arbetsförmedlingen Ange om deltagaren var inskriven som arbetssökande hos Arbetsförmedlingen direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Markera någon av radioknapparna Ja eller Nej. Sysselsättning 6. Arbetar Ange om deltagaren har utfört någon form av arbete direkt före begäran om gemensam kartläggning genom att markera någon av radioknapparna Arbetar eller Arbetar inte. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Observera att du ska svara på om deltagaren har utfört aktivt arbete. Är deltagaren anställd men inte har kunnat arbeta på grund av exempelvis sjukdom så ska du ange Arbetar inte. Copyright, Försäkringskassan Sid. 57 (105)

58 Typ och andel av arbete Om du svarade Arbete ska du markera om arbetet var Subventionerat arbete eller Ej subventionerat arbete Med subventionerat arbete avses arbete där hela eller delar av lönekostnaden betalas av Arbetsförmedlingen. Det är möjligt att kryssa i både Subventionerat arbete och Ej subventionerat arbete om den kombinationen är aktuell för deltagaren. Du ska också ange i hur många procent som deltagaren har haft ett subventionerat och/eller ej subventionerat arbete. I SUS ska du alltid basera andelen arbete på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren arbetar mer än heltid kan mer än 100 procent anges. 7. Studerar Ange om deltagaren har studerat direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Välj mellan Studerar eller Studerar inte. Typ och andel studier Om du har angett att deltagaren studerar ska du också ange vilken typ av studier det är. Reguljär (studier som berättigar till studiestöd från CSN) Arbetsmarknadsutbildning (studier i ett arbetsmarknadspolitiskt program via Arbetsförmedlingen) Du ska också ange hur många procent som deltagaren har studerat. Ange hur stor del av studierna som är reguljära och/eller hur stor andel av studierna som bedrivits i arbetsmarknadsutbildning. I SUS ska du alltid basera andelen på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren studerar mer än heltid kan mer än 100 procent anges. 8. Arbetssökande Ange om deltagaren är Arbetssökande eller Inte arbetssökande direkt före begäran om gemensam kartläggning börjar. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Andel arbetssökande Om du har angett Arbetssökande ska du också ange hur många procent som deltagaren har sökt arbete direkt före insatsen. I SUS ska du alltid basera andelen på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren söker arbete mer än heltid kan mer än 100 procent anges. Copyright, Försäkringskassan Sid. 58 (105)

59 9. Arbetsmarknadspolitiskt program Ange om deltagaren Deltar i arbetsmarknadspolitiskt program eller Deltar ej i arbetsmarknadspolitiskt program direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Om deltagaren deltar i en arbetsmarknadsutbildning ska du ange Deltar ej i arbetsmarknadspolitiskt program. Arbetsmarknadsutbildning anges under studier. Typ av arbetsmarknadspolitiskt program Om du har angett att deltagaren deltar i ett arbetsmarknadspolitiskt program ska du också ange vilket program. Välj mellan Arbetslivsintroduktion Jobbgaranti för ungdomar Jobb- och utvecklingsgarantin Övriga program Ange Övriga program om deltagaren deltar i ett annat arbetsmarknadspolitiskt program än de som nämnts ovan. Andel sysselsättning i Om du har angett Deltar i arbetsmarknadspolitiskt program ska du också ange hur många procent som deltagaren har varit anvisad i det eller de valda programmen direkt före insatsen. Observera att det finns ett fält per program. I SUS ska du alltid basera andelen på normal heltid, 40 timmar i veckan. Försörjning 10. Försörjning Markera vilken eller vilka försörjningar deltagaren har haft före begäran om gemensam kartläggning. Med före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Har deltagaren inte haft någon tidigare offentlig försörjning så kryssar du i valet Ingen offentlig försörjning. Försörjningsformerna är beskrivna närmare i begreppslistan längst bak i detta dokument. Markera ett eller flera av alternativen: Sjukpenning/Rehabpenning Sjukersättning Aktivitetsersättning A-kassa Aktivitetsstöd Copyright, Försäkringskassan Sid. 59 (105)

60 Utvecklingsersättning Försörjningsstöd Studiestöd/studiemedel Annan offentlig försörjning Ingen offentlig försörjning 11. Tid i offentlig försörjning Välj i rullistan vilket tidsintervall som deltagaren har varit i behov av offentlig försörjning i oavbruten följd direkt före begäran om gemensam kartläggning. Med direkt före gemensam kartläggning menas inom en vecka innan begäran om gemensam kartläggning skickas från den ena myndigheten till den andra. Med offentlig försörjning menas de ersättningar som deltagaren fått av Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, CSN, A-kassan eller kommunen. Om ingen offentlig försörjning har valts på frågan Försörjning ska Ej tillämpligt väljas. Markera ett av alternativen: Ej tillämpligt Upp till 1 år Upp till 2 år Upp till 3 år Upp till 4 år Upp till 5 år Upp till 6 år Upp till 7 år Upp till 8 år Upp till 9 år 9 år eller mer Utbildningsnivå 12. Utbildningsnivå I fältet Utbildningsnivå ska du ange deltagarens högsta avslutade utbildningsnivå. Begreppen beskrivs närmare i begreppslistan. Markera ett av alternativen: Grundskola (med behörighet att söka till gymnasieskolan) Gymnasium (med basbehörighet att söka till högskola/universitet) Högskola/universitet upp till 1 år Högskola/universitet upp till 3 år Högskola/universitet mer än 3 år Copyright, Försäkringskassan Sid. 60 (105)

61 Saknas/okänd Annan eftergymnasial utbildning Gemensam kartläggning Förutsättningar Första möte för gemensam kartläggning. Insats Gemensam Kartläggning Datum för övergång Datum för första möte för gemensam kartläggning. Stöddokument Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Frågor Inga frågor vid detta registreringstillfälle Avslutad gemensam kartläggning Förutsättningar Den gemensamma kartläggningen är avslutad. Insatstyp Från Gemensam Kartläggning. Datum för övergång Dagen efter sista möte med gemensam kartläggning. Stöddokument Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Frågor Copyright, Försäkringskassan Sid. 61 (105)

62 Gemensam kartläggning 1. Antal möten under gemensam kartläggning Ange antal möten som har hållits under gemensam kartläggning. 2. Medverkande parter Kryssa i den eller de parter som har medverkat vid ett eller flera möten för den gemensamma kartläggningen. Det räcker att parten har varit med vid ett möte för att den ska anges. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen är automatiskt ifyllda. Du kan kryssa i flera alternativ. o Försäkringskassan (förifylld) o o o o o o Arbetsförmedlingen (förifylld) Hälso- och sjukvård Arbetsgivare Kommun Arbetstagarorganisation Annan person Annan person anges när en part har deltagit som inte kan placeras in i något av de andra alternativen Planerade arbetsförberedande insatser Förutsättningar Avslutad gemensam kartläggning med planering för att deltagaren ska genomgå arbetsförberedade insatser. Insats Planerad Arbetsförberedande Datum för övergång Dagen efter sista möte med gemensam kartläggning. Stöddokument Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Frågor Inga frågor vid detta registreringstillfälle. Copyright, Försäkringskassan Sid. 62 (105)

63 8.3.6 Planerade arbetslivsinriktade insatser Förutsättningar Avslutad gemensam kartläggning med planering för att deltagaren ska genomgå arbetslivsinriktade insatser. Insatstyp Planerad Arbetslivsinriktad Datum för övergång Dagen efter sista möte med gemensam kartläggning. Stöddokument Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Frågor Inga frågor vid detta registreringstillfälle Start arbetsförberedande insatser Förutsättningar Arbetsförbererdande insatser startar Insats Arbetsförberedande Datum för övergång Datum då arbetsförberedande insatser startar. Stöddokument Inget stöddokument finns. Frågor Inga frågor vid detta registreringstillfälle. Copyright, Försäkringskassan Sid. 63 (105)

64 8.3.8 Start arbetslivsinriktade insatser Förutsättningar Arbetslivsinriktade insatser startar Insats Arbetslivsinriktad Datum för övergång Datum då arbetslivsinriktade insatser startar. Stöddokument Inget stöddokument finns. Frågor Inga frågor vid detta registreringstillfälle Efter arbetsförberedande insats Förutsättningar Avslutade arbetsförberedande insatser. Insats Efter arbetsförberedande Datum för övergång Datum då arbetsförberedande insatser avslutas. Stöddokument Inget stöddokument finns. Frågor 1. Vilka har medverkat i arbetsförberedande insats Du ska ange den aktör som är de aktörer som har medverkat i arbetsförberedande insatser. Copyright, Försäkringskassan Sid. 64 (105)

65 Markera ett av alternativen: Samordningsförbund Hälso- och sjukvård Kommun ESF-projekt Arbetsgivare Efter arbetslivsinriktad insats Förutsättningar Avslutade arbetslivsinriktade insatser. Insats Efter arbetslivsinriktad Datum för övergång Datum då arbetslivsinriktade insatser avslutas. Stöddokument Inget stöddokument finns. Frågor 1. Vilka har medverkat i arbetslivsinriktade insats Du ska ange den aktör som har medverkat i arbetslivsinriktade insatser. Markera ett av alternativen: Samordningsförbund Hälso- och sjukvård Kommun ESF-projekt Arbetsgivare Konsultativt stöd till arbetsgivare Förutsättningar Konsultativt stöd till arbetsgivare. Copyright, Försäkringskassan Sid. 65 (105)

66 Insats Konsultativt stöd till AG Datum för övergång Dagen efter sista möte med gemensam kartläggning. Stöddokument Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Frågor 1. Arbetsgivare Ange arbetsgivarens organisationsnummer i formatet SUS kommer automatiskt att hämta uppgifter om arbetsgivarens Namn när du har fyllt i uppgiften och lämnat fältet Personen avbryter samarbete eller återta samtycke Förutsättningar Samarbetet avbryts av deltagaren utan att det är planerat. Deltagaren återtar sitt samtycke. Insats Avbrutet samarbete. Datum för övergång Datumet när det gemensamma samarbetet kring deltagaren avbryts eller det datum deltagaren återtar sitt samtycke. Stöddokument Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Blankett 7464 Underlag Af/FK-samarbetet upphör. Frågor 1. Avbrottsorsak Ange orsaken till att samarbetet har avbrutits. Markera ett av alternativen: Återtagit samtycke Copyright, Försäkringskassan Sid. 66 (105)

67 Övrigt Övrigt ska anges för alla avbrott med undantag för de tillfällen då deltagaren återtagit sitt samtycke.ingen uppföljning görs av skälet till avbrottet. Du ska alltid registrera ett avbrott i SUS när deltagaren återtar sitt samtycke oavsett om gemensamma insatser fortsätter eller inte. Dessa deltagare ska inte registreras in som anonyma deltagare Avslutat samarbete Förutsättningar Samarbetet avslutas när det inte längre är aktuellt med gemensamma insatser. Insats Avslutat samarbete Datum för övergång Datumet när det gemensamma samarbetet kring deltagaren avslutas. Stöddokument Blankett 7463 Dokumentation Gemensam kartläggning. Blankett 7464 Underlag Af/FK-samarbetet upphör. Frågor Inskriven på arbetsförmedlingen 1. Inskriven hos Arbetsförmedlingen Ange om deltagaren är inskriven som arbetssökande hos Arbetsförmedlingen efter att samarbetet avslutas. Markera någon av radioknapparna Ja eller Nej. Sysselsättning 2. Arbetar Ange om deltagaren kommer att arbeta direkt efter samarbetet genom att markera någon av radioknapparna Arbetar eller Arbetar inte. Med kommer att arbeta direkt efter menas inom en vecka efter att samarbetet har avslutats. Observera att du ska svara om deltagaren utför aktivt arbete. Är deltagaren anställd men inte kan arbeta på grund av exempelvis sjukdom så ska du ange Arbetarinte. Copyright, Försäkringskassan Sid. 67 (105)

68 Typ och andel av arbete Om du svarade Arbete ska du markera om arbetet är Subventionerat arbete eller Ej subventionerat arbete Med subventionerat arbete avses arbete där hela eller delar av lönekostnaden betalas av Arbetsförmedlingen Det är möjligt att kryssa i både Subventionerat arbete och Ej subventionerat arbete om den kombinationen är aktuell för deltagaren. Du ska också ange i hur många procent som deltagaren har ett subventionerat och/eller ej subventionerat arbete. I SUS ska du alltid basera andelen arbete på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren arbetar mer än heltid kan mer än 100 procent anges. 3. Studerar Ange om deltagaren kommer att studera direkt efter samarbetet. Med kommer att studera direkt efter menas inom en vecka efter att samarbetet har avslutats. Välj mellan Studerar eller Studerar inte. Typ och andel studier Om du har angett att deltagaren studerar ska du också ange vilken typ av studier det är. Reguljär (studier som berättigar till studiestöd från CSN) Arbetsmarknadsutbildning (studier i ett arbetsmarknadspolitiskt program via Arbetsförmedlingen) Du ska också ange hur många procent som deltagaren studerar. Ange hur stor del av studierna som är reguljära och/eller hur andel av studierna som bedrivs i arbetsmarknadsutbildning. I SUS ska du alltid basera andelen på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren studerar mer än heltid kan mer än 100 procent anges. 4. Arbetssökande Ange om deltagaren kommer vara aktivt Arbetssökande eller Inte arbetssökande direkt efter samarbetet. Med kommer att vara arbetssökande direkt efter menas inom en vecka efter att samarbetet har avslutats. Andel arbetssökande Om du har angett Arbetssökande ska du också ange hur många procent som deltagaren söker arbete. I SUS ska du alltid basera andelen på en normal heltidstjänst, 40 timmar i veckan. Om deltagaren söker arbete mer än heltid kan mer än 100 procent Copyright, Försäkringskassan Sid. 68 (105)

69 anges. 5. Arbetsmarknadspolitiskt program Ange om deltagaren kommer att delta i ett arbetsmarknadspolitiskt program direkt efter samarbetet. Med kommer att delta i ett arbetsmarknadspolitiskt program direkt efter menas inom en vecka efter att samarbetet har avslutats. Välj mellan Deltar i arbetsmarknadspolitiskt program eller Deltar ej i arbetsmarknadspolitiskt program. Om deltagaren deltar i en arbetsmarknadsutbildning ska du ange Deltar ej i arbetsmarknadspolitiskt program. Arbetsmarknadsutbildning anges under studier. Typ av arbetsmarknadspolitiskt program Om du har angett att deltagaren deltar i ett arbetsmarknadspolitiskt program ska du också ange vilket program. Välj mellan Arbetslivsintroduktion Jobbgaranti för ungdomar Jobb- och utvecklingsgarantin Övriga program Ange Övriga program om deltagaren deltar i ett annat arbetsmarknadspolitiskt program än de som nämns ovan. Andel sysselsättning i Om du har angett Deltar i arbetsmarknadspolitiskt program ska du också ange hur många procent som deltagaren har varit anvisad i det eller de valda programmen direkt före insatsen. Observera att det finns ett fält per program. I SUS ska du alltid basera andelen på normal heltid, 40 timmar i veckan. Försörjning 6. Försörjning Markera vilken eller vilka försörjningar deltagaren har efter att samarbetet avslutas. Har deltagaren inte någon offentlig försörjning så kryssar du i valet Ingen offentlig försörjning. Försörjningsformerna är beskrivna närmare i begreppslistan längst bak i detta dokument. Markera ett eller flera av alternativen: Sjukpenning/Rehabpenning Sjukersättning Aktivitetsersättning A-kassa Aktivitetsstöd Copyright, Försäkringskassan Sid. 69 (105)

70 Utvecklingsersättning Försörjningsstöd Studiestöd/studiemedel Annan offentlig försörjning Ingen offentlig försörjning Fortsatt handläggning 7. Forsatt handläggning hos Försäkringskassan Ange om ärendehandläggningen fortsätter hos Försäkringskassan efter avslutat samarbete. Svara Ja eller Nej. Involverade aktörer Om du svarar Ja på frågan ska du också ange vilken eller vilka aktörerer som bedöms kunna bidra i den fortsatta handläggningen hos Försäkringskassan. Du kan välja flera aktörer. Samordningsförbund Hälso- och sjukvård Kommun ESF-projekt Kan ej bedömas Om du inte kan bedöma vilken eller vilka aktörer som bedöms kunna bidra i den fortsatta handläggningen ska du ange Kan ej bedömas. 8. Forsatt handläggning hos Arbetsförmedlingen Ange om deltagaren är aktuell för handläggning hos Arbetsförmedlingen efter avslutat samarbete. Svara Ja eller Nej. 9. Forsatt stöd av kommunen Ange om deltagaren kommer få stöd av kommunen efter avslutat samarbete. Svara Ja eller Nej. Deltagaren behöver inte ha fått stöd från kommunen före samarbetet för att du ska svara Ja på frågan. 8.4 Informations-, fel- och varningsmeddelande Felmeddelanden visas om du har registrerat en uppgift fel (till exempel angivet datum felaktigt) eller om du inte har registrerat all obligatorisk information. I meddelandet står vad du ska göra för att rätta till felet. Copyright, Försäkringskassan Sid. 70 (105)

71 Vid vissa knapptryckningar kommer ett nytt fönster öppnas med ett informations- eller varningsmeddelande. Ett informationsmeddelande ger dig information om ditt val. Ett varningsmeddelande ställs som en fråga och är en extra kontrollfunktion där du måste bekräfta ditt val. Till exempel Är du säker på att du vill radera denna övergång? Du måste bekräfta ditt val för att gå vidare eller trycka på avbryt för att inte genomföra ditt val. Copyright, Försäkringskassan Sid. 71 (105)

72 9 Byt kontor (Deltagaransvarig) Förutsättningar När en deltagare byter handläggande kontor ska du som deltagaransvarig byta handläggande kontor. Det är viktigt att du gör det så snart som möjligt eftersom användare på det nya kontoret inte har behörighet att registrera uppgifter om deltagare som handläggs på ett annat kontor. Observera att du inte kan byta kontor på anonyma deltagare. Navigering Klicka på knappen Byt kontor på sidan Registrera medverkan. Du kan också nå sidan i menyträdet under Af/FK-samarbete. Viktigt! Bytet av kontor sker först när du klickar på knappen Byt kontor längst ner på sidan. Kontrollera alltid att du har valt rätt kontor. När du har bytt kontor har du inte längre behörighet till deltagaren, Det är därför viktigt att du alltid anger rätt kontor. För att lämna sidan utan att genomföra några ändringar klickar du på knappen Avbryt. Copyright, Försäkringskassan Sid. 72 (105)

73 9.1 Byt handläggande kontor Hämta uppgifter 1. I fältet Personnummer skriver du personnumret för deltagaren enligt formen ÅÅÅÅMMDD-NNNN. 2. Klicka på knappen Sök för att hämta uppgifter om deltagaren Namn: Deltagarens namn Samverkansform: Af/FK-samarbete Arbetsförmedling: Den arbetsförmedling som ansvarar för deltagaren i nuvarande insats. LFC: Det LFC som ansvarar för deltagaren under nuvarande insats. Om deltagaren inte har en pågående insats blir du informerad om att deltagaren inte har någon pågående medverkan och att du därför inte kan byta kontor. Byte av kontor kan bara ske när deltagaren har en pågående medverkan. Ska du registrera en ny medverkan för deltagaren gör du det i sidan Registrera medverkan Byt kontor till I den nedre panelen ska du ange till vilket eller vilka kontor som deltagaren ska flyttas till. 3. Verksamhetsområde: Ange det verksamhetsområde hos Försäkringskassan som det LFC verkar inom som du ska flytta deltagaren till. Observera att det är viktigt skilja på TA och FV! I exemplet i bilden nedan har Nord valts. 4. LFC: Ange det LFC som ska vara ansvarigt efter bytet. I dropplisten visas alla LFC som tillhör det valda verksamhetsområdet om du har gjort detta val. Observera att det är viktigt att skilja på LFC TA och LFC FV. Det är obligatoriskt att välja LFC. I exemplet i bilden nedan har LFC Umeå valts. Copyright, Försäkringskassan Sid. 73 (105)

74 5. Marknadsområde: Ange det marknadsområde som den arbetsförmedling verkar inom som du ska flytta deltagaren till. I exemplet i bilden nedan har Norra Norrland valts. 6. Arbetsmarknadsområde: Ange det arbetsmarknadsområde som den arbetsförmedling verkar inom som du ska flytta deltagaren till. Om du har gjort ett val under Marknadsområde visas enbart de arbetsmarknadsområden som tillhör det valda marknadsområdet. Arbetsmarknadsområden finns inte längre men finns fortfarande kvar i SUS. I exemplet i bilden nedan har Umeå valts. 7. Arbetsförmedling: Ange den arbetsförmedling som ska vara ansvarig efter bytet. Om du har valt Arbetsmarknadsområde så visas enbart de arbetsförmedlingar som tillhör det valda arbetsmarknadsområdet. Observera att ett val i dropplistan för Marknadsområde inte påverkar listan över arbetsförmedlingen. I exemplet i bilden nedan har Af Umeå valts. 8. Datum för flytt: Ange datumet för överflyttningen. I exemplet i bilden nedan har angetts. 9. Tryck på Byt kontor för att registrera byte av kontor. Svara Ja på kontrollfrågan om du vill genomföra bytet. Pågående insats avslutas automatiskt i och med flytten och tidigare aktuella registrerade uppgifter om deltagaren flyttas med till de nya kontoren. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Om du klickar på knappen Avbryt förlorar du den information du registrerat på sidan. Klicka på knappen Rensa för att rensa alla uppgifter på sidan. Den funktionen kan du använda dig av om du har sökt fram fel person. Copyright, Försäkringskassan Sid. 74 (105)

75 Vill du se deltagarens historik i samarbetet klickar du på knappen Visa Historik Informations-, fel- och varningsmeddelande Felmeddelanden visas om du har registrerat en uppgift fel (till exempel angivet datum felaktigt) eller om du inte har registrerat all obligatorisk information. I meddelandet står vad du ska göra för att rätta till felet. Vid vissa knapptryckningar kommer ett nytt fönster öppnas med ett informations- eller varningsmeddelande. Ett informationsmeddelande ger dig information om ditt val. Ett varningsmeddelande ställs som en fråga och är en extra kontrollfunktion där du måste bekräfta ditt val. Till exempel Är du säker på att du vill radera denna övergång? Du måste bekräfta ditt val för att gå vidare eller trycka på avbryt för att inte genomföra ditt val. Copyright, Försäkringskassan Sid. 75 (105)

76 10 Historiksidor (Deltagaransvarig) 10.1 Visa historik I SUS kan du se historik för en enskild deltagare på sidan Historik enskild deltagare (kapitel 10.2). Du kan också se historik över samtliga deltagare för ditt kontor (Arbetsförmedling eller LFC) på sidan Visa deltagare (kapitel 10.3). Observera att du inte kan använda historiksidorna för att söka anonyma deltagare (se mer i kapitel 11) Historik enskild deltagare Förutsättningar Deltagaren har eller har haft minst en insats registrerad i Af/FK-samarbete i SUS. Det är enbart du som är deltagaransvarig som har behörighet att se personuppgifter i SUS. Din behörighet begränsas dock till att du bara kan se de deltagare som är registrerade på det eller de kontor som du har tilldelats uppdrag i. Navigering För att visa historik för en deltagare öppnar du sidan Historik enskilda deltagare i SUS. Klicka på länken Visa Historik på sidan Registrera Medverkan eller på sidan Byt kontor. Du kan också nå sidan i menyträdet under Af/FK-samarbete. 1. I fältet Personnummer skriver du personnumret för deltagaren enligt formen ÅÅÅÅMMDD-NNNN. 2. Klicka på knappen Sök för att hämta uppgifter om deltagaren. Uppgifter om Namn, Kommun och Stadsdel hämtas från folkbokföringen och från val som du tidigare har gjort på sidan Registrera medverkan. Copyright, Försäkringskassan Sid. 76 (105)

77 Registrerad medverkan i insatser Under Registrerad medverkan i insatser visas historik över deltagarens registrerade insatser. Den senast registrerade insatsen visas alltid överst. Insats: Namnet på insatsen. Arbetsförmedling: Den arbetsförmedling som har ansvarat för den aktuella insatsen. LFC: Det LFC som har ansvarat för den aktuella insatsen. Startdatum: Startdatum för insatsen. Slutdatum: Slutdatum för insatsen. Visa uppgifter: Om insatsen är kopplad till ett sparat registreringstillfälle visas knappen Välj. Klicka på knappen Välj för att öppna sidan Registrera uppgifter för det aktuella registreringstillfället. På sidan Registrera uppgifter ser du vilka frågor som har besvarats och hur de har besvarats. Om insatsen är kopplad till ett registreringstillfälle som inte har sparats visas knappen Skapa. Kicka på knappen Skapa för att öppna sidan Registrera uppgifter. På sidan kan du registrera svar på de frågor som ställs. Copyright, Försäkringskassan Sid. 77 (105)

78 3. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Klicka på knappen Rensa för att rensa alla uppgifter på sidan. Den här funktionen kan du använda dig av om du har sökt fram fel person Visa deltagare Förutsättningar Kontoret (arbetsförmedling eller LFC) har eller har haft minst en deltagare med registrerad medverkan i Af/FK-samarbete i SUS. Det är enbart du som är deltagaransvarig som har behörighet att se personuppgifter i SUS. Din behörighet begränsas dock till att du bara kan se de deltagare som är registrerade på det eller de kontor som du har tilldelats uppdrag i. Navigering För att se kontorets deltagare öppnar du sidan Visa deltagare. Klicka på länken Visa deltagare under kategorin Af/FK-samarbete Deltagarlista 1. I dropplistan Insats kan du välja att avgränsa din sökning till en specifik insats. Vill du söka på alla insatser väljer du alternativet Samtliga. Du kan välja mellan följande insatser: Arbetslivsinriktad Arbetsförberedande Begäran om Gemensam Kartläggning Gemensam Kartläggning Planerad Arbetslivsinriktad Planerad Arbetslivsinriktad I exemplet i bilden nedan har Gemensam Kartläggning valts. Copyright, Försäkringskassan Sid. 78 (105)

79 2. Medverkan är: Här ska du ange om du enbart vill söka på Aktuella, det vill säga pågående samarbeten eller om du enbart vill söka på Avslutade. Vill du söka på både avslutade och aktuella samarbeten ska du välja Samtliga. I exemplet i bilden nedan har Samtliga valts. 3. Mer än XX dagar i insats: I det här fältet kan du avgränsa sökningen till att enbart visa deltagare som har deltagit upp till ett visst antal dagar i insats. Till exempel: Du vill enbart söka deltagare som har varit i gemensam kartläggning i minst 100 dagar. Du anger då 100 i fältet. Du kan välja mellan dagar. I exemplet i bilden nedan har 1 valts. 4. Arbetsförmedling: Välj den arbetsförmedling i dropplistan som du vill avgränsa din sökning till. Vill du söka på alla arbetsförmedlingar så ska du välja Samtliga. Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du enbart se deltagares medverkan för den eller de arbetsförmedlingar som du är tilldelad uppdrag i. Det gäller också om du väljer alternativet Samtliga. I exemplet i bilden nedan har Af Kalix valts. 5. LFC: Välj det LFC i dropplistan som du vill avgränsa din sökning till. Vill du söka på alla LFC så ska du välja Samtliga. Är du anställd på Försäkringskassan kan du enbart se deltagares medverkan för det eller de LFC som du är tilldelad uppdrag i. Det gäller också om du väljer alternativet Samtliga. I exemplet i bilden nedan har LFC Kalix valts. 6. Klicka på knappen Sök för att visa uppgifter om deltagares medverkan utifrån de val du har gjort i steg 1-5 ovan. I exemplet kommer samtliga (pågående och avslutade) insatser med Gemensam Kartläggning som pågått mer 1 dag mellan Af Kalix och LFC Kalix att visas. Copyright, Försäkringskassan Sid. 79 (105)

80 7. Sorteras på: I dropplistan väljer du hur listan ska sorteras. Du kan välja mellan Personnummer, Namn, Startdatum eller Slutdatum. Du kan också välja om du vill att din sortering ska visas i en Stigande eller en Fallande ordning. Du behöver inte göra en ny sökning för att ändra dina sorteringsval. 8. I tabellen visas samtliga deltagares medverkan som omfattas av de val du har gjort i steg 1-5 ovan. De presenteras enligt den sortering som du har valt i steg 7. Personnummer: Deltagarens personnummer Namn: Deltagarens namn Insats: Den insats som deltagaren deltar i/har deltagit i Af: Den arbetsförmedling som har ansvarat för insatsen LFC: Det LFC som har ansvarat för insatsen Startdatum: Startdatum för insatsen Slutdatum: Slutdatum för insatsen (om denna är avslutad) Välj: Om du trycker på knappen Välj kommer du att flyttas till sidan Registrera medverkan. Uppgifter om Namn, Kommun och Stadsdel hämtas från folkbokföringen och från val som du tidigare har gjort på sidan Registrera medverkan. 9. Klicka på knappen Rensa för att rensa alla uppgifter på sidan. Klicka på knappen Avbryt för att lämna sidan. Copyright, Försäkringskassan Sid. 80 (105)

81 10.4 Informations-, fel och varningsmeddelande Felmeddelanden visas om du har registrerat en uppgift fel (till exempel angivet datum felaktigt) eller om du inte har registrerat all obligatorisk information. I meddelandet står vad du ska göra för att rätta till felet. Vid vissa knapptryckningar kommer ett nytt fönster öppnas med ett informations- eller varningsmeddelande. Ett informationsmeddelande ger dig information om ditt val. Ett varningsmeddelande ställs som en fråga och är en extra kontrollfunktion där du måste bekräfta ditt val. Till exempel Är du säker på att du vill radera denna övergång? Du måste bekräfta ditt val för att gå vidare eller trycka på avbryt för att inte genomföra ditt val. Copyright, Försäkringskassan Sid. 81 (105)

82 11 Registrera anonyma deltagare (Deltagaransvarig) 11.1 Allmänt I avsnittet beskrivs hur du som deltagaransvarig i SUS registrerar anonyma deltagare i SUS. Deltagare i insatser som inte har lämnat sitt samtycke till att få sina personuppgifter registrerade i SUS samt personer mer skyddade personuppgifter ska registreras som anonyma deltagare i SUS. När du registrerar anonyma deltagare registrerar du följande uppgifter: Arbetsförmedling LFC Inregistreringsår Inregistreringsmånad Kön Antal (fördelat på kvinnor och män) Avsnittet beskriver inte hur du registrerar deltagare med personuppgifter. Detta beskrivs i kapitel 6-8. Anonyma deltagare registreras bara en gång per medverkan i samarbetet. Observera också att du aldrig registrerar ut en anonym deltagare Registrera anonyma deltagare Förutsättningar Deltagaren har skyddade personuppgifter eller är en deltagare som inte har samtyckt till att få sina personuppgifter registrerade i SUS. Navigering För att registrera anonyma deltagare öppnar du sidan Registrera anonyma deltagare i SUS. Klicka på länken Registrera anonyma deltagare under kategorin Af/FKsamarbete i menyträdet. Copyright, Försäkringskassan Sid. 82 (105)

83 Viktigt! Tänk på att spara uppgifterna innan du lämnar sidan. Det gör du genom att klicka på knappen Spara längst ner på sidan. Du måste också spara uppgifter innan du byter inregistreringsår eller inregistreringsmånad. För att lämna sidan utan att genomföra några ändringar klickar du på knappen Avbryt Insatsinformation I panelen Insatsinformation väljer du vilken arbetsförmedling och vilket LFC som samarbetar kring den deltagare som du ska registrera som anonyma deltagare. Observera att du enbart kan registrera anonyma deltagare för kontor som du har ett uppdrag som deltagaransvarig. 1. I fältet Samverkansform är AF/FK-samarbete förvalt. Copyright, Försäkringskassan Sid. 83 (105)

84 2. I fältet Arbetsförmedling väljer du den arbetsförmedling som medverkar i samarbetet med deltagaren. 11 Välj Arbetsförmedling är standardvärde. Du måste aktivt välja en arbetsförmedling. 3. I fältet LFC väljer du det LFC som medverkar i samarbetet med deltagaren. Fältet är obligatoriskt att fylla i. 12 Välj LFC är standardvärde. Du måste aktivt välja ett LFC. Observera att du aldrig kan byta kontor på en registrerad anonym deltagare. Om du har registrerat felaktiga kontor måste du först ta bort en deltagare från den felaktiga kombinationen av arbetsförmedlingen och LFC och sedan lägga till en deltagare i rätt kombination. Glöm inte att spara emellan Panel Registrera anonyma deltagare I panelen Registrera anonyma deltagare registrerar du information om antalet anonyma deltagare i samarbetet för vald kombination av arbetsförmedling och LFC. Du får också information om hur många anonyma deltagare som har registrerats in under valt år och månad. 1. I fältet för Inregistreringsår väljer du vilket år du vill registrera in anonyma deltagare på. Du kan välja från år 2013 till innevarande år + 1 år. 2. I fältet för Inregistreringsmånad väljer du vilken månad du vill registrera in anonyma deltagare på. Du kan välja från januari december för valt inregistreringsår, exempel Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du enbart välja de arbetsförmedlingar du har tilldelats uppdrag i. Är du anställd på Försäkringskassan kan du välja alla arbetsförmedlingar. 12 Är du anställd på Arbetsförmedlingen kan du välja alla LFC. Är du anställd på Försäkringskassan kan du enbart välja de LFC du har tilldelats uppdrag i. Copyright, Försäkringskassan Sid. 84 (105)